les claus per gestionar projectes de sistemes d'informació

Conferencia

Miquel Àngel Navarro

LES CLAUS PER GESTIONAR

PROJECTES DE SISTEMES

D’ INFORMACIÓ

Direcció de Projectes per el sector TIC en diferents CCAA i iniciatives des de l’any 2007.Creador d’una part de la metodologia afirmative, adquirida per Microsoft.

Es ponent en Seminaris i Tallers de gestió de Projectes, a més de Tallers de RRHH i Gestió Interna des de l’any 2005.

Coautor del llibre “Microsoft Dynamics NAV 2009”.Autor del llibre “Les Claus per Gestionar Projectes de Sistemes d’Informació”

Director de RRHH d’Afirma GroupDirector de Projectes del Microsoft PDC Espanya


Amb més de 12 anys d'experiència en la gestió d’empreses TIC i projectes d’implantació de solucions a client final.

L’Equip del Projecte

L’Equip del

Proveïdor

L’Equip del

Client

• Designació dels participants de l’Equip del Projecte des del principi.

• Assignar un Cap de Projecte per cada part de l’Equip.• Definir clarament els diferents Rols necessaris al

Projecte.• Definir responsabilitats de cada Rol dins del Projecte.• No assignar Rols “incompatibles“ a la mateixa persona.

Cap de Projecte

Responsable de l’àrea 1

Usuari Final

Usuari Final

Responsable de l’àrea 2

Usuari Final

Usuari Final

Responsable de l’àrea 3 Usuari Final

Equip del Client

Cap de Projecte

Analista Programador

Programador 1

Programador 2Consultor de

Negoci

Consultor de Sistemes

Implantador 1

Implantador 2

Equip del Proveïdor

Riscos del Projecte

• Diferents Tipus de Riscos (Propis del Projecte, De la Plataforma, De l’Equip del Projecte).

• Hi han riscos que s’han de compartir i riscos que els em de guardar per nosaltres.

• Es poden utilitzar eines per qualificar i quantificar els riscos.

• El més important es conèixer els riscos que tenim i predisposar-se a ells, a l’hora de valorar i planificar el Projecte, en lo possible.

• Quan abans detectem els riscos millor, més temps tenim per analitzar-los i actuar sobre ells.

Detectar els Riscos

• Veure quina repercussió tenen, quina freqüència i quina capacitat tenim per assumir-los o no.

Analitzar els Riscos

• Pla de contingència per controlar i gestionar els riscos, com “buffers” de temps o de costos per reduir o eliminar, establiment de Fites per revisar-les i prendre mesures o continuar endavant segons el resultat de la revisió.

Gestionar els Riscos

Riscos del Projecte

Kick-OffFormació Usuaris

ClauAnàlisi Disseny

TècnicDesenvolu

pament Implantació Posta en Marxa

Etapes del Projecte

Metodologia de Projectes

KICK-OFF

Equip

Abast

Planificació

Objetius

Fites

Metodologia


Formació Usuaris clau

Àrees, Mòduls o Funcionalitats estàndard (a vista d'ocell)

Cap de Projecte del

Client

Responsables d’àrea

Usuaris finals que participin

a l’Anàlisi


Sessions de Consultoria

Contingut de les sessions

preparat prèviament

Explicació dels

processos a posar en

marxa

Transmetre la informació d’una forma

clara i precisa

Etapa d’Anàlisi


Confecció del document d’Anàlisi

Documentar just després de la sessió

de Consultoria

Detallar els requeriments

el millor possible

Revisió per cada un dels components de l’Equip de

Projecte

Acceptació per part de

l’Equip i Signatura dels

Caps de Projecte

Etapa d’Anàlisi


• Objectius del document• Abast i Objectius del Projecte• Equip del Projecte

General

• Organigrama del Departament (si procedeix)• Diagrames de Processos (detallats)• Diferenciar la part estàndard de la part a

mida (si procedeix)• Descripció Funcional detallada de les

personalitzacions o configuracions.

Per cada Àrea de Negoci o

Mòdul Funcional

• Especificar les diferents tipus de formació

• Especificar les diferents tipus d’Usuaris

Pla de Formació

• Establir cada Fita• Especificar com s'aconseguirà cada un

d’ellsFites

Contingut del document d’Anàlisi


• Regles de gestió per cada una de les Etapes del Projecte

• Processos de Validació Interna i del Client• Procés de gestió de les Incidències, etc.

Metodologia del Projecte

• Valoració en hores o jornades per Mòduls, Etapes , Fases o Processos (segons convingui)

Valoració del Projecte

• Planificació detalla del Projecte, amb els Mòduls, Etapes, Fases o Processos, i amb els Fites i "Buffers".

Planificació

• Signatura del document per part dels Caps del Projecte

Acceptació del document

Contingut del document d’Anàlisi


Anàlisi del Disseny

Anàlisi de cada procés

Anàlisi de cada requeriment,

tant individual com dintre del

procés relacionat

Anàlisi general de la solució

Anàlisi d’importacions, configuracions i Interface amb

altres aplicacions

Etapa de Disseny


Disseny Tècnic

Documentació Tècnica dels processos

Documentació Tècnica dels

requeriments

Documentació Tècnica de les importacions, configuracions

i Interface

Maquetació

Etapa de Disseny


Desenvolupament o Programacions

Desenvolupament dels requeriments

especificats a la documentació

Tècnica

Consultes a l’Analista

programador de tots els dubtes

Tècnics

Consultes al Consultor de tots

els dubtes Funcionals

Etapa de Desenvolupament


Validacions de Desenvolupament

Configuració de la Solució

Bateria de Proves

Funcionals

Bateria de Proves de

Importacions

Bateria de Proves

d’Interface

Etapa de Desenvolupament


Validacions Internes

Configuració de la Solució

Bateria de Proves

Funcionals

Bateria de Proves de

Importacions

Bateria de Proves

d’Interface

Etapa d’Implantació


Presentacions i Validacions amb el Client

Presentació de Processos

complets

Validació per part del Client i informe

d'incidències o ajustos

Solució de les

incidències o ajustos per

part del Proveïdor

Nova presentació dels temes

resols i Aprovació del Client



Formació als Usuaris Finals i tasques abans de la Posta en Marxa

Formació a cada usuari final de les

funcionalitats o processos a utilitzar de la

solució

Acceptació de la formació

per part dels usuaris Finals

i dels seus Responsables

d’Àrea

Últimes Validacions de Formats

de documents i

Interface

Execució de les importacions

reals



Nous Requeriments Imprescindibles

Parar el Projecte

Anàlisi dels Nous

Requeriments

Implicació sobre el Projecte

Actualitzar la Valoració i la Planificació

Documentació en un Annex i Signatura dels

Caps del Projecte

¿Què passa si surten nous requeriments imprescindibles?


Suport a la Posta en Marxa

Volum del Suport proporcional al

Abast del Projecte o Fase

Sessions de Suport

esglaonades en el temps

El Suport el realitza el mateix

Recurs que realitza la

Implantació

Etapa de Posta en Marxa


Fites del ProjecteKick-Off

Formació Usuaris Clau Impartida correctament

Signatura Doc. Anàlisi

Disseny Tècnic Finalitzat

Aplicació Base i Llicenciament Instal·lats

Control de Projectes

Fites del ProjecteConfiguracions realitzades

Processos, Mòduls o Funcionalitats Implantades correctament

Formació Usuaris Finals Impartida correctament

Posta en Marxa

Signatura Tancament del Projecte


Teoria de la TaulaControl de Projectes

Feedback amb l’Equip del Client

Feedback amb l’Equip del Proveïdor

Aplicacions de Gestió de Projectes

Decisions del Cap de Projecte

Projecte

Teoria de la Taula


• Reunions de seguiment periòdiques planificades.

• Certificació de Fites del Projecte.

• Actes de sessió o informes de serveis detallats de les activitats a casa del Client.

• Documents detallats i pactats amb el Client (Doc. Anàlisi, Annex de canvis, Tancament de Projecte, etc.)

Feedback con l’Equip del Client

Teoria de la Taula


Feedback amb l’Equip del Proveïdor

• Presentació interna del Projecte.

• Reunions de seguiment periòdiques planificades.

• Presentacions internes (Disseny, Maquetacions, Processos, Mòduls o Funcionalitats).


• Pressupost detallat del Projecte.

• Imputacions amb el detall diari dels tècnics als Projectes.

• Revisió setmanal (Pressupost vs Imputacions).

• Revisió setmanal (Acta de sessió o Informes de serveis).

• Revisió mensual de Rendibilitats de Projecte, Desviacions, Productivitat, Qualitat).

Aplicacions de Gestió de Projectes


• Segons la informació obtinguda amb els Feedback de l’Equip de Projecte i les Aplicacions de Gestió es prenen decisions:• Actuacions sobre l’Equip

del Client.• Actuacions sobre l’Equip

del Proveïdor.• Actuacions sobre el

Projecte.

Decisions del Cap de Projecte

Kick-Off Formació Usuaris Clau Anàlisi Disseny

TècnicDesenvolup

ament Implantació Posta en Marxa

Etapes del Projecte


TècnicDesenvolup



Signatura Document Anàlisi


Aplicació Base i Llicenciament

Instal·lats

Configuracions realitzades

Procesos, Móduls o Funcionalitats Implantades

correctament


Posta en Marxa


Fites del Projecte


TècnicDesenvolup






Instal·lats



correctament


Posta en Marxa


Gestió i Control durant tot el Projecte

Teoria de la Taula

Mètode Integrat per la Gestió del Projecte


TècnicDesenvolup






Instal·lats



correctament


Posta en Marxa


Gestió i Control durant tot el Projecte

¡Psicologia en els Projectes!• La psicologia juga un paper decisiu, amb diferent

intensitat i amb canvi d’actors en funció de l’etapa del Projecte.

• Els majors “visionaris” d’aquests temes psicològics son els Caps de Projecte, principalment del Proveïdor.

• Si es presta atenció aquesta part i s’actua en conseqüència, pot resoldre molts problemes anticipadament i reduir costos i temps que ajuda al compliment de costos i dates previstes en el Projecte.

• Per exemple:• En l’Equip del Proveïdor.• En l’Equip del Client.• En el Kick-Off del Projecte.• En la Formació als responsables d'àrea.• Per el tancament del Projecte.

El Concepte de Projecte

Projecte és una planificació que consisteix en un conjunt d'activitats que es troben interrelacionades i coordinades, la raó d'un projecte és aconseguir objectius específics dins dels límits que imposen un pressupost, qualitats establertes i un període de temps prèviament definit.

El Concepte de Projecte

Per tant, encara que moltes vegades ens sembli que no, o no ho tinguem en compte, el que estem fent és un projecte.

Si en qualsevol de les ocasions anteriors, tinguéssim en compte els detalls a:

L'equip, l'Abast, els Objectius, el Pressupost, la Planificació, etc ...

"Els projectes ens anirien millor i per tant la vida ens aniria millor, perquè en formen

part"

Més informació

www.lasclavesparagestionar.es

manavarro.bubok.esmanavarro.bubok.com.mxmanavarro.bubok.com.ar

Moltes Gracies
