interventoria 1

Seguimiento y Control del Proyecto

TEMAS A TRATAR:

1. ¿Qué es la Interventoría ? 2. ¿Funciones de la interventoría en el Proyecto? 3. Productos a Entregar según Modelo Metodológico 4. Indicadores, Metas y Productos 5. Calidad de Productos 6. Medición Acuerdos de Niveles de Servicios ANS 7. Validación y autorización de productos en el proyecto. 8. Herramientas de Validación y seguimiento utilizadas para el proyecto. 9. Manejo de Solicitudes, observaciones y sugerencias dentro del proyecto. 10. Seguimiento y monitoreo.

¿Qué es la Interventoría?

Comprende la verificación del desarrollo o la ejecución de un proyecto, vigilando que se lleve a cabo de acuerdo con las especificaciones del pliego de condiciones, Adendas, Anexos Técnicos, plan de trabajo y sus anexos, normas y demás elementos estipulados o convenidos en contratos o convenios.

Tal vigilancia se adelanta en nombre de la entidad que dispone la ejecución de la interventoría.

¿Quién ejerce la Interventoría del Proyecto?• Empresa REDCOM LTDA

El fin primordial de la interventoría es verificar que las partes contratantes cumplan a cabalidad, con equidad y armonía, los términos y obligaciones pactadas en el contrato para cumplir el siguiente Objeto Contractual: “SERVICIO DE ACOMPAÑAMIENTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS FASES DE INTERACCIÓN Y TRANSACCIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA EN EL ORDEN TERRITORIAL EN LA REGIÓN 3 (CENTROSUR)” de excelente calidad, es decir, con la oportunidad, costos y especificaciones que satisfagan las necesidades de la comunidad interesada.

La interventoría debe valerse de técnicas y herramientas propias de la auditoría de procesos, Metodología PMI, así como de su enfoque, el cual ofrece una visión integral y medible del desarrollo del contrato, a fin de que puedan tomarse decisiones con base en los resultados que arroje.

¿QUÉ FIN PERSIGUE LA INTERVENTORIA DEL PROYECTO?

La interventoría logra su propósito mediante la realización de las evaluaciones periódicas cuyos resultados deben ponerse en conocimiento de las partes y consignarse en las correspondientes actas e informes a fin de que se tomen los correctivos del caso y sirvan de soporte para imponer las sanciones pactadas, cuando a ello hubiere lugar.

La periodicidad, los aspectos sobre los cuales se evaluará y los criterios que se utilizarán, así como el responsable de realizarla, se harán constar de manera expresa en las cláusulas del contrato No. 000471 de 2010 mediante el cual el contratista Universidad la Gran Colombia cumple su competencia.

¿CÓMO LOGRA LA INTERVENTORÍA SUPERVISAR Y CONTROLAR EL AVANCE Y CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TANTO POR

PARTE DEL CONTRATANTE COMO DEL CONTRATISTA?

¿EN QUIÉNES SE PUEDE APOYAR LA INTERVENTORIA?

Para desarrollar en forma adecuada su trabajo, y obtener información relativa a la ejecución del contrato objeto de interventoría, el interventor puede acudir a la Universidad la Gran Colombia, Entidades Territoriales, a las dependencias de la Entidad Territorial encargadas, y demás entidades o personas relacionadas con el objeto del contrato.

Analizar y evaluar en forma oportuna las condiciones de los servicios prestados por el contratista.

Identificar las eventualidades que puedan afectar el trabajo del contratista a fin de corregirlas.

Impartir por escrito, al contratista, las instrucciones relativas a la aplicación de instrumentos para el desarrollo de la interventoría.

Elaborar informes periódicos de evaluación y/o actas de interventoría, respecto a la ejecución del contrato, así como documentar las razones de incumplimiento en que incurra el contratista para que el contratante adopte las medidas pertinentes con base en lo allí establecido.

Rendir los informes periódicos relativos a las actividades realizadas en el contrato y suministrar la información y documentación que se requiera en relación con la ejecución del contrato.

¿Funciones Generales de una Interventoría?

¿Funciones Generales de una Interventoría?

Hacer seguimiento a la organización o Entidad.Participar durante todo el contrato hasta la liquidación del mismo.Promover la conciliación de conflictos entre las partes en la eventualidad

que se presenten.Hacer visitas de campoRealizar verificaciones y validaciones de información.Realizar evaluaciones.Hacer informes

¿DE QUE MEDIOS LOGISTICOS SE PUEDE VALER LA INTERVENTORIA?

Medios investigativos aplicados directamente u obtenidos de otras entidades o personas, tales como: consulta de los mapas de riesgos; obtención de información de campo; entrevistas; aplicación de formatos; la consulta de la normatividad vigente y específica relacionada con el tema objeto del contrato; técnicas y herramientas de auditoría.

¿CON QUÉ PERIODICIDAD DEBE REALIZAR LAS EVALUACIONES EL INTERVENTOR ?

La periodicidad no está señalada por norma alguna, puede fijarse de común acuerdo entre las partes. Se considera conveniente, y se recomienda, establecer la misma prevista para hacer los giros a la entidad contratista.

De esta manera, en la medida que se producen los desembolsos se puede verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de las recomendaciones hechas en las evaluaciones anteriores.

Los resultados parciales y periódicos que arroje la interventoría deben estar orientados a:•Fijar plazos para aplicar correctivos a las irregularidades o incumplimientos en que incurra el contratista y evaluar su cumplimiento.•Certificar que lo ejecutado por el contratista se ajusta o no a lo requerido por el contratante y si en todo se sujeta a lo pactado en el contrato. •Recomendar la imposición de sanciones contractuales pactadas, cuando el contratista incumpla sus obligaciones.•Expedir certificaciones correspondientes para que se efectúen los pagos al contratista, previa verificación del cumplimiento de lo establecido en el contrato.•Servir de insumo para la liquidación del contrato.•Servir de medio probatorio para la conciliación de conflictos entre las partes en la eventualidad que se presenten y para la caducidad de los contratos cuando a ello haya lugar.

¿CUÁLES SON LOS POSIBLES EFECTOS A NIVEL CONTRACTUAL DE LO QUE SE ESTABLEZCA EN LAS

ACTAS E INFORMES DE INTERVENTORIA?

¿CUÁLES SON LOS PRODUCTOS, INDICADORES Y METAS A ENTREGAR POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA A LA INTERVENTORÍA SEGÚN EL MODELO METODOLÓGICO?

Los productos son los definidos en el Pliego de Condiciones (Productos Tabla No. 11, 12, 13 Y 14 ), Adendas, Anexo No. 9 Documento Técnico, Caja de Herramientas, Plan de Trabajo del Proyecto y Anexos del mismo.

¿CALIDAD EN LOS PRODUCTOS?

La calidad con la que debe entregar la Universidad los productos a la Interventoría son los definidos en el Pliego de Condiciones (Productos Tabla No. 11, 12, 13 Y 14 ), Adendas, Anexo No. 9 Documento Técnico, Caja de Herramientas, Plan de Trabajo del Proyecto en el ítem Plan de Calidad y Matriz de Calidad.

Entre las comprobaciones se contemplan aspectos como:

• El envío de la evidencia oportunamente,• Documentos totalmente diligenciados, sin tachones, ni enmendaduras, legibles, con

información clara y veraz.• Documentos en perfecto orden y aseo.• Documentos con el número indicado de asistentes o participantes por actividad.• Documentos con el tema específico• Documentos con la fecha en el siguiente orden año – mes - día• Documentos firmados y aprobados por las autoridades competentes en cada formato.• Entrega de la evidencia según el tiempo establecido en el cronograma.• La publicación de las evidencias.• Participación de las actividades programadas en el aula virtual.• Los resultados al seguimiento con los participantes del proyecto en términos de

comprensión del proyecto disposición para su ejecución, percepción del avance, dificultades y logros.

• Los resultados de divulgación y sensibilización a los participantes del proyecto. • En general, los logros obtenidos de acuerdo con los indicadores, productos, tiempos,

calidad definidos en el proyecto.• Entrega oportuna de informes y material solicitado para el desarrollo de las actividades.• Reporte oportuno de incidencias y riesgos.

Evaluación de Resultados a Delegados y Coordinadores

Se plantea el desarrollo de competencias pedagógicas, comunicativas, administrativas y tecnológicas como resultado del proceso de capacitación al Grupo coordinador y al grupo de Delegados; y la aplicación de Estrategias de comprensión conceptual de los contenidos del mismo proceso.

Detallar la metodología de evaluación que se utilizará para garantizar tanto la generación de dichas competencias como la comprensión conceptual de los contenidos de la capacitación, incluyendo los instrumentos de evaluación que serán aplicados tales como:

1. Evaluaciones Escritas2. Talleres Teórico – Prácticos3. Ensayos

ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO

Tabla No. 17 Descripción de los Acuerdos de Niveles de Servicio

No. Descripción Forma de Medición Unidad de medida

Valor de aceptación

1

Oportunidad de los documentos entregables. Los documentos entregables deberán ser entregados en la fecha programada para tal fin.

# de entregables remitidos oportunamente al mes *100 / # de entregables que debe remitir en el periodo que corresponda.

PorcentajeMínimo 90%

2

Calidad de los entregables.Los entregables no deberán tener errores en la información numérica que incluyan.

# de errores en unentregable. Número Máximo 2

3 Número de iteraciones en larevisión de los documentosentregables.Los documentos entregables no deberán tomar más de dos iteraciones en la revisión.

# de iteraciones para larevisión de los documentos.

Número Máximo 2

4 Participación en reuniones.La entidad operadora debe garantizar la asistencia del gerente regional y los asesores a todas las reuniones que se establezcan.

# de reuniones con equipode trabajo incompleto.

Número Máximo 1

ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIOTabla No. 17 Descripción de los Acuerdos de Niveles de Servicio

No. Descripción Forma de Medición Unidad de medida

Valor de aceptación

5 Tiempo máximo de reemplazo de un miembro del equipo de trabajo.La entidad operadora debe garantizar el reemplazo de un miembro del equipo de trabajo en máximo 8 días hábiles a partir de la manifestación de solicitud de cambio, cumpliendo con los requerimientos estipulados en el pliego de condiciones.

# de días trascurridos apartir del reporte de la falta del miembro del equipo.

Número Máximo 8

6 Cumplimiento de indicadores deejecución del acompañamiento.

Se definirá por parte delPrograma Agenda deConectividad – Estrategiade Gobierno en línea deacuerdo con lo establecidoen el plan de trabajopresentado por la entidadoperadora.

Porcentaje Mínimo 95%

Tabla No. 18 Nivel de aceptación de los Acuerdos de Niveles de ServicioNo. Descripción del nivel de

servicioNivel de

aceptaciónDescuento

1 Oportunidad de los documentosentregables.

Mínimo90%

Menos del 90%. Descuento del 3% en lafactura generada en el periodocorrespondiente al reporte del nivel.

2 Calidad de los entregables. Máximo2

Más de 2. Descuento del 3% en la facturagenerada en el periodo correspondienteal reporte del nivel.

3 Número de iteraciones en larevisión de los documentosentregables.

Máximo2


4 Participación en reuniones. Máximo1


5 Tiempo máximo de reemplazode un miembro del equipo detrabajo.

Máximo8


6 Cumplimiento de indicadores deejecución del acompañamiento.

Mínimo95%

Menos del 95%. Descuento del 3% en lafactura generada en el periodocorrespondiente al reporte del nivel.

Seguimiento y Monitoreo

Como resultados alcanzados por los Delegados y Coordinadores se proponen una serie de productos, entendidos como las evidencias o documentos impresos y digitales, requeridos para el cumplimiento del desarrollo de las actividades planteadas en el pliegos de condiciones, Anexo No. 9 Documento Técnico, cronograma, fichas de la caja de herramientas, plan de trabajo general del proyecto y sus anexos.

Éstos soportes (productos o entregables) serán verificados, validados y comprobados según las actividades desarrolladas por el Grupo de Asesores y Coordinadores, los cuáles deben cumplir con unas exigencias de calidad establecidas para posteriormente entregarlos oficialmente a la INTERVENTORIA DEL PROYECTO, para que esta a su vez lo avale, valide y verifique y de su visto bueno.

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES Y ACTIVIDADES DE DELEGADOS

Estrategias de seguimiento a las acciones y actividades realizadas por Delegados

Medidas por indicadores, productos y metas por vigencias

Aula Virtual/ Plataformas web del Programa/ Sitio web Institucional de la

Entidad Territorial /

• Protocolo de comunicaciones internas y externas

Actividades de

verificación

Mecanismos de comunicación

cronogramas

INTERVENTOR

PROGRAMA

ULGC

ENTIDADES TERRITORIALES

Caso

Crítico

Paso No. 1: Herramientas Tecnológicas ULGC ( Aula Virtual – Portal– Jtrack – Base de datos y Cronogramas).

Paso No. 4: Reunión bimensual de seguimiento, previa acción de la Universidad.

Paso No. 2. Intervención del Equipo Asesor y Coordinador.

Paso No. 3: Reunión mensual y quincenal de seguimiento, previa acción de la Universidad.

Manejo de Solicitudes, observaciones, sugerencias y Solución de casos críticos dentro del proyecto

Gracias!

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