financeware® facturit .net. facturación electrónica cfd, cfdi, cbb

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Financeware® FacturIT.NET 2012 Versión 3.0.1

Septiembre/2012

CONTENIDO

1. Instalación.......... pág. 2 2. Organización....... pág. 9 3. Control............... pág. 12 4. Operación.......... pág. 18 5. Resumen............ pág. 28

Guía del Usuario

Morelia, Michoacán, México [email protected]

www.isoftlution.com

Satélite Express Terminal Satélite Express Server



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1. INSTALACIÓN 1.1. Requerimientos Técnicos FacturIT.NET se encuentra disponible para descarga desde el sitio web http://www.isoftlution.com y antes de instalarse se deben considerar los siguientes requerimientos técnicos de Hardware y Software según el Sistema Operativo con el que se cuenta: a) Conectividad:

a.1. Internet de Banda Ancha para descarga y timbrado si se emite CFDI. a.2. Red de área local para uso del sistema en red.

b) Hardware Mínimo:

b.1. Procesador de la familia Intel/Amd a 1 GHz. b.2. Espacio libre en disco de 50 Mb. b.3. 1 Gb de RAM según el Sistema Operativo. b.4. Tarjeta de video con resolución de 800x600 pixeles.

c) Software por Sistema Operativo:

c.1. Microsoft® Windows® XP SP2 a 32 Bits c.1.1. Microsoft Windows Installer 4.5 c.1.2. Microsoft .Net Framework 3.5 c.1.3. Crystal Reports Viewer c.1.4. Microsoft SQL Server Express 2005

c.2. Microsoft® Windows® Vista a 32 Bits c.2.1. Microsoft .Net Framework 3.5 c.2.2. Crystal Reports Viewer c.2.3. Microsoft SQL Server Express 2005

c.3. Microsoft® Windows® Vista a 64 Bits c.3.1. Microsoft .Net Framework 3.5 c.3.2. Crystal Reports Viewer c.3.3. Microsoft SQL Server Express 2005

c.4. Microsoft® Windows® 7 a 32 Bits c.4.1. Crystal Reports Viewer c.4.2. Microsoft SQL Server Express 2005

c.5. Microsoft® Windows ®7 a 64 Bits c.5.1. Crystal Reports Viewer c.5.2. Microsoft SQL Server Express 2005

c.6. Microsoft® Windows® 8 a 32 Bits / 64 Bits c.6.1. Microsoft.Net Framework 3.5.

c.6.1.1. Opción 1: Conectar el equipo a Internet y activarlo desde Programas y Características del panel de control c.6.1.2. Opción 2: Seguir los siguientes pasos desde el DVD de instalación de Windows 8:

c.6.1.2.1. Insertar el disco de instalación de Windows 8 c.6.1.2.2. Abrir el Símbolo del sistema como Administrador usando el botón derecho del mouse c.6.1.2.3. Escribir el comando:

Dism /online /enable-feature /featurename:NetFx3 /All /Source:x:\sources\sxs /LimitAccess donde x: es la letra de unidad para el DVD de Windows 8.

c.6.1.2.4. Finalizada la instalación reiniciar el equipo para que los cambios se apliquen correctamente c.6.2. Crystal Reports Viewer c.6.3. Microsoft SQL Server Express 2005

d) Utilidades d.1. Microsoft SQL Server Management Studio Express d.2. Soporte Técnico en Línea

http://www.isoftlution.com/

http://www.isoftlution.com/iss/tl/WindowsInstaller4.5.exe

http://download.microsoft.com/download/6/0/f/60fc5854-3cb8-4892-b6db-bd4f42510f28/dotnetfx35.exe

http://www.isoftlution.com/iss/tl/CRRedist2008_x86.msi

http://www.isoftlution.com/iss/tl/SQLServerExp2005_32.exe













http://www.isoftlution.com/iss/tl/SQLServer2005_SSMSEE_x86.msi

http://www.isoftlution.com/iss/tl/tviSS.exe



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1.2. Instalación en Modo Terminal Es el modo de instalación más sencillo el cual básicamente consiste en los pasos siguientes: a) Iniciar el equipo terminal con permisos de Administrador e instalar el software que se indica arriba y que corresponde con el Sistema

Operativo del mismo. Para cada programa realizar la instalación de forma normal apuntando al botón Siguiente o Next hasta finalizar.

b) En el mismo equipo terminal iniciar la instalación de FacturIT de forma normal siguiendo las instrucciones en pantalla del asistente de instalación.

c) Finalizada la instalación de FacturIT apuntar al acceso directo creado en el escritorio por el instalador e ingresar con el Nombre de usuario SU y Clave de acceso SU.

1.3. Instalación en Modo Servidor La primera tarea para instalar el sistema en modo servidor es instalar SQL Server Express con soporte para red, para esto seguir los pasos siguientes:

a) En el equipo servidor, iniciar con permisos de Administrador para ejecutar el instalador de SQL Server Express y seguir las instrucciones en pantalla del asistente de instalación hasta la ventana Registration Information donde se debe desmarcar la casilla Hide advanced configuration options.

b) Continuar con la instalación hasta la ventana Instance Name y si se desea cambiar el nombre de instancia por default SQLExpress a por ejemplo Empresa, Facturacion, etc, usar un máximo de 16 letras del alfabeto sin espacios intermedios. Como el nombre de instancia es usado por SQL Server Express para identificar el área donde residirá la base de datos de FacturIT es importante anotar este nombre en un lugar seguro pues será necesario en la configuración de las terminales que se conectan al sistema por la red.



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c) Avanzar con la instalación hasta la ventana Service Account, aquí marcar las casillas SQL Server y SQL Browser como se muestra en la imagen. Continuar con la instalación hasta finalizar, sin realizar más cambios en las ventanas subsecuentes solo apuntar al botón Siguiente o Next para alcanzar el final.

d) Seguir con el proceso de instalación hasta la ventana Authentication Mode y seleccionar la opción Mixed Mode (Windows Authentication and SQL Server Authentication). Escribir un password para el usuario sa que es el administrador de la base de datos y resguardarlo en un lugar seguro o usar una clave fácil de recordar. Recomendamos usar la clave facturit123 para que también pueda conectarse desde Microsoft Excel con la herramienta Microsoft Query.



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e) Finalizada la instalación, abrir el programa de configuración desde el menú Inicio->Todos los programas->Microsoft SQL Server 2005->Configuration Tools->SQL Server Surface Area Configuration y seleccionar la opción Surface Area Configuration for Services and Connections como se muestra en la imagen.

f) En la ventana seleccionar Remote Connection y marcar las opciones Local and remote connections y Using both TCP/IP and named pipes. A continuación aplicar los cambios con el botón Apply.



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g) En esta misma ventana reiniciar el servicio de SQL Server Express para que la configuración tenga efecto. Apuntar al nombre de

la instancia como se ve en la figura y hacer clic en el botón Stop, una vez detenido el servicio hacer clic en el botón Start, esperar y apuntar al botón OK para finalizar.

Siguiendo con la instalación en el mismo equipo Servidor, ejecutar los pasos del numeral 1.2. para instalar el software adicional incluyendo el sistema FacturIT y finalizada su instalación abrir el sistema para comprobar que la instalación ha sido correcta, si es así aparecerá la ventana de autentificación del sistema. Cancelar el ingreso al sistema y abrir el explorador de archivos, ubicarse dentro de la carpeta de instalación de FacturIT para localizar los archivos de la base de datos facturit2012301.mdf y facturit2012_log.ldf. Para cada uno de estos dos archivos proceder como sigue:

a) Con el botón derecho del mouse el archivo abrir el diálogo Propiedades. b) En Propiedades apuntar a la pestaña Seguridad y dar clic en el botón Editar o Agregar, en la nueva ventana que emerge localizar

al usuario SQLServer2005MSSQLUser$<Servidor>$<Nombre de instancia> y agregarlo para otorgarle permisos de control total marcando la casilla como se muestra en la imagen.

El siguiente paso es configurar la conexión a la base de datos, para esto abrir la utilidad DBConexión del grupo de programas de FacturIT. Al abrir se carga la configuración en Modo Terminal como muestra la primera imagen de abajo. Seleccionar la opción Modo Servidor y actualizar los campos de acuerdo al entorno de red de la empresa, un ejemplo se muestra en la segunda imagen de abajo, donde:

Ip servidor: Dirección IP del equipo Servidor de datos. Este dato lo puede obtener desde el Panel de Control.

Puerto: Es el número de puerto por el cual servirá el motor de datos, si se desconoce escribir 1433.

Servidor: Es el nombre del equipo Servidor dentro del entorno de red. Este dato se puede obtener desde el Panel de Control.

Instancia: Es el nombre dado en la ventana Instance Name del numeral 1.3.b.

Usuario: Siempre debe ser el nombre del usuario administrador sa tal como aparece en la segunda imagen de abajo.

Clave: Es la clave que se ingresó durante el proceso de instalación en la ventana Authentication Mode del numeral 1.3.c.



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Base datos (*.mdf): Es el nombre del archivo de base de datos de FacturIT con extensión *.mdf.

Transacciones (*.ldf): Es el archivo de transacciones de la base de datos ubicado en la misma carpeta la base de datos *.mdf.

Ejemplo de Configuración en Modo Terminal Ejemplo de Configuración en Modo Servidor

A continuación hacer clic en Adjuntar para fijar la base de datos en Modo Servidor y después clic en el botón Guardar. Éste proceso también se puede realizar con Microsoft SQL Server Management Studio Express el cual es útil para administrar bases de datos de SQL Server Express, y entre sus tareas está la de fijar una base de datos en Modo Servidor, sin embargo aunque se use ésta utilidad para configurar la base de datos en Modo Servidor siempre debe realizar el paso de guardar la configuración. Ahora en cada terminal de la red instalar FacturIT como si se tratara del Modo Terminal, posteriormente copiar desde el equipo Servidor el archivo de configuración dc.dc en cada una de ellas dentro de la carpeta de instalación de FacturIT. Finalmente, ingresar a FacturIT con el usuario SU y contraseña SU. Si en algún momento requiere cambiar la configuración de Modo Servidor a Modo Terminal proceder como sigue:

a) Cerrar FacturIT en cada terminal conectada al sistema. b) En el equipo Servidor abrir la utilidad DBConexion y con el comando Separar deshabilitar la base de datos en Modo Servidor. c) Seleccionar la opción Modo Terminal y llenar los campos como muestra la primera imagen anterior, Guardar la configuración. d) Después de esto las terminales dejarán de tener acceso a la base de datos en red, sin embargo cada una puede ingresar a

FacturIT por separado configurando cada una de ellas en Modo Terminal. Para conectarse a la base de datos de FacturIT y poder analizar datos desde Microsoft Excel con la herramienta Microsoft Query para Datos Externos configurar la conexión como se muestra a continuación, donde la clave es la elegida en el numeral 1.3.b:



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Sugerencia: Con fines de entrenamiento es recomendable usar el sistema con la empresa predefinida hasta obtener un nivel de conocimiento suficiente. Finalizado el entrenamiento desinstalarlo y eliminar la carpeta de instalación para volver a reinstalarlo y que la base de datos se encuentre vacía, otra opción posible es abrir una nueva empresa. Nota: Para obtener una representación correcta de fechas y cantidades monetarias, en el Panel de Control de cada equipo aplicar la configuración regional con idioma Español para México.



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2. ORGANIZACIÓN 2.1. Ingreso a FacturIT Iniciar FacturIT con el Nombre de usuario SU y Clave de acceso SU, seleccionar la empresa de trabajo de la lista de empresas asignadas al usuario tal como muestra la imagen. Si el usuario tiene permiso para cambiar la fecha de operación podrá seleccionar una fecha de trabajo diferente. Tener especial cuidado con éste dato pues aplica para la generación de facturas, asegúrese de que es la correcta.

2.2. Formularios de FacturIT Todos los formularios tienen la misma apariencia y contienen los elementos básicos Título de ventana, Menú principal, Campos del formulario y Barra de estado. El Menú principal contiene las herramientas necesarias para interactuar con la información almacenada en la base de datos. El Contenido del formulario se integra por una serie controles que muestran la información de los campos de la base de datos, algunos de éstos campos son obligatorio y otros opcionales a los campos de tipo obligatorio les antecede una banderilla roja, como se ve en la figura siguiente donde los campos RFC y Apellidos del cliente son obligatorios.

Título de la ventana

Menú principal

Campos del formulario

Barra de estado



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2.3. Escritorio de FacturIT Después de autentificarse aparece la ventana principal del sistema compuesta por paneles que agrupan los comandos que abren cada uno de los módulos y catálogos. Los elementos que componen ésta ventana son:

1. Título de la ventana. Muestra el nombre la Empresa y Sucursal de trabajo. 2. Control del usuario autentificado. Muestra el Nombre de usuario autentificado, con los subcomandos:

a. Bloquear sesión. Útil para bloquear la sesión de trabajo del usuario. Para desbloquearla apuntar a este mismo comando e ingresar nuevamente la clave de acceso del usuario autentificado.

b. Actualizar clave de acceso. Permite cambiar la clave de acceso al sistema para el usuario autentificado. c. Mostrar tip's del día. Muestra información de tipo recordatorio relacionada con el sistema y el tema de Facturación

Electrónica. 3. Acerca del sistema. Muestra información del sistema como versión, derechos de autor, nuestra página web y correo electrónico

de contacto o soporte técnico. 4. Panel principal.

a. Panel de navegación (Izquierdo). Contiene cada uno de los módulos y catálogos agrupados como Operación y Control. b. Panel de navegación (Derecho). Contiene cada uno de los módulos organizados como una secuencia de tareas, cada

una le sigue a la otra donde se indica mediante una flecha cuál es el sentido ideal de operación, por ejemplo, en el grupo Operación el sentido de operación es tal que antes de generar una factura primero se debe dar de alta un cliente.

5. Barra de estado. Muestra información relativa a la Empresa y Sucursal de trabajo así como la fecha de operación.



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2.4. Paneles de FacturIT Al seleccionar el grupo Operación del panel izquierdo aparecen en el panel derecho los módulos de Clientes, Proveedores, Productos, Comprobantes, Correo electrónico, Importación de datos. Adicionalmente en la parte superior del panel izquierdo se ven los accesos a catálogos como Categorías de productos, Unidades monetarias, Unidades de medida y Métodos de pago. Si selecciona el grupo Control, entonces en el panel derecho aparecen los módulos Empresas, Sucursales, Folios fiscales, Pac's, Usuarios, Soporte técnico. En la parte superior del mismo panel se encuentran los catálogos Formatos de comprobantes y Regímenes fiscales.

2.5. Comandos de Menú Como muestra la imagen los comandos de cada formulario se agrupan de acuerdo a sus funciones, el nombre del grupo indica esas funciones. Algunos de estos comandos son comunes a la mayoría de los formularios como: Nuevo, Guardar, Eliminar, Imprimir, Buscar.

Nuevo. Utilizado para limpiar los campos del formulario e ingresar un nuevo registro.

Guardar. Permite almacenar en la base de datos los nuevos registros o sus modificaciones.

Eliminar. Este comando borra el registro seleccionado en el formulario, para ello pide la confirmación del usuario.

Imprimir. Éste comando permite ver en pantalla la información del sistema o imprimirla como reporte o formulario.

Buscar. Utilizado para localizar un registro de la base de datos. La búsqueda se realiza mediante el uso de las opciones:

o Regresar: Regresa los datos al formulario que lo solicita. El mismo resultado se obtiene con doble clic sobre el registro.

o Buscar en: Dependiendo del formulario la búsqueda puede ser por diferentes índices.

o Listar N primeras coincidencias: Ésta opción muestra de forma interactiva las coincidencias que se van presentando al tiempo que se escribe el texto a buscar.

o Buscar al inicio del campo: Inicia la búsqueda comparando el texto con el inicio del campo.

o Buscar en cualquier parte del campo: Realiza la búsqueda tomando en cuenta si el texto se encuentra en cualquier parte del campo.

o Buscar coincidencia exacta. Localiza los registros donde el texto coincide exactamente con el campo.

Cerrar. Éste comando cierra la ventana.

Control

Empresas

Sucursales

Folios fiscales

Pac's

Usuarios

Soporte técnico

Formatos

Regímenes fiscales

Operación

Clientes

Proveedores

Productos

Comprobantes

Correo electrónico

Importación de datos

Categorías de productos

Unidades monetarias

Unidades de medida

Métodos de pago



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3. PANEL CONTROL

3.1. Módulo Empresas Empresas es el primer módulo para configurar, donde se puede modificar la empresa predefinida o registrar una nueva. Para modificar los datos de una empresa primero se debe consultar, para ello apuntar al registro listado en la parte inferior del formulario y cargar la información en los campos de la parte superior. Llenar los campos según corresponda teniendo cuidado de marcar la casilla Operando para indicarle al sistema que la empresa está en operación e impide que sea eliminada accidentalmente. De acuerdo con el tipo de contribuyente de que se trate, sea Persona Física o Persona Moral seleccionar su Régimen fiscal. También es importante elegir una de las opciones de Emisión de comprobantes de acuerdo al esquema que aplica para su empresa: CFD, CFDI o CBB. En la pestaña Logotipo y cédula podrá cargar, modificar o dejar en blanco la imagen de logotipo de la empresa, así como de la cédula fiscal. El tamaño máximo para el logotipo es de 400px de ancho por 300px de alto y para la cédula es de 5cm de ancho por 2.5cm de alto en forma horizontal. Finalmente Guardar para almacenar la información en la base de datos. Si desea agregar una nueva empresa usar el comando Nuevo, llenar los campos con la información correspondiente y Guardar. Para eliminar una empresa antes debe consultar su registro como se explicó antes, desmarcar la casilla Operando y proceder a Eliminar.

3.2. Módulo Sucursales Para agregar una nueva sucursal o modificar una existente abrir el módulo de Sucursales, seleccionar la empresa deseada y escribir los datos que solicita el formulario, posteriormente apuntar al comando Guardar. En los campos de Licenciamiento seleccionar la fecha de Inicio de operación que aparece en el Certificado de Software que le hemos enviado así como el Código de Activación. Marcar el campo Principal para una y sólo una de sucursales, de éste campo depende la correcta emisión del comprobante. El campo Operando se usa para indicarle al sistema que la sucursal está activa e impide que sea eliminada accidentalmente. Posteriormente en la pestaña Domicilio fiscal capturar el correspondiente a la Sucursal, si es única coincidirá con el domicilio de la matriz. Pestaña Certificado para Sellar. En esta pestaña se capturan los datos del Certificado de Sello Digital el cual aplica para el esquema de emisión CFD y CFDI, en caso de haber optado por el esquema CBB escribir lo valores por defecto que se indican en seguida:

Contraseña. Obligatorio: Clave para el archivo de llave privada *.key. Si usa el esquema CBB escribir 12345678a.

Llave privada. Obligatorio: Ubicación del archivo de llave privada *.key. Apuntar al botón adjunto a la derecha para ubicarlo en el sistema de archivos. Se recomienda usar una ruta fija con referencia directa a una unidad de disco, ejemplo, C:\SAT\CSD\<ubicar aquí>. NO USAR RUTAS RELATIVAS COMO .\Certificados\ o SAT\CSD\ etc. Si usa el esquema CBB seleccionar el certificado de la carpeta de instalación del sistema C:\FINANCEWARE®\FACTURIT .NET 2012 V3.0.1 EX\AAA010101AAA__CSD_01.KEY.



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Certificado. Obligatorio: Ubicación del archivo de certificado de sello digital, se carga apuntando al botón adjunto a la derecha. Se recomienda usar una ruta fija con referencia directa a una unidad de disco, ejemplo, C:\SAT\CSD\<ubicar aquí>. NO USAR RUTAS RELATIVAS COMO .\Certificados\ o SAT\CSD\ etc. Si usa el esquema CBB seleccionar el certificado ubicado en la carpeta de instalación del sistema C:\ FINANCEWARE®\FACTURIT .NET 2012 V3.0.1 EX\AAA010101AAA__CSD _01.CER.

Vigente desde: Fecha desde la cual el certificado de sello digital es válido. Se lee automáticamente al guardar el registro.

Vigente hasta: Fecha a la cual el certificado de sello digital es válido. Se lee automáticamente al guardar el registro.

Número certificado: Número de serie del certificado de sello digital formateado a veinte posiciones. Se lee automáticamente al guardar el registro.

Detalle certificado: Muestra el certificado de sello digital en base64. Se lee automáticamente al guardar el registro.

Pestaña Correo Electrónico. En esta pestaña se configura la cuenta de correo electrónico desde la que se remitirán las facturas electrónicas al cliente. Para esto seleccionar su servidor de correo electrónico y escribir el nombre técnico del servidor de correo si es diferente al mostrado. Continuar con el número de puerto que usa el servidor para el correo electrónico saliente y marcar la casilla de El servidor de correo requiere una conexión segura si se usa seguridad al autentificarse en el servidor de correo electrónico. Escribir el nombre con el que desea ser identificado por el cliente al recibir las facturas electrónicas, ingresar el usuario de correo y la contraseña de correo para el envío de los comprobantes.

Finalmente puede Guardar el registro y realizar una prueba de envío de correo apuntando al botón Enviarme una prueba. Si la configuración es correcta recibirá un mensaje de correo de prueba en la cuenta registrada.

3.3. Módulo Folios Fiscales El módulo de Folios Fiscales muestra una ventana como la siguiente, donde se registran los rangos de folios autorizados por el SAT para el esquema CFD o CBB. En el caso de CFDI el folio es asignado el PAC, por lo que el rango que se registra aquí solo es para control interno de la empresa. Para capturar un rango de folios primero seleccionar la Empresa en seguida la Sucursal y después el Tipo de Comprobante para el que le corresponde el rango como Factura, Notas de cargo, Notas de crédito, Recibo de honorarios y Recibo de arrendamiento. Cada tipo de comprobante debe llevar un rango de folios diferenciados por la Serie, es decir que por ejemplo en el esquema CFD o CBB se debe solicitar al SAT un rango de folios con serie FA para Facturas, un rango con serie ND para Notas de cago, un rango con serie NC para Notas de crédito, etc. aunque no es obligatorio solicitar un rango de folios para cada tipo de comprobante esta versión del sistema así lo requiere con la finalidad de otorgar un mayor control de los mismos. El caso del esquema CFDI es más sencillo por que se puede usar directamente la asignación de estas series sin necesidad de solicitar al SAT un rango de folios toda vez que el rango de folios es usado únicamente para control interno. Seguir entonces con el Año de aprobación del SAT para CFD o CBB y para CFDI escribir el año actual, después escribir el Número de aprobación del SAT para CFD o CBB y para CFDI escribir un número aleatorio; posteriormente capturar la Fecha de Aprobación en la que se da la aprobación de folios para CFD o CBB y para CFDI escribir la fecha en la que se adquiere el servicio de timbrado. En el campo PAC para timbrar, seleccionar el esquema de facturación que corresponda, para CFD elegir Emisor de CFD por medios propios, para CBB



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elegir Emisor de comprobantes impresos con CBB del SAT y para CFDI elegir Timbre Fiscal, en éste último caso se trata del PAC Timbre Fiscal. La Serie, entre otros usos como el mencionado anteriormente es útil también para emitir desde diferentes sucursales, así por ejemplo se puede solicitar la Serie A Rango 1 al 100 para la sucursal 01, Serie B Rango 1 al 100 para la sucursal 02, etc. Seguimos con el Folio inicial y Folio final, que son los extremos del rango de folios autorizado y Último folio, se trata del último folio emitido o usado. Folios mínimos, se refiere a la cantidad mínima por debajo de la cual el sistema emitirá una alerta. Cuando se cuenta con varios rangos de folios por Empresa, Sucursal y Tipo de comprobante Rango de folios en uso, sirve para identificar el rango de folios activo y desde donde se estarán consumiendo para la facturación. CBB del SAT, es usado para el esquema de facturación CBB, permite cargar la imagen correspondiente en formatos *.jpg, *.png, *.gif, etc. el tamaño mínimo de la misma es de 2.75cm ancho x 2.75cm alto a una resolución mínima de 200x200dpi. Importante: De entre todos los rangos de folios registrados por Empresa, Sucursal y Tipo de comprobante marcar únicamente un rango de folios como activo, éste debe ser el siguiente a un rango de folios agotado. Para evitar desfases en el consumo de folios no debe haber más de un rango de folios activo para la misma Empresa, Sucursal y Tipo de comprobante.

3.4. Módulo PAC's El módulo de PAC's entre otros datos contiene la información necesaria para configurar la conexión al servicio de timbrado del PAC Timbre Fiscal y para cada empresa emisora de CFDI se debe agregar su conexión al servicio de timbrado proporcionada por el PAC. El campo Proveedor autorizado, identifica la conexión con el PAC Timbre Fiscal, por ejemplo una conexión se pude identificar como "Conexión a Timbre Fiscal para la Empresa S.A. de C.V.". El campo Clave conexión, es la clave proporcionada por el PAC para realizar la conexión al servicio de timbrado. El Archivo conexión, es proporcionado por el PAC para realizar la conexión al servicio de timbrado, usar el botón a la derecha del campo para cargar el archivo *.pfx. Se recomienda ubicarlo en una ruta fija con referencia directa a una unidad de disco, ejemplo, C:\TIMBREFISCAL\ <ubicar aquí>. NO USAR RUTAS RELATIVAS COMO .\Certificados\ o SAT\CSD\ etc. Servicio web timbrado, es la dirección de Internet donde está activo el servicio de timbrado del PAC y a donde se conecta FacturIT para certificar los comprobantes emitidos por la empresa.



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3.5. Módulo Usuarios En éste módulo se registran los usuarios del sistema. Con el comando Control de acceso se establecen los permisos que cada usuario tiene sobre los módulos y catálogos. Con el comando Clave temporal se puede crear una clave temporal para que el usuario la redefina en su próximo acceso al sistema. El comando Empresas asignadas abre el módulo donde se otorgan los permisos necesarios para que cada usuario opere las empresas requeridas. El módulo de Control de acceso se muestra en la imagen derecha, donde de las dos listas la primera se titula Módulos del usuario que contiene módulos y catálogos, la segunda refiere los Permisos por módulo que detalla a nivel de botón o comando los permisos efectivos del usuario. Así entonces una casilla marcada indica que se trata de un permiso concedido y la casilla desmarcada indica permiso negado. Para otorgar o negar un permiso apuntar con el ratón sobre la casilla de la característica deseada. El módulo de Empresas asignadas que se muestra en la imagen derecha se usa para indicarle al sistema las empresas y sucursales sobre las que el usuario tiene permiso de operar. Una vez que son asignadas aparecen en la lista de la ventana de Autenticación del usuario al iniciar el sistema.



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El módulo de Soporte técnico inicia los servicios necesarios para control remoto de la terminal a fin de que interactivamente personal de iSoftlution Systems® pueda resolver dudas, proporcionar asesoría técnica en línea o realizar la configuración del sistema. Cabe hacer notar que el acceso remoto a la terminal donde reside el sistema es totalmente seguro y sólo es permitido por el usuario que inicia la aplicación, y sólo se puede iniciar al proporcionar el ID al personal de Soporte Técnico de iSoftlution Systems®.

3.6. Catálogo Formatos por Tipo de Comprobante En este catálogo se especifica para cada empresa y tipo de comprobante el formato personalizado que se desea usar en el proceso de facturación. Para agregar un diseño personalizado seleccionar la Empresa, después el Tipo de comprobante y mediante el botón adjunto a la derecha del campo Archivo de formato examinar el sistema de archivos para ubicarse en la carpeta Formatos que está dentro de la carpeta de instalación de FacturIT. Una vez ubicado en la carpeta Formatos, seleccionar el archivo con extensión *.rpt que se desea usar como formato personalizado, la imagen siguiente muestra algunos ejemplos de esto. En caso de que por alguna razón el archivo de formato personalizado no se encuentre disponible al momento de emitir un comprobante, el sistema usará un formato predefinido con lo que no se detendrá el proceso de emisión.

Para diseñar o personalizar un formato se debe basar en los formatos que se integran como parte de la instalación del sistema y que se almacenan en la carpeta Formatos antes mencionada. Los formatos están elaborados con el Sistema de Reportes SAP Crystal Reports 9.2, el cual es bien conocido que se trata de un reporteador en extremo poderoso y flexible con el que además se pueden diseñar informes de cualquier tipo y naturaleza con las más diversas opciones, características y funciones. Por tanto, es necesario contar con este sistema para poder editar un formato de comprobante.



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Es importante mencionar que si la personalización requiere de la reubicación de campos, colores, estilos de letra, líneas y marcos etc. será muy sencillo llevarla a cabo pues se reduce a realizar tareas como las que ya se conocen de Microsoft Office u otro tipo de paquetes. No obstante lo anterior recomendamos hacerse de la documentación técnica correspondiente de SAP Crystal Reports 9.2 pues es muy necesaria para realizar cambios en fórmulas, condiciones, parametrización de datos e integración de nuevas tablas y campos de la base de datos. Al respecto de la integración de nuevas tablas y campos exponemos que la clave de conexión desde Crystal Reports a la base de datos de FacturIT es la que se especificó para el usuario administrador sa en el numeral 1.3.c. En la siguiente ventana se muestra la apariencia del reporteador Crystal Reports donde al formato rptCfdFactura.rpt se le han practicado algunos cambios, para identificar cada uno de los formatos describimos en seguida la estructura del nombre de los archivos:

3 primeros caracteres rpt: Es un prefijo para identificar el tipo de archivo cuando la visibilidad de la extensión del archivo está configurada como oculta.

3 o 4 caracteres siguientes Cfd, Cfdti o Cbb: Indican que el formato se refiere a un CFD, CFDI o CBB respectivamente.

Últimos caracteres Factura, NotaCredito, NotaCargo, Honorarios, Arrendamiento: Se refieren al tipo de comprobante para el que el formato se ha diseñado.

Una vez que se ha editado, guardarlo para que los cambios sean reconocidos por el sistema al momento de generar el comprobante correspondiente.

3.7. Catálogo Regímenes Fiscales En este catálogo se definen los regímenes fiscales por tipo de persona, tanto para Físicas como Morales. El proceso de actualización o registro de datos es igual al que hemos estado usando hasta el momento en los módulos y catálogos anteriores. Si el régimen que le corresponde no se encuentra registrado o es incorrecto puede realizar los cambios necesarios para corregirlo, cuando se trata de más de un régimen se pueden registrar en un solo registro separados por coma simple. Para conocer la descripción exacta de su régimen ingresar al portal del SAT en la sección Mi Portal o solicitarlo a su asesor fiscal.



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4. OPERACIÓN 4.1. Módulo Clientes En éste módulo se registran los Clientes de la empresa y que una vez capturados se usarán más tarde en el proceso de facturación. El sistema trae dos clientes predefinidos y se trata del cliente Ventas al Público en General y del cliente Extranjeros no Inscritos en el RFC, ambos configurados con los datos que menciona el Anexo 20 de la RMF 2012. Los datos que se registran aquí son los datos generales del cliente y su domicilio fiscal, cabe recordar que los campos marcados con banderilla roja son obligatorios y los demás son opcionales. También es importante mencionar que cuando la casilla Activo se encuentra marcada el registro del cliente no se puede eliminar, esto es por seguridad, así que para eliminar un cliente es necesario desmarcar la casilla después guardar el registro y siempre que el cliente no haya facturado se podrá efectuar la eliminación en otro caso la acción de eliminar está restringida.

Es posible realizar búsquedas sobre los clientes basándose en los índices: Clave, RFC, Apellidos y nombre, Razón social, para esto seleccionar el índice correspondiente como se muestra en la siguiente imagen. Sobre las búsquedas se pueden aplicar tres opciones como: Buscar al inicio del campo, Buscar en cualquier parte del campo o Buscar una coincidencia exacta.



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4.2. Módulo Proveedores En éste módulo se registran los Proveedores de los productos y servicios que comercializa la empresa, básicamente se usan para identificar el origen comercial de productos y servicios, de manera que para el proceso de facturación no es obligatorio su registro. Para fines didácticos y de consistencia de la información, el sistema cuenta con un proveedor genérico predefinido que puede ser usado al registrar más tarde los productos y servicios. Los datos que se registran aquí son los datos generales del proveedor y su domicilio fiscal que a diferencia del cliente es opcional, pues ninguno de sus campos de domicilio fiscal están marcados con banderilla roja como en el caso del módulo de clientes. También aplica el caso de que cuando la casilla Activo se encuentra marcada el registro del proveedor no se puede eliminar, así que para eliminar un proveedor es necesario desmarcar la casilla después guardar el registro y si no está relacionado con un producto o servicio se podrá eliminar.

Es posible realizar búsquedas sobre los proveedores basándose en los índices: Clave, RFC, Apellidos y nombre, Razón social, para esto seleccionar el índice correspondiente como se muestra en la siguiente imagen. Sobre las búsquedas se pueden aplicar tres opciones como: Buscar al inicio del campo, Buscar en cualquier parte del campo o Buscar una coincidencia exacta.



Septiembre/2012

4.3. Módulo Productos El siguiente módulo a tratar es el de Productos y servicios donde se registran los que la empresa comercializa, y en esta versión del sistema se trata de una base de datos o lista de precios sin control de inventario útil para el proceso de facturación pues una vez registrado un artículo se podrá consultar por medio de su Clave o Descripción desde el módulo de Facturación o Emisión de comprobantes. Nuevamente los campos etiquetados con banderilla roja son obligatorios para su registro en el sistema, es importante aclarar que el hecho de que sean obligatorios para el sistema no implica que sean obligatorios de acuerdo con lo descrito en el Anexo 20 de la RMF, sin embargo los campos obligatorios para el Anexo 20 sí son contemplados como obligatorios en el sistema; es decir que el sistema cumple con los requerimientos técnicos y de información dispuestos en el Anexo 20 como necesarios para generar comprobantes fiscalmente válidos. En la siguiente imagen se muestran los campos generales de productos y servicios, donde el campo Categoría está relacionado con el catálogo de Categorías editable y accesible desde el escritorio del sistema. El campo Descripción soporta hasta 250 caracteres y si hace falta mayor espacio para su descripción se cuenta con el campo Detalle cuya capacidad es de 32,000 caracteres. El campo Activo marcado con palomita impide eliminar el registro de forma accidental, desmarcarlo y guardar el registro para poder eliminarlo. La casilla Incluir la descripción a detalle en el comprobante indica que cuando está marcada su contenido será agregado al comprobante en otro caso sólo se incluirá la Descripción ordinaria. El campo Cuenta predial es necesario registrarlo cuando se desea emitir un Recibo de arrendamiento en otro caso queda en blanco. En la pestaña Precios se registran los correspondientes al artículo, en este caso se inicia por especificar la Unidad monetaria y Unidad de medida ambos relacionados con sus catálogos correspondientes, editables y accesibles desde el escritorio del sistema. Posteriormente se registra el Precio de compra sin IVA, en seguida se marca la el Margen de utilidad en porcentaje o en cantidad monetaria para obtener el Precio marginal sin IVA, y luego se aplica el Descuento en porcentaje o en cantidad monetaria para obtener el Precio de venta sin IVA y finalmente el sistema calcula el Precio al público ya con IVA el cual será desplegado en los totales del comprobante en el proceso de facturación.

De igual forma que en los módulos anteriores se cuenta con un buscador, que permite seleccionar un índice Clave o Descripción con las mismas opciones de filtrado que se explicaron anteriormente y que facilitan la localización de un Producto o servicio.

4.4. Importación de Clientes, Proveedores, Productos y servicios Para una puesta en operación más rápida de FacturIT se cuenta con un módulo de Importación de datos el cual es accesible desde el escritorio del sistema. Con éste módulo se pueden importar datos de Clientes, Proveedores, Productos y servicios, para cumplir con éste objetivo se pone a su disposición una plantilla en formato de Microsoft Excel que se instala con el sistema y se ubican en la carpeta de FacturIT con los nombres importacion.xls para Excel 97 e importacion.xlsx para Excel 2007. Para una correcta importación se deben tener muy en cuenta las especificaciones de estructura listadas en la primera hoja. Los nombres de las hojas de la plantilla no deben ser

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