logÍstica hospitalaria y los estÁndares de …

LOGÍSTICA HOSPITALARIA Y LOS ESTÁNDARES DE IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTO

Angélica Burbano C., Ph.D.Mayo 23 2014

Simposio internacional

Sistemas de Información de Salud en Colombia:

Retos y soluciones

23/05/2014 Departamento Ingeniería Industrial 1

ExperienciaIngeniera Industrial egresada de la Pontificia UniversidadJaveriana. Especialista en gerencia de producción yMagister en administración, Universidad Icesi. Ph.D enIngeniería con énfasis en Ingeniería Industrial de laUniversidad de ArkansasDurante sus estudios en Estados Unidos estuvo vinculadacomo asistente de investigación en el Center forInnovation on Healthcare Logistics CIHL y participó envarios proyectos de mejoramiento en hospitalesasociados con en centro. Su área de investigación actualse encuentra relacionada con la adaptación de modelos yestructuras de logística y manufactura al entorno deservicios, en particular al área de salud

CIHL Structure: Partners

Strategic Partners are the sustaining members who make the Center possible. As members of the CIHL Advisory Board, they set the direction and research agenda of the Center.

Arkansas Blue Cross Blue ShieldBlue Cross Blue Shield of AlabamaBlue Cross Blue Shield of Illinois

Other collaborating sponsors play supporting roles by sharing in CIHL agenda formulation, hosting projects,

supplying equipment & software, and providing domain expertise.

Agenda

• Logística hospitalaria y los estándares de identificación de producto

• Proyectos en Logística Hospitalaria (COL)

• Retos para las organizaciones y la cadena de abastecimiento


Fuente: Buyurgan N., Rardin R., Jayaraman R., Varghese V., Burbano A. (2011) “A Novel GS1 Data Standard Adoption Roadmap for Healthcare Providers

Healthcare Supply Chain

MMIS/ERP System*

Receiving

Storeroom Picking

Storeroom Cycle Count

Point of Care

PAR Cycle Count

PAR Put Away

PAR Issuance & Returns

Internal hospital supply chain

Storeroom Put Away

* 92.5% have automated materials management

IT providers78-85% Lawson, McKesson PMM/HEMM, MediTech, or PeopleSoft/Oracle

Estándares de identificación de producto

• Campos minoristas y similares adoptadas numeración estándar del producto (UPC) hace casi 35 años

• Por el contrario la mayoría de las entidades de salud (proveedores, fabricantes, distribuidores, GPO) no utilizan de producto universal, sin ambigüedades y los identificadores asociados

• Lleva a la confusión, duplicación y esfuerzo perdido a muchos niveles incluyendo precios GPO y descuentos, gestión de inventario, apoyo al paciente

• Los estándares de datos facilitarán la interoperabilidad del sistema, mejorar la seguridad de los pacientes, y contribuir a la excelencia operativa


Historias de éxitoIndustria Minorista - Ahorro • Beneficios anuales dura de la adopción UPC ~ 2,8% de las

ventas. Aproximadamente $ 17000 millones ahorros realizados (1999)

Wegmans• Los beneficios anuales de US $ 150 millones en base a la

velocidad más rápida al mercado (2002) Johnson y Johnson• Disminución fuera de stocks en un 2,5% con Wal-Mart

(2005) Supervalu - OC incorrectas• Disminuyó de 80% a 10% (2003) Procter and Gamble• 5% Disminución de artículos agotados • La velocidad del mercado: de 3 a 2 meses (2005)


GTIN Barcodes, Secondary Data &Regulations

(01)00351079983175(10)5D911(17)120601

GS1 Pharma (with secondary)

Uniform Product Code (UPC) Used in Retail Is a GTIN

GTIN (14 Digit)

(01) GTIN, (17) Expiration Date, (10) Lot Number, (21) Serial Number

(01)00592800002008

National Drug Code (NDC) Required in Pharma Is a GTIN (Will Include Secondaries)

Uniform Device Identifier (UDI) 2013 rule from FDA on Medsurg &Implants could be a GTIN With Secondaries

GS1 Device (with secondary)

(01)00614141999996(17)100101(10)129AC(21)5678901234

08/01/2010

10/12/2009 10

Data Structures

• GTINGlobal Trade Item Number

•GLNGlobal Location Number

•SSCCSerial Shipping Container Code

• GIAIGlobal Individual Asset Identifier

• GRAIGlobal Returnable Asset Identifier

• GSRNGlobal Service Relation Number

• Application Identifiers

Expiry Dates, Lot NumberSerial Number

SupplyChain

Management

ELECTRONIC COMMUNICATION

EPC-RFID

RSS

EAN/UPC

GS1 - 128

Data Carriers

Data Matrix

• EDI• GS1 XML

Electronic Communication

Standards Interoperability

Beneficios del uso de códigos de barras

• Las mejoras de eficiencia en la recepción, almacenamiento, manejo de reposición interna

• Reducción del costos de manejo de materiales, reducción errores y re procesos

• Mejora de la precisión de inventario y aumento de la rotación

• El uso de datos secundarios para gestionar el retiro, devoluciones y outdates (productos vencidos)

• Historias clínicas más interoperables de materiales utilizados sin riesgo de errores manuales


Seguridad del paciente

• Los estándares de identificación de producto garantizan la seguridad del paciente a través de la validación y verificación de códigos de barras habilitada la administración en el punto de uso


rightpatient

right doseright time

right route

right Product

Retos adopción - US• Challenge #1: Process configuration

• Challenge #2: IT Software Requirements

• Challenge #3: Software Supplier Readiness• Hospital providers will not be able to embrace or benefit fully from

data standards without broad MMIS software support for GS1 before adoption

• Challenge #4: IT System Interoperability• system interfaces need to have appropriate fields to support and transmit

GS1 standards (Dispensing cabinets, billing, clinical etc.)• Distributor, EDI trading partner engagement is crucial for implementation


* 92.5% have automated materials management

MMIS Systems*

Receiving/ Storage

Business Transactions

EDI

Point of Care

Storage Cabinets

Clinical Records

Billing

3rd Party Barcode Software

Retos – adopción de estandaresItem Data

Synchronization

* 78-85% Lawson, McKesson PMM/HEMM, MediTech, or PeopleSoft/Oracle

AP/Reporting

1408/01/2010

ProyectosLos profesores del Departamento de Ingeniería Industrial

trabajan en proyectos estructurados en las siguientes modalidades:• Convocatoria interna (apoyados en estudiantes de pregrado)• Proyectos maestría (apoyados en estudiantes de maestría)• Proyectos de doctorado (apoyando profesores candidatos)

• Metodología en programación de quirófanos para cirugías electivas en instituciones de salud de alta complejidad.

• Análisis de la relación entre las redes integradas de servicios de salud y los resultados en el contexto colombiano. El papel moderador de la innovación y la gestión de la calidad total

Algunos de estas modalidades representan una forma de cooperación empresa – universidad la cual genera un valor agregado para ambas partes

Friday, May 23, 2014 15

Proyectos en Logística Hospitalaria COL

Proyecto convocatoria interna“Estudio de los costos y beneficios de la implementación

de los estándares de información GS1 en dos entidades hospitalarias de alto nivel tecnológico y administrativo”

• Proyectos pregrado• Red privada

• Costos Logísticos I, Costos Logísticos II• Implementación Código de Barras en una UCI• Uso de RFID en IVx

• Red publica• Diagnostico logística hospitalaria y soporte tecnológico• Propuesta para el uso de CB en el servicio farmacéutico

Proyectos en Logística Hospitalaria COL

• Proyectos pregrado• Costos de calidad en entidades de salud

• Análisis exploratorio de prácticas de producción más limpia en hospitales de nivel 3 y 2

• Estandarización de procesos y costeo de servicios de salud, bajo la metodología de costeo ABC

• Trazabilidad y control de dispositivos médicos de un solo uso

• Sistemas de utilización de medicamentos en las fases de Información sobre los pacientes, etiquetado, envasado, almacenamiento y distribución en el servicio de hospitalización


Escenarios – Logística interna

Con impresiónpicklist

Sin impresiónpicklist

Fuente: Proyecto CB en UCI

Proceso actual

Estado $ Implmt.$ CF

Operación Anual*

$ CVOperación

AnualTiempo

Ocioso UCI

Tiempo prom. Operación

(NOR)

Tiempo prom. Operación

(URG)

AS IS ND ND ND ND ND ND

1.1 1.2 2.1 2.2

ND

ND

ND

ND

ND

ND

1.1

1.2

2.1

2.2

Errores

Errores

Fuente: Proyecto CB en UCI

Logística interna

• Los procesos relacionados con la logística hospitalaria están en proceso de consolidación y se reconoce la importancia de los códigos de barras pero se utilizan identificadores propios

• Identificación a la mínima unidad de uso es un reto• Medicamentos e insumos, en instituciones de 3 y 4 nivel

• Los sistemas ERP constituyen un soporte a la logística hospitalaria y la integración de los procesos logísticos, financieros, clínicos entre otros


Proveedores IPS, Hospitales yClínicas

Distribuidores

CostosFlujo Medicamentos

Escenario 1

Fuente: Proyecto Costos II

Escenarios – Logística externa

Centro logístico(redhospitalaria)

Proveedores Distribuidores especializados

IPS, Hospitales yClínicas

FlujoMedicamentos

Costos

Escenario 2



Proveedores Distribuidores especializados

IPS, Hospitales yClínicas

Centro logístico(redhospitalaria)

FlujoMedicamentos

Costos

Escenario 3



Conclusiones

• En Colombia no existe un identificador único para insumos y dispositivos médicos, hay avances en medicamentos• Los hospitales que van a la vanguardia han establecido centros

internos de etiquetado, proceso de alto costo

• No se ha consolidado la función logística en hospitales, aunque se están realizando avances ( reto #1 en US)

• Existen plataformas tipo ERP para soporte de procesos administrativos y logísticos pero la mayoría carecen de automatización a nivel de CB o RFID (se esta iniciando la exploración respecto al reto #2 en US)


Conclusiones

• Es importante continuar involucrando los actores en la cadena logística externa, con el propósito de abarcar la cadena de abastecimiento como un todo

• Los costos y beneficios de la adopción y uso de identificadores a nivel de producto redundaran en beneficios para todos los involucrados pero se requiere de un acuerdo y punto de inicio• Proveedores

• Distribuidores

• Instituciones prestadoras de servicio


[email protected]


“Scientists discover the world as it exists; Engineers create the world that has never been”

Theodore Von Karman

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