instructivo para la actualizaciÓn del registro de …

“Decenio de la igualdad de Oportunidades para Mujeres y Hombres” “Año del Bicentenario del Perú: 200 años de Independencia”

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Dirección de Operaciones y

Capacitación

Agencia Peruana de Cooperación Internacional

INSTRUCTIVO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE

PLANES DE OPERACIONES DE LAS INTERVENCIONES

Para utilizar esta parte del módulo, usted ya debe contar con un Plan de Operaciones previamente

registrado, por el que desea actualizar alguna de la información de dicho plan, que ha sido

coordinada o negociada con la fuente(s) cooperante(s).

I. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL REGISTRO DEL PLAN DE

OPERACIONES (PO)

RECOMENDACIONES:

• Se recomienda solicitar la actualización del registro de PO en cuanto la fuente cooperante

las apruebe (sean modificaciones de periodo o de presupuesto, de la relación de bienes y

servicios, entre otros).

• Deberá tener al alcance la información relacionada a la actualización del PO, sean

adendas al documento de financiamiento, presupuestos u otros documentos o

información.

El procedimiento para la actualización de la información del PO en la plataforma SIGCTI es la

siguiente:

a) Verificar que a intervención se encuentre registrada en el RNI

En el menú al lado izquierdo de la pantalla, ingresar al módulo RNI y verificar que la intervención por la que actualizará el plan de operaciones se encuentra registrada:


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Capacitación


Asimismo, verificar que la información de periodo y presupuesto de la intervención se encuentre Actualizada. De lo contrario, el sistema no le permitirá continuar con la actualización de PO.

RECUERDE: Para actualizar el registro de PO de una intervención, deberá agregar la información ingresando a los íconos: Identificación, Convenio y Presupuesto.

b) Acceder al módulo de Plan de Operaciones (PO)

En la columna izquierda, identificar la BANDEJA SOLICITUDES y seleccionar la opción

“REALIZAR SOLICITUDES”:

Al seleccionar la opción “REALIZAR SOLICITUDES” se desplegarán diversas opciones,

debiendo seleccionar “PLAN DE OPERACIONES”:


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Capacitación


Se mostrará la ventana donde podrá Registrar o actualizar la información de un PO, ubicado

al extremo superior derecho. Deberá seleccionar la función “Nuevo PO/Actualizar PO”.

* Actualizar PO: cuando se trata de algún tipo de modificación del registro de PO.

Luego se mostrará la ventana: SELECCIÓN DE INTERVENCIÓN. Luego, deberá seleccionar la

intervención, cuyo PO será actualizada, marque el círculo:

En la parte baja de la relación de intervenciones, se desplegará el “Tipo de operación” a

realizar, deberá seleccionar la opción “Actualización Plan de Operaciones”:


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Capacitación


Seguidamente, seleccionar el código del Plan de Operaciones (PO) y hacer clic en el botón “Continuar”:

Luego, se mostrará una ventana de CONFIRMACION, donde se le pregunta si desea

actualizar el Plan de Operaciones, haga clic en “ACEPTAR”.

c) Pasos para el registro de la actualización del Plan de Operaciones

Se mostrará la ventana para la actualización del registro del PO, titulada “Registro de Plan

de Operaciones”.

En ella encontrará los cinco (5) íconos de los formatos del Plan de Operaciones, así como,

los botones para Ver formatos o, Ver PO Original.

RECOMENDACIÓN: Verifique los datos del registro del PO original, en el ícono de “Ver PO original”.

Se mostrará en la pantalla el formato del registro original del PO:


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Capacitación


En base a lo ya registrado, deberá actualizar la información de la intervención y del plan de

operaciones en la Plataforma SIGCTI, tanto en el módulo de RNI como en el de Registro de

PO, de acuerdo al tipo de actualización a realizar, al respecto, se le muestra una tabla, con

posibles casos, a manera de orientación:

Tipo de Actualización Formatos a actualizar

Ampliación presupuestal / disminución de presupuesto

• Adjuntar Adenda en el RNI y actualizar el presupuesto.

• Formato 1: Datos Generales

• Formato 4: Presupuesto por componentes

• Formato 5: Relación de bienes y servicios

8659210002365


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Capacitación


d) PROCEDIMIENTO PARA LOS CASOS DE ACTUALIZACIÓN DE PERIODO Y

PRESUPUESTO:

1. Para el caso de actualizar el PERIODO DEL PO:

1.1. Deberá verificar que el PERIODO de la intervención fue actualizada en el RNI, de no

ser así, podrá ingresar a través del apartado de INFORMACIÓN SOBRE EL

CONVENIO, ACUERDO, U OTRO INSTRUMENTO ANALOGO, y agregar la ADENDA

correspondiente.

1.2. En el FORMATO 1, verificar que la fecha de inicio y termino de la intervención fue

actualizada de acuerdo a la consignada en el RNI y, en el apartado de INFORMACIÓN

DEL PLAN DE OPERACIONES se deberá modificar la fecha de término.

Ampliación de periodo, disminución de periodo

• Adjuntar Adenda en el RNI y actualizar el periodo de ejecución.


• Formato 3: Cronograma

Ampliación de periodo y presupuesto / disminución de periodo y de presupuesto

• Adjuntar Adenda en el RNI y actualizar el periodo de ejecución y el presupuesto.





Modificación de denominación / agregar Ámbito.

• Adjuntar Adenda en el RNI y actualizar la denominación y/o ámbito


Modificación de relación de bienes y servicios


Redistribución interna Presupuestal



Modificación de componentes

• Formato 2: Marco lógico





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Capacitación


FORMATO 1

1.3. En el FORMATO 3, se mostrará, en la parte superior, el periodo del PO actualizado, a

manera de guía para que se actualice las fechas de las actividades.

FORMATO 3

1.4. Luego de actualizar las fechas, que se consideren necesarias, deberá grabar la

información haciendo clic en el botón “GRABAR”:


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Capacitación


RECUERDE: Que, puede previsualizar los formatos actualizados, a través del ícono VER FORMATO.

2. Para el caso, actualizar el PRESUPUESTO DEL PO:

2.1. Deberá verificar que el PRESUPUESTO de la intervención fue actualizada en el RNI,

de no ser así, podrá ingresar a través del apartado de INFORMACIÓN SOBRE EL

CONVENIO, ACUERDO, U OTRO INSTRUMENTO ANALOGO, y agregar la ADENDA

correspondiente:

2.2. En el FORMATO 1, verificar que se ha agregado la información de la ADENDA, donde

se sustenta el nuevo presupuesto y que ha sido consignado en el RNI:


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Capacitación


2.3. Deberá seleccionar tanto la entidad de ORIGEN DE FONDOS como FUENTE

COOPERANTE en la columna de ACCIONES, a fin de que, en la parte inferior se

muestre el presupuesto adicional señalado en dicha ADENDA:

2.4. Deberá colocar el monto del plan de operaciones a agregar:


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Capacitación


2.5. En el apartado OTROS, podrá adjuntar la documentación adicional que considere

importante; cabe señalar, que la adenda ya ha sido agregada en el RNI; asimismo,

deberá ir grabando la información:

2.6. Luego de actualizar el PRESUPUESTO en el FORMATO 1, deberá actualizar la

información en los FORMATOS 4 y 5.

2.7. En el FORMATO 4, se le mostrará, por cada ACTIVIDAD, el presupuesto aprobado y

el campo vacío donde agregará el nuevo presupuesto.


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Capacitación


2.8. En el mencionado formato, se le mostrará, por cada ACTIVIDAD lo siguiente:

(1) El presupuesto aprobado, donde se señala la denominación del CONVENIO.

(2) El campo vacío donde agregará el nuevo presupuesto, donde se señala la

denominación de la ADENDA.

(1)

(2)


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Capacitación


2.9. En el FORMATO 4, deberá actualizar el presupuesto (Externo y Nacional), según

corresponda, fin de poder continuar con el llenado del FORMATO 5, recuerde que el

monto debe ser el mismo al actualizado en el FORMATO 1.

PRESUPUESTO DEL FORMATO 1:


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Capacitación


RECUERDE: Podrá previsualizar el formato actualizado haciendo clic en el botón VER FORMATO.

2.10. En el FORMATO 5, si sólo se ha modificado el MONTO PRESUPUESTAL, deberá

actualizar el mismo, según corresponda, recuerde que el monto debe ser el mismo

que actualizo en el FORMATO 1 y en el FORMATO 4:

2.11. En el FORMATO 5, si sólo se requiere agregar nuevos bienes y servicios, deberá

llenar los campos en blanco, por lo que, a manera de recordatorio se le mostrará la

siguiente nota:

“Solo para el caso que requiera agregar nuevos bienes y servicios, deberá

llenar los campos correspondientes, recuerde que se considerarán desde el

mes que se incorporen al plan de operaciones”


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Capacitación


RECUERDE: Para actualizar el formato 5, únicamente deberá agregar los NUEVOS bienes y servicios.

2.12. Una vez culminada la actualización del FORMATO 5, deberá seleccionar FINALIZAR:


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Capacitación


2.13. A continuación, se le mostrará un mensaje emergente solicitando confirmar la

finalización de la actualización, seleccione “ACEPTAR”:

2.14. En la Bandeja Plan de Operaciones, se mostrará el ESTADO de FINALIZADO,

seleccione la intervención marcando el recuadro al lado izquierdo, luego haga clic en

el botón “GENERAR FORMATO DE SOLICITUD”:

2.15. Se mostrará una ventana con el nombre de la intervención seleccionada, haga clic en

el botón “SOLICITAR”:


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Capacitación


2.16. Aparecerá un mensaje emergente solicitándole confirmar la generación de la solicitud,

seleccione “ACEPTAR”:

2.17. Se mostrará una ventana emergente que confirmará que la solicitud fue procesada

satisfactoriamente, y precisando que la documentación que sustenta la actualización

y la solicitud fueron enviados al correo electrónico del representante legal o al correo

registrado en APCI, seleccione “ACEPTAR”:

2.18. En la Bandeja de Plan de Operaciones, ya no se mostrará la intervención:


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Capacitación


2.19. En la Bandeja de Solicitudes podrá observar que la solicitud de actualización del PO

está EN TRAMITE:

2.20. Y se le mostrará, en la parte inferior de la pantalla, el enlace del documento de

solicitud generado, el cual podrá ser descargado o impreso y ser presentado ante

nuestra Mesa de Partes (virtual o presencial); caso contrario, la información no tendrá

validez y la solicitud no será tramitada.

2.21. Al ingresar la solicitud por nuestra Mesa de Partes (virtual o presencial), se le hará

entrega del cargo de recepción del documento con el Código Único Digital (CUD) y la

clave respectiva, con los que podrá realizar el seguimiento del trámite.


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Capacitación


e) EN CASO LA SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DEL PO SEA

CONFORME:

La APCI, en caso de encontrar conforme la actualización del registro del PO, le remitirá la

comunicación formal de dicha actualización a través de una CARTA u OFICIO, según

corresponda, con Registro del Plan de Operaciones actualizado, como se muestra en el

ejemplo:

f) EN CASO LA SOLICITUD DE ACTUALIZACION DEL PO CUENTE CON

OBSERVACIONES:

Deberá proceder de acuerdo a lo señalado en el instructivo de Subsanación de

Observaciones del Registro del Plan de Operaciones.

8659210002365


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Capacitación


II. REPORTE DEL REGISTRO DE LA ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE

OPERACIONES

a) A fin de revisar la información del registro de los planes de operaciones podrá acceder a

los mismos, por la Plataforma SIGCTI, a través de las funciones ubicadas en la columna

izquierda de la pantalla:

b) Deberá seleccionar MIS DATOS:

c) Se mostrarán las funciones de IDENTIFICACION, INTERVENCIONES y

DECLARACION, debiendo seleccionar el primero:

d) En la pantalla se mostrarán las INTERVENCIONES:


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Capacitación


e) En la columna de Acciones seleccionar el icono donde se aprecia “PLANES DE

OPERACIONES”, al sobreponer el cursor:

f) Haciendo clic en dicho icono podrá acceder a la CONSULTA DE PLAN DE

OPERACIONES, donde visualizará el NUMERO, FECHA DE INICIO, FECHA DE

TERMINO, LA MONEDA DEL PO:

g) En la columna ACCIONES, encontrará un ícono (PDF) donde podrá acceder a la ficha

del Plan de Operaciones:


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Capacitación


h) Asimismo, podrá visualizar las Constancias para régimen de devolución de IGV e IPM y

el Informe Final de IGV e IPM Recuperados:

Finalmente, usted habrá podido utilizar esta herramienta informática, denominada

SIGCTI, desarrollada para su comodidad y seguridad, gracias.

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