introduccion al control interno
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INTRODUCCION AL CONTROL
INTERNO
Prof.: René Legue Cárdenas
Administrador Publico
CONTROL
Proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de
establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en
la ejecución de los planes.
El control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador
puede controlar sin ellos.
El administrador no puede medir si sus subordinados están operando en
la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o
a largo plazo.
Mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más
largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.
• Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo
erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias
para evitar que vuelvan a ocurrir los errores.
Elementos del control:
• Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de
los objetivos que se establecen en la planeación.
• Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
• Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
• Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los
errores.
Control Interno
El control interno se define como el conjunto de principios, fundamentos,
reglas, acciones, mecanismos instrumentos y procedimientos que
ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman
una organización, se constituye en un medio que persigue, generándole
capacidad de respuesta ante los diferentes grupos de interés que debe
atender.
El control interno por lo tanto no es un evento aislado, es más bien una serie
de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y
operación de una entidad, debiendo reconocerse como un componente
integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y
operacional existente en la organización
Importancia del Control Interno
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.
Principios Orientadores
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de
control correspondiente.
De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos
suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.
Los Objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos restablecidos.
La oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno,
es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera
que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
Las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que
las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el
futuro.
Sistema de Control
El control interno es de importancia para la estructura administrativa
contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus
estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con
el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos
contables.
CONTROL DE CUSTODIA
Estos tipos de controles están diseñados para evitar que los bienes móviles
sean perdidos , dañados o robados y para proporcionar la seguridad de que
las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los
registrados.
Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la
custodia de un departamento o persona del ente. Las áreas claves son la
entrada ( recepción ), almacenamiento o custodia.
Controles sobre la existencia física: Consisten en los conteos periódicos,
evaluación y potencial de venta de los activos y comparándolos entonces
con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparación
puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma
impedir inexactitudes.
CARACTERISTICA DEL CONTROL INTERNO
El control interno comprende el plan de organización, los métodos y
procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados
en un todo para la obtención de tres objetivos fundamentales:
a) La obtención de información financiera correcta y segura,
b) La salvaguarda de los activos y.
c) La eficiencia de las operaciones
Es importante identificar los riesgos de control interno, y la forma en que
afectan al mismo. El riesgo de auditoria puede ser considerado como una
combinación entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o
irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no
sean descubiertos por medio de procedimientos de control del cliente o del
trabajo de auditoría. El riesgo puede ser clasificado en:
a) Riesgo Inherente,
b) Riesgo de Control y
c) Riesgo de Detección.
TIPOS DE CONTROL INTERNO
Control interno administrativo
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los
procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o
actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de
las operaciones, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento
de los objetivos y metas programados.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de
efectividad, eficiencia y economía de los procesos de decisión.
CONTROL INTERNO FINANCIERO
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la
salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y
confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes
financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y
demás derechos y obligaciones de la organización.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de
efectividad, eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado
los recursos financieros a través de los presupuestos respectivos.
Los controles previos son los que más deben cuidarse porque son
fuentes de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse
en compras innecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no
autorizados, etc.
CONTROL INTERNO PREVENTIVO
Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecución de las
operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de
las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su
conveniencia y oportunidad en función de los fines y programas de la
organización.
Los controles previos son los que más deben cuidarse porque son fuentes
de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse en comprasinnecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no autorizados, etc.
CONTROL INTERNO CONCOMITANTE
Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el
mismo momento de su ejecución, lo cual esta relacionado básicamente con
el control de calidad.
CONTROL INTERNO POSTERIOR
Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se
practica por medio de la Auditoría; por su aplicación se clasifica en:
Control posterior interno: Es el examen posterior de las operaciones
financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditoria Interna
de cada organización.
Control posterior externo: Es el examen posterior de las operaciones
financieras y administrativas y es responsabilidad exclusiva del Organismo
Superior de Control, a través de la Auditoría Gubernamental.
IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS
Riesgo Inherente: Consiste en la posibilidad de que en el
proceso contable (registro de las operaciones y preparación de
estados financieros) ocurran errores sustanciales antes de
considerar la efectividad de los sistemas de control.
Las áreas que resultan de criterio subjetivos gerenciales tales
como: obsolescencias de existencia de inventarios, provisión
para cuentas incobrables, etc. Son de mayor riesgo que las
que resultan de determinaciones más objetivas.
RIESGO DE CONTROL
Se refiere a la incapacidad de los controles internos de prevenir o detectar
los errores o irregularidades sustanciales de la empresa.
Para que un sistema de control sea efectivo debe ocuparse de los riesgos
inherentes percibidos, incorporar una segregación de funciones apropiada
de funciones incompatibles y poseer un alto grado de cumplimiento.
Al igual que el riesgo inherente, el riesgo de control existe,
independientemente de la auditoría y esto es en gran medida fuera delcontrol del auditor.
RIESGO DE CONTROL
Los sistemas de control bien diseñados reducen el riesgo de sufrir una
pérdida significativa a causa de errores o irregularidades, especialmente por
parte de empleados de baja jerarquía.
Los sistemas de control tienen menos posibilidades de evitar las
irregularidades cometidas por la gerencia superior quien está en posición de
sobrepasarlos o ignorarlos.
En consecuencia, el auditor debe interesarse particularmente en el ambiente
de control, los controles gerenciales, y en el papel de la auditoría interna, ya
que estos pueden proporcionar una seguridad razonable de que la gerencia
no está involucrada en ellos.
RIESGO DE DETECCION
Consiste en la posibilidad que hayan ocurrido errores importantes en el
proceso administrativo-contable, que no sean detectados por el control
interno y tampoco por las pruebas y procedimientos diseñados y
realizados por el auditor.
TECNICAS DE REVISION Y VERIFICACION CONTROL
INTERNO
Comparación : es el acto de observar la similitud o diferencia existente
entre dos o mas elementos.
Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación
de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la
evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones
y recomendaciones.
Observación: es el examen ocular realizado para cerciorarse como se
ejecutan las operaciones.
Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo
intermedio el auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, en
especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones,
apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el
personal de la entidad ejecuta las operaciones.
INDAGACION, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto
mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios
responsables de la entidad.
La indagación es una actividad que involucra hacer observaciones, hacer
preguntas, examinar libros y otras fuentes de información para saber qué es
lo que ya se sabe, planear investigaciones, revisar lo que se sabe en función
de la evidencia experimental, utilizar herramientas para reunir, analizar e
interpretar datos, proponer respuestas, explicaciones y predicciones, y
comunicar los resultados.
La indagación requiere la identificación de suposiciones, el empleo del
razonamiento crítico y lógico y la consideración de explicaciones
alternativas.
Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se
examinan áreas específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados
por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente.
LAS ENTREVISTAS, pueden ser efectuadas al personal de la entidadauditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a sucargo. Para obtener mejores resultados debe prepararseapropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir laspreguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito ypuntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos consideradosrelevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes ysu utilización aceptada por la persona entrevistada.
LAS ENCUESTAS, pueden ser útiles para recopilar información de ungran universo de datos o grupos de personas. Su ventaja principalradica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, sudesventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de loque se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso.
La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable,bastante menos que la información verbal recolectada en base aentrevistas efectuadas por los auditores.
Observación
Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.
El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones,
dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa
las realiza.
Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios
fiscos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se
desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.