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CASO DE AUDITORÍA Y CONTROL DE INVENTARIOS EN LA

COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL DE AZÚCARES Y MIELES S.A

(CIAMSA) PARA EL PERÍODO JULIO – DICIEMBRE DE 2014

JUAN CARLOS RAMÍREZ OSORIO

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI

2015

2

CASO DE AUDITORÍA Y CONTROL DE INVENTARIOS EN LA



JUAN CARLOS RAMÍREZ OSORIO

Trabajo de grado para optar por el título de

CONTADOR PÚBLICO

DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO

JOHN MONTAÑO PERDOMO

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI

2015

3

Nota de aceptación:

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_____________________________

_____________________________

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_____________________________

_____________________________

_____________________________

Firma del presidente del jurado

_____________________________

Firma del jurado

_____________________________

Firma del jurado

Santiago de Cali, Noviembre de 2015

4

DEDICATORIA

A Dios.

Por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud para lograr

mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.

A mis Padres.

Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la

motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que

nada, por su amor.

A todos mis familiares.

En especial a Jose Julián, por ser el ejemplo de hermano mayor de quien aprendí

de aciertos y de momentos difíciles.

5

AGRADECIMIENTOS

El autor expresa sus agradecimientos a:

A la Universidad del Valle y a su Facultad de Ciencias de la Administración

seccional Cali por haber aportado a mi formación los valores morales, éticos e

intelectuales necesarios para hacer de esta profesión mi proyecto de vida.

A la Compañía Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A por su

colaboración en la entrega de información necesaria para la elaboración de mi

proyecto de grado.

A los docentes John Montaño Perdomo, Hernán Vanegas Burbano, Guillermo

Albornoz, Edilberto Montaño Orozco y Maritza Rengifo M. quienes ayudaron a

la finalización de este proyecto de grado con su cooperación y experiencia

académica.

6

CONTENIDO

Pág.

RESUMEN 12

INTRODUCCIÓN 13

1. ANTECEDENTES 14

2. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 16

3. OBJETIVOS 18

3.1 OBJETIVO GENERAL 18

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 18

4. JUSTIFICACIÓN 19

5. MARCO TEÓRICO 21

6. MARCO JURÍDICO 26

7. ASPECTOS METODOLÓGICOS 28

8. RESEÑA HISTÓRICA DEL SECTOR AZUCARERO DEL VALLE

DEL CAUCA Y DE LA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL

DE AZÚCARES Y MIELES S.A. (CIAMSA) 30

8.1 Historia de la actividad azucarera en el Valle del Cauca. 30

8.2 Principales cifras. 31

8.3 Historia, estructura, actividad y principales cifras. 32

8.4 Canal de distribución al mercado internacional. 34

9. RESULTADOS 36

9.1 Almacenamiento de azúcar. 36

9.2 Generalidades, tipos de azúcar, soportes de ingresos,

movimientos, exportaciones papeles de trabajo. 37

9.2.1 Generalidades al ingreso de vehículos 37

9.2.2 Tipos de azúcar. 37

9.2.3 El Zarpe, soporte fundamental de la exportación. 38

7

9.2.4 Ingreso de azúcar. 39

9.2.5 Entregas programadas para la exportación. 43

9.2.6 Contenedores embalados y embarcados. 44

9.2.7 Averías. 49

9.2.8 Zarpe de producto embalado. 55

9.3 Auditoría. 61

9.3.1 Programa de Auditoría. 61

9.3.2 Informe de Auditoría. 69

9.3.2.1 Procedimientos realizados. 70

9.3.2.2 Resultados obtenidos. 71

9.3.3 Oportunidades de mejora identificadas propuesta de

fortalecimiento al Control Interno. 73

10. CONCLUSIONES 74

11. BIBLIOGRAFÍA 75

8

LISTADO DE TABLAS

Pág.

Tabla No 1. Mayores productores de caña de azúcar. 32

Tabla No 2. Ejemplo de registro de ingreso de sacos de azúcar. 37

Tabla No 3. Tipos de azúcar según rango de color. 38

Tabla No 4. Vehículos recibidos del Ingenio El Portal durante el

período Julio-Diciembre de 2014. 40

Tabla No 5. Entregas Ingenio El Portal Julio-Diciembre de 2014. 43

Tabla No 6. Contenedores embalados - Ingenio El Portal Julio-

Diciembre de 2014. 44

Tabla No 7. Total avería generadas Ingenio El Portal Julio-

Diciembre de 2014. 49

Tabla No 8. Zarpe MN CONTI ARABELLA V. 345 con 11.660 sacos

Ingenio El Portal. 55

Tabla No 9. Zarpe MN ACAPULCO V. 134 con 15.370 sacos


Tabla No 10. Zarpe MN ACAPULCO V. 711 con 18.550 sacos


Tabla No 11. Zarpe MN CAP VILANO V. 980 con 17.490 sacos


Tabla No 12. Zarpe MN AUSTRALIA V. 428 con 12.190 sacos


Tabla No 13. Zarpe MN DOLPHIN V. 355 con 7.950 sacos


Tabla No 14. Costo azúcar blanco tipo A Ingenio El Portal año 2014. 61

9

LISTADO DE FIGURAS

Pág.

Figura No 1. Mapa de Procesos CIAMSA. 34

Figura No 2. Puerto de Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura. 35

Figura No 3. Zarpe – Listado de Contenedores embalados. 39

Figura No 4. Formato de averías Embalaje – 73 sacos (3.650 Kg.) 50




Figura No 8. Formato de averías incumplimiento de parámetros de

Calidad – 434 sacos (21.700 Kg.) 54

10

GLOSARIO

AVERÍA: daño generado a material y que es catalogado como no apto para el

consumo humano.

CONTENEDOR DE 20 PIES: tipo de contenedor con capacidad de carga de hasta

28.180 kg

CONVERSIÓN A GRANEL: procedimiento en el que se pasa un saco de estado

apto por medio de rajado a estado de granel (sin empaque)

EMBALAR: asignar físicamente carga a un contenedor.

EMBARQUE DE CONTENEDORES: Traslado de contenedor de un patio de

stacking a una motonave de carga.

ENTREGA: compromiso en cantidad de azúcar destinada a una venta hacia el

exterior.

PNC: producto no conforme, generado al presentarse una avería.

RAJADO: acción de rajar un saco para conversión a otro tipo de material.

TRAZABILIDAD: serie de procedimientos que permiten seguir el proceso de

evolución de un producto en cada una de sus etapas.

ZARPE: partida de una motonave del lugar donde estaba anclado o fondeado.

/Documento en el que se relacionan las cantidades embaladas para un contenedor

y que fueron embarcadas en una motonave.

11

SIGLAS

CIAMSA: Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A.

FAO: Food and Agriculture Organization of the United Nations. Organización de

las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura.

ICA: Instituto Colombiano Agropecuario

ICUMSA: International Commission for Uniform Methods of Sugar Analysis

INVIMA: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos

12

CASO DE AUDITORÍA Y CONTROL DE INVENTARIOS EN



_________________________________________________________________

RESUMEN

El presente documento se ha desarrollado focalizándose en recopilar e interpretar

la información existente sobre los movimientos de inventarios en la

Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A. a través de un proceso

de sistematización que permite la revisión, selección y organización de la

información suministrada por la Compañía; esperando obtener de los resultados

una propuesta de mejoramiento que contribuya al fortalecimiento del Control

Interno de Inventarios.

Palabras claves: Recopilar, Movimientos de inventarios, Sistematización,

Revisión, Selección, Organización, Propuesta de mejoramiento, Fortalecimiento,

Control interno de inventarios.

ABSTRACT

This document has been developed focusing on collecting and interpreting existing

information on the movements of inventories in Comercializadora Internacional de

Azúcares y Mieles S.A through a systematic process that allows the review,

selection and organization of information provided by the Company, hoping to get

the results a proposal for improvement that contributes to strengthening the

internal control of inventories.

Keywords: Collect, inventory movements, control panels, review, selection,

organization, Proposal for improvement, strengthening, internal control of

inventories.

13

INTRODUCCIÓN

Este trabajo pretende dar como resultado una propuesta de mejoramiento y

fortalecimiento al Control Interno de los inventarios en la Comercializadora

Internacional de Azúcares y Mieles S.A. (CIAMSA) por la diferencia de inventarios

presentada en el período Julio – Diciembre de 2014 de 434 sacos de azúcar

correspondientes a 21,7 Toneladas, presentando en sus primeros cuatro capítulos

los antecedentes junto con la definición del problema, objetivos y justificación; en

el quinto capítulo se condensa el marco teórico en el que se tratan términos y

conceptos relativos al control interno organizacional, fraude, categorías, tipos de

auditorías y Normas Internacionales de Auditoría, en el sexto el marco jurídico

donde se resumen las disposiciones reglamentarias, en el séptimo se presenta la

metodología usada de análisis descriptivo de la información; en el octavo se

realiza una reseña con aspectos de CIAMSA como historia, estructura, actividad,

principales cifras; se tratan temas relativos a actividad azucarera en el Valle del

Cauca, principales productores de azúcar, cifras, canales de distribución al

mercado internacional, almacenamiento de azúcar, movimientos y transacciones,

el Zarpe como soporte fundamental de la exportación; en el noveno se hace una

descripción de los resultados del trabajo de práctica con soportes de inventarios,

movimientos, exportaciones, papeles de trabajo, auditoría y control interno e

Informe final de auditoría y oportunidades de mejora o fortalecimiento al control

interno de la Compañía para dar paso finalmente a los capítulos décimo de

conclusiones resultantes del proyecto de práctica empresarial y undécimo el

sumario de obras consultadas para la realización del proyecto.

14

1. ANTECEDENTES

En todas las empresas en las que se ejerza la actividad de compra y venta de

productos es de gran importancia canalizar esfuerzos para el control y manejo de

sus inventarios, la planeación, puesta en marcha y ejecución de estos controles,

evidenciando al final de un período contable los hallazgos encontrados y las

recomendaciones generadas en el informe de auditoría.

Para este proyecto se tendrán en cuenta los aspectos más importantes del control

que se ejercen entre la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A

(CIAMSA) y el Ingenio El Portal, partiendo de las transacciones de sacos de 50

Kilogramos (quintales) por exportaciones correspondientes al período Julio -

Diciembre de 2014.

Luego de compararse los informes de movimientos de inventarios y saldos entre la

Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) y el Ingenio El

Portal en el período correspondiente por cierre de inventarios, se observan

diferencias que pueden surgir por falta de controles en los inventarios y su manejo

y se crea la necesidad de una auditoría por parte de las empresa que incluya las

transacciones realizadas en este período revisando la naturaleza de los

movimientos (Recibo, Embalaje, Conversión y Aptos etc.) realizando una

comparación exhaustiva de las entradas de quintales contra documentos, cargue

de almacenes para despachos a clientes; situación que no había sido observada

en estudios previos por faltantes o diferencia entre la información presentada por

CIAMSA y un Ingenio productor

Para la Industria Azucarera del Valle del Cauca, esta auditoría debe involucrar

importantes esfuerzos y técnicas que ayuden a determinar si existieron errores en

el manejo de los inventarios en la Comercializadora Internacional de Azúcares y

Mieles S.A (CIAMSA) dado que la participación de esta corresponde al último

15

eslabón en la cadena de distribución, siendo el puente directo entre el cliente en el

exterior y los Ingenios productores.

La información que se debe recolectar para la elaboración de la auditoría de

inventarios incluye todos los ingresos de quintales de azúcar realizados durante el

período Julio – Diciembre de 2014, los movimientos realizados al interior de la

Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA), los

despachos realizados a contenedores y Motonaves, conversiones y demás

actividades que comprometan movimiento de los quintales y su integridad. Esta

información incluirá los soportes físicos y digitales que se generan en el embalaje

y transacciones entre el Ingenio productor y la Comercializadora Internacional de

Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA). Los datos obtenidos serán clasificados por

fecha, tipo de transacción y serán revisados de tal manera que permitan dar

claridad a los movimientos y sus correctas asignaciones a los compromisos

adquiridos desde el momento de la venta; se verificará que el documento cumpla

con las condiciones de integridad para la Industria Azucarera y especifique

claramente las características del producto que debe ser distribuido, el análisis

incluirá una detallada muestra de los movimientos realizados con el producto

desde el momento en que se crea la necesidad por parte del cliente hasta que se

realiza la exportación, comparando las cantidades y evidenciando diferencias

entre lo pactado en la venta, la distribución de almacén en tierra, Motonaves e

información proveniente del Ingenio productor.

Los Ingenios de la Industria Azucarera han tenido como único canal de distribución

hacia sus clientes del exterior la participación de la Comercializadora Internacional

de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA), es por eso que este proyecto implica un

complejo análisis de la estructura y movimientos de los inventarios en sus

bodegas y/o almacenes, para lograr de esta manera dar un parte satisfactorio de

las actividades en ella realizadas y dar claridad a las transacciones efectuadas

durante el período Julio – Diciembre de 2014.

16

2. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Al terminar el período contable Julio – Diciembre de 2014, el Ingenio El Portal

ubicado en el departamento del Valle del Cauca y la Administración de CIAMSA,

en compañía de la Jefatura de Bodega en el ejercicio de la práctica empresarial,

se encontró que los inventarios finales que debían tener en las bodegas de la

Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) no

correspondían a los existentes físicamente, en este proyecto se determinará

porque de los 1.116 quintales existentes según los libros se observaron

físicamente 467 sacos como averías, pero de los 649 sacos detallados como “en

otros estados” se observaron únicamente 215, encontrando una diferencia de 434

sacos no observados físicamente en las bodegas de sacos y cuyo peso equivale a

21,7 Toneladas.

Los movimientos de producto terminado realizados en este período contable entre

el Ingenio El Portal y la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A

(CIAMSA) se generan gracias a las necesidades de ventas hacia el exterior ya que

ésta es la Comercializadora Internacional y operadora portuaria del producto final

realizado por los Ingenios del Valle del Cauca.

Los movimientos de inventarios realizados en la Comercializadora Internacional de

Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) al momento de hacer una exportación,

préstamo, pago o cambio de bodega o almacén, son registrados por medio de una

transacción en SAP, generándose un número único que sirve de identificación

para la transacción teniendo los funcionarios de los Ingenios productores

encargados de la comparación de los movimientos entre el Ingenio y la

Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) acceso en

línea de los movimientos generados con el producto. Los interrogantes que se

derivan de esta situación que se presenta en el período Julio – Diciembre de 2014

con respecto al manejo y control de los inventarios en la Comercializadora

17

Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) serían entonces si existe una

adecuada asignación del producto final a cada una de las transacciones derivadas

de la venta a un cliente en el exterior, si los productos asignados son realmente

los solicitados por los clientes y coinciden en sus especificaciones, calidad y peso

correspondientes, si las cantidades asignadas a una entrega son las solicitadas

por los compradores, si se realiza oportunamente las transacciones contables que

permiten ajustar el inventario. Esta situación se detectó por parte de la

Administración en cabeza de la Jefatura de Bodegas y será expuesto a la

Auditoría Interna y a la Revisoría Fiscal PricewaterhouseCoopers para obtener de

ellos sus opiniones.

18

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Determinar el motivo que generó las diferencias encontradas de sacos en las

bodegas de la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA)

presentando una propuesta de mejoramiento al Control Interno de Inventarios.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mostrar las transacciones efectuadas en el período Julio – Diciembre de 2014

entre la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) y el

Ingenio El Portal.

Evaluar la gestión de los inventarios en la Comercializadora Internacional de

Azúcar del Valle del Cauca según la determinación del Ingenio productor y sus

ventas.

Revisar la asignación de productos a las determinadas entregas por medio del

zarpe.

Evidenciar los posibles errores en las asignaciones de carga para determinados

compromisos con los clientes.

19

4. JUSTIFICACIÓN

Para la Industria Azucarera del Valle del Cauca es de gran importancia el control

adecuado de sus inventarios y la correcta asignación de ellos a los compromisos

con sus clientes en el exterior, es por eso que la Comercializadora Internacional

de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA), siendo el canal de exportación de los

Ingenios, pretende controlar al máximo los movimientos efectuados en cada una

de las transacciones derivadas de las ventas al exterior.

Al adelantarse esta auditoría al proceso operativo durante el período Julio –

Diciembre de 2014 se propiciarán las condiciones adecuadas para generar planes

de acción que eviten que sean realizadas transacciones que no se ajusten a los

movimientos comúnmente efectuados al momento de cerrar una transacción

comercial entre el Ingenio y el Importador, teniendo en cuenta los ingresos de

producto a las bodegas de la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles

S.A (CIAMSA), los movimientos entre almacenes o bodegas al interior de ésta y

hacia motonaves.

Esta auditoría permitirá evidenciar qué situaciones generan errores que hacen que

los informes finales de la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A

(CIAMSA) difieran de los observados por el Ingenio productor al momento de la

exportación u operación portuaria, cuáles podrían ser los controles necesarios

para evitar la ocurrencia y señalar las correcciones necesarias a efectuar para que

los informes revelen la realidad y de esta manera se pueda dar credibilidad a la

información generada en la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles

S.A (CIAMSA) y por parte del grupo auditor se genere el dictamen final. Al

realizarse este proyecto se esperará beneficios no solo para la Comercializadora

Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) y el Ingenio productor sino para

la Industria Azucarera en general dado que las prácticas realizadas para las

ventas, movimientos entre bodegas, almacenes en tierra y Motonaves se replican

20

en las transacciones comerciales con el exterior de todos los Ingenios productores

del Valle del Cauca; entre estos beneficios se cuenta con: un mayor control de los

inventarios, mayor credibilidad de la Industria Azucarera en los movimientos

efectuados por la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A

(CIAMSA), mayor credibilidad para futuros clientes que pretendan realizar

acuerdos comerciales o de operación portuaria y posibles ajustes a las diferencias

encontradas por el practicante en la Auditoría. Al detectar las debilidades del

sistema de control de inventarios y los informes generados a partir de las

transacciones realizadas en las ventas hacia el exterior presentados a la Industria

Azucarera, se podrá generar confianza a los usuarios dado que desde la

perspectiva empresarial se generarán actividades que reforzarán las actividades

de control que permitirán un acercamiento a la realidad de la información de

inventarios, se evaluará el riesgo inherente a los controles y se diseñarán más

pruebas de control basado en el conocimiento del mismo, se evaluará si las

clasificaciones de los inventarios son las adecuadas para poder dar cumplimiento

a los importadores.

21

5. MARCO TEÓRICO

Eludir controles o cometer fraudes es en las empresas un riesgo inherente que

puede darse por parte de la administración o algunos de sus funcionarios, estas

actividades siempre serán intencionales y podrán verse reflejados en casos como

el uso indebido de activos o la manipulación de los estados financieros. Para

comprender estas situaciones se debe mencionar algunas de las actividades que

podrían darse para deducir que se ha cometido fraude en el uso de activos de las

empresas como: maquillaje de efectivo, robo físico de activos tales como

inventarios, insumos, maquinarias, registros físicos para cubrir pérdidas, uso

personal de activos corporativos o cuentas de gastos infladas, entre otras,

actividades que de ser conocidas o estar en duda por el propietario o la junta

directiva de una empresa conllevarían a la decisión de solicitar una auditoría

externa que permita detectarlas.

La literatura existente sobre el tema de fraude en una empresa es amplia y

mencionado por la IFAC1 apunta a demostrar que cuando existen situaciones

como la presión, la racionalización (creencia en la propia mente, de que no se ha

cometido fraude) y la oportunidad, se da un entorno favorable para cometer

ilícitos (triángulo del fraude). Las situaciones de fraude se caracterizan por ser

netamente intencionales y no es tarea fácil encontrar a los responsables o lo que

sucedió, para esto es necesario un detallado trabajo que involucre la búsqueda de

actividades o situaciones excepcionales que indiquen que algo puede estar siendo

manejado de manera incorrecta como revisión de los registros contra las

cantidades actuales de inventarios, dado el caso de irregularidades en esta

cuenta.

1 INTERNATIONAL FEDERATION OF ACCOUNTANTS. Auditoría Financiera de Pymes. New York.

2007. P.410

22

El riesgo de fraude o error material en los estados financieros se ve disminuido

cuando se comienzan a ejecutar controles que desestimulen estas actividades, por

ejemplo, el solicitar a la administración o a los funcionarios encargados de las

entradas, salidas o registros, que cada que se haga un ingreso de material, una

venta o una remisión hacia otra bodega o almacén, se indique en un espacio del

documento la explicación suficiente de la transacción que soporte el movimiento,

solicitar la firma del funcionario que autoriza y del funcionario que recibe o

aprueba, de esta manera podría evitarse que se efectuaran movimientos que no

estén permitidos.

El auditor debe hacer uso del escepticismo profesional2

para evitar que al

momento de ser detectado un fraude, se tome como una verdadera sorpresa, de

esta manera se asume que la administración ni es totalmente honesta ni

totalmente deshonesta, reconociendo que el fraude siempre es posible y que la

administración está en la mejor posición para cometerlo.

El desarrollo económico y la globalización han hecho de la auditoría una

necesidad a la que se recurre en el momento en que se requiere determinar la

transparencia de los documentos y las actividades realizadas en las compañías,

haciendo de éstas un espacio de tranquilidad y confianza para sus actores

(accionistas, acreedores, inversionistas, trabajadores), es un fenómeno común en

países en los que se da el desarrollo de grandes multinacionales, la fusión de

medianas y pequeñas empresas, absorción entre entidades y privatizaciones,

creándose así un amplio campo de diferentes y complicadas operaciones de

consolidación que requieren análisis y control, reduciendo de esta manera los

riesgos de presentar información que no sea transparente y aplicando a sus

informes no solo la comprobación de los estados financieros sino generando una

opinión en términos morales, haciendo uso de herramientas con base en muestras

selectivas, aportando calidad a las decisiones que la junta directiva o el propietario

requieran tomar.

2 INTERNATIONAL FEDERATION OF ACCOUNTANTS. Auditoría Financiera de Pymes. New York. 2007. P.414.

23

La teoría existente que menciona las clases de auditoría varía dependiendo del

entorno, la necesidad y los objetivos que se buscan al realizar un trabajo de

verificación de los controles en las empresas, dependiendo del autor se pueden

encontrar varias clasificaciones según para la que se contrate o se requiera; como

aspecto general encontramos que la auditoría cuenta con tres grandes categorías

que son:

Auditorías a los estados financieros: este tipo de auditorías toman como punto de

partida la información que genera la empresa en sus períodos contables y que es

reflejada en el balance general, estado de resultados, estado de cambios en el

patrimonio o estado de flujos de efectivo entre otros, el objetivo es que el auditor

determine si éstos han sido preparados de acuerdo a los principios de contabilidad

generalmente aceptados y si reflejan la realidad o muestran la imagen fiel de la

empresa, explicando su situación patrimonial y posición financiera.

Auditorías de cumplimiento: con estas auditorías se pretende verificar el

cumplimiento de los manuales de control interno y las políticas establecidas por la

junta directiva o los propietarios, es decir, una vez establecidos los programas de

trabajo en la organización y la manera de ejecutarlos, se pretende analizar la

idoneidad de los mismos y su correcto cumplimiento en objetivos y tiempos.

Auditorías operacionales: estas auditorías involucran actividades de verificación en

un área específica de la organización con el objetivo de medir el desempeño de la

misma, por medio de la documentación utilizada al interior, nivel de autorizaciones

para la toma de decisiones, e incluso forma en que éstas son tomadas.

Estas auditorías pueden ser llevadas a cabo tanto por el ente al interior de la

organización encargado de las labores de verificación de cumplimiento de los

controles y que depende directamente de la presidencia de la compañía o de la

junta directiva como por una persona o entidad externa que sirva igualmente para

24

la verificación de los mismos pero sin la dependencia laboral que le implica al

auditor interno ser parte de la organización.

Para dar mayor claridad a la posición del auditor interno y del auditor externo en

las empresas, se deberían tener en cuenta los siguientes aspectos y

características de los tipos de auditorías:3

Auditoría interna: es una actividad independiente que está adscrita a la

presidencia o a la junta directiva que se ejecuta al interior de las organizaciones y

que es realizada por personal idóneo para medir y evaluar la efectividad de los

controles, la misión de los auditores internos es la de evaluar las distintas áreas de

la organización para dar información acerca de su funcionamiento y las

respectivas recomendaciones que permitan corregir las actividades que estén por

fuera del control interno, las mejoras a tiempo de protección del patrimonio y el

mejor manejo de los recursos asignados para el cumplimiento del objetivo

organizacional. El auditor interno debe estar en la organización como una persona

que no pueda depender de aquellos de quienes está dando información a la

presidencia o la junta directiva, dado que de esta manera se crea una total

independencia así haga parte de la nómina de la organización. Entre las funciones

más comunes de un auditor interno podríamos mencionar la de informar

irregularidades detectadas al interior de la organización, verificar la existencia de

activos, promover medidas para proteger los activos, evaluar el nivel de

cumplimiento de los controles al interior de la organización y los procedimientos

establecidos por la dirección y dado el caso en que se requiera modificarlos para

la correcta aplicación a la situación actual y por último tiene como función el servir

de apoyo a la auditoría externa.

3 SANCHEZ FERNANDEZ, José Luis. Teoría y Práctica de la Auditoría. Cuarta

edición. Madrid. 2009. 501p.

25

Auditoría externa: Es una actividad independiente que no está adscrita a la

organización y por medio de un contrato se establece el alcance de la relación

laboral y profesional al interior de la organización, las técnicas fundamentales de

las labores ejecutadas por el auditor externo no difieren sustancialmente de las

ejecutadas por el auditor interno pero si difieren por sus actividades realizadas, por

el sistema de trabajo, por los objetivos perseguidos, por la responsabilidad al

realizar el informe final y por la periodicidad en la actuación. Como ejemplo de

esto tenemos que la responsabilidad del auditor interno es netamente laboral y sus

informes no son utilizados como los del auditor externo de forma pública, la

responsabilidad del auditor externo ante terceros es de carácter civil, penal,

profesional o administrativo y éste se encarga de exponer una opinión acerca de la

razonabilidad de la información, determinar si estos reflejan la realidad de la

organización en sus transacciones realizadas en el período que dura la auditoría.

El auditor externo se encarga de revisar el funcionamiento de las actividades y

determinar cuáles son los puntos débiles pero en su informe no se incluyen las

recomendaciones o correcciones que deba seguir la administración. Los informes

realizados por la auditoría externa son de carácter breve, de acuerdo a un modelo

que ya se tenga establecido, en el que se relacionan las debilidades sustanciales

del manual o control interno y en el que se exponen las razones por las cuales el

auditor externo determine que se deba generar un informe con salvedades o

negativo. La labor del auditor externo además de ser realizado por lo menos una

vez al año, a diferencia del interno que es permanente, se realiza en un período

determinado y no existe una continuidad en el proceso de obtención de

evidencias.

A pesar de las diferencias entre la auditoría interna y la auditoría externa, ambas

trabajan de la mano con los fundamentos de la profesión y tienen como objetivo

general los sistemas de control interno, documentación contable y mercantil, la

experiencia adquirida por los auditores internos se vuelve una fuente de

información muy importante para los auditores externos al momento de ejecutar

sus labores.

26

6. MARCO JURÍDICO

El auditor externo en su informe final además de determinar si lo plasmado en los

estados financieros corresponde a la realidad de la empresa, debe referirse a tres

aspectos de gran importancia que son: el cumplimiento de los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados, dado que lo que se requiere y el objetivo

primordial es demostrar la imagen fiel y la razonabilidad de los estados financieros

y el cumplimiento de la normatividad legal vigente; el auditor debe también cumplir

con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas o las que al momento

correspondan, ya que son la base primordial que le dan la credibilidad y el

fundamento para darle un enfoque práctico y adecuado, estas normas se resumen

en 3 grupos que son: generales, de ejecución del trabajo y de información; para el

primer grupo contamos con entrenamiento y capacidad profesional, independencia

y cuidado o esmero profesional; para el segundo grupo planeamiento y

supervisión, estudio y evaluación del control interno y evidencia suficiente y

competente y por último el grupo de información que incluye: aplicación de los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, consistencia, revelación

suficiente y opinión del auditor. Finalmente, la aplicación del Decreto 0302 de

Febrero 20 de 2015 por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco

técnico normativo para las normas de aseguramiento de la información; dicho

marco normativo contiene: las Normas internacionales de Auditoría (NIA), las

Normas Internacionales de Control de Calidad (NICC), las Normas Internacionales

de Trabajos de Revisión (NITR), las Normas Internacionales de Trabajos para

Atestiguar (ISAE por sus siglas en inglés), las Normas Internacionales de Servicios

Relacionados (NISR) y el Código de Ética para Profesionales de la Contaduría.

Este Decreto será de aplicación obligatoria por los revisores fiscales que presten

sus servicios, a entidades del Grupo 1 y a las entidades del Grupo 2 que tengan

más de 30.000 salarios mínimos legales vigentes (SMMLV) de activos o, más de

200 trabajadores y a aquellas entidades que sin pertenecer al Grupo 1 pero que

27

voluntariamente se acogieron a emplear el marco técnico normativo de dicho

Grupo.

28

7. ASPECTOS METODOLÓGICOS

Para la realización del proyecto se tendrá en cuenta el método de diseño de

investigación descriptiva y analítica; las situaciones presentadas que incluyan el

manejo de inventarios, la utilización de los materiales para exportación, el manejo

de los almacenes y bodegas en tierra al interior de la Comercializadora

Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) serán estudiadas en campo y

se determinarán maneras de abordar las situaciones de riesgo que impliquen

desarrollo de técnicas que impidan la ocurrencia de irregularidades conocidas en

otros casos presentados. Los movimientos realizados con los inventarios serán

descritos y se analizarán para determinar si se asignaron correctamente según las

necesidades de la exportación, o según la estructura determinada para la misma;

los datos resultantes de la investigación y las situaciones presentadas se

analizarán para determinar causas por las que pudieron presentarse y se realizará

el informe de hallazgos que permita a la administración tomar decisiones de

manejo al interior de la organización y que puedan ayudar a la modificación o

mejora del control interno; este caso será abordado con la metodología utilizada

en Auditoría Interna, y ejecutado como parte de la práctica empresarial para la

cual se realizará.

Los datos serán obtenidos por medio de documentación de actividades y archivos

existentes que presenta la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles

S.A (CIAMSA) y el Ingenio productor, estos serán fuente del análisis que se

pretende realizar y soportarán los resultados obtenidos luego de la auditoría. Para

el análisis final de la información y presentación del informe de auditoría se

manejarán patrones que generalmente son usados por los auditores al terminar la

revisión de la información, y dependerá del tipo de resultado que se logre y podrá

ser:

Informe sin salvedades: indica que las actividades realizadas por la administración

y los informes finales presentados, muestran la realidad y la imagen fiel del

29

patrimonio y su situación financiera de un período o la comparación de 2 o más

períodos.

Informe con salvedades: se genera por incumplimiento de principios o normas

contables generalmente aceptadas, por incertidumbre.

Informe con opinión denegada: por limitaciones en el alcance de la auditoría y en

el cual se mencionan los procedimientos de auditoría que no pudieron ser

aplicados y se adjunta en resumen las cuentas de las que trata el informe.

Informe con opinión desfavorable: en el que los auditores informan que las

cuentas anuales o del período o períodos no expresan la imagen fiel del

patrimonio y de la situación financiera.

30

8. RESEÑA HISTÓRICA DEL SECTOR AZUCARERO DEL VALLE DEL

CAUCA Y DE LA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL DE AZÚCARES

Y MIELES S.A. (CIAMSA)

8.1 Historia de la actividad azucarera en el Valle del Cauca

Los inicios de las plantaciones de caña de azúcar “Saccharum officinarum” en

Colombia se dieron en Santa María La Antigua del Darién hacia el año 1510,

introducida en la costa Atlántica alrededor de 1533 por Pedro de Heredia quien

fuera el fundador de Cartagena y en el Valle del Cauca sería plantada en la

estancia de Sebastián de Belalcazar en Yumbo en 1541. Al iniciar la segunda

mitad del siglo XVI fueron fundados tres ingenios a orillas del río Amaime y hacia

el año 1588 se enviaría azúcar y miel hacia panamá. Para el año 1721 ya había en

el Valle del Cauca en funcionamiento 33 trapiches que se encargaban de tratar

variedades de caña como la criolla derivada de las especias introducidas por los

españoles, siendo la variedad Tahití esparcida entre los años 1802 y 1808 por el

territorio Colombiano.

En 1867, Santiago Eder estableció un molino de 3 masas horizontales accionado

por una rueda de hierro que giraba con el impulso de las aguas del rio Nima, hacia

1901 se inauguró en la ciudad de Palmira la fábrica de azúcar blanco granulado

del actual Ingenio Manuelita con máquinas a vapor que fueron importadas desde

Escocia aumentando la capacidad de molienda hasta 50 toneladas de caña cada

doce horas. En 1926 fue fundado el Central Azucarero del Valle o Ingenio

Providencia por el señor Modesto Cabal con una capacidad de molienda de 500

toneladas de caña en un día. En 1928 por obra de Hernando Caicedo inició

labores de producción el Ingenio Riopaila y entre las década de 1930 a 1950

iniciaron actividades otros de los Ingenios de la región, convirtiéndose en la mayor

zona de producción azucarera del país.

El sector azucarero colombiano se encuentra ubicado en el Valle del Cauca y

abarca 47 municipios desde el norte del departamento del Cauca pasando por la

franja central del Valle del Cauca, hasta el sur del departamento de Risaralda con

alrededor de 225.000 hectáreas sembradas y que abastecen a 13 ingenios de la

31

región (Cabaña, Carmelita, Manuelita, María Luisa, Mayagüez, Pichichí, Risaralda,

Sancarlos, Tumaco, Riopaila-Castilla, Incauca y Providencia). Desde el año 2005,

cinco de los trece ingenios cuentan con destilerías anexas para la producción de

alcohol carburante (Incauca, Manuelita, Providencia, Mayagüez y Risaralda).

Gracias al clima privilegiado de la región, al igual que en Hawái y el norte de Perú,

se puede sembrar y cosechar caña durante todos los meses del año.

8.2 Principales cifras

En el año 2013, Colombia produjo 2,12 millones de toneladas de azúcar y de

alcohol carburante se produjeron 387 millones de litros, los cuales fueron

destinados a la mezcla con gasolina en una proporción de 8% de etanol y 92% de

gasolina.

El consumo de azúcar en Colombia fue de 1,69 millones de toneladas, de las

cuales el 52% se destinó al consumo directo en los hogares y un 48% a la

fabricación de productos alimenticios como bebidas para consumo humano y otros

productos industriales. En el año 2013 se exportaron 671 mil toneladas de azúcar,

de las cuales el 66% se dirigió a Chile, Islas del Caribe, Perú, Estados Unidos,

Haití, México y Bolivia. El resto del azúcar se exportó hacia otros destinos

alrededor del mundo. Entre los mayores productores de caña de azúcar en el

mundo según las cifras reveladas por la FAO expresados en millones de toneladas

están Brasil con 386.2, India con 265, China con 147, Tailandia con 74, Pakistán y

México con 42, Colombia con 36,6 y Australia con 36.

32

Tabla No 1. Mayores productores de caña de azúcar

Mayores productores de caña de azúcar

MM de Toneladas

Brasil 386,2

India 265

China 147

Tailandia 74

Pakistán 42

México 42

Colombia 36,6

Australia 36

Fuente: FAO - Food and Agriculture Organization/Organización de las

Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación.

8.3 Historia, estructura, actividad y principales cifras.

La Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A. (CIAMSA) fue

constituida en mayo de 1961, por integrantes de la industria azucarera

colombiana, basada en las necesidades e intereses de dicho sector; su razón

social era Colombiana de Mieles S.A. en ese mismo año, la sociedad adquirió un

lote en Palmira de 32.000 m2 cuatro y (4) tanques de miel, tres (3) en

Buenaventura y uno (1) en Palmira; en 1971 se aprobó la adquisición del lote para

la sede social en la ciudad de Cali año en el que se realizaron inversiones por más

de US$135.000 en Buenaventura para la exportación de azúcar a granel.

La primera exportación de azúcar a granel data del 24 de enero de 1972 por

10.321 Toneladas Métricas, en el año 1981 la sociedad recibió su inscripción en el

registro de las comercializadoras internacionales y por ello su razón social se

modificó a Sociedad Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A; en

1986 se inició la exportación de azúcar en sacos. La primera exportación en esta

modalidad fue por 8.600 toneladas. En los últimos 5 años los volúmenes de

33

exportación de azúcar han oscilado entre las 480.000 hasta más de 1.000.000 de

toneladas métricas anuales y durante los últimos 24 años, CIAMSA ha exportado

20.202.710 toneladas de azúcar y subproductos en contenedores, carga suelta y

granel teniendo como destinos de estas exportaciones países como Canadá,

Estados Unidos, México, Haití, Jamaica, Perú, Chile Europa y el oriente medio,

entre otros; de esta manera CIAMSA se constituye en un importante generador de

empleo en la región. En el año 2011 se generaron más de 260 empleos directos y

más de 1000 empleos indirectos, esta cifra varía según el volumen de azúcar

exportado, pero en los últimos 5 años, la cifra más baja de empleos directos

generados ha sido superior a los 200 y la más alta puede sobrepasar los 500

empleos directos.

CIAMSA cuenta con una Junta Directiva compuesta por representantes de los

Ingenios productores, un Presidente encabezando el área de Direccionamiento

Estratégico, 4 procesos de prestación del servicio (Comercial, Coordinación

Logística, Recibo y Almacenaje, y Embalaje/Embarque), 10 procesos de soporte a

la prestación del servicio (Control de Calidad del producto, Mantenimiento,

Compras, Tecnología e Informática, Gestión Humana, Verificación Metrológica,

Almacenamiento de Materiales, Coordinación de Equipos, Seguridad y

Aseguramiento y Mejoramiento de la Calidad.

34

Figura No 1. Mapa de Procesos CIAMSA

Fuente: Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles, proceso de

Aseguramiento y Mejoramiento de la Calidad – Mapa de Procesos.

8.4 Canal de distribución al mercado internacional.

La Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A (CIAMSA) se ha

constituido como el principal canal distribuidor de los productos derivados de la

caña de azúcar provenientes de los Ingenios azucareros del suroccidente

Colombiano (Valle del Cauca, Cauca y Risaralda), durante las últimas dos

décadas ha exportado más de 20 millones de toneladas a países como Chile,

Estados Unidos de Norte América, Jamaica, Haití, España y Francia entre otros.

Entre las actividades relacionadas con la exportación, CIAMSA se encarga de

vender, recibir el azúcar en almacenes de tránsito en el puerto de Buenaventura,

35

realizar la operación portuaria (recepción, almacenamiento, distribución, embalaje

de contenedores, embarque de motonaves a granel) para lo cual cuenta con una

amplia infraestructura que le permite la movilización de alrededor de entre 480.000

y 1.000.000 de toneladas anualmente. Sus operaciones son el resultado de las

estrategias operativas establecidas con los patios de contenedores pertenecientes

a las navieras, otros operadores portuarios, agencias de aduanas, instalaciones

pertenecientes a la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura, TCBUEN,

empresas transportadoras, Depósitos habilitados de carga, agencias de empleo,

entre otras, que coadyuvan al desarrollo de una actividad coordinada.

Figura No 2. Puerto de Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura

Fuente: Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura

36

9. RESULTADOS

9.1 Almacenamiento de azúcar.

CIAMSA cuenta con 3 bodegas en el puerto de Buenaventura en las cuales se

almacena el azúcar que se destina para las exportaciones y cuyo tiempo de

almacenamiento no puede superar los 30 días para los azúcares blancos y 45 días

para los azúcares crudos debido al comportamiento de la humedad relativa y la

característica higroscópica del azúcar.

El caso de diferencia de inventarios de sacos de azúcar entre el Ingenio El Portal y

la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A tiene su origen en el

segundo semestre del año 2014 luego de la presentación de los informes de

existencias del Ingenio y la comparación con los de CIAMSA en los que se

observó que no correspondían en sus cantidades, situación detectada en el

proceso de revisión por parte de la Administración en cabeza de la Jefatura de

Bodegas y como parte de la revisión realizada en la práctica empresarial.

CIAMSA cuenta con un sistema de información y transacciones (SAP) en el que

se registran todos los ingresos de azúcar con un movimiento 903, y las salidas con

los movimientos 351, traslados a otros estados con el movimiento 311 y se cierra

el ciclo al momento de generar la facturación con un movimiento 953 con el que se

descargan los inventarios; sus operaciones de recibo, almacenaje y embalaje de

azúcar se encuentran vigiladas por un circuito cerrado de televisión que soporta

las operaciones diarias y controla cualquier movimiento realizado en las

instalaciones de CIAMSA.

37

9.2 Generalidades, tipos de azúcar, soportes de ingresos, movimientos,

exportaciones.

9.2.1 Generalidades al ingreso de vehículos.

Los vehículos que ingresan para ser descargados en las instalaciones de CIAMSA

son registrados con información como placa, remolque, empresa transportadora,

identificación del conductor, calidad del producto a ingresar, tipo de azúcar,

cantidad, código del material, lote asignado interno, Ingenio productor, unidad de

medida, entre otros, esta información es suficiente para establecer una

trazabilidad completa del origen del producto; todo esto asignado a un número de

entrega con la que la exportación es identificada desde el momento del recibo.

Tabla No 2. Ejemplo de registro de ingreso de sacos de azúcar


Recibo y Almacenaje.

9.2.2 Tipos de azúcar.

Entre los tipos de azúcar exportados por CIAMSA se tienen los refinos, blancos,

crudos y turbinados, en cuya escala de color medida en unidades internacionales

ICUMSA se resumen de la siguiente manera:

38

Tabla No 3. Tipos de azúcar según rango de color

Tipo de Azúcar Máx. Unidades ICUMSA

Refino Grado 1 30

Refino Grado 2 45

Blanco tipo A 150

Blanco tipo B 180

Blanco tipo C 250

Crudo 800-1500

Turbinado 2500-3500

Fuente: Libro de Métodos ICUMSA (International Commission for Uniform

Methods of Sugar Analysis)

9.2.3 El Zarpe, soporte fundamental de la exportación.

CIAMSA registra sus exportaciones en un documento que reúne toda la

información correspondiente a la exportación de azúcar y en el cual se incluye

información relevante como: motonave embarcada, número de viaje, destino,

cliente, número de entrega, tipo de azúcar, operador, supervisión externa, país de

destino, identificación del contenedor, sellos de seguridad asignados al contenedor

de CIAMSA, de Policía Antinarcóticos y de Supervisión Externa, Ingenio productor,

tipo de empaque, fecha de llenado del contenedor o de la motonave, número de

sacos asignados, tipo de contenedor y peso.

39

Figura No 3. Zarpe – Listado de Contenedores embalados


Embarque/Embalaje.

9.2.4 Ingreso de azúcar.

Durante el período Julio-Diciembre del año 2014, ingresaron 129 vehículos de

azúcar Blanco tipo A del Ingenio El Portal con un total de 84.326 quintales (sacos

x 50 Kg.) de azúcar equivalentes a 4.216.300 Kg. Estos ingresan con un lote de

identificación único y se referencian con la entrega a la cual estarán sujetos a

exportación para poder tener una trazabilidad completa desde el ingreso del

vehículo.

40

Tabla No 4. Vehículos recibidos del Ingenio El Portal durante el período

Julio-Diciembre de 2014

Vehículo Material Texto Entrega UMB Ctd.UME Texto cl-mov. Registrado Lote

1 200014 AZ. BCO TIPOA CAL.WHITE SUGAR CARMELITA9032453 S50 680 Entrada Sacos 03/07/2014 10125392



4 200014 AZ. BCO TIPOA CAL.WHITE SUGAR CARMELITA9032453 S50 450 Entrada Sacos 03/07/2014 10124835B






10 200014 AZ. BCO TIPOA CAL.WHITE SUGAR CARMELITA9032501 S50 370 Entrada Sacos 12/07/2014 10125912A











41



















































42



















































43


Embarque/Embalaje.

9.2.5 Entregas programadas para la exportación.

Los 129 vehículos ingresaron para ser despachados en 14 entregas con destino al

puerto de Valparaíso en Chile cuya cantidad total a embalar fue de 83.210

quintales. El azúcar fue embalado en un total de 157 contenedores de 20 pies con

una cantidad de 530 sacos por contenedor llevando en peso el equivalente a

26.500 Kg. por contenedor y en total 4.160.500 Kg. de azúcar para el total de las

entregas.

Tabla No 5. Entregas Ingenio El Portal Julio-Diciembre de 2014

Fuente: Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles, proceso

Comercial.










TOTAL DE SACOS RECIBIDOS DEL INGENIO EL PORTAL 84.326

Cantidad

de

Entregas

N° de

Entrega

Q

contenedore

s nominados

Q sacos X

contenedor

Q sacos

nominados

Peso (Kg)

X Saco

Peso neto -

Embalado

1 9032453 7 530 3.710 50 185.500

2 9032501 5 530 2.650 50 132.500

3 9032515 10 530 5.300 50 265.000

4 9032531 16 530 8.480 50 424.000

5 9032549 6 530 3.180 50 159.000

6 9032570 7 530 3.710 50 185.500

7 9032591 12 530 6.360 50 318.000

8 9032621 6 530 3.180 50 159.000

9 9032646 7 530 3.710 50 185.500

10 9032668 10 530 5.300 50 265.000

11 9032690 16 530 8.480 50 424.000

12 9032716 17 530 9.010 50 450.500

13 9032733 23 530 12.190 50 609.500

14 9032756 15 530 7.950 50 397.500

TOTALES 157 83.210 4.160.500

44

9.2.6 Contenedores embalados y embarcados.

Para dar cumplimiento a las entregas programadas para la exportación de los

83.210 sacos de azúcar, CIAMSA embaló un total de 157 contenedores de 20 pies

con una capacidad total de 530 sacos por unidad equivalente a 26,5 Toneladas.

Los contenedores fueron embarcados en motonaves de propiedad de diferentes

navieras cuya gestión documental es realizada por la agencia de aduanas

Sercodex de propiedad de la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles

y cumpliendo con los requisitos de exportación dictadas por las autoridades

portuarias, de Policía, ICA, INVIMA como cantidades, calidades, inspecciones

antinarcóticos y de cumplimiento sanitario y fitosanitario para azúcar.

Tabla No 6. Contenedores embalados - Ingenio El Portal


Ítem Contenedor Cant. Sacos

embalados Destino Entrega

1 HLXU 354659-5 530 Valparaíso-Chile 9032453

2 TCLU 202750-2 530 Valparaíso-Chile 9032453

3 GLDU 504242-1 530 Valparaíso-Chile 9032453

4 MEDU 129208-6 530 Valparaíso-Chile 9032453

5 TGHU 101973-3 530 Valparaíso-Chile 9032453

6 MSCU 609544-2 530 Valparaíso-Chile 9032453

7 APZU 360517-0 530 Valparaíso-Chile 9032453







14 INKU 279987-6 530 Valparaíso-Chile 9032515

15 TEXU 536273-7 530 Valparaíso-Chile 9032515




45

19 FCIU 831360-8 530 Valparaíso-Chile 9032515




23 CAXU 993703-2 530 Valparaíso-Chile 9032531







30 CRXU 955505-5 530 Valparaíso-Chile 9032531






36 GESU 481058-1 530 Valparaíso-Chile 9032531









45 CAXU 967265-3 530 Valparaíso-Chile 9032570

46 DFSU 683467-9 530 Valparaíso-Chile 9032570



49 CARU 963242-3 530 Valparaíso-Chile 9032570

50 TCKU 358571-2 530 Valparaíso-Chile 9032570




46



56 CXDU 208961-5 530 Valparaíso-Chile 9032591

57 TRHU 148231-2 530 Valparaíso-Chile 9032591


59 CADU 203668-6 530 Valparaíso-Chile 9032591

60 SUDU 765339-3 530 Valparaíso-Chile 9032591

61 CADU 202014-4 530 Valparaíso-Chile 9032591


63 FESU 210968-0 530 Valparaíso-Chile 9032591





68 HASU 100682-2 530 Valparaíso-Chile 9032621












80 TCKU 292292-7 530 Valparaíso-Chile 9032668




84 GATU 085813-3 530 Valparaíso-Chile 9032668

85 CPSU 181552-5 530 Valparaíso-Chile 9032668




47

89 HLBU 104014-7 530 Valparaíso-Chile 9032690


91 TRHU 141771-8 530 Valparaíso-Chile 9032690


93 GESU 143308-3 530 Valparaíso-Chile 9032690


95 BEAU 216168-1 530 Valparaíso-Chile 9032690


97 AMFU 300212-4 530 Valparaíso-Chile 9032690

98 CPSU 177852-4 530 Valparaíso-Chile 9032690


100 HLXU-308750-0 530 Valparaíso-Chile 9032690








108 FCIU-246563-0 530 Valparaíso-Chile 9032716

109 BHCU-306506-1 530 Valparaíso-Chile 9032716

110 CRSU-101038-1 530 Valparaíso-Chile 9032716


112 FESU 211289-4 530 Valparaíso-Chile 9032716









121 SUDU-392049-1 530 Valparaíso-Chile 9032733


123 HASU-118575-4 530 Valparaíso-Chile 9032733

48


Embarque/Embalaje.











134 GESU-362663-0 530 Valparaíso-Chile 9032733

135 TCKU-135776-0 530 Valparaíso-Chile 9032733

136 IVLU-955975-7 530 Valparaíso-Chile 9032733





141 GESU-365047-3 530 Valparaíso-Chile 9032733

142 MOAU 069980-6 530 Valparaíso-Chile 9032733

143 MOAU 771683-9 530 Valparaíso-Chile 9032756


145 HLXU -307622-8 530 Valparaíso-Chile 9032756




149 CLHU 291492-2 530 Valparaíso-Chile 9032756




153 CLHU 381657-7 530 Valparaíso-Chile 9032756




157 GATU-096046-4 530 Valparaíso-Chile 9032756

Total sacos embalados 83.210

49

9.2.7 Averías.

Durante la operación de recibo, almacenamiento y embalaje se generaron un total

de 467 sacos averiados, los cuales no pueden ser embalados y son catalogados

como producto no conforme (PNC) cuyo destino final será la bodega en la que se

procede a su rajado y conversión a granel; este producto permanece ahí hasta

que se nomine una motonave de azúcar en estas condiciones cuyo destino no

podrá ser el consumo humano sino industrial. Luego de la operación de embalaje,

quedaron en bodega un total de 649 sacos aptos para ser asignados a otros

compromisos y donde radica la diferencia entre los informes de inventario finales

entre la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles y el Ingenio El

Portal, situación detectada para el caso de aplicación de la práctica empresarial

por la Administración en cabeza de la Jefatura de Bodegas.

Tabla No 7. Total avería generadas Ingenio El Portal



Embarque/Embalaje.

Cantidad

de

Entregas

N° de

Entrega

PNC

(averías)

Peso

neto -

Averías

Acumul

averías

Conforme

otros

estados

1 9032453 23 1.150 23 102

2 9032501 25 1.250 48 542

3 9032515 25 1.250 73 627

4 9032531 35 1.750 108 518

5 9032549 25 1.250 133 712

6 9032570 23 1.150 156 775

7 9032591 23 1.150 179 597

8 9032621 31 1.550 210 890

9 9032646 19 950 229 627

10 9032668 25 1.250 254 746

11 9032690 49 2.450 303 683

12 9032716 48 2.400 351 439

13 9032733 61 3.050 412 489

14 9032756 55 2.750 467 649

TOTALES 467 23.350

50

Las 73 averías generadas en el embalaje de las entregas 9032453, 9032501 y

9032515 fueron registradas en el formato de averías # 002190 el 13 de Julio de

2014 y asentadas en el sistema de información SAP cuyo consecutivo generado

fue el SAP-00001983. El peso total fue de 3.650 Kg.

Figura No 4. Formato de averías Embalaje – 73 sacos (3.650 Kg.)


Embarque/Embalaje.

51


9032570 fueron registradas en el formato de averías # 002513 el 09 de

Septiembre de 2014 y asentadas en el sistema de información SAP cuyo

consecutivo generado fue el SAP-00002521. El peso total fue de 4.150 Kg.



Embarque/Embalaje.

52

Las 147 averías generadas en el embalaje de las entregas 9032591, 9032621,

9032646, 9032668 y 9032690 fueron registradas en el formato de averías #

002716 el 11 de Octubre de 2014 y asentadas en el sistema de información SAP

cuyo consecutivo generado fue el SAP-00002843. El peso total fue de 7.350 Kg.



Embarque/Embalaje.

53


9032756 fueron registradas en el formato de averías # 002931 el 24 de Octubre de

2014 y asentadas en el sistema de información SAP cuyo consecutivo generado

fue el SAP-00003110. El peso total fue de 8.200 Kg.



Embarque/Embalaje.

54

Al 26 de Diciembre de 2014, el área de Control de Calidad realizó análisis al

producto remanente en bodegas, obteniendo como resultado que los 434 sacos

que estaban aptos, debían ser pasados a conversión por no cumplir con los

parámetros de calidad establecidos para azúcares blanco tipo A; la transacción fue

registrada en el formato de averías # 003107 el 26 de Diciembre de 2014 y no fue

asentada en el sistema de información SAP hecho que generó diferencias entre la

información en libros y física.

Figura No 8. Formato de averías incumplimiento de parámetros de Calidad –

434 sacos (21.700 Kg.)


Control de Calidad.

55

9.2.8 Zarpe de producto embalado.

En total se ejecutaron 6 Zarpes de motonaves pertenecientes a diferentes

navieras en los que se embarcaron los 157 contenedores con 83.210 sacos de

azúcar blanco tipo A del Ingenio El Portal.

Tabla No 8. Zarpe MN CONTI ARABELLA V. 345 con 11.660 sacos Ingenio El

Portal


Embarque/Embalaje.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

9032515

9032515

9032515

9032515

9032515

9032515

9032501

9032501

9032515

9032515

9032515

9032515

50

11660

ENTREGA

9032453

9032453

9032453

9032453

9032453

9032453

9032453

50

50

50

50

50

50

50

50

50

50

50

50

530

530

530

50

50

50

50

50

50

9032501

9032501

9032501

PRESENTACIÓN

50

50

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

26.500

PESO BRUTO

26.500

26.500

26.500

26.500

530

530

530

530

530

530

530

530

CANT. SACOS

530

530

530

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

20

TIPO DE CONTENEDOR

20

20

20

20

583.000 TOTALES

530

530

530

MSCU 842351-4

FCIU 831360-8

INKU 650314-9

MEDU 848909-8

TCLU 571292-1

530

530

530

530

530

MEDU 869437-0

MSCU 985263-7

INKU 279987-6

TEXU 536273-7

MEDU 851498-7

MEDU 865586-1

MSCU 609544-2

APZU 360517-0

GLDU 523933-9

APZU 336710-7

APZU 336306-1

APZU 321040-0

HLXU 354659-5

TCLU 202750-2

GLDU 504242-1

MEDU 129208-6

TGHU 101973-3

DESTINO: VALPARAÍSO

EMBALAJE DE AZÚCAR EN:

CONTENEDOR

AZ. BLANCO TIPO A.

INGENIO: EL PORTALCHILE

COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL DE AZÚCARES Y MIELES S.A - CIAMSA

LISTADOS DE CONTENEDORES EMBALADOS

M/N: CONTI ARABELLA V. 345

50

50

56

Tabla No 9. Zarpe MN ACAPULCO V. 134 con 15.370 sacos Ingenio El Portal


Embarque/Embalaje.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29 APZU 393121-7 20 530 50 9032570 26.500

TCKU 358571-2 20 530 50 9032570 26.500

CARU 963242-3 20 530 50 9032570 26.500

TGHU 861466-1 20 530 50 9032570 26.500

GLDU 732612-9 20 530 50 9032570 26.500

DFSU 683467-9 20 530 50 9032570 26.500

CAXU 967265-3 20 530 50 9032570 26.500

TOTALES 15370 50 768.500

TGHU 790819-4 20 530 50 9032554 26.500

MSCU 855458-2 20 530 50 9032553 26.500

MSCU 861916-9 20 530 50 9032552 26.500

MEDU 840123-4 20 530 50 9032551 26.500

TGHU 793687-4 20 530 50 9032550 26.500

INKU 648569-9 20 530 50 9032549 26.500

MSCU 920233-3 20 530 50 9032531 26.500

MSCU 705681-5 20 530 50 9032531 26.500

GESU 481058-1 20 530 50 9032531 26.500

MSCU 791959-9 20 530 50 9032531 26.500

MSCU 758381-6 20 530 50 9032531 26.500

MEDU 888360-3 20 530 50 9032531 26.500

MSCU 727583-4 20 530 50 9032531 26.500

GLDU 751211-8 20 530 50 9032531 26.500

CRXU 955505-5 20 530 50 9032531 26.500

MSCU 723875-9 20 530 50 9032531 26.500

MSCU 826342-1 20 530 50 9032531 26.500

MEDU 872741-0 20 530 50 9032531 26.500

26.500

MSCU 970869-8 20 530 50 9032531 26.500



M/N: ACAPULCO V. 134

DESTINO: VALPARAÍSO INGENIO: EL PORTALCHILE

EMBALAJE DE AZÚCAR EN: AZ. BLANCO TIPO A.

CONTENEDOR TIPO DE CONTENEDOR CANT. SACOS PRESENTACIÓN ENTREGA PESO BRUTO

CAXU 993703-2 20 530 50 9032531 26.500

MSCU 755096-2 20 530 50 9032531 26.500

MSCU 816804-4 20 530 50 9032531

57

Tabla No 10. Zarpe MN ACAPULCO V. 711 con 18.550 sacos Ingenio El Portal


Embarque/Embalaje.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35 TCLU 282011-5 20 530 50 9032668 26.500

CPSU 181552-5 20 530 50 9032668 26.500

GATU 085813-3 20 530 50 9032668 26.500

HLXU 319942-8 20 530 50 9032668 26.500

26.500

HLXU 355054-8 20 530 50 9032668 26.500

HLXU 313242-4 20 530 50 9032668

TOTALES 18550 50 927.500

TCKU 292292-7 20 530 50 9032668 26.500

SUDU 797179-5 20 530 50 9032668 26.500

SUDU 765280-1 20 530 50 9032668 26.500

SUDU 784384-0 20 530 50 9032668 26.500

SUDU 195419-4 20 530 50 9032646 26.500

SUDU 733618-8 20 530 50 9032646 26.500

SUDU 379046-4 20 530 50 9032646 26.500

SUDU 139560-3 20 530 50 9032646 26.500

SUDU 791791-6 20 530 50 9032646 26.500

SUDU 773885-0 20 530 50 9032646 26.500

SUDU 781383-0 20 530 50 9032646 26.500

SUDU 134992-7 20 530 50 9032621 26.500

HASU 100682-2 20 530 50 9032621 26.500

SUDU 184924-4 20 530 50 9032621 26.500

SUDU 785432-0 20 530 50 9032621 26.500

SUDU 180436-3 20 530 50 9032621 26.500

SUDU 787365-4 20 530 50 9032621 26.500

FESU 210968-0 20 530 50 9032591 26.500

SUDU 176215-0 20 530 50 9032591 26.500

CADU 202014-4 20 530 50 9032591 26.500

SUDU 765339-3 20 530 50 9032591 26.500

CADU 203668-6 20 530 50 9032591 26.500

FCIU 468133-0 20 530 50 9032591 26.500

TRHU 148231-2 20 530 50 9032591 26.500

CXDU 208961-5 20 530 50 9032591 26.500

MSCU 157339-0 20 530 50 9032591 26.500

FCIU 375788-9 20 530 50 9032591 26.500

APZU 323028-5 20 530 50 9032591 26.500

APZU 211745-9 20 530 50 9032591 26.500




M/N: ACAPULCO V. 711



58

Tabla No 11. Zarpe MN CAP VILANO V. 980 con 17.490 sacos Ingenio El

Portal


Embarque/Embalaje.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

TOTALES 17490 50 874.500

SUDU 798133-0 20 530 50 9032716 26.500

SUDU 775754-6 20 530 50 9032716 26.500

SUDU 147457-5 20 530 50 9032716 26.500

HASU 113483-9 20 530 50 9032716 26.500

SUDU 177471-5 20 530 50 9032716 26.500

HASU 113959-5 20 530 50 9032716 26.500

SUDU 751616-9 20 530 50 9032716 26.500

FESU 211289-4 20 530 50 9032716 26.500

HLXU-302792-2 20 530 50 9032716 26.500

CRSU-101038-1 20 530 50 9032716 26.500

BHCU-306506-1 20 530 50 9032716 26.500

FCIU-246563-0 20 530 50 9032716 26.500

HLXU-109455-7 20 530 50 9032716 26.500

HLXU-306307-2 20 530 50 9032716 26.500

HLXU-314674-7 20 530 50 9032716 26.500

HLXU-317685-0 20 530 50 9032716 26.500

HLXU-112024-0 20 530 50 9032716 26.500

HLXU-113785-4 20 530 50 9032690 26.500

HLXU-339843-5 20 530 50 9032690 26.500

HLXU-308750-0 20 530 50 9032690 26.500

HLBU 122845-3 20 530 50 9032690 26.500

CPSU 177852-4 20 530 50 9032690 26.500

AMFU 300212-4 20 530 50 9032690 26.500

HLBU 118778-1 20 530 50 9032690 26.500

BEAU 216168-1 20 530 50 9032690 26.500

HLXU 334173-8 20 530 50 9032690 26.500

GESU 143308-3 20 530 50 9032690 26.500

HLBU 112070-4 20 530 50 9032690 26.500

TRHU 141771-8 20 530 50 9032690 26.500

FCIU 471378-2 20 530 50 9032690 26.500

HLBU 104014-7 20 530 50 9032690 26.500

26.500

TGHU 309214-2 20 530 50 9032690 26.500

TIPO DE CONTENEDOR CANT. SACOS PRESENTACIÓN ENTREGA PESO BRUTO

HLXU 306733-4 20 530 50 9032690



M/N: CAP VILANO V. 980



CONTENEDOR

59

Tabla No 12. Zarpe MN AUSTRALIA V. 428 con 12.190 sacos Ingenio El Portal


Embarque/Embalaje.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

TOTALES 12190 50 609.500

MOAU 069980-6 20 530 50 9032733 26.500

GESU-365047-3 20 530 50 9032733 26.500

HLXU-112506-7 20 530 50 9032733 26.500

HLXU-223438-1 20 530 50 9032733 26.500

HLXU-302303-8 20 530 50 9032733 26.500

HLXU-327231-8 20 530 50 9032733 26.500

IVLU-955975-7 20 530 50 9032733 26.500

TCKU-135776-0 20 530 50 9032733 26.500

GESU-362663-0 20 530 50 9032733 26.500

HLXU-345213-5 20 530 50 9032733 26.500

HLXU-325906-5 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-773931-0 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-785326-2 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-730340-9 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-741885-6 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-748062-0 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-743464-6 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-193681-6 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-781442-0 20 530 50 9032733 26.500

HASU-118575-4 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-143601-9 20 530 50 9032733 26.500

SUDU-392049-1 20 530 50 9032733 26.500



M/N: AUSTRALIA V. 428




HASU 105027-6 20 530 50 9032733 26.500

60

Tabla No 13. Zarpe MN DOLPHIN V. 355 con 7.950 sacos Ingenio El Portal


Embarque/Embalaje.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

TOTALES 7950 50 397.500

GATU-096046-4 20 530 50 9032756 26.500

HLXU-119867-5 20 530 50 9032756 26.500

HLXU-130226-5 20 530 50 9032756 26.500

HLXU-334302-6 20 530 50 9032756 26.500

CLHU 381657-7 20 530 50 9032756 26.500

HLXU 343706-4 20 530 50 9032756 26.500



M/N: DOLPHIN V. 355




MOAU 771683-9 20 530 50 9032756 26.500

HLXU 328132-5 20 530 50 9032756 26.500

HLXU -307622-8 20 530 50 9032756 26.500

HLXU 211938-8 20 530 50 9032756 26.500

HLXU 324074-8 20 530 50 9032756 26.500

TGHU 121991-6 20 530 50 9032756 26.500

CLHU 291492-2 20 530 50 9032756 26.500

HLXU 110489-2 20 530 50 9032756 26.500

HLXU 307393-3 20 530 50 9032756 26.500

61

9.3 Auditoría.

A continuación se detallan los procedimientos llevados a cabo para la elaboración

de la auditoría a los inventarios de azúcar blanco tipo A del Ingenio el Portal, de la

misma manera se muestran los resultados obtenidos en el informe final de

auditoría y las recomendaciones y oportunidades de mejora identificadas.

9.3.1 Programa de Auditoría.

I. Establecer los objetivos de la prueba.

a. Cuenta a probar: Materiales de terceros - Azúcar sacos de 50 Kg. Blanco Tipo

A Ingenio El Portal.

b. Conciliación de la cuenta: Al 30 de Diciembre de 2014, la cuenta Materiales de

terceros - Azúcar en sacos de 50 Kg. Blanco Tipo A – Ingenio El Portal en la

Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A. registraba un saldo

de $75.726.804 se obtienen saldos según transacciones FAGLB03 y MB5B,

representado en la existencia de 1.116 sacos a razón de $67.855,56/Saco.

Tabla No 14. Costo azúcar blanco tipo A Ingenio El Portal año 2014


Direccionamiento Estratégico.

62

c. Fecha de la toma física: 30 de Diciembre de 2014.

d. Objetivo 1: Evaluar la integridad de los controles efectuados durante la toma

física del inventario realizado por la administración.

e. Objetivo 2: Verificar los atributos, características, existencia física, condiciones

y almacenamiento de los materiales seleccionados en los almacenes de

CIAMSA Buenaventura.

f. Objetivo 3: Validar la integridad y razonabilidad de las cantidades y su

valoración contra lo registrado en el sistema SAP.

II. Definir el universo.

a. Universo: Existencias de Materiales de terceros - Azúcar en sacos de 50 Kg.

Blanco Tipo A – Ingenio El Portal al 30 de Diciembre de 2014 en los

almacenes de CIAMSA Buenaventura obtenido con la transacción MB52 de

SAP por parte del Jefe de Almacén cuyo resultado arrojó la existencia de 1.116

sacos a razón de $67.855,56/Saco con un costo total de $75.726.804

III. Definir el error.

El error se define como:

a. Diferencias resultantes del conteo que no puedan ser justificadas

apropiadamente.

b. Los controles y procedimientos de la Compañía para la salvaguarda y custodia

de inventarios que no se hayan cumplido de manera apropiada.

c. Atributos de materiales no acordes a sus características físicas ni a la

razonabilidad financiera.

63

IV. Documentar la base de selección.

Se obtuvo un archivo en Excel con el detalle de las existencias y movimientos de

Materiales de terceros - Azúcar en sacos de 50 Kg. Blanco Tipo A – Ingenio El

Portal en CIAMSA al 30 de Diciembre de 2014, las cuales ascendieron 1.116

unidades sumando en total $75.726.804.

V. Documentar los resultados de las pruebas realizadas.

Programa de trabajo Trabajo realizado

a. Inspeccionar las instalaciones para determinar si:

i. El inventario ha sido dispuesto

de tal manera que permita un recuento adecuado.

i. Los materiales se encontraban

dispuestos de tal manera que se facilitó su conteo encontrándose ubicados según la información que arrojó SAP en su transacción LX02.

ii. El inventario se encuentra en buenas condiciones, con espacio de almacenamiento adecuado, y los artículos están adecuadamente empacados o almacenados de manera conveniente para el segundo conteo.

ii. Los materiales se encuentran en condiciones adecuadas de almacenamiento y sus empaques corresponden a los requeridos para conservar sus características originales.

iii. Los artículos obsoletos, dañados no conformes y desechados están adecuadamente identificados y separados.

iii. El Producto PNC se encontraba dispuesto en ubicación diferente del producto conforme.

iv. Los inventarios parecen estar adecuadamente protegidos contra el acceso de personas no autorizadas, así como contra el deterioro.

iv. El acceso al almacén de Repuestos es restringido y se encuentran protegidas contra lluvia u otros.

64


b. Al observar los conteos físicos del inventario, determinar si:

i. Los conteos se realizan bajo

supervisión adecuada, determinar si este funcionario es ajeno a las funciones de custodia y registro de los inventarios, observar si las personas que supervisan los conteos realizan pruebas en todas las áreas y revisan todas las áreas donde se mantienen inventarios para asegurarse que se han contado en su totalidad y que los conteos se han registrado.

i. El conteo físico fue realizado por personal ajeno a CIAMSA con la asistencia permanente del Jefe de bodega.

ii. Se realizan procedimientos apropiados para controlar los movimientos de inventarios (p.ej., transferencias, selección de inventarios, etc.) durante el conteo.

ii. El En el proceso de Conteo se utilizaron Stickers en cada saco/pallet como mecanismo de control para garantizar visualmente que todos los productos seleccionados fuesen incluidos en el conteo. Se validó junto con el Jefe de bodega que todos los ítems seleccionados fuesen contados.

iii. Las cantidades y descripciones se anotan adecuadamente en las tarjetas u hojas de inventario.

iii. Se utilizaron hojas de inventario, en las cuales eran ingresadas las cantidades verificadas por cada grupo de conteo representado por funcionarios ajenos a CIAMSA.

iv. Los métodos usados para determinar las cantidades son razonables.

iv. El conteo se realizó con presencia permanente del Jefe de bodega o la persona delegada para remplazar sus actividades de apoyo.

65


v. Existen procedimientos adecuados para determinar las cantidades de productos no susceptibles de conteo físico directo.

v. No aplica, en las bodegas no hay material diferente a sacos de azúcar de 50 Kg.

vi. Los totales del conteo son verificados adecuadamente por personal distinto del que lo realizó originalmente;

vi. Los conteos de unidades inicialmente fueron efectuados por funcionarios ajenos a CIAMSA junto con el Jefe De bodega o el personal asignado por el Jefe de bodega para ejecutar sus funciones de apoyo a conteo, posteriormente se realizaron segundo conteo por parte del Jefe de bodega y Auxiliar en compañía de funcionario del equipo de conteo ajeno a CIAMSA y las diferencias finales fueron validadas y firmadas por el Jefe de Almacén.

Faltantes $ (29.449.313) Sobrantes $ 0

Diferencia Final $ (29.449.313)

Observamos 434 sacos de diferencia los cuales según el comprobante 003107 no fueron ajustados en el sistema SAP a producto no conforme por diferencia en calidad al sobrepasar el tiempo de almacenamiento.

66


vii. Existen procedimientos adecuados para asegurar que todos los inventarios son recontados y que ningún inventario se cuenta más de una vez.

vii. La toma física de inventarios fue realizada mediante la utilización del reporte generado por el Jefe de bodega validándose cantidades unidad de medida y descripción del material, cuando se generó diferencia entre los conteos, se realizaron terceros y cuartos conteos apoyados en el personal que labora en el almacén y una vez contados los materiales éstos eran referenciados con Stickers de colores para evitar ser contados nuevamente.

viii. Las tarjetas u hojas de conteo son firmadas por las personas que lo realizan, o se han establecido otros procedimientos adecuados para identificar a dichas personas, tales como la asignación de tarjetas u hojas de conteo con distinta numeración a cada equipo encargado de realizarlo.

viii. Todas las planillas de conteo fueron firmadas y entregadas por quienes realizaron los respectivos conteos.

c. Realice el conteo para el material seleccionado, documente el resultado de los conteos, realice conteos adicionales si se encuentran diferencias entre los conteos para determinar la cantidad correcta, compare el resultado de los conteos físicos con la cantidad teórica incluida en el Kárdex, solicite la justificación respectiva al responsable del inventario y evalúe la razonabilidad, prepare un resumen de ajustes con base en las diferencias físicas y teóricas, tanto en cantidad como en valor de los ítems.

Se seleccionó una muestra equivalente al 100% del total de sacos de azúcar blanco tipo A del Ingenio El Portal las bodegas de CIAMSA, valorada en $75.726.804. Resultado: Se presentaron diferencias las cuales

se presentan detalladamente en

nuestros papeles de trabajo.

El Jefe de bodega envía las diferencias de los conteos y sus respectivas justificaciones quedando como diferencias netas por valor de ($29.449.313)

67


Corte de documentos. d. Verifique que todo documento que

ampare transacciones con las mercancías (ingresos, salidas, traslados), quedaron legalizados dentro de las fechas de corte definidas a partir del 30/12/2014 los siguientes pasos:

i. Verifique que todos los sacos

recibidos quedaron legalizados en el Sistema.

ii. Solicite los cinco últimos documentos de entrada y cinco últimos documentos de salida y verifique que hayan sido registrados en el sistema y que estos movimientos se incluyen como parte del inventario teórico.

iii. Valide que el número consecutivo siguiente en el sistema no haya sido utilizado, es decir, esté en blanco, para determinar que sean los últimos cinco documentos

iv. Verifique que no existan saltos en la numeración consecutiva de documentos de ingreso y salida de mercancías de la bodega.

v. Valide el adecuado y oportuno registro en el periodo que corresponde.

vi. Verifique que no se presente movimiento de inventarios durante la toma física.

vii. Verifique que no existan más documentos con movimientos de ingreso o salida al corte.

viii. Documente este corte de documentos.

Durante el inventario se suspendieron las operaciones, por lo anterior, el objetivo del corte de documentos previo y al finalizar el inventario, fue validar los movimiento de ajustes que llaman la atención. Durante el conteo no se presentaron movimientos de materiales de la muestra. Se solicitó al Jefe de Almacén 5 documentos de movimientos en los que observamos que el 100% se encontraban firmados por quien entregaba y por quien recibía la mercancía. Se realizaron los movimientos respectivos que legalizaran las entradas y salidas pendientes.

Todos los movimientos de entradas y salidas corresponden a materiales que hacen parte del inventario teórico.

Los registros elaborados corresponden en período y fecha a lo mostrado en el documento de entrada.

Durante el conteo de materiales no se presentaron movimientos físicos ni en el sistema.

68


Posterior a la toma física.

i. Una vez finalizado el inventario solicite un último Kárdex de la bodega auditada, el cual no debe diferir del utilizado en la toma física.

ii. Obtenga un detalle de las justificaciones para cada una de las diferencias presentadas y determine la razonabilidad de las mismas.

iii. Verifique otros aspectos de seguridad industrial como: Vías de evacuación adecuadas, implementos de seguridad industrial (gafas, guantes, casco, arnés, botas, uniformes etc.), extintores de incendios y fecha de carga vigente, estadística de accidentalidad, tránsito de montacargas, entre otros.

iv. Valide el correcto uso de materiales de seguridad industrial como cascos, guantes, gafas, protectores auditivos etc.

Resultado del inventario

i. No se observaron diferencias entre el Kárdex obtenido al inicio del conteo y el Kárdex del final del conteo.

ii. Justificación de las diferencias

- Para todas las diferencias

encontradas en el conteo se obtuvo justificación excepto para 434 sacos no observados como producto conforme que luego de revisados los documentos se confirma su ubicación como producto no conforme no registrado en SAP.

iii. Las bodegas de sacos de

CIAMSA cuenta con los suficientes implementos de seguridad como extintores los cuales se encontraban en el momento del inventario con las especificaciones técnicas requeridas para ser usados y las fechas de vigencia al día.

iv. Las características de iluminación

y ventilación fueron óptimas y facilitaron los conteos realizados.

v. Fueron usados elementos de

protección como chalecos, protectores de oídos, cofias y cascos.

69

VI. Evaluar los resultados de las pruebas y considerar si se necesita

seguridad adicional para las partidas no probadas. Documentar la

justificación de esa decisión.

Una vez realizada la toma física y evaluados los resultados y procedimientos, se

considera que el alcance empleado, permite obtener razonabilidad sobre las

partidas inventariadas y sobre los ajustes obtenidos, basada en el uso de los

procedimientos básicos para la realización de la toma física de inventario.

Con base en los resultados satisfactorios de este trabajo de auditoría y en su

alcance el cual se considera adecuado, el sistema de control para la toma física

de inventarios operó razonablemente, excepto por las observaciones

documentadas en el “Informe de Auditoría toma físico de Materiales de terceros -

Azúcar sacos de 50 Kg. Blanco Tipo A Ingenio El Portal de Diciembre 30 de 2014”

9.3.2 Informe de Auditoría.

Informe de Auditoría toma físico de Materiales de terceros - Azúcar sacos de 50

Kg. Blanco Tipo A Ingenio El Portal de Diciembre 30 de 2014.

30 de Diciembre de 2014

Señor

Adolfo Araujo

Director de Operaciones – Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles

S.A.

Estimado Adolfo,

Hemos realizado los procedimientos descritos más adelante, los cuales fueron

previamente convenidos con CIAMSA, con el único objetivo de verificar si los

70

artículos almacenados en las bodegas de azúcar ubicada en Buenaventura

existen.

La suficiencia de los procedimientos es solamente responsabilidad de los usuarios

específicos de este informe; en consecuencia, no hacemos representación alguna

acerca de la suficiencia de los procedimientos descritos más adelante, tanto para

los propósitos para los cuales este informe fue requerido como para cualquier otro

propósito.

Los procedimientos aplicados y los resultados obtenidos en nuestro trabajo se

describen en los Anexos adjuntos.

Este informe es para uso exclusivo de la administración de CIAMSA, y no deberá

ser usado por otros, quienes no estuvieron de acuerdo con los procedimientos y

no tomaron responsabilidad por la suficiencia de los mismos, para que cumplieran

sus propósitos.

Atentamente,

Juan Carlos Ramírez Osorio

9.3.2.1 Procedimientos realizados.

A continuación se describe el alcance con cada uno de los procedimientos

detallados efectuados:

1. Se obtuvo del sistema de información SAP, un archivo Excel con el detalle de

las existencias del Kárdex de Materiales de terceros - Azúcar en sacos de 50

Kg. Blanco Tipo A – Ingenio El Portal de CIAMSA al 30 de Diciembre de 2014,

las cuales ascendieron a 1.116 unidades, que correspondían a las existencias

físicas en las bodegas de Buenaventura por un valor de $75.726.804.

71

2. Seleccionar una muestra representativa 100% para validar su existencia.

3. Efectuar un conteo físico a la muestra seleccionada.

4. Identificar durante la toma física de inventarios los movimientos de entradas y

salidas de mercancías y considerar estos movimientos en el proceso de

conciliación del conteo físico con Kárdex.

5. En la muestra seleccionada, realizar procedimientos de revisión y conteo de

ítems estibados en pallets, con el fin de determinar la cantidad y tipo de

contenido y comparar las cantidades con la descripción indicada en el

empaque.

6. Comparar el resultado de las cantidades contadas físicamente de los artículos

seleccionados que conforman el inventario de Materiales de terceros - Azúcar

en sacos de 50 Kg. Blanco Tipo A – Ingenio El Portal con las cantidades

registradas en el Kárdex de inventarios e identificar diferencias.

7. Comparar y analizar las diferencias presentadas en la toma física en relación

con el listado generado en SAP.

9.3.2.2 Resultados obtenidos.

1. Se obtuvieron las existencias del Kárdex de Materiales de terceros - Azúcar en

sacos de 50 Kg. Blanco Tipo A – Ingenio El Portal de CIAMSA al 30 de

Diciembre de 2014 (Fecha de nuestro conteo), las cuales ascendieron a 1.116

unidades, que correspondían a las existencias físicas en la bodega de

Buenaventura por un valor de $75.726.804.

2. Se efectuó un análisis de materiales de los cuales seleccionamos el 100%

equivalente a 1.116 unidades por un valor de $75.726.804.

72

3. Con base en los resultados obtenidos, se estableció la confiabilidad del

inventario en un 100% luego de analizar las cifras detalladas y según el

comportamiento de las diferencias obtenidas y validadas las cuales fueron

encontradas posterior a la revisión documental efectuada.

4. En el proceso de toma física de inventarios de Materiales de terceros - Azúcar

en sacos de 50 Kg. Blanco Tipo A – Ingenio El Portal, a medida que se realizó

el conteo físico comparamos con Kárdex, adicionalmente se realizaron

segundos y terceros conteos sobre diferencias por parte del Jefe de bodega

como mecanismo de validación final en compañía nuestra.

5. La conciliación final de conteo físico versus Kárdex fue compartida y discutida

con el Jefe de bodega para su respectivo análisis.

73

9.3.3 Oportunidades de mejora identificadas – propuesta de fortalecimiento al Control Interno.

N° Hallazgo Riesgo, Impacto,

Categoría Oportunidad de Mejora

Plan de Acción

1.

Documentos sin firma de los responsables. Se observaron 5 documentos “planilla de control de averías” sin las firmas de los responsables de su diligenciamiento, registro, verificación y archivo: 002190, 002513, 002716, 002931 y 003107.

Riesgo Fraude por información que puede no corresponder a movimientos causados. Impacto

Medio Probabilidad de Ocurrencia

Alto Categoría Operativo y financiero

Recomendación

Firmar por parte de los usuarios responsables los documentos de control de averías y establecer un control extra de validación que permita establecer una rutina de cumplimiento.

Responsable A definir por la Compañía. Plan de acción

A definir por la Compañía. Fecha de implementación A definir por la Compañía.

2.

Documentos sin registro en el sistema de información SAP. Se observó el documento “planilla de control de averías” 003107 sin consecutivo de registro en el sistema de información SAP generando una diferencia de ($29.449.313)

Riesgo

Diferencias de inventarios por movimientos no registrados. /Subestimación del costo por material no consumido Impacto

Alto Probabilidad de Ocurrencia Baja Categoría Operativo y financiero

Recomendación Registrar las salidas de inventario asociadas a una reserva.

Responsable

A definir por la Compañía. Plan de acción A definir por la Compañía. Fecha de implementación A definir por la Compañía.

74

10. CONCLUSIONES

A pesar de que los conteos arrojaron un resultado diferente en los materiales

existentes en libros y que esta radicó en la no ejecución de controles

adecuados, los materiales faltantes se encontraban en las instalaciones de

CIAMSA pero dentro de una característica llamada producto no conforme,

observándose que no existió el faltante de 21,7 Toneladas. Esta situación se

presentó por el no cumplimiento de los protocolos de ajuste documental como

lo son; revisión de cantidades anotadas que sean idénticas a las físicas, firma

del responsable de la bodega, firma del responsable de la revisión y firma del

responsable de la avería.

CIAMSA como principal canal de distribución del azúcar producido en el

suroccidente colombiano cuenta con una robusta herramienta de información

que le permite a los Ingenios conocer el estado de sus inventarios y

movimientos, es su deber dar estricto cumplimiento al control derivado de las

operaciones y transacciones para que la información muestre la realidad

operacional.

Con el desarrollo de este trabajo, se permitió mostrar la importancia al estricto

cumplimiento al control interno en las compañías, hacer seguimiento a la

documentación generada por los movimientos financieros u operativos para

que al final de un período no se observen diferencias entre lo que se tiene

físicamente y lo que se cuenta en libros.

75

11. BIBLIOGRAFÍA

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CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA. Orientación profesional.

Presentación de estados financieros con base en estándares internacionales de

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edición. Madrid. 2009. 501p.

76

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