issn 0120-5145 infolios...instrucción administrativa no. 01 de 2009 diario oficial 47.248 de 30 de...

INFOLIOSREVISTA DE DIVULGACIÓN

JURÍDICO-ADMINISTRATIVA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

DE NOTARIADO Y REGISTRO

ISSN 0120-5145

Nos. 50-51

Libertad y Orden

INFOLIOS Nos. 50-51Resolución del Ministerio de Gobierno No. 04623 de 1986

Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de Justicia

Calle 26 No. 13-49 Int. 201Órgano de Información y Divulgación

de los Servicios Públicos de Notariado y Registrowww.supernotariado.gov.co

e-mail: [email protected]ño, diagramación y corrección:

Grupo de DivulgaciónBogotá D.C. 2010

ISSN 0120-5145

Impreso en ColombiaPrinted in Colombia

Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de Justicia

República de Colombia

Zaida Barrero de NogueraSuperintendente de Notariado y Registro(e)

Ana María Rodríguez ÁlavaSuperintendente Delegada para el Notariado

Orlando Gallo SuárezSuperintendente Delegado para el Registro(e)

Hernando Colmenares Salamanca Secretario General

Carlina Gómez DuránJefe de la Oficina Asesora Jurídica(e)

Julia Gutiérrez RodríguezCoordinadora de Divulgación

Presentación

Un mundo globalizado nos acerca y nos coloca en un entorno donde lacompetitividad es factor determinante para países y regiones y, por lo tanto, eje transformador de organizaciones.En este contexto, el mejoramiento de los servicios notarial y registral no puede ser ajeno a tales exigencias. Ellos requieren renovarse, dándose a sí mismos una nueva visión integradora, protagónica, generadora de procesos de cambio.Por eso, la Superintendencia tiene en su visión incorporar en sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como la vigilancia y el control del servicio público notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública. Inmersa en este propósito está la gestión para lograr la unificación de criterios jurídicos y la orientación a notarios y registradores sobre las directrices que se expiden y los regulan, las cuales son plasmadas en instrucciones administrativas, circulares y conceptos como los que hoy se consignan en la revista Infolios Nos 50-51.Espero que su contenido cumpla con tales expectativas y se convierta en herramienta de consulta para avanzar en nuestro objetivo común: acercar los servicios notarial y registral al ciudadano.

ZAIDA BARRERO DE NOGUERASuperintendente de Notariado y Registro (e)

InstruccionesAdministrativas

año 2009

1SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

I N S T R U C C I O N E S A D M I N I S T R A T I V A S - I N F O L I O S N O. 50 - 51


I N S T R U C C I O N E S A D M I N I S T R A T I V A S - I N F O L I O S NOS. 50 - 51

Las Instrucciones Administrativas son expedidas por el Superintendente de Notariado y Registro, Orlando José García-Herreros Salcedo.

Instrucción Administrativa No. 01 de 2009Diario Oficial 47.248 de 30 de enero de 2009

Asunto: Cumplimiento Estricto de los Tér-minos Legales para Contestar los Derechos de Petición

Fecha: 19 de enero de 2009

Para: Directivos, asesores, coordinadores, registradores y demás empleados de la Super-intendencia de Notariado y Registro

La Superintendente de Notariado y Registro, en ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, en especial, las señaladas en los artículos 23 de la C. P., 13, numerales 3, 4, del Decreto 412 de 2007, y 34, numeral 19 de la Ley 734 de 2002, que le atribuyen la función de expedir los actos administrativos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad, y velar por la eficiente prestación de los servicios bajo su vigilancia, así como dictar los reglamentos internos sobre el trámite de los derechos de petición, procede a reiterar

10 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO


por escrito los criterios previamente preestablecidos para la realización del control interno preventivo en los asuntos relacionados con los derechos de petición.

En tal sentido, la Superintendente de Notariado y Registro le solicita a los Directivos, Asesores, Coordinadores, Registradores y demás empleados de la Superintendencia de Notariado y Registro, tramitar dentro de los términos previstos por la ley los derechos de petición, y enviar copia al Despacho de la Superintendente del oficio donde se le comunica la respuesta al peticionario, o del acto administrativo decisorio, con tal fin, se ordena:

1. La Oficina de Archivo y Correspondencia de la Superintendencia de Notariado y Registro recibirá los derechos de petición, los cuales deben ser radicados y remitidos al Despacho de la Superintendente inmediatamente o a más tardar a las 8:30 de la mañana del día siguiente a la fecha de su recibo.

2. En el Despacho de la Superintendente, el funcionario encargado de su trámite debe recibirlos, registrarlos en la base de datos, direccionarlos al competente, y elaborar el oficio de comunicación al signatario, conforme a lo dispuesto en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, y responsabilizarse de que el documento sea entregado el mismo día de su recepción al funcionario correspondiente, o en su defecto, a las 10 de la mañana del día siguiente.

Adicionalmente, deberá hacerles seguimiento a las peticiones, a efecto de establecer el cumplimiento de



los términos, revisando los oficios remisorios o actos administrativos correspondientes y verificando cuáles asuntos no han sido tramitados.

Asimismo, en caso de establecerse el incumplimiento de términos, debe informarle de inmediato a la Superintendente.

La Coordinadora del Grupo de Archivo y Correspondencia, sin perjuicio de lo anterior, sobre la base de datos a su cargo, deberá hacer seguimiento sobre la existencia, o no, de respuesta a los derechos de petición, y en caso de observar alguna inconsistencia, debe informar al Despacho.

La Superintendente de Notariado y Registro, si establece algún incumplimiento injustificado de términos, tiene el deber de informar a la Oficina de Control Disciplinario Interno, o en su defecto, a la Procuraduría General de la Nación, según sea el caso, de conformidad con el artículo 7°, del Código Contencioso Administrativo, en concordancia con el artículo 48, numeral 49 de la Ley 734 de 2002.

3. Términos para resolver los derechos de petición. Las peticiones que radiquen las personas naturales o jurídicas en el Grupo de Archivo y Correspondencia, de la Superintendencia de Notariado y Registro, sobre aspectos de su competencia, se resolverán dentro de los siguientes términos, a partir de su radicación:

a) Las peticiones en interés general y las de interés particular se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo, (art. 6º C.C.A).

... Las peticiones en interés particular se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo (art. 6º C.C.A.)...



b) Las peticiones de certificaciones o expedición de copias de documentos, se entregarán en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, (art. 29 C.C.A).

c) Las consultas deben resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles. (art. 25 C.C.A).

d) Las peticiones de información o documentos adicionales deberán resolverse en un término máximo de diez (10) días hábiles. (art. 22 C.C.A).

Cuando no fuere posible resolver las peticiones en el plazo previsto en la ley el funcionario competente le in-formará tal circunstancia al interesado, así como también los motivos de la demora, y le señalará la fecha en que se resolverá, conforme a lo indicado en el artículo 6° del Código Contencioso Administrativo.

La Superintendencia debe dar prioridad a las solicitudes de información presentadas por las entidades de la Administración Pública. Así mismo, a las peticiones de los ciudadanos cuya respuesta sea necesaria para impedir un perjuicio irremediable de derechos fundamentales, si así lo manifiesta y sustenta el peticionario.

Peticiones sujetas a decisión de varias dependencias. Cuando por razones de competencia una petición deba ser resuelta por varias dependencias, la que reciba la petición direccionada por el Despacho, a más tardar al día siguiente, enviará copia de la misma a cada una de estas para que resuelvan lo pertinente.

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia de Notariado y Registro hará el seguimiento y verificación

...Cuando no fuere posible

resolver las peticiones en el

plazo previsto en la ley, el funcionario

competente le informará tal

circunstancia al interesado...



del cumplimiento de esta Instrucción Administrativa y reportará al Despacho de la Superintendencia todas las novedades a que haya lugar.



Instrucción Administrativa No. 02 de 2009Diario Oficial 47.272 de 23 de febrero de 2009

Asunto: Inscripción de Resoluciones de Ad-judicación del Desaparecido Instituto Colom-biano de la Reforma Agraria (Incora)

Fecha: 12 de febrero de 2009

Para: Registradores de Instrumentos Públicos del paísRespetados señores:Con el propósito de aclarar diferentes interrogantes relacionados con la inscripción en el registro de instrumentos públicos de las resoluciones de adjudicación de baldíos que hiciera el desaparecido Instituto Colombiano de la Reforma Agraria Incora, la Dirección de Registro, mediante oficio 1688 de 2008, solicitó a la Oficina Asesora Jurídica del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural Incoder, conceptuar acerca de la posibilidad del registro de los citados documentos.

La citada Oficina Asesora Jurídica manifiesta que en principio el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural Incoder consideró que las resoluciones expedidas por el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria Incora gozaban de presunción de legalidad, razón por la cual



debían adelantarse sin reparo alguno los trámites de registro.

No obstante lo anterior, según criterio plasmado en el Oficio 2100 de 2008, el Instituto ha revisado esa posición, al analizar que el contenido del artículo 66 del Código Contencioso Administrativo manifiesta que los actos administrativos perderán su fuerza de ejecutoria, entre otros eventos: “Cuando desaparezcan los fundamentos jurídicos de hecho o de derecho”, lo cual según su criterio se configura para el caso particular, al existir impedimento de orden legal que hace imposible la inscripción normal de la resolución de adjudicación, anudado a que la entidad que dispuso la transferencia dejó de existir jurídicamente, y por tanto, no tiene en la actualidad la propiedad del predio ...”.

Así las cosas, de conformidad con el contenido de la respuesta enviada por el Incoder, se establece que cuando en un folio de matrícula se encuentre inscrita acta de cesión de bienes del Incora, al hoy Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, Incoder, no procede la inscripción de adjudicación efectuada por el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria, (Incora) por cuanto, sobre ellas ha operado el fenómeno jurídico del “decaimiento de los actos administrativos”.

En lo que hace referencia a la inscripción de escrituras de compraventa a una sola persona, de predios que sumados excedan una Unidad Agrícola Familiar, UAF, teniendo en cuenta que dichos predios provienen de compras que realizó el Incora a particulares y que posteriormente fueron adjudicados a campesinos de la zona, el Incoder

...cuando en un folio de matrícula se encuentre inscrita acta de cesión de bienes del Incora, al hoy Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, Incoder, no procede la inscripción de adjudicación efectuada por el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria...



considera que la respuesta depende del establecimiento de la vigencia del régimen de propiedad parcelaria al que son sometidos todos los predios adjudicados así: i) si el régimen se encuentra vigente no es posible la inscripción y deberá ser informado al Incoder, y ii) en caso de determinarse que el predio no se encuentra limitado por el régimen de propiedad parcelaria, conforme a lo previsto en el artículo 172 de la Ley 1152 de 2007, pueden realizarse las inscripciones con apego a las normas generales de registro.

Espero de ustedes el mayor compromiso en el cumplimiento de las directrices impartidas en la presente instrucción administrativa. Nota de vigencia: La Instrucción Administrativa número 25 de 2009 aclara la Instrucción Administrativa 02 del 12 de febrero de 2009.



Instrucción Administrativa No. 03 de 2009Diario Oficial 47.300 de 23 de marzo de 2009

Asunto: Liquidación Derechos de RegistroDecreto No. 2280 de 2008

Fecha: 1º de marzo de 2009

Para: Registradores de Instrumentos Públicos del país

Señores registradores de instrumentos públicos:

El ejercicio de la función registral causa los derechos correspondientes que determina el Gobierno Nacional, por concepto del registro de instrumentos públicos que abarca diferentes actuaciones registrales tales como la inscripción de documentos públicos, constancias de inscripción, copias y expedición de certificados de libertad y tradición.

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, Consejero Ponente: Dr. César Hoyos Salazar, emitió concepto de fecha 18 de diciembre de 1997, radicación No. 1058, donde expresó:

“Los derechos de registro han sido considerados como una tasa administrativa que se cobra por la prestación del servicio público”.



“La tasa es una especie de las contribuciones. En Colombia se utiliza el vocablo contribución para denominar genéricamente la tributación, y el término tributo se usa como sinónimo de impuesto. La expresión genérica comprende, como especies, los impuestos, tasas y contribuciones especiales”. “El impuesto es establecido, en tiempo de paz, solamente por medio de la ley, y con autorización de esta por las ordenanzas y los acuerdos; en sus normas deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas. El impuesto es general e impersonal, no guarda relación directa con un beneficio derivado por el contribuyente, no se destina a un servicio público específico sino a atender los diversos servicios a cargo del Estado, salvo cuando se trate de rentas de destinación específica y, finalmente, el Estado dispone de los impuestos sin más limitaciones que las estatuidas por normas presupuestales y de planeación de las inversiones”. “Las tasas, en cambio, son una obligación pecuniaria que debe pagarse como contraprestación de un bien o servicio recibido; por tanto, solo se cobra a la persona singularizada que obtuvo el servicio, pero la obtención del bien o servicio es potestativa de la persona. El precio pagado por el ciudadano al Estado guarda relación directa con los beneficios derivados del bien o servicio. Dicho precio cubre los gastos de funcionamiento y las previsiones para amortización y crecimiento de la inversión. La ley, la ordenanza o el acuerdo que imponen la tasa pueden permitir que las autoridades fijen la tarifa de la misma”.

... Las tasas son una obligación

pecuniaria que debe

pagarse como contraprestación

de un bien o servicio recibido...



El Gobierno Nacional mediante Decreto 2280 de junio 23 de 2008 “Por el cual se fijan los derechos por concepto de la función registral y se dictan otras disposiciones”, establece:

Artículo 19. “Aproximación al múltiplo más cercano. Para facilitar el recaudo y contabilización de los valores resultantes de la liquidación de los derechos de registro, estos se aproximarán a la centena más cercana”.

Artículo 22. “Futuros incrementos en las tarifas. Los valores de las tarifas y derechos por concepto de la función registral previstas en este decreto, se incrementarán anualmente a partir del día primero de enero de 2009 y años subsiguientes, en el mismo porcentaje de la inflación fin de periodo establecido y certificado por el Banco de la República o la entidad que el Gobierno Nacional determine”.

En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 22 del Decreto 2280 de 2008, la Superintendencia de Notariado y Registro, expidió la Resolución 035 de 2009 “Por la cual se incrementan las tarifas de los derechos por concepto de la función Registral”.

Las tarifas de registro fueron ajustadas teniendo en cuenta el certificado No. 151-0076 de 2009, expedido por la Coordinación del Grupo de Banco de Datos de la Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE, en un porcentaje del Indice de Precios al Consumidor a fin de año 2008, de siete punto sesenta y siete por ciento (7.67%).

... Para facilitar el recaudo y contabilización de los valores resultantes de la liquidación de los derechos de registro, estos se aproximarán a la centena más cercana”...



De la respectiva tabla de cálculo de ajuste de las tarifas para el cobro de los derechos registrales; entre otros, se determinan los siguientes valores:

Artículo 9°. Constancia de inscripción. La constancia de inscripción que de acuerdo con la ley debe reproducir el registrador sobre la copia auténtica o autenticada que del documento inscrito le presente el interesado, causará derechos por la suma de ocho mil seiscientos diez pesos ($8.610). No causará derecho alguno la constancia de registro que se imponga en las copias de los documentos con destino al archivo de las oficinas de registro de instrumentos públicos y catastro.

Artículo 10. Copias. La expedición de copia de un documento inscrito, de resoluciones, de actuaciones administrativas, de inscripciones del antiguo sistema de registro, de instrumentos públicos que reposen en el Archivo Nacional o de cualquier otro que se conserve en los archivos de las oficinas de registro de instrumentos públicos causará derechos así:

a) De documentos almacenados en medio óptico o microfilmado, la suma de ochocientos sesenta pesos ($860) por cada página reproducida;

b) De documentos que reposen en los archivos físicos de la respectiva oficina de registro, la suma de quinientos cuarenta pesos ($540) por cada página fotocopiada. Artículo 11. Certificados. Los certificados que según la ley corresponde expedir a los registradores de instrumentos públicos, según el caso, causarán derechos así:



a) Los certificados de tradición y libertad, la suma de once mil ochocientos cuarenta pesos ($11.840) cada uno;

b) Las certificaciones que según la ley corresponde expedir para adelantar los procesos de pertenencia o de adjudicación de bienes baldíos, la suma de veinticinco mil ochocientos cuarenta pesos ($25.840) cada uno;

c) Los certificados contentivos de ampliación a la tradición de un inmueble por un lapso superior a los veinte años, la suma de veinticinco mil ochocientos cuarenta pesos ($25.840) cada uno;

d) Las constancias que requieran los particulares para obtener el número de matrícula inmobiliaria con base en el nombre del propietario. el número de la identificación o dirección del inmueble, cuyos datos reposen en los archivos de la respectiva oficina de registro de instrumentos públicos causarán derechos por la suma de mil ochenta pesos ($1.080) por cada inmueble o persona que comprenda la consulta;

e) La suma de mil ochenta pesos ($1.080) se causará también en relación con la constancia que indique respecto a determinada persona, no ser propietaria de bienes o titular de derechos inscritos.

En atención a las constantes quejas que se están presentando por los usuarios del servicio público registral, e inconvenientes generados en el Banco Popular, por la devolución de dinero en los actos y servicios antes indicados se hace necesario que se dé aplicación a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 2280 de 2008, en el



sentido de ajustar a la centena más cercana, en el momento del recaudo del valor resultante de la liquidación de los derechos de registro.

En consecuencia, se deberá por parte de la Oficina de Informática proceder a ajustar el aplicativo del sistema de recaudo y liquidación, que opera en las oficinas de registro de instrumentos públicos.



Instrucción Administrativa No. 04 de 2009Diario Oficial 47.335 de 29 de abril de 2009

Asunto: Requerimiento de Información

Fecha: 22 de abril de 2009

Para: Notarios que no utilizan el Sistema de Información Notarial (SIN)

En cumplimiento del Plan de Mejoramiento y de la política de calidad y con el fin de que el notariado colombiano realice las actividades notariales bajo condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad requeridas por el ciudadano y exigidas por esta entidad para mejorar los servicios prestados a la comunidad y dar cumplimiento a los requerimientos legales de información que le sean solicitados, se hace necesario que los notarios del país que no utilicen el Sistema de Información Notarial (SIN) reporten la información que a continuación se relaciona.

Tal información sustituye el informe estadístico mensual impreso que actualmente envían las notarías; esta deberá enviarse en medio magnético, bien en diskette, correo electrónico o CD.



... es obligatorio para los notarios que no utilizan el Sistema

de Información Notarial (SIN)

remitir la información dentro

de los quince primeros días

calendario mes...

El artículo 122 del Decreto 2148 de 1983 dispone que

“Dentro de los primeros quince días de cada mes el notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Nacional del Notariado y a las entidades de seguridad o previsión social los recaudos, aportes y cuotas según el caso correspondientes al mes inmediatamente anterior...”

El artículo 123 de la misma normatividad establece

“El notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Nacional del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además a la Superintendencia las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término”.

Con el ánimo de facilitar los flujos de información, de efectuar el correspondiente análisis y con el fin de concentrar la información oportunamente, además de brindar una herramienta eficaz y uniforme en la rendición de informes estadísticos notariales mensuales, que debe presentar el notario en medios magnéticos, a partir del 01 de mayo de 2009, es obligatorio para los notarios que no utilizan el Sistema de Información Notarial (SIN) remitir la información dentro de los quince primeros días calendario mes, por uno de los medios magnéticos arriba señalados.

Los anexos de esta instrucción se encuentran publicados en la página www.supernotariado.gov.co

Nota de vigencia: La Instrucción Administativa No. 04 de 2009 fue aplazada para darle cumplimiento a la Circular No. 92 de 2009.



Instrucción Administrativa No. 05 de 2009Diario Oficial 47.357 de 22 de mayo de 2009

Asunto: Remisión Hojas Adicionales Registro Civil de Nacimiento

Fecha: 7 de mayo de 2009

Para: Notarios del país

Respetados señores notarios:

Me dirijo a ustedes para dejarles conocer el contenido del oficio 15000 de 2009, enviado a esta Superintendencia por el doctor Herbert Buitrago Galán, Director de Evaluación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, según el cual: “En cumplimiento a lo normado en el art. 4, inciso 2 del Decreto 398 de 1969 reglamentario de la Ley 75 de 1968 y el Decreto 1260 de 1970 Título del Registro Civil de Nacimiento, señala en su art. 56 del inciso 2: “mensualmente enviará a la oficina central y al Instituto de Bienestar Familiar, relación completa de las hojas adicionales a los folios de registro de nacimiento”.

“En concordancia con lo anterior y con el propósito de agilizar el trámite correspondiente a garantizar los derechos de los niños y niñas, hijos de madres solteras o hijos extramatrimoniales, solicito se informe a los notarios



de todo el país, la importancia de que mensualmente remitan copia de las hojas adicionales, a los Defensores de Familia de los centros zonales del ICBF de las ciudades donde exista (directorio anexo), o a los Comisarios de Familia Municipal, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1098 de 2006.

Así mismo solicitamos que el formato “Relación de hijos extramatrimoniales” (anexo) se envíe bimensualmente a la Subdirección de Seguimiento y Análisis - Dirección de Evaluación, Avenida Cra.68 Nº 64C - 75 Bogotá, teléfono 4377630 Ext. 100235”.

A continuación adjunto la información a reportar, así como el directorio a que se hace mención.

Teniendo en cuenta la importancia del imperativo legal en que se fundamenta la solicitud que se nos hace, les agradezco el cumplimiento de la misma, aspecto que será verificado por la Superintendencia Delegada para el Notariado.

Los anexos de esta instrucción se encuentran publicados en la página web de la entidad www.supernotariado.gov.co

...Solicitamos que el formato

“Relación de hijos extramatrimoniales”

se envíe cada dos meses a la

Subdirección de Seguimiento y

Análisis - Dirección de Evaluación...



Instrucción Administrativa No. 06 de 2009Diario Oficial 47.369 de 03 de junio de 2009

Asunto: Salida al Aire de los Servicios de la Fase Básica de la Ventanilla Única de Registro (VUR)


Para: Notarios sexto, trece, catorce , veintiu-no, veinticinco, treinta y siete, treinta y ocho, cuarenta y dos, cuarenta y siete, cuarenta y nueve, cincuenta y tres y sesenta y nueve del círculo de Bogotá D.C.

Señores notarios:

La Superintendencia de Notariado y Registro viene liderando la implementación del proyecto de inversión para simplificación del trámite de compra venta simple de inmuebles denominado “Ventanilla Única de Registro (VUR)”. Esta iniciativa se ha adelantado en cooperación con el Distrito Capital y el Departamento de Cundinamarca desde inicios del año 2008. Pues bien, como es de conocimiento de ustedes, gracias al trabajo conjunto que se ha venido efectuando desde el mes de enero por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro con las mesas técnicas notariales, a partir del 30 de abril se encuentran



habilitados los servicios de la fase básica (VUR) a través del portal www.registratupropiedad.com

Este portal dispondrá de los módulos de acceso notarial respectivos, a fin de que las notarías a su cargo puedan realizar, para fines de información, asesoría y otorgamiento de escrituras públicas, las consultas relativas al estado de cuenta en que se encuentran los inmuebles por concepto de impuesto predial y contribución de valorización. También dispondrán de la información del avalúo catastral para los fines de verificación y liquidación y de la herramienta informática que les permite solicitar el registro provisional de la transacción a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá competente de la calificación. Así mismo dispondrán de las consultas que les permitan verificar la información registral del caso (estado jurídico del inmueble y datos básicos del certificado de tradición y libertad) y de consultas ciudadanas de las cuales ustedes también serán beneficiarios, tales como jurisdicción del inmueble, datos básicos del inmueble y sistema al que pertenece el predio -nuevo o antiguo sistema-.

En este sentido, la presente tiene como fin instruir sobre los aspectos básicos que deben cumplir las notarías piloto para efectos de implementar los servicios de la Ventanilla Única de Registro (VUR) en su fase básica, a saber:

1. Las notarías dispondrán de un asesor especializado que brinde información, orientación y asesoría al ciudadano en la Ventanilla Única de Registro (VUR) para efectuar la transacción.

2. El asesor especializado efectuará las consultas de estado de cuenta por concepto de impuesto predial y por

...Las notarías dispondrán de la información del avalúo catastral para los fines de

verificación y liquidación y de

la herramienta informática

que les permite solicitar

el registro provisional de la transacción

a la Oficina de Registro de

Instrumentos Públicos

de Bogotá competente...



concepto de valorización y la del certificado catastral, a través de la plataforma de intercambio de datos del portal www.registratupropiedad.com.

3. El asesor ingresará con el usuario y contraseña habilitados a las notarías por la plataforma para las respectivas consultas a las bases de datos fuente dispuestas por la Secretaría Distrital de Hacienda, el IDU y la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital en la plataforma.

4. En la fase informativa y de asesoría no se imprimirá ningún documento al ciudadano. El notario está habilitado para efectuar las impresiones sólo al momento de protocolizar la respectiva escritura pública, siempre que el predio no reporte pagos pendientes de impuesto predial en el último año y esté a paz y salvo por concepto de contribución de valorización.

5. La impresión de las consultas dispuestas en el portal sustituye la exigencia de los documentos respectivos al ciudadano, salvo que la consulta arroje cualquiera de las siguientes respuestas: i) no es posible encontrar el predio con los criterios suministrados o ii) predio reporta deuda.

6. Si aparece la respuesta predio reporta deuda, deberá indagarse al ciudadano si pagó dentro del último mes, ya que el sistema puede no tener alimentado el pago. En ese caso deberá solicitar el formulario de declaración con pago del impuesto predial al ciudadano o el estado de cuenta expedido directamente por el IDU, según sea el caso. En todo caso, deberá manifestarse esta situación de

...La impresión de las consultas dispuestas en el portal sustituye la exigencia de los documentos respectivos al ciudadano...



tardanza en el reporte de los pagos a la plataforma, a fin de que el ciudadano elija si concurre con el documento físico a la notaría o si prefiere esperar a que se alimente la información en la plataforma.

7. La plataforma también dispone de información registral para la consulta de datos por parte del notario. Estas consultas deberán ser efectuadas cuando se preste información y asesoría en la ventanilla y al momento de efectuar el correspondiente estudio jurídico para autorizar la escritura pública.

8. El asesor especializado en la fase informativa consultará los datos básicos y el estado jurídico del inmueble, de tal manera que si encuentra situaciones que impiden autorizar la escritura pública, deberá informarlo al ciudadano y de ser el caso, dirigirlo a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente.

9. Las consultas de datos básicos y estado jurídico del inmueble no son imprimibles. El sistema provee una memoria de todas las consultas efectuadas por cada notaría, en la que se identifican el número y fecha y hora exacta de la consulta, de manera que en cualquier momento se podrá establecer el contenido de la misma.

10. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 33 del Decreto 1250 de 1970, la plataforma provee un módulo notarial para efectuar el registro provisional del título contenido en la escritura pública.

11. Este registro provisional debe ser efectuado por el notario inmediatamente después de otorgada la

...Las consultas de datos básicos y estado jurídico del

inmueble no son imprimibles...



escritura pública. El sistema de las oficinas de registro de instrumentos públicos recibirá la correspondiente radicación virtual, retornando un imprimible con el número de radicado correspondiente, los datos de identificación de la notaría, los de la escritura pública, los de los intervinientes, el tipo de acto o actos y el folio de matrícula inmobiliaria.

12. El módulo de registro provisional se encuentra habilitado con el login y contraseña asignados a las notarías para el consumo de la plataforma.

13. Una vez radicada la solicitud de registro provisional, el notario deberá entregar la impresión de radicación al ciudadano e instruirlo para que en el lapso máximo de un mes allegue los documentos físicos a la oficina de registro de instrumentos públicos que le corresponda previo pago del impuesto y derechos de registro, con la advertencia de que vencido dicho plazo sin que se radiquen los documentos de soporte, el registro provisional caducará.

14. El portal provee un simulador de pagos para que en la fase informativa el asesor especializado oriente al ciudadano sobre el valor integral de la transacción. Este pre-liquidador solamente contiene pagos por concepto de compra venta simple, razón por la cual deberá informarse claramente al ciudadano sobre los pagos adicionales a que haya lugar, por ejemplo, cuando la compraventa viene acompañada de una cancelación o constitución de afectación a vivienda familiar.

15. Con la habilitación del registro provisional y las consultas a través de la plataforma, la Superintendencia



previene a las notarías de la importancia de su uso generalizado para todos los actos objeto de registro.

16. Finalmente, la Superintendencia advierte que a esta plataforma se integrarán gradualmente las restantes notarías de la ciudad de Bogotá, una vez se haya estabilizado y consolidado la herramienta frente a aspectos clave como son: capacidad de respuesta, homologación de bases de datos, migración de información, detección y corrección de errores, entre otras actividades propias para el perfeccionamiento de sistemas de información e implementación de proyectos interinstitucionales de esta magnitud.




Asunto: Salida al Aire de los Servicios de la Fase Básica de la Ventanilla Única de Registro (VUR)


Para: Registradores de Instrumentos Públicos de Bogotá, Oficina Informática y Grupo de Asistencia Técnica de la Superintendencia de Notariado y Registro

Señores Registradores de Instrumentos Públicos de Bogotá D.C., Jefe de la Oficina Informática y Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica de la Superintendencia de Notariado y Registro:

La Superintendencia de Notariado y Registro viene liderando la implementación del proyecto de inversión para simplificación del trámite de compra venta simple de inmuebles denominado “Ventanilla Única de Registro (VUR)”. Esta iniciativa se ha adelantado en cooperación con el Distrito Capital y el Departamento de Cundinamarca desde inicios del año 2008. Pues bien, como es de conocimiento de ustedes, gracias al trabajo conjunto que se ha venido efectuando desde el mes de enero por parte

... La Superintendencia de Notariado y Registro viene liderando la implementación del proyecto de inversión para simplificación del trámite de compra venta simple de inmuebles denominado “Ventanilla Única de Registro VUR” ...



de la Superintendencia de Notariado y Registro con las mesas técnicas notariales e interinstitucionales, a partir del 30 de abril se encuentran habilitados los servicios de la fase básica del VUR a través del portal www.registratupropiedad.com.

Este portal dispondrá de los módulos de acceso notarial respectivos, a fin de que las notarías a su cargo puedan realizar, para fines de información, asesoría y otorgamiento de escrituras públicas, las consultas relativas al estado de cuenta en que se encuentran los inmuebles por concepto de impuesto predial y contribución de valorización. También, dispondrán de la información del avalúo catastral para los fines de verificación y liquidación y de la herramienta informática que les permite solicitar el registro provisional de la transacción a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá competente de la calificación. Así mismo dispondrán de las consultas que les permitan verificar la información registral del caso (estado jurídico del inmueble y datos básicos del certificado de tradición y libertad) y de consultas ciudadanas de las cuales ustedes también serán beneficiarios, tales como jurisdicción del inmueble, datos básicos del inmueble y sistema al que pertenece el predio -nuevo o antiguo sistema- .

En este sentido, la presente tiene como fin instruir sobre los aspectos básicos que en adelante deben cumplir las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y las áreas informáticas y de asistencia técnica tanto de la Superintendencia de Notariado y Registro como las de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, para efectos de implementar los servicios de la Ventanilla Única de Registro (VUR) en su fase básica e informar sobre los



cambios que sufrió el sistema folio magnético para habilitar la operación del proyecto.

Cambios efectuados en el Sistema Folio Magnético para Aplicación del Registro Provisional

DOCUMENTOS

MATRIDOC

ESTADOC

ESTADOS

Tabla Descripción Ajuste Realizado

Almacena un registro con datos básicos suministrados por el cliente.

Almacena un registro con datos de matrícula, radicado y fecha.

Almacena un registro para seguimiento de estados del radicado.

Tabla base para los diferentes estados del radicado.

Se adicionaron los campos:ORIGEN VARCHAR2(1)E_MAIL VARCHAR2(60)NODO_ VUR VARCHAR2(1))

Origen: Origen del Radicado, VUR,REGISTRO.E_mail: almacena el e_mail delcliente que solicita el registro paranotificaciones.Nodo_Vur: Registra el suceso deque ya se notificó al Nodo Centralúltimo movimiento del Radicado.

Campo adicionado:ORIGEN VARCHAR2(1)Origen del Radicado, VUR,REGISTRO.

Campo adicionado:ORIGEN VARCHAR2(1)Origen del Radicado, VUR,REGISTRO.

Se adicionaron los Estados:80. Registro provisional81. En trámite de registro83. Finalizado sinregistrar84. Finalizado registrado85. Caducado

Se adicionó a la Tabla el campoESTADO_VUR, para clasificar yhomologar los Estados de Registrocon los Estados Consolidados deVentanilla Única de Registro.



Implementación de la fase básica VUR en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos

de la ciudad de Bogotá

1. A partir del 30 de abril de 2009 las notarías de Bogotá están habilitadas para efectuar consultas del estado de cuenta por concepto de impuesto predial, por concepto de valorización y certificado catastral, a través de la plataforma de intercambio de datos del portal www.registratupropiedad.com.

2. El notario consultará e imprimirá directamente de la base de datos fuente de la plataforma de intercambio de datos, los comprobantes fiscales sobre estado de cuenta por concepto de contribución de valorización y de impuesto predial.

3. Así mismo, imprimirá directamente de la base de datos del catastro de Bogotá, el respectivo certificado catastral que contiene el avalúo respectivo.

4. Dichas impresiones, de conformidad con lo dispuesto y autorizado por la Ley 527 de 1999; artículos 2 literales

USUARIOS

ESTADOS _VUR

Almacena información de los usuarios de la base de datos.

Tabla nueva, almacena los estados consolidados de un radicado a consultar por parte del cliente.

Se adicionó el usuario OPS$VUR, como responsable del Registro Provisional.

Nuevos Estados:l. Radicado por el cliente.2. En trámite de registro.3. Trámite suspendido, acérquese a la oficina.4. Disponible para entrega.5. Entregado al cliente.

Tabla Descripción Ajuste Realizado

...Las notarías de Bogotá están habilitadas para

efectuar consultas del estado de cuenta

por concepto de impuesto predial,

por concepto de valorización

y certificado catastral...



a. e. y f., 5º, 6º, 8º, 10 y 12 sustituyen la exigencia de tales documentos al ciudadano.5. Los registradores de instrumentos públicos deberán instruir a los abogados calificadores sobre la validez de los documentos impresos directamente de la plataforma de intercambio de datos VUR, a fin de que viabilicen los actos sujetos a registros que provengan de las notarías y que cuenten con las consultas impresas y protocolizadas con la respectiva escritura pública.

6. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 33 del Decreto 1250 de 1970, la plataforma de intercambio de datos provee un módulo notarial para efectuar el registro provisional del título contenido en la escritura pública.

7. Este registro provisional debe ser efectuado por el notario inmediatamente después de otorgada la escritura pública, de manera que el sistema de las oficinas de registro de instrumentos públicos recibirá en forma automática la solicitud de registro provisional, efectuará la radicación virtual retornando un imprimible con el número de radicado asignado, los datos de identificación de la notaría, los de la escritura pública, los de los intervinientes, el tipo de acto o actos y el folio de matrícula inmobiliaria (requisitos enunciados en el artículo 33 del Decreto 1250 de 1970).

8. Una vez radicada la solicitud de registro provisional, el notario deberá entregar la impresión de radicación al ciudadano e instruirlo para que en el lapso máximo de un mes allegue los documentos físicos a la oficina de registro de instrumentos públicos que le corresponda previo pago del impuesto y derechos de registro, con la advertencia de que vencido dicho plazo sin que se radiquen los documentos de soporte, el registro provisional caducará.

...Los registradores de instrumentos públicos deberán instruir a los abogados calificadores sobre la validez de los documentos impresos directamente de la plataforma de intercambio de datos VUR...



9. Cuando el ciudadano no allegue los documentos de soporte en el plazo del mes siguiente a la radicación del registro provisional en la oficina de registro de instrumentos públicos, el sistema señalará de manera automática la caducidad del registro provisional, circunstancia que deberá ser informada al ciudadano al momento de la radicación en la respectiva oficina.

10. En el sistema de cada una de las oficinas se reportará el radicado de los registros provisionales en la tabla de documentos, la cual no es visible para los usuarios cajeros que cumplen con la función de radicación. Sólo hasta el momento en el que el usuario se presenta en las oficinas es que dicha radicación se activa; por lo tanto, previa la labor de liquidación y radicación, los funcionarios deben siempre indagar a los ciudadanos si el origen del trámite es la Ventanilla Única de Registro (VUR); el trámite será VUR cuando el ciudadano allegue el desprendible impreso directamente por la notaría de la plataforma de intercambio de datos VUR.

11. Cuando se identifique un origen de radicación VUR se ingresa la letra V en el aplicativo, posteriormente se prosigue con la liquidación de la solicitud como opera actualmente.

12. Existe un campo adicional que va a pedir el radicado anterior, en él debe ingresar el radicado que aparece en el desprendible entregado al usuario por la notaría, El sistema valida la no caducidad del registro provisional y la existencia de la radicación.

13. Una vez culminada la operación de liquidación, el sistema reconoce la radicación del registro provisional y la mantiene a efectos de iniciar las actividades subsiguientes



del proceso. Los documentos ingresan a las oficinas de registro y se les da el trámite ordinario para los procesos de confrontación, reparto, calificación y desanotación.

14. El funcionario encargado de radicación en las oficinas de registro de instrumentos públicos deberá ser instruido para que reciba el imprimible expedido por la notaría junto con los documentos de soporte físicos que allega el ciudadano, previa verificación de que se encuentren completos. Bajo estas circunstancias, por ninguna razón podrá asignarse un turno nuevo a tales documentos.

15. Sólo procederá la asignación de un turno nuevo de radicación en la ventanilla a los documentos de soporte cuando el registro provisional esté caducado y sin radicación de documentos de soporte para calificación.

16. También deberá instruirse a los abogados calificadores para que una vez calificada en forma positiva la solicitud de registro, previa grabación en el sistema folio magnético, verifiquen que la radicación corresponde a la asignada a la solicitud de registro provisional.

17. Siempre que exista registro provisional vigente y la calificación sea positiva, deberá grabarse la anotación con la fecha de radicación de la solicitud de registro provisional.

18. Cuando haya caducado el registro provisional, la grabación en el sistema deberá efectuarse con el radicado asignado en la ventanilla de radicación de la oficina de registro respectiva.

...Siempre que exista registro provisional vigente y la calificación sea positiva, deberá grabarse la anotación con la fecha de radicación de la solicitud de registro provisional...




Asunto: Trámites Notariales que Involucren Armas de Fuego

Fecha: 1º de junio de 2009


Señores notarios:

Con toda atención, y a solicitud del Jefe del Departamento Control Comercio de Armas del Comando General de las Fuerzas Militares de Colombia, me dirijo a ustedes con el fin de puntualizar los siguientes aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de adelantar trámites notariales en los que eventualmente estén involucradas armas de fuego. El artículo 223 de la Constitución Nacional ordena:

“Sólo el Gobierno puede introducir y fabricar armas, municiones de guerra y explosivos. Nadie podrá poseerlos ni portarlos sin permiso de la autoridad competente”.

El artículo 3° del Decreto Ley No. 2535 de 1993, “Por el cual se expiden normas sobre armas, municiones y explosivos”, establece:



“Permiso del Estado. Los particulares, de manera excepcional, solo podrán poseer o portar armas, sus partes, piezas, municiones, explosivos y sus accesorios, con permiso expedido con base en la potestad discrecional de la autoridad competente”.

A su vez, el parágrafo del artículo 40 del mismo Decreto Ley ha previsto lo siguiente en caso de muerte del titular de un permiso de poseer o portar armas:

“En el evento previsto en el literal a), los beneficiarios o interesados deberán avisar a la autoridad militar competente, dentro de los noventa (90) días siguientes al fallecimiento, pudiendo ellos obtener permiso para tenencia de las armas del fallecido, previo el cumplimiento de los requisitos previstos en este Decreto, sin perjuicio de las disposiciones sucesorales a que haya lugar”.

El artículo 44 ibídem, contempla como requisito para efectuar las cesiones de armas, la autorización de la autoridad militar competente:

“Solicitud para la cesión del uso de armas. Cuando el titular de un permiso, para tenencia o para porte requiera efectuar la cesión de su uso, deberá hacer la correspondiente solicitud a la autoridad militar competente, la cual podrá autorizarla si el cesionario reúne los requisitos de que trata el presente Decreto”.

La Ley 1119 de 2006, que modificó el artículo 45 del Decreto Ley No. 2535 de 1993 determina:

...El articulo 44 ibídem, contempla como requisito para efectuar las cesiones de armas, la autorización de la autoridad militar competente...



“Procedencia de la cesión. La cesión del uso de las armas de fuego podrá autorizarse en los siguientes casos:

a) Entre personas naturales o entre personas jurídicas, previa autorización por escrito de la autoridad competente;

b) De una persona natural a una persona jurídica de la cual sea socio o propietario de una cuota parte;

c) Entre miembros integrantes de clubes afiliados a la Federación Colombiana de Tiro y Caza Deportiva, y de un club a otro;

d) Las armas de colección podrán ser cedidas entre coleccionistas, y entre coleccionistas y particulares. A la muerte de su titular podrán ser cedidas a otro coleccionista, o a sus herederos o a un particular, en caso contrario, tendrán que ser devueltas al Estado. Para este trámite de cesión debe anteceder solicitud por escrito para ser autorizada por la Dirección Departamento Control de Armas y Municiones del Comando General de las Fuerzas Militares.

Parágrafo. Cuando se presente cesión entre un coleccionista y un particular, este último deberá tramitar su permiso para porte o tenencia conforme a lo señalado en el Decreto 2535/93 en cuanto a las cantidades y clasificación de las armas.”

La Corte Constitucional también se ha pronunciado al respecto:

...Las armas de colección podrán ser cedidas entre coleccionistas, y

entre coleccionistas y particulares...



“La Constitución de 1991 condicionó la posesión y la tenencia de todo tipo de armas a la obtención de un permiso otorgado por la autoridad competente. En principio, entonces, sólo el Estado puede poseer y portar armas por medio de su fuerza pública (C.P. art. 216) y de los miembros de los organismos y cuerpos oficiales de seguridad (C.P. art. 223) y para el cumplimiento de los fines consagrados en la Constitución y en la ley. La posibilidad de que los particulares posean armas deriva exclusivamente del permiso estatal”.

(...) “Todas los argumentos anteriores llevan a concluir que en materia de posesión y tenencia de armas no hay derechos adquiridos que puedan oponerse al Estado. Existe, en cambio, un régimen de permisos - desde antes de la vigencia de la Constitución de 1991 - a partir de los cuales se hacen efectivos algunos derechos como el de posesión y porte, pero estos permisos, surgidos de la voluntad institucional los que constituyen y hacen efectivo el derecho y, de ningún modo, la existencia de un título originario concebido en los términos de la propiedad civil. En este contexto es necesario excluir a las armas del ámbito de los derechos patrimoniales para ubicarlas en el contexto de las relaciones entre el Estado y los particulares, en el cual se aplican las normas y principios del derecho público.” (Sentencia No. C-296/95 de la Corte Constitucional) (subrayado fuera del texto).

(...)

...En materia de posesión y tenencia de armas no hay derechos adquiridos que puedan oponerse al Estado...



“En consecuencia la expresión “de propiedad de sus socios”, contenida en artículo 65 del Decreto 2535 de 1993, deberá ser interpretada de manera tal que se entienda el concepto de propiedad sobre tales armas en el sentido relativo que ha sido desarrollado en esta providencia”.

“En materia sucesoral (Art. 40 del decreto), valen las consideraciones anteriores y, por lo tanto, el derecho de propiedad que se hereda tiene el carácter precario que ha sido señalado.”

En Sentencia C-038 de 9 de febrero de 1995, dijo:

“La Constitución de 1991 amplió el monopolio estatal a todo tipo de armas, por cuanto en el ordenamiento derogado éste se refería únicamente a las armas de guerra. En efecto, el artículo 48 de la anterior Constitución señalaba que “sólo el Gobierno puede introducir, fabricar y poseer armas y municiones de guerra. Nadie podrá dentro de poblado llevar armas consigo sin permiso de autoridad competente.” “Esto significa que la anterior Constitución admitía la posesión de armas que no fuesen de guerra, aun cuando limitaba su porte dentro de poblado a la obtención del correspondiente permiso de autoridad competente. En cambio, la Constitución de 1991 consagra un régimen más estricto, puesto que no existe la posibilidad de que haya propiedad o posesión privadas sobre ningún tipo de armas. Hay entonces una reserva estatal de principio sobre su propiedad y posesión, de suerte que los derechos de los particulares sobre las armas son precarios pues



provienen únicamente de los permisos estatales, los cuales son por esencia revocables”.

Así, bajo el entendido de que el Estado es el único propietario de las armas de fuego y similares y que su uso por parte de los ciudadanos está sujeto a los controles establecidos en la ley, si algún trámite sujeto al conocimiento del notario (por ejemplo, las sucesiones y liquidación de sociedades conyugales y comerciales) involucra el traspaso de la tenencia o propiedad de armas de fuego, deberá advertirse a los interesados sobre la necesidad ineludible de acudir a la autoridad militar correspondiente con el objeto de formalizar debidamente el derecho a la tenencia o porte de la misma.




Asunto: Certificados de Supervivencia

Fecha: 1º de junio de 2009


Señores notarios:

El numeral 7° del artículo 198 del Decreto 960 de 1970 considera que es conducta del notario, que atenta contra la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial, y acarrea sanción disciplinaria, el negarse a prestar su ministerio sin causa justificada.

En ejercicio de la función de instrucción que corresponde a esta Superintendencia quiero llamar su atención sobre la necesidad de prestar con diligencia y responsabilidad el servicio de dar testimonio escrito de la supervivencia de las personas que así lo solicitan.

El hecho de que la “fe de vida” no cause derechos notariales no excusa de su prestación con la misma diligencia con la que están obligados a prestar los servicios remunerados. Por ello se consideran violatorias del numeral 7, arriba citado, conductas que en la práctica conducen sin causa



justificada a una negativa del servicio, tales por ejemplo, el limitar a determinadas horas su prestación o limitarla a un determinado número de usuarios en el día; esas prácticas no se observan, valga el caso, en la autenticación de documentos o la firma de escrituras.

Los certificados de supervivencia son además demandados por una población que por su edad pertenece a la más vulnerable, lo que hace particularmente censurable que se la discrimine. A este respecto vale la pena recordar que la ley ha establecido, por el contrario, un trato preferente para los adultos mayores en todos los servicios que se ofrecen al público.

Espero contar con su colaboración en un tema tan sensible que compromete, incluso, la imagen del notariado.

...Los certificados de supervivencia son además demandados por una población que por su edad pertenece a la más vulnerable, lo que hace particularmente censurable que se la discrimine...




Asunto: Prohibición de Autorizar Escrituras Públicas e Inscribir Actos de los Predios Ubi-cados en el Humedal de Techo

Fecha: 11 de junio de 2009

Para: Notarios y Registradores de Instrumen-tos Públicos del País

Para su conocimiento y fines pertinentes, me permito comunicarles que mediante Oficio No. 2-2009-15216 del 05 de mayo de 2009, radicado en esta Superintendencia con el No. 2009ER23720, el Secretario de Planeación Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., doctor Óscar Alberto Molina García, informa que mediante el Decreto No. 457 de diciembre 23 de 2008, se declara el estado crítico o alerta naranja en el Humedal de Techo, ubicado en Jurisdicción del Distrito Capital.

El mencionado decreto, ordena en su artículo 3º numeral 5: “La Secretaria Distrital de Planeación, oficiará a la Superintendencia de Notariado y Registro para solicitarle que prevenga a los notarios y a los registradores de instrumentos públicos, en el sentido de evitar la



escrituración y registro de predios ubicados en el área del humedal”.

Por lo anterior, de la manera más atenta, me permito solicitarles dar cumplimiento a lo solicitado por el secretario de Planeación Distrital. Para tales efectos se debe consultar la página web de esta Entidad.




Asunto: Formulario de Solicitud de Correc-ciones en las Oficinas de Registro



Respetados señores:

Debido a inconvenientes presentados en algunas oficinas de registro de instrumentos públicos del país, relacionados con correcciones a folios de matrículas inmobiliarias realizadas con fundamento en el artículo 35 del Decreto 1250 de 1970, surgió la necesidad de establecer un formato de solicitud de corrección que acoja las exigencias previstas en el artículo 5° del Código Contencioso Administrativo, dado que las correcciones a los folios de matrículas inmobiliarias constituyen actos administrativos del registro.

Sin perder de vista las correcciones que de manera oficiosa pueda ordenar el registrador de instrumentos públicos, se ha decidido instituir un formato único de solicitud



de corrección en todas las oficinas de registro, el cual anexamos para su utilización, el cual, a partir de la fecha será de obligatoria observancia.

Este formato se encuentra publicado en la página web www.supernotariado.gov.co



Instrucción Administrativa No. 13 de 2009Diario Oficial 47.402 de 6 de julio de 2009

Asunto: Destinación Específica del Subsidio Notarial Extraordinario


Para: Notarios subsidiados del país


Me dirijo a ustedes para recordar el contenido del artículo 12 de la Resolución No. 1921 de 16 de marzo de 2009, proferida por esta Superintendencia, según el cual:

“Se condicionará el pago del subsidio, a que las notarías que lo perciban cumplan con unas condiciones mínimas de salubridad, infraestructura, comodidad y atención al público, como lo establece el artículo 159 del Decreto-ley 960 de 1970, el Decreto Reglamentario 1438 de 2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, la Ley 361 de 1997 y la Instrucción Administrativa No. 12 de diciembre 18 de 2007, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro, así como también las nuevas exigencias a las notarías, de atención al público, cambio de imagen institucional, el incremento de la actividad notarial, adecuación de infraestructura y para discapacitados,



minusválidos, ventanilla para el adulto mayor, baño público, señalización, planta mínima de personal y reposición de equipos de cómputo”.

De lo expuesto se evidencia la obligación que les asiste de realizar las obras y la reposición de los equipos a que haya lugar, con el subsidio extraordinario girado en el mes de mayo de 2009, con un plazo límite al mes de agosto de 2009, a partir del cual será objeto de verificación por parte de la Superintendencia Delegada para el Notariado.

De la misma manera les comunico que tanto las adecuaciones locativas efectuadas como la reposición de los equipos de cómputo, deberán reflejarse en el informe estadístico notarial en la casilla denominada “detalle de la inversión” con lo que queda certificado por parte del notario la realización de los gastos.

En caso de retiro del notario, deberá garantizarse que dichos dineros serán entregados al notario entrante para que cumpla con la destinación específica de que trata el artículo 12 de la resolución mencionada, para lo cual deberá levantarse un acta de compromiso de entrega de los recursos y de ejecución, suscrita entre ambos notarios (entrante y saliente) para lo competente. Copia del acta debe remitirse a la Superintendencia Delegada para el Notariado, en un plazo máximo de tres (3) días a partir de la firma de la misma.

Les agradezco el estricto cumplimiento del contenido del presente instructivo.

El anexo de esta instrucción se encuentra publicado en la página web www.supernotariado.gov.co

...las adecuaciones locativas efectuadas como la reposición de los equipos de cómputo, deberán reflejarse en el informe estadístico notarial...



Instrucción Administrativa No. 14 de 2009Diario Oficial 47.430 de 3 de agosto de 2009

Asunto: Informe Estadístico Notarial

Fecha: 24 de julio de 2009



Muy comedidamente me permito hacer conocer el formato y manual instructivo para el diligenciamiento del Informe Estadístico Notarial, para las notarías que no envían el informe mensual generado a través del Sistema de Información Notarial (SIN).

Objeto: Unificar los informes presentados a las diferentes dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro, como resultado de la nueva legislación del país con respecto a la función notarial. (1)

(1) Estadístico - Artículos. 122, 123 Decreto 2148/83. Divorcios-Decreto 4436 de 2005 - Instrucción Administrativa 25/2006Vivienda de Interés Social - Ley 388 de 1997 - Instrucción Administrativa 0144/2001-Sociedad patrimonial entre personas del mismo sexo - Sentencias C-075/07 - C-811/07 - Instrucción Administrativa 116/09.



Oficina receptora: El Informe Estadístico Notarial deberá ser enviado al Grupo Recaudos y Subsidios Notariales de la Superintendencia de Notariado y Registro, al correo electrónico: [email protected]. Para mayor información contáctese con el Grupo Recaudos y Subsidios Notariales y/o Asistencia Técnica de la Superintendencia de Notariado y Registro - PBX 3282121 Ext. 104, 105, 107, 204, 205, 212.

Oportunidad y término: El formato de informe se enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro dentro de los quince (15) primeros días calendario de cada mes.

Anexos: Se acompañará al Informe Estadístico Notarial, como anexos, copia de los certificados de presentación y pago de:

• Consignaciones de Aportes y Recaudos• Impuesto al Valor Agregado (IVA)• Retención en la Fuente• Aporte especial para la administración de Justicia• Aporte a la Registraduría Nacional del Estado Civil

La periodicidad de los pagos continuarán sin variación. Si cuenta con la herramienta tecnológica, se acompaña al informe con los documentos escaneados.

Reglas de presentación del formato: Para facilitar la inclusión de las diversas informaciones, le acompaño un manual de instrucciones.

Vigencia y obligatoriedad: El formato de información que le remito tendrá que ser presentado a la Superintendencia

...El formato de informe se enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro dentro de los quince (15) primeros días calendario de cada mes...



de Notariado y Registro en agosto de 2009, con la rendición del Informe Estadístico Notarial del mes de Julio de 2009 en medio electrónico. El formato no podrá ser modificado, agregando u omitiendo información diferente a la solicitada.

Derogatoria: Esta Instrucción Administrativa deroga aquellas disposiciones que le sean contrarias de su mismo rango o rango inferior; y en especial la Instrucción Administrativa número 03 de febrero 27 de 2003. Tiene carácter transitorio, mientras se evalúa la necesidad y/o conveniencia de información adicional.

Divulgación: Esta Instrucción será publicada en la Página WEB de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Los anexos de esta instrucción se encuentran publicados en la página www.supernotariado.gov.co

Nota de vigencia: La Circular No. 241 de 2009 hace referencia al alcance de la Instrucción Administrativa N° 14 de 2009, aplicable únicamente a los notarios que no tienen aplicativo SIN.




Asunto: Modificación de la Instrucción Administrativa No. 16 del 4 de agosto de 2009

Fecha: 13 de agosto de 2009


Respetados Registradores:

La entidad ha suscrito un Convenio Interadministrativo con el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, cuyo objeto es el pago del Ministerio a la Superintendencia de los derechos de inscripción en registro y expedición de certificado de tradición y libertad, que se causen por el registro de las resoluciones administrativas de trasferencia de dominio a título de cesión gratuita de bienes fiscales urbanos, ocupados con vivienda de interés social a las familias beneficiarias del Programa Nacional de Titulación Masiva, ubicadas en los entes territoriales que determine el Ministerio, según lo dispuesto en el Contrato de Préstamo BID 1951/OCCO.



Dicho convenio tiene un plazo de ejecución hasta el 31 de diciembre de 2009, o hasta agotar los recursos desembolsados a la Superintendencia con ocasión del Convenio Interadministrativo, cuyo valor será consignado en la Superintendencia y las oficinas de registro de instrumentos públicos respectivas, adelantarán el proceso registral que compete.

Por lo anterior, se hace necesario establecer unos lineamientos precisos sobre el procedimiento a seguir por parte de las oficinas de registro de instrumentos públicos, para garantizar la óptima ejecución del convenio, en forma coherente y coordinada.

Así las cosas, el ingreso de los documentos objeto de registro debe ser coordinado por el registrador de instrumentos públicos, para establecer la cantidad diaria de radicación, de acuerdo con la capacidad operativa de cada una de las oficinas de registro, de lo cual el registrador de II.PP., deberá dejar constancia mediante actas y a su vez remitir copia a la Dirección Financiera - Grupo de Contabilidad, y los demás supervisores, como lo establece el mismo convenio.

La entidad, por su parte, ha dispuesto en la página www.supernotariado.gov.co, un cuadro de control de ejecución del convenio, para que cada oficina de registro una vez expida el certificado de tradición y libertad objeto del convenio, ingrese a la página de la superintendencia para su diligenciamiento, guiándose en la siguiente ruta: Buscar el link Información Institucional/ Superintendencia/Dependencias/ Secretaría General/ Grupo Tesorería.

...El ingreso de los documentos

objeto de registro debe ser

coordinado por el registrador

de instrumentos públicos, para

establecer la cantidad diaria de radicación,

de acuerdo con la capacidad

operativa de cada una de las oficinas

de registro...



De igual forma, la oficina remitirá diariamente a la Dirección Financiera - Grupo Tesorería, una relación de los documentos registrados y los certificados de tradición y libertad expedidos, conforme al cuadro que se detalla a continuación:

Departamento Municipio: Nombre Cédula No. Matrícula Resolucióndel Beneficiario Inmobiliaria

CONTROL DIARIO DE EJECUCIÓN CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 24

OFICINA DE REGISTRO

REGISTRO DE DOCUMENTOS(Cantidad)

REGISTRO DE DOCUMENTOS(Valor)

CERTIFICADOS DE LIBERTAD (Cantidad)

CERTIFICADOS DE LIBERTAD (Valor)

TOTAL VALOR A DESCONTAR(del Convenio)

FECHA(dd/mm/aa)

De igual manera, esta información deberá reportarla en el cuadro mensual de ingresos, en una casilla independientemente denominada “Recursos en Administración”.

Semanalmente, se debe diligenciar el reporte de beneficiarios y enviarse a la Dirección Financiera de la Superintendencia, en este reporte se describirá el nombre de la persona beneficiada con la titulación, su cédula, número de matrícula inmobiliaria y resolución, el modelo es el que se ve a continuación:

Para efectos del registro contable, dichos ingresos deben ser contabilizados de la siguiente manera, en razón a que la oficina de registro presta el servicio registral pero no recauda los valores correspondientes al mencionado convenio.



Cuentas Débitos Créditos

32080100 Capital Fiscal32080109 Derechos Transferidos xxxx

41100100 TASAS41100101 Derechos de Registro xxxx411 00102 Certificados xxxx

Le recuerdo señor(a) registrador(a), que la información del cuadro de ingresos deberá remitirlo al Grupo de Tesorería el tercer día hábil de cada mes. Toda vez que las consignaciones de los ingresos se deben realizar en las cuentas producto a más tardar el siguiente día hábil del mes subsiguiente.

Agradezco su apoyo en el objetivo del Gobierno Nacional, para los programas masivos de titulación de predios fiscales urbanos.

Nota de vigencia: Esta Instrucción Administativa modificó la Instrucción Administativa No. 16 de 4 de agosto de 2009.




Asunto: Identidad Jurídico-Registral de Bienes Baldíos Urbanos de Propiedad de las Entidades Territoriales Cedidos por la Nación en Virtud de la Ley


Para: Registradores de Instrumentos Públicos y Notarios del país

En cumplimiento de las funciones asignadas a esta Superintendencia en el marco de lo dispuesto en el Decreto 412 de 2007, artículo 12 ordinal 12.2 y 13 ordinal 13.3, para su conocimiento y aplicación, este Despacho imparte las siguientes orientaciones en relación con el tema de la referencia:

El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, a través del Viceministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial, ha planteado a esta Super-intendencia la necesidad de la inscripción en el registro de instrumentos públicos de todos los predios baldíos urbanos de propiedad de los municipios, que teniendo como título la ley, carecen de folio de matrícula



inmobiliaria que los identifique de conformidad con lo establecido en los artículos 5°, 49 y 81 del Decreto-ley 1250 de 1970.

Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley 137 de 1959, (Ley Tocaima) y sus decretos reglamentarios, la Nación cedió a los municipios los terrenos urbanos de cualquier población del país a los cuales sea dable aplicar la presunción de no haber salido del patrimonio de Estado, con la condición de destinar los mismos a realizar los fines de las leyes de ordenamiento territorial, tales como: vías públicas, espacio urbano, servicios públicos, programas de vivienda de interés social, etc. (Concepto 1592 del 4 de noviembre de 2004 de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado).

Con la promulgación y entrada en vigencia de la Ley 388 de 1997, cedió la titularidad de esos bienes inmuebles que se encuentran dentro del perímetro urbano de las entidades territoriales, cuando en su artículo 123 dispuso: “De conformidad con lo dispuesto en la Ley 137 de 1959, todos los terrenos baldíos que se encuentran en suelo urbano, en los términos de la presente ley, de los municipios y distritos y que no constituyan reserva ambiental pertenecerán a dichas entidades territoriales”.

En este sentido, con fundamento en el presente instructivo, se pretende definir las condiciones de formalización, en las notarías del país, de lo contemplado en el artículo precitado y los procedimientos de inscripción por parte de las oficinas



de registro de instrumentos públicos, con el objeto de darle una identidad registral a los bienes del municipio cuyo dominio fue adquirido en virtud de la citada ley, siendo esta el título constitutivo del mismo.

Ámbito de aplicación

El procedimiento tendrá aplicación para aquellos bienes de propiedad del municipio adquiridos en virtud de la Ley 137 de 1959, ratificada por la Ley 388 de 1997 y que actualmente no cuentan con un folio de matrícula inmobiliaria que los identifique plenamente.

Formalización del título y procedimiento

En consideración a que el título de propiedad del municipio es la ley y esta no es objeto de registro, se hace necesario materializar el acto jurídico de cesión que hizo la Nación a favor del municipio y a su vez instrumentar a través de una escritura pública la determinación de área y linderos de dichos predios, porque constituye una solemnidad que permite demostrar el contenido preciso de una declaración de voluntad unilateral dirigida a constituir o declarar derechos reales que se otorga en ejercicio de una función administrativa, en virtud de que busca proteger un bien que a juicio de la entidad declarante es de propiedad estatal en cabeza del ente territorial que representa, luego implica el uso de la facultad de vigilancia y control administrativo sobre los bienes que interesan al Estado. No es por consiguiente un título constitutivo sino meramente declarativo, sin efectos directos o por sí mismo y no constituye acto administrativo. (Sentencias de 5 de marzo de 2005, Sección Quinta, Consejo de Estado expediente



11001 0324 000 1999 02477 1 y de 26 de noviembre de 2008, Sección Primera, expediente 13001 2331 000 2000 99073 01).

En garantía de que el acto jurídico de cesión de baldíos urbanos contenido en la Ley 137 de 1959, hoy Ley 388 de 1997 y con el objeto de fortalecer el perfeccionamiento de la tradición, es necesario que a través del representante legal -alcalde- se confirme expresamente la voluntad de aceptar para su municipio la titularidad de los bienes baldíos entregados por virtud de la ley con las facultades que ella le otorga y a su vez, realice una declaración determinante del área y linderos del bien inmueble cuya identidad registral pretende.

El trámite deberá adelantarse mediante el otorgamiento de una escritura pública otorgada por el alcalde del municipio y con los requisitos previstos en el presente instructivo.

Para el presente trámite, el instrumento público que se otorgue busca cumplir con las formalidades legales del estatuto registral de conformidad con lo contemplado en los artículos 2°, 5°, 81 y 82 del Decreto 1250 de 1970 y lo estipulado sobre el particular en el Decreto-ley 960 de 1970 y demás normas concordantes.

Contenido del instrumento público

La escritura pública de la cesión de bien baldío urbano y de determinación de área y linderos, deberá contener principalmente la siguiente información:

a) Acreditación del alcalde como representante legal del municipio según el artículo 25 del Decreto-ley 960 de 1970.

...El trámite deberá

adelantarsemediante

el otorgamiento de una escritura

pública otorgada por el alcalde del

municipio y con los requisitos previstos

en el presente instructivo...



b) El título adquisitivo de dominio, que para el presente caso, solo contempla las consideraciones generales de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 123 de la Ley 388 de 1997;

c) La identificación de la entidad territorial, los nombres, apellidos y cédula de ciudadanía del representante legal de la entidad junto con los documentos que acrediten su condición;

d) Cabida y linderos de los predios a inscribir en el registro de propiedad de la entidad territorial haciendo uso del plano predial catastral, como lo establece el Decreto 2157 de 1995, o cualquier documento cartográfico oficial que identifique con claridad los linderos, georeferenciación y la cabida superficiaria del predio;

e) La solicitud de apertura del folio de matrícula inmobiliaria correspondiente, con base en certificación de carencia de identidad registral expedida por la oficina de registro de instrumentos públicos respectiva.

f) La constancia de haberse sometido a reparto cuando en el respectivo municipio exista más de una notaría.

g) La certificación de la oficina de planeación o quien haga sus veces sobre uso del suelo y que el predio no es reserva ambiental (Ley 388/97 art. 123).

Apertura del (los) folio(s) y especificación

Una vez cumplidos los requisitos legales exigidos en el Estatuto de Notariado y Registro que hagan posible



la inscripción del documento y consecuentemente la apertura del (los) folio(s) de matrícula inmobiliaria en las condiciones expresadas, deberán efectuarse dos (2) anotaciones cada una con la siguiente especificación:

Anotación 1: “Cesión de baldío urbano de la Nación al Municipio (Ley 388/1997, art. 123)”

Anotación 2: “Determinación Área y Linderos Predios del Municipio”.

Para la codificación pertinente a la anotación 1, la Superintendencia proferirá el acto administrativo correspondiente y su inscripción se realizará en la primera columna del folio real a favor del: Municipio de XXX insertándole la X indicativo de titular de derecho real de dominio.

Para la anotación 2 se utilizará el Código 0917 y su inscripción se realizará a favor del: Municipio de XXX.

Derechos notariales y de registro de instrumentos públicos:

En razón de la naturaleza de los actos a registrar y de la calidad del interviniente, la escritura pública se encuentra exenta del cobro de derechos en los términos de los Decretos 1681 de 1996 y 2280 de 2008, en congruencia con los actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Notariado y Registro en ejercicio de sus facultades legales, a través de los cuales se han incrementado las tarifas por la prestación de los servicios públicos de notariado y registro de instrumentos públicos.

...En razón de la naturaleza de los

actos a registrar y de la calidad del interviniente, la

escritura pública se encuentra

exenta del cobro de derechos en los

términos de los Decretos 1681 de

1996 y 2280 de 2008...



Revocatoria

La presente Instrucción Administrativa revoca en todas sus partes la Instrucción Administrativa No. 015 del 4 de agosto de 2009 y todas aquellas que en lo pertinente le sean contrarias.

Agradezco su interés en el conocimiento y observancia de lo dispuesto en el presente Instructivo.

Nota de vigencia: Esta Instrucción Administativa modificó la Instrucción Administativa No. 15 de 4 de agosto de 2009.



Instrucción Administrativa No. 19 de 2009Diario Oficial 47.497 de 9 de octubre de 2009

Asunto: Ley 1116 de 2006: Régimen de Insolvencia Empresarial

Fecha: 6 de octubre de 2009


Respetados Señores:

En ejercicio de las facultades conferidas en los numerales 3° y 4° del artículo 13 del Decreto 0412 de 2007, y con el fin de actuar en forma coherente y coordinada con las oficinas que integran el sistema registral, de la manera más atenta me permito manifestarles:

La Ley 1116 de 2006, reguló el régimen judicial de insolvencia el cual tiene por objeto la protección del crédito y la recuperación y conservación de la empresa como unidad de explotación económica y fuente generadora de empleo, a través de los procesos de reorganización y de liquidación judicial, siempre bajo el criterio de agregación de valor.



El proceso de reorganización pretende a través de un acuerdo, preservar empresas viables y normalizar sus relaciones comerciales y crediticias, mediante su reestructuración operacional, administrativa, de activos o pasivos.

El proceso de liquidación judicial persigue la liquidación pronta y ordenada, buscando el aprovechamiento del patrimonio del deudor.

El régimen de insolvencia, además, propicia y protege la buena fe en las relaciones comerciales y patrimoniales en general y sanciona las conductas que le sean contrarias.

La mencionada ley, establece para los procesos enunciados y cuando se transfieran derechos de dominio de bienes sujetos a registro lo siguiente:

En los procesos de liquidación judicial se determina que en la transferencia del derecho de dominio de bienes sujetos a registro, bastará la inscripción de la providencia de adjudicación en el correspondiente registro, sin necesidad de otorgar ningún otro documento o paz y salvo. Dicha providencia será considerada sin cuantía para efectos de timbre, impuestos y derechos de registro, sin que al nuevo adquirente se le pueda hacer exigibles las obligaciones que pesen sobre los bienes adjudicados o adquiridos.

En los procesos de reorganización, el acuerdo deberá constar íntegramente en un documento escrito, firmado por quienes lo hayan votado favorablemente. Cuando el acuerdo tenga por objeto transferir, modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre bienes sujetos a registro,

...En los procesos de liquidación judicial se determina que en la transferencia del derecho de dominio de bienes sujetos a registro, bastará la inscripción de la providencia de adjudicación en el correspondiente registro...



constituir gravámenes o cancelarlos, la inscripción de la parte pertinente del acta en el correspondiente registro será suficiente sin que se requiera el otorgamiento previo de escritura pública u otro documento.

Igualmente, se establece que para efectos de timbre, impuestos y derechos de registro el acuerdo de reorganización o de adjudicación, al igual que las escrituras públicas otorgadas en su desarrollo o ejecución, incluidas aquellas que tengan por objeto reformas estatutarias o daciones en pago sujetas a dicha solemnidad, directamente relacionadas con el mismo, serán documentos sin cuantía. Los documentos en que consten las deudas una vez reestructuradas quedan exentos del impuesto de timbre.

Asimismo, cuando en el proceso de reorganización no se presente o no se confirme el acuerdo y como efecto se finalicen de pleno derecho los encargos fiduciarios y los contratos de fiducia mercantil celebrados por el deudor, el juez ordenará la cancelación de los certificados de garantía y la restitución de los bienes. En este caso, tratándose de inmuebles, el juez comunicará la terminación del contrato, mediante oficio al notario competente y la providencia respectiva será inscrita en la oficina de registro de instrumentos públicos en la matrícula correspondiente. El acto de restitución de los bienes que conforman el patrimonio autónomo será considerado sin cuantía, para efectos de derechos notariales, de registro y de timbre.

Por último, invoco la responsabilidad y compromiso en el cumplimiento de la función notarial y registral en el cumplimiento de la presente ley.




Asunto: Formato Reporte Recaudo del Servi-cio de Registro Civil



Señores Notarios:

Mediante Instrucción Administrativa No. 07 de 2 de septiembre de 2008, esta Superintendencia informó que la Registraduría Nacional del Estado Civil expidió oficio que contiene los datos relativos a la consignación de los dineros recaudados a favor de dicha entidad por concepto de la expedición de copias y certificados de registro civil.

También les informó que mediante Resolución 6139 de 2 de septiembre de 2008, se adoptó el formulario para el reporte de recaudo por servicio de registro civil, que cada notario deberá diligenciar y enviar en medio físico a la Registraduría Nacional del Estado Civil, a la dirección allí señalada.



Como quiera que con oficio DF-GCR 321-09 de 21 de septiembre de 2009, el Jefe del Grupo de Control de Recaudos, hizo llegar a esta Superintendencia el nuevo Formato Reporte Recaudo, les hago saber que el mismo se ha adoptado mediante Resolución No. 7959 de 8 de octubre de 2009, acto con el cual igualmente se deroga la Resolución No. 6139 de 2008.

Finalmente, les agradezco el cumplimiento de la parte pertinente de la Instrucción 07, de lo aquí expuesto, así como de lo consignado en la Resolución 7959 de 2009.

Los anexos de esta instrucción se encuentran publicados en la página www.supernotariado.gov.co.




Asunto: Formalización de Títulos de Propie-dad de Predios Poseídos por Entidades Públicas



Me permito informarles que mediante Decreto 2811 del 29 de julio de 2009, se reglamentó el artículo 139 de la Ley 1151 de 2007 y se dispuso que las entidades del sector público de todos los niveles pueden formalizar el título de propiedad, de los bienes inmuebles que hayan sido ocupados o poseídos por ellas, en donde el titular del derecho de dominio sea la Nación, el Gobierno Nacional o cualquier otra denominación que haga referencia al Estado Colombiano, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en el citado decreto y sin perjuicio de lo previsto en el literal d) del artículo 4° ibídem.

Así mismo, se estableció que dichas entidades podrán formalizar el título de propiedad de inmuebles que sin haber sido ocupados o poseídos, su titularidad se encuentre en cabeza de la Nación, Gobierno Nacional



o cualquier otra denominación que haga referencia al Estado colombiano, previo estudio de títulos realizado por la Comisión Intersectorial de Gestión de Activos Fijos Públicos o quien haga sus veces.

La norma en cuestión determinó que las entidades a cuyo favor se va a formalizar el título de propiedad del bien inmueble estatal serán las competentes de adelantar el procedimiento determinado en el Decreto 2811 de 2009, el cual culminará con la expedición de una resolución administrativa motivada, en la que se identifique plenamente al titular del derecho de dominio y se ordenen las correspondientes anotaciones en el folio de matrícula inmobiliaria.

La resolución deberá ser inscrita en la oficina de registro de instrumentos públicos competente, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su expedición.

En la resolución que formalice la titularidad, la entidad expondrá los resultados del estudio de títulos, la evaluación de las pruebas allegadas en el periodo probatorio, la historia general del inmueble, el cual deberá estar plenamente identificado por cabida, linderos, cédula catastral y folio de matrícula inmobiliaria y los hechos que dieron origen a la ocupación o posesión del mismo por parte de la respectiva entidad pública, y se pronunciará sobre las alegaciones. Finalmente, formalizará la titularidad del bien inmueble en cabeza de la entidad poseedora u ocupante y se ordenará el registro de la resolución en el folio de registro de instrumentos públicos.

...las entidades a cuyo favor se va a formalizar

el título de propiedad del bien inmueble

estatal serán las competentes

de adelantar el procedimiento

determinado en el Decreto 2811 de

2009...



En el caso en que el bien inmueble se encuentre también ocupado o poseído por un particular, la entidad pública que esté adelantando el proceso de formalización, deberá realizar los trámites de desenglobe respecto de la parte que posea u ocupe y aplicará respectivamente los procedimientos previstos en el Decreto 2811 de 2009.

Por lo anterior, les solicito señores registradores tener en cuenta los preceptos señalados en el Decreto 2811 de 2009, de tal manera que los títulos que formalicen la titularidad de las entidades públicas y que se presenten para su registro, cumplan con el procedimiento y los formalismos señalados en la norma en cuestión.




Asunto: Papel Notarial



El artículo 20 del Decreto 960 de 1970, prescribe que las escrituras públicas se extenderán en papel autorizado por el Estado, y al final de cada instrumento, antes de la firma, se indicarán los números de las hojas utilizadas.

Por su parte la Ley 39 de 1981, dispuso en su artículo 3°, que el servicio notarial utilizará en sus actuaciones un papel de seguridad cuyas características se determinarán por la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo tal que se garantice la correcta conservación de archivos y sin costo alguno para los usuarios.

En desarrollo de esa competencia se profirieron las Instrucciones Administrativas 20 y 20 Bis de 1994, a través de las cuales se fijaron las características del papel de seguridad para la extensión de escrituras públicas.

Como aparece consignado en concepto de la Oficina Asesora Jurídica de esta Superintendencia, del 15 de



septiembre de 2006, se autorizó al Colegio de Notarios de Colombia, hoy Unión Colegiada del Notariado Colombiano (UCNC) la adquisición, impresión y distribución del papel notarial que se usa en la extensión de escrituras públicas.

En ejercicio de su competencia esta Superintendencia ratifica mediante esta Instrucción Administrativa la autorización dada a la Unión Colegiada del Notariado Colombiano para la adquisición, impresión y distribución de papel notarial bajo las siguientes condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad.

1. El papel deberá garantizar condiciones de seguridad, calidad y adecuada manipulación por las distintas notarías del país.

2. La Unión Colegiada del Notariado Colombiano llevará un registro de las hojas que se distribuyan a cada uno de los notarios del país, consignando la numeración correspondiente y la fecha de despacho.

3. El papel debe permitir la impresión por las dos (2) caras de la hoja. El número de líneas o renglones utilizables no podrá ser inferior a treinta y tres (33). El papel puede o no incluir el lineado preimpreso.

4. Características físicas del papel autorizado:

Tamaño: Oficio reglamentario o universal (21.6 cm x 33.0 cm) (216 mm x 330 mm) (8.5 pulgadas por 13 pulgadas)

...esta entidad ratifica mediante esta Instrucción Administrativa la autorización dada a la Unión Colegiada del Notariado Colombiano para la adquisición, impresión y distribución de papel notarial...



Tipo: Papel “bond” de 90 gramos de alta blancura.

Impresión: Ambas caras y dos tintas.

Márgenes y logotipos: Azul oriental.

Códigos de barras: Negro universal.

Numeración: Código de barras referencia EAN-UCC 13 impreso en tinta negra universal en forma ascendente o descendente.

Cara frontal:

Márgenes:

Superior: La distancia entre el borde superior de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

Izquierda: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y la margen es de 3.0 cm (30 mm).

Derecha: La distancia entre el borde derecho de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

Inferior: La distancia entre el borde inferior de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).



Logo: El escudo de Colombia o el de la entidad autorizada se enmarca en un tipo de circunferencia de diez (10) puntas redondeadas, está ubicado en la parte superior izquierda de la hoja.

Tamaño del logo: Alto 4.0 cm (40 mm), ancho 4.0 cm (40 mm).

Márgenes: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 3.25 cm (32.5 mm). La distancia entre el borde superior izquierdo y el logo es de 2.45 cm (24.5 mm).

Código de Barras:

Referencia: EAN-UCC 13

Ubicación: Se encuentra ubicado en el borde superior izquierdo de la hoja y encima del logo. Su distancia es de 0.25 cm (2.5 mm).

Tamaño: Alto 1.2 cm (12 mm), ancho 3.5 cm (35 mm).

Márgenes: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el código de barras es de 3.25 cm (32.5 mm), distancia del borde superior 1.0 cm (10 mm).



El papel llevará impreso y en el margen inferior el siguiente texto:

“Papel de uso exclusivo para el protocolo notarial. No tiene costo para el usuario”.

Además, deberá incluirse la fecha de impresión y el nombre de la casa impresora.

Cara Posterior:

Márgenes:

Superior: La distancia entre el borde superior de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

Izquierda: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

Derecha: La distancia entre el borde derecho de la hoja y la margen es de 3 cm (30 mm).

Inferior: La distancia entre el borde inferior de la hoja y la margen es de 2.0 cm (20 mm).

5. Las características y el tipo de letra que obligatoriamente utilizarán los notarios son las siguientes:

1. Fuente tipo de letra: Arial



2. Tamaño de la fuente: 12

3. Procesador de texto: Word o compatible

4. Líneas o renglones No inferior a 33 utilizables:

5. Utilización: Ambas caras

6. Espacios en blanco: La utilización de raya u otros signos, para llenar espacios en blanco, no podrá exceder del espacio que quede entre el punto aparte y el margen derecho del papel.

7. Espacios entre líneas: El espacio entre línea y línea del párrafo será de 1.7 (Variación permitida de 1.5 a 2.0).

En general las condiciones establecidas con anterioridad por esta Superintendencia para adquirir, imprimir y distribuir el papel habilitado se mantienen en cuanto no contradigan lo aquí estipulado.

Los notarios podrán seguir utilizando el papel notarial existente, simultáneamente con el que ahora se autoriza. A partir del primero (1) de enero de 2010, únicamente se utilízará papel notarial de las características autorizadas en esta instrucción.



Instrucción Administrativa No. 24 de 2009Diario Oficial 47.532 de 13 de noviembre de 2009

Asunto: Restitución de Turnos de Registro Provisional Caducados por Falla en el Apli-cativo Informático de Registro Provisional Habilitado para los Notarios a través de la Pla-taforma de Intercambio de Datos de la VUR.

Fecha: 5 de noviembre de 2009

Para: Registradores de Instrumentos Públi-cos de Bogotá y Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Señores Registradores Principales de Instrumentos Públicos de Bogotá D.C., y Jefe de la Oficina Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro:

En el marco del proyecto Ventanilla Única de Registro (VUR) la Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló e implementó, entre las aplicaciones del portal VUR, el denominado módulo notarial para solicitud en línea de registros provisionales para transacciones de compraventa simple. Este desarrollo fue habilitado por la entidad a partir del 2 de julio del presente año, fecha desde la cual tanto las Notarías-Piloto vinculadas al proyecto



como las que se han venido incorporando gradualmente al mismo, han utilizado el módulo para solicitar el registro provisional de escrituras públicas ante las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá, en los términos establecidos en el artículo 33 del Decreto 1250 de 1970.

A partir de la salida al aire de este servicio en línea, el equipo de implementación técnica de la Ventanilla Única de Registro ha venido monitoreando el desempeño de la aplicación informática en conjunto con las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá, de manera que se detectó una falla en el comportamiento de la herramienta en cuanto a la imposibilidad que reporta la funcionalidad para interrumpir el conteo de la caducidad del registro provisional una vez el usuario radica los documentos físicos que deben ser calificados por parte de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

Tal como lo dispone el artículo 33 ya mencionado, una vez se ha solicitado el registro provisional desde la notaría, el ciudadano cuenta con un (1) mes para acercarse a las oficinas de registro y radicar los documentos físicos que soportarán el proceso de calificación jurídica al interior de las mismas. Cuando ello ocurre, debe detenerse definitivamente el conteo que efectúa el aplicativo del término legal para radicación física de los soportes documentales, pues con este hecho se interrumpe la caducidad del Registro Provisional, como lo ordena la norma.

Esta operación de interrupción de la caducidad debe efectuarse, en términos informáticos, porque el número

...una vez se ha solicitado el registro provisional desde la notaría, el ciudadano cuenta con un (1) mes para acercarse a las oficinas de registro...



de radicación o turno asignado por el sistema para cada solicitud de Registro Provisional es el mismo con el que ingresan los documentos físicos para su trámite registral, razón por la cual es necesario que al interior del sistema Folio Magnético el turno permanezca vigente para continuar el trámite hasta su culminación, pasando por todos los estados habilitados por el sistema y dejando la huella correspondiente en el mismo.

Pues bien, detectada la falla en el aplicativo, el equipo de implementación técnica de la VUR, junto con el proveedor informático que desarrolló la funcionalidad, realizó los ajustes en la herramienta, con el fin de solventar definitivamente el error de diseño. De esta manera, a partir del 16 de octubre del presente año el módulo de solicitud de registro provisional en línea dejó de producir este error.

No obstante lo anterior, desde la fecha en que se habilitó la herramienta -2 de julio de 2009-y hasta el 16 de octubre del mismo año, todos los números de radicación o turnos asignados en la plataforma de intercambio de datos VUR y cuyos soportes documentales fueron radicados antes del vencimiento del mes otorgado por la ley para ello, están siendo reflejados por el sistema Folio Magnético de cada Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá como caducados, con independencia de que hayan continuado su trámite al interior de la oficina respectiva. Es por esta razón que debe iniciarse el proceso respectivo al interior de cada Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, con el fin de que cada turno caducado bajo las condiciones expuestas, sea restituido dejando huella



de lo sucedido, vale decir, reflejando el yerro y su correspondiente corrección en la base de datos que contiene el sistema Folio Magnético. Para este efecto es necesario que los Registradores Principales de Instrumentos Públicos expidan los actos administrativos necesarios, de manera que quede suficientemente soportado el flujo histórico y cronológico de cada uno de los turnos.

Teniendo en cuenta que el manejo de las radicaciones le compete internamente a la Coordinación Operativa, las resoluciones respectivas deben ser elaboradas por esta dependencia, revisadas por el área jurídica y finalmente aprobadas por el Registrador Principal; así mismo, las resoluciones deben contener la descripción de cada turno que se restituye y el procedimiento que se seguirá por parte del Centro de Cómputo para esta actividad.

Finalmente, es necesario observar que el procedimiento informático para la restitución de los turnos, avalada en la sesión efectuada el día 20 de octubre de 2009 por los Registradores Principales de Bogotá, los Coordinadores de los Centros de Cómputo y la Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro, consiste en intervenir el sistema Folio Magnético para generar un nuevo registro en donde a la Matriz ESTADOC de cada Folio de Matrícula Inmobiliaria respectivo, se le introduzca el nuevo campo de estado. Este nuevo campo referencia el estado en que estuvo el turno de Registro Provisional previa su caducidad.

Esta solución genera un nuevo estado en el folio, garantizando que se muestre de manera fidedigna el recorrido histórico y la cronología que surtió la



radicación, descartando así cualquier posibilidad de que se borre la huella de lo sucedido con el respectivo turno y garantizando la seguridad jurídica respecto al comportamiento del número de radicación al interior de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, así como la disponibilidad de esta información o reporte de cara a cualquier requerimiento interno o externo que se efectúe sobre el mismo.

De acuerdo con lo anterior cada Oficina de Registro de Instrumentos Públicos deberá seguir las siguientes actividades, las cuales deberán ser realizadas hasta su culminación en un lapso no mayor a cinco (5) días contados a partir de la fecha en que se expide la presente instrucción:

1. Determinar uno a uno los números de radicación o turnos que se encuentren caducados bajo la condición de haber sido radicada la documentación física para el trámite registral, con independencia del estado en el que se encuentre el trámite al interior de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos respectiva.

2. Elaborar y expedir las respectivas resoluciones para restitución de cada uno de los turnos que se encuentran bajo la condición mencionada, debidamente motivada y con la descripción del proceso que debe realizarse específicamente para la respectiva restitución.

3. Efectuar el procedimiento de restitución establecido de manera general en esta instrucción y de manera particular en las resoluciones expedidas por las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá, de



manera coordinada entre las áreas operativa, jurídica e informática.

4. Remitir a la Superintendencia Delegada para el Registro de Instrumentos Públicos, la Dirección de Registro y la Oficina de Informática de la entidad, tanto las resoluciones como los demás soportes documentales que se elaboren para documentar el proceso de restitución.

5. Inmediatamente se surta la restitución de los turnos, deberá continuarse con el flujo interno del proceso registral para cada una de ellas. 6. Elaborar un reporte de seguimiento al flujo del trámite interno de cada turno restituido, en el que se levante información sobre las fechas en que quedó restituido el turno, en que se reinició el curso de la solicitud al interior de la oficina, la fecha en que culminó el mismo o los inconvenientes que hayan surgido con ocasión de la restitución, si es del caso. De este reporte se enviará copia a la Dirección de Registro y a la Superintendencia Delegada para el Registro de Instrumentos Públicos.

7. Una vez se inicie la continuación del trámite respectivo para cada radicación o turno restituido, deberá darse prioridad al interior de cada dependencia de la oficina de registro para que los usuarios obtengan la finalización de los trámites lo antes posible, de manera que pese a las demoras en sus solicitudes debido a la falencia en la operación del aplicativo, obtengan respuesta lo antes posible.



8. La Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro deberá disponer del recurso necesario para soportar, apoyar y acompañar a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá en la realización de los procedimientos informáticos, para lo cual deberá realizar la coordinación necesaria con cada Coordinación Operativa y con cada Coordinación de los Centros de Cómputo.



Instrucción Administrativa No. 25 de 2009Diario Oficial 47.552 de 3 de diciembre de 2009

Asunto: Aclaración Instrucción Administrati-va 02 del 12 de febrero de 2009

Fecha: 27 de noviembre de 2009 Para: Registradores de Instrumentos Públicos del país


Como es de su conocimiento, en la Instrucción Admi-nistrativa No. 02 del 12 de febrero de 2009, se plasmó el concepto jurídico que el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder) tenía frente a la no inscripción de las Resoluciones de Adjudicación de Baldíos, expedidas por el desaparecido Instituto Colombiano de la Reforma Agraria (Incora), aduciendo para ello la figura del decaimiento del acto administrativo.

Teniendo en cuenta que la Oficina Jurídica de dicho Instituto ha revaluado su posición inicial, nos ha solicitado, con base en ello, aclarar la citada Instrucción Administrativa 02 de 2009; es menester aplicar el principio de colaboración armónica que debe existir entre las diferentes entidades y dado que los actos administrativos



de titulación proferidos por el Instituto Colombiano de Desarrollo RuraI (Incoder), son objeto de inscripción registral, se procede, en consecuencia, a transcribir los argumentos expuestos por dicho instituto:

“Comedidamente me dirijo a su Despacho con el objeto de solicitarle, si lo considera pertinente, proceda a realizar la aclaración de la Instrucción Administrativa número 002 del 12 de febrero de 2009, proferida a petición de esta oficina, y que tenía por objeto orientar a las distintas oficinas de registro de instrumentos públicos sobre los procedimientos a seguir frente a las solicitudes de inscripción de Resoluciones de adjudicación de tierras expedidas por el (Incora) a título de subsidio (Ley 160 de 1994) o de dotación de tierras (Ley 135 de 1961). Como se pretenderá mostrar en este escrito la situación sobre la que se instruyó comprende una facticidad en la orientación de la solicitud de la Instrucción Administrativa, y por lo tanto a juicio de este Despacho resulta necesario realizar las aclaraciones respectivas.

1. Consideraciones

El análisis que se presenta aborda en primera instancia la situación de los bienes fiscales patrimoniales del Incoder que hacen parte de la cuenta denominada Fondo Nacional Agrario (FNA), los cuales fueron trasferidos por el Incora en liquidación y el proceso que el Instituto ha adelantado para su regularización, para posteriormente examinar las situaciones relativas a la expedición de resoluciones de titulación de baldíos, para mostrar que difieren en los supuestos de hecho de los bienes fiscales patrimoniales, de modo que no puede extenderse la aplicación de la



figura del decaimiento y que como corolario, no existirían razones para negar la inscripción de las resoluciones de titulación de baldíos.

1. Descripción de los bienes del FNA y las soluciones adoptadas para su regularización.

El Incora en ejercicio de sus competencias adjudicó inmuebles incluidos dentro del FNA a través de Resoluciones Administrativas, que debían ser inscritas en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, a fin de perfeccionar la transferencia de los derechos de dominio, conforme a lo exigido por el artículo 756 del Código Civil Colombiano. Dicha obligación se encontraba radicada en cabeza de cada uno de los adjudicatarios que omitieron adelantar los trámites impidiendo que dichos bienes salieran del patrimonio del Incora.

El Decreto 1292 de 2003 dispuso la supresión y liquidación del Incora, determinando que los bienes que conformaban el FNA quedarían excluidos del patrimonio a liquidar y serían trasferidos directamente a la entidad que asumiera las funciones de Desarrollo Rural, (numeral 2 artículo 38 ibídem). Por su parte el Decreto 1300 de 2003, creó el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), incluyendo dentro de su patrimonio aquellos bienes y recursos trasferidos por las entidades suprimidas del sector.

El proceso de liquidación del Incora concluyó el 31 de diciembre de 2007, obligando al Gerente Liquidador del Incora a transferir los bienes inmuebles que figuraban dentro de su patrimonio, incluidos aquellos que habían sido objeto de adjudicaciones pero que por omisión de los



beneficiarios no había sido debidamente registrados. En tal sentido, el problema jurídico se centró en la determinación de la eficacia jurídica que revestían las situaciones creadas por el Incora, para lo cual se propuso dar aplicación a la figura del decaimiento de los actos administrativos tal como se pasará a explicar seguidamente.

Conforme con el artículo 66 del Código Contencioso Administrativo, los actos administrativos serán obligatorios mientras no hayan sido suspendidos o anulados por la jurisdicción de lo contencioso administrativo, pero perderán su fuerza ejecutoria, entre otras causales, cuando desaparezcan sus fundamentos de hecho o de derecho. Para el caso bajo análisis, se observa que las resoluciones de adjudicación expedidas por el Incora teleológicamente se encontraban dirigidas a lograr la transferencia de los derechos de dominio, sin embargo, al tenor de lo dispuesto por el artículo 756 del Código Civil esta sólo se produce en virtud de su inscripción en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, que para el caso de los predios adjudicados, pero no registrados por sus beneficiarios resulta de imposible cumplimiento, pues los derechos de dominio sobre dichos inmuebles fueron transferidos al Incoder en el proceso de liquidación, lo cual impide su eficaz inscripción.

Es decir, el lncora creó dos situaciones jurídicas de disposición de derechos de dominio de los inmuebles del FNA, que son excluyentes entre sí en sus efectos, en tanto sólo una de ellas puede ser eficaz, así pues expidió de una parte, una resolución de adjudicación de un bien inmueble a favor de particulares proferida primera en el tiempo, pero que no transfirió los derechos de dominio en

...Conforme con el artículo 66 del Código

Contencioso Administrativo,

los actos administrativos

serán obligatorios mientras no hayan sido

suspendidos o anulados por la jurisdicción de lo contencioso

administrativo...



tanto no cumplió con la formalidad de inscripción y de otra parte, una resolución de trasferencia a favor del Incoder proferida con posterioridad que fue debidamente inscrita en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y que por tanto, sí transfirió el dominio.

La pregonada ineficacia se explica en detalle al analizar disposiciones de derecho registral que regulan la inscripción de los títulos traslaticios de dominio. Particularmente debe tenerse en cuenta que conforme con lo dispuesto por el artículo 27 del Decreto 1250 de 1970, el acto registrable que se radique primero, tiene preferencia sobre cualquier otro que se radique posteriormente, aunque el documento que se pretenda registrar tenga una fecha anterior (principio registral de prioridad o rango). Acorde con lo anterior el artículo 52 ibídem, indica que para que pueda ser inscrito un título deberá indicarse la procedencia inmediata del derecho de dominio, refiriéndose expresamente al título antecedente de donde proviene el derecho (principio registral de tracto sucesivo), de modo que se garantice que quien transfiere el derecho de dominio sea efectivamente su titular.

Ahora bien, dado que las resoluciones de transferencia de derechos de dominio proferidas por el Incora a favor del Incoder fueron debidamente inscritas de manera anticipada en las oficinas de registro respectivas, con base en las normas referidas, no pueden hoy inscribirse las resoluciones de adjudicación proferidas a favor de particulares, en tanto las primeras gozan del privilegio de prioridad o rango, al haber sido inscritas antes de que se intentara la inscripción de las segundas. Así mismo, las resoluciones de adjudicación no podrán ser inscritas



por cuanto forzosamente ellas deben hacer referencia al título antecedente de donde proviene su derecho, que en razón de la trasferencia realizada a favor del Incoder hoy no puede constituir origen del derecho.

En suma las resoluciones de adjudicación de inmuebles que no fueron inscritas, proferidas a favor de particulares cuya propiedad fue trasferida efectivamente al Incoder con posterioridad, son hoy inejecutables toda vez que los supuestos de hecho en los que se erigían no subsisten y fueron modificados de tal modo que no pueden lograr el cometido de trasferencia de derechos de dominio.

2. Inaplicabilidad del decaimiento frente a resoluciones de titulación de baldíos

En el presente numeral se detallarán las distinciones en los supuestos de hechos de las resoluciones de titulación de baldíos respecto de los propios de las resoluciones de adjudicación, para mostrar por qué a juicio de esta Oficina, el concepto de decaimiento presentado anteriormente no les es aplicable.

Para ello es necesario subrayar que los bienes baldíos se han entendido como bienes fiscales cuyos derechos de dominio corresponden a la Nación y cuya administración es delegada en alguna entidad particular del Estado. En virtud de la Ley 160 de 1994 la administración de dichos bienes fue encomendada al Incora, y, con su supresión y liquidación, fue trasladada al Incoder. No obstante, dichos inmuebles deben ser diferenciados de aquellos que corresponden propiamente al patrimonio de la entidad encargada de su administración, particularmente en el caso del Incora e Incoder de aquellos correspondientes al FNA.

...es necesario subrayar que

los bienes baldíos se han

entendido como bienes fiscales

cuyos derechos de dominio

corresponden a la Nación y cuya

administración es delegada en alguna entidad

particular del Estado...



Es decir, pese a que por su definición son bienes fiscales, la titularidad de los derechos de dominio nunca es radicada de forma particular en un ente del Estado. Dicha distinción resulta determinante, dado que no es correcto afirmar que los bienes baldíos hicieron parte del patrimonio del Incora o que ahora son del patrimonio del Incoder, pues su competencia se limita exclusivamente a ejercer su administración y a adelantar procesos de adjudicación.

Tal condición explica la inaplicabilidad de la figura del decaimiento a los actos administrativos que reconocieron la propiedad sobre terrenos baldíos adelantadas por el extinto Incora, pues como se dejó comentado su aplicabilidad se fundamenta en la creación de dos situaciones jurídicas de disposición de bienes inmuebles que resultan excluyentes entre sí, perdiendo eficacia una de tales situaciones por la trasferencia efectiva del derecho de dominio. En el caso de la titulación de baldíos, el bien adjudicado por el Incora nunca fue parte de su patrimonio y consecuentemente no fue trasferido al patrimonio del Incoder, por lo tanto, no se puede hablar de dos (2) actos de disposición de dominio respecto de un mismo inmueble.

Corolario de lo anterior, a juicio de esta Oficina, la omisión por parte de los beneficiarios de titulación de baldíos en adelantar las diligencias de registro, en nada afecta la eficacia de sus títulos, dado que la situación jurídica creada mediante los actos administrativos de titulación no ha sido afectada por la expedición de una nueva disposición de su dominio, como sí ocurrió respecto de los predios correspondientes al FNA.

...la omisión por parte de los beneficiarios de titulación de baldíos en adelantar las diligencias de registro, en nada afecta la eficacia de sus títulos...



Respetuosamente ruego a su Despacho que con fundamento en las razones explicadas se aclare la Instrucción Administrativa número 002 del 12 de febrero de 2009 haciendo expresa alusión a los siguientes puntos:

1. No son registrables los actos administrativos de adjudicación de inmuebles pertenecientes al FNA, en aquellos eventos en los que previo al intento de inscripción, exista un acto administrativo de disposición de su dominio que haya cumplido a cabalidad su trámite de registro a favor del Incoder, por cuanto sobre la adjudicación sobrevino la pérdida de fuerza ejecutoria por desaparecimiento de sus fundamentos de hecho.

2. El decaimiento de los actos administrativos no resulta aplicable a las situaciones jurídicas de titulación de baldíos en tanto los supuestos de hecho en los que se fundamentó su creación, no han variado en modo alguno que afecten su eficacia e impidan su registro, en tanto no ha habido disposición posterior de dominio a favor del Incoder razón por la cual debe tramitarse su inscripción con normalidad”. (sic).

Por lo anterior les solicito, señores registradores, tener en cuenta los argumentos expuestos y proceder conforme a lo solicitado por el Incoder.

Nota de Vigencia: Aclaración Instrucción Administrativa 02 del 12 de febrero de 2009.



Instrucción Administrativa No. 26 de 2009Diario Oficial 45.578 del 30 de diciembre de 2009

Asunto: Validez de las Consultas en Línea Generadas por la Plataforma de Intercambio de Datos Electrónicos y de las Consultas en Línea Generadas Mediante los Planes de Contingen-cia de la VUR, como Soportes para Iniciar el Trámite de Registro de Actos Jurídicos Trami-tados Mediante la Ventanilla Única de Registro

Fecha: 28 de diciembre de 2009

Para: Registradores de Instrumentos Públicos de Bogotá

La Superintendencia de Notariado y Registro viene liderando la implementación del proyecto de inversión para simplificación del trámite de compra-venta simple de inmuebles denominado “Ventanilla Única de Registro (VUR)”. Esta iniciativa se ha adelantado en cooperación con el Distrito Capital y el Departamento de Cundinamarca desde inicios del año 2008. Pues bien, como es de conocimiento de ustedes, gracias al trabajo conjunto que se ha venido efectuando desde el mes de enero por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro con las mesas técnicas notariales e interinstitucionales, a partir del 30 de



del 30 de abril de 2009 fueron habilitados los servi-cios de la fase básica VUR a través del portal www.registratupropiedad.com.

Este portal dispone, entre otros servicios, de los módulos de acceso notarial respectivos, con el fin de que las Notarías de Bogotá puedan realizar para fines de información, asesoría y otorgamiento de escrituras públicas, las consultas relativas al estado de los inmuebles por concepto de impuesto predial y contribución de valorización. Así mismo, el proyecto Ventanilla Única de Registro (VUR) previó la existencia de planes de contingencia para garantizar la operación del modelo de servicio cuando se presentan eventualidades que impiden las consultas y la respectiva impresión de los comprobantes fiscales relacionados con el impuesto predial y la contribución por valorización.

Entre los planes de contingencia diseñados y que ha ejecutado la Entidad cuando se presentan fallas o caídas en la plataforma, está el adoptado por la Superintendencia de Notariado y Registro, para el caso del comprobante fiscal de impuesto predial. Este plan de contingencia integra la consulta que dispone la Secretaría Distrital de Hacienda en su página web, a través de la cual se puede establecer:

• Si el impuesto predial del último año o de otros años se encuentra pagado.

• La entidad financiera que recibió el pago. • Número de formulario con el cual se realizó el

pago.• La fecha de presentación del formulario de

declaración y pago. • El número de la transacción de pago o número del autoadhesivo.

...el proyecto Ventanilla Única

de Registro -VUR previó la existencia de planes de contingencia

para garantizar la operación

del modelo de servicio...



• Hora de la consulta efectuada. • Fecha de la consulta realizada. • Cantidad de páginas de la impresión. • Datos que permiten identificar el origen o fuente de

la información.

Como se observa, esta consulta contiene la información necesaria para las notarías, identifica plenamente que esta información proviene de la Secretaría Distrital de Hacienda y arroja los datos que permiten establecer la iniciación y recepción de la consulta como tal.

De conformidad con lo dispuesto y autorizado por la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones (artículo 2º literales a) e), y f), 5º, 6º, 8º, 10, 12, 15, 16 numerales 3 y 17), tanto las consultas generadas e impresas a través de la plataforma de intercambio de datos VUR como las autorizadas para los planes de contingencia, tienen plena validez jurídica, son realizadas por notarios en ejercicio de la función pública notarial y debidamente protocolizadas en la escritura pública como comprobante fiscal del pago de impuesto predial, dando fe de que se ha efectuado dicha consulta y se ha imprimido para fines notariales.

En consideración a lo anterior, los comprobantes fiscales cuyo origen sea la consulta notarial directa en la página web de la Secretaría Distrital de Hacienda www.shd.gov.co, a la luz de la legislación antes mencionada tienen plena validez jurídica para efectos del trámite registral a que haya lugar, porque son mensajes de datos que cumplen con lo dispuesto en el ordenamiento mencionado en cuanto a



constar por escrito, entenderse como firmados y cumplir con las condiciones de originalidad e integridad, tal como lo exige la Ley 527 de 1999, a saber:

(…)

Artículo 6°. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

Artículo 7°. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.



Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.

Artículo 9°. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si esta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.

Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán

...se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si esta ha permanecido completa e inalterada...



admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el solo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

Artículo 15. Reconocimiento de los mensajes de datos por las partes. En las relaciones entre el iniciador y el destinatario de un mensaje de datos, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una manifestación de voluntad u otra declaración por la sola razón de haberse hecho en forma de mensaje de datos.

Artículo 16. Atribución de un mensaje de datos. Se entenderá que un mensaje de datos proviene del iniciador, cuando este ha sido enviado por:

(…)

3. Por un sistema de información programado por el iniciador o en su nombre para que opere automáticamente.’. En este sentido, se instruye a los Registradores Principales de Instrumentos Públicos de Bogotá, con el fin de garantizar que las escrituras públicas otorgadas bajo el procedimiento de la Ventanilla Única de Registro (VUR) y su plan de contingencia o aquellas que cuenten con el comprobante fiscal de pago del impuesto predial expedido

...En toda actuación

administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza

obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de

un mensaje de datos...



por el portal de la Secretaría de Hacienda Distrital en forma de mensaje de datos impreso, no sean objeto de devolución por no contar con el comprobante fiscal en su forma original-recibo de pago.







Con fundamento en el artículo 20 del Decreto Ley 960 de 1970, el artículo 3° de la Ley 39 de 1981, las Instrucciones Administrativas 20 y 20 Bis de 1994, a través de las cuales se fijaron las características del papel de seguridad para la extensión de escrituras públicas y con apego al concepto de la Oficina Asesora Jurídica de esta Superintendencia, del 15 de septiembre de 2006, la Superintendencia de Notariado y Registro, mediante Instrucción Administrativa No. 23 de 2009, ratificó la autorización dada a la Unión Colegiada del Notariado Colombiano para la adquisición, impresión y distribución de papel notarial bajo las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad allí establecidas.

El inciso final de la Instrucción Administrativa No. 23 consideró una etapa de transición en la adopción de la medida y previó la utilización simultánea del papel notarial existente hasta el 31 de diciembre de 2009.



A través de la presente Instrucción Administrativa se prorroga ese término, y en consecuencia a partir del 1° de Febrero de 2010 únicamente se utilizará papel notarial de las características autorizadas en la Instrucción Administrativa No. 23 de 2009.

Nota de vigencia: La Instrucción Administativa No. 23 de 2009 y la Instrucción Administrativa No. 03 de 2010 ratifican la presente instrucción.




Asunto: Cuadro de Ingresos Notariales por Escrituras de Vivienda de Interés Social.

Fecha: 29 diciembre de 2009


Me dirijo a ustedes para recordarles el contenido de la Instrucción Administrativa No. 25 de diciembre 28 de 2006, que entre otras cosas, dispone:

“El Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado, en sesión del día 27 de diciembre de 2006, estableció la necesidad de contar con información detallada sobre los ingresos obtenidos en las notarías por escrituras de vivienda de interés social, (…)”.

Para el efecto, la información de Ingresos por Vivienda de Interés Social del año 2009 deberá ser remitida por todas las notarías del país, esto es, subsidiadas y no subsidiadas, al grupo de recaudos y subsidios notariales, hasta el quince (15) de enero de 2010, diligenciando el cuadro “ingresos por escrituras de Vivienda de Interés Social” que aquí se anexa, el cual además de adjuntarse al Informe Estadístico Notarial del mes de diciembre de 2009, deberá



ser congruente con el informe estadístico notarial del mes correspondiente.

Cabe resaltar, que dicha información es indispensable, entre otros aspectos, para establecer las notarías que serán subsidiadas en la vigencia 2010.

Por último, se exhorta al cumplimiento estricto de la presente Instructiva, por cuanto que vencido el término establecido, no habrá derecho a solicitar reclasificaciones de subsidio por falta de la información aquí solicitada.

InstruccionesAdministrativas

año 2010




Asunto: Posesión de Notarios

Fecha: 28 de enero de 2010 Para: Notarios del país Señor notario:

Como es de su conocimiento, el fallo proferido por la Sala Plena de la H. Corte Constitucional, Sentencia SU 913 de 11 de diciembre de 2009, dio lugar a recomponer las listas de elegibles de quienes deben ingresar a la carrera notarial. Esta Superintendencia en ejercicio de sus funciones viene adelantando el proceso necesario para el cumplimiento de la mencionada providencia.

En este sentido, resulta pertinente referirme a aspectos relacionados con la posesión de los notarios para lograr claridad y agilidad en beneficio de quienes entran a formar parte del notariado colombiano y cómo no, de quienes siguen en él.

Plazos

A partir de la comunicación del nombramiento que hizo el Gobierno, el designado cuenta con diez (10) días hábiles para manifestar ante la autoridad nominadora su aceptación del cargo.



Así mismo, el designado debe acreditar que reúne los requisitos exigidos para ejercer el cargo dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que reciba el nombramiento, plazo que la ley amplía a tres (3) meses para aquellos que residen en el extranjero.

Presentada la documentación, debe producirse la confirmación y la posesión se surtirá en los diez (10) días siguientes a la fecha de confirmación del nombramiento, salvo caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de 30 días, concedida justificadamente por quien hizo la designación.

Al respecto es bueno precisar que “constituye causal de fuerza mayor, aplicable al servidor público, la imposibilidad de separarse del cargo que desempeña mientras su renuncia no sea aceptada y no haga la correspondiente entrega a quien sea designado para reemplazarlo, siempre que en tiempo hábil hubiere aceptado el nombramiento de notario y cumplido en tiempo los requisitos legales exigidos para la posesión.

En este caso, el término para tomar posesión empezará a contarse una vez efectuada la entrega del cargo” (Decreto 2235 de 1994).

Localización de las notarías

Vale la pena recordar que existen notarías que en el momento de su creación no fueron localizadas en una zona determinada de la ciudad; otras que en el decreto de su creación fueron asignadas a una determinada zona o

...el término para tomar posesión

empezará a contarse una

vez efectuada la entrega del

cargo...



localidad y otras que por resolución de la Superintendencia fueron localizadas en un área determinada.

El artículo 157 del Decreto Ley 960 de 1970, asigna al Superintendente la determinación de la localización de las notarías en los círculos de primera y segunda categoría, de modo que a los usuarios del mismo les sea posible utilizarlo en la forma más fácil y conveniente de acuerdo con la extensión y características especiales de cada ciudad”. (Artículo 157 Dec. 960 de 1970).

Así pues, en ningún caso es posible el cambio de localización de una notaría sin la correspondiente autorización del Superintendente mediante Resolución motivada en el estudio respectivo.

Locales para el funcionamiento de las notarías

Para atender este aspecto, debo instruirles sobre el cumplimiento de lo previsto en el artículo 159 del Decreto Ley 960 de 1970, en el artículo 70 del Decreto 2148 de 1983 y las Instrucciones Administrativas 12 de 2007, 05 de 2008 y 01 - 12 de 2001, para la prestación del servicio público notarial.

En observancia de esas normas, la Dirección de Gestión Notarial atenderá las solicitudes de cambio de local, realizando la visita, directamente o por funcionario comisionado, al inmueble propuesto y mediante acta dejará constancia de las condiciones del local y si el mismo es apto para el funcionamiento de un despacho notarial.



La autorización para el cambio de local se hará mediante Resolución proferida por la Dirección de Gestión Notarial.

Como quiera que el cargo se asume una vez posesionado, se les sugiere que previamente a la confirmación y posesión, se adelanten las gestiones necesarias para la aprobación del local.

Compra del inmueble o contrato de arrendamiento

Sobre este aspecto, debo dar alcance a la instrucción administrativas No. 01-12 de 2001:

Con el objeto de evitar perjuicios resultantes de infructuosas transacciones, previamente a toda negociación de carácter inmobiliario, es necesario que se comunique a esta Superintendencia la ubicación y características del inmueble que se pretende destinar a la sede, a fin de establecer si su ubicación y características es procedente y cumple con las condiciones para la correcta prestación del servicio, y de esta forma impartir la debida aprobación.

Plan de ordenamiento territorial

Contiene los lineamientos generales del uso del suelo y de la expansión urbana de la ciudad. En tal sentido, el local seleccionado por el notario y cuya aprobación se busca, debe llenar las exigencias del POT, para cada ciudad.




Asunto: Información Estadística Actos Regis-trales de Documentos Calificados de Población Desplazada y Consultas Masivas Exentas.

Fecha: 29 de enero de 2010 Para: Registradores de Oficinas de Instrumen-tos Públicos del PaísRespetados señores:Con el fin de llevar actualizadas y ajustadas a las normas registrales los indicadores de gestión registral que debe consolidar la Oficina de Planeación, a través del Grupo de Estadística, con fundamento en los informes presentados por las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, les solicito que a partir del mes de enero de 2010 se especifique en los informes que mensualmente remiten al Grupo de Estadística de la Superintendencia de Notariado y Registro, lo siguiente:

Ruta colectiva

Cantidad de inscripciones efectuadas con el código registral No. 0352 (Declaratoria de Desplazamiento Forzado).



Cantidad de inscripciones efectuadas con el código registral No. 0470 (Prevención Registradores abstenerse de inscribir actos de enajenación a cualquier título).

Ruta individual

Cantidad de solicitudes de protección individual radicadas en la ORIP.

Cantidad de inscripciones efectuadas con el código registral No. 0474 (Prohibición de enajenar).

Cantidad de inscripciones efectuadas con el código registral No. 0927 (Medida de protección poseedor, tenedor u ocupante).

Consultas exentas

Cantidad de consultas exentas efectuadas por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Señores registradores, como bien lo saben, la información que se debe presentar mensualmente es indispensable no solo para medir la gestión efectuada en la oficina de registro y que sirva como fundamento para los estudios de la capacidad administrativa y requerimientos de las oficinas, sino también para responder por la gestión registral ante los diferentes entes de control y adelantar estudios de cargas de trabajo, entre otros; por lo tanto, les solicito tomar las medidas necesarias para poder presentar correctamente las estadísticas.





Fecha: 2 de febrero de 2010 Para: Notarios del país


La Superintendencia de Notariado y Registro, mediante Instrucción Administrativa No. 23 de 2009, ratificó la autorización dada a la Unión Colegiada del Notariado Colombiano para la adquisición, impresión y distribución de papel notarial bajo las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad allí establecidas, con fundamento en el artículo 20 del Decreto Ley 960 de 1970, el artículo 30 de la Ley 39 de 1981, las Instrucciones Administrativas 20 y 20 Bis de 1994, a través de las cuales se fijaron las características del papel de seguridad para la extensión de escrituras públicas y con apego al concepto de la Oficina Asesora Jurídica de esta Superintendencia, del 15 de septiembre de 2006.

El inciso final de la Instrucción Administrativa No. 23 de 2009 consideró una etapa de transición en la adopción de la medida y previó la utilización simultánea del papel



notarial existente hasta el 31 de diciembre de 2009, fecha que fue prorrogada mediante Instrucción Administrativa No. 27 de 2009, que dispuso la utilización del nuevo papel notarial a partir del 1º de febrero de 2010.

Ante el número de solicitudes que sustentan otra prórroga por contar aún con existencia de papel, a través de la presente Instrucción Administrativa se prorroga ese término y en consecuencia a partir del 16 de febrero de 2010, únicamente se utilizará papel notarial de las características autorizadas en la Instrucción Administrativa No. 23 de 2009.




Asunto: Posesión de Notarios


Señores notarios:

En esta oportunidad me dirijo a ustedes para dar alcance a la Instrucción 01 de 28 de enero de 2010, proferida por este Despacho, respecto al tema mencionado en el asunto.

El artículo 142 del Decreto 960 de 1970, dispone:

“Las funciones del cargo (de notario) se asumen por la designación, seguida de la posesión...”.

Del texto de la norma citada se evidencia que el notario se encuentra en servicio desde cuando toma posesión de su cargo en debida forma.

Resulta evidente además que, para ejercer sus funciones, el notario requiere disponer de un local apto para la adecuada prestación del servicio.

Es por ello que les reitero la obligación de verificar lo relativo al local donde comenzarán a cumplir sus



funciones, el cual deberá encontrarse autorizado por esta Superintendencia, adecuado y disponible de manera inmediata a la diligencia de posesión, de tal suerte que el servicio público notarial a su cargo no se vea interrumpido ni afectado, lo que puede tener implicaciones disciplinarias.



Instrucción Administrativa No. 5 de 2010

Asunto: Información estadística “Interdicción Judicial” de Personas con Discapacidad Mental


La Superintendencia de Notariado y Registro, con el propósito de dar cumplimiento al artículo 47 de la Ley 1306 de 2009, “Por la cual se dictan normas para la Protección de Personas con Discapacidad Mental y se establece el Régimen de Representación Legal de Incapaces Emancipados” nos permitimos solicitarles se sirvan remitir a la Superintendencia de Notariado y Registro, el número de trámites adelantados en sus respectivos despachos notariales a partir del mes de junio de 2009, la interdicción judicial a personas con discapacidad mental discriminada, así:

• Nombres y apellidos de la persona interdicta.• Edad.• Número de documento de identidad.



• Medida de protección a que esté sometido.

La información contenida en el reporte estadístico deberá ser remitida al Grupo de Estadística de la Oficina Asesora de Planeación mensualmente dentro de los dos (2) primeros días de cada mes, en medio electrónico a los contactos que aparecen a continuación:

Abraham Hernández G. E-mail: [email protected]

Carlos García Solano E-mail: [email protected]

Teléfonos: 3282121 Exts:433-432-429-441




Asunto: Declaración Mediante Escritura Pú-blica de Unión Marital de Hecho entre Extran-jero y Nacional Colombiano


Antecedentes fácticos

El doctor Eufracio Morales, Coordinador de Visas e Inmigración, del Ministerio de Relaciones Exteriores, solicita la colaboración de este despacho, mediante radicado ER3519 de enero 19 del 2010, con el fin de impartir instrucciones a los señores notarios del país, para verificar cuidadosamente la procedencia de elevar a escritura pública, las declaraciones de existencia de Uniones Maritales de Hecho, de conformidad con la Ley 979 de 2005, cuando se trate de utilizarlas por parte de extranjeros en Colombia para obtener Visa Temporal de Compañero Permanente de Nacional Colombiano.

Antecedentes legales

- La Ley 979 del 2005, por medio de la cual se modifica la Ley 54 de 1990, estableció mecanismos ágiles



para declarar la unión marital de hecho y los efectos patrimoniales entre compañeros permanentes, menciona en su artículo primero:

Artículo 1º. El artículo 2° de la Ley 54 de 1990, quedará así:

Artículo 2º. Se presume sociedad patrimonial entre compañeros permanentes y hay lugar a declararla judicialmente en cualquiera de los siguientes casos:

a) Cuando exista unión marital de hecho durante un lapso no inferior a dos años, entre un hombre y una mujer sin impedimento legal para contraer matrimonio;

b) Cuando exista una unión marital de hecho por un lapso no inferior a dos años e impedimento legal para contraer matrimonio por parte de uno o de ambos compañeros permanentes, siempre y cuando la sociedad o sociedades conyugales anteriores hayan sido disueltas y liquidadas por lo menos un año antes de la fecha en que se inició la unión marital de hecho.

Los compañeros permanentes que se encuentren en alguno de los casos anteriores podrán declarar la existencia de la sociedad patrimonial acudiendo a los siguientes medios:

1. Por mutuo consentimiento declarado mediante escritura pública ante notario donde dé fe de la existencia de dicha sociedad y acrediten la unión marital de hecho y los demás presupuestos que se prevén en los literales a) y b) del presente artículo.

2. Por manifestación expresa mediante acta suscrita en un centro de conciliación legalmente reconocido demostrando



la existencia de los requisitos previstos en los literales a) y b) de este artículo.

De tal manera que esta normatividad establece que la unión marital de hecho puede declararse conforme a lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 2º de la Ley 979 del año 2005, siempre y cuando se den los siguientes requisitos:

a) Por mutuo consentimiento de los declarantes o compañeros.

b) Los compañeros deben ser hombre y mujer.

c) Declaración mediante escritura pública ante notario.

d) La existencia de la unión marital de hecho por un lapso no inferior a dos años.

e) Ninguno de los compañeros debe tener impedimento legal para contraer matrimonio.

f) Si alguno de los compañeros permanentes ha tenido unión patrimonial de hecho o sociedad conyugal anterior, esta debe estar disuelta y liquidada por lo menos un año antes de la fecha en que se inició la unión marital.

En el mismo sentido el Régimen Migratorio Colombiano Decreto 4000 de 2004 en el Capítulo II, Artículo 33, Visa Temporal Cónyuge o Compañero(a) Permanente de Nacional Colombiano(a), prescribe:

“...Artículo 33. La Visa Temporal Cónyuge o Compañero(a) Permanente de Nacional Colombiano(a) podrá ser



otorgada para múltiples entradas por el Grupo Interno de Trabajo que el Ministro de Relaciones Exteriores determine o las Oficinas Consulares de la República, hasta por el término de (2) años, al extranjero que haya contraído matrimonio válido con un nacional colombiano, o al que reúna los requisitos para ser considerado como compañero permanente, de conformidad con la legislación nacional vigente...”.

Para los mismos efectos, la Resolución 4700 de 2009 del Ministerio de Relaciones Exteriores dispuso:

“...De la visa temporal cónyuge o compañero(a) permanente de nacional colombiano(a):

Artículo 12. El extranjero que solicite Visa Temporal como Cónyuge o Compañero(a) Permanente de Nacional Colombiano(a), además de los requisitos indicados en el artículo 5º. de la presente resolución, deberá adjuntar:

1. Registro civil de matrimonio colombiano, o fotocopia auténtica de la providencia judicial o del acta de conciliación o de la escritura pública mediante la cual se declare la existencia de la unión marital de hecho, según sea el caso. Cualquiera de estos documentos deberá ser expedido dentro de los tres (3) meses anteriores a la solicitud de la visa.

2. Fotocopia autenticada de la cédula de ciudadanía del cónyuge o compañero(a) permanente colombiano(a).

3.Carta del nacional colombiano solicitando la expedición de la visa para su cónyuge o compañero(a) permanente extranjero cumpliendo con la formalidad de la presentación



personal respecto de la diligencia de reconocimiento de firma y huella ante notario público o cónsul colombiano.

4. Formulario de compromiso de informar al Departamento Administrativo de Seguridad, (DAS), establecido en el artículo 30 de la presente resolución, diligenciado y firmado, en concordancia con lo estipulado en los artículos 85, numerales 98.1 y 98.3 del artículo 98, 116 y 117 del Decreto 4000 de 2004.

Parágrafo 1º. El extranjero cónyuge o compañero(a) permanente de nacional colombiano(a) quedará autorizado(a) con esta Visa para ocupación: Hogar y/o Estudiante/Independiente y/o para ser contratado, previo cumplimiento de las normas que regulen la materia y para lo cual deberá diligenciar y firmar el formulario de “Compromiso de informar al Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) que se indica en el numeral 4 de este artículo”.

Parágrafo 2º. En todos los casos, cuando se trate de ejercer profesión regulada, el extranjero requiere estar autorizado en la visa de manera específica y para el efecto deberá cumplir con los mismos requisitos consagrados en las normas vigentes que se exigen para los nacionales colombianos. El extranjero aportará ante la oficina encargada de la expedición de visas los documentos que le permitan el ejercicio de la profesión regulada, tal como la homologación o convalidación del título profesional, el permiso o licencia provisional para ejercer, o la matrícula o tarjeta profesional.

Parágrafo 3º. La oficina encargada de la expedición de visas siempre que lo estime necesario podrá hacer uso



de su facultad de requerir la presentación personal y/o entrevista con el nacional colombiano que suscribe la carta indicada en el numeral 3 de este artículo.

Parágrafo 4º. Cuando la solicitud de visa en calidad de compañero(a) permanente de nacional colombiano(a) se presente ante una oficina consular de la República, se aceptará el documento válido que compruebe la unión marital de hecho de acuerdo con las leyes del país receptor.

En todo caso, para la solicitud de nueva visa en Colombia ante el Grupo Interno de Trabajo que el Ministro de Relaciones Exteriores determine, el extranjero deberá presentar la respectiva providencia judicial, acta de conciliación o escritura pública mediante la cual se declare la existencia de la unión marital de hecho, según las normas colombianas.

Para el caso de Visa Temporal como Cónyuge de Nacional Colombiano(a), en todos los casos el documento base es el registro civil del matrimonio colombiano...”.

Lo mínimo que debería establecer el notario, entre otros aspectos, es si el tiempo de permanencia en Colombia del extranjero es coherente frente al tiempo que él declara haber convivido con el compañero permanente en Colombia.

Bajo la perspectiva de esta normatividad, y con el fin de colaborar con el grupo Coordinador de Visas e Inmigración del Ministerio de Relaciones Exteriores, es preciso recordar a todos los notarios del país, el deber que les asiste de verificar los requisitos establecidos en la

...para el caso de Visa Temporal

como Cónyuge de Nacional

Colombiano(a), en todos los casos el

documento base es el registro civil

del matrimonio colombiano...”



normatividad citada, a fin de autorizar escritura pública, cuando un extranjero comparezca ante su despacho con el fin de extender y otorgar un instrumento, donde se declare la existencia de unión marital de hecho con un nacional colombiano.



Instrucción Administrativa No. 7 de 2010Diario Oficial 47.656 de 19 de marzo de 2010

Asunto: Estandarización de Tiempos en Tran-sacciones de Compraventa Simple en Notarías Integradas al Modelo VUR

Fecha: 8 de marzo de 2010 Para: Notarios del círculo de Bogotá vincula-dos al proyecto VUR

Respetados señores notarios

Como es de su conocimiento, el Proyecto Ventanilla Única de Registro (VUR) es uno de los más importantes proyectos institucionales y de Gobierno para la simplificación de trámites relacionados con la propiedad inmueble a nivel nacional. Gracias a la participación de las notarías de Bogotá y su vinculación directa al modelo, hemos podido avanzar sustancialmente en la facilitación de las relaciones del ciudadano con el registro de títulos de propiedad y probar la funcionalidad del servicio VUR a nivel piloto, para realizar su futura réplica a las demás ciudades del país, en los servicios que reconocemos como parte de la Fase Básica VUR, los cuales comprenden las consultas en línea y la operación del registro provisional entre notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.



El impacto de estos primeros servicios ha sido fundamental para ubicar el registro de inmuebles como un tema de la agenda de reformas públicas en el marco de la política de simplificación de trámites, estando así a la vanguardia en el cumplimiento de lineamientos jurídicos en la materia como la Ley 527 de 1999, el Decreto 2150 de 1995, la Ley 962 de 2005 y el recientemente expedido Decreto 235 de enero de 2010.

Igualmente, ha permitido el posicionamiento de la práctica colombiana en materia inmueble como la más reformadora de la región y una de las diez más reformadoras a nivel internacional, de acuerdo a la medición que el estudio Doing Business realiza anualmente. Todos estos avances se explican en los impactos del esfuerzo conjunto de notarías, Alcaldía Mayor de Bogotá, Gobernación de Cundinamarca y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en el marco del Proyecto Ventanilla Única de Registro (VUR), ejecutado desde la Superintendencia de Notariado y Registro.

Como quiera que la operación del modelo cumple próximamente un año de salida al aire, este se enfrenta ahora a la necesidad de consolidar el modelo VUR, superando los logros preliminares de la Fase Básica. Tomando en cuenta que los notarios que pertenecen al modelo en esta fase piloto han adquirido –con su integración al Sistema VUR–, la responsabilidad de dar cumplimiento a estándares de tiempo, calidad y servicio, además de acoger condiciones tecnológicas y arquitectónicas, que hacen parte del Prototipo VUR (referenciadas en la lista de chequeo suscrita por cada notaría, previa la salida al aire del servicio), se inicia una



nueva fase del proceso de implementación asociado a i) estabilización del servicio y ii) estandarización de tiempos.

Conviene señalar que el cumplimiento de tales premisas son fundamentales para el inicio de la entrada gradual de servicios asociados a lo que reconocemos como la Fase Óptima VUR, que a partir de ahora y durante el 2010, tendrá la salida escalonada de servicios tales como el envío de escrituras digitales con firma digital, el manejo de minutas interactivas con el ciudadano vía la plataforma del Portal VUR, el recaudo de derechos e impuestos asociados al proceso de registro a través de transacciones electrónicas, todo lo cual debe ser parte de un proceso estable, robusto y debidamente controlado.

Vale la pena resaltar que los efectos de tal estabilización y estandarización es de perentoria operatividad, como quiera que todo ello revierte en una mejor calidad de los servicios asociados al registro de inmuebles, poniendo así a tono nuestras instituciones con las exigencias de una ciudadanía que demanda servicios de mayor calidad y oportunidad.

Por último, conviene señalar que los esfuerzos que emprendamos en esta materia van a lograr demostrar una mejora sustancial en la posición de Colombia en el estudio Doing Business que realiza anualmente el Banco Mundial, ya que el mencionado informe para la versión 2010 publicada en septiembre pasado, aún referencia tiempos de respuesta promedio en notarías de 8 días para Bogotá, como se puede observar en la página http://www.doingbusiness.org/ExploreTopics/RegisteringProperty/Details.aspx?economyid=46

...conviene señalar que los esfuerzos

que emprendamos en esta materia

van a lograr demostrar una

mejora sustancial en la posición

de Colombia en el estudio Doing

Business que realiza anualmente el

Banco Mundial...



A efectos de validar este tiempo, esta Superintendencia realizó un levantamiento de tiempos en las 77 notarías en noviembre de 2009. Las conclusiones de este ejercicio fueron fundamentalmente que i) el promedio del proceso de escrituración en Bogotá para transacciones de compraventa simple es menor al referenciado por el estudio Doing Business, pero a la vez, que a pesar de existir condiciones tecnológicas y técnicas relativamente homogéneas en las Notarías de Bogotá, los tiempos de respuesta varían sustancialmente de una a otra, generando distorsiones en el servicio al ciudadano.

Teniendo en cuenta que se trata de transacciones de compraventa simple que por lo mismo, revisten menor complejidad en el proceso, este tiempo debe ser optimizado a través de un esquema de estandarización asociado al Modelo VUR. Además de la mejora misma del proceso, este paso es fundamental por cuanto las reducciones que se logren dar en materia de tiempos notariales, tendrán como valor agregado, la posibilidad de reflejarse como reformas en la próxima medición Doing Business que se realizará en mayo de 2010 en Bogotá.

En este contexto, la presente instrucción administrativa tiene por objeto definir los parámetros claves del proceso, así como los estándares de tiempo que las notarías que hacen parte del modelo VUR deben acoger como base para la prestación del servicio notarial específicamente en los procesos de escrituración asociados con las transacciones de compraventa simple, alcance actual del Modelo VUR. Para cuando el Modelo VUR amplíe la cobertura a otros actos de registro, vía nuevas instrucciones administrativas se establecerá la forma como aplican estos estándares.



En este orden de ideas se presentan a continuación i) los lineamientos para la estabilización de los servicios de Fase Básica y los criterios a tener en cuenta para la aplicación de estándares de tiempo VUR en la escrituración.

1. Estabilización de los servicios VUR

1.1. Alcance del modelo VUR

Para efectos de garantizar el óptimo funcionamiento de la plataforma VUR, el servicio está autorizado para tramitar específicamente los procesos asociados con transacciones de compraventa que cumplan con los siguientes criterios:

a) Ser un predio de Bogotá

b) Ser una transacción de compraventa simple (con o sin afectación de vivienda familiar o la cancelación de esta).

Los servicios de la plataforma y el modelo VUR podrán operar para actos adicionales de registro, única y exclusivamente cuando la Superintendencia de Notariado y Registro, a través de nueva instrucción administrativa, defina el modelo de operación y los estándares que se acogen o se hacen extensivos, según el caso, para este tipo de transacciones.

1.2. Uso de los textos de las minutas de compraventa del Portal VUR

Las Notarías integradas al Modelo VUR deberán publicitar y promover el uso de la minuta estándar de compraventa que se encuentra integrada al Portal VUR, como parte de los servicios que se ofrecen dentro del prototipo VUR.



Si bien es un beneficio opcional que puede o no usar el ciudadano, la premisa del Proyecto VUR y las Notarías debe ser la de promover su utilización por los interesados, pero en caso que el ciudadano decida presentar el texto de la minuta estándar del Portal, la Notaría tendrá la obligación de darle curso a la misma.

2. Tiempos de respuesta

Tomando en cuenta todo el proceso desde que el ciudadano radica la minuta de compraventa hasta la entrega de la copia de la escritura al comprador, los estándares de tiempo y procedimientos que deberán observar los notarios VUR en la prestación del servicio para transacciones de compraventa simple es de máximo tres (3) días para todo el proceso, explicados en los siguientes tiempos:

- Para el proceso integral de recepción y extensión de escrituras, un estandar máximo de tiempo de 2 días y,

- Para el otorgamiento, autorización, registro provisional (de ser el caso) y entrega de la copia física al comprador de la escritura pública, un estandar de tiempo de 1 día.

* Teniendo en cuenta que el Decreto 2148 de 1983 en su artículo 9º establece que “la escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto” los notarios deberán implementar los mecanismos y procedimientos adecuados para garantizar la presencia simultánea de comprador y vendedor –o sus apoderados– para efectos del otorgamiento de las escrituras en un mismo acto.

Las notarías deberán, además, garantizar en todos los casos, un procedimiento que garantice la firma del



vendedor como requisito previo y obligatorio a la firma del comprador.

Para aquellos casos en que por razones de fuerza mayor no pueden hacer presencia simultánea comprador y vendedor, deberá observarse lo previsto en el referido artículo 9º en cuanto a que “sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el Notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos, sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En estos casos sus efectos se retrotraen a la primera firma”. El Notario deberá evaluar, bajo su responsabilidad, la causal de justificación de la excepción.

* El registro provisional será ofrecido a cada usuario de una transacción VUR y en caso de ser solicitado este servicio por cualquiera de los interesados, el notario deberá proceder a efectuar el mismo para cada acto de escrituración de manera individual, una vez autorizada la escritura.

Por lo tanto, una vez culminado el proceso de autorización, cada notaría deberá garantizar los mecanismos para el ingreso del correspondiente registro provisional a través de la plataforma del Portal VUR www.registratupropiedad.com de manera inmediata. Conviene reiterar que la responsabilidad sobre el registro provisional está bajo la titularidad del notario, razón por la cual deberá observar los mecanismos de seguridad y procedimientos establecidos para el efecto por el Modelo VUR.



* La entrega de la copia física de la escritura al comprador deberá darse el mismo día del otorgamiento y autorización de la escritura, salvo que el ciudadano renuncie a este beneficio. Pese a esto, este servicio debe ser obligatoriamente ofrecido por las notarías en el marco de los servicios VUR.

En este caso, durante el mismo proceso de presentación personal para firmas y autorización del notario, cada Notaría deberá generar –para el caso de transacciones VUR–, los procedimientos operativos para obtener las copias y entregar estas al interesado durante la misma presencialidad de la firma.

Se asume que todos los anteriores estándares serán susceptibles de cumplirse siempre que las partes interesadas cumplan con las condiciones, requisitos y formalidades del proceso, además de aprovechar la capacidad instalada y esquema de operación puesto a disposición por las Notarías y la Superintendencia de Notariado y Registro en el marco del proceso VUR. En caso contrario, se asume que el ciudadano renuncia a estos beneficios.

3. Seguimiento a. La Superintendencia de Notariado y Registro, a través

de sus Delegadas para el Notariado y el Registro de Instrumentos Públicos, realizará el seguimiento correspondiente –cada una dentro del ámbito de su competencia– para evaluar los parámetros establecidos en la presente Instrucción.

b. El Proyecto VUR, a través de los mecanismos de seguimiento y evaluación permanente a la operación VUR, deberá:



• Establecer una encuesta periódica a clientes VUR de las notarías participantes, con el ánimo de evaluar de manera técnica y objetiva el cumplimiento de los parámetros de servicio y estándares de tiempos comunicados a través de la presente Instrucción Administrativa.

• Realizar seguimiento permanente a la operación y recolectar la evidencia física de la observancia y aplicabilidad de lo definido por la presente Instrucción, con el fin de documentar los avances y establecer el nivel de cumplimiento individual y global de los tiempos, en el marco de los indicadores de seguimiento del proyecto. La fecha de corte para el reporte de estos primeros resultados será como máximo el 30 de abril de 2010 y deberá tener cobertura en el 100% de las notarías VUR.




Asunto: Comités Técnicos Regionales. De-creto 176 de 2008

Fecha: 7 de abril de 2010 Para: Notarios del país

En el marco de la política para la protección a los derechos de la población desplazada, se han dictado progresivamente desde el año 1997, una serie de disposiciones que propugnan tanto por la integración y reconstrucción del tejido social, como por el establecimiento de condiciones jurídico- económicas, que aseguren el retorno, la implantación e implementación de procesos productivos en las zonas afectadas por el fenómeno social de desplazamiento forzado.

Uno de los varios mecanismos de prevención ideados para asegurar la protección del derecho de dominio de los predios ubicados en las zonas donde se hubiere decretado la emergencia social por desplazamiento, es la conformación de Comités de Atención Integral, que operan a nivel municipal, distrital o departamental y que para su gestión, cuentan igualmente con el apoyo de comités técnicos nacional y regionales; en ese orden de



ideas, el artículo 8° del Decreto 176 de 2008, dispuso su conformación y en lo que atañe al servicio público de registro y de notariado, estableció la representación para el primero de los casos, en cabeza del Registrador Principal del Círculo respectivo, y para el segundo de ellos, señaló la representación en “...Cabecera del Círculo Notarial...”.

Esta Superintendencia viene asistiendo a los Comités Regionales a través de los señores registradores de instrumentos públicos del círculo; sin embargo, respecto del servicio de notariado, la norma no contempló el evento en donde exista número plural de notarios, por lo que, en el propósito de garantizar el cumplimiento de los deberes asignados por ley y el decreto antes citado, a los notarios, resulta menester, asegurar la representación del servicio de notariado en los Comités Técnicos.

Por tanto, la asignación que el artículo 8° del Decreto 176 de 2008, hace del miembro que en cada Comité representará al servicio de notariado, deberá entenderse como el notario del círculo correspondiente, en aquellos que tienen un solo notario y cuando en el círculo respectivo exista más de un notario, debe entenderse que recae, en primera instancia, en la persona del Notario Primero del Círculo y, ante su ausencia temporal o permanente por razones de fuerza mayor o caso fortuito, lo será el Notario Segundo y así sucesivamente, de forma tal que se garantice el cumplimiento de representación en el Comité Técnico.

De otra parte, es importante señalar que, en el caso del Comité Técnico Regional de Restitución de Bienes de Bolívar, esta Superintendencia recibió comunicación



suscrita por la Comisionada Nacional para el Programa de Reparación y Reconciliación, en el que se reclama la asignación de un representante para los temas o servicios de registro y notariado, circunstancia que con la presente Instrucción queda totalmente definida y esclarecida y que será de obligatorio cumplimiento, como también, objeto de inspección a través de las visitas que sobre cada servicio se disponga, tanto en la Superintendencia Delegada para el Registro, como en la Superintendencia Delegada para el Notariado.

Finalmente, resulta oportuno comunicar que, mediante noticia contenida en oficio No. 80 del 23 de febrero de 2010, proveniente de la Procuraduría Regional de Nariño, se informa a esta Superintendencia, para que a su vez se ilustre al servicio notarial del país, que mediante Resolución No. 2464 del 22 de diciembre de 2006, el Comité Municipal para la Atención Integral a la Población Desplazada (Cmaipd) de Cumbitara, Nariño, declaró en zona de riesgo de desplazamiento los territorios del Consejo Comunitario de Copdiconc, que corresponde al Corregimiento del Sidón y las Veredas de: Santa Cecilia, Las Delicias, La Roncadora, Miguel Nulpi, Las Piedras, San José de Taitan, Santa Ana y Desplayado.




Asunto: Prestación de Servicios VUR Obli-gatorios e Integración de Notarías al Modelo VUR

Fecha: 13 de abril de 2010 Para: Notarías 4a, 5a, 8a, 17, 22, 27, 28, 31, 46, 54, 56, 58, 63, 66, 67, 70, 74, 76, y 77

Como es de su conocimiento, la Superintendencia de Notariado y Registro inició desde abril de 2009 la implementación del modelo Ventanilla Única de Registro (VUR) en la ciudad de Bogotá, con el pilotaje del modelo en doce notarías y luego con la gradual expansión del servicio a partir de julio pasado en aquellas que manifestaron su interés en hacer parte del primer ciclo de réplica, una vez este Despacho realizó la convocatoria para la participación voluntaria de las notarías, el 12 de junio de 2009. Este despliegue ha permitido contar hoy con 53 de ellas autorizadas para prestar el servicio dentro del modelo VUR en nuestra ciudad.

Como quiera que ya ha culminado la fase de prueba y pilotaje del modelo y se han superado las definiciones alrededor de las nuevas posesiones o reubicaciones de los



notarios, se inicia la fase de cobertura plena, que supone la operación de las 77 notarías de la ciudad con el esquema de prestación de los servicios VUR acogido oficialmente por la SNR.

En este contexto, se emite la presente Instrucción Administrativa, con miras a sentar los criterios y pasos a seguir para este propósito.

Vinculación obligatoria de las notarías al Modelo VUR.

Las notarías hoy no vinculadas al Modelo VUR a partir de la fecha, deberán iniciar de manera obligatoria el proceso de integración al mismo bajo la premisa de cumplir los estándares y acoger los lineamientos para operar el servicio Ventanilla Única de Registro. Para avanzar en esta etapa, deberán seguir los pasos establecidos en la Circular No. 108 de 21 de mayo de 2009 que determinó el esquema de integración notarial a servicios de la Fase Básica VUR en Bogotá.

En este orden de ideas y con miras a desarrollar las actividades del caso, las notarías deberán remitir una comunicación a más tardar el 19 de abril, manifestando su vinculación a la fase final de expansión del servicio VUR en Bogotá. Esta comunicación deberá hacerse llegar vía fax al 2486434- 2483470- 2483476 y al correo [email protected].

Con la totalidad de las notarías pendientes de integración, se realizará un sorteo, a efectos de realizar la programación a tener en cuenta para ejecutar el plan que permitirá la salida al aire del servicio en los plazos máximos establecidos.



Este plan se realizará en tandas quincenales donde se distribuyen el total dependientes, así:

1º al 15 de mayo: Tanda No. 115 al 30 de mayo: Tanda No. 21º al 15 de junio: Tanda No. 315 de junio a 30 de junio: Tanda No. 4

El sorteo para definir el orden de ejecución del plan de expansión final se realizará en el Despacho, previa convocatoria que se realizará mínimo tres días antes de la realización del sorteo.

Se asume que las notarías acogen de manera integral la línea técnica, estándares de calidad y tiempo, modelo de operación, esquema arquitectónico, de procesos y de servicio VUR, todo ello teniendo en cuenta que el proceso a partir de la fecha es obligatorio para Bogotá.

Aquellas notarías que hayan avanzado de manera preliminar en algunas de las actividades y formalidades previstas en la Circular No. 108, podrán retomar su proceso de integración con las actividades pendientes, aspecto en el cual el Equipo VUR hará claridad de manera individual con cada una de las interesadas. En todo caso, deberán participar en el sorteo ya descrito.

Plazos y responsabilidades

La Superintendencia de Notariado y Registro enviará carta oficial para la integración obligatoria a la fase final de expansión Bogotá a más tardar el 15 de abril de 2010.



• Las notarías deberán enviar carta oficial de vinculación en físico y obligatoriamente deberán dar alcance vía fax y correo electrónico referenciados a más tardar el 19 de abril.

• Una vez se realice el sorteo correspondiente en la última semana de abril, se iniciará bajo la coordinación técnica del Equipo VUR y la supervisión de la SNR el proceso de expansión final a partir de la primera semana de mayo y hasta la cuarta semana de junio de 2010.

La Superintendencia de Notariado y Registro a través del Equipo VUR, realizará el acompañamiento técnico para el diseño del plan de trabajo, capacitación de personal, entrenamiento específico y autorizaciones de acceso a la plataforma para que los notarios puedan iniciar el despliegue de implementación del caso y la prestación efectiva de los servicios VUR.

Para mayor claridad sobre detalles de las obligaciones, criterios y parámetros de los servicios VUR actuales, se recomienda revisar los contenidos de la Instrucción Administrativa No. 06 de 2009, Circular No. 108 de 2009 y la Instrucción Administrativa No. 07 de 2010.

...La Superintendencia de Notariado y Registro a través del Equipo VUR, realizará el acompañamiento técnico para el diseño del plan de trabajo, capacitación de personal, entrenamiento específico y autorizaciones de acceso a la plataforma...




Asunto: Medidas de Protección sobre Predios Abandonados por la Violencia o en Inminente Riesgo de Desplazamiento

Fecha: 16 de abril de 2010 Para: Notarios del país

El señor Ministro del Interior y de Justicia, delegatario de funciones presidenciales, mediante Decreto 4596 del 25 de noviembre de 2009, profirió el Decreto No. 4720 de 30 de noviembre de 2009, por medio del cual se adiciona el Decreto 2007 de 2001 en lo relativo a medidas de protección sobre predios abandonados por la violencia o en inminente riesgo de desplazamiento.

Consideró el señor Ministro que mediante el Decreto 2007 de 2001 aludido, se reglamentó de manera parcial la Ley 387 de 1997 y estableció para las oficinas de registro la obligación de “abstenerse de inscribir actos de enajenación o transferencia a cualquier título de los bienes rurales referidos”, sin embargo, guardó silencio respecto de las obligaciones de los notarios a la hora de elevar a escritura pública actos de enajenación o transferencia sobre



inmuebles objeto de medidas de protección consagradas en la ley.

Reiteró la no pertinencia de la posibilidad de perfeccionar contratos de compraventa en los términos del artículo 1857 del Código Civil sobre inmuebles protegidos por desplazamiento forzado y resolvió adicionar el artículo primero del Decreto 2007 en la siguiente forma:

“Los notarios se abstendrán de autorizar escrituras públicas de actos jurídicos que impliquen transferencia de dominio de predios rurales ubicados en zona de desplazamiento, mientras los solicitantes no aporten copia del certificado de libertad y tradición, expedido con antelación no mayor a cinco (5) días, donde conste que el inmueble no es sujeto de medida de protección alguna. Dicho certificado deberá protocolizarse”.

Adicionalmente, en el artículo 2° del Decreto 4720 de 30 de noviembre de 2009 dispuso que la Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Superintendencia Delegada para el Notariado vigilará el cumplimiento de la presente disposición.

Se ha impartido instrucciones al respecto a los profesionales de la Superintendencia Delegada para el Notariado y se ha adicionado el formato de actas de visitas que se diligencia en la ejecución de las mismas, con la verificación in situ sobre el cumplimiento de la anterior prescripción, la misma que se efectuará a partir de las visitas que se programen desde la presente fecha.

Circulares año 2009

C I R C U L A R E S - I N F O L I O S NOS. 50 - 51


Circular No. 78 de 2009

Asunto: Inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007 Fecha: 17 de abril de 2009



Me permito informarles que mediante comunicado de prensa no. 13 del 18 de marzo de 2009, la Honorable Corte Constitucional anunció que profirió Sentencia C-175/09, por medio de la cual declara inexequible la Ley 1152 de 2007, “Por la cual se dicta el Estatuto de Desarrollo Rural, se reforma el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), y se dictan otras disposiciones”.

La Honorable Corte Constitucional consideró en el fallo del pasado 18 de marzo de 2009 que por haberse omitido el deber de la consulta previa a las comunidades indígenas y afrodescendientes, la Ley 1152 de 2007 resultaba contraria a la Constitución Política y por tal razón declaró su inexequibilidad.

Uno de los ejes temáticos de la Ley 1152 de 2007 era el relacionado con la protección de los derechos sobre los



predios abandonados por la población desplazada por causa de la violencia, cuya competencia se había asignado a la Superintendencia de Notariado y Registro y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país.

También es conocido que la mencionada Ley contenía una serie de disposiciones, algunas de las cuales tenían relación con las actividades que les corresponde ejercer tanto a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos como a los notarios en lo atinente al otorgamiento e inscripción de escrituras públicas relacionadas con predios rurales.

Ahora bien, la Corte Constitucional ha establecido en reiteradas ocasiones que cuando en una sentencia de constitucionalidad no se ha modulado la temporalidad de la misma, los efectos jurídicos del fallo se producen a partir del día siguiente a la fecha en que se tomó la decisión de exequibilidad o inexequibilidad y no a partir de la fecha en que se suscribe el texto que a ella corresponde o el de su notificación o ejecutoria1 , es decir, que la declaración de inexequibilidad de las leyes tiene efectos hacia el futuro y por consiguiente la ley anterior que había sido derogada recupera vigencia a partir del día siguiente a aquel en que se toma la decisión, para el caso que nos ocupa, será el 19 de marzo de 2009.

Igualmente, los pronunciamientos de la Corte han determinado que los fallos de inconstitucionalidad son

I Sentencias C-973 de 2004, M.P.: Rodrigo Escobar Gil, T-382 de 2003, M.P: Jaime Córdoba Triviño.



erga omnes, y se caracterizan por ser obligatorios, generales y oponibles a todas las personas, sin excepción de ninguna índole.

Así las cosas, este despacho considera en relación con el artículo 127 de la Ley1152 de 2007 que aquellas solicitudes de protección individual sobre predios abandonados por causa de la violencia, que hayan sido recepcionadas por el Ministerio Público hasta el 18 de marzo del año en curso, deben ser tramitadas y decididas acorde con el procedimiento establecido en el Decreto Reglamentario 768 de 2008. Ello se concluye de la lectura rigurosa del artículo 40 de la Ley 153 de 1887, que dispone: “Las leyes concernientes a la sustanciación y ritualidad de los juicios prevalecen sobre las anteriores desde el momento en que deben empezar a regir. Pero los términos que hubieren empezado a correr, y las actuaciones y diligencias que ya estuvieren iniciadas, se regirán por la ley vigente al tiempo de su iniciación”.

En este orden de ideas, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos deben continuar calificando las solicitudes de medidas de protección en lo que se denomina ruta individual, recibidas mediante los formularios recepcionados y tramitados por el Ministerio Público hasta la fecha en que se declaró la inexequibilidad de la norma y remitir a la Superintendencia Delegada para el Registro copia de los mismos con su correspondiente acto registral, para que se proceda a ingresar la solicitud de protección al aplicativo contentivo del Registro Único de Predios y Territorios Abandonados por la Violencia (Rupta).

Contrario sensu, los formularios que hayan sido recepcionados por el Ministerio Público con posterioridad

...Las leyes concernientes a la sustanciación y ritualidad de los juicios prevalecen sobre las anteriores desde el momento en que deben empezar a regir...



al 18 de marzo de 2009, y que por cualquier circunstancia se reciban en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deberán ser redireccionados para lo de su competencia a la Oficina Jurídica del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), nivel central a la siguiente dirección: “Avenida El dorado - can Edificio Incoder”.

En lo atinente con los expedientes que el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder) remitió desde el mes de octubre de 2008 a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos para la inscripción de las medidas de protección en los folios de matrícula que identifiquen los predios declarados en abandono, los señores registradores continuarán con el trámite establecido en el memorando 56 del 16 de diciembre de 2008 expedido por la Superintendencia de Notariado y Registro, es decir, enviando al señalado Instituto las copias de las constancias de inscripción o notas devolutivas a que haya lugar para que sea esa entidad la que actualice el RUP y las Oficinas de Registro, hasta tanto se determine conjuntamente con el Incoder cuál será la metodología a seguir para el reenvío de los expedientes, continuarán conservando en sus archivos los respectivos expedientes.

Ahora bien, respecto a los demás aspectos relacionados en la Ley 1152 de 2007 y que involucran la competencia de notarios y registradores, es claro que a partir del 19 de marzo de 2009, para la autorización de escrituras públicas y su consecuente registro, rige nuevamente lo señalado en la Ley 160 de 1994; obviamente y teniendo en cuenta los fundamentos precedentemente señalados, aquellos actos escriturarios autorizados con anterioridad al 19 de marzo del año en curso deberán ser inscritos conforme lo

...a partir del 19 de marzo

de 2009, para la autorización

de escrituras públicas y su consecuente registro, rige nuevamente

lo señalado en la Ley 160 de

1994...



establecía la Ley 1152 de 2007, por cuanto surgieron a la vida jurídica bajo la vigencia de dicha norma.

Por último, estimo de importancia destacar el compromiso institucional que tanto los señores notarios como registradores han asumido con la población desplazada, por lo que los invito a continuar con el mismo espíritu de colaboración que nos ha permitido prestarles a estos ciudadanos un correcto servicio público, y dar cumplimiento con ello a lo ordenado en la sentencia de la Corte Constitucional T-025 de 2004, que declara el estado de cosas inconstitucional con respecto a las responsabilidades del Estado en materia de población desplazada y al reciente Auto 008 de 2009, en donde se establece la necesidad de aplicar eficientemente el mecanismo de protección de los bienes de la población desplazada.




Asunto: Ejercicio de la Función Preventiva



Como es de su conocimiento, la vigilancia que ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente y por el cumplido desempeño de los deberes de los notarios con la honestidad, rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio (Decreto 960 de 1970 artículo 210).

La acción disciplinaria tiene una doble función: la preventiva y la correctiva (Ley 734/02, artículo 16). En ejercicio de la función preventiva que me compete quiero llamar la atención de ustedes sobre el hecho de que “Las bondades del servicio notarial solo pueden exhibirse a través de la dignidad y la eficiencia que la ley exige en su prestación, parámetros que no son posibles de superar, sin perjuicio de los únicos medios permitidos para la localización de la notaría: el de su identificación mediante el aviso correspondiente en su propia sede y el de su ubicación a través de directorio telefónico, amén de aquellos que tiendan a informar sobre novedades en materia

...las bondades del servicio

notarial solo pueden exhibirse

a través de la dignidad y la

eficiencia que la ley exige en su

prestación...



de utilización de mecanismos modernos compatibles con la electrónica y la informática consecuentes con la eficacia de servicio” (Instrucción Administrativa No. 23 de 1995).

También quiero llamar su atención sobre el hecho de que les está prohibido a los notarios utilizar incentivos de cualquier orden para estimular al público a demandar sus servicios generando competencia desleal (Ley 734/02 Artículo 62) y por consiguiente toda manipulación de las tarifas notariales cualquiera que sea la forma que se adopte (descuentos, comisiones, etc.), constituye una conducta sancionable que atenta contra la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial.

La práctica de utilizar empleados o contratar servicios bajo el rótulo de asesores, promotores, mercadotecnistas o similares, remunerándolos con un porcentaje sobre los negocios que aporten, o la de ofrecer a terceros cualquier tipo de remuneración por las minutas que puedan conseguirle al notario, constituye una conducta que viola el artículo 62 del Código Disciplinario Único.

Si esa práctica llegare a generalizarse, podría, además, ser indicativa de que la estructura tarifaria vigente es generosa.

La lealtad que como colegas se deben ustedes unos a otros implica respetar las relaciones que existen entre patronos y trabajadores para que no se cree un comercio por lo menos inelegante, si no abusivo, de funcionarios notariales.

Espero que las anteriores recomendaciones sean atendidas en guarda de la dignidad del servicio notarial y en procura de la unidad del gremio y del respeto entre colegas.

...les está prohibido a los notarios utilizar incentivos de cualquier orden para estimular al público a demandar sus servicios generando competencia desleal ...




Asunto: Aplazamiento Cumplimiento Instruc-ción Administrativa No. 04 del 22 de abril de 2009. Información Medio Magnético



Respetados señores Notarios:

Como tienen conocimiento, la Instrucción Administrativa No. 4 del 22 de abril de 2009 les solicita a los notarios que no utilizan el Sistema de Información Notarial (SIN) remitir a partir del primero (1) de mayo de la presente anualidad la información requerida en medios magnéticos.

Teniendo en cuenta que por parte de ustedes, para dar cumplimiento al acto administrativo en mención, requieren implementar el nuevo procedimiento de información, esta Superintendencia aplaza la fecha de entrega en vigencia para el día primero de junio de 2009.

Por lo anterior, les solicito dar estricto cumplimiento a la instrucción administrativa a partir de la fecha señalada.




Asunto: Zonas Comunes en Regímenes de Copropiedad (Propiedad Horizontal, Conjun-tos Cerrados y Condominios)


Para: Registradores de Instrumentos Públicos, Notarios del País, Funcionarios de la Super-intendencia de Notariado y Registro, Ofici-nas Municipales y Distritales de Planeacion, Curadurías Urbanas, Autoridades Judiciales y Ciudadanía en General

La Superintendencia de Notariado y Registro, a través del análisis de expedientes correspondientes a la segunda instancia en vía gubernativa de la entidad en materia registral, ha observado con preocupación ciertas prácticas para la construcción y venta de inmuebles bajo el régimen de copropiedad que abusan de la buena fe de los compradores y en algunos casos son constitutivas de posibles violaciones a normatividad de orden penal y/o civil, que nos obliga a ponerlos en alerta para poder proteger a la ciudadanía e impedir que se continúe con el tipo de prácticas que a continuación enunciamos y explicamos en forma general:



-Acto jurídico de loteo dando nombre a los predios que se crean de regímenes de copropiedad

Quienes detentan el derecho de dominio sobre un predio, ya sea persona natural o jurídica (por lo general la constructora del proyecto), realizan el acto jurídico de loteo sobre la propiedad, dándole el nombre de una copropiedad a los lotes que son segregados, ejemplo:

Lote No. 01 - Villa Javier Condominio Campestre Bosques del Virrey.

Lote No. 02 - Rosa Marcela Condominio Campestre Bosques del Virrey.

Lote No. 03 - Condominio Campestre Bosques del Virrey.

Lote No. 04 - Zona social Condominio Campestre Bosques del Virrey.

La anterior es una práctica usada por algunos constructores, en especial en zonas turísticas, que puede inducir al error a quienes compran los inmuebles producto de los loteos, haciéndoles creer que se trata de una copropiedad en la modalidad de condominio sometida al régimen de la Ley 675 de 2001 y que físicamente puede estar construida como tal, pero que no cuenta con los beneficios y disposiciones legales propias del régimen legal mencionado, sino que después de vendido el proyecto, someten al mencionado régimen los lotes e inmuebles construidos, donde por lo general obvian someter las zonas sociales físicas del conjunto o condominio bajo el régimen de la propiedad



horizontal, en especial las zonas de recreación (piscinas, plazoletas, zona de parrilla o minigolf, etc.), argumentando tiempo después que se trata de un lote aparte y si gustan pueden venderlo a los nuevos copropietarios o que estos paguen, a quien figure como dueño del lote, por el disfrute del mismo.

Tal práctica reprochable de ventas de inmuebles se facilita debido a que el loteo es un acto de división material de un predio permitido por la ley, donde en los folios de matrícula que se crean en los espacios correspondientes a descripción, cabida, linderos y en dirección del inmueble se incluye el nombre que el propietario divisor ha dispuesto para los predios que se crean, dándoles nombres como Conjunto Residencial o Condominio Real, Campestre, etcétera; y los compradores sin fijarse bien qué tipo de inmueble compran de acuerdo al acto que los crea y es publicitado en el folio de matrícula, adquieren dichos inmuebles que posteriormente someten a reglamento de copropiedad. Dicha práctica puede constituir una violación de las normas civiles y penales, dependiendo de qué es exactamente lo que se les vende a las personas.

Para llevar a cabo lo anterior, puede suceder que vendan todas las casas, cabañas, apartamentos u otro tipo de inmuebles que hayan edificado reuniendo a los nuevos propietarios para aprobar mediante el trámite establecido en la Ley 675 de 2001, el reglamento interno de la copropiedad, elevándolo a escritura pública en la cual citan las matrículas inmobiliarias que se someten al régimen de copropiedad, pero no incluyen la matrícula o matrículas inmobiliarias de los lotes sobre los cuales se construyeron o se van a construir las zonas comunes anteriormente mencionadas.



- Se ofrece y vende determinado proyecto de construcción, pero se entrega otro

También puede suceder que se ofrezca un proyecto de construcción con determinadas zonas comunes, como por ejemplo una zona de golf, parrilla o plazoleta, creándose una expectativa y una imagen en los compradores, que después no se ve reflejada en lo adquirido por los mismos. Es decir, se ofrece una cosa y realmente se entrega otra, por cuanto en los regímenes de copropiedad o propiedad horizontal se llama la atención del comprador con la accesibilidad al uso y goce de las zonas comunes, pero dichos espacios no son entregados a conformidad. Si en resultas, el copropietario al adquirir el bien de la copropiedad sujeta al régimen de propiedad horizontal encuentra que las ofrecidas zonas comunes no están acordes con lo inicialmente ofertado y sobre lo cual se crearon determinadas expectativas, las cuales se encuentran sustentadas tanto en los planos aprobados del proyecto, en los documentos precontractuales, en la escritura de compraventa y demás que le sean atinentes, puede acudir ante la justicia ordinaria, ya que se podrían configurar distintas violaciones a la normatividad civil como penal.

Por lo anterior, les solicitamos a los notarios, oficinas de planeación municipal y distrital, curadurías urbanas y registradores de instrumentos públicos tener especial atención y cuidado cuando en los documentos presentados ante ustedes se presenten hechos como los anteriormente comentados o modificaciones en las licencias de urbanismo, construcción, etcétera, y en las modificaciones de constituciones y reglamentos de propiedad horizontal,



en los cuales se cambien o se afecten las áreas comunes o de cesión públicas.

De la misma forma le solicitamos a la ciudadanía en general que en el momento de comprar un inmueble que se encuentre bajo el régimen de copropiedad en sus distintas modalidades, se asegure de que los proyectos estén debidamente autorizados, contando con los debidos requisitos legales y en el momento de efectuarse la compra, asegurarse de que se indique claramente y de forma expresa que el inmueble que se adquiere se encuentra sometido al régimen de la propiedad horizontal o condominial según sea el caso, indicándose a qué áreas comunes se tiene derecho y cuáles son los índices de copropiedad, para evitar futuras controversias e inconvenientes.




Asunto: Registro de Hipotecas


Para: Registradores de Instrumentos Públicos del país En ejercicio de la facultad de instrucción y orientación necesaria para velar por la eficiente y eficaz prestación del servicio público registral, quiero llamar su atención sobre la Inscripción de hipotecas en las Oficinas de Registro de instrumentos Públicos, teniendo en cuenta que algunos usuarios del servicio han manifestado inconvenientes con el registro de sus documentos relacionados con actos de hipotecas abiertas de cuantía determinada e indeterminada.

El Código Civil colombiano regula lo concerniente a la hipoteca en los artículos 2432 a 2457, definiéndola como un derecho real de prenda constituido sobre bienes raíces que no dejan por eso de permanecer en poder del deudor.

La hipoteca puede llamarse de primer grado, segundo grado, etc.; pero bien vale recordar lo sostenido por la jurisprudencia en el sentido de que la denominación del grado que en los instrumentos públicos respectivos se



dé a las hipotecas no es lo que fija su orden, ya que este no depende de tal calificación, sino de la fecha dé su inscripción en el registro. (Sentencia Casación C. S. J. agosto 3 de 1944).

Para efectos de su correcta inscripción en el registro, deben examinarse en la escritura de constitución de la hipoteca respectiva las obligaciones cuyo cumplimiento ampara. De este modo la hipoteca puede ser “cerrada” o “abierta” y esta última puede serlo “sin límite de cuantía” o de “cuantía determinada”.

La hipoteca es “especial” o “cerrada” cuando con ella solamente se garantiza la obligación que se determina en el acto de constitución. Se conoce la obligación que se va a garantizar. Dicho en otras palabras, la escritura de hipoteca contiene el contrato de mutuo y por lo tanto se sabe cuál es la deuda, su plazo y sus intereses.

En este caso la inscripción se hará con el código registraI 0203 e incluirá el valor en la casilla correspondiente.

La hipoteca es “abierta” cuando no solo se garantiza la obligación debida en el momento del otorgamiento del gravamen, sino también otras a cargo del mismo deudor o el que llegue a adquirir en el futuro. Es cuando al constituirse no se sabe el valor de la deuda y sus intereses.

La hipoteca “abierta” puede ser “sin límite de cuantía” o constituirse hasta por un determinado valor.

Según lo previsto en el artículo 2455 del Código Civil, “La hipoteca podrá limitarse a una determinada suma, con tal que así se exprese inequívocamente”.

...Para efectos de su correcta inscripción en el registro, debe examinarse en la escritura de constitución de la hipoteca respectiva las obligaciones cuyo cumplimiento ampara...



El código registral para la inscripción de la hipoteca abierta con límite de cuantía es el 0204 y se debe incluir La cuantía en la columna del folio correspondiente.

La “hipoteca abierta de cuantía indeterminada” garantiza, como su nombre lo indica, obligaciones actuales o futuras indeterminadas en cuanto a su naturaleza y en cuanto a su cuantía, y sin límite alguno.

Para la hipoteca con cuantía indeterminada el código registraI es el 0205 y aunque para efectos fiscales debe expresarse su valor en la escritura, al inscribirla este no se incluye en la columna del folio correspondiente.

Espero que las anteriores recomendaciones sean atendidas en procura de la adecuada y eficiente prestación del servicio público registral.




Asunto: Criterios Jurídicos y Administrativos en el Traslado a Folio Real de Inscripciones Contenidas en los Libros del Antiguo Sistema de Registro


Para: Registradores de Instrumentos Públicos, Supervisores Regionales y Contratistas del Proyecto Incorporación Masiva de Informa-ción de Antiguo Sistema de Registro a Folio.

Apreciados Funcionarios:

Como es de su conocimiento, la Superintendencia de Notariado y Registro viene adelantando el proyecto de incorporación masiva de información del antiguo sistema de registro al folio de matrícula. Para llevar a cabo esta tarea, se realizó un taller para unificar los criterios que orientan dicha labor, los cuales se recogen a través de este documento, cuyo propósito es estandarizar los aspectos jurídicos y administrativos de la información contenida en libros, frente a su traslado al folio real.

Nota

Infolios Nos. 50-51

Corrección

La presente circular fue derogada por la Circular No. 221 del 23 de septiembre de 2009, la cual puede ser consultada en la página www.supernotariado.gov.co



Les agradezco tener en cuenta estos temas frente a las anotaciones que puedan encontrar en los libros del antiguo sistema. Los más importantes, se definen así:

Apertura de folio de matrícula con antecedente registral en un derecho incompleto

El título 43 del Código Civil –normatividad regulatoria del Registro de Instrumentos Públicos de la época– definió en el artículo 2637 los principales objetivos del registro inmobiliario, ausentes hoy en la legislación que nos rige al ser derogada por el Decreto Ley 1250 de 1970. En particular, dispuso:

“El registro o inscripción de los instrumentos públicos tiene principalmente los siguientes objetos:

1. Servir de medio de tradición del dominio de los bienes raíces y de los otros derechos reales constituidos en ellos (...). 2. Dar publicidad a los actos y contratos que trasladan o mutan el dominio de los bienes raíces o le impongan gravámenes o limitaciones al dominio de éstos, poniendo al alcance de todos el estado o situación de la propiedad inmueble, y 3. Dar mayores garantías de autenticidad y seguridad de los títulos, actos o documentos que deben registrarse (...)”

Con la expedición del Decreto Ley 1250 de 1970, se dispuso que la apertura de folio de matrícula inmobiliaria tiene por objeto, entre otros, exhibir la verdadera y real situación jurídica de un bien inmueble (artículos 81 y

...Con la expedición del

Decreto Ley 1250 de 1970, se dispuso que la apertura de

folio de matrícula inmobiliaria tiene por objeto, entre

otros, exhibir la verdadera y real situación jurídica de un bien inmueble

(artículos 81 y 82)...



82), constituyéndose en la base registral que posibilite las posteriores anotaciones sobre derechos reales.

Precisamente basados en el Principio de Publicidad, que informa el actual sistema de registro, la apertura de matrícula inmobiliaria no siempre ha de implicar que su primera anotación y complementación estén sustentadas en un acto o título constitutivo, traslaticio o declarativo del derecho real de dominio, sino que también es posible que un inmueble ingrese a la vida registral actual con títulos que impliquen la transferencia de un derecho incompleto, siempre y cuando tengan un sustento en un antecedente registral contenido en los Libros del Antiguo Sistema de Registro.

Frente a esta circunstancia, el traslado de inscripciones se llevará a la sexta columna destinada, como lo consagra el actual Estatuto de Registro en el inciso 7° del artículo 7°: “… para la inscripción de títulos que conlleven la llamada falsa tradición, tales como la enajenación de cosa ajena o la transferencia de derecho incompleto o sin antecedente propio”.

El traslado de esta clase de inscripciones no implica el saneamiento de tradiciones; el objeto de la apertura de folios en estas condiciones no es otro que publicitar la expectativa que adquirieron una o varias personas sobre un bien raíz, en vigencia de una normatividad anterior que le permitió la inscripción de esta clase de títulos contentivos de un derecho incompleto y que otorgan a su titular o al poseedor del bien acceder a uno de los modos de adquirir el dominio, previo el procedimiento exigido por la ley, como la declaración judicial de pertenencia, la adjudicación, la



sucesión por causa de muerte según en cabeza de quien se radique el derecho de dominio sea este el particular, el municipio o la Nación.

Lo anterior no obsta para que, cuando sea necesario, cada oficina de registro agote la búsqueda en los archivos y posibilite la apertura del folio con base en un título de dominio.

Pleno dominio

Definición: Hace referencia a la forma de adquirir los derechos reales sobre bienes inmuebles en la forma y términos prevista por los artículos 665 y 669 del Código Civil. Los modos de adquirir son: tradición, prescripción, accesión, sucesión y ocupación.

Características: Permite a su titular el uso, goce y disposición del inmueble. Es divisible, transferible, embargable, se puede constituir servidumbre y patrimonio de familia, entre otros.

Título: Lo constituye una escritura pública (v. gr. compraventa), o una decisión administrativa resolución (vr.gr. adjudicación de baldío o cesión de bien fiscal), o una sentencia judicial (vr.gr. declaratoria de prescripción).

Aspectos que determinan un derecho incompleto

1. Falsa tradición

Definición: Es la inscripción en el registro de instrumentos públicos del acto de transferencia de un derecho



incompleto que se hace a favor una persona por parte de quien carece de dominio sobre determinado inmueble (6a. columna del folio real).

Tipos: Entre otros, los siguientes: compraventa de derechos y acciones; adjudicación en sucesión ilíquida (partición amigable); mejoras; posesión; declaración de construcción sobre suelo ajeno; enajenación de cuerpo cierto teniendo solo derechos de cuota; venta de cosa ajena, remate de derechos y acciones.

Características: i) No se transfiere la propiedad, y ii) no permite ejecutar actos de señor y dueño tales como enajenar el derecho real de dominio, englobar, constituir servidumbres, propiedad horizontal, entre otros.

Saneamiento: Requiere de escritura pública, decisión judicial o administrativa en los términos legalmente establecidos, según el caso.

Es procedente la apertura de folio de matrícula inmobiliaria cuya historia jurídica se refiera a la transferencia de derechos y acciones, siempre que se encuentre determinado el bien inmueble y sin consideración a que en la identificación de su área y linderos se omita la utilización del sistema métrico decimal.

Es importante considerar frente a casos complejos, como son la partición material extrajudicial de derechos y acciones, así como los predios de mayor extensión de donde ellos se originan, que se requerirá de un juicioso y detallado estudio de las tradiciones, cuidando de consignar



en los respectivos libros primero y de matrícula el número del folio que se abre.

2. Posesión inscrita

El artículo 762 del C. C. la define como “La tenencia de una cosa determinada con el ánimo de señor y dueño, sea que el dueño o el que se da por tal tenga la cosa por sí mismo, o por otra persona que la tenga en su lugar y a nombre de él. El poseedor es reputado dueño, mientras otra persona no justifique serlo”.

En nuestro sistema de folio actual –Decreto Ley 1250 de 1970–, por tratarse de un hecho y no de un derecho real, no es viable el registro de la posesión y en consecuencia de radicarse hoy un documento referido a esta, será improcedente la asignación de folio de matrícula.

No obstante, los actos de posesión inscrita, efectuados en vigencia del antiguo sistema de registro –Título 43 del Código Civil–, deberán publicitarse y trasladarse a la matrícula inmobiliaria, para lo cual se utilizará la sexta columna del folio, conforme lo dispone el inciso final del artículo 81 del actual Estatuto de Registro.

3. Mejoras en terreno ajeno, ejidos o baldíos

Se procederá a la apertura del folio, verificando que no se configure duplicidad de matrículas respecto de un mismo inmueble, frente a la eventualidad de coexistir en el registro antiguo inscripción de mejoras sobre un predio



de la Nación o del municipio y la posible apertura de folio cuando se adjudicó el terreno.

4. Medidas cautelares

La inscripción de medidas cautelares en el sistema antiguo de registro inmobiliario no prescribe. Es importante tener en cuenta que si se presenta para su inscripción decisión judicial que declare la prescripción de la anotación de la medida de embargo (transcurridos cinco (5) años de su registro en el sistema antiguo), invocando para el efecto el artículo 88 del Decreto 1778 de 1954, esta disposición fue expresamente derogada por el artículo segundo de la Ley 156 de 1959.

En consecuencia, la medida permanecerá vigente hasta tanto se presente ante el Registrador la orden judicial de cancelación en los términos del artículo 40 del Decreto Ley 1250 de 1970.

Registro de la sucesión con embargo, gravámenes o limitaciones del dominio vigentes: Es procedente el traslado al nuevo folio de la inscripción de la sucesión realizada en el antiguo sistema, encontrándose –bajo el mismo régimen– embargo vigente, en la medida que los herederos suceden al causante en sus obligaciones.

Concurrencia de embargos en el sistema antiguo de registro: Su traslado al folio real seguirá el orden cronológico que jurídicamente les corresponda, aun cuando la medida recaiga respecto de quien no figure como titular del derecho. Así lo ordena del artículo 42 de la Ley 94 de 1890, al consagrar:



Artículo 42 Ley 95 de 1890: “La prohibición contenida en el artículo 43 de la Ley 57 de 1887 no se extiende al caso de que la enajenación o hipotecación de la finca sea hecha por persona distinta de la demandada o ejecutada; en consecuencia, no se considerará en litigio la cosa respecto de dicha persona distinta ni de las que contraten con ella”.

Es importante tener presente que la prelación de embargos es una decisión de competencia exclusiva de la correspondiente autoridad judicial y no le atañe al Registrador determinarla, menos aun tratándose de inscripciones del antiguo sistema de registro.

5. Área y linderos

Solo hasta la expedición del Decreto 1731 del 18 de septiembre de 1967 se adoptó el Sistema Métrico Decimal, denominado Sistema Internacional de Unidades. Para aquel entonces, por parte del Ministerio de Fomento, se expidió la Resolución 1126 de 1967, en cuyo artículo 3° dispone expresa prohibición a los registradores de instrumentos públicos y privados y a los notarios públicos en el territorio nacional de no autorizar con sus firmas el registro, el otorgamiento o el reconocimiento de escrituras, contratos y demás documentos que contengan estipulaciones sobre finca raíz cuyas medidas no se expresaran en el sistema métrico.

Por regla general, los registros del antiguo sistema carecen de área e igualmente se omite la extensión de los linderos, bien porque el documento registrado no los incluía, o bien porque se omitió al realizar la trascripción en libros.



De allí que, cuando se trate de la apertura de folios de mayor extensión, se debe en lo posible establecer si se encuentra o no agotada el área del predio, evento en el cual no se abrirá folio de matrícula, pero en los Libros de Matrícula o en el Libro Primero –ante la inexistencia de aquel– se consignarán los números de folios asignados a las partes segregadas (nuevos predios).

La exigencia de identificación de inmuebles se encuentra taxativamente señalada en el Decreto Ley 960 de 1970, art. 31 y en el Decreto 2157 de 1995 cuando obliga a que a quien disponga de una porción de un inmueble le corresponde determinar el área y linderos de la parte restante del bien raíz de que se trate.

Aumento de áreas de predios sin justo título por parte de los presuntos propietarios: Es regla general que sólo puede ejecutar actos de disposición y dueño quien tiene el derecho real de dominio sobre el inmueble. De allí que si del estudio de las inscripciones contenidas en el antiguo sistema se establece que quien dispone del bien aumentó el área inicial del predio careciendo de facultades para ello, se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

• Cuando se presente cambio en la extensión de los linderos, verificar que el área no se modifique. • Frente a la eventual existencia de englobes (tácito o expreso), loteos, reloteos, entre otros, respecto de los cuales el disponente no cuenta con la totalidad del derecho de propiedad, vr. gr.: parte dominio/parte posesión, o parte derechos de cuota/parte derechos y acciones, o parte derecho de dominio/parte derechos y acciones, así se dejará constancia en el folio real.

...Es regla general que sólo puede ejecutar actos de disposición y dueño quien tiene el derecho real de dominio sobre el inmueble...



• Con el sistema de folio magnético o en SIR, al grabar la información, en la casilla de comentario se dejarán las constancias que sean necesarias, considerando el total de caracteres que se permiten para el efecto.

Transcripción de linderos: Las inscripciones contenidas en los libros del antiguo sistema de registro contienen la transcripción literal de los linderos que identifican el bien raíz objeto del acto o negocio jurídico respectivo. Así mismo, en la generalidad de los registros se determina el área del inmueble. Al realizarse la apertura del folio de matrícula inmobiliaria, aquellos (los linderos) se reproducirán en su integridad tal como se consignaron en el título de adquisición de quien figurará en el folio como propietario del derecho de dominio o como titular de un derecho incompleto.

En ese orden de ideas, no es aplicable el artículo 11 del Decreto 1711 de 1984, que autorizó prescindir de la transcripción de los linderos en el folio de matrícula inmobiliaria, por cuanto su exclusión solo se considera a partir de la vigencia de la norma en comento y no previó su retroactividad en el tiempo.

6. Traslado de gravámenes o limitaciones al dominio vigentes en el A.S.

Siempre que tales inscripciones se encuentren sin cancelar, se trasladarán al folio real los gravámenes y/o limitaciones al dominio, teniendo en cuenta el orden cronológico que les corresponda y antes de consignar la anotación referida al acto o negocio jurídico de transferencia del respectivo derecho. Entre ellos: hipotecas, servidumbres, patrimonios de familia, etc.

... Las inscripciones contenidas en los libros del antiguo

sistema de registro, contienen la

transcripción literal de los linderos que identifican el bien

raíz objeto del acto o negocio jurídico

respectivo...



7. Casos en que no procede la apertura de folio de matrícula

• Transferencia de la posesión o de derechos y acciones sobre posesión contenida en documento privado. • Enajenación de derechos y acciones a título universal. • Enajenación de gananciales a título universal. • Por regla general, las contenidas en el Libro Segundo, excepción hecha de comprobarse que la inscripción correspondía al Libro Primero de Registro.

8. Casuística registral - aspecto procedimental

Registro de documento público en el libro que no corresponde

Frente a la circunstancia de encontrarse una inscripción en un libro que no corresponde, por cuanto debió realizarse en otro, según la naturaleza del documento registrado, vr. gr., en el Libro Primero una anotación que debía estar en el Libro Segundo o en el de Causas Mortuorias, que era lo ordenado para la época, la Jurisprudencia de entonces consideró:

“El registro de un documento no se invalida por haberse hecho en un libro distinto del que le corresponde. La diferencia de los libros es asunto puramente reglamentario. Así lo ha resuelto este Tribunal en otra ocasión (Sentencia de 24 de noviembre de 1893) y así lo ha resuelto la Corte Suprema, dice el fallo. (Bogotá, Sentencia 25 de octubre de 1894, VII, 1383, 2a. Bucaramanga, Sentencia 16 de abril de 1891, V, 1586, 2a. Santa Rosa, Sentencia 17 de noviembre de 1893, VIII 1.117, 2a.)”

...El registro de un documento no se invalida por haberse hecho en un libro distinto del que le corresponde...



En consecuencia, solo hasta tanto se realice el estudio jurídico de la tradición se determinará si es procedente o no la apertura de folio.

Registro de la sentencia de sucesión encontrándose vigente patrimonio de familia

Se trasladarán al folio las dos (2) anotaciones, en el orden cronológico que les compete, consignando en la casilla de comentario la advertencia de: “continúa vigente patrimonio de familia”.

Adjudicación de resguardos indígenas y las sentencias de pertenencia

En uno u otro caso, por regla general se constituye en el título originario de la historia jurídica del bien inmueble y se traslada al folio como primera anotación.

9. Complementación de la tradición

Cuando el inmueble nace a la vida jurídica registral como resultado de la segregación de una porción de uno o más terrenos, o el englobe de dos o más predios, de un loteo, o reloteo, parcelación, o por el sometimiento del bien raíz al régimen de propiedad horizontal o copropiedad, en la parte pertinente del folio destinada al complemento de la tradición, se incluirán los títulos de adquisición del inmueble(es) que fueron objeto de uno cualquiera de los actos de disposición mencionados.

El documento que contiene estos últimos (loteo, reloteo, constitución de propiedad horizontal, entre



otros, no forman parte de la complementación y se trasladarán al folio en el orden cronológico que les corresponda, según se evidencie de la tradición la existencia de gravámenes o limitaciones al dominio que deban trasladarse al folio.

Tradiciones que se conservan en círculo registraI diferente al que origina la apertura del folio:

Si la historia jurídica del inmueble reposa en los archivos de un círculo registral diferente al que actualmente le corresponde, el registrador, en aplicación de lo dispuesto por la Circular N° 029 de mayo de 1985, solicitará al funcionario de registro competente, el complemento de la tradición del predio que inicialmente perteneció a ese círculo. En este último evento, el titular remitirá a la oficina de registro solicitante, la certificación de la tradición del inmueble que reposa en sus archivos.

Por tratarse de un trámite netamente oficioso, en ejercicio de la función registral, este no generará el cobro de derechos de registro para el usuario.

10. Inscripciones que no se trasladan al folio de matrícula

• Registro de poderes y/o su cancelación • Registro de prenda agraria y/o su cancelación • Registro de testamentos • Gravámenes o limitaciones al dominio cuya cancelación ya conste en libros



11. Especificación de los actos o negocios jurídicos que se trasladan al folio y sus códigos de naturaleza jurídica

La codificación que se asigne a cada inscripción que se traslada, debe respetar y ceñirse a la existente actualmente según la naturaleza jurídica de cada acto, atendiendo que la que se utilice para los registros relacionados con dominio incompleto, es diferente de los que corresponden a los modos de adquirir.

En tratándose de los actos o negocios jurídicos originados en -falsa tradición- así lo reflejará el folio cuando se determine que se trata de un derecho incompleto -consignando la letra (I) en la columna que determina el propietario.

12. Interrelación registro catastro

En consideración al objeto previsto con este Proyecto, se elaborará un listado de predios con: número de cédula catastral, determinación del área, y datos de registro en el antiguo sistema, con indicación del número de matrícula asignada al inmueble. Por ello, de encontrase estos datos en las inscripciones de registro contenida en libros, deberán trasladarse al folio de matrícula que se abra.

Agradecemos a ustedes el interés y alto sentido de compromiso que asumirán para la obtención de óptimos resultados en la ejecución de este propósito.

...La codificación que se asigne a cada

inscripción que se traslada, debe

respetar y ceñirse a la existente

actualmente según la naturaleza

jurídica de cada acto...




Asunto: Alcance Resoluciones Nos. 3341 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro y 330 de 2009 de la Registraduría Nacional del Estado Civil



Estimados Notarios:

El Gerente Administrativo y Financiero de la Registraduría Nacional del Estado Civil, doctor Edgar Zapata Barrios, ha enviado a este Despacho una comunicación en la que recuerda el procedimiento establecido por esa entidad para generar el pago del 10% por concepto del recaudo que hacen los notarios por el servicio de expedición de copias y certificados del registro civil.

Para los fines pertinentes me permito darles a conocer los principales ítem del citado documento:

“1. En concordancia a lo dispuesto en el artículo 3° de la Resolución N° 330 del 27 de abril de 2009, los notarios deberán realizar una consignación dentro de los cinco (5)



primeros días hábiles del mes siguiente de lo percibido en el mes inmediatamente anterior.

2. La consignación se debe realizar en la cuenta de ahorros N° 4 -0230-300745-9 del Banco Agrario de Colombia a nombre del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en cualquiera de las sucursales del país.

3. El valor de la misma debe corresponder al 10% de lo recaudado por el servicio de expedición de copias o certificados de registro civil, en lo corrido del mes anterior.

4. Según lo dispuesto en el artículo 4° de la citada resolución, los notarios deben remitir a la Oficina de Control de Recaudos –Dirección Financiera de la Registraduría Nacional del Estado Civil, Avenida Calle 26 N° 51-50, oficina 313 tercer piso–, copia al carbón de la consignación efectuada a favor del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, junto con una (1) copia del informe que rinden a la Superintendencia de Notariado y Registro correspondiente al mismo periodo de lo recaudado.

5. Cualquier información con gusto será atendida por la Oficina de Control de Recaudos en el Teléfono 2202880, ext. 1326, directo 2207645 o al fax 2227252 y al correo [email protected]”.

Agradezco el cumplimiento de lo dispuesto en la presente circular.




Asunto: Documentos Expedidos por Cónsules en calidad de Notarios




La Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores, doctora Liliana Pérez Uribe, ha enviado a este despacho una comunicación mediante la cual informa que, previa evaluación jurídica, se ha tomado la decisión, por parte de esa entidad, de dar aplicación estricta al artículo 259 del Código de Procedimiento Civil en relación con los documentos emitidos por los cónsules de Colombia.

Según esta disposición, los documentos que el cónsul expide en calidad de notario como son, el reconocimiento de firmas en documentos privados (poderes, autorizaciones, compromisos, acuerdos, etc.) podrán ser presentados ante personas naturales y jurídicas de derecho público y privado, sin que previamente hayan sido legalizados por el citado Ministerio.




Asunto: Cumplimiento de la Instrucción Ad-ministrativa N° 02 - 08 y el Decreto 2188 de 2001, por la cual se Reglamenta Parcialmente el Decreto ley 960 de 1970 y se dictan otras disposiciones

Fecha: 11 de septiembre de 2009



La Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Instrucción Administrativa No. 02 - 08 del 14 de mayo de 2002, mediante la cual se precisan los alcances de las inscripciones de nacimiento fuera del término legal, según lo establecido en el Decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, por el cual se reglamentó parcialmente el Decreto-ley 1260 de 1970.

La directriz institucional también enuncia, entre otros aspectos, que a los notarios del país no les está permitido cobrar o percibir cualquier derecho notarial por concepto de las declaraciones de los testigos en los casos de inscripción de nacimientos fuera del término prescrito, ni por la expedición de las dos primeras copias de las



inscripciones relacionadas con el nacimiento y la copia destinada para obtener la expedición de la cédula de ciudadanía.

Las citadas disposiciones están vigentes, por ello agradezco dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2188 de 2001 y en la Instrucción Administrativa No. 02-08 de los cuales anexo copia*

*Ver en la página web www.supernotariado.gov.co




Asunto: Circulares N° 082, 083 y 085 de 2009, de la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil




La Directora Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil, doctora María Lugarda Barrero Cuervo, ha expedido las Circulares N° 082 y 083 de 2009, relacionadas con el Reporte Mensual de Estadísticas de Producción de Registros Civiles.

Estas disposiciones les recuerdan a los notarios del país, delegados del Registrador Nacional del Estado Civil, registradores distritales, especiales, municipales y auxiliares, el procedimiento para realizar el reporte y los términos para su cumplimiento.

Dada la importancia de este tema para la ciudadanía, agradezco dar cumplimiento a lo establecido en las citadas directrices de las cuales anexo copia*.

*Ver página web www.supernotariado.gov.co




Asunto: Actas Complementarias



Respetados señores Notarios(as):

A través de Oficio N°. 15000-53272, radicado en la Superintendencia de Notariado y Registro, si señor Director de Evaluación del Instituto Colombiano del Bienestar Familiar da cuenta de reiterados inconvenientes para los señores Defensores de Familia en los procesos de filiación, específicamente dificultades en ubicar a los padres y madres de los niños y niñas extramatrimoniales, al no incluir en las Actas Complementarias los datos completos, su ubicación y posterior verificación, con el fin de garantizar sus derechos. En tal razón, los señores notarios(as) deben dar cumplimiento con los artículos 54 y siguientes del Decreto-Ley 1260 de 1970 y demás normas concordantes.

El artículo 7°. de la Convención de los Derechos del Niño dispone que los niños serán inscritos inmediatamente después de su nacimiento y que los mismos tienen derecho a su identidad.



Indica la disposición, además, que los “Estados Partes velarán por la aplicación de estos derechos de conformidad con su legislación nacional y las obligaciones que hayan contraído en virtud de los instrumentos internacionales pertinentes (... )”.

Dispone el artículo 1o de la Ley 75 de 1968:

“El funcionario del estado civil que extienda la partida de nacimiento de un hijo [extramatrimonial] indagará por el nombre, apellido, identidad y residencia del padre y de la madre e inscribirá como tales a los que el declarante indique, con expresión de algún hecho probatorio y protesta de no faltar a la verdad. La inscripción del nombre del padre se hará en libro especial (...).

Dentro de los treinta días siguientes a la inscripción, el funcionario que la haya autorizado la notificará personalmente al presunto padre, si este no hubiere firmado el acta de nacimiento. El notificado deberá expresar, en la misma notificación, al pie del acta respectiva, si acepta o rechaza el carácter de padre que en ella se le asigna y si negare ser suyo el hijo, el funcionario procederá a comunicar el hecho al defensor de [familia] para que este inicie la investigación de paternidad.

(...).

El hijo, sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y cualquier persona que haya cuidado de la crianza del menor o ejerza su guarda legal o el



defensor de familia o el ministerio público, podrán pedir que el supuesto padre o madre sea citado personalmente ante el juez a declarar bajo juramento si cree serlo.

Al diligenciar las Actas Complementarias a que se refiere el artículo 55 del Decreto-ley 1260 de 1970, deben incluir en su texto la dirección del denunciante y/o el lugar de residencia del menor, a efecto de que el ICBF pueda cumplir la misión que le ha señalado la ley en este campo. En el folio de nacimiento del hijo extramatrimonial se debe dejar constancia del número y fecha del acta complementaria, datos estos que deben verificarse por el funcionario cuando el presunto padre comparezca posteriormente a reconocer al inscrito. De esta manera se evitan reclamos ulteriores, dada la coherencia que debe existir en el nombre de quien se presenta a reconocer al inscrito y el de la persona a quien el denunciante atribuyó la paternidad en el acta complementaria.

Con relación al reconocimiento de paternidad o maternidad natural es importante tener en cuenta que dicho acto jurídico procede en cualquier tiempo; sin embargo, cuando acuda personalmente el padre o la madre a reconocer a sus hijos, directamente en el folio de registro civil, el funcionario respectivo debe proceder a identificar previamente a estas personas con el documento legal pertinente y a constatar los datos consignados en el acta complementaria, si esta se hubiere diligenciado.

En consecuencia, las actas complementarias en lo posible deben contener los datos indispensables para la ubicación del presunto padre, tales como dirección y teléfonos. La

... con relación al reconocimiento de paternidad o maternidad natural es importante tener en cuenta que dicho acto jurídico procede en cualquier tiempo ...



misma situación corre para la madre, quien precisará para el lleno de las actas complementarias su dirección y teléfono que posibilite al Defensor de Familia entrar en contacto con las madres y así proceder a adelantar los procesos de filiación de los hijos extramatrimoniales.




Asunto: Transferencias Referenciadas a las Cuentas del Nivel Central

Fecha: 30 de noviembre de 2009

Para: Registradores Principales y Seccionales de Instrumentos Públicos

Respetados señores Registradores:

De manera atenta, comunico que a partir de la fecha, para efectos de traslados o abonos en las cuentas de la Superintendencia de Notariado y Registro, se les ha asignado un código a cada una de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

Para tal efecto, en la relación subsiguiente, es necesario identificar el código o referencia que le fue asignado e informar a la entidad financiera, al momento de hacer los traslados mensuales del recaudo al nivel central o abonos de cualquier índole.



DEPARTAMENTO COMPRENSIÓN MPAL . CÓDIGO

AMAZONAS LETICIA 910010100 ANTIOQUIA MEDELLÍN ZONA SUR 050010100 ANTIOQUIA CAUCASIA 051540000 ANTIOQUIA ABEJORRAL 050020000 ANTIOQUIA ANDES 050340000 ANTIOQUIA CIUDAD BOLÍVAR 051010000 ANTIOQUIA FREDONIA 052820000 ANTIOQUIA LA CEJA 053760000 ANTIOQUIA JERICÓ 053680000 ANTIOQUIA MARINILLA 05440000 ANTIOQUIA RIONEGRO 056150000ANTIOQUIA SANTA BÁRBARA 056790000 ANTIOQUIA SONSÓN 057560000 ANTIOQUIA TÁMESIS 057890000 ANTIOQUIA TITIRIBÍ 058090000 ANTIOQUIA MEDELLÍN ZONA NORTE 050010200 ANTIOQUIA AMALFI 050310000 ANTIOQUIA CAÑASGORDAS 051380000 ANTIOQUIA DABEIBA 052340000 ANTIOQUIA FRONTINO 052840000 ANTIOQUIA GIRARDOTA 053080000 ANTIOQUIA ITUANGO 053610000 ANTIOQU1A PUERTO BERRIO 055790000 ANTIOQU1A SANTAFÉ DE ANTIOQUIA 050420000 ANTIOQUIA SANTA ROSA DE OSOS 056860000 ANTIOQUIA SANTO DOMINGO 056900000 ANTIOQUIA SEGOVIA 057360000 ANTIOQUIA SOPETRÁN 057610000 ANTIOQUIA TURBO 058370000 ANTIOQUIA URRAO 058470000 ANTIOQUIA YARUMAL 058870000 ANTIOQUIA YOLOMBÓ 058900000 ARAUCA ARAUCA 070010100 ATLÁNTICO BARRANQUILLA 080010100 ATLÁNTICO SABANALARGA 086380000 BOLÍVAR CARTAGENA 130010100 BOLÍVAR EL CARMEN DE BOLÍVAR 132440000 BOLÍVAR MAGANGUÉ 134300000 BOLÍVAR MOMPÓS 134680000 BOYACÁ TUNJA 150010100 BOYACÁ CHIQUINQUIRÁ 151760000 BOYACÁ EL COCUY 152440000 BOYACÁ GARAGOA 152990000BOYACÁ GUATEQUE 153220000BOYACÁ MIRAFLORES 154550000




BOYACÁ MONIQUIRÁ 154690000BOYACÁ PUERTO BOYACÁ 155720000BOYACÁ RAMIRIQUÍ 155990000BOYACÁ SANTA ROSA DE VITERBO 156930000 BOYACÁ DUITAMA 152380000BOYACÁ SOATÁ 157530000 BOYACÁ SOCHA 157570000BOYACÁ SOGAMOSO 157590000CALDAS MANIZALES 170010100CALDAS ANSERMA 170420000CALDAS AGUADAS 170130000CALDAS LA DORADA 173800000CALDAS MANZANARES 174330000CALDAS NEIRA 174860000CALDAS PÁCORA 175130000CALDAS PENSILVANIA 175410000CALDAS RIOSUCIO 176140000CALDAS SALAMINA 176530000CAQUETÁ FLORENCIA 180010100CAQUETÁ SAN VICENTE DEL CAGUÁN 187530000CASANARE YOPAL 850010100CASANARE OROCUÉ 852300000 CASANARE PAZ DE ARIPORO 852500000 CAUCA POPAYÁN 190010100 CAUCA BOLÍVAR 191000000 CAUCA CALOTO 191420000 CAUCA PUERTO TEJADA 195730000 CAUCA SANTANDER DE QUILICHAO 196980000 CAUCA PATÍA EL BORDO 195320000 CAUCA GÜAPI 193180000CAUCA SILVIA 197430000CÓRDOBA MONTERÍA 230010100CÓRDOBA AYAPEL 230680000CÓRDOBA CERETÉ 231620000CÓRDOBA CHINÚ 231820000CÓRDOBA LORICA 234170000CÓRDOBA SAHAGÚN 236600000BOGOTÁ BOGOTÁ ZONA SUR 110010100BOGOTÁ AGUA DE DIOS 250010000BOGOTÁ CÁQUEZA 251510000BOGOTÁ GIRARDOT 253070000BOGOTÁ FUSAGASUGÁ 252900000BOGOTÁ BOGOTÁ ZONA NORTE 110010300BOGOTÁ CHOCONTÁ 251830000BOGOTÁ GACHETÁ 252970000




BOGOTÁ LA PALMA 253940000BOGOTÁ PACHO 255130000BOGOTÁ UBATÉ 258430000BOGOTÁ ZIPAQUIRÁ 258990000BOGOTÁ BOGOTÁ ZONA CENTRO 110010200BOGOTÁ FACATATIVÁ 252690000BOGOTÁ GUADUAS 253200000BOGOTÁ LA MESA 253860000CHOCÓ QUIBDÓ 270010100CHOCÓ ITSMINA 273610000CHOCÓ NUQUÍ 274950000CESAR VALLEDUPARCESAR RÍO DE ORO 206140000CESAR CHIMICHAGUA 201750000 GUAINIA PUERTO INÍRIDA 940010100 GUAJIRA RIOHACHA 440010100 GUAJIRA SAN JUAN DEL CESAR 446500000GUAJIRA MAICAO 444300000 GUAVIARE SAN JOSÉ DEL GUAVIARE 950010100HUILA NEIVA 410010100HUILA GARZÓN 412980000 HUILA LA PLATA 413960000HUILA PITALITO 415510000MAGDALENA SANTA MARTA 470010100MAGDALENA CIÉNAGA 471890000MAGDALENA FUNDACIÓN 472880000MAGDALENA PLATO 475550000MAGDALENA EL BANCO 472450000MAGDALENA SITIO NUEVO 477450000META VILLAVICENCIO 500010100META ACACÍAS 500060000META SAN MARTÍN 506890000VAUPÉS MITÚ 7001000META PUERTO LÓPEZ 505730000NARIÑO PASTO 520010100NARIÑO IPIALES 523560000NARIÑO BARBACOAS 520790000NARIÑO LA UNIÓN 523990000NARIÑO LA CRUZ 523780000NARIÑO SAMANIEGO 526780000NARIÑO TÚQUERRES 528380000NARIÑO TUMACO 528350000NORTE DE SANTANDER CÚCUTA 540010100NORTE DE SANTANDER CONVENCIÓN 542060000NORTE DE SANTANDER CHINÁCOTA 541720000NORTE DE SANTANDER OCAÑA 544980000




NORTE DE SANTANDER CÁCHIRA 541280000NORTE DE SANTANDER PAMPLONA 545180000NORTE DE SANTANDER SALAZAR 546600000PUTUMAYO PUERTO ASÍS 585680000PUTUMAYO MOCOA 580010100QUINDÍO ARMENIA 630010100QUINDÍO CALARCÁ 631300000QUINDÍO FILANDIA 632720000RISARALDA PEREIRA 660010100RISARALDA APÍA 660450000RISARALDA BELÉN DE UMBRÍA 660880000RISARALDA SANTA ROSA DE CABAL 666820000RISARALDA DOSQUEBRADAS 661700000RISARALDA SANTUARIO 666870000SAN ANDRÉS Y PROVIDENCIA SAN ANDRÉS ISLA 880010100SANTANDER BUCARAMANGA 680010100SANTANDER BARICHARA 680790000SANTANDER BARRANCABERMEJA 680810000SANTANDER CONTRATACIÓN 682110000SANTANDER CHARALÁ 681670000SANTANDER MÁLAGA 684320000SANTANDER CONCEPCIÓN 682070000SANTANDER PUENTE NACIONAL 985720000SANTANDER PIEDECUESTA 685470000SANTANDER SAN ANDRÉS 686690000SANTANDER SAN GIL 686790000SANTANDER SOCORRO 687550000SANTANDER VÉLEZ 688610000SANTANDER ZAPATOCA 688950000SANTANDER SAN VICENTE DE CHUCURÍ 686890000SUCRE SINCELEJO 700010100SUCRE COROZAL 702150000SUCRE SAN MARCOS 707080000SUCRE SINCÉ 707420000TOLIMA IBAGUÉ 730010100TOLIMA CAJAMARCA 731240000 TOLIMA AMBALEMA 730300000TOLIMA ARMERO (GUAYABAL) 730550000TOLIMA CHAPARRAL 731680000TOLIMA ESPINAL 732680000TOLIMA FRESNO 732830000TOLIMA GUAMO 733190000TOLIMA HONDA 733490000TOLIMA LÍBANO 7 34110000TOLlMA MELGAR 734490000




TOLlMA PURIFICACIÓN 735850000VALLE CALI 760010100VALLE BUENAVENTURA 761090000VALLE PALMIRA 765200000VALLE BUGA 761110000VALLE CARTAGO 761470000VALLE ROLDANILLO 766220000VALLE SEVILLA 767360000VALLE TULUÁ 768340000VICHADA PUERTO CARREÑO 990010100

De igual manera, les recuerdo señores Registradores, que deben garantizar la seguridad de los recursos que le han sido dados en custodia.




Asunto: Convenio 024 de 2009 y Cumpli-miento Instrucciones Administrativas Nos. 13 de 2005 y 18 de 2009



Señores Funcionarios:

El Gobierno Nacional, a través del Viceministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial, dispuso estrategias de acompañamiento jurídico técnico y financiero a las entidades territoriales en lo relacionado con la formalización de la propiedad de sus predios.

La Superintendencia de Notariado y Registro ha venido apoyando la formalización de la propiedad, y en uso de sus facultades ha expedido instrucciones administrativas para el registro de cesión de bienes fiscales, las cuales son de obligatorio cumplimiento.

Teniendo en cuenta lo anterior y por comunicación del Viceministerio del Medio Ambiente, hemos tenido



conocimiento, que algunos registradores desconocen las siguientes instrucciones:

Instrucción Administrativa No. 13 de 2003, en la que se comenta la no obligación de constituir patrimonio de familia en los actos de cesión de bienes fiscales, solo la constitución de la afectación a vivienda familiar.

La Instrucción No. 18 de 2009 se establece el procedimiento a seguir en la Identidad Jurídico Registral de bienes baldíos urbanos de propiedad de las entidades territoriales cedidos por la Nación en virtud de la Ley.

Así las cosas, me permito nuevamente poner en su conocimiento dichas instrucciones recordándoles la obligación que les asiste de su cumplimiento.

Igualmente, para su información y fines pertinentes, me permito remitir el Convenio No. 24 de 2009 suscrito entre el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y la Superintendencia de Notariado y Registro (crédito BID 1951/OCCO).

De acuerdo con lo anterior, y en aras de la participación institucional, requerimos de su decidida colaboración en las solicitudes de registro presentadas por los municipios respecto a la cesión de bienes fiscales.

Los anexos de esta circular se encuentran publicados en la página web de la entidad www.supernotariado.gov.co




Asunto: Decreto 4555 del 23 de noviembre de 2009



El Gobierno Nacional profirió en días pasados el Decreto 4555 del 23 de noviembre de 2009, por el cual se modifica el literal d) del artículo 21 del Decreto 1681 de 1996, en el sentido de entender los actos exentos, que causan derechos notariales, a aquellas protocolizaciones del acta de matrimonio civil que sean expedidas por el juez colombiano o por un ministro de otros cultos religiosos legalmente reconocidos en el país o aquellas con las cuales se llegue a celebrar convenios de derecho público interno con el Estado colombiano.

El anexo de esta Circular se encuentra publicado en la web de la entidad www.supernotariado.gov.co

Conceptos Jurídicos

año 2009

C O N C E P T O S - I N F O L I O S NOS. 50 - 51


Actividad Notarial ante Cónsul de Colombia en el ExteriorConsulta No. 4064 de 25 de agosto de 2009

Consulta

1. ¿Un cónsul puede dejar firmados en blanco registros civiles de nacimiento, matrimonio, supervivencias y protocolizaciones para ser utilizados por funcionarios del consulado cuando él se encuentre ausente por alguna causa?

2. ¿Un cónsul puede utilizar etiquetas adhesivas preimpresas de reconocimiento de firma, a las cuales ha estampado su firma, para ser utilizadas por funcionarios del consulado, cuando él por alguna circunstancia no se encuentre?

Marco Jurídico

. Decreto-Ley 960 de 1970

. Decreto 1260 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Sobre el particular, inicialmente es importante precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del Decreto 01 de 1984 –Código Contencioso





Administrativo–, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los registradores de instrumentos públicos y/o notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el Decreto 412 de 2007.

Las declaraciones, sea que lleguen ya redactadas en una minuta, sea que los particulares las hagan en forma oral ante el notario, están precedidas de la “Comparecencia”, esto es, del acto mediante el cual se presentan en persona los otorgantes y se identifican, ante el notario o cónsul.

El notario o cónsul podrá identificarlos mediante la exhibición que el usuario haga de la cédula de ciudadanía, si es ciudadano colombiano, de la cédula de extranjería, si es extranjero, o con los documentos propios para el efecto, como son pasaporte, visa vigente, entre otros.

El artículo 24 ibídem, dispone: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...”. Si quien comparece es una persona que representa a alguien, el acto jurídico del apoderamiento tiene que ser



demostrado a través de un documento, sea escritura pública o documento privado, reconocido ante juez o notario.

Tenemos entonces que, una vez redactadas las declaraciones que las partes quieren elevar a escritura pública, estas deben ser leídas íntegramente por los comparecientes mismos o por personas que ellos indiquen o por el propio notario. Leído el instrumento si están de acuerdo, así se indicará en la escritura y procederán a firmarlo en demostración de su aprobación. Todo esto se hará en el despacho de la notaría, salvo que se trate de la situación prevista en el artículo 12 del Decreto 2148 de 1983, o en el domicilio del compareciente o comparecientes cuando el servicio así le fuere requerido.

El Derecho Notarial se encuentra conformado por principios que lo informan, entre los cuales se destaca el de la Inmediación que, al igual que en el Derecho Procesal, se traduce en presencia física, directa e inmediata de las personas y las cosas ante el Notario o Cónsul en procura de comunicación directa y cierta, que es lo que genera la autenticidad.

La diferencia entre ambas ramas del Derecho radica en que en materia procesal la inmediación puede llegar a ser relativamente esporádica, en tanto que en materia notarial, esa inmediación es completa y esencial.

Ahora bien, la manifestación del principio de la inmediación –en relación con las personas– se surte en la comparecencia; esta manifestación obedece al carácter fáctico de la actividad notarial, en que se funda el principio de la autenticidad y de la fe notarial. Y ello es evidente, si

...El Derecho Notarial se encuentra conformado por principios que lo informan, entre los cuales se destaca el de la Inmediación...





se mira la comparecencia desde el simple punto de vista lingüístico, según el cual es acto de comparecer personalmente, por medio de representante o por escrito, ante el juez o superior.Sin embargo, ante la multiplicidad de las funciones adscritas a la competencia del notario, y ante el hecho notorio de que en ciertas ciudades –y dado al número crecido de habitantes– en una misma notaría se verifican diversos y numerosos asuntos en forma simultánea, la jurisprudencia ha entendido y aceptado comparecencia como “Comparecencia Jurídica”, lo cual significa que aunque no se cumpla estrictamente el acercamiento entre el declarante y el notario, es suficiente la certeza que este mismo funcionario otorga acerca de la identidad de los comparecientes u otorgantes y de la fidelidad de las declaraciones respectivas. Así las cosas, aunque desde el punto estrictamente legal y jurídico en el sistema notarial colombiano no existe la figura de la “Delegación de la Función Notarial”, jurisprudencialmente sí ha sido aceptada, ante la certeza que el mismo funcionario otorga, en el momento de autorizar el instrumento correspondiente, acerca de la identidad de los comparecientes y la fidelidad de sus declaraciones.

Como quedó dicho anteriormente el otorgamiento debe hacerse en el despacho de la notaría, salvo que se trate de la situación prevista en el artículo 12 del Decreto 2148 de 1983 o que el servicio se preste a domicilio, o sea de aquellos que obedezcan a las visitas que suelen hacer los notarios a los municipios de su círculo.

El artículo 160 del Decreto Ley 960 de 1970, expresa: “Las funciones notariales serán ejercidas dentro de las

...aunque desde el punto estrictamente

legal y jurídico en el sistema notarial

colombiano no existe la figura de la

“Delegación de la Función Notarial...

jurisprudencialmente sí ha sido aceptada



horas y días hábiles, pero en casos de urgencia inaplazable, a requerimiento de personas que se hallen imposibilitadas para concurrir a la oficina, el servicio se prestará en horas extraordinarias o en días festivos. Fuera de estos casos, los notarios no están obligados a prestar su ministerio, pero podrán hacerlo voluntariamente”.

De conformidad con la norma transcrita, el notario puede prestar el servicio fuera de la sede de la notaría, pero en el evento de hacerlo deberá prestar su servicio personalmente y respecto al reconocimiento de documentos y toma de huellas, deberá hacerse en su presencia.

El artículo 13 del Decreto-Ley 960 de 1970, expresa: “Perfeccionamiento de la escritura pública. La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización”.

Y el artículo 14 de la misma normatividad, dispone: “Recepción, extensión, otorgamiento y autorización. La recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime el notario a este, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados”.

En relación con los registros civiles, el Decreto 1260 de 1970 dispone, en su artículo 28, que: “El proceso de

...la escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo...





registro se compone de la recepción, la extensión, el otorgamiento, la autorización y la constancia de haberse realizado la inscripción”.

Y el artículo 29, señala: “La recepción consiste en percibir las declaraciones que los interesados, y en su caso, los testigos, hacen ante el funcionario; la extensión es la versión escrita de lo declarado por aquellos; el otorgamiento es el asentimiento expreso que unos y otros prestan a la diligencia extendida; y la autorización es la fe que el funcionario imprime al registro, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por las personas a quienes se les atribuye”.

Así las cosas, tenemos que la autorización es la fe que el funcionario imprime al registro, a las declaraciones de los otorgantes, al reconocimiento de contenido y firma, autenticaciones, y en general a todas las actuaciones notariales, autorización que imprime al suscribir o firmar el documento de que se trate.

Nótese que lo último que se hace para perfeccionar un registro o un acto notarial, es la autorización por parte del notario o cónsul, luego, no está permitido que el notario o cónsul deje registros firmados en blanco o una etiqueta adhesiva preimpresa con su firma para ser utilizados por funcionarios cuando él no se encuentre en la notaría o en el consulado.

...la autorización es la fe que el

funcionario imprime al registro, a las

declaraciones de los otorgantes, al

reconocimiento de contenido y firma, autenticaciones, y en general a todas

las actuaciones notariales...



Acto de Registro de Compraventa de un Inmueble a Nombre de un ConsorcioConsulta No. 2376 de 25 de junio de 2009

Consulta

¿Se puede realizar un acto de registro de compraventa de un inmueble a nombre de un consorcio?

Marco jurídico

• Ley 80 de 1993 • Código Civil

Consideraciones de la Oficina Jurídica

Con fundamento en el inciso final del artículo 150 de la Constitución Política, el Congreso de la República profirió la Ley 80 de 1993 por medio de la cual se expidió el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; en el artículo 6° del citado ordenamiento se dispone:

“Artículo 6o. De la capacidad para contratar. Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. También podrán celebrar contratos con las entidades estatales, los consorcios y uniones temporales.





Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más.”.

En el mismo estatuto en el artículo séptimo se define lo que se entiende por “consorcio”.

“Artículo 7o. De los consorcios y uniones temporales. Para los efectos de esta Ley se entiende por:

1. Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.”.

2. Unión Temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

Parágrafo 1º. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales



no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante.

Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

(...)

Parágrafo 3o. En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en la Ley con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regirá por las disposiciones previstas en esta Ley para los consorcios.”.

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado con ponencia del Doctor Roberto Suárez Franco, en consulta de fecha 03 de mayo de 1995 manifestó:

“…La institución del consorcio, tal como se prevé por el artículo 7º. de la Ley 80, presupone primero que todo una pluralidad de personas unidas por una convención o acuerdo y quienes presentan una propuesta unificada para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato.

Se trata de una unidad asociativa entre personas naturales o jurídicas que por compartir un objetivo común se comprometen de manera solidaria a responder de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.





De lo anterior se sigue que en el consorcio no se da origen a una persona jurídica distinta de quienes lo integran por cuanto estos mantienen su personalidad individual, propia e independiente sin perjuicio de que para los efectos de contratación se obre de consuo mediante representante que para el efecto se designe; sin embargo, la unión de las entidades o personas consorciales no origina un nuevo sujeto del derecho con capacidad jurídica autónoma. ...”.

“... La Sala ha dicho, en forma reiterada, que la Corte Constitucional ha dejado claro que tanto los Consorcios como las uniones temporales son asociaciones carentes de personería jurídica y que la representación que prevé la ley se establece para efectos de la adjudicación, celebración y ejecución de los contratos. Por lo tanto, el no constituir la unión temporal una persona jurídica diferente de los miembros que la conforman, no tiene capacidad para ser parte ni para comparecer en un proceso judicial; y que quienes tienen la capacidad son, entonces, las personas naturales o jurídicas que la han integrado.”.

Consejo de Estado- Sección Tercera, ponencia de la Doctora María Helena Giraldo Gómez, 16 de marzo de 2005.

El Código Civil establece los requisitos de existencia y validez de los contratos en su artículo 1502:

“Requisitos para obligarse. Para que una persona se obligue a otra por un acto o declaración de voluntad, es necesario:

1) Que sea legalmente capaz.

2) Que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio.



3) Que recaiga sobre un objeto lícito.

4) Que tenga una causa lícita.

La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, sin el ministerio o la autorización de otra.”.

De la normatividad anteriormente transcrita se establece que el consorcio es una unidad asociativa que tiene por finalidad la adjudicación, celebración y adjudicación de un contrato, cuya representación está en cabeza de uno de los miembros que lo conforman, por lo tanto, al no tener una personería jurídica propia, carece de capacidad para la celebración de contratos de compraventa de bienes inmuebles a su favor, quienes tienen la capacidad son las personas naturales o jurídicas que se han integrado.



Agencia OficiosaConsulta No. 3835 de 25 de agosto de 2009

Consulta ¿Existe algún impedimento para que un agente oficioso suscriba una escritura pública por medio de la cual se hace cesión a título de beneficio a un adjudicatario de subsidio de vivienda que se niega a firmarla?

Marco Jurídico

. Código Civil


El artículo 2304 del Código Civil, expresa: “La agencia oficiosa o gestión de negocios ajenos, llamada comúnmente gestión de negocios, es un contrato (sic) por el cual el que administra sin mandato los bienes de alguna persona, se obliga para con esta, y la obliga en ciertos casos”.

La Corte Suprema de Justicia, señaló que “ de conformidad con el artículo 2304 del CC., cuatro son los requisitos necesarios para la agencia oficiosa; la administración de negocios ajenos, la falta de mandato para la gestión, la intención de obligarse para con el tercero, a quien se le administran bienes, y la posibilidad de obligarlo en determinados casos (Sent. 15 de octubre de 1941).



Es necesario hacer la claridad en cuanto a la agencia oficiosa y estipulación para otro. Con relación a la agencia oficiosa o gestión de negocios ajenos, aunque el Código la define como un contrato (sic), más bien se trata de un acto jurídico unilateral, el cual no puede revocarse, siendo una característica fundamental. Al tiempo que sí puede ser revocada la estipulación para otro, produciendo efecto al beneficiado, quien sólo en virtud de su ratificación, contraerá obligaciones. Por tanto, es recomendable para un mejor control legal en las actuaciones notariales, eliminar el empleo o concepto de “agente oficioso” prestado en muchas ocasiones a confusiones. Lo correcto sería “representado o apoderado” y “estipulante para otro o a favor de otro tercero”, según el caso.

“Para que exista la estipulación para otro es necesario que el estipulante no sea mandatario ni representante legal ni gestor de negocios del tercero beneficiario, y que este no haya tenido ninguna injerencia en la celebración del contrato, exclusivamente acordado entre estipulante y promitente. El tercero no es parte contratante. Es precisamente porque la voluntad jurídica de este está ausente... La aceptación del beneficiario es lo que hace inmodificable la estipulación que, mientras no sea aceptada, puede revocarse por los contratantes por efecto del mutuo consentimiento como forma de extinguir las obligaciones”. (Sent. 16 de diciembre de 1947, LXIII, 622).

Como la agencia oficiosa se da en relación con la administración de negocios ajenos y no para actos de compraventa, no es aplicable dicha figura en la compraventa de inmuebles o viviendas de interés social.

Este concepto se emite de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25 del CCA.



Autorización de Copias de las Escrituras que Conforman el Protocolo por los Secretarios de las NotaríasConsultas Nos. 2701 y 3419 de 10 de julio de 2009

Consulta

¿Los secretarios de las notarías pueden autorizar por delegación y bajo responsabilidad del respectivo notario, las copias referentes a las escrituras que conforman el protocolo?

Marco Jurídico . Decreto 1534 de 1989. Decreto 960 de 1970. Decreto 2163 de 1973


El artículo 42 del Decreto 2163 de 1973 estatuye lo referente a las copias con mérito ejecutivo:

Artículo 42. El artículo 80 del Decreto Ley No. 960 de 1970 quedará así:

“Artículo 80. Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se



tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta este mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres de estados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide.

En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo, y salvo lo prevenido en el artículo 81 se pondrá por el notario una nota expresiva del ningún valor de dichas copias para exigir el pago o cumplimiento de la obligación, o para su endoso”.

El artículo 1° del Decreto 1534 de 1989 dispone que los secretarios de las notarías por delegación pueden expedir copias de las escrituras que conforman el protocolo, pero no hace mención a las primeras copias que prestan mérito ejecutivo, en este punto podría entenderse que se trata de todas las copias incluyendo las que prestan mérito ejecutivo, teniendo en cuenta que el Decreto 1534 de 1989 fue expedido con posterioridad al Decreto 2163 de 1970.

Por otro lado, el artículo 42 del Decreto 2163 de 1970 establece que en el evento que una persona requiera una copia auténtica de una escritura y con fuerza para exigir una obligación será expedida por el notario con su respectiva observación.

Para atender la situación planteada por quien consulta, se considera que sólo el notario puede colocar la nota que ratifique el mérito ejecutivo de que gozan las copias expedidas con anterioridad a su posesión siempre y cuando correspondan al protocolo de su notaría.

...El artículo 1° del Decreto 1534 de 1989 dispone que los secretarios de las notarías por delegación pueden expedir copias de las escrituras que conforman el protocolo...





El presente concepto se emite de acuerdo con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo que en su inciso tercero contempla: “Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.



Capitulaciones MatrimonialesConsulta No. 3915 de 9 de septiembre de 2009

Consulta

¿Es viable excluir el régimen de sociedad conyugal con el otorgamiento de la escritura pública contentiva de capitulaciones matrimoniales?

Marco Jurídico

. Código Civil


Las capitulaciones matrimoniales son un contrato mediante el cual la pareja que se dispone a contraer matrimonio pacta el régimen económico que los va a regir durante el matrimonio.

Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuerdos que celebran los futuros esposos antes de contraer matrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro. Artículo 1771 del Código Civil Colombiano.

Las capitulaciones son irrevocables desde el día de la celebración del matrimonio y, una vez celebrado, no podrán





alterarse, ni siquiera con el consentimiento de las personas que intervinieron en su otorgamiento.

El notario ante quien se extiende la escritura contentiva de capitulaciones hará saber a los comparecientes que deben establecer y describir los bienes que aportan al matrimonio, con expresión de su valor y una razón circunstancial de las deudas de cada uno, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 1780 del Código Civil.

Ahora bien, el objeto primordial de las capitulaciones matrimoniales está encaminado a fijar por los futuros cónyuges el régimen de bienes que ha de regir sus relaciones patrimoniales una vez celebrado el matrimonio.

Teniendo en cuenta que con las capitulaciones se persigue básicamente una forma de organización patrimonial antes de contraer matrimonio o antes de la unión marital de hecho, con la que se determina los bienes a aportar o las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro, no es viable que manifiesten la no creación de la sociedad conyugal o sociedad patrimonial, toda vez que esta no es la esencia de las capitulaciones, y máxime cuando la sociedad conyugal nace por el hecho del matrimonio o la unión patrimonial de hecho por la declaratoria judicial que haga de esta el respectivo juez de familia.

Según lo dispuesto por el artículo 1780 del Código Civil “Las capitulaciones matrimoniales designarán los bienes que los esposos aportan al matrimonio, con expresión de su valor y una razón circunstanciada de las deudas de cada uno; con ésta no se da transferencia de bienes y, por lo

...Teniendo en cuenta que con

las capitulaciones se persigue

básicamente una forma de organización

patrimonial antes de contraer

matrimonio o antes de la

unión marital de hecho...



tanto, no hay lugar a inscripción en la oficina de registro de instrumentos públicos a que corresponda cada inmueble, ni a exigir paz y salvo alguno, pero sí son objeto de registro en el Libro de Varios, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1o. del Decreto 2158 de 1970.

Este concepto se emite de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.



Consignación en Registro Civil de Nacimiento de Nota de Adopción Efectuada en el Exterior Consulta No. 4204 de 09 de septiembre de 2009

Consulta

La Cónsul General de Colombia en Barcelona, Juana Inés Díaz Tafur, consulta el procedimiento a seguir para consignar la nota marginal de adopción efectuada en España, en el registro civil de nacimiento colombiano correspondiente a la persona adoptada.

Debido a las constantes preguntas que llegan a esa misión consular, referente a la inscripción registral en Colombia de adopciones de hijos de cónyuges de parejas mixtas, solicita emitir concepto sobre el particular.

Hechos

Una pareja mixta, colombiana y española. La connacional colombiana tiene un hijo de anterior matrimonio, ha quedado viuda y estando residenciada en España, con su hijo, se casa con un ciudadano español. El ciudadano español adopta el hijo de su cónyuge. El menor colombiano se inscribe en el registro civil español, con los apellidos de su padre adoptante, por tanto, los apellidos del registro civil colombiano no coinciden con los del registro civil español.



La ciudadana colombiana se dirige al notario público colombiano, con la sentencia de adopción apostillada y el registro civil español. El notario se niega a realizar la inscripción alegando que la mencionada sentencia debe someterse a proceso de exequátur antes de realizar dicha inscripción.

Marco Jurídico

. El artículo 266 de la Constitución Nacional estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del registro civil y la identificación de las personas.

. Ley 265 de 1996.

. Código de Procedimiento Civil – artículos 693 y ss.


El exequátur se refiere al trámite que se debe efectuar ante la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, el cual debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 695 del Código de Procedimiento Civil para efecto de que las sentencias y otras providencias que revistan tal carácter, pronunciadas en un país extranjero, en procesos contenciosos o de jurisdicción voluntaria, produzcan efectos en Colombia.

Trámite que no se refiere a la simple legalización de que tratan los artículos 259 y 260 ibídem, y la Convención sobre abolición del requisito de legalización de documentos

...El exequátur se refiere al trámite que se debe efectuar ante la Sala de Casación Civil...





públicos extranjeros, “apostillar”, ni a diligencias efectuadas por funcionario administrativo.

Una sentencia proferida por autoridad judicial extranjera requiere del trámite del exequátur, para efecto de producir en Colombia la fuerza que les conceden los tratados existentes con ese país.

En el caso en consulta, no obstante haberse efectuado la adopción por una autoridad judicial, esta no requiere del exequátur por tratarse de una adopción proferida en el exterior por un país signatario del “Convenio relativo a la Protección del Niño y a la Cooperación en Materia de Adopción Internacional”, suscrito en La Haya, el 29 de mayo de 1993, como en este caso España.

Con la Ley 265 de enero 25 de 1996 se aprobó el citado Convenio, la cual en su artículo 23 expresa:

“1. Una adopción certificada como conforme al Convenio por la autoridad competente del Estado donde ha tenido lugar, será reconocida de pleno derecho en los demás Estados contratantes. La certificación especificará cuándo y por quién han sido otorgadas las aceptaciones a las que se refiere el artículo 17, apartado c.

2. Todo Estado contratante, en el momento de la firma, la ratificación, aceptación, aprobación o adhesión, notificará al depositario del Convenio la identidad y las funciones de la autoridad o autoridades que, en dicho Estado, son competentes para expedir la certificación. Notificará así mismo, cualquier modificación en la designación de estas autoridades”.

...Una sentencia proferida por

autoridad judicial extranjera

requiere del trámite del exequátur,

para efecto de producir

en Colombia la fuerza que les conceden

los tratados existentes con

ese país...



En este orden de ideas, si la sentencia a que se alude en la consulta cumple con todos los requisitos exigidos por la Ley 265 de 1996, esta no requiere del exequátur para tener validez en Colombia y por consiguiente si viene con la diligencia de “apostille”, el notario debe proceder a la apertura de un nuevo serial.

Se debe consignar como documento antecedente en el nuevo folio que se abre con base en la sentencia que decrete la adopción de una persona: “Documento Auténtico”, y en la casilla de notas no se dejará constancia alguna, ni se hará referencia a que se trata de una adopción; en el registro inicial se anotará que fue reemplazado por el serial Número..., pero tampoco se mencionará el motivo. Así mismo, firmará como denunciante quien presente la sentencia de adopción.

Este concepto se emite de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25 del C.C.A.



Devolución Aporte EspecialConsulta No. 3204 de 16 de julio de 2009

Consulta

En atención al escrito del asunto, mediante el cual manifiesta un notario no estar de acuerdo con el concepto jurídico, emitido por esta Oficina Asesora, según consulta No. 1895, relacionado con la devolución del aporte especial causado por concepto de la escritura pública No. 6071 de 2008, se informa:

El Decreto 1681 de 1996, por el cual se fijan los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial y la Resolución No. 8850 de 2007 (vigente para la fecha del otorgamiento de la escritura pública No. 6071 del 23 de diciembre de 2008), por medio de la cual se actualizan las tarifas notariales, son las normas que regían para la época de los hechos.

El artículo 13 del Decreto Ley 960 de 1970, expresa: “La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización”.



La forma externa que debe revestir todo negocio jurídico formal es la Escritura Pública, y su elaboración requiere de un proceso, que en orden cronológico el primero es el de la Rogación, o requerimiento que deben hacer las partes al Notario para obtener de este la prestación de sus servicios.

Luego procede el de la Recepción, que consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados; la Extenxión, que es la versión escrita de lo declarado; el Otorgamiento, entendido como el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido, y la Autorización, consistente en la fe que imprime el notario a este, en vista que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.

De conformidad con el artículo 1º de la Resolución No. 8850 de 2007 (hoy Resolución No. 9500 de 2008), la autorización de las declaraciones de voluntad que de conformidad con la ley requieran de la solemnidad de escritura pública, al igual que de aquellas que los interesados deseen revestir de tal solemnidad, causará los siguientes derechos: ...”, los derechos notariales se causan una vez el notario imparta la respectiva autorización”, con lo cual se considera prestado el servicio.

El artículo 23 del Decreto 1681 de 1996, por el cual se fijan los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial, expresa: “De la pluralidad de actos o contratos solemnizados en un mismo instrumento. Siempre que en una misma escritura pública se consignen dos o más actos o contratos, se causarán los derechos correspondientes a cada uno de ellos en su totalidad. Sin embargo, no se





cobrarán derechos adicionales por la protocolización de los documentos necesarios para el otorgamiento de los actos o contratos que contenga la escritura, ni cuando se trate de garantías accesorias que se pacten entre las mismas partes para asegurar el cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos celebrados”.

De las normas anteriores, se deduce que, una vez autorizado por el notario el proyecto escriturario, se convierte en escritura pública, y sobre esta se liquidan los derechos notariales. Si consta de varios actos, se causan los derechos correspondientes a cada uno de estos en su totalidad, pero el cobro de derechos notariales por concepto de la escritura pública se hace sumando todos los conceptos, es decir, se suman los derechos notariales que se causen por cada acto, las hojas utilizadas y las copias solicitadas. Y los recaudos se cobran por escritura pública y no por cada acto.

De acuerdo con la Ley 29 de 1973, artículos 6 y 11, la suma que deben pagar los usuarios a la Superintendencia se cobra es por cada escritura pública expedida, así mismo, el aporte que los Notarios están obligados a cancelar al Fondo Cuenta Especial de Notariado, se hace es por escritura autorizada.

El artículo 25 del Decreto 1681 de 1996, dispone:- De la Concurrencia de los Particulares con Entidades Exentas.- En los actos o contratos en que concurran los particulares con entidades exentas, aquéllos pagarán la totalidad de los derechos que se causen. Las entidades exentas no podrán estipular en contrario; tampoco, aquellas a cuyo favor existan tarifas especiales.

...De las normas anteriores, se

deduce que, una vez autorizado por el notario

el proyecto escriturario, se convierte en escritura

pública, y sobre esta se liquidan

los derechos notariales...



De los derechos que se causen, el notario sólo podrá percibir como remuneración por sus servicios hasta un millón cuatrocientos cuarenta y dos mil cien pesos ($1.442.l00.oo). El excedente constituye aporte especial del Gobierno al Fondo Nacional de Notariado y se remitirá a éste dentro de los cinco (5) días siguientes a aquél en que lo perciba del usuario.

El artículo 26, expresa:- De los Actos entre Particulares o entre Entidades no Exentas.- De los derechos que se causen en los actos o contratos entre particulares o entre entidades no exentas, el notario sólo podrá percibir como remuneración por sus servicios hasta doce millones seiscientos cincuenta mil pesos ($12.650.000.00). El excedente constituye aporte especial del Gobierno al Fondo Nacional de Notariado y se remitirá a este dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que lo perciba del usuario.

Con base en la ley, el Gobierno señalaba por decreto el límite máximo de remuneración de los notarios, para lo cual establecía que en los actos y contratos que se eleven a escritura pública, se causan los derechos notariales fijados y que de la suma recaudada este no podía retener como remuneración determinado valor, y agregaba que el excedente constituía aporte especial para el Fondo. (Ver Decretos 2479 de 1987; 2227 de 1982; 1718 de 1981; 1772 de 1979; 514 de 1976, entre otros).

El artículo 2º del Decreto 481 de 1998, que modificó el artículo 25 del Decreto 1681 de 1996, señaló lo siguiente: “De los derechos que se causen de los actos o contratos entre particulares o entre entidades no exentas, el notario sólo podrá recibir como remuneración por sus servicios hasta diez millones de pesos ($10.000.000). El excedente





constituye aporte especial del Gobierno al Fondo Especial de la Superintendencia de Notariado y Registro y se remitirá a este dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que lo perciba del usuario. En esos mismos términos quedó redactado el artículo 24 del Decreto 1681 de 1996, que reguló el límite en los actos celebrados entre particulares y entidades públicas.

De lo anterior se desprende que el notario tiene un límite en su remuneración por los servicios que presta a los usuarios y que estos están relacionados es con las escrituras, independientemente de los actos que esta contenga, pues el servicio ofrecido es uno solo, o sea, la autorización de la escritura. La norma está redactada en plural: “de los derechos que se causen…” y de la “remuneración por sus servicios”; por lo tanto, su redacción no da lugar a interpretar que el límite referido sea por cada acto, su alcance está ligado es al servicio que presta al usuario e incluye todos los actos o contratos celebrados.

Por lo anteriormente expuesto, esta Oficina Asesora Jurídica reitera el concepto expuesto en consulta No. 1895 que de ninguna manera modifica la doctrina notarial de esta Superintendencia, en el sentido según el cual se sigue entendiendo por el aporte especial con destino al Fondo Especial de Notariado que está relacionado con los derechos notariales derivados de las escrituras públicas y no de lo que genere cada acto, pues la normatividad citada se refiere a la totalidad de la remuneración por el servicio prestado por cada escritura, y no fraccionado.

Este concepto se emite de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25 del C.C.A.



Ejercicio de la Función RegistralConsulta No. 1121 de 29 de julio de 2009

Consulta

El artículo 1886 del Código Civil dispone:

“Pueden venderse todas las cosas corporales, o incorporales, cuya enajenación no esté prohibida por la ley”.

De otra parte, el inciso primero del artículo 1518 del Código Civil, preceptúa:

“No solo las cosas que existen pueden ser objeto de una declaración de voluntad, sino las que se espera que existan; pero es menester que las unas y las otras sean comerciales y que estén determinadas a lo menos, en cuanto a su género.”.

Las disposiciones anteriores nos indican con claridad que es permitido vender las cosas que existen y las que no existen, es decir, que en relación con la cosa objeto del negocio jurídico consideramos que no existe vicio que invalide el contrato de compraventa; cosa diferente sucede con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del cumplimiento del contrato que en términos del artículo 1880 del Código Civil se reducen a la entrega o tradición de las cosas y al saneamiento de la cosa vendida.

Así las cosas, la obligación del vendedor de entregar la cosa vendida, no es otra que colocar al comprador en la





posibilidad física de explotar la cosa vendida, si ello no ocurre, se presenta el incumplimiento del contrato hecho ante el cual el comprador puede demandar el cumplimiento del contrato o la resolución del mismo por incumplimiento o la de demandar el saneamiento de la cosa vendida.

En todo caso, debe tenerse claridad en el sentido que demandar la resolución o el cumplimiento del contrato, al igual que las acciones de saneamiento deben ser ejercidas por el contratante cumplido dentro de los términos que confieren las leyes para el ejercicio de las mismas.

Frente al caso concreto objeto de la consulta, no existe la posibilidad de aclarar la escritura de compraventa por parte de los contratantes toda vez que tendrían que cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico, aclaración que no está permitida por la ley, conforme a lo dispuesto por el inciso primero del artículo 48 del Decreto 2148 de 1983, el cual preceptúa. “Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará nota de referencia”.

Desde el punto de vista notarial y registral, consideramos que es legalmente viable el otorgamiento e inscripción en el registro de una o varias escrituras de declaración de construcción sobre un mismo inmueble, siempre y cuando la declaración de la misma se haga por quien figure inscrito como actual titular de derecho de dominio en el folio de matrícula inmobiliaria que identifica el inmueble.

Cosa diferente y que no es competencia de esta Superintendencia, son los requisitos y procedimiento de



postulación, asignación y cobro de un subsidio de vivienda para construcción en sitio propio.

De conformidad con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, este concepto no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia, ni es de obli-gatorio cumplimiento.



Ejercicio de la Función Registral. Derechos de RegistroConsulta No. 1122 de 29 de mayo de 2009

Consulta

¿Qué debe hacer el Registrador de Instrumentos Públicos de Sonsón – Antioquia frente a las solicitudes de otorgamiento y registro de los bienes raíces que carecen de matrícula inmobiliaria? ¿Cuál es la tarifa que para este caso debe ser cancelada?

Hechos

La administración municipal, ha querido dar cumplimiento a la política que en materia de vivienda para los sectores más vulnerables de la población adelanta el Gobierno Nacional para minimizar la problemática social de la carencia de una vivienda digna por parte de las familias de más bajos recursos económicos, en aplicación de la Ley 91 de 1936, artículo 58 de la Ley 9a de 1989, Ley 388 de 1997, Decreto 540 de 1998, Ley 1001 de 2005 y demás normas que las reglamentan y complementan.

En búsqueda de ese propósito, actualmente se está ejecutando el Programa de Legalización de Viviendas de Interés Social, mediante la cesión a título gratuito de los terrenos fiscales que no son de uso público y sobre los cuales se han construido en forma ilegal.



Esta adjudicación cuya naturaleza jurídica es un acto sin cuantía, culmina con la transferencia de dominio de la propiedad por parte de la administración municipal, solemnidad que se cumple mediante acto administrativo, que debe ser sujeto de registro, requisito ab solemnitatem para que dicho acto produzca efectos jurídicos.

El Registrador del Círculo de Sonsón-Antioquía, está exigiendo, según él por mandato del artículo 1º. literal a) del Decreto 2280 de 2008, la tarifa ordinaria establecida de trece mil pesos ($13.000), por cada registro, sin tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 15 de la citada deposición.

Marco Jurídico

• Decreto 2280 de 2008 • Resolución No. 035 de 2009 • Ley 9a de 1989, artículo 58 • Ley 388 de 1997, artículo 95 • Ley 1001 de 2005


El Decreto 2280 de 2008 “Por el cual se fijan los derechos por concepto de la función registral y se dictan otras disposiciones”, y la Resolución No. 035 de 2009 “Por el cual se incrementan las tarifas de los derechos por concepto de la función registral”, establece:

“Artículo 15. Cesión de bienes fiscales. En los instrumentos públicos de cesión o transferencia a título gratuito de bienes fiscales inmuebles, que otorguen o





expidan las entidades públicas en los términos de los artículos 58 de la Ley 9ª. de 1989, modificado por el artículo 95 de la Ley 388 de 1997 y en concordancia con la Ley 708 de 2001, se aplicará la tarifa única de dos mil ciento cincuenta pesos ($2.150)”.

La Ley 1001 de 2005, artículo 2º. dispone que las entidades públicas del orden nacional cederán a título gratuito los terrenos de su propiedad que sean bienes fiscales y que hayan sido ocupados ilegalmente para vivienda de interés social, siempre y cuando la ocupación ilegal haya ocurrido con anterioridad al treinta (30) de noviembre de 2001. La cesión gratuita se efectuará mediante resolución administrativa a favor de los ocupantes, la cual constituirá título de dominio y una vez inscrita en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, será plena prueba de la propiedad.

Esta misma disposición contempla en el artículo 3°, que cuando la ocupación ilegal recaiga sobre una vivienda de interés social cuya propiedad se encuentre radicada en cabeza de los desaparecidos Instituto de Crédito Territorial o del Inurbe en liquidación, se procederá a su enajenación directa, en primer lugar al ocupante sin sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

A su vez, en materia de cobro de derechos registrales expresamente se lee en el parágrafo del artículo 3° de la Ley 1001 de 2005:

“ Sin perjuicio de lo establecido en la Ley 901 de 2004, para efecto de pagos de derechos registrales que se causen para la inscripción de las resoluciones de transferencias de inmuebles efectuados en desarrollo de la presente ley, cualquiera que sea su naturaleza, estos



se liquidarán sobre la base de cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Conclusión

A su consulta en forma expresa responde el parágrafo del artículo 3º. de la Ley 1001 de 2005, en el sentido de que sin excepción alguna la inscripción de las resoluciones de transferencias de inmuebles efectuadas en desarrollo de esta ley, cualquiera que sea su naturaleza, estos se liquidarán sobre la base de cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En consecuencia, no sería aplicable ni lo expuesto por usted en su consulta en el sentido de liquidar con la tarifa dada en el artículo 15 de la Resolución No. 035 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro, ni la posición del Registrador de Instrumentos Públicos, toda vez que existe norma especial para el trámite de adjudicación y cobro de derechos registrales para las cesiones de bienes fiscales a título gratuito con soporte en la Ley 1001 de 2005.



Exequátur de Sentencia de Divorcio Proferida en el ExteriorConsulta No. 2968 del 9 de septiembre de 2009

Consulta

¿Una partida de divorcio emitida a un colombiano por autoridad extranjera requiere trámite del exequátur para proceder a inscribir la nota marginal de divorcio en su registro civil de matrimonio?

Marco Jurídico

Código de Procedimiento Civil – artículos 693 y ss.


El exequatur se refiere al trámite que se debe efectuar ante la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, el cual debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 695 del Código de Procedimiento Civil para efecto de que las sentencias y otras providencias que revistan tal carácter, pronunciadas en un país extranjero en procesos contenciosos o de jurisdicción voluntaria, produzcan efectos en Colombia.

Una sentencia proferida por autoridad judicial extranjera requiere del trámite del exequátur, para efecto de producir en Colombia la fuerza que les conceden los



tratados existentes con ese país; no así, las expedidas por funcionarios administrativos.

Trámite que no se refiere a la simple legalización de que tratan los artículos 259 y 260 ibídem, y la Convención sobre abolición del requisito de legalización de documentos públicos extranjeros, “apostillar”, ni a diligencias efectua-das por funcionario administrativo.

Al respecto, existen varias sentencias proferidas por la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, tales como Sentencia C-106 de 2007; Sentencia E–115 de 2007. La Corte ha manifestado que “es necesario que la sentencia extranjera sea compatible con los principios y las leyes de orden público del Estado colombiano, condición esta que el fallo cumple a cabalidad, toda vez que en Colombia se admite el divorcio por consentimiento de las partes y no existe proceso en curso o sentencia ejecutoriada de los jueces colombianos sobre el mismo asunto.

Estas premisas permiten establecer que la sentencia cuyo exequatur se solicita, no se opone, ni en lo formal ni en lo sustancial a las disposiciones colombianas de orden público, si se tiene en cuenta que también en Colombia es procedente el divorcio por acuerdo mutuo de los cónyuges como lo establece el artículo 154 del Código Civil, modificado por el artículo 8º de la Ley 25 de 1992, modalidad que también inspiró la sentencia judicial en el país de origen”.

La Corte Suprema de Justicia el 20 de febrero de 2006, Expediente No. 11001-02-03-000-2005-00909-00 expidió una sentencia mediante la cual no se concedió el exequatur,

...es necesario que la sentencia extranjera sea compatible con los principios y las leyes de orden público del Estado colombiano...





de una “sentencia de divorcio por mutuo acuerdo”, en razón a que fue proferida por el Alcalde Menor de la ciudad de OIM- Hachiman, Japón, funcionario administrativo.



Inscripciones Renuncia de Gananciales en Liquidación de Sociedad ConyugalConsulta No. 2771 de 17 de julio de 2009

Consulta

¿Una oficina de registro de instrumentos públicos puede rechazar la solicitud de inscripción de una escritura pública dentro de la cual se llevó a cabo una liquidación de sociedad conyugal donde uno de los cónyuges renuncia a gananciales a favor de sus hijos?

Marco Jurídico

Código Civil, artículo 1775


Una oficina de registro devolvió sin registrar una escritura pública contentiva de disolución y liquidación de sociedad conyugal, “en la cual una vez adjudicados sus gananciales el señor renunció a ellos a favor de sus hijos”.

El fundamento dado por la oficina de registro en la nota devolutiva fue, “La renuncia de gananciales no es un acto sujeto a registro, pues apenas sí implica el rechazo del derecho que corresponde al cónyuge renunciante dentro de la sociedad conyugal que se liquida (art. 2º Decreto 1250





de 1970). El contrato oculto (donación) bajo la declaración de renuncia de los gananciales a favor de terceros, no cumple con los requisitos legales para su inscripción...”.

El Código Civil, en el artículo 1775 establece:

“Cualquiera de los cónyuges siempre que sea capaz, podrá renunciar a los gananciales que resulten a la disolución de la sociedad conyugal, sin perjuicio de terceros.”.

El proceso de liquidación de sociedad conyugal, se asemeja a la liquidación de una sociedad conyugal, pues su finalidad es poner fin a ese vínculo patrimonial existente, cada uno recibe lo que en derecho le corresponde, a efectos de comenzar una vida patrimonial independiente.

Dentro de la liquidación de la sociedad conyugal con relación a la repartición de los gananciales, solo se puede hablar de aceptación o de renuncia a esos derechos; así como en las herencias, los herederos tienen la facultad de aceptar o repudiar la herencia, así también en materia de sociedad conyugal se otorga a los cónyuges la facultad de aceptar o repudiar la masa ganancial que les haya de corresponder.

Manifiesta en su escrito que “una vez adjudicados sus gananciales, el señor renunció a ellos a favor de sus hijos”, lo cual resulta contradictorio, pues no se puede aceptar algo que a su vez se está repudiando.

Así las cosas, se hace necesario precisar que una liquida-ción de sociedad conyugal se ventila únicamente entre los cónyuges, pues es a ellos a quienes les asiste el derecho

...se hace necesario precisar que una

liquidación de sociedad conyugal se

ventila únicamente entre los cónyuges...



de aceptar o repudiar lo que en común cosecharon, sin embargo, en los dos casos hay transferencia de dominio, por cuanto al momento de conformar la sociedad, los bienes son de los dos en común y proindiviso, comunidad que se termina con la liquidación, situaciones que son simultaneas ya que la sociedad conyugal nace para morir, es por ello que al darse la renuncia de gananciales por parte de uno de los cónyuges, se entiende que es a favor del otro, quien se verá favorecido por el aumento de su patrimonio.

Cuando la voluntad de uno de los cónyuges dentro de una liquidación de sociedad conyugal está dirigida a que el patrimonio que le corresponde sea asignado a un tercero, se está hablando de un segundo acto, el cual podría ser donación o cesión, actos que pueden ser otorgados dentro de la misma escritura de liquidación de la sociedad conyugal, pero teniendo en cuenta que se desarrollen dentro del marco jurídico establecido.

Conclusión

La renuncia de gananciales por parte de uno de los cónyuges, dentro de un proceso de liquidación de sociedad conyugal se hace a favor del otro cónyuge, razón por la cual, la decisión tomada por la oficina de registro de instrumentos públicos, de rechazar la solicitud de inscripción de la escritura de liquidación de sociedad conyugal por llevar un acto oculto, el cual no está constituido conforme a lo establecido por la ley, está ajustada a derecho.

...La renuncia de gananciales por parte de uno de los cónyuges, dentro de un proceso de liquidación de sociedad conyugal se hace a favor del otro cónyuge...



Poderes Otorgados ante Cónsul de Colombia en el Exterior, por Colombiano que no Cuenta con la Cédula de Ciudadanía Colombiana Consulta No. 3931 de 14 de agosto de 2009

Consulta

1. Pregunta quien consulta si puede un Cónsul de Colombia aceptar la presentación personal y autenticación de un poder especial en derecho, dirigido a un juez de la República de Colombia o a otro funcionario, otorgado por una persona mayor de edad, de nacionalidad colombiana, que se presente a autenticarlo con el pasaporte vigente expedido por nuestro gobierno, debido a que no cuenta con la cédula de ciudadanía y su expedición demora demasiado tiempo, todo con fundamento en lo normado en el artículo 11 del Decreto 2148 del año 1981.

2. Si no resulta posible adelantar la diligencia de autenticación tal como se dijo en el numeral anterior, pregunta ¿cuál sería la forma legal posible para que la persona otorgue, en el menor tiempo, el poder especial en derecho que se requiere a sabiendas de que no cuenta con la cédula de ciudadanía colombiana, que cuando se la expidan ya será demasiado tarde, y que le resulta demasiado oneroso desplazarse hasta nuestro país, a fin de que le expidan muy rápidamente su cédula de ciudadanía?



Hechos

En el asunto descrito quien consulta informa lo siguiente:

1. Se encuentra en la imperiosa necesidad de que una hija suya, nacida en el territorio de Colombia y quien no cuenta actualmente con la cédula de ciudadanía, residenciada legalmente desde hace ocho años en la República de Canadá, otorgue un poder especial en derecho ante el Cónsul de nuestro país en la ciudad de Ontario, todo para iniciar un trámite de un proceso judicial contra una sociedad aseguradora, el cual se encuentra muy cerca de caducar por el transcurso del tiempo.

2. Su hija es actualmente mayor de edad, cuenta con la nacionalidad colombiana y tiene el pasaporte otorgado por nuestro país al día, pero no ha obtenido hasta la fecha la correspondiente cédula de ciudadanía, la cual solo le será expedida hasta dentro de seis meses, todo debido a la gran congestión que presenta el consulado ya referido, fecha para la cual ya no serviría de nada, habida cuenta que el proceso judicial habría caducado, con el correspondiente daño irreparable para sus intereses.

Marco Jurídico

. Código Civil, artículos 2142 y ss.

. Código de Procedimiento Civil, artículos 65 y 259








El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que él utiliza en todos sus actos públicos y privados; además, procede siempre respecto de documentos de los cuales emanen obligaciones. (artículos 68 y 72 del Decreto ley 960 de 1970 y 34 del Decreto 2148 de 1983).

La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el notario o cónsul, según el caso, en cuanto a que las firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que las firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos, procede respecto de aquellos documentos de los cuales no emanen obligaciones (artículos 73 y 77 del decreto ley 960 de 1970 y 35 y siguientes del Decreto 2148 de 1983).

Los poderes conferidos para la gestión de negocios, se rigen por las normas establecidas en el Código Civil acerca del mandato; es así como el artículo 2142 del Código Civil contempla el contrato en sí mismo y el artículo 2156 ibídem consagra dos clases de mandato, el general si se da para todos los negocios del mandante, y el especial si comprende uno o más negocios especialmente determinados.

El artículo 2149 del Código Civil describe los medios idóneos para el otorgamiento del poder así: “El encargo que es objeto del mandato puede hacerse por escritura

...El reconocimiento hace relación a

la manifestación que hace el

compareciente en cuanto a que el contenido del

documento es cierto y es esa la firma que

él utiliza en todos sus actos públicos y

privados...



pública o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible y aún por la aquiescencia tácita de una persona a la gestión de sus negocios por otra”.

La norma prevé dos modalidades para el otorgamiento del poder: una por escrito, a veces solemne (escritura pública), y otra verbal.

Ahora bien, como quiera que en el otorgamiento de un poder, siempre emanan obligaciones, la diligencia que se debe efectuar ante notario o cónsul, es la de reconocimiento de contenido y firma y no la de autenticación.

El artículo 252 del Código de Procedimiento Civil dispone: Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

El documento privado es auténtico en los siguientes casos:

1. Si ha sido reconocido ante juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.

2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.

3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, esta no lo tachó de falso oportunamente...”

Los poderes otorgados en el exterior se rigen por la ley colombiana en lo que se refiere a su autenticidad, no así





en su aspecto formal. Su procedimiento se encuentra establecido en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil en concordancia con el artículo 480 del Código de Comercio.

Cuando el respectivo poder se otorgue por documento privado, pero no ante funcionario de otro país, sino ante Cónsul Colombiano, es importante que en relación con dicho documento proceda el funcionario consular a dejar la constancia expresa de haber sido presentado personalmente por quien lo suscribe o exigir la diligencia de reconocimiento de contenido y firma.

Respecto al poder otorgado ante Cónsul Colombiano, no hay necesidad de la diligencia posterior del abono de la firma de dicho funcionario por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

El artículo 24 de la Ley 962 de 2005, dispone: “Presunción de validez de firmas. Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma.

Los documentos que implican transacción, desistimiento, y en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites de acuerdo con las normas especiales aplicables...”.



Lo anterior se refiere a que los poderes continúan legalizándose de acuerdo a las normas anteriormente transcritas.

Ahora bien, en relación con la consulta, si la persona a que se alude en el escrito es colombiana, mayor de edad, residente en el exterior desde hace más de ocho años cuando aún era menor de edad, no cuenta con cédula de ciudadanía y es urgente el otorgamiento de poder para hacer valer acá en Colombia ante autoridad judicial o administrativa u otro funcionario, la Oficina Asesora Jurídica informa:

Los artículos 24 del Decreto Ley 960 de 1970 y 30 del Decreto Ley 1260 de 1970, disponen: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son estos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...”

El artículo 11 del Decreto 2148 de 1983, dispone: “En caso de urgencia calificada por el notario (cónsul), que carezca de documento de identificación legal pertinente, podrá identificarse con otros documentos auténticos o mediante la fe de conocimiento personal del notario”.

Así las cosas, el Cónsul de Colombia en Canadá, en el caso en consulta el de Ontario, puede identificar a la persona en comento, bien con un documento auténtico, que puede ser el pasaporte, o el registro civil de nacimiento de la interesada en otorgar el poder, tal y como lo disponen los artículos 24, 30 y 11 de los Decretos Ley 960 y 1260 de 1970 y 2148 de 1983.

...La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son estos...





Al identificarla el cónsul con un documento auténtico diferente a la cédula de ciudadanía colombiana, debe dejar constancia del documento de que se trata y que la identifica de conformidad con los artículos 24, 30 y 11, anteriormente mencionados.

Este concepto se emite de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25 del CCA.



Poder para Secretario de una Notaría para Adelantar Actos Propios de la Notaría para la cual Presta sus ServiciosConsulta No. 10227 de 1° de julio de 2009

Consulta

1. Pregunta quien consulta si el secretario de una notaría en ejercicio de su profesión puede recibir poder de usuarios, adelantar, tramitar actos propios que se llevan en la notaría para la cual presta sus servicios.

2. Además dentro de las facultades del asesor jurídico de una notaría como empleado de la misma y en ejercicio de la profesión, ¿puede recibir poder de usuarios, adelantar, tramitar y firmar actos propios que se lleven en la notaría para la cual él presta sus servicios?

3. ¿Lo puede hacer en otras notarías y no lo puede hacer en la notaría a la cual se encuentra vinculado?

4. ¿Lo puede hacer en la notaría donde se desempeña y no lo puede hacer en otras?

Igualmente, se solicita así como el asesor jurídico y el secretario general de una notaría siendo este segundo abogado ¿puede ejercer la profesión, más exactamente ante los despachos judiciales y así mismo si es correcto que a uno de estos funcionarios el notario para quien trabaja les pueda otorgar poder para que lo representen en una acción judicial de su interés?





Los anteriores interrogantes se responderán en el mismo orden en que fueron formulados, así:

Marco Jurídico

. Ley 29 de 1973


. Estatuto del Abogado


Antes de entrar a resolver los interrogantes planteados por quien consulta, nos referiremos a la relación laboral existente entre sus subalternos y el notario frente a la legislación actual. La Ley 29 de 1973, que en sus artículos 3° y 4° consagra que los notarios: “(…) crearán bajo su responsabilidad, los empleos que requiera para el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo y el pago de las asignaciones a sus empleados. (...)”.

El Decreto Reglamentario 2148 de 1983 en su artículo 118 prescribe:

Artículo 118. “Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos le señalan las normas legales”.

El artículo 131 de la Constitución Política, le asignó a la ley la competencia para reglamentar el servicio público

...Bajo su responsabilidad

el notario podrá crear los

empleos que requiera el eficaz

funcionamiento de la oficina a su

cargo...



que prestan los notarios y la definición del régimen laboral para los empleados”.

Tales normas se aplican independientemente de que el notario sea o no nombrado en propiedad como resultado del concurso público y abierto convocado por el Acuerdo Nº 1 de 2006.

En consecuencia de la norma suprema, la Superintendencia de Notariado y Registro profirió las Instrucciones Admi-nistrativas 01-39 de junio de 2001 y la 03 de 2008, para instruirlos en relación con el régimen laboral de los empleados de las notarías. Las mismas pueden ser consultadas en la página web de la entidad www.supernotariado.gov.co.

En el último de los actos citados, entre otras cosas, se informó a los notarios:

“Obligaciones laborales.

Tales como contratos de trabajo, pago de salarios, cesantías, afiliación y pagos periódicos al sistema de seguridad social en salud, primas, afiliación a caja de compensación familiar, afiliación al sistema de pensiones, entrega de dotaciones. (Ley 29 de 1973, artículo 118 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983, Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001, Ley 100 de 1993, Ley 712 de 2001, artículos 153 numeral 2, 186, 305 del Código Sustantivo del Trabajo, entre otras)”.

La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha dicho que:

“El notario es entonces un particular con carácter de autoridad a quien el Estado ha confiado la importante





labor de brindar seguridad jurídica a los actos, contratos, negocios jurídicos y situaciones o relaciones jurídicas de los individuos, cuando en aquellos se exige el cumplimiento de ciertas solemnidades o cuando los interesados, previo acuerdo, optan por revestirlos de las mismas” Sentencia C-093/98, para cuyo ejercicio él puede nombrar el personal de su confianza, de allí que la norma exija que debe tener cuidado en la selección de su personal, por cuanto el notario es quien responde directamente por las actuaciones adelantadas ante ese despacho. Dependen única y exclusivamente del notario, no son empleados o trabajadores del Estado. Es el notario quien los escoge y remueve con el lleno de los requisitos establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo, aplicable al trabajador privado.

Frente al primer interrogante le informo que: el asesor de una notaría al estar desempeñando funciones simultáneas de apoderado y ser subalterno de la notaría podría generar un conflicto de intereses por realizar o adelantar procesos en la misma notaría donde labora , por el hecho de ser dependiente de la misma, al obedecer órdenes del notario y estar bajo la subordinación laboral del mismo, podría estar actuando a favor de la notaría.

En cuanto al segundo interrogante, donde pregunta: “O si lo puede hacer en otras notarías y no lo puede hacer en la notaría a la cual se encuentra vinculado”, al respecto esta Oficina considera que el asesor por no estar inhabilitado para ejercer la profesión de abogado, podría ejercer la profesión pero fuera de la notaría en la que trabaja, por el vínculo laboral existente con el notario. Por otro lado, se considera que el asesor sí puede



ejercer la profesión ante otras notarías y así evitaría favorecer la notaría a la cual se encuentra vinculado. En cuanto al tercer interrogante: “Así como el asesor jurídico y el secretario general, de una notaría siendo este segundo abogado, puede ejercer la profesión, más exactamente ante los despachos judiciales y así mismo si es correcto a que a uno de estos funcionarios el notario para quien trabaja les pueda otorgar poder para que lo representen en una acción judicial de su interés”, le comunico que ni la ley ni el Estatuto del Abogado prohíben que los asesores y los secretarios de las notarías puedan ejercer la profesión de abogado simultáneamente con los cargos desempeñados en la notaría siempre y cuando no interfiera con las labores propias de su cargo de acuerdo con el vínculo laboral que existe con el notario. Por consiguiente podrían recibir poder del notario para que lo represente ante los estrados judiciales.

En conclusión, tanto el secretario como el asesor de una notaría no pueden adelantar procesos ni llevar negocios en la misma notaría donde laboran en donde tengan un interés personal por el hecho de existir una subordinación laboral directa con el notario, lo que llevaría a favorecer a la notaría, lo cual podría a su vez hacer que el notario incurra en una falta establecida en el numeral 4 del artículo 198 del Decreto 960 de 1970.

El presente concepto se expide de acuerdo con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo que en su inciso tercero contempla: “Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.

...En conclusión, tanto el secretario como el asesor de una notaría no pueden adelantar procesos ni llevar negocios en la misma notaría donde laboran...



Transformación Sociedad Anónima en S.A.S. por Escritura PúblicaConsulta No. 2625 de 28 de julio de 2009

Consulta

Cuando una sociedad por acciones, anónima o en comandita que tiene bienes raíces se transforma en una Sociedad por Acciones Simplificada ¿es necesario traspasar los bienes por escritura pública, o simplemente quedan automáticamente en cabeza de la nueva S.A.S.?

Aclara quien consulta que la sociedad no sufre ningún cambio ni en su patrimonio ni en sus socios.

Marco Jurídico

. Ley 1258 de 2008.


Previo a dar respuesta a la pregunta formulada, es preciso transcribir el parágrafo 2° del artículo 5° y el artículo 31 de la Ley 1258 de 2008.

Sobre el particular, y en lo que al documento pri-vado de constitución de la sociedad por acciones simplificada se refiere, es preciso tener en cuenta lo previsto en el artículo 5° de la Ley 1258 de 2008:



“La sociedad por acciones simplificada se creará mediante contrato o acto unilateral que conste en documento privado, inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del lugar en que la sociedad establezca su domicilio principal, en el cual se expresará cuando menos lo siguiente: (…) Parágrafo 1º. “Cuando los activos aportados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución de la sociedad deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.” Sobre el particular, resulta pertinente en primer término traer a colación lo que respecto de la transformación de una sociedad anónima en sociedad por acciones simplificada, expresó a saber: En cuanto a las formalidades y requisitos necesarios para la transformación de una sociedad anónima en sociedad por acciones simplificada, es de anotar que con excepción de las particularidades indicadas para tal fin en el artículo 31 de la Ley 1258 de 2008, relativas al documento de transformación y al quórum decisorio, se aplicarán las disposiciones del Código de Comercio y de la Ley 222 de 1995.

Realizando una interpretación armónica del parágrafo 2° del artículo 5° de la Ley 1258 de 2008 y del artículo 31 de la misma norma, se ha de señalar que cuando la primera de las disposiciones citadas determina que los activos aportados a la sociedad comprendan bienes cuya





transferencia requiera escritura pública, la constitución de la sociedad deberá hacerse de igual manera e inscribirse en los registros correspondientes mientras que la segunda se refiere a la transformación de sociedades por acciones en Sociedades por Acciones Simplificadas, una vez se apruebe unánimemente la transformación por sus accionistas, deberá constar en documento privado contentivo de la determinación, ha de inscribirse en el registro mercantil del domicilio principal de la sociedad y en aquellos domicilios donde esta cuente con establecimiento de comercio.

Finalmente esta oficina considera que la trasformación de una sociedad por acciones en una sociedad por acciones simplificada no requiere elevar a escritura pública simplemente se requiere que se haga a través de documento privado el cual debe inscribirse en el registro mercantil, sin perjuicio de la competencia que le ha asignado la ley a la Superintendencia de Sociedades y a las Cámaras de Comercio.

El presente concepto se expide de acuerdo con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo que en su inciso tercero contempla: “Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.

...esta oficina considera que la

trasformación de una sociedad por acciones en

una sociedad por acciones

simplificada no requiere elevar

a escritura pública...



Unión Marital de HechoConsulta No. 3675 de 9 de septiembre de 2009

Consulta 1. ¿Cuáles son los requisitos exigidos por la ley para que un notario pueda elevar escritura pública declarando la unión marital de hecho?

2. ¿Puede una persona colombiana que vive de manera permanente en Francia desde el año 2004, constituir unión marital de hecho ante notario del Círculo de Bogotá declarando convivencia desde el año 2002, cuando su presunto compañero ha vivido de manera permanente en Colombia? ¿Cuál es el sustento legal en caso afirmativo o negativo?

3. Una persona que vive en el extranjero ¿puede otorgar poder a su presunto compañero permanente, quien vive en Colombia, para que este constituya unión marital de hecho ante notario del Círculo de Bogotá? ¿Cuál es el sustento legal en caso afirmativo o negativo?

Marco Jurídico. Ley 54 de 1990.. Ley 979 de 2005.


Sobre el particular, inicialmente es importante precisar que los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica se





ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los registradores de instrumentos públicos y/o notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el Decreto 412 de 2007.

Antes de entrar a responder, vemos la necesidad de efectuar algunas aclaraciones respecto a la función notarial en tratándose del otorgamiento y autorización de escrituras públicas.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 6º y 21 del Decreto ley 960 de 1970 y 3º del Decreto Reglamentario 2148 de 1983, el notario debe velar por la legalidad de las declaraciones que ante él se emitan y queden consignadas en los instrumentos públicos, negando su autorización únicamente en el caso de que advierta en el acto o negocio jurídico a celebrar, la existencia de nulidad absoluta o por estar clara y expresamente prohibido por la ley. De las demás irregularidades advertirá a las partes y, si ellas insisten en la autorización, el notario dejará constancia de lo ocurrido en el instrumento.

El artículo 13 del Decreto Ley en mención señala: “La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización”.

...el notario debe velar por la legalidad de

las declaraciones que ante él se

emitan y queden consignadas en

los instrumentos públicos.



De otra parte, el artículo 9° ibídem, dispone: “Los notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo”.

La forma externa que debe revestir todo negocio jurídico formal es la escritura pública y su elaboración requiere de un proceso, que en orden cronológico el primero es el de la Rogación, o requerimiento que deben hacer las partes al notario para obtener de este la prestación de sus servicios.

Luego procede el de la Recepción, que consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados; la Extensión, que es la versión escrita de lo declarado; el Otorgamiento, entendido como el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido, y la Autorización, consistente en la fe que imprime el notario a este, en vista que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.

La actividad notarial tiene como función, la de “dar fe pública notarial” siendo un servicio público que presta el notario como delegatario del Estado a fin de que cumpla esta gestión privada.

El artículo 3º del Decreto 2148 de 1983, expresa: “El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.

...Los notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados...





De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si estos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.”

A su turno el artículo 2º, ibidem, señala que el notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.

De conformidad con las normas transcritas, el notario presta su servicio a quien lo solicite, salvo que el acto esté expresamente prohibido por la ley o cuando sea de aquellos que degeneren en nulidad absoluta.

De otra parte, el artículo 37 del Decreto ley 960 de 1970 establece: “Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimiento. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación.”.

Y el artículo 40 ibidem, señala: “El notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar.”

Según el inciso primero del artículo 42 de la Constitución, “La familia es el núcleo fundamental de la sociedad. Se constituye por vínculos naturales o jurídicos, por la decisión libre de un hombre y una mujer de contraer matrimonio o por la voluntad responsable de conformarla”.

...el notario presta su servicio

a quien lo solicite, salvo

que el acto esté expresamente

prohibido por la ley...



Esta norma consagra inequívocamente dos formas de constituir una familia: por vínculos naturales o por vínculos jurídicos. La primera forma corresponde a “la voluntad responsable de conformarla”. Aquí no hay un vínculo jurídico en el establecimiento de una familia. La segunda corresponde a “la decisión libre de un hombre y una mujer de contraer matrimonio”: aquí el vínculo jurídico es el contrato de matrimonio.

Por lo anterior, bien puede hablarse de familia legítima para referirse a la originada en el matrimonio, en el vínculo jurídico; y de familia natural para referirse a la que se establece solamente por vínculos naturales.

Esta clasificación no implica discriminación alguna: significa únicamente que la propia Constitución ha reconocido el diverso origen que puede tener la familia. Obsérvese que los incisos segundo, tercero, cuarto y quinto del mismo artículo 42 de la Constitución, se refieren a la familia, a su protección, a sus prerrogativas, a las relaciones entre sus miembros, sin establecer distinción alguna por razón de su origen, (jurídico o natural).

La jurisprudencia constitucional si bien ha diferenciado la institución del matrimonio de la unión marital de hecho, sin equiparar los efectos de una y otra1 , no obstante, a

1 Al respecto ha dicho la Corte que:“sostener que entre los compañeros permanentes existe una relación idéntica a la que une a los esposos, es afirmación que no resiste el menor análisis, pues equivale a pretender que pueda celebrarse un verdadero matrimonio a espaldas del Estado, y que, al mismo tiempo, pueda este imponerle reglamentaciones que irían en contra de su rasgo esencial, que no es otro que el de ser una unión libre.” . Ver, entre otras las Sentencias C-239/94 M.P. Jorge Arango Mejía, C-114/96 M.P. Jorge Arango Mejía y C-533/00 M.P. Vladimiro Naranjo Mesa.





partir del reconocimiento de esa diferencia ha amparado en este campo el derecho a la igualdad de las personas que en uno u otro caso, conforme lo permite la Constitución, han constituido una familia.

El artículo 1º de Ley 54 de 1990 expresa: A partir de la vigencia de la presente ley y para todos los efectos civiles, se denomina unión marital de hecho, la formada entre un hombre y una mujer, que sin estar casados, hacen una comunidad de vida permanente y singular. Igualmente, y para todos los efectos civiles, se denominan compañero y compañera permanente, al hombre y la mujer que forman parte de la unión marital de hecho”.

Se denomina unión marital de hecho la formada entre un hombre y una mujer, que sin estar casados hacen una comunidad de vida permanente y singular.

Se denomina compañero, compañera permanente al hombre y la mujer que forman parte de la unión marital de hecho.

La Sala Plena de la honorable Corte Constitucional, profirió la Sentencia C-075 de siete (7) de febrero de dos mil siete (2007), mediante la cual declaró la exequibilidad de la Ley 54 de 1990, tal como fue modificada por la Ley 979 de 2005, en el entendido que el régimen de protección en ella contenido se aplica también a las parejas homosexuales.

El artículo 4º de la Ley 979 de 2005, expresa: “La existencia de la unión marital de hecho entre compañeros permanentes, se declarará por cualquiera de los siguientes mecanismos:



1. Por escritura pública ante notario por mutuo consentimiento de los compañeros permanentes. 2. Por acta de conciliación suscrita por los compañeros permanentes, en centro legalmente constituido.

3. Por sentencia judicial, mediante los medios ordinarios de prueba consagrados en el Código de Procedimiento Civil, con conocimiento de los Jueces de Familia de Primera Instancia”. La declaración de la unión marital de hecho, por escritura pública, es la manifestación que hacen los compañeros permanentes ante el notario de que es su voluntad y que existe mutuo consentimiento en declarar la existencia de dicha unión.

En esta manifiestan su voluntad libre y espontánea de haberse unido o de unirse, sin matrimonio, con el fin de hacer vida en común.

En la escritura pública deberán manifestar que hacen vida en común por un tiempo no inferior a dos años y que entre ellos no existe impedimento legal para contraer matrimonio. (Debemos recordar que el notario no responde por la veracidad de las declaraciones, artículo 9º del Decreto Ley 960 de 1970).

El procedimiento a seguir por parte de los notarios para autorizar las escrituras públicas contentivas de declaración de la unión marital de hecho, es el exigido para cualquier escritura, en estos casos, el notario debe exigir el documento idóneo de identificación de los otorgantes y si

...La declaración de la unión marital de hecho, por escritura pública, es la manifestación que hacen los compañeros permanentes ante el notario de que es su voluntad y que existe mutuo consentimiento en declarar la existencia de dicha unión...





así lo desean, para mayor control, los registros civiles de nacimiento de los mismos, con el fin de verificar si existe nota marginal de matrimonio y, de existir, si las sociedades conyugales han sido disueltas y liquidadas.

Como la ley no dijo nada respecto a los documentos que debe exigir el notario, como son los registros civiles de nacimiento de los declarantes de la unión marital de hecho, si no se protocolizan con la respectiva escritura, esto no la vicia de nulidad, toda vez que el notario no puede exigir más documentos que los que la misma ley señala.

En esta misma escritura, los otorgantes pueden declarar la unión patrimonial de hecho, siempre y cuando acrediten los presupuestos señalados por los literales a) y b) del artículo 1º de la Ley 979 de 2005.

Los notarios, como agentes conciliadores, pueden conciliar en materia de declaratoria de unión marital de hecho. La diferencia entre declaratoria de la unión marital de hecho por escritura pública o por acta de conciliación es que para que se pueda hacer por escritura pública, debe haber mutuo consentimiento, la declaratoria debe ser libre y espontánea; en cambio si se hace por acta de conciliación, se supone que en un principio no existe mutuo consentimiento, por cuanto existe un conflicto que se dirime en la audiencia conciliatoria, o en su defecto se acude a la vía judicial.

El acta de conciliación hace tránsito a cosa juzgada, la escritura pública es válida y se presume auténtica, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

...Los notarios, como agentes conciliadores,

pueden conciliar en materia de

declaratoria de unión marital de

hecho...



Si una persona no vive con su “compañero permanente”, bien porque una vive en el exterior y la otra en Colombia, no se puede predicar que existe una unión marital de hecho, toda vez que no viven en unión permanente, requisito este indispensable.

Respecto a la normatividad solicitada, esta se encuentra en las leyes citadas, y en el Código Civil.


Presentación....................................................................................... 5

Instrucciones Administrativas año 2009

Instrucción Administrativa No. 01. Cumplimiento estricto de los términos legales para contestar los derechos de petición. 19 de enero de 2009 ....................................................................... 9

Instrucción Administrativa No. 02. Inscripción de resoluciones de adjudicación del desaparecido Instituto Colombiano de la Reforma Agraria (Incora). 12 de febrero de 2009. ................ 14

Instrucción Administrativa No. 03. Liquidación Derechos de Registro. Decreto No. 2280 de 2008. 1º de marzo de 2009 ...... 17

Instrucción Administrativa No. 04. Requerimiento de información. 22 de abril de 2009 .................................................. 23

Instrucción Administrativa No. 05. Remisión hojas adicionales registro civil de nacimiento. 7 de mayo de 2009 ........................... 25

Instrucción Administrativa No. 06. Salida al aire de los servicios de la fase básica de la Ventanilla Única de Registro (VUR) 19 de mayo de 2009 ....................................................................... 27

Instrucción Administrativa No. 07. Salida al aire de los servicios de la fase básica de la Ventanilla Única de Registro (VUR). 19 de mayo de 2009. ...................................................................... 33

Instrucción Administrativa No. 09. Trámites notariales que involucren armas de fuego. 1º de junio de 2009 ..................... 40

Instrucción Administrativa No. 10. Certificados de supervivencia. 1º de junio de 2009 .......................................... 46

ÍndiceRevista Infolios NOS. 50-51


Í N D I C E - I N F O L I O S NOS. 50 - 51

Instrucción Administrativa No. 11. Prohibición de autorizar escrituras públicas e inscribir actos de los predios ubicados en el Humedal de Techo. 11 de junio de 2009 ............................... 48

Instrucción Administrativa No. 12. Formulario de solicitud de correcciones en las Oficinas de Registro. 11 de junio de 2009 . 50

Instrucción Administrativa No. 13. Destinación específica del subsidio notarial extraordinario. 23 de junio de 2009 .............. 52

Instrucción Administrativa No. 14. Informe estadístico notarial. 24 de julio de 2009 .......................................................... 54

Instrucción Administrativa No. 17. Modificación de la Instrucción Administrativa No. 16 del 4 de agosto de 2009. 13 de agosto de 2009 ............................................................. 57

Instrucción Administrativa No. 18. Identidad jurídico-registral de bienes baldíos urbanos de propiedad de las entidades territoriales cedidos por la nación en virtud de la ley. 24 de agosto de 2009. .... 61

Instrucción Administrativa No. 19. Ley 1116 de 2006: Régimen de Insolvencia Empresarial. 6 de octubre de 2009 ........................ 68

Instrucción Administrativa No. 21. Formato reporte recaudo del servicio de registro civil. 13 de octubre de 2009 ..................... 71

Instrucción Administrativa No. 22. Formalización de títulos de propiedad de predios poseídos por entidades públicas. 16 de octubre de 2009 .................................................................... 73

Instrucción Administrativa No. 23. Papel notarial. 28 de octubre de 2009 .................................................................... 76



Instrucción Administrativa No. 24. Restitución de turnos de registro provisional caducados por falla en el aplicativo informático de registro provisional habilitado para los notarios a través de la plataforma de intercambio de datos VUR. 5 de noviembre de 2009 ................................................................. 82

Instrucción Administrativa No. 25. Aclaración Instrucción Administrativa 02 del 12 de febrero de 2009. 27 de noviembre de 2009 ............................................................... 89

Instrucción Administrativa No. 26. Validez de las consultas en línea generadas por la plataforma de intercambio de datos electrónicos y de las consultas en línea generadas mediante los planes de contingencia VUR, como soportes para iniciar el trámite de registro de actos jurídicos tramitados mediante la Ventanilla Unica de Registro. 28 de diciembre de 2009. ................................ 97

Instrucción Administrativa No. 27. Papel notarial. 28 de diciembre de 2009 ................................................................ 104

Instrucción Administrativa No. 28. Cuadro de ingresos notariales por escrituras de vivienda de interés social. 29 de diciembre de 2009 ........................................................................................... 106

Instrucciones Administrativas año 2010

Instrucción Administrativa No. 1. Posesión de notarios. 28 de enero de 2010 ....................................................................... 111

Instrucción Administrativa No. 2. Información estadística actos regístrales de documentos calificados de población desplazada y consultas masivas exentas. 29 de enero de 2010 ........................... 115



Instrucción Administrativa No. 3. Papel notarial. 2 de febrero de 2010 ..................................................................... 117

Instrucción Administrativa No. 4. Posesión de notarios. 3 de febrero de 2010 ...................................................................... 119

Instrucción Administrativa No. 5. Información estadística “Interdicción Judicial” de personas con discapacidad mental. 9 de febrero de 2010 .................................................................... 121

Instrucción Administrativa No. 6. Declaración mediante escritura pública de unión marital de hecho entre extranjero y nacional colombiano. 11 de febrero de 2010 .............................. 123

Instrucción Administrativa No. 7. Estandarización de tiempos en transacciones de compraventa simple en notarías integradas al modelo VUR. 8 de marzo de 2010 ............................................. 130

Instrucción Administrativa No. 8. Comités técnicos regionales - Decreto 176 de 2008. 7 de abril de 2010 .................. 139

Instrucción Administrativa No. 9. Prestación de servicios VUR obligatorios e integración de notarías al modelo VUR. 13 de abril de 2010 ......................................................................... 142

Instrucción Administrativa No. 10. Medidas de protección sobre predios abandonados por la violencia o en inminente riesgo de desplazamiento. 16 de abril de 2010 ............................. 146

Circulares año 2009

Circular No. 78. Inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007. 17 de abril de 2009 ....................................................................... 151

Circular No. 91. Ejercicio de la función preventiva. 5 de mayo de 2009 ........................................................................................... 156



Circular No. 92. Aplazamiento cumplimiento Instrucción Administrativa No. 04 del 22 de abril de 2009. Información medio magnético. 8 de mayo de 2009 ........................................... 158

Circular No. 101. Zonas comunes en regímenes de copropiedad (propiedad horizontal, conjuntos cerrados y condominios). 15 de mayo de 2009 ....................................................................... 159

Circular No. 109. Registro de hipotecas. 21 mayo de 2009 ......... 164

Circular No. 115. Criterios jurídicos y administrativos en el traslado a folio real de inscripciones contenidas en los libros del antiguo sistema de registro. 1º de junio de 2009 ...................... 167

Circular No. 124. Alcance Resoluciones Nos. 3341 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro y 330 de 2009 de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 11 de junio de 2009 ... 181

Circular No. 172. Documentos expedidos por cónsules en calidad de notarios. 10 de agosto de 2009 ................................. 183

Circular No. 211. Cumplimiento de la Instrucción Administrativa N° 02 - 08 y el Decreto 2188 de 2001, por la cual se reglamenta parcialmente el Decreto Ley 960 de 1970 y se dictan otras disposiciones. 11 de septiembre de 2009 ....................................... 184

Circular No. 214. Circulares Nos. 082, 083 y 085 de 2009, de la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 17 de septiembre de 2009.................... 186

Circular No. 219. Actas complementarias. 23 de septiembre de 2009 .......................................................................................... 187

Circular No. 270. Transferencias referenciadas a las cuentas del nivel central. 30 de noviembre de 2009 ................................... 191



Circular No. 273. Convenio 024 de 2009 y Cumplimiento Instrucciones Administrativas Nos. 13 de 2005 y 18 de 2009. 9 de diciembre de 2009 .................................................................. 197

Circular No. 280. Decreto 4555 del 23 de noviembre de 2009. 22 de diciembre de 2009. ........................................................................ 199

Conceptos Jurídicos año 2009

Actividad notarial ante Cónsul de Colombia en el exterior. Consulta No. 4064 de 25 de agosto de 2009 .................................. 203

Acto de registro de compraventa de un inmueble a nombre de un consorcio. Consulta No. 2376 de 25 de junio de 2009 ......... 209

Agencia oficiosa. Consulta No. 3835 de 25 de agosto de 2009 ..... 214

Autorización de copias de las escrituras que conforman el protocolo por los secretarios de las notarías. Consultas Nos. 2701 y 3419 de 10 de julio de 2009 ...................................... 216

Capitulaciones matrimoniales. Consulta No. 3915 de 9 de septiembre de 2009 ................................................................ 219

Consignación en registro civil de nacimiento de nota de adopción efectuada en el exterior. Consulta No. 4204 del 9 de septiembre de 2009 ....................................................................................... 222 Devolución aporte especial. Consulta No. 3204 de 16 de julio de 2009 .......................................................................................... 226

Ejercicio de la función registral. Consulta No. 1121 de 29 de julio de 2009 .............................................................................. 231



Ejercicio de la función registral. Derechos de Registro. Consulta No. 1122 de 29 de mayo de 2009 ................................... 234

Exequátur de sentencia de divorcio proferida en el exterior. Consulta No. 2968 del 9 de septiembre de 2009 ......................... 238

Inscripciones renuncia de gananciales en liquidación de sociedad conyugal. Consulta No. 2771 de 17 de julio de 2009 ................... 241

Poderes otorgados ante Cónsul de Colombia en el exterior, por colombiano que no cuenta con la cédula de ciudadanía colombiana. Consulta No. 3931 de 14 de agosto de 2009 .......... 244

Poder para secretario de una notaría para adelantar actos propios de la notaría para la cual presta sus servicios. Consulta No. 10227 de 1º de julio de 2009 ................................................... 251

Transformación sociedad anónima en S.A.S. por escritura pública. Consulta No. 2625 de 28 de julio de 2009 ................ 256

Unión marital de hecho. Consulta No. 3675 del 9 de septiembre de 2009 .................................................................................. 259

www.imprenta.gov.co PBX (0571) 457 80 00 Carrera 66 No. 24-09

Bogotá, D. C., Colombia

issn 0120-5145 infolios...instrucción administrativa no. 01 de 2009 diario oficial 47.248 de 30 de...

Documents