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LA EDT –WBS –LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO - CAP IV- LA EDT –WBS –LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO - CAP IV- 11 de 49 de 49

DEFINICIÓN DELPROYECTO - CAP IV DEFINICIÓN DELPROYECTO - CAP IV 11 de 26 de 26

CAPÍTULO IVCAPÍTULO IVDEFINIR EL PROYECTODEFINIR EL PROYECTO



SE INICIA EL VIAJE…SE INICIA EL VIAJE…

¿Cuál es la primera parada en nuestro viaje a la Avenida “Gestión de Proyectos”?

Es saber cómo definir claramente un proyecto y cómo evaluar la definición del proyecto realizada por otras personas…

…Es decir, saber si está completa antes de comenzar cualquier esfuerzo que requiera la planificación detallada del proyecto.



Que ella (definición del proyecto) es la que funda los cimientos para construir el resto de las actividades y crea el marco para nuestro posible éxito en el proyecto (o el fracaso).

¿Cuál es la importancia de esta fase del proyecto?

¿Qué dice la ironía?

El sector empresarial

Ella reside en el hecho de que:

Según la organización

Ud. (el gerente de proyectos) puede ser el primer agente en realizar esta tarea, o puede que no se vea envuelto en esta labor hasta que se haya realizado toda la definición del proyecto.



ES COMO: Saber si está completa antes de comenzar cualquier esfuerzo que requiera la planificación detallada la planificación detallada del proyectodel proyecto.

EN OTRAS PALABRAS:

En cualquier caso debe saber:

¿Cómo evaluar la definición del proyecto realizada por otras personas?

¿Cómo definir claramente un proyecto?

Continuación….!Continuación….!



y los criterios de éxito para el proceso de definición del proyecto

¿Qué haremos ahora?

las cuestiones principales a solucionar

acordar los elementos obligatorios del documento de definición del proyecto

Teniendo todos los factores en cuenta, revisaremos:

la alta importancia que tiene este paso




¿Cuáles son las siete (7) preguntas básicas con las cuales todos los participantes principales del proyecto deberán estar de acuerdo, en la fase de definición del proyecto?


¿Cómo encaja este proyecto con otros proyectos que están en marcha? (Alcance, Contexto del proyecto, Dependencias del proyectos).

¿Por qué estamos haciendo esto? (Propósito)

¿En qué objetivo de la organización se centra este proyecto? (Metas y objetivos)

¿Qué beneficios esperamos obtener de este proyecto? (Beneficios esperados, Caso de negocio, Valor, Criterios de éxito).

Establecer las bases del éxitoEstablecer las bases del éxito



¿Cómo sabremos cuándo se ha terminado o si el proyecto ha tenido éxito? (Criterio de éxito)

¿Qué es lo que vamos a hacer? (Alcance)


¿A quién va a afectar esto y quién va a estar implicado? (Implicado)

Establecer las bases del éxitoEstablecer las bases del éxito



¿Porqué es importante alcanzar un consenso en estas cuestiones?

¿Para que más?

Para controlar algunos factores fundamentales a nivel del proyecto que afectan al éxito del proyectoal éxito del proyecto:

las expectativas de los implicados ylas expectativas de los implicados y la gestión del alcance.la gestión del alcance.

Es primordial para gestionar los factores, a nivel de la organización, que pueden presentar problemas en el proyecto (como la alineación con la organización y el apoyo de gestión).




¿En qué se relaciona la definición de un proyecto con la planificación del mismo?

Mucha gente piensa que la “definición de un “definición de un proyecto”proyecto” forma parte del proceso de planificación del proceso de planificación del mismodel mismo, y no se equivocan!!!!!!!y no se equivocan!!!!!!!

NOTA IMPORTANTENOTA IMPORTANTE

Para que sirva de pauta, diremos que el 20% de la duración total del proyecto debería invertirse en actividades de definición y planificación.



El Documento de definición del proyecto

¿Qué significa “alcanzar el consenso” y “conseguir un acuerdo” en estas cuestiones relacionadas con la definición de un proyecto……Y cómo se consigue esto?

Hay muchos nombres diferentes para el documento de definición del proyecto.

Advertencia:

Se escribe en un papel y se consigue que todos lo firmen, y eso se llama y eso se llama documento de definición del proyecto. documento de definición del proyecto.

Resumen del proyecto Iniciación del proyecto Declaración del alcance Declaración del trabajo.

En este curso se utilizará “Definición del proyecto”“Definición del proyecto” porque este término describe mucho mejor el propósito del documento.



• Factores críticos de éxito.

¿Cuáles son los elementos imprescindibles en el documento de definición del proyecto?

• Propósito: Esta parte responde al ¿Por qué?

• Metas y objetivos: Esta parte responderá a ¿Qué vas a cumplir con esto?

• Dependencias del proyecto.

• Contexto del proyecto.

Son los siguientes:



Nota Importante:Especificaciones del Alcance:

Siempre que se quiera definir lo que está dentro del “alcance”, es interesante incluir lo que está fuera de él en relación al trabajo relacionado.

Este ayudará a clarificar la comprensión y las expectativas en cuanto al alcance del proyecto.

Limitaciones.

Especificaciones fuera del alcance.

Riesgos.




Enfoque: Esta parte deberá contener las estrategias principales, metodologías y las tecnologías que se van a utilizar.


Implicados.

Nota Importante:

El proceso de “definición y planificación” de un proyecto consiste en un refinamiento constante (o como define el PMI, de elaboración progresiva)…así que un borrador facilitará las discusiones, negociaciones y modificaciones que tienen que ocurrir entre los implicados (Stakeholders)




Cuestiones de cambio en la organización.

Costo preliminar.

Programa.

Estimaciones de recursos.

Nota Importante:

El documento de “definición del proyecto” es un documento “vivo” y, por lo tanto, deberá ser actualizado para reflejar las circunstancias cambiantes, los problemas y las necesidades que rodean al proyecto.



Nota Importante:

Los cambios están bien, únicamente necesitan ser anunciados, revisados y aprobados por los implicados más relevantes..




¿Cómo determinar si el proyecto está bien definido y si estamos preparados para pasar a la siguiente repetición de la planificación detallada?

LA LISTA DE CONTROL DE LA DEFINICIÓN DEL PROYECTOLA LISTA DE CONTROL DE LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO

Aquí ofrecemos una lista de control que será de gran utilidad…

…Si se establece que el proyecto no está bien definido, las siguientes opciones le ayudarán:



Si ya se ha definido el proyecto, es necesario trabajar para resolver esas dudas durante la fase de planificación detallada.

Resuelva cualquier duda con los implicados apropiados antes de pasar a la siguiente fase.

Si no se solucionan esos espacios en blanco, hay que considerarlos problemas o riesgos del proyecto (lo que sea más apropiado para esa duda en concreto).

LA LISTA DE CONTROL DE LA DEFINICIÓN DEL PROYECTOLA LISTA DE CONTROL DE LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO




¿Existe una visión general de los resultados deseados del proyecto?

EN GENERALEN GENERAL

¿Está claro por qué se lleva a cabo ese proyecto?

¿Entiende quién financiará la iniciativa del proyecto?

¿Hay diferencias entre la financiación necesaria y la disponible?

¿Hay diferencias entre el estado actual y el estado deseado en un futuro, claramente documentado y comprendido?

¿Se han identificado los factores del éxito?¿Están al completo? ¿Cumplen los requisitos llamados SMART, es decir, ESPECÍFICO, MEDIBLE, ALCANZABLE, GRATIFICANTE Y CON EL FACTOR TIEMPO?



¿Se ha definido algún objetivo de rendimiento y estado como factor de éxito?

Nota Importante:

En realidad se han registrado dos definiciones diferentes de metas SMARTSMART, y ambas son aplicables:

Para lo que NONO hayan asistido a ningún curso de establecimiento de metas 101, revisaremos brevemente las metas SMART.



Measurable (medibles)(medibles)


Definición # 1: Las metas SMART:

Specific (concretas)

Achievable (alcanzables, realistas)

Rewarding (gratificantes, que proporcionan beneficios) y

Time-based (oportunas relacionadas con el tiempo)



Nota Importante:

Agreed to (acordadas, establecidas por todos)(acordadas, establecidas por todos)


Specific (concretas)(concretas)

Measurable (medibles)(medibles)

Definición # 2: Las metas SMART son:

Nota: Para los proyectos es mejor la segunda definición ya que aparece el elemento acordadas, establecidas por todos.

Realistic (realistas)(realistas)

Time-based (oportunas, dentro del tiempo establecido)(oportunas, dentro del tiempo establecido)




¿Está el alcance lo suficientemente definido para mostrar cuándo se modifica el mismo?

ALCANCEALCANCE

¿El alcance del proyecto establece los límites entre los procesos afectados, los sistemas y las organizaciones?

¿El alcance del proyecto incluye elementos relacionados que están fuera del alcance?

Si el alcance comprende algún requisito, ¿se han validado completamente los requisitos?

¿Se ha identificado alguna o todas las asunciones?

¿Se ha identificado alguna o todas las limitaciones?




¿En el equipo del proyecto se ven representadas todas las unidades de negocio afectadas y todos los pasos del proceso?

IMPLICADOSIMPLICADOS

¿Se ha identificado e implicado al patrocinador del proyecto?

¿Se ha identificado a todos los implicados en un resumen de la organización del proyecto?

¿Hay representación de cada uno de los grupos de clientes en el proyecto del equipo?

¿Se ha identificado a los implicados que necesitan revisar y aprobar cualquier cambio en la definición del proyecto?

¿Se han descrito y asignado las funciones de cada implicado?




¿Se han documentado las tecnologías, estrategias y metodologías propuestas?

ENFOQUE DEL PROYECTOENFOQUE DEL PROYECTO

¿El enfoque recomendado explica por qué se ha seleccionado éste en detrimento de todos los demás?




¿El documento de definición del proyecto está a cargo de la gestión de configuración (control de la versión)?

OTROSOTROS

¿Se han documentado los elementos de definición del proyecto?

¿Se ha establecido el tiempo de duración y el presupuesto del proyecto? ¿Se han documentado las razones y asunciones del apoyo?

¿Se han identificado los riesgos de alto rango y las respuestas planificadas?




ACEPTACIÓNACEPTACIÓN

¿El proyecto y el gerente de proyectos han sido autorizados?

¿Todos los implicados han revisado, acordado y aprobado el documento de definición del proyecto?

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