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Universidad Alas Peruanas Contabilidad

Figura 1. Sistema de Informacin de la Organizacin empresarial: funciones

Junto con los datos, los otros dos componente bsicos que constituyen un sistema

de informacin son los usuarios (personal directivo, empleados y en general cualquieragente de la organizacin empresarial que utilice la informacin en su puesto de trabajo)y los equipos (informticos, software, hardware y tecnologas de almacenamiento de lainformacin y de las telecomunicaciones).

En muchas ocasiones existe bastante confusin, pues al referirse a sistemas deinformacin se piensa en un primer momento tanto los ordenadores como en los

programas informticos2. Una empresa puede adquirir nuevos ordenadores, instalarnuevos productos de telecomunicaciones, elaborar una pgina web, realizar comercioelectrnico, pero ello no implica que exista en su organizacin un sistema deinformacin. Un sistema de informacin abarca ms que el aspecto meramentecomputacional, pues no slo hemos de tener en cuenta estas herramientas, sino tambinel modo de organizar dichas herramientas y de obtener la informacin necesaria para elcorrecto funcionamiento de la empresa.

Los encargados de elaborar los sistemas de informacin han de poseerconocimientos tanto de las tecnologas de informacin disponibles y que puedenutilizarse en la empresa, como del modo de organizarlas. Para ello en primer lugartendrn que conocer la estrategia de la organizacin y el tipo de organizacin para

posteriormente establecer las necesidades de informacin y adquirir las herramientasnecesarias para el desarrollo del sistema de informacin.

Todo sistema de informacin va a poseer unos objetivos principales, los cualesse resumen a continuacin:

- apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de informacinha de suministrar a la organizacin toda la informacin necesaria para sucorrecto funcionamiento. La informacin manejada abarcar desde la

2 Suelen confundirse los sistemas de informacin con las tecnologas de informacin. Los equipos informticos,software y equipos de telecomunicaciones constituyen las tecnologas de informacin. El sistema de

informacin es un concepto ms amplio, pues establece cules son las necesidades de informacin de laempresas, cmo las va a solucionar y qu medios (tecnologas de informacin) va a emplear.

SISTEMA DE INFORMACI N DE LA ORGANIZACI N

Uso

informacinAlmacenamiento Informacin finaDatos Procesamiento

Retroalimentacin


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actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso deplanificacin a largo plazo de la empresa.

- proporcionar informacin para el control de la totalidad de actividades de laempresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por

la organizacin. Los sistemas de informacin abarcan a todos los departamentosde la empresa y a la gestin global de la organizacin.

- adaptar las necesidades de informacin a la evolucin de la empresa:conforme la empresa va creciendo y desarrollndose, surgen nuevasnecesidades de informacin que han de ser satisfechas por el sistema deinformacin, evolucionando este ltimo adecundose a las nuevascircunstancias del entorno.

- interacturar con los diferentes agentes de la organizacin, permitiendo queestos empleen el sistema de informacin para satisfacer sus necesidades de

un modo rpido y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los sistemas deinformacin constituyen un punto clave en el xito o fracaso.

Para la consecucin de dichos objetivos, un buen sistema de informacin ha deser capaz recibir y procesar los datos del modo ms eficaz y sin errores, suministrar losdatos en el momento preciso, evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar lainformacin poco til evitando redundancias, almacenar los datos de modo que estndisponibles cuando el usuario lo crea conveniente, proporcionar seguridad evitando la

perdida de informacin o la intrusin de personal no autorizado o agentes externo a lacompaa y generar informacin de salida til para los usuarios de sistemas deinformacin, ayudando en el proceso de toma de decisiones.

A la hora de clasificar los Sistemas de Informacin, existe una gran variedad decriterios. En la Tabla 1 podemos ver algunas de las principales tipologas de sistemas deInformacin que nos podemos encontrar:

Tipo de Sistema de Informacin TiposGrado de formalidad Formales

InformalesAutomatizacin Manuales

Informticos

Relacin con la toma de decisiones

Estratgicos (alta direccin) Gerencial (nivel intermedio) Operativos (control operativo)

Funcionalidad Gestin comercial Gestin contable Gestin financiera Gestin de Recursos Humanos Gestin de la Produccin

Grado Especializacin Especficos Generales

Tabla 1. Tipologa de Sistemas de Informacin (Basado en Garca Bravo, 2000 y Edwars, Ward yBythesway, 1998)


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Sin embargo la clasificacin ms til es la propuesta por K y J Laudon (1996).En ella los sistemas de Informacin se agrupan segn su utilidad en los diferentesniveles de la organizacin empresarial. La organizacin consta de 4 niveles bsicos: unnivel operativo referido a las operaciones diarias de la organizacin, un nivel delconocimiento que afecta a los empleados encargados del manejo de la informacin

(generalmente el departamento de informtica), un nivel administrativo (abarcara a losgerentes intermedios de la organizacin) y un nivel estratgico (la alta direccin de laempresa).

Segn estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificacin desistemas de informacin:

a) Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas informticosencargados de la administracin de aquellas operaciones diarias de rutinanecesarias en la gestin empresarial (aplicaciones de nminas, seguimientode pedidos, auditora, registro y datos de empleados). Estos sistemas generan

informacin que ser utilizada por el resto de sistemas de informacin dela compaa siendo empleados por el personal de los niveles inferiores de laorganizacin (Nivel Operativo)

b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): aquellos sistemas deinformacin encargados de apoyar a los agentes que manejan informacin enla creacin e integracin de nuevos conocimientos para la empresa(estaciones de trabajo para la administracin); forman parte del nivel deconocimiento

c) Sistemas de automatizacin en la oficina (SAO): sistemas informticos

empleados para incrementar la productividad de los empleados que manejanla informacin en los niveles inferiores de la organizacin (procesador detextos, agendas electrnicas, hojas de calculo, correo electrnico,...); seencuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que losSistemas de Trabajo del Conocimiento

d) Sistemas de informacin para la administracin (SIA): sistemas deinformacin a nivel administrativo empleados en el proceso de planificacin,control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las actividadesordinarias (control de inventarios, presupuestacin anua l, anlisis de lasdecisiones de inversin y financiacin). Son empleados por la gerencia ydirectivos de los niveles intermedios de la organizacin.

e) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas informticosinteractivos que ayudan e los distintos usuarios en el proceso de toma dedecisiones, a la hora de utilizar diferentes datos y modelos para la resolucinde problemas no estructurados (anlisis de costes, anlisis de precios y

beneficios, anlisis de ventas por zona geogrfica). Son empleados por lagerencia intermedia de la organizacin.


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f) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de informacin a nivelestratgico de la organizacin diseados para tomar decisiones estratgicasmediante el empleo de grficos y comunicaciones avanzadas. Son utilizados

por la alta direccin de la organizacin con el fin de elaborar la estrategiageneral de la empresa (planificacin de ventas para 4 aos, plan de

operaciones, planificacin de la mano de obra).

Todos esto sistemas de informacin a su vez podran analizarse segn lasdiferentes reas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y produccin,finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de estas reas existe unconjunto especifico de aplicaciones informticas y equipos, los cuales han de estarcoordinados entre si. Si ello no se realizara, una empresa tendr problemas deintercambio de datos entre las diferentes reas, aparecer la existencia de redundanciade datos y la existencia de ineficiencias e incrementos de costes de comunicacin. Porello resulta clave la correcta planificacin y desarrollo de los sistemas de informacintal como veremos en los apartados posteriores.

II.EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Los Sistemas de informacin han ido evolucionando durante los ltimos aoshasta constituir los denominados sistemas de informacin estratgicos. Primeramentelos Sistemas de Informacin empresariales eran considerados como un instrumentosimplificador de las distintas actividades de la empresa, una herramienta con la cual sefacilitaban los tramites y reduca la burocracia. Su finalidad era bsicamente llevar lacontabilidad y el procesamiento de los documentos que a nivel operativo.

Posteriormente el desarrollo de la informtica3 y las telecomunicaciones

permitieron incrementar la eficacia en la realizacin de las tareas, ahorrar tiempo en eldesarrollo de las actividades y almacenar la mayor cantidad de informacin en el menorespacio posible, lo cual aument en las organizaciones el inters en los sistemas deinformacin. Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como lastecnologas y sistemas de informacin permitan a la empresa obtener mejoresresultados que sus competidores, constituyndose por si mismas como una fuente deventaja competitiva y una poderosa arma que permita diferenciarse de sus competidoresy obtener mejores resultados que estos. De este modo los sistemas de informacin seconstituyeron como una de las cuestiones estratgicas de la empresa, que ha deconsiderarse siempre en todo proceso de planificacin empresarial.

Dada la clasificacin de K y J Laudon, los primeros sistemas de informacin endesarrollarse fueron los Sistemas de Procesamiento de operaciones. Con el transcurrirdel tiempo, fueron apareciendo en primer lugar los sistemas de informacin para laadministracin y finalmente los sistemas de apoyo a las decisiones as como los sistemasestratgicos. Se produjo un desarrollo vertical de los sistemas de informacin,

3 3 El primer ordenador fue construido en 1946 por Mauchly y Eckert en la Universidad de Pennsylvania, eldenominado ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer)..A partir de ah con el desarrollo delos transistores, circuitos integrados, miniaturizacin de equipos, aumento de la velocidad de proceso y sobre

todo el desarrollo del microprocesador en 1971 por parte de Intel permiti a la empresa disponer de equiposms veloces, con mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento ocupando un menor espacio. Paraampliacin de informacin ver Navas Lpez, J.E., 1994


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partiendo de los niveles inferiores de la organizacin hasta abarcar al equipo directivode la empresa.

A la hora de analizar el progreso de los sistemas de informacin, uno de lostrabajos fundamentales fue el propuesto por Gibson y Nolan (1974) .Ellos describieron

la evolucin de los sistemas de informacin basndose en la evolucin de lastecnologas de informacin (Ver tabla 2). En la medida en que se desarrollaron losequipos informticos, el software, el hardware, las bases de datos y lastelecomunicaciones, los sistemas de informacin fueron adquiriendo una mayorrelevancia en las organizaciones, empezndose a considerar como un elemento ms del

proceso de planificacin.

Etapas de la Evolucin de lossistemas de informacin

Caractersticas

1. Iniciacin Introduccin de la informtica en la empresa Aplicaciones informticas orientadas a lamecanizacin y automatizacin de los procesosordinarios Escaso gasto en informtica y escasa formacindel ersonal

2. Contagio La aplicacin de las tecnologas de informacinoriginan resultados espectaculares Difusin de las tecnologas de informacin entodas las reas de la empresa Aumenta la cualificacin del personal Existe gran descoordinacin y poca planificacin

en el desarrollo de los sistemas de informacin3. Control La alta direccin de la organizacin se preocupade los sistemas de informacin como consecuenciadel alto coste en ellos Centralizacin de los proyectos de inversin entecnologas de informacin

4. Integracin Se controla el incremento del gasto Se produce la integracin de los sistemas deinformacin existentes en las distintas reas de laempresa Mejora y perfeccionan los sistemas deinformacin

5. Administracin de lainformacin

El sistema de informacin adquiere unadimensin estrategia en la empresa Descentralizacin de ciertas aplicacionesinformticas

6. Madurez Desarrollo de los Sistemas de informacin en losniveles superiores de la organizacin apareciendo losSistemas Estratgicos de informacin Adquiere gran importancia la creatividad y lainnovacin

Tabla 2. Fuente: Gibson y Nolan 1974


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Esta clasificacin de la evolucin de los sistemas de informacin puedenagruparse en 4 grandes etapas, tal como establecen Andreu, Ricart y Valor (1991):

a) Introduccin de la informtica en la organizacin: los sistemas de informacin seaplicaban para simplificar y automatizar los procesos administrativos. Se usan las

computadoras y los sistemas informticos para mejorar el proceso de contabilidad,elaborar nminas y facturacin buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo enla realizacin de dichas operaciones. Existe una carencia de formacin por parte delos empleados de la organizacin en dichos sistemas y no hay profesionales que

puedan resolver dichos problemas dentro de la compaa.

b) Etapa de contagio de las aplicaciones informticas: tras observar como laaplicacin de los sistemas informticos en algunas reas de la empresa originanimportantes mejoras, estos se van difundiendo por los diferentes departamentos dela empresa. Dicho contagiose desarrolla sin ninguna planificacin por parte de laorganizacin, con lo cual se produce un alto incremento de los costes. Aumenta la

formacin del personal en las tecnologas de informacin y en las aplicacionesinformticas, existiendo ya en la organizacin personal capaz de solucionar los

problemas planteados en el manejo del sistema de informacin.

c) Coordinacin de los Sistemas de Informacin y los objetivos de la empresa: lossistemas de informacin son utilizados en la totalidad de la organizacin y ya sontenidos en cuenta por parte de la direccin como un elemento fundamental de laempresa. Se empiezan a elaborar procedimientos de planificacin de los sistemas deinformacin y aparece la necesidad de usar los sistemas de informacin como unmedio de cumplimiento de los objetivos de la empresa

d)

Aparicin de los Sistemas Estratgicos de informacin: los sistemas deinformacin son valorados como una fuente de ventaja competitiva sostenible, de talmodo que al elaborar la estrategia general de la compaa se establece la

planificacin y desarrollo de los sistemas de informacin como otros de los aspectosclave dentro del proceso directivo.

III.LOS SISTEMAS ESTRATEGICOS DE INFORMACIN

En la ltima etapa de evolucin, los sistemas de informacin constituyen losdenominados Sistemas Estratgicos de Informacin. Monforte (1994) define sistemaestratgico de informacin como: aquel sistema de informacin que forma parte delser de la empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien

por que est unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a losproductos, operaciones o toma de decisiones.K y J Laudon (1996) a su vez definensistemas estratgicos de informacin como: sistemascomputacionales a cualquier nivelen la empresa que cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones delmedio ambiente para ayudar a la institucin a obtener una ventaja competitiva.

De ambas definiciones podemos destacar el concepto ventaja competitiva,relacionado directamente con la estrategia de la empresa. La ventaja competitiva de unaempresa se entiende como aquella caracterstica de una empresa que la diferencia delresto de competidores colocndola en una posicin relativa superior para competir4.

4 Ver Navas Lopez , J.E. y Guerras Martn, L.A. (2002)


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Empresa

Competidoresactua les

Bueno y Morcillo (1994) la definen como: el dominio y control por parte de unaempresa de una caracterstica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa sueficiencia y le permite distanciarse de los competidores. Dicha posicin desuperioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo as selograrn los resultados para la organizacin.

As un sistema de informacin permitira a una organizacin obtener unos mejoresresultados que el resto de agentes de la economa. La empresa se beneficiara de unareduccin de costes en la fabricacin del producto, reduccin del coste decomunicacin entre las diferentes reas de la empresa, mejor coordinacin entre losdiferentes niveles jerrquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores yclientes, rpida adaptacin a las necesidades del consumidor, disminucin del tiempo deentrega del producto, etc. De este modo se reforzara la posible estrategia seguida por laempresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costes, diferenciacin del

producto y concentracin5.

Aquellas organizaciones que no valoren los sistemas de informacin como unelemento estratgico, o aunque los tengan presentes no lo desarrollen de una formacoherente con su estrategia, se enfrentarn a una gran diversidad de problemas: loscompetidores, proveedores y clientes pueden incrementar su poder a la hora de negociarcon al empresa, aparece el establecimiento de objetivos empresariales inalcanzables conlos sistemas de informacin actualmente disponibles en la empresa, surge duplicidad deesfuerzo, inexactitud de los sistemas, gestin inadecuada de la informacin, malaeleccin de las tecnologas de la informacin, ... De este modo los sistemas estratgicosde informacin permiten a la empresa sobrevivir en entornos altamente competitivos ylograr un crecimiento de la organizacin. Una organizacin puede plantearse utilizar elmodelo de fuerzas competitivas de Porter (1982), donde la empresa relaciona las

amenazas y oportunidades que puede encontrarse con los agentes externos y actuar enconsecuencia.

Nuevos entrantes

Productos yservicios

sustitutivos

Figura 2: Ncleo Competitivo de Porter (1982)

5 Ver EstrategiaCompetitiva, Porter (1982)

Proveedores Clientes


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Partiendo de dicho modelo, los sistemas de informacin nos serviran para podercompetir y obtener unos mejores resultados:

a) Amenaza de nuevos participantes: los sistemas de informacin permitirnmejorar el control de los canales de distribucin y aprovisionamiento para

limitar el acceso de los competidores. Igualmente pueden utilizarse los sistemasde informacin para adecuar mejor nuestros productos a las necesidades delcliente, explotar economas de escala con el fin de reducir precios ycompetir ante una posible guerra de precios con las empresas adversarias,siendo ms agresivos en la estrategia de liderazgo en costes.

b) Amenaza de productos o servicios sustitutivos: se puede conseguir unamejor adaptacin a las necesidades del cliente, establecer una correctaadecuacin de calidad-precio de nuestro producto, identificar ms fcilmentelas necesidades insatisfechas de los consumidores y redefinir los segmentosdel mercado

c) Rivalidad con los competidores actuales: los sistemas de informacinconstituyen un arma que permite reducir costes o mejorar la imagen demarca de la compaa.

d) Poder negociador de clientes y proveedores: los sistemas de informacinpueden ser utilizados como un medio de equilibrar el poder con losproveedores y los compradores de nuestro producto.

La empresa puede conseguir la ventaja competitiva bien diferenciando elproducto (tratando de crear lealtad a la marca, intentando que el producto de la compaa

cree ms valor en el consumidor), utilizando la estrategia de liderazgo en costes (lossistemas de informacin permiten disminuir los costes de comunicacin e intercambiode la informacin dentro de las organizaciones, siendo evaluado dicho coste tanto entiempo como en dinero) o bien utilizando una estrategia de concentracin (utilizandouna estrategia similar a las anteriores pero concentrndonos en un segmento concreto delmercado).

IV.DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

La consecucin de una ventaja competitiva utilizando los sistemas de informacindepender en gran medida del correcto desarrollo y puesta en funcionamiento del sistemade informacin. El desarrollo de un sistema de informacin no resulta sencillo. Aquellasorganizaciones que simplemente adquieren tecnologas de informacin sin tener encuenta las necesidades existentes en la compaa fracasarn, poniendo en peligro lasupervivencia de la empresa. Por ello resulta fundamental los pasos a seguir en eldesarrollo de los sistemas de informacin.

El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin constara de siete etapasfundamentales.

1. Definicin del proyecto: en esta etapa se determinara si la empresa presenta

problemas y como esto pueden solucionarse mediante la implantacin de un sistemade informacin. En ella se identificarn cuales son los objetivos del uso de los


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sistemas de informacin y como estos se ubican dentro de la estrategia global de lacompaa. En esta fase resulta fundamental que la alta direccin considere lossistemas de informacin como un arma estratgica y crea realmente en ello.

2. Anlisis de sistemas: tras haber identificados los diferentes problemas de la

organizacin estos sern analizados ms detenidamente, identificando las causasque lo originan y planteando diversas soluciones. En esta fase se producir unestudio de factibilidad, para ver si las soluciones son posibles dados los recursos que

posee la organizacin. Hablaremos de tres tipos de factibilidad:- factibilidad tcnica: para que la solucin pueda ser implantada hemos de

analizar si la empresa posee los medios informticos adecuados, o bien sihemos de adquirirlos en el exterior

- factibilidad econmica: se realizara un estudio y valoracin econmica de lasolucin comprobando que los beneficios de la mejora superan los costes dela implantacin o modificacin de los sistemas de informacin

- factibilidad operativa: hemos de valorar si la solucin propuesta es deseable

data la organizacin interna de la empresa3. Diseo de Sistemas: una vez elegida aquella solucin que resuelva los problemas,

se detallar cmo el sistema de informacin satisface los requisitos planteados porla organizacin. A la hora de disear los sistemas, hemos de indicar quecomponentes de los sistemas de informacin utilizaremos (nivel hardware, softwarey tecnologa de las telecomunicaciones) y como se relacionarn dichos componentesentre s. De esta forma se producir las especificaciones del sistema de informacin

4. Programacin: se traducirn las especificaciones del sistema desarrolladas en laetapa anterior, llevndose a cabo la programacin y el desarrollo del software

5.

Fase de pruebas: para evaluar el correcto funcionamiento del sistema deinformacin ser necesario lleva a cabo un proceso exhaustivo y profundo paradeterminar si el sistema de informacin funciona en diversas condiciones y si losresultados se corresponden con lo que se esperaba. A la hora de establecer las

pruebas, las empresas pueden realizarlas de tres tipos:

- pruebas de programas: los diversos programas elaborados se probaran oseparado, con el fin de garantizar que cada uno de ellos esta libre de errores

- pruebas al sistema: se probar el sistema de informacin como un todo. Lafinalidad ser el correcto funcionamiento del sistema en conjunto, puesto que

en ocasiones puede que los programas funcin correctamente de formaindividual, pero a la hora de funcionar en conjunto el sistema de informacinno ofrezca los resultados esperados por la empresa

- pruebas de aceptacin: pruebas realizadas por los usuarios finales delsistema de informacin. Cuando estos dan el visto bueno se proporciona lacertificacin final del correcto funcionamiento del sistema de informacin

6. Conversin: una vez comprobado que el sistema de informacin funcionacorrectamente se llevar a cabo la implantacin de este, o bien la sustitucin delantiguo sistema de informacin por el nuevo. A la hora de llevar a cabo estaconversin, las organizaciones van a poder optar por diversas estrategias:


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- la denominada estrategia en paralelo. En ella durante un periodo de tiempoambos programas van a convivir y utilizarse, funcionando tanto el nuevosistema de informacin como el antiguo. Esta estrategia es la ms fiable ysegura, aunque sin embargo es la ms costosa y podemos obtener informacinredundante

- se puede optar por un cambio directo, remplazando el viejos sistema deinformacin por el nuevo en una fecha determinado. Esta estrategia sera lamenos costosa, sin embargo ante cualquier problema que surja se puedeoriginar la paralizacin de la actividad de la empresa. Igualmente requiereque el personal de la compaa haya recibido formacin sobre el nuevosistema de informacin, si no nos encontraremos con empleados incapacesde saber manejar el nuevo sistemas de informacin

- llevar a cabo una experiencia piloto, donde el nuevo sistema de informacinse utiliza en un rea limitada de la compaa y tras comprobar su correcto

funcionamiento se instala en la totalidad de la compaa. Sera una mezclade las dos estrategias anteriores

7. Produccin y mantenimiento: una vez instalado el nuevo sistema de informacinse dice que el sistema est en produccin. A partir de aqu existir un procesoconstante de evaluacin del sistema de informacin por parte de los usuarios y

personal especializado. Tras ello se identificaran nuevos errores y se plantear lacorreccin de estos.

La totalidad de las fases analizadas constituiran el denominado ciclo de vida delos sistemas de informacin. Sin embargo para muchas compaas desarrollar el sistema

de informacin siguiendo la totalidad de las etapas anteriores puede resultarle muycostoso tanto en tiempo como en dinero. Otros inconvenientes vendran dados por loscontinuos cambios de los requisitos de la informacin que puede originar que unsistema de informacin quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por ello lasempresas a la hora de desarrollar un sistema de informacin puede optar por otroconjunto de estrategias que le pueden permitir obtener resultados tan positivos como losconseguidos utilizando el ciclo de vida de los sistemas de informacin.

Otras posibles estrategias a adoptar por las empresas seran las siguientes:

- elaboracin de prototipos: la empresa desarrolla un sistema de informacinno funcional, el cual ser una versin preliminar del sistema de informacintotal. La elaboracin de un prototipo supone la reduccin de las etapasseguidas en el ciclo de vida de sistemas, buscando la rapidez en el desarrolloy la reduccin de costes tanto en tiempo como en dinero. Los prototiposson evaluados por los empleados en su puesto de trabajo y se vancontinuamente adaptando a las necesidades de estos. Una vez que secomprueba su correcto funcionamiento el prototipo se ir extendiendo por elresto de reas de la empresa.

Indicar que el principal problema del uso de prototipos es su superficialidad,

pues en muchas ocasiones la empresa se centra en la reduccin de costesolvidndose de las necesidades de informacin de la empresa, falta


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elaboracin de documentacin sobre el funcionamiento del prototipo lo cualpuede originar el desconocimiento del funcionamiento del prototipo y laausencia de pruebas para comprobar el correcto funcionamiento del prototipo.Suelen utilizarse en organizaciones pequeas o con bajas necesidades deinformacin; en grandes organizaciones no son muy recomendables.

- paquetes de software de aplicaciones: adquisicin por parte de la empresade paquetes de software de aplicaciones ya existentes en el mercado y queutilizar para manejar la informacin. Resulta una solucin muy sencilla

para las organizaciones, pues la empresa simplemente adquiere el programay lo instala en la organizacin.. Los paquetes de software suelen ser aplicarsea una gran variedad de reas de la empresa (nominas, contabilidad, personal...)y son muy tiles cuando la empresa no dispone del suficiente capital para

poder desarrollar por ella misma el sistema de informacin.

Sin embargo el principal inconveniente sera la ausencia de flexibilidad de

estos para adaptarse a las necesidades especificas de la empresa. Ha devalorarse pues cuestiones tales como los recursos que posee la empresa, lasfunciones del software, el esfuerzo de instalacin y mantenimiento del

paquete de software, el coste y la facilidad de manejo de este.

- Desarrollo por los usuarios finales: el desarrollo de las aplicacionesinformticas durante los ltimos aos tales como las hojas de calculo,editores de texto, bases de datos,... permite que sean los propios usuariosfinales quienes elaboren y desarrollen sus propios sistemas de informacin,existiendo una escasa participacin por parte de los especialistas tcnicos.Esta solucin permite un mayor control del sistema por parte de los usuarios

as como el ahorro en coste.

Sin embargo los principales inconvenientes seran la excesiva proliferacinde sistemas de informacin sin control, el no-cumplimiento de unos mnimosde calidad y la falta de valoracin de la organizacin desde un punto de vistaglobal.

- Subcontratacin de los sistemas de informacin: la empresa decidecontratar a empresas externas para que desarrollen los sistemas de informacinde la organizacin. Las empresas se beneficiaran del aprovechamiento deeconomas de escala por parte del proveedor, se aseguraran de calidad enel servicio, no existira incertidumbre en los costes y la adaptacin a lasnecesidades de las empresas sera ms adecuada.

Por otro lado subcontratar supone una cierta perdida de control por parte dela empresas, siendo clave el poder negociador con el proveedor de losservicios informticos. Igualmente informacin considerada comoestratgica por la organizacin es conocida por organizaciones ajenas a laempresa, surgiendo adems una dependencia del proveedor.

En la siguiente tabla comparamos los diferentes enfoque de desarrollo de

sistemas:


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Enfoque Caractersticas Ventajas DesventajasCiclo de vida deSistemas

Secuencial Realizacin de un proceso formal Especificaciones y aprobaciones porescrito Los usuarios tienen un papel limitado

Necesario para Sistemas y

proyectos muy complejos ygrandes

Lento y costoso No estimula los cambios en laorganizacin Se ha de elaborar mucha

documentacinElaboracin deprototipos

Requerimientos especificadosdinmicamente con Sistema experimental

Proceso rpido, informal e iterativo Los usuarios interactuan rpido con elproceso

Rpido y barato Util cuando existe

incertidumbre en los requisitos deinformacin o los usuarios finalesson importantes

Inadecuado para Sistemas grandes yComplejos

Puede ser superficial al obviar elanlisis, documentacin y pruebas

Paquete desoftware para laaplicacin

El software comercial evita necesidadde programas desarrollados internamente

Se reducen el diseo,programacin, instalacin ymantenimiento Ahorro en tiempo y coste Disminuye la necesidad deposeer recursos internos

Puede no satisfacer losrequerimientos de la institucin Puede no desempear bien algunasfunciones

Desarrollo deusuarios finales

Sistemas creado por y para usuariosfinales

Rpido e informal Poca influencia especialistas de la

Informacin

Usuarios controlan laconstruccin de los Sistemas Ahorra el coste y tiempo dedesarrollo

Proliferacin excesiva de sistemassin interconexin entre ellos En muchas ocasiones no cumplen lasnormas de calidad

Fuentes externas

Sistemas construidos y operados porproveedores externos

Reduce y controla mejor loscostes Se obtienen sistemas cuandoexiste carencia de recursos en laempresa

Perdida de control sobre el rea deSistemas de Informacin Dependencia de la direccin tcnicay la prosperidad de los proveedoresexternos

Tabla 3. Comparacin de enfoques de desarrollo de sistemas

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V.XITO Y FRACASO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

El desarrollo e implantacin de los sistemas de informacin en muchasocasiones termina en fracaso, lo cual implica un alto coste para la empresa y la prdidade recursos que se podan haberse utilizado en usos alternativas. A continuacin vamos

a realizar un anlisis a modo de resumen de las principales causas que originan elfracaso de los sistemas de informacin:

a) Falta de alineacin entre los sistemas de informacin y la estrategiaempresarial: muchas organizaciones siguen considerando los sistemas deinformacin como un mero instrumento que simplifica la burocracia sinvalorar las ventajas estratgicas que estos presentan.

b) Escaso apoyo de la administracin: la alta direccin de la compaa ha depercibir realmente que los sistemas de informacin constituyen un armaestratgica. Adems ha de existir una predisposicin a cambiar la

organizacin empresarial si lo requieren los nuevos sistemas deinformacin.

c) Mala identificacin de las necesidades de informacin: las empresasimplantan las tecnologas de informacin sin previamente haber realizadoun proceso de determinacin de las necesidades de informacin y comoestas pueden ser satisfecha utilizando adecuadamente los sistemas deinformacin.

d) Escasa involucracin o influencia del usuario final: a la hora de disearel sistema de informacin resulta fundamental contar con la opinin del

usuario final, el cual va a ser quien utilice el sistema de informacin. Porello este usuario ha de estar motivado e incentivado a colaborar en el diseodel sistema.

e) Nula formacin del personal: se requiere siempre la realizacin deactividades formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientasinformticas a utilizar en la empresa.

VI.CONCLUSIONES

Los sistemas de informacin constituyen uno de los aspectos estratgicos clavespara el buen hacer de la empresa. Para ello es necesario que la totalidad de la organizacinest concienciada de su utilidad, tanto por parte de la alta direccin, la cual ha de tenerlosen cuenta a la hora de realizar el proceso de planificacin estratgica de la empresa, como

por parte de los distintos usuarios de la empresa. Ha de existir una poltica deinformacin y motivacin dentro de la empresa. Si esto se lleva a cabo, la empresalograr superar a sus competidores, podr aumentar su poder de negociacin e incluso

podr evitar la entrada de nuevos competidores logrando la denominada ventajacompetitiva sostenible.

A la hora de planificar, desarrollar e implantar los sistemas de informacin ha de

realizarse por parte de la empresa un alineamiento de la estrategia global de la compaay los sistemas de informacin, identificando las principales necesidades y evaluando los


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distintos mtodos de satisfaccin, teniendo presente en todo momento cules son lastecnologas de informacin disponibles en el mercado y como estas pueden utilizarse.Adems han de definirse claramente cuales son los objetivos de los sistemas deinformacin.

El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin afectar en gran medidaal xito o fracaso de la organizacin; las organizaciones tendrn que adecuar los sistemasde informacin a sus recursos de capital y las necesidades de la organizacin. La posesinde la compaa los ordenadores ms avanzados, los mejores programas y la mejor red detelecomunicaciones no resulta indicativo de un mejor sistema de informacin, pues enocasiones puede que con tecnologas de informacin ms modestas se satisfagan deigual manera las necesidades de la compaa. Por ello toda empresa ha de considerarlos sistemas de informacin como un todo, un elemento ms de su poltica de negocio.

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