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Solicitud formal que genera toda área

usuaria para la adquisición de bienes o

contratación de servicios u obras, en

base a sus necesidades para cumplir con

las metas establecidas en su Plan

Operativo.

EL REQUERIMIENTO

Andrea Bacigalupo

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• Sustento de Requerimiento de Compra firmado por la Jefatura que corresponda.

• Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia firmados por el Área Técnica competente de acuerdo a la naturaleza de lo que se desea contratar.

• Disponibilidad Presupuestal.‐ En caso que el periodo de contratación considere más de un ejercicio presupuestal, se requiere un documento de compromiso presupuestal para el o los períodos futuros involucrados.

CONTENIDO DEL REQUERIMIENTO

• Sustento de Requerimiento de Compra firmado por la Jefatura que corresponda.

• Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia firmados por el Área Técnica competente de acuerdo a la naturaleza de lo que se desea contratar.

• Disponibilidad Presupuestal.‐ En caso que el periodo de contratación considere más de un ejercicio presupuestal, se requiere un documento de compromiso presupuestal para el o los períodos futuros

CONTENIDO DEL REQUERIMIENTO

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Plantear su requerimiento, en el cuadro de necesidades, adjuntar la descripción del bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisión su cantidad y calidad, indicando la finalidad pública para la que debe ser contratado, incluyendo especificaciones técnicas y/o términos de referencia.

Responsabilidad de la Área usuaria:

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Es importante porque la necesidad de un bien, servicio u obra, se convierte en un requerimiento.

En esta etapa se definen:

Las características. Se establecen los criterios para

adquirir.

IMPORTANCIA DEL REQUERIMIENTO

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¿Qué significa definir los requerimientos?

En el momento en que se origina una necesidad por parte de las áreas usuarias. Se da inicio al proceso de la adquisición.

En esta etapa o momento se debe definir de manera clara y precisa los aspectos más relevantes del bien o servicio a contratar.

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¿Qué significa definir los requerimientos?

Para definir los requerimientos se deben tener muy claras las necesidades que los originan.

Detrás de cada compra hay alguna necesidad relacionada con una actividad de la entidad, por lo que todo el proceso debiera estar orientado a satisfacer dicha necesidad de manera eficaz, eficiente y transparente.

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Descripciones elaboradas por la entidad de las características fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar.

Qué? Para qué? Cómo? Cuándo? Cuánto?

ESPECIFICACIONES TECNICAS

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Cuando las especificaciones técnicas o términos de referencia no están bien elaborados pueden presentarse las siguientes dificultades: 1. Demora en la adquisición y/o contratación del servicio. 2. Consultas en exceso por parte de los proveedores o contratistas para clarificar lo que se requiere. 3. Procesos declarados desiertos. 4. Lo contratado no satisface las necesidades de los usuarios

¿Qué sucede cuando las especificaciones técnicas o

términos de referencia no están bien elaborados?

¿Qué puedo hacer para que las especificaciones técnicas o términos

de referencia estén elaborados convenientemente?.

• Solicitar apoyo técnico a la Sub Gerencia de Logística.

• Averiguar si anteriormente se han realizado contrataciones similares.

• Solicitar, a través de la Sub Gerencia de Logística, información de proveedores o contratistas.

• Obtener información especializada de alguna fuente tales como SEACE, revistas, catálogos, internet, etc. 9

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Los proveedores podrán ofertarnos mejor, podrán proponer productos o servicios que se ajusten mejor a nuestros requerimientos.

Se permitirá contar con criterios claros para evaluar las alternativas que mejor se ajustan a nuestras necesidades.

Facilitará el ajuste entre el objetivo de la compra y su resultado.

Permitirá contar con criterios objetivos y explícitos con los cuales realizar la evaluación de las ofertas.

¿Qué sucede cuando las especificaciones técnicas o términos de referencia están bien elaborados?

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Las razones pueden ser las siguientes:

1. El proceso no estuvo incluido en el Plan Anual de Contrataciones de la entidad.

2. Carencia de disponibilidad presupuestal.

3. Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia inconsistentes.

4. Trámites adicionales que se deben realizar para su aprobación o autorización.

¿Cuáles son las principales razones de las demoras?

5. Priorización de determinadas compras, servicios u obras.

6. Demora en reformular los requerimientos cuando han sido observados.

7. Falta de claridad en el contenido de las especificaciones técnicas o términos de referencia.

8. Duplicidad en el planteamiento de las especificaciones técnicas o términos de referencia.

¿Cuáles son las principales razones de las demoras?

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Eficaces, pues explicar bien qué queremos y cómo lo queremos nos ayudará a satisfacer los objetivos de la entidad.

Transparentes, ya que permitirá que todos los interesados cuenten con la información necesaria para participar en igualdad de condiciones en nuestros procesos.

Eficientes, ya que ayudará a reducir el riesgo de que destinemos recursos en procesos de compra que no lleguen a ninguna parte.

Una buena definición de requerimientos nos ayudará a ser:

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El usuario interviene en las siguientes etapas: • En la determinación de la

necesidad. • En la elaboración de las

Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia.

• Si es el caso, como supervisor del servicio contratado.

• Para la conformidad del bien o del servicio recibido.

¿En qué parte el usuario, interviene durante la compra de

un bien o contratación de un servicio?

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El plazo para que un usuario de la conformidad del servicio no podrá ser mayor de diez (10) días calendario.

¿Cuánto tiempo tiene el usuario para dar la conformidad del servicio?

Debe elaborarse un acta o informe de las observaciones, para que la Gerencia de Logística en el plazo estipulado por ley, exija al Contratista su cabal cumplimiento.

¿Qué hago si el bien o servicio solicitado no reúne las condiciones solicitadas?

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¿Cómo definir los requerimientos?

Enfocándose en las compras importantes.

Hacer participar al usuario. Consultar a especialistas y proveedores,

de ser el caso. Definir las características claves del

producto o servicio Registrar y utilizar información de las

adquisiciones de otras entidades. Redactar especificaciones técnicas o

términos de referencia, según sea el caso.

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No quiere decir descuidar las compras rutinarias, sino utilizar los procedimientos adecuados para cada proceso de adquisición. Existe el Catálogo Electrónico del Convenio Marco, que permitirán hacer compras rutinarias ahorrando tiempo y recursos, sin que esto implique poner en riesgo el éxito de estas compras.

Enfocarse en las compras importantes

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Uno de los aspectos claves para asegurar que la definición de requerimientos concuerde con las necesidades de quienes solicitan una compra o contratación es hacerlos participar.Normalmente, los usuarios estarán en mejores condiciones que la Subgerencia de Logística / EFACO, para explicar lo que realmente necesita, cómo lo necesita y cuándo lo necesita.

Hacer participar al usuario

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Cuando reciba un requerimiento distinto a lo habitual es conveniente partir preguntándose si existe alguna organización donde este tipo de adquisiciones sean habituales. Si es así, tal vez la vía más expedita para conseguir información respecto del bien que se desea adquirir o de los proveedores que pueden ofertarlos, es consultar a las entidades que tienen experiencia en este tipo de compras.

Consulte a sus pares

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Consulte a expertos siempre que la contratación requiera de aspectos técnicos que resulten poco familiares o desconocidos.De hecho, en el caso de adquisición de bienes de tecnologías muy complejas y que involucran altos costos, las entidades suelen contratar a especialistas externos para que los asesoren técnicamente en ejecución de la adquisición.En todo caso, la mayoría de las veces sólo se requiere de la colaboración de las áreas técnicas de la misma institución, ya sea revisando las especificaciones o participando en su formulación.

Consulte a expertos

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Consulte a los proveedoresDada su posición en el mercado, en muchas ocasiones los proveedores están en mejores condiciones que nosotros para definir qué tipo de producto o servicio puede satisfacer de mejor manera nuestras necesidades. Esto no quiere decir que debamos entregarles la responsabilidad de definir qué vamos a comprar, sino establecer un procedimiento formal y transparente para consultarles respecto de las opciones existentes en el mercado para solucionar de la mejor manera posible nuestras necesidades.

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Recuerde que la definición de requerimientos tiene básicamente dos objetivos; por un lado, señalar a los proveedores qué y cómo queremos comprar, y en segundo lugar, explicitar para nuestro propio uso las características más relevantes de la compra a fin de tener presente la necesidad concreta que se necesita satisfacer.

Defina las características claves del bien o servicio

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Algunos criterios que pueden utilizarse complementariamente al precio del bien o servicio son:

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Elija un número adecuado de criterios de comparación, dejar fuera alguno importante puede ser complejo, pero tener demasiados hará más difícil la evaluación.Para poder comparar sobre la base de criterios, éstos deben ser cuantificables.No deben incorporarse aspectos que resulten discriminatorios o que impliquen barreras ilegítimas para la competencia.Pondere los criterios adecuadamente para obtener la evaluación final de cada propuesta.

No dude en incorporar aquellos aspectos que se consideren claves, sin embargo, tenga presente que:

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Mucha de la información que necesitamos para realizar una adquisición ya fue generada con anterioridad. Algunos ejemplos de datos que pueden resultar relevantes son los tiempos que tardamos en realizar las compras, el resultado de las mismas, los precios que pagamos, la evaluación de la calidad del producto o servicio comprado, la evaluación del desempeño de los proveedores, información de los proveedores, etc.

Registre y utilice información de las adquisiciones

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Es conveniente explicitar las características más importantes del bien o servicio que se desea.De esta manera, será más sencillo ser consistente durante el proceso y evitar que en etapas posteriores se pierdan de vista aquellos aspectos que se consideraron importantes al momento de formular los requerimientos. Además, cuando la compra implique la solicitud de oferta a proveedores, estos documentos serán fundamentales, pues serán la base sobre la cual los postores prepararán sus propuestas y los evaluadores determinarán la mejor alternativa.

Redacte especificaciones técnicas o términos de referencia

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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS – BIENES1. OBJETO DE LO QUE SE QUIERE ADQUIRIR.2. FINALIDAD DEL PROCESO.3. CONDICIONES PARA LA ADQUISICIÓN.

a) CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LOS BIENES O SUMINISTROS A ADQUIRIR – REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS.b) GARANTÍAS (De ser el caso).c) CAPACITACIÓN (De ser el caso).d) MANTENIMIENTO (De ser el caso).e) MONTAJE Y/O INSTALACIÓN (De ser el caso).

4. PLAZO DE ENTREGA (En días calendarios).5. CUADRO DE REQUERIMIENTO CONSOLIDADO (De ser el caso).6. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN (De ser el caso).7. CALENDARIO DE NÚMERO DE ENTREGAS (De ser el caso).8. PERIODO DE CONTRATACIÓN EN EL CASO DE SUMINISTRO.9. LUGAR DE ENTREGA.10. FORMA DE PAGO.11. CONFORMIDAD DE LA ENTREGA (Área responsable de emitir la conformidad del bien).

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TÉRMINOS DE REFERENCIA – SERVICIOS.

1. OBJETO DE LO QUE SE QUIERE CONTRATAR.

2. FINALIDAD.

3. LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

4. PLAZO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

5. ACTIVIDADES A DESARROLLAR.

6. CONDICIONES EN QUE PRESTARÁ EL SERVICIO.

7. TIEMPO DE EXPERIENCIA Y PERFILES DE LA EMPRESA(De ser el caso).

7.1 Trabajos afines.

7.2 Años en el mercado.

8. DEL PERSONAL DE LA EMPRESA

8.1 Experiencia en años.

8.2 Especialidad.

8.3 Otros estudios.

9. ENTREGABLES.

10. MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS.

11. FORMA DE PAGO.

12. CONFORMIDAD DEL SERVICIO.