Recopilación de posts 2013 Be effective, be productive, be happy

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J O R D I F O R T U N Y B A D U E L L

2013Jordi Fortuny BaduellBe effective, be productive, be happyinfo@efectivitat.comwww.efectivitat.com

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Índice

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1. Inbox 0: como conseguir que el correo no te vuelva loco 32. Trucos para delegar de manera efectiva 63. Kanban personal: perfecto para vaciar la carpeta de tareas pendientes 84. ¿Eres un líder productivo? 115. 4 trucos para poner fin a la procrastinación 136. 5 comportamientos clave para lograr un equipo perfecto 157. Actitudes productivas 178. Lo simple es productivo 219. Otro paso hacia el Inbox 0: actúa preventivamente 2310. ¿Esta reunión era necesaria? 2511. Mi sistema de archivo ideal 2712. Como hacer que el trabajo colaborativo sea productivo 2913. Los 3 comportamientos habituales del líder ineficaz 3014. Las reuniones de diez minutos 3215. Elaboración de documentos en un entorno productivo 3416. Como introducir la productividad personal en niños 3617. Como gestionar la carpeta en espera 3818. El sentido común y la experiencia en productividad 4019. El contenido secreto de la palabra productivo 4220. Los miedos en el camino hacia la productividad 4321. Trucos para enfocar tus reuniones de manera productiva 4522. Ante una decisión difícil, procrastinar no es malo 4723. Un par de tópicos que romper para ser más productivo 4824. La crisis en positivo 5025. Transforma un conflicto en una oportunidad para aprender 5126. Sé productivo incluso en las semanas imposibles 5227. Objetivos: esos conocidos desconocidos 5428. 8 consejos productivos para una vida más feliz 5629. Gestiona tu equipo con transparencia 5730. No te cortes, se creativo 59

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Inbox 0: como conseguir que el correo no te vuelva loco

Es maravilloso. Eso es lo que pienso después de unos meses usando el Inbox 0 como sistema de gestión de mi correo electrónico.

Antes que nada, aprovechando que hablo de este tema, y como es muy frecuen-te que este sea uno de los puntos negros de nuestra productividad, me permito re-cordarte que hay dos principios básicos que debes tener siempre en cuenta: el co-rreo debe estar cerrado la mayoría del tiempo, solo debes abrirlo cuando tengas programado gestionarlo, y el segundo, es un medio de comunicación asíncrono, aunque mucha gente lo está convirtiendo en síncrono; cuantas veces te han llama-do para decirte: te he enviado un correo y no me has dicho nada… y tu dices: no lo he visto, ¿cuando me lo enviaste?… y te responden: hace 5 minutos (!!!); así que no caigas en la trampa, es un medio de comunicación asíncrono; lo debes de ges-tionar y utilizar como tal.

Una vez hecho este recordatorio, volvamos a lo que nos ocupaba…

A pesar que nunca había considerado el correo como uno los problemas más graves en mi organización, leí sobre este método y decidí probarlo. El resultado ha sido impactante… es aquello de decir, con lo fácil y simple que es, como no lo ha-bía hecho antes!.

El fundamento del sistema son 5 acciones y 3 carpetas.

Acciones:

Borrar (o archivar): debes de ser realista…¿vas a hacer nunca nada con este correo? ¿te aporta una información que no vas a encontrar nunca en ningún otro sitio? Borra sin compasión, si te arrepientes siempre estará la bandeja de elimina-

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dos, pero si no lo has necesitado en pocos días, no lo necesitarás nunca (porque ya no recordarás ni siquiera si lo tienes o no). Si a pesar de esto te duele la conscien-cia al borrar, pues archiva, pero es preferible lo primero, evita el Síndrome de Dió-genes digital… pensarás que no cuesta nada guardarlo…quizá no cueste, pero ¿de que sirve acumular?

Delegar: es muy fácil para todos hacer los mails con ‘metralla’, cuando no sa-bes exactamente a quien preguntar o es urgente y no sabes quien está en la ofici-na, ante la duda y como cuesta lo mismo enviar a uno que a veinte…pues lo en-vías a veinte con cc a diez más por si acaso… alguien responderá rápido… pues no, es una mala práctica, pero muy usual. Así que si te llegan correos de este tipo pregúntate, ¿debes hacerlo tú?, ¿es lo más eficiente? Delega lo que no sea de tu área de responsabilidad y borra!

Responder: cuando revisas la bandeja de entrada, ¿hay algún correo que pue-des contestar en menos de 2 minutos?, pues hazlo, es una tontería decirse a uno mismo después lo haré, cuando haya revisado toda la lista… ¿para qué? ¿va a cam-biar tu respuesta al correo en 10 minutos? Hazlo ahora y borra!

Posponer: ¿tardarás más de dos minutos en responder o hacer? ¿tienes que pensar la respuesta o es un correo largo? Pues aplázalo.

Hacer: si puedes hacer lo que te pide el correo en menos de dos minutos, haz-lo y borra.

Carpetas:

A la espera: pon aquí los correos de los que estás esperando alguna acción de otros. Revísala una vez al día, y considera si debes enviar algún recordatorio a al-guien.

Para hacer: pon aquí los correos que necesitas más de dos minutos para res-ponder o hacer. Peligro: esta carpeta no se puede desbordar, así que debes de pro-gramar en tu sistema de organización general estas tareas.

Archivo: en este punto… para gustos los colores… en principio con una carpe-ta y el uso del buscador debería de ser suficiente, pero depende de ti… si te sientes más cómodo archivando por materias, por personas, por departamentos, o por lo

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que sea… tú mismo, pero una carpeta general (como mucho dividida por años) es lo que optimiza más el tiempo de búsqueda de un correo. Siempre sabrás lo que buscas, pues utiliza el buscador que hoy en día son muy potentes y rápidos. Una cosa… este archivo no es un archivo de documentos, es un archivo de correos, los documentos deben de estar donde toca convenientemente organizados.

Otros detalles: la bandeja de elementos enviados y la de eliminados también son importantes para rescatar algún correo en algún momento. Los gestores de co-rreo tienen gran capacidad de almacenamiento, pero yo acostumbro a guardar en estas carpetas solo los correos de los últimos seis meses. El uso de marcar como no leído es una tontería… si lo has leído lo has leído… procésalo como toca.

Añado… evita los mails que no aportan, es muy fácil escribir y enviar, pero tie-ne su peligro y a veces abusamos… comentarios generales que no solucionan el problema, mails a medias, sin saber muy bien que pides, poner cc’s por si acaso…, incluso dar las gracias por un documento que te han enviado (y que te debían de enviar) puede provocar un mail inútil. Los correos tienen una repercusión expo-nencial… tú lo escribes, otro lo recibe, lo debe leer, procesar, te responde, etc… imagínate si encima pones a otra gente en los cc! Así que asegúrate que envías los correos justos y necesarios y que estos sean claros y concretos con lo que preten-das, y envíalos solo a quien debas.

El sistema funciona, debes vencer algunos miedos, como por ejemplo el de bo-rrar o el archivar en carpeta única, pero una vez superados, es una pasada ver la bandeja de entrada vacía, totalmente blanca… una gran liberación frente tenerla llena de correos con la marca de no leído, con correos a la espera con la banderita de recordatorio/importante y sobretodo el dejar utilizar esta bandeja como una lis-ta más para gestionar mis tareas.

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Trucos para delegar de manera efectiva

Cuando gestionamos un equipo debemos entender que es imprescindible dele-gar para obtener mejores resultados y también para afianzar nuestro rol de líderes.

Normalmente nos cuesta delegar, en primer lugar, porque creemos que necesi-taremos mas tiempo para explicar, que para hacer, y segundo, y más importante, porque esto significa salir de nuestra área de confort, nos excusamos a las cargas de trabajo del día a día (en las que probablemente nos sentimos mas cómodos) pa-ra evitar entrar en tareas más difíciles o menos tangibles, pero que son imprescindi-bles en nuestro lugar de trabajo, tales como definir estrategias o simplemente crear.

Si delegas, tu equipo será mas productivo y avanzará en su desarrollo, y tú, se-rás también mas productivo y tendrás ese espacio mental necesario para ser creati-vo y estar continuamente en movimiento o evolución.

Importante: no debemos confundir el delegar con quitarse el trabajo pesado de encima, porque si lo que hacemos es esto, vamos a tener los resultados contrarios a los que podríamos tener delegando correctamente. Seremos cuestionados, el traba-jo se amontonará y involucionaremos.

Así pues, como podemos delegar efectivamente?

Da instrucciones completas: explica exactamente que necesitas, para qué y para cuando. Explica claramente como se lleva a cabo la tarea que has encomen-dado. Confirma que se ha entendido.

No pretendas la perfección: ya sabemos que tú lo harías perfecto, pero en-tiende que también de puede hacer de otras maneras igualmente buenas, y sobre-

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todo, necesitas que el trabajo se haga, no hace falta que sea una obra de arte. La próxima vez, seguro que estará mejor. Debemos de dejar tiempo para el aprendiza-je.

Para de pensar que eres el único que puede hacer el trabajo: nadie es imprescindible, y dicen que para ser un buen líder, debes de tener el propósito de llegar a ser innecesario para tu equipo; actúa con este principio. Si dejas liber-tad y autonomía para decidir como se hacen las cosas, el ambiente en el equipo también mejorará.

Haz seguimiento: no dejes sola a tu gente, acompaña en el desarrollo y in-funde seguridad en su trabajo. Fija un plan de revisiones, dará tranquilidad a la ejecución del trabajo.

Da las gracias: asegúrate que tu equipo se siente reconocido y que se aprecia su trabajo

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Kanban Personal: perfecto para vaciar la carpeta de

tareas pendientesUno de los puntos que siempre me encuentro que genera mas dudas, problemas y abandonos entre la gente que esta intentado implementar sistemas para incremen-tar su productividad personal es la dificultad para procesar y planificar las tareas que contiene la carpeta de pendientes.

Uses el método que uses, siempre hay la temible carpeta de tareas pendientes o acciones próximas. Empezar con un método para ser más productivo haciendo una lista de todo lo que tienes pendiente, organizarlo en carpetas o listas, quitarte de encima las tareas que requieren dedicaciones inferiores a los 2 minutos, … todo esto es relativamente fácil, y parece que ya le has encontrado el truco a eso de ser productivo, estás feliz hasta que llega el momento de echar mano a estas carpetas y a las tareas que contienen (la famosa to-do list).

Estas listas o carpetas contienen tareas de cierta magnitud, una mezcla muchas veces demasiado heterogénea (y más si no dominas aún los contextos o la organiza-ción por proyectos), las hay que necesitan un poco de concentración, otras que re-quieren que uses tu creatividad, o bien, simplemente tareas que necesitan tiempo (redactar un informe, por ejemplo)… además, allí escondidas como una inofensiva tarea más, nos encontramos con aquellas que son carne de procrastinación y que no logras quitarte de encima… así que la gestión de esta carpeta supone, según he podido comprobar, uno de los obstáculos más importantes para la gente que quie-re ser más productiva, ya que son incapaces de trasladar correctamente dentro de su planificación diaria la gestión de estas tareas y todo esto acaba provocando es-trés e impotencia.

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A nivel personal, utilizo un sistema que me funciona muy bien para procesar las tareas que contienen las carpetas de pendientes, especialmente las tareas que denomino ‘the big ones’, que requieren una buena dosis de tiempo y recursos men-tales para procesarlas. Lo que yo utilizo se basa en el sistema de Kanban Personal de Jim Benson.

El fundamento del sistema son tres columnas a las que yo llamo: Preparado, Es-toy en ello y Listo. El sistema original propone de crear estas tres simples columnas en una pizarra donde se pegan unos post-it con las tareas, pero yo, como tengo un trabajo que me exige movilidad y no puedo llevar una pizarra conmigo, utilizo la última página de mi libreta de notas, donde he creado las tres columnas, y con mi-ni post-it anoto las tareas, que luego van avanzando entre columnas.

En la columna de Preparado van las tareas que ya he escogido de mis pendien-tes para ser procesadas de inmediato; hay quien recomienda de incorporarlas de tres en tres, a mi me parece aceptable, ya que de lo que se trata es de vaciar de ma-nera ordenada la carpeta de pendientes y no simplemente trasladar la incapacidad de gestión de esta carpeta a otro sitio, lo que pretendemos es establecer una lista de tres o cuatro opciones sobre las que luego escogeremos trabajar (según nos ape-tezca por el tipo de tarea), la ventaja de tener pocas es que no sobrecargamos nues-tras capacidades, visualmente parce mas asequible, establecemos un flujo y final-mente percibimos movimiento, en el momento que una tarea (post-it) avanza a la columna siguiente, el espacio que deja lo rellenamos con otra tarea que escogere-mos de la carpeta de pendientes.

En la columna de Estoy en ello, hay las tareas que ya he empezado, y en las que estoy trabajando, igual que en la columna anterior, no se puede estar trabajan-do en paralelo en muchas cosas, con lo que tres o cuatro tareas empezadas es sufi-ciente, y si encima puedes mantener en esta, y en la primera columna, una combi-nación de tareas de distintos tipos (creativas, de concentración, monótonas…) mu-cho mejor.

La última columna es la de Listo, así pues aquí es donde estarán todas las ta-reas terminadas, esta columna tiene un efecto puramente psicológico, visualizar el trabajo hecho y mantener tu motivación en su punto álgido. Aquí, en un principio

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acumulaba muchas tareas terminadas, pero finalmente he optado por tarea que en-tra, tarea que sale, y solo mantengo las tres últimas o en casos excepcionales algu-na tarea de la que esté especialmente orgulloso.

Es importante de destacar que, aparte de ser un sistema para organizar la pro-ducción, tiene una componente motivadora muy potente ya que puedes visualizar el resultado de lo que has hecho y de lo que eres capaz cuando te lo propones. Ade-más permite de tener siempre una visión del flujo y dimensión del trabajo en pro-ceso, favoreciendo la organización, el control y evitando los cuellos de botella y so-bretodo el estrés.

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¿Eres un líder productivo?

Todos los trabajos tienen sus responsabilidades y dificultades de organización, pe-ro los puestos directivos son el paradigma de la complicación, por la responsabili-dad que implican, la heterogeneidad de tareas y la autonomía que llevan implícita. ¿Cómo puedo conseguir más tiempo para hacer más?, este es el eterno dilema, y hay, como mínimo, un par de cosas que se deben de tener en cuenta…

En primer lugar encontrar y aprender a utilizar un buen sistema para mejorar tu productividad personal, uno que sea efectivo, y que, sobretodo, se adapte a ti; esto es vital, pero otra de las claves de la buena gestión del tiempo es el equilibrio, y el equilibrio en tres vertientes:

El equilibrio en el tiempo dedicado a cada una de nuestras actividades principa-les; como la toma de decisiones operativas, las estratégicas, la burocracia diaria, la gestión de los problemas inesperados, las relaciones con los clientes, la motivación de las personas, etc. Cada tipo de tarea requerirá un momento adecuado, ocupa tus momentos tranquilos para las tareas creativas y los de baja concentración, para las tareas más operativas. Distribúyelo y equilíbralo.

El equilibrio en nuestras formas de comunicación; tener un buen balance entre las comunicaciones directas, cara a cara o por teléfono y las vías de correo electró-nico o mensajería.  En el primer tipo de comunicación debes invertir más tiempo pero es de resultado inmediato, en el segundo inviertes menos tiempo, pero debes de prever un retraso en la respuesta. Distribúyelo y equilíbralo.

El equilibrio en como trabajamos; solos, en grupo con la gente que gestiona-mos, con clientes, o con otra gente de otros departamentos. Solos trabajamos más

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rápido, en grupo podemos avanzar más, a los clientes tenemos que dedicarles tiem-po suficiente y muchas veces más del estrictamente necesario.  Distribúyelo y equi-líbralo.

Evita dar mucho peso a solo una actividad, forma de comunicación o manera de trabajar, todas las opciones son válidas y forman parte de tu trabajo, y es el de-sequilibrio entre ellas lo que afecta la productividad.

Numéricamente no hay ninguna fórmula que optimice la combinación, pero distribuir bien el tiempo entre cada tarea y que estas tiendan a un equilibrio puede ayudarte a poder hacer más o por lo menos tener menos sensación de desorganiza-ción

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4 trucos para poner fin a la procrastinación

A todos nos ha pasado… posponemos esa tarea que nos da pereza diez minutos con cualquier excusa, luego una hora, luego medio día y al final de la semana aún no la hemos procesado…y mientras la retrasamos, vamos pensando en que ya se resolverá sola, pues a esta acción se le llama procrastinar…

¿Por qué lo hacemos? Sabemos que nunca termina bien. El problema es que el ciclo parece casi imposible de romper y quedamos tan atrapados en él que incluso perdemos nuestras habilidades organizativas mas básicas. Ten en cuenta que, ade-más del propio echo de tener la tarea retrasándose infinitamente, esta, nos priva de concentrarnos plenamente en otras tareas ya que la tenemos recurrentemente en mente.

He aquí algunos trucos para recuperar nuestra productividad frente uno de sus peores enemigos… la procrastinación:

Haz la tarea, ya!. ¿Simple, no?. ¿Evidente, no? Pues parece que no tanto, y lo sabes. Porque si es tan fácil, ¿por qué no lo haces?. Aprovecha el momento de máxima inspiración y energía para hacerla, quítatela ya de encima. Si empiezas el día con esta tarea, cuando aún estas fresco, las tareas que vendrán detrás las proce-sarás mejor y más rápido (y más contento).

A veces la tarea la postergamos porque es un proyecto que, por su dimensión, no sabemos por donde empezar, en este caso debemos dividirlo en acciones, así nos será más fácil empezar, podremos planificar mejor y podremos adquirir compromisos de cumplimiento. Yo normalmente empiezo con un mapa mental, o en su defecto, me propongo de realizar el guión del trabajo a presentar.

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Prográmate las tareas. Además de tenerlas perfectamente identificadas y listadas, llega un paso mas allá, ponlas en el calendario. Con esto estarás mas com-prometido y evitarás el estrés de la improvisación.

Revisa y descansa. Estos principios son básicos para ser plenamente produc-tivo, pero en el caso que seas un procrastinador reincidente, son muy importantes. En tu organización diaria prográmate ‘puntos de control’, para revisar si has conse-guido procesar las tareas que pretendías, si es que sí te dará energía extra y te de-sestresará; si es que no puntualmente, tranquilo, no pasa nada, todos tenemos ma-los días; si es que no siempre… revisa tu sistema de planificación porque algo falla (¿objetivos demasiado ambiciosos?). Es importante que también te programes algu-nos descansos, y si los programas después de acabar con la tarea que te daba pere-za afrontar, mejor, tienes tu premio, vete a tomar un café y piensa en lo poco que te ha costado llevarla a cabo.

Recuerda que no hay nada imposible, y que tu tienes las capacidades para aca-bar con esa tarea maldita, no hay excusas para dilatar su ejecución. Con persisten-cia y un poco de planificación podrás poner fin a este infame hábito que afecta tu productividad

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5 comportamientos clave para lograr un equipo perfecto

Sé exigente. Ser exigente no significa ser un déspota o ser duro. Significa no conformarse con la mediocridad, se trata de provocar que tu equipo salga de su área de confort, de buscar retos conjuntos, y también individuales, de buscar la su-peración continua. Acomodarse es el principio del fin.

Sé cómplice. Asume los retos de tu equipo como propios. Cubre cualquier ne-cesidad que te planteen, búscales recursos, defiende al colectivo, apoya sus ideas, multiplica su potencial

Sé una sombra. Acompaña. Es importante que estés, que puedan recurrir a ti, pero no te pongas delante; enciende la mecha y retírate, observa, tutora, pero no hagas. Asume que hay maneras de hacer tan buenas como la tuya, asume que tú no siempre tienes razón. A un resultado se puede llegar de mil maneras distin-tas, y la manera, no tiene porque ser la tuya.

Corresponsabiliza y corresponsabilízate. Los éxitos son del colectivo, los fracasos son tuyos.

Trabaja con el principio de llegar a no ser necesario.

Y para ver si estás en el camino correcto, hazte periódicamente la pregunta: soy prescindible? Si la respuesta es que sí, si tienes la certeza que el equipo seguirá su-mando y los procesos avanzarán si tu no estás: enhorabuena, has hecho un trabajo perfecto, tienes un equipo altamente efectivo y preparado para alcanzar cualquier meta que se propongan. Felicidades.

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¿Y luego?, eso quiere decir que ya te puedes retirar? Pues de ti depende, si te con-formas, pues sí. Pero si lo haces, no estas aplicándote el primer principio, el de ser exigente.

El proceso es un ‘loop’, no termina nunca, la perfección no existe, siempre se de-be buscar la excelencia, así que, no te conformes, y aplica estos principios y conse-guirás que tu equipo sea mejor, y mejor, y mejor, y…

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Actitudes productivas: Optimismo, paciencia y

proactividad Optimismo:

Conseguir un estado mental adecuado es imprescindible para ser más producti-vo, los días grises nos restan efectividad, son perezosos, negativos, pesimistas…, así, una de las mejores actitudes para potenciar tu productividad es ser optimista.

 Algunos estudios apuntan que los seres humanos somos optimistas por natura-leza, aunque esto se ve afectado por nuestro instinto de supervivencia, que, de un modo inconsciente, nos hace anticipar los problemas, reduciendo con ello este opti-mismo natural del que disponemos. Pero más allá de nuestra predisposición genéti-ca al optimismo o pesimismo, lo que está totalmente demostrado es que podemos entrenarnos mentalmente para mejorar nuestra actitud.

 No es difícil, hay algunos consejos que te ayudarán a potenciar tu optimismo:

• Cambia tu pensamiento: pasa del problema a la solución, dedica energía a pensar en la solución, no la malgastes preocupándote o dándole vueltas al por-qué ha pasado esto o lo otro.

• Confía en ti mismo: si no lo haces tú, ¿quien lo hará?. Casi siempre hay algo que tu puedas hacer, y si no lo hay… asume que no puedes hacer nada y deja de darle vueltas, céntrate en algo en que si puedas influir.

• Proyecta lo bueno: visualiza lo que puedes conseguir o aprender con ca-da situación complicada. Dependiendo del caso, también es bueno proyectar lo pe-or que te podría pasar y, muchas de las veces, acabarás viendo que no se va termi-nar el mundo, por muy fea que esté la situación en este momento.

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• Prémiate: lo has hecho bien… pues date un premio o, simplemente, aní-mate a ti mismo…

 

Siguiendo mínimamente los anteriores puntos te sentirás más optimista, aun-que, y antes de terminar, un aviso… como todo lo bueno, también hay un lado ma-lo, el optimismo desenfrenado puede llegar a ser un problema ya que nos puede proporcionar una visión distorsionada de los acontecimientos, provocándonos pro-blemas o haciéndonos asumir riesgos innecesarios.

En lo que a productividad se refiere, puede llevarnos a comprometernos en pla-zos no realistas, fijar objetivos demasiado ambiciosos, o bien, no medir correcta-mente las necesidades de cada tarea o proyecto. Por lo tanto, el optimismo es im-prescindible para ser más productivo, pero no pierdas el norte.

Paciencia: 

Es frecuente que se asocie la productividad con la capacidad para hacer mu-chas cosas y también a hacerlas rápidamente; esto nos pasa porque casi siempre pensamos en productividad industrial, donde es habitual relacionar los resultados obtenidos con el tiempo empleado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.

En realidad la productividad debe ser definida como un indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción ob-tenida, y en esta ecuación, el tiempo, es un recurso más.

En productividad personal, el tiempo también juega un papel muy importante, es un recurso que siempre tenemos muy presente, nos parece el único y principal. Además, también es resultado, debido a que de forma consciente o inconsciente lo utilizamos como unidad de medida para valorar si nuestro sistema de productivi-dad nos funciona o, ampliando la visión, si tenemos una buena calidad de vida. Tengo tiempo para todo: bien. No tengo tiempo para nada: mal.

 

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Así pues, la percepción que tenemos sobre la relación entre el tiempo y la pro-ductividad juega en contra de una de las actitudes necesarias para ser productivo, que es tener paciencia.

Aparece un conflicto de conceptos, paciencia=lentitud vs. productividad=rap-idez, pero eso no es así, es solo consecuencia de ciertos prejuicios que tenemos inte-riorizados y que nos llevan a penalizar la buena gestión de la paciencia en nuestra actividad diaria.

La paciencia es necesaria y es una actitud productiva porque te permite:

• Encontrar el momento ideal; conviene no precipitarse. Por ejemplo, es bueno esperar el momento óptimo para realizar cada tarea o para tomar una deci-sión (ojo con procrastinar)

• Encontrar la mejor manera para hacer las cosas; tomarte tu tiempo cono-cer los procesos, los métodos y las herramientas, debes dejar tiempo suficiente al proceso de aprendizaje.

• Cuando las cosas no salen como tu esperabas, no te enfades, ya que esto baja tu rendimiento. No tires nunca la toalla, ten paciencia, analiza en que puedes mejorar.

• La productividad personal significa cambiar hábitos, muchos de ellos muy arraigados en ti, así que deberás de superar la frustración con la paciencia.

El dicho de ‘Vísteme despacio que tengo prisa’ es un buen resumen de lo que pretendo explicar, ser productivo no es hacer mucho y rápido, sino que es tener pa-ciencia, hacer y aprender, será el propio proceso de aprendizaje que te hará ser mas productivo y como más paciencia le pongas en este proceso, mas rápido serás, ni que te parezca contradictorio a primera vista.

Proactividad:

No podría terminar la serie sobre las actitudes productivas sin hablar de LA ACTITUD (en mayúsculas): la proactividad.

 

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Ésta, popularizada por Stephen R. Covey en Los 7 hábitos de las personas alta-mente efectivas, es clave tanto para afrontar los cambios necesarios para ser más productivo, como para maximizar tu productividad cada día. Pero aún va más allá, ya que también es imprescindible para que tu vida sea mucho más satisfacto-ria.

Resumiendo muchísimo, esta actitud consiste en no quedarse pasivo delante de la vida, debes tomar el control, coger la iniciativa y asumir tu responsabilidad para que las cosas fluyan hacia donde te has propuesto.

Por eso, en primer lugar, debes determinar cual es tu propósito, porque si no sa-bes lo que quieres, no sabrás ni como empezar, después, se trata de ponerle ener-gía, ganas y provocar movimiento. La resignación y las excusas son enemigos de la productividad, en cualquier momento o situación, debes poner de tu parte, no de-bes eludir tu responsabilidad.

 

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Lo simple es productivo

Tiene que ser simple: esta es una máxima que en productividad funciona. Cual-quier cosa tiene que basarse en el principio de la simplicidad, ponlo como modo predefinido en tu mente, y verás como tus sensaciones y resultados mejoran.

Hay algunos puntos muy importantes en productividad personal donde la sim-plicidad es imprescindible:

Tus objetivos, la simplicidad es un principio básico para formularlos. En primer lugar debes saber que quieres, luego haz que el camino hacia esto sea simple, rea-lista y asequible.

Tu sistema o herramientas de productividad, no por muy complicado un méto-do es mejor, no por ser un software último modelo es mejor. Debes encontrar lo que te funcione, y si es simple, mejor. Nadie ha dicho que una libreta sea una mala herramienta, todo lo contrario.

Tu pensamiento, no le des muchas vueltas a las cosas, la mayoría de las veces la respuesta es muy simple, leer entre líneas o perderse en interpretaciones complica-das no es más que una pérdida de tiempo. Si te encallas en algo o no sabes la res-puesta para continuar: pregunta, es así de simple.

Tus hábitos de relación, haz simple tu lenguaje, tus preguntas o tus respuestas, evita interpretaciones o malentendidos, ganarás un montón de tiempo.

Estos son sólo unos ejemplos donde la simplicidad es importante, pero es reco-mendable tenerla siempre como referencia: en los procesos (por supuesto), en infor-mes, reuniones, etc.

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Es muy importante destacar que la experiencia transforma hacia simple cual-quier cosa, así pues, es necesario también no pretender adelantarse a los procesos de aprendizaje naturales, todo llega, pero empieza por lo simple: en la simplicidad está el éxito.

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Otro paso hacia el Inbox 0: actúa preventivamente

Puedes gestionar tu Inbox, borrando sin compasión los correos que no te aportan nada, pero siempre es mejor que no te lleguen. Hay quien cifra en cerca del 50 % los correos que se reciben ‘con copia’, otros muchos contienen solo dos frases y otros tantos son correos superfluos.

Ciertamente, la facilidad de uso del correo electrónico ha hecho que, actual-mente, el flujo de correos dentro de una organización probablemente sea superior a lo que sería deseable. Este sobreuso acostumbra a tener un efecto ‘bola de nieve’ ya que los correos se multiplican de manera exponencial, esto supone un aumento en el tiempo de gestión y la consecuente reducción de productividad.

Reorganizar la comunicación dentro de la empresa u oficina es una tarea de medio o largo plazo, no va a ser fácil, ya que en muchos casos se trata de cambiar un hábito, reciente, pero muy arraigado. El proceso pues, debe empezar por con-cienciar, luego prevenir, y si es el caso, ofrecer y favorecer el uso de alternativas más eficientes que el correo electrónico.

Dentro de este proceso debemos llevar a cabo una mirada crítica a nuestra ban-deja de entrada e identificar cuáles son los correos necesarios y cuáles deberían re-ducirse. He aquí, los más frecuentes de este tipo y en algún caso, métodos alternati-vos para evitarlos.

Correos de confirmación: ya sean los mensajes de confirmación de la recepción automáticos o los que recibes con solo un OK. En muy pocos casos es realmente necesario saber si se ha recibido un correo o no, también puedes establecer una di-námica de silencios positivos: si no digo nada es que es correcto.

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Cadenas de correos para cerrar un documento: el típico documento elaborado por varios y que cada versión se envía para revisión o modificación. Existen aplica-ciones para crear un documento de forma colaborativa (Google Drive por ejem-plo) que optimizan mucho más el trabajo y evitan muchos correos.

Correos para programar citas: encontrar día dentro de una apretada agenda, no es tarea fácil, si se intenta por correo, acostumbra a ser un lio e implica varios correos de ida y vuelta. ¿No mejor una llamada agenda en mano?

Correos de preguntas rápidas: el correo electrónico es un método de comunica-ción asíncrono y no es la mejor herramienta para este fin, para eso existen varias aplicaciones de mensajería instantánea, aunque, cuidado, estas mal usadas tam-bién son peligrosas, ya que tu día se puede ir solo en atender las continuas notifica-ciones.

Correos ‘por si acaso’ o CC: especialmente de tus compañeros o equipo. Poco a poco ve diciendo que los correos que no requieran tu acción no te los envíen, así te podrás focalizar en los que realmente son tu responsabilidad.

Correos inútiles: con chistes, Power Points graciosos o los típicos que contienen leyendas urbanas. No sirven absolutamente para nada, avisa amablemente a quien los envía que no te interesan. No participes en las típicas cadenas.

Estos solo son un ejemplo de varios tipos de correos evitables, pero como siem-pre, todos los trabajos y obligaciones son distintas, por lo que lo más importante es tener claro que pretendes y actuar en todo lo que puedas para llegar a este fin. Lo ideal sería que a tu bandeja de entrada solo llegasen los correos que requieren tu acción, en menor grado los que contienen información (la comunicación interna de una organización también debe encontrar otras herramientas no solo basadas en el correo electrónico) y ninguno que no te aporte nada.

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¿Esta reunión era necesaria?

Si quieres que tu equipo sea productivo, debes evitar a toda costa que se haga esta pregunta. No hay nada peor que la sensación de haber perdido el tiempo, bue-no, si…, hay una cosa peor, tener la certeza que te lo han echo perder.

Las reuniones siempre deben ser minuciosamente planificadas, empezando por tener claros cuales son sus objetivos o propósitos, saber como los alcanzaremos, la duración, los participantes, la documentación necesaria, etc. El éxito de una reu-nión es directamente proporcional a su preparación. Piensa que reunir a varias personas tiene un coste muy elevado en horas de trabajo efectivo, así que tu eres el responsable de que se saque todo el provecho a este tiempo.

Mucho se ha escrito sobre la ‘reunionitis’, y es verdad que aún existen organiza-ciones donde el líder se mide por las reuniones que convoca, poco importa el resul-tado, a más reuniones, mejor. Craso error, porque a nivel productivo, es justamen-te lo contrario, reuniones: las justas y necesarias. En equipos de alto rendimiento, el problema se agudiza, ya que el nivel de tolerancia ante reuniones poco eficaces es mínimo, una reunión que plantee dudas sobre la necesidad de ser, o haber sido convocada, afecta directamente a la credibilidad del líder del equipo.

Ya he comentado que una preparación adecuada es imprescindible para asegu-rar resultados, pero, ¿cuál es el balance optimo de reuniones?, ¿cuando es necesa-rio reunirse?. Para asegurar que una reunión es necesaria, como mínimo, debes ha-certe dos preguntas, y las dos sirven para anticiparte a la pregunta que encabeza este post, si la trabajas por avanzado, evitarás que luego tu equipo se la haga al ter-minar la reunión.

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¿Hay otra alternativa?

Piensa si hay cualquier otro modo de conseguir el objetivo, valida contigo mis-mo que una reunión es la mejor manera para conseguir tu propósito. Por ejemplo: las reuniones puramente informativas o de seguimiento ¿se pueden sustituir por co-rreos electrónicos con la documentación adecuada?, o, si el tema solo afecta a dos o tres personas, ¿no es más práctico un encuentro ‘informal’ entre estos?.

¿Qué pasa si no nos reunimos?

El proyecto en el que estamos trabajando, ¿quedará detenido?, ¿avanzará en una dirección no adecuada?. ¿El equipo pensará que no hago correctamente mi trabajo?. ¿La organización lo aceptará?. Llevar la cuestión al extremo puede clarifi-carte la necesidad de las reuniones que convocas.

Cuando convoques una reunión ten estos puntos perfectamente claros, luego prepárala a consciencia, y: éxito seguro. Otro consejo para terminar: evita cance-lar una reunión a no ser que sea una causa de fuerza mayor (documentación o asis-tente imprescindible no disponible), ya que demasiadas cancelaciones debilitan la importancia de las reuniones que convocas o dan la razón a los que dicen que tus reuniones no sirven para nada.

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Mi sistema de archivo ideal

Hace tiempo que me pregunto cual es el mejor sistema de archivo para los docu-mentos con los que trabajo habitualmente.

El archivo de artículos, material diverso para leer, o para guardar como referen-cia, lo tengo en Evernote, clasificado según temáticas a modo de biblioteca y no hay problema, lo que me ha dado más quebraderos de cabeza ha sido establecer un sistema de archivo para los documentos que utilizo normalmente en el trabajo y a los que debo de recurrir frecuentemente; informes, tablas de datos, presentacio-nes, etc…¿cuál es la forma de archivo que optimiza mi tiempo?

Una aclaración antes de continuar, no estoy hablando de archivo en papel, sino archivo digital. El papel casi lo he suprimido de mis tareas diarias, con lo que ten-go poca necesidad de almacenar nada ni de recurrir a este formato.

Lo importante y primordial: cualquier sistema de archivo debe cumplir, como mínimo, tres requisitos: ser simple, de rápido acceso y que optimice el tiempo de búsqueda de un determinado documento.

Después de darle muchas vueltas y probar muchas cosas, lo primero que he he-cho y que me funciona muy bien, es una carpeta a la que llamo On Fire: esta car-peta contiene los documentos en los que estoy trabajando, que están pendientes de terminar, de revisar, entregar o presentar. Documentos que es frecuente que abra o cierre varias veces al día. Cuando accedo a los documentos en mi ordenador lo primero que me encuentro es esta carpeta. Hace un tiempo, estos documentos los tenia en el escritorio, pero poco a poco he anulado el uso de este, de tal manera que hoy en día, ya está totalmente vacío (no hay nada como las buenas vibracio-nes que te llegan al ver un escritorio de ordenador limpio).

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A partir de aquí y entrando en el archivo propiamente dicho, he probado mu-chos sistemas, midiendo la rapidez y efectividad en encontrar el documento que busco, y finalmente me he decidido por un archivo de carpeta única. Ha sido el que optimiza  más mi tiempo, consiste en una carpeta donde almaceno todos los documentos que genera mi actividad, con la única salvedad: decidí dividirla por años, para evitar que crezca hasta el infinito, así, simplemente, cada año creo una carpeta donde almaceno todos mis documentos. He reducido a la categoría de ex-cepción el crear carpetas específicas para proyectos concretos.

Antes de llegar aquí he probado archivar con otros criterios, usando carpetas y subcarpetas, por temática, por objeto del archivo, por departamento, por tipo de archivo, etc… pero siempre me encontraba con archivos que podían pertenecer a dos categorías, así, al buscarlos tenia dudas de en que carpeta estaban, y al final te-nia que usar el buscador, pero no sin antes haber perdido el tiempo probando en un par de carpetas, por eso llegue a la conclusión que daba igual el orden que pu-siera, siempre terminaba usando el buscador. Esta es la razón por la que imple-menté una carpeta única y uso el buscador cuando no recuerdo directamente el nombre del archivo.

Soy consciente que a primera vista puede parecer que es un desorden, pero no, utilizando el buscador lo encuentro todo de manera rápida, y no hay dudas, segu-ro que está en esa carpeta. Como normalmente busco un determinado tipo de ar-chivo y conozco una palabra clave, eso es suficiente para dar con el documento en segundos. Otros hábitos que me ayudan son tener un código al nombrar los docu-mentos para facilitar aún más las búsquedas y también es importante almacenar solo archivos en su versión definitiva y evitar duplicidades que puedan confundir-te.

Aunque ahora mismo estoy usando este sistema y me funciona, la conclusión principal a la que he llegado es que difícilmente será válido para otros, nuestras ta-reas y nosotros mismos, somos diferentes, por lo que cada uno debe encontrar o adaptar el sistema de archivo según sus propias necesidades, lo importante es que te sientas cómodo con él y que te sea efectivo.

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Como hacer que el trabajo colaborativo sea productivo

Siempre se ha dicho que trabajar colaborativamente es mejor que hacerlo indi-vidualmente, y así es: indudablemente los resultados son mejores y más ricos. La suma de individuos multiplica el resultado.

Lo que ya no está tan claro es que trabajar colaborativamente favorezca la pro-ductividad, si no se plantea correctamente lo más frecuente es que la suma de indi-viduos divida su productividad.

Para que esto no sea así, existen una serie de puntos clave donde es necesario hacer hincapié:

• Escoge bien a los participantes: básate en su experiencia, motivación y habilidades, evita, si puedes, jerarquías de empresa o participantes ‘obligados’. Va-lida la compatibilidad de caracteres y formas de trabajar.

• Establece el tipo de comunicación: exige transparencia y sinceridad. To-dos somos iguales y tenemos la misma responsabilidad. Cualquiera puede aportar y todas las opiniones e ideas deben ser valoradas.

• Deja claros los métodos: aclara el sistema de trabajo, tipo y estructura de reuniones, fija compromisos y quien hace qué.

• Reconoce y publicita los resultados: el éxito es de todos, agradece la parti-cipación.

Teniendo en cuenta estos puntos se favorece la ‘colaboración productiva’ com-binación que provoca resultados aún mejores.

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Los 3 comportamientos habituales del líder ineficaz

No es oro todo lo que reluce. Y en términos de productividad personal menos; muchas veces lo que aparenta ser una persona altamente productiva resulta ser to-do lo contrario.

Este hecho es especialmente grave en personas con responsabilidades, que tie-nen a su cargo un equipo, ya que no solo le afecta a uno mismo, sino a todos los que dependen de él. Es muy triste cuando los miembros de este equipo descubren la verdad, ven que sobretodo han sido ellos los que han salido perjudicados y que, por si fuera poco, habían asumido como propio el problema la baja productividad del conjunto.

Hay comportamientos habituales en líderes que son síntoma de una baja pro-ductividad, son muy normales y fácilmente reconocibles; comportamientos peligro-sos y destructivos que aparecen como una reacción para tapar las propias incapaci-dades.

Estos, a primera vista, parecen las fortalezas del líder pero realmente son todo lo contrario, son sus principales debilidades. ¿Cuáles son?

Lo saben todo: siempre hablan, y cualquier tema a discutir siempre termina en las mismas historias, sus historias, sus vivencias, herencias de un pasado que hoy ya no tienen ningún valor. Hables de lo que hables, siempre terminas en el mismo sitio, en un monólogo inaguantable. No necesitan ni nada ni nadie, conocen todo y a todos.

Siempre están ocupados: los trabajos con responsabilidades siempre conllevan muchas tareas y muchas horas de dedicación. Pero no es síntoma de buen líder el

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estar siempre desbordado. Cuando pides una cita con él, nunca encuentra un hue-co y aprovecha para explicarte todo lo que tiene que hacer. No te has preguntado nunca que, si está tan ocupado, ¿cuando tendrá tiempo y predisposición a pensar en las estrategias a largo plazo? o ¿cómo tomará las decisiones si va tan acelerado?

Los demás siempre lo hacen todo mal: este es el programa que llevan predefini-do, no les interesa el éxito de los demás. Se centran en los problemas, en la parte negativa de lo que se les plantea. Ellos siempre lo harían mejor, no sea que alguien destaque y lo ponga en entredicho.

Lo triste de todo esto, es qué ni que lo detectes, poco puedes hacer, se puede in-tentar razonar, hacer propuestas de mejora, pero rara vez funcionan. Lo mejor en estos casos es tener la fortaleza para marcarte tus propios ritmos y objetivos, crear-te un ambiente donde tu mismo te puedas regular, pero esta no es una solución de-finitiva, solo es simple supervivencia antes que te plantees cambiar de trabajo, o bien, si tienes suerte te cambien el jefe.

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Las reuniones de diez minutos

Es muy frecuente que las reuniones se alarguen más de lo estrictamente necesa-rio, y lo que es más grave, muchas veces es solo para evitar el que dirán o que pen-sarán; a todos nos ha pasado que hemos terminado antes de lo previsto una reu-nión y la hemos alargado innecesariamente para que “se haga la hora” ya que si-no, nos quedamos con la sensación que no hemos trabajado suficiente.

Tenemos interiorizado que una reunión es una cosa importante que conlleva una liturgia y por esta razón no esta bien visto que sea breve. Efectivamente es im-portante, pero el problema es que casi siempre la liturgia incluye (aún) cosas como empezar tarde porque como hace tiempo que no nos vemos, tenemos que explicar-nos la vida (algunos dirán que esto refuerza el equipo…), o los descansos frecuen-tes (algunos dirán que son necesarios para mantener la concentración…), o “intere-santes” prólogos de la persona de mas rango de la reunión para “situar” a los asis-tentes (algunos dirán que lo que dice el jefe siempre es importante…); propongo a estos algunos que piensen que una reunión es una herramienta con unos fines, si pretendes otros, quizá tengas otras herramientas mejores…

En este post no trato de plantear cuales son los mejores hábitos para que las re-uniones sean productivas, ya lo hice en un post anterior, y tampoco pretendo en-trar ahora en el modelo SCRUM y sus Stand-up meetings, muy útiles para la coor-dinación del trabajo en equipo, pero de lo que ya hablaremos más adelante. Aquí solo pretendo provocar la reflexión alrededor de la reducción (o concreción) de la duración de las reuniones, en otras palabras, que en las reuniones nos apliquemos la máxima de “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”.

Hace unos meses que leí en el libro Cut to the chase de Stuart R. Levine la invi-tación a dominar las reuniones de diez minutos, lo que me llevó a reflexionar alre-

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dedor del tema y empezar a aplicarlo. A primera vista parece imposible, pero no lo es tanto. Haz el experimento, revisa tu agenda y enumera cuantas de las citas que tienes podrían llevarse a cabo solo en diez minutos, te vas a sorprender de la cantidad que hay.

En el mismo libro, pone el ejemplo de las visitas al médico, son muy importan-tes, pero normalmente son rápidas, con lo que ya llevas muy pensado lo que quie-res decir y lo que quieres preguntar… pues se trata de aplicar el mismo principio a las citas o reuniones de trabajo.

Aunque, y a pesar de todo, al final sean necesarios treinta minutos o una hora, es un buen sistema el planificarlas y plantearlas como si solo tuvieses esos diez mi-nutos.

El resultado de una reunión es siempre directamente proporcional a su prepara-ción, pues cuando la prepares introduce esta cuestión: ¿es posible condensarla en solo diez minutos?.

¿Como podemos hacerlo? Pregúntate que objetivos quieres cumplir en esta cita y anótalos. Una vez los tengas, haz una lista de las preguntas que no pueden que-dar por responder o tareas por asignar. Este es el fin de la reunión, por lo tanto se debe de seguir a rajatabla.

Otro punto importante es que cuando empieces la reunión, pongas en alerta al resto de asistentes de tus intenciones: “creo que lo podemos hacer en pocos minu-tos si nos centramos en lo que interesa”. Explica los objetivos y el plan de reunión que has trazado en la preparación. Esto mantendrá a los demás enfocados en los temas importantes. No se trata de meter prisa en las discusiones, se trata de que la discusión mantenga el ritmo y no se encalle alrededor de un mismo tema, procura que no decaiga su dinamismo. Informa a medida que se vayan cumpliendo los ob-jetivos.

Como siempre, ten en cuenta que todos los extremos son malos, mantén siem-pre la calidad de la reunión, una cosa es terminar en poco tiempo y la otra es ter-minar mal, como en todo, debes encontrar la justa medida; aunque ya verás como te sorprenderás de lo que se puede hacer en una reunión de diez minutos.

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Elaboración de documentos en un entorno productivo

La elaboración de informes o documentos de todo tipo es una de las tareas que habitualmente tenemos que realizar en nuestro trabajo. Un documento debe cum-plir una serie de requisitos para que no sea una carga, ni para el que lo debe de ela-borar, ni para el que lo recibe, así si queremos trabajar en un entorno productivo, los documentos que circulen por él, también deben de serlo.

Tristemente, aún es muy habitual medir la calidad de un documento por su cantidad de páginas y no por sus contenidos, aún se nos hace extraño recibir un documento importante de solo dos páginas. Esto no tiene porque ser así, sino que debería de ser todo lo contrario, un documento debe de contener lo necesario pa-ra el fin que ha sido creado, y nada más. Con esto, el receptor optimiza su tiempo y se focaliza en lo que te interesa destacar, si no es así, lo marearás y cuando llegue a lo importante, estará cansado y no le prestará la atención debida, o simplemente ‘procrastinará’ la lectura de tu trabajo.

Algunos consejos para una redacción productiva de documentos:

Empieza por definir un índice claro, fácil de seguir y de entender, dedica un buen rato a pensar en la estructura del documento, trabajar la visión global te ayu-dará a estructurar tu mente, a ordenar y a priorizar contenidos. Recomiendo reali-zar este proceso con la elaboración de un mapa mental y, a ser posible, sin prisa, ya que con una cocción lenta seguro que consigues mejores resultados.

Créate una biblioteca de plantillas, es mucho más fácil empezar con un guión hecho que con una pagina en blanco. Intenta siempre mantener el mismo orden y estilo, será más fácil para ti y también para a la gente que habitualmente reciba tu trabajo ya que les evitarás tener que situarse cada vez. Es también importante el nombrar los documentos de una manera ordenada y coherente, facilitará el archi-vo, búsquedas posteriores y referencias entre documentos.

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En la fase de desarrollo de contenidos, escribe sin pensar mucho, después borra todo lo que puedas, debes de ser muy crítico con lo que dejas, si no aporta nada: fuera!. La información debe ser la necesaria para entender o situar de lo que se ha-bla, evita el copiar cosas que ya están en otros documentos, a no ser que sea im-prescindible por alguna razón incorporar un texto, incluye solo la referencia.

No pretendas que el contenido salga de tu mente en la dosis y estructura justa, escribe sin parar, todo lo que te venga a la cabeza, puede ser que dupliques cosas, pero ya esta bien que sea así, porque después podrás escoger con cual te quedas. Si escribes algo que luego decides que queda mejor en otro punto, pues ya lo trasla-daras. Crea un texto sin pulir, no te agobies para que salga ya limpio de tu cere-bro, poco a poco con varias lecturas ya cogerá forma.

No te dejes las conclusiones o objetivos, que, además, en los dos casos, deben de ser claros y concisos. Debes evitar escribir mucha literatura, procesos, reflexio-nes y luego dejarte a lo que quieres llegar y que el receptor tenga que preguntar-se: ¿y ahora qué?. El documento será percibido como útil si das respuesta, y si pue-de ser, rápida, a esta pregunta.

El uso de esquemas, tablas o listas con formatos bien definidos son recomenda-bles, si puedes expresarlo con alguno de estos mejor que un párrafo de texto.

Da oxigeno al documento, usa un interlineado amplio, margenes adecuados, co-lores, negrita y subrayados en la dosis justa (evita la saturación de estos elementos). Procura que la imagen que transmita invite a leerlo.

Una vez terminado, no lo envíes inmediatamente, enfríalo y dale una lectura uno o dos dias después, veras como aún mejoras más el contenido o encuentras for-mulas para expresar mejor algún tema.

Una vez entregado, pregunta a los receptores que les ha parecido, incorpora sus recomendaciones o comentarios en el siguiente trabajo, así irás incorporando a tu estilo las necesidades de los demás. Si creas unos documentos perfectos solo se-gún tu criterio, y no los entiende nadie, estarás perdiendo el tiempo.

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Como introducir la productividad personal en

niños Ser productivo es una cuestión de hábitos, así pues, ¿porque no empezar a intro-ducir sutilmente sus conceptos ya de bien pequeños?. En la vida normal de un ni-ño se le presentan retos donde son muy aplicables los principios básicos de la pro-ductividad personal. No se trata de exigir más de la cuenta o de presionar, sino de educar prestando atención a la adquisición de unos hábitos que les llevarán a te-ner una vida adulta más efectiva.

Al observar a mis hijos, me he dado cuenta que hay tres costumbres que son fá-cilmente trabajables y que sin un gran esfuerzo se pueden introducir en nuestro día a día. Estos tres puntos, favorecerán la adquisición de hábitos y la introducción de tres conceptos muy importantes en productividad personal.

Objetivos:

Las cosas se hacen (o deben hacer) por alguna razón, así pues, podemos intro-ducir el significado de estos desde dos vertientes. Cuando te dicen quiero esto: ya tienen el objetivo claro, así pues debes de preguntar y ayudar a definir como lo van a conseguir, cual va a ser el camino. También puede pasar justo lo contrario, que no sepan lo que quieren, en este caso debes de ayudar a focalizar cual es su in-terés, y una vez hecho eso, como antes, ayudar a trazar un plan o camino claro pa-ra lograrlo.

Listas de tareas:

Es interesante integrar en la vida diaria de un niño una libreta, primero para trabajar el hábito de capturar, anotando todo lo que quieran o se les pase por la ca-beza, y, en segundo lugar, empezar con unas minilistas de tareas. En el punto ante-

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rior hemos hablado de objetivos, y de trazar un plan para conseguirlos, pues ¿por-que no introducir este plan en una lista?, con cuatro puntos claros que una vez rea-lizados se puedan tachar. Una vez la lista este completada habrás llegado al objeti-vo, ¿planteado así, es fácil de entender por un niño, no?. Ejemplos para potenciar el hábito de capturar hay muchos, podrían ser el tener la lista de regalos que me gustan para mi cumpleaños o que comidas prefiero esta semana, otra opción es in-tegrar a tus hijos en la gestión de la lista de la compra familiar. Para el hábito de llevar listas de tareas, un ejemplo que podría ser habitual, es el objetivo de planear los deberes vacacionales por semana, se planifican y se crea una lista, así ficha he-cha, acción tachada, y al final de la semana: premio. Se pueden buscar otras listas de tareas, que no tengan tanto que ver con las tareas consideradas ‘obligaciones’, y pueden hacerse alrededor de su propio día a día, al estilo de hacer un puzzle, ju-gar con las muñecas, ver la tele por la tarde, en este caso se trata de plantearlo co-mo un juego, y que se trabajen las listas ‘per se’.

Procrastinación:

Este concepto no hace falta plantearlo como tal (porque no te van a entender), pero si que este comportamiento, que es muy frecuente en niños, se resume en: siempre es mejor hacerlo mañana; casi que podríamos decir que es su modo de vi-da habitual (o como mínimo, es el de mis hijos). Por lo tanto es interesante de plan-tear los beneficios del: si se puede hacer algo hoy, hazlo. Así, intenta que hagan las cosas hoy, y si lo hacen, magnifica sus beneficios, por ejemplo, si recogen la habita-ción, después de haber estado intentando evitarlo, la mañana siguiente, enfatiza es-te hecho, ocupando el espacio de tiempo que les hubiese ocupado esa tarea, ha-ciendo algo que les guste (jugando con ellos, por ejemplo).

Repito que no se trata de exigir, sino de plantearlo como un juego, la mayoría de estas cosas ya las hacemos de forma natural, y seguramente solo se trata de po-nerle una estructura al proceso, para que los hábitos se adquieran con un orden y un sentido.

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Como gestionar la carpeta en espera

Tanto en el correo electrónico (lo gestiono con el sistema Inbox 0) como en la ges-tión de mis tareas, uso la carpeta de En espera. En esta carpeta guardo las accio-nes que he delegado (para su seguimiento), o bien si estoy esperando algún dato o respuesta externa para algo en lo que estoy trabajando.

Mi prioridad absoluta ha sido siempre que no se me desborde la carpeta de Ac-ciones próximas, pero estos días, me he dado cuenta de una cosa, la de En espera, también tiene sus peligros, ya que a pesar de las revisiones sistemáticas, ha engor-dado considerablemente.

Esta carpeta o lista contiene acciones que no dependen directamente de mi, pe-ro que si afectan mucho mi trabajo, mi flujo de tareas, mis plazos de entrega y, si algunas tareas delegadas se eternizan, afectan también mis áreas de responsabili-dad. Por todo esto, he creído necesario revisar que está pasando y establecerme unas normas claras para la gestión de la carpeta En espera.

En primer lugar, establecer una revisión mínima de dos/tres veces por semana y incorporarla a mi sistema de gestión de tareas. No es que hasta ahora no lo hicie-ra, lo que pasa es que seguramente no lo concebía como prioritario, por lo tanto he decidido aumentar mi rigor en esta revisión. Además he detectado distintos puntos críticos donde es necesario prestar especial atención.

Recordatorios.

Se deben anotar los recordatorios hechos y planificar los que se tienen que ha-cer (programar un sistema de notificaciones también seria un buen sistema, aun-que a mi no me gustan, y prefiero ser yo mismo con la revisiones, el que recuerde

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las cosas). Es necesario también encontrar la frecuencia suficiente para no presio-nar más de lo necesario pero la suficiente para que la tarea no caiga en el olvido, se retrase tu trabajo y tu productividad quede comprometida; como es lógico los recordatorios deben ser proporcionales en tiempo y cantidad a la urgencia/impor-tancia de lo que estás reclamando. Es interesante dividir también entre tareas dele-gadas, que solo la conservas para hacer un seguimiento, y las que realmente son tareas a la espera. He aplicado también un código de colores dependiendo de la trascendencia de la información que espero o de la tarea delegada; marcar en rojo las acciones con gran repercusión en mis objetivos me hace prestarles especial aten-ción.

Revisar y acordar los plazos.

Fija con el receptor de tu demanda un plazo razonable, yo, además, le añado un par de días dentro de la mi planificación (a modo de margen de seguridad). El primer recordatorio lo envío justo al termino del plazo acordado. Siempre, ni que no lo consideres necesario, fija y acuerda un plazo. Si no tienes prisa, no lo verbali-ces o lo asumas así, al menos fija un plazo largo (¿3 meses?), evita la frase de: tran-quilo, ya me lo darás/enviarás… tu mismo estas provocando una despriorización de tu petición. Y si es tan poco importante o trascendente…igual puedes ahorrar-te de dar trabajo a otro, ¿no?

Concreción de la demanda.

Si a pesar de todo ya tienes instaladas tareas perennes en esta carpeta; debes de preguntarte si la delegación ha sido correcta o no, ¿le ha quedado claro a tu inter-locutor lo que pides?, también cabe preguntarse si se ha pedido a la persona ade-cuada ¿tiene los conocimientos, capacidades o disponibilidad?, ¿es un problema de plazos no realistas?. En cualquiera de los tres casos debes de hablarlo y ver cual es la causa, y después de aclarar cual es el problema, reformula petición, fija un plazo realista y reprograma, o en último caso, busca otra fuente.

Recuerda que para ser realmente productivo, no basta solo con serlo tu, debes de ponerlo fácil para que todo tu entorno lo sea.

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El sentido común y la experiencia en productividad

Muchas de las preguntas que me hacen cuando hablo de productividad personal las acabo terminando con un: usa el sentido común. También, en muchos libros, posts o articulos relacionados con la productividad personal, se termina mencio-nando el sentido común como una norma necesaria para acometer el propósito de ser productivo.

No es que no sea cierto, pero claro, y la mayoría de las veces ya lo percibes en las caras de quien te ha formulado la pregunta, la respuesta no convence, ya que al apelar al sentido común la conviertes en una opción subjetiva, poco concreta, y eso lleva a pensar cosas del estilo de: ¿yo que no soy capaz de tener criterio para organizarme, voy a tenerlo ahora para discernir lo que es de sentido común? Sin ir más lejos…si cuando me hablan de productividad mi sentido común me hace pensar solo en que tendré que trabajar mucho más…¿como voy a fiarme de él?

Si fuera una cosa tan sencilla, ¿no procederíamos todos igual delante de cual-quier situación? a nadie se le escapa que si el sentido común fuera norma y fuera utilizado por todos de la misma manera, ya no solo tendría repercusiones positivas en nuestra productividad, sino que probablemente mundo seria un lugar un poco mejor; pero no nos desfocalizemos, y volvamos a lo que nos ocupa. De hace algún tiempo, me he planteado la siguiente pregunta: ¿es posible llegar a acotar el senti-do común?, almenos en lo que a productividad personal se refiere…

En primer lugar, ¿que es el sentido común? hay varias definiciones, pocas lle-gan a la concreción y algunas de ellas rayan lo esotérico (haciendo referencia a la capacidad de discernir entre el bien y el mal), todas son muy simples (transcribo li-teral): “una facultad que posee la generalidad de las personas, para juzgar razona-

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blemente las cosas” o “practical judgment independent of specialized knowledge or training; normal native intelligence” o “prudent judgment based on a simple perception of the situation or facts”.

Capacidad para juzgar razonablemente, independiente de conocimientos o en-trenamiento, inteligencia nativa, juicio prudente basado en la percepción de los he-chos o situaciones…estas definiciones nos ayudan a ver que el sentido común mu-chas veces no es tan común, y que cada uno de nosotros puede tener una percep-ción distinta al respecto de cualquier tema.

Delante de esta poca concreción, he llegado a la conclusión de sustituir las reco-mendaciones relativas al uso del sentido común hacia las de: basate en tu experien-cia. La experiencia al fin y al cabo es realmente lo que es necesario, los resultados de situaciones similares son los que podremos aplicar en situaciones similares. No podemos confiar solo en el sentido común para enfrentarnos a una área aún desco-nocida, nos deja unas opciones demasiado abiertas, si es que nos las llega a ofrecer.

No hay otra que probar. Pruébalo, si te equivocas no pasa nada, así te conoce-rás y te calibrarás, poco a poco irás encontrando las respuestas. Así despejarás du-das y encontrarás las mejores maneras, o como mínimo las que ti te funcionan me-jor, de hacer las cosas o de tomar decisiones.

Así que, ya que lo tenemos, cabe dejar al sentido común su pequeña dosis de protagonismo, pero debemos de encontrar otras opciones mas fiables para resolver las encrucijadas que diariamente se nos plantean, y es donde la experiencia gana protagonismo, se trata de vivir, hacer y probar cuanto mas mejor, con esto podre-mos sustituir el sentido común (poco concreto) por opciones más concretas, útiles y contrastadas por nosotros mismos.

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El contenido secreto de la palabra productivo

Ser productivo no es tan solo un término ‘económico’ relacionado con tener más rendimiento en el trabajo, va mucho mas allá, es un concepto que debe de in-tegrar todos los aspectos de tu vida. Así que en estos días pre-vacacionales, permi-tidme un pequeño ‘divertimento’: el verdadero contenido de ser productivo escon-dido en sus 10 letras:

Planifica todo lo que puedas Rompe con tus viejos hábitos Ordena tu vida al completo, no solo lo referente al trabajo Duda de como has venido haciendo las cosas hasta ahoraUtiliza el sentido común Cumple con lo acordado Transforma el mañana en hoy Impulsa tu rendimiento Vive sin estrés Optimiza tu tiempo

Cuanto contenido en una sola palabra… ¿No es poco, no?

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Los miedos en el camino hacia la productividad

Avanzar hacia una mayor productividad personal no consiste únicamente en im-plantar una metodología para hacer el trabajo de manera mas ordenada, significa cambiar muchos de tus paradigmas, así pues, este no es un camino exento de difi-cultades y miedos.

Todo empieza cuando evidencias que estas saturado: miles de cosas por hacer, no atrapas al tiempo, nervios, estrés, mal humor,… primer miedo a vencer: ¿seré capaz de superarlo?. No estas en tu mejor momento para tomar una decisión de este calibre y empezar el cambio con la ilusión de que lo lograrás…pero te tienes que convencer que efectivamente vas a ser capaz.

Lo haces, te convences, y lo primero que piensas es: necesito organizarme, así que empiezas por comprarte algún libro de titulo sugerente relacionado con la ges-tión del tiempo, investigas, preguntas y aquí llega, finalmente, el primer contacto con la palabra productividad (personal), y con ella otro miedo. A priori, esta pala-bra causa recelo porque lleva asociadas connotaciones negativas, te hablan de au-mentar tu productividad, la palabra te sugestiona negativamente y lo primero que te viene a la cabeza es explotación y más trabajo, así, si lo que pretendes es mejo-rar tu calidad de vida, ¿tienes que empezar asumiendo una palabra que por si sola ya te sugiere una mayor carga de trabajo y estrés?. Pero, profundizas, lo entiendes y lo aceptas, no se trata de trabajar más, se trata de trabajar mejor.

Genial, has superado tus miedos, te lanzas, con todas sus dificultades, pero con-vencido que lo lograrás, cuesta, no es fácil, pero poco a poco percibes que vas me-jorando, estas en el camino correcto, y… ¿ya está?.

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Pues no, porque has superado tus miedos pero ahora empiezan los miedos de los demás a lo que tu estás haciendo, a tus cambios. De repente empiezas a decir que no a cosas habituales hasta el momento, ya no estas tan ‘disponible’, terminas de trabajar a la hora, entregas más y cumples plazos (¿pretendes dejar mal al res-to?),…; la consecuencia más habitual delante de esto es que aumentan las reticen-cias, no te sientes comprendido, y mucho menos ayudado en tu proceso. Aquí em-pieza la tarea de, como yo la llamo, ‘evangelizar’ a todo tu entorno, a explicar, pa-ra que se venzan los miedos y, al mismo tiempo conseguir que también este entor-no se mueva hacia una mayor productividad, ya que tu productividad aumenta ex-ponencialmente si convives en un entorno que lo es.

¿Te ha pasado a ti? ¿También has tenido que superar estos miedos?

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Trucos para enfocar tus reuniones de manera

productiva Las reuniones mal planificadas son un asesinato a la productividad de un equi-po. Uno de los síntomas más claros que estamos en un entorno no productivo es cuando estas siempre son percibidas como una pérdida de tiempo. Minan la moral del equipo y son un gran gasto de recursos.

Hoy en día, la necesidad de optimización de todo lo que hacemos y también la disponibilidad de tecnologías y medios, nos debe de obligar a replantearnos si son necesarias determinadas reuniones, y sobretodo, cual debe de ser el formato de es-tas.

Toda reunión debe tener una meta, un objetivo concreto y realista. El preparar la reunión es indispensable, si no consigues centrar cual es esta meta, no hagas la reunión, será una pérdida de tiempo. Discutir sobre un problema, decidir que di-rección tomar y cuales son los pasos, eso es lo básico. Así mismo deben de convo-carse los participantes mínimos y adecuados para el tema objetivo, solo los que puedan y deban aportar, si convocas más gente de la necesaria, les harás perder el tiempo y la reunión será menos ágil.

Sé puntual. Tanto a la hora de empezar como a la de terminar, si por alguna razón (que no debería de ocurrir en reuniones bien planificadas) no se puede cum-plir lo previsto, negocia con los asistentes una reformulación del plan del día. Así todo el mundo será consciente de cual es el plan, y no nos pondremos nerviosos an-te el no cumplimiento del horario y la expectativa de tener que modificar los pla-nes que todos tenemos para cuando termine la reunión. Un reloj visible por parte del moderador debería de estar presente en todas las salas de reuniones.

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No esperes a los tardones, y cuando lleguen, no les hagas resumen de lo habla-do, es una falta de respeto y hace perder la concentración a los que han empezado a la hora.

Las reuniones no deberían de durar más de una hora, este es el tiempo óptimo que podemos estar focalizados en un tema. Si seguimos las normas, es posible de hacerlo.

Toda la documentación debe de estar disponible unos días antes, y todos los asistentes deben de haberla preparado para el día de la reunión. Evita presentar lo ya presentado, si has enviado la documentación, el volverla a presentar, ni que sea en modo formal, es una pérdida de tiempo. Tu equipo ya la ha entendido, y si ha tenido alguna duda, en la preparación debería de haber preguntado, ve directo al objetivo de discutir y decidir.

Smartphones, tablets y portátiles apagados. Por una hora de aislamiento no se termina el mundo.

Durante la reunión se debe de escribir lo menos posible, no hace falta tomar apuntes, ya que la información esta disponible en muchos sitios. Con notas rápidas basta. Ni tú, ni los participantes deben de desfocalizarse, lo que importa es que se discuta y se decida.

El acta es una herencia del pasado, olvídala. Conviértela en una lista de accio-nes donde todo el mundo sepa que tiene que hacer y se pueda seguir lo que se está haciendo. Ponla a disposición horas después de la reunión.

Rompe la adicción a las reuniones sin sentido, y tanto tú, como tu equipo os sorprenderéis de cuanto trabajo se puede hacer; además del echo de incrementar de manera notable la percepción de productividad en el entorno de trabajo.

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Ante una decisión difícil, procrastinar no es malo

Es habitual medir a los buenos líderes por su capacidad y seguridad en tomar decisiones rápidamente, pero, a no ser que se viva en un entorno de conflicto per-manente, tomar las decisiones con urgencia compromete la calidad y la adecua-ción de estas al objetivo pretendido.

Si estamos hablando de decisiones que van a tener una gran repercusión, que tienen una componente estratégica, y, especialmente, si tienen a ver con la innova-ción, y por lo tanto implican una gran dosis de creatividad, no es bueno tener prisa en tomarlas. Procrastinar o postergar la toma de estas decisiones aporta bene-ficios, siempre y cuando esto no sea una maniobra dilatoria para no afrontarlas, porque si este es el caso, nos estamos haciendo un flaco favor.

Ya sabemos que las mejores ideas surgen en circunstancias inesperadas, por lo tanto dejémonos algunos momentos de distensión, momentos en que no estemos plenamente focalizados en la toma de la decisión y en que podamos tener la men-te relajada. También, como leí recientemente: una buena noche de sueño no due-le.

Además, es importante tener en cuenta que vivimos en un entorno de rápida evolución, a menudo lo mejor es parar y mirar. Recoger datos, continuar haciéndo-se preguntas. Tómate tiempo para absorber la incertidumbre y aprender de ella.

Pregúntate cuanto tiempo de maduración te puedes permitir antes de tomar la decisión y explótalo. Evita el tópico de quien toma la decisión más rápido es el más bueno.

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Un par de tópicos que romper para ser más productivo

Avanzar en tu productividad significa la mayoría de las veces cuestionarte y rom-per con hábitos y tópicos que tenemos muy arraigados, cosas que hacemos porque creemos que son las correctas, o simplemente, porque nos han programado así.

Hay muchas de estas situaciones, pero para mi, hay dos especialmente impor-tantes, porque son un muy buen comienzo para liberar espacio mental y físico y también para empezar a sentirse plenamente productivo.

• No se puede hacer todo: aprende a decir no y a descartar tareas.

No todo es tan simple como hacer una lista y programar tareas, debes de cui-dar la calidad de estas tareas.

En primer lugar, aprende a decir no; esta muy bien colaborar, aportar en todos los sitios, ayudar a todo el mundo,… te hace sentir implicado, protagonista, pe-ro… zapatero a tus zapatos… que te cuesta hacer esto? tener tus tareas atrasadas? hacer tu trabajo fuera del horario?. Esta muy bien hacer lo anterior, pero siempre que tengas lo tuyo en orden.

El tiempo es finito, algunas veces debes de abandonar tareas. Pregúntate que te aportan, te aportan valor a ti? a la organización para la que trabajas? a tu equipo? te enseña o te ayuda a avanzar en algo importante? Si la respuesta es siempre que no… déjala para tiempos mas propicios… por muy bonita o agradable que sea la tarea…

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• Aprende a ser breve, conciso y directo.

Cuando una informe, proyecto o presentación tratan de un tema importante, tendemos a complicarlo, nos parece que cuantas más páginas tenga o fotos o colo-res más se refuerza la importancia del tema. Es falso, lo que importa es la esencia, y si en media pagina esta está, ya es suficiente, no pierdas mucho tiempo en hacer grandes introducciones o gráficos con infinidad de datos … quita todos los acceso-rios, cualquier palabra o frase que la puedas quitar sin que afecte al contenido, so-bra. Si alguien necesita más, que te lo pida y se lo envías.

Cambiar en estos aspectos cuesta, a ti mismo y a tu entorno, ya que significa ha-cer cosas que a primera vista pueden no entenderse. Lo más fácil es que te califi-quen de antipático o de poco implicado, pero no es así y si conviene, da explicacio-nes… tampoco estamos hablando de ser unos maleducados.

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La crisis en positivo

Es evidente que la situación de crisis que estamos viviendo conlleva cambios en nuestros paradigmas.

A priori, y influenciados por todos los inputs que diariamente recibimos de nuestro entorno, parece que los cambios solo pueden ser a peor, pero esto no tiene porque ser siempre así.

A pesar de lo duro de la situación, podemos encontrar una serie de beneficios en esta:

1. Te obliga a ser mas creativo.

2. Te obliga a tomar las decisiones difíciles.

3. Se acelera el cambio.

4. Debilita el sentimiento de competición en pro del de cooperación.

5. Te fuerza a salir de tu área de confort.

6. Hace que sea más fácil replantearte las reglas.

7. Hace que te des cuenta que no se puede dar nada por sentado.

8. Te recuerda que la verdadera riqueza no consiste en las cosas que posees.

9. Te hace ser menos derrochador.

10. Trae de vuelta a lo básico.

Así que aprovecha el cambio para avanzar, tómatelo en positivo. Recuerda que eres tú el que controla tu mente y tus acciones, evita dejarte arrastrar por la ansie-dad y la negatividad

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Transforma un conflicto en una oportunidad para

aprender Los conflictos forman parte de nuestro día a día y son inevitables, además supo-nen un enorme gasto de energía y una reducción increíble de nuestra productivi-dad. Así que es recomendable proceder con tranquilidad y, antes que nada, hazte (o haz) una serie de reflexiones básicas:

Visualiza el conflicto como una oportunidad: el conflicto surge por alguna ra-zón, hay algo que no funciona, por lo tanto es una gran oportunidad para mejo-rar.

Identifica la verdadera causa: en la mayoría de los casos, el conflicto es la punta del iceberg de tensiones mucho mayores. Este puede surgir por alguna situación que parece mínima, enfocar la resolución buscando en la globalidad de las relacio-nes, es la única manera de resolver este y futuros conflictos de manera definitiva.

Respeta las partes: todos tenemos nuestro punto de vista, enfocar el conflicto pensando que tienes la razón y el otro esta equivocado es un mal comienzo. Tie-nes toda la información para valorar?. Tu punto de vista esta sesgado por prejui-cios?.

Reconoce cuando parar: hay momentos en que es necesario hacer una pausa ya que las posturas tienden a radicalizarse. Es mejor parar, y hablarlo en otro mo-mento con mas tranquilidad. Hacer un paso atrás no significa rendirse, simplemen-te pide tiempo para reflexionar.

Aprende: fija la situación, analízala y incorpora lo que te ha aportado para me-jorar y evitar más conflictos en el futuro. Abre la mente mas allá de la perspectiva de ganar o perder. Pase lo que pase seguro que sumas.

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Sé productivo incluso en las semanas imposibles

Todos tenemos esas semanas que son mas duras que subir al Everest sin oxige-no, y lo peor, aparecen por sorpresa. Son aquellas que a primera hora del lunes se tuercen y cuando llegas al miércoles, estás seguro que no llegaras vivo al viernes.

Hay una serie reglas básicas para sobrevivir esas semanas:

• En primer lugar, si con anticipación ya prevés una semana difícil (reunio-nes incomodas, algún plazo que cumplir, etc.), no tienes excusa; controla el azar, no dejes cabos sin atar, planifica el trabajo con especial cuidado, seguro que tu pro-ductividad será baja, ya que empezarás la semana condicionado por lo que te vie-ne encima. Prepara bien la semana y déjate el tiempo suficiente para hacer las co-sas.

• Ten claro que las situaciones complicadas no se acumulan en estas sema-nas porque esta escrito así, es solo una percepción porque por alguna razón te pre-dispones negativamente. No dejes que tengan propiedades aditivas. Trátalas y solu-ciónalas por separado.

• Busca siempre la perspectiva del día en global, comprobarás como le es-tas dando demasiada importancia a las percepciones negativas… seguro que han pasado cosas buenas también.

• No procrastines. Estas semanas el riesgo de procrastinar se dispara. Tie-nes que ser mas exigente que nunca en realizar las tareas que te dan pereza. Cuan-to antes te las quites de encima, mejor.

• No te obsesiones, si no estas en plena forma, reconócelo y ponte tareas poco exigentes.

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• Al terminar cada día, ordena y verifica la planificación de los días siguien-tes, estas semanas la sensación de caos es constante, hazla desaparecer recordándo-te que tienes la situación controlada.

• A media semana, haz algo fuera de lo habitual, rompe la semana, mónta-te un fin de semana exprés: sal a cenar fuera, pide permiso para salir de trabajar un rato antes y vete al cine o de compras…

• El viernes termina todo lo que dependa de ti, y lo que no depende de ti, regístralo y asegúrate de enviar un recordatorio. Si necesitas alargar un poco más tu jornada, hazlo, pero termina todo lo que tengas. Si te vas a casa con algún cabo suelto, no descansarás y empezaras mal la siguiente semana.

Y por último, si se encadenan las malas semanas y no consigues controlarlas, busca la verdadera razón, porque el problema no son los imprevistos que puedan aparecer, es endémico y tienes que atajarlo con medidas concretas (desmotivación? stress? mala organización? …)

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Objetivos: esos conocidos desconocidos

Casi siempre acostumbramos a vincular únicamente los objetivos con nuestra vida laboral, y encima, la mayoría de las veces los percibimos con connotaciones negativas, ya que solo tenemos consciencia que entran en nuestra vida cuando nuestro jefe nos exige más y más.

Así que es normal que nos cueste, o simplemente, ni nos planteemos incorpo-rar los objetivos en nuestra vida diaria. Este es un muy buen hábito para aumentar nuestra efectividad personal, y con ello nuestra calidad de vida. Los objetivos pue-den ser de muchos tipos o magnitudes, y seguramente ya funcionamos de manera inconsciente con ellos, pero sin orden, ni con un planteamiento estructurado.Por ejemplo, podemos pensar, voy a perder peso. Este es un objetivo común, pero ahí se queda, en solo el macroobjetivo, el como y el cuando quedan al azar y eso con-lleva que pocas veces lo alcancemos.

Es conocido que la regla básica y universal para fijar objetivos es que estos sean SMART (específicos, medibles, realizables, realistas y limitados en el tiempo), pero que sean SMART no es el único requisito en el momento de fijar objetivos. Que estén bien formulados, es muy necesario, pero es solo la ‘primera piedra’ para que tengan unas mínimas garantías de ser alcanzados.

Así pues, y siguiendo con el ejemplo: voy a perder peso, lo transformamos a voy a perder 2 kg. al mes durante cuatro meses (específico, realizable, realista y li-mitado en el tiempo). El nivel de compromiso con este objetivo ya aumenta. El si-guiente paso, es desarrollar un plan de acción: ir al nutricionista la próxima sema-na, hacer deporte dos veces por semana, etc.

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Hemos concretado nuestro objetivo, cumple con las reglas SMART, que falta? Falta una cosa clave: debemos de creérnoslo. Este punto muchas veces lo olvida-mos, y es clave, porque puede cumplir perfectamente los 5 requisitos, pero que en el fondo no creamos en él, que sea más un debo hacer que un quiero hacer.

Debemos creer en el objetivo, debe de motivarnos, y para hacerlo debemos de visualizar que nos aportará más allá del simple: es lo que toca. Si queremos perder peso, debemos de visualizar que pasará cuando lo logre: me encontraré mejor, po-dré ponerme esos vestidos que ahora no puedo, …; tenemos que buscar la parte emocional que hay detrás del objetivo.

No debemos fijarnos el objetivo porque toca, o porque es lo que hay, debe de representar un reto, una oportunidad de mejora en nuestra vida, debemos de sen-tirnos bien con él. Fijar un objetivo porque toca, solo nos llevará a la decepción y frustración porque no le dedicaremos la atención suficiente para lograrlo.

Otra buena práctica que tiene relación directa con el grado de cumplimiento de nuestros objetivos, es el de vincular a nuestro entorno, de hacerlos participes de nuestros retos, con esto logramos dos cosas importantes: convencernos que pode-mos, que es realista lo que planteamos y también, si hay mas personas involucra-das es mas difícil abandonar.

Y para finalizar, después de formular correctamente el objetivo y de créenoslo, debemos de tener paciencia. Todo tiene un proceso, pero si perseveramos y somos pacientes este proceso dará sus frutos

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8 consejos productivos para una vida más feliz

• Dedica unos segundos a pensar donde quieres llegar, luego, orienta tus acciones hacia el fin que pretendes. Seguro que llegas.

• Márcate objetivos. Si un objetivo es muy ambicioso, divídelo en varios, trabaja con micro objetivos. Sobretodo que sean realistas y de calidad.

• Termina todo lo que empieces, no pretendas hacer mucho, mejor poco, pero bien hecho.

• Aprende de todo y de todos. Nunca llegarás a saber demasiado.

• No tengas miedo a hacer las cosas de manera diferente. Tu prueba y ve-rás como si se puede.

• Piensa simple. Libera tu mente de especulaciones o de dudas, no le des demasiadas vueltas a tu cabeza, haz las cosas lo mejor que puedas y así seguro que las haces bien.

• Lee un poco cada día sobre experiencias y métodos de organización per-sonal. Coge de cada uno lo que creas que encaja mejor con tu forma de pensar y hacer, y aplícalo.

• Vive, disfruta y se feliz. Preocuparse es perder el tiempo.

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Gestiona tu equipo con transparencia

Es muy fácil gestionar tu equipo durante los buenos tiempos, las noticias son siem-pre agradables, y la comunicación, aunque siempre es importante dentro de un equipo, no acostumbra a ser un problema. Esto cambia en el momento que todo parece ponerse en contra, malos resultados, dificultades por doquier, recortes, etc. En este momento la comunicación y las relaciones con el equipo se nos complican de sobremanera.

Es lógico que preparemos el mensaje y evaluemos las consecuencias de este, pe-ro la mayoría de las veces terminamos comunicando verdades a medias, con men-sajes incompletos. Esta práctica siempre termina provocando confusión y descon-fianza. Nos parece mas fácil, y creemos que también será más fácil de entender por parte de nuestro equipo y esto no es así. La transparencia parcial es un error muy común, no debemos destapar solo lo que nos conviene.

Comunica la situación de manera clara, da la oportunidad al equipo de cono-cer, preguntar y entender completamente que está pasando.

Esta actitud conlleva tiempo, no pienses que solo informando claramente, tu equipo ya lo entenderá, es necesario un tiempo para que tu gente lo procese; mien-tras tanto, favorece las discusiones, los planteamientos alternativos, en definitiva, que se hable abiertamente, y resuelve las dudas, ya sea individual o colectivamen-te.

Los rumores son muy dañinos, significan una pérdida de tiempo y recursos, no les des la oportunidad de crecer, actúa con total honestidad y transparencia.

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Comunicar de manera transparente es un buen hábito, no solo es útil para ges-tionar situaciones difíciles, sino también para indicar a tus colaboradores lo que es-peras de ellos, fijar objetivos o simplemente para motivar a través de la informa-ción (si tu equipo conoce, puede aportar y participar).

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No te cortes, se creativo

¿Por qué tenemos miedo a ir mas allá de lo establecido?

No es frecuente encontrar colaboradores que propongan, que se salten los lími-tes, y no porqué no tengan capacidades, sino porqué tenemos un impedimento cul-tural y de formación, siempre nos han enseñado a respetar las reglas, y eso, que a priori no es malo, tiene efectos colaterales que si son perjudiciales.

Aún es frecuente, que una persona que proponga, que quiera avanzar en lo que esta haciendo, no sea bien vista por la mayoría de sus compañeros, o lo que es imperdonable, por sus jefes. Muchas veces se le considera una amenaza, o bien, un casi-loco al que nadie presta mucha atención.

Viendo esto, es normal que, de manera consciente o inconsciente, uno mismo tienda a instalarse un ‘cortafuegos de ideas’ en el cerebro, con un resultado nefas-to: impedimos que nuestra creatividad fluya.

Si queremos mejorar, avanzar y sobrevivir, ya sea como empresa, como perso-na, o en cualquier situación, debemos dar rienda suelta a la creatividad, y expresar-la sin ningún tipo de prejuicio o atadura, lo importante, lo necesario, son las ideas, por lo que en ningún caso debemos limitarlas.

Cabe añadir, que anular una idea simplemente porqué no visualizamos como la llevaremos a cabo, es un grave error, para desarrollarla siempre hay medios, no te engañes, este no es el factor limitante. Una idea puede ser interesante no solo por si misma, efectivamente, puede que esta idea sea poco realista, pero al propo-nerla detonará en otras mil ideas y provocará movimiento, que es lo que importa.

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La palabra intraemprendedor cada vez suena con más fuerza, me gusta, por-qué si decimos que debemos ser creativos, la mayoría de las veces interpretamos que es una cosa que no va con nosotros, que solo es para los artistas; ser intraem-prendedor es emprender desde dentro (puedes situar el dentro donde quieras: tú, el trabajo, la familia…), y para emprender tenemos que ser creativos.

Es una gran habilidad para avanzar y no pienses que tienes que pertenecer a una raza especial, todos debemos ser intraemprendedores en la vida, y es fácil, so-lo hay que seguir una regla: NO TE CORTES, y si no es mucho pedir… utiliza el cerebro!; y si eres jefe otro consejo deja que la gente te supere, no tengas miedo.

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