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IR Consulting S.A. – Instructivo de acreditación para contratistas. Página 1
Nota: El contenido de este documento es de propiedad de IR Consulting S.A.
prohibido divulgar y copiar sin expresa autorización de la compañía.
Responsable:
Cristian Ojeda Maudier
Aprobado por:
Juan Garrido Méndez
Rev.0 IR Consulting S.A.
Manual de Acreditación:
Instructivo de acreditación para
contratistas.
El siguiente documento describe y detalla el
procedimiento que deben seguir los contratistas
que se acrediten por medio de IR Consulting S.A.
Este procedimiento es a través del portal web
SISCCOL, aquí debe subir la documentación y ver
los resultados e informes generados por el proceso.
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Tabla de contenido
Tabla de contenido ..................................................................................................... 2
1.- Introducción........................................................................................................... 3
2.- Proceso de Acreditación de Empresas y Trabajadores. ........................................ 4
2.1.- Recepción de Carta. ........................................................................................ 4
2.2.- Enviar documentos ......................................................................................... 4
2.2.1.- Iniciar sesión. ........................................................................................... 4
2.2.2.- Subir Archivos .......................................................................................... 4
2.3.- Revisión de reportes. ...................................................................................... 6
2.3.1.- Acta de Recepción Carpeta del aaaa-mm-dd .......................................... 7
2.3.2.- Resumen de acreditación de la empresa ................................................ 7
2.3.3.- Resumen global por trabajador ............................................................... 7
2.3.4.- Vencimiento de Acreditaciones Provisorias ............................................ 7
2.3.5.- Vencimiento de exámenes y cursos ........................................................ 8
2.4.- Actualización y levantamiento de pendientes. .......................................... 8
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1.- Introducción.
La Acreditación consta de la definición de un Plan de Acreditación que define los
elementos a inspeccionar a las empresas contratistas y/o subcontratista de la empresa
mandante. Posteriormente se procede a la revisión de la documentación y finalmente se
establece un resultado de esta determinando si la empresa y sus trabajadores están
acreditados para prestar servicios a la empresa mandante.
El siguiente documento describe y detalla el procedimiento que deben seguir los
contratistas que se acrediten por medio de IR Consulting S.A. Este procedimiento es a
través del portal web SISCCOL, aquí debe subir la documentación y ver los resultados e
informes generados por el proceso.
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2.- Proceso de Acreditación de Empresas y Trabajadores.
2.1.- Recepción de Carta.
El contratista recibirá una notificación por medio de un correo electrónico donde
se le hará saber que será sometido al proceso de acreditación, en este documento se
detallan los requisitos y por ende la documentación vigente que debe presentar la
empresa.
Adjunto también en esta carta se encuentra el link al portal web de SISCCOL:
www.sisccol.cl y el usuario y contraseña que debe usar el contratista para ingresar y
llevar a cabo el proceso.
2.2.- Enviar documentos
2.2.1.- Iniciar sesión.
El contratista debe ingresar al portal SISCCOL e identificarse con el usuario y
contraseña indicados en la carta.
Al entrar a www.sisccol.cl aparecerá una web solicitando sus credenciales:
2.2.2.- Subir Archivos
Ingresando correctamente los datos entrará al sistema y podrá ver las opciones
que tiene en la parte superior bajo el logo de IR Consulting.
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Debe seleccionar la opción “Envío de documentos” bajo el menú herramientas, al
hacer click aparecerá una ventana emergente o pop-up donde puede subir el/los
documento/s solicitados
En el primer recuadro debe hacer click en el botón “Examinar” donde debe buscar
en los archivos de su computador el documento que desea subir al portal, una vez
seleccionado debe hacer click en aceptar.
Si desea subir mas de un documento haga click en el icono “+” que se encuentra en
la parte superior derecha del recuadro, esto generará mas espacios para buscar archivos y
subirlos al sistema repitiendo el paso descrito anteriormente.
Una vez seleccionados los archivos a subir haga click en “Subir Archivos” para
comenzar la carga del sistema
Nota: el tiempo de espera dependerá de su conexión a internet y de la cantidad de
archivos y el peso que estos tengan.
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Terminada la carga la ventana se actualizará y mostrará los archivos subidos en la
tabla de la parte inferior “documentos subidos”
Para finalizar haga click en “Cerrar esta ventana”.
Los archivos deben ser legibles y en los formatos especificados a continuación:
• Toda la documentación de un trabajador debe encontrarse en formato PDF
y en un mismo archivo. Se recomienda usar una resolución de escaneo de
documentos entre los 150 y 200dpi.
• La documentación de la empresa debe ser comprimida en un solo
documento.
• Los archivos no deben pesar más de 10MB, de lo contrario comprimir en
partes e indicar claramente en el nombre del archivo que parte es.
• Comprimir en formato *.rar o *.zip
• Los archivos de imagen para fotografía de los trabajadores deben ser en
formato .jpg, .png con un máximo de 1mb de peso para el archivo y en
formato carnet: de frente, del busto hacia arriba.
• Nombrar los archivos de la siguiente manera:
o Apellido_Nombre – 12345678-9.pdf
o Nombre_Empresa – nombre_documento.pdf
2.3.- Revisión de reportes.
El proceso de Acreditación de empresas y contratistas genera en el sistema
reportes que indican el estado de la acreditación y los detalles de esta, adicionalmente
entrega herramientas que muestran los documentos pendientes y vigencias de
documentos.
Una vez en el sistema el contratista debe seleccionar la opción “ver reportes” en el
menú auditorías
Esta acción abrirá una ventana emergente o pop-up que tiene cuatro opciones de
reportes, debe hacer click en la opción “Acreditación”.
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Aquí tendrá acceso a todos los reportes de acreditación, los detalles de cada uno
se especifican a continuación:
2.3.1.- Acta de Recepción Carpeta del aaaa-mm-dd
Una vez enviado los documentos (detallado en el punto anterior) el auditor a cargo
de la acreditación recibirá un correo notificándole que la empresa contratista ha subido
documentación al portal y este procederá a generar un “acta de recepción” que detalla
todos los documentos recibidos. Este documento se habilita para el contratista y marca el
inicio del proceso de acreditación
2.3.2.- Resumen de acreditación de la empresa
Documento que muestra los documentos y exigibles relacionados con la empresa y
su estado de evaluación. Los ítems están separados por documentos críticos (o necesarios
para la acreditación provisoria) y la documentación general (requerida en conjunto a la
crítica para acreditación final).
2.3.3.- Resumen global por trabajador
Este resumen muestra el listado de todos los trabajadores que han sido sometidos
al proceso de acreditación y su estado: Acreditado, No Acreditado, Acreditación
Provisoria.
Adicionalmente muestra para cada trabajador la documentación pendiente. De
esta manera el contratista puede saber con exactitud cuales son los documentos que debe
hacer llegar para lograr la acreditación.
2.3.4.- Vencimiento de Acreditaciones Provisorias
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Listado de los trabajadores con acreditaciones provisorías y las fechas de
vencimiento, este resumen marca las fechas que se encuentran próximas a vencer en 60
días o menos en color amarillo y las acreditaciones ya vencidas en color rojo.
2.3.5.- Vencimiento de exámenes y cursos
Muestra los trabajadores y los cursos o exámenes exigidos con su respectiva fecha
de vencimiento, el sistema marca las fechas que se encuentran próximas a vencer en 60
días o menos en color amarillo y las acreditaciones ya vencidas en color rojo.
2.4.- Actualización y levantamiento de pendientes.
Cada vez que el contratista desee levantar pendientes debe repetir el proceso
detallado en el punto 2.2, es decir, subir la información al portal y luego revisar los
resúmenes correspondientes. El mismo proceso es reiterado si el contratista desea
actualizar documentación por vencer.