instructivo de registro y actualizaciÓn … hoja de... · directorio público con los teléfonos...
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¿Qué es el SIGEP?
INSTRUCTIVO DE REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN
SIGEP 2015 Ver.4.1 (Febrero 2015)
Módulo Hoja de Vida Grupo de Gestión Humana
¿Qué es el SIGEP?Sobre este instructivo:
Este instructivo es una herramienta elaborada por el Grupo de Gestión Humana parafacilitar el registro del Módulo Hoja de Vida del SIGEP. Recomendamos seguir esteinstructivo para familiarizarse con el sistema.
En las siguientes diapositivas explicaremos qué información registrar en cada módulo ycómo hacerlo.
Aunque esto debe realizarlo solo una vez, siempre debe actualizar la información encaso de alguna novedad.
¿Qué es el SIGEP?¿Qué es el SIGEP?
“El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde alSistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos deplanificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado.
Adicionalmente, el SIGEP suministra la información necesaria para la formulación depolíticas de organización institucional y recursos humanos. El SIGEP está orientado a cubrirlos organismos y entidades de las tres ramas del poder público, organismos de control,organización electoral y organismos autónomos.”*
• http://www.sigep.gov.co/informacion.jsp?idcategoria=7&idinfor=42
¿Qué es el SIGEP?Ventajas del SIGEP
El SIGEP ofrece una serie de beneficios tanto a los Funcionarios y Contratistas como a lasentidades públicas:
• Mantiene la información de su hoja de vida actualizada.• Permite imprimir su hoja de vida diligenciada en el formato único de Hoja de Vida del
DAFP.• Almacena y permite consultar fácilmente sus soportes de educación, experiencia laboral
y documentos adicionales.• Al momento de realizar la declaración juramentada de bienes y rentas, toma los datos
básicos de la persona.• En caso de ingresar desde o hacia otra entidad del Estado, la información ya estará
registrada.• Contribuye al Directorio Telefónico de entidades ya vinculadas al SIGEP.
¿Qué es el SIGEP?Consideraciones previas
El SIGEP es una fuente formal y oficial de información, por lo tanto es necesario que esta seaprecisa y completa.
Recuerde que el diligenciamiento y actualización del Módulo Hoja de Vida esresponsabilidad de cada funcionario.
Además recuerde que toda la información diligenciada debe estar soportada en su HistoriaLaboral, en caso de novedades debe remitir copia del soporte al Grupo de Gestión Humana.
En el SIGEP debe adjuntar soportes en PDF de información académica, experiencia laboral,antecedentes fiscales y disciplinarios. Además tarjeta profesional, libreta militar y licencia deconducción en los casos que lo ameriten.
En caso de encontrar inconsistencias en la información ya registrada, en algunos casos elfuncionario puede corregirlo, de lo contrario puede reportarlas por correo electrónico [email protected] (Funcionarios) o a [email protected] (Contratistas)indicando la inconsistencia
¿Qué es el SIGEP?Documentos adjuntos
Antes de ingresar al SIGEP, es necesario escanear lossiguientes documentos, pues estos deben ser subidos unasola vez al SIGEP:
1. Fotocopia de su cédula de ciudadanía2. Diploma de Bachiller o certificado de último grado
cursado.3. Diploma, Acta de Grado o Certificados de Educación
Superior.
4. Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría reciente (Se puede descargar de la página web de la Procuraduría)
5. Certificado de Antecedentes Fiscales de la Contraloría reciente (Se puede descargar de la página web de la Contraloría)
6. Pasado Judicial (Se consulta en la página web de la Policía)
7. Libreta Militar (Para los hombres)
8. Matricula Profesional. (Para aquellos profesionales cuya carrera requiera tener matricula profesional)
9. Licencia de Conducción. (Para aquellos que ejerzan el cargo de Conductor Mecánico)
Configurar escaneo:El SIGEP solo permite adjuntar documentos conun peso máximo de 1024 kb, para no tenerinconvenientes sugerimos escanearlo con lasiguiente configuración (Usualmente el escánerpermite configurarlo):
Calidad: MediaResolución: 200 PPColor: Blanco y Negro
Si requiere que el documento salga a color:(Máximo 5 hojas en un solo archivo)
Calidad: BajaResolución: 150 PPColor: Color
¿Qué es el SIGEP?Ingresando al SIGEPPrimero ingresamos a www.sigep.gov.co yhacemos clic en “Servidores Públicos”
El usuario es su Número de cédula, lacontraseña y la palabra o palabras queaparezcan debajo (Si salen dos palabras, debenir separadas por un espacio).
Si no recuerda su contraseña, haga clic en“Recuperar contraseña” y escriba su númerode cédula. La contraseña llegará a su correoregistrado.
Si a su correo institucional o personal no llegasu contraseña, debe comunicarse con CamiloRodríguez a la extensión 1149 (Funcionarios) ocon Carolina Zuleta a la extensión 1336(Contratistas).
¿Qué es el SIGEP?Ingresar con su usuario
• Por favor lea el mensaje que aparece al ingresar con su usuario y contraseña, si está de acuerdo, haga clic en “Acepto” para continuar
¿Qué es el SIGEP?Hoja de Vida
• Ingrese al botón “Hoja de Vida”, y luego a “Persona”.
¿Qué es el SIGEP?Persona
En Persona debe diligenciar todos los datos requeridos que se muestran en la imagen y adjuntar copia de su Cédula de Ciudadanía vigente (Amarilla con Hologramas)
Luego debe guardarlo con el botón y avanzar con el botón
¿Qué es el SIGEP?Dirección
Aquí debe registrar o actualizar su dirección de domicilio.
Recuerde que el SIGEP es una fuente de información oficial, en caso de que la Registraduría u otra entidad del Estado requiera direcciones de funcionarios, esta será la primera fuente de consulta.
Una vez lo actualice, guárdelo con el botón y avance con el botón .
¿Qué es el SIGEP?Estado Civil
Aquí debe registrar su estado civil haciendo clic en el botón y eligiendo el que corresponda y guardando con el botón .
Si ya había registrado su estado civil y este ha cambiado, haga clic en el botón de la tabla, elija el nuevo estado civil y guarde con el botón .
¿Qué es el SIGEP?Documentos adicionales
Los siguientes documentos adicionales son obligatorios:
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría.
• Certificado de antecedentes Fiscales de la Contraloría.
• Pasado Judicial (Se consulta en la página web de la Policía)
• Libreta Militar (Para los hombres)
• Matricula Profesional (Para aquellos profesionales cuya carrera requiera tener matricula profesional)
• Licencia de Conducción (Para aquellos que ejerzan el cargo de Conductor Mecánico)
Los certificados de Procuraduría y Contraloría se descargan de la página web de cada entidad.
¿Qué es el SIGEP?Cargando documentos
Para adjuntar documentos adicionales en SIGEP, primero llenamos la información del formulario (Tipo de documento y número de documento) y guardamos. (En el caso de libreta militar es necesario indicar el Distrito Militar y la Línea)
Luego hacemos clic en el botón de la tabla de abajo.
En el formulario aparece la información de ese documento, hacemos clic en “Examinar” y elegimos el archivo en PDF. El sistema lo guardará automáticamente.
¿Qué es el SIGEP?Teléfono
Aquí debe registrar dos números telefónicos:
• Número telefónico del Ministerio y su extensión. (Tipo Lugar: Oficina)*
• Número telefónico personal de contacto. (Tipo Lugar: Domicilio)
Asegúrese que el tipo lugar del teléfono del Ministerio sea “Oficina”, y que el tipo lugar de su número personal sea “Domicilio”, pues el SIGEP generará un directorio público con los teléfonos tipo “Oficina”.
*Aquellos que por sus labores no tengan una extensión asignada en el Ministerio, pueden dejar la de un compañero cercano, o dejar la extensión en blanco.
¿Qué es el SIGEP?Teléfono
Aquí debe registrar dos números telefónicos:
• El correo electrónico institucional (Tipo Lugar: Oficina)*
• Un correo electrónico personal (Tipo Lugar: Domicilio)
Asegúrese que el “tipo lugar” del correo institucional sea “Oficina”, y que el tipo lugar de su correo personal sea “Domicilio”, pues el SIGEP generará un directorio público con los correos tipo “Oficina”
Aquellos que por sus labores no requieran correo institucional, pueden dejar un correo personal dejando el Tipo Lugar “Correspondencia” o “Domicilio”)
¿Qué es el SIGEP?Discapacidad
Aquí debe registrar si usted presenta alguna discapacidad medicamente certificada.
En tal caso, puede registrar el tipo de discapacidad y su grado (Leve, Moderado o Severo).
Actualmente el sistema no permite adjuntar este soporte, por lo tanto, si registra alguna discapacidad, por favor remitir copia del soporte físico al Grupo de Gestión Humana para incluirlo en su Historia Laboral.
¿Qué es el SIGEP?Educación básica y media
Aquí debe registrar el último grado cursado en secundaria o primaria.
Es necesario escanear el Diploma de Grado en PDF y subirlo desde aquí; si no dispone del diploma, adjuntar alguna certificación expedida por la institución correspondiente.
¿Qué es el SIGEP?Educación superior (En el país)
Aquí debe registrar los programa de educación superior que cursó o está cursando en este momento:
• Técnica Profesional
• Tecnológica
• Universitaria
• Especialización
• Maestría
• Doctorado
Primero debe activar la casilla “En el país”, luego registrar la información que pide y guardar.
Si actualmente está cursando un programa, debe incluirlo y actualizarlo a medida que vaya avanzando en cada semestre.
En la siguiente diapositiva se explica como adjuntar el soporte en PDF.
¿Qué es el SIGEP?Adjuntar soporte de Educación
Superior (En el país)Para adjuntar el soporte de Educación Superior, siga las siguientes instrucciones:
1. Haga clic en el botón “Actualizar” como indica la flecha roja.
2. Luego haga clic en Examinar y elija el soporte escaneado en PDF para subirlo, como indica la flecha morada. El sistema lo guardará automáticamente.
3. Haga clic en mostrar para para que el sistema muestre el archivo que se subió, como indica la flecha negra.
Si quiere corregir algún dato o adjuntar el soporte, y aparece la Lupa, por favor indicar a Gestión Humana para habilitar la modificación.
¿Qué es el SIGEP?Educación Superior (En el exterior)
Aquí debe registrar los programa de educación superior que cursó en el exterior, indicando el nivel académico del programa tal cual lo establece cada país.
Recuerde que un título obtenido en el exterior solo es válido en Colombia si está homologado por el Ministerio de Educación.
Si no ha homologado su título, por favor adelantar el trámite ante dicho Ministerio.
El soporte puede adjuntarse como se indicó en la diapositiva anterior.
¿Qué es el SIGEP?Experiencia Docente
Si ejerce o ha ejercido como docente, por favor diligencie la información del formulario y guarde.
En caso de tener varios periodos, debe registrar uno por uno.
En caso de que la Institución no salga en el listado de Instituciones, puede escribirlo en el campo (Otra institución)
Si no ha ejercido como docente, puede dejar este campo en blanco y continuar.
¿Qué es el SIGEP?Idiomas
Si tiene conocimientos buenos, muy buenos o regulares sobre algún idioma (Diferente al español) puede registrarlo aquí para conversación, lectura o redacción.
El sistema no pide certificados.
En Fecha de Inicio puede dejar la fecha de actualización de Hoja de Vida.
¿Qué es el SIGEP?Experiencia Laboral
Aquí debe registrar toda su información de experiencia laboral certificada, incluyendo su cargo actual.
• Primero debe registrar el departamento, la ciudad, y las fechas de ingreso y retiro.
• Después debe indicar si fue negocio propio o no.
• Si no fue negocio propio, elija si la empresa o entidad es pública o privada y complete la información.
• Después elija si la vinculación fue ordinaria o por contrato de prestación de servicios y complete la información.
• Los campos con asterisco* son obligatorios además se recomienda registrar la dependencia.
Si tiene varios periodos, debe registrarlos uno por uno y guardarlos.
¿Qué es el SIGEP?Experiencia Laboral (Cargo actual)
Si es funcionario, asegúrese que la información de su cargo actual está completa (Incluyendo denominación y grado), tenga en cuenta que si actualmente se encuentra en encargo, debe diligenciar la información de ese cargo.
De igual modo, si ha trabajado en algún cargo de planta de otra entidad pública, por favor registre denominación y grado.
Si tiene alguna duda o inconveniente al registrar denominación, código y grado, por favor comuníquese con Camilo Rodríguez a la extensión 1149 para brindarle orientación.
¿Qué es el SIGEP?Adjuntar soporte Experiencia Laboral
Para adjuntar el soporte de Experiencia Laboral, siga las siguientes instrucciones:
1. Haga clic en el botón “Actualizar” como indica la flecha roja.
2. Luego haga clic en Examinar y elija el soporte escaneado en PDF para subirlo, como indica la flecha morada. El sistema lo guardará automáticamente.
3. Haga clic en mostrar para para que el sistema muestre el archivo que se subió, como indica la flecha negra.
Si quiere corregir algún dato o adjuntar el soporte, y aparece la Lupa, por favor indicar a Gestión Humana para habilitar la modificación.
¿Qué es el SIGEP?Aprobar su Hoja de Vida
Al terminar de ingresar experiencia laboral, debe regresar al principio para activar la casilla “Certifico que la información de mi hoja de vida se encuentra actualizada” y guardarla.
Es necesario activar esta casilla, pues es aquella que le indica al SIGEP que actualizó su hoja de vida.
En caso de no activarla, el sistema indicará en sus reportes que sigue sin actualizarse.
1. Al terminar active esta casilla
¿Qué es el SIGEP?Recuerde
Con esto ya ha terminado de actualizar la información de su hoja de vida.
Recuerde actualizarla siempre que cambie de Dirección, Teléfono o Correo electrónico personal, también si ha iniciado o finalizado algún programa de educación superior.
“Gracias por diligenciar el Módulo de Hoja de
Vida en el SIGEP.”