invitaciÓn a cotizar invitaciÓn a cotizar no. 017 de 2020

INVITACIÓN A COTIZAR

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INVITACIÓN A COTIZAR No. 017_DE 2020

Objeto: Fiduprevisora S.A., está interesada en recibir cotización de una empresa que se encuentre legalmente constituida que preste los servicios, bajo la modalidad outsourcing, de impresión, fotocopiado y escáner, necesarios para el desarrollo de las actividades propias y el funcionamiento de las diferentes dependencias, regionales y centros de atención al usuario CAU que hacen parte de Fiduciaria. La empresa interesada prestará su servicio con equipos entregados en la entidad. El valor presentado en la cotización debe contemplar las siguientes opciones: i. Por máquina entregada en la entidad y; ii. Por click, siempre atendiendo la volumetría de consumo que requiera la Fiduciaria. Apertura de la Invitación: febrero 18 de 2.020

Fecha límite para presentar observaciones: febrero 21 de 2.020.

Audiencia de exposición del proyecto y respuesta a observaciones: 27 de febrero de 2020 a las

09:00 horas, Calle 72 No. 10-03 Oficina 204.

Envío documento de invitación a cotizar ajustado: 03 de marzo de 2.020.

Recepción de Cotizaciones: 06 de marzo de 2.020 hasta las 17:00 horas a través del correo

electrónico [email protected].

Área Responsable: Coordinación Centro Recursos de Información – Gerencia Administrativa.

Contacto: [email protected]

1. INFORMACIÓN GENERAL

FIDUPREVISORA S.A., informa que la presente solicitud de invitación a cotizar no se puede considerar como una oferta para celebrar contrato; por lo tanto, de la misma no podrá configurarse relación contractual alguna. En consecuencia, la finalidad de la presente solicitud es analizar las condiciones del mercado correspondiente, la viabilidad de la contratación mediante la medición de variables como la oportunidad, la calidad, el costo, etc. Adicionalmente, se realizarán las gestiones pertinentes si alguna de las cotizaciones allegadas cumple con las expectativas de la Fiduciaria, la cual debe satisfacer las necesidades de acuerdo con los requerimientos descritos en el documento respectivo o si se requiere, se reestructura la solicitud de acuerdo con el presupuesto definido o en el evento en el cual las entidades consultadas no cumplieren con los requisitos para la prestación integral de los servicios solicitados.

1.1. Régimen Jurídico La presente invitación a cotizar, se encuentra de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de Ley 1150 de 2007 sujeta a las normas del derecho privado, y al Manual de Contratación de Bienes y

mailto:[email protected]



Servicios de Fiduprevisora S.A. Sin perjuicio de lo anterior, y en cumplimiento de lo señalado en la Ley, Fiduprevisora S.A., aplicará para los temas contractuales los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.

1.2. Confidencialidad de la Información

Los interesados se obligan con Fiduprevisora S.A., a manejar y utilizar de manera confidencial cualquier información que le sea entregada o a la que tenga acceso con ocasión del presente proceso, garantizando por todos los medios a su alcance que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas respetarán la obligación de guardar secreto y confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida.

1.3. Protección de datos personales

Los interesados en desarrollo de las actividades previas, de ejecución, terminación y conexas a esta invitación a cotizar; reconocen y autorizan que podrán realizarse tratamiento de datos personales en los términos de la ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las adicionen, aclaren o modifiquen, y además bajo la completa observancia de lo preceptuado en la Política de Protección de Datos Personales, manuales y procedimientos internos establecidos por FIDUPREVISORA S.A. Así mismo, los proveedores interesados declaran que para efectos de trámites relativos a consultas o reclamos relacionados con datos personales, tienen habilitado el correo electrónico: [email protected]

1.4. Criterios Ambientales

El proveedor deberá cumplir con la normatividad ambiental vigente que le aplique y aportar la documentación pertinente que solicite la Fiduciaria; además, deberá ceñirse a las políticas y lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad, cuando sea aplicable al servicio a contratar, el cual podrá ser consultado a través de la página web www.fiduprevisora.com.co, en el link que se relaciona a continuación: https://www.fiduprevisora.com.co/wp-content/uploads/2019/12/Protocolo-de-buenas-practicas-1.pdf

1.5. Forma de presentación de la Cotización Los interesados deben presentar sus ofertas por medio de correo electrónico, en idioma español, dentro de las fechas establecidas para cada etapa del proceso relacionadas en el cronograma y acompañadas de los documentos solicitados.

1.6. Documentos de carácter jurídico y financiero

Las respectivas cotizaciones deberán estar acompañadas de los documentos que se relacionan a continuación, con el fin de realizar un análisis de tipo jurídico y financiero de cada interesado; veamos:


https://www.fiduprevisora.com.co/wp-content/uploads/2019/12/Protocolo-de-buenas-practicas-1.pdf

https://www.fiduprevisora.com.co/wp-content/uploads/2019/12/Protocolo-de-buenas-practicas-1.pdf



I. Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor a

30 días II. Registro Único Tributario - RUT

III. Estados Financieros con corte a diciembre de 2018

1.7. Condiciones de la Invitación Las cotizaciones se recibirán a más tardar el día viernes 06 de Marzo de 2020 hasta las 17:00 horas, a través del correo electrónico [email protected].

1.8. Experiencia Específica El interesado debe relacionar experiencia de ejecución de contratos cuyo objeto contemple las actividades citadas en el objeto de esta invitación.

No EMPRESA O ENTIDAD

CONTRATANTE OBJETO

FECHA

INICIO

FECHA

FIN

VALOR TOTAL EJECUTADO

EN SMMLV INCLUIDO IVA

1

2

3

2. OBJETO Fiduprevisora S.A., está interesada en recibir cotización de una empresa que se encuentre legalmente constituida que preste los servicios, bajo la modalidad outsourcing, de impresión, fotocopiado y escáner, necesarios para el desarrollo de las actividades propias y el funcionamiento de las diferentes dependencias, regionales y centros de atención al usuario CAU que hacen parte de Fiduciaria. La empresa interesada prestará su servicio con equipos entregados en la entidad. El valor presentado en la cotización debe contemplar las siguientes opciones: i. Por máquina entregada en la entidad y; ii. Por click, siempre atendiendo la volumetría de consumo que requiera la Fiduciaria 3. ALCANCE

Fiduprevisora S.A. por medio del CRI (Centro de Recursos de Información), el cual es el área encargada de la administración del centro de copiado, se controla el funcionamiento total de las máquinas dispuestas en cada una de las áreas de la entidad, para la prestación del servicio de impresión, fotocopiado y escaneado. Requiere contar con el recurso técnico, humano y suministro de insumos necesarios para la prestación del servicio de impresión, fotocopiado y escaneado, además de garantizar su correcto



funcionamiento, a través del respectivo mantenimiento y remplazo de equipos, con el fin de atender las necesidades de las diferentes áreas a nivel nacional. Estos equipos deben ser multifuncionales con impresión a color y a blanco y negro, copiado y escáner, los cuales deben contar con servicios de email, fax, y envió a dispositivos externos, con servicio de grapado de documentos, al igual que un software que permita controlar el consumo por usuario, por tipo de servicio, por máquina y todos los criterios de ubicación de la impresora, estas deben generar reportes periódicos de uso y desperdicios, para lo cual se requiere que sean ubicadas en cuatro sedes de la ciudad de Bogotá y doce ciudades a nivel nacional; por otra parte el servicio de equipos destructoras o picadoras de papel. En cuanto a la prestación del servicio se debe capacitar continuamente al personal de Fiduprevisora en el buen uso y manejo de los equipos asignados, las capacitaciones deben realizarse de acuerdo a las necesidades del servicio y sin costo alguno.

4. CONDICIONES DEL SERVICIO REQUERIDO Al momento de realizar la cotización, tener en cuenta que debe cumplir con las siguientes condiciones:

a) La empresa debe contar con domicilio o sucursal en la ciudad de Bogotá.

b) Disponer del recurso humano idóneo requerido para la ejecución de la prestación de servicio.

c) Cumplir con los criterios de eficiencia energética de las máquinas. (Análisis en encendido,

hibernación y apagado). Los equipos deben cumplir con norma técnica de bajo consumo energético (p.e. Energy Estar o su equivalente). Estos criterios deberán soportarse con las fichas técnicas de las máquinas.

d) Contar con la capacidad de suministrar equipos nuevos de fotocopiado necesarios para la

prestación del servicio.

e) Ser un distribuidor autorizado en Colombia de la marca de los equipos cotizados y capacidad de suministrar equipos, repuestos, mantenimiento de hardware y software.

f) Contar con el recurso técnico y humano para garantizar la continua operatividad de las maquinas destinadas a cumplir con la necesidad estipulada en el objeto del presente documento.

g) Las empresas interesadas deberán dotar de equipos de cómputo, elementos de protección personal e insumos de oficina y papelería; para ser utilizado por el personal que labore dentro del proyecto.

h) Tener la capacidad de reportar la entrada y salida de los equipos que se instalan o se va a cambiar, coordinando esto con el área usuaria, a la entrega o el día anterior de algún retiro,



con el propósito de realizar los trámites necesarios para la identificación y autorización respectiva.

i) Tener la capacidad de disponer de un inventario de tóner, consumible de los equipos y

repuesto.

j) Suministrar una solución de software y hardware necesario para poder realizar reportes completos de toda la operación de impresión, fotocopiado y escáner, identificando los trabajos por usuario, por departamentos, por equipo. Además, debe contar con la posibilidad de generar informes por periodos aleatorios de tiempo como también el registro detallado de trabajos destacando usuario, número de trabajo, fecha, hora, nombre del documento, debe poder limitar el número de impresiones, contarlas, generar costos y generar estadísticas de uso y consumo. Número de páginas, número de hojas y tamaños de papel.

k) Se debe configurar una cola localizada de impresión que facilite la administración de drivers

y su detección de forma automática. El oferente debe ser distribuidor autorizado

para Colombia del Software ofertado.

l) Tener la capacidad de transportar, instalar, y llevar a cabo los mantenimientos necesarios a

las máquinas que deban ubicarse en las diferentes oficinas de Fiduprevisora a nivel nacional.

m) Asumir los gastos de custodia, seguros, almacenaje y transporte a nivel nacional de los bienes que se utilizaran para el desarrollo de la necesidad a cotizar.

n) Los equipos serán distribuidos, en el orden que le indique el área usuaria. La entrega de estos equipos se efectuará en las sedes de FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A., a nivel nacional.

o) Contar con las licencias ambientales del gestor que maneja integralmente los residuos peligrosos que puede generar en desarrollo de las actividades del objeto mencionado en el presente documento. Además, presentar las actas de tratamiento y/o disposición final correspondientes.

p) Garantizar la configuración y estabilización de la puesta en marcha de los servicios de la presente invitación a cotizar, teniendo en cuenta las siguientes actividades:

i. El Proveedor entrante debe contemplar los tiempos que conlleva la asignación de las

Direcciones IP de las impresoras (lo asigna la Gerencia de tecnología de la Entidad, según la información de las “mac” de las impresoras que suministre el proveedor).

ii. Asignación de usuario como administrador del servicio de impresión para cargar las impresoras a instalar.

iii. Crear y configurar los usuarios de impresión en la entidad. iv. Configurar contraseña de impresión para todos los usuarios de la Entidad, una vez

ingresen por primera vez o reingresen por periodo de vacaciones.



q) Contar con el requerimiento de hardware descritas en las especificaciones técnicas del bien o servicio del presente estudio de mercado.

r) Contar con las fichas técnicas de las maquinas relacionadas descritas en las especificaciones

técnicas del bien o servicio del presente estudio de mercado, las cuales deben contener las características mínimas de los equipos requeridos.

s) Realizar mantenimientos Preventivos de los equipos, este tipo de mantenimiento se requiere para inspeccionar los equipos de Impresión, fotocopiado, escáner, detectar las fallas en su fase inicial y corregirlas en el momento oportuno, cuyo propósito es prever los daños, manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones en completa operación a los niveles y eficiencia óptimos.

t) Se debe tener en cuenta que para la prestación del servicio el oferente deberá garantizar durante la ejecución del mismo, la atención y soporte a FIDUPREVISORA S.A., en el siguiente horario: de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m.

4.1. CONDICIONES TÉCNICAS Y ESPECIFICAS DEL SERVICIO DE IMPRESIÓN, FOTOCOPIADO Y

ESCÁNER

4.2.1. Mantenimiento y cambio de las maquinas junto con el ANS del servicio:

a) Cumplir con el Mantenimiento Correctivo de los equipos, esto se deberá efectuar en ciudades principales y a nivel nacional de acuerdo a los ANS, una vez se reporte la falla o avería por parte del supervisor del contrato o del usuario asignado por el mismo.

CUADRO NIVELES DE SERVICIO PROPUESTO CON FALLA TOTAL O PARCIAL DEL EQUIPO

CIUDADES DONDE SE ENCUENTRAN LOS EQUIPOS

TIEMPO MÁXIMO ESTABILIZACIÓN DEL SERVICIO

4 HORAS 1 DÍA

Bogotá Principal X

Bogotá Fomag X

Bogotá Davivienda X

Bogotá D. Judicial X

Barranquilla X

Medellín X

Cali X

Bucaramanga X

Popayán X



Riohacha X

Cartagena X

Ibagué X

Manizales X

Montería X

Pereira X

Villavicencio X

b) Este mantenimiento deberá efectuarse trimestralmente a cada uno de los equipos, durante el tiempo de ejecución.

c) El mantenimiento correctivo incluirá el suministro e instalación de repuestos y demás elementos que se requieran en el sitio donde estén ubicados los equipos, sin que conlleve costo adicional para la Entidad.

d) Para este servicio, que equivale a un servicio de reacción inmediato, se debe

especificar los parámetros a seguir y la logística disponible para efectuar el mantenimiento, así como disponer del personal, repuestos y documentos técnicos necesarios para efectuarlo.

e) Cada máquina fotocopiadora deberá prestar su servicio con el suministro de papel para adelantar el fotocopiado e impresión de documentos, con su respectivo cartucho de tóner y uno de reserva.

i. Insumos necesarios para garantizar la prestación ininterrumpida del servicio.

ii. Papel ecológico (carta, oficio, tabloide). iii. Insumos de Anillado y empastado. iv. Ganchos para la grapadora.

f) Durante la ejecución de la necesidad a cotizar, la empresa interesada deberá

suministrar dichos elementos y como máximo en un tiempo de respuesta no superior una (1) horas después de haber sido reportada la necesidad por el usuario o el supervisor del contrato.

g) La empresa interesada debe garantizar como mínimo la disponibilidad permanente para casos de urgencias dentro de las instalaciones y contar con línea directa de asistencia técnica las 24 horas en atención a fallas de la operación de los equipos, cumpliendo con el Servicio de atención y soporte.

h) En el momento de la instalación de las máquinas, el oferente deberá asumir el costo de las capacitaciones a los funcionarios de FIDUPREVISORA S.A.



i) Campañas ambientales. Los costos de las campañas ambientales dirigidas a los funcionarios de FIDUPREVISORA S.A., estas deberán ser realizadas cada cuatro (04) meses como mínimo.

j) Contar con un plan de contingencia para satisfacer oportunamente los requerimientos de la ENTIDAD, cuando una máquina por alguna razón queda fuera de funcionamiento para lo cual garantizará la prestación del servicio de fotocopiado en un lugar cercano a FIDUPREVISORA S.A., donde se presente la contingencia o el remplazo de la máquina por una temporal en tanto se cumple con el remplazo definitivo, dentro de las 24 siguientes a la solicitud realizada por la Entidad.

k) Suministrar los equipos de cómputo para el personal que laboré a cargo de outsourcing en las instalaciones de FIDUPREVISORA S.A.

4.2.2. Equipo de Trabajo

a) Se requiere del siguiente equipo mínimo de trabajo en la ciudad de Bogotá, los cuales deben calificados para la atención del 100% de los servicios contratados a nivel nacional.

b) Tendrá a cargo el pago de salarios y prestaciones sociales del personal a su cargo,

dando estricto cumplimiento a las leyes laborales vigentes en esta materia. FIDUPREVISORA S.A. podrá solicitar, en cualquier momento, sin que le genere responsabilidad alguna, la exhibición de los documentos en los que consten los pagos por los conceptos descritos con antelación.

c) Será de la autonomía y responsabilidad del outsourcing la contratación, organización, orientación técnica y control del personal a su cargo, comprometiéndose a cumplir con las normas de convivencia dispuestas por FIDUPREVISORA S.A y las leyes que regulen lo correspondiente a Salud Ocupacional y Seguridad Industrial.

Personal de indexación 4

Bachiller Académico de tiempo

completo

PERSONAL REQUISITOS DE ESTUDIOSEXPERIENCIA MINIMA

ESPECIFICA

Servicio Técnico 1

1

Técnico debidamente

certificados de tiempo completo

Coordinador de Proyecto

Operarios

Bachiller Académico de tiempo

completo

CANTIDAD

MINIMA

REQUERIDA

Estudiante y/o Técnicos

debidamente certificados para la

operación en sitio de tiempo

completo

Dos (2) años de experiencia

comprobada de servicio técnico

de máquinas de oficina

3

Un (1) año de experiencia

comprobada en cargo de

operarios de máquinas de

Fotocopiado, Impresión,

escáner.

Seis (06) meses de experiencia

comprobada en cargo de

operarios en Indexación

Dos (2) años de experiencia

comprobada coordinando

proyectos



4.2.3. Proceso de transición

d) Las empresas interesadas deberán presentar a la entidad el plan de trabajo y el cronograma en el cual detalle las fechas y actividades de empalme con el contratista saliente, para garantizar la continuidad del servicio.

i. Garantizar que las maquinas se encuentran instaladas y en debida operación

durante y hasta la instalación y puesta en marcha de las maquinas del nuevo operador.

ii. El tiempo máximo para que la totalidad de los equipos se encuentre en sitio

(instalaciones de Fiduprevisora S.A., y oficinas regionales), será de nueve (9) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de inicio.

iii. No se podrá realizar cobro alguno por concepto del “período de transición”, conforme lo anterior deberá contemplar dentro del costeo de su oferta lo correspondiente a dicha etapa.

No. CIUDAD / SEDE SEDE / DIRECCION / UBICACIÓN

1 BOGOTÁ PPAL CONTABILIDAD Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 9

2 BOGOTÁ PPAL VAF 1 PISO 8 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 8

3 BOGOTÁ PPAL VAF 2 PISO 8 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 8

4 BOGOTÁ PPAL VAF 1 COLOR PISO 5 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 5

5 BOGOTÁ PPAL VAF BLANCO Y NEGRO PISO 5 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 5

6 BOGOTÁ PPAL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Oficina 304

7 BOGOTÁ PPAL PLANEACION Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4

8 BOGOTÁ PPAL AUDITORIA CORPORATIVA Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 8

9 BOGOTÁ PPAL JURIDICA 2 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 6

10 BOGOTÁ PPAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Oficina 201


12 BOGOTÁ PPAL ADQUISICIONES Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Oficina 204

13 BOGOTÁ PPAL PRESIDENCIA Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 5

14 BOGOTÁ PPAL CENTRO DE COPIADO 1 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Oficina 301

15 BOGOTÁ PPAL TECNOLOGIA Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4

16 BOGOTÁ PPAL VINCULADOS Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4

17 BOGOTÁ PPAL FONDOS DE INVERSION COLOR Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 6

18 BOGOTÁ PPAL KPMG Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 9


20 BOGOTÁ PPAL FONDOS DE INVERSION B/N Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 3

21 BOGOTÁ PPAL TESORERIA Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4

22 BOGOTÁ PPAL TESORERIA 2 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4

23 BOGOTÁ PPAL TESORERIA 3 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4

24 BOGOTÁ PPAL RIESGOS Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4

25 BOGOTÁ PPAL CUMPLIMIENTO Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4

26 BOGOTÁ PPAL MESA DE DINERO Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 4



27 BOGOTÁ PPAL COMERCIAL 9 PISO Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 9

28 BOGOTÁ PPAL COMERCIAL 5 PISO Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Piso 5

29 BOGOTÁ PPAL GERENCIA SALUD Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Oficina 206

30 BOGOTÁ PPAL CENTRO COPIADO 1 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Oficina 301

31 BOGOTÁ PPAL CRI 2 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Oficina 301

32 BOGOTÁ PPAL Centro de Copiado 3 Calle 72 # 10 - 03, Edif. Fiduprevisora Oficina 301

33 Edificio Davivienda Oficina 1102

34 Unidad de Defensa Judicial

Cra 7 No. 32 – 93

35 FOMAG ABOGADOS Calle 73 # 10 – 83 torre C piso 6

36 FOMAG DPE Calle 73 # 10 – 83 torre C piso 6

37 FOMAG DAR Calle 73 # 10 – 83 torre C piso 6

38 FOMAG CENTRO DE COPIADO Calle 73 # 10 – 83 torre C piso 6

39 CAU BARRANQUILLA Cra 51B # 76 -136 Oficina 101

40 CAU BOGOTÁ Calle 71 # 9 - 92 local 1-14

41 CAU BUCARAMANGA KRA 28 # 49 - 61 BARRIO SOTOMAYOR

42 CAU CALI Av. 6 NORTE #20N -42

43 CAU CARTAGENA Calle Larga Nº. 9A-45 con Callejón San Antonio Esquina

44 CAU IBAGUE CRA 37BIS # 5 - 22 LOCAL 110

45 CAU MONTERÍA Calle 26 # 3 - 38 local 3

46 CAU PEREIRA Calle 14 # 21 - 56 local 6

47 CAU POPAYÁN Calle 4 # 5 - 14 piso 1 oficina

48 CAU RIOHACHA Cra 7 # 1 - 38 al lado del Banco de la Republica.

49 CAU VILLAVICENCIO CALLE 40 # 32 - 59

50 SUCURSAL MANIZALES Calle 64a #23c -56 LOCAL 1

51 SUCURSAL MEDELLIN CRA 43B # 14 - 59 LOCAL (4) EDIFICIO ÁLCALA

*Fiduprevisora S.A. podrá modificar las direcciones antes enunciadas, de conformidad con sus necesidades.

4.2.4. Especificaciones Del Servicio Promedios Anuales - Mensuales Servicios de Copias, Escáner e Impresiones. Los siguientes promedios Anuales - Mensuales del gasto del servicio que a continuación se relacionan, los oferentes deberán tener en cuenta como referencia en la cotización económica a presentar, la siguiente volumetría:

PROMEDIO POR VIGENCIA DE COPIAS

UBICACIÓN NOMBRE DE LA MAQUINA 2017 2018 2019 PROMEDIO

ANUAL PROMEDIO MENSUAL

TOTAL COPIAS

LOCAL 114

CENTRO DE ATENCION AL USUARIO SALIO 26-03-2019 E INGRESO 26-03-2019

1.253 6.011 10.095 5.786 482

CENTRO DE ATENCION AL USUARIO 2 - 3.768 3.887 2.552 213

LOCAL 109 CENTRO DE RECURSOS DE INFORMACION 25.976 25.569 19.562 23.708 1.976



PISO 2

ABASTECIMIENTO 7.052 19.547 6.143 10.914 910

GERENCIA DE SERVICIOS EN SALUD C.C. AV. CHILE

24.219 38.485 24.901 29.202 2.433

GERENCIA ADMINISTRATIVA OF 201 27.801 41.651 79.862 49.771 4.148

PISO 3

CONTROL INTERNO 13.756 10.923 11.985 12.221 1.018

CENTRO DE COPIADO 2 OF 301 64.707 81.872 17.212 54.597 4.550

CENTRO DE COPIADO 3 (SE TOMA LA MAQUINA CRI2 PARA CENTRO DE COPIADO3) OF 301

23.850 - 3.388 9.079 757

CENTRO DE COPIADO COLOR OF 301 16.667 89.917 52.954 53.179 4.432

CENTRO DE COPIADO DIGITALIZACION OF 301 - - 15.177 5.059 422

CRI 2 OFICINA 301 OF 301 47.335 59.703 16.021 41.020 3.418

FONDOS DE INVERSIÓN OF 301 6.576 8.495 6.006 7.026 585

FONDOS DE INVERSIÓN COLOR OF 301 4.395 7.611 11.139 7.715 643

PISO 4

CUMPLIMIENTO 2.780 3.856 4.512 3.716 310

MESA DE DINERO 3.633 6.394 8.715 6.247 521

PLANEACIÓN COLOR 8.096 8.678 8.387 699

RIESGOS 3.018 4.603 1.626 3.082 257

RIESGOS UNIDAD DE VINCULADOS 1.515 1.660 2.667 1.947 162

TESORERIA 1 1.993 1.946 6.116 3.352 279

TESORERIA 2 6.674 8.353 5.579 6.869 572

TESORERIA 3 3.973 9.089 5.896 6.319 527

TECNOLOGIA 12.290 7.445 4.931 8.222 685

PISO 5

COMERCIAL COLOR 5 PISO 1.013 4.929 5.233 3.725 310

PRESIDENCIA 6.725 13.092 17.841 12.553 1.046

VIC ADMINISTRACIÓN FIDUCIARIA COLOR 5 PISO

38.485 54.826 23.655 38.989 3.249

VIC ADMINISTRACIÓN FIDUCIARIA 5 PISO 24.281 45.729 39.589 36.533 3.044

PISO 6

JURIDICA 1 17.997 46.051 36.385 33.478 2.790

JURIDICA 2 13.068 16.634 34.633 21.445 1.787

JURIDICA 4 22.047 25.885 70.157 39.363 3.280

PISO 8

AUDITORIA CORPORATIVA - 3.247 3.459 2.235 186

PAGOS PISO 8 KYOCERA RETIRO 5-11-2019 5.209 9.165 4.964 6.446 537

PAGOS PISO 8 CANON INGRESO 5-11-2019 - - 4.034 1.345 112

VAF 2 PISO 8 38.110 55.852 26.251 40.071 3.339

GESTION Y ENLACE 2.788 130 - 973 81

VIC ADMINISTRACIÓN FIDUCIARIA VAF 1 PISO 8

52.537 70.205 28.265 50.336 4.195



PISO 9

COMERCIAL COLOR 9 PISO 2.727 9.630 2.490 4.949 412

CONTABILIDAD 24.135 41.705 21.370 29.070 2.423

COMERCIAL COLOR 3.385 - - 1.128 94

KPMG 1.791 5.418 3.570 3.593 299

CALLE 32

DEFENSA JUDICIAL 1 - - 16.603 5.534 461




DEFENSA JUDICIAL 5 - - - - -

DAVIVIENDA

COLCIENCIAS 17.697 70.575 26.171 38.148 3.179

DAS 15.401 36.439 20.389 24.076 2.006

COLOMBIA MAYO R DAVIVIENDA PISO 11 (INGRESO 17-06-2019)

- - 1.924 641 53

FOMAG

CENTRO DE COPIADO FOMAG C.C. AV. CHILE INGRESO 23-09-2019

24.626 18.018 8.182 16.942 1.412

DIRECCIÓN DE AFILIACIONES Y RECAUDOS C.C. AV. CHILE

35.365 85.379 27.523 49.422 4.119

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS ABOGADOS C.C. AV. CHILE

27.537 61.891 40.997 43.475 3.623

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS C.C. AV. CHILE

5.992 9.099 - 5.030 419

REGIONALES

BARRANQUILLA ADMINISTRACIÓN 30.817 30.817 16.248 25.961 2.163

BARRANQUILLA CONTABILIDAD 11.415 11.415 9.794 10.875 906

BARRANQUILLA PAGOS 29.303 29.303 15.406 24.671 2.056

BARRANQUILLA RECEPCIÓN 32.986 32.986 15.810 27.261 2.272

BUCARAMANGA 6.506 6.506 7.544 6.852 571

CALI 7.304 7.304 6.059 6.889 574

CARTAGENA RECEPCIÓN 15.523 15.523 4.817 11.954 996

CARTAGENA ADMINISTRACIÓN 30.473 30.473 15.157 25.368 2.114

CARTAGENA PAGOS 18.197 18.197 34.428 23.607 1.967

IBAGUE 3.459 3.459 5.898 4.272 356

MANIZALES 2.028 2.028 22.157 8.738 728

MEDELLIN 1.077 1.077 2.922 1.692 141

MEDELLIN 2 PISO INSTALADA 12-08-2019 - - 1.855 618 52

MONTERIA 2.692 2.692 1.489 2.291 191

PEREIRA 4.530 4.530 1.270 3.443 287

POPAYAN 7.370 7.370 7.247 7.329 611

RIOHACHA 3.242 3.242 2.748 3.077 256



RIOHACHA KYOCERA INGRESO 16-09-2019 4 4 29 12 1

RIOHACHA CANON INGRESO 13-11-2019 - - 2.836 945 79

VILLAVICENCIO - 574 286 287 24

CALLE 26 COLCIENCIAS 2 CALLE 26 2.837 2.419 - 1.752 146

COLCIENCIAS 2 2.640 - - 880 73

TOTAL GENERAL 900.878 1.330.716 1.002.552 1.080.850 90.071

PROMEDIO POR VIGENCIA DE IMPRESIONES



TOTAL IMPRESIONES

LOCAL 114


1.917 11.694 5.554 6.388 532

CENTRO DE ATENCION AL USUARIO 2 - 3.879 1.867 1.915 160

LOCAL 109 CENTRO DE RECURSOS DE INFORMACION 2.854 923 1.271 1.784 149

PISO 2

ABASTECIMIENTO 1.968 18.802 36.589 19.120 1.593


12.132 54.222 39.184 35.179 2.932


PISO 3

CONTROL INTERNO 53.314 13.689 7.467 24.823 2.069


CENTRO DE COPIADO 3 (SE TOMA LA MAQUINA CRI2 PARA CCENTRO DE COPIADO3) OF 301

38.729 17.559 473.354 176.547 14.712


CENTRO DE COPIADO DIGITALIZACION OF 301 - - 355.976 118.659 9.888

CRI 2 OFICINA 301 OF 301 432.430 218.321 6.653 219.135 18.261

FONDOS DE INVERSIÓN OF 301 10.148 9.626 15.305 11.693 974

FONDOS DE INVERSIÓN COLOR OF 301 26.162 20.083 20.176 22.140 1.845

PISO 4

CUMPLIMIENTO 14.755 28.515 34.142 25.804 2.150

MESA DE DINERO 1.248 2.457 6.686 3.464 289

PLANEACIÓN COLOR 10.968 28.928 42.506 27.467 2.289

RIESGOS 4.404 7.100 10.115 7.206 601

RIESGOS UNIDAD DE VINCULADOS 10.349 21.322 9.306 13.659 1.138

TESORERIA 1 2.948 2.903 15.495 7.115 593

TESORERIA 2 3.979 6.147 6.419 5.515 460

TESORERIA 3 7.440 11.046 11.412 9.966 831



TECNOLOGIA 12.633 12.095 14.928 13.219 1.102

PISO 5

COMERCIAL COLOR 5 PISO 3.140 19.098 18.737 13.658 1.138

PRESIDENCIA 14.922 26.555 20.484 20.654 1.721


44.483 106.509 71.216 74.069 6.172


PISO 6

JURIDICA 1 15.886 120.934 46.447 61.089 5.091

JURIDICA 2 78.774 189.044 194.049 153.956 12.830

JURIDICA 4 21.261 5.860 111.303 46.141 3.845

PISO 8


PAGOS PISO 8 KYOCERA RETIRO 5-11-2019 6.115 11.122 9.762 9.000 750

PAGOS PISO 8 CANON INGRESO 5-11-2019 - - 1.249 416 35

VAF 2 PISO 8 28.541 54.451 60.188 47.727 3.977

GESTION Y ENLACE 179.603 2.556 - 60.720 5.060

VIC ADMINISTRACIÓN FIDUCIARIA VAF 1 PISO 8 42.780 82.983 60.455 62.073 5.173

PISO 9

COMERCIAL COLOR 9 PISO 688 6.982 5.149 4.273 356

CONTABILIDAD 79.038 95.311 91.186 88.512 7.376

COMERCIAL COLOR 6.628 - - 2.209 184

KPMG 3.612 16.471 17.856 12.646 1.054

CALLE 32






DAVIVIENDA

COLCIENCIAS 20.598 52.642 59.759 44.333 3.694

DAS 31.055 44.553 84.065 53.224 4.435


- - 4.005 1.335 111

FOMAG


360.686 179.850 141.085 227.207 18.934


25.804 43.707 55.598 41.703 3.475


5.433 20.173 81.637 35.748 2.979


5.654 10.116 - 5.257 438

REGIONALES BARRANQUILLA ADMINISTRACIÓN 224.686 224.686 323.773 257.715 21.476

BARRANQUILLA CONTABILIDAD 100.237 100.237 72.563 91.012 7.584





BUCARAMANGA 43.915 43.915 45.296 44.375 3.698

CALI 15.755 15.755 24.305 18.605 1.550

CARTAGENA RECEPCIÓN 11.421 11.421 6.083 9.642 803


CARTAGENA PAGOS 14.509 14.509 10.415 13.144 1.095

IBAGUE 18.463 18.463 32.495 23.140 1.928

MANIZALES 48.020 48.020 73.160 56.400 4.700

MEDELLIN 41.057 41.057 38.851 40.322 3.360

MEDELLIN 2 PISO INSTALADA 12-08-2019 - - 4.162 1.387 116

MONTERIA 16.423 16.423 12.907 15.251 1.271

PEREIRA 10.424 10.424 5.296 8.715 726

POPAYAN 23.140 23.140 19.618 21.966 1.831

RIOHACHA 12.555 12.555 14.112 13.074 1.090

RIOHACHA KYOCERA INGRESO 16-09-2019 - - 99 33 3


VILLAVICENCIO - 7.289 5.463 4.251 354

CALLE 26 COLCIENCIAS 2 CALLE 26 3.461 3.051 - 2.171 181

COLCIENCIAS 2 846 - - 282 24

TOTAL GENERAL 2.932.297 3.339.922 3.758.625 3.343.716 278.643

PROMEDIO POR VIGENCIA DE ESCANER



TOTAL ESCANER

LOCAL 114


35.862 52.868 59.068 49.266 4.106

CENTRO DE ATENCION AL USUARIO 2 9.792 37.606 45.344 30.914 2.576

LOCAL 109 CENTRO DE RECURSOS DE INFORMACION 63.469 60.815 63.783 63.292 5.274

PISO 2

ABASTECIMIENTO 8.763 58.650 54.258 40.557 3.380


46.323 78.533 106.414 77.090 6.424




PISO 3

CONTROL INTERNO 14.862 19.707 16.690 17.086 1.424


CENTRO DE COPIADO 3 (SE TOMA LA MAQUINA CRI2 PARA CCENTRO DE COPIADO3) OF 301

11.352 944 79.011 30.436 2.536


CENTRO DE COPIADO DIGITALIZACION OF 301 - - 6.158 2.053 171

CRI 2 OFICINA 301 OF 301 7.761 15.736 83.477 35.658 2.972

FONDOS DE INVERSIÓN OF 301 36.653 49.404 59.579 48.545 4.045

FONDOS DE INVERSIÓN COLOR OF 301 46.857 86.460 143.464 92.260 7.688

PISO 4

CUMPLIMIENTO 21.533 32.158 39.066 30.919 2.577

MESA DE DINERO 21.083 27.035 31.981 26.700 2.225

PLANEACIÓN COLOR 39.856 67.149 67.523 58.176 4.848

RIESGOS 7.113 10.198 11.021 9.444 787

RIESGOS UNIDAD DE VINCULADOS 13.734 26.567 33.329 24.543 2.045

TESORERIA 1 32.249 44.160 65.726 47.378 3.948

TESORERIA 2 102.429 149.935 118.114 123.493 10.291

TESORERIA 3 5.720 15.248 29.538 16.835 1.403

TECNOLOGIA 12.833 17.750 21.780 17.454 1.455

PISO 5


PRESIDENCIA 22.940 28.037 34.330 28.436 2.370


86.177 188.423 144.229 139.610 11.634


PISO 6

JURIDICA 1 82.840 152.984 166.402 134.075 11.173

JURIDICA 2 64.830 77.330 75.272 72.477 6.040

JURIDICA 4 100.375 25.076 169.320 98.257 8.188

PISO 8


PAGOS PISO 8 KYOCERA RETIRO 5-11-2019 11.010 19.131 26.958 19.033 1.586

PAGOS PISO 8 CANON INGRESO 5-11-2019 - - 4.034 1.345 112

VAF 2 PISO 8 133.160 211.329 110.835 151.775 12.648

GESTION Y ENLACE 6.867 598 - 2.488 207

VIC ADMINISTRACIÓN FIDUCIARIA VAF 1 PISO 8 104.580 181.640 90.079 125.433 10.453

PISO 9


CONTABILIDAD 133.998 224.282 215.710 191.330 15.944

COMERCIAL COLOR 41.835 - - 13.945 1.162

KPMG 13.955 24.037 46.933 28.308 2.359

CALLE 32 DEFENSA JUDICIAL 1 - - 48.015 16.005 1.334





DEFENSA JUDICIAL 4 - - 108.474 36.158 3.013

DEFENSA JUDICIAL 5 - - 328.523 109.508 9.126

DAVIVIENDA

COLCIENCIAS 56.265 137.480 112.437 102.061 8.505

DAS 44.969 145.474 121.497 103.980 8.665


- - 23.785 7.928 661

FOMAG


25.120 15.132 11 13.421 1.118


137.067 241.988 199.452 192.836 16.070


105.385 304.547 443.679 284.537 23.711


697.081 284.019 - 327.033 27.253

REGIONALES

BARRANQUILLA ADMINISTRACIÓN 38.144 38.144 76.264 50.851 4.238

BARRANQUILLA CONTABILIDAD 40.006 40.006 39.071 39.694 3.308



BUCARAMANGA 34.061 34.061 58.575 42.232 3.519

CALI 12.070 12.070 41.889 22.010 1.834

CARTAGENA RECEPCIÓN 81.298 81.298 99.948 87.515 7.293


CARTAGENA PAGOS 81.953 81.953 129.020 97.642 8.137

IBAGUE 15.318 15.318 53.215 27.950 2.329

MANIZALES 9.531 9.531 31.594 16.885 1.407

MEDELLIN 33.599 33.599 43.929 37.042 3.087

MEDELLIN 2 PISO INSTALADA 12-08-2019 - - 7.334 2.445 204

MONTERIA 28.691 28.691 26.395 27.926 2.327

PEREIRA 13.429 13.429 16.167 14.342 1.195

POPAYAN 26.870 26.870 44.965 32.902 2.742

RIOHACHA 22.708 22.708 29.962 25.126 2.094

RIOHACHA KYOCERA INGRESO 16-09-2019 - - 3.566 1.189 99


VILLAVICENCIO - 7.894 14.031 7.308 609

CALLE 26 COLCIENCIAS 2 CALLE 26 19.869 17.525 - 12.465 1.039

COLCIENCIAS 2 5.680 - - 1.893 158

TOTAL GENERAL 3.353.166 4.304.615 5.450.028 4.369.873 364.156



4.2.5. Características del servicio

Los equipos tendrán que tener las siguientes características, para lo cual es indispensable que los interesados nos indiquen el cumplimiento o incumplimiento de lo solicitado:

DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS CUMPLE NO

CUMPLE

Función Impresión, fotocopiado, escaneado

Impresión en dúplex Requerido

Tóner original Requerido

Tipo de Fotocopiadora Alto rendimiento, como mínimo modelo 2018, con tecnología de última generación.

Velocidad Máquinas multifuncionales cuya velocidad debe ser de125 ppm (Impresión y escáner color y negro)

Capacidad de papel 2 bandejas para papel carta, 2 bandejas para. tamaño oficio, Mínimo de 700 hojas cada bandeja Ajustables a cualquier medida de papel

Resolución 1.200 x 1.200 ppp

Contador de fotocopias SI

Escáner 600 x 600 ppp

Velocidad de escáner 90 páginas por minuto como mínimo

Impresión 90 páginas por minuto como mínimo

Destructoras de Papel

Nivel de Seguridad: 3 Entrada: 22 Cm Tipo de Corte: Cruz 3x15mm Capacidad de Corte: 4 hojas Almacenamiento: 15 Lts (150 Hojas) Tiempo de Trabajo: 10 Min (200 hojas) Destruye: Clips y Ganchos Corriente: 110 Voltios Consumo: 170 Vatios Dimensiones: 364 x 246 x 413

4.2.6. Duración

La duración estimada para la ejecución del contrato es de doce (12), veinticuatro (24) y treinta y seis (36) meses.

4.2.7. Forma de pago



El pago del valor de la necesidad se hará bajo la modalidad de mes vencido por los equipos y/o de acuerdo al consumo por click según los valores consignados en la cotización económica presentada por las empresas interesadas, previa certificación y validación de la prestación efectiva del servicio por medio de autorización escrita por parte del área usuaria.

Nota: FIDUPREVISORA S.A., conforme a su portafolio de servicios financieros, lo invita a invertir en un Fondo de Inversión Colectiva administrado por ésta, con el fin de que los pagos derivados del eventual contrato, sean generados a través de dicho medio. Para lo anterior, podrá solicitar información al correo electrónico [email protected] 1. OFERTA ECONÓMICA El valor total de la propuesta debe estar en pesos colombianos, debe incluir IVA y demás impuestos

a los que haya lugar.

Para la presentación de la cotización se deben tener en cuenta los promedios mensuales de los

gastos del servicio que actualmente tiene la entidad que a continuación se relacionan.

OFERTA POR CONSUMO CLIC

ITEM PRODUCTO

VALOR UNITARIO SIN TENER EN

CUENTA LA VIGENCIA

VALOR UNITARIO

PLAZO 12 MESES

VALOR UNITARIO

PLAZO 24 MESES

VALOR UNITARIO

PLAZO 36 MESES

1 ESCÁNER (ESCANER)

2 FOTOCOPIA B/N

3 FOTOCOPIA COLOR

4 IMPRESIÓN B/N

5 IMPRESIÓN COLOR

6 EMPASTADO EN ANILLO DUAL

7 EMPASTADO EN VELOBIND

8 DESTRUCTORA DE PAPEL

NUMERO TOTAL DE MAQUINAS QUE

NECESITA LA ENTIDAD SEGÚN EL OFERENTE Y

LA VOLUMETRIA

DESCRIPCIÓN VALOR POR EL

PLAZO 12 MESES VALOR POR EL

PLAZO 24 MESES VALOR POR EL

PLAZO 36 MESES

PRECIO UNITARIO SIN IVA POR MAQUINA SEGÚN EL

NUMERO QUE SE




NECESITE Y LA VOLUMETRIA DE LA

ENTIDAD

PRECIO UNITARIO CON IVA POR MAQUINA SEGÚN EL

NUMERO QUE SE NECESITE Y LA

VOLUMETRIA LA ENTIDAD

PRECIO TOTAL CON IVA DEL SERVICIO SEGÚN EL NUMERO DE MAQUINAS

QUE NECESITE LA ENTIDAD Y LA VOLUMETRIA

Para FIDUPREVISORA S.A., es importante contar con su oferta teniendo en cuenta su experiencia y reconocimiento en el mercado; de esta manera, conocer las mejores prácticas que se están llevando a cabo, con el fin de establecer condiciones equitativas y factores objetivos de selección dentro de los oferentes.

Agradecemos su participación. Elaboró: Jose Duque Cadena – Técnico de la Inteligencia de Mercados Revisó: Carolina Giraldo Duque – Coordinadora de la Dirección de Adquisiciones Revisó: César Neira Ávila – Dirección de Adquisiciones (E) Aprobó: Luz Maria Molina Tovar – Coordinación Centro Recursos de Información.

“Defensoría del Consumidor Financiero: Dr. JOSÉ FEDERICO USTÁRIZ GÓNZALEZ. Carrera 11 A No 96-51 - Oficina 203, Edificio Oficity en la ciudad de Bogotá D.C. PBX 6108161 / 6108164, Fax: Ext. 500. E-mail: [email protected] de 8:00 am - 6:00 pm, lunes a viernes en jornada continua”. Las funciones del Defensor del Consumidor son: Dar trámite a las quejas contra las entidades vigiladas en forma objetiva y gratuita. Ser vocero de los consumidores financieros ante la institución. Usted puede formular sus quejas contra la entidad con destino al Defensor del Consumidor en cualquiera agencia, sucursal, oficina de corresponsalía u oficina de atención al público de la entidad, asimismo tiene la posibilidad de dirigirse al Defensor con el ánimo de que éste formule recomendaciones y propuestas en aquellos aspectos que puedan favorecer las buenas relaciones entre la Fiduciaria y sus Consumidores. Para la presentación de quejas ante el Defensor del Consumidor no se exige ninguna formalidad, se sugiere que la misma contenga como mínimo los siguientes datos del reclamante: 1. Nombres y apellidos completos 2. Identificación 3. Domicilio (dirección y ciudad) 4. Descripción de los hechos y/o derechos que considere que le han sido vulnerados. De igual forma puede hacer uso de l App “Defensoría del Consumidor Financiero" disponible para su descarga desde cualquier Smartphone, por Play Store o por App Store.

invitaciÓn a cotizar invitaciÓn a cotizar no. 017 de 2020

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