iso38500 guia para la contratación pública electrónica 3.2 manuel 11

Guía de Gobierno TIC en la contratación pública electrónica. Aplicabilidad de la norma ISO 38500

G GOBESTRATI d ITSMF E ñGrupo GOBESTRATI de ITSMF España

Grupo GOBESTRATI de ITSMF

Orlando Pereda (IECISA)

Paloma Bello (IECISA)

Eduardo Rodriguez (PRACTIA)

Antonio Folgueras (UCIII)

Oscar Rozalen (DELOITTE)

Miguel Angel Fernandez (INDRA)

Carlos Rámirez (SOPRA)

Manuel Caño (NEXUS IT)( )

2VI Congreso Nacional JornadasTécnicas 2011

Índice

I t d ió l ió d l TI1. Introducción: evolución de las TI. 2. La trasformación a la contratación pública “electrónica” 3. La norma ISO/IEC 38500:2008 4. La Guía: saber cómo 5. Aplicación de la norma a la Generalización de la

Contratación Pública Electrónica6. Reflexión final


1 Introducción1.-Introducción


Introduccion: las TI habilitan nuevos contextos, pero …..

Hay un Alto porcentaje de fracaso en los Proyectos de TI (enfocados a l ENTREGA l USO)la ENTREGA pero no al USO)

“The Information Paradox” de John Thorp

“The Chaos Report” del Standish Group.

“Waltzing wiht the elephant” de g pMark Toomey

Hacer las cosas apropiadas (estrategia).( g )

Hacer correctamente las cosas (gestión).

Hacer correctamente las cosasHacer correctamente las cosas apropiadas (gobierno)


Introduccion: el advenimiento de las TI y sus implicaciones.

Mensajes Clave :

L i ió l t f ió d l i i tiliLa innovación y la trasformación de las organizaciones utiliza las TI como ELEMENTO HABILITADOR .

Cambiar SOLO la tecnología para realizar laCambiar SOLO la tecnología para realizar la TRASFORMACIÓN O LA INNOVACIÓN conduce al fracaso.

El GOBIERNO de las TI requiere un modelo, unos principios y q , p p yun sistema de gobierno.

El primer paso es conocer los conceptos de GOBIERNO de las TI li l ió i i i l d i ióTI y realizar una valoración inicial en cada organización.

Hay que saber rellenar el vacío entre conocimiento (saber qué) y acción (saber cómo: la guía)y acción (saber cómo: la guía).


El problema: la trasformación de la contratación pública

El contexto del negocio

PersonasLa sociedad

El sistemaEl sistemadel

negocio

Procesos Estructura

Tecnología


2.- La trasformación a la contratación pública electrónica


Objetivos: Planteamiento del problema particular

Un mercado único, paneuropeo, interoperable y asequible de contratación pública plantea dos retos:contratación pública plantea dos retos:

1. Reto técnico: Interoperabilidad y estándares (PEPPOL, CEN BII, STORK) )

2. Reto adaptativo: Generalización (uso de las TI –formato electrónicio-en todo el ciclo de la contratación.

o Todas las administraciones públicas a través de proyectos de implantación bien hechos, en tiempo y en plazo.

R i i ió f di i id h bilit d TIo Requiere inversión y esfuerzo dirigido y habilitado por TI.

o Requiere una guía aplicable a todos los organismos que tienen que afrontar dicha TRASFORMACIÓN.


Algunos números

Europa

Beneficios directos (*) de la contratación pública electrónicaBeneficios directos ( ) de la contratación pública electrónicao Volumen de la contratación pública (**)(15-20 % PIB) 2.155.000 M €

5 % (***) M j d i ( i ) 107 500 M €o 5 % (***) Mejora de precios (concurrencia) 107.500 M €

(*) Hay otros beneficios, eficiencia, competitividad, productividad…..(**) Según estadísticas oficiales de 2010 de la Comisión Europea (***) Reducción de precios de las ofertas por la concurrencia entre el 5% y el 40%)


Introduccion: planteamiento del problema general

Situación de partida: Formato PAPEL en la Contratación PúblicaPública o CONTEXTO nuevo genera NECESIDADES nuevas

o Para satisfacer estas NECESIDADES se requiere la aportación q pde VALOR

o El VALOR se aporta a través del USO de las TI de forma coordinada con el resto de los elementos de la ORGANIZACIÓNcoordinada con el resto de los elementos de la ORGANIZACIÓN

o La ORGANIZACIÓN engloba 4 elementos en equilibrio colaborativo (Leavitt 1965)

• Personas, Procesos, Estructura, Tecnología

Situación Final: Formato ELECTRÓNICO en la Contratación Pública


El problema

Fuente: “Waltzing with elephants” de Mark Toomey


Fuente: Waltzing with elephants de Mark Toomey

El problema: itinerario de la trasformación

objetivoTrasformación: uso de las TI. Gobierno de las TI

ción

on

trata

ce

la c

ost

ado

d

Tiempo

Es Estado actual


Tiempo

3 La norma ISO/IEC 38500:20083.- La norma ISO/IEC 38500:2008


¿Qué es la ISO 38500?

Norma de alto nivel que proporciona una orientación general sobre la función del

órgano rector de una empresa g prespecto de sus tecnologías de la

información (TI).

Pretende proporcionar un marco de principios para las personas

del máximo nivel de las organizaciones cuando evalúen, dirijan y supervisen el uso de

las tecnologías de la información.las tecnologías de la información.


Diferencias entre Gestión y GobiernoTI

La Gobernanza de TI es un subconjunto de la gobernanza corporativa de la organización y supone el mecanismo o sistema mediante el cual se dirige yel mecanismo o sistema mediante el cual se dirige y controla el uso actual y futuro de una organización de TI . Incluye los procesos de toma de decisiones sobre la estrategia de TI a nivel de la organización: desarrollo de estrategias, la formulación de políticas, establecimiento de prioridades, asignación de recursos y la gestión de riesgos junto con la supervisión del desempeño de lariesgos, junto con la supervisión del desempeño de la organización en la implementación de la estrategia.

La Gestión de TI es el mecanismo o sistema de control y los procesos requeridos para conseguir loscontrol y los procesos requeridos para conseguir los objetivos estratégicos establecidos por el órgano de administración, Incluye procesos tales como la gestión de programas y proyectos, de activos, de capacidad, de continuidad y seguridad, de la calidad; gestión del servicio y de las Operaciones TI, entre otros.


ISO 38500 Modelo de Gobierno TI

El modelo para el Gobierno de TI ISO/IEC 38500: 2008 define tres tareasfundamentales de gobierno: Evaluar, Dirigir, y Supervisar


ISO 38500 - Principios de Gobierno TIAd i i iAdquisiciones Rendimiento

Estrategia Cumplimiento

Responsabilidad Comportamiento Humano

Gobierno TI


La norma ISO/IEC 38500:2008

Los principales mensajes del estándar son:Los Directores deben gobernar el b en so de las Tecnologías de laLos Directores deben gobernar el buen uso de las Tecnologías de la Información

Gobierno y Gestión son conceptos separados pero interrelacionados

El estándar es aplicable a cualquier organización

Las personas que más deben utilizar el estándar son los gestores

El buen Gobierno de TI es un atributo deseable por todos los interesados en el valor que proporciona la organización

El t i t H l t lEl comportamiento Humano es un elemento clave

La implementación del estándar es responsabilidad de cada organizacióng


4 La guía: saber cómo4.- La guía: saber cómo


Modelo de implementación: iterativo con pasos cortos, rápidos y seguros

Factores Críticos de Éxito• Asegurar foco y dirección• Mantener “momentum”• Estructura que encaje en el

contexto organizativo• Progreso paso a paso

Evaluación Inicial (de Gobernanza

TIC) Mejora continua

Gobernar TIC

)

Establecer entorno Adecuado

Mejora continuaRevisar y evaluar el

rendimiento y la madurez

Gobernar TICEstablecer entorno Adecuado

Educar a los ImplicadosDirectores y Gestores Ejecutivos

Asignar responsabilidad deAsignar responsabilidad de gobernanza TIC

Articular filosofía para la gobernanza TIC

E t d

Establecer el gobierno de las TI

• Definir un enfoque orientado a procesos queles ayude a adoptar las 38500 & 38502 yEntradas

• Contexto de negocio• Gobernanza vs. Rendimiento• “Apetito” de Riesgo de negocio y de TIC• Cumplimiento vs. Conformidad• Cultura de la organización

y p yconseguir los resultados esperados

• Establecer medidas de rendimiento de lagobernanza corporativa de TIC


• Cultura de la organización

Disciplinas de Gobierno TI: Procesos a implantar


Principios ISO 38500 – Disciplinas y Principios


5.- Aplicación a la Generalización del recurso de la Contratación Públicarecurso de la Contratación Pública

Electrónica (CPE)


IMPLANTACIÓN de la Contratación Pública Electrónica: Esta trasformación requiere coordinar la implantación de sistemas de gobiernoEsta trasformación requiere coordinar la implantación de sistemas de gobierno de TI y la adecuación de modelos y principios al contexto del negocio.


IMPLANTACIÓN: Principio de RESPONSABILIDAD

DISCIPLINA de Planificación y Objetivos (resultados y beneficios)

Identificar al Propietario del servicio de contratación y generar un comité con los departamentos implicados (órgano de contratación, intervención, servicios jurídicos, promotores).

Identificar proyectos programas y portfolios (Plan de Acción de la CPE)Identificar proyectos programas y portfolios (Plan de Acción de la CPE)

DISCIPLINA de Relación

Identificar los usuarios y beneficiarios del servicio (RACI)Identificar los usuarios y beneficiarios del servicio (RACI)

Identificar las relaciones con proveedores externos e internos del servicio (RASCI)

DISCIPLINA de Conformidad

Identificar medidas de situación actual y de cumplimiento previsto en cada fasefase

DISCIPLINA de Calidad

Identificar el nivel de servicio que hay que alcanzar


Identificar el nivel de servicio que hay que alcanzar

IMPLANTACIÓN: Principio de ESTRATEGIA SCDISCIPLINA de Estrategia

Tres componentes básicos en un ciclo iterativo.

Di ó ti t t ió úbli t l bj ti f tDiagnóstico contratación pública actual y objetivos futuros

Políticas y guías requeridas para la trasformación a la CPE

Acciones de inicio y monitorizaciónAcciones de inicio y monitorización

DISCIPLINA de Gestión de la Demanda

Identificar las nuevas necesidades y la nueva aportación requerida de valorIdentificar las nuevas necesidades y la nueva aportación requerida de valor para satisfacer estas necesidades (trasformación a la CPE)

Identificar a los agentes que demandan el valor de la CPE y los cambios órequeridos en los elementos de la organización: personas, procesos,

estructura, y tecnologías.

DISCIPLINA de Portfolio de Inversiones

Presupuestar cada plan y fase parcial de la CPE en función de la disponibilidad presupuestaria y en función de la madurez organizativa (tiempo y capacidad disponible)


(tiempo y capacidad disponible)

IMPLANTACIÓN: Principio de ADQUISICION

DISCIPLINA DE Gestión de Recursos

Plan de adecuación de infraestructuras

Pl d Ad i i ió d li i i i d TIPlan de Adquisición de aplicaciones y servicios de TI

Año 1 productos – servicios – resultados – beneficios

Año 2 productos – servicios – resultados – beneficiosAño 2 productos servicios resultados beneficios

Año n productos – servicios – resultados – beneficios

Plan de Mantenimiento, Soporte y Evolución (ciclo de vida completo)

DISCIPLINA DE Gestión de Finanzas

Presupuestos asignados por fases parciales

Mét i d di i t i ió d t b fi i dMétricas de rendimiento y previsión de costes beneficios esperados.

Informes de avance y situación (Estado Inicial Estado Final de la CPE)


IMPLANTACIÓN: Principio de RENDIMIENTO

DISCIPLINA DE Gestión de Riesgos

Métricas de cada fase por:

Concurrencia de licitadores

Ahorro de presupuesto anual p p

Mejoras de gestión (tiempos y esfuerzos)

DISCIPLINA DE Gestión de RendimientoDISCIPLINA DE Gestión de Rendimiento

Beneficios de la trasformación a la CPE

Interna por concursoInterna por concurso

Externa por concurrencia


IMPLANTACIÓN: Principio de CONFORMIDAD

DISCIPLINA DE Conformidad

Conformidad con leyes 30/2007 (de contratos) y 11/2007 (administración electrónica)

Esquema Nacional de Seguridad e Interoperabilidad (normas técnicas)técnicas)

Conformidad con Estándares de Contratación (CEB BII ) y pilotos europeos ( PEPPOL)pilotos europeos ( PEPPOL)

DISCIPLINA DE Gestión de la Calidad

Gestión de Servicios de TI (ITIL COBIT)Gestión de Servicios de TI (ITIL, COBIT)

Gobierno de TI (ISO 38500)


IMPLANTACIÓN: Principio de FACTOR HUMANO

DISCIPLINA DE Gestión de Recursos

Plan de Nueva Carrera Profesional

Profesionalización de la gestión de compras

Gobierno de TI en la gestión de compras g p

Plan de Comunicación y Gestión del Cambio

Plan de Formación (oficial) e ImpulsoPlan de Formación (oficial) e Impulso

Plan de Soporte


6 Reflexión final6.- Reflexión final


Reflexión FinalP i P f ió t d lPrimeros Pasos: formación en conceptos de la norma (gobierno TI) a todos los niveles y evaluación inicial.Conexión de las expectativas con el nivel de madurez organizativa e implementación de la normanorma. Implantar sistemas de gobierno TI en función del contexto y la necesidad de gobernar TI a la

t i f ió dvez que acometemos acciones en función de los principios y el modelo de la norma en relación con las disciplinas fundamentales (saber cómo).

No olvidar el equilibrio colaborativoimprescindible del resto de los elementos de la organización: personas, procesos, estructura.


Bibliografía

Norma ISO 38500:2008Trabajos preliminares de las normas ISO 38501 / 38502“Waltzing with the Elephant” de Mark ToomeyWaltzing with the Elephant de Mark Toomey“The Information Paradox” de John Thorp“The chaos Report” del Standish Group“Global Status Report on The Governance of Enterprise IT (GEIT -2011)” ISACA“Delivering benefits from investments in change: winning hearts and minds” March 2011 APM John ThorpMarch 2011 APM John Thorp“8 Things We Hate About IT: How to Move Beyond the Frustrations to Form a New Partnership with IT” de Susan Cramm“Th k i d i h i k l d i i ”“The knowing-doing gap: how smart companies turn knowledge into action”Jeffrey Pfeffer, Robert I. Sutton“Transforming Government and Public Services”, Stephen Jenner


¡ Muchas gracias !¡ Muchas gracias !

Grupo GOBESTRATI de ITSMF Coordinador: [email protected]

“The chaos report”Estadísticas del éxito de lo proyectos de TI

1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009

p y

1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009

Con éxito 16% 27% 26% 28% 34% 29% 35% 32%

Con problemas 53% 33% 46% 49% 51% 53% 46% 44%Con problemas 53% 33% 46% 49% 51% 53% 46% 44%

Fallidos 31% 40% 28% 23% 15% 18% 19% 24%


iso38500 guia para la contratación pública electrónica 3.2 manuel 11

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