la_comunicacion_escrita.pdf

Introduccin

Escribir bien supone una gran ven-taja en el mundo empresarialactual. A nuestro alrededor vemoscmo a quienes saben escribir biense les promociona y muchos lderesempresariales se caracterizan pre-cisamente por ello. Esto no debeextraarnos, ya que la facilidad dela escritura es una habilidad deliderazgo tan importante paratriunfar como la comunicacininterpersonal.Escribir bien siempre marca la dife-rencia y cada mensaje que envia-mos importa. Nos da ms credibili-

dad, mejora nuestra imagen profe-sional y nuestros resultados. Ellosupone ms clientes, mejores rela-ciones, ms beneficios y promocio-nes. Dado que cada vez ms despa-chamos ms trabajo escribiendoque en persona, progresivamentedependemos ms de nuestra habili-dad para escribir para convencer,colaborar, gestionar o liderar.La mayora de las personas inteli-gentes necesitan solo dos cosaspara escribir bien: una idea clarade lo que significa un buen textohoy y un sistema para enfrentarse acualquier reto de escritura: correoselectrnicos, propuestas, informes,pginas web, blogs, etc.

Ttulo del Libro: The Truth about the New Rulesof Business Writing

Autor: Natalie Canavor y Claire Meirowitz

Fecha de Publicacin: 16 de Diciembre 2009

Editorial: Financial Times Press

N Pginas: 224

ISBN: 9780137153152

Contenido

Introduccin.

Pag 1

La verdad sobre lo que hacefuncionar la escritura.

Pag 2

La verdad sobre la autorredac-cin.

Pag 3

La verdad sobre un buencorreo electrnico.

Pag 4

La verdad sobre las cartas.

Pag 5

La verdad sobre los informes.

Pag 6

La verdad sobre las pginasweb.

Pag 6

La verdad sobre los nuevosmedios.

Pag 7

La verdad sobre la autopromo-cin.

Pag 7

La verdad sobre los trucos deloficio.

Pag 8

LAS AUTORAS: Las publicaciones, artculos, pginas web y guiones deNatalie Canavor han recibido un reconocimiento internacional. Ha lanza-do con xito cuatro revistas mensuales destinadas al pblico empresarialy profesional, adems de dirigir la comunicacin para la mayor agenciaeducativa del estado de Nueva York, donde supervisa cientos de publica-ciones y trabaja como consultora para relaciones pblicas. Claire Meirowitz ha trabajado como directora de proyectos y redactorapara importantes publicaciones y editoriales de negocios, tecnologa yeducacin, como InformationWeek, Forbes The Wall Street Journal.

La Comunicacin Escritaen la Empresa de Hoy

Leader Summaries 2010. Resumen autorizado de: The Truth about the New Rules of Business Writing por NatalieCanavor y Claire Meirowitz, Financial Times Press 2010.

La comunicacin escrita en la empresa de hoy

Desde su experiencia de ms deveinte aos como escritoras y orga-nizadoras de talleres de escritura,las autoras han diseado una estra-tegia prctica y detallada que nospuede ayudar a escribir bien y con-seguir lo que nos proponemos.

La verdad sobre lo que hacefuncionar la escritura

La mayora no elige bien su obje-tivo. Lo primero que debemoshacer si queremos dominar unaescritura orientada a resultados esdefinir las caractersticas de unabuena escritura. Tener claro elobjetivo supone tener medio cami-no hecho y nos permite aprovecharlas habilidades que ya tenemospero a las que no hemos prestadoatencin. Aunque no seamos conscientes deello, la mayora de nosotros yasabemos lo que significa escribirbien. Para darnos cuenta de ellobasta con que confeccionemos unalista de lo que no nos gusta cuandoleemos lo que escriben los dems. Por ejemplo, un texto est malescrito si es:

Difcil de entender.Aburrido.Confuso.Ilgico.Farragoso.Con mensaje y objetivo poco cla-ros.De difcil lectura en voz alta.

El siguiente paso sera invertir estascaractersticas para hacerse unaidea de lo que sera un texto bienescrito:

Fcil de entender.Interesante.Claro.Lgico.Conciso.Con mensaje y objetivo obvios.Fcil de leer en voz alta.

Cada uno de estos dos listadospodran completarse con caracters-ticas adicionales. As tendramosque en un texto mal escrito obser-vamos estas:

Adolece de un estilo molesto queinterfiere con el mensaje.Es ambiguo.No mantiene la atencin.No podramos decir que nosimporta.Hace que el lector pierda tiempointentando averiguar el significa-do.No est claro a quien se dirige.Es repetitivo.No est ilustrado con detalles oejemplos.Es vago o denso (no le permite allector absorber la informacin) ypomposo, etc.

Por el contrario, un texto bienescrito destacara por estos rasgos:

Cuenta con un estilo invisible quehace brillar el mensaje.Es claro.Mantiene la atencin.Es obvio por qu debera impor-tarnos.Est claro a quin se dirige.No se repiten palabras, ideas yejemplos.Elige palabras interesantes.Es lo suficientemente detallado,fcil de absorber, natural, etc.

Escribir tal como hablamos. Noshan enseado a escribir de unamanera larga, complicada y formalpara impresionar a nuestros profe-sores. Y en el mundo empresarialtambin tendemos a imitar la malaescritura de los dems.La salida de este atolladero est enaprender a respetar un principiobsico: escribir bien en el contextode la empresa debe parecerse ahablar bien. Lo que escribimos nodebe ser diferente de lo que deci-mos: que el texto sea sencillo,directo, claro, fcil de leer y colo-quial. Por ejemplo, en vez de escri-bir La cantidad de la interaccininterpersonal en el contexto deempresa actual disminuye constan-temente a causa de la tecnologa,sera ms coloquial Los hombresde negocios actuales no hablamosmucho entre nosotros; bsicamenteenviamos correos electrnicos. Enla historia de la humanidad, la tra-dicin oral es muy anterior a laescrita y algunos de los mayoresclsicos de cualquier lengua la

Biblia, Homero o Chaucer repre-sentan el caso de la anotacin de laoralidad por la escritura.

Olvidar el ayer y escribir para lamaana. Si quisiramos escribir uncorreo electrnico al comit de pla-nificacin para fijar la hora de reu-nin, podramos hacerlo de dosmaneras distintas, la antigua y laactual.La manera antigua: El 18 de junio2009, a las dos de la tarde, estprevista la reunin de continuacinen relacin con nuestra conversa-cin anterior del 10 de mayo, por loque le pedira que hiciera las ges-tiones pertinentes para poder aten-derla. Se prev que se necesitarnal menos dos horas para tratartodos los temas en profundidad.Ruego que me confirme su disponi-bilidad. La manera actual: Puede venir ala reunin el jueves que viene, a lasdos de la tarde? Quisiera seguirhablando de todas aquellas grandesideas de las que hablamos hacealgunas semanas. Espero que lepueda dedicar unas dos horas. Porfavor, confrmeme por mail queestar all.Vemos que la primera versin esms farragosa, con un tono pasivo ylleva ms tiempo tanto leerla comoescribirla. En cambio, la segundaversin se asemeja mucho ms auna conversacin real: es clara,suena espontnea y entusiasmada.El texto es transparente, por lo queel lector capta el mensaje y no laescritura. En el primer caso, por elcontrario, la escritura dificulta lacomprensin. Igualmente, la redaccin ms per-sonalizada del segundo mensaje lohace ms convincente y atractivopara el destinatario.

Poner primero el objeto final. Enla correspondencia del mundoempresarial (notas informativas,correos electrnicos), no menosimportante que la claridad son losobjetivos, por lo que conviene indi-carlos al comienzo del texto y escri-bir el contenido en funcin de ellos.As, teniendo en cuenta dicha reco-mendacin, una nota informativapara nuestro jefe sobre las necesi-dades de un proyecto no debe ser

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nunca parecida a la siguiente:

Estimado Sr. Smith:Como sabr por nuestras reunio-nes y conversaciones anteriores,el Proyecto Alliman tiene unplazo de ejecucin que acabadentro de tres meses. Para alcan-zar las metas previstas, nuestraoficina se ver obligada a adqui-rir una variedad de herramientasy productos en el momentoactual. Le adjunto aqu abajo ellistado de las necesidades denuestro proyecto y le pidomediante esta nota que autoricesu compra, para que el departa-mento de compra la considerelegtima.

Por el contrario, si se quiere unarespuesta rpida y afirmativa, queno provoque objeciones ni retrasos,conviene que la nota permita unalectura rpida y compresin inme-diata. El mensaje ha de ser obvio yeficiente, y se ha de indicar en pri-mer lugar su objeto, como en esteejemplo:

Hola, Jessica:Por favor, firma el listado denecesidades del proyecto que teadjunto para que el departamen-to de compras pueda conseguir-los para nosotros.Como sabrs, el plazo para elProyecto Alliman acaba el 1 deagosto, as que necesito tu auto-rizacin rpida para estas herra-mientas y productos que nos sonnecesarios.Gracias por tu ayuda. Tom

En este segundo ejemplo vemos quela llamada a la accin es lo pri-mero que aparece y la jefa no lapuede perder de vista, mientrasque en la primera nota tendra quebuscarla, adems de que se le invi-ta a cuestionar la pertinencia de lascompras. Asimismo, el autor de lasegunda nota aparece como unapersona eficiente, efectiva y deconfianza, por lo que contribuye asu evaluacin positiva.

Cada mensaje enviado tiene suefecto psicolgico. Cuando leemosun texto, sus claves fsicas (tono de

voz, expresin, lenguaje corporal)no existen, por lo que nuestroscorreos en ocasiones pueden trans-mitir un mensaje opuesto al inten-cionado. Para evitar este problemaconviene que seamos conscientesdel tono y de cmo el destinatariopuede entenderlo.Si queremos motivar a los dems, oimpresionar a nuestros superiores,hemos de tomar en serio el poten-cial de nuestra palabra escrita, por-que se trata de una herramientapotente de liderazgo.La diferencia entre los tonos de dosmensajes similares en su contenidose puede ver en estos ejemplos:

Primer correo:

Asunto: Comparte una ideabuena, gana un premioCompaeros: Se os ocurre cmo la empresapodra hacer algo mejor?Perfeccionar un sistema? Llegara ms clientes? Contar nuestrahistoria de manera ms eficaz?CEO Jack Martin quiere saberlo,as que el 18 de marzo

Segundo mail:

Asunto: Implantacin de unnuevo sistema de sugerenciasCompaeros: Nuestro CEO, Jack Martin, le hasolicitado a este departamentodesarrollar e implementar unnuevo sistema diseado parafomentar las sugerencias del per-sonal. Con este motivo les escri-bo para decirles que el 18 demarzo

Al comparar estos dos mensajespodemos notar la energa y el entu-siasmo presentes en el primero. Suescritor tiene claro el objetivo(generar ideas buenas y tiles) ycmo es el pblico al que se dirige(muy ocupado y predispuesto alcinismo); adems, es consciente deque necesita proponer un premiopara establecer un nexo entre losdos. Por el contrario, el razona-miento en el segundo mensaje seraalgo as como s que tengo queanunciar esto pero no espero gran-des resultados.

La verdad sobre laautorredaccin

Los mejores escritores no escri-ben, sino que reescriben. Este esel principio bsico de los escritoresprofesionales, vlido para todo tipode textos, porque la primera ver-sin suele estar lejos de ser perfec-ta.En este ejercicio de reescriturapueden sernos de gran ayuda algu-nas directrices y la prctica conti-nua. Primera directriz: usar palabrascortas. Las palabras de pocas sla-bas son las mejores, porque, cuan-tas menos slabas tenga, ms fcilser la lectura de un texto. La rapi-dez es muy importante para unpblico apresurado, impaciente yhastiado como suele ser el de laempresa actual. En concreto, espreferible utilizar ayudar que facili-tar, necesidad que exigencia, bsicoen vez de fundamental, tambin enlugar de adicionalmente, muchosantes que numerosos, etc. Segunda directriz: formar frasescortas. Las frases largas ralentizanla lectura y nos hacen perder laatencin del pblico, al que errne-amente se supone capaz de averi-guar lo que uno intenta decirle.Varios estudios sobre la longitudptima de las frases indican que lomejor es que contengan como pro-medio unas 12 15 palabras. Sinuestro texto se ve infestado porfrases largas, podemos acortarlasde tres maneras: eliminar las pala-bras innecesarias, eliminar los pen-samientos innecesarios y dividir lasfrases largas en varias cortas.Tercera directriz: redactar prrafoscortos. Las investigaciones realiza-das sobre la rapidez de la lectura yde la comprensin han demostradoque un prrafo debe contener unpromedio de 45 palabras y no msde 65. Esto son entre tres y cincofrases. Un remedio sencillo para acortar losprrafos largos es dividirlos en mspequeos, pero cuidando la transi-cin.Cuarta directriz: redactar docu-mentos cortos. Cualquier pblicodel mundo empresarial tiene en


comn una capacidad de atencinlimitada. Prefieren saber de qu setrata incluso antes de leer el correoelectrnico o la carta. No tienentiempo de averiguar lo importante,sino que esperan que el escritor deltexto lo haga por ellos.Por lo general, hay que tener encuenta que un texto la mitad decorto dobla sus probabilidades deser ledo.

El ritmo y las transiciones hacenque la escritura sea fluida.Conviene que el estilo de nuestraescritura sea directo, con frasessencillas conocidas como declarati-vas, por ejemplo: Juan rompi elpalo; Quiero contaros una histo-ria; El Sr. Director necesita elinforme para maana, etc. Sin embargo, el uso de estas frasesentraa el peligro de que la escritu-ra se haga aburrida. Para evitarlo,se recomienda alternar frases sim-ples con frases complejas de dos otres subordinadas, como puedeapreciarse en los dos siguientesejemplos:

Hola, Mike: Gracias por invitarme a la reu-nin del viernes. Me parece muyinteresante y me gustara saberms sobre la venta socrtica. Sinembargo, mis vacaciones empie-zan el jueves. Siento no poderestar all. Por favor, mantenmeen tu lista de distribucin. Megustara ir la prxima vez.

Frente a este mensaje:

Hola, Mike: Gracias por invitarme a la reu-nin del viernes. Me parece inte-resante, porque siempre me hallamado la atencin la ventasocrtica. Sin embargo, mis vaca-ciones empiezan el jueves.Tendr que perderme esta reu-nin, pero, por favor, mantenmeen tu lista de distribucin paraque pueda asistir la prxima vez.

Este segundo ejemplo tiene msritmo, pasa mejor el test de la lec-tura en voz alta y mantiene mejorla atencin del lector. Adems, elmensaje es ms convincente, por-que expresa aprecio y lstima.

En cuanto a las transiciones, loimportante es asegurarnos de quecada frase conecta con la siguiente.Si esto no ocurre, hemos de tratarde cambiar el orden de las palabraso las ideas para lograrlo. Por ejem-plo, tenemos el siguiente mail:

Hemos encontrado cuatro proble-mas con el nuevo software. Fueadquirido a Dann Associated yrecibimos una rebaja. El sistemade copias de seguridad no funcio-na...

Sera mejor reformularlo as:

Dann Associated nos hizo un des-cuento para nuevo software,pero encontramos cuatro proble-mas: primero, el sistema decopias de seguridad no funcio-na...

A diferencia del primer texto, en elsegundo las conexiones son claras.La palabra problemas al final de laprimera frase lleva directamente ala lista de estos.La transicin tiene que ver con lasrelaciones. Cada frase debe seguirde manera lgica a la precedente, yla parte que se conecta con la frasesiguiente debe estar cerca de esta.

Menos es ms. A la hora de escribirun texto, tambin es aconsejablereducir al mnimo las palabras des-criptivas (adjetivos y adverbios). Elescritor norteamericano Mark Twainaconsej en una carta a un nio de12 aos sobre cmo deba escribirdicindole: Si encuentras un adje-tivo, mtalo. Aunque su recomen-dacin se refera al estilo ornadodecimonnico, todava sigue siendovlida, porque los adjetivos yadverbios convienen poco al ritmode la vida moderna y perjudican lacredibilidad del texto.Un vendedor de coches puededecirnos: Este es el coche msasombroso del mundo. Sus caracte-rsticas son increblemente avanza-das. Pero, en realidad, no noshabr dicho nada, nicamente haempleado palabras abstractas ydescriptivas para suplir la falta desustancia.Muchas organizaciones comunicancon sus clientes de manera parecida

a este vendedor. Los adjetivos yadverbios pueden ser la fuente demucha retrica corporativa huecacomo, por ejemplo, declaracionesde prensa al estilo de nuestro dis-positivo revolucionario, de tecnolo-ga punta, mundialmente aclama-do, etc.La solucin a este problema es sen-cilla. Una vez revisado el documen-to que escribamos, debemos elimi-nar todas las palabras superfluas amenos que estemos seguros de quesean imprescindibles (palabras queno contribuyen a nuestro mensaje,palabras que se repiten e, incluso,sonidos). En vez de decir o descri-bir, hemos de aspirar a mostrar y,para ello, conviene limitarse ahechos e ideas honestas. Si carece-mos de ellas, ms vale que lasencontremos o dejemos de comuni-car del todo, porque eso es lo queexigen los lectores actuales.

La verdad sobre un buencorreo electrnico

Usar el correo electrnico paraacelerar y mejorar la comunica-cin. La comunicacin electrnicaes la forma ms extendida de inter-accin hoy en da. Nuestros correospueden ser lo nico que nuestroscompaeros, jefes o clientes jamsreciban de nosotros. En ellos, man-tenemos o perdemos nuestra profe-sionalidad.Los mensajes mal escritos transmi-ten informacin incompleta, causanconfusin y hacen perder tiempo amucha gente. Un correo escrito sincuidado sobre la hora de una reu-nin enviado a 20 personas puede,fcilmente, costarles a cada una deellas 15 minutos de correspondenciao llamadas telefnicas para aclarar-lo. La necesidad de escribir bien loscorreos electrnicos es evidente.Aqu podemos ver un buen ejemplode cmo hacerlo:El reto: queremos atender a unaconferencia costosa organizada porla asociacin de nuestro sector ynecesitamos la autorizacin denuestro jefe a sabiendas de que elpresupuesto de la empresa paraeste tipo de actividades es escaso.Nuestro objetivo es claro: el pbli-


co al que nos dirigimos es nuestrojefe, persona que conocemos odeberamos conocer bastante bien.Tambin hemos de tener en cuentaque nuestro correo electrnicopuede verlo ms gente en nivelesjerrquicos superiores o inferiores. El tono ha de ser respetuoso y for-mal, sin arrastrarnos.Por ltimo, el contenido debe indi-car todas las ventajas para laempresa del hecho de que nosotrosacudamos a dicha conferencia, porlo que conviene que especifiquemoslo que vamos a aprender y la venta-ja que eso supondr para nuestroempleador; a quin veremos all; elvalor de que nuestra empresa estrepresentada; cualquier informa-cin que favorezca nuestra solicitud(llevamos mucho tiempo sin ir aconferencias, la ltima vez queestuvimos conseguimos a un clienteimportante, etc.); cmo se realiza-r el trabajo pendiente en nuestraausencia; y el hecho de que estaltima no causar ningn inconve-niente a nuestro jefe. Al comienzodel mensaje es importante que indi-quemos de manera clara el asunto ypresentarle al lector en trminospositivos nuestro objetivo. Un correo electrnico con todasestas caractersticas podra ser as:

Asunto: Posibilidad de una confe-rencia importante en junioEstimada Elaine:Necesito tu autorizacin paraatender a la conferencia deBottomline Building Associationque tendr lugar en Clevelanddel 11 al 13 de junio. Tres ponencias especficas deeste ao estn relacionadas conlas principales iniciativas denuestra empresa: la financiacinde proyectos, la colaboracinconstructiva con autoridadeslocales y la revitalizacin de cen-tros urbanos. Intervendrn variosde los principales expertos delpas en cada uno de ellas y miidea es hablar personalmente conellos despus para obtener ideasy directrices novedosas. Adems, tendr oportunidad deencontrarme con unos 1500 demis colegas de todo el mundo, asque podr conocer ms de cercaa la competencia, encontrar

posibles colaboradores e inclusoclientes. Las compaas comoMarvel Construction o WorldwideFabrication tendrn una presen-cia mayor en las jornadas.Pretendo ser un representanteactivo de esta empresa y trabajarpara ensalzar nuestro perfilinternacional.Esta ser la primera gran confe-rencia a la que acudo desde hacedos aos. Como recordars, miasistencia de entonces a la con-ferencia regional de BBA supusouna relacin prolongada con CGADevelopment.El trabajo pendiente no supondrningn problema: he terminadoel proyecto Smith y Jerry esttotalmente preparado para susti-tuirme. Da por supuesto que memantendr al tanto para podergestionar cualquier imprevistoque pudiera surgir.Te adjunto aqu la informacinsobre la conferencia. Agradeceramucho tu autorizacin y sugeren-cias sobre la representacin de laempresa en el evento.

Por ltimo, al revisar este mensaje,nuestro criterio debe ser ponernosen el lugar del destinatario y ver sinosotros lo aprobaramos. En casonegativo, el correo debe reescribir-se.

La casilla asunto debe contenerlas palabras mgicas: brete,Ssamo!. El sentido de la casillaasunto en un correo electrnicono es otro que conseguir que el des-tinatario abra y lea el mensaje.Debe atraerlo y hacer que se com-prometa con el correo. En el contexto laboral, lo mejor escuidarse de cualquier expresin quepueda resultar cursi, sugerente,audaz o desagradable. El truco esten formular el asunto de maneradirecta, clara y en menos palabrasposibles. Aqu se indican algunosbuenos y malos ejemplos:Ganadores: captulo 11 necesitados ejemplos ms; ms informacinpara los asistentes a la conferenciade ASTD; IABC 18 noviembre, lugarde reunin cambiado; etc.Segundo puesto: tres preguntasrelacionadas con la edicin del art-culo; informacin para miembros;

notas de la reunin; necesito refe-rencia; necesito una respuestainmediata; etc.Perdedores: una pregunta ms;pgina web; quitadme de esta lista;buenos das; necesito tu ayuda;no pierdas esta oportunidad!!!;etc.Al observar estos tres tipos de ttu-los notamos que el primer grupo esimpactante, conciso, directo y evi-dente. Los del segundo grupo nece-sitan alguna informacin adicionalpara que el lector comprenda dequ van. El ltimo grupo es el de losperdedores, porque no le ayudan alreceptor a saber si se trata de spamo una informacin importante. En general, hemos de asegurarnosque el ttulo de nuestro correo evitela tentacin del destinatario deborrarlo sin ms. Si lo que comuni-camos es importante o urgente,tenemos que indicarlo enseguida yde manera especfica. As, frente aescribir asunto importante, sermejor reunin importante del per-sonal de contabilidad.

La verdad sobre las cartas

Las cartas siguen de actualidad ylas necesitamos. Incluso en nuestrapoca digital, en la empresa sigueutilizndose la carta clsica parafortalecer las relaciones con losclientes, enviar propuestas, refe-rencias, invitaciones y otras ocasio-nes formales. En cualquiera de loscasos, una carta debe ser cuidado-samente planificada y adaptada a lasituacin y al receptor.A menudo, el formato de una cartaes el ms adecuado cuando se tratade comunicar noticias desagrada-bles. Esta es la ocasin en queponerse en el lugar del otro daresultados. Independientemente desi terminamos el contrato de unproveedor, rechazamos a un candi-dato o cancelamos una paga extra,los objetivos de una carta deben serestos: transmitir la informacin demanera inequvoca, sin dejar lugara malentendidos; minimizar lasreacciones hostiles del receptorhacia nuestra empresa y nuestrapersona; y tranquilizar al receptorde alguna manera.


Estos objetivos nos invitan a asumirla decisin que hemos tomado a lahora de escribir la carta. Tambinconviene que nos solidaricemos(aunque sin mostrar emocin) y,cuando sea posible, indicar el moti-vo de nuestra accin. Si, adems,podemos darle al destinatario algu-na esperanza para el futuro, toda-va mejor. Amortiguar el golpe de esta mane-ra, con contenido real, funcionamucho mejor que la fraseologahabitualmente recomendada paratransmitir malas noticias, conocidacomo estilo sndwich: la carta seempieza de la manera ms positivaposible para, acto seguido, comuni-car mala noticia; se cierra conexpresiones de buena voluntad ytranquilidad, como por ejemplo:

Estimado Jim:Ha sido un placer trabajar conti-go durante los ltimos 10 aos ytener tu empresa de proveedorade la pieza 32B. Hemos compro-bado que siempre has hechoentregas a tiempo, acorde con loprometido, y has satisfecho cadauna de nuestras demandas.En este momento, sin embargo,tengo que informarte de que elcontrato para el ao que viene lofirmaremos con otra empresa. A-Plus ha crecido tanto, que teneruna red de distribucin nacionalse ha hecho imprescindible.En el caso de que las circunstan-cias cambien o nos surjan otrasnecesidades, ten por seguro quevolveremos a trabajar contigo.

Esta carta podra pasar por satisfac-toria si no fuera por el primerprrafo, con que se transmite unanota de suspense que no anuncianada bueno y un ritmo poco ade-cuado a los tiempos actuales. Hoyen da, la mayora de los receptorespreferiran un estilo ms directo ysuelto. Por ejemplo:

Estimado Jim:Siento informarte de que el con-trato de la provisin de la parte32B para el ao que viene lo ten-dr otra empresa. El motivo esque el crecimiento de Ajax el aopasado nos ha obligado a dispo-ner de una red de distribucin

nacional.No obstante, quiero que sepas lomucho que apreciamos la exce-lente relacin que has mantenidocon nosotros y espero que en elfuturo haya oportunidades paratrabajar juntos de nuevo.

Por lo general, conviene que losmensajes negativos sean cortos. Enel caso contrario, pueden generarproblemas mayores que la propiamala noticia.

La verdad sobre losinformes

Los buenos informes invitan a laaccin. Con la disminucin progre-siva de las reuniones presenciales yel aumento de las colaboracionesque se han de gestionar, la escritu-ra de informes se ha convertido enuna necesidad bsica del trabajo enla empresa. Escribir informes es unamanera fundamental de mantener atodo el mundo informado y, portanto, una habilidad muy valorada.La mayora de las organizacionestienen necesidad de un flujo cons-tante de informes de progreso, pro-yectos, supervisin, presupuesto,de comits, tcnicos, etc.Por lo general, los informes se atie-nen a un modelo estndar: introdu-cen el tema y explican el motivopor el que se escriben; luego deta-llan lo que ha ocurrido o lo que seha aprendido; por ltimo, ofrecenrecomendaciones o sugerencias.En el contexto de la empresa, unbuen informe es aquel que es ledoy provoca accin. Como ejemplo,podemos imaginarnos en el papel deun director de marketing que tuvie-ra que escribir un informe sobre laconveniencia de la entrada de nues-tra empresa en los mercados asiti-cos emergentes. El esquema parahacerlo podra ser el siguiente:Objetivo: convencer a la juntadirectiva de la oportunidad queexiste en vender los clubs de golf enla India, Laos o China, y de abrir ofi-cinas en algunos de estos pases;nuestro plan implcito sera posicio-narnos como el director de estasnuevas iniciativas.Pblico: la junta directiva, un

grupo de personas interesadas prin-cipalmente en los resultados netos.Tono: formal y objetivo, con unentusiasmo discreto.Introduccin: conviene comenzarcon alguna ancdota que encontre-mos durante la investigacin querealicemos: por ejemplo, los bene-ficios de la competencia en elmismo mercado, etc.Contenido: deberamos pensar enlos argumentos que podran conven-cer a nuestro pblico, como, porejemplo, una visin global de lasoportunidades inmediatas en esospases; un anlisis de cmo se rela-ciona la venta del producto con losplanes actuales de marketing y pro-duccin de la empresa; proyeccio-nes financieras quinquenales; anli-sis de la situacin poltico-econmi-ca de los pases en cuestin; reco-mendaciones equilibradas a favor yen contra de la apertura de ofici-nas, etc.Organizacin del material: hacerlapor pases, porque la cuestin prin-cipal es si abrir las oficinas en algu-nos de ellos o no; lo primero serahablar de su situacin poltico-eco-nmica porque, si esta es desfavo-rable, todo lo dems sera irrele-vante; se continuara con prediccio-nes econmicas, relacionadas conlos planes de marketing y produc-cin de la compaa; y se termina-ra con las conclusiones y recomen-daciones de los prximos pasos aseguir; el final tambin podraincluir la visin de un gran futuropara la empresa, aunque sin exage-rar.

La verdad sobre las pginasweb

Las pginas web creadas sobre eleje de palabras clave y contenidoproducen trfico. La mayora de lagente encuentra nuestra pginaweb de la misma manera que nos-otros lo hacemos con otras pginas:escribiendo una palabra clave en elbuscador y viendo los resultados.Por eso es muy importante crearuna lista de palabras clave paranuestro producto o servicio, cons-truir los ttulos sobre ellas e incor-porarlas en el contenido de cada


pgina. Dos o tres veces seran sufi-cientes, porque los buscadorespenalizan demasiadas menciones.Supongamos que nuestra empresavende zapatillas de baile. Las pala-bras clave podran ser zapatillas depunta, zapatillas de baile, etc. Noobstante, la gente podra buscarcalzado Dunskin, zapatos para bai-lar salsa o accesorios de danza, etc.Por ello, sera necesario hacer unatormenta de ideas con compae-ros o el personal, investigar a lacompetencia para ver qu palabrasutiliza y experimentar con los bus-cadores con objetivo de ensayar lasmejores palabras y acortar la listade estas. En general, cuando preparamos elmaterial destinado a la publicacinde las pginas web, hemos de apli-car las mismas reglas que en cual-quier otro escrito en el contextoempresarial: ser breves, claros,escribir prrafos cortos, adems deusar hipervnculos para permitir eldesplazamiento de los internautas ylograr que las columnas sean estre-chas, con un mximo de 60 caracte-res.

La verdad sobre los nuevosmedios

El blogging y los medios socialesson herramientas de negociopotentes. El blogging y los mediossociales estn transformando elmundo en que vivimos. Cada vezms gente busca informacin, ideasy consejos para cada situacin en lablogosfera. Hoy en da, muchas per-sonas dan ms credibilidad a losblogueros que a cualquier otraautoridad tradicional. En los blogs,la informacin e ideas se democra-tizan y se vuelven interactivos.Todos podemos participar en la con-versacin con una facilidad enorme,con solo usar el software y serviciosgratuitos o muy baratos.En lo que respecta a las empresas,los blogs se han convertido enmedios obligatorios de venta de susproductos y servicios a un nivel mspersonalizado y muchas animan asus empleados a ser sus blogueros.Para profesionales como abogados,contables o consultores, los blogs

pueden ser la mejor manera de con-solidar su autoridad, llegar a losclientes de manera directa, perso-nalizar las relaciones y hacersenotar en comunidades de su elec-cin.A la hora de escribir los blogs, nohay que olvidar que es casi imposi-ble mantener separados nuestroperfil profesional y personal.Cualquier cliente o empleadopotencial puede ver nuestro perfilen Facebook, MySpace o LinkedIn ycompararlos con lo que escribimosen nuestro blog. Adems, se reco-mienda lo siguiente:Saber lo que queremos lograr.Promocionarnos, vender un produc-to o servicio, compartir conoci-mientos especficos relacionadoscon nuestra empresa o profesin,expresar nuestra opinin, etc. sontodo objetivos legtimos. En cual-quier caso, lo importante es teneren cuenta que los blogs y los mediossociales descaradamente promocio-nales no funcionan. Ser nosotros mismos. Hemos deusar nuestra propia voz, nuestropropio punto de vista y nuestro ver-dadero nombre. Tambin es buenoelegir temas en los que nos senti-mos cmodos para escribir sobreellos. No es obligatorio que hable-mos de nosotros mismos: nuestrosconsejos prcticos sobre lo quesabemos, las tendencias del sectoro los problemas que seamos capacesde solucionar se apreciarn muchoms. El estilo y el tono de escribir hande ser coloquiales e informales.Sin embargo, a la mayora de loslectores no les gustan las faltas deortografa, la puntuacin incorrectau oraciones sin nexo que dificultanla comprensin. Es bueno que nosajustemos al tema, usemos palabrascortas en frases cortas y declarati-vas con ritmo. Igualmente, losprrafos deben ser cortos.En cuanto al tono, debe adecuarseal tono del pblico. Un contablepuede decidirse por uno analtico yautoritativo en vez de optar por unmonlogo interior, pero no un artis-ta. En cualquier caso, ha de ade-cuarse a la personalidad del blogue-ro.Los titulares deben estar bienescritos. Este es un elemento deci-

sivo. En un blog, los titulares debenser totalmente claros y basados enun pensamiento completo. Los lec-tores, en su mayora, leen solo lasprimeras palabras y los buscadorestambin. Ejemplos: Bloguear connimo de lucro es difcil. Algunasideas; Los sistemas de contabili-dad para la pequea empresa pue-den ahorrarle millones; etc. Promover la discusin. Para que unblog est animado y presente dife-rentes puntos de vista, el intercam-bio de opiniones es imprescindible.La frecuencia de actualizacin hade ser de, al menos, una vez porsemana para mantener la frescuradel blog.Utilizar el medio social ms ade-cuado a nuestras necesidades ytiempo disponible. Hacerse notaren los medios sociales puede consu-mir bastante esfuerzo y tiempo.LinkedIn, por ejemplo, requiere unainversin considerable de tiempopara aadir contactos, participar enlos foros de discusin, responder apreguntas relacionadas con nues-tros intereses o recomendar contac-tos. Facebook, MySpace y Twitter yase utilizan con frecuencia en elmundo empresarial. Otros sitiosweb tiles para el entorno empresa-rial son Ryze, Spoke, XING yEcademy. Para elegir el ms ade-cuado conviene saber primero ques lo que utiliza nuestra competen-cia y cmo lo hace para luego crearperfiles, comentarios y contribucio-nes destacables.

La verdad sobre laautopromocin

Los buenos currculos se centranen logros, no responsabilidades.Tanto si queremos avanzar en nues-tra carrera profesional, solicitar unnuevo puesto de trabajo o fundarnuestra propia empresa, tener porescrito nuestros activos puede serdecisivo. Existen varios tipos decurrculos, pero cada uno de ellosha de ajustarse a nuestra meta ypblico.Este principio se aplica igualmentea los currculos de nuevo cuo, des-tinados a medios sociales y queincorporan videos, fotos, podcasts o


blogs.La meta de un currculo es obteneruna entrevista para que en ella nospodamos vender al entrevistador,por lo que salvo en caso de cient-ficos o profesores no debe exce-der dos pginas. Su orden cronolgi-co debe ser invertido y sencillo.Conviene que usemos Word comoprocesador de texto e, incluso, con-templar la creacin del currculo enformato PDF para preservar su dise-o original cuando se enva porcorreo electrnico.Las fuentes no deben ser muy varia-das, para no dificultar una lecturaque no excede unos 30 segundos.Es recomendable que posibilitemosel uso de palabras clave. Muchoscurrculos llegan a digitalizarse yunas buenas palabras clave puedenser decisivas en nuestra contrata-cin.Subrayar nuestros logros es lo mstil que podemos hacer con nuestrocurrculo. A nuestros futuros emple-adores no les interesan tanto nues-tros trabajos anteriores como loque hemos logrado en ellos. Porello, es bueno que traduzcamosnuestras responsabilidades anterio-res en logros y las cuantifiquemos.As, en vez de decir he reorganiza-do el almacn, sera mejor hetransformado un almacn desorga-nizado en un departamento operati-vo redisendolo por completo yahorrando una cantidad anual esti-mada de 50.000 $ en el stock recu-perado.Por ltimo, las palabras que emple-emos han de ser potentes y con sen-tido, como gestionar, liderar, coor-dinar, dirigir, supervisar, etc. Meencargaba de los temas de marke-ting impresiona menos que coor-din las campaas de marketing.

La verdad sobre los trucosdel oficio

Los buenos titulares mejoranmucho nuestros escritos. Los bue-

nos titulares que atraen, seducen yhacen que el lector no pueda resis-tirse a leer el texto son un verdade-ro arte. Los peridicos de grandestiradas cuentan entre sus filas aespecialistas en titulares y de ellospodemos aprender mucho sobrecmo hay que escribirlos. En el mundo de la empresa, los bue-nos titulares se necesitan paramuchos tipos de texto: informes,propuestas, blogs, notas de prensa,artculos de promocin, etc. Los titulares son como las banderasque ondeamos para llamar la aten-cin de nuestro pblico. Por ello esimportante que no los decepcione-mos una vez que hemos conseguidosu atencin. Los titulares debencumplir la promesa que anuncian yrepresentar el contenido de maneraadecuada.No obstante, un poco de exagera-cin en este caso puede ser til.As, un lector se sentir ms atradosi titulamos el nuevo telfonomvil con la batera ms duraderahasta el momento que la nuevabatera del telfono mvil dura tresminutos ms. Lo importante aques no alejarse demasiado de la ver-dad como para restar credibilidad almensaje.En muchos casos, el principio Qusaco yo de esto? nos puede dar laclave tanto para el titular comopara el texto en su conjunto.Cuanto ms evidente o directo seael beneficio para el lector, ms sen-cillo y directo puede ser el titular.Lo importante es especificar.Ejemplos: Un sacacorchos gratiscon cada botella de vino o Lavesus ventanas una sola vez conSuperfab y brillarn durante todo elao, etc. Si lo que ofrecemos es una informa-cin til, resumirla puede ser sufi-ciente para atraer el pblico, comopor ejemplo: Cmo sacar ventaja ala nueva ley de impuestos; Diezposibilidades sorprendentes parausar nuestro telfono mvil; etc. En general, los titulares han deexplicarse por s mismos y dar en la

clave del asunto.

La claridad es fundamental. Esimportante tener en cuenta que lascomas no solo sirven para indicarlas pausas en una oracin, sino tam-bin para clarificar su sentido: suempleo incorrecto puede cambiarloconsiderablemente. Por ejemplo, sicomparamos la sentencia El Dr.Meade y su hija Julie acudieron a laconferencia mdica Kline-Jones enHait el mes pasado y El Dr.Meade y su hija, Julie, acudieron ala conferencia mdica Kline-Jonesen Hait el mes pasado veremosque la primera quiere decir que elDr. Meade tiene varias hijas, de lasque solo llev a Julie a la conferen-cia; mientras que en la segundatiene solo tiene una hija y la llev ala conferencia. Igualmente, las sentencias sin nexoo solo con coma deben evitarse enla medida de lo posible. Por ejem-plo: Jim Kelly ha desarrollado pla-nes para un centro comercial cerca-no a la costa, sin embargo no pudoencontrar inversores que financia-ran el proyecto. Sera ms correc-to lo siguiente: Jim Kelly ha des-arrollado planes para un centrocomercial cercano a la costa; sinembargo, no pudo encontrar inver-sores que financiaran el proyecto.El punto y coma tras la palabracosta y la coma despus de sinembargo aclaran el sentido al lec-tor. De manera alternativa, estafrase se puede dividir en dos, y lasegunda comenzar por sin embar-go.

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la_comunicacion_escrita.pdf

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