Instituto Pacfi coI-20

I Actualidad y Aplicacin Prctica

Autor : C.P. Luz Hirache Flores

Ttulo : Costos Relacionados con el Desarrollo de Programas Informticos (Software) Trata-miento Contable, aplicacin de la NIC 38

Fuente : Actualidad Empresarial, N 187 - Segunda Quincena de Julio 2009

Ficha Tcnica

Costos Relacionados con el Desarrollo de Programas Informticos (Software) Tratamiento

Contable, aplicacin de la NIC 38

1. Introduccin Nuestro entorno familiar, laboral, ami-

cal, corresponde actualmente a una interrelacin Usuario Computador; el crecimiento comercial, el desarrollo de nuevas empresas, las estrategias de reduccin de costos y elevar rentabili-dad, han promovido que las empresas de desarrollo de software elaboren constantemente soportes lgicos que permitan disminuir el tiempo de ela-boracin de las tareas, administrar y controlar nuestra logstica.

Es por ello que hemos abordado el tratamiento contable del desarrollo de Software, su plani cacin y desa-rrollo, considerando las normativas contables NIC y NIIF vigentes, las cuales nos permitirn establecer e identi car fehacientemente los des-embolsos incurridos relacionados a la creacin del Software, y su reconoci-miento como gasto o COSTO; estable-ciendo adems si estos van a generar bene cios econmicos futuros a la empresa; por ende revisaremos que criterios podemos utilizar para lograr la adecuada identi cacin aplicando la NIC 38 Intangible.

2. De niciones Conceptos a considerar: Software: se re ere al equipamien-

to lgico o soporte lgico de un computador digital, y comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios para hacer posible la rea-lizacin de una tarea espec ca, en contraposicin a los componentes fsicos del sistema (Hardware).

Intangible: se re ere a bienes inma-teriales, representados en derechos, privilegios o ventajas de competencia valiosos, que representan un bene cio econmico para el contribuyente.

Activo Intangible: Es un activo iden-ti cable de carcter no monetario y sin apariencia fsica.

Amortizacin: Es la distribucin sistemtica del importe amortizable de un activo intangible durante los aos de su vida til.

Desarrollo: Es la aplicacin de los resultados de la investigacin, plan o diseo en particular para la produc-cin de productos o sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su produccin o utilizacin comercial.

Investigacin: Es el estudio plani -cado, emprendido con la nalidad de obtener nuevos conocimientos cient cos tecnolgicos.

3. Activos Intangibles Genera-dos Internamente

En algunas ocasiones resulta difcil evaluar si un activo intangible ge-nerado internamente cumple con los criterios para su reconocimiento como ACTIVO, tales como:- Determinar en que momento

surge un activo identi cable, y del cual se derive la probabilidad de generacin de bene cios econ-micos futuros.

- Establecer el costo del activo de forma able.

Por consiguiente se deber consi-derar otros criterios y condiciones establecidas por la NIC 38, para el caso de los Activos generados de forma interna, como es el caso de los Software.

4. Clasi cacin de las Fases para la generacin del activo Intan-gible

La entidad deber identi car y clasi- car la generacin del activo en dos fases:

(Prrafo 52 NIC 38)

a) Fase de Investigacin.b) Fase de Desarrollo.

Si no fuera capaz de identi car la fase de la investigacin de la fase de desarrollo en un proyecto interno para crear un activo intangible, se tratar el integro de los desembolsos que ocasione el proyecto como si se tratara solo de la fase de investiga-cin, por ende todos los desembol-sos realizados se reconocern como GASTOS.

4.1. Fase de Investigacin (prrafos 54 al 56 NIC 38)

La fase de investigacin corresponde a los desembolsos incurridos por una entidad hasta el momento en que se decide la factibilidad tecnolgica del producto, esto es con la culminacin del diseo del programa, lo que implica cargar a gastos todos los des-embolsos incurridos hasta completar el trabajo de planeacin, y pruebas necesarias para establecer que es po-sible fabricar el producto de acuerdo con las especi caciones del diseo. (FASB 86 - Accounting for the Costs of Computer Software to Be Sold, Leased, or Otherwise Marketed).

Esta fase no asegura la obtencin de bene cios econmicos en el futuro, por tanto dichos desembolsos se reco-nocern como gastos en el momento en que se produzcan.

Las actividades de Investigacin pue-den ser:- Estudios de viabilidad- Actividades dirigidas a obtener

nuevos conocimientos (defini-cin de las especi caciones del software).

- Bsqueda, evaluacin, y seleccin nal de aplicaciones de resultados de la investigacin u otro tipo de conocimientos.

- Pruebas de Fiabilidad.

4.2. Fase de desarrollo (prrafos 57 al 64 NIC 38)

La fase de desarrollo corresponde a los desembolsos incurridos en la transformacin de los conocimientos encontrados en la fase de investi-gacin del diseo del Software sea esta para la venta o uso. As mismo esta fase esta compuesta por la for-mulacin conceptual del diseo y construccin, pruebas de productos alternativos, construccin de modelos y prototipos, operaciones de prueba de los pilotos.

No se debe incluir en esta fase las alteraciones sean estas rutinarias y peridicas (actualizaciones) al pro-ducto, procesos de manufactura, tampoco se incluyen los gastos por investigacin, ni comprobacin de posibles mercados.

El prrafo 57 de la NIC 38, indica que para que un activo de esta fase sea reconocido como intangible, si y

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rea Tributaria Isolo si, la entidad puede demostrar los puntos siguientes: Tcnicamente es posible comple-

tar la produccin del activo intan-gible de forma que pueda estar disponible para su utilizacin y/o venta.

La intencin de la empresa de completar el activo intangible en cuestin para uso o venta.

La capacidad de la empresa para utilizar o vender el activo intangi-ble.

La forma en el que el activo in-tangible vaya a generar probables bene cios econmicos futuros. Entre otras cosas la empresa pue-de demostrar la existencia de un mercado para la produccin que genere el activo intangible o para el activo en s, o si bien en el caso de que vaya a ser utilizado inter-namente, la utilidad del mismo para la empresa.

La disponibilidad de los adecua-dos recursos tcnicos, nancieros o de otro tipo, para completar para utilizar o vender el activo intangible.

La capacidad de la empresa para valorizar ablemente el desem-bolso atribuible al intangible durante su desarrollo.

5. Costo de un software genera-do internamente

El costo de un software generado in-ternamente corresponder a la suma de los desembolsos incurridos desde la oportunidad en que el activo intangi-ble cumple por primera vez todos los criterios y condiciones de reconoci-miento establecidos en la NIC 38; as mismo se prohbe la reintegracin en forma de elemento del Activo intan-gibles, respecto de los desembolsos reconocidos previamente como gasto en la fase de Investigacin.

El Costo del Software generado internamente, comprender todos los desembolsos directamente atri-buibles ocasionados para la creacin, produccin y preparacin del activo, hasta su disposicin para la venta.

5.1 Componentes del costo de un software

a. Forman Parte del Costo- Los costos de materiales y servi-

cios utilizados o consumidos en la generacin de activo intangible (USB, CD-ROOM, papelera, ti-les de o cina, electricidad, otros suministros).

- Los costos de las remuneraciones a los empleados derivados a la generacin de activo intangible.

- Los Gastos incurridos para el

La empresa FAST MAIL S.A., durante el primer semestre del 2009, pretende elaborar un Software de gestin admi-nistrativa y logstica, orientado al sector de comunicacin, espec camente a las empresas de entrega de correo, para la cual ha realizado las siguientes activida-des, habiendo obtenido el apoyo de dos empresas relacionadas a este rubro:

- Anlisis de procesos de recepcin, ad-ministracin y reparto de los correos a nivel nacional.

1er Trimestre: (Ene. Mar.) Suministros de o cina: 1,652(CD, USB, papel, lapiceros, etc.)Honorarios del personal 15,000(1 programador de leguaje, analista, supervisor)Gastos diversos: 6,000(Telfono, electricidad, alquiler, uso de equipos, movilidad)

2do Trimestre: (Abr. - May.) Suministros de o cina: 500 (CD, USB, papel, lapiceros, etc.) Honorarios del personal 9,000 (1 programador de leguaje, analista, diseador gr co) Gastos diversos: 2,800 (Telfono, electricidad, alquiler,uso de equipos, movilidad)

2do Trimestre: (Junio) Gastos diversos: 2,000 (Telfono, electricidad, alquiler, uso de equipos, movilidad) Derechos Regstrales 3,800 (Abogados, trmites, autoriza-ciones, etc.) Honorarios del personal 4,500 (analista, diseador gr co) Gastos relacionados al producto: 5,500 soporte informtico (CD) Embalajes del producto (cajas) Otros gastos relacionados: 6,500 Diseo de logotipos Diseo de CD (cartula) Edicin e impresin de manualesde manejo del programa Promocin del software 4,000

(Telfono, electricidad, alquiler, uso de equipos, movilidad)

6. Caso Prctico

Durante el segundo trimestre se ha de-sarrollado la versin inicial del programa (Software) durante los 2 primeros meses, utilizando la informacin capturada de las empresas del rubro, posteriormente se llevaron a cabo las pruebas respectivas con data real, veri cando los detalles del programa, tales como los procesos internos, acceso de los mens, repor-tes generados, entro otros detalles del programa.

Una vez nalizado la etapa de prueba, se determin la factibilidad del producto por parte de las empresas que participa-ron en la investigacin, as como de la gerencia de FAST MAIL S.A.; por ende se inicio la produccin del programa diseado.

- Almacenamiento de los procesos e informacin de las empresas fuentes del rubro.

Desembolsos incurridos:

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registro de derechos legales del Activo Intangible.

- La amortizacin de patentes y licencias que se utilizan para generar activos intangibles.

b. No forman Parte del Costo- Los gastos administrativos de

venta u otros gastos indirectos de carcter general, salvo que su desembolso pueda ser directa-mente atribuido a la preparacin del activo para su uso.

- Las ine ciencias identi cadas y prdidas operativas iniciales en las que se haya incurrido antes de que el activo alcance el rendi-miento normal esperado.

- Los gastos de formacin del per-sonal que ha de trabajar con el activo.

Para la determinacin del costo del Software, se deber tener en cuenta la NIC 2 Existencias; En el caso se incurriera en nanciamiento, la capi-talizacin de los intereses en el costo de un activo intangible se aplicar lo indicado en la NIC 23 Costo de Financiamiento. Si se incurriera en desembolsos en moneda extranjera, se har la conversin en la fecha de la transaccin segn la NIC 21 Efectos de la variacin en los tipos de cam-bio.

c. Vida til de programas informti-cos: (prrafos 92 y 95 NIC 38)

Debido a los cambios frecuentes en la tecnologa, los programas informticos estn sometidos a una rpida obsolescencia tecnolgica, por tanto es probable que su vida til sea corta.

Adicionalmente tambin in uyen los factores econmicos y legales pueden determinar y hasta restringir los intervalos de tiempo en la que la entidad obtenga bene cios eco-nmicos.

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...vienen DEBE HABER ...vienen DEBE HABER

x DEBE HABER

Asientos contables, utilizando el PCGE

x DEBE HABER

x DEBE HABER

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65 OTROS GASTOS DE GEST. 22,652 657 Gastos de investi- gacin y desarrollo Suministros diversos 1,652 Honorar. profesionales 15,000 Gastos diversos 6,000 40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 1,454 401 Gobierno central IGV- Cuenta propia 40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 1,500 401 Gobierno central Renta de 4ta categora 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 22,606 469 Otras cuentas por pagar diversas Por la provisin de gastos incurridos en la fase de investigacin.

65 OTROS GASTOS DE GEST. 12,300 657 Gastos de investi- gacin y desarrollo Suministros diversos 500 Honorarios profesionales 9,000 Gastos diversos 2,800

94 GASTOS ADMINISTRAT. 22,652 79 CARGAS IMPUTABLES A LA CTA. DE COSTOS 22,652 Por el destino de los gastos.

46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 22,606 469 Otras cuentas por pagar diversas 10 CAJA Y BANCOS 22,606 104 Cuentas corrientes en Instituciones Financieras Por el pago de las obligaciones incurridas.

40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 1,500 401 Gobierno central Renta de 4ta categora 10 CAJA Y BANCOS 1,500 104 Cuentas corrientes en Instituciones Financieras Por el pago de retenciones a SUNAT por rentas de 4ta categora.

De Enero a Marzo

De Abril a Mayo

40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 627 401 Gobierno central IGV- Cuenta propia 40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 900 401 Gobierno Central Renta de 4ta categora 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 12,027 469 Otras cuentas por pagar diversas Por la provisin de gastos incurridos en la fase de investigacin.

60 COMPRAS 5,000 603 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 604 Envases y embalajes 63 GASTOS DE SERVICIOS PREST. POR TERCEROS 4,000 637 Publicidad 65 OTROS GASTOS DE GEST. 16,800 657 Gastos de investigac. y desarrollo Suministros diversos 2,000 Honorarios profesionales 4,500 Gastos regstrales 3,800 Gastos de diseo e impres. 6,500 40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 4,047

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94 GASTOS ADMINISTRAT. 12,300 79 CARGAS IMPUTABLES A LA CUENTA DE COSTOS 12,300 Por el destino de los gastos.

46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 12,027 469 Otras cuentas por pagar diversas 10 CAJA Y BANCOS 12,027 104 Cuentas corrientes en Instituciones Financieras Por el pago de las obligaciones incurridas.

40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAG. 900 401 Gobierno central Renta de 4ta categora 10 CAJA Y BANCOS 900 104 Cuentas corrientes en Instituciones Financieras Por el pago de retenciones a SUNAT por rentas de 4ta categora.

Junio

401 Gobierno central IGV- Cuenta propia 40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 450 401 Gobierno central Renta de 4ta categora 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 29,397 469 Otras cuentas por pagar diversas Por la provisin de gastos incu-rridos en la fase de desarrollo y produccin.

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93 COSTOS DE PRODUCCIN 21,800 Materia Prima, materiales y suministros 7,000 Mano de Obra 4,500 Gastos indirectos de fabricacin 10,300 95 GASTOS DE VENTAS 4,000 79 CARGAS IMPUTABLES A LA CUENTA DE COSTOS 25,800 791 Cargas imputab. a la cuenta de costos 21,800 791 Cargas imputab. a la cuenta de gastos 4,000 Por el destino de los gastos.

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46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 29,397 469 Otras cuentas por pagar diversas 10 CAJA Y BANCOS 29,397 104 Cuentas corrientes en Instituciones Financieras Por el pago de las obligaciones incurridas.

40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 450 401 Gobierno central Renta de 4ta categora 10 CAJA Y BANCOS 450 104 Cuentas corrientes en Instituciones Finan- cieras Por el pago de retenciones a SUNAT por rentas de 4ta categora

34 INTANGIBLES 21,800 343 Programas de compu- tadora (software) 72 PRODUCCIN DE ACTIVO INMOVILIZ. 21,800 723 Intangibles Por la produccin del Intangible inmovilizado

van... van...