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JUNTA DIRECTIVA JUNTA DE CONTROL SOCIAL
Luis Marino PortillaPresidente
Hiliana Cánchala ArteagaSecretaria
Edilson Álvarez CastañedaVicepresidente
Vocales
Alexander VillotaJazmín Aleida Córdoba Gutiérrez
Julia Rosa AcevedoFabio Alfonso Gutiérrez TorresEder Alberto Gómez Herrera
Maria Jimena AlmendraAbel Díaz Tafur
Lina Alexandra Ceballos
Luis Ángel VelardesPresidente
Mariela RodríguezVicepresidente
Teresa GarcíaSecretaria
Carlos Edmundo Fajardo Pabón Gerente General
Rodolfo Ruiz MillánGerente Administrativo y Financiero
Juan Carlos Mera GuerreroGerente de Salud
José Homero Cadena BaccaGerente de Gestión Social y Empresarial
Fernanda Bravo OrdoñezGerente EMSSANAR EPS-S
Regional Nariño – Putumayo
Sirley Burgos CampiñoGerente EMSSANAR EPS-S
Regional Valle – Cauca
Édgar Ojeda EnríquezRevisor Fiscal
EQUIPO DIRECTIVO
REVISORÍA FISCAL
INTRODUCCIÓN
Hemos llegado al final del 2013, un año en el que seguimos haciendo lo que más nos gusta: brindarle un excelente servicio a nuestros afiliados con facilidad y seguridad para satisfacer sus necesidades de salud.
Al revisar los logros del período, lo primero y sin duda lo más significativo para quienes hacemos parte de EM-SSANAR, tiene que ver con la preferencia y lealtad con la que más de 1.800.0000 afiliados nos han reconocido. Este hecho, que traduce en miles de servicios prestados efectivamente con calidad, en una red de servicios suficiente que opera los siete días de la semana, los 365 días del año en todos los niveles de complejidad; Sin embargo, lo más gratificante sin duda, fue haber impacto positivamente en los estados de salud de nuestra población ya que estamos convencidos que de esta manera aportamos al desarrollo de nuestra región.
Lejos de los problemas por todos conocidos dentro del sistema de salud, con una UPC deficitaria, con la prescripción indiscriminada de eventos No POS, los medicamentos más caros de toda Latinoamérica, la demora en el pago por parte del FOSYGA de los recobros de eventos No POS efectivamente prestados, con instituciones prestadoras no comprometidas con el mejoramiento continuo de la calidad, en EMSSANAR estamos motivados a trabajar para cada día ofrecer más y mejores servicios; para conseguir este objetivo hemos iniciado un proceso de transformación empresarial partiendo de una nueva estrategia cuyo centro como siempre es garantizarle a nuestros afiliados las mejores condiciones en la prestación de servicios de salud, nuestro compromiso para ellos es hacer que la experiencia de uso sea FÁCIL, eliminando todo tipo de trámites que no le generen valor durante el proceso de atención y SEGURO acompañándolos durante los procesos asistenciales en las instituciones de salud para entregarles servicios de calidad que redunden en la mejora de sus condiciones de salud, como siempre con personal competente, amable y siempre atento a resolver sus inquietudes y solicitudes.
Sabemos lo que nuestros afiliados valoran, por eso a continuación entregamos un resumen de todas las actividades ejecutadas y los resultados obtenidos durante el año 2013, teniendo presente siempre que el mayor logro es la preferencia y el reconocimiento que tiene nuestra Organización a nivel nacional.
Atentamente,
CARLOS FAJARDO PABÓNGerente General
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1. EMSSANAR E.S.S.
Durante el año 2013 se lideró por parte de la Gerencia General, los procesos de planeación estratégica organizacional, con el apoyo de de la Gerencia Administrativa y Financiera y Planeación y Calidad con la participación de delegados de todas las unidades de negocio y el equipo directivo, este proceso permitió definir los lineamientos estratégicos para los próximos tres años.
Como siempre la organización buscando mantener el liderazgo en el sector, ha adoptado una metodología que permita gestionar los cambios necesarios para cumplir con la nueva estrategia empresarial.
El Modelo Estrella utilizado define las siguientes etapas para la adaptación de la organización a su nueva estrategia: Paso 1: Definir la estrategia empresarial, difundirla e implementarla en todos los niveles.Paso 2: Diseñar e implementar una estructura organizacional perfectamente alineada con la estrategia.Paso 3. Rediseñar los procesos para soportar la estrategia y definir los mecanismos de coordinación entre ellos.Paso 4. Definir un sistema de compensación que motiva al talento humano al logro de los objetivos y al cumplimiento de estándares de desempeño superiores. Paso 5. Desarrollar las competencias claves para la ejecución de la estrategia a nivel de conocimiento y habilidades de las personas a través de procesos de formación y entrenamiento sistemáticos para imple-mentar el cambio.
Imagen No 2. Estructura Organizacional de Emssanar.
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1.1.1 VISIÓN
En el 2019 seremos un grupo empresarial de la economía solidaria, reconocido por su aporte en la gene-ración de capital social y desarrollo sostenible del país.
1.1.2 MISIÓN
Somos una organización empresarial de la economía solidaria, con proyección nacional e internacional; que desde el sur occidente colombiano presta servicios en las áreas de salud, educación técnica, comer-cialización de alimentos, asistencia técnica socio-empresarial y micro crédito. A través de tecnologías flexibles, el eficiente manejo de los recursos y un talento humano competente y motivado, comprometi-do con el liderazgo, la solidaridad, la responsabilidad social y en la contribución al mejoramiento de las condiciones de vida de su comunidad para el desarrollo del país.
1.1.3 VALORES
1.1.3.1 Liderazgo. Es una conducta expresada en nuestro diario vivir, caracterizada por la capacidad de logro, de innovar, de aprender, de trabajar en equipo, de proponer soluciones, donde la coherencia de nuestras decisiones y acciones, inciden de manera positiva en nuestra Organización y en la sociedad.
1.1.3.2. Solidaridad. Es un acto de conciencia interior individual y colectivo, que determina nuestro que-hacer y permite dimensionar la realidad social y económica del entorno, estimulando la búsqueda com-partida de soluciones que permitan contribuir al bienestar de la sociedad, el estado, la familia, nuestros clientes y el desarrollo empresarial.
1.1.3.3. Responsabilidad Social. Es el proceder empresarial que busca beneficiar de manera permanente a sus grupos de interés con procesos de desarrollo sostenible y sustentable actuando desde las dimensiones social, económica y ambiental.
1.1 LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL
La Plataforma Estratégica Organizacional definida para la organización para el periodo 2014 – 2016 se describe a continuación.
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1.1.4. TEMAS ESTRATéGICOS
1.1.4.1. Gestión Financiera: Garantizar la viabilidad financiera para el crecimiento y desarrollo empresarial.
Énfasis:• Optimizar el flujo de caja.• Lograr el saneamiento financiero.• Maximizar la eficiencia operativa.
1.1.4.2 Gestión del Riesgo en Salud: Mejorar los estados de salud de nuestra población afiliada, imple-mentando un modelo de atención preventivo basado en el modelo de atención primaria en salud.
Énfasis: • Gestionar los determinantes:• Medio Ambiente.• Estilos de vida.• Prestación de Servicio.
1.1.4.3 Crecimiento Empresarial: Disminuir el nivel de dependencia empresarial.
Énfasis: • Incursionar en servicios altamente especializados (tecnología de punta).• Incursionar al régimen contributivo.• Ampliar portafolio de medicamentos a través de venta al público e importación de elementos hospitalarios.• Fortalecimiento de las relaciones a través de lobby.• Diversificación no relacionada de nuevos negocios.
1.1.4.4 Gestión de la Información: Asegurar la disponibilidad de la información que respalde la produc-tividad empresarial.
Énfasis: • Competitividad Empresarial.
1.1.4.5 Gestión del Talento Humano: fortalecer los niveles de competencia y productividad del talento humano.
Énfasis:• Competitividad del Talento humano.
1.1.4.6 Sistema de Gestión por Calidad: alcanzar la excelencia empresarial.
Énfasis:• Certificación y Acreditación.
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1.1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Imagen No 2. Estructura Organizacional de Emssanar.
Aspectos importantes:
• Se define la Gerencia Administrativa que tiene como objetivo la prestación de servicios de apoyo a las unidades de negocio de la organización; está compuesta por las áreas de Gestión de Calidad, Gestión del Talento Humano, Almacén y Archivo y Sistemas y Soporte tecnológico. Su implementación está prevista para el año 2014.
• En la Gerencia Financiera se concentra las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Gestión de Base de datos nacional.
• Se cambió la denominación de la Gerencia de Desarrollo comunitario y Empresarial por Gerencia de Gestión social y Empresarial, buscando dar claridad sobre el énfasis de la organización y según sus alcan-ces en la gestión social.
• Buscando viabilizar la implementación de un modelo de gestión del riesgo en salud con enfoque pre-ventivo y basado en la atención primaria, se centraliza en la Gerencia de Salud la gestión del Riesgo y Seguridad del Paciente de la mediana y alta complejidad, asignándole a las regionales la responsabilidad de la gestión de la baja complejidad, conscientes de que en este tipo de instituciones se define el éxito de la implementación del modelo propuesto.
• La implementación de una nueva unidad de negocios para la prestación de servicios de tecnología y manejo de archivo MULTI ACTIVA.
CONSEJODE ADMINISTRACIÓN
Principales
Esther Alicia SuarezPresidente
Francisco Wittingham AndradeVicepresidente
Edgar Ivan DelgadoSecretario
Vocales.Ruby Helena Caicedo
Willington Perez RiveraZulidma Cano
José Edilberto Palacios
Suplentes
Maritza Erazo RodríguezMaría Fernanda Gonzales
María Olga SalazarCesar Aguirre Portilla
Misael RojasCarlos Andrés Soto
Magdalena Rodríguez
JUNTA DE VIGILANCIAPrincipales
Martha Janeth ForeroPresidente
Melva Torres CaicedoSecretaria
Irma PayánVocal
Suplentes
Tatiana ReynoldsDoris Narváez
Giraldo Emilio Potosí
EQUIPO ADMINISTRATIVOAlfredo Jacho MejíaDirector General
Erika Adriana HenríquezJefe Técnico
Franklin Edgardo Potosí SegoviaJefe de Compras
Andrés Estrada MoraJefe de Ventas
Diego Fernando IpialesJefe de Depósito
Edwin Jhonny RoseroSupervisor de inventarios
Liliana Vianey PalaciosAdministrador Regional V.C.
Octavio RiveraCoordinador de Depósito Valle.
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INTRODUCCIÓN
La Dirección General, junto con el equipo de trabajo de la Cooperativa Emssanar Servicio Farmacéutico Cooemssanar S.F, el apoyo de la gerencia general y las áreas corporativas, da a conocer el informe de ges-tión del año 2013, en el que muestran los resultados obtenidos en la medición periódica de los indicadores que componen cada una de las perspectivas encaminadas hacia el logro de los objetivos de nuestra estra-tegia, dentro de la cual contempla aspectos generales sobre temas de índole administrativo y financiero, teniendo en cuenta la misión y visión de la organización.
En el año 2013 el compromiso de la Cooperativa Emssanar Servicio Farmacéutico fue el desarrollo de acciones tendientes al cumplimiento de dos temas estratégicos importantes: la Gestión Social y el Creci-miento Empresarial, cuyo énfasis es el fortalecimiento de la base social. Es así como la Cooperativa con su equipo de trabajo ha aunado esfuerzos para la generación de credibilidad con el fin de elevar los niveles de membresía dando mayor participación a la comunidad. El crecimiento de los asociados fue del 18% (178 asociados) pasando de tener 984 asociados en el año 2012 a 1.162 asociados en el año 2013, de los cuales 733, un 63% corresponden a la regional Nariño y 429, el 37% asociados corresponden a la regional Valle.
Dentro de las actividades que se vienen desarrollando tendientes al fortalecimiento empresarial a través de los temas estratégicos: Crecimiento Empresarial, Gestión Financiera y Gestión del Riesgo, se encuen-tra el incremento del nivel de ingresos, que ha permitido el apalancamiento empresarial para el desarro-llo de los diferentes procesos. El nivel de ingresos para el 2013 fue de $60.415 millones por ventas y que con relación con 2012, su crecimiento fue del 33,49% equivalente a $15.155 millones, y de esta forma so-brepasando el nivel de cumplimiento del indicador en más de $10.000 millones, la utilidad neta generada al finalizar el periodo es de $ 738 millones es decir 1,34% del total de los ingresos, que con relación al año inmediatamente anterior aumenta en $ 131 millones, equivalente al 21,61%. A través de la distribución de esta utilidad a los diferentes fondos se cumplió con una de las finalidades de la perspectiva financiera, el aporte social (Redistribución Social), fondos que serán ejecutados para el periodo 2014.
Durante el año 2013 dentro del tema estratégico Gestión Social, se logró ejecutar el rubro del fondo de educación cuya inversión correspondió a $ 114 millones invertidos en líneas de proyectos educativos avalados por el Ministerio de Educación, que se enmarcan en los Planes de Desarrollo Educativos para el Municipio de Pasto, con la línea del Proyecto “Dotación de aulas con textos escolares o bibliobancos, mobiliario escolar y elementos esenciales, laboratorios de física y química”, favoreciendo el acceso y permanencia a la educación a las poblaciones vulnerables con el fin de contribuir a mejorar la calidad en los procesos de enseñanza y aprendizaje de nuestra población. Con este proyecto se beneficiarán 2800 estudiantes de nivel 1 del Sisben, de 12 escuelas de la zona rural de Pasto.
Actualmente, todos los esfuerzos de Cooemssanar Servicio Farmacéutico se encuentran enfocados hacia la generación de satisfacción de nuestros usuarios a través del cumplimiento de nuestra propuesta de valor con los atributos de oportunidad, accesibilidad y servicio, por lo que durante el 2013 la cooperativa realizó inversiones en la adecuación de los puntos de dispensación, los cuales cuentan con salas de espera necesarias para garantizar un buen servicio, al igual que se han creado en Cali nuevos puntos de atención, alcanzando 15 puntos propios en el área urbana y 4 alternos en el área rural, con un total de 19 puntos, 11 puntos más que en al año 2012, igualmente para poder soportar la carga laboral por la implementación de los nuevos puntos se incrementa en 45 el número de trabajadores, pasando de 100 en el 2012 a 145 en el año 2013.
En septiembre de 2013, fue certificada por el INVIMA la Central de Mezclas, ubicada en la Clínica de Es-pecialidades las Américas. Los procesos certificados fueron:
a. Adecuación y ajuste de medicamentos estériles y oncológicos.b. Preparación de nutriciones parenterales.
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c. Preparación de fórmulas magistrales líquidas en soluciones y suspensiones.d. Reenvase de líquidos y sólidos y e. Reempaque de sólidos.
Actualmente nuestro portafolio ha sido presentado a diferentes instituciones hospitalarias, logrando acuer-dos de contratación como: Hospital San Pedro, Clínica de Especialidades las Américas y e IPS Emssanar.
2. ESTRATEGIA DE LA COOPERATIVA EMSSANARSERVICIO FARMACEUTICO
2.1 MISIÓN SERVICIO FARMACéUTICO.
Somos una organización de la economía solidaria, que actúa en el sur occidente colombiano, prestamos servicios farmacéuticos para contribuir al mejoramiento de los estados de salud a través de la distribución y suministro de medicamentos, insumos, productos cosméticos y de aseo personal a instituciones y públi-co en general, con personal comprometido y calificado y tecnología acorde a las necesidades del cliente, reconocida por su transparencia, confianza, solidez y calidad del servicio, con proyección de crecimiento que garantice la sostenibilidad financiera y el desarrollo social.
Imagen No 5. Mapa Estratégico COOEMSSANAR SF
Fuente: Oficina de Planeación y Calidad
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2.2 ASOCIADOS COOEMSSANAR S.F.
La base social de la Cooperativa Emssanar Servicio Farmacéutico durante el 2013 tuvo un incremento de 178 asociados, 18% con relación al año anterior, pasando de tener 984 a 1162. Para la regional Nariño el crecimiento fue de 112 asociados, equivalente al 18%, para la regional Valle el crecimiento fue de 66 asociados, equivalente al 18% pasando de tener 363 a 429.
Se debe tener en cuenta que se han presentado 46 retiros, equivalente al 4% del total de afiliados (25 asociados menos que el año anterior), de los cuales 24 corresponden a Nariño y 22 a Valle, las causas más frecuentes se deben a renucnias y por situaciones económicas impiden el cumplimiento de las obligacio-nes. Igualmente durante el año 2013 se presentaron 224 ingresos, de los cuales 136 son en Nariño y 88 en Valle, el mayor número de ingresos fue de trabajadores de la EPS (95) seguido de trabajadores de la IPS (40).
Cuadro No 32. ASOCIADOS COOEMSSANAR S.F.
Año Nariño Valle Total
Total Ingresos Retiros Total In
gresos Retiros
2006
93 79 0 61 4 7 0 154
2007
126 38 5 78 23 6 204
2008
200 77 3 93 19 4 293 2009
286
110 24 145 59 7
431
2010
441
163 8 2 81 138 2
722
2011
531 96 6 340 64 5
871
2012
621
132 42 363 52 29 984
2013
733
136 24 429 88 22 1162
Total
733 429 1162
Fuente: Base de datos asociados
Fuente: Base de datos asociados
ENTIDAD
APLISALUD
CEDIT
CETEM
CLINICA
COMUNIDAD
COOPNACER
EPS
FUNDACION
IPS
IRSO
MULTIACTIVA
SF
TOTAL
RETIROS RCV
0
0
0
0
3
0
7
2
6
0
0
4
22
INGRESOS RCV
16
0
0
0
0
0
41
0
16
0
4
11
88
INGRESOS RNP
0
1
9
13
1
11
54
9
24
4
5
5
136
RETIROS RNP
0
1
0
3
1
0
12
2
2
0
0
3
24
TOTAL INGRESOS
16
1
9
13
1
11
95
9
40
4
9
16
224
TOTAL RETIROS
0
1
0
3
4
0
19
4
8
0
0
7
46
INGRESOS RETIROS 2013
Cuadro No 33. INGRESOS Y RETIROS DE ASOCIADOS AÑO 2013
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2.3 PLAN DE BENEFICIOS PARA ASOCIADOS.
El Plan de Beneficios para los asociados que ha estructurado la Cooperativa Emssanar S.F. con el apoyo de la oficina de Gestión Social, conforme a los lineamientos generados en la asamblea general de delegados y la necesidad sentida de bienestar de los asociados, busca generar un espíritu cooperativo e involucrar a los aso-ciados y sus beneficiarios a integrarse al desarrollo de actividades para el mejoramiento de la calidad de vida.
Para el año 2013, al igual que en los años anteriores, el desarrollo del Plan de Beneficios se ha ejecutado a través del CETEM y el Fondo de Empleados, mediante contratos de tercerización con el fin de garantizar el control en el acceso a los mismos. Los costos de los beneficios son asumidos por las diferentes Coope-rativas a las cuales son afiliados los beneficiarios en porcentajes diferenciales según el nivel de ingresos de las mismas. A continuación detallamos la ejecución de cada beneficio:
El total de beneficiados con el auxilio educativo fue de 198 asociados, 120 Nariño y 78 Valle. El beneficio más demandado es pregrado con 132 beneficiarios, seguido de postgrado y maestría con 18 y 17 respectiva-mente, el costo total de este beneficio fue de $149.843.480, del cual el aporte de S.F. fue de $ 74.291.740.
El total de beneficiados con el auxilio por incapacidad fue de 20 asociados, de los cuales 15 corresponden a la regional Nariño y 5 a la regional Valle. La unidad de negocios que más ha demandado este tipo de auxilio es la IPS con 7 solicitudes, seguido de la EPS con 5 solicitudes y la clínica con 4. El costo total de este beneficio fue de $ 6.257.441, del cual el aporte de la Cooperativa Emssanar S.F. fue de $ 3.128.721.
Fuente: Cooemssanar S.F.
TIPOS DE ESTUDIO
ESPECIALIZACION
MAESTRIA
POSGRADO
PREGRADO
TECNOLOGIA
TECNICO
TOTAL
TOTAL EJEC. AUXILIOS EDUCATIVOS
NUMERO DE AUXILIOS EDUCATIVOS 2013 VALOR EJECUTADO Y APORTE SF
APORTE COOEMSSANAR SFRCV
6
2
4
56
10
0
78
RNP
9
15
14
76
1
5
120
TOTAL
15
17
18
132
11
5
198
$ 149.843.480 $ 74.291.740
Cuadro No 34. AUXILIO EDUCATIVO
Fuente: Cooemssanar S.F.
AUXILIOS OTORGADOS
CEDIT
CLINICA
COOPNACER
EPS
FUNDACION
IPS
TOTAL
TOTAL EJEC. AUXILIOS INCAPACIDAD
AUXILIOS POR INCAPACIDAD VALOR EJECUTADO Y APORTE SF
APORTE COOEMSSANAR SFRCV
0
0
0
3
0
2
5
RNP
2
4
1
2
1
5
15
TOTAL
2
4
1
5
1
7
20
$ 6.251.441 $ 3.128.721
Cuadro No 35. AUXILIO POR INCAPACIDAD
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El total de beneficiados con el auxilio de solidaridad fue de 15 asociados: 9 corresponden a la regional Nariño y 6 a la regional Valle. La unidad de negocios que más ha demandado este tipo de auxilio fue la EPS con 5 solicitudes, seguido de la Clínica de Especialidades las Américas con 4 solicitudes. El costo total de este beneficio fue de $3.673.764, del cual el aporte de la Cooperativa Emssanar S.F. fue de $1.836.882.
El total de beneficiados con el auxilio para gimnasio fue de 186 asociados de los cuales 97 corresponden a la regional Nariño y 89 a la regional Valle. El costo total de este beneficio fue de $ 19.824.000, del cual el aporte de la Cooperativa Emssanar S.F. fue de $ 9.912.000.
El total de beneficiados con el auxilio para almuerzo fue de 626 asociados, 353 corresponden a la regional Nariño y 273 a la regional Valle. El costo total de este beneficio fue de $ 392.200.160, del cual el aporte de la Cooperativa Emssanar S.F. fue de $ 196.100.080.
Con el bono solidario fueron beneficiados 1150 asociados, su valor fue de $100.000 y el costo total asumi-do por la cooperativa para este beneficio fue de $120.000.000. El costo del total de beneficios asumidos por la Cooperativa Emssanar Servicio Farmacéutico durante el año 2013 fue de $ 405.269.423.
Fuente: Cooemssanar S.F.
AUXILIOS OTORGADOS
CLINICA
EPS
FODESSA
FUNDACION
IPS
MULTIACTIVA
SF
TOTAL
TOTAL EJEC. AUXILIOS INCAPACIDADAUXILIOS DE SOLIDARIDAD POR MUERTE FAMILIAR
APORTE COOEMSSANAR SFRCV
0
2
0
0
2
1
1
6
RNP
4
3
1
1
0
0
0
9
TOTAL
4
5
1
1
2
1
1
15
$ 3.673.764 $ 1.836.882
Cuadro No 36. AUXILIO DE SOLIDARIDAD
Fuente: Cooemssanar S.F.
GIMNASIO
RNP
RCV
TOTAL
APORTE COOEMSSANAR SF
$9.912.000
BENEFICIARIO
97
89
186
VALOR EJECUTADO
$ 7.275.000
$ 12.549.000
$ 19.854.000
TOTAL EJECUTADO
$ 19.824.000
Cuadro No 37. BENEFICIO DE GIMNASIO
BENEFICIO GIMNASIO 2013
Fuente: Cooemssanar S.F.
REGIONAL
RNP
RCV
APORTE COOEMSSANAR SFBENEFICIARIOS
353
273
TOTAL BENEFICIARIOS TOTAL EJECUTADO
Cuadro No 38. BENEFICIO DE ALMUERZO
BENEFICIO ALMUERZO 2013
626 $ 392. 200.160 $ 196.100.080
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2.4 GESTIÓN BALANCED SCORECARD CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE COOEMSSANAR S.F.
Para el año 2013 el Sistema de Gestión Estratégico del Balanced Scorecard, a través del cuadro de mando integral de indicadores adoptados por la organización, ha permitido realizar el seguimiento permanente de la gestión empresarial de la Cooperativa Emssanar Servicio Farmacéutico en cada una de sus perspec-tivas a través de la medición y cumplimiento de las metas estipuladas, cuyos resultados para este año fueron:
2.4.1 Gestión Perspectiva Financiera2.4.1.1 Balance General Comparativo
A 31 de diciembre de 2013 la Cooperativa Emssanar S.F. cuenta con un total de activo de $37.401 millones que comparado con el 2012, incrementó en $ 10.852 millones, un 40,88%. La mayor variación está dada por el incremento de las cuentas por cobrar, que con relación al 2012 creció en $ 8.169 millones, equivalente al 47,77%. Del total de las cuentas por cobrar aproximadamente 90% adeuda la EPS; otra de las variaciones representativa y dada la política de abastecimiento por cierre de proveedores y laboratorios por fin de año y por mantener stocks basados en el aumento de la población y por ende su consumo, se encuentra el incre-mento de los inventarios en $ 2.500 millones, equivalente al 67,54% con relación al año 2012.
• Pasivo
Fuente: Contabilidad
Cuadro No 39. ACTIVO
ACTIV ic-1 ic-1 ARIACION $ % VARIACION
DISPONIBLE 626.847.168 404.816.737 -222.030.431 -35,42
INVERSIONES 280.000.000 360.000.000 80.000.000 0,00
INVENTARIOS 3.702.132.355 6.202.624.72 .500.492.368 67,54
CUENTAS POR COBRAR 17.101.889.632 25.271.290.599 8.169.400.967 47,77
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIP .211.384.029 3.571.132.345 359.748.316 11,20
DIFERIDOS 72.467.548 50.455.663 -22.011.885 -30,37
OTROS ACTIVO .554.409.0771 .541.468.071 -12.941.006 -0,83TOTAL ACTIVOS 26.549.129.809 37.401.788.137 10.852.658.329 40,88
Fuente: Contabilidad
Cuadro No 40. PASIVO
PASIVO dic-1 ic-1 ARIACIÓN $ % VARIACION
OBLIGACIONES FINANCIERAS 203.768.457 388.006.199,00 184.237.742 90,42
PROVEEDORES 15.849.595.455 24.563.941.396,00 8.714.345.941 54,98
CUENTAS POR PAGAR 1.006.067.30 .545.880.215,8 .539.812.913 153,05
IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS 6.915.000 24.922.000,00 18.007.000 0,00
FONDOS SOCIALES MUTUALES Y OTRO .251.471.811 1.943.759.069,41 -307.712.741 -13,67
OTROS PASIVOS ( oblig. Laborales 52.429.201 201.620.091,00 49.190.890 32,27
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES ,0 0,00
DIFERIDOS 435.099.675 363.056.990,00 -72.042.685 100,00
TOTAL PASIVO 19.905.346.902 30.031.185.961 10.197.881.745 0,00
0 00
) 1
S
V
V
3
3
2
S 1
O
O
1
3 2
2
d
d d
2
2 0 13
18
Con corte al 31 de diciembre de 2013, la Cooperativa cuenta con un pasivo de $30.031 millones compa-rado con el año 2012, existe una variación creciente del 50%: $10.197 millones; dentro de este pasivo la cuenta más representativa corresponde a cuentas por pagar a proveedores con una variación del 54,98%: $8.714 millones, pasando de $15.849 millones en el año 2012 a $24.563 millones en el año 2013; otra de las cuentas que ha incrementado es cuentas por pagar con una variación del 153%, es decir en $1.539 millones, pasando de $1.006 millones en el año 2012 a $ 2.545 millones en el año 2013 y que corresponde a la EPS, acciones no ejecutadas dentro de la contratación y que fueron glosadas en su liquidación.
• Patrimonio
El patrimonio de la Cooperativa con corte al 31 diciembre de 2013 es de $7.370 millones con una variación de $726 millones, equivalente al 10,94% por encima en relación al año inmediatamente anterior.
2.4.1.2 Estado de Resultados
Fuente: Contabilidad
Cuadro 41. PATRIMONIO
PATRIMONIO dic-12 dic-13 VARIACIÓN $V ARIACION %
CAPITAL SOCIAL 464.205.592 634.776.901 170.571.309 36,74
RESERVAS 1.742.417.028 1.856.915.865 114.498.837 6,57
FONDO DE DESTINACION ESPECIFICA 2.339.730.225 2.650.201.935 310.471.710 13,27
RESULTADOS DE EJERC. ANTERIORE 0,00
RESULTADOS DEL EJERCICIO 607.507.813 738.785.226 131.277.412 21,61
SUPERAVI .489.922.250 1.489.922.250 ,00
TOTAL PATRIMONI .643.782.907 7.370.602.176 726.819.269 10,94
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 26.549.129.809 37.401.788.137 10.924.701.014 0,00
Fuente: Contabilidad
Cuadro 42. ESTADO DE RESULTADOS
DETALLE dic-12 dic-13 VARC.ABSOLUTA VARC.RELATIVA
INGRESOS OPERACIONALESVENTAS BRUTAS 45.361.872.353 60.564.064.329,00 15.202.191.976 33,51
DEVOLUCIONES-DESCUENTOS Y REBAJAS 103.419.367 150.388.354,00 46.968.987 45,42
CUOTAS DE ADMINISTRACION Y SOSTENIMIENTO 1.376.400 1.817.200,004 40.80 2,03
TOTAL VENTAS NETAS 45.259.829.38 0.415.493.175 15.155.663.789 33,49
COSTOS OPERACIONALES
COSTO DE VENTA 7.464.257.917 50.239.437.661,68 12.775.179.745 34,10
TOTAL COSTOS
37.464.257.917 50.239.437.662 12.775.179.745 34,10
UTILIDAD (PERDIDA) BRUT .795.571.469 10.176.055.513 2.380.484.044 30,54
GASTOS OPERACIONALES
GASTOS DE PERSONA .776.193.409 3.327.259.641,49 551.066.232 19,85
GASTOS GENERALE .305.004.060 5.394.472.168,5 .089.468.109 63,22
DEPRECIACIONES 323.584.877 344.666.629,33 21.081.752 6,52
AMORTIZACIONES 88.869.780 113.270.050,00 24.400.270 0,00
PROVISIONES0 0 0,00
TOTAL GASTOS OPERACIONALES 6.493.652.126 9.179.668.489 2.686.016.364 41,36
UTILIDAD (PERDIDA) OPERACIONAL 1.301.919.344 996.387.024 -305.532.320 23,47
INGRESOS NO OPERACIONALES3 80.084.489 584.416.233,09 204.331.7445 3,76
GASTOS NO OPERACIONALES 1.074.496.020 842.018.031,45 -232.477.989 21,64
UTILIDAD (PERDIDA) DEL EJERCICIO 607.507.8137 38.785.226 131.277.412 21,61
3
O
T
6
1
S 0 0 0
0 0
L
S
2
3 8 2
A 7
6 6
0 3
19
• Ingresos Operacionales. Considerando las estrategias de incremento de ingresos, que se han dado a través del incremento de afiliados, de la apertura de nuevos puntos y de la venta de medicamentos, ma-terial médico quirúrgico e insumos médicos a instituciones hospitalarias, los ingresos por ventas (opera-cionales) para el año 2013 fue de $60.415 millones, con una variación creciente con relación al año 2012 del 33,49%, equivalente a $15.155 millones, sobrepasando la meta propuesta de nivel de ingresos dentro de la perspectiva financiera en más de 10.000 millones para el 2013.
• Costos. El costo de ventas corresponde a $50.239 millones, es decir el 83,16% del total de las ventas netas, las mismas que equivalen a $60.415 millones, a diferencia del año 2012 fue del 82%, obviamente existe una variación absoluta en el costo entre un año y otro de $ 12.775 millones. Es importante tener en cuenta que el incremento de la ventas entre un año y otro es de $15.155 millones, cuyo crecimiento está por encima del costo en un 17%, el cual probablemente no sea el ideal, y que se ha visto afectado por la disminución de la utilidad en las ventas de los productos por evento, ya que en la actualidad un número muy alto de productos encuentran su precio dentro de la norma de regulación, los mismos que no generan utilidad alguna.
• Gastos Operacionales. La Cooperativa Emssanar Servicio Farmacéutico para el año 2013 ha incurrido en un total de gastos operacionales de $9.179 millones (equivalente al 15,19% del total de los ingresos) con una variación del 41,36% equivalente a $2.686 millones por encima del año 2012, el cual fue de $ 6.493 millones. El aumento más representativo se encuentra en la cuenta de los gastos generales con un incremento del 63,22%, equivalente a $2.089 millones, y a gastos de personal con un incremento del 19,85%, equivalente a $551 millones con relación al año 2012.
El incremento de los gastos generales se debe a las inversiones realizadas en la culminación y pues-ta en funcionamiento del proyecto de la Central de Mezclas en la Clínica de Especialidades las Amé-ricas, la adecuación de las salas de espera de los puntos de dispensación, la creación de nue-vos puntos en el municipio de Cali para cumplir con los requerimientos de las necesidades de la población según caracterización, y al incremento de la logística para el transporte de medicamentos.
• Utilidad del Ejercicio. La utilidad del ejercicio o utilidad neta para el año 2013 equivale a $738 millo-nes, o al 1,22% del total de los ingresos y que con relación al año anterior hay una variación por encima del 21,61%, equivalente a $131 millones.
2.4.1.3 Indicadores Financieros
Fuente: Estratega Planeación y Calidad
Cuadro No 43. PERSPECTIVA FINANCIERA
META FORMULA
UTILIDAD OPERACIONAL
INGRESOS DEL PERIODO
UTILIDAD NETAINGRESOS DEL PERIODO
DISPONIBLECxP PROVEEDORES
INGRESOS ACUMULADOS50,000,000,000
CALCULON IV. DE CUMPL.COMPONENTES BSCFINANCIERA
MAXIMIZAR LOS MARGENES DE UTILIDAD
MARGEN OPERACIONAL
MARGEN NETO
FLUJO DE CAJA
NIVEL DE INGRESOS
NIVEL DE INGRESOS
14
14
25
50,000,000,000
1.65
1.22
2
60,415,493,175
12%
9%
8%
121%
20
2.4.1.4 Maximizar los Márgenes de Utilidad. El objetivo de la perspectiva financiera es maximizar los már-genes de utilidad y solvencia financiera que aporten al desarrollo empresarial, a través del cumplimiento de meta en los siguientes indicadores:
• Margen operacional. La meta para el año 2013 corresponde a 14% del total de los ingresos, su ejecución fue del 1,65% con un nivel de cumplimiento de este indicador del 12%, equivalente a $996 millones, $305 millones por debajo del año anterior, el cual fue de $1.301 millones. El no cumplimiento de este indica-dor según el informe contable está afectado por el nivel de ejecución de los gastos operacionales, que representa el 15,19% del total de los ingresos y de este lo más representativos son los gastos generales con $5.394 millones, equivalente al 8.93% del total de los ingresos, seguido por gastos de personal con $3.327 millones, equivalente al 5,51%. Del total de los gastos operacionales el 46%, equivalente a $4.000 millones, corresponde a gastos corporativos, este gasto está justificado por la distribución proporcional para el aporte a los gastos corporativos como área de apoyo en los diferentes procesos de las unidades de negocios, los gastos generales para el año 2013 se han incrementado en un 63,22% con relación al año anterior. Otro rubro que afecta el margen operacional es el de los gastos de personal que con relación al año 2012 se incrementó en 19,85% es decir en $551 millones.
• Flujo de caja. Durante el 2013, la situación financiera del Servicio Farmacéutico se ha visto bastante afectada en lo relacionado con flujo de efectivo, por las dificultades en las transferencias de los recursos desde la EPS, quien presentó descuento por monto elevados desde el ente nacional por problemas de bases de datos y que indirectamente afectó a la Cooperativa. La meta propuesta para el año 2013 fue del 25%, logrando alcanzar con grandes dificultades el 2% de flujo de efectivo del total de las cuentas por pagar a proveedores, con un nivel de cumplimiento del 8% muy por debajo del nivel de aceptación que es del 92%, por lo que la Cooperativa Emssanar Servicio Farmacéutico se ha visto en la necesidad de buscar otras estrategias que le permitan disponer de recursos para mantener buenas relaciones comerciales con nuestros proveedores, y satisfacer la demanda potencial de medicamentos por parte de nuestros clien-tes. Estas estrategias son las de créditos por factoring y créditos bancarios.
2.4.1.5 Nivel de Ingresos
Fuente: Contratos
Cuadro No 44. INGRESOS POR CAPITACIÓN
MUNICIPIOS INGRESO CAPITACION AÑO 2013 Vr. Contrato %UPC
Afiliados contratados BUENAVENTURA 492.529.051 3 ,6% 25.667 SANTIAGO DE CALI 7.409.961.042 3,6%
381.112
PALMIRA 1.255.836.149 3 ,6%
65.535 POPAYAN 686.252.998 3 ,6%
34.721
SANTANDER DE QUILICHAO
237.329.290 3 ,8%
13.222 SEVILLA 421.725.741 3 ,8%
23.548 ZARZAL 304.738.682 3 ,8%
16.973
RCV 1.100.672.587 0,8% 249.257 SUBTOTAL 11.909.045.540
560.778 TUQUERRES 306.500.171 4,5% 1 4.690 LA CRUZ 304.717.843 5 ,0%
13.618 PASTO 578.093.673 4 ,5%
35.557 IPIALES 125.378.041 5 ,0%
5.575
TUMACO 187.086.696 4 ,5%
8.935 SUBTOTAL 1.501.776.424
78.375 TOTAL 13.410.821.964 639.153
21
• Nivel de ingresos generales. La meta propuesta para el año 2013 es de $50.000 millones, de los cua-les el 7% ($3.596 millones) debe corresponder a ventas a particulares y el 93%: $46.404 millones deben corresponder a ventas a la EPS. El alcance en ingresos por ventas totales al terminar diciembre de 2013 fue de $60.415 millones con un nivel de cumplimiento del 121%; de estas ventas totales el 8,4%:$4.200 millones corresponden a venta a particulares, por lo tanto el cumplimiento de la meta es del 117%.
Los ingresos por capitación para el año 2013 fueron de $13.410 millones equivalente al 22% del total de los ingresos y que con relación al año 2012 se incrementa en $2.788 millones; del total de los ingresos de los contratos por capitación, $11.909 millones corresponden a ingresos por contratos de capitación en la regional Valle, es decir el 88,8% y $1.501 millones corresponde a ingresos por capitación en la regional Nariño, equivalente al 11,2% del total de los ingresos de esta modalidad de contratación.
Durante el año 2013 el total de ingresos por contratos de facturación corresponde a $47.153 millones, equivalente al 78% del total de los ingresos, incrementando los ingresos bajo la modalidad evento en el 30%, es decir en $10.944 millones con referencia al año 2012, estos ingresos se detallan a continuación:
• $29.779 millones corresponden a contratos de facturación por evento con la EPS regional Valle equiva-lente al 49,2% del total de ingresos. Estos ingresos con referencia al año 2012 se incrementaron en $6.902 millones; de este total de facturación por evento en esta regional $20.860 millones (34,5% del total de los ingresos) corresponde a ventas por medicamentos de alto costo y tutelas, y que referencia al año 2012 han aumentado en $2.673 millones.
• $13.173 millones corresponden a contratos de facturación por evento con la EPS en la regional Nariño, equivalente al 21,8% del total de ingresos, que con relación al año 2012 se incrementa en $ 3.330 millo-nes, equivalente a un 5,5% del total. El valor más representativo de la facturación por evento es el alto costo y la tutela con $12.706 millones, similar comportamiento al de la regional Valle.
Fuente: Facturación S.F.
Cuadro No 45. INGRESOS POR EVENTO
MUNICIPIO CONSOLIDADO FACTURACION 2013
Evento C ontado Deposito T otal Buenaventura 428.168.884 0 0 4 28.168.884 Cali 20.860.660.518 0 1 .554.253.705 22.414.914.223 Palmira 2.546.491.057 0 0 2 .546.491.057 Popayán 2.695.679.668 0 0 2 .695.679.668 Santander de Q. 37.415.298 0 0 37.415.298
Tulua 2.413.286.583 0 0 2 .413.286.583 Sevilla 363.585.612 0 0 3 63.585.612 Zarzal 425.668.556 0 0 4 25.668.556 Buga 8.427.236 0 0 8 .427.236 Subtotal 29.779.383.412 0 1 .554.253.705 3 1.325.209.881 Tuquerres 127.649.867 0 0 1 27.649.867 La cruz 9.754.993 0 0 9 .754.993 Pasto
12.706.683.042 9 .036.097 2 .636.360.141
15.352.079.280
Ipiales
239.746.893 0 0
239.746.893
Tumaco
89.587.154
787.061 0
90.374.215
Subtotal
13.173.421.949 9 .823.158 2 .636.360.141 1 5.819.605.248
Total
42.952.805.361 9 .823.158 4 .190.613.846 4 7.153.242.365
22
• El total facturado por contratos de evento con la EPS en las dos regionales corresponde a $42.952 mi-llones, equivalente al 71% del total de los ingresos, que con relación al 2012 se incrementa en más de $10.231 millones, cuyo monto facturado en ese año fue de $32.721 millones.
• Las ventas de contado para el año 2013 corresponden a $10 millones, equivalente al 0,02% del total de los ingresos, $15 millones por debajo del año 2012.
• Las ventas a particulares para el año 2013 fueron de $4.190 millones equivalente al 7% del total de los ingresos. Se puede concluir que el nivel de dependencia con la EPS aún se encuentra por debajo de la meta propuesta, que corresponde al 10% para el año 2013.
2.4.2 Resultados del Cliente
2.4.2.1 Nivel de Satisfacción. Para el año 2013 la Cooperativa Emssanar Servicio Farmacéutico, con el apoyo del área de Gestión Social , definió la realización de la encuesta de satisfacción frente al servicio recibido en todos los puntos de dispensación ubicados en la regional Nariño, Valle y Cauca. Dicho estudio se realiza a través del Centro Nacional de Consultoría para definir los niveles de satisfacción de los usua-rios afiliados a la EPS frente a los servicios prestados y consumidos por esa población.
Los parámetros que se tuvieron en cuenta a evaluar fueron: la calidad general del servicio, en donde se evalúa la rapidez en la atención, la amabilidad, la información generada al usuario en cuanto a derechos y usos de los medicamentos; igualmente se evalúa la infraestructura adecuada en lo que tiene que ver con ventilación, limpieza y orden, comodidad de las instalaciones; y se evalúa la empatía con el Servicio Farmacéutico y sus trabajadores.
Los resultados obtenidos y confirmados por el Centro Nacional de Consultoría fueron de 83%, muy por encima de la meta propuesta en nuestro BSC y con un nivel de cumplimiento del 134%, lo que significa un resultado que se tendría que revisar ya que durante este año los problemas presentados con la inoportu-nidad en el suministro de medicamentos ha sido frecuente, dado que hubo desabastecimiento de varios de los productos y a consecuencia de la regulación de precios, muchos distribuidores y laboratorios han dejado de vender estos productos regulados.
Fuente: Estratega
META FORMULA CALCULO NIV. DE CUMPL.COMPONENTES BSCSATISFACCION DE CLIENTE
NIVEL DE SATISFACCION 62 ENCUESTA ANUAL 83 134%
Cuadro No 46. PERSPECTIVA DE CLIENTE
23
2.4.3 Gestión Perspectiva Interna
2.4.3.1 Bajo Costo de Adquisición.
Objetivo. Ofrecer precios altamente competitivos, con disponibilidad en la línea de productos para obte-ner márgenes óptimos de utilidad.
2.4.3.2 Costo de Ventas.
La meta del costo de ventas planteado para el año 2013 fue del 72%, pero dadas las circunstancias de la contribución a la disminución del costo médico en la EPS a través de la disminución de los porcentajes en los contratos de capitación, la disminución de los precios de los productos suministrados a través de los contratos de evento, la generación de glosa por parte de la EPS por acciones no ejecutadas dentro del convenio contractual y la política gubernamental de la regulación de precios de muchos de los productos que están afectando los mercados y no están generando utilidad, a diciembre de 2013 el nivel de eje-cución de este indicador fue del 83,16%, el cual se encuentra 11,16% por encima de lo proyectado. Este resultado comparado con el resultado del año 2012, el cual fue de 82,78%, se encuentra por encima en 0,38%, el nivel de cumplimiento de este indicador es del 87%.
ADQUISICION DE NUEVOS CLIENTES
NÚMERO DE CLIENTES NUEVOS INSTITUCIONALES 10 10 100 %
Fuente: Estratega Planeación y Calidad
META FORMULA CALCULO NIV. DE CUMPL.COMPONENTES BSC
BAJO COSTO DE ADQUISICION
COSTO DE VENTAS
JUSTO A TIEMPO
72 83,16 87 %COSTOS DE VENTAS
INGRESOS DEL PERIODO
TIEMPO DE RESPUESTA EN DISTRIBUCION EN DIAS 15 11 136 %DIAS
ENCUESTA ANUAL
DEMANDA SATISFECHA
DEMANDA SATISFECHA EN ORDENES
DEMANDA SATISFECHA EN ORDENES
97,5
97,5
97,5
95,88
95,98
3,4
98,34%
98 %
206 %
MEDICAMENTOS DESPACHADOSMEDICAMENTOS SOLICITADOS
ORDENES DESPACHADOSORDENES SOLICITADOS
MEDICIONMINUTOS
Cuadro No 47. PERSPECTIVA INTERNA
MENEJO DEL RIESGO FINANCIERO
ROTACION DE CARTERA 120 111,51 108 %
COMPOSICION DE CARTERA 15 23 64 %CARTERA RECAUDADA
CARTERA MOROSA DEL PERIODO
VENTAS CLIENTES NUEVOSTOTAL VENTA A PARTICULARES
RETENCION DE CLIENTES
NIVEL DE LEALTAD 10 10 100 %CLIENTES RETIRADOSTOTAL DE CLIENTES
ADMINISTRACION DEL INVENTARIO
INDICE DE ROTACION CONTABLE 12 11,01 92 %ROTACION EN VECES ACUMULADO
12
NPERDIDA POR DEVOLUCION Y DESTRUCCION 0 ,2 0,11 182 %VALOR DESTRUCCIONES +
PERDIDAS POR DEVOLUCIONESTOTAL INVENTARIO DEL PERIODO
INDICE DE ROTACION EN DIAS 30 32,7 92 %DIAS DE ROTACION
30
PERIODO INGRESOSPROMEDIO DE CxC
POSICIONAMIENTO DE LA MARCANIVEL DE PREFERENCIA7 56 8 110 %
CASOSEGURIDAD Y SALUD
EVENTOS ADVERSOS POR MAL DESPACHO DE FORMULAS
00 100 %
PROCESO DE CERTIFICACION
NIVEL CUMPLIMIENTO DE NORMATIVIDAD 90 82 91 %REQUERIMIENTOS CUMPLIDOS
TOTAL REQUERIMIENTOS NORMA
0
24
El valor total de compras para el año 2013 fue de $50.239.437.661, valor que se incrementó en un 34% con el registro que se tiene del año inmediatamente anterior que fue de $37.464.257.916.
El valor de los ingresos para el 2013 fue de $60.415.493.175, con un incremento del 33% con relación al 2012.
2.4.3.3 Justo a Tiempo
Objetivo. Garantizar la entrega oportuna de medicamentos, mejorando los tiempos de respuesta en el despacho y dispensación de los productos farmacéuticos a los clientes.
• Demanda Satisfecha.
El tema estratégico justo a tiempo se mide a través del indicador de demanda satisfecha en donde se tiene en cuenta dos fórmulas, que por un lado medirán el número de productos entregados sobre el total de solicitados y por otro lado, el número de ordenes completas despachadas sobre el total de solicitadas.
Fuente: Área de compras
Gráfico No 19. TENDENCIA PORCENTUAL COSTO DE VENTAS
Fuente: Área de compras
Gráfico No 20. TENDENCIA VALORES ABSOLUTOS COSTO DE VENTAS MES
Fuente: Área de compras
Gráfico No 21. TENDENCIA VALORES ABSOLUTOS COSTO DE VENTAS AÑO
25
La meta en el año 2013 para las dos mediciones es del 97,5%, como resultado el número de medicamentos solicitados vs despachados fue del 95,88%, es decir 0.88% por debajo del 2013. De los 3.623.214 medica-mentos solicitados, se entregaron 3.474.071 y se dejaron de entregar 149.143 medicamentos, los cuales quedan registrados como pendientes para luego someterse a llamado y entrega. Estos faltantes o no en-tregados obedecen al cierre permanente de proveedores dado la falta de flujo de efectivo por parte de la Cooperativa, lo que impide el pago oportuno de la cartera.
Al medir el número de fórmulas completas despachadas vs. las solicitadas encontramos que del total formulas solicitadas (1.324.246) se despacharon incompletas el 4.01% (53.207), disminuyendo en 21.825 formulas con relación al año 2012, con una ejecución del 95,98%, y con un nivel cumplimiento de BSC correspondiente al 98%.
2.4.3.4 Tiempo de respuesta en distribución
MES
ENEROFEBREROMARZOABRILMAYOJUNIOJULIO
AGOSTOSEPTIEMBRE
OCTUBRENOVIEMBREDICIEMBRE
ACUMULADO
MEDICAMENTOS SOLICITADOS
MEDICAMENTOS ENTREGADOS
DEMANDA NO SATISFECHA
251,694260,139270,447325,173292,904343,965306,323261,014286,567343,273352,562329,153
3,623,214
245,491254,565263,767313,356282,145311,913288,119244,652278,867335,908332,741322,547
3,474,071
97,5497,8697,5396,3796,3390,6894,0693,7397,3197,8594,3897,9995,88
Cuadro No 48. NÚMERO DE MEDICAMENTOS ENTREGADOS
Fuente: Informe Jefatura Técnica
MES
ENEROFEBREROMARZOABRILMAYOJUNIOJULIO
AGOSTOSEPTIEMBRE
OCTUBRENOVIEMBREDICIEMBRE
ACUMULADO
FORMULASSOLICITADAS
FORMULASINCOMPLETAS
DEMANDA NO SATISFECHA
94,178100,051100,258126,518107,454114,672113,45396,672
106,136118,370125,915120,569
1,324,246
3,8085,2015,42110,5988,0818,6432,3403,1006,0155,8638,2343,30153,207
95,9694,8094,5991,6292,4892,4697,9496,7994,3395,0593,4697,2695,98
Cuadro No 49. NÚMERO DE FÓRMULAS COMPLETAS DESPACHADAS
Fuente: Informe Jefatura Técnica
TRIMESTREUNODOSTRES
CUATROPROMEDIO AÑO
NARIÑO76
121510
VALLE68142313
PROM77131912
Cuadro No 50. TIEMPO DE RESPUESTA EN DISTRIBUCIÓN
Fuente: Informe Jefatura Depósito
26
Este tiene que ver con el tiempo en la distribución desde el momento en que cada uno de los puntos solicita el pedido al depósito hasta que estos productos son despachados hacia la red de droguerías, la meta planteada en este indicador corresponde a 15 días según el BSC y el nivel de ejecución fue de 12 días cumpliendo de esta forma con el 100% de la meta establecida.
2.4.3.4 Mejoramiento Continuo.
Objetivo. Reconocimiento formal por parte de un organismo independiente de la implantación y eficacia de nuestro sistema de gestión de la calidad.
• Nivel de Cumplimiento Normativo.
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la auditoría que se desarrolló para la vigencia 2013, en donde el promedio del nivel de cumplimiento de todos los requisitos evaluados fue del 88.21% para el total de los puntos de las droguerías de COOEMSSANAR SF, se detecta que hasta la fecha con los 20 puntos visitados se lleva un nivel de cumplimiento de 85.41%, lo que permite concluir que las gestiones adelan-tadas para el cierre de NO CONFORMIDADES detectadas durante la auditoría realizada la vigencia anterior no fue efectiva y las mismas han sido reincidentes e incluso se generaron nuevos hallazgos que denotan fallas en la gestión de los procesos ejecutados.
El resultado de la auditoría mostró un nivel de ejecución de los requisitos del 85,41% lo que demuestra un nivel de cumplimiento frente a la meta planteada del 95% dentro de nuestra propuesta planteada en el BSC.
2.4.3.5 Manejo del Riesgo Financiero.
Objetivo. Alcanzar unos niveles de recuperación de cartera que respondan a las necesidades del flujo de efectivo de la organización.
• Rotación de cartera. El objetivo de este tema estratégico a través de este indicador es alcanzar los ni-veles de recuperación de cartera que responda a las necesidades de efectivo de la organización. La meta para el año 2013 era de 120 días, logrando cumplirse en 111 días, dado que la recuperación de recursos ha mejorado en 15 días con relación al año 2012.
CRITERIOS EVALUADOS No. DE REQUISITOS
Cuadro No 51. EVALUACIÓN DE PROCESOS
Fuente: Coordinación de Gestión de Cálidad
SUBPROCESO ESTIMACION DE NECESIDADES DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS 1
10
2
15533
85,41 %
SUBPROCESO ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS
SUBPROCESO CONTROL DE INVENTARIO DEPRODUCTOS FARMACEUTICOS
SUBPROCESO ENTREGA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOSSUBPROCESO MANEJO DE FACTURACION DE DISPENSACION
TOTAL REQUISITOS AUDITADOSPROMEDIO NIVEL DE CUMPLIMIENTO GENERAL
VIGENCIA20122013
COMPARATIVO NIVEL DE GESTION PROCESOS COOEMSSANAR SFRESULTADO
88.21 %85.41 %
META (%)9090
Cuadro No 52. COMPARATIVO NIVEL DE GESTIÓN DE PROCESOS
Fuente: Coordinación de Gestión de Calidad
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Al revisar el estado de cartera con deudores particulares encontramos que nos adeudan $4.395 millones, $1.234 millones por encima de lo relacionado en el año 2013, siendo más significativa la cartera corres-pondiente de 91 a 360 con el 55% del total de la cartera con particulares, equivalente a $ 2.391 millones, seguida de la cartera corriente con $1.241 millones equivalente al 28% del total de la cartera con parti-culares. Igualmente en el análisis se encuentra que del total de esta cartera, el 72,47% ($3.185 millones) corresponde a la regional Nariño y el 27,53% ($1.210 millones) corresponde a la regional Valle.
En el análisis de las cuentas por cobrar de los contratos por evento y capitación se encuentra que el total de esta cartera es adeudada por la EPS y su monto equivale a $17.240 millones, de la cual la cartera co-rriente es la más representativa con $8.040 millones, equivalente al 47% del total de la cartera adeudada por la EPS, seguida de la cartera de 1 a 60 días con un valor de $4.878 millones, es decir, el 28% del total de la cartera por evento y capitación. Con relación al año inmediatamente anterior la cartera se ha in-crementado en $4.994 millones, la cual para el 2012 fue de $12.246 millones. Finalmente en el análisis se encuentra que del total de las cuentas por cobrar a la EPS el 6,91% ($1.191 millones) corresponde a la regional Nariño y el 93,09% ($16.048 millones) corresponde a la regional Valle.
Al revisar el consolidado se encuentra que el total de la cartera con deudores durante el año 2013 corres-
Fuente: Contabilidad
Cuadro No 53. DEUDORES PARTICULARES
Fuente: Contabilidad
Cuadro No 54. DEUDORES EVENTO Y CAPITACIÓN
Fuente: Contabilidad
Cuadro No 55. CONSOLIDADO DEUDORES
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ponde a $21.636 millones, 6.229 millones por encima del año inmediatamente anterior, siendo la cartera corriente la más significativa con el 43% del total de la cartera, equivalente a $9.282 millones y que en comparación con el año inmediatamente anterior se encuentra $201 millones por debajo. Otro rubro sig-nificativo es la cartera de 1 a 60 días que representa el 25,1% del total de la cartera equivalente a $5.432 millones. En el análisis encontramos que del total de la cartera de la Cooperativa Emssanar Servicio Far-macéutico, el 20,23% ($4.377 millones) corresponde a la regional Nariño y el 79,77% ($17.258 millones) corresponde a la regional Valle.
• Composición de la cartera. Este indicador permite controlar los vencimientos en días de cartera, por lo tanto la medición se hace con base al total de la cartera que máximo el 15% de este podrá ser mayor a 120 días, por lo tanto esta será la meta. Al realizar el análisis encontramos que de los $21.836 millones, $5.057 millones se encuentra vencidos por encima de los 120 días, equivalente al 23% del total de la cartera, con un nivel de ejecución de este indicador del 65%.
2.4.3.6 Adquisición de Nuevos Clientes
Objetivo. Incrementar las ventas que permitan mejorar los ingresos y los márgenes de utilidad.
La meta se ha propuesto teniendo en cuenta el valor de las ventas efectuadas al total de clientes particu-lares, por lo menos 10% represente la venta a clientes nuevos. El resultado obtenido muestra que de las ventas efectuadas al total de clientes por un valor de $4.200 millones, se logró vender a clientes nuevos
Fuente: Contabilidad
Cuadro No 56. CLIENTES NUEVOS
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$630 millones, equivalente al 15% del total de las ventas logrando de esta forma cumplir con la meta propuesta del 10%.
2.4.3.7 Retención de Clientes
Objetivo. Crear alta lealtad en nuestros clientes tanto institucionales, particulares, usuarios y público en general.
Nivel de lealtad. Para el año 2012 COOEMSSANAR SF contaba con 82 clientes particulares, de los cuales ocho salieron de nuestras bases de datos para el 2013, en su mayoría la deserción fue por inoportunidad en la entrega de los pedidos desde el S.F; la causa de esto fue por cierre de proveedores por la falta de pago.
La meta para este indicador es de 10% de clientes que pueden desertar de nuestras bases de datos, para el 2013 se alcanzó una ejecución del 100% de este indicador.
2.4.3.8 Administración del Inventario
Objetivo. Optimizar la administración del inventario propendiendo por la permanente disponibilidad de todos los productos farmacéuticos, el mejoramiento del tiempo de respuesta y la maximización de los excedentes.
• Índice de rotación contable. La meta propuesta para el año 2013 en el índice de rotación contable es de 12 veces al año. Al revisar las metas del BSC, la Cooperativa tuvo una ejecución de 11,1 veces al año, 0.9 veces por debajo de la meta propuesta, y con un nivel de cumplimiento del 92%, esto se debe a que dada la política de reposición inmediata en los diferentes puntos de dispensación sobre todo con lo que tiene que ver con los programas especiales (HTA, Embarazadas, diabetes etc.), y la política gubernamental y hospitalaria de formulación para periodos de tres y más meses, ha hecho que se mantengan stock en los depósitos hasta por tres meses; el índice de rotación en días fue de 32,70 días, muy por encima de la meta propuesta que es de 30 días, con un nivel de cumplimiento igualmente del 92%, estos dos indicadores deben ser inversamente proporcionales, es decir que a mayor rotación en veces, menor rotación en días.
• Perdida por devolución y destrucción. La medida del costo de las pérdidas que se obtuvieron por des-trucción de medicamentos vencidos y/o deteriorados y devoluciones por baja rotación no aceptadas por el proveedor, esto nos muestra un alcance en la meta del 100% (0.11% de ejecución frente a una meta del 0.2%), es decir la perdida por concepto de devoluciones no aceptadas y destrucciones fue de $5 millones y que con relación al año 2012 se incrementó en 2,3 millones. Lo que significa que la gestión del inventa-rio en cuanto a la generación de devolución oportuna para evitar este tipo de perdidas fue la adecuada y el impacto de la misma demuestra en los resultados obtenidos.
2.4.3.9 Seguridad y Salud.
Objetivo. Complementar el servicio que ofrece Cooemssanar Servicio Farmacéutico, mediante activida-des que coadyuven con el uso adecuado de los medicamentos.
• Evento adverso por mal despacho de fórmulas. Este indicador pretende medir los eventos adversos que se pueden presentar al realizar un mal despacho de medicamentos como la equivocación en la entrega
PROM. INVENT.
2012
No. MEDICTOS
173
NARIÑO
1.294.695
VALLE
3.813.643
TOTAL S.F
5.108.338
EJEC.
0,11%
META 2013
0,20 %
CONSOLIDADO AÑO2013
Cuadro No 57. DEVOLUCIÓN Y DESTRUCCIÓN
COSTO POR DEVOLUCIONES Y PERDIDAS
Fuente: Coordinación de Gestión de Cálida
del producto, la dosis, la presentación o forma farmacéutica. Es importante medir este indicador con el fin de minimizar los riesgos, las complicaciones y muertes de los usuarios consumidores de medicamentos y que en caso de presentarse probablemente implicaría sobrecostos a la EPS y a la misma Cooperativa. Para lograr la meta de cero eventos adversos propuesta en el año 2013, ha sido necesario el trabajo con nuestros colaboradores alrededor de los valores organizacionales, enfatizando en el valor de la respon-sabilidad; igualmente se han implementado jornadas de capacitación en el manejo de medicamentos y el sistema de dispensación, concientizando a los trabajadores de las implicaciones económicas, sociales y jurídicas que se pueden presentar por el mal despacho de los medicamentos.
2.4.3.10 Posicionamiento de la Marca.
Objetivo. Posicionar a Cooemssanar S.F en la mente de los consumidores como una entidad que vende y distribuye productos farmacéuticos de calidad a precios justos.
• Nivel de Preferencia. Dentro de la encuesta que realizó el Centro Nacional de Consultoría se hace una pregunta específica con el fin de determinar el nivel de preferencia que tienen nuestros usuarios a las droguerías de COOEMSSANAR SF. Este indicador busca medir el grado de afinidad que se ha creado entre el usuario y la marca que estamos posicionando. La meta que se había planteado para este indicador para el año 2013 es del 75% de nivel preferencia, alcanzando en la encuesta que el 54% de los encuestados res-pondan de manera positiva, esto nos deja un nivel de ejecución del 72%, que refleja el porcentaje de los encuestados que nos eligen como la droguería donde prefieren que se les entreguen los medicamentos.