INSTRUCTIVO PARA LLENADO DE FORMATO DE EXCEL

PARA MATRICULA INICIAL 2013

Unidad de Infotécnologia

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Contenido de este manual

Contenido de este manual....................................................................2

Documentación....................................................................................3

Documentación....................................................................................4

Proceso de Entrega de Información:.....................................................5

Proceso en línea de entrega de Matricula............................................6

Estudiantes (MATRICULA 2013)............................................................9

Identificación del Docente..................................................................10

Datos Del Alumno...............................................................................11

Información – Encargados..................................................................14

ANEXOS..............................................................................................15

Glosario de términos.....................................................................15

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DocumentaciónLa Secretaría de Educación está implementando el Sistema de Administración de Centros Educativos (SACE), que no es más que una política de transformación de administración pública, que tiene como propósito la gestión en todos sus aspectos de los centros educativos; la visión de SACE es poner al alcance de cada uno de los alumnos (as), docentes y padres de familia el acceso al registro de expediente del rendimiento académico electrónico escolar, en forma progresiva en el transcurso del año 2013.

El objetivo del SACE es el de centralizar los sistemas de información a nivel del Centro Educativo convirtiendo en si al Centro Educativo como gestor de su propios sistemas generando información en forma dinámica, eficiente, transparente, oportuna y de calidad.

El SACE tiene prevista 4 faces que se describen a continuación:

1. Registro de la Matricula oficial de los diferentes niveles Educativos e información del encargado y docentes de los Centros de Educación Básica y Educación Media.

2. Registro de notas y asistencia en el sistema (Actualización de los datos)

3. Retorno de la información al docente en los formularios (Cuadro de Evaluación Final, traslados, matrícula y demás gestiones propias del centro educativo.

4. Implementación en su totalidad del sistema SACE en todos sus niveles.

Para la primera fase se estará entregando un archivo en digital en formato de Excel previamente protegido para facilitar la matricula del periodo 2013 y posterior ingreso al SACE.

Una vez recibida la documentación digital el Director de Centro, Director Distrital y Direcciones Departamentales estarán en la obligación utilizar estos instrumentos para ingresar la matricula del periodo 2013 siguiendo las instrucciones que se facilitaran en este documento.

Sabemos que contamos con su colaboración, y por eso le solicitamos que antes de completar el formato de matrícula, lea en forma completa este instructivo, y ante cualquier duda se comunique con el responsable de infotécnologia de la Dirección Distrital (DD).

Muchas gracias, y esperamos que los ejemplos y directivas de este instructivo le sean útiles para encarar su tarea.

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Documentación

Para la primera fase se entregara a cada encargado del levantamiento de la matricula 1 archivo en digital para ser usado en Microsoft Excel, previamente encriptado.

Información de Estudiantes: Esta parte de la tabla es la que contendrá toda la información requerida de los alumnos de cada una de las secciones del Centro Educativo, se entregara según el número de secciones que contenga el Centros Educativo. Ejemplo. 10 secciones o grados equivalen a 10 archivos en digital completados.

Información del Encargado: Esta Información será llenada por cada uno de los estudiantes es requisito obligatorio que cada alumno tenga un encargado.

SI EXISTE UN ENCARGADO A CARGO DE 2 O MAS ALUMNOS DE LA MISMA SECCIÓN SE REPETIRÁ LA INFORMACIÓN DEL ENCARGADO POR CADA UNO DE LOS ALUMNOS.

Información de Docentes: Debe de llenar la información correspondiente al docente a cargo de cada sección.

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Proceso de Entrega de Información:Paso 1

Completar el o los listados en el formato de Excel de matrícula 2013. Usted entregará un archivo Excel por cada sección que exista en el Centro Educativo.

Paso 2

Opción 1:

Subir la información al sistema SACE: necesita entrar a sace.se.gob.hn y accesar al sistema con un usuario y una contraseña a través del internet (ver procedimiento en la siguiente página).

Opción 2:

Entregar al director distrital: la información ya digitada de la matricula 2013 en formato de Excel ya sea en un cd u otra forma de entrega digital.

DIAGRAMA DEL PROCESO DE ENTREGA DEL FORMATO EN EXCEL (Ejemplo Escuela Básica con 6 grados):

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1er GRADO Información de Docente a cargo del grado Listado de Alumnos 1er grado - Encargados

2do GRADO Información de Docente a cargo del grado Listado de Alumnos 2do grado - Encargados

3er GRADO Información de Docente a cargo del grado Listado de Alumnos 3er grado - Encargados

4to GRADO Información de Docente a cargo del grado Listado de Alumnos 4 grado - Encargados

5to GRADO Información de Docente a cargo del grado Listado de Alumnos 5to grado - Encargados

6to GRADO Información de Docente a cargo del grado Listado de Alumnos 6to grado - Encargados

ENTREGAR AL DISTRITAL

ENTREGAR AL DISTRITAL

SUBIR AL SISTEMA SACE

SUBIR AL SISTEMA SACE

Archivos de matrícula en formato de Excel uno por cada sección total 6 en un Centro de Educación Básica de secciones únicas. Existen dos Opciones de Entrega Digital

INTERNET

SACE.SE.GOB.HNRequiere:

Conexión a internet Un usuario y contraseña de

acceso al SACE

Dirección Distrital

Proceso en línea de entrega de Matricula.

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1. Ingrese a http://sace.se.gob.hn

2. Dar clic en “ingresar al SACE

3. Escriba su “Usuario” y “Contraseña” que le fue proporcionado, en el caso que no tenga su Usuario y contraseña entregar la matricula al Director Distrital.

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4. Ingrese a la sección “Centro Educativo”

5. Dar clic en “Cargar Matricula” situado en el menú de la izquierda

6. Hacer clic en “Seleccionar Archivo”

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7. Seleccionar el archivo en Excel que se le fue entregado con los datos completados.

8. Dar clic sobre el botón “Subir Archivo”

Estudiantes (MATRICULA 2013)

Datos del Centro Educativo y Docente

A-1 CÓDIGO DEL CENTRO EDUCATIVOIngresar el código del centro educativo, este código corresponde al que se usa en la estadística que levanta la Secretaría de Educación anualmente (Inicial y Final), tiene un total de 9 dígitos y se identifican de la siguiente manera:

La persona que le entregue este formulario podrá auxiliarlo si tiene problemas con identificar el código del su Centro Educativo.

A-2 Nombre del Centro Educativo: Ingresar el Nombre completo del centro educativo. Este nombre debe ser igual al que declara en las estadísticas, use letra de molde y escriba en forma legible.

A-3 nivel educativo: Esta boleta está dirigida a Centros Educativos de Pre-Básica y Básica deberá escoger uno de las opciones.

Educación Pre-básicaEducación básicaEducación Básica adultos

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MunicipioGracias

DepartamentoLempira

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Identificación del Docente

Este apartado esta dedicado para el docente responsable del grado:

A-4 Nombre del docente: Tendrá que escribir sus nombres y apellidos tal como aparece en su identidad.

A-5 Número de Identidad o Pasaporte : se le presentan 13 espacios para que escriba los digitos corridos de su identidad. No escriba guiones. En caso de ser extranjero escriba el número de pasaporte.

A-6 Sexo: Marque con una “X” según corresponda al sexo del docente

F para Femenino y M para Maculino

A-7 Fecha de Nacimiento: Corresponde a día, mes y año en que nació el Docente puede escribirlo separado por guiones “-” o pleca “/”.

A.8 Nacionalidad: Tendrá 2 opciones nacional o extranjero.

A-9 Graduado Universitario

Utilice “S” para Si y “N” para No

SI Para graduados universitarios NO Para no graduados, incluye los que estan en proceso de profesionalización.

A-10 Especialidad: Aquí escribirá si tiene una especialidad a nivel universitario. Por ejemplo es una Maestra de Educación Primaria y es graduada universitaria en la especialidad de Ciencias Naturales en el grado de licenciatura. Si no cuenta con una especialización dejar en blanco.

A-11 Sección:

Marcar con una Unica si el docente atiende una sola sección. Si en el centro hay más secciones del mismo grado, use los números del 1 hasta el 9.

En el caso de encontrar secciones con nomenclatura de letras, se hará la conversión A=1, B= 2, C=3, D=4, E=5 , etc…..

A-12 Jornada

En este campo será clasificada de la siguiente manera:

1 Matutina2 Vespertina3 Doble4 Nocturna

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Datos Del AlumnoA-13 No. Este es el primer campo tiene exactamente 100 espacios para registrar hasta 100 alumnos (as).

Tipo de Identidad : En este campo tiene 2 opciones a escoje 1 “Hondureña” o “Temporal”

Hondureña:Seleccione esta opcion cuando la identidad a ingresar en el espacio A-14 corrresponda a un numero de identidad Hondureña.

Temporal: Seleccione esta opcion cuando la identidad o pasaporte a ingresar en el espacio A-14 corresponda a cualquier numero de identificacion que identifica al alumno que no tiene una nacionalidad hondureña o no esta registrado en RNP (Regstro Nacional de Personas de Honduras).

A-14 Número de Identidad o Pasaporte/Temporal : se le presentan 13 espacios para que escriba los digitos corridos de su identidad. No escriba guiones.En caso de ser extranjero escriba el número de pasaporte.

A-15 Nombre completo: Tal como aparece en su partida de nacimiento o identidad

A-16 Sexo: Escriba según sea el caso:

F para Femenino y M para Maculino

A-17 Fecha de nacimiento: Fecha de Nacimiento: Corresponde a día, mes y año en que nació el Docente puede escribirlo separado por guiones “-” o pleca “/”.

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A-18 Grado/Curso: Escoja la opción según sea el caso del grado que atiende.

CODIGO GRADO

1 Prekinder (PK)

2 Kinder (K)

3 Preparatoria (P)

4 Primer Grado

5 Segundo Grado

6 Tercer Grado

7 Cuarto Grado

8 Quinto Grado

9 Sexto Grado

10 Séptimo Grado

11 Octavo Grado

12 Noveno Grado

16 I Nivel

17 II Nivel

18 III Nivel

A-20 Condición de Ingreso del alumno (a) (ver glosario)

1. Nuevo ingreso (Registre aquel alumno (a) que ingresa por primera vez al Sistema Educativo (como ejemplo los alumnos de Pre-Básica).

2. Promovido Efectivo (Registre a un alumno (a) que cursó el grado o curso sin reprobarse).

3. Repitente (Registre a un alumno (a) que reprobó el grado o curso anterior).

4. Reingreso (Registre a un alumno (a) que abandonó el grado o curso sin concluir el año).

A-22 Nacionalidad: Tendra 2 opciones nacional o extranjero,

Casos posibles en nacionalidad:

1. Es Hondureño por nacimiento o por naturalización, le corresponde la opcion de “Nacional”.

2. Es Hondureño y pertenece a un pueblo indígena o afro hondureño. Tambien es “Nacional”.

3. Es extranjero le corresponde la opción “Extranjero”, y esta con residencia en el país.

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A-23 País /Pueblo Étnico.

Este apartado es exclusivo para los nacidos en otro país diferente a Honduras y de hondureños que pertenecen a un pueblo indígenas o afro hondureño. En el caso de que el país de nacimiento es Honduras o no se considera parte de un pueblo indígena o afro, dejar vacío el campo.

A-24 Departamento de Nacimiento

Este apartado está referido a declarar el departamento en el que el alumno (a) nació, lo que buscamos conocer es la movilidad de alumno (a) a lo largo y ancho del país. Los extranjeros escribirán el mismo país de nacimiento.

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Información – EncargadosE-3 Nacionalidad: Tendra 2 opciones nacional o extranjero.

E-4 Número de Identidad o Pasaporte : se le presentan 13 espacios para que escriba los digitos corridos de su identidad. No escriba guiones.En caso de ser extranjero escriba el número de pasaporte.

E-5 Nombre completo del encargado : Tal como aparece en su identidad

E-6 Sexo: Elegir según sea el caso.

F para Femenino y M para Maculino

E-7 Parentesco:Escriba el número según el parentesco que tenga el encargado con el alumno (a):

1 Madre2 Padre3 Abuela (a)5. Tía (a)7. Hermano (a)9. Otro

E-8 Fecha de Nacimiento: Corresponde a día, mes y año en que nació el Docente puede escribirlo separado por guiones “-” o pleca “/”.

E-10 Domicilio: Especifique el departamento y municipio de domicilio

E-11 Teléfono: En este campo se quiere que se referencie un número para poder localizar a la persona responsable de alumno (a), si no posee uno deberá de dar el número de un familiar cercano, vecino (a).

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ANEXOS

Glosario de términos

Sección: Es un grupo escolar organizado, formado por alumnos que cursan el mismo o diferentes grados, en el mismo espacio, al mismo tiempo y con el mismo docente o equipo de docentes.

Condición inicial del Alumno (a): se refiere a la condición del alumno que inicia un año escolar, lo que lo califica de: nuevo ingreso, promovido efectivo, repitente o reingreso.

Nuevo ingreso: En términos estrictos, alumno nuevo o de nuevo ingreso en el sistema educativo es aquel que en un determinado año escolar es admitido y entra por primera vez en el primer grado de educación básica o primaria. El concepto incluye, así mismo, a los que entran por primera vez en el grado de Kinder en Prebásica (en educación inicial).Promovido efectivo: se considera promovido efectivo el estudiante que al inicio del año escolar se inscribe en el grado siguiente al que aprobara el período escolar anterior.

Repitente: se considera repitente el estudiante que al inicio del año escolar se inscribe en el mismo grado de estudio que reprobara el año escolar anterior.

Reingreso: es el alumno que retoma el sistema escolar después de abandonar los estudios de un determinado nivel, en un lapso de meses o de uno o varios años.

Promovido: es el alumno que al término del año escolar está académicamente apto para matricularse en el grado siguiente.

Reprobado: Es la condición que se da al estudiante que no completa sus evaluaciones correspondientes al grado que cursa.

Nacionalidad: Estado o situación propios de las personas que pertenecen a una nación y poseen el derecho de ciudadanía: nació en San Salvador pero pidió la nacionalidad hondureña.

Pueblo Indígena y Afro hondureños: En Honduras existen 9 pueblos: Negro Isleño, Ch´orti, Lenca, , Nahoa o Nahua, Pech, Tawahka, Tolupán y Garifuna.

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