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Intervenção da Ministra da Presidência e Modernização

Administrativa no almoço COTEC Fundación para la Innovación

Madrid, 27 de março de 2016

Gracias por la invitación, estimada Cristina Garmendia, Presidenta de

COTEC

Estimado Director General de COTEC, D. Jorge Barrero,

Estimados presentes,

Ante todo, muchas gracias por recibirme. Es un placer enorme de estar

aquí con vosotros para hablarmos de lo que se ha hecho para mejorar la

relación de las empresas con la Administración Pública.

Me gustaría muchísimo de lo hacer en la lengua de Cervantes, pero tengo

demasiado respecto por ella, y por eso voy a hablar en Portugués.

É para mim uma enorme honra poder estar hoje aqui para vos contar o

que se tem feito em Portugal para que a relação das empresas com a

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Administração Pública seja o mais simples possível, diria mesmo seja

muito Simplex!

As relações entre Portugal e Espanha são das mais antigas e mais fortes

que há no mundo. Une-nos uma história centenária e espero que nos

venha a unir um futuro milenar. Estamos há séculos habituados a

partilhar.

Espanha é o nosso principal cliente (26,2% das exportações) e o nosso

principal fornecedor (32,8% das importações). Mas a nossa relação vive

também de tradição, de cultura e de ideias.

São precisamente ideias, projetos e resultados que me proponho hoje

partilhar convosco.

Bem sabemos que nos últimos anos não tem sido fácil vislumbrar um

futuro risonho. A crise que se abateu sobre esta nossa península, e não só,

foi longa e dura. A confiança foi abalada e com ela abalou-se o

investimento, público e privado, o crescimento e o desenvolvimento.

Mas a crise é também uma oportunidade para repensar os processos e

procedimentos.

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Deixem que partilhe convosco o que tem sido a nossa experiência para

reduzir custos de contextos que tornem o ambiente de negócios mais

atrativo e o Estado mais eficiente.

Como Ministra da Presidência e Modernização Administrativa, estou

envolvida em três tarefas principais relacionadas com esse objetivo:

1. A organização do Conselho de Ministros, que inclui a coordenação do

procedimento legislativo, o que me permite controlar os encargos

administrativos das novas leis e, especialmente, evitar legislação

desnecessária;

2. A coordenação de tarefas especiais para resolver algumas questões

transversais, tais como facilitar o investimento em projetos relevantes.

4. E, claro, a modernização administrativa, incluindo a simplificação e a

implementação de uma estratégia para o uso de TIC comum a todos os

ministérios.

Queremos que a vida das pessoas seja melhor e mais simples, ou como já

vos disse, que seja mais Simplex.

O Simplex é o nosso programa emblemático de modernização legislativa e

administrativa.

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É um programa nacional que envolve todos os Ministérios e, por vezes, os

governos regionais e locais.

Foi lançado pela primeira vez em 2006. Não como a grande reforma do

Estado, tantas vezes prometida e nunca cumprida, mas com uma

abordagem diferente, mais concreta, mais focada em problemas, soluções

e resultados, indo de medidas simples e incrementais (como eliminar um

simples formulário) até outras mais radicais.

O Programa é elaborado todos os anos de forma muito participada e

transparente. Identifica as prioridades em diálogo com os utentes,

cidadãos, associações ou empresas, e também com funcionários públicos

(no ano passado demos a volta ao pais para além do canal online estar

sempres a sugestões).

No Simplex desenham-se as medidas com os serviços, inscrevem-se no

programa com prazos públicos, normalmente até um ano, e prestam-se

contas regulares da sua execução. Em maio de 2016 inscreveram-se 255

medidas, 213 das quais para terminar em maio deste ano. Todos os

ministérios estiveram envolvidos e há medidas de colaboração com

municípios e com entidades privadas, como por exemplo o Registo de

Saúde Eletrónico ou a Certificação de profissionais de segurança privada.

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Estamos já a preparar o de 2017.

Permitam-me que destaque apenas algumas das medidas emblemáticas já

executadas no âmbito do Simplex.

Um dos passos importantes deste ano foi no domínio da simplificação

legislativa.

Durante muitos anos, a produtividade dos governos e dos seus ministros

media-se pelo número de leis que aprovavam. O nosso objetivo é do

legislar menos, mas legislar melhor. Pela primeira vez em 40 anos de

democracia, em 2016 publicou-se menos de uma centena de decretos-lei

em Diário da República. É um recorde absoluto em Portugal.

Mas esta simplificação não passa apenas por uma questão quantitativa.

Há outras medidas que a completam. As normas que afetem a vida das

empresas só entram em vigor em duas datas por ano, 1 de janeiro e 1 de

julho, e toda a legislação é de imediato acompanhada da sua

regulamentação

Para além disso, presta-se muita atenção ao controlo de novos encargos

administrativos através da medida “Custa quanto?”, que permite

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identificar, medir e estimar, com base em critérios e parâmetros

padronizados, os encargos decorrentes da legislação.

Para evitar a entrada de encargos por via legislação europeia criámos a

medida Alerta Diretiva que nos permite acompanhar a negociação de

novas diretivas desde a fase mais inicial.

São também várias as medidas de simplificação administrativa incluídas no

Simplex.

Poderia sintetizar a estratégia comum que lhes subjaz do seguinte modo.

Em primeiro lugar, uma abordagem de ciclo de vida, mapeando os

principais eventos dos cidadãos e das empresas desde que nascem até

que nos deixam.

Ao longo do seu ciclo de vida, as empresas interagem com a

administração, regular ou episodicamente. Por vezes essa interação é

simples e bilateral. Outras é complexa e multilateral, quando no mesmo

evento se envolvem várias entidades públicas, por vezes de diferentes

níveis de administração, como por exemplo, em matéria de licenciamento

de diferentes atividades económicas. O importante, neste caso, é

redesenhar o serviço centrado no evento de vida (e não na forma como a

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administração se organiza), prestando-o num só ponto de contacto seja

ele físico ou eletrónico.

Do mesmo modo, é fundamental evitar o chamado irritation burden, ou

seja pedir duas vezes a mesma informação ao cidadão, ou solicitar

informação que Estado já detém.

Para que tal seja possível, é indispensável a interoperabilidade entre

sistemas de informação de diferentes entidades que permita a integração

de serviços num só ponto de contacto e a partilha de informação.

Seguindo esta abordagem, começámos com o projeto “Empresa na Hora”

em 2005. Até então, para criar uma empresa era preciso percorrer vários

balcões e esperar em média 45 dias. Concentrámos tudo num só balcão e

abrimos também o serviço eletrónico, com assinatura qualificada. A média

atual do tempo necessário para constituir uma sociedade mercantil é de

46 minutos.

Seguiram-se os licenciamentos, provavelmente uma das tarefas onde a

simplificação é mais complexa e onde as empresas perdem também mais

tempo.

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Foi preciso inverter o paradigma da desconfiança por defeito em relação à

atividade empresarial, passando o seu contrário: confiar por princípio.

Para pequenos negócios de baixo risco, como abrir um restaurante ou

uma lavandaria, primeiro reduzimos a zero tudo o que era então

necessário para estabelecer este tipo de negócio: Zero Licenças, Zero

documentos, em Zero dias! Depois olhámos para o que seria realmente

necessário controlar previamente, numa perspetiva da avaliação de risco.

Foi assim que mudámos de um sistema complexo de várias licenças (por

exemplo, no caso de um restaurante era preciso licença para todas as

coisas que ocupassem o espaço público: uma para o restaurante, outra

para as mesas e cadeiras da esplanada, outra para a placa do menu, outra

para o vasos de flores…) para um sistema de regras pré-estabelecidas,

com meras comunicações. Chamámos-lhe Licenciamento Zero.

Tudo passou a estar disponível num só balcão eletrónico – o Balcão do

Empreendedor - um sistema de informação partilhado entre a

administração central e todos os municípios. Reduzimos, assim,

drasticamente o tempo e o custo envolvidos na abertura desses negócios.

No balcão do empreendedor estão hoje disponíveis 84 atividades, estando

em fase de preparação mais 116.

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O balcão é assim o grande integrador dos regimes de licenciamento. Para

a semana integraremos o licenciamento industrial com o ambiental nas

suas diversas vertentes – desde o impacto ambiental à prevenção de

acidentes, desde a gestão de resíduos às licenças de emissão de gases com

efeitos de estufa – passando a existir um só título ambiental.

É um trabalho muito difícil, muito colaborativo e de pormenor, uma

espécie de renda de bilros, como costumo dizer, o bordado tradicional

português mais difícil de fazer.

Este balcão compreende agora uma vertente informativa acerca dos

serviços disponibilizados (requisitos, enquadramento legal, …), e

possibilita a realização em suporte digital de vários licenciamentos De uma

forma simplificada, o Balcão funciona como ponto único de entrada de

pedidos de registo e licenciamento (front-end) que, de forma transparente

para o utilizador, são depois enviados a todas as entidades competentes

para o devido processamento (back-office). O acompanhamento dos

processos e notificação do resultado é feito no Balcão. A comunicação

entre os Sistemas de Informação das diferentes entidades é efetuada

primordialmente via Plataforma de Interoperabilidade da AP (iAP).

Mas este é apenas o início do ciclo de vida de uma empresa.

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Outras medidas simplificaram a sua relação com a AP nas suas obrigações

de reporte, na entrega de documentação, nas suas obrigações tributárias

ou perante outras entidades públicas como o instituto nacional de

estatística ou a segurança social.

Dou apenas alguns exemplos entre vários que já temos disponíveis.

A Informação Empresarial Simplificada concentrou 5 informações de

reporte (para as estatísticas, Registo mercantil, autoridade tributária,

Direção Geral das Atividades Económicas e Banco Central no caso

empresas cotadas) numa só, na mesma data e eletrónica. Eliminou cerca

de metade do número de quadros e campos a preencher, e pré-

preenchendo uma parte significativa dos restantes campos.

Este ano vamos também substituir vários inquéritos do INE por

informação administrativa, o que poderá representar uma poupança de

cerca de 9.000 horas às empresas e os cidadãos requerentes, que deixam

assim de ter de preparar e enviar informação.

Os empresários vão dispor de uma Bolsa de Documentos, através da qual

é possível guardar num único local documentação relativa às empresas,

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que pode posteriormente ser disponibilizada de forma digital a terceiros

ou reutilizada em novos pedidos.

A Declaração de Remunerações para a Segurança Social interativa visa

permitir a troca segura de informação entre os sistemas de informação da

Segurança Social e os sistemas de informação empresariais, sem

intermediação humana, de forma automática.

Mas por vezes isto não chega e por uma razão ou por outra, as empresas

chegam ao seu fim de vida, fatal ou não. E não deve a Administração

Pública fechar os olhos a essa parte evidente da vida de uma empresa.

Assim, está pensada a criação da figura do “mediador de recuperação de

empresas”, uma pessoa incumbida de prestar assistência a uma empresa

devedora que se encontre em situação económica difícil ou em situação

de insolvência.

Para além disso, estará previsto um regime extrajudicial de recuperação

de empresas de natureza voluntária.

Parece um programa ambicioso mas sabemos que temos de ser ainda

muito mais ambiciosos e muito mais inovadores. A inovação tem de fazer

parte do ADN da AP como sempre fez parte do ADN das empresas.

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O que é bom hoje desatualiza-se amanhã. Os desafios que nos esperam

são muitos e as expetativas dos cidadãos e das empresas colocam muita

exigência sobre a AP, para que se mantenha confiável, sustentável e

relevante.

Novas tecnologias – sensores, robótica, inteligência artificial, big data,

blockchain - alterarão a forma como prestamos os serviços tal como

impactam o setor privado. Estamos já a trabalhar nesse campo. Um dos

desafios importantes que temos pela frente é a mudança de um

paradigma reativo para um paradigma de antecipação na prestação de

serviços públicos. Isto significa utilizar a análise de dados que já temos

para antecipar necessidades, na saúde, na segurança, na educação, etc.

Por exemplo, notificações por SMS e por e-mail são agora enviadas

automaticamente aos cidadãos antes dos seus documentos caducarem

(cartão de identidade, carta de condução), facilitando aos cidadãos o

cumprimento das suas obrigações a devido tempo.

Além disso, em 2017, quase um terço dos contribuintes estarão isentos da

obrigação de preencher sua declaração de impostos. Utilizando os dados

de rendimentos e despesas automaticamente recolhidos ao longo do ano,

a Autoridade Tributária e Aduaneira não só disponibiliza online uma

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declaração, mas também calcula o montante correspondente do imposto

devido.

Por fim, criámos ainda um espaço de experimentação para reduzir o risco

de inovar: o LabX.

Este Laboratório de Experimentação da Administração Pública destina-se à

conceção e teste (prototipagem) de novas soluções que melhorem os

serviços públicos e o dia-a-dia dos cidadãos e das empresas.

É um dinamizador de um ecossistema de inovação, um espaço aberto, que

trabalha em co-criação com os utentes dos serviços, com funcionários e

dirigentes da administração pública e com a comunidade científica e

empresarial no sentido de experimentar para melhorar.

Por isso é tão importante recolher o vosso lema e o vosso exemplo, e

saudar o trabalho que têm feito a favor da inovação.

Um escritor espanhol, Miguel Delibes, disse um dia: «Para escribir un buen

libro no considero imprescindible conocer París ni haber leído el Quijote.

Cervantes cuando lo escribió, aún no lo había leído». Certo. Cervantes não

leu Cervantes. Mas leu Boccaccio, leu Virgílio e leu Homero. E

provavelmente leu os seus contemporâneos.

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O nosso trabalho não se equipara ao de Cervantes, estamos certos, mas

funciona da mesma forma. Podemos estudar os bons exemplos do setor

privado e aprender com eles, podemos colaborar, juntar esforços com

quem quer construir um futuro melhor para todos.

Apelo assim à vossa colaboração. Gostaríamos de contar com as vossas

sugestões para nosso programa Simplex 2017, tendo em conta a

experiência dos empresários que exportam ou importam para Portugal e

os que trabalham cá e lá. Gostaríamos de experimentar e desenvolver

medidas em conjunto entre Portugal e Espanha. Gostaríamos de antecipar

o futuro e nos prepararmos para ele, com projetos colaborativos entre os

nossos e os vossos setores públicos e privados e testá-los em simultâneo

em domínios específicos que consideremos relevantes.

Portugal e Espanha, uma história centenária. Arregacemos las mangas pois

vem aí um futuro milenar.

Gracias a todos.