la nueva cultura de rchivos hacia una normalizaciÓn ... · la nueva cultura de archivos: hacia una...
TRANSCRIPT
LA NUEVA CULTURA DE ARCHIVOS:HACIA UNA NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
5 DE AGOSTO DE 2014
MTRO. OSCAR M. GUERRA FORD
FORO DE CONSULTA PARA LA NUEVA
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
FORO DE CONSULTA, REGIÓN NORESTESaltillo, Coahuila
PRESENTACIÓN
Una de las acciones más trascendentes derivadas de la reformaconstitucional en materia de transparencia y acceso a la información esla de organizar de manera eficiente los archivos públicos para cumplircon el derecho fundamental de las personas de acceder a ladocumentación generada por las instituciones gubernamentales.
Así, los archivos públicos cobranespecial relevancia porque para daracceso a la información es necesarioque exista la información.
Para lograr una normatividad homogénea en todo el país, elCongreso determinó crear una Ley General de Archivos, queestablezca altos estándares para la observancia de los Poderes yámbitos de gobierno.
ESCENARIO ACTUAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
Los archivos no son prioridad para las instituciones públicas.
Toda vez que son testimonio de la gestión de gobierno, muchas veces sondestruidos, saqueados o desintegrados para no dejar constancia de lorealizado.
No existe una cultura de la organización ni una política públicainstitucional en materia archivística para un adecuado tratamiento a losexpedientes públicos.
Los espacios físicos en donde se almacenanlos documentos no son apropiados para suconservación.
El personal asignado al manejo de archivosno está capacitado ni tiene vocación deservicio para esta área (castigados).
No se han aprovechado las tecnologías de lainformación para solucionar esta situaciónproblemática.
PROBLEMÁTICA DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LATRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN
Consecuencias de la desorganización e inadecuadaadministración de los archivos.
No se realizan búsquedas exhaustivas de los documentos en todaslas unidades administrativas que pudieran contener la información.
Entrega de la información pública fuera de tiempos legales.
Prevenciones a las solicitudes para requerir más datos que ayuden alocalizar la información, lo que retrasa el proceso de entrega. A veces sehace la prevención esperando que el solicitante no la atienda.
Número elevado de recursos de revisión sobreseídos por entregatardía de la información.
Número excesivo de declaraciones deinexistencia de la información, muchas vecessin elaborar el acta correspondiente. Gran partede las respuestas que declaran inexistencia dela información derivan en recursos de revisión.
ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA
AñoTotal de
solicitudesTotal de
respuestas
Total de respuestas de inexistencia
% de declaración de
inexistencia
2010 122,138 107,142 8,758 8.2
2011 123,293 108,714 7,621 7.0
2012 131,154 113,332 7,125 6.3
2013 147,148 129,017 6,277 4.9
3 de julio de 2014
77,461 68,392 3,913 5.7
El promedio de porcentaje de declaración de inexistencia de la información 2010 – 2013 es:
En promedio, el número de respuestas con declaración de inexistencia de la información 2010 – 2013 es:
6.6%
7,445
Respuestas de inexistencia de la información a solicitudes de información pública y datos personales 2010 – 2013
ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA
AÑO
Respuestas a solicitudes de información pública
Respuestas a solicitudes dedatos personales
Total de respuestas
N° deinexistencia
% de inexistencia
Total de respuestas
N° de inexistencia
% de inexistencia
2010 89,353 7,396 8.3 17,802 1,362 7.7
2011 86,737 6,262 7.2 21,966 1,359 6.2
2012 82,915 5,430 6.5 30,417 1,695 5.6
2013 98,411 5,673 5.8 30,637 604 2.0
3 de julio de 2014 55,290 3,405 6.2 13,065 508 3.9
TOTAL 412,706 28,166 6.8 113,887 5,528 4.9
Respuestas de inexistencia de la información a solicitudes 2010 – 2014
ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA
Concepto Cifras
Promedio de declaración de inexistencia 2003 – 2014
6.9% del total de respuestas
Total de declaración de inexistencias del 1 de enero al 5 de junio de 2014
3,321, que representan el 5.8% de 57,322 respuestas
Institución Declaración de inexistencias
Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
492
Comisión Federal para la Protección contra riesgos sanitarios
346
Secretaría de la Función Pública 324
PEMEX Exploración y Producción 277
Instituciones con mayor número de declaraciones de inexistencia
Los datos consultados de la página del IFAI.
REFORMA CONSTITUCIONAL
Artículo 6°, apartado “A”,
fracción I: (…) Los sujetos obligados deberándocumentar todo acto que derive del ejercicio desus facultades, competencias o funciones, la leydeterminará los supuestos específicos bajo los cualesprocederá la declaración de inexistencia de lainformación.
Fracción V: Los sujetos obligados deberán preservar susdocumentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, através de los medios electrónicos disponibles, la información completa yactualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadoresque permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de losresultados obtenidos.
REFORMA CONSTITUCIONAL
Artículo 73. El Congreso tiene facultad:
Fracción XXIX-S. Para expedir las leyes generalesreglamentarias que desarrollen los principios ybases en materia de transparencia gubernamental,acceso a la información y protección de datospersonales…
Fracción XXIX-T: Para expedir la ley generalque establezca la organización yadministración homogénea de losarchivos…
NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
A pesar de su complejidad, la normalización de archivoses posible y necesaria.
Razones para la normalización: Preservación. Conservación de archivos.
Integración. Información más completa.
Cooperación. Intercambio de datos.
Económicas. Ahorro de recursos y mejorade la calidad de los servicios.
Favorece la mayor agilidad en el intercambio deinformación entre archivistas y usuarios.
Existe la necesidad de trabajar con formatosnormalizados para que la información de losdocumentos, además de compartir, se puedaintercambiar.
NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
Ventajas: Para los usuarios: mejor comprensión de las
descripciones archivísticas. Para la teoría archivística; mayor comunicación y
cooperación nacional e internacional, y Para el acceso a los documentos.
Principal utilidad: Favorecer la comprensión de las descripciones
archivísticas.
Con respeto a tres objetivos básicos:1) Preservar la integridad de los archivos;2) Comunicar la información que contienen, y3) Facilitar el acceso a los que tengan derecho a él.
HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA
Elevar de nivel a los archivos:
De la subordinación a las áreas derecursos materiales y serviciosgenerales a un área de mayorjerarquía y relevancia.
Considerar a los archivos como sistemas de apoyo queimpactan las funciones sustantivas de las instituciones,toda vez que realizan una actividad transversal en toda laadministración pública.
Enfocarlos como verdaderos sistemas de gestión, conprocesos, procedimientos y herramientas bien delineados,con estándares y buenas prácticas, que en conjuntoofrecen una adecuada metodología para construirarquitecturas de información.
Instituir medidas para evitar ladeclaración de inexistencia de lainformación.
Utilizar las tecnologías de la informaciónpara la digitalización de los archivos, y lacreación de plataformas informáticaspara su sistematización y control.
Sancionar la destrucción de lainformación.
HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA
Desarrollar recursos humanosespecializados en materia archivísticacon vocación de servicio (implementar elservicio profesional de carrera).
Desarrollar un sistema de capacitaciónintegral en materia archivística para losservidores públicos de los sujetos obligados.
Dictar lineamientos para normar laasignación de espacios físicosadecuados para el almacenamientode los archivos.
HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA
Nueva cultura cimentada en los dos grandes paradigmasde la archivística contemporánea:
la archivística integrada, y el principio de continuidad.
Archivística integrada: le da el mismo valor a los archivosadministrativos que a los históricos. Los documentos comoprueba jurídica y como memorial social o patrimoniodocumental forman parte de un misma visión.
HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA
Principio de continuidad: Considera a los tres momentos oetapas de los documentos (activo, vigente e histórico) con un matizdiferente, caracterizado por la continuidad. Los archivos de trámite,de concentración y e históricos no están separados, forman partede un mismo sistema que abarca cuatro dimensiones: creación,captura, organización y difusión o pluralización, es decir su acceso.
HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA
Es importante atender “Los 10 principios de acceso a losarchivos” aprobados por el Consejo Internacional deArchivos en 2012.
Los archivos sólo pueden ser entendidos en una alianzanatural con la transparencia, el acceso a la información y larendición de cuentas.
La cultura democrática sólo podrá funcionar correctamente sise le pone cuidado a los archivos.
HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA
Los 10 principios de acceso a los archivosConsejo Internacional de Archivos (2012)
1. El público tiene derecho de acceso a los archivos de los organismospúblicos. Tanto las entidades públicas como las privadas deberíanabrir ampliamente sus archivos en la medida de lo posible.
2. Las instituciones que custodian archivos deben dar a conocer laexistencia de los mismos, incluso informando de la existencia dedocumentos no accesibles, y han de informar sobre la existencia derestricciones que afectan al accesoa los archivos.
3. Las instituciones que custodian archivos deben adoptar iniciativassobre el acceso.
4. Las instituciones que custodian archivos garantizan que lasrestricciones de acceso son claras y tienen una duración determinada,están basadas en la legislación pertinente y en consonancia con elderecho a la privacidad y el respeto a los derechos de los propietariosde los documentosprivados.
5. Los archivos son accesibles en términos iguales e imparciales.
HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA
HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA
6. Las instituciones que conservan archivos garantizan que las víctimasde graves crímenes del derecho internacional tengan acceso a losarchivos que contienen la evidencia necesaria para hacer valer losderechos humanos y para documentar las violaciones de los mismos,incluso cuando esos archivos no son accesibles para el público engeneral.
7. Los usuarios tienen derecho de reclamar una denegaciónde acceso.
8. Las instituciones que custodian archivos garantizan que laslimitaciones derivadas del funcionamiento no impidan el acceso a losarchivos.
9. Los archiveros tienen acceso a todos los archivos cerrados yrealizarán todoel trabajo archivístico necesario en ellos.
10. Los archiveros participan en los procesos de toma de decisiones sobreel acceso.
¡MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!
MTRO. OSCAR M. GUERRA FORD
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOSInsurgentes Sur No. 3211 Col. Insurgentes Cuicuilco,
Delegación Coyoacán, C.P. 04530, México, D.F.
TEL. 01 800 835 432401 800 te l i fai