1 Mdulo 1

INTRODUCCIN A LA GESTIN POR PROCESOS Curso: Gestin de la calidad

En la actualidad, todas las organizaciones se encuentran inmersas en mercados altamente competitivos y

globalizados; entornos en los que toda organizacin que desee tener xito o subsistir tiene la necesidad de

alcanzar buenos o excelentes resultados empresariales.

Para alcanzar estos buenos resultados, las organizaciones necesitan gestionar sus actividades y recursos

con la finalidad de orientarlos hacia la consecucin de los mismos, lo que a su vez ha derivado en el uso de

nuevas herramientas, metodologas o estilos tales como la gestin por procesos. Por ello, la gestin por

procesos debe entenderse como un nuevo estilo organizacional encaminado a la satisfaccin de los clientes

internos y externos.

La gestin de procesos tiene un enfoque diferente a la administracin tradicional y podemos observarlo en el

siguiente cuadro comparativo:

La gestin por procesos o gestin basada en procesos es un principio de la gestin de la calidad: El

Enfoque Basado en Procesos. Este principio sostiene que un resultado se alcanza ms eficientemente

cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso

Qu es un proceso?

Segn la norma ISO 9000:2005, Proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactan, las cuales transforman entradas en salidas. Adicionalmente definiremos que al ser un

conjunto de actividades necesita recursos (humanos, materiales, econmicos) y requiere controles.

Dada la definicin de proceso, se puede interpretar que la gestin por procesos enfatiza en que los

resultados que se desean obtener se pueden alcanzar de manera ms eficiente si se consideran las

actividades agrupadas entre s, considerando a su vez, que dichas actividades deben permitir una

transformacin de unas entradas en salidas y que en dicha transformacin se debe aportar valor, al

mismo tiempo que se ejerce un control sobre el conjunto de actividades.

Administracin tradicional Gestin por procesos Los empleados son el problema El proceso es el problema Evala las funciones Evala el proceso Sustituye a las personas Cambia el proceso Se controla a las personas Se controla el proceso Jefes funcionales Responsables de proceso Burocracia-Formalismo Flexibilidad-Innovacin Realizan tareas Qu tareas se realizan y para qu

2 Mdulo 1

Proceso y Ciclo de Deming (Ciclo PHVA)

Todo proceso cumple el ciclo de Deming o ciclo de mejora continua, por lo tanto:

Tips para determinar procesos:

El primer paso que una organizacin debe realizar para adoptar un Sistema de gestin por procesos

es determinar cules son sus procesos.

Se habla realmente de un proceso si cumple las siguientes caractersticas o condiciones:

Se identifica y describe fcilmente la entrada y la salida

Necesariamente la entrada y la salida son diferentes

Necesariamente utiliza recursos, en trminos de personal, herramientas, equipos, materiales,

entre otros

Necesariamente tiene controles operativos o de resultado de proceso

: Se verifica, es decir se realiza

la comparacin entre lo planificado (objetivos, actividades) y lo ejecutado. Slo se puede realizar la verificacin si antes se ha realizado la planificacin.

Mejora, dependiendo de los resultados de la verificacin, si los resultados son acordes a lo planificado se puede optimizar, pero si el resultado no es acorde a lo planificado, se debe aplicar acciones correctivas que nos lleven a determinar la causa de este resultado y si es necesario replantear el proceso.

Se ejecuta, es decir que se realizan las actividades planificadas utilizando los recursos y controles previamente definidos

Se planifica, es decir que se establecen objetivos de proceso y se establecen las actividades, recursos y controles del proceso. En esta etapa se define la documentacin necesaria para el proceso.

PLANIFICAR HACER

VERIFICARACTUAR

3 Mdulo 1

Mapa de procesos:

Es la representacin grfica de los procesos que forman parte de la organizacin. No existe una forma

o una regla para elaborarlos, el nico requisito es que la organizacin que la grfica, los entiende y

gestione.

Clasificacin de procesos son:

a. Procesos estratgicos/de direccin /de gestin: son los procesos destinados a definir y controlar las

metas de la organizacin, sus polticas y estrategias.

b. Procesos operativos o de la cadena de valor: son los procesos que permiten generar el producto /servicio

q u e s e e n t r e g a a l c l i e n t e . Estos procesos son el negocio o fin de la organizacin.

c. Procesos de soporte o apoyo: Son los procesos que brindan recursos e informacin a los procesos de

la cadena de valor y procesos estratgicos para su correcto funcionamiento

Referencias Bibliogrficas

Macazaga, J, Organizacin Basada en Procesos 2da. Edicin. Editorial Ra-Ma. Madrid