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LA MEJORA A TRAVÉS DE LA PROCEDIMENTACIÓN

La experiencia de ISF ApD

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• Breve presentación de ISF ApD• Un poco de historia (2006-2009) • ¿Cómo lo abordamos?• ¿Qué hemos desarrollado? • ¿Qué hemos logrado?• ¿Qué nos falta?

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Breve Presentación de ISF ApD

• ISF ApD es una Organización No Gubernamental para el Desarrollo (ONGD) que apuesta por un enfoque de derechos centrados en el Acceso Universal a Servicios Básicos y propugna la erradicación de la pobreza y la construcción de un mundo más justo y solidario poniendo la Tecnología al servicio del Desarrollo Humano.“

• Ámbitos de Actuación :– Cooperación Internacional para el Desarrollo (Sur)– Movilización Social e incidencia

• Áreas Tecnológicas:– Agua y saneamiento– Gestión del Territorio y Desarrollo Agropecuario– Tecnologías de la Información y las Comunicaciones– Energía

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Breve Presentación de ISF ApD(2)

• Somos una Asociación

• Pertenecemos a la Federación española de ISF

• Presupuesto de 2009 : 5,5 millones €

• Financiados en un 76% por Fondos Públicos

• Socios superamos los 1200

• Voluntarios más de 380

• 4 sedes: Canarias, CLM, Extremadura, Madrid

• 5 países: España, Mozambique, Nicaragua, Perú, Tanzania

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Claves de nuestro programas

• Alineados con las prioridades de desarrollo del país

• Trabajo en programas a largo plazo, buscando la sostenibilidad

de las actuaciones

• Trabajamos directamente con las Instituciones públicas además

de con los socios locales.

• Incluimos actividades de fortalecimiento institucional y de las

organizaciones civiles con las que trabajamos

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Un poco de historia 2006-2009

• En 2005 habíamos superado el proceso de calificación de la AECID y durante 2006 nos aprobaron un programa de la UE

Crecimiento Económico • En 2006 aprobamos en Asamblea de socios el Marco

Estrategico 2006-20094 líneas estratégicas– Erradicación de la pobreza– Trabajo en Red– Fortalecimiento de la Organización Social– Mejora Continua y Evaluación de Resultados

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Junta Directiva

Asamblea de Socios

Agua InfraestructurasISF-Tanzania

AgropecuariosISF-Nicaragua

TIC’s ISF-PerúEnergía

Sensibilización - UniversidadSensibilización - Ámbito general

Área de EstudiosEducación para el DesarrolloResponsab.Social Corporativa

Financiación

RRHH y Voluntariado

Red ISF

Sistemas de Información

Comunicación

Secretaría

Asuntos Económicos

Calidad

Proyectos de Cooperación al Desarrollo

Estudios y Campañas Organización y RecursosCastilla- La Mancha

Extremadura

Madrid

Organigrama de ISF- ApD ( a 24/02/06)

PE : Personal contratado en ApD, España PL : Personal contratado en las Oficinas en TerrenoB: Becarios-- : sin personal contratado

PE:2 PE:1 PE:1

PE:3 ; PL:23

PE:4 ; PL:6

PE:3 ; PL:1

--

--

B:1

--

B:1

--

B:1

PE:1

--

PE:1

PE:1

--

--

--

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Retos organizativos en 2006

• Crecimiento • Cambio organizativo - vertebración• Nuevos requisitos en la gestión de los programas

– Programas a 4 años, UE, Convenios– Necesidad de abrir nuevas oficinas en terreno y reforzarlas

• Refuerzo del trabajo en red => complejidad

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Contratados, coordinadores de grupo, áreas sectoriales

Áreas sectoriales

Directora de Cooperación Internacional

Coordinadora Área Económico- Financiera

Coordinadora Área RRHH

Técnico de Comunicación

Coordinadora de Sistemas de Información y Comunicaciones

Director Estudios y Campañas.

Técnico de Sensibilización y Movilización

Grupo de Movilización

Coordinador Técnico de planificación y seguimiento

Vocalías Delegados De Sede Gerencia

Técnico de Programas

Coordinador Técnico Nicaragua

Representante País

Coordinador Técnico Perú

Coordinador Técnico Tanzania

Representante País

Coordinador Técnico Mozambique

Técnico Contabilidad

J unta Directiva

Técnico Gestión Económica de Programas

Administrativo Área Económico Financiera

Grupo Audiovisual

Técnico de Programas

Técnicos de Apoyo Estudios y Formación

Representante País

Organización/procedimientos

Técnico de RRHH

Secretaría Contratados (oficinas país aparte)

Voluntarios

Becarios

Coordinador Área Comunicación

Coordinador Técnico – Gestión del Conocimiento

Representante País

Técnico de Apoyo Grupo Universidad

Grupo de Estudios y Formación

Coordinador Campañas

Grupo Relaciones con Entidades Privadas

Técnico de Apoyo Sensibilización y

Movilización Apoyo Programas

Apoyo Organizaciones

.

Técnico de Estudios y Campañas

Políticas de Desarrollo

Técnico Extremadura

Apoyo Sede Castilla la Mancha

Abril 2009

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Evolución personal contratado

0102030405060708090

2006 2009

Contratadosen EspañaCooperantes

PersonalLocal

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¿ Qué necesitábamos ?

• Diseñar como queríamos funcionar con la nueva organización, asegurando la vertebración interdepartamental– Dar pautas de gestión a las oficinas en terrenoDefinir políticas de actuación en muchos ámbitos

(RRHH, G. Económica, Comunicación…..)Determinar los ámbitos de decisión (quién decide qué)Definir cómo desarrollábamos el trabajo coordinado

entre todos los que tuviésemos que participar

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¿Cómo lo abordamos?

1. Optamos por utilizar la procedimientación como una de las herramientas para acompañar los cambios organizativos

2. Pasos inicialesdefinimos : • formato• tipos de documentos procedimentales ( Directriz,

Procedimientos, Manuales e Instrucciones),• sistema de numeración, • sistema de aprobación de los distintos documentos, • sistema de archivo de últimas versiones

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¿Cómo lo abordamos? (2)3.Gerencia asumió la dirección del proceso

Asignamos a un voluntario las tareas de “control” del sistema ( registro, numeración, revisión de formatos, apoyo en tareas puntuales..)

Se priorizó la procedimentación de lo “nuevo”Se optó por que los implicados participasen en el desarrollo de los

documentos procedimentales, liderando los grupos los distintos coordinadores de áreas o de grupos de trabajo

Para las oficinas en terreno, empezamos con Tanzania, y diseñamos un Plan de Calidad. Solicitamos apoyo al GOCMA de la UPM

Se han incluido en el plan de actividades de cada año, los procedimientos que se iban a desarrollar a lo largo del ejercicio

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¿ Qué hemos desarrollado ?Directrices Proced Manuales Instruc.

RRHH 2 19 4 2G.Económica 3 5 1

Comunicación 1 1 1

Sistemas de Información 1 1 3

Organización 4 6 4

Cooperac.Intern. 1 2

Est&Campañas 3

9 35 13 7

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¿Qué hemos desarrollado ? (2)

• Se han organizado sesiones de formación en mejora continúa para personal de sede y parte de personal terreno

• Se han realizado presentaciones de los procedimientos en sede central

• Se ha realizado en Tanzania, la primera auditoria interna de procedimientos

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¿Qué hemos logrado?

• Superar los retos que teníamos que afrontar en 2006• Se ha integrado en la cultura de la organización, la

procedimentación como herramienta de mejora continúa• Llegando a consensos en el diseño de la forma de trabajar entre

las distintas áreas• Hemos mejorado la eficiencia al tener claro como hay que

operar• Hemos incrementado el control (más autorizaciones…)• Hemos superado el proceso de revisión de la acreditación de la

AECID, con puntuación mucho más alta.

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¿Qué nos falta?

• Asegurar que se siguen los documentos procedimentales en toda la organización

• Organizar el sistema de incidencias y de revisión de los documentos procedimentales

• Continuar con las auditorias internas

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