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7.1
Realización de cálculos básicos Una vez completada esta lección, podrá:
Crear fórmulas.
Copiar fórmulas.
Modificar fórmulas.
Utilizar la función SUMA y Autosuma.
Utilizar la característica Insertar función.
Utilizar funciones de fecha.
Utilizar referencias de celdas absolutas y relativas.
Utilizar funciones estadísticas básicas.
Utilizar series numeradas y Autorrellenar.
Con Microsoft® Excel es fácil realizar cálculos de uso frecuente. Además de
sumar, restar, multiplicar y dividir, puede calcular el total y el promedio de un
conjunto de valores. Con los cálculos básicos puede obtener valores de beneficios
a partir de ingresos y gastos o puede calcular el salario de un empleado a partir de
las horas trabajadas y el precio por hora. Éstos son sólo algunos ejemplos de los
cálculos que Excel puede realizar.
En el centro turístico Adventure Works, el director de reservas está preparando
un informe sobre las tasas anuales de habitaciones sin ocupar. Para empezar,
calcula el número total de noches que se ocupó cada tipo de habitación. Después
calcula el número promedio de habitaciones ocupadas por noche. Por último
calcula la tasa de ocupación para cada tipo de habitación. Los resultados de estos
cálculos le ayudarán a planear la próxima temporada y programar renovaciones
en las cabañas para la época del año en que haya menos demanda.
También en Adventure Works el contable está calculando los ingresos
generados por el alquiler de equipos para diversas actividades. Con esas
cifras puede calcular el ingreso promedio obtenido de cada actividad cada mes.
El coordinador de actividades utilizará esos datos para planear las actividades
del próximo año.
En esta lección aprenderá a realizar cálculos básicos de Excel con fórmulas
y funciones. Aprenderá a crear y modificar fórmulas, utilizar operadores
matemáticos y emplear funciones integradas de Excel.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los
archivos Lodging Usage.xls y Activity Rentals.xls de la carpeta Lesson07
que hay en la carpeta Practice del disco duro.
LECCIÓN 7
7.2 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Creación de fórmulas
Una fórmula es la expresión escrita de un cálculo que va a realizar Excel.
Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena
internamente mientras que el resultado calculado aparece en la celda.
Una fórmula es una ecuación matemática que consta de dos elementos:
operandos y operadores matemáticos. Los operandos identifican los valores
que se utilizarán en el cálculo. Un operando puede ser un valor constante, otra
fórmula, o una referencia a una celda o a un rango de celdas. Los operadores
matemáticos especifican qué cálculos se realizarán con los valores.
Para que Excel pueda distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas
empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+). Para ver una fórmula,
haga clic en la celda que contiene la fórmula. La fórmula aparecerá en la Barra
de fórmulas.
En una fórmula puede utilizar cualquiera de los operadores matemáticos
siguientes.
Operador Significado
^ Exponenciación
* Multiplicación
/ División
+ Suma
- Resta
Cuando una fórmula contiene dos o más operadores, las operaciones no se
realizan necesariamente en el orden en que usted lee la fórmula; es decir, de
izquierda a derecha. El orden en que se realizan las operaciones está determinado
por la prioridad del operador, según se define en las reglas matemáticas.
Por ejemplo, la exponenciación es la primera operación que se realiza siempre.
La multiplicación y la división son las siguientes en la lista de prioridades, y se
realizan secuencialmente de izquierda a derecha. Por último se realizan la suma
y la resta, también de izquierda a derecha. Veamos la siguiente ecuación.
2 + 4 * 6 / 3 - 1 = 9
Primero se multiplica cuatro por seis y el resultado se divide entre tres. Después
se suma dos al resultado y se resta uno.
Las operaciones contenidas entre paréntesis se realizan antes que las que están
fuera de los paréntesis. Puede anular las prioridades estándar de los operadores
mediante el uso de paréntesis. Así, la ecuación siguiente se calcula de distinta
forma que la anterior.
(2 + 4) * 6 / (3 - 1) = 18
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.3
En esta fórmula primero se suman dos y cuatro, y el resultado se multiplica por
seis. Por último, el resultado se divide entre el resultado de tres menos uno.
La creación de una fórmula es similar a la introducción de texto y números en
las celdas. Para empezar, seleccione la celda en la que desee que aparezca la
fórmula. Después puede utilizar uno de dos métodos posibles para crear la
fórmula.
En el primer método se escribe la fórmula (incluyendo las direcciones de
celdas, los valores constantes y los operadores matemáticos) directamente en la
celda. Para marcar la entrada como una fórmula, debe empezar por escribir un
signo igual.
En el segundo método se pegan las referencias de una celda o de un rango
de celdas en la Barra de fórmulas. Para completar la fórmula se escriben los
operadores, valores constantes o paréntesis que sean necesarios.
A medida que crea una fórmula, ésta aparece en la Barra de fórmulas y en
la propia celda. Cuando haya completado la fórmula, la celda mostrará el
resultado y la Barra de fórmulas mostrará la fórmula propiamente dicha.
El director de reservas de Adventure Works ha hecho un seguimiento del
número de noches que estuvo ocupado cada tipo de habitación cada mes del
año pasado. Para calcular las tasas de ocupación, debe saber el número total de
noches ocupadas de cada mes, dividir ese total entre el número de habitaciones
y, por último, dividir ese resultado entre el número de noches del mes.
En este ejercicio abrirá una hoja de cálculo y creará fórmulas básicas en ella.
1 Abra el libro Lodging Usage de la carpeta Lesson07 contenida en
la carpeta Practice.
2 Haga clic en la celda C9 y escriba =C5+C6+C7.
A medida que escribe cada referencia de celda se selecciona la
celda a la que se hace referencia y el borde de selección aparece
en un color específico. Este color coincide con el color del texto
utilizado para la referencia de celda.
3 Presione Entrar.
El total de las celdas (908) aparecerá en la celda C9.
4 Haga clic en la celda C13, escriba = y haga clic en la celda C5.
Se agregará C5 a la fórmula. La celda en la que hace clic está
codificada con un color y muestra un borde de marquesina
parpadeante.
5 Escriba /, haga clic en la celda A5 y, después, haga clic en el botón
Entrar de la Barra de fórmulas.
Excel completará la fórmula y mostrará la relación de las celdas C5
y A5 (30,25).
Cuando escribe una
dirección de celda en una
fórmula, da igual que utilice
letras en mayúsculas o en
minúsculas. Por ejemplo,
B8 y b8 son referencias
a la misma celda.
7.4 Conceptos básicos de hojas de cálculo
6 Desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en la celda
C21. Haga clic en la Barra de fórmulas, escriba =C13/31 y haga
clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.
Excel calculará la tasa de ocupación de las habitaciones tipo chalet
durante el mes de enero (0,97581) y el resultado aparecerá en la
celda C21.
7 En el menú Formato, haga clic en Celdas.
8 Cambie a la ficha Número si es necesario y haga clic en Porcentaje
en la lista Categoría.
9 Haga clic en Aceptar para aceptar el número predeterminado de
decimales (2).
El valor de la celda C21 aparecerá como un porcentaje.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
Sugerencia
De forma predeterminada, Excel calcula las fórmulas automáticamente.
Para cambiar cuándo se calcula una fórmula, en el menú Herramientas,
haga clic en Opciones y, en la ficha Cálculo, seleccione la opción deseada.
Para calcular las fórmulas
que hay en todos los libros
de todas las hojas abiertas,
presione F9. Para calcular
únicamente las fórmulas
de la hoja activa, presione
Mayús+F9.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.5
Copia de fórmulas
Quizás descubra con frecuencia que se necesita una fórmula similar en varias
celdas adyacentes. Por ejemplo, si tiene una lista de artículos y cada artículo
contribuye al ingreso total durante un año, quizás desee sumar los artículos para
calcular el ingreso total para ese año. Para calcular el total del ingreso para años
consecutivos, puede crear fórmulas para sumar el ingreso de cada año.
Afortunadamente, puede evitar tener que introducir fórmulas repetidamente y
ahorrar una cantidad de tiempo considerable al copiar una celda con una
función terminada y pegarla en las celdas de destino. También puede utilizar el
controlador de relleno, que es el pequeño cuadrado que aparece en la esquina
inferior derecha de la celda activa.
Cuando selecciona una celda que tiene una fórmula y arrastra el controlador de
relleno, Excel cambia las referencias de celda de la fórmula para que coincidan
con las de la columna o la fila a la que se está copiando.
El director de reservas no desea escribir la misma fórmula varias veces para
calcular la tasa de ocupación de cada tipo de habitación para cada mes. En su
lugar, copia sus fórmulas a diversas ubicaciones.
En este ejercicio copiará fórmulas en la hoja.
1 Haga clic en la celda C13 y, en el menú Edición, haga clic en Copiar.
Aparecerá un borde de marquesina parpadeante alrededor de
la celda.
2 Haga clic en la celda C14 y, en el menú Edición, haga clic en Pegar.
La fórmula se pegará en la celda C14 y aparecerá el botón
Opciones de pegado junto a la celda.
3 Repita el paso 2 para las celdas C15 y C16.
4 Haga clic en la celda C9 y seleccione el controlador de relleno.
El puntero del mouse (ratón) adoptará la forma de una cruz cuando
esté situado correctamente.
Cuando copia una fórmula
a otra celda diferente, Excel
copia también el formato
a la otra celda.
Para obtener más información
acerca del botón Opciones de
pegado, consulte la lección 2
“Modificación y formato de
hojas de cálculo”.
Para copiar una fórmula de la
celda situada a la izquierda
de una celda seleccionada,
presione Ctrl+R.Para copiar
una fórmula de la celda
situada encima de una
celda seleccionada,
presione Ctrl+D.
7.6 Conceptos básicos de hojas de cálculo
5 Arrastre el controlador de relleno hasta la celda D9.
La fórmula de la celda C9 se copiará a la celda D9 y aparecerá
el botón Opciones de autorrelleno junto a la celda.
6 Haga clic en la celda D9 y observe su fórmula en la Barra
de fórmulas.
La fórmula se copiará desde C9 y la letra de la columna se ajustará
para que coincida con la columna de la nueva celda.
7 Seleccione el controlador de relleno de la celda D9 y arrástrelo
hasta la celda N9.
La fórmula se copiará a las celdas E9:N9. Los números totales de
noches ocupadas cada mes aparecerán en las celdas E9:N9.
8 Guarde la hoja y déjela abierta para un ejercicio posterior.
Modificación de fórmulas
Es fácil modificar una fórmula que ya ha creado y es similar a modificar el
contenido de cualquier otra celda. Puede:
● Hacer doble clic en la celda, escribir los cambios directamente en
la celda y presionar Entrar.
O bien
● Hacer clic en la celda, hacer clic en la Barra de fórmulas, escribir
los cambios y hacer clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.
Para eliminar una fórmula, haga clic en la celda y presione la tecla Supr.
En este ejercicio revisará y eliminará fórmulas.
1 Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Lesson07 contenida en
la carpeta Practice.
2 Haga clic en la celda O3 y, después, haga clic a la derecha de la
fórmula en la Barra de fórmulas.
El punto de inserción parpadeará al final de la fórmula.
Puede utilizar el controlador
de relleno para copiar texto
directamente de una celda a
otra o puede utilizarlo para
completar una serie de años,
fechas, días, etc. Más
adelante en esta lección verá
más información acerca de
las funciones de relleno.
Si elimina o modifica una
fórmula accidentalmente,
presione Ctrl+Z o haga clic
en el botón Deshacer de
la barra de herramientas
Estándar para invertir
la acción.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.7
3 Presione tres veces la tecla Retroceso y haga clic en el botón Entrar.
El precio por alquiler, mostrado en la celda O3, se eliminará de la
fórmula. La fórmula revisada calculará los alquileres totales de
kayak durante el año.
4 Copie la fórmula a las celdas O4:O17 utilizando el controlador de
relleno de la celda O3.
Excel calculará y mostrará los alquileres anuales totales por tipo
de equipo.
5 Haga clic en la celda O2, elimine el texto existente, escriba
Ingreso anual por actividad y presione Entrar.
La nueva etiqueta reemplazará a la anterior.
6 Haga clic en la celda O17 y presione la tecla Supr.
La fórmula y el contenido de la celda se eliminarán de la celda.
7 Cierre el libro sin guardar los cambios.
Uso de la función SUMA y Autosuma
Uno de los cálculos más frecuentes que se realizan en una hoja de cálculo es
sumar un rango de celdas. Puede sumar un rango de celdas si crea una fórmula
que incluya todas las etiquetas de celda separadas por el operador de suma (+).
Una forma más sencilla de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la
función SUMA.
Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo frecuente o
complejo. Una función consta de dos componentes: el nombre de función y,
en la mayoría de los casos, una lista de argumentos. La lista de argumentos, que
aparece entre paréntesis, contiene los datos que la función necesita para producir
el resultado. Dependiendo de la función, un argumento puede ser un valor
constante, una única referencia de celda, un rango de celdas, un nombre de rango
o incluso otra función. Cuando una función contiene varios argumentos, éstos
están separados por signos de punto y coma o por comas, dependiendo de la
configuración regional del equipo.
7.8 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Por ejemplo, la función SUMA suma valores o rangos de celdas. Usted
introduce el rango de celdas como un argumento de la función y Excel calcula
el total del rango. Una función SUMA típica, que calcula el total de las celdas
B5 a B10, es similar a ésta.
=SUMA(B5:B10)
Más adelante en esta lección verá más información acerca de otras funciones.
La característica Autosuma de Excel ofrece un método abreviado para
introducir funciones SUMA con el fin de calcular totales de rangos de celdas.
Cuando hace clic en el botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar,
Excel calcula el total de las celdas situadas justo encima o a la izquierda de la
celda que contiene la función.
El director de reservas sabe que Autosuma puede simplificarle aún más sus
cálculos de la ocupación. Puede utilizar Autosuma para calcular los muchos
totales que necesita.
En este ejercicio utilizará Autosuma para calcular el total de un rango de celdas.
1 Si es necesario, cambie al libro Lodging Usage que utilizó
anteriormente en esta lección.
2 Haga clic en la celda C17 y, en la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Autosuma.
Aparecerá una fórmula SUMA en la celda C17 y en la Barra de
fórmulas, y el rango C13:C16 estará rodeado por un borde de
marquesina parpadeante.
3 Presione Entrar.
La fórmula se introducirá en la celda C18 y aparecerá el resultado
(54,15).
4 Haga clic en la celda O5 y, después, haga clic en Autosuma.
Aparecerá una fórmula SUMA en la celda O5 y en la Barra de
fórmulas, y el rango C5:N5 estará rodeado por un borde de
marquesina parpadeante.
Si hay alguna celda no
numérica dentro del rango
de celdas cuyo total desea
calcular, Autosuma calculará
de manera predeterminada
el total sólo desde la celda
activa hasta la primera celda
no numérica. Para evitar
este problema, cambie los
argumentos para incluir
todo el rango de celdas o
seleccione únicamente el
rango de celdas cuyo total
desee calcular.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.9
5 Presione Entrar.
La fórmula se introducirá en la celda O5 y aparecerá el resultado
(2908).
6 Guarde el libro y déjelo abierto para un ejercicio posterior.
Uso de Insertar función
Puede introducir una función en una celda del mismo modo en que introduciría
cualquier fórmula: escribiéndola directamente en la celda o en la Barra de
fórmulas. El botón Insertar función ofrece una tercera opción. Al aceptar
argumentos e incluso funciones adicionales, el cuadro de diálogo Argumentos de
función le ayuda a crear fórmulas que contienen funciones. De hecho, el cuadro
de diálogo Argumentos de función resulta especialmente útil cuando una fórmula
contiene más de una función, como una función dentro de otra función. El cuadro
de diálogo Insertar función enumera todas las funciones. El cuadro de diálogo
Argumentos de función enumera los argumentos de cada función, una
descripción de cada función y sus argumentos, el resultado calculado de
cada función y la fórmula general.
En Adventure Works, la contable utiliza Insertar función para calcular los
ingresos anuales generados por el alquiler de diversos tipos de material deportivo.
En este ejercicio utilizará Insertar función para introducir funciones en una hoja
de cálculo.
1 Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Lesson07 contenida en
la carpeta Practice.
2 Haga clic en la celda O3 y presione la tecla Supr.
Se eliminará la fórmula de la celda.
7.10 Conceptos básicos de hojas de cálculo
3 Haga clic en el botón Insertar función que hay a la izquierda de la
Barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función, como se muestra
en la siguiente ilustración.
4 En la lista Seleccionar una función, haga clic en SUMA y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, que
mostrará la función SUMA que calcula el total de las celdas C3:N3.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.11
5 En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha del paréntesis de
cierre y escriba *A3.
Esta fórmula calcula el total de alquileres de kayak por año y
después multiplica el total por el costo por alquiler.
6 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Argumentos de
función.
Se cerrará el cuadro de diálogo Argumentos de función y el
resultado del cálculo de ingresos (1995) aparecerá en la celda O3.
7 Haga clic en la celda A20. Después, escriba =CUENTA( y
seleccione las celdas A3:A17.
Las celdas A3 a A17 aparecerán como argumentos de la función
CUENTA.
8 Escriba el ) de cierre y presione Entrar.
Excel contará 15 entradas numéricas en las celdas 3 a 17 de la
columna A.
9 Elimine la entrada de la celda A20 y guarde el libro. Deje el libro
abierto para una lección posterior.
Uso de funciones de fecha
Las funciones Fecha y hora de Excel le permiten utilizar fechas y horas en las
fórmulas. Para realizar cálculos sobre estos valores, Excel convierte cada fecha
y hora en un número de serie. La función Fecha realiza esa conversión para
cualquier combinación de año, mes y día que especifique. La función Hora
convierte cualquier combinación de horas, minutos y segundos que introduzca.
AHORA y HOY son dos de las funciones de fecha que se utilizan con más
frecuencia. AHORA devuelve la fecha y la hora en que se introdujo la función
en una hoja de cálculo. HOY sólo devuelve la fecha. Cada vez que abre un
libro que utiliza una de estas funciones, la fecha o la hora se actualiza
automáticamente.
En marzo, el director de reservas necesita calcular la tasa de ocupación de la
temporada de invierno, que va del 1 de noviembre hasta finales de febrero.
Desea confirmar el número de días de dicha temporada.
En este ejercicio utilizará funciones de fecha para calcular el tiempo que hay
entre dos fechas.
1 Cambie al libro Lodging Usage.
2 Haga clic en la celda A20 y, después, haga clic en el botón
Insertar función.
3 Seleccione FECHA en la lista Seleccionar una función y haga clic
en Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
7.12 Conceptos básicos de hojas de cálculo
4 En el cuadro Año, escriba 2004.
5 En el cuadro Mes, escriba 02.
6 En el cuadro Día, escriba 29.
El número de serie correspondiente a la fecha 29/02/2004
aparecerá como el resultado de la fórmula en la parte inferior del
cuadro de diálogo Argumentos de función.
7 Haga clic a la derecha de la función en la Barra de fórmulas y
escriba un signo menos (-).
8 En la lista Funciones que hay a la izquierda de la Barra de
fórmulas, haga clic en Fecha.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
9 En los cuadros Año, Mes y Día, escriba la fecha 01/11/2003 y haga
clic en Aceptar.
En la celda aparecerá el número total de días (120) que hay entre
01/11/2003 y 29/02/2004. La fórmula será:
=FECHA(2004,2,29) -FECHA(2003,11,1)
10 En la Barra de fórmulas, haga clic en la primera función Fecha.
Aparecerá una Información de pantalla con una descripción de
cada elemento de esa parte de la fórmula.
11 Haga clic en la Información de pantalla para seleccionar el número
actual y escriba 2005.
12 En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha de la fórmula.
13 Presione 15 veces la tecla Retroceso para quitar la segunda
función de fecha.
Las funciones de fecha
son más útiles cuando los
argumentos de fecha
son fórmulas en lugar
de constantes.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.13
14 Escriba HOY() y presione Entrar.
En la celda aparecerá el número total de días que hay entre
29/02/2005 y la fecha actual.
15 Cierre el libro sin guardar los cambios.
Sugerencia
Para calcular rápidamente el número de días que hay entre dos fechas que
ya aparecen en celdas de la hoja de cálculo, basta con restar una celda de
otra. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fecha 01/11/2003 y la celda A2
contiene la fecha 29/02/2004, es posible calcular el número de días que
hay entre ellas mediante la fórmula siguiente.
=A2-A1
Asegúrese de elegir el formato de número para la celda que contiene esta
fórmula. De lo contrario, Excel mostrará el resultado en el mismo formato
que las celdas utilizadas en el cálculo (en este caso, como una fecha).
Uso de referencias de celdas
absolutas y relativas
En Excel puede hacer referencia a otras celdas de manera absoluta o relativa.
Una referencia absoluta se refiere a la dirección de una celda específica.
Una referencia relativa se refiere a una celda que está a un determinado
número de filas y columnas de la celda que contiene la referencia.
Las referencias de celda se utilizan con frecuencia en las fórmulas. De manera
predeterminada, las referencias de celda son relativas, incluso si la fórmula
contiene la letra de fila y el número de columna de la celda de destino.
Por ejemplo, si introduce
=SUMA(C4;C5)
en la celda C6, el valor resultante en C6 será C4 + C5. Si copia esta fórmula a
la celda D6, la fórmula de D6 aparecerá como
=SUMA(D4;D5)
y el valor resultante en la celda D6 será D4 + D5. Excel ajusta automáticamente
las referencias de celda relativas a su nueva ubicación; por eso se llaman
referencias de celda “relativas”.
Sin embargo, en algunos casos necesitará referencias de celda que no cambien
cuando las copie de una ubicación a otra. Por ejemplo, una fórmula puede hacer
referencia a una celda que contiene una tasa de interés que siempre se almacena
en una celda determinada. También es posible que una referencia de celda
tenga una referencia absoluta a una fila pero no a una columna, y viceversa.
Para hacer que una referencia de celda sea absoluta, escriba un signo de dólar
($) delante de una o de las dos referencias de columna o de fila.
7.14 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Por ejemplo, $C$1 es una referencia absoluta a la celda C1. $C1 es una referencia
absoluta a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es relativa. C$1 es una
referencia relativa a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es absoluta.
Sugerencia
Mediante referencias 3D puede establecer vínculos a celdas de otras hojas
o libros. Este tipo de referencia puede ser también absoluta o relativa.
En Adventure Works, el director de reservas tiene problemas al copiar en su
hoja las fórmulas que calculan promedios sencillos. Sin embargo, mediante una
combinación de referencias absolutas y relativas puede replicar fácilmente las
fórmulas para calcular los promedios necesarios.
En este ejercicio utilizará referencias absolutas y referencias relativas para crear
y copiar una fórmula.
1 Abra el libro Lodging Usage con el que trabajó anteriormente en
esta lección.
2 Haga doble clic en la celda C13.
3 Escriba un signo de dólar ($) delante de la A en la referencia a la
celda A5 y presione Entrar.
La fórmula será =C5/$A5.
4 Copie la fórmula de la celda C13 a la celda D13 y, si es necesario,
haga clic en la celda D13 para seleccionarla.
La fórmula de la celda D13 será =D5/$A5. Como la referencia de
columna a la celda A5 es absoluta, esa referencia no cambia
cuando se copia la fórmula. La referencia a la primera celda de la
fórmula es totalmente relativa.
5 Copie la fórmula de la celda C13 a la celda C14 y haga clic en la
celda C14.
La fórmula de la celda C14 será =C6/$A6. Como la referencia a la
columna A es absoluta, esa referencia no cambia cuando se copia
la fórmula. Sin embargo, la referencia de fila sigue siendo relativa,
por lo que ese valor se actualiza cuando se copia la fórmula. La
referencia a la primera celda es totalmente relativa.
6 Utilizando controladores de relleno, copie la fórmula para completar
la tabla Promedio de noches ocupadas por alojamiento (C13:N16).
7 Guarde y cierre el libro.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.15
Uso de funciones estadísticas básicas
Excel ofrece cientos de funciones, muchas de las cuales son muy específicas
de determinadas tareas o para personas que trabajan en ciertas ocupaciones.
La mayoría de la gente descubre que hay un par de funciones que utilizan todo
el tiempo y muchas que nunca tendrán ninguna razón para utilizar. En la tabla
siguiente se muestran las funciones básicas y utilizadas con más frecuencia
de Excel.
Función Significado Ejemplo
Suma Calcula el total de los
argumentos numéricos.
=SUMA(B5:B10)
Promedio Calcula el promedio
(media aritmética) de los
argumentos numéricos.
=PROMEDIO(B5:B10)
Cuenta Dentro de la lista de
argumentos, cuenta
únicamente las celdas que
contienen números.
=CUENTA(B5:B10)
Mín Devuelve el menor número
que hay dentro de los
argumentos.
=MÍN(B5:B10)
Máx Devuelve el mayor número
que hay dentro de los
argumentos.
=MÁX(B5:B10)
La directora de actividades de Adventure Works está aprendiendo qué
funciones de Excel pueden ayudarle a elaborar una estrategia para las
actividades del próximo año.
En este ejercicio creará fórmulas que utilizan las funciones PROMEDIO,
MÍN y MÁX.
1 En el libro Activity Rentals, haga clic en la celda A20 si es
necesario y haga clic en el botón Insertar función.
2 Haga clic en PROMEDIO en la lista Seleccionar una función y,
después, haga clic en Aceptar.
3 En el cuadro Número 1, haga clic en el botón Contraer cuadro de
diálogo.
Se contraerá el cuadro de diálogo Argumentos de función y podrá
seleccionar el rango de celdas cuyo promedio desea calcular.
7.16 Conceptos básicos de hojas de cálculo
4 Seleccione las celdas C15:N15 y haga clic en el botón Expandir
cuadro de diálogo del cuadro de diálogo Argumentos de función.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función con la
función PROMEDIO ya terminada.
5 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Aceptar.
En la celda A20 aparecerá el número promedio de pares de
binoculares alquilados por mes (16).
6 Haga clic en la Barra de fórmulas y seleccione la palabra
PROMEDIO.
7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Funciones que hay a la
izquierda de la Barra de fórmulas (que actualmente muestra el
texto PROMEDIO) y haga clic en MÁX.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función con el
rango utilizado anteriormente ya introducido.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.17
Sugerencia
Si olvida la sintaxis de una función que desea utilizar, escriba = y el nombre
de la función en una celda, y presione Ctrl+A. Aparecerá el cuadro de
diálogo Argumentos de función, de modo que pueda introducir los
argumentos para la función.
8 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic
en Aceptar.
En la celda A22 aparecerá el mayor número de pares de
binoculares alquilados en un mes (25).
9 Haga clic en la celda A24, escriba =MÍN(C15:N15) y presione Entrar.
En la celda A24 aparecerá el menor número de pares de
binoculares alquilados en un mes (9).
10 Elimine las entradas de las celdas A20 y A24.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
Uso de series numeradas y
Autorrellenar
Cuando introduce datos que forman una serie o un patrón, Excel puede
ahorrarle tiempo al completar la serie automáticamente.
Si va a introducir números secuenciales, los días de una semana, los meses de
un año u otra serie, no es necesario que escriba todos los elementos de la serie.
Basta con escribir la primera o las dos primeras entradas y utilizar
Autorrellenar para que la serie se complete automáticamente.
Por ejemplo, si desea introducir en una hoja de cálculo los días de la semana,
escriba Lunes (o el día con el que desee comenzar) y utilice Autorrellenar para
introducir el resto de los días. Si desea introducir uno de cada dos días en una
hoja de cálculo, escriba Lunes en la primera celda, escriba Miércoles en la
segunda celda y utilice Autorrellenar para completar la serie.
Una nueva característica de la versión actual de Excel es el botón Opciones de
autorrelleno que aparece junto a los datos que se agregan a una hoja de cálculo
mediante Autorrellenar o Rellenar serie. De forma muy parecida a lo que
ocurre con el botón Opciones de pegado, al hacer clic en el botón Opciones de
autorrelleno aparece una lista de acciones que Excel puede llevar a cabo con
respecto a las celdas a las que afecta la operación de relleno. En esta tabla se
resumen las opciones de la lista:
7.18 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Opción Acción
Copiar celdas Se copia el contenido de las celdas seleccionadas
a las celdas indicadas en la operación de relleno.
Rellenar serie Se rellenan las celdas indicadas en la operación
de relleno con los elementos que siguen en la
serie.
Rellenar formatos sólo Se copia el formato de la celda seleccionada a las
celdas indicadas en la operación de relleno, pero
no se pone ningún valor en las celdas de destino.
Rellenar sin formato Se rellenan las celdas indicadas en la operación
de relleno con los elementos siguientes de la
serie, pero se omite cualquier formato aplicado a
las celdas de origen.
Rellenar <secuencia> Esta opción cambia dependiendo de la serie que
Excel detecte y parece tener el mismo efecto que
la opción Rellenar serie. Esta opción no
aparecerá si no utiliza una secuencia que el
programa reconozca.
Sugerencia
Si el botón Opciones de autorrelleno no aparece, puede activar la función
haciendo clic en Opciones en el menú Herramientas. En el cuadro de
diálogo que aparecerá, haga clic en la ficha Edición y active la casilla
de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.
En este ejercicio utilizará Autorrellenar para rellenar celdas de una hoja
de cálculo.
1 En el libro Activity Rentals, haga clic en la ficha Hoja2.
2 Haga clic en la celda B1, escriba Enero y presione Entrar.
3 Seleccione las celdas B1:M1.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.19
4 En el menú Edición, seleccione Rellenar y haga clic en Serie.
Aparecerá el cuadro de diálogo Serie.
5 En la sección Tipo, haga clic en la opción Autorrellenar y, después,
haga clic en Aceptar.
Los meses del año rellenarán la fila 1.
6 Haga clic en la celda A2, escriba 1º y presione Entrar.
7 El punto de inserción pasará a la celda A3.
8 Escriba 3º y presione Entrar.
9 Seleccione el rango A2:A3 y arrastre el controlador de relleno hacia
abajo hasta la celda A17.
Los días con numeración impar rellenarán la columna.
Sugerencia
Excel incluye otra característica que ahorra mucho tiempo llamada
Autocompletar. Autocompletar puede terminar automáticamente entradas
de texto cuando las escribe en una columna. Si las primeras letras que
usted escribe coinciden con una entrada anterior de la columna, Excel
completará la entrada. Puede deshabilitar Autocompletar si hace clic en
Opciones en el menú Herramientas, hace clic en la ficha Edición y
desactiva la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores
de celda.
7.20 Conceptos básicos de hojas de cálculo
Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a crear, copiar y modificar fórmulas. También ha
aprendido a utilizar Autosuma, Insertar función, funciones de fecha, funciones
estadísticas básicas, y referencias de celda absolutas y relativas. Por último, ha
aprendido a utilizar Autorrellenar cuando se trabaja con series numeradas.
Si va a proseguir con otras lecciones:
● Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de Excel.
Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede introducir una fórmula en una celda?
2 ¿Cuál es la forma más rápida de calcular el total de una columna
de valores?
3 ¿Cómo puede copiar una fórmula a un rango de celdas
adyacentes?
4 ¿Qué dos formas hay de modificar una fórmula en una celda?
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra el libro Lodging Usage y copie la fórmula de la celda O5 a
las celdas O6:O9. Complete después la fila de totales de la tabla siguiente y
cree una fórmula para calcular el número promedio de noches ocupadas
para cada tipo de habitación durante el año. Por último, calcule las tasas de
ocupación y la tasa de ocupación promedio de cada tipo de habitación durante
el año.
Ejercicio 2: abra el libro Activity Rentals y complete la tabla de la hoja
Monthly Rentals. Calcule el número total de alquileres de cada mes, los
ingresos anuales para cada tipo de equipo y los ingresos anuales totales.
Utilice la función AHORA para ver la fecha y la hora actuales en la celda A1.
En Hoja2, utilice Autorrellenar para reemplazar la lista de días con numeración
impar por una lista de los años desde 2000 hasta 2015.
Lección 7 Realización de cálculos básicos 7.21
Ejercicio 3: en esta lección hemos escrito la función CUENTA. ¿Puede
introducirse esta función mediante el cuadro de diálogo Insertar función?
En caso afirmativo, ¿a qué categoría de funciones pertenece? Examine las
demás categorías disponibles en el cuadro de diálogo Insertar función.
¿Qué categoría es la que cree que utilizará con más frecuencia?
Ejercicio 4: en esta lección hemos ilustrado cómo calcular el número de días
que hay entre dos fechas introduciendo las fechas en una fórmula que restara
dos fechas. ¿Hay alguna función que pueda hacerlo automáticamente? ¿Hay
alguna forma de calcular solamente el número de días laborables que hay entre
dos fechas (sin contar los fines de semana)? Explore la categoría Fecha y hora
del cuadro de diálogo Insertar función o utilice los archivos de Ayuda de Excel
para encontrar las respuestas a estas preguntas y escriba un breve resumen de lo
que ha descubierto.
Ejercicio 5: en esta lección hemos hablado brevemente del nuevo botón
Opciones de autorrelleno que aparece siempre que rellena celdas. Vuelva al
libro Activity Rentals y repita los pasos de Autorrellenar y Serie, pero esta
vez explore el uso de las opciones disponibles mediante el botón Opciones de
autorrelleno. Describa brevemente en qué podrían ser útiles estas funciones.