lecciÓn 2 modificación y formato de hojas de cálculo · archivos percent sales increase.xls,...
TRANSCRIPT
2.1
Modificación y formato de hojas de cálculo Una vez completada esta lección, podrá:
Dar formato a datos numéricos.
Ajustar el tamaño de las filas y columnas.
Alinear el contenido de celdas.
Crear y aplicar formatos condicionales.
Buscar y reemplazar el contenido de celdas.
Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.
Cortar, copiar, pegar y borrar celdas.
Una de las mayores ventajas que Microsoft® Excel ofrece es la flexibilidad de
cambiar fácilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas. Puede
cambiar la forma en que se muestran los números, de manera que su apariencia
se corresponda con el tipo de números que está utilizando. Por ejemplo, si
introduce cifras de ventas en una hoja de cálculo, puede darles formato para
que parezcan valores monetarios. Es decir, si introduce 1455 en una hoja,
puede dar formato a este número para que aparezca como 1.455 €.
También puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos
quepan en las columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para
llamar la atención sobre los datos de esa fila. A medida que trabaje con hojas
de cálculo, a menudo tendrá que mover o copiar datos a otras ubicaciones;
esta característica es muy fácil de realizar en Excel. De hecho, Excel ofrece
numerosas técnicas para copiar o mover datos a otra ubicación diferente de
una hoja de cálculo o incluso de otra hoja distinta.
También puede decir a Excel que busque determinados datos en una hoja y
que muestre la celda donde aparecen esos datos. Si desea reemplazar datos por
otros diferentes, Excel ofrece una forma de automatizar también este proceso.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los
archivos Percent Sales Increase.xls, Five Year Sales02.xls, Rentals.xls y
Monthly Sales.xls de la carpeta Lesson02 que hay en la carpeta Practice del
disco duro.
LECCIÓN 2
2.2 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Dar formato a números
La mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos
datos se incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra
información que suele aparecer con una combinación de números y símbolos.
Por ejemplo, en Adventure Works la contable hace un seguimiento semanal de
las ventas por habitaciones. Al introducir los importes de ventas, ella podría
escribir un signo de dólar seguido del número de dólares, el signo decimal y el
número de centavos. Pero sabe que es mucho más fácil introducir simplemente
los importes de ventas y dejar que Excel agregue estos formatos monetarios.
Para tener un grado mayor de flexibilidad sobre cómo aparecen los datos
numéricos, puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato a
los números. Estas opciones insertan y eliminan automáticamente símbolos y
dígitos para reflejar el formato elegido. De manera predeterminada, todos los
datos que usted introduce reciben el formato de la opción General, que muestra
los datos tal y como usted los introduce. Si al introducir un número incluye una
fecha o un carácter especial ($ % / , E e), Excel le da formato automáticamente
con la opción apropiada. Si desea que las entradas aparezcan de otra manera,
puede elegir entre los siguientes formatos, que están organizados por categoría.
Categoría Apariencia
General Muestra los datos exactamente como usted los introduce.
Número Muestra dos posiciones decimales de manera
predeterminada.
Moneda Muestra símbolos de moneda y otros símbolos apropiados
para diversas regiones del mundo (incluyendo el euro).
Contabilidad Muestra símbolos monetarios y alinea los signos
decimales de las entradas de una columna.
Fecha Muestra los días, los meses y los años en distintos
formatos, como 18 de mayo de 2004, 18-May y 18/05.
Hora Muestra las horas, los minutos y los segundos en distintos
formatos, como 8:47 p.m., 20:47 y 8:47:56.
Porcentaje Multiplica los valores de las celdas por 100 y muestra
el resultado con un signo de porcentaje.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.3
(continúa)
Categoría Apariencia
Fracción Muestras las entradas como fracciones en diversas
denominaciones y con distintos grados de precisión.
Científico Muestra las entradas en notación científica o exponencial.
Texto Muestra las entradas exactamente como las ha
introducido, incluso aunque la entrada sea un número.
Especial Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos,
como códigos postales, números de teléfono y números de
la seguridad social de Estados Unidos.
Personalizado Le permite crear formatos que no están disponibles en
ninguna de las demás categorías.
Puede dar formato a una celda antes o después de introducir un número en ella.
En la lista de opciones de formato puede elegir el número de decimales que
desea utilizar, seleccionar símbolos de moneda internacionales y establecer el
formato para los números negativos.
En este ejercicio dará formato a varias entradas numéricas de una hoja.
1 Inicie Excel y haga clic en la opción Más libros del panel de tareas
Nuevo libro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y, después, haga
clic en el icono correspondiente al disco duro.
3 Haga doble clic en la carpeta Practice, y después en la carpeta
Lesson02.
4 Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, después, haga clic
en Abrir.
Se abrirá el libro Percent Sales Increase.
2.4 Conceptos básicos de hojas de cálculo
5 Asegúrese de que la celda A1 esté seleccionada y, en el menú
Formato, haga clic en Celdas. Haga clic en la ficha Número y, si es
necesario, en la lista Categoría, haga clic en Fecha.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con la ficha
Número delante y la categoría Fecha seleccionada.
6 En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
La fecha de la celda A1 cambiará para reflejar el formato de fecha
que ha seleccionado.
7 Seleccione el rango B3:F8.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.5
8 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en
Moneda en la lista Categoría.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con las
opciones de formato para Moneda (valores monetarios)
seleccionadas. Observe que el formato predeterminado para la
moneda incluye el signo de Euro (€), un separador de millares y
dos posiciones decimales.
9 Haga doble clic en el cuadro Número de decimales, escriba 0 y
presione Entrar.
Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato monetario
sin decimales.
10 Seleccione el rango C10:F10.
En el paso 9, asegúrese de
escribir un cero, no la letra O.
2.6 Conceptos básicos de hojas de cálculo
11 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en
Porcentaje en la lista Categoría.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con la categoría
Porcentaje seleccionada y mostrará el formato de ejemplo para la
primera celda del rango seleccionado. La única opción que puede
cambiar para el formato de porcentaje es el número de decimales.
12 Haga clic en Aceptar.
Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato de porcentaje con
dos decimales.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.7
13 Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja.
Se anulará la selección del rango seleccionado.
14 En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
15 Cierre este archivo pero deje Excel abierto para el próximo ejercicio.
Ajuste del tamaño de las filas
y columnas
Si bien la entrada de una celda puede incluir hasta 32000 caracteres, el ancho
de columna predeterminado es de sólo 8,43 caracteres. En algunos formatos
de número, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de columna
predeterminado, el número pasa a ocupar parte de la siguiente columna. En otros
formatos de número, un número que no quepa dentro de una columna se mostrará
como una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el número es
demasiado grande para el ancho de columna actual. Por ejemplo, cuando la
contable de Adventure Works introduce las ventas totales del año en formato
monetario, el número aparece en la celda como una serie de signos de sostenido
porque el total, 12.400.450 €, tiene 11 caracteres de ancho y no cabe en el ancho
predeterminado de columna, que es 8,43 caracteres. Cuando un número aparece
como una serie de símbolos de sostenido, eso no afecta al valor almacenado
internamente; puede ver cualquiera de esas entradas si amplía el ancho de la
columna para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.
También puede emplear
la barra de herramientas
Formato para especificar
algunos de los formatos
de número más utilizados.
En la lección 3, “Dar formato
a celdas”, se explica
cómo utilizar la barra de
herramientas Formato para
dar formato a números.
2.8 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea
mayor de lo que necesita. Por ejemplo, la contable de Adventure Works crea
una columna en la que sólo almacena entradas Sí y No para cada importe de
ventas, lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto.
En este caso, no es necesario que el ancho de columna sea de 8,43 caracteres;
probablemente valdría con tres o cuatro caracteres. Al reducir el ancho de la
columna puede ver más columnas en la pantalla a la vez.
Excel ofrece varios métodos para ajustar el ancho de columna. Puede utilizar el
cuadro de diálogo Ancho de columna (al que se tiene acceso desde el menú
Formato) para introducir el ancho en caracteres que desee. También puede
arrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia la
izquierda para aumentar o reducir el ancho de columna. Cuando sitúa el
puntero del mouse (ratón) en el extremo derecho de un selector de columna,
aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el
ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse en el extremo derecho de
un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica
que puede cambiar el tamaño de la columna.
Por ejemplo, si hace clic en el borde derecho del selector de la columna H y
arrastra el selector hacia la derecha, la columna se hará más ancha a medida
que arrastre. El ancho de la columna en caracteres y píxeles aparecerá en una
Información de pantalla de color amarillo sobre el selector de columna a
medida que lo arrastre. Del mismo modo, si arrastra el selector de columna
hacia la izquierda, la columna se hará más estrecha a medida que arrastre.
Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automáticamente
una columna para dar cabida a la entrada más larga de la misma; para ello,
haga doble clic en el borde derecho de un selector de columna.
También puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con los
mismos métodos básicos. Es decir, puede utilizar el cuadro de diálogo Alto de
fila (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para especificar el alto de
una fila en puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada. Así, un alto de fila de
12 puntos (el alto de fila predeterminado) equivale a 1/6 de pulgada. También
puede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector
de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.
También puede hacer clic
en Autoajustar a la selección
(en el submenú Columna del
menú Formato) para ajustar
el ancho de columna de
manera que quepa la entrada
de la celda activa o la
entrada más larga del
rango seleccionado.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.9
Quizás desee ajustar el alto de fila para dar cabida a más caracteres, como el
título de una hoja o los encabezados de fila que tienen un tamaño de letra
mayor. Sin embargo, es mucho más común ajustar el ancho de columna para
dar cabida a etiquetas o números largos o cortos.
En este ejercicio cambiará el tamaño de columnas y filas. Para este ejercicio,
el ancho de las columnas del archivo de práctica se ha preestablecido en
15 caracteres.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta
Lesson02 de la carpeta Practice.
2 Haga clic en el libro Five Year Sales02 y, después, haga clic en Abrir.
Se abrirá el archivo.
3 Seleccione el rango B4:F4. En el menú Formato, seleccione
Columna y haga clic en Ancho.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna y mostrará el
ancho de columna actual.
4 Escriba 13 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en
Aceptar.
El ancho de las columnas B a F se reducirá de 15 a 13 caracteres.
5 Haga clic en cualquier celda.
El rango B4:F4 dejará de estar seleccionado.
6 Seleccione la parte inferior del selector de la fila 2.
El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha
con dos puntas, que es el puntero de cambio de tamaño.
Para especificar un ancho
estándar para todas las
columnas de un libro, en el
menú Formato, seleccione
Columna y haga clic en
Ancho estándar. Escriba el
ancho deseado y haga clic
en Aceptar.
2.10 Conceptos básicos de hojas de cálculo
7 Arrastre el selector de fila hasta que ésta tenga un alto de
20,25 puntos (27 píxeles, o elementos de imagen en la pantalla).
Aumentará el alto de la fila 2.
8 Seleccione el borde derecho del selector de la columna D.
El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha
con dos puntas.
9 Haga doble clic en el borde derecho del selector de la columna D.
El ancho de la columna D se reducirá para ajustarse mejor a su
contenido.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
Alineación del contenido de celdas
Además de dar formato a números, también puede cambiar la forma en que
están alineados con respecto a los bordes de las celdas. Puede cambiar la
alineación horizontal de las celdas seleccionadas a la izquierda, a la derecha o
al centro. Las entradas de texto suelen alinearse a la izquierda horizontalmente
en una celda, lo que significa que el primer carácter de la celda aparece junto
al borde izquierdo de la misma. Las entradas numéricas suelen alinearse a la
derecha, lo que significa que el último carácter de la celda aparece junto al
borde derecho de la misma. En una celda alineada al centro, los caracteres
de la misma están centrados entre los bordes izquierdo y derecho de la celda.
Normalmente, la alineación a la derecha está más indicada para los números,
ya que todos los números de una columna están alineados bajo las mismas
posiciones de dígitos, como se muestra a continuación:
1.400,342
842
1.952
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.11
Sin embargo, quizás desee alinear a la izquierda o al centro los números para
conseguir un efecto diferente. Por ejemplo, quizás desee alinear a la izquierda
las fechas porque la posición de los dígitos en las fechas no suele ser
importante. O quizás desee alinear al centro los números para lograr una
apariencia estilizada. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works
hace un seguimiento de las ventas por categorías (habitaciones, ventas de la
tienda de regalos, alquileres del establo de caballos, perrera, etc.) y crea una
columna que establece una puntuación (según la categoría que tenga más
ventas) para cada categoría. Un efecto de alineación al centro puede mejorar la
apariencia de la columna, como se muestra debajo:
Puntuación
12
4
32
7
También puede cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas; es
decir, la posición de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior
de la celda. La alineación predeterminada para el texto y los números es
inferior, lo que significa que los caracteres se sitúan justo encima del borde
inferior de la celda. También puede cambiar la alineación vertical de las celdas
para que sea inferior, superior o central. La alineación al centro suele quedar
bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atención sobre las
etiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradas
entre la parte superior e inferior de la fila.
En este ejercicio alineará el contenido de celdas horizontal y verticalmente, y
utilizará los botones Deshacer y Rehacer para ver cómo se pueden deshacer y
volver a aplicar los cambios como se desee.
1 Seleccione el rango B3:B6.
2 En el menú Formato, haga clic en Celdas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se
muestra en la siguiente ilustración.
2.12 Conceptos básicos de hojas de cálculo
3 Haga clic en la ficha Alineación.
Aparecerá la ficha Alineación.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Horizontal y, en la lista, haga
clic en Izquierda (Sangría).
5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Vertical y vea las opciones de
la lista.
Las opciones de la lista Vertical le permiten alinear los datos hacia
arriba y hacia abajo dentro de la celda. La alineación vertical es
más aparente si las filas son mucho más altas que los datos que
contienen.
6 Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de Vertical para cerrar
la lista sin cambiar la alineación vertical.
7 Haga clic en Aceptar.
Excel alineará a la izquierda el contenido de las celdas
seleccionadas.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.13
8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Deshacer.
Excel volverá a dejar las celdas con el formato que tenían
anteriormente.
9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Rehacer.
Excel volverá a aplicar el formato de celda.
10 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Deshacer.
Excel volverá a deshacer el formato de celda.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
Creación y aplicación de formatos
condicionales
Es posible controlar cómo aparecen los datos en las hojas de cálculo de Excel si
aplica formatos condicionales, que son reglas que usted crea para determinar
cómo aparecerán los datos dependiendo del valor de la celda. Por ejemplo, puede
aplicar un formato condicional para las celdas, de forma que todas las entradas
numéricas inferiores a 50 aparezcan de color rojo. ¿Por qué querría hacerlo?
Suponga que el director de inventario de Adventure Works ha creado una hoja
que contiene información de inventario para las existencias de artículos para los
huéspedes (como jabón, toallas y toallitas para la cara). Una columna contiene
una cantidad de Existencias a mano. Si la cantidad de un determinado artículo
en existencias es inferior a 50, hay que pedir más unidades del producto. Al dar
formato a los números inferiores a 50 de manera que aparezcan de color rojo, el
director de inventario puede identificarlos fácilmente cuando es preciso hacer un
nuevo pedido de un artículo determinado.
En este ejercicio aplicará formato condicional a un rango de forma que las
cifras de ventas que sean iguales o superiores a 50.000 € aparezcan de color
verde y en negrita.
1 Seleccione las celdas B3:F6.
2 En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato condicional.
Si guarda un libro, ya no
podrá deshacer o rehacer
cambios. Si cree que quizás
desee deshacer o rehacer
una acción determinada, no
guarde los cambios en el
libro hasta que no esté
satisfecho con los resultados.
Las líneas de negrita son
más gruesas que las del
estilo normal. Verá
información acerca de
cómo dar formato a texto
de celdas en la lección 3,
“Dar formato a celdas”.
Si aparece el Ayudante de
Office y le pregunta si desea
ayuda con esta función,
haga clic en No, no me
proporcione ayuda en
este momento.
2.14 Conceptos básicos de hojas de cálculo
3 Haga clic en el botón Formato.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se
muestra en la siguiente ilustración.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color, haga clic en el
cuadrado verde (segunda fila, cuarto color), haga clic en Negrita
en la lista Estilo de fuente y, después, haga clic en Aceptar.
Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Formato condicional.
5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Entre, haga clic en mayor que
o en igual que y, después, haga clic en el cuadro de texto situado
en el extremo derecho del cuadro de diálogo.
6 Escriba 50000 y haga clic en Aceptar.
Se establecerá el valor mínimo de la condición y se cerrará el
cuadro de diálogo. Todas las celdas del rango seleccionado
que cumplan las condiciones aparecerán ahora en negrita y
de color verde.
7 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
Se guardará el libro con el nombre actual.
8 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Se cerrará el libro.
Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.
Haga clic en cualquier celda
de la hoja para anular la
selección del rango de
celdas y ver mejor el formato
condicional.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.15
Búsqueda y reemplazo del contenido
y los formatos de celda
En una hoja de cálculo grande, puede que el contenido de algunas filas o
columnas no quepa en una única pantalla. Si desea encontrar un dato determinado
que no está visible inmediatamente, puede examinar visualmente la hoja para
buscarlo. Con Excel, sin embargo, hay una forma mucho más sencilla de hacerlo.
Puede utilizar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para
introducir el texto o el número que desea buscar, y Excel encontrará la primera
aparición de esta cadena de búsqueda. Una cadena es cualquier secuencia de
letras o números que usted escribe. Si la primera entrada que Excel encuentra no
es la que usted desea, puede indicar a Excel que busque la siguiente.
Cuando modifica hojas de cálculo, quizás necesite encontrar una determinada
cadena de caracteres dentro de la hoja y reemplazarla por otra cadena diferente.
Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works desea cambiar el libro
Rentals de forma que todos los precios que terminen con ,95 como decimal se
cambien a ,99. (Por ejemplo, un artículo cuyo alquiler cuesta actualmente
4,95 € por hora pasaría a costar 4,99 € por hora.) El cambio no incrementará
mucho los costos de alquiler para los visitantes, pero con el tiempo aumentará
considerablemente los ingresos totales procedentes de alquileres.
Puede buscar y reemplazar rápidamente todas las apariciones de una cadena
de caracteres en una hoja mediante la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo
Buscar y reemplazar. Como se muestra en la ilustración siguiente, el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar contiene cuatro botones principales: Reemplazar
todos, Reemplazar, Buscar todo y Buscar siguiente.
Como hemos explicado brevemente, puede utilizar un formato de texto
distintivo para identificar datos que quizás tenga que cambiar posteriormente o
que desee resaltar. Si ya lo ha hecho, puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar
formato, al que se tiene acceso desde el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar,
para buscar esos formatos específicos.
No importa qué celda sea
la celda activa actualmente.
Si no selecciona un rango
de celdas, Excel buscará
en toda la hoja.
2.16 Conceptos básicos de hojas de cálculo
En este ejercicio buscará una palabra en una hoja de cálculo, buscará y
reemplazará la primera aparición de una cadena de búsqueda y reemplazará
todas las apariciones de una cadena en una hoja por otra cadena diferente.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta
Lesson02 de la carpeta Practice.
2 Haga clic en el libro Rentals y, después, haga clic en Abrir.
Se abrirá el archivo.
3 En el menú Edición, haga clic en Buscar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
4 Si es necesario, haga clic en el botón Opciones para expandir el
cuadro de diálogo.
5 En el cuadro de texto Buscar, escriba Ski.
Se introducirá la cadena de caracteres que desea que busque Excel.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, si es necesario,
haga clic en Por filas.
Excel buscará en las filas sucesivas, en lugar de buscar en
las columnas.
7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, después,
haga clic en Valores.
Excel buscará valores en vez de fórmulas en las celdas.
Importante
Si va a buscar un valor (ya sea de texto o numérico) en lugar de una
fórmula, asegúrese de hacer clic en Valores en el cuadro Buscar dentro de.
Si en el cuadro Buscar dentro de está seleccionado Fórmulas y desea
buscar un valor, la búsqueda no encontrará ninguna coincidencia.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.17
8 Haga clic en Buscar siguiente.
Excel seleccionará la celda que contenga la primera aparición
de Ski.
9 Haga clic en Buscar siguiente.
Excel seleccionará la celda que contenga la siguiente aparición
de Ski.
10 En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la
ficha Reemplazar.
11 En el cuadro de texto Buscar, reemplace Ski por ,95 y
presione Tab.
Se introducirá la cadena de búsqueda que desea encontrar y el
punto de inserción se situará en el cuadro de texto Reemplazar con.
12 En el cuadro de texto Reemplazar con, escriba ,99.
El contenido del cuadro de texto Reemplazar con se utilizará para
reemplazar las apariciones de la cadena de búsqueda especificada.
13 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, después, haga clic
en Por columnas.
Excel buscará en las columnas sucesivas, en lugar de buscar en
las filas.
14 Haga clic en Buscar siguiente.
Excel encontrará la primera aparición de la cadena de búsqueda ,95.
15 Haga clic en Reemplazar.
Excel reemplazará la primera aparición de ,95 por ,99 y buscará la
siguiente aparición de la cadena de búsqueda.
16 Haga clic en Reemplazar todos.
Excel reemplazará todas las apariciones de ,95 por ,99; los valores
de la columna Precio por alquiler.
17 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensajes que indica
cuántos reemplazos se hicieron.
18 Haga clic en Cerrar.
Se cerrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
19 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Rentals 2
y haga clic en Guardar.
Se guardará el libro con el nuevo nombre.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
Si no puede ver el resultado
de la búsqueda en la hoja,
arrastre la barra de título del
cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar para moverlo a
un lugar que le permita ver el
resultado de la búsqueda.
2.18 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Sugerencia
Quizás se pregunte por qué no introduce simplemente 95 como cadena de
búsqueda y 99 como cadena de reemplazo, sin incluir el signo decimal. Silo
hiciera, Excel reemplazaría todos los valores de la hoja que contuvieran 95,
en lugar de reemplazar únicamente aquellos valores que incluyeran el
signo decimal delante de 95. Por ejemplo, si la cantidad 95 apareciera en
cualquiera de las columnas de Alquileres por mes, Excel lo reemplazaría
por 99, que no es lo que usted desea. Si sólo desea reemplazar parte del
contenido de una celda, como ocurre en este ejercicio, sea lo más
específico posible a la hora de introducir la cadena de búsqueda; de lo
contrario, puede que Excel haga reemplazos incorrectos. También puede
reducir el foco de una búsqueda si activa las casillas de verificación
Coincidir mayúsculas y minúsculas y Coincidir todo el contenido de la
celda. Cuando se activa la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y
minúsculas, los caracteres en mayúsculas y en minúsculas del texto de
las celdas deben coincidir con los que usted especifique para la cadena
de búsqueda. Active la casilla de verificación Coincidir todo el contenido
de la celda si desea especificar que la cadena de búsqueda sea el único
contenido de una celda para que se considere una coincidencia.
Inserción y eliminación de celdas,
filas y columnas
Después de configurar una hoja de cálculo, quizás necesite insertar una celda,
una columna o una fila en blanco para crear espacio donde poder introducir
información adicional. Por ejemplo, si el director de ventas desea agregar
nuevos artículos en alquiler en la hoja de cálculo Rentals, tiene que insertar una
nueva fila por cada nuevo artículo en alquiler. Como alternativa, tendría que
eliminar una celda, una columna o una fila existente para eliminar información
innecesaria. En la hoja Rentals, la columna C se utiliza para indicar si cada
artículo se alquila sólo en temporada o no. Como los únicos artículos de
temporada son los correspondientes a deportes de invierno (esquí, raquetas de
nieve y motonieve), el director de ventas cree que esta columna es innecesaria y
desea eliminarla.
Puede insertar estos artículos mediante el menú Insertar y puede eliminarlos
mediante el menú Edición. Cuando inserta una celda o un rango de celdas en
una hoja de cálculo, desplaza hacia la derecha las celdas existentes en dicha fila
o desplaza hacia abajo las celdas existentes en la columna. Para insertar una o
más filas, empiece por seleccionar el número de filas que desea insertar. Para
ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada fila que desee agregar.
El número de filas que seleccione se insertará encima de la primera fila
seleccionada, como se muestra en las ilustraciones siguientes.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.19
En este ejemplo se han seleccionado celdas de las filas 5, 6 y 7, como se
muestra en la ilustración a la izquierda. Cuando el usuario hizo clic en Filas
en el menú Insertar, Excel insertó tres nuevas filas, encima de la primera fila
seleccionada, como se muestra en la ilustración de la derecha.
La inserción de columnas es similar. Si desea insertar una o más columnas,
empiece por seleccionar el número de columnas que desea insertar. Para ello,
haga clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee agregar.
El número de columnas que seleccione se insertará a la izquierda de la primera
columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.
En este ejemplo se han seleccionado celdas de las columnas C y D, como se
muestra en la ilustración anterior. Cuando el usuario hizo clic en Columnas
en el menú Insertar, Excel insertó dos nuevas columnas, a la izquierda de la
primera columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.
2.20 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Cuando inserta una fila, una columna o una celda en una hoja que ya tiene
formato, aparece el botón Opciones de inserción. Al hacer clic en el botón
Opciones de inserción aparece una lista de opciones para el formato de la fila o
la columna insertadas. Estas opciones se resumen en la tabla siguiente.
Opción Acción
El mismo formato de arriba Se aplica a la nueva fila el formato de la fila
situada encima de la fila insertada.
El mismo formato de abajo Se aplica a la nueva fila el formato de la fila
situada debajo de la fila insertada.
El mismo formato
de la izquierda
Se aplica a la nueva columna el formato de la
columna situada a la izquierda de la columna
insertada.
El mismo formato
de la derecha
Se aplica a la nueva columna el formato de la
columna situada a la derecha de la columna
insertada.
Borrar formato Se aplica a la nueva fila o columna el formato
predeterminado.
En este ejercicio eliminará una columna, insertará celdas (desplazando hacia la
derecha las celdas adyacentes de la misma fila) e insertará filas.
1 Haga clic en la celda C3.
C3 es la celda activa.
2 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.
Se eliminará el contenido de la celda activa pero no se quitará
la columna.
3 En el menú Edición, haga clic en Eliminar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas.
4 Haga clic en la opción Toda la columna y, después, haga clic
en Aceptar.
Se eliminará la columna Año, junto con todo su contenido.
Aprenderá más acerca de
cómo borrar celdas en el
próximo ejercicio.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.21
5 Seleccione C1:F1.
Se seleccionarán cuatro celdas.
6 En el menú Insertar, haga clic en Celdas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas.
7 Haga clic en la opción Desplazar las celdas hacia la derecha y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
Excel insertará cuatro celdas nuevas y desplazará hacia la derecha
el contenido de las celdas existentes (en la misma fila).
8 Seleccione las celdas A10:A12.
Se seleccionarán tres filas.
9 En el menú Insertar, haga clic en Filas.
Excel insertará tres filas encima de lo que era la fila 10 (ahora la
fila 13). Ahora tiene espacio para agregar tres nuevos artículos
en alquiler.
10 Haga clic dos veces en el botón Deshacer.
Excel quitará las filas y las celdas insertadas.
11 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
Se guardará el libro con el nombre actual.
12 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Se cerrará el libro.
Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.
No importa qué columna
utilice para seleccionar
celdas cuando desee
insertar filas.
2.22 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Corte, copia, pegado y borrado
de celdas
Cuando esté introduciendo datos en una hoja de cálculo, a menudo cambiará
idea sobre dónde ha puesto el contenido de una celda, una fila o una columna.
O quizás simplemente haya cometido un error al introducir datos en una fila o
columna determinada y quería haberlos puesto en otra fila o columna.
Cuando desee cambiar la posición de los datos en la hoja, no es necesario
eliminar los datos existentes y volver a escribirlos en las nuevas ubicaciones.
Excel ofrece funciones para mover el contenido existente de una o más celdas
a otra ubicación diferente. Este método se llama cortar y pegar porque corta
(quita) datos de su ubicación original y los pega (inserta) en otra ubicación
diferente. Cuando corta datos, Excel los almacena en el Portapapeles de
Windows, una ubicación de almacenamiento temporal en la memoria del
equipo. Los datos desaparecen de la hoja pero siguen estando disponibles
para que los pegue en otra ubicación diferente. Incluso puede pegar datos
del Portapapeles en un archivo creado por otra aplicación diferente, como
Microsoft Word o Microsoft PowerPoint®.
Algunas veces, deseará reutilizar datos que ya ha introducido. Por ejemplo,
el director de ventas de Adventure Works ha creado una hoja que contiene las
cifras de ventas del primer trimestre. Desea copiar muchas de las celdas de una
hoja y pegarlas en otra hoja, que utilizará para crear las cifras de ventas del
segundo trimestre. Este método es especialmente útil si ha aplicado formato de
número a las celdas o formato de texto a los títulos y las etiquetas. El director
de ventas puede copiar muchas etiquetas e importes de ventas (con formato de
moneda) a otra hoja diferente para el segundo trimestre. Puede cambiar las
etiquetas de texto sin perder el formato de texto actual y borrar las cifras de
ventas sin perder el formato de moneda almacenado en las celdas. Cuando
borra celdas, puede especificar si desea borrar los valores almacenados en ellas
y conservar el formato, borrar las formulas almacenadas en las celdas, borrar
el formato de las celdas y conservar los valores o borrar todo el contenido de
las celdas.
Cuando mueve datos dentro de una hoja o entre dos hojas diferentes, los corta
de una celda o un rango de celdas y los pega en otra celda o rango de celdas.
Cuando copia datos, los duplica y los pega en otra celda o en otro rango de
celdas. La barra de herramientas Estándar de Excel incluye botones para los
comandos Cortar, Copiar y Pegar, si bien puede realizar estos mismos
comandos desde el menú Edición.
Si va a pegar un rango de
celdas (por ejemplo, una
selección que contiene tres
celdas en horizontal en dos
filas adyacentes), seleccione
un área que tenga el mismo
número de celdas en
horizontal y en vertical que
los datos que haya cortado
o copiado. O bien, puede
seleccionar una única celda
para pegar y los datos
pegados llenarán celdas
debajo y a la derecha de
la celda seleccionada.
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.23
En este ejercicio moverá y copiará datos dentro de una hoja, borrará el formato
de un rango seleccionado y borrará el contenido de un rango seleccionado.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta
Lesson02 de la carpeta Practice.
2 Haga clic en el libro Monthly Sales y, después, haga clic en Abrir.
Se abrirá el archivo.
3 Haga clic en la celda A7 y, en la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Cortar.
El contenido de la celda A7 se copiará al Portapapeles de Windows
y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda
A7. La marquesina indica que se cortará el contenido.
4 Haga clic en la celda A8 y, en la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Pegar.
El contenido del Portapapeles de Windows (de la celda A7) se
pegará en la celda A8 y desaparecerá la marquesina alrededor
de la celda A7.
5 Seleccione B3:D6 y, en la barra de herramientas Estándar, haga
clic en el botón Copiar.
El contenido de las celdas seleccionadas se copiará al
Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina
parpadeante alrededor de las celdas seleccionadas que indica lo
que se ha copiado al Portapapeles de Windows.
6 Haga clic en la ficha de la hoja T2, cerca de la parte inferior de la
ventana de Excel.
Excel mostrará la hoja T2.
7 Haga clic en la celda B4 y, en la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Pegar.
El contenido del Portapapeles de Windows se copiará a la hoja T2,
empezando en la ubicación de la celda activa (B4).
8 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Formatos.
Excel quitará el formato de moneda de las celdas seleccionadas.
9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Deshacer.
Se volverá a aplicar el formato de moneda a las celdas
seleccionadas.
10 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.
Excel quitará el contenido de las celdas seleccionadas, pero
conservará el formato.
Otra forma de cortar y pegar
datos consiste en seleccionar
las celdas y arrastrar la
selección por sus bordes
hasta las celdas en las
que desea pegar los datos.
Para copiar mediante el
mismo método, mantenga
presionada la tecla Ctrl
mientras arrastra.
2.24 Conceptos básicos de hojas de cálculo
11 Escriba 3444 y presione Entrar.
Excel convertirá la entrada al formato de moneda.
12 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Monthly
Sales 2 y haga clic en Guardar.
Se guardará el libro con el nuevo nombre.
Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a dar formato a números de celdas, cambiar el
ancho de las columnas y el alto de las filas, alinear texto y valores en celdas,
utilizar los botones Deshacer y Rehacer para invertir y repetir cambios, aplicar
formato condicional a las celdas seleccionadas, buscar y reemplazar datos, e
insertar y eliminar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a copiar y
mover celdas y rangos de celdas, borrar varios elementos de celdas, copiar
formatos a un rango o a una hoja diferente, y utilizar el panel de tareas
Portapapeles para copiar y pegar varias selecciones.
Si va a proseguir con otras lecciones:
● Cierre el libro Monthly Sales 2.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 Cierre el libro Monthly Sales 2.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de Excel.
Ejercicio corto
1 Si deseara insertar dos filas encima de la fila 7 de la hoja actual,
¿qué pasos realizaría?
2 ¿Qué diferencia hay entre los formatos de número Contabilidad
y Moneda?
3 ¿Cómo puede arrastrar para cambiar el alto de una fila o el ancho
de una columna?
4 ¿Cómo puede ver el panel de tareas Portapapeles?
5 ¿Cómo buscaría la tercera aparición de un valor en una hoja
de cálculo?
Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.25
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra el libro Five Year Sales02.xls. Inserte una fila entre las filas 1
y 2. Cambie el tamaño de la fila 1 hasta un alto de 25 píxeles. Alinee a la
izquierda el texto del título Ventas anuales. Elimine la fila agregada.
Ejercicio 2: en el libro Five Year Sales02.xls, dé el formato Contabilidad a las
celdas B3:F6. Aplique un formato condicional de forma que si el valor de una
celda está comprendido entre 20000 y 40000, el valor aparezca de color azul.
Reemplace todas las apariciones de 12 en la hoja por 13.
Ejercicio 3: todavía en el libro Five Year Sales02.xls, en Hoja1, copie el rango
A3:F7 al Portapapeles de Office. Cambie a Hoja2 y pegue las celdas
seleccionadas empezando en la celda A3. En Hoja2, cambie a 15 caracteres el
ancho de las columnas A a F. Después, seleccione el rango B3:F6 y elimine su
contenido, pero conserve el formato. Guarde y cierre el libro.
Ejercicio 4: cree una hoja en la que se enumeren los días de la semana en la
fila 1, empezando en la columna B. En la columna A, empezando en la fila 2,
enumere las actividades físicas que realiza con frecuencia (andar, correr, algún
deporte concreto, aerobic, etc.). Agregue una fila encima de la fila 1 y centre el
título Minutos al día encima de los días de la semana. Mejore la apariencia de
la hoja ajustando los anchos de columna, cambiando los colores de fuente, etc.
Cambie el nombre de la hoja para que refleje la fecha final de esta semana.
Guarde el libro con el nombre Mi actividad física. Utilice esta hoja para
registrar su actividad física diaria.
Ejercicio 5: continuando con el libro que creó en el ejercicio 4, seleccione
todo el contenido de la primera hoja y cópielo a la Hoja2. Borre todos los
valores de minutos que haya introducido. Cambie el nombre de esta hoja por
la fecha del último día de la próxima semana. Copie el contenido de la segunda
hoja a Hoja3 y cambie su nombre de forma que refleje la fecha final para
dentro de dos semanas. Guarde las hojas. Utilice estas hojas para registrar su
actividad física durante las próximas semanas. Si lo desea, agregue otras hojas
para seguir supervisando su nivel de actividad.