la organizaciÓn - el quehacer administrativo · niveles organizacion contenido institucional...
TRANSCRIPT
LA ORGANIZACIÓN
Definición:
2
• La estructura de una organización puede definirse como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, considerando luego la coordinación de las mismas. O Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la Empresa, así como su responsabilidad y autoridad”.
• Para estructurar una empresa hay que:
– Conocer la división del trabajo que predomina.
– Analizar como se coordinan las diferentes tareas.
– Identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignaturas y jerarquizar tantos los puestos como las funciones correspondientes.
PROPOSITOS DE LA ORGANIZACIÓN
• La organización define y orienta el trabajo en el interior de la empresa, por lo que principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.
• Establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la empresa.
• Definir jerarquías, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.
• Definir qué labor debe desempeñar cada unos de los miembros de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos.
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
• FORMAL: Se basa en la división racional del trabajo. Es la organización planeada: la que esta en el papel.
• INFORMAL: Surge de manera espontanea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal.
4
ORGANIGRAMA GENERAL
Organización Formal
ORGANIGRAMA
• El organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados.
• Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.
ORGANIZACIÓN
Los cuadros representan trabajos distintos
Los títulos muestran el
trabajo desempeñado
Las líneas representan la relación superior-subordinado
Los niveles de administración están indicados por el número de AREAS horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.
Presidente
Finanzas
Recursos Humanos
Marketing Producción
Producción 1
Producción 2
Obrero 1
Obrero 2
La organización en los tres niveles de la empresa
NIVELES ORGANIZACION CONTENIDO
INSTITUCIONAL
Diseño Organizacional
Superestructura de la empresa- Formato organizacional y procesos de comportamiento
INTERMEDIO
Diseño Departamental
Agrupación de unidades en subsistemas, como departamentos o divisiones
OPERACIONAL
Diseño de Cargos y Tareas
Estructura de las posiciones y las actividades en los cargos.
8
REQUISITOS
9
Estructura Básica
Mecanismo de operación
Mecanismo de decisión
Mecanismo de coordinación
Diferenciación
Reglas y reglamentos
Jerarquía de Autoridad
Integración
¿Qué hay en una organización?:
• Personas
• Grupos de trabajo
• Grupos formales
• Grupos informales
• Flujos de trabajo
• Flujos de información
• Flujos de decisiones
• Flujos de control
• Flujos de autoridad
10
Organizar es complejo porque hay que tener en cuenta:
• División del trabajo
• Autoridad
• Responsabilidad
• Disciplina
• Unidad de mando
• Unidad de dirección
• Centralización
• Cadena escalar
• Remuneración personal
• Estabilidad personal
• Orden
• Equidad
• Iniciativa
• Espíritu de equipo
11
La estructura jerárquica lineal
12
Características: Cada persona recibe ordenes de un solo jefe.
Prevalece el principio de jerarquía y de subordinación absoluta a su inmediato superior.
Inconvenientes: Sobrecarga a personas con deberes y responsabilidad
Excesiva rigidez que no permite que se implanten las ventajas de la especialización
Jefe de Enfermería
Subjefe de turno
matutino
Subjefe de turno
vespertino
Subjefe de turno
nocturno
La estructura funcional
Jefe de Enfermería
Subjefe de turno matutino
Subjefe de turno vespertino
Subjefe de turno nocturno
• Características: – Se basa en la idea de F. W. Taylor según la cual la mayor productividad de un obrero se
alcanza rompiendo la unidad de mando. – Se proporciona autoridad a los especialistas en las tareas que son de su especialidad,
haciendo más fluida la estructura. – Subordinado recibe ordenes, asistencia e instrucciones de varios jefes, cada uno de los
cuales desarrolla una función particular.
• Inconvenientes: – Se sacrifica el principio de la unidad de mando dando lugar a:
• Posibles conflictos de competencias • Dificultad para atribuir potestad de decisión • Retrasos en la acción debido al fraccionamiento de control y Responsabilidades
La estructura mixta, línea-staff ó consultiva
14
Director General
Jefatura Financiera
Jefatura de Servicios
Hospitalarios
Jefatura Enfermería
Jefatura de Sistemas
Jefatura de Personal
Subjefe turno matutino
Subjefe turno vespertino
Subjefe turno nocturno
Asesor Jurídico
Características: Se basa en la idea de Henry Fayol quien sugirió la incorporación de “estados mayores” compuestos de asesores especialistas, preservando la unidad de mando. No se proporciona autoridad a los especialistas para dar ordenes a nadie de línea. Subordinado recibe ordenes, asistencia e instrucciones de un solo jefe, que toma decisiones tras escuchar las opiniones de los asesores especialistas.
La organización en red
15
• Los principios fundamentales: – Existencia de equipos que se auto-organizan
– Coexistencia estructura jerárquica con organizaciones reticulares informales, abiertas, no jerarquizadas
– Directivos adaptados a visión global de la empresa y a las condiciones para su desarrollo que intentan que los demás compartan la visión
– Autoridad de los directivos basada en su aptitud para comprometerse personalmente, por encima de su competencia técnica
Estructura en RED
17
• Diferencias entre tipos de organizaciones:
Organización Organización Organización
Vertical Horizontal en Red
Relaciones Relaciones Relaciones
Interfuncionales Interequipos Interpersonales
Relaciones Relaciones Relaciones
Muy formalizadas Poco formalizadas Informales
Relaciones Relaciones de pocos Relaciones
Jerárquicas Niveles jerárquicos No Jerárquicas
Regulación por Auto-Regulación Auto-Regulación
Vía jerárquica Interna interequipos Interna interpersonas
Evolución depende de Visión compartida por Carácter
la Jerarquía Todos los colaboradores Abierto y Evolutivo
ORGANIGRAMAS
“Son la representación gráfica de la estructura de la organización
empresarial de una forma sintética y simplificada”
ORGANIGRAMAS
• Según la finalidad
• Según la extensión:
• Según su contenido
• Según la forma:
“Son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada”
Clases:
SEGÚN EXTENSION
GENERALES
DE DETALLE
Muestran toda la estructura de la empresa
Presentan sólo una parte en concreto
TEXT SEGÚN
CONTENIDO
ESTRUCTURALES
FUNCIONALES
PERSONALES
Presentan sólo las diversas unidades que componen la empresa
Muestran cual es el contenido de cada unidad.
Explicitan el nombre y cargo de cada persona.
SEGÚN LA FORMA
HORIZONTALES
VERTICALES
Las unidades con más autoridad se sitúan a la izquierda.
Las unidades con más autoridad se sitúan en la posición superior.
INFORMATIVOS
ANALISIS
Presentan sólo las grandes unidades de la empresa. Pretenden dar una visión general.
Presentan todas las unidades, incluso las más pequeñas, y las relaciones entre ellas. Son muy detallados
SEGÚN LA
FINALIDAD
CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGÚN SU FORMA
CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGÚN SU FORMA
DIRECTOR
GENERAL
DIRECTOR
DE
PRODUCCIÓN
DIRECTOR
COMERCIAL
DIRECTOR
DE
FINANZAS
JEFE
DE
DISEÑO
JEFE
DE
ACABADOS
JEFE
DE
INVERSIONES
JEFE
DE
CONTABILIDAD
ASISTENTE ASISTENTE ASISTENTE ASISTENTE
Organigramas
Verticales
Pretenden destacar la jerarquía de mando: las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas. También destacan las relaciones de subordinación directas e indirectas
DIRECTOR DE PRODUCCIÓN
DIRECTOR DE FINANZAS
DIRECTOR COMERCIAL
JEFE DE MONTAJE
JEFE DE ACABADOS
JEFE DE INVERSIONES
JEFE CONTABLE
ASISTENTE
ASISTENTE
ASISTENTE
EMPLEADOS
JEFE DE VENTAS
Organigramas horizontales
Tienen los mismos elementos que los organigramas verticales, pero las unidades de mando normalmente se sitúan a la izquierda y, a su derecha, las unidades subordinadas. El objetivo de esta organización es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando
CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGÚN SU FORMA
JEFE DE APROVISIONAMIENTO
Organigramas radiales
Son menos habituales que los anteriores. Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección
DIRECTOR GENERAL
JEFE DE INVERSIONES
CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGÚN SU FORMA
JEFE DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTALIZACION
DIRECCIÓN
GENERAL
DEPARTAMENTO
DE
PRODUCCIÓN
DEPARTAMENTO
DE
MARKETING
DEPARTAMENTO
DE
FINANZAS
DEPARTAMENTO
DE
RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTACIÓN POR FUNCIONES
En las empresas se definen funciones que se diferencian por el tipo de actividad que se efectúa, por ejemplo, producción, finanzas, comercialización o recursos humanos
DIRECTOR
DE
COMERCIALIZACIÓN
DIRECTOR
DE
ZONA NORTE
DIRECTOR
DE
ZONA SUR
DIRECTOR
DE
ZONA ESTE
DIRECTOR
DE
ZONA OESTE
DEPARTAMENTACIÓN POR TERRITORIOS
La agrupación se lleva a cabo a partir de las áreas territoriales, ya que en muchas
ocasiones presentan características específicas.
DIRECTOR
DE
SERVICIOS
MEDICINA GENERAL
ODONTOLOGIA
LABORATORIOS
DEPARTAMENTACIÓN POR TIPO DE PRODUCTO
En algunas ocasiones, los productos presentan bastantes diferencias, tanto en la producción como en la
comercialización, por lo que es aconsejable crear departamentos específicos para grupos de productos
DIRECTOR
DE
PRODUCCIÓN
DIRECTOR
DE
DISEÑO
DIRECTOR
DE
CARPINTERIA
DIRECTOR
DE PINTURA
DIRECTOR
DE
ACABADO
DEPARTAMENTACIÓN POR PROCESOS PRODUCTIVOS
La elaboración de un producto presupone muchas veces, que debe pasar por diversas fases, las cuales
puede resultar aconsejable agrupar en departamentos
DIRECTOR
DE
COMERCIALIZACIÓN
HIPERMERCADOS TIENDAS VENTA AL PUBLICO
DEPARTAMENTACIÓN POR SECTORES DE MERCADO
La elaboración de un producto presupone muchas veces, que debe pasar por diversas fases, las cuales
puede resultar aconsejable agrupar en departamentos
ORGANIZACIÓN SEGÚN LA AUTORIDAD
DIRECCION
GENERAL
DIRECCION DE
PRODUCCION
DIRECCION
COMERCIAL DIRECCION
DE FINANZAS
DIRECTOR DE
APROVISIONAM.
DIRECTOR DE TALLER
DIRECCION
ZONA NORTE
DIRECCION
ZONA SUR EMPLEADOS
EMPLEADOS EMPLEADOS
DIRECCION
SUCRE DIRECCION
CORDOBA
EMPLEADOS
EMPLEADOS EMPLEADOS
ORGANIZACIÓN LINEAL O JERÁRQUICA
Se basa en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Cada uno sabe quién se encarga de dar las ordenes y quién de obedecerlas. El orden jerárquico determina cuales son los canales de transmisión de la información. Además cada uno de los miembros de la organización se responsabilizará ante su superior de sus resultados.
DIRECCION GENERAL
DIRECCION DE PRODUCCION DIRECCION COMERCIAL
DIRECTOR
DE
APROVISIONAMIENTO
DIRECTOR
DE MONTAJE
EMPLEADOS
ASESORAMIENTO
CONTROL DE
CALIDAD
EMPLEADO EMPLEADO
ORGANIZACIÓN LINEAL O STAFF
Uno de los inconvenientes de la organización en línea es que cada directivo tiene, bajo su responsabilidad, una variedad de actividades de las cuales puede no ser experto.
Para solucionar este inconveniente se crean los departamentos Staff, que apoyan técnicamente a la dirección.
GRACIAS