libertad y orden - mindefensa.gov.co · 7. estrategia gpa “cero hallazgos” ministerio de...
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7. Estrategia GPA “Cero Hallazgos”
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL REPÚBLICA DE COLOMBIA
Libertad y Orden
Por una cultura de mejoramiento gerencial
Gerencia Pública Activa
GPA
POLÍTICA DE GERENCIA
7. ESTRATEGIA GPA “CERO HALLAZGOS”
POLÍTICA DE GERENCIA PÚBLICA ACTIVAOFICINA DE CONTROL INTERNO
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Ministro de Defensa Nacional
Juan Manuel Santos Calderón
Viceministro para la Estrategia y Planeación
Juan Carlos Pinzón Bueno
Jefe Oficina de Control Interno
Ricardo Garzón Villegas
Coordinadora Grupo de Seguimiento
Gloria Esperanza Calderón Fuentes
Grupo de Seguimiento
Liliana Moreno Duque
Marina Elsa Barón de López
Capitán Jaime Gómez González
ContenidoContenido
1. PRESENTACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2. SITUACIÓN ACTUAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1. Evolución Hallazgos – Metas MDN – UGG . . . . . . . . . . .6
2.2. Situación Actual Planes de Mejoramiento
a 31-Dic-08. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
2.3. Criterios de Calificación Plan de Mejoramiento CGR . . .7
2.4. Metas de Difícil Cumplimiento a 31-Dic-08. . . . . . . . . . .8
3. METAS DE DIFÍCIL CUMPLIMIENTO
POR CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y ÁREA
RESPONSABLE A 31 DE DICIEMBRE DE 2008 . . . . . . . . . . 10
4. PROCEDIMIENTO PARA LA GERENCIA
DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO. . . . . . . . . . . . . . . . 13
5. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA
Y EXPRESIONES ACEPTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6. NOTAS Y ADVERTENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
8. ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
9. DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
5Estrategia GPA
Cero hallazgos
GPAMinisterio de Defensa Nacional
La Estrategia “Cero Hallazgos” es un conjunto de prácticas gerenciales para la administración de los planes de me-
joramiento, que contribuyen a fortalecer la cultura de autocontrol. Se orienta a garantizar el cumplimiento de los compromisos concer-tados y obtener una disminución paulatina de los hallazgos derivados de auditorías, evalua-ciones y procesos de autoevaluación. Con esta estrategia se pretende:
Diagnosticar la situación presentada •de los planes de mejoramiento.
Diseñar y poner en funcionamiento un •sistema de información para el monito-reo de los planes de mejoramiento.
Disponer en la • Suite Gerencial GPA la información de los planes de mejoramiento y contar con un tablero de control gerencial.
Establecer un procedimiento formal •(Política Interna) para la gerencia de los planes de mejoramiento.
1. PRESENTACIÓN
6Estrategia GPA
Cero hallazgos
GPAMinisterio de Defensa Nacional
ESTRATEGIA "CERO HALLAZGOS": GERENCIA PARA LOS PLANES DE MEJORAMIENTO. ...una disminución en los hallazgos es señal de mejoramiento gerencial.
2. SITUACIÓN ACTUAL
2.1. Evolución Hallazgos – Metas MDN – UGG
Entre el año 2006 y 2008 el no. de hallaz-gos de la CGR se in-crementó en 80% y las metas en 85%
7Estrategia GPA
Cero hallazgos
GPAMinisterio de Defensa Nacional
2.2. Situación Actual Planes de Mejoramiento a 31-Dic-08
Número de Hallazgos: 99
Número de Metas: 183
Situación Planes de Mejoramiento a 31-dic-08
Código Clasificación de Hallazgos*No.
MetasPonderación
%
19 Sistema de Control Interno 74 41,9
18Manejo Presupuestal y Contable
35 14,8
11Dirección y Planeación Corporativa
29 13,7
14 Proceso de Contratación 26 14,0
17 Manejo Financiero 6 6,4
12 Gestiones Misionales 4 2,6
15Gestión del Talento Humano
4 5,3
22 Otros 3 0,7
13Estructura Orgánica y Funcional
2 0,6
Totales 183 100
* Resolución Orgánica No. 5872/07 de CGR
2.3. Criterios de Calificación Plan de Mejoramiento CGR
La evaluación del plan de mejoramiento se determina a partir del cumplimiento de cada una de las metas de acuerdo con el plazo definido para su ejecución.
La calificación de cumplimiento de cada meta se determina en un porcentaje (0% a 100%) y se pondera por el tiempo programado para su desarrollo. Esto es, entre mayor número de semanas, mayor ponderación.
El 42% de las metas son asociadas con el Sistema de Control Interno, situación que atañe a todas las de-pendencias del MDN.
Esta situación propo-ne un reto de mejo-ramiento gerencial y el fortalecimiento de la cultura del Auto-control, Autogestión y Autorregulación.
8Estrategia GPA
Cero hallazgos
GPAMinisterio de Defensa Nacional
Puntaje máximo de cumplimiento: 100%
Nivel de aceptación de cumplimiento: Superior o igual al 80%
Nivel de sanción: Cumplimiento inferior a 80%
2.4. Metas de Difícil Cumplimiento a 31-Dic-08
Se adelantó una valoración de las 183 metas concertadas en el plan de mejoramiento y se analizó la probabilidad de cumplimiento al 31 de diciembre de 2008, con fundamento en los siguientes criterios:
Nivel de avance reportado por los responsables•
Metas que no dependen de la gestión del responsable•
No se prevé una solución definitiva en el plazo establecido.•
Como resultado, se obtuvo un conjunto de metas con probabilidad alta de incumplimiento, que se detallan a continuación:
CódigoClasificación
de Hallazgos*
No.
Metas
Ponderación
%
19Sistema de Control Interno
5 5.5
15Gestión del Talento Humano
4 5.3
17 Manejo Financiero 2 3.1
18Manejo Presupuestal y Contable
3 1.1
11Dirección y Planeación Corporativa
4 0.7
Totales 18 15.7
* Resolución Orgánica No. 5872/07 de CGR
CRITERIOS
1. Avance reportado
2. Metas no dependen del MDN
3. No visible solución a corto plazo
9Estrategia GPA
Cero hallazgos
GPAMinisterio de Defensa Nacional
MARGEN DE FLEXIBILIDAD ESTIMADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Metas a cumplir al 31 de diciembre de 2008
10Estrategia GPA
Cero hallazgos
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13Estrategia GPA
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4. PROCEDIMIENTO PARA LA GERENCIA DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Con el fin de promover el desarrollo de una cultura organizacional, enfocada al mejoramiento gerencial y al cumplimiento de los objetivos institucionales, se definieron unos lineamientos básicos respecto al manejo del plan de mejoramiento en el marco de la Política de Gerencia Pública Activa y como parte de la estrategia “Cero Hallazgos”, diseñada para promover la gerencia de los planes de mejoramiento y garantizar el estricto cumplimiento de los compromisos concertados. A continuación se presentan los objetivos, las acciones y las tareas para implementar la estrategia.
ESTRATEGIA GPA "CERO HALLAZGOS"
1. REDUCIR A CORTO PLAZO LAS METAS DE DIFICIL CUMPLIMIENTO
2. IMPULSAR EL CUMPLIMIENTO EFICAZ DE LAS METAS PROPUESTAS
5. FACILITAR Y ACOMPAÑAR EL PROCESO AUDITOR DE LA CGR
4. PROMOVER LA CULTURA DE MEJORAMIENTO GERENCIAL
3. PREVENIR EL INCUMPLIMIENTO DE LAS METAS PROPUESTAS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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15Estrategia GPA
Cero hallazgos
GPAMinisterio de Defensa Nacional
5. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRESIONES ACEPTADAS
No aplica
6. NOTAS Y ADVERTENCIAS
No aplica
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
No aplica
8. ANEXOS
No aplica
9. DEFINICIONES
No aplica
IMPRENTA
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