invhr

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 1

SAP - RH

Autores: GRUPO DE HR

Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento Tutor Investigacin: Andrea Patricia Garzn Coordinadores: Leydi Diana Rincn Luis Alfonso Nieto Ramos


UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES BOGOT D.C.

DICIEMBRE DE 2007



SAP - RH

Auxiliares de Investigacin UIFCE: ALEJANDRA TLLEZ MALDONADO JORGE ALEXANDER CERON SNCHEZ

ALVARO ESNEIDER RONCANCIO GUEVARA JUAN CAMILO ROJAS MATIZ

ANDREA PATRICIA GARZN ORJUELA JURLEY SOSA CAMACHO

NGELA MARIA ARAUJO FANDIO KAREN LORENA GUTIRREZ GONZLEZ

ANGELA NIETO GMEZ LEIDY CAROLINA RINCON OCHOA

ANGLICA RODRGUEZ TRIANA MIGUEL NGEL VALDERRAMA GMEZ

BRAYAN RICARDO ROJAS ORMAZA NATALIA CUESTAS MONDRAGN

CARLOS HERNN PORRAS MEDINA PABLO ANDRS TOBAR RUIZ

CRISTIAN CAMILO IBAEZ ALDANA PAULA ALEJANDRA RODRGUEZ LVAREZ

DANIEL HERNN SANTIAGO ROMERO ROBERTO MAURICIO SANCHEZ TORRES

DIANA KATHERINE SANCHEZ CASTELLANOS RODRIGO ACOSTA SARMIENTO

DIEGO ARMANDO RODRIGUEZ SANDRA LILIANA BARRIOS PRIETO

EDSON DIRCEU RODRGUEZ URIBE SANDRA MILENA GMEZ SANDOVAL

ELKIN GIOVANNI CALDERN CRDENAS SANDRA MILENA SALAMANCA RICO

ERIKA ZULEY GUERRERO CORTS SERGIO FERNANDO GARZN RINCON

GUSTAVO ALEJANDRO OSPINA ALDANA TATIANA BRAVO JMENEZ

JAVIER MAURICIO NIO RAVELO VCTOR FERNANDO CASAS MELO

JONATHAN DAVID BALCAZAR HERNANDEZ YELITZA BARBOSA

Auxiliares de Investigacin Proyecto SAP: ADRIANA LOPEZ TORRES FREDY MAURICIO HUERTAS

BLANCA MILENA QUINCHA MARTINEZ GINNA ZABRANSKY RODRIGUEZ

CAROLINA INFANTE PARRA JEIMY NATHALY SANCHEZ PARRA

DANIEL QUINTERO VALENCIA JULIETH ANDREA SIERRA GUTIERREZ

DIANA LORENA MOSQUERA ALZATE LEIDY BIBIANA ARISTIZABAL

DIANA MARCELA PEREZ LILIAN SOLANYE CARDENAS MATALLANA

EDISON JAVIER GUTIERREZ MELO PAOLA ALEXANDRA ACEVEDO MEDINA

EVELYN TATIANA GODN PAULA ANDREA MOSQUERA ALZATE

FELIPE ANDRES CARRANZA RODRIGUEZ YURY LISET SUAREZ

FERNEDY MARTINEZ

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad

de Informtica.

Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo de

mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la Universidad

Nacional de Colombia

SAP RH



TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................3

INTRODUCCIN ..............................................................................................................................9

Objetivo.............................................................................................................................................9

Justificacin........................................................................................................................................9

Alcances y Beneficios................................................................................................................... 10

HCM: HUMAN CAPITAL MANAGMENT................................................................................. 11

1. CALCULO DE LA NOMINA ............................................................................................... 14

1.1. CONCEPTOS.................................................................................................................. 15

1.1.1. DEVENGOS............................................................................................................ 16

1.1.1.1. Emolumentos bsicos (Infotipo 0008) ............................................... 16

1.1.1.2. Devengos/deducciones peridicas (Infotipo 0014). ..................... 17

1.1.1.3. Pago complementario (Infotipo 0015). .............................................. 17

1.2. CLCULO DE NMINA............................................................................................. 18

1.2.1. SIMULACIN DE NMINA.............................................................................. 19

1.2.2. LIBERACIN DE NMINA............................................................................... 20

1.2.3. EJECUTAR NMINA........................................................................................... 21

1.2.4. VERIFICAR RESULTADO ................................................................................... 21

1.2.5. CORRECCIONES ................................................................................................. 22

1.2.6. FINALIZAR NMINA.......................................................................................... 22

1.2.7. RECIBO DE SALARIOS ....................................................................................... 22

1.2.8. TRANSFERENCIA DE LA NMINA................................................................ 23

1.3. NMINA ESPECIAL ...................................................................................................... 23

1.3.1. Tipo de nmina: ..................................................................................................... 25

SAP RH



1.3.2. WORKBENCH DE NMINA ESPECIAL........................................................ 26

1.3.2.1. Historial .......................................................................................................... 27

1.3.2.2. Clculo de nmina..................................................................................... 27

1.3.2.3. Remplazar pago ......................................................................................... 28

1.3.2.4. Anulacin de resultados del clculo de la nmina ...................... 28

1.3.2.5. Asignacin de nmeros de cheque ................................................... 29

1.4. ACTIVIDADES SIGUIENTES ....................................................................................... 30

1.4.1. PAGOS DE SALARIOS Y SUELDOS ................................................................ 30

1.4.2. HACIENDA ............................................................................................................ 31

1.4.2.1. I.R.P.F. ........................................................................................................... 31

1.4.3. CUENTA DE SALARIOS..................................................................................... 32

1.4.4. RESUMEN MENSUAL DE RESULTADOS DE NMINA............................ 32

1.4.5. CONTABILIZACIN EN FINANZAS............................................................. 33

1.5. SISTEMA DE INFORMACIN.................................................................................... 34

1.6. HERRAMIENTAS............................................................................................................ 34

1.6.1. VISUALIZAR RESULATADOS CLCULO DE LA NMINA.................... 34

1.6.2. WORKBENCH DE PORCESOS HR ................................................................ 35

1.6.3. CALENDARIO DE NMINA ............................................................................ 36

1.7. OPCIONES ...................................................................................................................... 38

1.7.1. FIJAR REA DE NMINA DE PERSONAL.................................................... 38

2. MANAGER`S DESKTOP........................................................................................................ 39

2.1. Formato de imagen......................................................................................................... 41

2.2. DATOS PERSONALES.................................................................................................. 44

2.2.1. SET INFO QUERY ................................................................................................ 45

2.2.2. INFORMES .............................................................................................................. 45

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2.2.2.1. GESTIN DE TIEMPOS ........................................................................ 45

2.2.2.2. INFORMACIN DE EMPLEADOS..................................................... 45

2.2.2.3. FORMACIN Y PERFECCIONAMIENTO ...................................... 46

2.2.2.4. CALIFICACIONES DE RENDIMIENTO............................................ 46

2.2.2.5. DESARROLLO DE PERSONAL.......................................................... 47

2.2.2.6. VIAJES........................................................................................................... 47

2.3. ORGANIZACIN ......................................................................................................... 48

2.3.1. MODIFICAR POSICIN..................................................................................... 49

2.3.2. POSICIONES NO OCUPADAS ........................................................................ 49

2.3.3. REORGANIZACIN........................................................................................... 49

2.4. CONTRATACIN........................................................................................................ 51

2.5. ENTRADA WORKFLOW ........................................................................................... 52

3. GESTION DE PERSONAL .................................................................................................... 53

3.1. Especificacin de trabajos y descripcin de su naturaleza..................................... 59

3.2. Gestin de Candidatos .................................................................................................. 61

3.3. Seleccin y Contratacin de Personal ....................................................................... 63

2.3.1 Seleccin de Personal ................................................................................................... 63

2.3.2 Contratacin de Personal......................................................................................... 67

3.4. Entrenamiento y Desarrollo......................................................................................... 67

3.5. Compensacin y Beneficios.......................................................................................... 71

2.5.1 Remuneracin................................................................................................................. 71

2.5.2 Beneficios ..................................................................................................................... 72

3.6. 2.6 Planificacin de Costes de Personal y simulacin............................................. 74

2.6.1 Control de Presupuesto ........................................................................................... 75

2.6.2 Pensin de vejez ......................................................................................................... 76

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3.7. 2.7 Integracin ................................................................................................................. 76

3 GESTION DE TIEMPOS DE PERSONAL .......................................................................... 77

3.8. 3.1 Estructura de Tiempos............................................................................................ 81

3.1.1Tiempos y Patrones de trabajo que deben seguir los empleados........................ 81

3.1.2 Das en los que debe trabajar el empleado .......................................................... 81

3.1.3 Desviaciones del plan de horario de trabajo (su registro y proceso) ............ 81

3.9. 3.2 Divisin de Gestin de Tiempos de Personal ................................................... 82

3.2.1Planificacin de Turnos de Personal (PT-SP) ............................................................ 82

3.2.2Gestin .............................................................................................................................. 86

3.2.3Incentivos .......................................................................................................................... 89

3.2.4 Hoja de Horario de Trabajo .................................................................................... 91

4. GESTION DE EVENTOS....................................................................................................... 93

4.1. GESTIN DE EVENTOS.............................................................................................. 93

4.2. FUNCIONES DE UTILIZACION EN MULTIAPLICACIONES ......................... 108

4.2.1. MENUS DINAMICOS:........................................................................................ 108

5. GESTION DE ORGANIZACIONES................................................................................. 111

5.1. CARACTERISTICAS.................................................................................................... 111

5.2. PLAN DE ORGANIZACIN.................................................................................... 111

5.3. Generalidades ................................................................................................................ 113

5.4. Integracin con otros componentes ........................................................................ 115

5.5. Plan organizacional ( organizational plan) ................................................................ 116

5.5.1. Objetos del plan organizacional........................................................................ 119

5.5.1.1. Unidades organizacionales.................................................................. 119

5.5.1.2. Estructura organizacional ..................................................................... 120

5.5.1.3. Asignaciones staff ................................................................................... 121

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5.5.1.4. Posiciones ............................................................................................ 123

5.5.1.5. Funciones ....................................................................................... 125

5.5.1.6. Personas ...................................................................................... 126

5.5.1.7. Tareas ................................................................................. 126

6. SISTEMA DE INFORMACION........................................................................................... 127

6.1. Informes estndar de HR ............................................................................................ 127

6.2. Actividades ..................................................................................................................... 131

7. EJERCICIOS............................................................................................................................. 132

Unidad 1 ....................................................................................................................................... 132

Gestin organizacional y anlisis de trabajos: Creacin de unidades organizacionales, trabajos, posiciones y descripciones. ..................................................................................... 132

Ejercicio 1.1: Crear una unidad organizacional .................................................................... 132

Ejercicio 1.2: Crear reas funcionales de unidades de negocio................................... 134

Ejercicio 1.3: Crear sub-unidades en las Unidades Organizativas o reas funcionales..................................................................................................................................................... 136

Ejercicio 1.4: Crear trabajos y posiciones en las sub-unidades de las reas funcionales. .............................................................................................................................. 138

Ejercicio 1.5: Crear descripciones para puestos/trabajos. ............................................ 145

Ejercicio 1.6: Asignar beneficios y compensaciones al encargado............................... 148

Ejercicio 1.7: Asignar un titular a las posiciones de Director de beneficios y compensaciones y al Analista de contabilidad. ................................................................ 149

Ejercicio 1.8: Visualizacin de la estructura organizacional. ......................................... 151

Unidad 2 ....................................................................................................................................... 153

Reclutamiento y Seleccin........................................................................................................ 153

Ejercicio 2.1: Visualizar la posicin..................................................................................... 153

Ejercicio 2.2: Generar enlaces entre unidades organizacionales ................................. 154

Ejercicio 2.3 Crear Vacante................................................................................................. 158

SAP RH



Ejercicio 2.4 Visualizar la vacante creada.......................................................................... 158

Ejercicio 2.5 Publicar una vacante ...................................................................................... 159

Ejercicio 2.6: Ingresar los datos del aplicante .................................................................. 160

8. CONCLUSIN...................................................................................................................... 162

9. BIBLIOGRAFA....................................................................................................................... 163

SAP RH



INTRODUCCIN

Objetivo Formar conocimiento y desarrollar habilidades en el manejo del mdulo de

Recursos Humanos de SAP, para crear una cartilla de informacin sobre los

contenidos del mdulo y ejercicios de prctica, diseando as un curso SAP-

HR, para dar a conocer a los estudiantes y a la comunidad acadmica en

general, la utilidad y las aplicaciones del programa.

Justificacin SAP, cuenta con el mdulo de Recursos Humanos para integrar las

operaciones de manejo y gestin de personal, dentro de la rutina de las

actividades de la empresa, este conjunto de aplicaciones rene el manejo de

personal, calculo de nmina, gestin de eventos como sistemas de

informacin, que le permiten acceder a la informacin del personal a todos los

niveles jerrquicos de la organizacin, aunque esto requiera de

parametrizaciones para asignar permisos y controlar el ingreso de datos al

sistema.

Dentro del Mdulo de Recursos Humanos de SAP, se encuentran dos sub-

mdulos o categoras destinadas para aplicaciones referentes a la Gestin de

Personal y la Gestin de los Tiempos de Personal, que son componentes

destinados a facilitar procesos como seleccin y contratacin de personal, as

como gestionar la remuneracin y planificar los turnos y los horarios de

trabajo.

Con esta investigacin, se puede crear una base para que el estudio y la

ejecucin de polticas de manejo de personal, se convierta en un proceso

automatizado, que obviamente no deje de lado la interaccin del gerente con

SAP RH



los trabajadores, pero que si, agregue confiabilidad y eficiencia en la obtencin

de informes para que las decisiones se tomen cuando sean necesarias

evitando riesgos en las relaciones de personal y su integracin con las otras

reas de la organizacin.

Con el resultado de la investigacin, unida a los de las investigaciones

realizadas en los otros componentes de Recursos Humanos, se pretende

acercar a los estudiantes y profesores, al programa para que este se convierta

en un sistema que permita el aprendizaje en las materias relacionadas con la

Administracin de Persona, para que al acercarse a SAP-HR, aprendan como

usarlo, ya que les puede ser valioso, tanto en la vida acadmica como en la

laboral.

Al realizar este trabajo se conseguir aportarle a los estudiantes de la Facultad

de Ciencias Econmicas, la informacin necesaria que les permita explorar y

utilizar los conceptos y aplicaciones relativos al programa, partiendo de un

anlisis que integre el marco terico, con los estudios prcticos que se pueden

realizar gracias a su contenido.

Alcances y Beneficios Se quiere con este trabajo, investigar sobre las aplicaciones de SAP-RH , y

como la utilizacin de sus mdulos pueden ser una herramienta que haga ms

competitivo y eficiente el trabajo del gerente de personal, para controlar o por

lo menos estar informado de las diferentes variables que afectan su actividad.

La investigacin en un principio pretende mostrar las relaciones tericas entre

los componentes, para luego crear ejercicios que vinculen las temticas con la

insercin a prcticas que se dan en la vida real.

El programa puede ser til para los estudiantes de la facultad, por lo que se

pretende con este trabajo, crear la cartilla que se maneje en el curso de SAP-

RH, para generar un curso libre que permita el acercamiento de los

SAP RH



estudiantes a los componentes de manera fcil y autnoma. Adems as se

est mostrando una imagen positiva de la unidad, ya que se puede mostrar a

la comunidad acadmica la funcin de la UIFCE de prestar apoyo tanto

tecnolgico como investigativo. Esta investigacin puede ser adoptada en las

prcticas acadmicas pertenecientes a la formacin integral de los programas

curriculares.

HCM: HUMAN CAPITAL MANAGMENT

SAP cambia el nombre del mdulo de HR Human Resources al Mdulo HCM

Human Capital Management. El mdulo de Recursos Humanos de SAP cambia

de nombre, de HR - Human Resources, pasa a ser HCM - Human Capital

Management. Este cambio se da porque SAP va ms all, es consciente de la

importancia del personal para el xito de cualquier empresa, por lo que Human

Capital Managment da la posibilidad de aprovechar el capital humano y valorarlo

como una activo que la empresa debe esmerarse por conservar.

La solucin de SAP para manejar los recursos humanos de la empresa es

completa, global e integrada. SAP reconoce que el activo ms importante de la

empresa es la gente, por lo que le da a las empresas las herramientas

necesarias para administrar los recursos humanos, de manera que la empresa

pueda contratar el mejor personal, entrenarlo y cultive sus destrezas.

La organizacin puede lograr tener un conocimiento claro de donde est el

talento de la fuerza de trabajo y alinear las metas de los empleados con los de la

empresa. Se puede medir el desempeo de cualquier empleado en tiempo real,

conociendo si las estrategias y programas de recursos humanos estn siendo

adecuados.

SAP RH



Se automatizan los procesos de recursos humanos, como son la administracin

de los empleados, la nmina, los reportes legales, aumentando la eficiencia,

adems est soportado con las regulaciones de cada pas y los cambios

globales.

Manejo de talento

Para que en las empresas se posean las personas idneas para cada cargo,

SAP presenta las siguientes funciones, que ayudarn a la empresa a conservar a

los mejores:

Reclutamiento: El proceso de reclutamiento se hace ms completo. SAP permite tener una base de datos de las hojas de

vida de las personas que se presentan, por lo que si son buenas, y

si por el momento no existe el cargo para dicha persona no se

descarta del todo y queda postergada su contratacin mientras

surge un cargo para esa persona, o si por el contrario no tiene el

perfil adecuado para la empresa se descarta automticamente.

Se hace un seguimiento a los aplicantes y candidatos, por medio de

reportes comprensibles.

Manejo de carrera: Cada empleado puede manejar su plan de carrera de acuerdo con sus aspiraciones, ya sea por sus propias

capacidades o como resultado de planearlo con las directivas. El

sistema facilita la comparacin de perfiles entre posiciones y el

perfil de los empleados, lo que permite saber hacia donde deberan

ir encaminados los esfuerzos de capacitacin.

Sucesin: Se puede hacer seguimiento a los empleados de alto potencial e implementacin de planes de desarrollo que aseguren

que estos empleados se encuentren preparados para roles de

liderazgo en el futuro.

SAP RH



Aprendizaje interno: La herramienta SAP Enterprise Learning environment permite compartir el conocimiento con los empleados,

clientes y socios, por medio de la planeacin, medicin y anlisis

del impacto en la empresa de los programas de aprendizaje.

Adems, permite estructurar la informacin y distribuirla

Desempeo de los empleados: Se permite alinear los logros individuales con los corporativos y las estrategias. Se estandarizan

los reportes. Se ata la compensacin de acuerdo al rendimiento,

teniendo un soporte que permite hacer esto adecuadamente.

Manejo de las compensaciones: Permite implementar estrategias de incentivos como el pago por desempeo y competencia, planes

variables de pago, programas de incentivos de largo plazo.

Adems, puede comparar los pagos con los del mercado, para

asegurar que los empleados se sientan satisfechos con sus pagos.

Uso de la fuerza de trabajo

Algunas veces no se usa adecuadamente la fuerza de trabajo, por lo que SAP

posibilita tener un mejor manejo del personal porque:

Asigna empleados a los trabajos adecuados, proyectos y equipos, usando un calendario que permite el no cruce de algunos proyectos mutuamente

excluyentes.

Unifica el proyecto con los tiempos, datos financieros y las capacidades de los empleados.

Permite rastrear el progreso del proyecto en tiempo y en anlisis de resultados

SAP RH



1. CALCULO DE LA NOMINA

Dentro del mdulo de Recursos Humanos, quizs el componente ms

importante es el de Clculo de Nmina. Tener los pagos a tiempo y calculados

correctamente ser apreciado por los empleados de la compaa.

El sistema SAP por medio de Clculo de Nmina es una herramienta muy til

que integra la informacin de todos los empleados para que el proceso de

sacar los pagos respectivos sea un proceso sencillo.

Como todo est integrado las entradas que se realicen en Gestin de

Tiempos, Gestin de Personal, Incentivos y Finanzas, sern tomadas en

cuenta para hacer el clculo de nmina. Por ejemplo, las horas extra o

llegadas tarde son ingresadas al sistema en Gestin de Tiempos y en clculo

de nmina sern reconocidas automticamente.

RH- CLCULO DE NMINA 1Lo primero que se puede observar

cuando se ingresa al componente

clculo de nmina es que se divide

por continentes, y consecuentemente

por pases. Qu significa esto?,

simplemente que para cada pas se

tiene ajustado caractersticas

especiales. Pues en cada pas la

nmina se maneja de forma diferente

de acuerdo a las especificaciones

que correspondan por ley.

La divisin entre pases lo hace realmente til para las multinacionales que se

1 Imagen tomada de SAP

SAP RH



encuentran en diferentes pases y quieren tener control de toda la nmina de

su empresa de una manera integrada.

Aunque no es que cambie mucho de pas en pas las utilidades de SAP, son

bsicamente las mismas, pero a la hora de parametrizar se hace de manera

especfica para cada pas, de acuerdo a lo que se necesite pagar por ley en

cada pas.

1.1. CONCEPTOS Antes de empezar a entrar en detalle en cada uno de las aplicaciones de

clculo de nmina es necesario tener en cuenta unos conceptos bsicos que

harn que usted entienda mejor lo que se realiza en este componente.

rea de Nmina: Cuando se refieren a rea de nmina no quiere decir que los empleados trabajen en un mismo departamento, a lo que hace referencia

es al periodo de pago, es decir, a ciertos empleados se les puede pagar

mensualmente, a otros quincenalmente a otros por horas, por lo que cuando el

sistema le pide rea de nmina se refiere al periodo de pago.

Infotipo: Es una pantalla de entrada, almacenamiento, modificacin y visualizacin de datos de los empleados sobre informacin concreta. Existe

una para cada una de las reas de informacin que deben registrarse en el

sistema. (Datos personales, Asignacin Organizacional, Datos de Impuestos,

etc.) Se definen por un cdigo de 4 dgitos.

Jobs: Tareas, trabajos Log de nmina: Es el trmino que se le da a la funcin de desplegar

informacin clara y detallada sobre el clculo de nmina.

Hay varios niveles para visualizar segn los datos que se busquen, existen

predeterminados: Datos Generales y nmeros de personal correctos y

Nmeros de personal rechazados. Existe la opcin de personalizar los log

para que muestren lo que se necesite.

Nmero de personal: Es la nica caracterstica de un empleado que es

SAP RH



irrepetible. Es la manera de identificarse entre los dems, es como una

especie de cdigo. Dentro de un mandante, el nmero de personal es la clave

de mayor jerarqua en una estructura de infotipo.

Objetos TemSe: Objetos con datos consecutivos provisionales. Cluster: Base de datos

CC-Nmina: Objetos de Clculo de nmina y de Gestin de personal utilizados para distinguir entre importes monetarios o unidades de tiempo que

se utilizan de modos diferentes para calcular la remuneracin del empleado2.

1.1.1. DEVENGOS Son los pagos a los que tiene derecho el empleado segn lo estipulado en

el contrato de trabajo.

En SAP se dividen de acuerdo a sus caractersticas en las siguientes

categoras:

Emolumentos3 bsicos: Son los elementos del salario y sueldo fijos que se pagan en cada periodo de clculo de nmina.

Devengos y deducciones peridicos: Se pagan o retienen en una frecuencia fija. Ejemplo de esto pueden ser las vacaciones y le pago de

primas.

Pagos complementarios: Elementos que se pagan eventualmente. Se registran en el infotipo 0015.

1.1.1.1. Emolumentos bsicos (Infotipo 0008) En el infotipo Emolumentos bsicos (0008) se guarda la informacin

correspondiente al salario bsico de un empleado. Con el historial del

infotipo se obtiene una visin general de la evolucin de sueldos y

salarios del empleado. 2 Definicin tomada de: http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/71/4c458e4c4611d1890b0000e8323d3a/content.htm

3 Emolumento: Salario, sueldo.

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El sistema estndar incluye los siguientes subtipos:

Subtipo 0: Contrato bsico. Subtipo 1: Contrato bsico ampliado. Subtipo 2: Paga interior similar. Subtipo 3: Devolucin de costes en moneda extranjera. Subtipo 4: Indemnizacin de ponderacin local.

1.1.1.2. Devengos/deducciones peridicas (Infotipo 0014). En este infotipo se registra el importe y/o un valor y una unidad de

medida que siempre se pagar o deducir mediante la nmina en cada

periodo de pago. Algunos de los subtipos que se incluyen son:

Subtipo M110: Pago de vacaciones. Subtipo M120: Gratificacin de Navidad. Subtipo M30: Pagos extraordinarios

1.1.1.3. Pago complementario (Infotipo 0015). Pagos complementarios (0015) almacena el importe y/o un valor y una

unidad de medida que se debera pagar o deducirse en un perodo

determinado por el clculo de nmina. Los pagos complementarios son

los componentes de salario que no se pagan o se deducen en cada

perodo de clculo de nmina.

El sistema estndar incluye entre otros los siguientes subtipos:

Subtipo M110: Pago de vacaciones. Subtipo M120: Gratificacin de Navidad. Subtipo M30: Pagos extraordinarias

SAP RH



1.2. CLCULO DE NMINA Para calcular nmina es necesario haber realizado las siguientes actividades:

1. Introducir conceptos variables-variables: Se realiza para los trabajadores

que devengan un pago variable, de acuerdo al periodo que corresponda.

Se realiza a travs del infotipo 0015 (Pagos complementarios)

2. Introducir conceptos variables-fijos. Se realiza a travs del infotipo 0014

(Devoluciones peridicas)

3. Introduccin de absentismos: Datos referentes a permisos, vacaciones,

incapacidades que se hayan presentado. Se realiza a travs del infotio

2001 (Absentismos)

4. Lanzamiento de reporte de la antigedad: Previamente se ha definido

como son los pagos de acuerdo a la antigedad del empleado, por lo que

es necesario simplemente ejecutar el reporte de antigedad antes de

realizar la nmina, el sistema tendr en cuenta los pagos de acuerdo a la

antigedad.

5. Lanzamiento del reporte de la regularizacin del IRPF: Se debe ejecutar el

reporte de regularizacin del IRPF para actualizar las retenciones de

Hacienda que pueden modificarse por cambios en situaciones familiares o

en la remuneracin de los trabajadores.

PROCESO DEL CLCULO DE LA NMINA. El proceso de clculo de nmina consiste en las siguientes actividades:

Generacin del calendario personal, todos los meses se genera un calendario para que el sistema pueda tener en cuenta los

absentismos. 4

Simulacin de la nmina Liberacin de la nmina Ejecutar nmina

4 EstecalendariosepuedeencontrarenHerramientasdeestemismocomponente.

SAP RH



Verificar resultado Correcciones Finalizar nmina Ahora entremos en detalle, el sistema nos muestra en un componente

llamado Nmina los pasos anteriores.

NMINA Dentro de Nmina (ver Imagen) podemos encontrar las opciones

necesarias para sacar la nmina. Para cada pas se encuentran casi las

mismas opciones.

1.2.1. SIMULACIN DE NMINA Esta funcin es til para hacer clculos de empleados especficos antes

de hacer la nmina general de todos los empleados. Resulta una

herramienta excelente cuando se realizan cambios sobre los datos

maestros y se quiere verificar que no existan errores, de esta forma se

pueden eliminar los errores a tiempo.

No es necesario que se haga la simulacin para todos los empleados y no

implica que sea el nico momento para corregir errores, durante el

SAP RH



proceso se pueden hacer correcciones.

Los resultados de la simulacin no quedan grabados en el sistema,

aunque pude visualizar e imprimir los mismos.

5

1.2.2. LIBERACIN DE NMINA Para poder ejecutar la nmina el prerrequisito ms importante es liberarla.

Es un procedimiento muy sencillo que simplemente le va a pedir el rea

de nmina que desea liberar.

Esto permitir al usuario grabar los resultados en la base de datos del

sistema y el sistema bloquear los infotipos relevantes para el clculo de

la nmina.

5 Imagendelasimulacindenmina.TomadaenelprogramaSAP.

La simulacin de nmina sehace de acuerdo a lasespecificacionesque elusuariodesee. En esta pantalla sepuedeseleccionarelnmerodepersonal,elreadenminaoellogquesequieresimular.

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1.2.3. EJECUTAR NMINA Como se dijo anteriormente para ejecutar nmina es necesario haberla

liberado.

Este procedimiento se hace internamente en el sistema de modo real,

grabando los resultados del mismo en la base de datos. Si se producen

errores, el sistema genera mensajes de error, puede que nmeros de

personal no hayan sido seleccionados o hayan sido rechazados.

El sistema genera una nmina de correccin llamada matchcode W,

donde se almacenan los nmeros de personal que han sido rechazados.

6

1.2.4. VERIFICAR RESULTADO Esta opcin le permite verificar los resultados obtenidos despus de

6 Imagendeingresodedatosaclculodenmina.TomadaenelprogramaSAP.

Puedeverquelapantallaesmuy parecida a la desimulacin, igualmentedebemeter los datos de lanminaquedeseacalcular.

SAP RH



ejecutar nmina, para uno o varios empleados seleccionados de forma

aleatoria

1.2.5. CORRECCIONES Cuando se ejecuta la nmina y el sistema arroja errores es necesario

corregirlos. Los errores han sido guardados en el mathcode W, nmina de

correccin.

Para hacer las correcciones pertinentes es necesario identificar el error.

Los mensajes de error permiten llegar al problema, pero en algunas

situaciones, es difcil seguir exactamente el origen de un error utilizando

nicamente el mensaje de error. En este caso, tendra que simular el

clculo de nmina para el empleado correspondiente y crear el log de

nmina, que permitir seguir paso a paso los clculos y har mucho ms

fcil la determinacin de los errores.

Cuando se corrigen los errores es necesario volver a liberar la nmina y

ejecutar la correccin de la nmina. Slo se puede finalizar la nmina

hasta que el matchcode este vaco, por lo que si siguen saliendo errores

es necesario volver a corregir.

1.2.6. FINALIZAR NMINA Una vez ha sido ejecutada la nmina y no han quedado registros en el

mathcode W se pude proceder a finalizar nmina. Una vez se finaliza, se

termina para todos los nmeros de personal del rea de nmina y de

periodo clculo de nmina.

1.2.7. RECIBO DE SALARIOS El Sistema R/3 enumera lo devengado y las deducciones realizadas para

cada empleado en un formato claro sobre el recibo de remuneracin. Se

pueden registrar notificaciones personales o generales para los

empleados. Estas notificaciones se imprimen en el recibo del salario como

informacin adicional. Esta informacin adicional se puede registrar en el

infotipo Avisos 0128.

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Usualmente, el recibo de salarios se hace despus del clculo de nmina

y antes de la transferencia bancaria

1.2.8. TRANSFERENCIA DE LA NMINA Despus de haber calculado la nmina se realiza la transferencia de la

misma. Durante este proceso se genera un archivo de datos, ya sea para

enviar al banco con las rdenes de pago para las cuentas

correspondientes o para generar cheques.

Es generado el programa anterior de intercambio soporte de datos que el

sistema emplea para realizar las transferencias de nminas, que se

ejecuta en modo de test. Despus de verificar los datos resultantes se

ejecuta la transferencia en modo real y el sistema indicar un nmero de

referencia de la transferencia realizada para la creacin del ISM y a la

comprobacin a posteriori de los pagos realizados.

La creacin del ISM, fichero de transferencias que despus ser enviado

al banco, consiste en bajar los datos del fichero del nmero de referencia

que indique la transferencia en cuestin.

1.3. NMINA ESPECIAL

7

Esta funcin permite realizar pagos extraordinarios a un empleado por motivos

especiales, como por ejemplo una bonificacin por altas ventas.

Como se puede observar en la grfica hay varios motivos de nmina especial

y asignaciones a varias clases y tipos de nmina especial. La gratificacin de

navidad (prima) es un motivo de nmina especial, el tipo sera un bono al igual

7 Imagen del men tomada del programa SAP.

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que la clase.

8

Motivo de nmina especial: El sistema incluye los motivos de nmina especial

para todos los tipos de clculo de nmina especial. Se debe especificar cules

son vlidos para cada empresa en el Customizing para el Clculo de la

nmina. Si se asigna cada motivo de nmina especial a un tipo concreto, el

sistema realiza automticamente la asignacin de una clase de motivo de

nmina especial a un tipo de nmina.

Tipo de motivo de nmina especial: Los tipos agrupan varios motivos de

nmina especial que pueden ser parecidos, segn como se manejen en cada

pas.

Clase de motivo de nmina especial: Se utiliza para decidir qu informacin

debe ir en el Workbench de nmina especial. Dentro de las clases de motivo 8 La grfica es tomada de la ayuda de SAP http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/af/529722042f11d2a5850000e83ddb11/content.htm

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se encuentran las siguientes:

A peticin Anticipo a cuenta de liquidacin. Complemento salarial Absentismo Otros

1.3.1. Tipo de nmina: El tipo de nmina permite que el driver de nmina decida cul de los

siguientes tipos de clculo de nmina debe ejecutarse:

En blanco = clculo de nmina normal. A este tipo de nmina pertenecen

las clases de motivo de nmina especial a peticin y anticipo a cuenta de

liquidacin.

A = Pago de complementos salariales. Las clases de motivo de nmina especial complemento salarial y absentismo son de este tipo de

nmina.

B = proceso de correccin. C = cheque manual. nicamente para EE.UU. y Canad. Cuando se quiere hacer un reconocimiento individualmente a cada

empleado es mejor utilizar el Workbench de Nmina especial. Si el pago

va a ser colectivo es ms prctico usar el batch input9 del infotipo Pagos

nicos de nmina especial (0267).

Pagos nicos de nmina especial (0267)

Cada vez que se quiere hacer un pago especial se crea un registro en el

infotipo 0267. Este registro de infotipo contiene informacin sobre:

Clave concepto de nmina 9 UnBatchInputnoesmsqueunaformaautomticaderellenarunapantalla.Cuandoalguiennos habla de BacthInput se puede estar refiriendo a un fichero plaintext que necesita para que unprogramastandard(opropio)recojadichainformacin,ounprogramaquesimulaelprocesodellenadodelaspantallascomosielusuarioestuviesedelante.

Definicintomadadehttp://sap4.com/wiki/index.php?title=BatchInput

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Importe de pago de complementos salariales Motivo para el clculo de nmina especial Tipo de nmina Identificador de clculo de nmina: es nmero consecutivo que el

sistema asigna para distinguir entre varios pagos complementarios

salariales o pagos de absentismos, ya que pertenecen al mismo tipo

de nmina.

El sistema incluye una razn para pagos complementarios, pero se puede

configurar ms en el Customizing para el Clculo de nmina.

1.3.2. WORKBENCH DE NMINA ESPECIAL Es la interfaz de usuario que permite realizar clculos de nmina especial,

reposiciones de pagos y anulaciones. Se accede al Workbench de nmina

especial desde el men Clculo de nmina. Dentro del workbench se

pueden realizar las siguientes actividades:

Visualizar resultados del clculo de la nmina Ejecutar varios tipos de clculo de nmina especial Sustituir con un cheque un pago que se efectu originariamente por

cheque o transferencia pero que el empleado no recibi

Anular un resultado del clculo de la nmina incorrecto Aadir de forma retroactiva un nmero de cheque a un resultado del

clculo de la nmina para el que ya se ha extendido un cheque

manualmente

Dentro del workbench se encuentran las siguientes opciones:

Historial Clculo de nmina Reemplazar pagos Anular pagos Asignar nmero de cheque

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1.3.2.1. Historial Esta funcin permite visualizar resultados anteriores del clculo de la

nmina referidos al pago de un empleado especfico dentro del

Workbench de nmina especial. Muestra la informacin ms relevante.

1.3.2.2. Clculo de nmina El sistema calcula la nmina y despus del proceso graba los datos en

los infotipos relevantes y graba los resultados del clculo de la nmina

en la base de datos.

Con respecto a los pagos puede visualizar:

Nmero de cheque, banco propio y cuenta de la empresa De pagos reemplazados: qu pago se reemplaz y con qu

cheque

De los clculos de la nmina anulados: el motivo de la anulacin y el encargado que la realiz.

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1.3.2.3. Remplazar pago

Se reemplaza un pago cuando:

un empleado no recibe un pago por transferencia un cheque extendido a un empleado no puede utilizarse

Por ejemplo, si la transferencia nunca llega a la cuenta del empleado

por error en el nmero de cuenta o si el cheque es impreso

errneamente, se hace un reemplazo de pago.

1.3.2.4. Anulacin de resultados del clculo de la nmina

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Se pueden anular los resultados del clculo de la nmina, pero no se

borran de la base de datos. Slo se marcan con el indicador "invlido".

La anulacin requiere mucha memoria, por lo que si no se ha finalizado

la nmina es mejor eliminar el resultado incorrecto.

Si no se ha finalizado el clculo de nmina, se puede repetir el

proceso de clculo de nmina o borrar el resultado del clculo de la

nmina incorrecto. Si se finaliz el clculo de nmina, se debe anular

el resultado del clculo de la nmina. Si adems, se ha ejecutado el

programa de intercambio de soporte de datos, el sistema

automticamente anular los cheques y transferencias relevantes.

Se puede configurar las opciones de motivos de anulacin. Si anula un

cheque debe especificar el motivo. Para anular una transferencia no

necesariamente tiene que especificar el motivo

1.3.2.5. Asignacin de nmeros de cheque

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Se puede asignar un nmero de cheque manualmente.

1.4. ACTIVIDADES SIGUIENTES

Dentro de Actividades Siguientes estn

todas esas acciones peridicas que se deben llevar a cabo despus de

calcular la nmina. Se realizan de acuerdo al periodo del tiempo que

corresponda. Por ejemplo, el pago de ciertos impuestos se hace anualmente,

por lo que se encontrara en actividades siguientes anuales. De pas en pas

cambian de acuerdo a las leyes laborales que rigan en el rea geogrfica.

1.4.1. PAGOS DE SALARIOS Y SUELDOS Una vez calculado el monto a pagar, lo siguiente es hacer el pago al

empleado. Este componente permite pagar salarios y sueldos a

empleados. El sistema tiene en cuenta las especificaciones y necesidades

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del pas y las especficas de la institucin bancaria respectiva.

El sistema ofrece distintas variantes de pagos de salarios y sueldos de

acuerdo a cada pas. Por ejemplo, en algunos pases existe la opcin de

hacer ciertos pagos especficos del empleado a terceros.

1.4.2. HACIENDA Este proceso incluye las actividades relacionadas con la elaboracin de

los informes de I.R.P.F. para Hacienda. Se elaboran los respectivos

informes que el gobierno de cada pas solicite con lo que respecta al pago

de impuestos de la empresa al Estado.

1.4.2.1. I.R.P.F. Todo empresario est obligado a efectuar retencin, a cuenta del

Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas (I.R.P.F.), de las

retribuciones que, por razn de los servicios que le prestan, abona a

sus trabajadores. Igualmente est obligado a efectuar ingresos, a

cuenta del I.R.P.F., por las retribuciones que satisfaga en especie.

El empresario debe declarar ante el Estado y darle las cantidades

retenidas. Este componente de aplicacin tiene las funciones

necesarias para el manejo de las retenciones e ingresos a cuenta del

I.R.P.F. para Hacienda de acuerdo con los requerimientos legales

vigentes ms actuales.

Esta componente abarca las siguientes funciones contiene los datos

maestros fiscales, el clculo de las retenciones e ingresos del I.R.P.F.

y la realizacin de los informes legales correspondientes y su envo a

Hacienda.

El clculo de los ingresos y retenciones a cuenta del I.R.P.F. se

realiza, en el sistema SAP, dentro del marco del proceso de clculo de

la nmina para un perodo fiscal determinado. Los clculos de

retencin se verifican con los datos ingresados en el infotipo 0062

Datos Fiscales. Si el infotipo est definido el sistema lo tomar tal

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como se defina, en caso contrario tomar la retencin que se aplique

en el lugar de ubicacin de la empresa segn el cdigo geogrfico.

SEGURIDAD SOCIAL

Segn las normas de cada pas se debe pagar la seguridad social de

los empleados de acuerdo a ciertos aportes tanto del empleado como

del empleador. En este componente se elaboran los modelos de

cotizacin y los soportes a travs del sistema.

1.4.3. CUENTA DE SALARIOS Cuenta de salarios muestra una combinacin de claves de concepto de

nmina diferentes para un perodo especfico.

Cuenta salarios, contiene los valores siguientes:

Datos personales del empleado. Salario bruto acumulado. Salario neto para cada perodo de clculo de nmina. Especificaciones de claves de concepto de nmina adicionales. Los datos personales del empleado se muestran normalmente en la parte

superior de la cuenta de salarios y toda la dems informacin detallada se

expone en el cuerpo principal de la cuenta de salarios.

1.4.4. RESUMEN MENSUAL DE RESULTADOS DE NMINA El resumen mensual de resultados de nmina contiene datos detallados

de clculo de nmina, que se pueden seleccionar para ser vistos ya sea

por empleados en un determinado intervalo de tiempo o por el perodo de

clculo de nmina seleccionado.

El resumen mensual de resultados de nmina se usa para:

Identificacin de errores que se hayan producido durante la ejecucin de la nmina.

Acumular datos relevantes para la nmina pertenecientes a una unidad organizativa.

Seguir el progreso de datos durante varios perodos de clculo de

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nmina.

Tener un medio de control detallado adicional para revisiones. 1.4.5. CONTABILIZACIN EN FINANZAS Los resultados del clculo de nmina deben estar integrados con el rea

de Finanzas por lo que se deben evaluar para su contabilizacin en

Finanzas. En Contabilizacin en Finanzas se agrupa la informacin

relevante requerida para la contabilizacin de los resultados del clculo de

la nmina. Adems, es posible crear documentos resumidos y realizar las

contabilizaciones relevantes en los componentes de Finanzas.

Ac se integran varios componentes del Sistema R/3:

Clculo de nmina (PY)

Gestin financiera (FI)

Contabilidad de costes (CO)

Planificacin de costes de personal (PA-CM-CP) El grfico muestra cmo los componentes se enlazan al contabilizar en Finanzas

10

10 ImagentomadadelabibliotecaSAPhttp://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/81/42b09e4a3711d189490000e8323c4f/frameset.htm

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1.5. SISTEMA DE INFORMACIN

En Sistemas de Informacin se

encontrar toda la informacin que se

pueda necesitar, con respecto a la parte

monetaria del manejo de los empleados.

Desde la informacin de cada empleado,

hasta los pagos de seguridad social, los

prstamos a empleados y el impuesto de

la renta.

Ac se podrn ejecutar y crear informes personalizados de manera rpida

y eficaz.

1.6. HERRAMIENTAS Aqu se encuentran

herramientas para

apoyar el proceso de

nmina.

1.6.1. VISUALIZAR RESULATADOS CLCULO DE LA NMINA Se utiliza para visualizar los resultados del clculo de la nmina para uno

o varios nmeros de personal. Dentro de las posibilidades que esta

herramienta nos presenta se encuentran las siguientes:

Un resumen de todos los resultados del clculo de la nmina para los nmeros de personal que desee.

Un resumen de tablas de resultados del clculo de nmina. Contenido de las tablas y estructuras de cualquier cluster de nmina.

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Junto a estas opciones de visualizacin, el informe tiene las funcionalidades siguientes:

Puede preseleccionar las tablas de clculo de nmina que quiere visualizar.

Puede verificar las inconsistencias que se producen al leer los infotipos y el cluster CU para un nmero de personal.

Puede incluir los resultados archivados del clculo de la nmina en la visualizacin.

1.6.2. WORKBENCH DE PORCESOS HR El Workbench de procesos HR permite automatizar el clculo de nmina y

las actividades siguientes para ejecutarlos como proceso de fondo

automatizado. Para esto se tiene que crear un modelo de procesos que

contenga la secuencia de todas las etapas que deben ejecutarse en el

Se ingresaelnmerodepersonalquesedeseavisualizar

Aqu debenaparecer los datosde los nmeros de personal

Ac se desplieganlos clculos denmina

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sistema. Utilizando este modelo puede hacer que cuando se inicie el

proceso, el sistema ejecute automticamente todo el proceso. Estos

programas se ejecutan en una secuencia definida.

Esto resulta beneficioso ya que:

Se disminuye el tiempo de ejecucin mediante la ejecucin del proceso en programas en paralelo.

El tratamiento de los programas se supervisa fcilmente. Es posible verificar cada nmero de personal durante la ejecucin de

proceso.

Se pueden repetir etapas de proceso individuales, por ejemplo, cuando surgen errores se hace la correccin pertinente.

Es posible verificar qu datos se trasladan de una etapa de proceso a la siguiente.

Puede configurar el envo de mensajes en determinadas condiciones. 1.6.3. CALENDARIO DE NMINA En este componente se hacen parametrizaciones necesarias para el

clculo de nmina, como lo son la definicin del plan de fechas para el

calendario de nmina y especificacin de la versin del driver de nmina.

La generacin del calendario personal al ser prerrequisito del clculo de

nmina debe hacerse mensualmente.

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11

Se despliega un calendario de tres meses, en este se estipulan los das no

laborables, como los fines de semana y festivos en un color diferente. En

el mismo se ingresan los plazos para los jobs, lo que facilita su

seguimiento. Es posible ver los plazos de las tareas, si ya se han

realizado, adems se pude ampliar el plazo para ejecutarlas. En la parte

de abajo deben aparecer las tareas que se planifiquen

11 Imagen tomada directamente de SAP

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12

En el calendario de nmina se crean los jobs de nmina, estos se agrupan

en tareas segn reas de nmina.

1.7. OPCIONES

1.7.1. FIJAR REA DE NMINA DE PERSONAL La opcin del clculo de nmina, en la mayora de pases, es nicamente

Fijar rea de nmina de personal. Aqu se fija el rea de nmina de

personal. Es decir, si la nmina que se va a calcular es del mes se fija

mensual.

12 Imagen tomada directamente de SAP

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2. MANAGER`S DESKTOP

Managers Desktop traduce algo as como el escritorio del administrador. En

este componente del mdulo de recursos humanos, SAP y los desarrolladores

del software, brindan una herramienta que busca agilizar en cierta medida el

desarrollo centralizado de las actividades de manejo de personal. En las

empresas es comn observar como todo est debido en departamentos y

cada cual hace su labor por aparte. Pero siempre hay un momento donde es

necesario integrar todas las actividades. Por ejemplo, el encargado de nmina

simplemente se dedica a calcular lo que se debe pagar a los empleados, pero

para ello necesita los tiempos de trabajo que los maneja el encargado de

gestin de tiempos y igualmente tendr que pasar el informe al departamento

de contabilidad para que se tramiten los pagos.

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Por lo que este escritorio contiene toda la informacin necesaria para hacer

tareas descentralizadas de manera independiente sin tener que depender de

la disponibilidad de otra persona. La informacin transparente y actualizada

queda disponible para las personas que la necesitan. Por lo que la toma de

decisiones y control se facilita gracias a estos informes integrados.

Adems, no slo quedan disponibles los informes del rea de personal,

tambin el Managers Desktop se conecta con Contabilidad Financiera y

Controlling, y se pueden pedir informes de datos presupuestarios o de costes.

Para acceder a este mdulo es necesario que el usuario que ingrese al

sistema sea directivo.

El Manager's Desktop debe estar integrado con Gestin de personal, para

poder realizar traslados o modificar tareas/posiciones de los empleados. Para

poder evaluar el presupuesto y acceder a informacin de centro de coste,

debe estar integrado con Finanzas.

El Manager's Desktop adems de conectar a los superiores tcnicos y el

personal, permite incluir a los empleados en procesos generales. Por ejemplo,

si se integra el SAP Employee Self-Service, los empleados pueden enviar

solicitudes de vacaciones o gastos de viajes directamente al Manager's

Desktop para ser analizados y tomar decisiones. Las solicitudes y los gastos

aprobados se envan mediante workflows, al departamento de personal y al

empleado. El responsable tcnico tambin puede procesar y actualizar sus

propios datos personales, introducir gastos de viajes o procesar datos de

beneficios.

Superiores tcnicos

Dentro de los muchos procesos que se pueden realizar desde el Manager's

Desktop se encuentran la planificacin y modificacin de posiciones,

realizacin de reorganizaciones e inicio de transferencias, planificacin de

recursos de personal o ajustes de salarios y sueldos. Para tareas de personal,

los superiores tcnicos inician el proceso en el Manager's Desktop, y a

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continuacin el departamento de personal lo ejecuta de forma centralizada.

Adems, los superiores tcnicos tienen acceso directo a las calificaciones de

los empleados de su rea de responsabilidad. Pueden visualizar

cualificaciones y las cualificaciones y, para cada cualificacin se puede ver

que otros empleados la tienen.

Estructura de rbol

Cuando un responsable (o usuario) entra al Manager's Desktop, el sistema

determina las unidades organizativas de las que es responsable. De modo,

que se muestra en una estructura de rbol las unidades organizativas

inferiores al responsable. El rea de responsabilidad del usuario visualizada es

slo una parte de la estructura organizativa de la empresa, a menos que se

visualice la del responsable de toda la empresa.

Imagen inicial

En la imagen inicial del Manager's Desktop aparecen las aplicaciones

prefijadas por SAP. Se compone de cinco categoras temticas: Empleados,

Organizacin, Costes y presupuesto, Contratacin y Entrada de workflow.

Las categoras son un primer nivel de funciones. Al seleccionarlas se

desglosaran funciones subordinadas. Las categoras y las funciones tienen

casillas de seleccin. Si desmarca una funcin, sta deja de aparecer al

seleccionar la categora. Al desmarcarse todas las funciones de una categora,

la categora no aparecer en la imagen inicial.

Se puede personalizar la imagen inicial del Manager's Desktop, se puede

insertar un logotipo de la empresa o un fondo propio. Desde el Customizing o

utilizando un acceso a travs de los mens, se puede especificar que se

ignore la imagen inicial y pasar directamente a una categora de temas

particular. Cuando se entra al Manager's Desktop, el sistema muestra la ltima

categora de temas visualizada y la ltima etiqueta visualizada.

2.1. Formato de imagen La pantalla est dividida. En el rea derecha se muestra el rea de

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responsabilidad con una estructura de rbol. La izquierda muestra las

funciones disponibles en un rbol de funciones.

rea derecha de la pantalla:

En esta rea se muestra la estructura organizativa de la que se es

responsable. La estructura organizativa mostrada, con los objetos

organizativos correspondientes, es una seccin del plan de organizacin de la

empresa.

Aparece inicialmente comprimida pero se puede desglosar. Cada nodo del

rbol representa un objeto que se visualiza haciendo clic en el icono

apropiado.

Utilizando las etiquetas se puede acceder a vistas diferentes del rea de

responsabilidad, como:

Empleados directamente subordinados Todos los empleados subordinados, incluso de los que no se es

directamente responsable.

Centro de coste ofrece acceso a todos los objetos organizativos con sus centros de coste, siempre y cuando existan centros de coste para esas

unidades organizativas.

Candidatos muestra los nombres de los candidatos a posiciones bajo el rea de responsabilidad.

Asignacin de proyecto: el sistema muestra las asignaciones de elementos PEP (elemento de plan de estructura del proyecto) a objetos organizativos.

Se puede especificar las etiquetas que se quieren visualizar seleccionando

Opciones Etiquetas. Y se pueden visualizar u ocultar los atributos o las

relaciones del objeto seleccionando Opciones Configuracin de columnas.

rea izquierda de la pantalla:

En esta rea se encuentra el rbol de funciones estndar o prefijadas del

cliente para cada categora temtica particular. Estn las funciones del

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sistema que se ejecutan en el rea derecha de la pantalla, y las subcategoras

no ejecutables, que simplemente subdividen el rbol de funciones.

Es posible cambiar las parametrizaciones en el men Opciones.

Funciones adaptables y catlogo temtico Las funciones ejecutables del Manager's Desktop estn subdivididas en las

siguientes categoras de temas:

Empleados Organizacin Costes y presupuesto Contratacin Carpeta de entrada del workflow Intereses extraordinarios Estas categoras pueden organizarse segn las necesidades y ampliarse

mediante la funcin del Customizing. El usuario del Managers Desktop puede

deshabilitar las categoras que no necesite. En cualquier momento se pueden

cambiar las categoras prefijadas por funciones concretas.

Es posible la inclusin de solicitudes adicionales individuales o requisitos de

informacin especiales. Por ejemplo, si se necesita acceder constantemente a

pginas especiales de Intranet o Internet, se puede ingresar a estas utilizando

los enlaces correspondientes.

A la izquierda de la pantalla se encuentra un rbol de funciones que

proporciona un resumen de las funciones ejecutables en cada categora de

temas. Un pulsador del men permite cambiar de categora.

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2.2. DATOS PERSONALES

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En esta categora se encuentra toda la informacin de los empleados. Se

puede consultar los datos de empleados directa e indirectamente

subordinados al rea de responsabilidad en forma de informe y abrir informes

sobre el desarrollo del personal. Adems, se pueden crear y evaluar

calificaciones y perfiles de cualificacin para empleados y perfiles de requisitos

para posiciones. Con estos datos es posible realizar comparaciones de

perfiles. Puede iniciar tambin informes de gestin de viajes.

Utilizando el rbol de funciones de la izquierda de la pantalla, el cul

observamos en la imagen, puede ejecutar las siguientes funciones e informes:

2.2.1. SET INFO QUERY El set info Query permite al responsable acceder a informacin de todas las

reas de HR.

2.2.2. INFORMES 2.2.2.1. GESTIN DE TIEMPOS

Se encuentran informes sobre los datos temporales de los empleados, como lo

son:

Absentismos Contingentes de absentismos Asistencia Comprobacin de la asistencia Plan de horario de trabajo personal Nivelacin de tiempos Comprobante de tiempos 2.2.2.2. INFORMACIN DE EMPLEADOS

Se muestran los informes sobre la informacin de empleado general que

proviene de datos maestros de personal. Se encuentra informacin como:

Formacin

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Aniversario por antigedad en empresa Entradas/salidas Vehculo Miembros de la familia Cumpleaos Antigedad en la empresa/sexo Edad/sexo Maternidad Nacionalidad Minusvlidos graves Hoja de datos maestros Telfono Poder notarial 2.2.2.3. FORMACIN Y PERFECCIONAMIENTO

Esta informacin procede de gestin de actos. Los informes pueden ser para los

empleados (personas) y las unidades organizativas. En Formacin se pueden

ejecutar los siguientes informes:

Inscripciones con historial Inscripciones del participante Inscripciones anticipadas del participante Funcin de instructor (empleados/personas nicamente) Anulaciones del participante Comparacin del presupuesto (unidades organizativas solamente) 2.2.2.4. CALIFICACIONES DE RENDIMIENTO Esta funcin e informe procede del componente de Desarrollo de

personal y se puede:

Evaluar las calificaciones Crear calificacin

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2.2.2.5. DESARROLLO DE PERSONAL Esta funcin e informe procede del componente de Desarrollo de

personal. Ac se puede encontrar:

Resumen de calificaciones Perfil del empleado Perfil de requisitos: Este informe se usa nicamente para el tipo de

objeto Posicin y se ocupa de las necesidades de las actuales

posiciones.

Comparacin de perfiles: Se compara los perfiles de calificaciones de los empleados y los requisitos de una posicin.

2.2.2.6. VIAJES Los informes provienen de gestin de viajes. Se pueden ejecutar los

siguientes informes o funciones:

Autorizacin de viajes Liquidacin gastos de desplazamiento Datos del viaje/totales Documentos del viaje Lista de documentos del viaje Asignacin de costes Destinos del viaje Bsqueda de documentos utilizando el porcentaje mximo

Planificacin de viajes Resumen de viajes planificados Vuelos

Vuelos por compaa area Vuelos por empresa Vuelos por lugar de destino Billetes de avin

Hoteles

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Hoteles por cadena de hoteles Cadenas de hoteles Hoteles por ubicacin

Alquiler de coches Alquiler de coches por ubicacin Alquiler de coches por empresa de alquiler

2.3. ORGANIZACIN

La categora Organizacin comprende funciones referidas a la planificacin y

la gestin dentro del rea de responsabilidad.

Con las funciones de esta categora se pueden realizar modificaciones,

evaluar y planificar objetos organizativos dentro de su rea de responsabilidad

y realizar modificaciones reorganizativas.

Utilizando la funcin arrastrar y soltar, puede desplazar, por ejemplo, objetos

organizativos dentro de la estructura de rbol, as como desplazar a

empleados (personas) fuera de su rea de responsabilidad.

Adems, puede visualizar las asignaciones de elementos PEP (elementos del

plan de la estructura del proyecto) a objetos organizativos.

Dentro de organizacin en el rbol de funciones se encuentran dos principales

1. Planificacin y administracin o Modificar posicin o Posiciones no ocupadas o Traslado externo (fuera del rea de responsabilidad) o Reorganizacin

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Cortar objetos (supresin de objetos) Asignar objetos

2. Asignaciones de proyecto o Visualizar asignaciones de proyecto

Esta funcin permite visualizar asignaciones de los elementos PEP

(elementos del plan de la estructura del proyecto) y objetos organizativos

en el rea de responsabilidad.

2.3.1. MODIFICAR POSICIN Hay varias razones en las que se requiere modificar una posicin. Por

ejemplo, si el empleado debe realizar tareas que no estn asignadas a su

trabajo y que no aparecen en su descripcin de posiciones, o que el

nombre de una posicin ya no se ajuste a la actividad de un empleado, en

estos casos se modifican los atributos del objeto, es decir, la asignacin

del trabajo, la descripcin de las posiciones o el nombre de la posicin.

2.3.2. POSICIONES NO OCUPADAS Esta funcin permite ampliar los perodos en los cuales las posiciones

estn asignadas a una estructura organizativa especfica o, en su defecto,

no estn asignadas las unidades organizativas.

Se listan los perodos en los cuales las posiciones no estn ocupadas en

das por posicin y se renen. Adems, se proporciona el perodo medio

por posicin.

2.3.3. REORGANIZACIN Esta funcin se utiliza para iniciar una reorganizacin dentro del rea de

responsabilidad o para transferir empleados a posiciones dentro o fuera

del rea de responsabilidad.

Se pueden desplazar unidades organizativas, posiciones o titulares

(empleados/personas o usuarios) dentro de la estructura de rbol del rea

de responsabilidad a otro objeto organizativo con la funcin arrastrar y

soltar.

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Cuando se hace una reorganizacin se activa automticamente un

workflow. Esto significa que el proceso de traslado se manda a un

miembro del departamento de Recursos Humanos, y es ste el que recibe

las tareas workflow y verifica, procesa y cierra la medida.

Cuando se desplazan empleados aparece una flecha roja junto a la

ubicacin original hasta que la medida se procese en Gestin de personal.

Y aparece una flecha verde en la ubicacin a la que se desplaza.

Hay determinados tipos de objeto que no pueden asignarse a otras clases

de objeto. Por ejemplo, no se puede poner titulares de posicin

directamente debajo de unidades organizativas, ni posiciones debajo de

personas. Sale un mensaje de error cuando se intenta hacer esto.

Como no se pueden hacer todos los movimientos o asignaciones el

sistema posee un semforo que permite identificar si el desplazamiento es

posible.

Significado de los iconos de semforo

Semforo verde: Los objetos que se pueden desplazar al nodo de destino seleccionado en la fecha dada tienen un semforo verde.

Semforo mbar: Tienen semforo mbar los objetos que no pueden asignarse al objeto de destino en una fecha determinada. Las razones

pueden ser:

Ya no existe el objeto en la fecha de desplazamiento La asignacin al objeto anterior ya no existe en la fecha de

desplazamiento

Existe una vinculacin directa o indirecta entre una persona ya designada a una medida y el objeto. El objeto puede desplazarse

nicamente en cuanto se haya ejecutado la medida.

Semforo rojo: Aparece semforo rojo cuando los objetos no se pueden asignar al nodo de destino. Las razones pueden ser:

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El tipo de objeto del objeto seleccionado no se puede asignar al tipo de objeto del nuevo objeto.

El final de la asignacin del anterior objeto es posterior al final del perodo de validez de la reasignacin.

2.4. CONTRATACIN En Contratacin se encuentran las

funciones con las que el responsable

tcnico puede visualizar directamente

en el sistema las decisiones sobre la

seleccin de personal para vacantes. El

responsable tcnico puede

desencadenar directamente el

tratamiento administrativo de sus

selecciones en el departamento de

personal.

El responsable tcnico tiene el poder de decisin en el proceso de seleccin

de candidatos para vacantes.

Se puede visualizar decisiones con respecto al posterior tratamiento de

candidatos en Manager's Desktop modificando el status de la asignacin de la

vacante de candidatos asignados a vacantes en su rea de responsabilidad.

As se puede, por ejemplo, desencadenar el acuerdo de entrevistas

directamente en el sistema. El sistema pasa sus modificaciones al

departamento de personal mediante una conexin de correo automtica. Los

Administradores HR responsables pueden realizar inmediatamente las

medidas administrativas necesarias tras la modificacin del status de

asignacin. En el ejemplo mencionado, el departamento de personal puede

empezar inmediatamente a planificar entrevistas.

Se tiene acceso siempre a los datos de candidatos y se pueden utilizar

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funciones que muestran si un candidato es adecuado para una vacante.

Las funciones de visualizacin y de comparacin son las siguientes:

Retrato breve Solicitud Operaciones Datos maestros Perfil candidato Comparacin de cualificacin Comparacin de perfiles Para modificar el status de asignacin, debajo de la subcategora Modificar

status de asignacin:

Rechazar candidato Invitar candidato Ofrecer un contrato al candidato Contratar al candidato Poner al candidato en reserva Candidato en tratamiento

2.5. ENTRADA WORKFLOW

Las tareas workflow (work item) son

enviadas a la carpeta de entrada de workflow del usuario, creando una lista.

Para cada work item se muestran los atributos Descripcin, Prioridad, Fecha

de recepcin y Tarea.

Clasificacin de work items

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Los work items pueden disponerse en orden ascendente o descendente para

obtener un resumen mejor. Hay una lista de funciones para cada work item.

Estas funciones pueden llevarse a cabo para uno o varios work items a la vez.

Ejecucin de work items Los work item se ejecutan haciendo clic en la flecha verde junto a su

descripcin. Es posible seleccionar varios work tem y para ejecutarlos uno

tras otro automticamente. La carpeta de entrada se actualiza una vez

ejecutado con xito uno o varios work items.

Visualizacin de work items Se pueden visualizar los work items seleccionando Visualizar work item en la

barra de iconos.

Actualizacin de la informacin Al seleccionar Actualizar en la barra de iconos, el sistema verifica si la

seleccin presentada coincide con la base de datos. Si existe algn work item

nuevo, se aade a la lista.

Resumen de work items A la izquierda de la pantalla se proporciona un resumen de la cantidad de work

items en la carpeta de entrada. Se listan de acuerdo a las distintas tareas de

work item y a sus respectivos nmeros totales.

3. GESTION DE PERSONAL

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Gestin de personal se encarga de la recopilacin de informacin en infotipos,

que son unidades de informacin que proporcionan informacin estructurada,

facilitan la entrada de datos y permiten el almacenamiento de los mismos,

utilizando una pantalla de entrada para las diferentes reas de informacin que

se registran en el sistema.

Los infotipos ms comunes son:

Tareas Organizativas

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Datos personales Concesin de permisos Horario de trabajo Elementos contractuales Salario base Beneficios y deducciones Conexin bancaria

Cuando los infotipos se combinan para formar pantallas de entradas de datos se

genera entonces un evento de personal, que a la vez son contestados por

eventos dinmicos, permitiendo la relacin y cambio en tiempo real de la

informacin.

El componente de Gestin de Personal, constituye una herramienta de

planificacin de actividades relacionadas con la administracin del recurso

humano, tendiente a centralizar la informacin, para facilitar actividades

administrativas rutinarias que hacen necesario el manejo de informacin

actualizada y verdica en tiempo real. As mismo facilita la gestin organizacional

y las aplicaciones y procesos de los puestos de trabajo.

Recursos Humanos o HR, posee dos mdulos aplicados a la gestin de

personal13, y estos son:

PA Administracin de personal (nmina y procedimientos relacionados) PD Planificacin y desarrollo de personal (Trata de aumentar el valor

del recurso de personal mediante una gestin eficiente del mismo)

Dentro de los componentes de HR-PA se encuentran:

PA-EMP (Employee management - Gestin de personal) PA-BEN (Benefits administration - Gestin de beneficios) PA-COM (Compensation administration - Gestin de compensaciones)

13 BLAIN, Jonathan., SAP R/3, Madrid, ED Prentice Hall 2 edicin.

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PA-APP (Applicant management - Gestin de candidatos) PA-TIM (Time management - Gestin de tiempos) PA-INW (Incentive wages - Incentivos salariales) PA-TRV (Travel expenses - Gastos de viaje)

Dentro de los componentes de HR-PD se encuentran:

PD-OM (Organizational management - Gestin organizativa) PD-PD (Personnel development - Desarrollo de personal) PD-WFP (Workforce planning - Planificacin de personal)

Adems estos mdulos tienen integracin completa con:

FI-AM, FI, CO, COM, PM y PP.

SAP-RH muestra como tipos de gestin organizativa objetos como: Unidad

Organizativa, Puesto, Lugar de trabajo, Trabajo y Tarea, en los que el puesto

est asociado a un determinado lugar de trabajo y un lugar de trabajo solo tiene

cabida para una sola persona, destacando adems que el trabajo es la

descripcin de las tareas de un puesto.

Lo primero que se debe especificar para empezar a manejar el mdulo de SAP-

RH y especficamente el componente de Gestin de Personal, son las

estructuras de la organizacin que tienen las caractersticas de los Datos

Organizacionales al ser datos que suelen ser estticos y raramente modificados.

Estos se deben especificar en el siguiente orden:

Unidades Organizacionales: son los componentes de la estructura organizacional, que pueden estar jerarquizadas de acuerdo a las tareas y

funciones de una empresa.

Divisiones Organizacionales: son unidades organizacionales que pueden ser creadas segn el nmero y tipos de departamentos existentes.

Departamentos: se pueden definir como las reas funcionales de la organizacin. Ejemplo: Finanzas, Mercadeo, Contabilidad, Ventas,

Produccin, Compras etc

Segundo se debe especificar el maestro de personal. La informacin contenida

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tiene la misma caracterstica de los datos maestros que suelen ser relativamente

fijos y que tienen como condicin haber definido de antemano la estructura

organizacional. A travs del maestro de personal se pueden ejecutar las tareas

que permite hacer el componente de Gestin de Personal, como crear y

mantener los infotipos de todos los trabajadores.

En maestro de Personal se realizan los procedimientos de personal bsicos,

como la contratacin de personal, ejecucin de cambios organizativos y

despidos. Se puede introducir y visualizar informacin sobre un empleado:

direcciones personales, su rol dentro de la organizacin e informacin personal y

financiera. Tambin, se puede realizar un seguimiento del progreso de los

empleados, los das de enfermedad o de vacaciones, y mantener un historial

laboral y de formacin anterior del empleado.

Para hacer ms cmodo y fcil el proceso de introducir datos en los infotipos de

Maestro de Personal se pueden definir medidas, que pueden ser modificadas

segn las necesidades del encargado del departamento de recursos humanos.

Por ejemplo se pueden crear medidas para contratacin en el que se asigna un

nmero de personal y los datos requeridos para una persona a contratar. As

mismo se pueden crear medidas para dar de baja, recontratar y modificar el

sueldo de un trabajador.

La pantalla que se muestra a continuacin refleja la transaccin PA40, que son

las medidas de personal, estas medid

invhr

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