instructivo justificación diferencias de inventario (201

Instructivo Justificación Diferencias Inventario de

Suministros

CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIALGERENCIA FINANCIERA

DIRECCION FINANCIERO CONTABLEAREA CONTABILIDAD Y CONTROL DE ACTIVOS Y SUMINITROS

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CAJA COSTARRICENSE SEGURO SOCIALDirección Financiero Contable

Área Contabilidad Control de Activos y SuministrosTeléfonos 2539 0349 Interno 4869 Fax 2539-0352

San José, Costa Rica

InstructivoJustificación diferencias inventario de Suministros

Introducción

Mejorar los sistemas de control interno y conducir la Institución al logro de sus objetivos aprovechando al máximo los recursos, genera las necesidades de brindar información útil, cumplir con las nuevas normativas, combatir la aparición de nuevas formas de abuso de los bienes públicos y la creciente exigencia a los administradores públicos de rendir cuentas por su gestión.

De conformidad con lo comentado anteriormente el Area de Contabilidad Control de Activos y Suministros (ACCAS) emite el presente instructivo denominado en adelante Instructivo para justificación de diferencias inventario de suministros (IJUDIS), en su primera versión el cual es de carácter general, de uso y aplicación, que proporciona un esquema básico para la transparencia en la gestión y en el marco de la legalidad, la información real y la rendición de cuentas.

1. Objetivo del procedimiento.

Uniformar, interpretar y enfrentar las diferentes situaciones y casos relacionados con las Diferencias (faltantes y sobrantes) de inventario de suministros.

2. Objetivos del Instructivo

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal (Según lo establecido en el artículo 8 de la Ley General de Control Interno N° 8292, que rige a partir de julio 2002)

b) Confiabilidad y oportunidad de la información (Artículo 16, inciso a) de la misma Ley 8292).

c) Eficiencia y eficacia de las operaciones y de Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico”. (Artículo 16 inciso b) y Artículo 39 de la Ley General de Control Interno)

3. Domicilio de las unidades

El servicio Despacho farmacia, Proveeduría de farmacia y Proveeduría Almacenamiento y Distribución deben informar al ACCAS:

Código y Domicilio Responsable del servicio. Representante Superior de responsable o representante Teléfono (s) Fax Correo electrónico

Si cualquiera de esta información varía es obligación de la misma informar de su cambio mediante oficio formal.

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Lo anterior es con el fin primordial de crear un módulo de Contactos en el SICS, y que la información resulte más fluida cuando requerimos contactarlos para cualquier circunstancia (para enviarles recordatorios, para enviarles circulares, para invitarles a cursos en el CENDEISSS, para hacerles llegar normativa, instructivos, entre muchos otros).

4. Presentación de información

El informe de justificación de diferencia de inventario debe ser conciso y directo presentando la diferencia a justificar e identificando el comprobante y/o documentación justificante y dirigida a la Sub-Area Control de Activos y Suministros (SACAS).

5. Procedimiento para justificación de diferencias de inventario

Según la Ley General de Control Interno (LGCI) en sus artículos 15 y 17 y su interpretación por parte de la Institución, exige que se debe realizar inventario al menos una vez al año.

Siguiendo con el proceso de inventario después de la contabilización de la toma física del servicio, la Sub-Área Contabilidad de Activos y Suministros (SCAS) mediante oficio remitirá a cada unidad ejecutora el Reporte de Diferencia de Inventario, para uniformar criterios, y lograr que se justifiquen las desviaciones e inconsistencias resultante mediante procedimiento de artículo por artículo o conocido también como línea por línea, observando lo siguiente:

a) El orden y especificación a seguir es la codificación de artículos que presenta el “Reporte de Diferencia de Inventario” (ya sean faltantes o sobrantes), se justifica siguiendo este patrón.

b) Toda justificación debe sustentarse en procedimientos, documentos y/o comprobantes contables debidamente foliados y claramente ligado al artículo o código con diferencia y que estamos justificando.

c) Los comprobantes y documentos que justifican una diferencia es documentación que se confecciona durante el período de inventario y por algún motivo no se contabilizó o se hizo incorrectamente. Los confeccionados en las misma fecha o posterior responden a documentos o comprobantes de corrección.

d) Cuando las diferencias son causadas por errores de captura de información y digitación errónea de comprobantes o recetas las mismas deben ser avaladas y/o respaldadas tanto por el jefe del servicio como su superior.

Si la diferencia es causada por deficiencia de la herramienta de informática, se presentará diagnóstico del informático sobre el estado defectuoso de la herramienta que genera errores. Asimismo en conjunto jefe del servicio y el informático presentarán la magnitud del error sobre las diferencias y cuales fueron causadas por ese error.

e) Toda justificación deberá ser entregada personalmente en el SACAS, mediante oficio

formal (original y copia) firmado por la jefatura del servicio, indicando en el mismo de cuantos folios se conforma el legajo.

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f) El Consultor de Región deberá realizar una revisión previa general, antes de recibir a conformidad los justificantes:

•Requisitos de presentación

1. El informe se acompañe de oficio de presentación con las firmas del funcionario que realiza la justificación con de su superior que lo avala.

2. Justificar diferencias artículo por artículo, conforme “Reporte de Diferencia de Inventario.

3. Presentar procedimientos, documentos y/o comprobantes contables debidamente foliados y claramente ligado al artículo o código con diferencia y que estamos justificando.

4. Cuando las diferencias son causadas por errores de captura de información y digitación errónea de comprobantes o recetas, las mismas deben ser avaladas y/o respaldadas tanto por el jefe del servicio como su superior.

5. Firmar un libro de actas para registrar la fecha de entrega y aceptación del informe.

6. Si la información no cumple con los requisitos anteriores se devolverá el informe de justificantes con un oficio indicando la o las razones de su devolución.

Revisado el requisito, el consultor de región firmará y sellará la copia del documento que custodiará el servicio correspondiente.

g) Una vez analizado el informe de justificación y se concluye que el mismo no cumple con los requisitos de presentación descrito anteriormente el Consultor de Región procederá a devolver mediante oficio aclarando el requisito incumplido y accionando de inmediato la no presentación del informe.

6. Fechas de presentación del informe

El informe de justificación de diferencias de inventario 2010 debe estar en las oficinas del SACAS a más tardar el día 31 de enero 2011 y no se concederá prorroga alguna en esta oportunidad.

7. Informe de evaluación de justificantes

SACAS analizará y evaluará individualmente cada informe de justificación de diferencia de inventario presentado por las unidades y confeccionará informe donde analiza código por código y acepta o rechaza la justificación.

8. Justificaciones no aceptadas

De presentarse justificaciones rechazadas o no aceptadas el SACAS informará al titular del servicio mediante oficio y le concederá 15 hábiles para su ampliación o corrección a partir de la fecha de recepción del informe.

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Ejemplo de justificaciones no aceptadas:

• Tengo demasiado trabajo lo que me induce a cometer muchos errores• No tuve tiempo de confeccionar los ajustes por destrucciones y vencimientos• Soy solo en el lugar y no dispongo de personal para realizar las justificantes• Desconozco que pudo producir el faltante• El faltante presumo que se debió a …………….., podría ser que……• No tenemos apoyo de la Administración• Yo estaba esperando que apareciera el registro del ajuste pero no lo hicieron• Yo me encontraba en un ascenso en otra unidad • Se dañó la computadora• Yo estuve de vacaciones.

Aquellas diferencias que se justifiquen por causas mediante a errores de conteo, de entregas incorrectas al despachar las recetas (de más o de menos), entre otras similares, necesariamente y como parte de la justificante deberá ser presentado un oficio de parte de la jefatura superior del servicio indicando que dichos errores son avalados por dicha jefatura (todo conforme lo establecen los artículos 14 inc.d), Art. 15 inc.a) y b) y el Art. 16 inc. B) de la Ley de Control Interno N° 8292).

Aquellos errores que se justifiquen por causas de problemas del sistema, necesariamente el servicio deberá coordinar con Gestión Soporte SIFA de la Sub-Área Servicios Farmacéuticos o con los responsable del SIPRO, según sea el caso, para obtener un oficio formal donde ésta brindará el criterio técnico que esclarezca el origen de las diferencias y cuales códigos son los afectados (que fue porque se quedó un EBAIS sin incluir, que fue producto de los Stocks, que no se limpió la herramienta antes de iniciar el inventario, etc.). Aquí es importante tener en consideración que el criterio técnico es parte de la justificante y que el servicio deberá ampliar más el origen de los acontecimientos.

9. Desacato

La no presentación de la información en las fechas estipuladas se considera un desacato a lo solicitado por lo que se da por concluido el proceso de justificación y se ordenará solicitud de investigación preliminar.

Procedimiento para solicitar la Investigación Preliminar

Ante la presencia injustificada de los faltantes y sobrantes, y/o la no presentación de la justificación en la fecha señalada, el Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros solicitará a la Dirección Financiero Contable para que esta a su vez solicite a la Gerencia Correspondiente la investigación preliminar pertinente y con base en los resultados obtenidos valorar y determinar eventuales responsabilidades de funcionarios por actuaciones y omisiones administrativas, que generaron la presencia del faltante o del sobrante. Todo lo anterior dentro del marco que regula la normativa de relaciones laborales institucionales (del artículo 18 de la Normativa de Relaciones Laborales de la Caja), así como la Circular G.F. 10.818 de fecha 21 de febrero 2008. De igual forma se procederá con aquellas unidad ejecutora que incumpla del todo con la presentación del inventario de suministros correspondiente, todo sustentado en que lo establece la Ley de

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Control Interno artículo 39 y el Instructivo que regula los faltantes y sobrantes de activos y suministros en la CCSS.

10. Ajustes contables requeridos

Si realizando informe de justificación de diferencia de inventario el servicio o un proceso normal de revisión de inventario permanente artículo 12, del “Instructivo que regula los faltantes y sobrantes de activos y suministros en la CCSS” el servicio concluye la necesidad de realizar ajustes contables el cual enviará a la Sub-Área Contabilidad Activos y Suministros para su registro y aplicación. El servicio tiene la obligación de monitorear que dicho movimiento se procese al menos para el próximo mes, de no ser así, tiene la obligación de informar por escrito la no oportunidad de dicho registro. Esto mismo aplica para aquellos comprobantes que debió aplicar el Área de Almacenamiento y Distribución.

Recuerde que los ajustes contables se utilizan cuando se haya agotado el uso de los comprobantes creados para la operación realizada.

11. Aclaraciones necesarias para no confundir las diferencias que existen entre un Ajuste contable y un justificante.

Primera: A la Sub-área Control de Activos y Suministros deben llegar y como parte de las justificantes por diferencias detectadas en los inventarios de suministros (faltantes o sobrantes) únicamente las copias de los ajustes así como otros documentos probatorios que forman parte de la justificante general y código por código. Segunda: Que como parte del control interno y de una sana costumbre para mantener un inventario permanente en la unidad, todos los servicios están obligados a realizar una conciliación mensual (conforme las Normas de Control Interno para el Sector Público) la cual va a permitir indicarle al servicio qué ajustes debe confeccionar, para trasladarlos a la Sub-área Contabilidad Activos y Suministros. A esta otra Sub-área si deberán enviar los originales (con nombres y firmas de quienes avalan el ajuste y con el sello del servicio) pues son quienes si registran el movimiento contable. Dichos documentos contables tienen que presentarse sin borrones o tachaduras, de tal forma que no hagan dudar de su autenticidad o legitimidad.

Tercera: Así las cosas, el hecho de que el servicio haya presentado a la Sub-área Control de Activos y Suministros algunos ajustes como parte de los justificantes, esto no quiere decir, que somos responsables de indicar a la Sub-área Contabilidad de Activos y Suministros qué ajustes proceden y cuáles no, esto sólo lo dirá la conciliación mensual del servicio, quien es el obligado de manejar estos datos y estos controles, y estos se tramita únicamente mediante oficio formal firmado por la jefatura responsable del servicio solicitando los ajustes pertinentes. La Sub-área Control de Activos y Suministros únicamente valora los justificantes en razón de que se ajusten a hechos reales o demostrables por cada servicio, ya sea documentalmente o bien mediante oficios que avalen la eventualidad que originó la diferencia, el criterio técnico respectivo si son problemas informáticos, actas de destrucción, denuncias al O.I.J., y obviamente copia de ajustes contables, comprobantes contables, entre muchos otros y según sea el caso.

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12. Causas de las diferencias

Las causas de los faltantes y sobrantes es variada las más conocidas tenemos:

12.1 Causas Administrativas

a) Errores humanos por mal conteo al despachar un productoJustificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder del autor del error.

b) Errores utilización incorrecta de la herramienta informática

Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder del autor del error.

c) Codificaciones incorrectasJustificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder del autor del error.

d) Errores técnicos de la herramienta de informáticaJustificación: Presentará diagnóstico del informático sobre el estado defectuoso de la herramienta que genera errores. Asimismo en conjunto jefe del servicio y el informático presentarán la magnitud del error sobre las diferencias y cuales fueron causadas por ese error.

e) VencimientosJustificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio presentará el procedimiento que la unidad establece para la minimizar los vencimientos y presentará acta de vencimiento y el comprobante de corrección contable.

12.2 Causas contables

f) Comprobantes contables no aplicadosJustificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder del autor del error y además deberá presentar copia del comprobante que se dejo de aplicar.

g) Comprobantes contables aplicados en forma incorrectaJustificación: procederá conforme lo expuesto en punto anterior y además presentando el comprobante causante de la diferencia.

h) Movimientos contable inoportunos o mal confeccionadoJustificación: procederá conforme lo expuesto en punto anterior y además presentando el comprobante causante de la diferencia.

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12.3 Por delito

i) RobosJustificación: Enviará la denuncia presentada oportunamente ante las autoridades competentes así como la investigación preliminar y/o investigación que se realizó sobre lo sucedido.

j) HurtoJustificación: Enviará la denuncia presentada oportunamente ante las autoridades competentes así como la investigación preliminar y/o investigación que se realizó sobre lo sucedido.

k) Daño premeditadoJustificación: Enviará la investigación preliminar y/o la investigación vigente o el fallo de la misma.

l) Caso FortuitoDesastre natural, temblor, inundación, incendio u otro.

m) Caso ContingenciaSituación no intencional. Por ejemplo mercadería que se cae de los estantes o se daño en la manipulación a pesar que esta se hizo de forma correcta.

13. Inventario permanente

Uno de los principios básicos del Control Interno de bodegas y despachos, se basa en garantizar la exactitud entre las existencias físicas de los productos almacenados y los registros correspondientes de los mismos en el sistema informático ó administrativo. Las diferencias de inventario son inevitables y debidas a múltiples causas, que van desde el simple robo del producto hasta los errores más complicados de esclarecer.

Por lo tanto es necesario hacer periódicamente unos inventarios o recuentos físicos de los productos y comparar con el contenido de los registros.

Cada servicio incluirá en sus tares las siguientes:

13.1 Conciliación movimientos de existencias:Implementar y responsabilizar programa semanal de conciliación de movimientos administrativos y contables de la existencia. Esta gestión debe presentar informe de aquellos movimientos contables que requiere corrección o modificación y aquellos no contabilizados.

•Conciliación Saldo

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Documentos requeridos para conciliar

a) Auxiliar de Existenciab) Comprobantes confeccionados en el período

Proceso

a) Determinar el saldo inicial de período actual - es el saldo final del período anterior.

b) Se le restan las salidas:

Comprobantes: 23 Ajuste disminución 25 Devolución - entregada 27 Traslados – entregado

28 Consumo proveeduría 29 Consumo farmacia

30 Materia Prima31 Producto Terminado

c) Se le suman las entradas:

Comprobantes: 20-Vale de entrada 21 Compra Directa 23 Ajuste aumento25 Devolución – recibida27 Traslados - recibido

13.2 Seguimiento y monitoreo documentalProbar la coincidencia entre los ingresos, los despachos y otras salidas con los saldos de productos, asimismo los comprobantes de ajuste y distribución. Además dar seguimiento a aquellos comprobantes no contabilizados hasta que el o los responsables de hacerlo los apliquen contablemente.

13.3 Utilización de comprobantes y/o documentos autorizadosQue sea instrucción general emitida por la jefatura, la utilización de los comprobantes y formularios de control y administración de la existencia, con el objeto de contar con respaldo de lo actuado. Estos documentos deben ser bien legibles - no presentar borrones, tachaduras y otros - que puedan inducir a malas interpretaciones de la información.

13.4 Informes de saldos: Al final de cada jornada, los encargados de bodega deben preparar informe de la mercadería solicitada, recibida, rechazada y despachada con el objeto de contar con saldos actualizados y oportunos, que ayuden al reabastecimiento de la bodega de acuerdo a las necesidades, si existieran bodegas periféricas en los centros de distribución estas tendrán que contar con inventarios actualizados.

13.5 Revisión física: La revisión y análisis de documentos y comprobantes contables, debe complementarse con una verificación de lo físico en los lugares de almacenamiento, distribución y despacho. No solo por razones contables, sino

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también para observar y determinar la idoneidad de los procedimientos utilizados en la identificación, almacenamiento, ubicación y estado de los productos, identificar necesidades y corregir problemas entre otros.

13.6 Recuento cíclicos: Este procedimiento, supone un recuento diario colectivo de un determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionado normalmente con ayuda de un sistema informático, así por ejemplo, podemos establecer un Plan para que los artículos, B o C, se recontarían solamente una ó dos veces al año. Otro criterio de interés podría ser, por ejemplo, en función del valor de los artículos.

Ventajas: Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando personal especializado.

Posibilita el análisis de las causas del error, mediante una investigación de las transacciones que tuvieron lugar en el periodo, por lo cual, se pueden sacar estadísticas de los errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro.

13.7 Porque se descuadra el inventario: a) Errores en la recepción de mercancía, es imprescindible verificar el

comprobante de entrada con la mercancía física que recibimos, puede ocurrir que en el comprobante de entrada ponga una referencia y físicamente este entrando otra.

b) Verificar la cantidad, establecer métodos para el control de los comprobantes de recepción, si estos no llegan a la persona que hace la contabilidad de la mercancía, es como si no hubiese entrado en el Almacén. En todo Almacén es de suma importancia la verificación de la mercancía entrada.

c) Errores en la salida de mercancía, en el comprobante pueden poner una referencia y salir otra físicamente, descuadrando de este modo dos referencias. En todo Almacén es de suma importancia la verificación de la mercancía que sale físicamente.

Errores administrativos: errores al hacer la entrada de mercancía, errores al hacer la salida de mercancía, etc.

14. Capacitación al personalLa administración activa analizará la idoneidad del personal participante del proceso de inventario y programará capacitaciones, talleres ó charlas sobre administración de bodega, contabilidad de inventario, control de existencias y normativa e instructivo que la regula los faltantes y sobrantes.

14. Terminología

Comprobante contables aprobados

Comprobante 20 Vale de entrada

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Comprobante 21 Compra DirectaComprobante 22 InventariosComprobante 23 AjustesComprobante 25 DevolucionesComprobante 27 TrasladosComprobante 28 Consumo ProveeduríaComprobante 29 Consumo FarmaciaComprobante 30 Materia PrimaComprobante 31 Producto Terminado

Débito Implica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse incrementa el saldo del artículo.

CréditoImplica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse disminuye el saldo del artículo.

Asiento ContableSon anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, (en nuestro caso auxiliar de existencia) con la finalidad de registrar un hecho o evento que provoca una modificación al inventario

Asiento ajuste Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

Ejemplo: Cuando el evaluador descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los auxiliares. Por ejemplo, si la unidad no redujo de forma adecuada el inventario puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario.

Entrada mercaderíaEs la entrada física de la mercadería a la bodega o despacho.

Auxiliar de existenciasTiene por función desglosar el movimiento de debito y/o crédito de la cuenta mercadería e informar en todo momento el saldo de esta, es decir, cuanto tenemos de medicamento o suministro.

InstructivoJustificación diferencias inventario de Suministros

Introducción

Mejorar los sistemas de control interno y conducir la Institución al logro de sus objetivos aprovechando al máximo los recursos, genera las necesidades de brindar información útil, cumplir con las nuevas normativas, combatir la aparición de nuevas formas de abuso de los bienes públicos y la creciente exigencia a los administradores públicos de rendir cuentas por su gestión.

De conformidad con lo comentado anteriormente el Area de Contabilidad Control de Activos y Suministros (ACCAS) emite el presente instructivo denominado en adelante Instructivo para justificación de diferencias inventario de suministros (IJUDIS), en su primera versión el cual es

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de carácter general, de uso y aplicación, que proporciona un esquema básico para la transparencia en la gestión y en el marco de la legalidad, la información real y la rendición de cuentas.

5. Objetivo del procedimiento.

Uniformar, interpretar y enfrentar las diferentes situaciones y casos relacionados con las Diferencias (faltantes y sobrantes) de inventario de suministros.

6. Objetivos del Instructivo

d) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal (Según lo establecido en el artículo 8 de la Ley General de Control Interno N° 8292, que rige a partir de julio 2002)

e) Confiabilidad y oportunidad de la información (Artículo 16, inciso a) de la misma Ley 8292).

f) Eficiencia y eficacia de las operaciones y de Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico”. (Artículo 16 inciso b) y Artículo 39 de la Ley General de Control Interno)

7. Domicilio de las unidades

El servicio Despacho farmacia, Proveeduría de farmacia y Proveeduría Almacenamiento y Distribución deben informar al ACCAS:

Código y Domicilio Responsable del servicio. Representante Superior de responsable o representante Teléfono (s) Fax Correo electrónico

Si cualquiera de esta información varía es obligación de la misma informar de su cambio mediante oficio formal. Lo anterior es con el fin primordial de crear un módulo de Contactos en el SICS, y que la información resulte más fluida cuando requerimos contactarlos para cualquier circunstancia (para enviarles recordatorios, para enviarles circulares, para invitarles a cursos en el CENDEISSS, para hacerles llegar normativa, instructivos, entre muchos otros).

8. Presentación de información

El informe de justificación de diferencia de inventario debe ser conciso y directo presentando la diferencia a justificar e identificando el comprobante y/o documentación justificante y dirigida a la Sub-Area Control de Activos y Suministros (SACAS).

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5. Procedimiento para justificación de diferencias de inventario

Según la Ley General de Control Interno (LGCI) en sus artículos 15 y 17 y su interpretación por parte de la Institución, exige que se debe realizar inventario al menos una vez al año.

Siguiendo con el proceso de inventario después de la contabilización de la toma física del servicio, la Sub-Área Contabilidad de Activos y Suministros (SCAS) mediante oficio remitirá a cada unidad ejecutora el Reporte de Diferencia de Inventario, para uniformar criterios, y lograr que se justifiquen las desviaciones e inconsistencias resultante mediante procedimiento de artículo por artículo o conocido también como línea por línea, observando lo siguiente:

h) El orden y especificación a seguir es la codificación de artículos que presenta el “Reporte de Diferencia de Inventario” (ya sean faltantes o sobrantes), se justifica siguiendo este patrón.

i) Toda justificación debe sustentarse en procedimientos, documentos y/o comprobantes contables debidamente foliados y claramente ligado al artículo o código con diferencia y que estamos justificando.

j) Los comprobantes y documentos que justifican una diferencia es documentación que se confecciona durante el período de inventario y por algún motivo no se contabilizó o se hizo incorrectamente. Los confeccionados en las misma fecha o posterior responden a documentos o comprobantes de corrección.

k) Cuando las diferencias son causadas por errores de captura de información y digitación errónea de comprobantes o recetas las mismas deben ser avaladas y/o respaldadas tanto por el jefe del servicio como su superior.

Si la diferencia es causada por deficiencia de la herramienta de informática, se presentará diagnóstico del informático sobre el estado defectuoso de la herramienta que genera errores. Asimismo en conjunto jefe del servicio y el informático presentarán la magnitud del error sobre las diferencias y cuales fueron causadas por ese error.

l) Toda justificación deberá ser entregada personalmente en el SACAS, mediante oficio

formal (original y copia) firmado por la jefatura del servicio, indicando en el mismo de cuantos folios se conforma el legajo.

m) El Consultor de Región deberá realizar una revisión previa general, antes de recibir a conformidad los justificantes:

•Requisitos de presentación

7. El informe se acompañe de oficio de presentación con las firmas del funcionario que realiza la justificación con de su superior que lo avala.

8. Justificar diferencias artículo por artículo, conforme “Reporte de Diferencia de Inventario.

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9. Presentar procedimientos, documentos y/o comprobantes contables debidamente foliados y claramente ligado al artículo o código con diferencia y que estamos justificando.

10. Cuando las diferencias son causadas por errores de captura de información y digitación errónea de comprobantes o recetas, las mismas deben ser avaladas y/o respaldadas tanto por el jefe del servicio como su superior.

11. Firmar un libro de actas para registrar la fecha de entrega y aceptación del informe.

12. Si la información no cumple con los requisitos anteriores se devolverá el informe de justificantes con un oficio indicando la o las razones de su devolución.

Revisado el requisito, el consultor de región firmará y sellará la copia del documento que custodiará el servicio correspondiente.

n) Una vez analizado el informe de justificación y se concluye que el mismo no cumple con los requisitos de presentación descrito anteriormente el Consultor de Región procederá a devolver mediante oficio aclarando el requisito incumplido y accionando de inmediato la no presentación del informe.

6. Fechas de presentación del informe

El informe de justificación de diferencias de inventario 2010 debe estar en las oficinas del SACAS a más tardar el día 31 de enero 2011 y no se concederá prorroga alguna en esta oportunidad.

7. Informe de evaluación de justificantes

SACAS analizará y evaluará individualmente cada informe de justificación de diferencia de inventario presentado por las unidades y confeccionará informe donde analiza código por código y acepta o rechaza la justificación.

8. Justificaciones no aceptadas

De presentarse justificaciones rechazadas o no aceptadas el SACAS informará al titular del servicio mediante oficio y le concederá 15 hábiles para su ampliación o corrección a partir de la fecha de recepción del informe.

Ejemplo de justificaciones no aceptadas:

• Tengo demasiado trabajo lo que me induce a cometer muchos errores• No tuve tiempo de confeccionar los ajustes por destrucciones y vencimientos• Soy solo en el lugar y no dispongo de personal para realizar las justificantes• Desconozco que pudo producir el faltante• El faltante presumo que se debió a …………….., podría ser que……• No tenemos apoyo de la Administración• Yo estaba esperando que apareciera el registro del ajuste pero no lo hicieron• Yo me encontraba en un ascenso en otra unidad • Se dañó la computadora• Yo estuve de vacaciones.

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Aquellas diferencias que se justifiquen por causas mediante a errores de conteo, de entregas incorrectas al despachar las recetas (de más o de menos), entre otras similares, necesariamente y como parte de la justificante deberá ser presentado un oficio de parte de la jefatura superior del servicio indicando que dichos errores son avalados por dicha jefatura (todo conforme lo establecen los artículos 14 inc.d), Art. 15 inc.a) y b) y el Art. 16 inc. B) de la Ley de Control Interno N° 8292).

Aquellos errores que se justifiquen por causas de problemas del sistema, necesariamente el servicio deberá coordinar con Gestión Soporte SIFA de la Sub-Área Servicios Farmacéuticos o con los responsable del SIPRO, según sea el caso, para obtener un oficio formal donde ésta brindará el criterio técnico que esclarezca el origen de las diferencias y cuales códigos son los afectados (que fue porque se quedó un EBAIS sin incluir, que fue producto de los Stocks, que no se limpió la herramienta antes de iniciar el inventario, etc.). Aquí es importante tener en consideración que el criterio técnico es parte de la justificante y que el servicio deberá ampliar más el origen de los acontecimientos.

9. Desacato

La no presentación de la información en las fechas estipuladas se considera un desacato a lo solicitado por lo que se da por concluido el proceso de justificación y se ordenará solicitud de investigación preliminar.

Procedimiento para solicitar la Investigación Preliminar

Ante la presencia injustificada de los faltantes y sobrantes, y/o la no presentación de la justificación en la fecha señalada, el Área de Contabilidad y Control de Activos y Suministros solicitará a la Dirección Financiero Contable para que esta a su vez solicite a la Gerencia Correspondiente la investigación preliminar pertinente y con base en los resultados obtenidos valorar y determinar eventuales responsabilidades de funcionarios por actuaciones y omisiones administrativas, que generaron la presencia del faltante o del sobrante. Todo lo anterior dentro del marco que regula la normativa de relaciones laborales institucionales (del artículo 18 de la Normativa de Relaciones Laborales de la Caja), así como la Circular G.F. 10.818 de fecha 21 de febrero 2008. De igual forma se procederá con aquellas unidad ejecutora que incumpla del todo con la presentación del inventario de suministros correspondiente, todo sustentado en que lo establece la Ley de Control Interno artículo 39 y el Instructivo que regula los faltantes y sobrantes de activos y suministros en la CCSS.

10. Ajustes contables requeridos

Si realizando informe de justificación de diferencia de inventario el servicio o un proceso normal de revisión de inventario permanente artículo 12, del “Instructivo que regula los faltantes y sobrantes de activos y suministros en la CCSS” el servicio concluye la necesidad de realizar ajustes contables el cual enviará a la Sub-Área Contabilidad Activos y Suministros para su registro y aplicación. El servicio tiene la obligación de monitorear que dicho movimiento se procese al menos para el próximo mes, de no ser así, tiene la obligación de informar por escrito la no oportunidad de dicho registro. Esto mismo aplica para aquellos comprobantes que debió aplicar el Área de Almacenamiento y Distribución.

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Recuerde que los ajustes contables se utilizan cuando se haya agotado el uso de los comprobantes creados para la operación realizada.

11. Aclaraciones necesarias para no confundir las diferencias que existen entre un Ajuste contable y un justificante.

Primera: A la Sub-área Control de Activos y Suministros deben llegar y como parte de las justificantes por diferencias detectadas en los inventarios de suministros (faltantes o sobrantes) únicamente las copias de los ajustes así como otros documentos probatorios que forman parte de la justificante general y código por código. Segunda: Que como parte del control interno y de una sana costumbre para mantener un inventario permanente en la unidad, todos los servicios están obligados a realizar una conciliación mensual (conforme las Normas de Control Interno para el Sector Público) la cual va a permitir indicarle al servicio qué ajustes debe confeccionar, para trasladarlos a la Sub-área Contabilidad Activos y Suministros. A esta otra Sub-área si deberán enviar los originales (con nombres y firmas de quienes avalan el ajuste y con el sello del servicio) pues son quienes si registran el movimiento contable. Dichos documentos contables tienen que presentarse sin borrones o tachaduras, de tal forma que no hagan dudar de su autenticidad o legitimidad.

Tercera: Así las cosas, el hecho de que el servicio haya presentado a la Sub-área Control de Activos y Suministros algunos ajustes como parte de los justificantes, esto no quiere decir, que somos responsables de indicar a la Sub-área Contabilidad de Activos y Suministros qué ajustes proceden y cuáles no, esto sólo lo dirá la conciliación mensual del servicio, quien es el obligado de manejar estos datos y estos controles, y estos se tramita únicamente mediante oficio formal firmado por la jefatura responsable del servicio solicitando los ajustes pertinentes. La Sub-área Control de Activos y Suministros únicamente valora los justificantes en razón de que se ajusten a hechos reales o demostrables por cada servicio, ya sea documentalmente o bien mediante oficios que avalen la eventualidad que originó la diferencia, el criterio técnico respectivo si son problemas informáticos, actas de destrucción, denuncias al O.I.J., y obviamente copia de ajustes contables, comprobantes contables, entre muchos otros y según sea el caso.

12. Causas de las diferencias

Las causas de los faltantes y sobrantes es variada las más conocidas tenemos:

12.1 Causas Administrativas

a) Errores humanos por mal conteo al despachar un productoJustificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder del autor del error.

b) Errores utilización incorrecta de la herramienta informática

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Justificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder del autor del error.

c) Codificaciones incorrectasJustificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder del autor del error.

d) Errores técnicos de la herramienta de informáticaJustificación: Presentará diagnóstico del informático sobre el estado defectuoso de la herramienta que genera errores. Asimismo en conjunto jefe del servicio y el informático presentarán la magnitud del error sobre las diferencias y cuales fueron causadas por ese error.

e) VencimientosJustificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio presentará el procedimiento que la unidad establece para la minimizar los vencimientos y presentará acta de vencimiento y el comprobante de corrección contable.

12.2 Causas contables

f) Comprobantes contables no aplicadosJustificación: Cuando se presente esta causa el superior del servicio y del centro mediante oficio amparará o respaldará ante esta oficina el proceder del autor del error y además deberá presentar copia del comprobante que se dejo de aplicar.

g) Comprobantes contables aplicados en forma incorrectaJustificación: procederá conforme lo expuesto en punto anterior y además presentando el comprobante causante de la diferencia.

h) Movimientos contable inoportunos o mal confeccionadoJustificación: procederá conforme lo expuesto en punto anterior y además presentando el comprobante causante de la diferencia.

12.3 Por delito

i) RobosJustificación: Enviará la denuncia presentada oportunamente ante las autoridades competentes así como la investigación preliminar y/o investigación que se realizó sobre lo sucedido.

j) HurtoJustificación: Enviará la denuncia presentada oportunamente ante las autoridades competentes así como la investigación preliminar y/o investigación que se realizó sobre lo sucedido.

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k) Daño premeditadoJustificación: Enviará la investigación preliminar y/o la investigación vigente o el fallo de la misma.

l) Caso FortuitoDesastre natural, temblor, inundación, incendio u otro.

m) Caso ContingenciaSituación no intencional. Por ejemplo mercadería que se cae de los estantes o se daño en la manipulación a pesar que esta se hizo de forma correcta.

13. Inventario permanente

Uno de los principios básicos del Control Interno de bodegas y despachos, se basa en garantizar la exactitud entre las existencias físicas de los productos almacenados y los registros correspondientes de los mismos en el sistema informático ó administrativo. Las diferencias de inventario son inevitables y debidas a múltiples causas, que van desde el simple robo del producto hasta los errores más complicados de esclarecer.

Por lo tanto es necesario hacer periódicamente unos inventarios o recuentos físicos de los productos y comparar con el contenido de los registros.

Cada servicio incluirá en sus tares las siguientes:

13.1 Conciliación movimientos de existencias:Implementar y responsabilizar programa semanal de conciliación de movimientos administrativos y contables de la existencia. Esta gestión debe presentar informe de aquellos movimientos contables que requiere corrección o modificación y aquellos no contabilizados.

•Conciliación Saldo

Documentos requeridos para conciliar

a) Auxiliar de Existenciab) Comprobantes confeccionados en el período

Proceso

a) Determinar el saldo inicial de período actual - es el saldo final del período anterior.

b) Se le restan las salidas:

Comprobantes: 23 Ajuste disminución 25 Devolución - entregada 27 Traslados – entregado

28 Consumo proveeduría

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29 Consumo farmacia30 Materia Prima31 Producto Terminado

c) Se le suman las entradas:

Comprobantes: 20-Vale de entrada 21 Compra Directa 23 Ajuste aumento25 Devolución – recibida27 Traslados - recibido

13.2 Seguimiento y monitoreo documentalProbar la coincidencia entre los ingresos, los despachos y otras salidas con los saldos de productos, asimismo los comprobantes de ajuste y distribución. Además dar seguimiento a aquellos comprobantes no contabilizados hasta que el o los responsables de hacerlo los apliquen contablemente.

13.3 Utilización de comprobantes y/o documentos autorizadosQue sea instrucción general emitida por la jefatura, la utilización de los comprobantes y formularios de control y administración de la existencia, con el objeto de contar con respaldo de lo actuado. Estos documentos deben ser bien legibles - no presentar borrones, tachaduras y otros - que puedan inducir a malas interpretaciones de la información.

13.8 Informes de saldos: Al final de cada jornada, los encargados de bodega deben preparar informe de la mercadería solicitada, recibida, rechazada y despachada con el objeto de contar con saldos actualizados y oportunos, que ayuden al reabastecimiento de la bodega de acuerdo a las necesidades, si existieran bodegas periféricas en los centros de distribución estas tendrán que contar con inventarios actualizados.

13.9 Revisión física: La revisión y análisis de documentos y comprobantes contables, debe complementarse con una verificación de lo físico en los lugares de almacenamiento, distribución y despacho. No solo por razones contables, sino también para observar y determinar la idoneidad de los procedimientos utilizados en la identificación, almacenamiento, ubicación y estado de los productos, identificar necesidades y corregir problemas entre otros.

13.10 Recuento cíclicos: Este procedimiento, supone un recuento diario colectivo de un determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionado normalmente con ayuda de un sistema informático, así por ejemplo, podemos establecer un Plan para que los artículos, B o C, se recontarían solamente una ó dos veces al año. Otro criterio de interés podría ser, por ejemplo, en función del valor de los artículos.

Ventajas: Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando personal especializado.

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Posibilita el análisis de las causas del error, mediante una investigación de las transacciones que tuvieron lugar en el periodo, por lo cual, se pueden sacar estadísticas de los errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro.

13.11 Porque se descuadra el inventario: d) Errores en la recepción de mercancía, es imprescindible verificar el

comprobante de entrada con la mercancía física que recibimos, puede ocurrir que en el comprobante de entrada ponga una referencia y físicamente este entrando otra.

e) Verificar la cantidad, establecer métodos para el control de los comprobantes de recepción, si estos no llegan a la persona que hace la contabilidad de la mercancía, es como si no hubiese entrado en el Almacén. En todo Almacén es de suma importancia la verificación de la mercancía entrada.

f) Errores en la salida de mercancía, en el comprobante pueden poner una referencia y salir otra físicamente, descuadrando de este modo dos referencias. En todo Almacén es de suma importancia la verificación de la mercancía que sale físicamente.

Errores administrativos: errores al hacer la entrada de mercancía, errores al hacer la salida de mercancía, etc.

14. Capacitación al personalLa administración activa analizará la idoneidad del personal participante del proceso de inventario y programará capacitaciones, talleres ó charlas sobre administración de bodega, contabilidad de inventario, control de existencias y normativa e instructivo que la regula los faltantes y sobrantes.

14. Terminología

Comprobante contables aprobados

Comprobante 20 Vale de entradaComprobante 21 Compra DirectaComprobante 22 InventariosComprobante 23 AjustesComprobante 25 DevolucionesComprobante 27 TrasladosComprobante 28 Consumo ProveeduríaComprobante 29 Consumo FarmaciaComprobante 30 Materia PrimaComprobante 31 Producto Terminado

Débito Implica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse incrementa el saldo del artículo.

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CréditoImplica cualquier cantidad que al asentarse o registrarse disminuye el saldo del artículo.

Asiento ContableSon anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, (en nuestro caso auxiliar de existencia) con la finalidad de registrar un hecho o evento que provoca una modificación al inventario

Asiento ajuste Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

Ejemplo: Cuando el evaluador descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los auxiliares. Por ejemplo, si la unidad no redujo de forma adecuada el inventario puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario.

Entrada mercaderíaEs la entrada física de la mercadería a la bodega o despacho.

Auxiliar de existenciasTiene por función desglosar el movimiento de debito y/o crédito de la cuenta mercadería e informar en todo momento el saldo de esta, es decir, cuanto tenemos de medicamento o suministro.

instructivo justificación diferencias de inventario (201

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