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Elaborado por Tecniber-5 Revisado, enero 2012

Introducción a las hojas de cálculo OpenOffice.org Calc

Introducción a las hojas de cálculo – OpenOffice.org Calc

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Sumario de contenidos 1. ¿Qué es una hoja de cálculo? ...............................................................................3

Conceptos básicos sobre el trabajo con una hoja de cálculo:................................3

2. La pantalla de trabajo ............................................................................................4

La barra de menús ................................................................................................4

Las barras de herramientas...................................................................................5

La barra de fórmulas .............................................................................................6

La barra de estado ................................................................................................6

3. Manipular un libro ..................................................................................................7

Crear un libro.........................................................................................................7

Guardar un libro.....................................................................................................7

Guardado automático ............................................................................................8

Guardar el libro actual con un nombre diferente ....................................................8

Cerrar un libro .......................................................................................................8

Abrir un libro existente...........................................................................................9

Salir del programa .................................................................................................9

4. Desplazar-se por la hoja de cálculo.....................................................................10

Desplazar-se por una hoja con el ratón ...............................................................10

Desplazar-se con el teclado.................................................................................10

5. Seleccionar celdas ..............................................................................................11

Seleccionar celdas con el ratón ...........................................................................11

Seleccionar celdas con el teclado........................................................................11

6. Operaciones básicas ...........................................................................................12

Introducir datos....................................................................................................12

Manipula datos ....................................................................................................14

7. Funciones............................................................................................................18

Asistente de funciones.........................................................................................18

8. Formato de celdas, filas y columnas....................................................................20

Celdas.................................................................................................................20

Filas.....................................................................................................................22

Columnas ............................................................................................................22

9. Imprimir ...............................................................................................................23

10. Ejercicio de aplicación de fórmulas......................................................................27


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Convenciones de este manual En este manual aplicamos las convenciones tipográficas, de uso del teclado y del ratón, si-guientes:

Se entiende por botón principal del ratón, el botón izquierdo del ratón en configuraciones para diestros, y el botón derecho en configuraciones para zurdos. Se entiende por botón secundario del ratón el botón derecho en configuraciones para di-estros, y el botón izquierdo en configuraciones para zurdos.

Siempre que indicamos clic, doble clic, dos clics, tres clics… y no se indique el botón del ratón con que se hace, se entiende que debe realizarse con el botón principal del ratón.

Siempre que hacemos referencia a una opción de un menú, se indicará la secuencia para llegar al menú deseado escribiendo el nombre del menú y submenú en letra cursiva y separados por /. Por ejemplo, Formato/Párrafo… indica, hacer clic en el menú Formato y, a continuación, hacer clic en la opción Párrafo…

Las referencias a opciones, cuadro de diálogo, ventanas, botones, listas desplegables y otros elementos que pueden aparecer en pantalla se representan con letra cursiva, como por ejemplo: Clic en el botón Aceptar.

Siempre que hacemos referencia al menú contextual de un objeto se entiende que hay que activarlo haciendo clic con el botón secundario del ratón.

Seleccionar un objeto o elemento significa hacer clic con el botón principal del ratón so-bre el objeto o elemento; o utilizar la correspondiente tecla o combinación de teclas que nos sitúan en el objeto o elemento.

Arrastrar significa hacer un clic con el botón principal del ratón y, sin soltar, mover el ra-tón, y llegados al objetivo deseado, soltarlo.

Algunas instrucciones se activan mediante combinaciones de teclas. En este manual se representan por la serie de teclas que debemos pulsar, unidas por un signo +. Por ejem-plo, Ctrl+A indica que debemos pulsar la tecla Ctrl, y sin soltarla, pulsamos la tecla A.

Las figuras en las que aparece la pantalla del ordenador muestran su aspecto real según se desarrollan las distintas tareas, pero es posible que en vuestro equipo sean diferen-tes, ya sea por la configuración de vuestro sistema operativo, o de la versión de la apli-cación que utilizáis.


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1. ¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un documento electrónico que se utiliza para procesar dados numé-ricos. A los programas informáticos que permiten la creación y la gestión de hojas de cálcu-lo, se les llama gestores de hojas de cálculo.

A disposición de los usuarios encontramos varios programas informáticos que permiten rea-lizar esta función. Por ejemplo citaremos Excel, incluido dentro del programa Microsoft Offi-ce, software de propiedad 1 de la empresa Microsoft y, Calc , incluido en el programa Ope-nOffice.org, versión de software libre 2 del paquete ofimático Star Office, propiedad de la empresa Sun Microsystems.

En estos apuntes trataremos los aspectos principales del programa OpenOffice.org Calc.

Conceptos básicos sobre el trabajo con una hoja de cálculo: 1. Un libro es un archivo.

2. Una hoja es una porción del libro. Una hoja está formada por filas y columnas.

3. Una columna es una selección vertical de celdas.

En una hoja de Calc hay 1.024 columnas (marcadas de la A a la AMJ).

4. Una fila es una selección horizontal de celdas.

Si la versión de Calc es la 3.2 o anteriores, en una hoja hay 65.536 filas. Si la versión de Calc es posterior a la 3.2, en una hoja hay 1.048.576 filas.

5. Una celda es el cruce entre una fila y una columna. Se identifica por la letra de la co-lumna seguida de la fila, por ejemplo, A1, BK300...

1 Software que determina las condiciones bajo las cuales el usuario puede ejecutarlo, copiarlo o modificar el código fuente. (se-gún la definición del Termcat: http://ww.termcat.net). 2 Software que permite al usuario ejecutarlo sin ninguna condición, distribuir cópias, modificar el código fuente para perfeccio-nar su funcionamiento o adaptarlo a usos concretos, y difundir los resultados de estas modificaciones (según la definición del Termcat: http://ww.termcat.net).


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2. La pantalla de trabajo

La barra de menús Un menú es una lista de órdenes que podemos seleccionar con un clic del ratón o mediante el teclado.

La barra de menús es una barra situada en la parte superior de la pantalla que agrupa por menús (Archivo, Editar, Ver…) las diferentes órdenes para manejar el programa.

Esta barra se puede personalizar añadiendo o quitando menús y se puede cambiar de sitio, pero no se puede ocultar.

Para activar un menú, hacemos un clic con el botón izquierdo del ratón en el menú deseado y, a continuación, clic en la opción de submenú adecuada, o pulsamos la tecla Alt y, a conti-nuación, la respectiva letra subrayada de la opción deseada.

Nombre del documento

Encabezado de columnas

Barra de desplazamien-to horizontal

Barra de desplaza-miento de hojas

Barra de tareas

Barra de desplazami-ento vertical

Barra de fómulas

Barra de herramientas estándar

Cerrar documento

Cerrar programa

Barra de menús

Barra de títulos

Barra de herramientas formato

Encabezado de filas

Celda activa

Zona de trabajo

Etiquetas de hoja Barra de estato

Al hacer clic en las opciones que después del nombre tienen puntos suspensivos, se abre un cuadro de diálogo.

Al hacer clic en las opciones que después del nombre tienen un triángulo negro, se abre otro menú

Al hacer clic en las opciones que no estan destacades no se activa nada (solo se pueden utilizar en situacio-nes determinadas)

Aumenta o disminuye el tamaño visual del texto (Zoom)

Factor de escala actual Barra de herramientas de dibuix


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Las barras de herramientas Las barras de herramientas permiten organizar mediante menús o botones las órdenes de Calc de forma que se activen haciendo un clic con el botón izquierdo del ratón sobre el bo-tón correspondiente.

Las barras de herramientas se pueden personalizar fácilmente añadiendo o quitando menús y/o botones, crear barras totalmente personalizadas, ocultarlas, mostrarlas o desplazarlas.

Según la posición que ocupen en pantalla, las barras de herramientas se clasifican en:

a) Barra de herramientas acoplada : es aquella que está adherida a un borde de la ventana del programa, es decir, está situada debajo de la barra de títulos o en el bor-de izquierdo, derecho o inferior de la aplicación y no se puede cambiar de tamaño

b) Barra de herramientas flotante : es aquella que queda por encima del documento y se puede cambiar de tamaño.

Para mostrar u ocultar una barra de herramientas, elegimos en la barra de menús Ver/ Ba-rras de herramientas y hacemos clic en el nombre de la barra de herramientas que quere-mos mostrar u ocultar, o bien, hacemos clic con el botón secundario del ratón en cualquier barra de herramientas y escogemos en el menú emergente la barra de herramientas que deseamos mostrar u ocultar. Si la barra de herramientas es del tipo flotante, la podemos ocultar haciendo clic en su botón Cerrar (X).

Si queremos mover una barra de herramientas deberemos considerar que hay dos tipos de barras: acopladas y flotantes:

Si la barra de herramientas es del tipo acoplada :

a) Hacemos clic en el controlador de movimiento (zona con línea punteada situada al inicio de la barra de herramientas).

b) Arrastramos la barra de herramientas a una nueva posición.

Si la barra de herramientas es del tipo flotante :

a) Clic en el título de la barra de herramientas.

b) Arrastramos la barra de herramientas a una nueva posición.

Nota: si se arrastra la barra de herramientas hasta un borde de la ventana del programa, se convertirá en una barra de herramientas acoplada, y si hacemos doble clic en la barra de título volverá a la posición inicial.

Hay dos barras de herramientas que generalmente se muestran en pantalla:

Barra de herramientas estándar Dispone de los comandos que actúan sobre todo el archivo o toda una hoja.

Barra de herramientas de formato Dispone de los comandos que se utilizan más a menudo para dar formato al texto de la hoja.

Si hacemos clic en la punta de flecha de lista desplegadle situada al final de la barra de her-ramientas podremos añadir o quitar iconos seleccionando en el menú en el que se muestra la opción Botones visibles y, a continuación, marcamos o desmarcamos el icono deseado.

Controlador de movimiento


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La barra de fórmulas Es la barra para escribir, editar o visualizar el contenido de la celda activa

Abre el Asistente de funciones

Inserta una suma automática en la celda activa Muestra la referencia o el nombre de la celda activa y si hacemos clic en la punta de flecha de lista desplegadle muestra el listado de las celdas o rangos que tienen nombre.

Cuando estamos en edición se muestran los iconos Cancelar y Aceptar en lugar del icono de Suma automática.

Aceptar: al hacer clic finaliza la edición e introduce el texto en la celda activa

Cancelar: al hacer clic finaliza la edición y anula el texto que introducimos o los cambios realizados.

La barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del documento y muestra información sobre una operación en curso o la posición del punto de inserción. Número de la hoja donde está el cursor / número total de hojas Al hacer doble clic se abre el cuadro de diálogo “Estilo de página: por defecto”

Muestra información sobre operaciones en curso

(1) (2)

Aumenta o disminuye el tamaño visual del texto (Zoom)

Factor de escala actual (3)

(1) Indica las diferentes formas para seleccionar un rango de celdas:

Estándar (STD): Si ésta es la opción activada, para seleccionar un texto pulsamos el botón izquierdo del ratón y arrastramos por encima del texto.

Extensible (EXT): Si ésta es la opción activada, cuando hacemos clic en el documento se selecciona desde donde estaba el cursor inicialmente hasta la posición donde hemos hecho clic.

Añadir (ADD): Si ésta es la opción activada, podemos seleccionar bloques de texto en forma discontinua (es lo mismo que si en la posición STD continuásemos señalando presionando la tecla CTRL).

(2) Cuando modificamos un documento, aparece un "*" para indicarnos que el documento contiene cambios que no se han guardado y que, por lo tanto, si cerramos el documento sin guardarlos, se perderán. También aparece cuando abrimos un nuevo documento y aún no lo hemos guardado por primera vez.

(3) Al hacer doble clic en el cuadro del factor, se abre el cuadro de diálogo Escala y formato de la vista que permite modificar el factor de escala, también podemos modificar este factor haciendo clic con el botón secundario del ratón y seleccionar el factor deseado en el menú contextual que se muestra.


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3. Manipular un libro

Crear un libro Cuando abrimos Calc, se muestra una pantalla de trabajo vacía, en blanco, donde podemos escribir nuestro texto. Si en el momento de teclear el texto, se cometen errores, se pueden corregir con la tecla Supr si el error está inmediatamente a la derecha del punto de inserción o con la tecla Retroceso si el error está inmediatamente a la izquierda del punto de inser-ción; de esta forma se borra carácter a carácter.

Si estamos trabajando con un libro y queremos abrir otro nuevo, pero sin salir del actual, disponemos de tres posibilidades:

Clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar.

Hacer Ctrl+N.

Seleccionamos a la barra de menús Archivo/Nuevo/Hoja de cálculo. Si tenemos dos o más libros abiertos, podemos pasar de uno a otro mediante la opción Ven-tana de la barra de menús y, a continuación, seleccionamos el libro que queramos.

Guardar un libro El libro que tenemos en pantalla está en la memoria RAM del ordenador. Si salimos de Calc y no lo guardamos en algún soporte informático adecuado (disco duro, disquete, USB…), lo perderíamos. Para guardarlo disponemos de tres posibilidades:

Clic en el botón Guardar de la barra de herramientas estándar.

Seleccionamos en la barra de menús Archivo/Guardar.

Pulsamos Ctrl+S.

Se abre el cuadro de diálogo Guardar como:

La primera vez que guardamos el libro debemos:

1. Seleccionar el lugar donde lo queremos guardar. Hacemos doble clic sobre la carpe-ta donde queremos guardar el archivo. Si queremos guardar el archivo en una carpe-ta que no se muestra en pantalla o en algún otro dispositivo, como en una memoria USB hacemos clic en el botón Subir un nivel hasta encontrarlo. Por defecto, el archi-vo se guarda en la carpeta activa.

2. Dar nombre al libro. El nombre puede ser cualquiera, con un máximo de 255 carac-teres, puede tener espacios, pero no símbolos como / \ > < * . : ; ? |. Escribimos el nombre en el cuadro Nombre del archivo. Nota: Por defecto, Calc propone Sin título 1.

Carpeta activa

Subir un nivel


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3. El libro se guarda por defecto con el formato estándar de Calc. Si interesa guardarlo con otro formato como por ejemplo Texto, Web, versiones de Excel…, es necesario cambiar la opción por defecto por la deseada en el cuadro Tipo de archivo.

Nota: Calc añade al final del nombre la extensión .ods La extensión o tipo de un archivo sirve para identificar el tipo de programa en con que se ha hecho el archivo.

Cuando el libro ya está guardado, las siguientes veces que lo guardamos, ya no se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, se guardará directamente con el nombre, en el lugar y tipo indicados la primera vez. Si quisiéramos cambiar algunas de estas características debería-mos utilizar la opción de la barra de menús Archivo/Guardar como para que se abra nueva-mente el cuadro de diálogo Guardar como y poder cambiar la opción u opciones deseadas.

Guardado automático Podemos indicar que cada xx minutos se guarde automáticamente el libro que estamos es-cribiendo.

1. Seleccionamos en la barra de menús Herramientas/Opciones

2. Desplegamos la carpeta Cargar/guardar haciendo doble clic sobre ella, o bien clic en el botón expandir (+) situado a su izquierda.

3. Clic a General.

4. Activamos la casilla de verificación Guardar la información de restablecimiento au-tomática cada…

5. Escribimos en el cuadro minutos un número entre 1 y 99.

6. Clic en el botón Aceptar.

Guardar el libro actual con un nombre diferente 1. Seleccionamos en la barra de menús Archivo/Guardar como.

2. En el cuadro Nombre del archivo del cuadro de diálogo Guardar como, escribimos el nombre del duplicado.

3. Indicamos el lugar donde queremos que se guarde el duplicado.

4. Clic en el botón Guardar.

El libro que queda en pantalla es el duplicado, el libro original se ha cerrado.

Cerrar un libro Si queremos cerrar un libro y seguir en el programa, disponemos de tres posibilidades:

Hacer clic en el botón Cerrar (X)

Hacer Ctrl+F4.

Seleccionar en la barra de menús Archivo/Cerrar.

Si el libro no ha sufrido ninguna modificación desde la última vez que se guardó, se cerrará automáticamente. Si ha habido alguna modificación (un solo espacio ya es una modifica-ción) y no lo hemos guardado:

Pedirá El documento xxx se ha modificado. ¿Desea guardar los cambios?

Si contestamos Guardar, el libro se guarda y se cierra.

Si contestamos Descartar, las modificaciones no se guardan y el libro se cierra.

Si contestamos Cancelar, las modificaciones no se guardan y el libro queda abierto.


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Abrir un libro existente Guardado y cerrado un libro se puede volver a abrir mediante:

1. Hacemos clic en el botón Abrir de la barra de herramientas estándar, o seleccio-namos en la barra de menús Archivo/Abrir, o Ctrl+O.

2. En el cuadro de diálogo Abrir seleccionamos el archivo.

Si el libro no está a la vista, primero deberemos seleccionar la carpeta que lo contie-ne y, a continuación, clic en el botón Abrir o bien hacemos directamente doble clic sobre la carpeta. Si el archivo está en una carpeta que no se ve en pantalla o en algún otro dispositivo, como en un disquete hacemos clic en el botón Subir un nivel hasta encontrarlo.

Nota: si estamos en la carpeta que tiene el libro y éste no está en la lista debemos comprobar que en el cuadro Tipo de archivo esté el tipo de archivo que queremos abrir; si no está, hacemos clic en la punta de flecha de la lista desplegadle de este cuadro y seleccio-namos el tipo o la opción Todos los archivos.

3. Seleccionado el archivo hacemos clic en el botón Abrir. Nota: también podemos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el archivo.

También podemos abrir un libro guardado recientemente utilizando la lista de libros recien-tes

Seleccionamos en la barra de menús Archivo/Libros recientes y, a continuación, hacemos clic en el nombre del archivo de la lista que queremos abrir.

Salir del programa Si queremos salir del procesador de texto, disponemos de tres posibilidades:

Hacemos clic en el botón Cerrar de la barra de títulos.

Pulsamos Alt+F4.

Seleccionamos en la barra de menús Archivo/Salir.

Si el libro no ha sufrido ninguna modificación desde la última vez que lo guardamos, se ce-rrará automáticamente y saldremos del programa. Si ha habido alguna modificación y no la hemos guardado, el programa pedirá si la queremos guardar.


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4. Desplazarse por la hoja de cálculo

Desplazarse con el ratón a) Para desplazar-se a cualquier lugar de la pantalla:

� Clic en la posición a donde queremos ir.

b) Para desplazarse fuera de la pantalla poco a poco:

� Clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal o vertical, y para ir con mayor rapidez arrastramos el cuadro de desplazamiento de la barra correspondiente.

Al arrastrar, el cuadro de desplazamiento de la barra vertical nos indica la fila donde estamos en cada momento; cuando arrastramos el de la barra horizontal, nos indica la columna.

c) Moverse directamente a celdas concretas:

� Clic en el cuadro de nombres, escribimos la referencia de la celda y pulsamos Intro.

� Si la celda tiene un nombre asignado, clic en la flecha de la lista desplegable del cua-dro de nombres y clic en el nombre asignado a la celda.

Desplazarse con el teclado a) Por una hoja

→, ← Una celda a la derecha, una celda a la izquierda

↓, ↑ Una celda abajo, una celda arriba

Ctrl+→ Al final de una fila de datos

Ctrl+← Al principio de una fila de datos

Ctrl+↓ Al final de una columna de datos

Ctrl+↑ Al principio de una columna de datos

Inicio Al principio de una fila

Fin Al final de una fila de datos

Ctrl+Inicio A la celda A1

Ctrl+Fin A la esquina inferior derecha de la hoja de trabajo

AvPág Arriba una ventana

Alt+AvPág A la derecha una ventana

Ctrl+AvPág A la hoja de la derecha

RePág Abajo una ventana

Alt+RePág A la izquierda una ventana

Ctrl+RePág A la hoja de la izquierda

b) Por un rango de celdas

Intro Una celda abajo

Mayúscula+Intro Una celda arriba

Tab Una celda a la derecha

Mayúscula+Tab Una celda a la izquierda


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5. Seleccionar celdas

Seleccionar celdas con el ratón a) Rango de celdas contiguas: arrastramos el ratón por encima del rango.

b) Seleccionar un rango grande de celdas contiguas sin arrastrar:

1. Clic sobre la celda de una de las esquinas del rango (normalmente escogeremos la celda superior izquierda del rango).

2. Nos situamos en la celda opuesta del rango (normalmente la celda inferior derecha), pulsamos la tecla Mayúscula, y hacemos clic en esta celda

o bien

1. Clic sobre la celda de una de las esquinas del rango.

2. Hacemos clic en el cuadro STD de la barra de Estado y cuando se muestra EXT, hacemos clic en la celda opuesta del rango.

c) Celdas no contiguas o rangos múltiples:

Mantenemos pulsada la tecla Ctrl mientras seleccionamos con el ratón

o bien

Hacemos clic en el cuadro STD de la barra de Estado y cuando se muestra ADD podre-mos seleccionar rangos de celdas en forma discontinua.

d) Seleccionar partes específicas:

Una sola fila Clic sobre el número de la fila Varias filas contiguas Clic sobre el número de la fila y arrastramos arriba

o abajo. Varias filas no contiguas Mantenemos Ctrl pulsada mientras seleccionamos

el número de filas. Una sola columna Clic sobre la letra de la columna. Varias columnas contiguas Clic sobre la letra de la columna y arrastramos a de-

recha o izquierda. Varias columnas no contiguas Mantenemos Ctrl pulsada mientras seleccionamos

letras de columnas. La hoja entera Clic en botón Seleccionar todo situado en la esqui-

na superior izquierda de la hoja de trabajo.

Seleccionar celdas con el teclado a) Rango de celdas contiguas:

Situados sobre la celda de una de las esquinas del rango, manteniendo la tecla Mayús-cula pulsada, nos vamos desplazando hasta seleccionar todo el rango. o bien

1. Pulsamos F8, y a continuación, nos desplazamos hasta seleccionar todo el rango. 2. Pulsamos F8 o Esc para desactivar.

b) Seleccionar partes específicas:

Mayúscula+Barra espaciadora La fila en que estamos situados. Ctrl+Mayúscula+Barra espaciadora La columna en que estamos situados. Ctrl+* (teclado alfanumérico) La región de datos actual.


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6. Operaciones básicas

Introducir datos La información que puede contener una celda puede ser de varios tipos

Texto : cualquier combinación de letras, cifras y símbolos.

Valores :

a) Cualquier combinación de dígitos que se muestran en varios formatos numéricos.

b) Fechas y horas que son nombres con un formato especial.

fórmulas : conjunto de valores y operadores que comienzan con el signo =

En las fórmulas podemos usar referencias de celda y operadores:

Referencias de celda. Rango de celdas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas de una hoja de cálculo e indica a Calc en que celdas ha de buscar los valores o los datos que queremos utilizar en una fórmu-la. Podemos hacer referencia a celdas de una misma hoja, a celdas de otras hojas de un mismo libro y a celdas de otros libros.

Calc utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con letras y las filas con nú-meros.

Un rango de celdas es un conjunto de celdas que forman un rectángulo. Para referirnos a un rango de celdas, introducimos la referencia de la celda del lado superior izquierdo, dos pun-tos (:) y, a continuación, la referencia a la celda del lado inferior derecho del rango.

Ejemplos

Para hacer referencia a Utilizamos La celda en la columna A y la fila 10 A10 El rango de celdas en la fila 15 a 18 y las columnas B hasta la E. B15:E18

Operadores aritméticos: permiten realizar las operaciones matemáticas bási-cas. El resultado es un valor numérico.

Símbolo Significado Ejemplo + Suma =2+15 - Resta =A1-B2 * Multiplicación =2*190 / División =47/C3 ^ Exponenciación =3^2

% Porcentaje (detrás de un número)

=B1*10%

Jerarquía de los operadores aritméticos Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Calc ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación:

Jerarquía Operador Descripción 1 % Porcentaje 2 ^ Exponente 3 * y / Multiplicación y división 4 + y – Suma y resta


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Si una fórmula contiene operadores de la misma jerarquía (por ejemplo, una fórmula contie-ne un operador de multiplicación y un otro de división), Calc evaluará los operadores de iz-quierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, debemos escribir entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Funciones : son pequeños programas que permiten realizar operaciones específicas facili-tando de esta manera los cálculos. Pueden utilizarse por ellas mismas, en este caso es ne-cesario que comiencen con el signo =, o bien dentro de una fórmula más compleja. Los da-tos sobre los que actúen las funciones reciben el nombre de argumentos o parámetros. Por ejemplo, a SUMA(A1:A24) el argumento es el rango A1:A24 .

Error : cuando una fórmula no puede evaluar adecuadamente un cálculo, da como resultado un error de cálculo. Un valor de error es un tipo de dato con entidad propia: #####, #DIV/0!, #N/A, ¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #REF!, #VALOR!

##### Se produce cuando la celda contiene un número, una fecha o una hora con un tamaño superior a la de la celda o cuando la celda contiene una fórmula de fecha u hora que genera un resultado negativo.

#DIV/0! Se produce cuando se divide una fórmula por 0. Esto pasa cuando el divisor hace referencia a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero.

#N/D Se da cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

¿NOMBRE? Aparece cuando Calc no reconoce el texto en una fórmula. Por ejemplo cuan-do escribimos mal el nombre de una función.

#¡NUM! Se produce cuando hay un problema con algún número en una fórmula o fun-ción. Por ejemplo, se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un argumento numérico.

#REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo, si eli-minamos la columna B todas las fórmulas que hacen referencia a las celdas de la columna eliminada darán #REF!.

#VALOR! Se produce cuando en un cálculo se hace referencia a una celda que no con-tiene un valor. Por ejemplo, cuando sumamos dos celdas y una de ellas, o ambas, contienen un texto en lugar de valores.

Para introducir datos , seleccionamos la celda haciendo clic en ella, tecleamos los datos y, a continuación, pulsamos:

— Tecla Intro : el puntero se desplaza o no según lo que se establece en Herramien-tas/Opciones/OpenOffice.org Calc/General cuadro Parámetros de en-trada, a Calc. La opción predeterminada es desplazarse a la celda de abajo.

— Teclas de flecha : el puntero se desplaza en la dirección de la flecha.

O hacemos:

— Clic en otra celda, el puntero se desplaza a esta celda.

— Clic en √ barra de fórmulas, el puntero no se desplaza.

Si hacemos clic se anula la entrada de datos, también anulamos la entrada de datos pulsando la tecla Esc.

Si hemos introducido un texto, éste se alinea a la izquierda de la celda.

Si hemos introducido un valor, éste se alinea a la derecha de la celda.


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Para introducir nombres como texto, por ejemplo, un código postal, debemos empezar por un apóstrofe ' (así evitamos que desaparezcan los ceros de la izquierda del número).

Podemos introducir datos automáticamente mediante el controlador de relleno (pequeño cuadro negro situado en el vértice inferior derecho de la celda o celdas seleccionadas). Por ejemplo, si escribimos en la celda A1 Enero , hacemos clic en el controlador de relleno y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastramos hasta a A12, las celdas se llenan con Enero hasta a Diciembre .

En el caso anterior, el relleno automático se basa en un único valor de partida, pero pode-mos seleccionar dos o más valores como rango inicial de partida para un relleno automáti-co, la hoja de cálculo tratará de determinar una tendencia y realizará el relleno automático con lo que haya determinado. Por ejemplo, si en la celda A1 escribimos 2, y a B1, escribi-mos 4, seleccionamos el rango A1:B1, arrastramos hasta G1, el programa escribirá la serie 2, 4, 6, 8, 10, 12 y 14.

También podemos llenar automáticamente un rango de celdas adyacentes a un rango de datos haciendo doble clic sobre el controlador de relleno. Por ejemplo, escribimos nombres en las celdas B1 a B5, nos situamos en A1, escribimos Producto 1 y hacemos doble clic en el controlador de relleno; las celdas A1 a A5 se llenaran automáticamente con Producto1, Producto2, Producto3, Producto4 y Producto5.

Editar/Rellenar (Abajo, Derecha, Arriba, Izquierda, Hojas, Series…)

Manipula datos Editar datos Podemos editar el contenido de una celda de dos maneras diferentes:

1. En la barra de fórmulas: clic en la celda y clic en la barra de fórmulas.

2. En la misma celda: doble clic en la celda o bien clic en la celda y a continuación F2.

Si no hemos pulsado Intro mientras introducimos un dato o lo modificamos, podemos Can-celar los cambios pulsando ESC o haciendo clic en el botón Cancelar (botón de la barra de fórmulas en forma de aspa roja que solo es visible en el momento de la edición).

Si hemos pulsado Intro, podemos escoger entre Editar/Deshacer o hacer clic en el icono Deshacer de la barra de herramientas Estándar.

Borrar celdas Seleccionada la celda o celdas, pulsamos la tecla Supr.

Se abre el cuadro de diálogo Suprimir el contenido que permite tener un control sobre aque-llo que se está borrando

También podemos acceder a este cuadro de diálogo seleccionando en la barra de menús Editar/Suprimir los contenidos


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Eliminar celdas 1. Seleccionamos la celda o celdas que queremos eliminar.

2. Seleccionamos en la barra de menús Editar/Suprimir las celdas

3. Seleccionamos:

Desplazar las celdas hacia la izquierda si queremos que las celdas de la derecha ocupen la posición de las eliminadas.

Desplazar las celdas hacia arriba si queremos que las celdas de debajo ocupen la posición de las eliminadas.


Eliminar filas

1. Seleccionamos la fila o filas que queremos eliminar.

2. Seleccionamos en la barra de menús Editar/Suprimir las celdas.

o bien

1. Seleccionamos una celda cualquier de la fila.


3. Seleccionamos Toda la fila.


Eliminar columnas

1. Seleccionamos la columna o columnas que queremos eliminar.

2. Seleccionamos en la barra de menús Edita/Suprimir las celdas.

o bien

1. Seleccionamos una celda cualquiera de la columna.


3. Seleccionamos Toda la columna.


Eliminar Hojas 1. Seleccionamos la hoja u hojas que queremos eliminar.

Nota: para seleccionar varias hojas a la vez: a) Si son contiguas clic en la pestaña de la primera hoja que queremos seleccionar y, a

continuación, Mayúscula+Clic en la última. b) Si no son contiguas clic en la pestaña de la primera hoja que queremos seleccionar y, a

continuación, Ctrl+Clic en la última.

2. Seleccionamos en la barra de menús Editar/Hoja/Suprimir.

Insertar celdas 1. Colocamos el cursor donde queremos insertar la nueva celda.

2. Seleccionamos en la barra de menús Insertar/Celdas.

3. Seleccionamos:


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Desplazar las celdas hacia la derecha si queremos que la celda se inserte a la iz-quierda de la celda donde tenemos el cursor.

Desplazar las celdas hacia abajo si queremos que la celda se inserte sobre la celda donde tenemos el cursor.


Insertar filas

1. Colocamos el cursor en una celda cualquiera de la fila por encima de la que quere-mos insertar la fila. Si queremos insertar simultáneamente más de una fila, a conti-nuación, seleccionamos hacia abajo tantas celdas como filas queremos insertar.

2. Seleccionamos en la barra de menús Insertar/Filas.

Insertar columnas

1. Colocamos el cursor en una celda cualquier de la columna a la izquierda de la que queremos insertar la columna. Si queremos insertar simultáneamente más de una columna, a continuación, seleccionamos hacia la derecha tantas celdas como colum-nas queremos insertar.

2. Seleccionamos en la barra de menús Insertar/Columnas.

Insertar Hojas 1. Colocamos el cursor en una celda cualquiera de la hoja a la izquierda o a la derecha

de la que queremos insertar la nueva hoja.

2. Seleccionamos en la barra de menús Insertar/Hoja.

3. Seleccionamos la posición a insertar.


Mover celdas 1. Seleccionamos la celda o celdas a mover.

2. Seleccionamos en la barra de menús Editar/Cortar, o hacemos clic en el icono Cortar de la barra de herramientas Formato.

3. Clic en la celda inicial de la nueva posición.

4. Elegimos en la barra de menús Editar/Pegar, o hacemos clic en el icono Pegar de la barra de herramientas Formato.

Copiar celdas 1. Seleccionamos la celda o celdas a copiar.

2. Seleccionamos en la barra de menús Editar/Copiar, o hacemos clic en el icono Co-piar de la barra de herramientas Formato.

3. Clic en la celda inicial de la posición donde queremos la copia.

4. Elegimos en la barra de menús Editar/Pegar, o hacemos clic en el icono Pegar de la barra de herramientas Formato.

Finalizada la copia, para cancelar el borde móvil, pulsamos la tecla Esc (Escape).

Mover o copiar fórmulas: tipo de referencias Si se mueve una celda que contiene una fórmula, las referencias de celda no cambiarán .


Tecniber-5 17

Si se copia una celda que contiene una fórmula, las referencias cambiarán según el tipo de referencias .

En una fórmula podemos tener referencias relativas, absolutas o mixtas.

Referencia relativa es una referencia de celda, como A1, que indica a Calc cómo buscar otra celda a partir de la celda que contiene la fórmula. Utilizar una referencia relativa es co-mo dar instrucciones para ir a un lugar desde un punto de partida. Por ejemplo, si la celda C1 contiene la fórmula A1*B2, Calc buscará el valor de una celda que está en la misma fila y dos columnas a la izquierda y la multiplicará por otra que también está una fila más abajo y una columna a la izquierda.

Una referencia absoluta especifica la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia absoluta tiene la forma $A$1.

Una referencia mixta es una referencia de celda, como $A1 o A$1, que especifica la direc-ción exacta de una parte de la referencia (la columna en el primer caso y la fila en el segun-do) y la dirección relativa de la otra parte (la fila en el primer caso y la columna en el se-gundo).

Si la referencia es absoluta, cuando la fórmula que la contiene se copia en otra celda, la referencia no cambia, es decir, sigue siendo $A$1.

Si la referencia es relativa cuando copiamos la fórmula que la contiene a otra celda, la refe-rencia cambiará. Por ejemplo, si copiamos la fórmula A1*B1 que está en la celda C1 a la celda C2, lo que estamos copiando son las instrucciones “Multiplicas el contenido de la cel-da que está dos columnas a la izquierda y en la misma fila por el contenido de la celda que está una columna a la izquierda y en la misma fila” y, por lo tanto, el resultado es la fórmula A2*B2 y si la copiamos en la celda D1, la fórmula será B1*C1.

En resumen, cuando copiamos fórmulas, la fila de las referencias relativas aumenta o dismi-nuye según la cantidad de filas que nos hemos desplazado hacia abajo o hacia arriba, res-pectivamente; mientras que la columna de las referencias relativas aumenta o disminuye según la cantidad de columnas que nos hemos desplazado hacia la derecha o hacia la iz-quierda, respectivamente.

Ejemplo de copias según desplazamiento lateral o por filas

Si copiamos fórmulas en celdas adyacentes podemos hacerlo más rápido si utilizamos el controlador de relleno.

El controlador de relleno es un pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior izquier-da de la celda que contiene la fórmula. Cuando se señala con el ratón, el puntero cambia a una cruz negra, a continuación arrastramos el controlador hasta la última celda del rango a rellenar.

Controlador de relleno


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7. Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores especí-ficos, llamados argumentos o parámetros, en un orden determinado que se llama sintaxis. Pueden utilizarse solas, en este caso deben empezar con el signo =, o bien dentro de una fórmula más compleja. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por puntos y comas y un paréntesis de cierre: Nombre(argumento1;argumento2;…) Ejemplos Función SUMA(A2:A24) el argumento es el rango A2:A24. Un rango es un conjunto de cel-das que formen un rectángulo y se identifica mediante la referencia de la celda de uno de sus vértices y, a continuación, el operador de rango : y, a continuación, la referencia de la celda del vértice opuesto. Función Promedio(A2:A24; C2:D20), calcula el promedio de los valores contenidos en los rangos indicados. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, valores de error, referencias de celda, rangos, constantes, fórmulas u otras funciones. Podemos escribir directamente una función en una celda, en la barra de fórmulas o bien situados en la celda deseada utilizamos el Asistente de funciones.

Asistente de funciones El Asistente de funciones es una herramienta útil para crear o modificar una fórmula que contiene funciones. Si hemos activado el Asistente de funciones, cuando creamos una fórmula a medida que introducimos una función en la fórmula, el Asistente de funciones muestra el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la fun-ción y, de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Si la fórmula ya está escrita en el Asistente de funciones aparecerá la primera fun-ción de la fórmula y cada uno de sus argumentos. Si queremos modificar otra función de la misma fórmula, debemos hacer clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función. Para acceder a cualquier función activamos el Asistente de funciones

1. Seleccionamos una celda o un intervalo de celdas de la hoja actual para determinar la posición en qué se insertará la fórmula.

2. Seleccionamos en la barra de menús Insertar/Función o hacemos clic en el botón Asistente de funciones (fx) de la barra de fórmulas.

3. En el cuadro de diálogo Asistente de funciones se muestran todas las funciones de Calc agrupadas por categorías.


Tecniber-5 19

4. Seleccionamos una categoría de función en el cuadro Categoría. Si no sabemos a que categoría pertenece nuestra función, elegimos la categoría Todas.

5. Hacemos doble clic en el cuadro Función en la función deseada o hacemos clic en la función y, a continuación, clic en el botón Siguiente.

6. Escribimos los argumentos de la función.

Por ejemplo, si hemos seleccionado la función Promedio se muestra:

.

Explica la función y muestra ejemplos de aplicación.

Si marcamos esta casilla de verificación la función seleccionada se inserta en el intervalo de celdas seleccionado como una fórmula matricial.

7. Escritos los argumentos, hacemos clic en el botón Aceptar.

Previsualiza el resultado de la función. Escribimos cada uno de los argumentos. El contenido puede ser un valor, un rango u otra función. Si el argumento es un rango en lugar de es-cribirlo podemos señalarlo haciendo clic en el icono Selecciona. Si el argumento es una función, en lugar de escribirlo podemos acceder al listado de funciones haciendo clic en este icono. Muestra el resultado del cálculo. Muestra la fórmula que se crea a medida que la escribimos ya sea con el Asistente o bien directamente en este cuadro.


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8. Formato de celdas, filas y columnas

Celdas Seleccionadas una o más celdas:

— Cambia el tipo, el estilo, la medida y el color de la letra de las datos introducidos me-diante los comandos de la barra de herramientas Formato

Tipo de letra Medida Negrita Cursiva Subrayado Color de letra

o bien

Seleccionamos en la barra de menús Formato/Celdas/ Ficha Tipo de letra y elegimos las opciones deseadas.

— Da a los datos numéricos formatos específicos , como puntos separadores de miles, moneda, porcentaje, científico…

Comandos barra de herramientas Formato

Moneda Porcentaje Formato estándar Aumenta decimales Disminuye decimales

o bien

Elegimos en la barra de menús Formato/Celdas/Ficha Números y elegimos el formato deseado.

— Pone bordes


Para elegir estilo, tamaño y color deseado de los bordes debemos seleccionar en la ba-rra de menús Formato/ Celdas/ Ficha Bordes.

— Dar color al fondo


o bien

seleccionamos en la barra de menús Formato/Celdas/ Ficha Fondo.

— Alinear las datos horizontalmente o verticalmente

Comandos barra de herramientas Formato.

Alineación horizontal izquierda Alineación horizontal centra Alineación horizontal derecha

Alineación justificada

Alineación vertical inferior Alineación vertical centra Alineación vertical superior

o bien

seleccionamos en la barra de menús Formato/Celdas/ Ficha Alineación y elegimos las opciones de Alineación del texto deseadas.


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— Ajusta los datos a la medida de la columna o da una orientación determinada .

Orientación del texto Define la orientación del texto dentro de la celda al girar el disco con el ratón. o bien En el cuadro Grados introducimos el ángulo de giro para el texto de la celda o las celdas seleccionadas. Si introducimos un número positivo, el texto girará a la izquierda, mien-tras que si introducimos uno negativo lo hará a la derecha. Borde de referencia: indica el borde de la celda a partir de la que queremos escribir el texto girado.

o Expansión del texto desde el borde inferior de la celda: escribe el texto girado desde el borde inferior de la celda hacia afuera.

o Expansión del texto desde el borde superior de la celda: escribe el texto girado desde el borde superior de la celda hacia afuera.

o Expansión del texto solo dentro de la celda: escribe el texto girado solo dentro la celda.

Apilado verticalmente: Alinea el texto verticalmente, es decir, escribe un carácter bajo otro. Flujo del texto Permite determinar el flujo del texto en una celda. Ajuste automático del texto: ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas dependerá del ancho de la celda, es decir, el texto se distribuye en una línea, dos o más según el acho de la columna a la que pertenece la celda. Nota: si queremos que un texto se distribuya en más de una línea independientemente del ancho

de la celda, debemos introducir saltos de líneas manuales. Para introducir un salto de línea manual dentro de una celda, escribimos el texto y cuando queremos hacer al salto de línea pulsamos Ctrl+Intro.

Activar la división de palabras: habilita la división de palabras para ajustar el texto a la línea siguiente. Reducir para ajustar a la celda: reduce la medida aparente del tipo de letra para que los contenidos se ajusten al ancho actual de la celda. No podemos aplicar esta orden a una celda que contenga saltos de línea.

— Combina celdas Seleccionadas las celdas, elegimos en la barra de menús Formato/Fusionar las celdas. o bien

Hacemos clic en el botón Fusionar las celdas de la barra de herramientas Formato


Tecniber-5 22

Filas Si queremos aumentar o disminuir el tamaño de una fila:

1. Seleccionamos en la barra de menús Formato/Fila/Alto.

2. Escribimos los cm. de alto deseados.


o bien

Arrastramos el borde inferior del número de la fila hasta que ésta tenga el tamaño deseado.

Para conseguir que el tamaño de la fila se ajuste al contenido de las celdas, en lugar de arrastrar, hacemos doble clic en el borde inferior del número de la fila.

Columnas Si queremos aumentar o disminuir el tamaño de una columna:

1. Seleccionamos en la barra de menús Formato/Columna/Ancho.

2. Escribimos los cm. de ancho deseados.


o bien

Arrastramos el borde derecho del título de la columna hasta que ésta tenga el tamaño deseado.

Para conseguir que el tamaño de la columna se ajuste al conteni-do de las celdas, en lugar de arrastrar, hacemos doble clic en el borde derecho del título de la columna.


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9. Imprimir

Para imprimir la hoja activa hacemos clic en el botón de la barra de herramientas están-dar y se imprimirá toda la hoja. Si cunado hacemos clic en el botón Imprimir queremos que solo se imprima una parte es-pecífica de la hoja, debemos crear la llamada área de impresión.

Crear área de impresión:

1. Seleccionamos las celdas que queremos que formen el área de impresión.

2. Seleccionamos en la barra de menús Formato/Áreas de impresión/Definir.

También podemos establecer el área de impresión mediante la Vista previa del salto de pá-gina (consultar el apartado comprobar y desplazar los saltos de páginas).

Añadir celdas a un área de impresión

1. Seleccionamos las celdas que queremos añadir al área de impresión.

2. Seleccionamos en la barra de menús Formato/Áreas de impresión/Añadir.

Suprimir un área de impresión

Seleccionamos en la barra de menús Formato/Áreas de impresión/Suprimir.

Si solo queremos imprimir una parte de la hoja sin crear el área de impresión:

1. Seleccionamos el área que queremos imprimir.

2. Seleccionamos en la barra de menús Archivo/Imprimir.

3. Seleccionamos la ficha General.

4. Activamos el botón de opción Las celdas seleccionadas.

5. Clic en el botón Imprimir.

Para la impresión tenga una buena presentación, antes de imprimir debemos considerar las siguientes posibilidades:

a) Cambiar la orientación de la página

1. Seleccionamos en la barra de menús Formato/Página.

2. Seleccionamos la ficha Página, elegimos la orientación deseada marcando el botón de opción Vertical u Horizontal.

3. Clic en botón Aceptar.


Tecniber-5 24

b) Cambiar márgenes


2. Seleccionamos la ficha Página.

3. Escribimos los valores de los respectivos márgenes en cm.


También podemos cambiar los márgenes mediante la Vista preliminar

c) Añadir encabezados y pies de páginas

1. Seleccionamos en la barra de menús Formato/Página

2. Seleccionamos la ficha Encabezado o la ficha Pie de página.

Activamos la casilla de verificación Activa el encabezado y clic en el botón Edita.

Hora Fecha Páginas Página Nombre de la hoja Título Atributos de texto

3. Escribimos el texto en la sección o secciones deseadas.

4. Para dar formato al texto, lo seleccionamos y, a continuación, elegimos el botón Atri-butos de texto. Para numerar las páginas elegimos el botón Página. Para insertar el número total de páginas elegimos el botón Páginas. Para insertar la fecha actual, de tal manera que se actualice automáticamente al abrir el archivo, elegimos el botón Fecha. Para insertar la hora actual, de tal manera que se actualice automáticamente al abrir el archivo, elegimos el botón Hora. Para insertar el nombre de la etiqueta de la hoja activa, elegimos el botón Nombre de la hoja.



d) Repetir los títulos en todas las páginas.

Si tenemos una hoja muy larga que se imprimirá en varias páginas, podemos establecer qué filas o columnas se han de repetir en cada página impresa.

1. Seleccionamos en la barra de menús Formato/Áreas de impresión/Editar.

2. En el cuadro Filas a repetir del cuadro de diálogo Editar las áreas de impresión escri-bimos el rango de la fila o filas que contienen los títulos que queremos que se repita,


Tecniber-5 25

por ejemplo si son los de la fila 3, escribimos $3:$3, o bien hacemos clic en el botón Contraer diálogo que está situado a la derecha del cuadro y, a continuación, seña-lamos la fila o filas de títulos y regresamos haciendo clic en el mismo botón.

3. En el cuadro Columnas a repetir escribimos el rango de la columna o columnas que contienen los títulos que queremos que se repitan, por ejemplo si son los de la co-lumna A y B, escribimos $A:$B, o bien hacemos clic en el botón Contraer diálogo que está situado a la derecha del cuadro y, a continuación, señalamos la columna o co-lumnas de títulos y regresamos haciendo clic en el mismo botón.

4. Clic en botón Aceptar.

e) Comprobar y desplazar los saltos de páginas.

1. Seleccionamos en la barra de menús Ver/Previsualización de salto de página.

2. Movemos los saltos de página (líneas azules discontinuas) arrastrándolos a la iz-quierda, a la derecha, arriba o abajo. Calc cambia automáticamente la escala de la hoja con el fin de ajustar las columnas y las filas a la página.

Si arrastramos las líneas azules continuas, crearemos un área de impresión.

f) Ajustar una hoja a un número específico de páginas

También podemos cambiar la escala de la hoja y, en consecuencia, los saltos de página de la siguiente manera:


2. Seleccionamos la ficha Hoja.

3. En el apartado Redimensiona elegimos la opción deseada.

Modo de redimensionamiento: elegimos un modo de redimensionamiento en el cuadro de lista. Se mostraran los controles adecuados al lado del cuadro de lista.

Reducir/ampliar la impresión: especifica un factor de redimensionamiento para redimen-sionar todas las páginas impresas.

Factor de redimensionamiento: indicamos el porcentaje deseado.

Ajustar las áreas de impresión al ancho/alto: especifica el nombre máximo de páginas horizontales (ancho) y verticales (alto) en los que se han de imprimir cada hoja con el es-tilo de página actual. Las áreas de impresión siempre se redimensionan de manera pro-porcional, por lo que el número de páginas que se obtiene puede ser inferior al número indicado.

Podemos desactivar uno de los cuadros, y de esta manera la medida no indicada utili-zará tantas páginas como sean necesarias.

Si desactivamos ambos cuadros, el factor de redimensionamiento será del 100%.

Ancho en páginas: introducimos el número máximo de páginas que se han de imprimir horizontalmente.

Alto en páginas: introducimos el número máximo de páginas que se han de imprimir api-ladas verticalmente.

Ajustar el área de impresión al número de páginas: indica el número máximo de páginas en las que se ha de imprimir cada hoja con el estilo de página actual. La escala se redu-cirá tanto como sea necesario para ajustarla al número definido de páginas. Número de páginas: introducimos el número máximo de páginas que se han de imprimir.


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Antes de imprimir es conveniente visualizar en pantalla como quedará la impresión. Esto se hace haciendo clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar.

El botón Márgenes permite mostrar en pantalla a la izquierda y a la derecha de la página unes líneas que marcan la posición de los márgenes. Si arrastramos la línea situada a la izquierda, cambiaremos el margen izquierdo; si arrastramos la línea situada a la derecha, cambiaremos el margen derecho. En la parte superior de la página se muestran unos cua-dros negros que son los indicadores del acho de las columnas a imprimir. Si colocamos el cursor entre dos indicadores consecutivos, el cursor adopta la forma � si en este momento hacemos clic, se muestra una línea horizontal que corresponde a la posición del margen superior, si lo arrastramos cambiaremos el margen superior. Trasladado el margen superior a una nueva posición, se muestra en la parte superior otra línea horizontal que corresponde al margen del encabezado. Para cambiar el margen inferior, colocamos el cursor en la parte inferior y cuando el cursor adopta la forma � procedemos como con el margen superior.

También podemos cambiar los márgenes seleccionando Formato/Página y escribimos en cm. los márgenes deseados.

Para volver a la visualización normal hacemos clic en el botón Cerrar la previsualización.


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10. Ejercicio de aplicación de fórmulas

El administrador de una tienda quiere calcular:

1. El descuento de cada un de los artículos rebajados.

2. El importe vendido de cada artículo.

3. El total de las ventas.

Según dos supuestos:

A) Cada artículo tiene un porcentaje de descuento diferente.

B) El porcentaje de descuento es único, es decir, todos los artículos tienen el mismo des-cuento.

Datos

A B C D E F G

1 CÁLCULO DE LAS VENTAS CON REBAJA DE UNA TIEN-DA

2 3 A) Cada artículo tiene un porcentaje de descuento diferente 4 5 Artículos Precio Porcentaje de descuento Descuento Precio final Unidades vendidas Total ventas 6 Artículo 1 300 10% 10 7 Artículo 2 410,24 15% 15 8 Artículo 3 200 25% 26 9 Artículo 4 269 20% 35 10 Artículo 5 31,25 5% 47 11 Artículo 6 780,65 15% 2 12 Artículo 7 1500 30% 0 13 Artículo 8 6,35 5% 14 14 Artículo 9 27 5% 10 15 Total 16 17 18 B) Porcentaje de descuento único 20% 19


Tecniber-5 28

Resultados

A B C D E F G 1 CÁLCULO DE LAS VENTAS CON REBAJA DE UNA TIENDA 2 3 A) Cada artículo tiene un porcentaje de descuento d iferente 4

5 Artículos Precio Porcentaje de descuento Descuento Precio final Unidades

vendidas Total ventas

6 Artículo 1 300,00 10,0% 30,00 270,00 10 2.700,00 7 Artículo 2 410,24 15,0% 61,54 348,70 15 5.230,56 8 Artículo 3 200,00 25,0% 50,00 150,00 26 3.900,00 9 Artículo 4 269,00 20,0% 53,80 215,20 35 7.532,00 10 Artículo 5 31,25 5,0% 1,56 29,69 47 1.395,31 11 Artículo 6 780,65 15,0% 117,10 663,55 2 1.327,11 12 Artículo 7 1.500,00 30,0% 450,00 1.050,00 0 0,00 13 Artículo 8 6,35 5,0% 0,32 6,03 14 84,46 14 Artículo 9 27,00 5,0% 1,35 25,65 10 256,50 15 Total 22.425,93 € 16 17 18 B) Porcentaje de descuento único 20% 19

20 Artículos Precio Descuento Precio final Unidades vendidas Total ventas

21 Artículo 1 300,00 60,00 240,00 10 2.400,00 22 Artículo 2 410,24 82,05 328,19 15 4.922,88 23 Artículo 3 200,00 40,00 160,00 26 4.160,00 24 Artículo 4 269,00 53,80 215,20 35 7.532,00 25 Artículo 5 31,25 6,25 25,00 47 1.175,00 26 Artículo 6 780,65 156,13 624,52 2 1.249,04 27 Artículo 7 1.500,00 300,00 1.200,00 0 0,00 28 Artículo 8 6,35 1,27 5,08 14 71,12 29 Artículo 9 27,00 5,40 21,60 10 216,00 30 Total 21.726,04 €


Tecniber-5 29

fórmulas

A B C D E F G 1 CÁLCULO DE LAS VENTAS CON REBAJA DE UNA TIENDA 2 3 A) Cada artículo tiene un porcentaje de descuento d iferente 4

5 Artículos Precio Porcentaje de descuento Descuento Precio

final Unidades vendi-das Total ventas

6 Artículo 1 300 0,1 =B6*C6 =B6-D6 10 =E6*F6 7 Artículo 2 410,24 0,15 =B7*C7 =B7-D7 15 =E7*F7 8 Artículo 3 200 0,25 =B8*C8 =B8-D8 26 =E8*F8 9 Artículo 4 269 0,2 =B9*C9 =B9-D9 35 =E9*F9 10 Artículo 5 31,25 0,05 =B10*C10 =B10-D10 47 =E10*F10 11 Artículo 6 780,65 0,15 =B11*C11 =B11-D11 2 =E11*F11 12 Artículo 7 1500 0,3 =B12*C12 =B12-D12 0 =E12*F12 13 Artículo 8 6,35 0,05 =B13*C13 =B13-D13 14 =E13*F13

14 Artículo 9 27 0,05 =B14*C14 =B14-D14 10 =E14*F14 15 Total =SUMA(G6:G14) 16 17 18 B) Porcentaje de descuento único 0,2 19

20 =A5 =B5 =D5 =E5 =F5 =G5

21 =A6 =B6 =B21*D$18 =B21-C21 =F6 =D21*E21 22 =A7 =B7 =B22*D$18 =B22-C22 =F7 =D22*E22 23 =A8 =B8 =B23*D$18 =B23-C23 =F8 =D23*E23 24 =A9 =B9 =B24*D$18 =B24-C24 =F9 =D24*E24 25 =A10 =B10 =B25*D$18 =B25-C25 =F10 =D25*E25 26 =A11 =B11 =B26*D$18 =B26-C26 =F11 =D26*E26 27 =A12 =B12 =B27*D$18 =B27-C27 =F12 =D27*E27 28 =A13 =B13 =B28*D$18 =B28-C28 =F13 =D28*E28

29 =A14 =B14 =B29*D$18 =B29-C29 =F14 =D29*E29 30 Total =SUMA(F21:F29)

Las fórmulas destacadas con negrita son las fórmulas que hemos escrito. Las fórmulas en gris se obtienen por copia.

La fórmula de la suma la podemos escribir o bien colocar el cursor en la celda correspo-ndiente y hacer dos clics en el botón Autosuma de la barra de fórmulas.

introducción a las hojas de...

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