SAP® BUSINESS ONE

La Solución de Gestión de Negocios para las Pequeñas y Medianas Empresas

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TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -3Acerca de SAP - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -3Diferenciadores Clave - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -4Beneficios de Negocio - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -5Soporte a los Procesos de Negocios - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -6Funcionalidades Clave - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -7Gestión Financiera - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -8Gestión de las Relaciones con los Clientes - - - - - - - - - - - - - - - - -10Ventas - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -11Compras - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -12Planeación de Requerimientos de Materiales - - - - - - - - - - - - - - -13Control de Inventarios - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -14Gestión de Llamadas de Servicio - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -16Integración con Microsoft Office - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -17Alertas y Aprobaciones - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -18Niveles de Personalización y Configuración Definidospor el Usuario - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -19Reportes - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -20Reportes Basados en Excel (Herramienta XL Reporter) - - - - - - - - -21La Arquitectura de SAP Business One - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -22Kit de Desarrollo de Software - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -23Más Información - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -24

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ACERCA DE SAPSAP es reconocida a nivel mundial como la compañía líder en elsuministro de soluciones de administración de negocios paratodo tipo de industria, en cada uno de los principales mercadosdel planeta. Con más de 12 millones de usuarios repartidos enmás de 120 países alrededor del mundo, más de 100,000instalaciones, y más de 1,500 partners a escala universal, SAPes la más grande compañía mundial de software inter-empresarial y el tercer más grande proveedor globalindependiente de software.

Durante más de treinta años, SAP se ha especializado enaquello que mejor sabe hacer: ofrecer soluciones de negociosque lideran cada industria y que permiten a las organizacionesresponder satisfactoriamente a sus desafíos cotidianos. Loscitados niveles de experiencia y estabilidad constituyen uno delos motivos primordiales por los cuales las empresas delmundo entero, tanto grandes como pequeñas, elijen a SAP.

Aunque las soluciones ofrecidas por SAP alguna vez fueronconsideradas como un lujo reservado exclusivamente aempresas de gran envergadura, dicha percepción ha cambiadoradicalmente en los últimos tiempos, gracias a lo observado enla práctica real. Sustentada en las actividades de su área deInvestigación y Desarrollo, cuyo presupuesto absorbe sumasque superan los US$1,200 millones al año, SAP ha realizadouna labor de reingeniería en sus portafolios de soluciones, conel fin de responder a las necesidades singulares de cadatamaño y tipo de empresa dentro de múltiples industrias,quedando así facultada para ofrecer poderosas soluciones denegocios, tales como SAP Business One. Más de 11,000pequeñas y medianas empresas alrededor del planeta ya handescubierto el poder y la simplicidad de la aplicación SAPBusiness One. ¿No cree usted que ya es hora de ingresar aese privilegiado grupo?

RESUMEN EJECUTIVOLa aplicación SAP® Business One es una solución económica eintegrada de gestión de negocios que ha sido diseñadaespecíficamente para las pequeñas y medianas empresas delmundo entero. Por primera vez en la historia, los propietariosde este tipo de empresas podrán sacar provecho de unasingular aplicación que permite la automatización de losprocesos de negocios y que ofrece un panorama veraz yunificado sobre la información actualizada y crítica de negociosque requieren las compañías en todas sus áreas funcionales denegocios. La citada visibilidad de 360 grados sobre las áreasde ventas, finanzas, compras, gestión de almacén ymanufacturas, entre otras, le permitirá tomar decisionesconfiables, incrementando así la rentabilidad de su empresa ylos niveles de control sobre sus respectivos procesos.

La aplicación SAP Business One se ofrece a escala mundial, através de una amplia red de partners de negocios calificadosde SAP. Tales partners sacan provecho de la experiencia yconocimientos adquiridos por SAP alrededor del mundo, con elfin de prestar sus servicios y brindar soporte a escala local ensus respectivas regiones y países. Teniendo a su disposiciónmás de 1,300 partners y cerca de 300 soluciones desarrolladaspor éstos últimos (soluciones que, de hecho, están orientadashacia las industrias y mercados específicos que dichos partnersconocen profundamente), usted podrá suplementar y extenderfácilmente las funcionalidades aportadas por la aplicación SAPBusiness One para así satisfacer los requerimientosparticulares de su negocio.

SAP Business One es una solución idónea para aquellascompañías cuyos ingresos se ubican arriba de US$1 millón aUS$100 millones anuales o cuyas plantillas de personal nosobrepasan 250 empleados. Implementada en diversosmercados, la aplicación ha sido optimizada para las compañíasque pertenecen a las industrias de ventas minoristas, ventasmayoristas, manufacturas básicas (tanto discretas como porprocesos) y servicios profesionales. Además, si su negociofuere una subsidiaria, cliente o proveedor de algunaorganización global que ya estuviere disfrutando los beneficiosasociados a las operaciones ejecutadas sobre el softwareempresarial SAP, usted podría sacar provecho de integracionespreconfiguradas que permiten racionalizar el proceso deimplementación y materializar velozmente los beneficiosasociados al empleo de la aplicación SAP Business One.

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“SAP cumple con los requisitos que necesita el pequeño y mediano empresario para saliradelante frente a los formidables retos que nosotros mismos generamos”. Ing. Jorge Regules, Director General de Paisa.

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DIFERENCIADORES CLAVE

La aplicación SAP® Business One es clave dentro deldesarrollo del software de gestión de negocios dirigido alas pequeñas y medianas empresas, ya que ofrece losdiferenciadores clave descritos a continuación:

Funcionalidades IntegralesSAP Business One automatiza todas las funciones básicasde negocios, incluyendo la gestión de las relaciones con losclientes (gestión CRM, por sus siglas en inglés); la gestiónde campañas y la definición de prospectos; lasmanufacturas; y financiera. Las funcionalidades anidadas degestión CRM integran homogéneamente los procesos deventas, soporte y de otra índole que deben llevarse a cabode cara al cliente, a nivel de toda la organización.

Poderosos Análisis y Herramientas de ReporteDiversas herramientas únicas de consulta y reporte lepermiten seleccionar virtualmente cualquier ítem dentro deun reporte, con el fin de acceder a todos los detallesrelevantes. Las funcionalidades de reporte del softwareutilizan una interfaz estándar con Microsoft Excel, con el finde simplificar la creación de reportes.

Alertas Basadas en Flujos de TrabajoSAP Business One ofrece alertas basadas en flujos detrabajo, las cuales monitorean, notifican y entran en acciónen el momento que ocurra algún evento determinadoeventos. Cualquier violación a las políticas de negociospredefinidas activa la inmediata notificación de laanormalidad. SAP Business One incluso va más allá,activando automáticamente un proceso de flujos de trabajoque canaliza los recursos requeridos y propicia unarespuesta al evento detectado.

Facilidad de UsoSAP Business One es una aplicación poderosa pero flexibleque ha sido diseñada con el usuario final en mente; porconsiguiente, es fácil de usar, incluso por aquellos quepresentan un nivel limitado de habilidades técnicas. Ladisponibilidad de una interfaz de usuario intuitiva y delambiente Microsoft Windows contribuye significativamentea reducir las correspondientes curvas de aprendizaje.

Flexibilidad y AdaptabilidadSAP Business One proporciona a cada individuo dentro desu organización, la libertad necesaria para agregar campos,modificar formatos y personalizar consultas y reportes confacilidad. Usted cuenta con la capacidad para agregarágilmente nuevas funcionalidades, a medida que lasnecesidades de su negocio cambiaren con el transcurrir deltiempo.

Función de Arrastre y Asociación (Drag&Relate™)SAP Business One brinda a individuos de todo nivel, unavisibilidad de punta a punta sobre las operaciones de laempresa. La característica de arrastre y asociación,denominada Drag&Relate™, presenta instantáneamente lainformación y las transacciones en un formato fácil deentender, permitiendo analizar a fondo la información paraposibilitar la investigación y la consecución de respuestas alas preguntas planteadas.

Soporte de SAPSAP Business One es una aplicación que ha sidodesarrollada por el líder mundial en el suministro desoluciones de software de negocios, con más de 30 añosde experiencia y más de 12 millones de usuarios a escalauniversal.

Figura 1: La Oficina Integrada con SAP® Business One

Soluciones Verticales Integradas y CertificadasLos partners de SAP ofrecen funcionalidades verticales,integradas y poderosas que suplementan las propias de laaplicación SAP Business One. Más de 300 solucionesdesarrolladas por proveedores independientes de softwarese encuentran actualmente disponibles para la aplicación.La calidad de dichas soluciones es meticulosamentemonitoreada por SAP, con el fin de garantizar la mejorexperiencia de cliente. Muchas de estas soluciones hansido sometidas a revisión por parte de SAP, con el objetode hacerse merecedoras al otorgamiento de la certificacióncomo producto susceptible de ser integrado a la aplicaciónSAP Business One.

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BENEFICIOS DE NEGOCIOS

Nunca hubo una época mejor que ésta para materializar losbeneficios asociados a la aplicación SAP Business One. Alofrecerle la mejor solución de su clase al precio adecuadopara su floreciente empresa, la aplicación desarrollada porSAP cuenta con el poder que usted requiere para impulsarsu productividad, recortar sus costos, captar nuevasoportunidades de negocios y prever los desafíos quedeberá afrontar su empresa, a un nivel nunca antes visto.

Aumento de IngresosEl ágil y sencillo acceso a la información que estádisponible en tiempo real en cualquier lugar de la aplicaciónle ayudará a identificar nuevas oportunidades de venta,agilizar los tiempos de ingreso al mercado de susproductos, y prestar unos niveles de soporte y servicio alcliente que seguramente promoverán la realización denuevos negocios.

Reducción de CostosOlvídese de las costosas actualizaciones y las iterativasparametrizaciones que se requieren como parte de losesfuerzos por mantener la compatibilidad de su softwareempresarial.

Operaciones Sobre Una Sola Solución La aplicación SAP Business One comprende loscomponentes integrales listados a continuación:contabilidad, gestión de las relaciones con los clientes,ventas, manufacturas, compras, banca e inventarios. Lassoluciones plenamente integradas que son aportadas porlos proveedores independientes de software que estánasociados con SAP vienen a complementar lasfuncionalidades existentes de la aplicación y a acometer lasnecesidades particulares de su negocio.

Mejores Relaciones con los ClientesLa gestión de las relaciones con los clientes le proporcionaa su equipo los datos relevantes que a nivel de compañíaéste necesita para alcanzar niveles más sólidos de ventas ysoporte.

Proteja Su Inversión en Tecnología de laInformación Contra los Cambios Futuros¿Por qué habría usted de tolerar soluciones que algún díaserán insuficientes para el tamaño de su negocio?Erradique el software de bajo desempeño, la informaciónobsoleta, las limitaciones del almacenamiento de datos ylas restricciones fijadas para el número autorizado delocaciones y usuarios simultáneos.

Obtenga Instantáneamente Percepciones MásClarasSi desea contar con un control rutinario sin precedentes,utilice las carteleras de control (ó dashboards) que ofrecenvistas de datos actualizados al instante sobre losindicadores clave de desempeño.

Manténgase Alerta a la Disponibilidad deInformación CríticaSAP Business One ofrece poderosas funcionalidades dealerta de fácil configuración.

Mejore la EficienciaLa disponibilidad de un repositorio centralizado de datosmejora dramáticamente la eficiencia y suministra lainformación apropiada a las personas adecuadas, lograndoasí eliminar el ingreso de datos redundantes.

Acceda a un Soporte LocalUna red mundial de partners calificados de negocios ofreceun nivel inigualable de soporte a escala local.

Entre Rápidamente En OperaciónSaque provecho de las configuraciones preestablecidasque brindan soporte a las mejores prácticas de negocios yhaga posible una fácil implementación que le permita entraren operaciones con gran rapidez.

Support Multicurrency TransactionsConduct business transactions and report in multiplecurrencies.

Hable el Idioma de Sus ClientesGracias al soporte brindado a más de 20 idiomas y 40países diferentes, usted podrá comunicarse con susclientes y proveedores a escala mundial.

Integre SAP Business One con Microsoft OfficeSAP Business One está plenamente integrada con la suitede productos Microsoft Office. Esto posibilitacomunicaciones homogéneas dentro de su organización eincluye funcionalidades tales como el manejo compartidode contactos comerciales, citas de negocios y tareas.

Integre SAP Business One con las AplicacionesSAP™ Business SuiteSAP Business One presenta una arquitectura abierta quese integra homogéneamente con la familia de aplicacionesde negocios SAP™ Business Suite, así como más de 300aplicaciones aportadas por proveedores independientes desoftware.

“SAP nos va a dar la fortaleza y la certidumbre para poder continuar invirtiendo,desarrollando negocios y creyendo en lo que hacemos. Esto al final traerá el crecimiento”. Mauricio Ruiz, Director General de ECOMOR.

SOPORTE A LOS PROCESOS DE NEGOCIOS

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SAP Business One es una solución versátil e integral degestión de negocios que está equipada con una interfaz defácil uso. La aplicación ofrece funciones que ayudan aracionalizar y dar viabilidad a los procesos básicos denegocios descritos a continuación:

Gestión de las Relaciones con los Clientes SAP Business One es la aplicación líder en la gestión denegocios dirigida a las pequeñas y medianas empresas. Elsoftware ofrece funcionalidades de gestión CRM,incluyendo software para la automatización de la fuerza deventas, el rastreo de las actividades de pipeline, la gestiónde oportunidades, las ventas estratégicas, la gestión decampañas y la definición de prospectos, el acceso virtual, yla gestión de contratos. Este enfoque integrado ofrece unapanorámica de 360 grados sobre cada cliente. Gracias a lavisibilidad total sobre el proceso de ventas, usted podrátener un conocimiento más preciso de sus clientes: unfactor clave para el perfeccionamiento de las relaciones conlos mismos. Al combinarse con las sofisticadas funcionesadministrativas que reciben soporte de SAP Business One,los citados niveles de visibilidad y comprensión lepermitirán tomar un control más efectivo e influir en elproceso de ventas hasta captar una cuota mayor de surespectivo mercado.

Gestión Financiera SAP Business One aporta funcionalidades de gestiónfinanciera que permiten a su empresa elevar sus niveles deproductividad, brindando soporte a las actividadesasociadas al manejo de múltiples divisas, la definición depresupuestos y la ejecución de reconciliaciones bancarias.

Gestión de ManufacturasSAP Business One aporta funcionalidades manufacturerasque propician la automatización y racionalización de losprocesos de planeación de materiales y elaboración delistas de materiales. Las organizaciones con operacionesmanufactureras podrán definir los escenarios de planeacióny administrar las actividades de planeación de materialespara sincronizar sus niveles de producción con la demandade los clientes y así formular más eficientemente suspronósticos. Las completas funcionalidades de gestión deinventarios, que incluyen la conformación de kits degestión, la gestión de almacenes y la elaboración delistados de precios multinivel, ayudarán a tener actividadesmás eficientes a través de toda la organización.

Control de Gestión y Generación de Reportes SAP Business One suministra las herramientas que lasorganizaciones necesitan para racionalizar sus procesosoperacionales y gerenciales, incluyendo alertas en línea,gestión de descuentos de ventas, gestión de excepciones yaprobaciones de flujos de trabajo. Mediante el empleo de lacaracterística patentada de arrastre y asociación(Drag&Relate), que relaciona la información para generarreportes y análisis instantáneos, los gerentes podrán crearun número ilimitado de reportes que les habrán de ayudar acentrarse en las relaciones y transacciones críticas para suempresa.

Gestión de la InformaciónUna interfaz de usuario intuitiva proporciona a todosindividuos dentro de su organización poderosasherramientas que dan acceso a la información, tanto a nivelglobal como a nivel detallado. En consecuencia, SAPBusiness One promueve un nivel sin precedentes departicipación gerencial y ejecutiva, lo cual eleva la calidad yla precisión de las decisiones de negocios.

ComunicacionesMediante el uso de la aplicación SAP Business One, losempleados podrán sincronizar sus calendarios, contactos ytareas, así como capturar y acceder a todas lascomunicaciones relevantes para los clientes, partners yproveedores. La homogénea integración con MicrosoftOutlook proporcionará un nivel adicional decomunicaciones.

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SAP Business One ofrece funciones administrativas que lepermitirán parametrizar y mantener copias de repuesto delos datos, definir tasas de cambio de moneda, configurarpermisos y alertas, y acceder a información proveniente desoftware de terceros. Adicionalmente, SAP Business Oneofrece funcionalidades en las siguientes áreas, con el fin deracionalizar y facilitar el desarrollo de sus procesos básicosde negocios.

FinanzasAdministre sus transacciones financieras, incluyendo libromayor general, configuración y mantenimiento de cuentas,registros de diario, ajustes de moneda extranjera ydefinición de presupuestos.

Banca Administre recibos de caja y registro de cheques,consignaciones y reconciliaciones bancarias.

VentasCree cotizaciones, ingrese órdenes de clientes, programeentregas, actualice saldos de inventario y administre todaslas facturas y cuentas por cobrar.

Compras Administre y dé mantenimiento a las actividades asociadasa los proveedores, tales como emisión de órdenes decompra, actualización de números de inventario, cálculo devalores de artículos importados, y manejo de devolucionesy créditos.

Gestión CRMAdministre y dé mantenimiento a todos los datos declientes y revendedores, incluyendo perfiles, resúmenes decontactos, saldos de cuenta y análisis del pipeline deventas.

Control de Inventarios Administre niveles de inventario, artículos, listados deprecios, acuerdos especiales de precios, transferenciasentre almacenes y transacciones de inventario.

Planeación de Requerimientos de Materiales Programe y administre partidas para la creación o comprade materiales, empleando una diversidad de criterios queaportarán una simple aunque poderosa función deplaneación a los compradores profesionales yplanificadores de la producción.

ReportesCree poderosos reportes para prácticamente todos losaspectos de su negocio, incluyendo llamadas a los clientes,deudas a proveedores, ventas, flujos de caja, resúmenesde contactos con los clientes, contabilidad, inventarios enalmacén, estados financieros, escalas de precios,actividades de clientes, y mucho más (mediante reportesestándar o consultas definidas por usted mismo).

Gestión de Servicio Optimice el potencial de sus departamentos de serviciomediante la prestación de soporte a las operaciones deservicio, la gestión de los contratos de servicio, laplaneación del servicio, el rastreo de las actividades deinteracción con los clientes, y el soporte al cliente.

Gestión de EmpleadosProporcione a sus gerentes las funcionalidades que éstosrequieren para manejar los datos detallados sobre losempleados, la información de contacto con los mismos, ylos reportes sobre ausencias laborales.

Funcionalidades Verticales y ComplementariasResponda a las necesidades específicas de cada industriacon soluciones desarrolladas por los proveedoresindependientes de software que lideran cada una de ellas,con el fin de aportar funcionalidades verticales ycomplementarias. Diversos partners de SAP ofrecensoluciones micro-verticales que están disponibles paraindustrias tales como las de manufacturas, ventasminoristas, distribución mayorista y servicios. Lasfuncionalidades complementarias se ofrecen en áreas talescomo reportes avanzados, acceso a dispositivos móviles ygestión de flujos de caja.

Kit de Desarrollo de Software Conecte fácilmente aplicaciones externas a SAP BusinessOne, o agregue funcionalidades parametrizadas a laaplicación, a través del uso del denominado Kit deDesarrollo de Software (SAP Business One SoftwareDevelopment Kit - SAP Business One SDK).

“Gracias a SAP Business One, los procesos de Grupo CELSA están más controlados yseguros, lo que nos permite tener información financiera y operativa de las nueve empresasen tiempo real”. Antonio Toledo, Director de Tecnología para Grupo CELSA.

ASPECTOS GENERALES DE LAS ÁREAS FUNCIONALES

Figura 2: Soporte a las Áreas Funcionales

• Chart of accounts• Account segments• Journal entries• Journal vouchers• Recurrent transactions• Exchange rates in

multiple currencies• Financial reports• Budget cost centers• Checks• Sales tax calculations• Multiple financial

periods• Deposits

• Credits• Receipts• Deferred payments

• Opportunities andpipeline management

• Contact management• Quotations• Orders• Invoices• Deliveries• Returns• Price lists in multiple

currencies• Client management• Gross profit

calculation• Microsoft Office

integration

• Service contractmanagement

• Service planning• Tracking across

multiple customerinteractions

• Knowledge database• Service call

management

• Purchase orders• Purchase deliveries• Purchase returns• Purchase credit

notes• Landed costs

• Items management• Item queries• Price lists• Receipt to stock• Release from stock• Stock transactions• Warehouse

transfers• Serial numbers

tracking• Batch management• Pick and pack• Kitting

• Bill of materials• Production orders• Forecasting• Materials resource

planning wizard• Recommendation

reports

FUNCIONES DE SAP® BUSINESS ONE

Funciones de Reporte y Navegación de Datos

Tecnologías SAP Subyacentes (Drag&Relate™, Alertas y Parametrización de Interfaces de Usuario)

Kit de Desarrollo de Software SAP Business One

Finanzas Ventas Servicio Compras Existencias Manufacturas

ing

• Web sales

GESTIÓN FINANCIERA

Reversión de DiarioReverse automáticamente los acumulados de fin de mes.Por defecto, la reversión de los registros especificados sellevará a cabo el primer día del mes siguiente, aunque SAPBusiness One brindará a los usuarios la opción deespecificar diferentes fechas de reversión para cadaregistro, en caso de que ello fuere necesario.

Diferencias en Tasas de CambioEvalúe periódicamente sus partidas abiertas en monedaextranjera, identifique cualquier diferencia y elija latransacción correctiva apropiada.

SAP Business One ofrece funcionalidades de gestiónfinanciera que permiten a su empresa alcanzar los másaltos niveles de eficiencia y productividad, brindandosoporte al manejo de múltiples divisas, la definición depresupuestos y las reconciliaciones bancarias.

ContabilidadCree planes para cualquier país, utilizando una plantilla deplanes contables que puede adaptarse para que seacomode a las singulares necesidades de su negocio;defina planes individuales de hasta 10 segmentos, si fuerenecesario, con el fin de cumplir satisfactoriamente con losrequerimientos de reporte.

Registros de DiarioDisfrute las funcionalidades automatizadas que ingresan losregistros de diario automáticamente desde las áreas deventas, compras y banca, o cree registros de diariocompletamente nuevos. Así mismo, podrá buscar registrosexistentes y asignar automáticamente cualquier transaccióna un determinado proyecto o centro de utilidades.

Comprobantes de DiarioGuarde múltiples registros manuales de diario a nivel delote y procéselos simultáneamente. Esto hará posible laverificación y recopilación de asientos antes de que losmismos sean registrados en el libro mayor general.

Plantillas de Registro Defina plantillas de cuentas de mayor que le permitanahorrar tiempo y evitar errores durante el asiento manual delos registros de diario.

Registros RecurrentesDefina el carácter recurrente de ciertos registros propiosdurante la ejecución regular de la contabilidad y especifiquela frecuencia de recurrencia para cada registro particular. Enel caso de los registros recurrentes, la aplicaciónautomáticamente le recordará ingresar sus transacciones.

Plantillas de Reportes Financieros Genere ágil y fácilmente un número ilimitado deplantillas de reporte financiero que se acomoden a cadauna de sus necesidades de negocios, incluyendo, porejemplo, la generación de estados suplementarios depérdidas y ganancias.

"Con SAP BO no estamos descubriendo el hilo negro: más bien nos estamosdando la oportunidad de estar a la vanguardia tecnológica, a través de unaoportuna, veraz y confiable fuente de información, lo que nos permite unaadecuada toma de decisiones estratégicas que son factor fundamental para elcrecimiento de nuestra compañía".Eduardo Pizzuto, Director General de CMS International.

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Figura 3: Plan Contable Completo

Cierre de Fin de Mes

Reportes Financieros

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Finanzas Plenamente IntegradasAutomatice actividades clave de gestión financiera y bancaria con funcionalidades plenamente integradas. Cada vezque lleve a cabo una transacción, el software automáticamente ingresará un registro de diario en el libro mayorgeneral para que usted no tenga que realizar algún ingreso o procesamiento por lotes adicionales.

Ágil Análisis DetalladoAnalice fácilmente y en detalle la información, incluso a nivel de cada asiento contable. Podrá, por ejemplo, realizarun análisis detallado para visualizar la información del plan contable mientras estudia un registro de diario para unadeterminada transacción de ventas.

Plan Contable CompletoProfundice su análisis dentro del campo de saldos para visualizar aquellas transacciones que hacen parte de undeterminado saldo.

Cierre AceleradoAcelere los cierres de fin de mes mediante la asignación de tareas a individuos o la creación de recordatorios queayuden a administrar los diversos aspectos contemplados en el cierre, todo ello a través de la ventana deactividades.

Cuentas de ControlIdentifique las cuentas de control y asígnelas como cuentas de registro por defecto para que cubran losincrementos o disminuciones en los saldos de los clientes o proveedores. Esto garantizará la sincronización entreel libro mayor general y los libros auxiliares.

Plantillas de Registro ContableUtilice las plantillas de registro contable para asignar costos o transacciones a nivel de diversos departamentos,con base en porcentajes fijos determinados. Los registros contables recurrentes le permitirán crear transaccionescon montos fijos.

Reversión de TransaccionesUse esta característica para reversar automáticamente las transacciones e ingresarlas en una fecha de reversióndefinida por el usuario.

Reportes MultinivelCree una estructura de cuentas del mayor que suplemente sus capacidades de reporte. Los reportes multinivelofrecen mayor eficiencia, gracias a la flexibilidad aportada por la característica de segmentación de cuentasdisponible en SAP Business One.

Reportes IntegradosCompile reportes de negocios, contables, de almacén y financieros, así como estados de cuenta, y exporte dichosreportes a Microsoft Excel y Microsoft Word.

Herramienta XL ReporterAcceda a vistas en tiempo real sobre los datos críticos de negocios contenidos en SAP Business One y haga usode todas las funcionalidades de Excel para el formateo de reportes de front-end.

PresupuestosDefina y administre presupuestos, cotejándolos conlas cuentas del libro mayor general. Configuremétodos de asignaciones presupuestarias, definacifras presupuestarias en cualquier divisa (local,extranjera, o una combinación de ambas) y visualiceun reporte resumido del presupuesto que comparelas cifras proyectadas con las reales. Mediante elempleo de SAP Business One, usted podrá definiruna alerta en línea que le notificará cualquier eventoen el cual determinada transacción exceda supresupuesto mensual o anual.

Centro de UtilidadesDefina diferentes centros de utilidades odepartamentos y asigne las correspondientescuentas de ingresos y costos a un centro deutilidades predefinido en el plan contable.

Reporte de Centro de UtilidadesGenere un estado de pérdidas y ganancias basadoen ingresos y costos (tanto directos comoindirectos), de acuerdo con lo estipulado en lasreglas de asignación aplicables. Dicho estado podrágenerarse para cualquier centro de utilidades y ustedpodrá elegir entre formatos de visualización anual omensual, así como comparar los resultados con lascifras alcanzadas en períodos previos.

Reglas de DistribuciónDefina diferentes reglas de distribución para lacaracterización de las actividades de negocios yluego asigne cuentas de ingresos o costos a lasreglas de distribución correspondientes.

Contabilidad en Tiempo Real

Figura 4: Herramienta XL Reporter

GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES

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SAP Business One ofrece funcionalidadescompletas e integradas de ventas y servicio,garantizando un control total sobre la captación,retención y rentabilidad de los clientes para lacompañía. Características estrechamenteintegradas de mercadeo, ventas y servicioproporcionan una visibilidad de punta a punta, através de todo el ciclo de vida útil del cliente.

Ventas CRMRegistre todas las oportunidades de ventageneradas durante la totalidad del ciclo de vidaútil del cliente, desde la identificación del lead, ladetección y la calificación del cliente hasta lapropuesta, el cierre y las actividades de servicioy soporte posventas. Adicionalmente, incluyadetalles sobre la oportunidad, tales como fuente,tamaño potencial de la negociación, fecha decierre, competidores y actividades asociadas.

Características CRMn Ventas (Cuentas Por Cobrar): Cree

cotizaciones de precios, registre órdenes decliente, programe entregas, actualice saldosde inventario y administre todas las facturas ycuentas por cobrar.

n Compras (Cuentas Por Pagar): Administre ydé mantenimiento a las transacciones conproveedores, incluyendo la emisión deórdenes de compra, la actualización de losvolúmenes de inventario, el cálculo del valoren muelle de los artículos importados, y elmanejo de las devoluciones y créditos.

n Registro Maestro de Partners de NegociosAdministre toda la información sobre clientes,

revendedores y proveedores, incluyendodirecciones de correo electrónico, perfiles,reportes de ventas, actividades con partners denegocios y saldos de cuenta. Utilice elcalendario para rastrear sus actividades y lleve acabo búsquedas de palabras clave paraencontrar artículos específicos dentro delcalendario.

n Reportes: Analice las oportunidades según lafuente de la oportunidad (lead), territorio,industria, cliente y artículo. Los reportespresentan pronósticos e ingresos previstos parauna diversidad de rangos de fechas, incluyendofrecuencias mensuales o trimestrales. Ustedpodrá visualizar la distribución de leads según sufuente y a lo largo del tiempo, con el fin deidentificar las actividades más rentables de lageneración de leads.

n Gestión de Campañas y Prospectos: Importemiles de prospectos desde archivos Excel odesde algún otro formato estándar de archivo,tal como “archivos de valor separados porcomas” (comma separated value files).Administre y dé seguimiento a las actividades.Agregue prospectos a los listados de lascampañas por correo electrónico, los listados decontactos y los boletines informativos. Ataquelos prospectos objetivo o los partners denegocios con campañas por correo electrónico omediante llamadas en frío. Cree campañas,impleméntelas y rastree sus resultados.

n Acceso Virtual: Utilice el poder del Internet parapermitir que sus equipos de ventas distribuidas yservicio se mantengan conectados y enfocados,gracias al acceso virtual proporcionado por SAPBusiness One. Dentro de las característicasofrecidas se cuentan la gestión de órdenes deventa, la selección y visualización de productos,la gestión de actividades y tareas, la gestión decuentas, la gestión de oportunidades, la gestiónde prospectos, la gestión de catálogos deproducto, la gestión de órdenes de servicio, y lagestión de campañas.

n Reportes Dinámicos: Obtenga una singular vistasegmentada en fases cronológicas sobre losdatos de negocios, gracias a un reportedinámico de análisis de oportunidades que lepermitirá detectar fácilmente las tendencias,patrones y comportamientos de lasoportunidades y el personal de ventas.

Reportes GráficosObtenga una completa visibilidad sobre su pipeline o filtre los reportes paraobtener vistas individuales del personal de ventas, los clientes, los leads ylas etapas del ciclo de ventas, entre otros.

Figura 5: Visibilidad Completa

Figura 6: Vista Única sobre los Datos de Negocios

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SAP Business One ofrece un desarrollo flexible dedocumentos de negocios, incluyendo cotizaciones.No sólo brinda soporte a diferentes tipos de línea (loque le permitirá crear subtotales para las líneasprevias), sino también le permite insertar textos deforma libre en cualquier punto del cuerpo deldocumento y desplegar artículos alternosrecomendados. Usted podrá almacenar y reutilizarcomentarios estándar, así como definir los textos deencabezados y pies de página para cada documentoparticular. Adicionalmente, podrá calcular lasutilidades brutas para cada cotización, revisarfácilmente el historial de precios de venta y, una vezcreada la cotización, exportarla rápida yhomogéneamente a Microsoft Word.

Características de Venta de SAP BusinessOne

ÓrdenesSimplifique el registro de las órdenes de venta alacceder a la información sobre disponibilidad deartículos a nivel de múltiples almacenes. Cuando sepresentare alguna escasez, podrá colocar órdenes apartir de un listado de artículos alternos, o, demanera alterna, permitir que se haga una entregaparcial del volumen total de artículos ordenados. Lasórdenes brindarán soporte a diferentes fechas deentrega y direcciones de destinatario para cadapartida de línea, y usted podrá crear automáticamenteórdenes de compra a partir de órdenes de venta,quedando facultado para entregar los embarquescontemplados en la orden de compra en lasinstalaciones del cliente.

EntregasGenere documentación de empaquetamiento paratodos los bienes enviados al cliente. La funciónpreinstalada de empaquetamiento hace posible la“inclusión virtual” de los artículos en diferentespaquetes durante la creación de una entrega. Usted

Gestión de CalendariosAdministre lasactividades mediante eluso de un calendarioque ofrece vistas diarias,semanales o mensualesy que está sincronizadoen ambas direccionescon el calendariocontenido en MicrosoftOutlook.

VENTAS

Gestión de DatosMaestrosProfundice hasta el nivelde datos maestros paraclientes, leads yproveedores, con el finde obtener una vista entiempo real de 360grados que incluya lasiguiente información:n Contactos e

información asociadan Saldo de cuenta

Número deoportunidades deventa

n Número de llamadasde servicio

n Todas las actividadesasociadas

podrá almacenar el número de guía de la entrega yacceder al status del embarque contenido en elcomprobante de entrega, simplemente haciendo cliccon su mouse. El software actualiza automáticamentelos volúmenes de inventario cada vez que ustedrealiza una entrega efectiva.

Factura para Cuentas Por CobrarCree automáticamente el registro de diariocorrespondiente a cada factura. De esta manera,podrá crear un recibo automático, en caso de que elcliente decida pagar únicamente una parte de lafactura.

Factura y Pago de Cuentas Por CobrarCree una factura y un recibo en un mismo paso,usando la información proveniente de un mismodocumento.

Nota de Crédito para Cuentas Por CobrarImporte fácilmente los datos de la factura originaldurante la creación de una nota de crédito para lamercancía devuelta.

Impresión de DocumentosSeleccione el período, número de documento o tipode documento para imprimir los registros de ventas ycompras correspondientes.

Borradores de DocumentosImprima, edite y administre todos los documentosque hayan sido seleccionados como borradores.

Asistente de Generación de DocumentosAgrupe todos los documentos de ventas existentesdentro de una misma factura para un clientedeterminado. Podrá crear una diversidad de órdenesy comprobantes de entrega durante el curso de unmes, así como facturas resumidas para cada clienteal final del mes en cuestión.

Asistente de CobrosAdministre múltiples cartas de cobro para cadacliente individual y mantenga un historial de cobrospara el mismo. Ponga en acción el asistente aintervalos regulares (mensual o semanalmente), conel fin de detectar todas las facturas de clientependientes de pago y de enviar una serie de cartasde cobro, de diferentes niveles y a diferentesintervalos predefinidos. Adicionalmente, podráespecificar el método de cálculo de intereses y lastarifas de cobro aplicables.

“SAP Business One es una herramienta estratégica para perseguir todos los objetivosinmediatos que proyectamos: consolidación en el mercado nacional, búsqueda de nuevosproductos que complementen nuestra línea y crecimiento en los mercados de exportación comoes el caso de Guatemala y El Salvador”. Fernando Arregui Mendoza, Director General de Global Fuentes.

Figure 7: Synchronize Your Calendar

COMPRAS

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Usted puede administrar y dar mantenimiento a lasactividades asociadas a los proveedores, usandolas siguientes funciones de SAP Business One.

Características de Compra de SAPBusiness One

Órdenes de CompraCuando ordene materiales o servicios a algúnproveedor, podrá crear las órdenes de comprarespectivas, e imprimirlas, enviarlas por fax ocorreo electrónico, directamente al proveedor encuestión. Las órdenes de compra actualizan lascantidades disponibles de los artículos pedidos einforman al gerente de almacén sobre la fecha deentrega programada. Adicionalmente, usted podrádividir una orden de compra en múltiples partes(por ejemplo, en aquellos casos en los cuales losartículos contemplados en la orden deben serenviados a múltiples almacenes).

Órdenes de Compra para Recibos deBienesDecida si desearía recibir las entregas en uno omúltiples almacenes. Los recibos de bienes podránvincularse a una orden de compra, significando estoque las cantidades expresadas en la orden decompra podrán cambiar si las cantidades recibidas nocorresponden a las cantidades establecidas en laorden original.

Factura para Cuentas Por PagarProcese los pagos a los proveedores con base en losingresos de los registros de diario que el softwareautomáticamente genera cuando usted procesa lasfacturas a proveedores.

Nota de Crédito para Cuentas Por PagarEmita una nota de crédito en beneficio de cualquierproveedor por concepto de mercancías devueltas.Usted podrá obtener fácilmente los datos que serequieren en la nota de crédito, tomándolos de lafactura original.

Costos En MuelleCalcule el precio de compra de la mercancíamediante la asignación de diversos elementos decostos en muelle (tales como fletes, seguros yaranceles aduaneros) al costo FOB de cada artículo.El valor real de la mercancía a nivel de almacén seactualizará automáticamente.

Borradores e Impresión de DocumentosEdite y administre todos los documentos de compraque hayan sido guardados como borradores eimprímalos (incluso los borradores) según período,número de documento o tipo de documento.Figura 8: Cree la Orden de Compra

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SAP Business One ofrece una simple pero poderosafunción de planeación que le ayudará a programar yadministrar los artículos que habrán de serproducidos o adquiridos, a través del empleo de unadiversidad de criterios.

Características de Planeación deRequerimientos de Materiales de SAPBusiness One

PronósticosPrediga la demanda con base en diversas métricasde pronóstico y no exclusivamente en los historiales ylas órdenes recibidas. Los cálculos de pronóstico leayudarán a prever la demanda futura de los productosy a ajustar consecuentemente la planeación demateriales, a través del uso de los pronósticos de lademanda disponibles en el asistente de planeación derequerimientos de materiales (asistente MRP, por sussiglas en inglés).

“La empresa se dirige a seguir creciendo con base en las necesidades que tengan sus clientesy lo interesante es que la mayoría de ellos trabajan con SAP, por tanto, se vislumbra que en lossiguientes años se pueda crear una red de trabajo sustentada en las aplicaciones de SAP y quepermita facilitar labores de comercialización entre clientes y proveedores en el país”. Jorge Montemayor, Director Administrativo, ELMET.

PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES

Asistente MRPOrganice y optimice los requerimientos futuros demateriales, y administre y ejecute lasrecomendaciones y excepciones de compras ymanufacturas. Mediante la consideración de lascantidades mínimas de pedido y las órdenesmúltiples, usted podrá materializar reducciones encostos y así sacar provecho de las variacionescoyunturales en los precios de compra y de lostamaños de los lotes de producción estándar.

El asistente generará un reporte recomendatorio queofrecerá sugerencias sobre el desarrollo o la comprade artículos. Numerosas opciones de profundizaciónestarán a su disposición para que pueda visualizarfácilmente los cálculos netos de los requerimientos ylos documentos que efectivamente generarán losrequerimientos brutos.

Reporte Recomendado para ÓrdenesCree automáticamente órdenes de producción y decompra, basándose en la información contenida enlos reportes recomendatorios. Si algún artículo debeobtenerse mediante outsourcing, usted podráconvertir fácilmente la orden de producción en unaorden de compra. Podrá, además, consolidarmúltiples órdenes de compra dirigidas a un mismoproveedor en una sola orden, racionalizando aún másel proceso de compra.

Figura 9: Planeación MRP con el Asistente de Planeación

CONTROL DE INVENTARIOS

Administre la información maestra, los números deserie y los listados de precios de los artículos. Asímismo, defina artículos alternos, realice ajustes deaumento o disminución de inventarios, ejecuteconteos de ciclos y genere listados de selección paraórdenes de venta abiertas.

Características del Control de Inventariosde SAP Business One

Datos Maestros de los ArtículosDefina artículos de producción (fabricación),adquisición (compra) o no inventariados, tales comomano de obra o viajes. Mantenga la información pordefecto para cada artículo, incluyendo proveedor decompra, unidad de medida de compra, unidad demedida de venta, y status tributario. Podrá mantenerlos artículos inventariados en múltiples almacenes,con diferentes costos asociados, dependiendo de lalocación. SAP Business One brinda soporte adiversos métodos de valoración de inventarios. Elsoftware actualmente ofrece soporte a los métodosde costo estándar, promedio ponderado demovilización y FIFO.

Dé mantenimiento a los datos de planeacióncontenidos en los datos maestros de los artículos.Usted podrá definir el método de aprovisionamiento(fabricación o compra, por ejemplo), así como losintervalos dentro de los cuales se deberá comprar unartículo determinado (mensual, semanal o diario).Además, podrá definir los tamaños de los lotes deartículos comprados, la cantidad mínima de la orden,y los tiempos promedio de espera. Posteriormente,podrá utilizar esta información en conjunción con lasfuncionalidades de planeación MRP.

Números de SerieGenere automática o manualmente los números deserie, mediante el empleo de plantillas.

LotesAsigne lotes a los productos y clasifíquelos según suvida útil en estanterías o cualquier otro atributo delibre definición. Posteriormente, podrá definir los lotesde estos productos en las órdenes de venta, loscomprobantes de entrega y los movimientos deinventario.

Artículos SustitutosCree un listado de artículos alternativos que seofrezcan cuando las selecciones del cliente no seencuentren disponibles, clasificando dichos artículosalternos de acuerdo con su similitud, a nivel decaracterísticas, precio o cantidad.

Número de Catálogo de Partner deNegociosTenga a su disposición una tabla que permita cotejarlos números de parte de los clientes y proveedorescon los números de parte en inventario. Podrá utilizarlos números de parte de los clientes en losdocumentos de compra, en lugar de los números departe en inventario.

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Precios EspecialesDefina precios especiales para clientes oproveedores individuales, precios específicos paraciertos volúmenes de orden, y períodos de validezpara cada precio en particular.

Gerente de Procesos de Recolección yEmpaque (Pick & Pack)Administre el proceso de recolección y empaquehasta con tres filas de espera. Cuando las órdenesde venta se ingresen, serán visualizadas en la fila deespera denominada “abiertas”. Posteriormente,usted podrá marcar las cantidades como total oparcialmente liberadas para recolección.

La lista denominada “liberadas” desplegará todasaquellas órdenes que hayan sido liberadas pararecolección y que usted podrá marcar como total oparcialmente recolectadas. Tanto en la fila de órdenesabiertas como en la fila de órdenes liberadas, podrácrear automáticamente listados de recolecciones parauna sola orden o todo un rango de órdenes.

Esta característica ofrece extensas funcionalidadesde profundización que incluyen datos maestros declientes y artículos, así como documentos fuente.

Liberación y Recibo de BienesRegistre las liberaciones y recibos de bienes que noestén directamente relacionados con un determinadodocumento de compra o venta.

Transferencia de InventariosMueva los inventarios entre distintos almacenes.

Asiento Contable de InventariosIngrese los saldos iniciales de los artículos eninventario y actualice los datos de almacén.

Conteo Cíclico de InventariosRacionalice las actividades de conteo de inventariosmediante la identificación de los puntos en los cualescada artículo en inventario está programado para sercontabilizado. Las alertas y reportes producidosayudarán a garantizar que los artículos de diversosniveles de importancia sean contabilizados con lafrecuencia requerida.

Lista de PreciosDefina diversas listas de precios y enlácelas condistintos clientes y proveedores. Cree fácil yrápidamente vínculos dinámicos entre las listas deprecios, las cuales se actualizarán automáticamente,cada vez que la lista primaria sea modificada.

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“Lo primero en lo que nos benefició SAP Business One fue en la recuperación dela cartera vencida. Antes de surtir cualquier pedido, nos informamos sobre elstatus de pagos para proceder. Además de conocer cuánto debo y cuánto medeben para planear flujos de efectivo”. Eduardo Gracia, Director General de Ensel Technologies.

Figura 10: Funcionalidades de profundización con el Gerente de Procesos de Recolección y Empaque

GESTIÓN DE LLAMADAS DE SERVICIO

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SAP Business One ofrece funcionalidades de gestiónCRM como parte de la aplicación, garantizando unpleno control sobre la captación, retención, lealtad yrentabilidad de los clientes, de cara a su empresa.Funciones estrechamente integradas de mercadeo,ventas y servicio proporcionan una visibilidad depunta a punta sobre el ciclo completo de vida útil.

Las funciones de gestión de llamadas de serviciobrindan soporte a las operaciones de servicio, lagestión de contratos de servicio, la planeación deservicios, el rastreo de las actividades de interaccióncon los clientes, el soporte al cliente, y la gestión delas oportunidades de venta.

Características de la Gestión de Llamadasde Servicio de SAP Business One Contratos de ServicioCree un contrato de garantía o soporte regular paralos artículos o servicios vendidos a un cliente. Dichocontrato contemplará las fechas de inicio y finalización,así como términos contractuales específicos,incluyendo tiempos garantizados de respuesta oresolución de problemas.

Historiales de los Equipos del ClienteMantenga información detallada sobre los artículosvendidos al cliente, incluyendo número de serie delfabricante, número de serie de un repuesto, e historialde llamadas de servicio. Los historiales tambiénenumeran los contratos de servicio asignados a cadaartículo específico.

Reporte Sobre los Equipos del ClienteVisualice todos los equipos y números de seriecorrespondientes que se hayan vendido a un clientedeterminado o a un cierto rango de clientes.

Llamadas de ServicioRevise la información sobre todas las llamadasde servicio que hayan sido creadas, resueltas ocerradas en una fecha determinada o dentro deun cierto rango de fechas. Podrá restringir elreporte para que se visualicen únicamente lasllamadas de servicio hechas para una línea, untécnico, un tipo de problema, una prioridad, unartículo o un status de llamada específicos. Podráoptar por incluir - o no - una vista sobre lasllamadas aún pendientes de resolución.

Llamadas de Servicio en Listas deEsperaRastree y dé mantenimiento a las llamadas deservicio, revisando el historial de llamadasasociadas a cada evento particular. Usted podrámonitorear el status de una llamada específica yasignarla a algún técnico individual, o,alternativamente, mantenerla dentro de una listade espera para un equipo de técnicos.

Tiempos de Respuesta SegúnCesionario Dé seguimiento a las comunicaciones entre undeterminado cliente y el departamento deservicio, determinando el tiempo que se necesitapara responder apropiadamente a una llamada deservicio individual.

Monitoreo del ServicioMonitoree las llamadas abiertas y vencidas, a través del uso de unreporte gráfico dinámico. Una alarma sonora se escuchará cada vezque el número definido de llamadas abiertas o vencidas exceda ellímite trazado con anterioridad.

Rastreo y Gestión del Ingreso de LlamadasAl momento de recibir una llamada de servicio, busque sus clientes por artículo o número de serie.Mediante el uso de listados de despliegue vertical, podrá rastrear diversos tipos de problemas ollamadas, pudiendo también rastrear la llamada en cuestión hasta su punto de origen.

Figura 11: Búsqueda de Llamadas de Servicio

Figura 12: Reporte Gráfico de Servicio

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SAP Business One se integra con Microsoft Outlook,permitiéndole intercambiar y compartir datos paramantener a todas las partes informadas sobre losdesarrollos en su cuenta y sobre las oportunidadesde negocios que se presenten.

Características de la Integración de SAPBusiness One con Microsoft Office

Sincronización de DatosSincronice las citas de negocios, contactos y tareasde calendario entre SAP Business One y MicrosoftOutlook. Esta función le permitirá programaroperaciones automáticas de sincronización y resolvercualquier conflicto pendiente que pudiera presentarseen cualquiera de las dos aplicaciones. Usted podrácrear pantallazos con la información de SAP BusinessOne y enlazarlos a los contactos disponibles enMicrosoft Outlook.

CotizacionesUsted podrá importar cotizaciones de SAP BusinessOne a Microsoft Outlook y luego desplegarlas,editarlas y enviarlas como correos electrónicos.También podrá crear nuevas cotizaciones enMicrosoft Outlook y guardarlas en SAP BusinessOne.

Integración de Correos ElectrónicosUsted podrá ejecutar las siguientes funciones,gracias a la integración con Microsoft Outlook: n Guardar un correo electrónico de Microsoft

Outlook como una actividad en SAP Business One n Guardar el texto original y los anexos originales del

correo electrónico, en calidad adición (add-on) auna actividad en SAP Business One

n Establecer seguimientos y recordatorios paracualquier actividad

“Nuestra producción se ha optimizado. Antes, 20% del tiempo de producción se iba enhacer cambios a las máquinas que muchas veces no eran funcionales o eran productode fallas de cálculo. Con SAP Business One ya no tenemos ese desperdicio de tiempode producción porque todo lo acomoda por prioridades y tipos de pieza compatibles.Los cambios que se hacen son estrictamente los necesarios”.Thomas Trapp, Interim Manager de Aksys.

INTEGRACIÓN CON MICROSOFT OFFICE

Conexión con Microsoft Word y MicrosoftExcel La integración con Microsoft Outlook le permitiráconectarse con SAP Business One desde MicrosoftWord y guardar un documento en Microsoft Wordcomo una actividad en SAP Business One. La mismafunción estará disponible para Microsoft Excel.También podrá guardar los libros de trabajo(workbooks) como actividades asociadas a unpartner de negocios o una persona contacto en SAPBusiness One.

Figura 13: Pantallazo de Actividades Comerciales en Formato Excel

Usted podrá establecer notificaciones inmediatas yrespuestas automáticas a importantes eventos denegocios, a través del empleo de alertas basadas enflujos de trabajo y programables por el usuario.También podrá designar los eventos que desearastrear y definir los rangos aceptables de toleranciay los límites asociados a tales eventos.

Cuando los indicadores quedaren fuera del rangopredeterminado que haya sido fijado para el eventoen cuestión, recibirá una notificación con opción derespuesta. Cualquier violación a las políticas de laempresa generará una notificación inmediata algerente a cargo e iniciará un proceso de flujos detrabajo que se encargará de manejar el evento encuestión.

Características de las Alertas yAprobaciones de SAP Business One

Gestión Preactiva Basada en ExcepcionesReciba alertas automáticas sobre importanteseventos de negocios, de modo que no tenga quemonitorear manualmente las actividades. Las alertasdisponibles le permitirán llevar a cabo las actividadesdescritas a continuación:

n Notificar a los empleados sobre cualquierdiscrepancia o evento que esté siendo monitoreadodentro de la organización

n Ofrecer información interna (en línea) asociada alrol de cada empleado dentro de la compañía. Cadavez que un umbral sea superado, una alerta podráser activada en tiempo real para avisar al usuarioque haya solicitado dicha notificación.

ALERTAS Y APROBACIONES

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n Profundizar el análisis para obtener unavisibilidad instantánea sobre la información quedetalla las características de la alerta, lo quepodrá ayudarle a tomar decisiones informadassobre las acciones futuras que habrán deejecutarse en relación con el evento en cuestión

n Informar a los gerentes sobre eventosparticulares de negocios y activar procesos deflujos de trabajo

n Responder instantáneamente a las alertasgeneradas como parte de los procesos de flujode trabajo, procedimientos de aprobación yacciones activadas automáticamente

Figura 14: Respuesta Inmediata a las Alertas

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Funcionalidades de Personalización y ConfiguraciónDefinidas por el UsuarioSAP Business One le proporciona poderosasherramientas que permiten configurar las formas,consultas y reportes a la medida de susrequerimientos específicos de negocios, sinnecesidad de una capacitación técnica especializada.Usted podrá establecer las configuracionesrequeridas para definir tasas de cambio, fijarparámetros de autorización y crear funciones deimportación y exportación de correos internos,correos electrónicos y datos.

Características de Configuración de SAPBusiness OneSAP Business One ofrece las siguientesfuncionalidades extensivas de configuración:n Selección de compañía: diversas configuraciones

básicasn Inicialización y preferencias generales: datos de

compañía y configuraciones generalesn Definiciones de usuario: plan contable, códigos

tributarios, empleados de ventas, territorios,proyectos, formatos de dirección, términos depago, proveedores, clientes, grupos de artículos ycomisiones, almacenes, plantillas y listas de esperapara contratos de servicio, bancos, métodos depago y métodos de embarque

n Autorizaciones: acceso controlado a la información(total, de sólo lectura, o de acceso denegado);acceso otorgado según equipo, departamento osucursal

n Definición de tasas de cambio: la base de todoslos reportes y datos registrados

n Funciones útiles: copias de seguridad de datos,procesos automatizados, e importación yexportación de datos

n Recuperación: administración y extracción dedatos

n Funciones de alerta: definición de perfilespersonales para los mensajes de advertencia

n Mensaje de envíos: usuario interno, cliente yproveedor

n Saldos iniciales: para la cuenta del mayor y elpartner de negocios

n Registro de datos maestros para la aplicacióncompleta

“SAP Business One se adapta a cualquier tipo de compañía, su flexibilidad es su principalventaja. Todos los días podemos tomarle el pulso a la empresa, pues la rapidez para generar losreportes nos permiten una administración de negocios confiable”. Alba Rosa Vargas, Director Administrativa, Delti.

Creación de Campos

Definidos por el Usuario

Usted podrá agregar un

número ilimitado de campos

definidos por el usuario a la

mayoría de formas

contempladas en la

aplicación, a nivel de

encabezado o documento, y

de fila o detalle. También

podrá seleccionar el campo

o la extensión del campo.

Esta función estará

controlada mediante

códigos de autorización;

con la autorización

apropiada, usted podrá

adicionar o modificar

cualquier campo definido

por el usuario, en cuestión

de minutos.

FUNCIONALIDADES DE PERSONALIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEFINIDAS POR EL USUARIO

n Archivos de partners de negocios que contienenlos registros de datos maestros de un cliente oproveedor

n Listas de materiales: árboles de productos querepresentan el encabezado y que cubren losmateriales individuales asignados

n Documento de venta o compra: documentos parala línea de encabezado y las líneas de documentoque contienen las partidas individuales asignadas

n Registros de diario según título o descripción

Acomodamiento a las CambiantesNecesidades de NegociosSAP Business One puede adaptarse de lassiguientes maneras para satisfacer sus cambiantesrequerimientos de negocios, sin que ello genere unacarga pesada y permanente sobre el área de latecnología de la información:n Guarde preferencias de formas, consultas y

reportes, permitiendo que los modelos de procesoanidados reflejen directa y efectivamente lasactividades cotidianas de negocios

n Integre otras aplicaciones, aprovechando de estamanera sus inversiones en tecnología

n Controle las transacciones y flujos de trabajo, através de funcionalidades de alerta

n Implemente cambios inmediatos en SAP BusinessOne, con el fin de adaptar velozmente la aplicacióna diversas variaciones y alteraciones

n Integre toda modificación a las nuevas versiones dela aplicación con un mínimo esfuerzo, eliminandolos costos usualmente asociados a lasactualizaciones

Campos Definidos por el UsuarioDefina sus propios campos dentro de las ventanasde objetos de datos para artículos tales comopartners de negocios, órdenes y especificaciones deinventario. Usted podrá seleccionar campos definidospor el usuario para diversos tipos de información,tales como textos, direcciones, números telefónicos,URLs, anexos de archivo, imágenes y listados dedespliegue vertical. Estos campos reflejaránautomáticamente los cambios presentados en subase de datos, cada vez que se lleve a cabo unaactualización.

Búsquedas FormateadasRegistre los valores para cada campo en laaplicación, incluyendo campos definidos por elusuario, a partir de un proceso predefinido debúsqueda. Usted podrá utilizar búsquedasformateadas en las situaciones descritas acontinuación:n Registro automático de valores en los campos, de

acuerdo con alguna de las siguientescircunstancias:– Uso de diferentes objetos en la aplicación– Listado de predefinidos

– Consultas predefinidas (definidas por el usuario)n Definición de dependencias entre los campos de la

aplicaciónn Visualización de campos usados únicamente para

consultas, tales como firma de usuario, fecha decreación y saldo de cheques pendientes (para unpartner de negocios)

Figura 15: Campos Definidos por el Usuario

Usted podrá crear reportes e implementar accionescorrectivas de inmediato. La función de reporteincluye reportes contables, de inventario, financierosy de apoyo a la toma de decisiones.

Usted podrá, no sólo exportar cualquier reporte aMicrosoft Excel tras la generación del mismo, sinotambién extraer fácilmente los datos, gracias a unasimple navegación de datos. Igualmente, podráejecutar reconciliaciones internas y externas mediantereportes de excepciones, algo útil durante lasactividades de cierre de libros y elaboración dereportes.

Características de Reporte de SAPBusiness OneSAP Business One es la única aplicación que utilizala herramienta de arrastre y asociación (Drag&Relate)para brindarle una visibilidad de punta a punta sobresus operaciones de negocios. Esta característica estambién útil para ayudarle a comprenderinstantáneamente las relaciones y transaccionesclave que se efectúan dentro de su empresa.

Un generador de consultas ofrece funcionalidadesintuitivas que posibilitan la creación de consultas a labase de datos y de reportes de definición. Ustedpodrá usar los datos provenientes de cualquiercampo para crear un reporte, bien sea a nivel deresumen o a nivel detallado. Una vez la consulta hayasido definida, podrá guardarla en la biblioteca deconsultas para usos posteriores. Si fuere necesario,podrá usar un editor de reportes para refinar ymodificar cualquier consulta existente.

El asistente de consultas es similar al generador deconsultas, con la diferencia que, en este caso, ustedserá guiado, paso a paso, a través del proceso degeneración de consultas. Esta herramienta es muyútil si usted desea formular consultas pero no estáfamiliarizado con la sintaxis SQL.

REPORTES

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Reportes PredefinidosSAP Business One ofrece un número significativo dereportes predefinidos para cada área funcional. Ustedpodrá generar reportes para un área funcionalespecífica dentro de su empresa y parametrizar sucontenido para que se ajuste a sus necesidades.También podrá imprimir, enviar por correo electrónico,o exportar cualquier reporte a Microsoft Excel.Contabilidadn Reportes sobre antigüedad n Reportes de compañían Reportes comparativos n Reportes presupuestarios

Oportunidades de Ventasn Oportunidades n Análisis Escalonado n Pipeline de oportunidades n Pronósticos de oportunidades y a lo largo del

tiempon Oportunidades aprovechadas y desaprovechadas n Mis oportunidades abiertas y cerradasn distribución de leads a lo largo del tiempo

Ventas y Comprasn Listado de partidas abiertas n Análisis de ventas n Análisis de compras

Partners de Negociosn Resumen de actividades n Clientes inactivosn Historial de cobros

Producciónn Órdenes de trabajo abiertasn Listas de materiales

Servicion Llamadas de servicion Llamadas de servicio según lista ade espera n Tiempos de respuesta para cada cesionario n Tiempos promedio de cierren Contratos de servicion Reporte sobre equipos del cliente n Monitor de servicio n Mis llamadas de servicio n Mis llamadas de servicio abiertasn Mis llamadas de servicio vencidas

Inventarion Lista de artículosn Últimos precios vigentesn Artículos inactivosn Listado de asientos de inventario según artículon Status de inventarion Inventarios en almacénn Valoración de inventariosn Transacción con números de serie n Transacción con números de lote

Figura 16: Reportes Predefinidos para cada Área Funcional

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“Con SAP Business One toda la información está más clara, transparente y empiezan a salirreportes especializados para todas las areas de la empresa. Además, si antes dabamos lainformación cada tres ó seis meses, y nos costaba trabajo tenerla, hoy la tenemos al minuto”. John Cueva, Director Ejecutivo, Publigraphics, Guadalajara, Jal.

Muchas pequeñas y medianas empresas debenluchar por superar las complejidades inherentes a lageneración de reportes financieros acertados yoportunos, a partir de los datos de la compañía. Laherramienta de reporte denominada XL Reporter,contenida en la aplicación SAP Business One, lepermitirá obtener una panorámica completa y verazsobre el status financiero de su compañía. Como laherramienta está homogéneamente integrada conSAP Business One, puede generar reportes basadosen los datos en vivo que se obtienen a partir de unadiversidad de fuentes, incluyendo libro mayor, cuentaspor cobrar, cuentas por pagar, ventas, compras,inventarios y cualquier campo definido por el usuarioque haya sido creado por usted.

Características de la Herramienta XLReporter de SAP Business OneUsted podrá llevar a cabo las siguientes actividadescon la herramienta XL Reporter:

Generación de Reportes Oportunos yVeracesPodrá generar reportes estándar y ad hoc,profundizar en los datos y analizar la información. Laherramienta cuenta con todo lo que su empresanecesita para crear y ejecutar reportes dentro de unambiente gráfico de fácil uso que comprendefunciones utilitarias de “marcación y disparo” (point-and-click) y de “arrastre y depósito” (drag-and-drop),las cuales consolidan su control sobre las actividadesde reporte y generación de presupuestos.

Composición de Reportes Estándar y AdHocUn asistente de definición hace que la creación dereportes sea una tarea sencilla para prácticamentecualquier persona. Usted podrá crear consultasparametrizadas sobre los datos en SAP BusinessOne con sólo unos clics de su mouse. Una vez elreporte haya sido generado, podrá profundizar encualquier elemento de datos, con el fin de acceder alas transacciones subyacentes. Adicionalmente,podrá visualizar y refrescar los datos mientras crealas consultas.

Ágil Acceso a los Detalles Sobre Pérdidas y GananciasObtenga un resumen de las utilidades operacionales, tanto reales como pronosticadas, paracada período, con el fin de detectar fácilmente las tendencias inherentes.

REPORTES BASADOS EN EXCEL (XL REPORTER)

Creación de Carteleras Integrales de Control de la CompañíaVisualice y grafique instantáneamente las métricas críticas para el desempeño de la compañía,tales como ventas, movimiento de inventarios y clientes de mayor desempeño. Usted podrávisualizar el desempeño en cualquier cuadro y hacer clic en cualquier celda para profundizaren los datos, lo que le ayudará a elegir las acciones apropiadas que se asocian a la métrica encuestión. Adicionalmente, podrá evaluar ágilmente su desempeño financiero y las previsionesde cara al futuro.

Aceleración de la Adopción yEstablecimiento de Límites para la Curva deAprendizajeAprenda rápidamente cómo usar la herramienta XLReporter, a través de una interfaz de usuario intuitivay familiar que brinda acceso a Microsoft Excel y queproporciona una capa de meta-datos que limita laexposición a tablas técnicas y estructuras de campo.Incluso un novato podrá crear reportes con funcionesde profundización de datos en cuestión de segundos,empleando la función utilitaria de arrastre y depósito.Desde simples reportes sobre detallestransaccionales hasta avanzados estados financierosy carteleras de control, usted podrá generarfácilmente reportes efectivos e inteligibles.

Organización de Sus ReportesAdministre y organice definiciones de reporte,reportes ejecutados y libros de reporte. Podrávisualizar y ejecutar reportes dentro del menúprincipal de SAP Business One, el cual simplifica laejecución de los reportes. Para la distribución deéstos últimos, podrá aglutinarlos y enviarlos porcorreo electrónico, gracias al empleo de unprogramador de eventos.

Diseño de Reportes ParametrizadosExtienda su capacidad para componer reportesmediante el uso de avanzadas opciones de diseño dereportes. Usted podrá trabajar con las funciones einterfaces estándar de Microsoft Excel, las cualesfacilitan las tareas de diseño. De esta manera, seráfácil crear parámetros, fórmulas y diagramacionespersonalizadas desde cero.

Simplificación de la Generación deReportesUsted podrá acceder a los datos de la compañía ygenerar los reportes apropiados, desde reportes ad-hoc hasta detallados estados financieros, según fuerenecesario.

Figura 17: Carteleras de Control de la Compañía

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La aplicación SAP Business One reside en unúnico servidor que se integra homogéneamentecon la plataforma estándar de MicrosoftWindows.

La arquitectura racionalizada de SAP BusinessOne ofrece soporte a las siguientes bases dedatos:

n Microsoft SQL Servern IBM DB2 Express Edition

Arquitectura de un solo ServidorLa arquitectura de servidores incluye protocolosde seguridad, copia de seguridad y acceso aredes. El acceso se garantiza por medio de unservicio de terminales de red de área amplia o deuna conectividad en red mediante discado.

El ambiente SAP Business One utilizaprocedimientos estándar de generación de copiasde seguridad de las bases de datos, eliminando lanecesidad de guardar y transferir una base dedatos de una máquina a otra y permitiendo unacceso inmediato a la información crítica denegocios.

LA ARQUITECTURA DE SAP BUSINESS ONE

Obtenga un resumen de las utilidades operacionales, tanto reales como pronosticadas, para cadaperíodo, con el fin de detectar fácilmente las tendencias inherentes.

User Interface API

With the user interface API, developers can modify SAP Business One by creating new windows, redesigning existingwindows, and adding menus or dialog boxes. Modifications can be as simple as hiding or disabling a field or as complex asadding an entirely new custom module to SAP Business One.

The API does the following:n Allows you to create custom functionality within a single, integrated user interfacen Enables changes to business logic, as well as simple cosmetic modificationsn Enables developers to add new windows, menus, buttons, fields, and so onn Provides programmatic notification of application events

Workstation

Third-partyapplication

Microsoft Office

Datatransfer

workbench

Third-partyapplication

SAP Business

One

SAP Business

OneWeb store Corporate

portal POSsystem

User(Experiences a unified look and feel)

Workstation Web server Server

Common business logic

.NETCOM XML

SAP Business One serverSAP Business One client

SAP Business One Client User interface behavior/functionality

• Set or retrieve values from theuser interface

• Add custom business logic

• Dynamically hide, show, disable,or enable menu items

• Display notifications andmessage boxes

Server(API and user interface)

DB

User interface A

PI

WYSIWYGscreen designer toolset

Platforms and System RequirementsSAP Business One runs on Microsoft Windows2000. SAP strongly recommends that you installthe latest support packages for the operatingsystem.

The Java ConnectorThe Java connector (Java wrapper)provides developers with all thepower and flexibility of the datainterface API for use in a Javadevelopment environment.

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1 2Data Interface API

The data interface API is used to build real-time links between SAP® Business One and third-party applications. By providing a programmatic interface toSAP Business One through a set of fully functional business objects, the data interface API gives you the power to connect applications and automateprocesses. Examples include custom point-of-sale (POS) system integration, HR service integration, and synchronization with mobile devices.

The data interface API provides the following:n Objects and methods to read, write, and update business objects directlyn Full object orientation, providing a powerful interface that requires minimal trainingn Full access to master records, transactional data, system configuration, and user-defined data n Backward compatibility for a smooth upgrade process

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El denominado Kit de Desarrollo de Software (SAPBusiness One Software Development Kit - SAPBusiness One SDK) es un conjunto de herramientasque contiene interfaces de programación, códigos demuestra, documentación y funciones utilitariassimples. El mencionado kit permite a losprogramadores establecer fácilmente interfaces entreaplicaciones externas y SAP Business One, así comoagregar funcionalidades configuradas a la medida dela aplicación.

SAP Business One consta de una capa de interfaz deusuario gráfica y una capa independiente de objetosde negocios. El kit SAP Business One SDKproporciona un acceso integral a ambas capas.

Características del Kit SDK de SAPBusiness OneEl kit de desarrollo de software presenta lassiguientes características:n Ofrece un acceso programático a la lógica de

negocios de SAP Business One, a través de unacapa orientada hacia los objetos

n Permite a los partners y clientes de SAP extendery suplementar las funcionalidades de SAPBusiness One para acomodarlas a susnecesidades singulares

n Brinda soporte a una amplia gama de herramientasy lenguajes de programación, permitiendo a losdesarrolladores usar tecnologías y aplicacionesfamiliares

n Aporta una sólida compatibilidad retroactiva quereduce a un mínimo o evita por completo lostrabajos de remodelación que habrían de requerirsedurante las actualizaciones hacia las nuevasversiones de SAP Business One

KIT DE DESARROLLO DE SOFTWARE

Componentes del Kit SDK de SAP BusinessOne Los siguientes componentes clave son parte del kitde desarrollo de software de la aplicación:n Interfaz de programación de aplicaciones

(Application Programming Interface - API) para lainterfaz de datos: Usada en la integración de lasaplicaciones externas con SAP Business One

n Interfaz API para la interfaz de usuario: Usada en laextensión y parametrización de las aplicaciones decliente de SAP Business One

n Diseñador de pantalla: Interfaz de arrastre ydepósito para el diseño de ventanasparametrizadas para SAP Business One

ninterfaces entre aplicaciones externas y SAPBusiness One, empleando el lenguaje deprogramación Java

n Documentación completan Aplicaciones de muestra

Figura 19: Kit de Desarrollo de Software (SDK)

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