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INTRODUCCIÓN

En LA CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA deseamos ser reconocidos como una entidad de

naturaleza corporativa, gremial y privada, que trabaja por la consolidación y fortalecimiento del

liderazgo y papel protagónico de la institución a nivel Regional, Nacional e Internacional, a través de

la consolidación de nuestros servicios, evaluación permanente de nuestros procesos y el

fortalecimiento de las acciones internas y externas.

GREMIO DE GREMIOS, depositarios de la fe pública de los actos del comerciante, mediante la

administración de los Registros, Organización de servicios al Estado, en sus distintos niveles; a la

comunidad en general y sus miembros integrantes en particular, Por ésta razón implementamos,

mantenemos y mejoramos continuamente la eficacia de nuestro Sistema de Gestión, siempre

trabajando por la satisfacción de nuestros usuarios.

El objetivo del presente manual es describir a nuestros clientes tanto internos como externos el

Sistema de Gestión adoptado por la organización, a través de él pretendemos:

Definir el campo de aplicación y las exclusiones de nuestro Sistema de Gestión,

Realizar una presentación de nuestra entidad,

Dar a conocer las directrices estratégicas que guían el actuar de nuestra organización,

Comunicar la Política y Objetivos de Gestión,

Identificar la manera de aplicación de los principios de Gestión de la Calidad en la entidad,

Comunicar nuestra estructura organizacional y las funciones de cada uno de nuestros

colaboradores,

Describir la estructura documental empleada por nuestro sistema de Gestión,

Dar a conocer los procesos de nuestro sistema de Gestión así como su secuencia e interacción,

Describir, mediante su caracterización, el funcionamiento de cada uno de los procesos

identificados,

Comunicar a través de las caracterizaciones, la aplicación de cada uno de los requisitos

identificados sobre los procesos de la GERENCIA DE FORMALIZACIÓN, GERENCIA DE

SERVICIOS EMPRESARIALES, GERENCIA DE COMPETITIVIDAD, GERENCIA DE

ESTRUCTURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS, GERENCIA DE OBSERVATORIO E

INFOMEDIACION, GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y GERENCIA DE

DESARROLLO ESTRATÉGICO.

Referenciar y relacionar los documentos y registros de nuestro Sistema de Gestión con todos y

cada uno de los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2008 y el SCCI (Sistema

Cameral de Control Interno)

Suministrar las bases documentales para la auditoría del Sistema de Gestión.

C.GM.01

Fecha: 06/02/13

Versión: 6

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GESTIÓN DEL MANUAL

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

VERSIÓN CARGO FIRMA

Los relacionados en L-C-1 versión 7

Presidencia Ejecutiva

Gerencia de Formalización

Gerencia de Servicios Empresariales

Gerencia de Competitividad

Gerencia de estructuración y gestión de proyectos

Gerencia de Observatorio e infomediacion

Gerencia Administrativa y financiera

Gerencia de Desarrollo Estratégico

C.GM.02

Fecha: 06/02/13

Versión: 5

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GESTIÓN DEL MANUAL

CONTROL DEL MANUAL


Presidente Ejecutivo

Gerencias

Responsable por la elaboración, edición y distribución del Manual de gestión de la Cámara de Comercio de

Cúcuta.

Responsable por la revisión del Manual de Gestión de de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Responsable por la aprobación del Manual de Gestión de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN:

La elaboración, revisión y aprobación del manual de Gestión se realiza mediante la firma de cada uno de los responsables en la tabla de aprobaciones del Listado maestro de documentos del Manual de Gestión.

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL: Es responsabilidad de los Gerentes y coordinadores de calidad vigilar que el Manual de Gestión se encuentre debidamente actualizado cuando se presente algún tipo de cambio dentro de la organización que pueda afectar el funcionamiento del Sistema. Para garantizar la actualización del Manual de Gestión y la correcta identificación de los cambios realizados, éstos deberán registrarse en el Listado Maestro de documentos, anotando la siguiente información:

Código y nombre del documento que se modificó,

Fecha y nueva versión del documento,

Explicación clara y sencilla de la razón del cambio del documento.

DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL: El Presidente Ejecutivo debe definir las personas o cargos a los cuales se les debe entregar copia del Manual; Las copias que sean entregadas a entes externos, previa aprobación del Presidente Ejecutivo, deberán identificarse con el sello de COPIA NO CONTROLADA Es responsabilidad de la Gerencia de Desarrollo Estratégico, asegurar que la versión actualizada del Manual está disponible para las personas o cargos que aparecen en la lista de distribución.

Por ningún motivo se debe sacar copia total o parcial del presente manual ya que constituye alteración del control de los documentos. En caso de ser necesario debe solicitarse formalmente una copia a la Gerencia de

Desarrollo Estratégico o Presidencia Ejecutiva, indicando claramente quien será el responsable por su manejo y la razón por la cual requiere una copia.


C.GM.03

Fecha: 06/02/13

Versión: 1

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GESTIÓN DEL MANUAL

DEFINICIONES Y ACLARACIONES


SIGYC: Sistema Integrado de Gestión Y Control: acrónimo usado para describir el sistema de gestión de la Cámara de Comercio de Cúcuta, que integra la aplicación en la Entidad de las siguientes normas:

ISO 9001:2008

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de

la dirección

5.2 Enfoque al

Cliente

5.3 Política y

5.41 objetivos de

Calidad

5.4.2 Planificación5.5 Responsabilidad,

Autoridad y

Comunicación

5.6 Revisión por la

dirección

Requisitos de la Documentación

7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO(gestión de procesos)

7.1 Planificación

de la prestación del

servicio7.3 Diseño y

Desarrollo

7.5 Prestación del

servicio

7.2 Procesos

relacionados con el

cliente

7.4 Compras

7.6 Control de los

equipos de seguimiento

y medición

8. MEDICIÓN Y ANÁLISIS Y MEJORA

8.2 Seguimiento

y medición

8.3 Control de

producto no

conforme

8.5.1 Mejora

8.2.2

Auditoria

Interna

8.5.2 Acciones

Correctivas

8.5.3 Acciones

Preventivas

8.47 Análisis de Datos

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de

Recursos

6.2 Recursos

Humanos

6.3 Infraestructura6.4 Ambiente de

Trabajo

SatisfacciónRequisitos

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD ORIENTADA A LOS PROCESOS

C.GM.03

Fecha: 06/02/13

Versión: 1

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GESTIÓN DEL MANUAL

DEFINICIONES Y ACLARACIONES


SCCI (Sistema Cameral de Control Interno) – 2010

C.AL.01

Fecha: 06/02/13

Versión: 4

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ALCANCE

CAMPO DE APLICACIÓN


En La Cámara de Comercio de Cúcuta hemos establecido el sistema de Gestión descrito en éste manual,

a través del cual establecemos nuestra Política y Objetivos de Gestión, y el cual representa una norma

para todos nuestros colaboradores para asegurar la calidad de:

La Representación Institucional,

Estructuración y gestión de proyectos,

Formalización: Registro Mercantil, Registro único de proponentes, Registro de Entidades sin

ánimo de lucro,

Observatorio e infomediacion: Servicios de información comercial y económica, Servicios de

Información Especializada

Gestión de Competitividad Regional,

Servicios Empresariales: Servicios de capacitación empresarial, Servicios de Métodos

Alternativos de Solución de Conflictos (MASC), Servicio de publicaciones, Servicios de

afiliación, Servicios de organización de eventos y otras actividades.

Comunicación y participación ciudadana.

Siguiendo los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2008. y SCCI (Sistema Cameral de Control

Interno), y teniendo como nuestro principal objetivo el cumplimiento de los requisitos legales y la

satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros usuarios, todo enmarcado por nuestra cultura

del mejoramiento continuo.

C.AL.02

Fecha: 06/02/13

Versión: 4

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ALCANCE

EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN


El sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio de Cúcuta realiza las siguientes exclusiones por no

tener aplicabilidad en la entidad:

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO: Se excluye este requisito del Sistema de Gestión porque los servicios que presta la Institución a sus inscritos,

afiliados y usuarios se encuentran reglamentados por legislación Nacional.

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:

Se excluye este requisito del Sistema de Gestión porque la Entidad no requiere de equipos de seguimiento y

medición para proporcionar la evidencia de la conformidad de los servicios con los requisitos planificados.

C.LE.01

Fecha: 06/02/13

Versión: 3

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LA ENTIDAD

SITUACIÓN ACTUAL


CREACIÓN

La Cámara de Comercio de Cúcuta fue fundada el 25 de Noviembre de 1915, luego que el entonces Gobernador de Norte de Santander Luis Febres Cordero, solicitó al Gobierno del Presidente José Vicente Concha, la creación de ésta institución, en la cual también participó el General Benjamín Herrera, quien era Ministro de Agricultura. Para la creación de la institución, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1807 de 1915, mediante el cual se crearon las Cámaras de Comercio de Cúcuta, Cartagena, Cali y Bucaramanga. Entre las funciones que le asignaron en esa época a la Cámara de Comercio fueron servir de órgano oficial del comercio y el empresariado ante el Gobierno Nacional y como tal presentar iniciativas de desarrollo regional y servir de cuerpo consultivo del Gobierno. Posteriormente se le encomendó llevar el registro mercantil de su jurisdicción

AL ESTADO, mediante la presentación de planes, programas, proyectos, conceptos y participación en

todo aquello que propenda por el desarrollo económico de la región y la nación. A LA COMUNIDAD, mediante campañas y actuaciones tendientes al mejoramiento de todas las

actividades que incidan sobre el progreso socio-económico

A SUS MIEMBROS INTEGRANTES, mediante servicios directos, tales como asesoría, información y ayuda permanente en su labor en los campos administrativo, económico y jurídico.

SERVICIOS

C.LE.01

Fecha: 06/02/13

Versión: 3

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LA ENTIDAD

SITUACIÓN ACTUAL


Las Cámaras de Comercio ejercerán las siguientes funciones en consideración básica del decreto 898 de 2000: 1. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el Gobierno y ante los Comerciantes

mismos;

2. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y

exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la

ejecución de los planes respectivos;

3. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en

este código;

4. Dar noticias en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro

mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones;

5. Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre

la existencia de las recopiladas;

6. Designar los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten; 7. Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes en

cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta; 8. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como

amigable componedores; 9. Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus

objetivos; 10. Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio; 11. Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memorial a la Superintendencia de Industria y

Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos, y

12. Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional, 13. Servir de cuerpo consultivo del Gobierno Nacional; 14. Promover la enseñanza comercial e industrial a través de cursos especializados, conferencias y

publicaciones. 15. Promover el desarrollo regional y participar en programas nacionales de esta índole; 16. Prestar servicios de información comercial; 17. Desempeñar funciones de veeduría ciudadana en los casos señalados por el Gobierno Nacional.; 18. Emitir dictámenes pericial antes de celebrar un contrato de arrendamientos de un inmueble comercial

destinado a despachos judiciales y otras oficinas públicas; 19. Llevar el registro de proponentes; 20. Llevar el registro de entidades sin ánimo de lucro; 21. Llevar el depósito de los estados financieros; 22. Designar peritos en los casos del artículo 231 de la ley 222/95 o con el Libro II del Código de Comercio; 23. Promoción de los acuerdo de reestructuración; 24. Llevar el registro único empresarial de los Mipymes;

FUNCIONES

C.LE.01

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Versión: 3

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LA ENTIDAD

SITUACIÓN ACTUAL


25. Llevar el registro de vendedores de juegos de suerte y azar; 26. Suministrar información a la Dian y al Dane; 27. Tramitar el número de identificación tributaria; 28. Crear centros de arbitraje y conciliación y amigable composición; 29. Dotar a la región de la instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias,

exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y académicos que sean de interés para la comunidad empresarial;

30. Mantener servicios especializados y útiles para sus afiliados; 31. Adoptar manuales de procedimientos internos para el desempeño de la funciones registrales; 32. Contar con la infraestructura tecnológica necesaria para el cumplimiento y debido desarrollo de sus

funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios; 33. Realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos de desarrollo económico, social

y cultural en que la nación o sus entes territoriales, así como sus entidades descentralizadas y entidades sin ánimo de lucro tengan interés o hayan comprometido sus recursos;

34. Gestionar la consecución de recursos de cooperación internacional para el desarrollo de sus actividades; 35. Prestar los servicios de entidades de certificación previsto en la ley 527 de 1999; 36. Adelantar el remate de bienes, previa comisión del juzgado competente.

FUNCIONES

C.LE.01

Fecha: 06/02/13

Versión: 3

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LA ENTIDAD

SITUACIÓN ACTUAL


En el año 2012 la Cámara de Comercio de Cúcuta inicio un proceso interno de transformación estratégica, el cual fue el resultado de una consultoría contratada con la firma The Breakthrough que ha realizado procesos similares en otras cámaras de comercio del país. La dinámica de cambio de las organizaciones y su entorno, obliga a las entidades como la Cámara de Comercio de Cúcuta a proponer nuevas maneras de alcanzar los resultados de cumplir con el objeto social que le ha sido delegado. Es por ello que se ha trazado una nueva estrategia corporativa que busca potenciar los recursos de la Entidad en beneficio del crecimiento y desarrollo empresarial del Norte de Santander, que nos permite continuar haciendo de nuestra región, el mejor lugar para vivir en comunidad. Uno de los principales objetivos de este proceso, es convertir a la Entidad en una organización de alto desempeño con un capital humano de alto nivel. Un contacto cercano con los clientes y una estrategia clara de impactos efectivos que tiene como tema dominante liderar la agenda de competitividad para conectar nuestra área de influencia con el mundo, crear visibilidad empresarial, atraer inversión y construir información aplicada que genere conocimiento superior para promover el desarrollo regional. Para desarrollar esta estrategia, la Cámara de Comercio creó cuatro unidades competitivas encargadas de su implementación como son las Gerencias de Servicios Empresariales, Observatorio e infomediacion; estructuración y gestión de proyectos y la Gerencia de Formalización. También se creó una unidad corporativa integrada por la Gerencia de Competitividad regional; área Administrativa y financiera y la de Desarrollo Estratégico.

NUEVA ESTRATEGIA CORPORATIVA

C.LE.02

Fecha: 14/07/15

Versión: 9

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LA ENTIDAD

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Y COORDINADORES DE GESTIÓN


La Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio de Cúcuta, hace constar, mediante éste documento, que

ha sido nombrado como Representante de la Dirección: MARYCELA CASTILLA, con el cargo de Gerente de

Desarrollo Estratégico. Adicionalmente, como Coordinadores de Gestión de Calidad respectivamente:

GERENCIA COORDINADOR DE CALIDAD

Presidencia Ejecutiva Myriam Anyul Gómez

Desarrollo Estratégico Ledys Francy Quintero Rodríguez

Control Interno Andreina Gutiérrez

Proyectos Johana Cadena

Formalización Disney Angarita Carrascal

Servicios Empresariales Michael Jair Méndez Osuna

Observatorio e Infomediación Cesar Muñoz

Competitividad Carolina Cabeza

Gestión Administrativa y Financiera

Nancy Talero

Cuyas funciones son las siguientes: Diseñar, implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad bajo la norma internacional ISO 9001:2008, Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora,

Asegurarse de que se promueva en todos los niveles de la organización una verdadera cultura de la calidad, del mejoramiento continuo y de satisfacer siempre los requisitos, necesidades y expectativas de nuestros usuarios. Todos los colaboradores deben cooperar con el Representante de la dirección y los coordinadores de calidad para identificar oportunidades de mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad y para seguir ofreciendo servicios de excelente calidad a nuestros usuarios.

JOSÉ MIGUEL GONZALEZ CAMPO PRESIDENTE EJECUTIVO

C.LE.03

Fecha: 01/12/12

Versión: 5

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LA ENTIDAD

CARTA DE COMPROMISO


La Alta Dirección de la Cámara de Comercio de Cúcuta está comprometida con el Sistema de Gestión,

brindando todos los recursos físicos, humanos, técnicos y económicos necesarios para su documentación,

implementación, mantenimiento y mejora, realizando la difusión de la Política y objetivos institucionales,

enfocando la organización hacia la satisfacción de los requerimientos de los usuarios, planificando el sistema de

gestión de la calidad, determinando las correspondientes líneas de Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

dentro de la organización, realizando revisiones periódicas de los resultados alcanzados, para determinar y

corregir las posibles fallas existentes, logrando una mejora continua en la calidad de los procesos de prestación

del servicio.

José Miguel González Campo Presidente Ejecutivo

Marycela Castilla Angarita

Gerente de Desarrollo Estratégico

Carolina Hernández Guerrero Gerente de Estructuración y Gestión de Proyectos

Gonzalo Arenas Hernández

Gerente de Servicios Empresariales

Edilma Corredor Hernández Gerente de Formalización

Gonzalo Arenas Hernández

Gerente de Observatorio e Infomediación (E)

Ayllen Parra Cabrera Gerente de Competitividad

Esperanza Rangel Mariño

Gerente Administrativa y Financiera

C.DI.01

Fecha: 01/12/12

Versión: 4

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DIRECTRICES INSTITUCIONALES

VISIÓN – MEGA


En el año 2021, la Cámara de Comercio de Cúcuta generarà ingresos

por 20 millones de dólares, de los cuales el 60% serán por ingresos

diferentes al registro. A lo largo de la década apalancará recursos por

50 millones de dolares para proyectos estructurados por la Cámara de

Comercio para el desarrollo empresarial y 500 millones de dólares

para proyectos de desarrollo regional.

JOSE MIGUEL GONZÁLEZ CAMPO Presidente Ejecutivo

C.DI.02

Fecha: 01/12/12

Versión: 4

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MISIÓN – TEMA DOMINANTE


La Cámara de Comercio de Cúcuta lidera la agenda de

COMPETITIVIDAD para conectar nuestra área de influencia con el

mundo, creando VISIBILIDAD EMPRESARIAL, atrayendo

INVERSIÓN y construyendo INFORMACIÓN APLICADA que genera

conocimiento superior para promover el DESARROLLO REGIONAL.


C.DI.03

Fecha: 31/01/13

Versión: 1

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VALORES CORPORATIVOS


La buena Fe une el valor ético de la confianza,

el respeto por el otro y la credibilidad ya que

las acciones y todos los actos registrados del

comerciante se rigen por este principio.

LA BUENA FE

La cámara de comercio de Cúcuta contribuye

al mejoramiento de la calidad de vida a través

de la creación de programas y servicios que

apoyen el crecimiento y la competitividad de la

región.

.

CALIDAD DE VIDA

Generar alianzas estratégicas que consoliden

un pensamiento empresarial, con un recurso

humano en un solo sentir de cooperación

mutua para el cumplimiento de la misión de la

entidad.

TRABAJO EN EQUIPO

Velamos por el bien de la comunidad

empresarial en general y no por intereses

propios

EL BIEN COMÚN PREVALECE SOBRE LOS INTERESES PARTICULARES

Realizamos nuestro trabajo con excelencia.

CALIDAD

Nuestro compromiso es con la búsqueda

permanente de la competitividad empresarial y

el desarrollo sostenible.

RESPONSABILIDAD SOCIAL

Como herramienta clave del mejoramiento

continuo.

LA INNOVACIÓN

Nuestras acciones son encaminadas bajo los

principios éticos morales

TRANSPARENCIA

C.DI.03

Fecha: 31/01/13

Versión: 3

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POLITICA DE CALIDAD


Es política de LA CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA, la prestación de los servicios

delegados por el Estado y de apoyo empresarial, enfocados a fomentar la formalidad

en nuestra zona de influencia, bajo principios de calidad, transparencia, celeridad y

estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas y legales, con sentido de

participación y representación institucional.

Mejoramos constantemente nuestros procesos y servicios, para lograr eficiencia, con

el fin de ofrecer a nuestros afiliados, inscritos y a la comunidad, una Entidad

competitiva, sostenible, gestora de confianza; actuando como líderes multiplicadores

de la plataforma competitiva de la región, transformando la actividad empresarial en

desarrollo regional.


C.DI.05

Fecha: 01/07/15

Versión: 8

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OBJETIVOS DE CALIDAD – MAPA ESTRATÉGICO


PERSPECTIVA OBJETIVO INDICADOR FÓRMULA FRECUENCIA

DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE ANÁLISIS

META 2021

1. GRUPOS DE INTERÉS

1.1 Ofrecer a nuestros afiliados, inscritos y a la comunidad una Entidad

competitiva y sostenible y gestora de confianza

1.1.1 % de crecimiento de ingresos totales

Ingresos año actual X 100 Ingresos año anterior

Trimestral Trimestral

Ver “Seguimiento

Estrategia 2021”

G.DE.01.2.F

1.1.2 Aumentar el % de ingresos diferentes al registro

Ingresos diferentes al registro X 100 Total ingresos en la vigencia


2. CLIENTES

2.1 Ser multiplicador de plataforma competitiva de

la región

2.1.1 Aumentar la Satisfacción de clientes

% de satisfacción de clientes Anual Anual

2.1.2 Recursos movilizados para el desarrollo empresarial

Monto de los recursos movilizados para el desarrollo empresarial


2.1.3 Recursos movilizados para el desarrollo regional

Monto de los recursos movilizados para el desarrollo regional


2.2 Fomentar la formalidad empresarial en nuestra

zona de influencia

2.2.1 Formalidad empresarial (Inscritos vigentes en el periodo x 100 / Inscritos vigentes periodo anterior)-1


3. EFECTIVIDAD

INTERNA

3.1 Prestar nuestros servicios bajo principios de

calidad, transparencia, celeridad y estricto cumplimiento de

especificaciones técnicas y legales

3.1.1 Calidad del servicio

No. de certificados conformes en el período X 100/

Total certificados expedidos de registros públicos en el período


3.1.2 Cumplimiento de las normas y requerimientos de los entes de

control Número de hallazgos y sanciones Anual Anual

3.1.3 Agilidad en el servicio Número de matrículas que se hacen en menos

de un día x 100 / total de matriculas Trimestral Trimestral

3.1.4 Eficiencia en tareas administrativas

Número de trámites que se hacen en el tiempo estándar X 100 / total trámites realizados


3.2 Aumentar la productividad y eficiencia

del recurso humano

3.2.1 Ingresos por funcionarios de nómina

Total ingresos / Funcionarios nómina

Anual Anual

4. INNOVACIÓN

Y APRENDIZAJE

4.1 Transformador de la actividad empresarial en

desarrollo regional

4.1.1 Promoción de la cultura innovadora, emprendedora y

exportadora

Total recursos invertidos programas de emprendimiento /

Número de empresas creadas

Anual Anual

Empresas que reportan aumento en sus exportaciones en más de 5% / Total empresas

participantes en los programas de fortalecimiento

Número de proyectos de innovación presentados ante fuentes de financiación

C.DI.05

Fecha: 01/07/15

Versión: 8

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OBJETIVOS DE CALIDAD – MAPA ESTRATÉGICO


C.EO.01

Fecha: 07/01/16

Versión: 7

Página 1 de 1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMA


C.EP.01

Fecha: 06/02/13

Versión: 6

Página 1 de 1

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

RED DE PROCESOS


CU

MP

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OBSERVATORIO ECONÓMICO E

INFOMEDIACIÓN (OI)

FORMALIZACIÓN (FO)

SER

VIC

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EMP

RES

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S (S

E)

COMPETITIVIDAD (CM)

ESTR

UC

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RO

YEC

TOS

(GP

)

REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL (RI)

DESARROLLO ESTRATEGICO (DE)

Sop

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e

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (AF)

P

HV

A

MAPA DE PROCESOS

COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

(CP)

CONTROL INTERNO (CI)

Eval

uac

ión

C.CR.01

Fecha: 12/11/15

Versión: 8

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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS

DESARROLLO ESTRATEGICO


Gerenciales

Misionales

De Apoyo

PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O GRUPOS DE

INTERÉS

Todos los procesos

Información proveniente del entorno de la entidad

Planificar, articular y hacer seguimiento al direccionamiento estratégico de la Entidad

Directrices estratégicas de la Entidad (misión,

visión, política, objetivos)

Todos los procesos

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Gestión Administrativa y

Financiera

Lineamientos establecidos por la Súper Intendencia de

Industria y Comercio Necesidades / expectativas

de Desarrollo Regional, Institucional, cultural, etc

Recursos necesarios para la ejecución de los programas y

proyectos

Coordinar la planeación, control y seguimiento de programas, proyectos y actividades relacionados con el Programa Anual de Trabajo

de la entidad.

Gestión del Plan de trabajo

Información proveniente del desempeño de todos los procesos del sistema de

gestión

Gestionar los riesgos que puedan impedir el logro de los objetivos organizacionales, en los diferentes procesos y servicios de la entidad

Planes de manejo del riesgo

OBJETIVO: Proponer herramientas de fortalecimiento institucional y control de la gestión, que generen ventajas competitivas a

la entidad y viabilicen la consecución de la MEGA.

RESPONSABLE: Gerente de Desarrollo Estratégico

Disciplina Estratégica

en el PAT

Factores Claves de

Éxito

Innovación y

fortalecimiento

Gestión del riesgo Oportunidad de la

información

C.CR.01

Fecha: 12/11/15

Versión: 8

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INTERÉS

Todos los

procesos

Requisitos del cliente, legales y regulatorios

aplicables

Planificar las etapas que se deben desarrollar durante la prestación de cada uno de los servicios que presta la Entidad y las características que

deben cumplirse durante la ejecución de las mismas. Planes de calidad

Todos los

procesos

Plan Anual de Trabajo Disposiciones establecidas

en el sistema de gestión

Establecer los mecanismos necesarios para la adecuada planeación y control de las actividades que desarrollan las gerencias en la Cámara

de Comercio de Cúcuta y de las actividades relacionadas con el sistema de gestión con el fin de mantener su integridad

Planeación de actividades Gerenciales y del sistema

de gestión

Información de desempeño del sistema de gestión

Establecer y reglamentar el funcionamiento de los comités de gestión de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Gestión de los comités

Solicitudes nuevos documentos o modificación

de los existentes

Controlar los documentos del Sistema de Gestión de origen interno mediante las siguientes actividades:

Aprobar los documentos antes de su emisión, Revisar y actualizar los documentos cuando se requiera, Aprobar los cambios realizados, Identificar los cambios y el estado de revisión del documento, Asegurar que las versiones pertinentes estén disponibles en los lugares de

uso mediante el control de su distribución, Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente

identificables, Identificar los documentos obsoletos y prevenir su uso no intencionado.

Documentos y registros del sistema de gestión

controlados y actualizados

Establecer los controles necesarios para:

Asegurar que los registros permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables,

Se almacenen los registros y permanezcan protegidos, Definir el tiempo de retención de los registros del Sistema de Gestión, Definir la disposición final de los registros.

C.CR.01

Fecha: 12/11/15

Versión: 8

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INTERÉS

Todos los procesos

Necesidades / expectativas de los clientes

Servicios de la entidad

Planificar y realizar el seguimiento y medición de la satisfacción del cliente con los diferentes servicios de la Entidad

Grado de satisfacción de clientes / usuarios

Todos los procesos

Quejas y reclamos de los clientes / usuarios

Reglamentar el trámite interno para la recepción, análisis y gestión de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones presentadas por los

clientes y demás partes interesadas ante la prestación de los servicios que ofrece la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Solución / respuesta a QRSF

Acciones de mejora derivadas del análisis de

las QRSF

Información de desempeño del sistema de gestión

Revisar periódicamente el sistema de gestión de la Entidad, con el fin de asegurar su conveniencia, adecuación, suficiencia y eficacia

continua. Acciones de mejora

Necesidades de mejoramiento

Generar las acciones necesarias, correctivas o preventivas, para el mejoramiento de los procesos, servicios y en general del sistema de

gestión de la entidad.

Acciones de mejora / Planes de Mejora Gerencial (PMG)

Directrices institucionales

Revisar, actualizar y socializar permanentemente el código de ética y buen gobierno corporativo y coordinar la elaboración de acuerdos,

compromisos, y protocolos éticos que guíen el actuar de todos y cada uno de los funcionarios

Código de ética / acuerdos compromisos /

protocolos éticos

Parámetros y necesidades de información a las partes

interesadas y rendición de cuentas a la comunidad

Ofrecer información acerca de los trámites y servicios prestados por la Entidad en razón de su misión

Ficha técnica de trámites y servicios a la comunidad

Clientes internos y externos, Afiliados, partes interesadas

C.CR.01

Fecha: 12/11/15

Versión: 8

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INTERRELACIONES PROCESOS DE

SOPORTE

PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS

REQUISITOS

PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE ISO 9001:2008

AUTORIDAD


Control interno

1. Grupos de interés

1.1.D Disciplina estratégica (logro de objetivos)

Objetivos en rango "Válido" y "Excelente" *100 / Total objetivos

estratégicos

Computador, Salón de reuniones,

Fungibles de oficina,

medios

audiovisuales

4.2 Requisitos de la Documentación 5.1 Compromiso de la Dirección 5.3 Política de Calidad 5.4 Planificación 5.6 Revisión por la Dirección 7.1 Planificación de la prestación del servicio 7.2.3 comunicación con el cliente 7.5.4 Bienes del cliente 8.2.1 Medición de la satisfacción del cliente 8.5 Mejora continua


3. Interna del Negocio

3.1.D Gestión del riesgo

institucional % de riesgos en extremo estado de

vulnerabilidad EJECUTA


Asesor de Desarrollo Estratégico

Asistente de Desarrollo Estratégico

Comité de Gestión

3.2.D Eficiencia en

trámites y servicios

Número de tareas que se hacen en tiempo estándar (definido por

mercurio)/Total tareas ejecutadas

4. Innovación y

Aprendizaje 4.1.D

Propuestas de innovación y

fortalecimiento institucional

Propuestas de innovación y fortalecimiento institucional

Sistema Cameral de Control interno SCCI

1.1 Valores éticos 1.3 Filosofía Administrativa y estilo de Dirección 1.4 Junta Directiva y Gobierno Corporativo 1.5 Plan Estratégico 2. Administración del riesgo 3.2 Control con enfoque en procesos 3.3 Controles Gerenciales

Cultura de mejoramiento e

innovación

Total puntos acumulados por iniciativas Transformadoras/Total

funcionarios de la gerencia

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Versión: 8

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CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO

G.DE.01.P Direccionamiento estratégico

G.DE.01.1.F Planeación Estratégica

G.DE.01.2.F Seguimiento a la estratégica 2021

G.DE.02.P Gestión del riesgo

G.DE.02.1.F Política de gestión del riesgo

G.DE.02.2.F Planeación para la gestión del riesgo

G.DE.02.3.F Gestión del riesgo

G.DE.02.G Análisis y evaluación de riesgos --- ---

G.DE.03.P Plan de calidad y políticas de operación

G.DE.04.P Gestión del Plan Anual de Trabajo

G.DE.04.1.F Plan Anual de Trabajo

G.DE.04.2.F Plan de Actividades

G.DE.04.3.F Informe Plan Anual de Trabajo

G.DE.04.4.F Informe Gerencial

G.DE.05.P Comités de gestión

G.DE.05.1.F Creación de Comité

G.DE.05.2.F Citación comité

G.DE.05.3.F Acta de Comité

G.DE.05.4.F Control de gestión de comités

G.DE.06.P Gestión de documentos y registros del sistema de gestión L-x-1 Listados maestros de documentos

G.DE.07.P Medición de la satisfacción del cliente G.DE.07.1.F Planeación y control de la medición de la satisfacción del cliente

G.DE.07.2.F Instrumento de medición

G.DE.07.3.F Resultados de la medición de la satisfacción del cliente

G.DE.08.P Gestión de QRSF

G.DE.08.1.F Formato de QRSF

G.DE.08.2.F Control de QRSF

G.DE.08.3.F Análisis de QRSF

G.DE.08.4.F Informe de QRSF

../1.%20PROCESOS%20ESTRATEGICOS/1.%20DESARROLLO%20ESTRATEGICO/DOCUMENTOS/G.DE.01.P%20DIRECCIONAMIENTO%20ESTRATEGICO%20v5.doc

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G.DE.09.P Revisión por la dirección G.DE.09.1.F Revisión del Sistema de Gestión

G.DE.09.2.F Análisis, planeación y seguimiento de cambios que puedan impactar el sistema

G.DE.10.P Mejoramiento institucional

G.DE.10.1.F Solicitud de acción de mejora

G.DE.10.2.F Informe de cumplimiento SAM

G.DE.10.3.F Evaluación de efectividad SAM

G.DE.10.4.F Consolidado de acciones de mejora

G.DE.10.5.F Plan de Innovación Gerencial (PIG)

G.DE.10.6.F Plan de Innovación Institucional (PIIN)

G.DE.11.P Gestión ética

G.DE.11.1.F Código de ética y buen gobierno

G.DE.11.2.F Informe de socialización y acta de compromiso

G.DE.11.3.F Acuerdos, compromisos y protocolos éticos

G.DE.11.4.F Informe de seguimiento a la gestión ética

G.DE.12.M Manual de políticas y procedimientos de protección de datos personales

G.DE.12.P Protección de datos personales

G.DE.12.1.F Aviso de privacidad

G.DE.12.2.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – proveedores

G.DE.12.3.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – afiliados

G.DE.12.4.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – árbitros y conciliadores

G.DE.12.5.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – contratistas

G.DE.12.6.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – empleados

G.DE.12.7.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – menores

G.DE.12.8.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – datos sensibles

G.DE.12.9.F Solicitud de rectificación o actualización

G.DE.12.10.F Solicitud de revocatorio de autorización de uso de datos de carácter personal

G.DE.12.11.F Solicitud de supresión de datos de carácter personal

G.DE.12.12.F Solicitud de acceso a datos de carácter personal

G.DE.12.13.F Disposiciones adicionales para la protección de datos personales

G.DE.12.14.F Disposición para la protección de datos personales

G.DE.13.P Gestión de trámites y servicios G.DE.13.1.F Ficha técnica de trámites

G.DE.13.2.F Carta de trato digno al usuario

G.DE.12.PT Documento de seguridad

1.%20PROCESOS%20ESTRATEGICOS/1.%20DESARROLLO%20ESTRATEGICO/DOCUMENTOS/G.DE.13.P%20GESTIÒN%20DE%20TRAMITES%20Y%20SERVICIOS%20V3.docx

1.%20PROCESOS%20ESTRATEGICOS/1.%20DESARROLLO%20ESTRATEGICO/FORMATOS/G.DE.13.1.F%20%20FICHA%20TÉCNICA%20DE%20TRÁMITES.doc

1.%20PROCESOS%20ESTRATEGICOS/1.%20DESARROLLO%20ESTRATEGICO/FORMATOS/G.DE.13.2.F%20%20CARTA%20DE%20TRATO%20DIGNO%20AL%20USUARIO.doc


C.CR.02

Fecha 14/04/16

REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL

Versión 5 MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL Página 1 de 2

Gerenciales

Misionales

De Apoyo


INTERÉS

Todos los procesos

Información del entorno de la entidad

Definir y planear la representación institucional en el marco de los objetivos institucionales y el marco normativo aplicable – definir las líneas de

Representación Institucional

Planeación de las líneas de Representación Institucional Todos los

procesos

Clientes externos

Afiliados

Escenarios de Representación Institucional

Realizar la representación institucional según las directrices planificadas Actividades de

Representación Institucional

Actividades de Representación Institucional

Analizar los resultados de Gestión de Representación Institucional y tomar acciones

Análisis de resultados


SOPORTE


REQUISITOS

PERSPECTIVA Cód. INDICADOR

ÍNDICE NORMA ÍTEM

AUTORIDAD

Desarrollo Estratégico

Gestión Administrativa y financiera

Comunicación y participación ciudadana


1.1.R Efectividad en la Representación

Institucional

Representación institucional que cumplen objetivo propuesto x 100 Total representaciones planeadas


Logísticos y

financieros

necesarios para

cada

Representación

Institucional.

ISO 9001:2008

7.1 7.5.1 7.5.3 8.2.4


EJECUTA

Responsables asignados en la planeación

SCCI 3.4 3.5

OBJETIVO: Identificar, planear, ejecutar y hacer seguimiento a los diferentes escenarios de participación de la Cámara de

Comercio de Cúcuta, con el fin de consolidar y fortalecer el liderazgo y papel protagónico de la Institución a nivel Regional,

Nacional e Internacional

RESPONSABLE: Presidente Ejecutivo


C.CR.02

Fecha 14/04/16

REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL

Versión 5 MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL Página 2 de 2

CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO E-0201-PO

Políticas de operación – Representación Institucional

E-0202-P Representación Institucional E-0202-1-F Planeación y seguimiento de Representación Institucional

E-0202-2-F Informe de Representación Institucional

E-0202-3-F Consolidado de Representación Institucional

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Versión: 5

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ESTRUCTURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS


Gerenciales

Misionales

De Apoyo

PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O

GRUPOS DE INTERÉS

Planeación estratégica

institucional

Necesidades / expectativas de Desarrollo Regional,

Institucional, entre otros

Elaborar las propuestas o anteproyectos, basado en las convocatorias encontradas en las entidades, fomentando el desarrollo regional y de los empresarios.

Propuestas / Proyectos Procesos Misionales

Informes de ejecución Analizar resultados obtenidos en la ejecución y tomar acciones

Análisis de efectividad de Programas y Proyectos

ejecutados

Análisis de efectividad de Programas y Proyectos

ejecutados

Informar a Comité de Programas y Proyectos y/o Junta Directiva

Informes de ejecución Junta Directiva

OBJETIVO: Apalancar recursos a través de la formulación y estructuración de proyectos que permitan

contribuir al fortalecimiento del sector empresarial de la región.

RESPONSABLE: Gerente de Estructuración y Gestión de proyectos

Factores Claves

de Éxito

C.CR.03

Fecha: 17/03/16

Versión: 5

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SOPORTE

PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS REQUISITOS

PERSPECTIVA CÓD. INDICADOR ÍNDICE

AUTORIDAD

Gestión Administrativa y financiera


1. Perspectiva grupos de

interés

1.1.P Recursos

movilizados Monto de recursos efectivamente

movilizados hacia la región

Fungibles de oficina, Logísticos y

financieros para la

ejecución de los

Programas y

Proyectos

ISO 9001:2008


7.1 Planificación de la prestación del servicio 7.5.1 Control de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 8.2.4 Seguimiento y medición

del servicio

EJECUTA

2. Perspectiva del cliente

2.1.P

Contribución al fortalecimiento

empresarial

Valor de los recursos apalancados para el fortalecimiento de los

sectores o líneas priorizadas / Total recursos apalancados

Gerente de Proyectos

Gerentes coordinadores de proyectos

Sistema Cameral de Control Interno

SCCI

3. Perspectiva interna del

negocio

3.1.P Conocimiento

del foco

Número de fondos de cooperación para el desarrollo empresarial

movilizados hacia la región (estructuración y/o gestión)

3.4 Control sobre recursos 3.5 Control financiero 3.2.P

Eficiencia en trámites y servicios

Número de tareas que se hacen en tiempo estándar (definido por mercurio)/Tareas ejecutadas

4. Perspectiva de Innovación y

aprendizaje

4.1.P

Cultura de mejoramiento e

innovación

Total puntos acumulados por iniciativas transformadoras/Total

funcionarios de la gerencia


M.GP.01.P Gestión de proyectos

M.GP.01.1.F Perfil del proyecto

M.GP.01.2.F Registro y control de proyectos

M.GP.01.3.F Acta de aceptación de asesoría

M.GP.01.4.F Registro y control de convocatorias

M.GP.01.5.F Registro y control de fuentes

M.GP.01.6.F Solicitud de inscripción

M.GP.01.7.F Convenio de pago de inscripción

M.GP.02.P PMO – Inicio M.GP.02.1.F Acta de constitución del proyecto

M.GP.02.2.F Registro de interesados del proyecto

../MPM/1.%20ESTRUCUTRACION%20Y%20GESTION%20DE%20PROYECTOS/DOCUMENTOS/M.GP.01.P%20GESTIÓN%20DE%20PROYECTOS.doc

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M.GP.03.P PMO – Planificación del Proyecto M.GP.03.1.F Plan para la dirección del proyecto

M.GP.04.P PMO - Ejecución

M.GP.04.1.F Citación a evento

M.GP.04.2.F Acta de ejecución

M.GP.04.3.F Informe de avance

M.GP.04.4.F Acta de reunión

M.GP.05.P PMO – Monitoreo y Control M.GP.05.1.F Reporte del estado del proyecto

M.GP.06.P PMO - Cierre

M.GP.06.1.F Certificado de aceptación

M.GP.06.2.F Lecciones aprendidas

M.GP.06.3.F Acta de cierre

M.GP.06.4.F Seguimiento a usuario final

M.GP.06.5.F Evaluación del proyecto por el usuario final

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FORMALIZACIÓN


Gerenciales

Misionales

De Apoyo

PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O GRUPOS

DE INTERÉS Comunicación con los

usuarios y partes interesadas

Necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas

Ofrecer información y asesoría al empresario Orientación al empresario

Usuarios / partes

interesadas

Área jurídica Reglamentación legal vigente


Planes de calidad y políticas de operación

Ejecutar las actividades propias del Registro Público desde el primer contacto con el usuario, hasta el archivo de expedientes, siempre, bajo las condiciones planificadas

Ejecución de las etapas de la prestación de los servicios

registrales bajo condiciones controladas y cumpliendo con todos los requisitos legales y

reglamentarios aplicables

Usuarios y partes

interesadas

Información del Registro Observatorio económico e

infomediacion

Usuarios / partes interesadas

Necesidades y expectativas de los usuarios y partes

interesadas

Mantener comunicación permanente con los usuarios y partes interesadas a través de los diferentes mecanismos establecidos por Ley.

Comunicación efectiva con los usuarios

Usuarios / partes interesadas

OBJETIVO: Prestar el servicio de Registros Públicos y Atención al Empresario, asegurando la veracidad de la

información registrada, cumpliendo con las especificaciones técnicas y legales; así como generar los beneficios de

estar formalizados con una perspectiva eficaz y transparente con los Empresarios.

RESPONSABLE: Gerente de Formalización

Fomentar la

Formalidad Veracidad de la

información

registrada

Cumplimiento de

especificaciones

técnicas y legales

Generación de

beneficios de estar

formalizado

Productividad

interna

Calidad en la atención

/ agilidad en el servicio

http://images.google.com.co/imgres?imgurl=http://www.cccucuta.org.co/c.c.c/web/images/publicaciones/Caratula%2520Boletin%2520Mayo%25202009.png&imgrefurl=http://www.cccucuta.org.co/c.c.c/web/publicaciones/%3Fid%3D111%26tipo%3D3&usg=__sk66JOoAVwdIyvSsSA3Rw_AyoBU=&h=1056&w=816&sz=118&hl=es&start=11&tbnid=-TaKHPDZtgE08M:&tbnh=150&tbnw=116&prev=/images%3Fq%3Dregistros%2Bp%25C3%25B9blicos%26gbv%3D2%26hl%3Des

C.CR.04

Fecha: 01/07/15

Versión: 8

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FORMALIZACIÓN



SOPORTE


REQUISITOS

PERSPECTIVA CÓD INDICADOR ÍNDICE ISO 9001:2008

AUTORIDAD


Control interno


1. Perspectiva Grupos de

interés

1.1.F Crecimiento de

ingresos

Formalización ((Ingresos período actual/Ingresos período anterior) - 1)*100

Computador,

impresora, sellos,

formularios,

implementos de

papelería, software

SIREP, formularios,

facturas, legajos,

carpetas,

implementos y

equipos de oficina.

7.1 Planeación de la prestación del servicio 5.2 Enfoque al cliente 7.5.1 Control de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 8.2.4 Seguimiento y medición del producto

Afiliados ((Ingresos período actual/Ingresos período anterior) - 1)*100

1.2.F Formalización (Inscritos vigentes en el periodo x 100 / Inscritos

vigentes periodo anterior)-1

Gerente de Formalización

1.3.F Creación de empresas

Número de matrículas en el periodo x 100 / Número de matrículas en el periodo anterior

(Número de matrículas portal CAE/Número de matrículas en el período)*100

1.4.F Supervivencia

Empresarial (3 años) Renovaciones en el periodo (de las matriculas

realizadas tres años atrás) / Matriculas 3 años atrás

1.5.F Cancelación de

empresas Cancelaciones en el periodo / Total inscritos

1.6.F Gobernabilidad de

la Entidad (Número de afiliados/Total inscritos)*100

2. Perspectiva del Cliente

2.1.F Agilidad en el

servicio

Matrículas que se hacen en menos de un día x 100 / total de matrículas

Sistema Cameral de Control interno SCCI

EJECUTA Tiempo de espera para recibir atención

3.1 Indicadores de Gestión 3.2 Control con enfoque en procesos

Personal de formalización

2.2.F Satisfacción del

cliente Encuesta de satisfacción de clientes


negocio

3.1.F Fidelización del foco (Afiliados que renuevan su afiliación/Total afiliados

que cumplen requisitos de afiliación)*100

3.2.F Calidad en el servicio (No. de certificados conformes en el período X 100/Total certificados expedidos de registros públicos en el período)

3.3.F Repetibilidad en las

devoluciones Número de segundas devoluciones x 100 /total

devoluciones

3.4.F Eficiencia en trámites y

servicios

(Número de tareas que se hacen en tiempo estándar /(definido por rutas de mercurio) /

Tareas ejecutadas) Promedio de total funcionarios

4. Innovación y aprendizaje

4.1.F Cultura de

mejoramiento e innovación

Total puntos acumulados por iniciativas transformadoras/Total funcionarios de la gerencia

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FORMALIZACIÓN


CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO M.FO.01.P Protocolo de servicios

M.FO.02.P Lista de chequeo

M.FO.03.P Control interno de registro público

M.FO.04.P Correcciones de registro público

M.FO.04.1.F Control de corriges

M.FO.04.2.F Control de inconsistencia en los sellos de registro público

M.FO.04.3.F Control de producto no conforme

M.FO.04.4.F Control de reimpresión de certificados

M.FO.05.M Manual SIPREF

M.FO.06.P Plan de contingencia de fallas en los sistemas

M.FO.07.P Recepción de documentos

M.FO.08.P Asesoría creación de empresa

M.FO.09.P Escaneo de documentos de registro público

M.FO.09.1.F Control de documentos antes de escanear de registros públicos

M.FO.09.2.F Control de entrega de documento de registros

M.FO.09.3.F Acta de entrega de documentos de registro público

M.FO.10.P Devolución de documentos M.FO.09.4.F Control de documentos devueltos

M.FO.09.5.F Control de llamadas de documentos devueltos

M.FO.11.P Matrícula mercantil y libros en forma virtual

M.FO.12.P Estudio jurídico de documentos

M.FO.13.P Registro de libros

M.FO.14.P Digitación de certificados persona jurídica

M.FO.15.P Grabación de formularios registro mercantil

M.FO.16.P Revisión de certificados Registro público

M.FO.17.P Registro único empresarial y social RUES

M.FO.17.1.F Control de documentos enviados a otras Cámaras de Comercio

M.FO.17.2.F Control de devolución de documentos de las Cámaras de Comercio

M.FO.17.3.F Control de documentos recibidos de otras Cámaras de Comercio

M.FO.17.4.F Control de documentos recibidos de otras Cámaras de Comercio por cambio de domicilio

M.FO.17.5.F Control de documentos enviados a otras Cámaras de Comercio por cambio de domicilio

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FORMALIZACIÓN


CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO M.FO.18.P Asesoría y capacitaciones de registro público

M.FO.19.P Derecho de petición

M.FO.20.P Recursos

M.FO.21.P Brigadas de formalización

M.FO.21.F.1 Cronograma de actividades brigadas de formalización

M.FO.21.F.2 Control de entrega material y equipos de oficina brigadistas

M.FO.21.F.3 Control de visita y entrega material empresarios

M.FO.21.F.4 Control de entrega de documentos y formularios

M.FO.22.P Costumbre mercantil

M.FO.23.P Georreferenciación

M.FO.24.P Registro Único de Proponentes

M.FO.06.1.F Devolución de documentos de registro público

M.FO.06.2.F Control de documentos antes de escanear de registros públicos

M.FO.06.3.F Control de entrega de documento de registro públicos

M.FO.06.4.F Acta de entrega de documentos de registro público

M.FO.06.5.F Control de producto no conforme de registro público

M.FO.06.6.F Control de documentos enviados a otras Cámaras de Comercio

M.FO.06.7.F Control de devolución de documentos de las Cámaras de Comercio

M.FO.06.8.F Control de documentos recibidos de otras Cámaras de Comercio

M.FO.06.11.F Control interno de corriges de registro público

M.FO.06.12.F Control de llamadas de devolución de documentos de registro público

M.FO.06.13.F Control capacitación y asesoría de registro público

M.FO.06.14.F Control brigadas de formalización

M.FO.06.15.F Observación de documentos de registro público

M.FO.06.16.F Control interno de certificados reimpresos de registro público

M.FO.25.P Impugnaciones de registros proponentes

M.SE.07.P Afiliaciones y desafiliaciones

M.SE.07.1.F Solicitud de Afiliación

M.SE.07.2.F Libro de registro de afiliados

M.SE.07.3.F Solicitud de desafiliación

M.SE.07.4.F Notificación de desafiliación

M.SE.08.P Gestión con entidades y Afiliados M.SE.08.1.F Gestión con Entidades y afiliados

../FORMATOS/M.SE.07.1%20F%20SOLICITUD%20DE%20AFILIACION%20v7.doc

../FORMATOS/M.SE.07.2.F%20CONTROL%20DE%20AFILIACIONES%20Y%20DESAFILIACIONES%20v6.xls

../FORMATOS/M.SE.07.3.F%20SOLICITUD%20DE%20DESAFILIACION%20v5.doc

../FORMATOS/M.SE.07.4.F%20NOTIFICACION%20DE%20DESAFILIACION%20v5.doc

M.SE.08.P%20GESTIÓN%20CON%20ENTIDADES%20Y%20AFILIADOS%20V3.doc

../FORMATOS/M.SE.08.1.F%20GESTIÓN%20CON%20ENTIDADES%20Y%20AFILIADOS%20V3.doc

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Fecha: 05/08/15

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OBSERVATORIO ECONÓMICO E INFOMEDIACION


Gerenciales

Misionales

De Apoyo


GRUPOS DE INTERÉS

Procesos misionales Fuentes generadoras

de datos

Necesidades de elaboración de estudios económicos, alineados

con los Sectores Estratégicos Priorizados

Cifras, datos, estadísticas, información

Elaboración de estudios económicos: Identificar la necesidad de estudios Investigación de fuentes y recopilación de datos, Emisión del estudio, Evaluación del impacto / utilidad del estudio generado.

Estudios económicos alineados con los

Sectores Estratégicos Priorizados.

Procesos misionales

Sectores

económicos de la región

Formalización Información relacionada

con los Registros Públicos Información estadística:

Planear la generación de estadísticas,

Obtener y filtrar información para la generación de estadísticas,

Distribuir la Información Estadística generada,

Informar a la Súper Intendencia de Industria y Comercio.

Información Estadística

relacionada con los Registros Públicos Procesos

Misionales clientes externos,

Afiliados

Desarrollo Estratégico Planes de calidad y

políticas de operación

Junta Directiva Tarifas de información

Comercial Información Comercial:

Identificar las tarifas de Información Comercial,

Recibir, registrar y controlar las solicitudes,

Generar información solicitada,

Suministrar información generada,

Evaluar la calidad del servicio, Analizar la información obtenida y tomar

Prestación del servicio de

Información Comercial bajo

condiciones controladas

Unidad de Afiliados/ Clientes

Información relacionada con los Afiliados/

solicitudes de clientes

OBJETIVO: Consolidar información útil y oportuna de carácter regional y nacional que sea de gran relevancia al tejido

empresarial como soporte para diseñar, elaborar, realizar estudios y análisis de impacto que nos lleven a ser referentes

obligados de cualquier actor social y económico tanto, local, nacional como internacional.

RESPONSABLE: Gerente de Observatorio económico e Infomediacion

Relevancia de

la información

Estudios de

impacto y utilidad Información

oportuna

Referente de

información

Satisfacción

de clientes

Sostenibilidad Red de

intercambios o

fuentes de datos

Factores

Claves de Éxito

http://images.google.com.co/imgres?imgurl=http://www.camacoes.com.co/modules/ContentExpress/img_repository/estadisticas.jpg&imgrefurl=http://www.camacoes.com.co/index.php%3Fmodule%3DContentExpress%26func%3Ddisplay%26ceid%3D90&usg=__mt7tglOt850RvWgdN6dXyDTBwy8=&h=225&w=220&sz=20&hl=es&start=14&tbnid=NJ7lHxGZdDC1KM:&tbnh=108&tbnw=106&prev=/images%3Fq%3DINFORMACI%25C3%2592N%2BESTADISTICA%2BY%2BCOMERCIAL%26gbv%3D2%26hl%3Des%26sa%3DX

C.CR.05

Fecha: 05/08/15

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GRUPOS DE INTERÉS

acciones.


SOPORTE


REQUISITOS

PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE NORMA ÍTEM

AUTORIDAD


Control interno



interés

1.1.O Sostenibilidad (Ventas en el periodo x 100 / ventas periodo

anterior) -1


Software SIREP, Acceso a red de la

Entidad. Software SIABUC

ISO 9001:2008

7.1 7.2.1 7.2.2 7.5.1 7.5.3 8.2.1 8.2.4


1.2.O Relevancia de la

información

Encuesta de calificación de percepción de

utilidad y disponibilidad de la información

requerida (empresarios, gremios, gobierno y

multilaterales)

2. Perspectiva del cliente

2.1.O

Satisfacción de

clientes

(información

comercial)

Encuesta de satisfacción de los usuarios de la

información comercial


negocio

3.1.O

Estudios de

impacto y

utilidad

numero de estudios generados alineados con

los SEP / total estudios generados EJECUTA

Gerente de Observatorio e Infomediación

Asistente de Observatorio e Infomediación

Auxiliar de CIECCC

3.2.O Eficiencia en

trámites y

servicios

Numero de tareas que se hacen en tiempo

estándar (definido por mercurio) / Tareas

ejecutadas

4. Perspectiva

de innovación y aprendizaje

4.1.O

Cultura de

mejoramiento e

innovación

Total puntos acumulados por iniciativas

transformadoras / Total funcionarios de la

Gerencia

SCCI 3.4 3.5

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Fecha: 05/08/15

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M.OI.01.P Información Estadística

M.OI.01.1.F Planeación y seguimiento de información estadística generada

M.OI.01.2.F Lista de chequeo revisión de Información estadística

M.OI.01.3.F Movimiento mensual de Registros Públicos

M.OI.01.4.F Inscripción mensual de certificados

M.OI.01.5.F Movimiento de sociedades constituidas

M.OI.01.6.F Movimiento de sociedades reformadas

M.OI.01.7.F Movimiento de sociedades disueltas

M.OI.01.8.F Movimiento de capital invertido

M.OI.01.9.F Movimiento de personas naturales

M.OI.01.10.F Movimiento de sociedades principales

M.OI.01.11.F Movimiento de sucursales y agencias

M.OI.01.12.F Comparativo mensual movimiento de Registros Públicos

M.OI.01.13.F Comparativo mensual de inscripción de certificados

M.OI.01.14.F Inversión neta empresarial de Cúcuta

M.OI.01.15.F Comparativo movimiento acumulado de registros públicos

M.OI.01.16.F Comparativo acumulado inscripción de certificados

M.OI.02.P Información Comercial

M.OI.02.1.F Registro y control de solicitudes de Información Comercial

M.OI.02.2.F Formato para pago de Información Comercial

M.OI.02.3.F Entrega de información comercial

M.OI.03.P Tramite de solicitudes internas de bases de datos (en revisión)

M.OI.03.1.F Políticas de uso interno de bases de datos

M.OI.03.2.F Solicitud interna de base de datos

M.OI.05.P Elaboración de estudios económicos M.OI.05.2.F Catálogo de Estudios Económicos

M.OI.05.1.F Catálogo de fuentes

../MPM/3.%20OBSEWRVATORIO%20REGIONAL/DOCUMENTOS/M.OI.01.P%20INFORMACION%20ESTADISTICA%20v2.doc

../MPM/3.%20OBSEWRVATORIO%20REGIONAL/DOCUMENTOS/M.OI.02.P%20INFORMACION%20COMERCIAL%20v2.doc

../2.%20PROCESOS%20MISIONALES/3.%20OBSERVATORIO%20REGIONAL/DOCUMENTOS/M.OI.05.P%20ESTUDIOS%20ECONOMICOS%20v1.doc

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COMPETITIVIDAD


Gerenciales

Misionales

De Apoyo

*SEP: Sectores Estratégicos priorizado; P&P: Programas y Proyectos


GRUPOS DE INTERÉS

Estructuración y Gestión de proyectos

Personas naturales y/o jurídicas

emprendedores

Instituciones de educación superior,

técnicas tecnologías y de formación para el

trabajo

Entidades gubernamentales del orden local, regional y

nacional

Entidades financieras

Programas / proyectos

Ideas de negocios

Políticas y lineamientos de emprendimiento

Capital de financiación

Emprendimiento empresarial:

Realizar convocatorias para formación en emprendimiento y creación de nuevos negocios

Prestar servicios de asesoría y acompañamiento a los emprendedores en la construcción de planes de negocio

Asesorar a los emprendedores para la consecución de recursos ante las diferentes fuentes de financiación existentes.

Desarrollar actividades de sensibilización a personas naturales y jurídicas para incentivar el espíritu emprendedor.

Realizar convocatorias de Ángeles inversionistas para establecer conexiones entre ideas emprendedoras y recursos de capital semilla.

Personas sensibilizadas en torno al emprendimiento

Planes de negocio presentados ante entidades de

financiación

Gremios económicos

Instituciones de educación superior, técnicas

tecnologías y de formación para el trabajo

Fortalecimiento empresarial:

Realizar diagnósticos de los sectores productivos del departamento a fin de encontrar aspectos a fortalecer.

Desarrollar programas de apoyo empresarial que permitan el fortalecimiento de las debilidades encontradas en los sectores productivos.

Establecer alianzas y/o convenios con otras instituciones para el desarrollo de actividades que conlleven al desarrollo empresarial

Evaluar el impacto de las acciones emprendidas.

Programas de desarrollo empresarial

Sector empresarial

Entidades gubernamentales del orden

local, regional y nacional

Gestionar actividades de internacionalización a través de diferentes mecanismos que permitan el mejoramiento de la competitividad regional.

Programas de internacionalización

Sectores productivos

Planeación, coordinación, ejecución y evaluación de la gestión e impacto de las acciones lideradas por la Entidad sobre el indicador Doing Business en la Región.

Mejoramiento posición Doing Business

Sector empresarial

OBJETIVO: Contribuir al desarrollo empresarial de los diferentes sectores económicos fortaleciendo los procesos de

articulación público – privada, proporcionando herramientas para convertirnos en una región productiva y sostenible

a lo largo del tiempo, generando riquezas y prosperidad colectiva.

RESPONSABLE: Gerente de Competitividad

Factores

Claves de Éxito Conocimiento

profundo de los

SEP*

Pertinencia de los

P&P* con SEP*

Crecimiento

económico de las

empresas

Credibilidad,

confianza y

fidelización

Dinamización

de la

economía

Reconocimiento

de la Entidad en

SEP*

Promoción de la cultura

emprendedora,

innovadora y

exportadora

Fomentar

ventajas

competitivas

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COMPETITIVIDAD



SOPORTE


REQUISITOS


AUTORIDAD


Control interno



1.1.C Dinamización de la Economía regional

Recursos Movilizados para el desarrollo empresarial


Financieros

ISO 9001:2008

7.1 7.5.1 7.5.3 8.2.3 8.2.4


Facilidad para hacer negocios (Posición en Indicador de competitividad de Doing Business)

2. Clientes 2.1.C Credibilidad, Confianza y Fidelización

% de Satisfacción de Empresas Beneficiadas con P&P de Competitividad EJECUTA

Profesionales de competitividad

3. Efectividad

interna

3.1.C Pertinencia de los P&P

desarrollados con los SEP Recursos Invertidos en SEP / Total de recursos Invertidos

SCCI 3.4 3.5

3.2.C Eficiencia en trámites y

servicios


4. Innovación

y aprendizaje

4.1.C Emprendimiento Número de recursos invertidos en el programa/Número de

empresas creadas

4.2.C Efectividad en programas de

emprendimiento

No. De planes de negocio aprobados/total planes de negocio presentados

4.3.C Fortalecimiento

empresarial

Número de empresas que reportan aumento en las ventajas competitivas/Total empresas participantes en los programas de

fortalecimiento

4.4.C Internacionalización Empresas que reportan aumento en sus exportaciones en más de

5% / Total empresas participantes en los programas de fortalecimiento

4.5.C

Promoción de la Cultura Innovadora,

emprendedora y exportadora

Conectar empresas con el mundo - Cumplimiento de objetivos de las empresas apoyadas para asistir a Ferias y misiones

Número de proyectos de innovación presentados ante fuentes de financiación

4.6.C Cultura de



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COMPETITIVIDAD



M.CO.01.T Sectores Estratégicos Priorizados

M.CO.FE.01.P Ferias y misiones

M.CO.FE.01.1.F Matriz de planeación de Ferias y Misiones

M.CO.FE.01.2.F Solicitud de participación en Ferias y Misiones

M.CO.FE.01.3.F Organización de Ferias y Misiones

M.CO.FE.01.4.F Evaluación de Ferias y Misiones

M.CO.FE.01.5.F Informe Institucional de Ferias y Misiones

M.CO.DB.01.P Gestión Doing Business

M.CO.DB.01.1.F Lineamientos de gestión

M.CO.DB.01.2.F Plan de acción

M.CO.DB.01.3.F Registro de gestión Doing Business

M.CO.DB.01.4.F Acta de reunión

M.CO.EP.01.P Planeación y control de Programa "Región Empresaria"

M.CO.EP.01.1.F Cronograma de actividades

M.CO.EP.01.2.F Lista de asistencia

M.CO.EP.01.3.F Informe de Gestión de actividades

M.CO.EP.02.P Reuniones Informativas

M.CO.EP.02.1.F Ficha de identificación de su situación actual para definir la ruta de servicios que requiere como apoyo para crear su empresa

M.CO.EP.02.2.F Ficha de identificación de su situación actual para definir la ruta de servicios que requiere como apoyo para acelerar el crecimiento de su empresa

M.CO.EP.02.3.F Ruta de servicios para la creación de una empresa

M.CO.EP.02.4.F Ruta de servicios para acelerar el crecimiento de su empresa

M.CO.EP.02.5.F Ficha Inscripción de Servicios

M.CO.EP.02.6.F Evaluación de Reuniones informativas

M.CO.EP.03.P Orientación Personalizada M.CO.EP.03.1.F Registro de Asistencia Individual

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COMPETITIVIDAD



M.CO.EP.03.2.F Evaluación de Asesorías

M.CO.EP.04.P Foro de Emprendimiento Temprano

M.CO.EP.05.P Encuentro de Docentes M.CO.EP.05.1.F Evaluación de talleres

M.CO.EP.06.P Fiesta de los empresarios M.CO.EP.06.1.F Evaluación de charlas de conocimiento

M.CO.EP.07.P Panel de casos empresariales M.CO.EP.07.1.F Presentación de empresas y empresarios panelistas

M.CO.EP.07.2.F Evaluación de encuentros empresariales

M.CO.EP.07.G Guía Panel de Casos Empresariales

M.CO.EP.08.P Foro de Empresarios

M.CO.EP.09.P Rueda de Soluciones Financieras

M.CO.EP.09.1.F Evaluación de Rueda de soluciones Financieras

M.CO.EP.09.2.F Evaluación de ruedas de negocios

M.CO.EP.09.3.F Evaluación de ferias comerciales

M.CO.EP.10.P Cara a Cara Empresarial M.CO.EP.10.1.F Autodiagnóstico de Negociación

M.CO.EP.10.M Manual Práctico del Facilitador del Cara a cara empresarial

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SERVICIOS EMPRESARIALES


Gerenciales

Misionales

De Apoyo


GRUPOS DE INTERÉS

Desarrollo estratégico

Directrices institucionales Asignación presupuestal

Plan de calidad y políticas de operación

Realizar la gestión comercial de los servicios empresariales de la Entidad, enfocados al logro de los objetivos organizacionales.

Plan de mercadeo de servicios empresariales Clientes internos y

externos, Afiliados,

partes interesadas Junta Directiva Tarifas de alquiler de auditorios y equipos

Gestión de actividades y eventos y alquiler de salones y equipos: Realizar la programación el control y el seguimiento de eventos asignados a través del Plan Anual de Trabajo, Prestar el servicio de préstamo / alquiler de salones y equipos a los Afiliados y Público en general, garantizando su calidad y disponibilidad.

Prestación del servicio de Actividades y eventos y alquiler

de salones y equipos audiovisuales bajo condiciones

controladas

Clientes / partes interesadas

Solicitudes de los usuarios

Clientes, asistentes, Afiliados

Necesidades de Capacitación de los empresarios y de la

Región

Formación Empresarial: Desarrollar programas de Formación Empresarial teniendo en cuenta las necesidades de los Empresarios y de la Región, a través de recursos apropiados, adecuados procesos de planeación, seguimiento y evaluación, que nos permitan asegurar la efectividad de los eventos realizados y actuar como promotores del desarrollo Regional.

Eventos de capacitación empresarial que satisfacen las

necesidades identificadas

Clientes / asistentes, Afiliados

Junta directiva Disposiciones de Junta

Directiva Afiliación de empresarios: Promover la afiliación de empresarios a la Cámara de Comercio de Cúcuta y ofrecerles un tratamiento especial a través de la prestación de los servicio preferenciales.

Afiliación de nuevos empresarios a la Cámara de Comercio de

Cúcuta

Procesos operativos de prestación del servicio Clientes, usuarios,

partes interesadas Solicitudes de los afiliados /

posibles afiliados,

Junta directiva Lineamientos establecidos en

el reglamento del Centro Métodos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC): Prestar los servicios de solución de conflictos prejudicial y extrajudicial a través de los diferentes métodos alternativos de solución de conflictos, cumpliendo todas las disposiciones reglamentarias aplicables y garantizando procesos justos, con principios de equidad y transparencia.

Ejecución de las etapas de la prestación del servicio bajo

condiciones controladas

Usuarios y partes interesadas Clientes, usuarios,

partes interesadas Solicitudes de los usuarios

OBJETIVO: Ofrecer servicios empresariales a nuestros inscritos, afiliados y empresarios en general, que

contribuyan al desarrollo regional, de manera rentable, sostenible y competitiva.

RESPONSABLE: Gerente de Servicios Empresariales

Factores Claves de

Éxito

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SOPORTE


PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE

AUTORIDAD


Control interno



interés

1.1.S Crecimiento de

ingresos (Ventas en el periodo - ventas periodo anterior)

x 100 / ventas periodo anterior

Fungibles de oficina, Logísticos y

financieros asignados en el Plan anual de Trabajo.

ISO 9001:2008


7.1 Planificación de la prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.5.1 Control de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 8.2.1 Seguimiento y medición de la satisfacción del cliente 8.2.4 Seguimiento y medición

del servicio


2.1.S Satisfacción del

cliente Grado de satisfacción de clientes con los

servicios empresariales EJECUTA

Personal de servicios empresariales


negocio

3.1.S

Eficacia de procesos conciliatorios

(Centro de arbitraje y Conciliacion)

Numero de acuerdos / Total procesos conciliatorios terminados

3.2.S Eficiencia en trámites

y servicios

(Número de tareas que se hacen en tiempo estándar /(definido por rutas de mercurio) /

Tareas ejecutadas) Promedio de total funcionarios


SCCI

3.4 Control sobre recursos 3.5 Control financiero

4. Perspectiva

de Innovación y Aprendizaje

4.1.S Impacto de la oferta

académica en el mercado laboral

Encuesta de satisfacción a egresados 1 año después

4.2.S Cultura de


Total puntos acumulados por iniciativas transformadoras/Total funcionarios de la

gerencia

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M.SE.01.P Mercadeo de servicios empresariales

M.SE.01.1.F Política de mantenimiento de clientes

M.SE.01.2.F Planeación y control de la gestión comercial

M.SE.01.3.F Telemercadeo

M.SE.01.4.F Cronograma de visitas comerciales

M.SE.01.5.F Registro de asistencia

M.SE.01.6.F Referidos

M.SE.01.7.F Base De datos clientes

M.SE.01.8.F informe de actividades

M.SE.01.9.F Registro de usuarios

M.SE.02.P Gestión de actividades y eventos

M.SE.02.1.F Planeación de eventos

M.SE.02.2.F Lista de asistentes

M.SE.02.3.F Encuesta de satisfacción a asistentes

M.SE.03.P Servicio de auditorios y equipos

M.SE.03.1.F Tarifas de auditorios y equipos

M.SE.03.2.F Solicitud de auditorios y equipos

M.SE.03.3.F Programación de equipos y auditorios

M.SE.03.4.F Solicitud y estudio para disposición de auditorios y equipos

M.SE.03.5.F Entrega de auditorios y equipos usuario interno

M.SE.03.6.F Entrega de auditorios y equipos usuario externo

M.SE.04.P Centro de Formación Empresarial

M.SE.04.1.F Programa

M.SE.04.2.F Presupuesto

M.SE.04.3.F Planeación y seguimiento de la programación

M.SE.04.4.F Formulario de inscripción

M.SE.04.5.F Lista de inscritos

M.SE.04.6.F Control de asistencia

M.SE.04.7.F Evaluación de la satisfacción de los asistentes

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M.SE.04.8.F Listado maestro de conferencistas / docentes / entidades educativas

M.SE.04.9.F Reporte de eventos y asistencia

M.SE.05.P Convenios con entidades educativas M.SE.05.1.F Registro y control de propuestas de convenios

M.SE.05.2.F Seguimiento y evaluación del convenio

M.SE.06.P Protocolo Gremial

M.SE.09.P Préstamo de material audiovisual

M.SE.09.1.F Inventario de material audiovisual

M.SE.09.2.F Solicitud de préstamo

M.SE.09.3.F Control y seguimiento de préstamos de material audiovisual

MPO-R-0300 Reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliacion

MPO-R-0301 Selección de árbitros, conciliadores y secretarios

MPO-R-0301-1 Perfil General

MPO-R-0301-2 Formulario de inscripción

MPO-R-0301-3 Lista de Árbitros, Conciliadores y Secretarios

MPO-R-0301-4 Resumen hoja de vida

MPO-R-0301-5 Registro de inducción

MPO-R-0301-6 Evaluación del desempeño

MPO-R-0302 Arbitraje MPO-R-0302-1 Consolidado de arbitrajes

MPO-R-0302-2 Elección de árbitros

MPO-R-0303 Conciliación MPO-R-0303-1 Consolidado de conciliaciones

MPO-R-0303-2 Nombramiento de conciliadores

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


Gerenciales

Misionales

De Apoyo


GRUPOS DE INTERÉS

Todos los procesos

Proyectos de presupuesto

Gestión presupuestal:

Coordinar la proyección presupuestal por gerencias,

Controlar la proyección mensual de ingresos y egresos de las gerencias,

Realizar el control a la ejecución presupuestal,

Coordinar, ejecutar y controlar los acuerdos presupuestales solicitados por las gerencias y aprobadas por Junta Directiva.

Presupuesto aprobado para la vigencia

Control presupuestal Todos los procesos

Todos los procesos

Necesidades de elementos / servicios

para el adecuado desarrollo de los

procesos / servicios de la Entidad

Gestión de compras:

Adquirir los elementos y servicios que inciden en la calidad de la Cámara de Comercio de Cúcuta, asegurando su conformidad, calidad y disponibilidad en los sitios requeridos

Elementos y servicios adecuados para la

prestación del servicio, disponibles en los

lugares de uso

Todos los procesos

Todos los procesos

Solicitudes de anulación / reversión

Operaciones contables:

realizar anulaciones / reversiones de operaciones correspondiente a los diferentes ingresos de la entidad, ya sea de contado o a crédito, garantizando la transparencia y el cumplimiento de requisitos aplicables.

Anulaciones / reversiones

Todos los procesos

OBJETIVO: Garantizar el normal funcionamiento de la Entidad mediante el suministro de bienes y servicios para el

desarrollo de las actividades de la Cámara de Comercio de Cúcuta, asegurando su conformidad, calidad y

disponibilidad en los sitios requeridos, por medio de una eficiente gestión financiera.

RESPONSABLE: Gerente Administrativa y Financiera

Factores Claves de

Éxito

Eficiencia en tràmites

administrativos

Disponibilidad y

optimizacion de recursos

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GRUPOS DE INTERÉS

Todos los procesos

Funciones esenciales de la Entidad

Gestión del talento humano Garantizar la competencia del personal requerido por la entidad así como determinar su responsabilidad, autoridad e interacción dentro de la organización, además de asegurar un adecuado proceso de reclutamiento, selección, contratación, inducción y formación, que garantice el cumplimiento de los requisitos planificados.

Personal competente y entrenado

Todos los procesos

Clientes internos y

externos, partes interesadas

Todos los procesos

Comunicaciones recibidas por el

CINDOCCC desde o hacia la Entidad

Disposiciones externas

establecidas para el manejo de archivos

Gestión documental: Planificación, manejo y gestión de la documentación producida y recibida por la Entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación con parámetros de eficiencia y organización.

Comunicaciones despachadas por el CINDOCCC desde o

hacia la Entidad, Disposiciones internas

establecidas para el manejo la

correspondencia / comunicaciones Institucionales

Todos los procesos

Todos los procesos

Requerimientos de soporte técnico y/o

desarrollo de aplicaciones

Gestión de informática y telecomunicaciones: Diseñar e implementar la plataforma tecnológica y nuevos métodos que permitan administrar los procesos y fortalecer la articulación de la información entre las diferentes entidades internas y externas, garantizando una estructura de alta disponibilidad para los aplicativos de la entidad con criterios de calidad y oportunidad

Sistemas Operativos, aplicativos y equipos

en funcionamiento Todos los procesos

Todos los procesos

Documentos externos de origen externo /

normatividad aplicables a los procesos de la

Entidad

Controlar los documentos del Sistema de Gestión de origen externo: Controlar la recepción, distribución, actualización y archivo de los documentos externos referidos en el Sistema de Gestión de la Cámara de comercio de Cúcuta, y demás requisitos legales y reglamentarios que son aplicables a la operación de la Entidad con el fin de asegurar su socialización y disposición en edición actualizada en sus lugares de uso.

Documentos de origen externo controlados,

actualizados y socializados

Todos los procesos

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INTERRELACIONES PROCESOS

DE SOPORTE


PERSPECTIVA CÓD. INDICADOR ÍNDICE

AUTORIDAD


Control interno


interés

1.1.A Cumplimiento del presupuesto

del gasto Gastos ejecutados *100 / Gastos Presupuestados


Financieros

ISO 9001:2008


6.1 Provisión de recursos 6.3 Infraestructura 7.4 Compras 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 6.2 Recursos Humanos 6.4 Ambiente de trabajo 5.5.3 Comunicación interna 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 7.5.5 Preservación del producto


2.1.A Satisfacción del Cliente

(Todas las Áreas) Encuesta de satisfacción del Cliente

EJECUTA

Gerencia Administrativa y financiera

Área jurídica


negocio

3.1.A Optimización de Recursos Programas de funcionamiento: (Recursos

presupuestados - Recursos ejecutados) / Recursos Presupuestados

3.2.A Eficiencia en Tareas Administrativas (Compras, CINDOCCC, Presupuesto,

Contabilidad)

Número de trámites que se hacen en tiempo estándar / Total de trámites realizados

3.3.A Gestión con Proveedores Puntaje Promedio obtenido en la evaluación de

proveedores

3.4.A Efectividad en la aplicación de

TRD

Cantidad de series documentales aplicadas correctamente / Total series documentales

establecidas


SCCI

3.5.A Agilidad en el despacho de comunicaciones oficiales

Numero de comunicaciones oficiales despachadas en menos de 2 días (hábiles) / Total comunicaciones

oficiales despachadas

1.2 Estructura Organizacional 1.6 Talento Humano 3.4 Control sobre los recursos 3.5 Control financiero 3.6 Control sistemas de información 3.7 Seguros e inversiones 4.1 Sistemas de información

3.6.A Veracidad de la Información

(contabilidad) Número de ajustes realizados a la información

contable luego del cierre

3.7.A Disponibilidad de los recursos

Tecnológicos (Disponibilidad de aplicativos + disponibilidad de

Hardware + Disponibilidad de Servidores / 3 )

3.8.A Actualización tecnológica Recursos tecnológicos ajustados a las necesidades

de la Entidad / Total recursos tecnológicos

3.9.A Seguridad Informática Aspectos que cumplen estándares de seguridad /

Total aspectos verificados

4. Perspectiva de Innovación y Aprendizaje

4.1.A Fortalecimiento de

Competencias (Talento Humano)

Resultado promedio de la evaluación de desempeño

4.2.A Mejoramiento del Clima

Laboral (Talento Humano)

Resultados de la Evaluación de Diagnostico de Clima Laboral

4.3.A Cultura de mejoramiento e

innovación Total puntos acumulados por iniciativas

transformadoras/Total funcionarios de la gerencia

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A.AF.01.M Manual de contratación

A.AF.01.PL Programa de Gestión Documental

A.AF.02.PL Plan institucional de Archivos

A.AF.C.02.P Gestión de compra de bienes y servicios

A.AF.C.02.1.F Instructivo de pólizas y actas

A.AF.C.02.2.F Registro de proveedores

A.AF.C.02.3.F Selección de proveedores

A.AF.C.02.4.F Listado maestro de proveedores

A.AF.C.02.5.F Solicitud de pedido interno

A.AF.C.02.6.F Cuadro comparativo de cotizaciones

A.AF.C.02.7.F Orden de trabajo / servicio

A.AF.C.02.8.F Orden de compra

A.AF.C.02.9.F Contrato

A.AF.C.02.10.F Control de órdenes de compra y/o servicio

A.AF.C.02.11.F Control de contratos y convenios

A.AF.C.02.12.F Acta de inicio

A.AF.C.02.13.F Acta de recibo

A.AF.C.02.14.F Acta de liquidación de mutuo acuerdo

A.AF.C.02.15.F Acta de liquidación

A.AF.C.02.16.F Evaluación y re-evaluación de proveedores

A.AF.C.03.P Gestión de convenios

A.AF.C.03.1.F Solicitud de elaboración de Convenio

A.AF.C.03.2.F Asignación de funciones de Coordinación de Convenios

A.AF.C.03.3.F Acta de inicio

A.AF.C.03.4.F Acta de liquidación

A.AF.C.03.5.F Lista de Chequeo de Convenio

A.AF.C.03.6.F Informe de Efectividad de Convenio

A.AF.C.04.P Contratación de servicios profesionales A.AF.C.04.1.F Solicitud de servicios profesionales

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/A.AF.01.M%20MANUAL%20DE%20CONTRATACION.doc

../3.%20PROCESOS%20ADMINISTRATIVOS/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/6.%20GESTION%20DOCUMENTAL/DOCUMENTOS/A.AF.01.PL%20%20Programa%20de%20Gestión%20Documental.pdf

../3.%20PROCESOS%20ADMINISTRATIVOS/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/6.%20GESTION%20DOCUMENTAL/DOCUMENTOS/A.AF.02.PL%20%20Plan%20Institucional%20de%20Archivos.pdf

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/A.AF.02.P%20GESTIÓN%20DE%20COMPRAS%20DE%20BIENES%20Y%20SERVICIOS%20v6.doc

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A.AF.C.04.2.F Asignación de coordinador

A.AF.C.04.3.F Contrato de servicios profesionales

A.AF.C.04.4.F Informe de actividades

A.AF.C.04.5.F Evaluación de contratistas – servicios profesionales

A.AF.PCT.01.P Gestión presupuestal

A.AF.PCT.01.1.F Presupuesto de ingresos y egresos

A.AF.PCT.01.2.F Presupuesto de activos fijos

A.AF.PCT.01.3.F Liquidación

A.AF.PCT.01.4.F Solicitud de acuerdo presupuestal

A.AF.PCT.01.5.F Consolidado de acuerdo

A.AF.PCT.02.P Gestión de recaudos en puntos de recepción A.AF.PCT.02.1.F Arqueo de puntos de recepción

A.AF.04.P Manejo y control de caja menor A.AF.04.1.F Creación y actualización de caja

A.AF.02.2.F Arqueo de caja menor

A.AF.05.P Cheques devueltos

A.AF.06.P Gestión de cartera A.AF.06.1.F Acuerdo de pago

A.AF.06.2.F Solicitud de facturación

A.AF.09.P Anulaciones y reversiones A.AF.09.01.F Control de anulaciones y reversiones

A.AF.11.P Cierre contable mensual y de fin de año

A.AF.11.1.F Control inversiones en FIDUCUENTA

A.AF.11.2.F Relación acciones

A.AF.11.2.F Inversiones en CDTs

MPA-0401 Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de trabajo

MPA-0402 Administrador del servidor

MPA-0403 Registro de Backups

MPA-0404 Manuales de contingencia

MPA-0405 Mesa de ayuda

A.AF.TH.01.P Elaboración de descripción de cargos MPG-0301-1 Listado maestro de cargo

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/A.AF.04.P%20MANEJO%20Y%20CONTROL%20DE%20CAJA%20MENOR.DOC

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/A.AF.05.P%20CHEQUES%20DEVUELTOS.doc

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/A.AF.06.P%20GESTIÓN%20DE%20CARTERA%20V.2.doc

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/A.AF.09.P%20ANULACIONES%20Y%20REVERSIONES%20v2.doc

C.CR.08

Fecha: 05/08/15

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MPG-0301-2 Descripción de cargos

MPG-0302 Diccionario descripción de cargos

MPG-0303 Vinculación de personal

MPG-0303-1 Solicitud de personal

MPG-0303-2 Banco de hojas de vida

MPG-0303-3 Aviso de convocatoria

MPG-0303-4 Formulario de inscripción

MPG-0303-5 Lista de aspirantes inscritos

MPG-0303-6 Lista de aspirantes admitidos

MPG-0303-7 Lista de aspirantes no admitidos

MPG-0303-8 Criterios de selección

MPG-0303-9 Informe de pruebas aplicadas

MPG-0303-10 Resumen de pruebas aplicadas

MPG-0303-11 Acta de concurso

MPG-0303-12 Registro de Inducción

MPG-0303-13 Ficha laboral

MPG-0304 Evaluación del desarrollo y análisis de competencias

MPG-0304-1 Disposiciones para la evaluación

MPG-0304-2 Acuerdo de compromiso y consolidación de resultados

MPG-0304-3 Evaluación del desarrollo y análisis de competencias

MPG-0305 Elaboración y evaluación de planes de formación

MPG-0305-1 Encuesta de detección de necesidades de formación

MPG-0305-2 Plan de formación

MPG-0305-3 Informe evento de formación

MPG-0305-4 Evaluación de la efectividad del evento de formación

A.AF.C.01.G Guía para la elaboración de correspondencia

A.AF.C.02.G Guía para la organización de documentos

A.AF.C.01.P Gestión de las comunicaciones oficiales A.AF.C.01.1.F Aviso de traslado interno de documentos

A.AF.C.01.2.F Relación diaria de tramites

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/MPG-0302%20DICCIONARIO%20DESCRIPCION%20DE%20CARGOS%20nuevo.doc

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/MPG-0303%20VINCULACIÓN%20DE%20PERSONAL.doc

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/MPG-0304%20EVALUACIÓN%20DEL%20DESARROLLO%20Y%20ANÁLSISIS%20DE%20COMPETENCIAS.doc

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/MPG-0305%20ELABORACIÓN%20Y%20EVALUACIÓN%20DE%20PLANES%20DE%20FORMACIÓN.doc

C.CR.08

Fecha: 05/08/15

Versión: 10

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A.AF.C.01.3.F Planeación de rutas de SGD MERCURIO

A.AF.C.01.4.F Comunicado interno

A.AF.C.02.P Organización Documental

A.AF.C.02.1.F Encuesta documental

A.AF.C.02.2.F Cuadro de clasificación documental

A.AF.C.02.3.F Listado de series y sub-series

A.AF.C.02.4.F Tabla de retención documental

A.AF.C.02.5.F Ficha de expediente

A.AF.C.02.6.F Rotulo para cajas

A.AF.C.02.7.F Formato único de inventario documental

A.AF.C.02.8.F Planilla de control para préstamo de documentos

A.AF.C.02.9.F Formato testigo archivo

A.AF.C.03.P Conservación preventiva de archivos

A.AF.C.04.P Disposición final de documentos

A.AFJ.01.P Control de documentos externos A.AFJ.01.1.F Normograma

../MPA/1.%20GESTION%20ADMINISTRATIVA%20Y%20FINANCIERA/DOCUMENTOS/A.AF.0x.P%20CONTROL%20DE%20DOCUMENTOS%20EXTERNOS%20v5.doc

C.CR.09

Fecha: 12/11/15

Versión: 6

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Gerenciales

Misionales

De Apoyo


GRUPOS DE INTERÉS


Misión de la entidad Modelo de operación

Gestionar la información y comunicación institucional, garantizando los mecanismos apropiados de participación ciudadana

Retroalimentación , revisión y actualización permanente de

la Matriz de Información y Comunicación de la Entidad

Clientes internos y

externos, Afiliados,

partes interesadas

Todos los procesos

Información/ temas a cubrir / enfoque de la

publicación

Planear, proyectar, elaborar publicaciones institucionales de la Entidad

Publicaciones realizadas por la Cámara de Comercio,

coherentes con sus objetivos Institucionales

Todos los procesos

Solicitudes Gestionar los medios publicitarios requeridos por la entidad para la divulgación de información tanto interna como externamente

Divulgación de la información interna y externamente

Todos los procesos

Solicitudes Realizar las comunicaciones de Prensa oficiales de la Entidad Control de los comunicados

de prensa emitidos

OBJETIVO: Gestionar la información y comunicación de la Entidad, que garantice la base de la transparencia de la

actuación organizacional, la rendición de cuentas a las partes interesadas y el cumplimiento de obligaciones de

información.

RESPONSABLE: Asesor de Comunicaciones

Efectividad de medios Impacto de la información Manejo de la imagen institucional Oportunidad de la información Factores

Claves de Éxito

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Fecha: 12/11/15

Versión: 6

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SOPORTE


REQUISITOS


AUTORIDAD


Gestión administrativa y financiera

Control interno

1. Grupos de Interés

1.1.P Impacto de la información

Encuesta de Percepción de la estrategia comunicacional de la Entidad

Fungibles de

oficina,

Logísticos,

financieros y de

infraestructura

necesarios para cada

publicación.

ISO 9001:2008

7.1

7.2.3

7.5.1

7.5.3

8.2.4


2. Perspectiva

cliente

2.1.P Efectividad de las Redes Sociales y

Pagina Web

Facebook

Número de Personas que vieron la información publicada

Número de personas que interactúan con la página

EJECUTA Total Nuevos "me gusta"

Asesor y asistente de comunicaciones

Twitter Numero de tweets

SCCI 4.1 4.2

Número de Seguidores

Página Web

Número de visitas

3. perspectiva interna del

negocio

3.1.P Oportunidad de los Medios publicitarios

internos Fecha solicitud Vs Fecha entrega del medio publicitario

3.2.P Eficiencia en trámites

y servicios Número de tareas que se hacen en tiempo estándar (definido por mercurio)/Tareas ejecutadas

4. Innovación y aprendizaje

4.1.P Manejo de la Imagen

Institucional Noticias publicas positivas (free press) / Total noticias

Publicadas (Free Press)

4.2.P Cultura de




A.CP.01.P Información, comunicación y rendición de cuentas A.CP.01.1.F Matriz de Información y Comunicación

A.CP.03.P Publicaciones A.CP.03.1.F Inventario de publicaciones

A.CP.03.2.F Revisión / aprobación de publicación

A.CP.04.P Medios publicitarios A.CP.04.1.F Solicitud de trabajo interno

A.CP.04.2.F Control de solicitudes

A.CP.05.P Comunicados de prensa A.CP.05.1.F Control de comunicados de Prensa

C.CR.10

Fecha: 05/08/15

Versión: 7

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CONTROL INTERNO


Gerenciales

Misionales

De Apoyo

De evaluación


GRUPOS DE INTERÉS


Planes de calidad y políticas de operación Programar y realizar el control de calidad a procesos y servicios de la Entidad

Grado de conformidad de los procesos y servicios de la entidad con los

requisitos aplicables

Todos los procesos

Todos los procesos

Reportes de servicio no conforme Controlar las No Conformidades en el servicios de la Entidad Control servicios no conformes

Desempeño de los procesos y servicios Realizar monitoreo del cumplimiento de las métricas por proceso.

Datos generados por el Sistema de Gestión analizados

NTC ISO 9001, Política y Objetivos de gestión y demás disposiciones planificadas en el

sistema de gestión y control

Programar y realizar las auditorías internas del Sistema de Gestión

Grado de conformidad y eficacia del S.G.C. y de los servicios con la NTC ISO

9001 y las demás disposiciones planificadas.

Gestión Administrativa y

financiera Desarrollo estratégico

Legislación vigente relativa a la entidad. Planes y Programas

Realizar exámenes sistemáticos, objetivos e independientes de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Entidad, con el fin de determinar si es conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos aplicables, y que el Sistema Integrado de Gestión y Control se han implementado y se mantienen de manera eficaz.

Informe de auditoria

Revisión por la dirección

Todos los procesos


Direccionamiento estratégico Gestión de riesgos

Lineamientos claros para la acción y el desempeño, Procesos estandarizados

Realizar la evaluación independiente del Sistema Integrado de Gestión Y Control de la entidad

Informe de la evaluación independiente del sistema de control interno

Planes de mejora gerencial

Todos los procesos

OBJETIVO: Asegurar el adecuado cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión Y Control (SIGYC)

en los procesos de la Entidad.

RESPONSABLE: Gerente de Desarrollo Estratégico

Factores

Claves de Éxito Disciplina Estratégica

en los procesos

Efectividad en el

Control Interno

Garantía de protección

de datos personales

Satisfacción del cliente

Cumplimiento de

requisitos legales

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Fecha: 05/08/15

Versión: 7

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CONTROL INTERNO



SOPORTE PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO

RECURSOS REQUISITOS

PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE ISO 9001:2008

AUTORIDAD


Gestión administrativa y financiera



interés 1.1.I

Disciplina Estratégica

(PAT)

Indicadores en rango Valido y Excelente X 100 / Total Indicadores

Computador, Salón de

reuniones, Fungibles de

oficina, Cartelera

8.2.2 Auditoria interna 8.2.3 Seguimiento y medición de procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos



2.1.I Satisfacción del cliente

Encuestas de satisfacción de cliente externo

Encuestas de satisfacción de cliente interno

Evaluación del SIGYC por parte de las unidades de negocio y corporativas

2.2.I Quejas y reclamos

Eficiencia en la respuesta: Numero de QR que se resuelven en el tiempo estándar (5

días hábiles, desde la recepción de la QRSF, hasta la solución a satisfacción del

cliente) x 100 / Total QR recibidos

Grado de satisfacción de los clientes con la respuesta de su queja o reclamo

Disminución de quejas y reclamos por el mismo motivo: (% de quejas del periodo anterior - % de quejas del periodo

actual) * 100 % de quejas periodo anterior


negocio

3.1.I Cobertura de

Control Interno

Procedimientos auditados / Total procedimientos identificadas como críticos EJECUTA

3.2.I Efectividad del control interno

Número de Acciones correctoras y/o de mejora efectivas X 100 /

Número de Acciones correctoras y/o de mejora detectadas por Control interno

Sistema Camera de Control Interno (SCCI)


3.3.I Protección de

datos personales

Numero de disposiciones implementadas para garantizar la protección de datos personales

3.1 Indicadores de Gestión 3.2 Control con enfoque en procesos 3.3 Controles Gerenciales 3.4 Control sobre los recursos 3.5 Control financiero 5.1 auditoria interna 5.2 Entes externos

3.4.I Eficiencia en

trámites y servicios


C.CR.10

Fecha: 05/08/15

Versión: 7

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CONTROL INTERNO



V.CI.01.P Control de calidad a procesos y servicios V.CI.01.1.F Control de calidad de procesos y servicios

V.CI.02.P Reporte y control de servicio no conforme V.CI.02.1.F Reporte de servicio no conforme

V.CI.03.T Control de métricas corporativas V.CI.03.1.F Análisis de resultados

V.CI.04.P Auditorías internas

V.CI.04.1.F Programa de auditorías

V.CI.04.2.F Plan de auditoría

V.CI.04.3.F Acta de apertura y cierre de auditoría

V.CI.04.4.F Lista de verificación

V.CI.04.5.F Reporte de No conformidad

V.CI.04.6.F Informe de auditorías a la gerencia

V.CI.04.7.F Control de implementación de acciones

V.CI.04.8.F Evaluación de auditores

V.CI.04.9.F Retroalimentación de auditorias

V.CI.05.P Revisiones de control interno V.CI.05.1.F Informe de control Interno

V.CI.05.2.F Registro y control de control interno

../MPV/DOCUMENTOS/V.CI.01.P%20CONTROL%20DE%20CALIDAD%20DE%20PROCESOS%20%20Y%20SERVICIOS%20v5.doc

../MPV/DOCUMENTOS/V.CI.02.P%20REPORTE%20Y%20CONTROL%20DE%20SERVICIO%20NO%20CONFORME%20v4.doc

../MPV/DOCUMENTOS/V.CI.03.T%20CONTROL%20DE%20METRICAS%20CORPORATIVAS%20v9.xls

../MPV/DOCUMENTOS/V.CI.04.P%20AUDITORIAS%20INTERNAS%20v6.doc

../MPV/DOCUMENTOS/V.CI.05.P%20REVISIONES%20DE%20CONTROL%20INTERNO%20V1.doc

L-C-1

Fecha: 06/02/13

Versión: 7

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MANUAL DE GESTIÓN

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS


CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN FECHA RAZÓN DEL CAMBIO

GESTIÓN DEL MANUAL

C.GM.01 Lista de distribución

4 01/07/09 Se traslada el control de cambios y tabla de

aprobaciones al Listado maestro de documentos del Manual de Calidad

5 01/07/11 Cambio de cargo de Director Ejecutivo a Presidente

Ejecutivo

6 06/02/13 Distribución del manual a las nuevas Gerencias

C.GM.02 Control del manual

3 01/07/09 Cambio en las responsabilidades de control del Manual

de Calidad

4 01/07/11 Cambio de cargo de Director Ejecutivo a Presidente

Ejecutivo

5 06/02/13 Asignación de responsabilidades a las nuevas Gerencias

C.GM.03 Definiciones y aclaraciones 1 06/02/13 Versión original

ALCANCE

C.AL.01 Campo de aplicación 3 01/07/09 Cambios en la redacción del alcance

4 06/02/13 Cambios en el alcance definido para el sistema de

gestión de acuerdo a la nueva estructura de procesos

C.AL.02 Exclusiones y justificación 3 01/07/09 Se retira la exclusión del requisito 7.5.2

4 06/02/13 Cambios en la estructura documental (forma)

LA ENTIDAD

C.LE.01 Situación actual 2 02/01/06 Descripción de los servicios y funciones de la entidad

3 06/02/13 Actualización situación actual de la entidad

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Fecha: 06/02/13

Versión: 7

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MANUAL DE GESTIÓN




C.LE.02 Representante de la dirección y coordinadores de gestión

5 01/07/09 Inclusión del Asesor Especializado de calidad como el

Representante de la Dirección

6 01/07/11 Cambios en la coordinación de la unidad administrativa

y financiera. Aprobación de la Presidencia Ejecutiva

7 06/02/13 Reasignación del Representante de la Dirección y

coordinadores de calidad

8 17/02/15 Se definen en comité de calidad numero 61 los

coordinadores de Calidad por área.

9 14/07/15 Cambio de personal en la coordinación de la Unidad de

Servicios Empresariales.

C.LE.03 Carta de compromiso

4 01/07/11 Aprobación de presidencia ejecutiva

5 01/12/12 Adopción del compromiso por las nuevas Gerencias

DIRECTRICES ESTRATÉGICAS

C.DI.01 Visión 3 01/07/09 Visión 2012

4 01/12/12 MEGA 2021 como visión de la Entidad

C.DI.02 Misión 3 01/07/09 Actualización de la Misión de la entidad

4 01/12/12 Adopción del TEMA DOMINANTE como la misión de la

entidad

C.DI.03 Valores Corporativos 1 31/01/13 Versión original

C.DI.04 Política de calidad 2 02/01/06 Ampliación del alcance del sistema de calidad

3 31/01/13 Cambios en la Política de calidad de acuerdo a los lineamientos del

proceso de transformación estratégica

C.DI.05 Objetivos de calidad y Mapa Estratégico 4 01/07/09

Cambios en los indicadores para medir el objetivo de Agilidad en los servicios registrales

5 01/07/11 se formalizan 8 objetivos de calidad

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Fecha: 06/02/13

Versión: 7

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MANUAL DE GESTIÓN




6 31/01/13 Se adoptan los objetivos planteados como resultado del proceso de

transformación estratégica de la Entidad

7 15/03/15 Se redefine el objetivo de la perspectiva Innovación y aprendizaje

8 01/07/15

Se redefinen los indicadores del objetivo: 4.1.1 Promoción de la cultura innovadora, emprendedora y exportadora de manera

coherente con los establecidos con la gerencia de Competitividad. Se incluye el nuevo indicador de Cultura de mejoramiento e

innovación.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

C.EO.01 Organigrama

4 10/03/08 Unidad de Afiliados pasa a Registros Públicos

5 02/05/11 Cambios en la estructura organizacional

6 20/12/12 Cambios en la estructura organizacional,

reorganización por gerencias. Aprobación Junta directiva acta 155 de diciembre de 2011

7 07/01/16 Creación de la Secretaría General y de Formalización, aprobado por Acta de Junta Directiva Numero 237 de

29 de octubre de 2015.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

C.EP.01 Red de procesos

4 01/07/09 Unificación de procesos de apoyo

5 01/07/11

Unificación de procesos de apoyo, Representación Institucional pasa a ser un proceso Estratégico.

Unificación de Gestión de Programas y Proyectos como un proceso misional

6 06/02/13

Nueva estructura del sistema de gestión, acorde con los lineamientos establecidos por el proceso de

transformación estratégica de la entidad y la nueva estructura organizacional


C.CR.01 Desarrollo Estratégico 3 01/07/09 Unificación de procedimientos para el control de la

Política y objetivos de gestión.

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Fecha: 06/02/13

Versión: 7

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MANUAL DE GESTIÓN




Inclusión de la metodología BSC

4 01/07/11 Unificación del proceso con Planeación del sistema de

gestión

5 06/02/13 Rediseño del sistema de gestión de calidad en cuanto a

procesos, procedimientos e indicadores aplicables a cada proceso

6 01/07/14 Rediseño de indicadores del proceso, se incluyen los

Factores Claves de Éxito del proceso

7 05/08/15 Se actualizan los indicadores separando PAT –

PROCESO.

8 12/11/15

Se unifica el procedimiento de “Gestión de trámites y servicios” al proceso de Desarrollo Estratégico, antes

perteneciente al proceso de Comunicación y Participación ciudadana. Se agrega “Oportunidad de la

información” como factor clave al proceso.

C.CR.02 Representación Institucional

2 01/07/09 Cambios en los procedimientos y en los indicadores del

proceso

3 01/07/11 El proceso pasa a ser un proceso estratégico bajo

responsabilidad de la Presidencia Ejecutiva

4 06/02/13 Cambios en la estructura documental (forma)

5 14/04/16 Se incluyen las políticas de operación del proceso

C.CR.03 Estructuración y gestión de proyectos

1 06/02/13 Versión original




PROCESO.

4 01/12/2016 Se incluye la metodología PMO para la estructuración y

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Fecha: 06/02/13

Versión: 7

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MANUAL DE GESTIÓN




gestión de Proyectos en el Sistema de gestión de Calidad de la Entidad.

5 17/03/16

Se ajustan los formatos de la metodología PMO según las necesidades del proceso y se incluyen aspectos

importantes como el seguimiento a los usuarios finales de los proyectos y la evaluación de los proyectos

ejecutados por parte de los usuarios finales.

C.CR.04 Formalización

4 01/07/09 Cambios en los indicadores del proceso

5 01/04/11 Inclusión de formatos relacionados con el control

interno de los procesos de registro

6 06/02/13 Se incluyen procedimientos de georreferenciación y

brigadas de formalización



8 01/07/15 Se incluye el subproceso de la Unidad de Afiliados y se actualizan los indicadores, separando PAT – proceso.

C.CR.05 Observatorio e Infomediacion

2 01/07/09 Ajustes en los indicadores del proceso

3 06/02/13 Se unen los procesos de Información estadística y

comercial y el de Información especializada de la CCC (CIECCC)

4 14/04/14 Se incluye la Elaboración de estudios económicos y

Cambios en las métricas del proceso

5 05/08/15 Se elimina la Administración del CIECCC. Se actualizan

los indicadores separando PAT – PROCESO.

C.CR.06 Competitividad

1 06/02/13 Versión original




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Fecha: 06/02/13

Versión: 7

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MANUAL DE GESTIÓN




PROCESO.

4 24/12/15 Se actualiza el indicador de emprendimiento con el

cual se medirá la inversión en el programa por empresa creada.

C.CR.07 Servicios empresariales

1 06/02/13 Versión original: unificación de procesos de Centro de capacitación empresarial, unidad de afiliados, MASC,



3 01/07/15 Se traslada la Unidad de Afiliados al proceso de

Formalización. Se actualizan los indicadores, separando PAT- proceso.

C.CR.08 Gestión administrativa y financiera


proceso

6 01/07/11 Se amplia el alcance del proceso a otros aspectos

administrativos

7 06/02/13 Unificación de procesos de: Gestión humana;

CINDOCCC, Gestión de informática y telecomunicaciones.



9 21/04/15 Ajustes en los indicadores del proceso


PROCESO.

C.CR.09 Comunicación y participación ciudadana


proceso

3 01/07/11 Se incluye la gestión de medios publicitarios y

comunicados de prensa

4 06/02/13 Gestión de actividades y eventos y los servicios del

CIECCC pasan a otro proceso. Se incluyen aspectos de información, comunicación, rendición de cuentas y

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Fecha: 06/02/13

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MANUAL DE GESTIÓN




gestión de trámites.


PROCESO.

6 12/11/15 Se traslada del proceso el procedimiento “A.CP.02.P

Gestión de trámites y servicios” al proceso de Desarrollo Estratégico.

C.CR.10 Control Interno

3 01/07/09 Incorporación al proceso de la Gestión del riesgo y

unificación de acciones correctivas / preventivas y de mejora en Acciones de Mejora

4 01/07/11 Se unifica con el proceso de Medición y análisis

5 06/02/13 Se incorporan elementos del SCCI




PROCESO.

ELABORÓ:

Asesor de Desarrollo Estratégico

REVISÓ:


APROBÓ:


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