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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

Facultad de Ciencias Económicas y Negocios

Escuela de Ingeniería en Finanzas y AuditorÍa, C.P.A.

TESIS PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO EN FINANZAS

Y AUDITORÍA, C.P.A.

Tema:

Propuesta de Implementación de un Sistema Contable Informático para el

Almacén “Electrhogar”

Autor:

Santiago Andrés Arias Saavedra

Director de Tesis:

CPA. DR. Jorge Guerrero M.C.A.

QUITO, OCTUBRE DEL 2010

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INDICE

Informe Ejecutivo 5

CAPÍTULO I: 1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 7

1.1 Planteamiento del problema 7

1.2 Formulación del problema 8

1.3 Objetivo General 12

1.4 Objetivos Específicos 12

1.5 Justificación 12

1.6 Limitaciones 16

1.7 Idea a defender o Hipótesis 17

1.8 Variables de Investigación 18

1.9 Métodos de la investigación 19

1.9.1 Método de observación científica 19

1.9.2 Método Inductivo 23

1.9.3 Método Deductivo 24

1.9.4 Método de Síntesis 25

1.9.5 Método de Análisis 26

1.10 Tipo y diseño de la investigación 27

1.10.1 Explorativa 27

1.10.2 Descriptiva 27

CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL-TEÓRICO-CONCEPTUAL 30

2.1 Antecedentes 30

2.2 La Empresa 33

2.2.1 Concepto 33

2.2.2 Importancia de la empresa 34

2.2.3 Clasificación de las empresas 35

2.3 La contabilidad 41

2.4 Objetivos de la contabilidad 41

2.5 Importancia de la contabilidad 42

2.6 La Contabilidad también sirve para 42

2.7 La contabilidad es interdependiente 43

2.8 Naturaleza, funciones y principios del sistema contable 44

2.9 Funciones básicas de la contabilidad 45

2.10 La cuenta 46

2.11 Clasificación de las cuentas contables 46

2.12 Cuentas que conforman el balance general 51

2.13 El Plan de cuentas (diseño) 61

2.14 La Transacción 68

2.15 Transacciones Comerciales 68

2.16 Importancia de la transacción 69

2.17 El Proceso contable 69

3

2.18 Estados Financieros Básicos 72

2.19 Marco legal 76

2.19.1 Principios y procedimientos contables 76

2.19.2 Los Principios de Contabilidad 79

2.20 Las NEC: 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13 83

2.20.1 NEC 1: Presentación de Estados Financieros 83

2.20.2 NEC 3: Estados de Flujos de Efectivo 92

2.20.3 NEC7: Efectos de las Variaciones en Moneda Extranjera 95

2.20.4 NEC 9: Ingresos 96

2.20.5 NEC11: Inventarios 100

2.20.6 NEC 12: Propiedad, Planta y Equipo 104

2.20.7 NEC 13: Contabilización de la depreciación 108

2.21 Ley de Régimen Tributario Interno 114

2.22 Retención en la Fuente 123

2.23 La sistematización de la información contable financiera 129

2.24 Las ventajas de la sistematización de la información 130

CAPITULO III 133

3.1 Diagnóstico de la empresa en la parte contable y tributaria 133

3.2 Análisis FODA 147

3.3 Diagnóstico FODA 147

3.4 Análisis FODA 149

3.5 Otros Factores 151

3.6 Implementación del sistema contable en pasos 155

CAPÍTULO IV 188

4.1 Introducción 188

4.2 Objetivos: General y Específicos 189

4.3 Ámbito de Aplicación 190

4.4 Políticas de la empresa 190

4.5 Organigrama estructural 193

4.6 Control interno 196

4.7 Plan de cuentas 200

4.8 Proceso Contable 207

4.9 Proceso de compras 212

4.9.1 Procedimientos 213

4.9.2 Flujo grama de proceso de compras 214

4.9.3 Documentos a utilizar 215

4.9.4 Forma de llenar los documentos 216

4.9.5 Contabilización 219

4.9.6 Devolución en compras 228

4.10 Proceso de Ventas 229

4.10.1 Procedimientos 229

4.10.2 Flujo grama 236

4



4.10.5 Devolución en Ventas 244

4.11 Proceso Contable 245

4.11.1 Proceso de compras 258


4.11.3 Orden de compra 260

4.11.4 Cotización 264


4.11.6 Contabilización 269

4.11.7 Devolución en compras 273

4.11.8 Proceso de Ventas 277



4.11.11 Devolución en Ventas 284

CAPITULO V 286

5.1 Concluciones 286

5.2 Recomendaciones 286

5.3 Bibliografía 288

5.4 Glosario de términos 290

5

Informe Ejecutivo

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es

fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las

negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante

necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y

aprovechamiento de los recursos.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que

obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y

recopila los procedimientos a seguir en función del control y del cumplimiento

de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la

empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente,

permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos bajo

control y supervisión del contador.

"El capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratégicas con

proveedores y clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de

calidad, los medios tecnológicos, las cualidades humanas etc., como elementos

generadores de valor han de ser tomados en consideración en el análisis, lo

que requiere evaluarlos adecuadamente e integrarlos en la planificación

estratégica de la empresa."

Un efecto que produce estos nuevos cambios en la presentación de la

información es que hace que sobresalga en medio de otras empresas.

Los sistemas de información han desempeñado un importante lugar en el

mercado como elemento de control y organización; sin embargo, no debe

limitarse solo a esa función, dado que nos encontramos en la necesidad de

buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el

comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se

busca un manejo técnico en la empresa sino que se tomen todos los

6

componentes tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un

entorno que cada vez es más fuerte y más agresivo.

Una de las consecuencias en la desorganización del manejo financiero del

almacén es no tener en cuenta cuanto inventario tienen en stock en el día o al

día. También que los ingresos percibidos tanto diarios como semanales o

mensuales, no son del todo correctos porque al momento de no tener una

facturación sistemática la transacción suele demorarse y puede que haya algún

error humano y por ende una mala facturación que causa una pérdida a la

empresa.

7

1 Víctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas

CAPÍTULO I

1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

1.1 Planteamiento del problema

En el Ecuador existe la necesidad de que las organizaciones como,

microempresa, locales comerciales entre otras, cuenten con sistemas contables

contemporáneas, que les permitan llevar a cabo una contabilidad más detallada

mejor organizada más rápida y eficiente.

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es

fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las

negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante

necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y

aprovechamiento de los recursos¹.

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de

recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso

rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las

transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye

en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de

las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que

obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y

recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de

los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la

8


empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente,

permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo

bajo control y supervisión del contador es parte esencial de las organizaciones.

El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican,

se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de

decisiones

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad

económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro

de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en

todo lo referente a su actividad productiva2.

En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la

necesidad de información por parte de todos los actores que componen el todo

empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para

clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el negocio.

Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye en la

base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la

obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una

empresa.

1.2 Formulación del problema

La desorganización contable en el almacén genera la falta de rapidez en la

verificación de stock de mercaderías, la falta de eficiencia y eficacia en el

manejo del área contable por ende la falta de crecimiento de la empresa que

causa una falta de competitividad.

9


Hacer que un negocio sobreviva no es tarea sencilla hoy en día, y seguramente

será aún más difícil en el futuro próximo. Esta parece ser una verdad

incontrovertible.

La mayoría de los estudiosos de estas cuestiones aseguran que,

aproximadamente, de cada 100 empresas que se forman, 80 desaparecerán en

los dos años siguientes.

Aunque la suerte sin duda está presente, como en cualquier otra actividad de

nuestra vida, los errores y fallas de las empresas que dejan de operar, parecen

repetirse en la mayoría de los casos y tienen que ver con una mala

administración.

Factores adversos3

A) Recursos financieros insuficientes

B) Productos sin calidad

C) Mercados muy competidos por empresas mejor organizadas

D) Desorganización contable

E) Inconstancia impuntualidad o falta de interés del empresario

De todos estos factores interesa destacar la limitada capacidad administrativa y

la falta aguda de capital. Son pocos los que emprenden un negocio, sabiendo, a

ciencia cierta, cuánto dinero va a necesitar para cubrir las operaciones

indispensables por lo menos en un periodo de seis meses o un año3. Pero el

tiempo corre desde el primer día de operaciones y, habrá que pagar la renta, la

luz y los sueldos en una fecha fija. Por si esto fuera poco, al principio es natural

que se presenten gastos extra, por descomposturas de la maquinaria, porque la

producción es baja debido a la falta de experiencia y muchos otros problemas.

La empresa es la unión de personas, objetos físicos y recursos económicos con

el propósito de producir artículos o prestar servicios para obtener utilidades.

10

4Arregui M. Jorge: Análisis para el desarrollo empresarial

La palabra empresa se identifica con el esfuerzo y el riesgo. Con el esfuerzo

porque el hecho de montar un negocio requiere de intenso trabajo y con

frecuencia de muchas más horas de lo que las normas dictan. Y con el riesgo

porque para poner en marcha una idea se arriesgan los recursos con que se

cuenta y en ocasiones el patrimonio familiar. La empresa representa por

naturaleza un riesgo permanente de perder la inversión. Mientras más grandes

son las empresas, mayores son los riesgos de una mala decisión y las

consecuencias de mayor amplitud.

Qué distingue a las empresas

Las características que la distinguen de entre otras cosas son:

El giro Actividad a que se dedica.

La ubicación Lugar donde se localiza.

El tamaño Consideración de medida.

Giro Comercial

Las empresas cuyo giro es el comercial se dedican a la compra y venta de

productos4. Se denominan de venta al público cuando los artículos van

directamente a los consumidores. El revendedor es aquel que compra en

grandes cantidades y vende a otros comerciantes. Se dice que vende al

mayoreo cuando por la cantidad de piezas vendidas se justifica dar un precio

más bajo y al menudeo cuando se vende pieza por pieza al consumidor.

La utilidad del comerciante se logra cuando compra al mayoreo y vende al

menudeo aumentando a su precio de compra sus gastos y algo de utilidad.

Una vez conocida la empresa se puede incorporar la función administrativa.

Todas sus etapas están interrelacionadas y cada una de ellas es importante en

cuanto a su participación para el logro de los objetivos.

Planeación: las actividades de planeación fijan los propósitos de la empresa, así

como los recursos materiales y humanos para lograrlos

11

5Arregui M. Jorge: Análisis para el desarrollo empresarial

Control: Las actividades de control examinan si está siendo eficaz y eficiente en

el logro de los propósitos fijados en la planeación

Organización: Las actividades de organización establecen el orden de los

recursos y las funciones que deben realizar los miembros de la empresa para

lograr los propósitos.

Dirección: Las actividades de dirección consisten en hacer que el personal

trabaje para que se logren los propósitos de la empresa.

Elementos indispensables para la promoción de la microempresa

Capacitación y asistencia técnica5

En la práctica, los empresarios de pequeños negocios requieren del

conocimiento de los factores que afectan el destino de la empresa.

La delicada situación económica que vivimos, exige de los empresarios una

administración actualizada y realista. Para lograrla es necesario que se capacite

en los temas relacionados con la planeación, organización y control de las

actividades internas de la empresa. En lo externo, requiere del conocimiento del

mercado, de las características y de los requerimientos locales para fortalecer

las ventas.

Asimismo, requiere de un seguimiento a través del cual se brinde asistencia

técnica que permita asegurar el sano desarrollo de la microindustria.

12

Objetivos:

1.3 General

Proponer la implementación de un sistema contable que genere orden y apoyo

a las personas que atienden en el almacén, adoptando el sistema llamado

Mónica 8.5, con el propósito de dar un tratamiento óptimo a la contabilidad que

se lleva en dicho almacén.

1.4 Específicos

Examinar la contabilidad llevada anteriormente, analizando todas las cuentas

que fueron usadas antes para volver a utilizarlas y las que no se consideren

necesarias desecharlas.

Estudiar al sistema contable, ver todas sus funciones y operaciones para

conocer mejor su funcionamiento y aplicación.

Dar orden a la contabilidad para eliminar las fallas de facturación.

Tener proyecciones más competentes por la facilidad de la información.

Dar a conocer de forma más detallada

Conocer con absoluta precisión cómo se maneja las cuentas por pagar y

cuentas por cobrar de la empresa.

1.5 Justificación

Es conveniente proponer esta investigación del sistema contable, sirve para dar

más control al almacén de manera que pueda desenvolverse de manera más

eficiente y sea más competitivo.

Mejor competitividad para los dueños y propietario del almacén comercial.

13

En este caso la competitividad es un término importante por lo cual en esta tesis

muy utilizado en los medios empresariales, políticos y socioeconómicos en

general. A ello se debe la ampliación del marco de referencia de nuestros

agentes económicos que han pasado de una actitud auto protectora a un

planteamiento más abierto, expansivo y proactivo.

La competitividad tiene incidencia en la forma de plantear y desarrollar cualquier

iniciativa de negocios, lo que está provocando obviamente una evolución en el

modelo de empresa y empresario.

La ventaja comparativa de una empresa estaría en su habilidad, recursos,

conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos

de los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida que

hace posible la obtención de unos rendimientos superiores a los de aquellos.

El uso de estos conceptos supone una continua orientación hacia el entorno y

una actitud estratégica por parte de las empresas grandes como en las

pequeñas, en las de reciente creación o en las maduras y en general en

cualquier clase de organización. Por otra parte, el concepto de competitividad

nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea, con características de eficiencia

y eficacia de la organización.

a) La competitividad y la estrategia empresarial

La competitividad no es producto de una casualidad ni surge espontáneamente;

se crea y se logra a través de un largo proceso de aprendizaje y negociación

por grupos colectivos representativos que configuran la dinámica de conducta

organizativa, como los accionistas, directivos, empleados, acreedores, clientes,

por la competencia y el mercado, y por último, el gobierno y la sociedad en

general.

Una organización, cualquiera que sea la actividad que realiza, si desea

mantener un nivel adecuado de competitividad a largo plazo, debe utilizar antes

o después, unos procedimientos de análisis y decisiones formales, encuadrados

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

14

en el marco del proceso de "planificación estratégica". La función de dicho

proceso es sistematizar y coordinar todos los esfuerzos de las unidades que

integran la organización encaminados a maximizar la eficiencia global.

Para explicar mejor dicha eficiencia, consideremos los niveles de

competitividad, la competitividad interna y la competitividad externa. La

competitividad interna se refiere a la capacidad de organización para lograr el

máximo rendimiento de los recursos disponibles, como personal, capital,

materiales, ideas, etc., y los procesos de transformación. Al hablar de la

competitividad interna nos viene la idea de que la empresa ha de competir

contra sí misma, con expresión de su continuo esfuerzo de superación.

La competitividad externa está orientada a la elaboración de los logros de la

organización en el contexto del mercado, o el sector a que pertenece. Como el

sistema de referencia o modelo es ajeno a la empresa, ésta debe considerar

variables exógenas, como el grado de innovación, el dinamismo de la industria,

la estabilidad económica, para estimar su competitividad a largo plazo. La

empresa, una vez ha alcanzado un nivel de competitividad externa, deberá

disponerse a mantener su competitividad futura, basado en generar nuevas

ideas y productos y de buscar nuevas oportunidades de mercado.

Y también porque sirve para dar más estabilidad contable y financiera al

almacén de modo que pueda tener más control del mismo, la estabilidad y

solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las

ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda

conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que la

contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definición

universalmente aceptada.

Dar el servicio de venta de tecnología para la gente lo compre y tener una

ganancia moderada.

15

Como se trata acerca de venta de artículos tecnológicos se puede decir que la

tecnología se propone mejorar u optimizar nuestro control del mundo real, para

que responda de manera rápida y predecible a la voluntad o el capricho de la

sociedad, aunque no siempre sea en su beneficio. La tecnología es también la

provincia de la industria y de la empresa comercial; para nada sirve si sus

productos no responden a las necesidades de los consumidores.

Tradicionalmente la tecnología ha progresado por el método empírico del

tanteo. La tecnología ha estado a la vanguardia en muchos campos que

posteriormente adquirieron una sólida base científica. Se dice que los efectos la

tecnología constituyen un "impacto". La tecnología derrama sobre la sociedad

sus efectos ramificadores sobre las prácticas sociales de la humanidad, así

como sobre las nuevas cualidades del conocimiento humano.

Podemos definir tecnología como el conjunto de reglas instrumentales que

prescriben un rumbo racional de actuación para lograr una meta previamente

determinada y que debe evaluarse en función de su utilidad y de su eficacia

practica.

La tecnología es creada por el hombre con el fin de satisfacer una necesidad,

esta necesidad es la causa de la evolución de la tecnología. La tecnología se

encuentra en una constante evolución y los objetos que no se adaptan

simplemente desaparecen, es decir, a medida que las necesidades son

mayores o digamos más complicadas se necesita crear un objeto que pueda

llenar el vació, el cual llega a reemplazar el anterior.

Como lo antes mencionado se trata de un local comercial en que vende

aparatos electrónicos y no tienen un sistema contable que los pueda ayudar a

manejar sus ingresos y egresos para tener una mejor utilidad y ser competitivo

en el mercado.

16

1.6 Limitaciones

La empresa que llevara a cabo el estudio y la colocación del sistema contable.

La empresa está ubicada en Carcelén se dedica a la compra y venta de

electrodomésticos, y también audio y video.

Una limitación puede ser el tiempo que se demoraría en venir el programa a ser

instalado y verificado de más o menos de 15 a 20 días

También sería el precio que cuesta un programa desde 90 hasta 15000 y va a

niveles superiores, pero que el dueño está dispuesto a pagar para no tener algo

pirata y que rindiera para siempre y que pueda actualizado o cambiado a uno

mejor por menos precio.

El tiempo que tomaría realizar la investigación y la implementación puede variar

de 3 meses a 4 meses.

Limitaciones De La Información Contable:

Primero que nada las limitaciones de la información contable van a depender

del tipo de información que se está utilizando, ya que la información depende

del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las

limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos sería muy

difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control,

relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.

Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las

limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra

persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de

conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la

información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y

exactas.

17

1.7 Idea a defender o Hipótesis

La implementación del sistema contable Mónica 8.5 permitirá mejorar el manejo

contable de la empresa.

Un proyecto de computarización como Mónica 8.5 debería contar con la

participación de una participación de integrantes del personal y debería afectar

a los departamentos y niveles diferentes dentro de la organización. Se debe

formar un equipo del proyecto, determinar los objetivos, celebrar reuniones

regularmente, establecer los requisitos de rendición de informes, llevar a cabo

una evaluación (incluyendo un análisis de costos), elaborar un presupuesto

realista y desarrollar un cronograma susceptible de logro. La formación de un

equipo, integrado por miembros de todas las áreas de la organización, es

crucial para el éxito del proyecto¹. Esto reconoce el impacto que tendrá el

proyecto sobre toda la organización y aumenta el grado de compromiso del

personal con respecto al suministro de datos exactos y la utilización de los

informes que generará el nuevo sistema.

Los siguientes pasos para implementar el proyecto de computarización:

Formar el equipo del proyecto;

Preparar los documentos que servirán de guía;

Examinar el sistema actual;

Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;

Seleccionar y comprar el software;

Instalar los equipos de computación, los dispositivos y el software, e ingresar la

información preliminar requerida;

Preparar y capacitar al personal;

18

Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.El momento en que se tomen estos

pasos dependerá del tamaño y complejidad de su organización.

Posteriores secciones de este suplemento tratan con mayor detalle dos

aspectos importantes referentes a la selección y compra del software para su

proyecto de computarización: la definición de las necesidades de software y la

evaluación del software y de los vendedores.

1.8 Variables de Investigación

Implementación del Sistema, para mejor aprovechamiento de tiempo, rapidez,

eficiencia, eficacia.

Controlar y elaborar la facturación para ventas e ingreso a inventario.

Controlar y elaborar facturas para devoluciones de ventas e ingresos a

inventario

Reportar los estados de inventarios, ventas, compras, Clientes, proveedores y

existencias.

Acezar rápidamente la información sobre los productos, proveedores, cliente,

ventas y compras.

Manejo del precio en función de márgenes de utilidad o valores absolutos.

Manejo de porcentajes de descuentos independientes en cada producto a

facturar.

Manejo del impuesto cargado a la facturación tanto de compras como de

ventas.

Control de códigos de productos, manteniendo la unicidad de los mismos.

19

6 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación

Mantenimiento de la base de datos directamente por parte del usuario.

Modificación y edición de los registros de la base de datos.

Manejo del sistema tanto con el teclado como con el Mouse.

Soluciones para el manejo Contable

Facturas – Ventas

Compras – Cobranzas

Pagos – Inventarios

Contabilidad – Sueldos

Estadísticas – Informes de gestión

Entre otros beneficios

1.9 Métodos de la investigación6

1.9.1 Método de observación científica: porque con el método de la

observación han aparecido nuevas ideas para ponerlos en práctica como es la

metodología de una adaptación de un sistema contable para el almacén.

Llamamos método a una serie ordenada de procedimientos de que hace uso la

investigación científica para observar la extensión de nuestros conocimientos.

Podemos concebir el método científico como una estructura, un armazón

formado por reglas y principios coherentemente concatenados.

El método científico es quizás uno de los más útil o adecuado, capaz de

proporcionarnos respuesta a nuestras interrogantes. Respuestas que no se

obtienen de inmediato de forma verdadera, pura y completa, sin antes haber

20


pasado por el error. Esto significa que el método científico llega a nosotros

como un proceso, no como un acto donde se pasa de inmediato de la

ignorancia a la verdad. Este es quizás el método más útil o adecuado, ya que

es el único que posee las características y la capacidad para auto corregirse y

superarse, pero no el único.

El método científico es la conquista máxima obtenida por el intelecto para

descifrar y ordenar los conocimientos. Consta de 5 pasos fundamentales que

han sido desarrollados a través de muchas generaciones y con el concurso de

muchos sabios.

Cinco pasos del método científico7

Observación:

Consiste en la recopilación de hechos acerca de un problema o fenómeno

natural que despierta nuestra curiosidad. Las observaciones deben ser lo más

claras y numerosas posible, porque han de servir como base de partida para la

solución.

Hipótesis:

Es la explicación que nos damos ante el hecho observado. Su utilidad consiste

en que nos proporciona una interpretación de los hechos de que disponemos,

interpretación que debe ser puesta a prueba por observaciones y experimentos

posteriores. Las hipótesis no deben ser tomadas nunca como verdaderas,

debido a que un mismo hecho observado puede explicarse mediante

numerosas hipótesis. El objeto de una buena hipótesis consiste solamente en

darnos una explicación para estimularnos a hacer más experimentos y

observaciones.

21


Experimentación:

Consiste en la verificación o comprobación de la hipótesis. La experimentación

determina la validez de las posibles explicaciones que nos hemos dado y

decide el que una hipótesis se acepte o se deseche8.

Teoría:

Es una hipótesis en cual se han relacionado una gran cantidad de hechos

acerca del mismo fenómeno que nos intriga. Algunos autores consideran que la

teoría no es otra cosa más que una hipótesis en la cual se consideran mayor

número de hechos y en la cual la explicación que nos hemos forjado tiene

mayor probabilidad de ser comprobada positivamente.

Ley:

Consiste en un conjunto de hechos derivados de observaciones y experimentos

debidamente reunidos, clasificados e interpretados que se consideran

demostrados. En otras palabras la ley no es otra cosa que una hipótesis que ha

sido demostrada mediante el experimento. La ley nos permite predecir el

desarrollo y evolución de cualquier fenómeno natural.

Objetividad:

Se intenta obtener un conocimiento que concuerde con la realidad del objeto,

que lo describa o explique tal cual es y no como desearíamos que fuese. Se

deja a un lado lo subjetivo, lo que se siente o presiente.

Racionalidad:

La ciencia utiliza la razón como arma esencial para llegar a sus resultados. Los

científicos trabajan en lo posible con conceptos, juicios y razonamientos, y no

con las sensaciones, imágenes o impresiones. La racionalidad aleja a la ciencia

de la religión y de todos los sistemas donde aparecen elementos no racionales

o donde se apela a principios explicativos extras o sobrenaturales; y la separa

22


del arte donde cumple un papel secundario subordinado a los sentimientos y

sensaciones.

Inventividad:

Es inventivo porque requiere poner en juego la creatividad y la imaginación,

para plantear problemas, establecer hipótesis, resolverlas y comprobarlas.

Significa que para extender nuestros conocimientos se requiere descubrir

nuevas verdades. En cierto sentido, el método nos da reglas y orientaciones,

pero no son infalibles9.

Sistematicidad:

La ciencia es sistemática, organizada en sus búsquedas y en sus resultados.

Se preocupa por construir sistemas de ideas organizadas coherentemente y de

incluir todo conocimiento parcial en conjuntos más amplios.

Para lograr esta coherencia en las diversas ciencias se acude a operaciones

lógicas que garanticen este orden o sistematicidad. Estas operaciones lógicas

son: definición, división y clasificación, que nos proporcionan los lineamientos

para determinar con exactitud el contenido y la extensión de los conocimientos

científicos.

Generalidad:

La preocupación científica no es tanto ahondar y completar el conocimiento de

un solo objeto individual, sino lograr que cada conocimiento parcial sirva como

puente para alcanzar una comprensión de mayor alcance.

Falibilidad:

La ciencia es uno de los pocos sistemas elaborados por el hombre donde se

reconoce explícitamente la propia posibilidad de equivocación, de cometer

errores. En esta conciencia de sus limitaciones, en donde reside la verdadera

capacidad para auto corregirse y superarse.

23


Verificabilidad:

Es la confirmación o rechazo de la hipótesis. Se verifican o rechazan las

hipótesis por medio del método experimental. Se plantean hipótesis o

supuestas respuestas a nuestros problemas y esta confirma o se reestructura

de acuerdo a los resultados presentados durante la experimentación.

Perfectibilidad: significa que el método es susceptible de ser modificado,

mejorado o perfeccionado.

Normatividad:

Significa que el método es un procedimiento, es una guía y en cuanto tal nos

proporciona principios y técnicas para la investigación. La Técnica es un

conjunto de procedimientos de que se sirve una ciencia o arte.

No es un recetario: significa que el método no es una lista de recetas para dar

con las respuestas correctas a las preguntas que el científico se formula. Lejos

de esto, el método es el conjunto de procedimientos por los cuales:

- se plantean los problemas científicos y

- se ponen a prueba las hipótesis científicas.

1.9.2 Método Inductivo10: Se inicia con la observación de fenómenos

particulares con el propósito de llegar al conocimiento.

Un fenómeno puede ser cualquier cosa que cambia, aquello por lo que se ven

afectados los sentidos, y cualquier acontecimiento que produzca una

consecuencia.

24


Son ejemplos de fenómenos:

Si dejamos un cuerpo en el aire sin soporte alguno, cae al suelo.

Si sacamos aire de un globo sus paredes se hacen flácidas.

Al poner un plato de agua al sol, se observa que ésta desaparece.

Este método fue utilizado preferentemente por Aristóteles, y se basa en la

observación de los fenómenos. Pero “observar” no quiere decir mirar de forma

pasiva, sino hacerse preguntas, tomar notas, intentar explicar lo sucedido...

El método inductivo es pues, la observación del mundo exterior y los fenómenos

que en él se llevan a cabo, con el fin de formular reglas, leyes y teorías que

expliquen dichos fenómenos y nos permitan preverlos, tanto ésos como

similares.

1.9.3 Método Deductivo11: Se inicia con el análisis del conocimiento para

llegar a hechos particulares.

El método deductivo es un método científico que considera que la conclusión

está implícita en las premisas. Por lo tanto, supone que las conclusiones sigue

necesariamente a las premisas: si el razonamiento deductivo es válido y las

premisas son verdaderas, la conclusión sólo puede ser verdadera.

El método deductivo infiere los hechos observados basándose en la ley general

(a diferencia del inductivo, en el cual se formulan leyes a partir de hechos

observados).

El método deductivo puede dividirse en método deductivo directo de conclusión

inmediata (cuando se obtiene el juicio de una sola premisa, sin intermediarios) y

método deductivo indirecto o de conclusión mediata (cuando la premisa mayor

contiene la proposición universal y la premisa menor contiene la proposición

particular, la conclusión resulta de su comparación).

25


En todos los casos, los investigadores que siguen el método deductivo

comienzan con el planteamiento del conjunto axiomático de partida (donde los

supuestos deben incorporar sólo las características más importantes de los

fenómenos, con coherencia entre los postulados) y continúan con el proceso de

deducción lógica (partiendo siempre de los postulados iniciales). Así, pueden

enunciar leyes de carácter general, a las que se llegan partiendo del conjunto

axiomático y a través del proceso de deducción.

1.9.4 Método de Síntesis12: Proceso de conocimiento que procede de lo

simple a lo complejo, de la causa a los efectos, de la parte al todo, de los

principios a las consecuencias.

Implica la síntesis (del griego síntesis, que significa reunión), esto es, unión de

elementos para formar un todo.

El juicio analítico implica la descomposición del fenómeno, en sus partes

constitutivas. Es una operación mental por la que se divide la representación

totalizadora de un fenómeno en sus partes.

El juicio sintético, por lo contrario, consiste en unir sistemáticamente los

elementos heterogéneos de un fenómeno con el fin de reencontrar la

individualidad de la cosa observada. La síntesis significa la actividad unificante

de las partes dispersas de un fenómeno. Sin embargo, la síntesis no es la suma

de contenidos parciales de una realidad, la síntesis añade a las partes del

fenómeno algo que sólo se puede adquirir en el conjunto, en la singularidad.

El método sintético es el utilizado en todas las ciencias experimentales ya que

mediante ésta se extraen las leyes generalizadoras, y lo analítico es el proceso

derivado del conocimiento a partir de las leyes. La síntesis genera un saber

superior al añadir un nuevo conocimiento que no estaba en los conceptos

anteriores, pero el juicio sintético es algo difícil de adquirir al estar basado en la

26


intuición reflexiva y en el sentido común, componentes de la personalidad y que

no permiten gran cambio temporal.

1.9.5 Método de Análisis13: Es aquel que se preocupa de dividir el todo en

partes y revisar cuidadosamente cada una de las partes, identificando las partes

de interés.

El Método analítico es aquel método de investigación que consiste en la

desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para

observar las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y

examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del

fenómeno y objeto que se estudia para comprender su esencia. Este método

nos permite conocer más del objeto de estudio, con lo cual se puede: explicar,

hacer analogías, comprender mejor su comportamiento y establecer nuevas

teorías.

Analizar significa desintegrar, descomponer un todo en sus partes para estudiar

en forma intensiva cada uno de sus elementos, así como las relaciones entre sí

y con el todo. La importancia del análisis reside en que para comprender la

esencia de un todo hay que conocer la naturaleza de sus partes. El todo puede

ser de diferente índole

El todo puede ser también racional, por ejemplo, los productos de la mente: las

hipótesis, leyes y teorías. Descomponemos una teoría según las leyes que la

integran; una ley o hipótesis, según las variables o fenómenos que vinculan y el

tipo de relaciones que establecen, por lo tanto, puede hablarse de análisis

empírico y análisis racional. El primer tipo de análisis conduce necesariamente

a la utilización del segundo tipo; por ello se le considera como un procedimiento

auxiliar del análisis racional.

El análisis va de Io concreto a lo abstracto ya que mantiene el recurso de la

abstracción puede separarse las partes (aislarse) del todo así como sus

27


relaciones básicas que interesan para su estudio intensivo (una hipótesis no es

un producto material, pero expresa relaciones entre fenómenos materiales;

luego, es un concreto de pensamiento).

1.10 Tipo y diseño de la investigación14

De acuerdo a la profundidad del estudio he escogido los métodos

1.10.1 Explorativa:

Porque el objetivo es examinar un problema del local comercial mediante la

investigación y además de eso ha sido poco estudiado, y del cual se tiene

dudas cual o posiblemente no se ha estudiado antes.

Si no existen investigaciones previas sobre nuestro objeto de estudio, y por lo

tanto se requiere explorar e indagar, con el fin de alcanzar el objetivo planteado,

se utilizará el tipo investigación exploratoria. Según esto se puede definir este

tipo de exploración de la siguiente manera:

Explorar significa incursionar en un territorio desconocido. Por lo tanto,

emprenderemos una investigación exploratoria cuando no conocemos el tema

por investigar, o cuando nuestro conocimiento es tan vago e impreciso que nos

impide sacar las más provisorias conclusiones sobre qué aspectos son

relevantes y cuáles no.

Se puede tener una gran voluntad y entusiasmo para estudiar o investigar

cualquier tema, pero si se desconoce el mismo se debe iniciar un estudio

exploratorio para empezar a conocerlo y familiarizarse con él, para precisar

mejor el problema que interesa resolver o para comenzar a dar forma a alguna

hipótesis previa que sobre la cuestión tengamos.

Para explorar un tema relativamente desconocido disponemos de un amplio

espectro de medios para recolectar datos en diferentes ciencias: bibliografía

especializada, entrevistas y cuestionarios hacia personas, observación

28


participante (y no participante) y seguimiento de casos. La investigación

exploratoria terminará cuando, a partir de los datos recolectados, adquirimos el

suficiente conocimiento como para saber qué factores son relevantes al

problema y cuáles no. Hasta ese momento, se está ya en condiciones de

encarar un análisis de los datos obtenidos de donde surgen las conclusiones y

recomendaciones sobre la investigación.

1.10.2 Descriptiva15:

Analizar la situación actual del sistema contable que tiene el almacén.

El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las

situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción

exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a

la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones

que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros

tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría,

exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan

minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas

que contribuyan al conocimiento.

29

Encuesta:

Es un conjunto de preguntas que se prepara y puede ser aplicado a muchas

personas: tiene cuestionario.

Encuesta a 2 personas

Ítems Excelente

Muy

Bueno Bueno Regular Malo

1 Como es el Trabajo en la empresa

2

Un computador podría ser de

ayuda a la empresa

3

Sería la empresa más solvente con

un sistema contable

4

La implementación de un sistema

contable ayudaría en el trabajo

diario

5

Se podría ser más competitivo este

local con un sistema contable

6

El Software a instalar debería

contener especificaciones y

manuales

30

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL-TEÓRICO-CONCEPTUAL

2.1 Antecedentes

La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invención de los

primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el

registro de aquellos datos de la vida económica que le era preciso recordar.

Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la

manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección aritmética,

que se producían con demasiada frecuencia y era demasiado complejo para

poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular

la repartición de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La

organización de los ejércitos también requería un cálculo cuidadoso de las

armas, pagas y raciones alimenticias, así como de altas y bajas en sus filas.

Algunas sociedades que carecían de escritura en sentido escrito utilizaron, sin

embargo, registros contables; es el caso de los Incas, que empleaba los quipus,

agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un

cordel, y cuya finalidad, aún no desvelada totalmente era, sin duda, la de

efectuar algún tipo de registro numérico.

En Mesopotamia el código de Hammurabi, promulgado aproximadamente en el

año 1700 a de J.C. contenía, a la vez que leyes penales, normas civiles y de

comercio. Regulaba contratos como los de préstamo, venta, arrendamiento,

comisión, depósito y otras figuras propias del derecho civil y mercantil. La

propia organización del estado, así como en adecuado funcionamiento de los

templos, exigían el registro de sus actividades económicas en cuentas

detalladas. Los templos llegaron a ser verdaderas instituciones bancarias, que

realizaban prestamos -el interés estaba cuidadosamente regulados y contratos

de depósito.

31

En Egipto la contabilidad entre los pueblos de Mesopotamia aun más necesario

fue su uso en una sociedad tan rígidamente centralizada como la del Egipto

faraónico. El instrumento material utilizado habitualmente por los egipcios para

realizar la escritura era el papiro. Las anotaciones de tipo contable, por su

carácter repetitivo, llegaron a conformar un tipo de escritura hierática que ha

resultado muy difícil de descifrar para los estudiosos. De cualquier forma, y

pese al papel decisivo que la contabilidad desempeño en el antiguo Egipto, no

puede decirse que la civilización faraónica haya contribuido a la historia de la

contabilidad con innovaciones o procedimientos que no hubieran sido ya

utilizados por los poderosos comerciantes caldeos.

En Grecia paso algo similar, en Roma se, presento en todos los aspectos de la

vida pública, se manifestó también en la minuciosidad con la que particulares,

altos cargos del estado, banqueros y comerciantes llevaban sus cuentas. Ya en

el siglo I antes de Cristo se menospreciaba a una persona que fuera incapaz de

controlar contablemente su patrimonio. El libro mas empleado era el de

ingresos y gastos (codees accepti et expensi). Los grandes negociantes

llegaron a perfeccionar sus libros de contabilidad de tal manera que algunos

historiadores han creído ver en ellos un primer desarrollo del principio de la

partida doble. Aunque hay algunas citas de grandes autores, como Ciceron que

parecen sustentar tal hecho, son demasiado confusas como para establecer la

tesis de que el método de la partida doble era conocido en la antigüedad.

El surgimiento de una nueva ciencia:

En los primeros decenios del siglo XIX se advirtió la tendencia, más evidente en

los países nórdicos y del área anglosajona, a enfocar los problemas contables

como instrumental y terminología prestados por la floreciente ciencia de la

microeconomía. Se produjo una “invasión” reciproca entre el área económica y

del área contable: el cálculo microeconómico precisaba de una contabilidad

más perfecta que pudiera aportar los datos necesarios para el análisis

económico de la empresa. Y a su vez la contabilidad procuro perfeccionar la

32

obtención y manejo de los datos empleando técnicas propias de la

microeconomía². El desarrollo de las técnicas de contabilidad de costos,

constituye el más claro ejemplo de la penetración de los conceptos

microeconómicos en el campo contable. Por la misma razón, cuanto más se

perfecciona la contabilidad interna de la empresa más estrecha va quedando el

viejo corsé de la partida doble, que amenazaba en la primera mitad del siglo

quedar obsoleta sin haber encontrado una técnica capaz de sustituirlo con

ventaja.

Presente y perspectivas de la contabilidad

Desde mediados del siglo, la contabilidad parece haber perdido identidad propia

penetrada como esta hasta la medula de conceptos tomados en préstamo del

análisis económico.

La aparición del ordenador electrónico ha reforzado el papel de la contabilidad

matricial, desarrollada rápidamente en los años transcurridos desde mediada la

década de los cincuenta, hasta hace pocos años. La contabilidad entendida en

su sentido tradicional constituía la única fuente de datos de que se disponía en

la empresa, fuente por otra parte muy limitada a causa de la imposibilidad de

llevar a cabo manualmente un número muy elevado de operaciones aritméticas.

El empleo del ordenador electrónico abre nuevos horizontes a la ciencia y a la

técnica contable, en pocos años van a transformarse radicalmente tanto en sus

objetivos como en sus procedimientos.

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos

económicos que ocurren en un negocio¹. De tal manera que, se constituya en el

eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la


empresa determinada.

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

33

16 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos

económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el

eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la


empresa determinada.

2.2 La Empresa

2.2.1 Concepto16:

La empresa es la unidad económico-social con fines de lucro, en la que el

capital, el trabajo y la dirección se coordinan para llevar a cabo una producción

socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos

necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales.

En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por

elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la

obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad,

coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para

la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con

este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.

En Administración la empresa es el grupo social en el que a través de la

Administración de capital y el trabajo se producen bienes y servicios, tendientes

a la satisfacción de las necesidades de la sociedad.

En Derecho es una entidad jurídica creada con ánimo de lucro y está sujeta al

Derecho mercantil.

En Economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de

satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

34


materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores

de producción, capital y trabajo.

2.2.2 Importancia de la empresa17:

Aspecto Económico

Unidad generadora de empleos

Unidad generadora de ingresos o recursos financieros para un individuo, la

empresa y para un país.

Unidad productiva y que desplaza bienes y/o servicios a un mercado.

Unidad transformadora de productos y/o servicios nuevos

Unidad de crecimiento empresarial

Unidad de generación y aplicación tecnológica

Unidad distribuida de las riquezas

Aspecto Social

Unidad generadora de Empleos

Unidad satisfactoria de necesidades sociales.

Unidad que permite alcanzar objetivos empresariales, grupales e individuales

Unidad de agrupación de órganos e individuos que permite darle fuerza en la

toma de decisiones

Unidad que genera estatus

Aspecto Político

Unidad de progreso nacional al trabajar en forma conjunta o grupal, para aspirar

entrar a un mercado competitivo

35


Unidad generadora de divisas par aun país

Unidad generadora de estabilidad económica de todo país

Unidad de intercambio comercial, al exportar e importar productos y/o servicios

Unidad de intercambio monetario

Unidad de intercambio de relaciones públicas y diplomáticas (relaciones

internacionales)

Unidad generadora de expansión empresarial

2.2.3 Clasificación de las empresas18

Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo,

según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas.

Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos

disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos

y su producción.

Según la actividad o giro

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen,

en:

Empresa Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la

producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de

materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:

Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea

renovable o no renovable. Ejemplos de este tipo de empresas son las

pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

36


Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos

terminados, y pueden ser:

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las

necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles,

alimentos, aparatos eléctricos, etc.

De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria

ligera, productos químicos, etc.

Empresa Comerciales19. Son intermediarias entre productor y consumidor; su

función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden

clasificarse en:

Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.

Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.

Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

Servicios. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se

clasifican en:

Transporte

Turismo

Instituciones financieras

Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)

Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)

Educación

Finanzas

Salubridad

37


Según la forma jurídica

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus

propietarios. Podemos distinguir:

Empresas individuales20: si sólo pertenece a una persona. Esta puede

responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad

ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de

las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más

sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de

carácter familiar.

Empresas societarias o sociedades¹: constituidas por varias personas.

Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva,

la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada

Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

Según su dimensión

No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una

empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el

tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas,

el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele

ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las

empresas de la forma mostrada a continuación:

Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.

Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.

Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.

Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

Mega empresa: si posee ventas internacionales.

38


Según su ámbito de actuación

En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad,

se pueden distinguir

Empresas locales

Regionales

Nacionales

Multinacionales

Transnacionales

Mundial

Según la titularidad del capital

Empresa privada21: si el capital está en manos de accionistas particulares

(empresa familiar si es la familia, empresa auto gestionada si son los

trabajadores, etc.)

Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado

Empresa mixta: si la propiedad es compartida

Según la cuota de mercado que poseen las empresas

Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota

frente al líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos

que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación estratégica.

Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas,

dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los

competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este

39


segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande como para que sea

rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes.

Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones,

publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el

mercado.

Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente

grande como para inquietar a la empresa líder.

Elementos de la empresa22

Factores activos: empleados, propietarios, sindicatos, bancos, etc.

Factores pasivos: materias primas, transporte, tecnología, conocimiento,

contratos financieros, etc.

Organización: coordinación y orden entre todos los factores y las áreas.

Factores activos

Personas físicas y/o jurídicas (entre otras entidades mercantiles, cooperativa,

fundaciones, etc.) que constituyen una empresa realizando, entre otras,

aportación de capital (sea puramente monetario, sea de tipo intelectual,

patentes, etc.). Estas "personas" se convierten en accionistas de la empresa.

Participan, en sentido amplio, en el desarrollo de la empresa:

Administradores.

Clientes.

Colaboradores y compañeros.

Fuente financiera.

Accionistas.

40

Suministradores y proveedores.

Trabajadores.

Factores pasivos

Todos los que son usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los

objetivos de la empresa. Como la tecnología, las materias primas utilizadas, los

contratos financieros de los que dispone, etc.

Áreas funcionales

Organización jerárquica y departamental de una empresa

Dentro de una empresa hay varios departamentos o áreas funcionales. Una

posible división es:

Producción y logística

Dirección y recursos humanos

Comercial (marketing)

Finanzas y administración

Sistemas de información

23 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general 38

Ventas

Pueden estar juntas o separadas en función del tamaño y modelo de empresa.

2.3 La contabilidad23

Definición

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las

operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.

Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán

orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y

estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la

compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos

y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad

financiera de la empresa.

2.4 Objetivos de la contabilidad

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con

relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la

cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es

suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las

operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la

diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos

propuestos.

42

24 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo

administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y

facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y

control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y

futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la

empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones

realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se

le denomina contabilidad histórica.

2.5 Importancia de la contabilidad24

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.

Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra

parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para

obtener información de carácter legal.

2.6 La Contabilidad también sirve para:

Los cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para

registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización. Sirve para:

Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad

organizacional.

43

Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y

rapidez.

Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de

decisiones.

Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien

en forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de

activos.

Explicar y justificar la gestión de los recursos.

Preparar estados financieros.

2.7 La contabilidad es interdependiente y está interrelacionada con toda

la organización.

Existe una estrecha relación entre:

La operación de la organización

La contabilidad

La toma de decisiones

44

La actividad de la organización origina las operaciones administrativas.

Las operaciones tienen un reflejo documental.

Los documentos son la base de las inscripciones contables.

La contabilidad ofrece resúmenes de la situación actual y periódica.

El análisis de los datos contables orienta las decisiones de la gerencia.

Las decisiones de la gerencia determinan la actividad de la organización.

2.8 Naturaleza, funciones y principios del sistema contable

El sistema contable en la administración

Es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a las

transacciones de una organización y relacionados entre sí por una serie de

principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer contabilidad.

Entiéndase para ello "método" como la normal o regla, es decir, como un

enunciado breve y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer

algo para lograr un propósito.

45


El "procedimiento" contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas

se complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se

construye un procedimiento concreto.

Sistema uniforme de contabilidad

Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite

las comparaciones de resultados y de los estados financieros. No obstante,

resulta bastante difícil considerando que existen tantos sistemas de contabilidad

como actividades, servicios y administradores existan.

Partes fundamentales del sistema de contabilidad

Clasificación de cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su

contenido

Registros y formularios de contabilidad

Normas y procedimientos

Estados y Reportes

2.9 Funciones básicas de la contabilidad25

La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las

transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones

fundamentales:

Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.

Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán

las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.

Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo

determinan las leyes de cada país.

46


Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización,

en un período determinado.

2.10 La cuenta26

Concepto:

La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y

comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto

del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones

realizadas por la entidad.

2.11 Clasificación de las cuentas contables:

Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a

su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su

naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que

desempeñan en contabilidad. Así tendremos:

Reales o de valores de valuación transitorias de orden nominales o de

resultados de patrimonio.

Cuentas reales o de valores.

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su

patrimonio.

Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como

tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles:

Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes,

Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos

por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo

47


deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones

contraídas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos:

Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben

tener saldo acreedor.

Cuentas de valuación27.

Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales

valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización

de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo

histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:

Provisión para cuentas incobrables

Depreciación acumulada

Amortización acumulada

Cuentas transitorias.

Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a

contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las

cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada.

Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad

que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son:

Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso;

Diferencia en Caja, etc.

Ejemplo:

Supongamos que falta una cantidad de US $ 50 en caja, hasta que

descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia

en Caja, por lo que el asiento sería el siguiente:

48


Diferencia en Caja 50,

Caja 50,

Cuentas de orden28.

Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la

naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.

Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras

al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General

pero no representan activos, pasivos o patrimonio.

Ejemplos:

Depósitos en prenda.

Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir

al cliente la entrega de algún bien que garantice, en caso de falta de pago, el

crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el

control de este tipo de información.

Mercancías en comisión.

Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir

de otra entidad mercancías para ser vendidas, obteniendo un premio

denominado comisión. En estas operaciones quien remite las mercancías es

llamado comitente. Quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una

comisión, es conocido con el nombre de comisionista.

En estas circunstancias, al recibir mercancías el comisionista, no puede

registrarlas en cuentas de balance en tanto que no constituyen recursos

propios, sino del comitente.

49


Documentos descontados y endosados.

El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este

crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o

pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta, documentos por cobrar.

De la misma manera como se concede crédito, las entidades llegan a colocarse

en situaciones tales, que también requieren de unos financiamientos para

cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes

fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institución bancaria los

derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas

posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisión cobrada

por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los

documentos recibidos29.

Avales otorgados.

Al comentar los depósitos en prenda, se comentaba que esta situación se

presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y más directa el

cumplimiento de algún crédito concedido, existe otra manera la cual consiste en

una tercera persona que se compromete a pagar la obligación contraída por el

deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una

responsabilidad inmediata.

50

30 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)

Juicios pendientes

Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algún

empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso,

normalmente se sujeta a un trámite para estudia si carece de fundamento o

procede total o parcialmente. Ante esta situación, la contabilidad no puede

permanecer a la expectativa hasta su resolución final.

Seguros contratados.

El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como

finalidad de protegerlos, así como procurar que su reposición por causar de

algún siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La

suma asegurada no representa un valor que modifique la situación financiera y

resultados de la entidad.

Activo depreciable.

El cálculo de la depreciación implica un asiento que se refleja por una parte en

cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o

incrementa las perdidas y por otra, una aplicación en la cuenta complementaria

correspondiente.

Cuentas nominales o de resultados30.

Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los

ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período

determinado.

Cuentas de patrimonio.

Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las

ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado

51


por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor

frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:

Capital social

Superávit

Reservas

2.12 Cuentas que conforman el balance general31.

Activo

Activo Circulante

Caja

En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de

tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el

banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.

Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se

emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.

Bancos

Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las

denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar

diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que

controle esa operación deberá complementarse con un apellido.

Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.

Efectos por cobrar

52


La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente

formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos

negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta

son las denominadas letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean

registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto

significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o

a la vista.

Cuentas por cobrar

Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de

la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas

emplearemos Cuentas por Cobrar32.

Inventario mercaderías

Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente

Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad

de la empresa adquirida o producida con la intención de venderlas.

Gastos pagados por anticipado

El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar

todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de

futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a

emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por

adelantado y no será justo que carguemos como gastos del mes los

desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses

sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:

Seguros Pagados por Anticipado

Intereses Pagados por Anticipado

Impuestos Pagados por Anticipado

53


Activos largo plazo

Inversiones largo plazo

Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de

carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la

empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en

empresas filiales o afiliadas.

Activo Fijo

Está constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente

destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más

importantes deben separarse por rubros, tales como33:

Terrenos

La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde

tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones

(Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).

La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el

valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para

rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo.

Edificios

Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción

de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados

por la empresa para la producción de bienes o servicios.

Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los

edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de

especular a corto o largo plazo.

54


Maquinaria

En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas

empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc.,

empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas

empleadas en la producción de bienes y servicios34.

Muebles y enseres

La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos

para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas

de la empresa.

Equipos de oficina

Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los

sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos

equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación,

tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su

tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que

controlará la inversión en computadoras, calculadoras, procesadores de

palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.

Activo intangible

Patentes

Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o

jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su

explotación o venta.

Marcas de fábrica

Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los

productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de

exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca.

55


Cargos diferidos

Gastos constitución diferidos35

En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie

de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los

ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos

para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se

realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la

empresa, generara ingresos.

Cuentas de orden

Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas

que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos

u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran:

Acreedoras

Giros al cobro bancos

Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe

su cobro, pero que aún no han sido cobrados.

Pasivo

Pasivo Circulante

Efectos y cuentas por cobrar

Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por

supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas

cuentas controlarán deudas de la empresa.

56


Gastos acumulados

Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas

por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades

Impuestos pendientes de pago

Sueldos devengados por pagar

Gastos diversos por pagar

Pasivo largo plazo

Hipoteca por pagar

Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien

inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el

bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarán por

intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian

hipotecas por cobrar, pero en este caso, y está de más decirlo, no se

presentará en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una

Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en el pasivo a largo

plazo sino en el pasivo circulante.

Créditos diferidos

Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como lo son los

Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las

utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y

cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios36.

57


Patrimonio37

Capital social

Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede

formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se

le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.

Superávit

El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte

sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.

El superávit es el término más apropiado para las utilidades no distribuidas,

pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones

normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los

aumentos del capital – ganancias en la emisión de acciones – superávit de

capital-; c) por donaciones – superávit por donación-; d) por revalorizaciones de

activos – superávit por revalorización de activos.

Reservas

Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico

de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser:

Reservas Legales

Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes, si

obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas

ganancias para la creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de

esas utilidades.

Reservas Estatutarias

Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que

regulan la vida de la sociedad.

58

Reservas Voluntarias

Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte

de las ganancias para reservas con distintos fines.

Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Pérdidas.

En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer están de más

describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales

como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,-

trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen

una mayor complejidad.

Gasto de ventas

Controlará todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios

realizados por la empresa.

Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos

deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos.

La propaganda a su vez se desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa.

Gastos de administración

Los gastos de administración son de la misma naturaleza que la cuenta

anterior, pero en este caso controlará los costos ocasionados por concepto de

administración. También se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas

como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de

administración, de alquileres, de limpieza, de depreciación, etc.

Gastos e ingresos diversos

En estas cuentas registraremos ciertos gastos e ingresos provenientes de

operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con

carácter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa.

59

No sería correcto cargárselos a Gastos de Ventas o Administración, ni

abonárselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras

tendremos: Gastos Empréstitos; Ganancia en Emisión Acciones; Rentas de

edificios; beneficios o pérdidas en ventas de activos fijos.

Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble

Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad)

Activo = Pasivo + Capital

(Bienes y derechos) (Derechos de terceras personas) (Derecho del

propietario)

Esta ecuación siempre está en equilibrio.

Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones.

Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en

equilibrio es necesario:

- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)

- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de

valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo

menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y

debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER).

El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo.

Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la

ecuación

Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la

ecuación

60

El activo aumenta cargándole (Debe).

El activo disminuye abonándole (Haber).

El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber)

El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe)

Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor.

Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor.

Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operación en sus

elementos contables, Débitos y Créditos.

¿Cómo se representa una cuenta La forma habitual de representar una cuenta

cuando se estudia contabilidad es por medio de una T mayúscula.

La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es

el Haber.

A las anotaciones en el Debe se las denomina cargos, mientras que las

anotaciones en el Haber son abonos.

61

2.13 El Plan de cuentas (diseño)

Es un medio auxiliar del sistema de información contable del ente que indica las

cuentas que serán utilizadas.

Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar:

Debe ser ordenado, es decir que contemple un criterio racional planificado.

Debe ser completo, que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar

todos los posibles hechos económicos a producirse, ya sean éstos de

naturaleza patrimonial ( de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuación y

de Patrimonio Neto), de Resultados ( Positivos y Negativos), de Orden

(Activas y Pasivas).

Debe ser claro, que su terminología sea comprensible para cualquier persona

interesada en el funcionamiento del sistema de información contable del ente.

Para codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada

cuenta por símbolos, ya sean éstos, letras, números o ambos combinados.

El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo

utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su

identificación y localización dentro del plan de cuentas.

Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber:

Debe ser sencillo, que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.

Debe ser preciso, cada símbolo debe representar un único significado, evitando

ambigüedades por semejanza con otros símbolos.

Debe ser flexible de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a

medida que las circunstancias lo exijan.

62

1 ACTIVO

2 PASIVO

3 PATRIMONIO

4 INGRESOS

5 GASTOS

La codificación que normalmente se utiliza en la elaboración del plan de

cuentas contable puede ser: Numérico, Alfabético y Alfanumérico.

El plan de cuentas con codificación numérica que puede ser aplicado sin

dificultad alguna en el ejercicio práctico.

1 Activo. 1er nivel

11 Activo corriente 2do nivel

111 Disponible 3er nivel

11101 Caja 4to nivel

11102 Bancos 4to nivel

1110201 Banco Pichincha 5to nivel

1110202 Banco Pacifico 5to nivel

1110203 ....................

PLAN DE CUENTAS

EMPRESA:

SUCURSAL:

N° CUENTA DESCRIPCION

1 ACTIVOS

1 1 ACTIVO CORRIENTE

1 1 01 DISPONIBLE

63

1 1 01 01 CAJAS

1 1 01 01 001 Caja Chica

1 1 01 02 BANCOS

1 1 01 02 001 Pacifico

1 1 01 02 002 Banco del Pichincha

1 1 02 EXIGIBLE

1 1 02 01 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES LOCALES

1 1 02 02 DOCUMENTOS POR COBRAR

1 1 02 03 OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1 1 02 03 001 Anticipos Sueldos

1 1 02 04 Pago Impuestos

1 1 02 04 001 12% Iva por Compras

1 1 02 04 002 12% Iva por Servicios

1 1 02 05 Anticipo Impuesto Renta

1 1 02 05 001 1% Impuesto retenido




1 1 03 REALIZABLE

1 1 03 01 Inventario

1 1 04 TRANSITORIO

1 1 04 01 Anticipo Proveedores

1 2 ACTIVO FIJO

1 2 01 ACTIVO FIJO TANGIBLE

64

1 2 01 01 ACTIVO FIJO DEPRECIABLE

1 2 01 01 001 Muebles y Enseres

1 2 01 01 002 Equipos de Oficina

1 2 01 01 003 Equipos de Computación

1 2 01 01 004 Vehículos

1 2 02 DEPRECIACIONES

1 2 02 01 DEPRECIACIONES ACUMULADAS

1 2 02 01 001 Deprec. Acumuladas Muebles y Enseres

1 2 02 01 002 Deprec. Acumuladas Equipos de Oficina

1 2 02 01 003 Deprec. Acumuladas Equipos de Computación

1 2 02 01 004 Depreac. Acumuladas Vehículos

1 3 OTROS ACTIVOS

1 3 01 PAGOS ANTICIPADOS

1 3 01 01 GARANTIAS

1 3 01 01 002 Arriendo Almacén

1 3 02 CARGOS DIFERIDOS

1 3 02 01 GASTOS CONSTITUCION

1 3 02 01 001 Gastos Constitución

2 PASIVOS

2 1 PASIVO CORRIENTE

2 1 01 CUENTAS POR PAGAR

2 1 01 01 Cuentas por pagar

2 1 01 02 Documentos por pagar

2 1 01 03 Proveedores

65

2 1 02 01 Iva por Ventas

2 1 02 01 001 12% Iva por Bienes


2 1 03 01 RETENCIONES EN LA FUENTE

2 1 03 01 001 1% Retención en la Fuente




2 1 04 01 OTROS IMPUESTOS

2 1 04 01 001 Impuesto Renta Cía.

2 1 05 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES

2 1 05 01 SUELDOS Y BENEFICIOS POR PAGAR

2 1 05 01 001 Rol Mensual

2 1 05 01 002 Decimo Tercer sueldo

2 1 05 01 003 Decimo Cuarto sueldo

2 1 05 01 004 Aportes IESS

2 1 05 01 005 Fondo Reserva Legal

2 1 05 01 006 Sri por pagar

2 2 PASIVOS A LARGO PLAZO


2 2 01 01 PRESTAMOS BANCARIOS

2 2 01 01 001 Produbanco

2 3 PROVISIONES

2 3 01 PROVISIONES VARIAS

66

2 3 01 01 001 Provisiones cuentas incobrables

3 PATRIMONIO

3 1 CAPITAL Y RESERVAS

3 1 01 CAPITAL SOCIAL

3 1 01 01 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

3 1 01 01 001 Capital Suscrito

3 1 02 UTILIDADES

3 1 02 01 UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS

3 1 02 01 001 Utilidades años anteriores

3 1 02 01 002 Perdidas Años Anteriores

3 1 02 02 UTILIDADES DEL EJERCICIO

3 1 02 02 001 Utilidades del año

3 1 02 02 002 Utilidad del Ejercicio

3 1 02 02 003 Utilidad Neta del Ejercicio

3 1 02 02 002 Pérdidas del ejercicio

4 INGRESOS

4 1 INGRESOS OPERACIONALES

4 1 01 Comercio al por mayor y menor

4 1 01 02 Devoluciones

4 1 01 04 VENTAS VARIOS CLIENTES

4 2 Intereses

4 2 01 Intereses Ganados

5 GASTOS

5 1 Operacionales de administración

67

5 1 01 Gastos de personal

5 1 01 02 Salario Básico Unificado

5 1 01 02 001 Horas Suplementarias

5 1 01 02 002 Horas extras y recargos

5 1 01 02 003 Bonos

5 1 01 02 004 13 Sueldo

5 1 01 02 005 14 Sueldo

5 1 01 02 006 Fondos de Reserva

5 1 01 02 007 Aporte Patronal

5 1 01 02 008 Vacaciones

5 1 02 GENERALES

5 1 02 01 GENERALES DE ADMINISTRACION

5 1 02 01 001 Arriendo

5 1 02 01 002 Energía eléctrica

5 1 02 01 003 Agua

5 1 02 01 003 Teléfono

5 1 02 01 004 Honorarios

5 1 02 01 005 Suministros de oficina

5 1 02 01 006 Bancario

5 2 GASTOS DE VENTAS

5 2 02 01 PUBLICIDAD

5 3 COSTOS DE PRODUCCION

5 4 COSTO DE VENTAS

5 4 01 Costo de ventas

68

2.14 La Transacción

Concepto

La voz transacción de latín "transactio", designa dos operaciones distintas. En

sentido corriente o vulgar esta expresión significa todo acuerdo de voluntades

sobre un objeto cualquiera, o más concretamente, una operación mercantil o

bursátil. Se dice así, que se realiza una transacción, para referirse, por ejemplo,

a la venta o compra-venta de un bien, a operaciones efectuadas por una bolsa

de comercio etc.

Según el Novísimo Diccionario de la Lengua Castellana. En sentido gramatical,

en cambio "Acomodamiento amistoso sobre cualquier diferencia entre partes".

Según el código civil francés, Colin y Capitán "es un contrato por el que las

partes ponen término a un litigio ya nacido o previenen un litigio por nacer.

2.15 Transacciones Comerciales

Se entiende por transacción comercial todo acto que implique la adquisición de

bienes o servicios de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma,

dicho de otra forma, una transacción comercial es todo aquello que ocurre

cuando hay un intercambio financiero correspondiente a la compra o venta de

un bien o servicio.

Las transacciones financieras producen documentos fuentes de información, los

cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe

destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas.

La información contenida en estos documentos es trasladada a los libros

contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las

transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan

las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo,

caja, bancos, clientes, proveedores, etcétera; esto es lo que llamamos asientos

69

38 Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson

contables, por medio del cual registramos todas las operaciones mercantiles en

los comprobantes y libros de contabilidad.

Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos cuentas,

pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más

cuentas deudoras y una acreedora.

2.16 Importancia de la transacción

La importancia de la transacción se basa en que la contabilidad se sostiene en

este parámetro de hecho no hay contabilidad sin transacción y por ende es

fundamental que la transacción sea hecha en base a información valedera y por

una persona entendida, o si no podría dar mala información contable a la

empresa y podría ocasionar mala toma de decisiones.

2.17 El Proceso contable38

La contabilidad es una técnica utilizada para registrar, clasificar y resumir en

términos monetarios las transacciones que realiza una empresa.

El Proceso Contable

Objetivos:

Informar sobre la situación financiera, el resultado de sus operaciones y los

cambios en su situación financiera.

Satisfacer a los usuarios de la misma.

Útil para la toma de decisiones (inversión y crédito): medir solvencia, liquidez y

capacidad de generación de recursos

70


Evaluar el trabajo de la administración.

El Proceso Contable

Principios:

Confiabilidad: creíble y fiable.

Equidad: justa y equitativa.

Comprensibilidad: fácil de entender

Utilidad: debe ser útil al usuario.

El Proceso Contable

Estados Financieros Básicos

Los Estados Financieros Básicos son el producto final del sistema contable y

están preparados con base en los principios de la contabilidad39.

Cada uno constituye un reporte especializado sobre ciertos aspectos de la

empresa.

Balance General o Est. de Situación Financiera

Estado de Resultados o de Rendimientos Económicos.

Estado de Cambios en la Posición Financiera.

Estado de Flujos de Efectivo.

Estado de Cambios al Patrimonio.

El Proceso Contable


71


1. Balance General

Informe contable que presenta en forma ordenada la situación financiera de una

empresa en un momento en el tiempo (estático)40.

Muestra la naturaleza y el valor de los recursos, bienes y derechos de la

empresa (activos).

Muestra el valor y la naturaleza de las deudas y obligaciones que gravan esos

activos y los derechos de los acreedores (pasivos).

El Proceso Contable


Muestra el valor y la naturaleza de los aportes y derechos de los accionistas o

propietarios.

Muestra el valor excedente o deficiente de la empresa en sus operaciones

(utilidad).

Su presentación se basa en el principio contable:

ACTIVO TOTAL= PASIVOS + PATRIMONIO

Estado de Resultados

Presenta los resultados económicos del ejercicio en un lapso de tiempo,

relacionando los ingresos con los egresos (utilidad o pérdida).

Da una visión más real sobre la operación y acción de la empresa en su objeto

social a través del tiempo.

Complemento al Balance General.

El resultado se obtiene al compara los valores de ventas, ingresos con costos y

gastos, es decir, las cuentas de resultado.

72


2.18 Estados Financieros Básicos

Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al

terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los

resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo

de un período.

La información presentada en los estados financieros interesa a:

La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el

rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo

determinado41.

Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la

rentabilidad de sus aportes.

Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de

cumplimiento de sus obligaciones.

El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta

correctamente liquidado.

Clasificación

Los estados financieros básicos son:

El balance general

El estado de resultados

El estado de cambios en el patrimonio

El estado de cambios en la situación financiera

El estado de flujos de efectivo

Responsabilidad

Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su

elaboración, revisión y elaboración

73

Balance General

Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación

financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus

propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados

de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben

corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros

auxiliares.

El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a

31 de diciembre, firmado por los responsables:

Contador y Gerente.

Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.

Su estructura se presenta a continuación:

74

BALANCE GENERAL (Esquema)

ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE

DISPONIBLE

DEUDORES

INVENTARIOS

ACTIVO NO CORRIENTE

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

INTANGIBLES

DIFERIDOS

VALORIZACIONES

TOTAL ACTIVO

PASIVO

PASIVO CORRIENTE

OBLIGACIONES FINANCIERAS

PROVEEDORES

CUENTAS POR PAGAR

IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS

OBLIGACIONES LABORALES

DIFERIDOS

PASIVOS NO CORRIENTE

OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO

TOTAL PASIVO

PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL

SUPERÁVIT DE CAPITAL

RESERVAS

REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO

UTILIDAD DEL EJERCICIO

TOTAL PATRIMONIO

Estado de Pérdidas y Ganancias

Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente

como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

75

El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias

o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores

deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor

y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y

pérdidas de la hoja de trabajo.

ESTADO DE RESULTADOS (Esquema)

VENTAS

(-) Devoluciones y descuentos

INGRESOS OPERACIONALES

(-) Costo de ventas

UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL

(-) Gastos operacionales de ventas

(-) Gastos Operacionales de administración

UTILIDAD OPERACIONAL

(+) Ingresos no operacionales

(-) Gastos no operacionales

UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS

(-) Impuesto de renta y complementarios

UTILIDAD LÍQUIDA

(-) Reservas

UTILIDAD DEL EJERCICIO

76

Los estados financieros son los informes sobre la situación financiera y

económica de una empresa en un periodo.

2.19 MARCO LEGAL

2.19.1 Principios y procedimientos contables

Principios Contables:

Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de

proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior.

Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las

bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la

información financiera.

Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la

denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también

a la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se planeará de

acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podrá

77

imponer sus propias regulaciones. La contabilidad financiera deberá planearse

para proporcionar información cuantitativa, comparativa y confiable a sus

usuarios externos.

Principios básicos de Contabilidad

En contabilidad hay que respetar ciertos principios básicos, que sustentan las

operaciones contables, comúnmente llamados principios de contabilidad y

generalmente aceptados, de los cuales se presentan los siguientes:

Moneda de denominador común: Por moneda de denominador común, se

conoce a la unidad monetaria en la que se llevará la contabilidad, pues todas

las operaciones comerciales tiene que demostrarse a través de una unidad

monetaria (en ecuador es el dólar); por tanto, los resultados de la contabilidad

representan el movimiento monetario de la organización.

La entidad: En contabilidad, las organizaciones deben tratarse como entidades

separadas y distintas de los socios y directivos, ya que deben guardar su propia

identidad jurídica y comercial.

Partida doble: La partida doble indica que una operación causa efectos en dos

sectores del balance (debe-haber). Es decir, que no hay deudor sin acreedor, ni

acreedor sin deudor.

Costo histórico-original: Todo recurso adquirido por la organización se

registrará al valor de compra. Esto indica que la contabilidad refleja diferencia

entre el valor en libros y el valor real de un bien a una fecha dada.

Instrumentos básicos

Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le

permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos

instrumentos se les llama instrumentos básicos.

78

Procedimientos Contables:

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.

El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante,

toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende

en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

De acuerdo con H.A. Finney (1982, p.13-24) expresa en su libro "Curso de

Contabilidad" que los procedimientos contables son:

- Cuentas

- Débitos y créditos

- Cargos y créditos a las cuentas

- Cuentas de activos

- Cuentas de pasivo y capital

- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

- Registros de las operaciones

- Cuentas por cobrar y por pagar

- El diario y el mayor

- Pases al mayor

- Determinación de los saldos de las cuentas

- La balanza de comprobación

Relación de la contabilidad con otras disciplinas

La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa

los cuales son:

79

Diario

Inventario

Mayor

2.19.2 Los Principios de Contabilidad que identifican y delimitan al ente

económico:

Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la

delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de

las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por

medio de los estados financieros.

Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico y a

sus aspectos financieros son:

* Entidad.

* Realización.

* Período Contable.

Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las

operaciones del ente económico y su presentación son:

* El valor histórico original.

* El negocio en marcha.

* Dualidad económica.

El principio que se refiere a la información es el de:

* Revelación suficiente.

80

Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos

generales del sistema son:

* Importancia relativa.

* Consistencia.

Veamos cada uno de ellos:

Entidad: La actividad económica es realizada por entidades identificables las

que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y

capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la

consecución de los fines de la entidad.

A la contabilidad, le interesa identificar la entidad que persigue fines

económicos particulares y que es independiente de otras entidades.

Se utilizan para identificar una entidad dos criterios:

Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con

estructura y operación propias.

Centro de decisiones independientes con respecto al logro de fines específicos,

es decir, a la satisfacción de una necesidad social.

Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de las de sus

accionistas o propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los

bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente económico

independiente. La entidad puede ser una persona física o una persona moral o

una combinación de varias de ellas.

Realización: La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones

que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y

ciertos eventos económicos que la afectan.

81

Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se

consideran por ella realizados:

* Cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos.

* Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la

estructura de recursos o de sus fuentes.

* Cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados

de las operaciones de ésta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente

en términos monetarios.

Período contable: La necesidad de conocer los resultados de operación y la

situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a

dividir su vida en períodos convencionales.

Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser

cuantificados, se identifican con el período en que ocurren, por tanto cualquier

información contable debe indicar claramente el período a que se refiere.

En términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso

que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen.

Valor histórico original: Las transacciones y eventos económicos que la

contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se

afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al

momento en que se consideren realizados contablemente.

Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos

posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste

en forma sistemática que preserven la imparcialidad y objetividad de la

información contable.

Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios y se aplican a

todos los conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados

financieros, se considerará que no ha habido violación de este principio, sin

embargo, esta situación debe quedar debidamente aclarada en la información

que se produzca.

82

Negocio en marcha: La entidad se presume en existencia permanente salvo

especificación en contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros

representarán valores históricos o modificaciones de ellos, sistemáticamente

obtenidos.

Cuando las cifras representen valores estimados de liquidación, esto deberá

especificarse claramente y solamente serán aceptables para información

general cuando la entidad esté en liquidación.

Dualidad económica: Se constituye de los recursos de los que dispone la

entidad para realización de sus fines y, las fuentes de dichos recursos, que a su

vez, son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen,

considerados en sus conjuntos.

La doble dimensión de la representación contable de la entidad es fundamental

para una adecuada comprensión de su estructura y relación con otras

entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan

eliminar la necesidad aritmética de mantener la igualdad de cargos y abonos,

no afecta al aspecto dual del ente económico, considerado en su conjunto.

Revelación suficiente: La información contable presentada en los estados

financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para

juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad.

Importancia relativa: La información que aparece en los estados financieros

debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser

cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que

entran al sistema de información contable como para la información resultante

de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los

requisitos de utilidad y finalidad de la información.

Consistencia: los usos de la información contable requieren que se sigan

procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo.

83

42 Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

2.20 Las NEC: 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

2.20.1 NEC 1

Presentación de Estados Financieros42

Objetivo

El objetivo de esta Norma es prescribir las bases de presentación de los

estados financieros de propósito general, para asegurar la comparabilidad con

los estados financieros de períodos anteriores de la misma empresa y con los

estados financieros de otras empresas. Para lograr este objetivo, esta Norma

establece consideraciones generales para la presentación de los estados

financieros, orientación para su estructura y requerimientos mínimos para el

contenido de los estados financieros. El reconocimiento, medición y revelación

de transacciones y eventos específicos son tratados en otras Normas

Ecuatorianas de Contabilidad.

Alcance

Esta Norma debe ser aplicada en la presentación de todos los estados

financieros de propósito general preparados y presentados de acuerdo con las

Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

Los estados financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo

de cumplir las necesidades de los usuarios que no están en posición de requerir

informes a la medida para cumplir sus necesidades de información específicas.

Los estados financieros de propósito general incluyen aquellos que son

presentados por separado o dentro de otro documento público tales como un

informe anual o un prospecto. Esta Norma no aplica a información financiera

interina condensada. Esta Norma aplica igualmente a los estados financieros

de una empresa individual y estados financieros consolidados para un grupo de

empresas.

84

Esta Norma aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y

compañías de seguro. Requerimientos adicionales para bancos e instituciones

financieras similares, consistentes con los requerimientos de esta Norma, están

establecidos en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a

Revelación en los Estados Financieros de Bancos y Otras Instituciones

Financieras Similares.

Esta Norma utiliza terminología apropiada para una empresa con un objetivo de

lucro. Las empresas comerciales del sector público pudieran por lo tanto aplicar

los requerimientos de esta Norma. Las entidades sin fines de lucro, del

gobierno y otras del sector público que procuren aplicar esta Norma pueden

necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los

estados financieros y para los estados financieros en sí mismos. Tales

entidades también pudieran presentar componentes adicionales de los estados

financieros.

Propósito de los Estados Financieros

Los estados financieros son una representación financiera estructurada de la

posición financiera y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo

de los estados financieros de propósito general es proveer información sobre la

posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una

empresa que será de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de

sus decisiones económicas. Los estados financieros también presentan los

resultados de la administración de los recursos confiados a la gerencia. Para

cumplir con este objetivo, los estados financieros proveen información

relacionada a la empresa sobre:

a) activos;

b) pasivos;

c) patrimonio;

85

d) ingresos y gastos, incluyendo ganancias y pérdidas; y

e) flujos de efectivo.

Esta información, junto con otra información en las notas a los estados

financieros, ayuda a los usuarios a pronosticar los flujos de efectivo futuros de

la empresa y en particular la oportunidad y certeza de la generación de efectivo

y equivalentes de efectivo.

Responsabilidad de los Estados Financieros

La Junta de Directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa es

responsable de la preparación y presentación de sus estados financieros.

Componentes de los Estados Financieros

Un juego completo de estados financieros expresados en dólares ecuatorianos

incluye los siguientes componentes:

a) balance general;

b) estado de resultados;

c) un estado que presente todos los cambios en el patrimonio;

d) estado de flujos de efectivo; y

e) políticas contables y notas explicativas.

Se incentiva a las empresas a presentar, independiente de los estados

financieros, una revisión financiera realizada por la gerencia que describa y

explique las principales características del resultado financiero y posición

financiera de la empresa y las principales incertidumbres que ésta enfrenta. Tal

reporte pudiera incluir una revisión de:

a) los principales factores e influencias que determinan el resultado financiero,

incluyendo cambios en el ambiente en que la empresa opera, la respuesta de la

86

empresa a aquellos cambios y sus efectos, y la política de inversión de la

empresa para mantener y mejorar el desempeño, incluyendo su política de

dividendos.

b) las fuentes de financiamiento de la empresa, sus políticas de

apalancamiento y políticas de administración de riesgo; y

c) las fortalezas y recursos de la empresa cuyo valor no se refleja en el

balance general bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

Consistencia de Presentación

La presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros deben

mantenerse de un período al siguiente a menos que:

a) un cambio importante en la naturaleza de las operaciones de la empresa o

una revisión de la presentación de sus estados financieros demuestre que el

cambio resultará en una presentación más apropiada de los eventos o

transacciones; o

b) un cambio en presentación es requerido por una Norma Ecuatoriana de

Contabilidad o una interpretación del Comité de Pronunciamientos del Instituto

de Investigaciones Contables del Ecuador.

Una adquisición o venta importante, o una revisión de la presentación de los

estados financieros, pudiera sugerir que los estados financieros deben ser

presentados en forma diferente. Únicamente si es probable que la estructura

revisada continúe, o si el beneficio de una presentación alternativa es claro, una

empresa debe cambiar la presentación de sus estados financieros. Cuando se

hacen tales cambios en la presentación, una empresa reclasifica su

información.

87

Información a ser presentada en el Balance General

Como mínimo, el balance general debe incluir las partidas que presenten los

siguientes montos:

a) efectivo y equivalentes de efectivo;

b) inversiones temporales;

c) cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar debidamente

identificadas;

d) inventarios;

e) inversiones contabilizadas utilizando el método patrimonial;

f) activos financieros (excluyendo los montos presentados bajo (e), (c), (b) y

(a));

g) propiedad, planta y equipo;

h) activos intangibles;

i) préstamos a corto plazo;

j) cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por pagar;

k) pasivos y activos de impuestos;

l) provisiones;

m) pasivos no corrientes que devengan intereses;

n) interés minoritario; y

o) capital emitido y reservas.

Las partidas adicionales, encabezamientos y sub-totales deben ser presentadas

en el balance general cuando una Norma Ecuatoriana de Contabilidad así lo

88

requiera, o cuando tal presentación sea necesaria para presentar

razonablemente la posición financiera de la empresa.

Esta Norma no prescribe el orden o formato en que las partidas deben ser

presentadas. Se provee una lista de las partidas que son bastante diferentes

en naturaleza o función y que ameritan una presentación por separado en el

balance general. Formatos ilustrativos se presentan en el apéndice a esta

Norma. Las modificaciones a las líneas de partidas antes indicadas incluyen lo

siguiente:

las partidas son agregadas cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad

requiere presentación por separado en el balance general, o cuando el tamaño,

naturaleza o función de una partida es tal que la presentación por separado

ayudaría a la presentación razonable de la posición financiera de la empresa; y

las descripciones utilizadas y el orden de las partidas pudieran ser modificadas

de acuerdo a la naturaleza de la empresa y sus transacciones, para proveer

información que es necesaria para un entendimiento general de la posición

financiera de la empresa. Por ejemplo, un banco modificará las descripciones

anteriores para aplicar los requerimientos más específicos de la Norma

Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a Revelaciones en los

Estados Financieros de Bancos e Instituciones Financieras Similares.

Las partidas indicadas son amplias en naturaleza y no necesitan ser limitadas a

las partidas que aplican dentro del alcance de otras Normas. Por ejemplo, la

línea de partida activos intangibles incluye plusvalía mercantil y activos que

resultan de gastos de desarrollo.

El juicio sobre si las partidas adicionales son presentadas por separado se basa

en una evaluación de:

a) la naturaleza y liquidez de los activos y su materialidad llevan en muchos

casos a la presentación por separado de la plusvalía mercantil y activos que

89

resultan de gastos de desarrollo, activos monetarios y no monetarios y activos

corrientes y no corrientes.

b) su función dentro de la empresa, lleva, por ejemplo, a la presentación por

separado de los activos operativos y financieros, inventarios, cuentas por cobrar

y efectivo y equivalentes de efectivo; y

c) los montos, naturaleza y tiempo de los pasivos, llevan, por ejemplo, a la

presentación por separado de los pasivos que devengan intereses y de aquellos

que no devengan intereses y provisiones, clasificados como corriente y no

corriente según sea apropiado.

Los activos y pasivos que difieren en naturaleza o función están algunas veces

sujetos a diferentes bases de medición. El uso de diferentes bases de medición

para diferentes clases de activos sugiere que su naturaleza o función difiera y

por lo tanto que estos deban ser presentados como partidas separadas.


Información a ser presentada en el Estado de Resultados:

Como un mínimo, el cuerpo del estado de resultados debe incluir las partidas

que presentan los siguientes montos:

a) ingresos;

b) los resultados de las actividades operativas;

c) costos financieros;

d) participación en las utilidades y pérdidas de las asociadas y negocios

conjuntos contabilizados utilizando el método patrimonial;

e) gasto de impuesto;

f) utilidad o pérdida de actividades ordinarias;

90

g) partidas extraordinarias;

h) interés minoritario; y

i) utilidad o pérdida neta del período.

Las partidas adicionales, encabezamientos y sub-totales deben ser presentados

en el estado de resultados cuando sea requerido por una Norma Ecuatoriana de

Contabilidad, o cuando tal presentación sea necesaria para presentar

razonablemente los resultados de operaciones de la empresa.

Los efectos de las varias actividades, transacciones y eventos de una empresa,

difieren en estabilidad, riesgo y previsibilidad, y la revelación de los elementos

del desempeño ayudan al entendimiento del resultado logrado y determinación

de resultados futuros. Las partidas adicionales son incluidas en el estado de

resultados y las descripciones utilizadas y el orden de las partidas son

modificadas cuando es necesario explicar los elementos de desempeño. Los

factores a ser considerados incluyen la materialidad y la naturaleza y función de

los varios componentes de ingresos y gastos. Por ejemplo, un banco modifica

las descripciones para aplicar los requerimientos más específicos de la Norma

Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a Revelación en los Estados

Financieros de Bancos y Otras Instituciones Financieras Similares. Las partidas

de ingreso y gasto son compensadas únicamente cuando se cumple el criterio.

Información a ser Presentada en el Estado de Resultados o en las Notas

Los gastos son presentados en el estado de resultados de acuerdo con su

naturaleza (por ejemplo, depreciación, compras de materiales, costos de

transporte, sueldos y salarios, costos de publicidad), y no son distribuidos entre

las varias funciones dentro de la empresa. Este método es simple de aplicar en

muchas de las compañías más pequeñas ya que no son necesarias las

distribuciones de gastos operativos entre clasificaciones funcionales. Un

ejemplo de una clasificación utilizando el método de la naturaleza del gasto es

como sigue:

91

Ventas X

Otros ingresos operativos x

Materias primas y materiales utilizados (x)

Variación en inventarios de productos terminados y en proceso (x)

Costos de personal (x)

Gastos de depreciación y amortización (x)

Otros gastos operativos (x)

Utilidad de actividades operativas X

La variación en productos terminados y en proceso durante el período

representa un ajuste al costo de producción para reflejar el hecho que la

producción ha incrementado los niveles de inventario o que las ventas en

exceso de producción han reducido los niveles de inventario. Algunas

empresas presentan un incremento en productos terminados y en proceso

durante el período inmediatamente a continuación del ingreso en el análisis

antes indicado. Sin embargo, la presentación utilizada no debe implicar que

tales montos representan ingresos.

El segundo análisis se refiere a la función del gasto o “costo de ventas” y

clasifica los gastos de acuerdo a su función como parte del costo de ventas,

distribución o actividades administrativas. Esta presentación a menudo provee

información más relevante a los usuarios que la clasificación de gastos por

naturaleza, pero la distribución de costos a funciones puede ser arbitraria e

involucra juicio considerable. Un ejemplo de una clasificación utilizando el

método de función del gasto es como sigue:

92


Ventas X

Costo de ventas (x)

Utilidad bruta x

Costos de distribución (x)

Gastos administrativos (x)

Otros ingresos operativos x

Otros gastos operativos (x)

Utilidad de actividades operativas X

Las empresas que clasifican gastos por función deben revelar información

adicional sobre la naturaleza de gastos, incluyendo gastos de depreciación y

amortización.

La elección entre el método de función del gasto y la naturaleza del gasto

depende de factores tanto históricos como de la industria y la naturaleza de la

organización. Ambos métodos proveen una indicación de aquellos costos que

podría esperarse varíen, directa o indirectamente, con el nivel de ventas o

producción de la empresa. Debido a que cada método de presentación aplica a

diferentes tipos de empresa, esta Norma requiere elegir el método que más

razonablemente presente los elementos de los resultados de operaciones de la

empresa.

2.20.2 NEC 3

Estados de Flujos de Efectivo43

Objetivo

La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para

proporcionar a los:

93

Usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la

empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la

empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo. Las decisiones

económicas que toman los usuarios requieren una evaluación de la habilidad de

una empresa para generar efectivo y sus equivalentes, así como la oportunidad

y certidumbre de su generación.

El objetivo de esta norma es requerir la presentación de información acerca de

los cambios históricos en el efectivo y sus equivalentes de una empresa, por

medio de un estado de flujos de efectivo que clasifica los flujos de efectivo por

las actividades operativas, de inversión y de financiamiento durante el período.

Alcance

Una empresa debe preparar un estado de flujos de efectivo de acuerdo con los

requisitos de esta Norma y debe presentarlo como parte integral de sus estados

financieros.

Los usuarios de estos estados financieros de unas empresas están interesados

en cómo la empresa genera y utiliza el efectivo y sus equivalentes. Las

empresas necesitan efectivo esencialmente para las mismas razones, a pesar

de lo diversas que pueden ser sus principales actividades que producen

ingresos. Necesitan efectivo para dirigir sus operaciones, pagar sus

obligaciones, y proporcionar rendimientos a sus inversiones. Por

consiguiente esta Norma requiere que todas las empresas pretenden un estado

de flujos de efectivo.

Beneficios de la información de Flujos de Efectivo

Cuando se usa conjuntamente con los demás estados financieros, un estado de

flujos de efectivo proporciona información que permite a los usuarios evaluar los

cambios en los activos netos de una empresa, su estructura financiera

94

(incluyendo su liquidez y solvencia) y su habilidad para generar efectivo y sus

equivalentes.

También acrecienta la comparabilidad de los informes sobre la actuación

operativas por diferentes empresas porque elimina los efectos de usar

diferentes tratamientos contables para las mismas transacciones y eventos.

La información histórica de flujos de efectivo se usa con frecuencia como

indicador del monto, oportunidad y certidumbre de los flujos futuros de efectivo.

También es útil para verificar la exactitud de las proyecciones pasadas de flujos

de efectivo y examinar la relación entre las utilidades y el flujo de efectivo neto y

el impacto de los precios cambiantes.

Presentación de un Estado de Flujos de Efectivo.

El estado de flujos de efectivo debe informar los flujos de efectivo durante el

periodo clasificado por las actividades operativas, de inversión y de

financiamiento.

Una empresa presenta sus flujos de efectivo por actividades operativas, de

inversión y de financiamiento de manera más apropiada para su negocio. La

clasificación por actividades proporciona información que permite a los usuarios

evaluar el impacto de esas actividades sobre la situación financiera de la

empresa y el monto de su efectivo y de los equivalentes de efectivo. Esta

información también puede usarse para evaluar las relaciones entre dichas

actividades.

Una sola transacción puede incluir flujos de efectivo que están clasificados de

manera diferente. Por ejemplo, cuando el reembolso de efectivo de un préstamo

incluye tanto intereses como capital, el elemento del capital se clasifica como

una actividad de financiamiento y los intereses como una actividad operativa.

95


2.20.3 NEC7

Efectos de las Variaciones en Tipo de

Cambios de Moneda Extranjera44

Objetivos

Una empresa puede llevar a cabo actividades extranjeras en dos formas.

Pueden tener transacciones en moneda extranjera o puede tener operaciones

extranjeras. Para incluir las transacciones en moneda extranjeras en los

estados financieros de una empresa, las transacciones deben ser expresadas

en la moneda en que informa la empresa y los estados financieros de las

operaciones extranjeras deben ser traducidos a la moneda en que informa la

empresa.

Los temas principales en la contabilidad de transacción en moneda extranjera y

de operaciones extranjeras son decidir que tasa de cambio usar y cómo

reconocer en los estados financieros el efecto de los cambios en las tasas de

cambio.

Alcance

Esta norma debe aplicarse:

a)al contabilizar las transacciones en monedas extranjeras, y

b) al traducir los estados financieros de operaciones extranjeras que se incluyen

en los estados financieros de la empresa por consolidación, consolidación

proporcional.

Esta Norma no trata de la contabilidad de coberturas para partidas en moneda

extranjera que no sean la clasificación de diferencias originados en un pasivo

en moneda extranjera contabilizado como una cobertura de una inversión neta

96


en una entidad extranjera. Otros aspectos de la contabilidad de coberturas, se

tratarán en una Norma referente a Instrumentos Financieros.

Esta Norma no especifica la moneda en que una empresa presenta sus estados

financieros. Sin embargo, una empresa normalmente usa la moneda del país en

que este su domicilio. Si usa una moneda diferente,

esta Norma requiere la revelación de la razón para usar esa moneda. Esta

Norma también requiere revelación de la razón para usar esta moneda. Esta

Norma también requiere revelación de la razón para cualquier cambio en la

moneda en que se informa Esta norma trata del restablecimiento de los estados

financieros de una empresa de la moneda en que se informa hacia otra moneda

para comodidad de los usuarios acostumbrados a esa moneda o por propósitos

similares.

Esta Norma no trata de la presentación en los estados de flujos de efectivo, de

los flujos de efectivo originados de transacciones en una operación extranjera

(vera Norma Ecuatoriana de Contabilidad Estado de Flujos de Efectivos).

2.20.4 NEC 9

Ingresos45

Objetivo

La utilidad se define en el Marco de Conceptos para la Preparación y

Presentación de los Estados Financieros como aumentos en los beneficios

económicos durante el período contable en la forma de entradas o incrementos

de activos o disminuciones de pasivos que resultan en aumentos de capital,

distintos a aquellos que se refieren a contribuciones de los participantes en el

capital. La utilidad abarca tanto a los ingresos como a las ganancias. Ingreso es

la utilidad que se origina en el curso de las actividades ordinarias de una

97

empresa y es llamado con una variedad de nombres diferentes incluyendo

ventas, comisiones, intereses, dividendos y regalías. El

objetivo de esta Norma es prescribir o señalar el tratamiento contable del

ingreso que se origina de ciertos tipos de transacciones y eventos.

El tema primordial en la contabilidad de ingresos es determinar cuándo

reconocer el ingreso. El ingreso es reconocido cuando es probable que habrá

un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa y que estos

beneficios económicos puedan ser cuantificados confiablemente. Esta Norma

identifica las circunstancias en las que estos criterios se cumplirán, y por lo

tanto se reconocerá el ingreso. También proporciona guías prácticas para la

aplicación de estos criterios.

Alcance

Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en el reconocimiento del

ingreso que se origina de las transacciones y eventos siguientes:

a)La venta de bienes o mercancías;

b)La prestación de servicios; y

c)El uso por parte de otros de los activos de la empresa que rinden interés,

regalías y dividendos.

Los bienes incluyen bienes producidos por la empresa con un propósito de

venta y bienes comprados para revender, tales como mercancía comprada por

un detallista o terrenos u otra propiedad que se tiene para su venta.

La presentación de servicios implica típicamente el desarrollo por parte de la

empresa de una tarea convenida contractualmente durante un período de

tiempo también convenido. Los servicios pueden ser prestados dentro de un

período único o durante más de un período. Algunos contratos para la

98

prestación de servicios están directamente relacionados con contratos de

construcción, por ejemplo los de servicios de administración de proyectos y

arquitectónicos. El ingreso que se origina por estos contratos no se trata en esta

Norma sino de acuerdo con los requisitos para los contratos de construcción

según se especifica en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 15 que

trata sobre Contratos de Construcción.

El uso por parte de otros de los activos de una empresa da lugar a

ingresos en la forma de:

a)interés-cargos por el uso de efectivo o equivalentes de efectivos por

cantidades adeudadas a la empresa;

b)regalías-cargos por el uso de activos a largo plazo de la empresa, por

ejemplo patentes, marcas registradas, derechos de autor y programas de

computación; y

c)dividendos distribuciones de utilidades a los propietarios de inversiones de

capital en proporción a su tenencia en una clase particular de capital.

Intereses, Regalías y Dividendos

El ingreso originado por el uso por parte de terceros de activos de la empresa

que rinden intereses, regalías y dividendos

a)Es probable que los beneficios económicas asociados con la transacción

fluyan hacia la empresa; y

b)La cantidad del ingreso puede ser cuantificada confiablemente el ingreso

debe ser reconocido sobre las bases siguientes:

Los intereses deben ser reconocidos sobre una base de proporción de

99

tiempo que toma en cuenta el reconocimiento efectivo sobre el activo;

Las regalías deben ser reconocidas sobre una base de acumulación de

acuerdo con la sustancia del convenio pertinente; y

Los dividendos deben ser reconocidos cuando es reconocido el derecho

del accionista al recibir el pago.

El rendimiento efectivo sobre un activo es la tasa de interés que se requiere

descontar al flujo de entradas de efectivos futuras esperadas durante la vida del

activo para hacerlo equivalente a la cantidad inicial en libros del activo. El

ingreso por interés incluye la cantidad de amortización de cualquier descuento,

sobreprecio u otra diferencia entre la cantidad inicial en libros de una obligación

o bono y su cantidad al vencimiento.

Cuando el interés no pagado se ha acumulado antes de la adquisición de una

inversión sujeta a interés, la subsecuente entrada de interés se asigna entre

periodos de pre-adquisición; solo la porción de post-adquisición es reconocida

como ingreso. Cuando son declarados dividendos sobre valores patrimoniales

por la utilidad neta de pre-adquisición, esos dividendos son deducidos del costo

de los valores. Si es difícil hacer dicha asignación excepto sobre una base

arbitraria, los dividendos son reconocidos como ingreso a menos que

claramente representen una recuperación de parte del costo de los valores

patrimoniales.

Las regalías se acumulan de acuerdo con los términos del acuerdo pertinente y

son generalmente reconocidas sobre esa base, a no ser que al referirse a la

sustancia del convenio sea más apropiado reconocer el ingreso sobre alguna

otra base sistemática y racional.

100


El ingreso es reconocido sólo cuando es probable que los beneficios

económicos asociados con la transacción fluyan hacia la empresa. Sin embargo

cuando surge una incertidumbre sobre la posibilidad de cobro de una cantidad

ya incluida en el ingreso, la cantidad incobrable o la cantidad cuya recuperación

ha dejado de ser probable, es reconocida como un gasto y no como un ajuste

de la cantidad de ingreso originalmente reconocida

2.20.5 NEC11

Inventarios46

Objetivo

El objetivo de esta Norma es prescribir o señalar el tratamiento contable para

inventarios bajo el sistema de costo histórico. Un tema primordial en la

contabilidad de inventarios es la cantidad de costo que ha de ser reconocida

como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos

relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guías prácticas sobre

la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto,

incluyendo cualquier disminución a su valor neto de realización.

También brinda lineamientos sobre las fórmulas de costeo que se usan para

asignar costos a inventarios.

Alcance

Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados

financieros preparados en el contexto del sistema de costo histórico en la

contabilidad de inventarios que no sean:

a) el trabajo en proceso que se origina bajo los contratos de construcción

incluyendo contratos de servicios directamente relacionados (los que serán

tratados en una Norma específica sobre contratos de construcción);

101

b) instrumentos financieros.

Inventarios de productores de ganado, de productos forestales y de agricultura,

y depósitos de mineral en la medida que son cuantificados a su valor neto de

realización de acuerdo con prácticas bien establecidas en ciertas industrias.

Los inventarios son cuantificados a su valor neto de realización en ciertas

etapas de producción. Esto ocurre, por ejemplo, cuando las cosechas en la

agricultura ya han sido levantadas o los depósitos de mineral han sido extraídos

y la venta está asegurada bajo un contrato a futuro o una garantía del gobierno,

o cuando existe un mercado homogéneo y hay un riesgo insignificante de dejar

de vender. Estos inventarios se excluyen del alcance de esta Norma.

Cuantificación de Inventarios

Los inventarios deben ser cuantificados al más bajo de su costo y su valor neto

de realización.

Costo de Inventarios

El costo de inventarios debe comprender todos los costos de compra, costos de

conversión y otros costos incurridos para traer los inventarios a su presente

ubicación y condición.

Costo de Compra

Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de compra,

derechos de importación y otros impuestos (distintos de los que son

recuperables por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y transporte,

manejo y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de productos

terminados, materiales y servicios. Los descuentos por pronto pago,

bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la determinación de los

costos de compra.

102

Fórmulas de Costeo

El costo de inventarios de partidas que no son ordinariamente intercambiables y

de bienes o servicios producidos y segregados para proyectos específicos debe

ser asignado usando la identificación específica de los costos individuales.

La identificación específica de costos significa que se atribuyen costos

específicos a partidas identificadas de inventario. Este es el tratamiento

apropiado para partidas que son segregadas para un proyecto específico,

independientemente de si han sido compradas o producidas. Sin embargo

cuando hay grandes números de partidas de inventario que son ordinariamente

intercambiables, la identificación específica no es apropiada porque la selección

de partidas podría ser hecha para obtener efectos predeterminados sobre la

utilidad neta o pérdida por el período.

El costo de inventarios debe ser asignado usando la fórmula PEPS, (primeras

entradas, primeras salidas), la de costo promedio ponderado y UEPS, (últimas

entradas, primeras salidas).

La fórmula PEPS asume que las partidas del inventario que fueron compradas

primero son vendidas primero, y consecuentemente las partidas remanentes en

inventario al final del período son aquellas compradas o producidas más

recientemente.

Bajo la fórmula de costo promedio ponderado, el costo de cada partida es

determinado a partir del promedio ponderado del costo de partidas similares al

principio de un período y el costo de partidas similares compradas o producidas

durante el período. El promedio puede ser calculado en una base periódica, o al

ser recibido cada embarque adicional, dependiendo de las circunstancias de la

empresa.

La fórmula UEPS, (últimas entradas, primeras salidas) asume que las partidas

de inventario que fueron compradas o producidas al último son vendidas

103

primero, y consecuentemente las partidas remanentes en inventario al final del

período son aquellas compradas o producidas primero.

Valor Neto Realizable

El costo de inventarios puede no ser recuperable si dichos inventarios están

dañados, si se han vuelto total o parcialmente obsoletos, o si sus precios de

venta han bajado. El costo de inventarios puede también no ser recuperable si

han aumentado los costos estimados de terminación o los costos estimados a

ser incurridos para efectuar la venta. La práctica de rebajar los inventarios por

debajo del costo al valor neto realizable, consistente con el punto de vista de

que los activos no deben ser asentados en libros en exceso de las cantidades

que se espera sea liquidada por su venta y uso.

Los inventarios generalmente son rebajados al valor neto realizable en una

base de partida por partida. En algunas circunstancias sin embargo puede ser

apropiado agrupar partidas similares o relacionadas. Este puede ser el caso con

partidas de inventario que se relacionen con la misma línea de productos que

tienen propósitos similares o usos finales parecidos, que son producidos y

mercadeados en la misma área geográfica, y no pueden ser evaluados en una

forma práctica por separado de otras partidas en esa línea de productos. No es

apropiado rebajar inventarios basados en una clasificación de inventario, por

ejemplo productos terminados o todos los inventarios en una industria particular

o en un segmento geográfico. Los proveedores de servicios generalmente

acumulan costos respecto de cada servicio por el que será cargado un precio

de venta separado. Por lo tanto cada uno de estos servicios es tratado como

una partida aparte.

Los estimados del valor neto realizable son basados en la evidencia más

confiable disponible al momento de hacer los estimados en cuanto a la cantidad

que se espera liquiden los inventarios. Estos estimados toman en consideración

las fluctuaciones de precio o costo relacionadas directamente con eventos que

104


ocurren después del final del período al grado en que tales eventos confirmen

las condiciones existentes al final del período.

Los estimados de valor neto realizable también toman en consideración el

propósito para el que se mantiene el inventario. Por ejemplo, el valor neto

realizable de la cantidad de inventario mantenido para satisfacer ventas firmes o

contratos de servicios, se basa en el precio del contrato. Si los contratos de

ventas son por menos que las cantidades mantenidas en inventario, el valor

neto realizable del exceso se basa en precios generales de venta. Las pérdidas

contingentes sobre contratos de ventas firmes en exceso de las cantidades

mantenidas en inventario y las pérdidas contingentes en contratos de compra

firmes son tratadas de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC

No. 4 referente a Contingencias y Sucesos que Ocurren después de la Fecha

del Balance.

Las cantidades normales de materiales y otros suministros mantenidas para uso

en la producción de inventarios no son rebajadas por debajo del costo si los

productos terminados en los que serán incorporados se espera sean vendidos

al costo o por encima de él. No obstante cuando una baja en el precio de

materiales es una indicación de que el costo de los productos terminados

excederá al valor neto realizable, los inventarios de materiales se rebajan. En

este caso el costo de reemplazo puede ser la mejor cuantificación disponible del

valor neto realizable de esos materiales.

2.20.6 NEC 12

Propiedad, Planta y Equipo47

Objetivo

El objetivo de esta Norma es señalar el tratamiento contable para las

propiedades, planta y equipo (también llamados activos fijos). Los temas

105

principales en la contabilidad de propiedades, planta y equipo, son: el momento

indicado de reconocimiento de los activos, la determinación de sus valores en

libros y los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación con

ellos, y la determinación y tratamiento contable de otras disminuciones en los

valores en libros.

El tratamiento en esta Norma requiere que una partida del tratamiento en esta

Norma requiere que una partida de propiedades, planta y equipo sea registrada

en libros a su costo de adquisición menos su depreciación, o la cantidad de

recuperación, cuando haya evidencia de un deterioro del valor.

Un tratamiento permitido en esta norma es la reevaluación al valor justo de

propiedades, planta y equipo, y el uso de esta cantidad revaluada como la base

para determinar el cargo por depreciación.

Alcance

Esta Norma debe ser aplicada en la contabilización de propiedades, planta y

Equipo, excepto cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad exija o permita

un tratamiento contable diferente.

Esta Norma no aplica a:

a) bosques y recursos naturales renovables similares; y

b) derechos sobre minerales, la exploración y extracción de minerales,

petróleo, gas natural y recursos no renovables similares.

Sin embargo esta Norma sí aplica a las propiedades, planta y equipo usados

para desarrollar o mantener las actividades o los activos cubiertos en (a) o (b),

cuando son separables de esas actividades o activos.

106

Definiciones

Los siguientes términos se usan en esta Norma con el significado que se indica

en cada caso:

Propiedades, Planta y Equipo son activos tangibles que: son retenidos por

una empresa para ser usados en la producción o abastecimiento de bienes o

servicios, para rentar a terceros o para propósitos administrativos; y (b) se

espera sean usados durante más de un período.

Depreciación es la distribución sistemática de la cantidad depreciable de un

activo durante su vida útil.

Cantidad depreciable es el costo de un activo, u otra cantidad que sustituye al

costo en los estados financieros, menos el valor residual.

Vida útil es:

a) el período de tiempo durante el cual espera una empresa usar un activo; o

b) el número de unidades de producción o similares que una empresa espera

obtener de un activo.

Costo es la cantidad de efectivo o equivalentes de efectivo pagados o el valor

justo de otra compensación entregada para adquirir un activo en el momento de

su adquisición o construcción.

Valor residual es la cantidad neta que la empresa espera obtener por un activo

al final de su vida útil, después de deducir los costos esperados en su

disposición.

Valor justo es la cantidad por la que un activo podría ser intercambiado entre un

comprador informado y dispuesto y un vendedor informado y dispuesto, en una

transacción en libre competencia.

107

Valor en libros es la cantidad con la que un activo es incluido en el balance

general, después de la depreciación acumulada en ese momento.

Cantidad recuperable es la cantidad que la empresa espera recuperar del uso

futuro de un activo, incluyendo su valor residual en su disposición.

Reconocimiento de Propiedades, Planta y Equipo una partida de propiedades,

planta y equipo debe ser reconocida como un activo cuanto:

a) es probable que fluyan hacia la empresa beneficios económicos futuros

asociados con el activo; y

b) el costo del activo para la empresa puede ser cuantificado confiablemente.

Las propiedades, planta y equipo son a menudo una porción importante de los

activos totales de una empresa, y por lo tanto son significativos en la

presentación de su posición financiera. Aún más, la determinación de si una

erogación representa un activo o un gasto, puede tener un efecto importante en

los resultados de operación informados por una empresa similarmente si las

refacciones y el equipo de mantenimiento pueden ser usados solo con relación

a una partida de propiedades, planta y equipo y su uso se espera sea irregular,

son contabilizados como propiedades, planta y equipo y son depreciados

durante un período de tiempo que no exceda la vida útil del activo relacionado.

En ciertas circunstancias, es apropiado asignar la erogación total de un activo a

sus partes componentes y contabilizar cada componente por separado. Este es

el caso cuando los activos componentes tienen diferentes vidas útiles o dan

beneficios a la empresa en modo diferente, y por lo tanto se necesita el uso de

diferentes tasas y métodos de depreciación. Por ejemplo, una aeronave y sus

motores necesitan ser tratados como activos depreciables por separado, si

tienen diferentes vidas útiles.

108


Una clase de propiedades, planta y equipo es un agrupamiento de activos de

naturaleza y uso similares en las operaciones de una empresa. Los siguientes

son ejemplos de clases separadas:

a) terreno,

b) terreno y edificios,

c) maquinarias y equipos

d) embarcaciones

e) aeronaves

f) vehículos de motor

g) muebles y enseres y

h) equipo de oficina

2.20.7 NEC 13:

Contabilización de la depreciación48

Alcance

Esta Norma debe aplicarse en la contabilización de la depreciación.

Esta Norma se aplica a todos los activos depreciables exceptuando:

a) propiedades, planta y equipo (ver Norma Ecuatoriana de Contabilidad

NEC No. 12 referente a Propiedades, Planta y Equipo);

b) bosques y recursos naturales renovables similares;

109

c) gastos de exploración y extracción de minerales, petróleo, gas natural

y recursos no renovables similares;

d) gastos de investigación y desarrollo (ver Norma Ecuatoriana de

Contabilidad NEC No. 14 referente a Costos de Investigación y

Desarrollo).

e) crédito mercantil (ver Norma referente a Combinaciones de

Negocios).

Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de

muchas empresas. Por consiguiente, la depreciación puede tener un efecto

significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de

las operaciones de esas empresas.

Definiciones

Los siguientes términos se usan en esta Norma con el significado que se indica

en cada caso:

Depreciación.- Es la distribución del importe depreciable de un activo durante su

vida útil estimada. La depreciación en el período contable se carga a

resultados ya sea directa o indirectamente.

Activos depreciables.- Son los que:

a) se espera que serán usados durante más de un período contable;

b) tienen una vida útil limitada; y

c) los posee una empresa para usarlos en la producción o prestación de

bienes y servicios, para arrendarlos a otros para fines administrativos.

Vida útil.- Es:

a) el período durante el cual se espera que un activo depreciable sea

usado por la empresa; o

110

b) el número de unidades de producción u otras similares que la

empresa espera obtener del activo.

Importe depreciable.- De un activo depreciable es su costo histórico, y otra

suma que sustituya al costo histórico en los estados financieros, menos el valor

estimado residual.

(Esta Norma no trata sobre las diferencias que resultan cuando se sustituye el

costo histórico por devaluaciones).

Depreciación

El monto de la depreciación de un activo depreciable deberá ser asignado,

sobre una base sistemática, a cada uno de los períodos contables que alcance

la vida útil del activo.

Algunas veces se expresa el parecer de que si el valor de un activo se ha

incrementado por encima del importe al cual se lleva en los estados financieros,

no es necesario hacer provisión para su depreciación. Sin embargo se

considera que debe cargarse depreciación en cada período contable sobre la

base del importe depreciable independientemente de que el valor del activo

haya aumentado.

Vida Util

La vida útil de un activo depreciable debe estimarse después de considerar los

siguientes factores:

a) uso y desgaste físico esperado;

b) obsolescencia; y

c) límites legales o de otro tipo para el uso de un activo

Las vidas útiles de los principales activos depreciables, o de las clasificaciones

de los activos depreciables, deben revisarse periódicamente y las tasas de

111

depreciación deben ajustarse para el período en curso y para los futuros si las

expectativas son significativamente diferentes de las estimaciones anteriores.

El efecto del cambio debe revelarse en el período contable en el que ocurra.

La vida útil de un activo depreciable para una empresa puede ser más corta que

su vida física. Además del uso y desgaste físico, que depende de factores

operativos tales como el número de turnos en los cuales ha de usarse el activo

y el programa de reparaciones y mantenimiento de la empresa, es necesario

tomar otros factores en consideración. Estos incluyen la obsolescencia

originada por cambios tecnológicos o mejoras en la producción, la

obsolescencia resultante de un cambio en la demanda en el mercado para los

artículos o servicios que producen el activo, y límites legales tales como la

terminación de las fechas de arrendamientos relativos.

Valor Residual

El valor residual de un activo generalmente es insignificante y puede pasarse

por alto el calcular el importe depreciable. Si hay probabilidad de que el valor

residual sea importante, éste se estima a la fecha de adquisición del activo o la

fecha de cualquier revaluación posterior del activo, sobre la base del valor

realizable que prevalezca en esa fecha para activos similares que hayan

llegado al fin de sus vidas útiles habiendo operado en condiciones semejantes a

aquellas en las cuales el activo será usado. En todos los casos, del valor

residual total, se deducen los costos en que se espera incurrir al disponerse del

activo al fin de su vida útil.

Métodos de Depreciación

El método de depreciación elegido debe aplicarse consistentemente de un

período al otro a menos que circunstancias modificadas justifiquen un cambio.

En el período contable en el cual se modifique el método, el efecto del cambio

debe cuantificarse y revelarse y las razones para ello deben exponerse.

112

Hay varios métodos sistemáticos para distribuir los importes depreciables a

cada período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el

método de depreciación elegido es necesario su uso consistente,

independientemente del nivel de rentabilidad de la empresa y de

consideraciones fiscales, para proporcionar comparabilidad en los resultados de

las operaciones de la empresa de un período a otro.

Métodos de Depreciación

Cuando analicemos los métodos de depreciación contables vamos a encontrar

los siguientes:

• Método uniforme o de línea recta

• Método de depreciación por unidad de producción

• Método fondo de amortización

• Método de la suma de los enteros que corresponden a los años de duración

del bien o de la suma de dígitos decreciente.

• Método de depreciación por porcentaje fijo, o más conocido como método

legal.

De estos métodos los de uso común son los métodos uniforme o de línea recta

y el método por porcentaje fijo o método legal.

Método Legal

También conocido con el nombre de método del porcentaje fijo del valor en

libros bajo este método el gasto por depreciación del primer año es igual al

doble del gasto calculado según el método de la línea recta, y en años

posteriores se aplicará este mismo porcentaje al valor restante en libros.

113

Método de línea recta

En el método de depreciación en línea recta se supone que el activo se

desgasta por igual durante cada periodo contable. Este método se usa con

frecuencia por ser sencillo y fácil de calcular. EL método de la línea recta se

basa en el número de años de vida útil del activo.

Método de las unidades producidas

El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el

número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el

activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros

que recorrerá.

Método de la suma de los dígitos de los años

En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el

valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una

fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que

aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el

número de años de vida del activo.

Método del Fondo de Amortización

Este método considera los importes de depreciación se colocan en un fondo

que gana una tasa de interés y durante años con el objetivo de amortizar el

costo inicial del activo que se depreciará durante su vida útil.

114

49 Fuente: http://www.sri.gob.ec/web/guest/169@public y www.derechoecuador.com: Retención en la Fuente

2.21 Ley de Régimen Tributario Interno

DEL IMPUESTO A LA RENTA49

NORMAS GENERALES

Cuantificación de los ingresos.- Para efectos de la aplicación de la ley, los

ingresos obtenidos a título gratuito o a título oneroso, tanto de fuente

ecuatoriana como los obtenidos en el exterior por personas naturales residentes

en el país o por sociedades, se registrarán por el precio del bien transferido o

del servicio prestado o por el valor bruto de los ingresos generados por

rendimientos financieros o inversiones en sociedades. En el caso de ingresos

en especie o servicios, su valor se determinará sobre la base del valor de

mercado del bien o del servicio recibido.

La Administración Tributaria podrá establecer ajustes como resultado de la

aplicación de los principios del sistema de precios de transferencia establecidos

en la ley, este reglamento y las resoluciones que se dicten para el efecto.

Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta en calidad de

contribuyentes: las personas naturales, las sucesiones indivisas, las sociedades

definidas como tales por la Ley de Régimen Tributario Interno y sucursales o

establecimientos permanentes de sociedades extranjeras, que obtengan

ingresos gravados.

Son sujetos pasivos del impuesto a la renta en calidad de agentes de retención:

las personas naturales y las sucesiones indivisas obligadas a llevar

contabilidad, las sociedades definidas como tales por la Ley de Régimen

Tributario Interno, las instituciones del Estado y las empresas públicas

reguladas por la Ley Orgánica de Empresas Públicas y las sucursales o

establecimientos permanentes de sociedades extranjeras, que realicen pagos o

acrediten en cuenta valores que constituyan ingresos gravados para quienes lo

reciban.

115

DE LA CONTABILIDAD

CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.- Todas las sucursales y

establecimientos permanentes de compañías extranjeras y las sociedades

definidas como tales en la Ley de Régimen Tributario Interno, están obligadas a

llevar contabilidad.

Igualmente, están obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las

sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con

un capital propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1o. de enero

de cada ejercicio impositivo hayan superado los USD 60.000 o cuyos ingresos

brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan

sido superiores a USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a

la actividad empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido

superiores a USD 80.000. Se entiende como capital propio, la totalidad de los

activos menos pasivos que posea el contribuyente, relacionados con la

generación de la renta gravada.

En el caso de personas naturales que tengan como actividad económica

habitual la de exportación de bienes deberán obligatoriamente llevar

contabilidad, independientemente de los límites establecidos en el inciso

anterior.

La contabilidad deberá ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un

contador legalmente autorizado.

Los documentos sustenta torios de la contabilidad deberán conservarse durante

el plazo mínimo de siete años de acuerdo a lo establecido en el Código

Tributario como plazo máximo para la prescripción de la obligación tributaria, sin

perjuicio de los plazos establecidos en otras disposiciones legales.

Contribuyentes obligados a llevar cuentas de ingresos y egresos.- Las personas

naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital,

116

obtengan ingresos y efectúen gastos inferiores a los previstos en el artículo

anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes,

representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de

ingresos y egresos para determinar su renta imponible.

BASE IMPONIBLE

Conciliación tributaria.- Para establecer la base imponible sobre la que se

aplicará la tarifa del impuesto a la renta, las sociedades y las personas

naturales obligadas a llevar contabilidad, procederán a realizar los ajustes

pertinentes dentro de la conciliación tributaria y que fundamentalmente

consistirán en que la utilidad o pérdida líquida del ejercicio será modificada con

las siguientes operaciones:

1. Se restará la participación laboral en las utilidades de las empresas, que

corresponda a los trabajadores de conformidad con lo previsto en el Código del

Trabajo.

2. Se restará el valor total de ingresos exentos o no gravados;

3. Se sumarán los gastos no deducibles de conformidad con la Ley de Régimen

Tributario Interno y este Reglamento, tanto aquellos efectuados en el país como

en el exterior.

4. Se sumará el ajuste a los gastos incurridos para la generación de ingresos

exentos, en la proporción prevista en este Reglamento.

5. Se sumará también el porcentaje de participación laboral en las utilidades de

las empresas atribuibles a los ingresos exentos; esto es, el 15% de tales

ingresos.

6. Se restará la amortización de las pérdidas establecidas con la conciliación

tributaria de años anteriores, de conformidad con lo previsto en la Ley de

Régimen Tributario Interno y este Reglamento.

7. Se restará cualquier otra deducción establecida por ley a la que tenga

derecho el contribuyente.

117

8. Se sumará, de haber lugar, el valor del ajuste practicado por la aplicación del

principio de plena competencia conforme a la metodología de precios de

transferencia, establecida en el presente Reglamento.

9. Se restará el incremento neto de empleos.

10. Se restará el pago a trabajadores discapacitados o que tengan cónyuge o

hijos con discapacidad.- El valor a deducir para el caso de pagos a trabajadores

discapacitados o que tengan cónyuge o hijos con discapacidad, corresponde al

resultado de multiplicar el valor de las remuneraciones y beneficios sociales de

estos trabajadores sobre los que se aporte al Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social por el 150%. Este beneficio será aplicable para el caso de trabajadores

discapacitados existentes y nuevos, durante el tiempo que dure la relación

laboral.

En el caso de trabajadores nuevos y que sean discapacitados o tengan

cónyuge o hijos con discapacidad, el empleador podrá hacer uso únicamente

del beneficio establecido en el párrafo precedente.

11. Los gastos personales en el caso de personas naturales.

El resultado que se obtenga luego de las operaciones antes mencionado

constituye la utilidad gravable.

Si la sociedad hubiere decidido reinvertir parte de estas utilidades, deberá

señalar este hecho, en el respectivo formulario de la declaración para efectos

de la aplicación de la correspondiente tarifa.

DECLARACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO A LA RENTA

Presentación de la Declaración.- La declaración del Impuesto a la Renta deberá

efectuarse en la forma y contenido que, mediante resolución de carácter

general, defina el Director General del Servicio de Rentas Internas.

Declaraciones de los cónyuges.- Para la declaración de los ingresos de la

sociedad conyugal, se observarán las siguientes normas:

1. Cuando cada uno de los cónyuges obtiene ingresos independientes,

presentarán las correspondientes declaraciones por separado.

2. Cuando un cónyuge administre una actividad empresarial y el otro obtenga

118

ingresos fruto de una actividad profesional, artesanal u otra, por la actividad

empresarial presentará la declaración el cónyuge que la administre y el otro

presentará su declaración por sus propios ingresos; y,

3. Si la sociedad obtiene ingresos exclusivamente de una sola actividad

empresarial, se presentará la declaración por parte del cónyuge que lo

administre y con su propio número de RUC, pero antes de determinar la base

imponible se deducirá la porción de la utilidad que corresponde al otro cónyuge

quien a su vez presentará su declaración exclusivamente por esa participación

en la utilidad.

RETENCIONES EN LA FUENTE

DISPOSICIONES GENERALES

Agentes de Retención.- Serán agentes de retención del Impuesto a la Renta:

a) Las entidades del sector público, según la definición de la Constitución

Política del Ecuador, las sociedades, las personas naturales y las sucesiones

indivisas obligadas a llevar contabilidad, que realicen pagos o acrediten en

cuenta valores que constituyan ingresos gravados para quien los perciba;

Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad solamente realizarán

retenciones en la fuente de Impuesto a la Renta por los pagos o acreditaciones

en cuenta que realicen por sus adquisiciones de bienes y servicios que sean

relacionados con la actividad generadora de renta.

b) Todos los empleadores, personas naturales o sociedades, por los pagos que

realicen en concepto de remuneraciones, bonificaciones, comisiones y más

emolumentos a favor de los contribuyentes en relación de dependencia; y,

c) Los contribuyentes dedicados a actividades de exportación por todos los

pagos que efectúen a sus proveedores de cualquier bien o producto exportable,

incluso aquellos de origen agropecuario. Siempre que dichos valores

constituyan renta gravada para quien los perciba.

d) Los contribuyentes que realicen pagos al exterior a través de la figura de

reembolso de gastos.

119

Obligación de llevar registros de retención.- Los agentes de retención están

obligadas a llevar los correspondientes registros contables por las retenciones

en la fuente realizadas y de los pagos por tales retenciones, además

mantendrán un archivo cronológico, de los comprobantes de retención emitidos

por ellos y de las respectivas declaraciones.

Declaraciones de las retenciones en la fuente.- Las declaraciones mensuales

de retenciones en la fuente se efectuarán en los formularios u otros medios, en

la forma y condiciones que, mediante Resolución defina el Director General del

Servicio de Rentas Internas.

RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGOS REALIZADOS DENTRO DEL

PAÍS

Pagos por transferencias gravadas con impuestos indirectos.- En los pagos por

transferencias de bienes o servicios gravados con tributos tales como el IVA o

el ICE, la retención debe hacerse exclusivamente sobre el valor del bien o

servicio, sin considerar tales tributos, siempre que se encuentren discriminados

o separados en la respectiva factura.

Pagos a profesionales.- En los pagos efectuados por honorarios y otros

emolumentos a profesionales sin relación de dependencia, la retención se hará

sobre el total pagado o acreditado en cuenta. No procederá retención sobre los

reembolsos de gastos directos realizados en razón del servicio prestado.

Pagos sujetos a diferentes porcentajes de retención.- Cuando un contribuyente

proveyere bienes o servicios sujetos a diferentes porcentajes de retención, la

retención se realizará sobre el valor del bien o servicio en el porcentaje que

corresponde a cada uno de ellos según la Resolución expedida por el Servicio

de Rentas Internas, aunque tales bienes o servicios se incluyan en una misma

factura. De no encontrarse separados los respectivos valores, se aplicará el

porcentaje de retención más alto.

Pagos por compras con tarjetas de crédito.- Los pagos que realicen los tarjeta-

habientes no están sujetos a retención en la fuente; tampoco lo estarán los

120

descuentos que por concepto de su comisión efectúen las empresas emisoras

de tarjetas de crédito de los pagos que realicen a sus establecimientos afiliados.

Las empresas emisoras de dichas tarjetas retendrán el impuesto en el

porcentaje que señale el Servicio de Rentas Internas, sobre los pagos o

créditos en cuenta que realicen a sus establecimientos afiliados. Los

comprobantes de retención podrán emitirse por cada pago o mensualmente por

todos los pagos parciales efectuados en el mismo período.

CRÉDITO TRIBUTARIO

Crédito tributario por retenciones en la fuente.- Las retenciones en la fuente dan

lugar a crédito tributario que será aplicado por el contribuyente a quien se le

practicaron tales retenciones en su declaración de Impuesto a la Renta.

Crédito tributario.- Para ejercer el derecho al crédito tributario por las

importaciones o adquisiciones locales de bienes, materias primas, insumos o

servicios, establecidos en la Ley de Régimen Tributario Interno y cumplidos los

demás requisitos establecidos en la misma ley, serán válidos exclusivamente

los documentos aduaneros de importación y demás comprobantes de venta

recibidos en las operaciones de importación con su respectivo comprobante de

pago del impuesto y aquellos comprobantes de venta expresamente

autorizados para el efecto por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de

Retención, en los cuales conste por separado el valor del Impuesto al Valor

Agregado pagado y que se refieran a costos y gastos que de acuerdo con la

Ley de Régimen Tributario Interno son deducibles hasta por los límites

establecidos para el efecto en dicha ley.

a) Darán derecho a crédito tributario total:

El IVA pagado en la adquisición local o importación de: bienes, materias primas,

insumos o servicios y bienes que pasen a formar parte del activo fijo, cuando

únicamente:

1. Se transfiera bienes o preste servicios, en su totalidad gravados con tarifa

doce por ciento.

121

2. Se empleen en la fabricación o comercialización de bienes que se exporten.

3. Se efectúen transferencias directas a exportadores gravadas con tarifa cero

por ciento.

4. Se comercialicen paquetes de turismo receptivo, facturados dentro o fuera

del país, brindados a personas naturales no residentes en el Ecuador.

DECLARACIÓN, LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IVA

Declaración del impuesto.- Los sujetos pasivos del Impuesto al Valor Agregado

que efectúen transferencias de bienes o presten servicios gravados con tarifa

12% del Impuesto al Valor Agregado, y aquellos que realicen compras o pagos

por las que deban efectuar la retención en la fuente del Impuesto al Valor

Agregado, están obligados a presentar una declaración mensual de las

operaciones gravadas con este tributo, realizadas en el mes inmediato anterior

y a liquidar y pagar el Impuesto al Valor Agregado causado, en la forma y

dentro de los plazos que establece el presente reglamento.

Quienes transfieran bienes o presten servicios gravados únicamente con tarifa

0%, así como aquellos que estén sujetos a la retención total del IVA causado,

presentarán declaraciones semestrales; sin embargo, si tales sujetos pasivos

deben actuar también como agentes de retención del IVA, obligatoriamente sus

declaraciones serán mensuales.

Las declaraciones se efectuarán en los formularios o en los medios que

establezca el Servicio de Rentas Internas y se los presentará con el pago del

impuesto hasta las fechas previstas en este reglamento.

Los sujetos pasivos del IVA declararán el impuesto de las operaciones que

realicen mensualmente y pagarán los valores correspondientes a su liquidación

en el siguiente mes, hasta las fechas que se indican a continuación, atendiendo

al noveno dígito del número del Registro Único de Contribuyentes.

122

CASOS ESPECIALES DE DETERMINACIÓN, LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IVA

Permuta y otros contratos.- En los casos de permutas o de otros contratos por

los cuales las partes se obligan a transferirse recíprocamente el dominio de

bienes corporales muebles, se considerará que cada parte que efectúa la

transferencia, realiza una venta gravada con el Impuesto al Valor Agregado,

teniéndose como base imponible de la transacción el valor de los bienes

permutados a los precios comerciales. Lo dispuesto en este inciso será

igualmente aplicable a las ventas en las que parte del precio consista en un

bien corporal mueble.

Cuando se dieren en pago de un servicio bienes corporales muebles, se tendrá

como precio del servicio para los fines del Impuesto al Valor Agregado, el valor

de los bienes transferidos a precios comerciales. A efectos de la aplicación del

Impuesto al Valor Agregado, el beneficiario del servicio será considerado como

vendedor de los bienes. Igual tratamiento se aplicará en los casos de

transferencia de bienes corporales muebles que se paguen con servicios.

DEVOLUCIÓN DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

Devolución del impuesto al valor agregado a exportadores de bienes.- Para que

los exportadores de bienes obtengan la devolución del Impuesto al Valor

Agregado pagado, y retenido en los casos previstos en la Ley de Régimen

Tributario Interno y este reglamento, en la importación o adquisición local de

bienes, materias primas, insumos, servicios y activos fijos, empleados en la

fabricación y comercialización de bienes que se exporten, que no haya sido

utilizado como crédito tributario o que no haya sido reembolsado de cualquier

forma, deberán estar inscritos previamente en el Registro Único de

Contribuyentes.

El valor que se devuelva por concepto de IVA a los exportadores en un período,

no podrá exceder del 12% del valor FOB de las exportaciones efectuadas en

ese período. El saldo al que tenga derecho y que no haya sido objeto de

devolución, será recuperado por el exportador en base a exportaciones futura.

123

50 Fuente: http://www.sri.gob.ec/web/guest/169@public y www.derechoecuador.com: Retención en la Fuente

2.22 Retención en la Fuente

Que es la retención en la fuente50

La retención en la fuente es un mecanismo de cobro anticipado del impuesto a

la renta, mediante el cual la Administración Tributaria obliga a retener una parte

del impuesto a la renta causado por el contribuyente, con cargo a los ingresos

que perciba por ventas de bienes y prestación de servicios, según corresponda.

Dicha retención hacen las entidades públicas, privadas, sociedades y personas

naturales obligadas a llevar Contabilidad, en cada pago al beneficiario cuyo

ingreso esté gravado con el impuesto a la renta. El impuesto retenido debe

declararse y pagarse mensualmente por parte de los compradores de bienes o

usuarios de servicios quienes asumen la función de ¨agentes de retención¨.

La retención en la fuente funciona en forma independiente del Impuesto al Valor

Agregado -IVA-; no tiene relación, y se aplica obligatoriamente durante el año

calendario.

Agentes de retención

Son agentes de retención en la fuente todas las entidades jurídicas o privadas

con o sin fines de lucro, las empresas o sociedades constituidas o de hecho, y

las personas naturales que ejerzan actividades empresariales y estén obligados

a llevar Contabilidad.

Estos agentes tiene la obligación de retener un porcentaje sobre el pago o

¨crédito en cuenta¨ (cuentas por pagar) - lo que ocurra primero. Asimismo, los

agentes de retención, en forma obligatoria deben entregar el comprobante de

retención a la persona o entidad a las que tuvieron el impuesto.

La retención del Impuesto a la Renta es la obligación que tiene el empleador o

quien adquiere bienes o servicios de no entregar todo el valor convenido (que

124

es el ingreso o la renta para quien recibe), sino que debe descontar por

Impuesto a la Renta, los porcentajes que determinen las normas vigentes.

¿Quién debe retener este impuesto?

Debe retener la persona natural, sucesiones indivisas, sociedad pública o

privada, que entregue rentas gravadas y que por disposición legal,

reglamentaria o por orden administrativa tenga la calidad de agente de

retención del Impuesto a la Renta.

¿En qué casos se retiene este impuesto?

Se retiene en los casos establecidos en las normas vigentes adjuntas. A

manera de ejemplos generales algunos casos de retención son:

1. Los empleadores cuando pagan las remuneraciones.

2. Toda persona cuando envíe rentas al exterior.

3. Las sociedades que paguen rendimientos financieros.

4. Las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad

cuando paguen rentas gravadas.

¿Sobre qué se retiene?

Se retiene sobre el monto total de rentas pagadas, enviadas o acreditadas,

siempre que se trate de rentas gravadas. Para la retención no se considerará

los valores de IVA ni ICE.

¿Cuáles son los porcentajes de retención de este impuesto?

Los porcentajes de Retención de Impuesto a la Renta varían de acuerdo a la

transacción realizada, por compra de bienes o adquisición de servicios. Para

ver el detalle de porcentajes a retener revise el documento adjunto

126

¿Cuándo se debe declarar?

Los agentes de retención del Impuesto a la Renta deben declarar los valores

retenidos desde el primer día hábil del mes siguiente al que corresponde la

información hasta las fechas que se detallan a continuación:

127

Noveno Dígito Fecha máxima de

declaración

1 10 del mes siguiente










¿Qué debo hacer con los impuestos que me han retenido?

Las retenciones del Impuesto a la Renta que los agentes de retención me han

efectuado son consideradas como pago anticipado de mi propio impuesto, por

lo cual, dichos valores deberán constar mi declaración de Impuesto a la Renta

anual como crédito tributario, en el formulario 101 para sociedades o en el 102

ó 102A para el caso de personas naturales.

¿Cómo declara un agente de retención los impuestos que ha retenido?

En el formulario 103 se presentan las declaraciones de las retenciones

efectuadas. Para la declaración podrán utilizar las siguientes alternativas:

En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios pre

impresos.

En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a

pagar, utilizando los formularios pre impresos.

En las oficinas del SRI en medio magnético, solo en el caso de

Contribuyentes Especiales.

128

A través de Internet, utilizando el DIMM para elaborar la declaración.

¿Cómo se debe pagar el impuesto retenido?

El total de los valores retenidos deben ser pagados en en efectivo,

cheque, Notas de Crédito y/o Compensaciones, a través de:

Ventanillas Instituciones Financieras (IFIs)

Convenio de Débito en las declaraciones presentadas a través de

Internet o en las Ventanillas del SRI

Otras Formas de Pago; en las declaraciones presentadas a través de

Internet

Deberán presentar anexos todos los contribuyentes que efectúen retenciones

en la fuente del impuesto a la renta en los plazos y condiciones especificadas

en el documento adjunto.

Casos especiales

Entre los casos especiales tenemos: En permutas y trueques, la retención la

realizan simultáneamente los dos contratantes de acuerdo al producto o servicio

en cuestión. En seguros y reaseguros se retiene el 1% del 10% de la prima, es

decir el uno por mil. En arrendamientos mercantiles la retención es el 1% de

cada cuota.

Infracciones y Sanciones

El retraso en la declaración se sanciona con el 3% mensual del impuesto

causado; la no retención o depósito, con el 100% del total que debía retener; la

129

51 Lic. Yuliesky Cristo Devora: Sistematización de la Información, www.monografias.com

52 Víctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas , Ecuador, Segunda Edición

no entrega del comprobante con el 5% del impuesto causado. Además son

aplicables las sanciones detalladas en el documento adjunto.

2.23 La sistematización de la información contable financiera 51 y 52

La sistematización de la información financiera consiste en identificar y ordenar

todos los ítems de inversiones, costos e ingresos que pueden deducirse de los

estudios previos. Sin embargo, y debido a que no se ha proporcionado toda la

información necesaria para la evaluación, en esta etapa deben definirse todos

aquellos elementos que debe suministrar el propio estudio financiero. El caso

clásico es el cálculo del monto que debe invertirse en capital de trabajo o el

valor de desecho del proyecto.

Las inversiones del proyecto pueden clasificarse en función de los factores que

queramos considerar. Las más habituales son:

Físicas(Proyectos) Expansión(aumento de demanda)

Innovación(nuevos productos)

Reemplazo(en bienes productivos)

Estratégicas(posición futura de la

empresa)

Financieras(Derechos y

Obligaciones)

Los ingresos de operación se deducen de la información de precios y demanda

proyectada, calculados en el estudio de mercado, de las condiciones de ventas,

de las estimaciones de ventas de residuos y del cálculo de los ingresos por

venta de equipos cuyo reemplazo está previsto durante el periodo de

130

53 Lic. Yuliesky Cristo Devora: Sistematización de la Información, www.monografias.com

54 Víctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas , Ecuador, Segunda Edición

evaluación del proyecto, según antecedentes que pudieran derivarse de los

estudios técnicos (para el equipo de fábrica), organizacional (para el equipo de

oficinas) y de mercado (para el equipo de ventas).

Los costos de operación se calculan por información de prácticamente todos los

estudios anteriores. Existe, sin embargo un ítem de costo que debe calcularse

en esta etapa: el impuesto a las ganancias, porque este desembolso es

consecuencia directa de los resultados contables de la empresa, que pueden

ser diferentes de los resultados obtenidos de la proyección de los estados

contables de la empresa responsable del proyecto.

La evaluación del proyecto se realiza sobre la estimación del flujo de caja de los

costos y beneficios. El resultado de la evaluación se mide a través de distintos

criterios que más que independientes son complementarios entre sí. La

improbabilidad de tener certeza de la ocurrencia de los acontecimientos

considerados en la preparación del proyecto hace necesario considerar el

riesgo de invertir en él.

El estudio financiero hace referencia a la estimación de los costos, a las

inversiones y a los beneficios del proyecto, lo cual sin duda ayudará a la

sistematización de la información.

2.24 Las ventajas de la sistematización de la información 53 y 54

La tecnología nos ayudó en este caso a sistematizar la información del

reglamento generando una propuesta reflejada en un nuevo formato.

La información se obtiene desde cualquier lugar a través de una computadora

con conexión a internet, además de la gran ventaja que ofrecen las PDA‟S,

pues podrás traer esa información en la palma de tu mano, en cualquier lugar, a

cualquier hora, otra de las virtudes de sistematizar la información, es el tiempo

131

que se ahorra al momento de actualizar o modificar cualquier norma, sin

cambiar la lógica de la presentación, el usuario podrá actualizarse

prácticamente al día siguiente de su modificación.

No más información obsoleta o sin vigencia, traspapelada en montones de

hojas archivadas en tu oficina, con la sistematización no tendrás necesidad de

archivar nada, además tendrás garantía que lo que estás consultando son las

normas vigentes.

Una de las grandes ventajas de sistematizar la información, es la posibilidad de

mejorar la información con los datos obtenidos.

Además, la sistematización abarca el aprovechamiento al máximo exponente de

todos los recursos administrativos que pueda tener la empresa, reduciendo los

costos de los mismos, ya que por ejemplo, al tener un ordenamiento sistemático

de los datos, simplifica la tarea administrativa, pudiendo aprovechar el recurso

humano para otras necesidades, y el ahorro del abastecimiento de sus insumos

básicos.

Por otro lado, y como dato importante, cabe destacar que una empresa ya sea

pequeña o mediana, ingresa con ventaja al mercado, superando a aquellas

organizaciones que no poseen su propia sistematización, ya que estas no

encuentran sus datos ordenados y al alcance de cualquier necesidad.

Paquetes en el mercado.

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes

contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El

Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se

generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras,

ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances,

producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la

información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer

que el programa realice los cálculos necesarios.

132

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la

organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero,

existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un

paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

133

CAPITULO III

3.1 Diagnóstico general de la empresa en la parte contable y tributaria

El almacén se dedica a la compra y venta de electrodomésticos, la cual lleva la

contabilidad de una manera básica y normal, no muy diferente con la que se

haría en el sistema contable, utiliza el sistema de permanecía en inventarios

para las transacciones y el método promedio ponderado para valorar

mercadería, lleva un sistema de clientes y proveedores como también de

cuentas por cobrar y cuentas por pagar, así mismo la contabilidad la lleva en

libros o cuadernos u hojas volantes, lleva alrededor de 70 cuentas, también

emite facturas y notas de venta, y no compra al mayoreo sino a distribuidores o

mayoristas.

Se manejará la parte contable de la siguiente manera:

No fue tarea fácil organizar cientos de documentos que representan hechos

contables no muy claros, y confusos, para iniciar la contabilidad, se requiere

elaborar un balance inicial, el cual estará conformado por los bienes y derechos

del empresario o dueño y sus obligaciones, el patrimonio saldrá por diferencia.

Este tipo de empresario o el dueño opera como persona natural, por lo que es

conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes

dedicados al negocio del almacén, lo mismo los gastos y los ingresos. Si el

dueño o empresario lleva varios años trabajando, será casi imposible armar un

balance inicial de hace cinco o más años que existe el almacén, por lo que este

se deberá hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos

los bienes, derechos y obligaciones del almacén.

Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificación y

clasificación de todas las actividades realizadas por el almacén, como compras

de mercadería, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y

cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad.

134

En este punto se debió tener especial cuidado, puesto que por la

desorganización y por la misma cultura de nuestro dueño y del almacén, no es

fácil poder identificar con precisión las actividades desarrolladas por el dueño

del almacén.

Se debe lograr identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y actividades

del almacén, porque la contabilidad resultante será también incompleta y de

poca utilidad.

Una vez identificado lo necesario para iniciar la contabilidad, hay que diseñar

los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el

empresario deben de seguir.

Los aspectos relacionados con el manejo del efectivo son muy importantes,

debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren, no se debe

mezclar los gastos personales con los del negocio, se debe informar todos y

cada uno de los gastos e ingresos que se realice, se debe tener soportes de

absolutamente todo lo que haga relacionado con el negocio.

Y por último, se deben fijar también procedimientos y políticas sobre compras,

manejo de cartera, selección de proveedores y clientes.

La organización de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la identificación

y clasificación de los bienes, obligaciones y actividades del almacén, lo demás

son procedimientos de control.

Los movimientos de la empresa, se hacen por estas cuentas que las creo el

dueño del almacén y estas cuentas se adhieren a la perspectiva del almacén,

las cuales son:

Activo: aquí se dispone de cuentas hechas para dar un movimiento adecuado al

almacén en el caso de ingreso o salida de dinero, y para ver las cuentas por

cobrar que tiene el almacén.

135

Activo Disponible

Caja Chica

Bancos Pacifico Cta Cte # 478628

Documento por Cobrar o L/c

Cuentas por Cobrar

Propiedades planta y equipo: son los bienes que tiene la empresa y los usa

para su beneficio.

Equipo de Oficina

Depreciación acumulada Equipo Oficina

Muebles y enseres

Depreciación acumulada Muebles y Enseres

Vehículos

Depreciación acumulada Vehículo

Inventario Mercadería: estas cuentas son hechas para dar mayor referencia de

el inventario que posee el almacén y se adhieren a la perspectiva del almacén,

y son cuentas que se usaran cada vez que ingrese mercadería y estarán

abiertas por todo el año.

Inventario Mercadería Mando Play station 2

Inv Mercadería Refrigeradora Indurama

Inv Mercadería Lavadora Samsung

Inv Mercadería Secadora Gen Electric

Inv Mercadería Grabadora Sony

136

Inv Mercadería Tv Sony Vega 29

Inv Mercadería Calculadora Casio

Inv Mercadería Mini Componente Hi Fi

Inv Mercadería Dvd Player Portable

Inv Mercadería Control Remoto

Inv Mercadería Soporte de Pared

Inv Mercadería Cable Hdmi

Inv Mercadería Adaptador Hdmi a Hdmi

Inv Mercadería Adaptador A/V

Inv Mercadería Adaptador cable RCA

Inv Mercadería Conector Americano

Inv Mercadería Conector Coaxial

Inv Mercadería Disecq Switch

Inv Mercadería Cable Video Componente

Inv Mercadería Cable Coaxial Rg6

Inv Mercadería Modulador Para Televiocio

Inv Mercadería Parlantes Plegables Ipod

Inv Mercaderías Audífonos foxmart Para I

Inv Mercadería Audífonos Profesionales G

Inv Mercadería Imation 16x DVD-R Media D

Inv Mercaderías MEMORIAS DE 4GB MICRO SD

137

Inv Mercaderia Flash Memory Pen Drive Me

Inv Mercadería Puntero laser

Inv Mercadería Cámara Fotográfica Olympuz

Inv Mercadería Pilas AAA SONY

Inv Mercadería Mp4 Titán De 4gb

Inv Mercadería Cargadores Universales Us

Inventario Mercadería General

Iva Pagado en Bienes y Servicios: son los impuestos que el almacén paga a fin

de mes en el formulario 104.

12% Iva Pagado Bienes

12% Iva Pagado Servicios

Pasivos: estas cuentas son para identificar las obligaciones financieras que

posee el almacén.

Obligaciones financieras

Cuentas por Pagar

Documento por Pagar

SRI por Pagar (IVA por Pagar)

Iva Cobrado bienes:

12% Iva Cobrado bienes

138

Retenciones: las retención en la fuente se uso la de compras de bienes

muebles de naturaleza corporal del 1%, que es un Pasivo y se declara

mensualmente, sin compensaciones, osea hay que enviar a cancelar todos los

valores retenidos a los proveedores de bienes y servicios. Para pagar este

impuesto se utiliza el formulario 103

1% Retención en la Fuente

Patrimonio:

Capital social

Capital autorizado

Resultados del ejercicio

Resultado total del ejercicio

Utilidad Neta del Ejercicio

Ingresos: aquí se hizo cuentas que demuestren más claramente como se

vendió cada uno de los productos del almacén.

Venta Baterías AAA

Ventas Mando Inalámbrico Play Station 2

Venta Refrigeradora Indurama

Ventas Lavadoras Samsung

Venta Secadora General Electric

Venta Grabadora Sony

Venta Cargadores Universales USB Sabrent

139

Intereses

Intereses Ganados

Costos de Ventas

Devoluciones

Devoluciones en ventas

Como se maneja la parte tributaria:

Según la ley de régimen tributario interno dice que el almacén debe cumplir con

ciertas disposiciones legales y tributarias en las cuales se encuentran.

Base imponible.- En general, la base imponible está constituida por la totalidad

de los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos

las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales

ingresos.

La base imponible de los ingresos del trabajo en relación de dependencia está

constituida por el ingreso ordinario o extraordinario que se encuentre sometido

al impuesto, menos el valor de los aportes personales al IESS, excepto cuando

éstos sean pagados por el empleador, sin que pueda disminuirse con rebaja o

deducción alguna; en el caso de los miembros de la Fuerza Pública se

reducirán los aportes personales a las cajas Militar o Policial, para fines de retiro

o cesantía.

Retenciones en la fuente de ingresos del trabajo con relación de dependencia.-

Los pagos que hagan los empleadores, personas naturales o sociedades, a los

contribuyentes que trabajan con relación de dependencia, originados en dicha

relación, se sujetan a retención en la fuente con base en las tarifas

establecidas.

140

Retenciones en la fuente sobre rendimientos financieros.- Las instituciones,

entidades bancarias, financieras, de intermediación financiera y, en general las

sociedades que paguen o acrediten en cuentas intereses o cualquier tipo de

rendimientos financieros, actuarán como agentes de retención del impuesto a la

renta sobre los mismos.

Cuando se trate de intereses de cualquier tipo de rendimientos financieros,

generados por operaciones de mutuo y, en general, toda clase de colocaciones

de dinero, realizadas por personas que no sean bancos, compañías financieras

u otros intermediarios financieros, sujetos al control de la Superintendencia de

Bancos y Seguros, la entidad pagadora efectuará la retención sobre el valor

pagado o acreditado en cuenta. Los intereses y rendimientos financieros

pagados a instituciones bancarias o compañías financieras y otras entidades

sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Bancos y Seguros no están

sujetos a la retención prevista en los incisos anteriores.

Hecho generador.- El IVA se causa en el momento en que se realiza el acto o

se celebra el contrato que tenga por objeto transferir el dominio de los bienes o

la prestación de los servicios, hecho por el cual se debe emitir obligatoriamente

la respectiva factura, nota o boleta de venta.

En el caso de los contratos en que se realice la transferencia de bienes o la

prestación de servicios por etapas, avance de obras o trabajos y en general

aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el impuesto al valor agregado

-IVA- se causará al cumplirse las condiciones para cada período, fase o etapa,

momento en el cual debe emitirse el correspondiente comprobante de venta.

La tarifa del impuesto al valor agregado es del 12%.

Los sujetos pasivos del IVA que se dediquen a la producción, comercialización

de bienes o a la prestación de servicios que en parte estén gravados con tarifa

cero por ciento (0%) y en parte con tarifa doce por ciento (12%) tendrán

derecho a un crédito tributario.

141

En el almacén se manejara la parte tributaria de esta manera: en este caso el

almacén está obligado a pagar el 12% del iva mensualmente, mediante el

formulario 104 a para personas naturales sin contabilidad, se marcara con una

X el casillero del mes al que corresponde la declaración, se escribirá el año del

periodo.

Se escribe la razón social los nombres completos de la misma forma como

constan en el documento del RUC otorgado por el SRI.

Después se suma las ventas netas gravadas con tarifa 12%, y este resultado se

divide para el total de ventas netas y el saldo del crédito tributario del mes

anterior corresponde al saldo de crédito tributario consignado en la declaración

del período anterior.

También se registra el valor del crédito tributario total cuando se tiene

identificado claramente en los registros contables gravados con tarifa 0% y

12%.

El formulario a utilizar será este:

142

Se sigue las instrucciones de cómo llenar este formulario:

Se registra el mes del período al que corresponde la declaración, el año del

período al que corresponde la declaración, la razón social, o apellidos y

143

nombres completos de la misma forma como constan en el documento del RUC

otorgado por el SRI, el trabajo en relación de dependencia es el valor

correspondiente a la base imponible y a la a la retención sobre las

remuneraciones efectuadas a sus trabajadores, en el trabajo por pagos a

honorarios, comisiones y dietas a personas naturales, se incluye las retenciones

efectuadas a profesionales, y así sucesivamente.

Para pagar el impuesto del 1% retención en la fuente se usa el formulario 103, y

se llenara todo el formulario de acuerdo a sus instrucciones.

Ejemplo de formulario 103:

145

Manejo de la parte patronal:

Según las políticas y normas de trabajo y empleo del ministerio de trabajo se

refiere a:

Política 1: alcanzar un salario digno con remuneraciones justas para los

trabajadores.

Realizar anualmente la fijación y revisión del salario básico con carácter

progresivo tendiente a alcanzar el salario digno, considerando las realidades

sectoriales y los componentes adicionales a la remuneración.

Verificar el cumplimiento del pago de horas extraordinarias y suplementarias a

los trabajadores por parte de los empleadores.

Reagrupar el número, la estructura y el funcionamiento de las comisiones

sectoriales y fomentar la asociatividad sindical por rama de trabajo

Prorratear y pagar mensualmente el décimo tercero y cuarto sueldos,

manteniendo el concepto de remuneraciones adicionales.

146

Política dos: combatir las malas prácticas empresariales en el ámbito laboral y

la seguridad social así como precautelar la seguridad y salud en el trabajo:

Emitir la normativa jurídica y automatizar este proceso para controlar y evitar

que se genere la firma de una renuncia de manera anticipada o previa a que el

trabajador sea contratado.

Elaborar un manual de procedimientos entre el SRI para agilitar las demandas

de los trabajadores, de ser el caso.

Emitir la normativa jurídica que permita incrementar las indemnizaciones ante el

despido de trabajadores.

Penalizar el incumplimiento de la afiliación al IESS de los trabajadores, así

como combatir las prácticas fraudulentas en el pago de los aportes y

remuneraciones a los trabajadores.

La adaptación de entorno laboral accesible y en condición seguras y saludables

para los trabajadores.

Difundir información de los derechos y deberes de trabajadores y empleadores

para evitar el incumplimiento de la normativa por su desconocimiento.

Controlar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores y las relaciones

laborales.

Política tres: Fomentar el ámbito laboral en el cumplimiento de los derechos del

buen vivir

Impulsar el control para garantizar el derecho al trabajo, a la libre elección de

trabajo, a condiciones equitativas y satisfactorias de trabajo, sin distinción de

etnia, sexo, condición socio económico, condición migratoria, estado de salud,

discapacidad, etc.

147

55 PYME: Enciclopedia Practica de la Pequeña y Mediana Empresa

La implementación de acciones que faciliten la inclusión laboral.

El manejo de la parte patronal en el almacén se lo hará mediante la utilización

del rol de pagos en el cual estará detallado que solo usara a una sola persona

como ayudante del almacén, el formato del rol de pagos que se utilizara será:

Y se le entregara un rol individual en el cual contendrá la información muy

parecida al rol de pagos.

3.2 Análisis FODA55

Se estableció la toda con la idea de que en la organización reconocer en

principio los elementos internos y externos que afecta tanto de manera positiva

como negativa al almacén que puede ayudarnos a definir los elementos que

pueden ayudar o retrasar el cumplimiento de metas.

3.3 Diagnóstico FODA

Con el diagnóstico FODA se identifica la situación actual del almacén que está

constituida por dos niveles; la situación interna y la situación externa.

La situación interna son elementos que forman parte de la misma organización

como son en este caso: Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos

recursos económicos, motivar al personal, un equipo de cómputo nuevo, la

fluidez de la información contable, y obviamente las decisiones correctas,

rápidas y eficientes tomadas por el gerente.

En tanto la parte externa se refiere a los elementos o factores que están fuera

de la organización; pero que se interrelacionan con ella y la afectan ya sea de

manera positiva o negativa, como por ejemplo en este caso son: estar a la

148

56 PYME: Enciclopedia Practica de la Pequeña y Mediana Empresa

altura de la competencia, agilidad en la atención al cliente, confianza reforzada

entre los actuales y potenciales clientes, mejorar el contacto con comerciantes y

proveedores, reducir tiempo en los trámites de compra y venta de proveedores

y con el cliente.

En el diagnóstico FODA, en él se analiza la situación interna y aquí se

desarrollan dos elementos principales que la conforman y se refiera a las

fortalezas y las debilidades, aspectos que detallaremos a continuación:

Las fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organización, estos

constituyen los recursos para la consecución de sus objetivos56.

Las debilidades: Son los factores negativos que posee la persona y que son

internos constituyéndose en barreras u obstáculos para la obtención de las

metas u objetivos propuestos.

Dado que puede haber una lista muy larga se prioriza las situaciones y se

anotar aquellas que están actuando en este momento y que afectan nuestra

situación actual.

La situación externa: es el ambiente que rodea a la organización y que le

afecta. En este caso también se debe considerar dos elementos principales: las

oportunidades y las amenazas.

Las oportunidades: sirve para el logro efectivo de las metas y objetivos que son

de tipo social, económico, político, tecnológico.

Las amenazas: son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un

peligro para el logro de los objetivos.

Se contara con elementos positivos y elementos negativos, hay un elemento

positivo y uno negativo en cada una de las situaciones.

149

ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS

INTERNAS EXTERNAS INTERNAS EXTERNAS

F O D A

El almacén se dedica a la compra y venta de electrodomésticos, el cual no tiene

mucha competencia en el sector, pero se espera estar a la par de la

competencia y tiene la posibilidad de seguir creciendo como negocio ya que se

tiene actualmente clientes antiguos y clientes potenciales que están ubicados

cerca del sector.

3.4 Análisis FODA:

Positivas Negativas

Exterior

Oportunidades

La empresa puede estar a la altura de

la competencia.

La empresa se vuelve ágil en la

atención al cliente.

Tendrá confianza reforzada entre los

actuales y potenciales clientes.

Mejorar el contacto con comerciantes

y proveedores.

Reducir tiempo en los trámites de

compra y venta de proveedores y con

el cliente.

Aprovechar las cercanías que tienen

Amenazas

La rápida obsolencia del hardware y

software, debido a su rápida

depreciación y a que algún

competidor puede utilizar programas

más actuales y sofisticados para

obtener beneficios mayores y en

menor tiempo.

Existen muchas otras empresas

competitivas del mismo género.

Competencia agresiva.

Consumidores pocos conscientes de

la nueva atención.

150

los clientes hacia la tecnología siendo

que están familiarizados con la

rapidez y eficiencia con facturas,

notas de venta etc.

Poseer una gran variedad de clientes.

Debido a las nuevas incursiones de

productos en el mercado se lograría la

consolidación.

Haber escogido una tecnología poco

apropiada para la estructura de la

empresa.

Que un competidor se adelante a los

movimientos realizados por la

empresa integrando mejor y mayor

tecnología para el acercamiento al

cliente.

Interior

Fortalezas

Aumentar el rendimiento de los cada

vez más escasos recursos

económicos.

Personal motivado.

Equipo de cómputo nuevo.

Ningún costo de alquiler.

Fluidez de la información contable

Decisiones correctas, rápidas y

eficientes tomadas por el gerente.

Utilizar bases de datos otorgadas por

otras empresas, para ejemplificar su

uso en esta empresa.

Es una tecnología avanzada en el

manejo de la contabilidad.

Produce un mejoramiento en la

motivación y el trabajo en equipo del

personal ya que ella es la resultante

Debilidades

Falta o mala capacitación profesional

del personal.

Errores en el uso del programa

contable.

La empresa esta propensa a fallos

tecnológicos provocando la pérdida

de la información.

Puede haber fuga de la información

ósea vender información a la

competencia.

Se requiere de gran esfuerzo y

tiempo para lograr el objetivo.

Se necesitan suficientes recursos.

Es costoso.

Enfrentar problemas de flujo de caja,

malgastar su dinero y desperdiciar

oportunidades de ampliación.

151

del esfuerzo colectivo de la empresa.

No poseer empleados capacitados

que sepan manejar o utilizar los

medios tecnológicos.

La empresa no se encuentra

preparada para adquirir un sistema

contable, ya que está acostumbrada

a estar sin el mismo.

No saber con claridad las funciones

del sistema contable.

Se puede observar que puede estar a la altura de la competencia y seguir

aumentando las expectativas del negocio a fin de hacerlo más competitivo con

continuo crecimiento y lo más importante cada vez más atractivo para el cliente.

3.5 Otros Factores

Es necesario revisar otro tipo de factores necesarios para la implementación del

sistema contable Mónica 8.5 como fueron, la selección del sistema contable, el

tipo de computador a usar, formación del equipo, los documentos que servirán

de guía, etc.

Para iniciar la sistematización del sistema contable fue necesario escogerlo de

algunos programas contables y de todos se escogió el programa contable

Mónica 8.5 por la razón de que este programa está diseñado en ventanas tipo

Windows y no en DOS como son la mayoría de programas contables, y

también se eligió por los procedimientos y métodos que recuerdo con las

circunstancias del almacén resulten más adecuadas. Para seleccionar con

acierto el sistema contable fue necesario conocer la naturaleza y características

152

del almacén como en este caso se dedica a la compra y venta

electrodomésticas.

Ahora para adecuar el sistema contable para el almacén se necesitara en

primer lugar un computador que contenga especificaciones como:

Descripción: Core 2 Duo E7400 Processor

Fabricante:Intel

Clase de Procesador: Intel Core 2 Duo

Procesador Dual Core: 2

Velocidad de Bus: 1066 MHz

Y después se instalara el sistema contable Mónica.

153

Ahora el vendedor cotizo a Mónica 8.5 de esta

manera:

Ahora Mónica también dispone de ayudas o documentos fuente que posee

Mónica que es el instrumento físico de carácter administrativo que capta,

comprueba, justifica y controla transacciones efectuadas por el almacén,

aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad.

154

Ejemplos:

155

3.6 Ahora para implementar el sistema contable debemos seguir los

siguientes pasos:

Formación del Equipo del Proyecto

Se debería seleccionar un administrador del proyecto para que supervise todo

el proceso: la coordinación de las reuniones con los proveedores de equipos,

los asesores y el personal, y el seguimiento y el informe al personal gerencial

de mayor jerarquía con respecto al avance logrado. El equipo del proyecto

debería incluir un miembro clave del departamento de contabilidad, así como

personal y administradores del programa de otros departamentos que

emplearán los informes producidos por el nuevo sistema. Asegurándonos de

incluir al personal financiero que trabajará con el sistema en forma cotidiana. Si

la organización ya cuenta con un departamento de computación,

asegurándonos de incluir al administrador del sistema.

Preparación de los Documentos que Servirán de Guía

Invirtiendo tiempo al inicio del proyecto para preparar documentos formales

destinados a guiar el proceso de computarización. Tener estos documentos

listos para que sean usados por el equipo al seguir los pasos de la

implementación hará que el proceso sea más fluido en las etapas posteriores.

Los documentos que servirán de guía deberían incluir:

Justificación de la necesidad de la compra;

Definición de objetivos;

Marco referencial para la revisión de los sistemas existentes;

Presupuesto;

Términos de referencia para el proveedor y los asesores, si se requiriese;

Cronograma, detallando al personal responsable de las diferentes tareas;

156

57 Fuente: http://www.monografias.com/sistema-informacion-contable.

Plan de control y evaluación, incluyendo el seguimiento de los puntos de

referencia y los indicadores de éxito.

Presupuesto. Nos asegúrenos que el presupuesto sea comprensivo e incluya

los recursos para la capacitación, suministros y reimpresión de formularios.

Cronograma. Al desarrollar el cronograma, fijaremos plazos de tiempo

susceptibles de cumplimiento, poniendo atención especial a ciertas tareas que

dependen de la conclusión previa de otras tareas. Incluiremos el tiempo

suficiente para realizar pruebas y modificar el sistema. La falta de cumplimiento

de los plazos establecidos irreales podría afectar negativamente la moral del

personal. Siempre que sea posible, evitaremos implementar el proyecto en

épocas de mucho trabajo, como el cierre de fin de año, para amortiguar el

impacto del tiempo necesario para transferir los datos del sistema manual al

computarizado.

Examen del Sistema Actual 57

Antes de tomar cualquier decisión con respecto a la implementación de un

sistema nuevo, el equipo del proyecto debe realizar un examen exhaustivo de

los procedimientos internos y la documentación actual de la organización, sobre

los que se apoya el sistema contable computarizado. Usted se debe asegurar

que los libros del sistema manual estén conciliados y que la información sea

exacta. El equipo debe examinar:

Las necesidades del personal y de todos los usuarios finales;

Los procedimientos en todos los puntos de servicio y de ingreso de datos;

La lista de cuentas, la clasificación de las cuentas y los centros de costos;

Los diseños de informes y presupuestos;

Las estructuras de codificación para los diferentes ítems como medicamentos,

suministros para la planificación familiar y actividades del proyecto;

157

58 Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.

Archivos maestros, como cuentas, costos, proveedores, vendedores y

expedientes de los pacientes;

Mecanismos de control para el ingreso de datos, como formularios y listas de

verificación.

Desarrollo de Propuestas para Efectuar Modificaciones58

Basándose en los resultados del examen del sistema, el equipo del proyecto

debe identificar las necesidades que no están cubiertas por el sistema actual y

desarrollar propuestas para efectuar modificaciones que ayudarán a la

organización a cubrir esas necesidades. Es importante documentar

procedimientos y requerimientos antes de seleccionar un software nuevo. Como

se indicó previamente, todos los miembros del personal cuyo trabajo estará

afectado por el nuevo sistema deberían participar en la formulación de estas

modificaciones. Es posible que tenga que repetir varias veces los

procedimientos antes de quedar satisfecho, pero éste es un tiempo muy bien

invertido. Considere la celebración de una serie de reuniones ya sea de medio

día o de un día completo en las cuales los representantes de todas las partes

interesadas examinarán las modificaciones propuestas. Para este paso, el

equipo debería:

Modificar los procedimientos y formularios financieros, de acuerdo a necesidad;

Examinar la lista de cuentas y el esquema de codificación relacionado con el

mismo;

Diseñar los informes administrativos.

Selección y Compra del Software

Este paso incluye la determinación de sus necesidades de software, la

evaluación de los módulos de software contable y la evaluación de los paquetes

de software y de los vendedores.

158


Determinar las necesidades de software. Las necesidades de software

dependen de factores como el tamaño de la organización, el número y tipo de

transacciones que deben ser ingresadas, y sus requisitos de rendición de

informes. Un buen vendedor debería estar en condiciones de ayudarlo en la

determinación de estas necesidades. Por nuestra propia cuenta o con la ayuda

del vendedor, realizaremos una investigación preliminar a través del Internet y

en las revistas del rubro y otras publicaciones. Nos entrevistamos con

organizaciones y empresas de auditoría que han implementado un proyecto de

computarización, y consultamos con respecto a los nombres de los posibles

vendedores. Cuando se defina las necesidades de software, debería:

Desarrollar especificaciones para el software y el apoyo técnico;

Evaluar si usted necesita software especializado para organizaciones sin fines

de lucro.

Evaluar módulos de software contable. Los módulos de software contable

siguen los módulos de un sistema contable típico. El software simple contiene

todos los módulos en un solo paquete, en tanto que los paquetes más

complejos los vende por separado, y usted compra e instala solamente los

módulos que usted necesita. Al evaluar los módulos de software contable, usted

debería59:

Determinar que módulos de software contable cubren mejor nuestras

necesidades;

Determinar si necesitamos un paquete simple o complejo.

Examen del software y de los vendedores disponibles. Solicitamos que los

vendedores nos hagan una demostración de los paquetes de software.

Solicitándoles que solamente hagan las demostraciones de cuatro a seis

paquetes en total. Efectuamos un examen técnico de los paquetes de software,

159

negociamos los términos con el vendedor y compramos el software. Cuando se

realice la evaluación del software y de los vendedores, deberá:

Desarrollar criterios de evaluación tanto para el software como para los

vendedores;

Preparar una lista de preguntas a ser planteadas al vendedor;

Solicitar cotizaciones de los vendedores de software o de los asesores;

Seleccionar a los mejores candidatos para realizar un examen adicional;

Solicitar a los vendedores que hagan una demostración del software para el

personal;

Efectuar una revisión técnica del software seleccionado, empleando criterios de

evaluación;

Ponerse en contacto con las firmas y/o personas indicadas en las referencias y

con los clientes actuales de los vendedores potenciales;

Seleccionar el software basándose en los criterios de evaluación;

Negociar los términos con el vendedor;

Comprar el software.

Instalación de los Equipos y del Software e Ingreso de la Información

Preliminar

La implementación de un proyecto de computarización puede llevar un año o

más desde la instalación inicial hasta la transición gradual de los sistemas

manuales o computarizados obsoletos. El vendedor del software puede

prestarle asistencia en varios de los siguientes pasos:

Instalar los equipos, los dispositivos y otras mejoras tecnológicas de

informática, si fuere necesario;

160

Instalar software adicional como el software para red de usuarios;

Instalar el software contable;

Ingresar los balances de apertura y otra información preliminar requerida, como

la información referente a la organización, el vendedor y los clientes;

Hacer funcionar el sistema de computación en forma paralela con los sistemas

existentes (como el sistema manual);

Corregir cualquier problema que pudiera existir con el software o los

procedimientos de administración financiera;

Reducir el uso del sistema manual;

Eliminar gradualmente el sistema manual.

Instalar los equipos, los dispositivos y el software requiere de una preparación

constante de los recursos humanos, incluyendo la capacitación del personal

existente y, posiblemente, la contratación de personal nuevo. No esperar hasta

que el software esté instalado para iniciar la capacitación del personal que

utilizará el software. La eliminación gradual de los sistemas antiguos podría

funcionar mejor y con más celeridad si el personal adquiere confianza en el

sistema computarizado nuevo antes de concluir la instalación del mismo. Es

posible que desee evaluar el avance y reajustar periódicamente los

cronogramas.

Preparación y Capacitación del Personal

A menudo, una organización se concentra en el sistema en sí (equipos,

dispositivos y software) durante la computarización y deja de lado la

preparación y capacitación del personal que utilizará los resultados del sistema

para la toma de decisiones. Es crucial que su personal comprenda el sistema.

Las sesiones de orientación iniciales y periódicas les ayudarán a utilizar el

sistema en forma efectiva y reducirá su nivel de ansiedad con respecto a los

161

cambios que trae consigo el sistema nuevo. La capacitación se puede clasificar

en las siguientes categorías amplias: capacitación general en computación,

como el uso de procesadores de palabras, el uso del teclado, las hojas de

cálculo; capacitación en el sistema contable específico; e informes,

interpretación y toma de decisiones a nivel gerencial. Para este paso, la

organización debería:

Proporcionar una sesión de capacitación u orientación preliminar con respecto

al software antes de la implementación;

Contratar personal nuevo, como personal temporal para crear las bases de

datos y para ingresar las transacciones previas;

Capacitar al personal existente;

Examinar los tipos de cargos, las descripciones, roles y responsabilidades de

cada uno de ellos si fuere necesario;

Capacitar a un administrador de sistema en el mantenimiento del software,

incluyendo mejoras, cambios en el sistema y archivos de respaldo;

Capacitar al personal contable en el uso de los módulos del sistema;

Capacitar al personal administrativo y del programa en la interpretación de los

informes.

Control y Evaluación

Periódicamente comparemos el avance del proyecto con los puntos de

referencia establecidos al inicio del proyecto para mantener al equipo del

proyecto adecuadamente encaminado y mantener al personal informado y

entusiasta con respecto a los cambios que se están implementando. Las

reuniones periódicas proporcionarán una oportunidad para que el personal

plantee cualquier duda sobre los aspectos relativos a la implementación,

162

identificamos los obstáculos y soluciones, y reasignamos el tiempo y otros

recursos de acuerdo la necesidad.

Esté consciente de que es posible que se tenga que modificar el cronograma a

medida que las condiciones cambian y que se familiariza más con lo que

marcha bien y lo que marcha mal. Suministrar a todos los interesados

actualizaciones regulares para evitar sorpresas desagradables y para ayudar

desarrollar entusiasmo con respecto a los logros y avances. Durante la

evaluación final, examinar los indicadores originales de éxito para ver si se

lograron, y si no hubiera sido así, determinar la razón por la que no se lograron

y tomar nota de cualquier cambio que se hubiera hecho en el diseño original y

por qué.

Cronograma Ilustrativo para un Proyecto de Computarización Contable

Selección y Compra del Software

La selección y compra del software que se utilizará para computarizar el

sistema contable es la decisión más importante en el proceso de

computarización. Se necesita considerar cuidadosamente las características y

la capacidad del software en relación con las necesidades de computarización

de la organización. Se necesita evaluar los módulos del software contable y

determinar cuáles deberá instalar y utilizar. La evaluación de las opciones de

software y de vendedores constituye otra parte importante de este proceso.

Ser cuidadosos y metódicos en esta etapa mejorará las posibilidades de

conseguir un sistema contable computarizado eficaz y que cubra sus

necesidades. Muchas organizaciones compran software más poderosos y

complicados de lo que la organización requiere y puede manejar o solventar.

Recuerde que es posible que el sistema no pueda hacer todo lo que los

usuarios requieren sin que esto se torne demasiado complicado, requiera de

mucho trabajo, o sea demasiado caro. Cuidadosamente sopese los deseos

163

expresados por sus colegas y lo que su organización puede realmente

implementar, utilizar y solventar.

Determinación de las Necesidades de Software

Las necesidades de software dependen de diversos factores, como la cantidad

de monedas de curso legal que la organización debe manejar y su necesidad

de un sistema que pueda adecuar a la medida de las necesidades. Los

programas más simples están diseñados para los negocios pequeños. Están

generalmente diseñados para un solo usuario, como el administrador o el

contador. Los programas más complejos están diseñados para las empresas de

mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los

programas más avanzados pueden tener múltiples usuarios a través de una red

local de gran magnitud, o pueden conectar múltiples sitios a través de una red

amplia. El número de empleados que trabajan en una organización no es un

factor importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida de la

necesidad es la complejidad de las actividades de la organización, como el

número de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, la

cantidad de monedas de curso legal que se manejan y los métodos de

adquisición. Algunos ejemplos de software simple incluyen Quickbooks,

DacEasy, Pegasus, Capital Lite, y Peachtree. Los ejemplos de software más

complejo incluyen a Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA y SAP.

Una guía para decidir si se debe comprar e instalar un paquete de software

simple o complejo consiste en escoger el paquete más simple que cubra

nuestras necesidades. Evitar usar un sistema más grande o complicado que el

requerido para cubrir nuestras necesidades. Cuando se tome la decisión, se

debería considerar lo siguiente:

El número de transacciones o asientos contables que deben registrarse;

El número de personas que ingresarán y utilizarán los datos;

El número de monedas de curso legal;

164

Consideraciones referentes a la seguridad;

Métodos de adquisición y costos;

Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de lucro.

Número de transacciones. A pesar de que los sistemas contables modernos

generalmente no establecen límites con respecto al número de transacciones

permitidas, los sistemas simples generalmente se volverán más lentos si tienen

que manejar grandes volúmenes de datos. Estos funcionan mejor cuando

manejan solamente unos cuantos centenares de transacciones al mes. (El

término transacciones se refiere a cheques, recibos, cargos y asientos

contables. Se puede determinar el número actual de transacciones de su

organización a partir del sistema manual existente.) Se tomara en cuenta los

incrementos futuros provenientes de expansión o nuevo financiamiento, que

podría aumentar su necesidad de estar informado de la nueva información.

También tomar en cuenta la complejidad de las transacciones que está

registrando. Por ejemplo, ¿carga una misma factura a varios proyectos,

donantes, o cuentas del libro mayor? Un sistema complejo, desarrollado para

bases de datos grandes, como Oracle, Informix o SQL Server, puede procesar

miles de transacciones por día sin volverse más lento.

Número de monedas de curso legal. Los programas simples generalmente

pueden manejar solamente una moneda. Los programas más complejos

normalmente permiten procesar transacciones en múltiples tipos de monedas.

Estos incluyen una tabla de conversión de monedas que permite efectuar

actualizaciones cada vez que ocurren cambios en las tasas de cambio, y

pueden cambiar a una sola moneda, a opción del usuario, para la rendición de

informes. Otra característica relacionada con el tipo de moneda podría ser

asignaciones automáticas a "Ganancias (y Pérdidas) en base a la tasa de

cambio". Algunos programas diseñados para manejar múltiples monedas en

realidad solamente le permiten mantener una sola tasa de cambio para las

165

diferentes monedas, y esto no es de mucha utilidad para la mayoría de las

organizaciones.

Seguridad. Los programas simples pueden tener una contraseña para restringir

el acceso al mismo, pero generalmente permitirán que el usuario modifique

datos ingresados previamente. Aunque esto hace que estos programas sean

útiles para las organizaciones que no están preocupadas por cuestiones de

seguridad, podría constituir una gran desventaja para las organizaciones más

grandes con personal contable múltiple. Los programas más complejos tienen

más mecanismos de seguridad. El administrador puede restringir las tareas que

cada usuario puede realizar. Por ejemplo, los empleados que ingresan datos y

los asistentes financieros podrían estar autorizados para ingresar comprobantes

y recibos, pero no para aumentar códigos nuevos o modificar los registros. En

los sistemas más complejos, el ingreso y registro de datos normalmente es un

proceso que se realiza en dos pasos, con controles en cada una de las etapas.

Una vez registradas, las transacciones no pueden modificarse, excepto si se

realizan ajustes en los diferentes asientos contables y el sistema crea extensas

pistas de auditoría que muestran que usuario ingresó un asiento contable en

particular y las modificaciones subsecuentes del mismo.

Métodos de compra y costos. Los programas simples normalmente se

venden como un solo producto, y es posible que usted tenga que comprar un

paquete separado para cada usuario. Los programas más complejos

normalmente se venden por módulos, y el precio podría variar de acuerdo al

número planificado de usuarios. Por ejemplo, un paquete para cinco usuarios

que contiene los módulos del libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por

cobrar podría costar cuatro veces más que el mismo paquete para un solo

usuario. Un paquete para diez usuarios, con módulos para múltiples tipos de

monedas, control de inventarios, adquisiciones y registro de activos fijos podría

costar 20 veces más que un producto simple. Los módulos de software contable

166

se presentan con mayor detalle en la siguiente sección denominada

"Comprensión de los Módulos de Software Contable".

Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de

lucro. Algunos programas de software fueron desarrollados específicamente

para las organizaciones sin fines de lucro. El punto fuerte de estos paquetes

generalmente tiene que ver con la recepción de donativos, la contabilidad de

fondos, y la rendición de informes a los donantes y generalmente permiten

muchos niveles de subclasificaciones de cuentas. Por ejemplo, el software para

organizaciones sin fines de lucro puede asignar un cierto cheque al código de

cuenta para vehículos, al código de la subcuenta para un cierto tipo de vehículo,

a una sucursal, y al donante que paga los vehículos.

La mayoría del software disponible en la actualidad fue desarrollado para

empresas comerciales, pero los mejores programas pueden adaptarse a las

necesidades de las organizaciones sin fines de lucro, no gubernamentales o de

salud. Si su organización posee varias cuentas de donantes con requisitos

específicos y usted debe realizar un seguimiento de los gastos por fuente de

financiamiento o utilizar varios tipos de monedas, el software sin fines de lucro

podría ser apropiado para sus necesidades.

Comprensión de los Módulos de Software Contable

Los módulos de software contable son similares a los módulos de un sistema

contable típico. Los módulos más importantes del software contable son el

administrador del sistema, el libro mayor, las cuentas por cobrar, las cuentas

por pagar, el inventario, la planilla de sueldos y los activos fijos. La mayor parte

de los softwares de nivel medio o complejo cuenta con estos módulos

separados, y usted puede comprar solamente los módulos que se adecuan a

sus necesidades de computarización. La mayoría de los paquetes simples

167

contienen todos los módulos que usted requiere en un solo paquete, y usted

puede escoger los módulos que desea instalar y utilizar en su sistema.

Los módulos que usted instale dependerán de factores como el tamaño y la

complejidad de su organización, el sistema financiero existente y la experiencia

de su personal contable. Por ejemplo, muchas organizaciones contratan con

firmas externas ciertas funciones contables como el pago de sueldos. Si usted

decide contratar esta función con una empresa, probablemente no necesite el

módulo de software para planillas de sueldos. Organizaciones pequeñas que

tienen pocas transacciones para registrar puede que decidan ingresar

manualmente las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en libros diarios y

registrar solamente los resultados resumidos en un módulo de libro mayor cada

mes. Para este fin solamente sería necesario instalar el módulo de software del

libro mayor pero no los módulos de las cuentas por pagar o cuentas por cobrar.

Y el equipo deberá consultar con el personal del departamento de contabilidad y

los auditores y examinar las normas legales cuando decidan qué módulos se

computarizarán.

La instalación de módulos innecesarios aumenta el costo y la complejidad de un

sistema financiero computarizado. Piense en buscar asesoría de expertos para

identificar sus necesidades con respecto a los diferentes módulos. Asegúrese

de tomar en consideración el crecimiento futuro, y evalúe si estará en

condiciones de modificar un paquete de software simplemente aumentando

módulos adicionales en el futuro, si la organización crece o si usted necesita

ampliar el sistema.

La tabla a continuación describe las funciones que realizan los módulos de

software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Tome en cuenta que los

nombres de los módulos podrían variar de un vendedor a otro, o que algunas

funciones relacionadas podrían estar vinculadas en el mismo módulo.

168

Módulos de Software Contable y Sus Funciones

Administrador de sistema

Controla el sistema contable computarizado

Podría definir los archivos maestros, tablas de referencia, equipos,

componentes instalados y descripciones de los departamentos y sus

ubicaciones.

Podría controlar la creación de informes:

Libro mayor

Es el centro del sistema contable computarizado

Recibe información de otros módulos, como las cuentas por pagar, las cuentas

por cobrar y las planillas de sueldos, sobre una base diaria, semanal o

mensualmente.

Crea documentos financieros clave, incluyendo el balance de comprobación, el

balance general y los estados de ganancias y pérdidas.

Permite que los usuarios enmienden la información registrada previamente.

Registra transacciones financieras que no están registradas en otros módulos.

Crea presupuestos, que permiten que la organización se mantenga informada

de las diferencias entre los resultados financieros planeados y los reales.

Crea pistas de auditoría detalladas.

Lista de cuentas

A través del uso de una serie de códigos, identifica y describe los activos,

ingresos, gastos y patrimonio que están siendo controlados por el sistema.

Influye sobre la calidad y complejidad de los informes generados por el sistema.

169

Debe ser capaz de crear códigos del tamaño necesario para las diferentes

cuentas y manejar la subcodificación a nivel departamental, de cada lugar, del

proyecto, de cada fuente de financiamiento o actividad, si fuera necesario.

Balance general

Informa sobre la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio.

Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de caja y los

presupuestos.

Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los requerimientos legales y

cubran las necesidades de las fuentes de financiamiento y de los

administradores.

Balance de comprobación

Informa con respecto a los saldos de cada cuenta, generalmente una vez por

mes y proporciona pruebas para hacer saber a los usuarios si la información

que se ingresa está siendo registrada correctamente.

En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles, refleja los activos y

los gastos como números positivos (débitos) y el patrimonio, los ingresos y los

pasivos.

Cuentas por cobrar

Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una organización

provenientes de las ventas a crédito, préstamos o donaciones prometidas.

Generalmente es responsable de la facturación a los clientes.

Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depósitos en las cuentas

bancarias.

Por lo general mantiene los archivos maestros correspondientes a los clientes,

incluyendo sus nombres y direcciones.

170

Podría tener la capacidad de imprimir una lista de todo el dinero adeudado,

identificar la fuente y hacer notar durante cuánto tiempo no se ha cobrado la

deuda.

Cuentas por pagar

Maneja la información referente al dinero adeudado a otros (compras a crédito o

amortización de la deuda).

Podría tener la capacidad de imprimir cheques generados por computadora a

favor de los vendedores.

Mantiene registros maestros, como la información de los vendedores.

Debería ser capaz de registrar facturas de acuerdo con su fecha de vencimiento

y reconocer las condiciones de pago especiales, como descuentos por pago

anticipado.

Debería permitir el registro de los pagos inmediatos (cheques girados

manualmente) que no hubieran sido ingresados en las C/P anteriormente.

Permite que una organización reconozca los gastos y actualice los

presupuestos en la etapa de la orden de compra (costos de los gravámenes).

Reconoce los costos cuando se registran las facturas (no solamente cuando se

desembolsa el dinero en efectivo).

Ordenes de compras

Permite que la organización reconozca los productos que fueron pedidos, el

precio acordado y su efecto sobre el presupuesto.

Permite que la organización reconozca los costos cuando se emite una orden

de compra y concilia las facturas con las órdenes de compra.

171

Podría proporcionar las tasas de utilización de los suministros y bienes de

consumo, indicar cuándo se deben colocar los pedidos de los diferentes

productos y establecer las cantidades de los pedidos mínimos y máximos.

Podría actualizar automáticamente los archivos del inventario cuando se

reciben los productos

Cuentas bancarias

Se puede usar para preparar conciliaciones bancarias

Imprime una lista de los cheques girados por una organización y reconoce los

cheques que han sido cobrados (Nota: menos útil cuando se utilizan

transferencias de dinero en efectivo o transferencias cablegráficas para la

mayoría de las transacciones)

Inventario

Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se reciben los

productos.

Reduce los inventarios en el momento de la venta.

Podría vincularse con el sistema de órdenes de compra para mostrar los

productos que fueron pedidos.

Debería permitir el registro de las fechas de expiración de los bienes de

consumo o las fechas en las que deben descartarse los productos.

Podría permitir actualizaciones del inventario en base a los inventarios físicos o

cuando ya no se pueden vender los productos, debido a los daños sufridos o a

su fecha de expiración.

Podría tener la capacidad de alertar al personal cuando se requiere volver a

pedir los productos, en base al análisis de su utilización.

172


Consideraciones finales con respecto a los módulos. Los nombres de los

módulos de software contable individuales no son importantes. Algunos tipos de

software podrían reunir las funciones de diversos módulos en uno solo. Su

preocupación primordial es asegurarse que el sistema financiero de su

organización esté manejando todas sus funciones. En su evaluación de los

módulos de software, debería analizar la funcionalidad, el costo, la complejidad

y la velocidad del software. Esto le ayudará a comparar los beneficios y costos

de las diferentes opciones de software. Su meta es mantener su sistema lo más

simple posible y al mismo tiempo cubrir sus necesidades actuales y potenciales.

Los sistemas más complejos pueden aumentar el costo tanto de los equipos

como de la capacitación, y a su vez aumentar el potencial de corrupción de los

datos.

Herramienta de Evaluación del Software y del Vendedor60

Esta herramienta es para evaluar el sistema contable, que debe ser contestado

por el administrador o el dueño de la empresa, con el fin de verificar antes de la

compra si el sistema contable se adecua o no a las exigencias de la empresa.

173

Nombre del Software __________________________

Nombre del Vendedor __________________________

Capacidades del

Sistema

Disponibilidad

Paquete Básico Adiciones del

Vendedor

Adiciones

de

Terceros

Modifica

r el

Software

Capacidad General

1. ¿Cuenta con la

capacidad suficiente para

múltiples usuarios,

incluyendo acceso

simultáneo?

2. ¿Está realmente

programado para varios

tipos de monedas?

3. ¿Se puede ampliar para

cubrir las necesidades

futuras de la organización?

4. ¿Puede manejar el

número de transacciones

de la organización?

5. ¿Su velocidad de

ingreso y procesamiento

de datos es aceptable?

6. ¿Es adaptable a los

escenarios locales (por

ejemplo, formatos de

fecha/moneda)?

174

7. ¿Se pueden añadir

módulos con el transcurso

del tiempo?

8. ¿Funciona con el

software básico de la

organización?

Identificación de Cuentas

9. ¿Puede aceptar la

estructura de codificación de

su lista de cuentas?

10. ¿Puede aceptar las

subclasificaciones/los análisis

de sus cuentas?

11. ¿Número de cuentas y de

subclasificaciones de las

cuentas?

Metodologías del Sistema

12. ¿Se registran los asientos

contables inmediatamente en los

libros de cuentas (menos

seguridad), o se registran

temporalmente en otro lugar y

posteriormente se registran en

grupos después de haberlas

verificado (mayor seguridad)?

13. ¿Requiere que los asientos

contables previos sean

modificados a través de asientos

contables de ajuste?

175

14. ¿Cuenta con una integridad

referencial (es decir, si se modifica

o elimina un asiento contable, esto

afecta a todos los demás asientos

contables relacionados con el

mismo)?

15. ¿Cuenta con una herramienta

para volver al paso anterior (es

decir, si el sistema no logra

completar una transacción

compuesta, con más de una

acción, la operación se revierte a

la etapa en la que se encontraba

antes de iniciar la transacción

compuesta)?

16. ¿El sistema "cierra" los

períodos contables y no permite

modificaciones en los períodos

cerrados excepto cuando se

ajustan los asientos contables en

el mes actual, o se mantiene

"abierto" para cualquier

modificación?

Integración con Otros Sistemas

17. ¿Puede importar datos contables

de otros programas?

18. ¿Puede exportar datos contables

a otros sistemas?

19. ¿Puede importar listas (por

ejemplo, la lista de cuentas, las listas

de los vendedores)?

20. ¿Puede exportar listas (por

176

ejemplo, la lista de cuentas?)

21. ¿Puede vincularse con hojas de

cálculo?

Interfaz del Usuario

22. ¿La interfaz es de fácil uso y

amable para el usuario, tanto para

contadores como para no

contadores?

23. ¿Se puede programar la interfaz a

la medida del usuario?

24. ¿Los menús son lógicos e

intuitivos?

25. ¿Hay ayuda en el Internet?

26. ¿La ayuda es sensible al

contexto?

27. ¿Tutor interactivo?

28. ¿Manual del sistema?

Rendición de Informes

29. ¿Se pueden ver los informes en

pantalla?

30. ¿Se pueden imprimir los informes en

archivos para exportar?

31. ¿Se puede ver el detalle de los

diferentes ítems?

177

32. ¿Los informes estandarizados son

útiles?

33. ¿Se pueden adecuar los informes a la

medida del usuario (por ejemplo, cambiar

las fechas del informe, divisiones,

columnas)?

34. ¿Los informes pueden ser

programados por el usuario?

35. ¿Se pueden suministrar informes

basados en ciertas variables o criterios ?

36. ¿Se puede hacer una presentación

gráfica de ciertos informes, empleando

gráficas de barras o gráficas de

secciones?

37. ¿Se pueden adecuar los informes

impresos a la medida de las necesidades

(por ejemplo, estados de cuentas y

facturas)?

Seguridad

38. ¿Cuenta con protección de acceso al

sistema general a través del uso de

contraseñas?

39. ¿Hay restricciones al uso de

contraseñas para funciones específicas

del sistema?

40. ¿Se crean pistas de auditoría?

Capacitación

178

41. ¿Se incluye suficiente capacitación en

el costo del sistema?

42. ¿Hay un costo adicional de

capacitación una vez terminada la

instalación?

43. ¿La capacitación se adecua a la

medida de sus necesidades para ser

implementada en la organización?

44. ¿Se ofrece capacitación al personal

administrativo para la interpretación de

los informes?

Apoyo

45. ¿La documentación suministrada es

suficiente y comprensible?

46. ¿Hay apoyo técnico inmediato

disponible a través del teléfono?

47. ¿Hay apoyo técnico inmediato

disponible en el sitio?

48. ¿Hay apoyo técnico disponible vía

Internet?

49. ¿Se cobra una tarifa adicional por el

apoyo?

Reputación del Vendedor y del Producto

50. ¿El sistema se usa actualmente en

organizaciones similares?

51. Si es así, ¿las organizaciones están

179

satisfechas?

52. ¿El producto salió al mercado hace

por lo menos seis meses?

53. ¿Es probable que el vendedor se

mantenga en el negocio durante los

próximos cinco años?

54. ¿El representante del vendedor está

familiarizado con el software?

55. ¿El vendedor tiene una buena

reputación?

56. ¿Responde el vendedor a las

preguntas y solicitudes de información o

demostraciones?

57. ¿Posee el vendedor la capacidad y el

personal necesarios para proporcionar

apoyo técnico?

Licencias

58. ¿Está usted adquiriendo la titularidad

del sistema (incluyendo la habilidad para

modificar el código de origen y distribuir

el sistema a otros sitios en su

organización), o está usted comprando

solamente un permiso para usar el

sistema en una sola computadora?

59. ¿El proveedor está dispuesto a

nombrar un agente o custodio para que

mantenga el código de origen?

60. ¿Tiene que pagar usted una tarifa

anual por la licencia para seguir usando

180

el software?

Hacer que el Software Trabaje para Usted

Una vez que haya analizado sus necesidades de computarización actuales y

futuras, usted podrá identificar con mayor precisión los beneficios que busca y

en qué forma la implementación de un proyecto de computarización puede

ayudarle a lograr estas metas. El tratamiento de la computarización como un

proyecto mediante la formación de un equipo del proyecto, la conducción de

una evaluación comprensiva, la identificación de sus objetivos y actividades, la

fijación de plazos de tiempo realistas, la producción de informes regulares, el

desarrollo de un presupuesto completo y el establecimiento de indicadores de

logros sensibles le permitirá lograr los resultados deseados con mayor facilidad.

Si se desea que el proyecto de computarización nos brinde los beneficios

esperados, se deberá:

Ser realista con respecto a lo que se desea que el sistema haga. No

exagerar con la ingeniería del sistema. Un sistema que tiene una combinación

de módulos manuales y computarizados podría cubrir mejor las necesidades

que un sistema totalmente computarizado. Similarmente, podría ser más fácil

mantener algunos módulos contables computarizados separados, en lugar de

crear un sistema automatizado que esté conectado ininterrumpidamente. Divida

las tareas entre las computadoras y los seres humanos de acuerdo a lo que

cada uno de ellos sepa o pueda hacer mejor.

Asegurarse que el sistema financiero básico esté en orden antes de

computarizarlo. Automatizar un sistema de administración financiera deficiente

no ofrece ningún beneficio y trae consigo muchas frustraciones. Preste atención

181

a la documentación y los procedimientos de apoyo para asegurarse que los

datos no procesados que ingresa a su sistema contable sean de alta calidad.

Solamente ingresar la información que necesita. Si las sucursales y clínicas

mantienen sus propios registros contables, considere la posibilidad de ingresar

solamente información resumida a nivel central. Solicitar que el personal

recolecte e ingrese datos que usted no utilizará constituye una pérdida de

tiempo y dinero y puede afectar negativamente la moral del personal.

En cada paso y punto de toma de decisiones, pensar en los recursos

humanos las personas que utilizarán el sistema. Hacer que el personal

participe en el proceso de computarización y proporcionar la capacitación

necesaria a medida que ésta se requiera le ayudará a garantizar la existencia

de una mano de obra motivada y un sistema que funcione de manera eficiente.

Logre la participación de todas las partes involucradas en este proceso no

solamente de los contadores. Logre que todos se interesen en la administración

y asuman responsabilidad por el éxito de la misma.

Un sistema de administración financiera eficaz se basa en la disponibilidad de

datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos

son suministrados por el sistema contable de una organización. En respuesta a

factores como expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes, la

necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la

disponibilidad de una tecnología de costo relativamente bajo, un número cada

vez mayor de organizaciones están adoptando sistemas de contabilidad

computarizados que les suministrarán los datos que necesitan, en el momento

que los necesitan. Planificar e adoptar un sistema de contabilidad

computarizado eficiente podría parecer una tarea muy difícil y compleja para

cualquier administrador. La intención de esta Guía es ayudarle a considerar

algunos de los factores relevantes para tomar la decisión de computarizar o

modernizar un sistema contable.

182

Los administradores requieren información oportuna y exacta para tomar

decisiones.

El sistema verifica automáticamente los números de las cuentas y rechaza los

datos que no se adecuan a los criterios establecidos.

Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente.

Los procesos tediosos de registro se automatizan.

Se pueden generar diferentes informes rápidamente cuando se solicitan.

Los administradores pueden consultar el sistema para obtener información.

El procesamiento y análisis de datos son más rápidos y más exactos.

Los administradores deben identificar y resolver problemas.

Permite que los administradores reconozcan los problemas con mayor facilidad,

como la recaudación lenta de las cuentas por cobrar, la disminución de las

ventas o las necesidades de dinero en efectivo.

Elimina la necesidad de una investigación manual de las cuentas por cobrar,

que puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo,

especialmente cuando ocurren cambios en el personal.

Los administradores deben observar los datos a partir de una diversidad de

perspectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones administrativas.

Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de

diferentes maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por

proveedor, por ítem comprado, por unidad, o por período de tiempo.

El sistema puede generar informes que comparen los datos por período, como

por ejemplo año actual vs. año anterior, y proporcionar información referente a

las tendencias, como el crecimiento o las bajas.

183

La mejor capacidad para la preparación de informes permite a los

administradores controlar los gastos en comparación con los ítems

presupuestados, seguir con atención los saldos de las cuentas y pronosticar las

necesidades futuras de flujos de caja.

Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los

administradores financieros como los administradores del programa.

Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad.

Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestación de

servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera más

coordinada y más consistente y pueden compartir la información entre los

diversos centros de costos.

Los administradores deben cumplir con ciertos requisitos de rendición de

informes y proporcionar información financiera en los formatos solicitados por

sus entidades rectoras, fuentes de financiamiento o administradores de mayor

jerarquía.

Los formatos para la rendición de informes pueden ser modificados

simplemente presionando un botón o haciendo clic con un ratón.

Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayoría de los

informes pueden ser impresos cuando se solicitan.

El personal puede hacer consultas a través del Internet referentes a los datos

en la medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia

rápida y fácilmente.

Los requisitos de rendición de informes son satisfechos más rápidamente, con

menor esfuerzo.

Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las

transacciones, como el número de un cheque, el monto del mismo, el nombre

184

del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para

suministrar este tipo de información y documentación durante una auditoría.

Los administradores deben ser más eficientes, es decir que deben hacer más

con menos recursos.

Permite que una organización maneje un mayor volumen de trabajo o satisfaga

las necesidades de rendiciones de informes más complejas con menor cantidad

de personal.

Utiliza las características y funcionalidad de la tecnología basada en el sistema

Windows, que permite que una diversidad de programas de software sean

compatibles y utilizados para varias aplicaciones.

Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos, permitiendo que los

administradores mejoren los sistemas existentes o satisfagan nuevas

necesidades de la empresa o de la gerencia de manera eficiente en relación

con los costos.

Límites y Peligros Latentes Potenciales

A pesar de que se pueden derivar muchos beneficios de la computarización de

un sistema contable, se debería considerar cuidadosamente qué es lo que un

sistema computarizado puede hacer por usted y cómo le podría ayudar a

procesar los datos para tomar decisiones. Considerar lo siguiente:

Un sistema computarizado requiere de datos exactos y actualizados.

Simplemente por el hecho que su sistema esté computarizado esto no significa

que esté actualizado y libre de errores. Usted debería actualizar y verificar sus

datos regularmente.

Las computadoras no pueden resolver los problemas del sistema contable. Un

sistema computarizado, por sí solo, no puede conciliar sus libros, mejorar la

185

estructura de la organización, mejorar su eficiencia financiera, o mejorar la

administración de su programa. No resolverá problemas como el del personal

carente de aptitudes o de motivación, una capacidad administrativa deficiente,

políticas operativas inapropiadas, o condiciones externas desfavorables. La

computarización no mejorará un sistema contable problemático, pero sí puede

mejorar un sistema que funciona bien.

Computarizar el sistema contable podría requerir de nuevas aptitudes a nivel de

la organización. Es posible que necesite contratar personal nuevo o capacitar al

personal existente. Podría ser necesario que reorganice el departamento

contable. Es muy probable que el personal se resista a estos cambios. Se debe

invertir tiempo y recursos para orientar al personal y explicarle la necesidad y

los beneficios del nuevo sistema con el objeto de evitar retrasos o fallas en la

implementación.

La computarización implica riesgos. El personal debe mantenerse alerta ante

los ataques de virus y otras amenazas que podrían afectar la integridad de los

datos. La confidencialidad de cierta información podría constituir un problema

que debe considerar y el acceso a cierta información quizás deba limitarse a

algunas personas específicas. Errores de ingreso de datos podrían dar como

resultado cálculos inexactos y una representación inexacta de la posición

financiera de su organización. Estar consciente de estos tipos de riesgos le

ayudará a minimizarlos.

La computarización podría tener costos ocultos. Estos costos incluyen los

gastos de adquisición de equipo periférico (lectores de discos "Zip", impresoras

adicionales) y los suministros necesarios (tóner, tinta, papel). Los costos futuros

incluyen la modernización del sistema, la obtención de apoyo técnico y el

almacenamiento de datos.

Computarizar todo su sistema de golpe podría ser ineficiente. Intentar

automatizar todo de golpe podría dar como resultado un sistema difícil de

186

manejar, no confiable, ineficiente y con un efecto desmoralizador sobre el

personal. Un enfoque gradual podría funcionar mejor.

Tomar el tiempo y cuidado necesarios para considerar estos aspectos es una

parte importante de la decisión de computarizar el sistema contable por primera

vez o de modernizar su sistema actual. Una vez que haya tomado la decisión

de computarizar o modernizar su sistema, podrá prepararse para este proceso.

Una preparación cuidadosa puede reducir significativamente su necesidad de

asistencia técnica externa y los costos generales de la computarización.

También mejorará su habilidad para realizar cierto trabajo básico preparatorio a

nivel interno y le ayudará a limitar las intervenciones de vendedores o

contratistas a ocasiones en las que su intervención es crucial.

Es necesario implementar el sistema contable en esta empresa porque es muy

necesario una estructura organizada mediante la cual se recogen las

informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose

de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la

gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc.

para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una

empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las

informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su

estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de

procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el

esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier

actividad importante de la misma.

Para implementar un sistema contable es muy necesario saber varias cosas

necesarias acerca de la empresa tales como:

Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

187

Preparar una lista de chequeo.

Elaborar informes.

Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

Diseñar formularios para todas las operaciones.

Diseñar reportes

Preparar los libros. Balance inicial

188

CAPÍTULO IV

La propuesta de implementación de un sistema contable como Mónica 8.5

deberá contar con la participación de integrantes del personal. Se debe formar

un equipo del proyecto, determinar los objetivos, hacer reuniones regularmente,

establecer los requisitos de rendición de informes, llevar a cabo una evaluación

(incluyendo un análisis de costos), elaborar un presupuesto y desarrollar un

cronograma susceptible de logro.

4.1 Introducción

Esta empresa o almacén implementara un sistema contable llamado Mónica

8.5, el cual trabajara con la empresa en el área de la contabilidad, la

importancia que tiene el implementar un sistema contable en el almacén será

vital, para tener rapidez y agilidad en el manejo diario de la contabilidad, el

almacén podrá saber más rápidamente sus estados financieros, podrá agilitar

su cobro a clientes o proveedores, también podrá ver si tiene cuentas o

documentos por pagar de manera más rápida y efectiva, y podrá verificar en el

inventario si hay stock o desabastecimiento de productos con mucha rapidez y

agilidad.

Lo cual significa que la empresa podrá ir de manera más rápida en el manejo

interno de sus actividades diarias, por ende será más competitiva, dará mejor

atención al cliente y será más accesible con nuevas tecnologías, para su mejor

desempeño en el amito comercial.

189

4.2 Objetivos: General y Específicos

General

Implementar un sistema contable llamado Mónica 8.5, haciendo más rápido y

eficiente el uso de la contabilidad en la empresa, con el fin de que genere un

tratamiento ordenado y optimo en la contabilidad de la empresa, el cual se

manejaran actividades de comercialización, que serán llevadas a cabo con

mayor rapidez y agilidad y menos fallos en dicho almacén, y que también se

dará a conocer y familiarizar a los integrantes del almacén del este sistema

contable.

Específicos

Formar el equipo del proyecto;

Preparar los documentos que servirán de guía;

Examinar el sistema actual;

Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;

Seleccionar y comprar el software;

Instalar los equipos de computación, los dispositivos y el software, e ingresar la

información preliminar requerida;

Preparar y capacitar al personal;

Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.

El momento en que se tomen estos pasos dependerá del tamaño y complejidad

de la organización.

Posteriores secciones de este suplemento tratan con mayor detalle dos

aspectos importantes referentes a la selección y compra del software para su

proyecto de computarización.

190

4.3 Ámbito de Aplicación:

En la empresa se utilizará el paquete contable Mónica 8.5, en el cual se llevará

la contabilidad de la empresa, fin de mantener una información, optima,

confiable y oportuna.

4.4 Políticas de la empresa

Se mantendrá el plan de cuentas acorde giro del negocio.

El almacén tiene como políticas contables aplicar el sistema de permanecía en

inventarios.

Aplicar un diagrama estructural acorde al negocio.

Los estados financieros deben ser hechos por el contador y firmados por el

mismo.

Para valorar mercaderías se usa el método promedio ponderado.

Políticas de compras:

Se elegirá el mejor proveedor para el almacén, todas las alternativas de

proveedores deberán ser evaluadas con dos meses de anticipación.

Las compras se hacen mediante un pedido por solicitud de compra de

mercadería, al proveedor por lo menos con 2 días de anticipación.

Comprar el producto con referencias del mercado.

Comprar por marca comercial.

191

Habrá requisitos para homologar o evaluar a los proveedores de mercadería,

por medio de un formulario, que valorará al proveedor en diferentes áreas como

financiera, de calidad y gama de producto.

Se pedirá reducción de precio de compra

Se determinara la cantidad y calidad y el tipo de producto a solicitarse.

Se controlara el presupuesto asignado para las compras.

Requisitos para recibir un producto en garantía:

-Boleta o factura canceladas

-Todos los accesorios, drivers, embalaje, etc. en original.

-Sellos intactos

Obligatoriamente se documentara todas las operaciones de compras para

satisfacer las necesidades fiscales y de auditoría.

Políticas de ventas:

Productos de buena calidad.

Precios razonables.

Servicio cordial con buena capacidad de respuesta.

Todos los precios incluyen IVA.

Los precios están sujetos a cambios sin previo aviso.

Los términos de la garantía están estipulados en la póliza de garantía del

producto.

Se aceptan devoluciones hasta 10 Días de la compra del producto. En donde se

puede cambiar por otros productos.

Para cualquier cambio o devolución es necesario mostrar la nota de compra

En ambos casos el cliente debe revisar el buen estado, orden y totalidad de los

productos en el momento de su recepción.

192

Despacho del producto con o sin recargo por flete según la promoción y

expreso en la factura de venta.

Proporcionar satisfacción al cliente

Igualarán o superarán la calidad de la competencia

Los descuentos pueden ser en efectivo o en unidades de compra.

Si el cliente desea un producto que no está en exhibición y es posible traerlo se

lo manda a pedir al proveedor con cargos extra bajo una orden de compra

especial.

El pago de la venta de los electrodomésticos se lo hace mediante efectivo y

solo se acepta cheques o cuentas por cobrar y documentos por cobrar a

clientes conocidos por el dueño o que sean de larga trayectoria como clientes.

En la venta de los mismos no se hace descuentos a menos que el artefacto

este más de 4 meses en el almacén sin haber sido vendido, lo cual raramente

pasa.

El precio de venta se obtiene agregando desde un 10% a un 100%

dependiendo del producto y como este su demanda en el mercado porque hay

productos que la competencia no tiene y nosotros lo mandamos a traer.

193

4.5 Organigrama estructural:

Puestos y funciones

194

Junta de Accionistas: La junta de accionistas del almacén es un órgano de

administración y fiscalización dentro de esta empresa, donde se toman las

decisiones clave para la marcha y funcionamiento del almacén.

Gerencia Administrativa: se encarga, planear, ejecutar y dirigir la gestión

administrativa de la empresa, del manejo con los diferentes proveedores y

desarrolla las estrategias de compras con desarrollo de proyecciones a nuevos

productos y coordinar la actividad de producción de la empresa.

Área de Personal: ahí trata de aplicar correctamente las disposiciones

establecidas en relación con el código laboral, la contratación y capacitación del

personal, todo problema de carácter laboral, y registra los movimientos de

personal y la detección de incompatibilidades salariales.

Cumplir con el procedimiento establecido para el pago de la nomina.

Área de Investigación de Nuevos Productos: Este departamento trata de

investigas nuevos productos o electrodomésticos que tengan aceptación

mercado y por ende se puedan vender sin problemas, este departamento es de

mucha importancia ya que sin él la empresa podría comprar nuevos productos

sin seguridad de que se vendan, pero aún así los nuevos productos son

cruciales para la supervivencia de la empresas, la introducción de nuevos

productos se ven limitados al principio porque la gente no los conoce y por

estas razones es indispensable el uso de la publicidad.

Área de Marketing: este departamento es creado para satisfacer las

necesidades de los clientes y obtener ganancias al mismo tiempo. El marketing

involucra estrategias de mercado, de ventas, estudio de mercado,

posicionamiento de mercado, etc.

Área de Ventas: el vendedor es un impulsor de los productos del almacén,

preparado para resolver problemas de sus clientes, vinculando la empresa en el

mercado.

195

Área de Contabilidad: las funciones de finanzas o contabilidad comprenden

decisiones de: la de inversión, de financiamiento y la decisión de dividendos.

Se determina el análisis de las razones financieras. Como las áreas funcionales

de la empresa están relacionadas en forma tan estrecha, las razones

financieras pueden señalar fuerzas y debilidades en las actividades en las áreas

de administración, marketing, investigación y desarrollo, así como de sistemas

de información computarizada.

Área de Tesorería: constituye un área importante en la empresa al financiar

todo el ciclo productivo empresarial, entre sus funciones están la revisar y

supervisar caja, negociación con proveedores, manejo de opciones crediticias,

líneas de financiamiento y de auditoría a la documentación utilizando la

información y control, se pueden establecer políticas coherentes respecto a sus

funciones administrativas.

Área de Cobranzas: esta debe ser puntual debe enviar recibos y

documentación necesaria para llevar el control de pagos de cada cliente,

tomando en cuenta las fechas de expedición.

Se puede hacer mediante vía telefónica, elaboración de cheques, Boucher, etc.

Mediante recordatorios de pago tanto telefónicamente como por escrito, con la

anticipación necesaria.

Área de Compras: se trata de obtener el producto de calidad correcta, al precio

correcto, en el tiempo correcto y en el lugar indicado, está conectado

directamente con bodega, y trata del aprovisionamiento de materiales, en fin

comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, luego

negociar sobre el precio y condiciones de pago.

Área Bodega: aquí se almacenan los productos en venta del almacén, esta

área trata el análisis de control de existencias con los movimientos de los

productos del almacén, utilizando bases de datos, para tratar de evitar la

pérdida por hurto o mal manejo del producto.

196

4.6 Control interno

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de

una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables,

frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

El sistema de control interno comprende el plan de la empresa y todos los

métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de

salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

Control interno del efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos establecidos, con el propósito de

monitorear todas las actividades, que puedan afectar el manejo del efectivo:

Ejemplo:

En la empresa el efectivo es el dinero de la cuenta caja, o depositando en un

banco comercial.

La receptara el efectivo:

Por ventas u operaciones en el mostrador

Ingresos ejecutados por cobradores

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores que

no requieren uso de un cheque.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo

siguiente:

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por

caja chica. Los que excedan el límite en efectivo, se deberán pagar con

cheques.

197

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

La reposición del fondo se hará mediante cheque.

Control Interno Sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante porque se debería hacer

mediante un conteo físico de los inventarios por lo menos una vez cada mes, no

importando cual sistema se utilice para valorarlos.

Mantenimiento eficiente de compras y recepción.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó

descomposición

Permitir el acceso al inventario solamente al personal autorizado.

Mantener registros de inventarios para las mercaderías de todo costo.

Comprar el inventario en cantidades económicas.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo

cual conduce a pérdidas en ventas.

Utilizar el método Promedio ponderado para valorar mercaderías.

Control Interno de las Cuentas por Cobrar

El total de las cuentas por cobrar debe ser conciliado periódicamente.

La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente.

Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los

deudores.

Se debe contar con la aprobación de específica del gerente para:

198

1. Otorgar descuentos especiales

2. Pagar saldos acreedores

Control interno de documentos por cobrar

Estos documentos deben ser revisados antes de aceptarlos, renovarlos o darlos

de baja.

Estos documentos deben ser registrados detalladamente.

Conciliar, cuando menos una vez al mes.

Revisar periódicamente los pagos vencidos.

Revisar el control de los pedidos de los clientes.

Revisar la aprobación del crédito.

Revisar el manejo de los libros mayores de los clientes.

Control interno propiedad planta y equipos

Uso de un archivo para los activos fijos.

Controles físicos sobre activos que puedan moverse con facilidad.

Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con contabilidad.

Control interno de cuentas por pagar y documentos por pagar

Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, y los

documentos relativos a cada operación osea el original de cada factura.

Las cuentas y documentos por pagar deben controlarse por tarjetas de control.

Estos documentos por pagar deben ser registrados detalladamente.

199

Conciliar, cuando menos una vez al mes.

Revisar el control de los pagos para evitar confusiones.

Control interno de compras

Con el objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como

promover la eficiencia de adquisiciones o compras.

La función de compras será exclusiva del gerente con contabilidad.

Control y revisión en las funciones de adquisición, pago y registro de compra.

Prevenir fraudes en compras por favoritismo.

Localizar errores administrativos, contable y financieros en este proceso.

La auditoria:

La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus

objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control

interno.

200

4.7 Plan de cuentas:

PLAN DE CUENTAS

EMPRESA:

SUCURSAL:

N° CUENTA DESCRIPCION

1 ACTIVOS

1 1 ACTIVO CORRIENTE

1 1 01 DISPONIBLE

1 1 01 01 CAJAS

1 1 01 01 001 Caja

1 1 01 02 BANCOS

1 1 01 02 001 Banco Pacifico

1 1 01 02 002 Banco del Pichincha

1 1 02 EXIGIBLE

1 1 02 01

CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

LOCALES

1 1 02 02 DOCUMENTOS POR COBRAR

1 1 02 03 OTRAS CUENTAS POR COBRAR

201

1 1 02 03 001 Anticipos Sueldos

1 1 02 04 Pago Impuestos

1 1 02 04 001 12% Iva por Bienes


1 1 02 05 Anticipo Impuesto Renta





1 1 03 REALIZABLE

1 1 03 01 Inventario Mercadería

1 1 04 TRANSITORIO

1 1 04 01 Anticipo Proveedores

1 2 ACTIVO FIJO

1 2 01 ACTIVO FIJO TANGIBLE

1 2 01 01 ACTIVO FIJO DEPRECIABLE

1 2 01 01 001 Muebles y Enseres

1 2 01 01 002 Equipos de Oficina

1 2 01 01 003 Equipos de Computación

1 2 01 01 004 Vehículos

202

1 2 02 DEPRECIACIONES

1 2 02 01 DEPRECIACIONES ACUMULADAS

1 2 02 01 001 Deprec. Acumuladas Muebles y Enseres

1 2 02 01 002 Deprec. Acumuladas Equipos de Oficina

1 2 02 01 003

Deprec. Acumuladas Equipos de

Computación

1 2 02 01 004 Depreac. Acumuladas Vehículos

1 3 OTROS ACTIVOS

1 3 01 PAGOS ANTICIPADOS

1 3 01 01 GARANTIAS

1 3 01 01 002 Arriendo Almacén

1 3 02 CARGOS DIFERIDOS

1 3 02 01 GASTOS CONSTITUCION

1 3 02 01 001 Gastos Constitución

2 PASIVOS

2 1 PASIVO CORRIENTE

2 1 01 CUENTAS O DOCUMENTOS POR PAGAR

2 1 01 01 Proveedores

2 1 01 02 Letra o Documento por Pagar

2 1 02 01 Impuestos

203

2 1 02 01 001 12% Iva en Bienes

2 1 02 01 002 12% Iva en Servicios

2 1 03 01 RETENCIONES EN LA FUENTE





2 1 04 01 OTROS IMPUESTOS

2 1 04 01 001 Impuesto Renta Cía.

2 1 05 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES

2 1 05 01 SUELDOS Y BENEFICIOS POR PAGAR

2 1 05 01 001 Rol Mensual por pagar

2 1 05 01 002 Decimo Tercer sueldo por pagar

2 1 05 01 003 Decimo Cuarto sueldo por pagar

2 1 05 01 004 Aportes IESS por pagar

2 1 05 01 005 Fondo Reserva Legal por pagar

2 1 05 01 006 SRI por pagar

2 1 06 01 Retención Iva Fuente

2 1 06 01 001 30% Retención Iva Bienes

2 1 06 01 002 70% Retención Iva Servicios

204

2 1 06 01 003 100% Retención Iva

2 2 PASIVOS A LARGO PLAZO


2 2 01 01 PRESTAMOS BANCARIOS

2 2 01 01 001 Produbanco

2 3 PROVISIONES

2 3 01 PROVISIONES VARIAS

2 3 01 01 001 Provisiones cuentas incobrables

3 PATRIMONIO

3 1 CAPITAL Y RESERVAS

3 1 01 CAPITAL SOCIAL

3 1 01 01 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

3 1 01 01 001 Capital Suscrito

3 1 02 RESERVAS

3 1 02 01 Reserva Legal

3 1 02 02 Reserva Facultativa

3 1 02 03 Reserva de Estatutaria

3 1 03 UTILIDADES

3 1 03 01 UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS

3 1 03 01 001 Utilidades años anteriores

205

3 1 03 01 002 Perdidas Años Anteriores

3 1 03 02 UTILIDADES DEL EJERCICIO

3 1 03 02 001 Utilidades del año del ejercicio

3 1 03 02 002 Pérdidas del ejercicio

3 1 03 02 005 Utilidad Neta del Ejercicio

4 INGRESOS

4 1 INGRESOS OPERACIONALES

4 1 01 Comercio al por mayor y menor

4 1 01 04 VENTAS VARIAS

4 1 01 07 Devolución en Ventas

4 2 Intereses

4 2 01 Intereses Ganados

5 GASTOS

5 1 Operacionales de administración

5 1 01 Gastos de personal

5 1 01 02 Salario Básico Unificado

5 1 01 02 001 Horas Suplementarias

5 1 01 02 002 Horas extras y recargos

5 1 01 02 003 Bonos

5 1 01 02 004 13 Sueldo

206

5 1 01 02 005 14 Sueldo

5 1 01 02 006 Fondos de Reserva

5 1 01 02 007 Aporte Patronal

5 1 01 02 008 Vacaciones

5 1 02 GENERALES

5 1 02 01 GENERALES DE ADMINISTRACION

5 1 02 01 001 Arriendo

5 1 02 01 002 Energía eléctrica

5 1 02 01 003 Agua

5 1 02 01 003 Teléfono

5 1 02 01 004 Honorarios

5 1 02 01 005 Suministros de oficina

5 1 02 01 006 Gasto Bancario

5 2 GASTOS DE VENTAS

5 2 02 01 Publicidad

5 3 COSTOS DE PRODUCCION

5 4 COSTO DE VENTAS

5 4 01 Costo de Ventas General

5 4 01 01 Costo de Ventas por Mercadería

207

4.8 Proceso Contable

Documentos fuente: los documentos fuentes a utilizar son el libro diario,

mayores, kardex, rol de pagos, balance comprobación ajustado, balance

general, estado de resultados.

Libro Diario: aquí se registran las transacciones diarias del almacén.

208

Mayores:

A doble folio:

209

Control de inventarios

Kardex: para el mejor control de ingreso y salida de mercadería del almacén.

Rol de pagos: para pagar remuneraciones al personal y provisiones a los

empleados.

Rol de provisiones

210

Rol de pagos individual: para entregar a cada uno de los empleados un rol

individual.

Balance de comprobación ajustado:

211

Estado de resultados:

212

Balance general:

4.9 Proceso de compras:

Toda compra debe estar asociada a una Orden de Compra, bajo ninguna

circunstancia debe ejecutar trabajos y/o servicios o despachar material sin tener

una Orden de

Compra previa.

213

Cada uno de los elementos por comprar debe estar adecuadamente definido en

el presupuesto para que su precio sea real y pueda adquirirse en el local, con

especificaciones como las siguientes:

Materiales: nombre, referencia, color, unidad de medida, descuento, IVA,

proveedor, etc.

Conjuntos: Diseño, calidad de componentes, cantidad, valor unitario.

4.9.1 Procedimientos: son las etapas y actividades necesarias para adquirir

nuevos productos del almacén, donde están:

Pedido de adquisición o cotización

Recepción y análisis del pedido de adquisición o cotización

Evaluación del presupuesto del producto

Recepción y evaluación del producto

Verificación presupuestaria y la recepción de ingreso del producto

214

4.9.2 Para un mejor entendimiento el flujo grama de proceso de compras:

215

61 Fuente: www.monica-ecuador.blogspot.com: SOFTWARE DE CONTABILIDAD

4.9.3 Documentos a utilizar

Orden de compra:

La orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por algún o

determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica

los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos

y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las

órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de obtener control

sobre su uso.

Orden de compra en Mónica61:

216


Cotización62:

Es prácticamente muy parecida a la orden de compra, pero esta permite realizar

estimación de precios sobre mercadería al proveedor.

4.9.4 Forma de llenar los documentos:

Orden de compra y o cotización

Nombre y dirección: del almacén de Electrhogar.

Número de orden de compra: este es un numero pre impreso secuencial.

Compra nro.: cada compra tiene un número asignado por el computador

sin embargo ya presenta un nro. el cual es consecutivo.

Ordenado a.- En este campo ingresar el nombre del suplidor, también el código

del proveedor y luego presionar enter, si el código del cliente no se encuentra

217


se presiona buscar lo cual muestra una serie de selecciones, entre ellas la de

crear un nuevo cliente63.

Enviar a .- se ingresar otra dirección diferente a la de su proveedor, por si la

entrega de la mercadería se va a realizar en otra dirección se puede utilizar el

botón “buscar” para localizar una dirección en particular.

Ruc .- se ingresar el registro tributario del proveedor. Normalmente este se

extrae del registro del proveedor cuando fue creado.

Enviar.- Indica la forma de envió de la mercadería.

Pago.- es para ver las diferentes formas de pago que tiene el cliente para

cancelar la factura.

Vend.- es el vendedor que está realizando la venta de la mercadería, a veces

es necesario especificar el vendedor.

Su refer.- si el proveedor hizo un requerimiento por escrito y viene con una

referencia.

Fecha .- La fecha en que se realizo la orden o cotización.

Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro , es decir,

ingresar la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no

„salve‟ la factura, ésta no se encuentra en el sistema (solamente está en

pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta información se pierde).

Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el módulo

de cuentas por cobrar.

Guardar .- se debe utilizarlo solamente para grabar la información en el

computador y posteriormente se desee imprimir.

218

Retornar .- permite salir de esta pantalla es cuando se desea retornar al menú

general de facturación.

Botones de orden de compra o cotización .- se muestra la columna de

botones en el lado izquierdo que nos pueden ayudar en la elaboración del

documento.

Crear producto .- También se activa presionando F2, permite crear un

producto en el inventario.

Ver producto.- Se activa presionando F3. Para seleccionar previamente un

producto que permite ver y comparar precios.

Lista de productos. - Se activa con F4 muestra una lista de productos la cual

es ordenada en forma alfabética o por código.

Descuento .- Seleccionando un producto de los productos ingresados y luego

se presiona este botón para aplicar un descuento porcentual.

Comentario.- es el recuadro es para ingresar hasta 4 líneas de comentarios.

Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan también con F8 y F9 se

usan para eliminar las líneas (o productos) que por error se han ingresado.

Nro. de serie.- permite ingresar el número de serie de algún producto.

Cliente.- También se activa presionando tecla F12

Creación rápida de productos .- Cuando no tiene el producto en su inventario,

solamente se ingresar el código del producto y luego "enter", si el producto no

se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el producto en

forma rápida.

Columnas de orden.- es para ordenar los productos por alguna columna, por

ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.

219

Fecha del pedido y fecha de entrega requerida: fecha de la elaboración del

pedido, y la fecha en la que se va a llegar a bodega.

Términos de entrega del producto y términos de pago: de que manera, y en qué

tiempo va a llegar el producto, con los términos de pago del producto.

Cantidad de artículos solicitados: la información de cuantos productos van a

llagar a bodega.

Descripción: descripción detallada y minuciosa del producto.

- Precio unitario y total

- Costo total de la orden

- Costo de envío, o de seguro si existe: costo de la orden si el costo es con

envió o no.

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento

de contabilidad.

4.9.5 Contabilización:

Ejemplos de transacciones a utilizar en el sistema contable:

Transacción de pago servicios profesionales:

Pago de servicios profesionales a Huber Arend persona natural sin contabilidad

por 150$

Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber

510201004 Gasto Honorarios Profesionales 150

110204002 12% Iva Pagado Servicios 18

110102002 Bancos 153

210301004 10% Rte fte 15

P/r pago honorarios profesionales

Suman 168 168

220

Transacción de compra de mercadería:

La empresa adquiere 8 unidades de Flash Memory Pen Drive Memoria Usb Kingston

Dt Mini Slim 4gb

en 18 c/u y 6 unidades del articulo Puntero laser a 14$ c/u se paga con cheque.

Almacenes LaserGlow y Coys SA Fact N 1456


29/07/2010

110301 Inventario Mercadería 228

Flash Memory Pen 144

Puntero laser 84

110204001 12% Iva Pagado Bienes 27,36

110102002 Bancos 253,08

210301001 1% Ret Fte 2,28

P/r Adquisición de mercadería

Suman 255,36 255,36

La empresa compra 2 unidades del articulo Cámara Fotográfica Olympus -

Modelo Fe-5010 - 12 Mega Pixels en 220 $ paga el 50 % con cheque N 001

y la diferencia y nos conceden crédito personal Almacenes la Ganga, SA Factura N 457


29/07/2010


Cámara Fotográfica Olympus 440

11020401 12% Iva pagado Bienes 52,8

110102002 Bancos 268,4

210102 Doc por Pag 220

210301001 1% Ret en la Fte 4,4


Suman 492,8 492,8

221

Transacción de venta de mercadería:

Se vende 2 unidades del Articulo Palanca Play Statiom 2, a 15$ c/u, nos pagan con cheque

Fecha Código

Descripción

Cuenta Parcial Debe Haber

29/07/2010

110205002 2% Impuesto Retenido 0,6

110101001 Caja 33

410104 Ventas 30

Palanca Play Statiom 2 30

210201001 12% IvaCobrado bienes 3,6

P/r venta de mercaderías

Suman 33,6 33,6


29/07/2010

540101 Costo de Ventas 26

110301 Inventario mercaderías 26 26

2 Palanca Play Stat 2

P/r venta al costo

Suman 26 26

222

Transacción de depósito de efectivo recibido:

Depositamos en la cuenta de la compañía todo el efectivo recibido hasta ahora


29/07/2010

110102002 Banco 718,48

110101001 Caja 718,48

P/r deposito en cta cte

Suman 718,48 718,48

Transacción de cancelación de documentos por cobrar:

Nos cancelan la totalidad de documentos por cobrar presentados en el estado de

situación inicial mediante un depósito bancario.


29/07/2010

110101001 Caja 444

110202 Doct por Cobrar 444

P/r: cancelación de documentos por

cobrar

Suman 444 444

223

Al siguiente día se deposita en bancos el efectivo de la transacción anterior


29/07/2010

110102002 Bancos 444

110101001 Caja 444

P/r:deposito en bancos

Suman 444 444

Cancelamos por teléfono 13$, pagamos mediante un cheque.

Ejemplo de transacción de cancelación de teléfono:

Cancelamos por teléfono 13$, pagamos mediante un cheque.

Fecha Código

Descripción


29/07/2010

510201003 Gasto Teléfono 13

11020402 12% Iva Pagado servicios 1,56

110102002 Bancos 14,3

210301002 2% Ret Fte 0,26

P/r: teléfono del mes

Suman 14,56 14,56

224

Ejemplo transacción de cancelación de cuentas por cobrar:

Nos cancelan cuentas por cobrar correspondientes a la venta del 23 de mayo

del 2010, mediante un depósito bancario.

Fecha Código

Descripción


29/07/2010

110102002 Bancos 87,36

110202 Documentos por Cobrar 87,36

P/r: cancelación de documentos por

cobrar

Suman 87,36 87,36

Ejemplo transacción de deudas a proveedores:

Cancelamos 30% deuda a proveedores con cheque


29/07/2010

210101 Proveedores 135

110102002 Bancos 135

P/r: Cancela deuda a

proveedores

Suman 135 135

225

Ejemplo transacción de extracto bancario:

Nos llega el extracto bancario donde encontramos que nos

debitaron 2 $ por concepto de certificación de cheque 5 $ por emisión de chequera y

nos acreditaron $ 12 por concepto de intereses.

Fecha Codigo Descripción Cuenta Parcial Debe Haber

29/07/2010

110102 Bancos 12

51020106 Gasto Bancario 7

4201 Intereses Ganados 12

110102 Bancos 7

P/r extracto bancario

Suman 19 19

226

Ejemplo transacción de la liquidación del IVA:

Registramos la liquidación del IVA en el mes de julio


29/07/2010

210201001 12% IVA Cobrado Bienes 115,44

110204001

12% IVA Pagado

Bienes 93,36

110204002

12% IVA Pagado

Servicios 1,56

210501006

SRI por Pagar (IVA

por Pagar) 20,52

P/r liquidación del IVA de julio

Suman 115,44 115,44

227

Ejemplo de transacción para liquidar retención en la fuente:

Se liquida la retención en la fuente del mes de julio

Fecha Código

Descripción


29/07/2010

210301001 1% Retención en la Fuente 7,78

210501006

SRI por Pagar

(Rte por Pagar) 7,78

P/r liquidación de Retención en

la Fuente

Suman 7,78 7,78

Ejemplo transacción de cierre de cuentas:

Cerramos las cuentas de ingresos y gastos y establecemos la utilidad del ejercicio

Fecha Código

Descripción


29/07/2010

410104 Ventas 1537

4201 Intereses Ganados 12

540101 Costo de Ventas 848

510201006 Gasto Bancario 7

410107 Devolución en Vts 590

510201003 Gasto Teléfono 13

3103020012 Utilidad del Ejercicio 91

P/cerrar las cuentas de ingresos y

gastos

y establecer la utilidad del ejercicio

Suman 1549 1549

228

Y el sistema contable cierra automáticamente los libros y hace la ultima

transacción ósea de la la utilidad del ejercicio y establecer la utilidad neta.

Fecha Código

Descripción


29/07/2010

310302001 Utilidad del Ejercicio 91

310302005

Utilidad Neta del

Ejercicio 91

P/cerrar la utilidad del ejercicio y

y establecer la utilidad neta

Suman 91 91

4.9.6 Devolución en compras

Transacción de devolución de la compra de mercadería:

De la compra anterior de las cámaras fotográficas Olympus se devuelve 1 cámara Olympus

con cheque Factura N 484


29/07/2010


210102 Doc por Pag 244,2

110301 Devoluc Compras 220

110204001

12% Iva Pagado

Bienes 26,4

P/r: devolución en compras

Suman 246,4 246,4

229

4.10 Proceso de Ventas

En el proceso de ventas hay pautas que se debe de seguir antes de vender el

producto, y son muy importantes ya que sin estas el almacén podría caer en el

comprar un producto que no se vendería, o adquirir pocas unidades de algún

producto que no alcanzaría a abastecer a los consumidores o compradores del

almacén.

4.10.1 Procedimientos

Pasos en el proceso de ventas:

Pre acercamiento.

Es el proceso de investigación y de recolección de información sobre el cliente

que precede a la presentación de ventas. Apariencia, Actitud y conociendo del

producto y cliente.

Cómo iniciar una venta:

Los primeros momentos en que un vendedor pasa con un posible cliente son

los más importantes de toda la presentación. Se tiene que lograr que ponga

atención en el producto -"captar al posible cliente"-. Debe transformar la

atención del cliente en interés positivo. Aquí están los pasos a seguir para

adquirir la atención y para pasar a la etapa de interés.

La entrevista comienza con un buen acercamiento, la cual el vendedor debe

preparar con mucho cuidado. Para tal objetivo debe hacer un estudio al detalle

del posible cliente, de modo que conozca:

230

Cuáles son sus necesidades, deseos, capacidad financiera y rasgos específicos

de carácter o de personalidad. También efectuando preguntas de averiguación

o escuchando sus comentarios.

Conocer el producto al detalle y el producto de la competencia.

Cómo lograr una buena impresión inicial:

El posible cliente debe convencerse de que el vendedor es una persona

inteligente, sincera y amigable. El vendedor debe venderse a si mismo antes de

esperar vender el producto.

Los factores básicos que ayudan a causar una buena impresión son:

- Apariencia: buen vestir, arreglado...

- Actitud: positiva, amigable, interés por el problema, deseo de servirle.

- Conocimiento del producto: ventajas, completa, precisa, responder a cualquier

pregunta, de la competencia -ventajas y desventajas-, saber comunicarlos.

El cliente empieza consciente o inconscientemente a juzgar al vendedor en el

momento en que aparece ante él. Los tres factores son para que el cliente

decida dedicarle unos minutos al vendedor, es decir, para que pueda presentar

en forma efectiva su presentación de ventas.

Es importante que el cliente vea que el vendedor cree en su producto, en su

compañía y en sí mismo.

Acercamiento

Tener un propósito, un ambiente cordial, una sólida declaración inicial, interesar

los 5 sentidos del cliente, escuchar con atención al cliente, determinar las

necesidades del cliente.

231

Pasos necesarios para lograr un buen acercamiento:

La visita debe tener un propósito: a los clientes les molesta perder su tiempo,

para eso tenemos que prepararnos y debemos visitar a los clientes y no esperar

que ellos vengan a nosotros.

Crear un ambiente cordial: que se inicie en forma amigable, así el cliente se

sentirá en predisposición a escuchar la presentación. Para esto debe tener:

- Sonrisa franca y amistosa.

- Una actitud alentadora y considera.

- Hablar con claridad y seguridad -apretón de manos-.

- Debe conocer los nombres de sus clientes.

Preparar una sólida declaración o discurso inicial: Las primeras 25 palabras

que el vendedor da son las más importantes de toda la presentación. Se tiene

que planear, dando declaraciones específicas, para lograr la atención y se tiene

que dar tiempo necesario para decir algo que capte el interés del cliente, como

son:

- Con una pregunta.

- Por la curiosidad.

- Por un interés especial.

- Con un obsequio.

- Con un servicio.

- Con una recomendación.

- Con una exhibición.

- Con algo sobre el producto.

232

Cómo preparar un acercamiento adecuado.

Esta es la etapa más importante en las ventas, por que el cliente ve si es que el

producto hace lo que el vendedor dice.

El objetivo o lo que vendedor precisa es poner en la mente del consumidor,

para eso el tiene que transformar el interés que se formó en la etapa de

acercamiento en deseo de adquirir el producto.

Presentación de ventas

Hay que hablar de ventas y demostración de las cualidades, prestaciones y

ventajas del producto.

Hay que hablar de ventas, presenta la proposición de ventas al oído del cliente.

En una demostración, presenta la proposición de ventas a la vista, al tacto, al

olfato y al gusto. Esta puede convencer al cliente del valor que puede tener su

compra.

Manejo de objeciones

Del punto máximo, de un tercero, de la explicación, de la demostración, del

boomerang, de preguntas, de la negación directa.

Ambas presentan obstáculos que pueden impedir al vendedor realizar la venta.

Las objeciones son puntos de diferencia honestos, son razones válidas para no

comprar. Las objeciones deben ser bien recibidas, pues estas nos dan la pauta

de que el cliente se está comprometiendo con la presentación de ventas.

Las excusas son falsas razones que no desea comprometerse con la compra.

Hay que anticiparse a las objeciones, así se intercalan las respuestas a esas

objeciones. Generalmente se utiliza el análisis de objeciones, en donde el

vendedor examinara el producto desde el punto de vista del cliente.

233

Cierre

Hacer un análisis de venta completa, relacionar las características de ventas

con los beneficios para el cliente, poner en relieve el beneficio clave, lograr

compromisos a lo largo de la presentación, estar atento a cualquier señal de

compras.

Hacer una conversación de venta completa. Hacer todos los pasos descritos

para una venta exitosa.

Relacionar las características de ventas con los beneficios para el cliente.

Poner en relieve el beneficio clave.

Lograr compromisos a lo largo de la presentación.

Estar atento a cualquier señal de compras.

Técnicas específicas para cerrar una venta.

Revisar los puntos de ventas -concentrar todas las características importantes

al cierre.

Comparar las ventajas con las desventajas -hacer una dualidad.

Asumir el cierre -estar convencido y tener una actitud de haber cerrado.

No ofrecer otra opción -decisión de compra favorable, no darle de decidir entre

comprar o no.

Sugerir la posesión como si ya fuese suyo.

Hacer un cierre con un obsequio -darle algo gratis.

234

Hacer un cierre de última oportunidad -deseo de ganar, aprovechar la

oportunidad y el miedo de perder la ocasión.

Hacer un cierre de "es lo último que tenemos" -tener lo mismo que los demás,

deseo de poseer algo y que está prohibido.

Hacer un cierre con narración se basa en el éxito del producto en otra persona.

Reducir las opciones -disminuyendo las opciones.

Hacer un cierre condicionado -mantener la factura, hoja de pedidos desde el

principio

Seguimiento

Comportamiento post-compra del cliente. Evaluación del grado de satisfacción

que mantiene. Valoración del producto y de la marca por parte del consumidor.

Pasos a seguir a la hora de hacer una venta

Primeramente tenemos que tener una imagen correcta.

Establecer un leve contacto físico es decir tratando de darle la mano al cliente

para predisponerlo a nuestro favor.

Utilizar el nombre del cliente pero no abusar de ello.

235

Tenemos que tener una actitud positiva frente al cliente.

Tener preparadas las "herramientas" para vender (folletos, carpetas, ofertas,

mapas, etc.).

Saber escuchar/ preguntar/ por el mismo orden.

Apoyarse en los compañeros si hay alguna duda.

El vendedor debe tener empatía (ponerse en el lugar del cliente).

Forzar el cierre, intentar que el cliente no salga sin haber hecho una reserva,

quedan pocas plazas, reserva condicional (se le guarda por 4 días y si no lo

quiere se le anula) facilidades de pago.

Despedirse amablemente.

Seguimiento de la venta

Dejar lo que se está haciendo cuando un cliente nos requiere si suena el

teléfono no contestar o contestarlo brevemente.

Actitud servicial incluso superando las propias competencias, es decir hacer

más de lo que nos toca aunque no nos corresponda.

Valorar la personalidad del cliente, dependiendo de la personalidad del cliente

lo trataremos de una manera o de otra.

Usar un lenguaje comprensible para el cliente no utilizar el argot de agencias.

236

4.10.2 Flujo grama

O también:

237

4.10.3 Documentos a utilizar:

Facturas:

238


Facturas:

- Se puede llenar las facturas con impuesto, sin impuesto, o aplicar diferentes

impuestos para diferentes productos.

- Nombre y dirección del almacén de Electrhogar

Factura nro. . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya

le presenta un nro. el cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se

puede cambiar ya que ha sido deshabilitada la función de reenumerar facturas,

en opción de Parámetros esta opción puede ser nuevamente activada)

Vendido a.- En este campo ingresar el código de su cliente y luego presionar

ENTER, si el código del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo

239

cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente,

seleccionar la opción correspondiente y hacer un doble click sobre esta opción

ó presionar ENTER.

Enviado a .- En este campo puede ingresar otra dirección diferente a la de su

cliente, por ejemplo si la entrega de la mercadería se va a realizar en otra

dirección. Ud. puede utilizar el botón de “Buscar” que se encuentra en dicho

recuadro para localizar una dirección en particular que pudiera pertenecer a otra

empresa (un embarcador por ejemplo).

Reg. Tribut.- Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente

este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el

RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Perú, etc.). De acuerdo al país que

haya elegido en lugar de Reg. Tribut. puede aparecer el equivalente (por

ejemplo RIF en España). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el

nro. de Registro Tribut. sin necesidad de ingresar el código del cliente, vea la

opción de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parámetros.

Enviar.- Indicar la forma de envió de la mercadería. Aquí Ud. puede poner por

ejemplo „Por Correo‟, „Almacén‟, „Su Almacén‟, etc.

Pago.- Hacer un click en la flecha que marca hacia „abajo‟ para ver las

diferentes formas de pago que tiene el cliente para cancelar la factura,

normalmente la transacción es en efectivo, pero puede ser cambiada a

cualquier otro tipo.

Vend.- Se refiere al vendedor que está realizando la venta de la mercadería, en

algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede

dejarlo en blanco.

Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el

requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco.

Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de

240

compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en

este campo.

Fecha .- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a

10 días de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser

una fecha anterior a un período de cierre.

La mayoría de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos

merecen algún comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del

producto este basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opción de

Parámetros) entonces éste se mostrara sobre la columna de „%‟ el cual le indica

el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.

Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cód.

artículo y tipear el código del item, si el producto es encontrado en el archivo del

inventario, entonces se le mostrara la descripción. Si el artículo es nuevo, Ud.

puede crear este nuevo item sin salir del proceso de realizar una factura,

simplemente presionar el botón de Crea prod. (Crea producto) y llenar los

campos que se muestran en el computador.

Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior

izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad

a cancelar, si es al crédito dejar en cero este campo) , la referencia (una breve

descripción del pago, ejemplo „Pago cheque nro. xxxx‟) , y la fecha de

vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).

Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de

estos botones





241



Guardar .- Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la

factura, utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el

computador y posteriormente quiera imprimir.

Retornar .- Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea

ingresar más facturas y desea retornar al menú general de facturación.

Botones en facturación .- cuando está realizando una factura, se muestran la

columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla, que le pueden ayudar

en la elaboración del documento. Algunos de estos botones pueden ser

bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones

tienen el siguiente uso:

Crear producto .- También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite

crear un producto en el inventario, esta función es útil si no desea salir del

proceso de facturación. Esta función solamente puede estar activa si el

programa no tiene clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta

detallado en el capítulo de inventarios

Ver producto.- Se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar

previamente un producto para usar esta función. Le permite ver y comparar

precios. Por ejemplo si desea saber cuál fue el último precio que le ofreció a un

cliente en dicho producto.

Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la

cual puede ser ordenada en forma alfabética o por código.

Descuento .- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y

luego presione este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento

solamente se aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser

impreso en la factura.

242

Comentario.- Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga

un clic en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Debe

mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Tiene la

opción de crear comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un

comentario como Repuesto original después de cada línea, es preferible crear

el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.

Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan también con F8 y F9

respectivamente se usan para eliminar líneas (o productos) que por error se han

ingresado. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo producto.

Nro. de serie.- Este botón permite ingresar el número de serie de algún

producto. Por ejemplo si Ud. está vendiendo 5 unidades de un modelo de

teléfono celular, presione este botón para incluir una lista de los números de

serie de dichos productos. Esta función es útil para identificar más adelante si

un producto ha sido vendido por su empresa. Por ejemplo si el cliente desea

retornar un teléfono celular algunas semanas después y no tiene la factura, con

el número de serie Ud. puede identificar la factura y realizar los ajustes

necesarios. Para ubicar el producto por número de serie simplemente usar el

botón de buscar (ó ver)

Cliente.- También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de

facturas para el cliente que se ha seleccionado.

Pagos previos.- Este botón le muestra una relación de pagos que se hayan

realizado para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que

están abiertos. Por ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente

en cuatro pagos y al término de dichos pagos Ud. entrega la computadora y

hace la factura. Cada vez que su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en

“Cuentas por cobrar”. Al registrar el último pago, Ud. retorna a crear una factura

y al presionar este botón se muestran todos los pagos. De allí seleccionar el

243

pago (ó pagos) que desea aplicar a dicha factura. También puede usar este

botón para aplicar créditos o devoluciones que haya realizado para su cliente.

Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura,

estos procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboración de la factura

y pueden ser deshabilitados ya que en algunos casos no son necesarios. Estos

procedimientos son:

Creación rápida de productos .- Cuando se está facturando y Ud. no tiene el

producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el código del producto y

luego "Entre", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una

pantalla para crear el producto en forma rápida (se ingresa solamente

descripción, precio y costo).

Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por

alguna columna, por ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.

búsqueda incremental.- Cuando está ingresando un producto se muestra

inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, Ud. puede elegir

productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->| ) y

luego usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón.

En Facturación tenemos los reportes de ventas en los cuales se encuentran:

ventas por fechas, ventas por vendedor, ventas por clientes, ventas por ruc,

ventas por productos, ventas por términos, etc.

244

4.10.5 Devolución en Ventas

Transacción de devolución en venta de mercadería:

De la venta anterior nos devuelven una Palanca Play Statiom 2, por defecto de fabricación.


29/07/2010

410107 Devolución en Ventas 15

Palanca Play Station 2

210201001 12% Iva Cobrado bienes 1,8

110102002 Bancos 16,8

P/r: Devolución en venta

Suman 16,8 16,8

Y registramos la venta al costo:


29/07/2010

110301 Inventario Mercaderías 13

1 Palanca Play Station 2 13

540101 Costo Ventas 13

P/r venta al costo

Suman 13 13

245

4.11 Proceso Contable

En el sistema contable la contabilidad se puede planificar, analizar e interpretar

las actividades financieras para este negocio.

Módulo de contabilidad general en Mónica 8.5

246

Se ingresa en el modulo de contabilidad y tenemos las siguientes opciones

graficas:

Tenemos:

Plan de cuentas

Transacciones

Consultas

Reportes

Plan de cuentas

Diario general

Mayor general

Procesos

247

Memorización

Libro diario: aquí se ingresa las transacciones de la empresa

248

Lista de cuentas por código

Libro Mayor

249

Kardex

250

Creación de productos:

251

Ingresar mercaderia al

almacen:

252

Proceso de cierre de periodo

El Ciclo de la Contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el

ingreso de información en los libros y culmina con la emisión de los reportes

financieros.

253

En la emisión de reportes escogemos los reportes colocamos de que queremos

admitir el reporte , colocamos los meses que queremos de reporte y elegimos

porque medio queremos que sea admitida el reporte puede ser:

Pantalla

Impresora

Disco

Integración Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Contabilidad. (Todos,

Egresos, Ingresos, Diarios).

Se pueden dar informes a todo momento en contabilidad (Estados Financieros),

diarios, mayores, balances, centro de Costos.

254

Balance general

255

Balance de Comprobación

257


Presenta los resultados económicos del ejercicio en un lapso de tiempo,

relacionando los ingresos con los egresos (utilidad o pérdida).

258

4.11.1 Proceso de compras:

Las órdenes de compra son documentos que se envían al suplidor en la cual se

confirma la compra de los productos.

Una orden de compra es un procedimiento donde se realiza una lista de

productos a comprar y se lo envía al suplidor.

Ahora lo primero que hace el almacén es buscar un distribuidor conocido el cual

dará a un precio razonable el electrodoméstico que deseamos adquirir para la

venta en el almacén, en este caso es Samsung:

Primero lo localizamos en su página web

259

Luego de escoger el producto contactamos al distribuidor para hacer el

respectivo intercambio:


Primero se ingresa al inventario, después se escoge la opción de compras, se

hace clic en la opción crear, donde aparece la ventana de crear orden de

compra.

260

4.11.3 Orden de compra:

En esta ventana tenemos varias opciones como crear producto, listar producto,

descuentos, ordenado a, enviar a, y opción de ayuda:

262

Hay la opción de crear un nuevo producto en caso de que no exista

Y hay opción de agregar nuevo proveedor o nuevo cliente de ser necesario

En este caso aremos un ejercicio para probar lo supuesto:

263

Se escoge o se cree un producto que no hay en el almacén, como calculadora

casio fx – 570, se puede crear, modificar ó eliminar la orden de compra, las

ordenes de compras no afectan al inventario, a menos que se haga el

procedimiento de recibir la mercadería, es decir después de haber enviado la

orden de compra al proveedor, éste nos enviará el pedido con su respectiva

factura.

Al presionar el botón recibir, se recibe la compra y se verifica las cantidades y

precios recibidos, luego se presionar el botón de aceptar y también procesa

automáticamente los artículos del inventario.

Luego de hacer el pedido se presiona el botón recibir, y con eso la compra

estará ingresada al sistema y al almacén, esto afectara al inventario.

264

Este proceso siempre afectara al inventario:

4.11.4 Cotización:

La cotización es un método que permite realizar requerimientos al proveedor

para que estimen precios sobre mercadería que se intenta comprar.

265

La forma de llenar la cotización es la misma manera que orden de compra, se

pone el nombre y dirección del almacén de Electrhogar, el número de orden de

compra, nombre y dirección del proveedor, fecha del pedido y fecha de entrega

requerida, términos de entrega del producto y términos de pago, cantidad de

artículos solicitados, descripción, precio unitario y total, costo total de la orden,

costo de envío, o de seguro si existe, firma autorizada,

y si se quiere hacer de esta una orden de compra simplemente se da clic en

convertir y ya está.


El significado de las funciones son:

Cotización u orden de compra numero: el numero, el cual es consecutivo

Requerido a: en este campo ingresar el código del proveedor y luego presionar



266


ó presionar ENTER.

Enviado a: en este campo puede ingresar otra dirección diferente a la del

proveedor en “Buscar” que se encuentra en dicho recuadro para localizar una

dirección en particular que pudiera pertenecer a otro almacén.

Registro Tributario: Aquí puede ingresar el registro tributario del proveedor

Fecha: la fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a 10

días de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser una

fecha anterior a un período de cierre.


merecen algún comentario, por ejemplo si ha especificado que el precio del

producto este basado en un porcentaje sobre su costo entonces éste se

mostrara sobre la columna de „%‟ el cual le indica el porcentaje de incremento

sobre el costo que se ha aplicado.

Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de código


inventario, entonces se le mostrara la descripción. Si el artículo es nuevo,

puede crear este nuevo ítem sin salir del proceso de realizar una factura,

simplemente presionar el botón de Crea prod y llenar los campos que se

muestran en el computador.

Guarda, imprime: le permite salvar la factura en el disco duro, es decir,

ingresar la factura al sistema e imprimirla. Cuando la factura ha sido salvada se

genera al menos un registro en el módulo de cuentas por cobrar.

Guardar: es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la



267

Retornar : le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea

ingresar más ordenes y desea retornar al menú

Crear producto: también se activa presionando F2 en su teclado. Le permite





Ver producto: se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar




Lista de productos: se activa con F4. Le muestra una lista de productos la


Descuento: seleccione un producto de los productos que ha ingresado y luego

presione este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento



Comentario: seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga


mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios.




Numero de serie: este botón permite ingresar el número de serie de algún

producto. Por ejemplo si está vendiendo 5 unidades de un modelo de teléfono

celular, presione este botón para incluir una lista de los números de serie de

dichos productos. Esta función es útil para identificar más adelante si un

268

producto ha sido vendido. Por ejemplo si el cliente desea retornar un teléfono

celular algunas semanas después y no tiene la factura, con el número de serie

puede identificar la factura y realizar los ajustes necesarios. Para ubicar el

producto por número de serie simplemente usar el botón de buscar (ó ver)

Creación rápida de productos: Cuando se está facturando y no tiene el





Columnas de orden: en algunos casos es necesario ordenar los productos por


Búsqueda incremental: Cuando se está ingresando un producto se muestra

inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, puede elegir



269

4.11.6 Contabilización:

Ejemplos de transacciones a utilizar en el sistema contable:

Transacción de compra de mercadería:

La empresa adquiere 8 unidades de Flash Memory Pen Drive Memoria Usb Kingston Dt

Mini Slim 4gb

en 18 c/u y 6 unidades del articulo Puntero laser a 14$ c/u se paga con cheque.

Almacenes LaserGlow y Coys SA Fact N 1456


29/07/2010


Flash Memory Pen 144

Puntero laser 84

110204001 12% Iva Pagado Bienes 27,36

110102002 Bancos 253,08

210301001 1% Ret en la Fte 2,28


Suman 255,36 255,36

270

Primero ingreso al modulo de contabilidad, ingreso a los asientos contables doy

clic,

271

Ahora en el libro diario general doy clic en cerrar asiento en la cual aparece otra

ventana,

272

Sale otra ventana que muestra una lista de cuentas por código las cuales toca

escoger cuales cuentas van hacer el asiento contable.

Y una vez acabado de hacer el asiento contable se aplasta al diario que

significa que guarda la transacción.

273

Y el mismo proceso se hace para todas las transacciones

4.11.7 Devolución en compras

Ejemplo de una transacción de devolución en compras en el sistema Mónica:

Transacción de devolución de la compra de mercadería:

De la compra anterior de las cámaras fotográficas Olympus se devuelve 1 cámara Olympus

con cheque Factura N 484

Fecha Código

Descripción


29/07/2010


210102 Documento por Pagar 244,2

110301 Devoluc Compras 220

110204001 12% Iva Pag Bienes 26,4

P/r: devolución en compras

Suman 246,4 246,4

274

Primero ingreso al modulo de contabilidad, ingreso a los asientos contables doy

clic,

275

Ahora en el libro diario general doy clic en cerrar asiento en la cual aparece otra

ventana,

276

Sale otra ventana que muestra una lista de cuentas por código las cuales toca

escoger cuales cuentas van hacer el asiento contable.

Esta es la transacción de la devolución en compra y se adiciona al libro diario.

277

4.11.8 Proceso de Ventas

Después de seguimiento al cliente y la investigación y de recolección de

información, cuando el cliente desea adquirir el producto se procede a hacer la

facturación de esta manera:

En Mónica accedemos a Facturación en lo cual se encuentra:

Registro e Impresión de Facturas, Notas de Crédito y Cotizaciones (Bienes y

Servicios con/sin IVA).

Definición de Plazos de Crédito por cada Factura.

Control de Inventarios Multibodega en línea.

Definición de Múltiples Formas de Pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito,

Afiliados, etc.)

Diferentes Diseños de Facturas.

Contabilización Automática Ventas y Caja.

Integración Inventarios, Cuentas por Cobrar, Tesorería.

278



Factura nro. . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya

le presenta un nro. el cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se

puede cambiar ya que ha sido deshabilitada la función de reenumerar facturas,

en opción de Parámetros esta opción puede ser nuevamente activada)

Vendido a.- En este campo ingresar el código de su cliente y luego presionar




ó presionar ENTER.

Enviado a .- En este campo puede ingresar otra dirección diferente a la de su

cliente, por ejemplo si la entrega de la mercadería se va a realizar en otra

279

dirección. Ud. puede utilizar el botón de “Buscar” que se encuentra en dicho

recuadro para localizar una dirección en particular que pudiera pertenecer a otra

empresa (un embarcador por ejemplo).

Reg. Tribut.- Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente

este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el

RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Perú, etc.). De acuerdo al país que

haya elegido en lugar de Reg. Tribut. puede aparecer el equivalente (por

ejemplo RIF en España). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el

nro. de Registro Tribut. sin necesidad de ingresar el código del cliente, vea la

opción de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parámetros.

Enviar.- Indicar la forma de envió de la mercadería. Aquí Ud. puede poner por

ejemplo „Por Correo‟, „Almacén‟, „Su Almacén‟, etc.

Pago.- Hacer un click en la flecha que marca hacia „abajo‟ para ver las

diferentes formas de pago que tiene el cliente para cancelar la factura,

normalmente la transacción es en efectivo, pero puede ser cambiada a

cualquier otro tipo.

Vend.- Se refiere al vendedor que está realizando la venta de la mercadería, en

algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede

dejarlo en blanco.

Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el

requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco.

Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de

compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en

este campo.

Fecha .- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a

10 días de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser

una fecha anterior a un período de cierre.

280


merecen algún comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del

producto este basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opción de

Parámetros) entonces éste se mostrara sobre la columna de „%‟ el cual le indica

el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.

Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cód.


inventario, entonces se le mostrara la descripción. Si el artículo es nuevo, Ud.

puede crear este nuevo item sin salir del proceso de realizar una factura,

simplemente presionar el botón de Crea prod. (Crea producto) y llenar los

campos que se muestran en el computador.

Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior

izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad

a cancelar, si es al crédito dejar en cero este campo) , la referencia (una breve

descripción del pago, ejemplo „Pago cheque nro. xxxx‟) , y la fecha de

vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).

Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de

estos botones







Guardar .- Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la



281

Retornar .- Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea

ingresar más facturas y desea retornar al menú general de facturación.

Botones en facturación .- cuando está realizando una factura, se muestran la

columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla, que le pueden ayudar

en la elaboración del documento. Algunos de estos botones pueden ser

bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones

tienen el siguiente uso:

Crear producto .- También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite





Ver producto.- Se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar




Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la


Descuento .- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y

luego presione este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento



Comentario.- Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga


mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Tiene la

opción de crear comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un

comentario como Repuesto original después de cada línea, es preferible crear

el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.

282




Nro. de serie.- Este botón permite ingresar el número de serie de algún

producto. Por ejemplo si Ud. está vendiendo 5 unidades de un modelo de

teléfono celular, presione este botón para incluir una lista de los números de

serie de dichos productos. Esta función es útil para identificar más adelante si

un producto ha sido vendido por su empresa. Por ejemplo si el cliente desea

retornar un teléfono celular algunas semanas después y no tiene la factura, con

el número de serie Ud. puede identificar la factura y realizar los ajustes

necesarios. Para ubicar el producto por número de serie simplemente usar el

botón de buscar (ó ver)

Cliente.- También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de

facturas para el cliente que se ha seleccionado.

Pagos previos.- Este botón le muestra una relación de pagos que se hayan

realizado para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que

están abiertos. Por ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente

en cuatro pagos y al término de dichos pagos Ud. entrega la computadora y

hace la factura. Cada vez que su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en

“Cuentas por cobrar”. Al registrar el último pago, Ud. retorna a crear una factura

y al presionar este botón se muestran todos los pagos. De allí seleccionar el

pago (ó pagos) que desea aplicar a dicha factura. También puede usar este

botón para aplicar créditos o devoluciones que haya realizado para su cliente.

Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura,

estos procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboración de la factura

y pueden ser deshabilitados ya que en algunos casos no son necesarios. Estos

procedimientos son:

283

Creación rápida de productos .- Cuando se está facturando y Ud. no tiene el





Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por


búsqueda incremental.- Cuando está ingresando un producto se muestra

inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, Ud. puede elegir



En Facturación tenemos los reportes de ventas en los cuales se encuentran:

ventas por fechas, ventas por vendedor, ventas por clientes, ventas por ruc,

ventas por productos, ventas por términos, etc.

284

4.11.11 Devolución en Ventas

Cuando un cliente realiza una devolución de un producto, por alguna razón:

producto dañado, producto incompleto entonces se puede realizar una

devolución de mercadería.

Para ello simplemente hacer un click sobre la pestaña de Devoluciones en la

pantalla general de la facturación y se muestra la pantalla con la lista de

devoluciones. El procedimiento para crear, modificar y/o eliminar una

devolución es similar a realizar una factura.

Los productos pueden ser regresados al inventario MONICA pregunta si desea

retornar los productos a su almacén.

286

CAPITULO V

5.1 CONCLUSIONES

Analizando y examinando el sistema contable actual, se determina que el

mismo no es utilizado en toda su capacidad, porque el mismo no se adapta a la

operatividad de la empresa.

Revisando el plan de cuentas que la empresa usa para la jornalización, es decir

en el proceso contable, existen varias cuentas que no son utilizadas y otras que

no demuestran en realidad lo que sucedió en la transacción, porque su

denominación está mal realizada.

El sistema de facturación presenta muchas fallas de carácter técnico, en

algunos casos las ventas no fueron registradas, en otras hay confusión con la

codificación.

Las cuentas por cobrar presenta en su análisis, que existe un porcentaje muy

alto de cartera vencida que el sistema contable no lo detecta.

Del análisis de cuentas por pagar se demuestra que la empresa demora mas

del tiempo límite permitido por el proveedor para realizar los pagos.

5.2 RECOMENDACIONES

Se implementará el sistema contable Mónica 8.5 para el mejor manejo de la

contabilidad en el almacén.

Se capacitará al personal del área de contabilidad para que conozcan de mejor

manera el uso del sistema.

Formar un equipo de trabajo para actualizar la información del almacén y

procesarla al día.

287

Se prepararán documentos que servirán de guía para un manejo más rápido de

la información contable y financiera del almacén.

Se evaluará la implementación del sistema contable se evaluara el proyecto y

se lo seguirá paso a paso.

Se tomará en cuenta la complejidad y el tamaño del almacén para seguir estos

pasos.

Este sistema contable nos dará la oportunidad de ver cuentas claras y exactas,

para ello es imperativo contar con herramientas informáticas que desarrollen

efectivamente cuentas necesarias, inventarios y que la facturación siempre esté

canalizada dentro de la misma contabilidad.

288

5.3 Bibliografía

1. ÁVILA Baray Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de

la investigación

2. ACOSTA Altamirano F.: Análisis e

interpretación de la administración financiera, Ecuador, Primera Edición

año 2001

3. ARREGUI M. Jorge. Análisis para el desarrollo empresarial, Perú,

Primera Edición, Año 1988

4. ARREGUI M Patricia: Indicadores Comparativos, Perú, Primera Edición,

Año 1994

5. DEVORA Yuliesky Cristo: Sistematización de la Información,

www.monografias.com

6. GÓMEZ V . Giovanny: Administración Financiera, Ecuador, Segunda

Edición, Año 2003

7. EDITORIAL OCÉANO: Enciclopedia de Indicadores Financieros, 2004 I

edición.

8. GERENCIE.COM: Contabilización y presupuestos.

9. GITMAN Laurense P.: Fundamentos para la administración financiera,

Ecuador Primera Edición Año 1994

10. HANNINGTON Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su

empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

11. LOPEZ Arturo Elizondo: Proceso Contable, Editorial: Thomson

12. MONOGRAFIAS.COM: Sistemas de información contable.

13. PYME: Enciclopedia Practica de la Pequeña y Mediana Empresa

14. POMBO José Rey: Contabilidad General, Año (2004)

15. SANDOVAL R. Marco: Economía para empresa, Colombia, Primera

Edición, Año 2003

16. SEGOVIA J. Marlon Fabián .: Administración y dirección de empresas,

Ecuador, Segunda Edición, Año 2001.

289

17. VÍCTOR Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas,

y pequeñas , Ecuador, Primera Edición , Año 1999

18. VÍCTOR Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas,

y pequeñas , Ecuador , Segunda Edición , Año 2004

19. WALS C. Sergio: Contabilidad General, Colombia, Primera. Segunda, y

Tercera Edición.

20. WEBCACHE.GOOGLEUSERCONTENT.COM: anticipo impuesto renta

21. WWW.DERECHOECUADOR.COM: Retención en la Fuente

22. WWW.SRI.GOB.EC/web/guest/169@public y

www.derechoecuador.com: Retención en la Fuente

23. WWW.MONICA-ECUADOR.BLOGSPOT.COM: SOFTWARE DE

CONTABILIDAD

24. WWW.CCPP.ORG.EC y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

25. ZAPATA Pedro Sanchez: Contabilidad general, Sexta Edición, año 2008.

290

5.4 Glosario de términos

Abono. Anotación registrada en el Haber de una cuenta.

Actividad de intercambio. Denominación genérica que se utiliza para englobar

en una definición todas las actividades objeto de regulación en el presente

procedimiento.

Actividades de Control. Son procedimientos que ayudan a asegurar que las

políticas de la dirección se lleven a cabo, y deben estar relacionadas con los

riesgos que ha determinado y asume la dirección. Las actividades de control se

ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de

la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, conociendo los

riesgos se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.

Activo. Un recurso económico propiedad del negocio que se espera produzca

beneficios en el futuro.

Activos a largo plazo. Un activo diferente al activo circulante. Cuentas cuyo

término se vence en un plazo mayor de 12 meses.

Activos Circulantes o corrientes. Un activo que se espera será convertido en

efectivo, vendido o consumido, durante los próximos doce meses, o dentro del

ciclo normal del negocio si este es mayor de un año, sin interferir la operación

normal del negocio..

Activos Intangibles. Aquellos activos usados en la operación de una empresa

pero que no tienen sustancia física y no son corrientes, Marcas, patentes,

software, etc. Un activo que no tiene forma física, un derecho especial sobre los

beneficios actuales y los que se esperan en el futuro.

Amortización. Un gasto que se aplica a los activos intangibles (y a los Activos

Diferidos llamados Gastos Diferidos) en la misma forma que se aplica la

depreciación a los activos de planta y el agotamiento a los recursos naturales.

El cálculo y registro contable de la amortización se efectuará mensualmente

291

como cancelación sistemática del costo de un activo intangible sobre el período

de su vida útil. También es la parte del valor de los gastos diferidos a largo

plazo o de los gastos de organización que pasa a formar parte del costo o gasto

de los ejercicios corrientes por concepto de la liquidación periódica de estos

importes. La amortización de estos gastos se efectuará en el término que

establezca la Ley Fiscal del ecuador donde radica la agencia, y cuando esto no

esté regulado por la Ley o ella conceda la potestad de fijar el plazo a la agencia.

Análisis DAFO. Caracterización del entorno y la empresa que analiza de

manera conjunta: amenazas, oportunidades, fortalezas y oportunidades.

Área de Responsabilidad. Se define como un centro de actividad que

desarrolla un conjunto de funciones, al frente de la cual se encuentra un

responsable facultado para desplegar acciones de control encaminadas a que

las tareas asignadas al área se desarrollen de forma eficiente. El área de

responsabilidad constituye la base del esquema de dirección de las empresas,

por lo cual deben estar bien definidas en cada entidad. Una premisa básica

para la determinación de un área de responsabilidad es que su jefe pueda

controlar y accionar sobre los gastos que en la misma se originan y

consecuentemente responder por su comportamiento.

Balance de comprobación o de prueba. Una relación de todas las cuentas del

mayor con sus saldos. Cuadro de dos columnas donde aparecen los nombres y

los saldos débito y crédito de todas las cuentas del mayor.

Balance de comprobación o de prueba ajustado. Una relación de todas las

cuentas del mayor con sus saldos, después de que los valores se han

modificado para incluir los asientos de ajuste hechos al final del período.

Balance de comprobación o de prueba posterior al cierre. Relación de las

cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, después de asentar en el

diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el último paso del ciclo

contable, posterior al cierre del período (cierre de las cuentas nominales),

292

asegura que el mayor esté balanceado para el inicio del siguiente periodo

contable, consta únicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital.

Balance General o Estado de Situación. Estado detallado, conocido también

como Estado Financiero, Estado de Activos y Pasivos, Estado de Recursos y

Obligaciones, Estado de Situación o simplemente Estado, que muestra la

naturaleza e importe de los Activos, Pasivos, y Capital (activo neto) de un

negocio, en una fecha dada. Desde un punto de vista contable, el balance

general es una relación de los saldos de las cuentas reales tomadas del libro

mayor después del cierre de las cuentas nominales. Es una fotografía

instantánea de las operaciones de un negocio, que muestra los beneficios que

corresponden a las distintas clases de propietarios en el valor del activo neto o

líquido. Es un documento que muestra la situación financiera de una entidad del

Sector Público o Privado, en una fecha determinada.

Balanceo de los Mayores. Establecer la igualdad de: a)-los débitos totales y

los créditos totales en el mayor general, b)-el saldo de la cuenta de control de

las cuentas por cobrar en el mayor general y las sumas de las cuentas

individuales de clientes en el mayor auxiliar (Sub mayores) de cuentas por

cobrar y c)-el saldo de la cuenta de control de cuentas por pagar en el mayor

general y la suma de las cuentas individuales de acreedores en el mayor

auxiliar de cuentas por pagar.

Beneficio. Ganancia realizada por una empresa y que corresponde a la

diferencia entre los gastos requeridos para la producción de un bien o de un

servicio y los ingresos correspondientes a la venta de los bienes producidos en

el mercado. Es la diferencia entre el Margen Bruto y el Costo Fijo.

Caja Chica. Un fondo que contiene una pequeña cantidad de efectivo que se

utiliza para pagar los gastos menores.

Costo de facturación

293

Es más de facturación que se basa en costos más una cantidad adicional,

también conocido como el marcado.

Capital. En el sentido económico equivale a los bienes de capital, es decir, al

conjunto de bienes de producción (cantidad física más bien que valor

monetario) acumulados, o riqueza representada por el excedente de la

producción sobre el consumo. En otras palabras, es una abreviatura de los

bienes de capital o valor de capital, especialmente aquella porción de los

recursos que se ha separado con el fin de asegurar la continuidad de las

actividades productivas. En el sentido contable, el capital es sinónimo de valor

neto, y se mide por el exceso de los activos sobre los pasivos. Esto es cierto,

prescindiendo de la forma de organización del negocio. En los casos de

propiedad única, el capital está representado por la cuenta o cuentas que

señalan la responsabilidad del propietario hacia el negocio; en una sociedad,

por la suma de las cuentas de los socios; y en una corporación, por la suma de

las distintas cuentas de capital, superávit y utilidades no distribuidas. En los

negocios, se hace una distinción entre el capital circulante y el capital fijo. El

capital circulante también es conocido como activo líquido que en el curso usual

del negocio se convierte en dinero, es decir, mercancías, cuentas por cobrar,

etc. En cambio, el capital fijo corresponde más o menos al concepto de los

economistas en relación con los bienes de producción, y consiste en activos

que no se convierten en dinero en el curso usual del negocio, sino que se

utilizan para ocuparse del negocio. Está "inmovilizado" o "invertido" en activos

fijos, es decir, terrenos, edificios, maquinaria, equipos, etc. Derechos que tiene

el dueño del negocio sobre los activos (dinero o bienes), una vez cancelados

los pasivos.

Cartera. Conjunto de valores, efectos comerciales o pedidos de que dispone

una sociedad mercantil o industrial. Sociedad de cartera es una sociedad que

posee participaciones en valores mobiliarios. La Casa Matriz y las sociedades

de inversión son sociedades de cartera.

294

Cheque. Un cheque es «una letra de cambio girada contra un banco, pagadera

a la vista». Usualmente, los cheques se clasifican bajo el título general de letras

de cambio, pero éstos difieren de aquellas en que adicionalmente implican que

han sido girados contra un depósito, y que siempre son pagaderos a la vista. Un

cheque es «Un giro u orden contra un banco o establecimiento bancario que

significa que ha sido girado contra fondos depositados para el pago definitivo de

una cantidad determinada de dinero a la orden de una persona que aparece

mencionada en el mismo, a él o a su orden, o al portador, y pagadero a la

vista». Documento mercantil que representa una obligación de pago para quien

lo emite a favor de un beneficiario. Un documento que le ordena al banco pagar

a la persona o negocio señalado el importe de dinero especificado. Orden de

pago que sirve a una persona (librador) para retirar, en su provecho o en

provecho de un tercero (tomador, tenedor o beneficiario), todos o parte de los

fondos disponibles de su cuenta.

Ciclo Contable. La secuencia de procedimientos contables aplicados al

registro, clasificación y resumen de la información contable. El ciclo comienza

con el surgimiento de las transacciones comerciales y concluye con la

preparación de los estados financieros. La secuencia de procedimientos

contables, incluyen el registro de las transacciones en el diario, la

memorización, la preparación de una hoja de trabajo y Estados Financieros, el

ajuste y cierre de las cuentas y la preparación del Balance de Comprobación

después del cierre. En resumen, es el proceso mediante el cual los contadores

elaboran los estados financieros de una entidad para un periodo específico.

Clientes. Se le denomina en una entidad dada a una persona, establecimiento

comercial o entidad, que utiliza sus servicios, son los consumidores finales

Cobranza mediante el banco. Cobro de dinero realizado por el banco por

cuenta de un depositante.

Compras. El costo de las mercancías que compra una empresa para

revenderlas a los clientes en el curso normal de los negocios.

295

Compras netas. Las compras menos los descuentos y las devoluciones en

ventas.

Comprobantes. Modelos utilizados por las diferentes áreas de la Sociedad,

como evidencia del cobro de los servicios vendidos y de los depósitos de

valores efectuados en la Caja Central o en las territoriales.

Comprobantes de Venta. Comprobantes que se emiten al concluir la venta de

servicios a clientes como evidencia del cobro de éstos.

Consumo final. Representa el valor de los bienes y servicios destinados a la

satisfacción directa de las necesidades individuales y colectivas.

Contrato. Instrumento jurídico que ampara y regula las obligaciones que deben

cumplirse entre las personas jurídicas o naturales que lo suscriben. Acuerdo

entre dos o más personas que puede exigirse legalmente y mediante el cual las

partes adquieren derechos para determinadas acciones. Un contrato puede ser

escrito, oral o implícito, pero el contrato escrito no puede ser cambiado ni

impugnado por prueba verbal. Los elementos legales que se requieren para que

sea válido son: (1) oferta y aceptación; (2) consideración (causa), si la ley lo

exigiere; (3) capacidad legal de las partes para contratar; (4) legalidad del

propósito; (5) existencia del consentimiento y (6) formalidades requeridas por la

ley. Un contrato puede ser un documento formal bajo sello, como por ejemplo,

una escritura o título; un documento informal por escrito sin sello, por ejemplo,

un contrato simple, un pagaré o un cheque. Instrumento jurídico que ampara y

regula las obligaciones que deben cumplirse entre las personas jurídicas o

naturales que lo suscriben.

Control Administrativo. Procedimiento de Control Interno que no tiene relación

directa con la confiabilidad de los registros contables. Plan de organización,

métodos y procedimientos que ayudan a los gerentes a lograr la eficiencia

operacional y el cumplimiento de las políticas de la compañía.

296

Costo de las mercancías vendidas o Costo de ventas. El costo del inventario

que el negocio ha vendido a los clientes; en la mayor parte de los negocios

comercializadores es el mayor gasto individual. Cálculo que aparece de forma

separada en el estado de resultados para mostrar el costo de las mercancías

vendidas durante el período. Un método sencillo para calcularlo es sumar al

costo neto de las compras el inventario inicial obteniendo el costo de las

mercancías disponibles para la venta y luego deducir de éste el valor del

inventario final.

Crédito. Término derivado de la palabra latina credo, que significa creo, y que

generalmente se define como la posibilidad de comprar con una promesa de

pago, o la posibilidad de obtener la propiedad de y recibir mercancías para el

disfrute en el presente aun cuando el pago se difiera a una fecha futura. Por

consiguiente, constituye una transferencia real y entrega de mercancías a

cambio de una promesa de pago en el futuro.

Cuentas por cobrar. Un activo, una promesa de recibir efectivo de los clientes

a quienes el negocio les ha vendido mercancías o prestado un servicio,

documentado por escrito mediante una factura emitida.

Cuentas por Pagar. Un pasivo, una obligación de enviar efectivo por la compra

de una mercancía o el uso de un servicio, documentadas por escrito mediante

una factura recibida.

Dato. Es la personificación material de la información, su base y es el resultado

de la observación, representado en un lenguaje determinado y que es

independiente de la idea o efecto que pueda producir en utilizarlo.

Deber. Obligación que afecta a cada persona de obrar según los principios de

la moral, la justicia o su propia conciencia. Cuando en el texto de las normas se

utilicen las expresiones debe o deberá para referirse a la responsabilidad del

auditor o de la unidad de auditoría, deberá entenderse que están obligados a

observar las normas que sean aplicables a la auditoría y necesarias para

297

alcanzar sus objetivos. Cuando se hayan cumplido esas normas, el hecho

deberá revelarse en el informe de auditoría.

Débito. Un valor asentado en el lado izquierdo de una cuenta llamado Debe.

Término contable que significa un aumento del activo o una disminución del

pasivo o patrimonio. En la contabilidad de la balanza de pagos, un débito es

una partida de importación (o equivalente).

Declaración del impuesto estimado. Las personas independientes y otras

rentas no sujetas a retención deben elaborar cada año una declaración del

impuesto estimado para el año corriente y deben hacer pagos trimestrales del

mismo.

Depósitos. Saldos debidos a los depositantes de un banco; los fondos

acreditados a las cuentas de los depositantes. Los depósitos pueden

clasificarse de manera amplia en generales, específicos y especiales. Los

depósitos generales se componen de dinero o cheques y créditos bancarios.

Siempre que los depósitos sean de esta naturaleza, la relación entre el banco y

el depositante es la de deudor y acreedor. El banco se convierte en propietario

del depósito. El depositante tiene un crédito contra el banco por el importe

depositado. Los depósitos específicos son aquellos que se efectúan con un

propósito definido y por los cuales el banco actúa en calidad de depositario,

como por ejemplo, dinero dejado para cubrir un pagaré, o para adquirir valores.

Los depósitos especiales consisten en propiedades, excluido el dinero, por

ejemplo, bonos, acciones, pagarés, pólizas de seguro de vida y otros

documentos de valor, joyas, artículos de plata, vajillas, etc., que se entregan en

al establecer la relación.

Depreciación. Término contable que denota la disminución en el valor de un

Activo Fijo Tangible debido a (1) deterioro físico o desgaste natural; (2) el propio

tiempo desgasta gradualmente un bien de capital, independientemente de que

se utilice o no; y (3) las mejoras en la técnica pueden reducir el valor de las

existentes al quedar éstas obsoletas. El término también se refiere a un gasto

298

operativo efectuado para la reposición final de un Activo a la terminación de su

vida útil, o para compensar la disminución de su valor si no ha de reponerse.

Generalmente, la reducción del valor de un activo. Tanto en la contabilidad de

las empresas como en la nacional, la depreciación es la estimación en valor

monetario del grado en que se ha "agotado" o gastado el equipo de capital en

un período dado. En esencia, es la parte del valor de los activos fijos que pasa

a formar parte del costo o gasto del ejercicio corriente por concepto del uso a

que son sometidos, por su obsolescencia física y moral. La distribución

sistemática del costo de un activo como gasto durante los años de su vida útil

estimada.

Depreciación Acumulada. Contra cuenta o cuenta reguladora de activo que se

muestra como una deducción de la cuenta del Activo Fijo Tangible

correspondiente, en el Balance General. La depreciación que se hace a lo largo

de la vida útil de un activo se acumula en esta cuenta.

Devoluciones y descuentos en ventas. La disminución en el importe a recibir

por el vendedor por la devolución de mercancías por el cliente o por haber

concedido al mismo un descuento sobre el importe que le debe al vendedor. Es

una contra cuenta de ingresos por ventas.

Diario, Libro de Diario. Un registro contable cronológico de transacciones, que

muestra para cada transacción los débitos y créditos que se van a asentar en

las cuentas específicas del mayor. El tipo de diario más sencillo se denomina

diario general. Aquel en que se van asentando día por día y por su orden todas

las transacciones y operaciones de la empresa o negocio. Constituye el punto

de partida del sistema contable de doble entrada. Las cantidades reflejadas en

el libro diario se copian en el libro mayor.

Documento por cobrar. Un activo demostrado por la promesa por escrito de

otra parte que da el derecho de recibir efectivo en el futuro (Letras de Cambio

emitida o Pagaré recibido)

299

Documento por pagar a corto plazo. Un documento por pagar que vence en

el transcurso de un año, una forma normal de financiamiento.

Documento por pagar. Un pasivo demostrado, una obligación evidenciada por

la emisión de una promesa escrita formal para pagar una cierta cantidad de

dinero, usualmente con intereses, en una fecha futura (Letras de Cambio

aceptada o Pagaré emitido).

Eficacia. Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos,

metas y otros efectos que se había propuesto. Este aspecto tiene que ver con

los resultados del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe

comprobarse que la producción o el servicio se cumplimente con la cantidad y

calidad esperadas; y que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio

prestado.

Eficiencia. Se refiere a la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la

producción de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje,

comparando la relación insumo – producción con un estándar aceptable

(norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de

unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos. Trabajar con

eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades

siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado

o minimiza el insumo de un resultado dado.

Facturación. Acción y efecto de facturar. Conjunto de operaciones contables

que comprenden desde el simple registro de pedidos hasta la contabilización y

control estadístico de los elementos de la factura.

Formularios. Forma más usual de captar información, cuyo objetivo es

asegurar la transmisión efectiva de la información

Ganancia. Un aumento en el capital del propietario que no es resultado de un

ingreso o una inversión que realice el propietario de negocio.

300

Ganancia o pérdida de capital. La diferencia entre el costo de un bien capital y

el valor recibido de su venta.

Gasto: Representan el monto total, en términos monetarios, de los recursos

materiales, laborales y financieros utilizados durante un período cualquiera, en

el conjunto de la actividad empresarial. Por ejemplo: ocurre un gasto, en la

medida que utilizo el inventario almacenado, el pago del salario, depreciación

de activos fijos, etc. Refleja el consumo de cualquier recurso durante un

período de tiempo, con independencia de su destino dentro de la empresa, por

ello comúnmente se afirma que «el costo antes de ser costo fue gasto».

Mayor. El libro de las cuentas. Ver definición de Libro mayor

Mayor Auxiliar o Sub Mayor. Libro de cuentas que proporciona detalles que

respaldan los saldos individuales, el total de los cuales aparece en una cuenta

en el Mayor general. El total de las cuentas de un mayor auxiliar es igual al

saldo de la cuenta de control respectiva del mayor general o Libro Mayor.

Pagaré. Una promesa escrita formal de pagar un valor prestado más los

intereses en una fecha determinada. Documento por el cual una persona

(natural o Jurídica) se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha

a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden,

es decir, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.

Una promesa por escrito de pagar un importe de dinero especificado en una

fecha futura en particular.

Proceso de negocio de largo plazo

Se refiere a un conjunto de actividades necesarias para lograr un resultado

comercial. Each business process will have inputs, methods and outputs. Cada

proceso de negocio tendrá insumos, métodos y resultados.

301

Seguridad de la aplicación

Es el proceso de protección de la información y sus aplicaciones de datos

accidental o intencional de la modificación no autorizada, destrucción o

divulgación. La protección incluye la confidencialidad, integridad y disponibilidad

de estas aplicaciones y sus datos.

Pasivos corrientes y a largo plazo. Los Pasivos corrientes y a largo plazo son

las deudas u obligaciones financieras de una entidad, cuyos compromisos de

pago excedan o no los doce meses, respectivamente. Pueden estar

constituidos por los siguientes conceptos: 1)-Obligaciones simples o

documentadas provenientes de la adquisición de bienes y servicios vinculados

con la actividad de la entidad, adquiridos para su consumo o venta sin

transformación, o para su procesamiento y posterior consumo o venta, 2)-

Préstamos recibidos de entidades financieras locales o extranjeras, de

organismos internacionales bilaterales o multilaterales de créditos,

documentados o no, que se emplean en la actividad de la entidad, ya sea con

fines específicos o para la adquisición de bienes, conforme lo determinen las

respectivas cláusulas contractuales para cada caso, 3)-Operaciones

provenientes de obligaciones laborales, provisionales, fiscales o de otra

naturaleza como son sueldos, comisiones, premios, impuestos, etc., 4)-Ingresos

anticipados por futuras ventas de bienes o servicios.

Patrimonio. El exceso de los activos sobre los pasivos. El valor de la inversión

neta del propietario en una empresa más las utilidades provenientes de

operaciones exitosas que se han retenido.

Sistema de contabilidad

El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para

identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar sobre las

transacciones de una entidad, así como mantener el registro del activo y pasivo

que le son relativos. El auditor debe obtener un entendimiento del sistema

302

contable de la entidad (incluyendo métodos y registros) para procesar y

elaborar información financiera, debiendo considerar, entre otros, lo siguiente:

· Las transacciones incluidas en las operaciones de la entidad que son

significativas para los estudios financieros;· El procesamiento contable, desde el

inicio de una transacción hasta su inclusión en los estados financieros; y,

· El proceso de información financiera empleado para preparar los estados

financieros de la entidad, incluyendo las estimaciones contables y revelaciones

más importantes.

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