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INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS

CÓDIGO GR-IN-4 VERSIÓN 2 FECHA 02/03/2015

INSTRUCTIVO EVALUACIÓN

DE PROVEEDORES




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de la ESE San Cristóbal I Nivel

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ELABORA: REVISA: APRUEBA:

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIONDE LA

MODIFICACION FECHA

1 Elaboración de documento 28/07/2014

2

Modificación a los criterios,

periodicidad y responsables

de la evaluación

02/03/2015






TABLA DE CONTENIDO

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO ..................................................................................................................... 2

CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................... 2

1 INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO .......................................................................................... 4

1.1 OBJETIVOS ............................................................................................................................... 4

1.2 ALCANCE .................................................................................................................................. 4

1.3 A QUIÉN VA DIRIGIDO ............................................................................................................. 4

1.4 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ........................................................................................... 4

1.5 NORMATIVIDAD ...................................................................................................................... 4

1.6 GLOSARIO ................................................................................................................................ 5

1.7 SIGLAS ...................................................................................................................................... 5

2 DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO ............................................................................................................. 5

2.1 GENERALIDADES ...................................................................................................................... 6

2.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN .................................................................................................... 6

2.2.1 FASE DE EJECUCIÓN ................................................................................................................ 6

2.3 ESCALA DE CALIFICACIÓN ........................................................................................................ 9

2.4 METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN .................................................................................... 10

2.5 RECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES ...................................................................................... 11

2.6 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES ....................................................................................... 11

2.7 COMUNICACIÓN DE LA EVALUACIÓN A LOS PROVEEDORES. ............................................... 11

3 DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................................................................................................ 12

3.1 DOCUMENTOS DEL SIG. RELACIONADOS .............................................................................. 12

3.2 DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS .......................................................................... 12

4 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................ 12

5 WEB GRAFÍA .......................................................................................................................................... 12






1 INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO

1.1 OBJETIVOS

Establecer la metodología para llevar a cabo la evaluación de los proveedores, basado en la capacidad

de atender las necesidades y criterios de calidad que requiere la E.S.E. San Cristóbal, comprendiendo la

fase de ejecución, informando así resultados de calificación, para apoyar en la toma de decisiones que

permita la mejora continua, teniendo en cuenta los principios de transparencia, economía, responsabilidad,

planeación y eficacia de la relación de la E.S.E. con sus proveedores.

1.2 ALCANCE

Este instructivo aplica a todos los proveedores externos de obras, bienes y servicios, que suscriban

contratos con la E.S.E. San Cristóbal, con el fin de apoyar el desarrollo del objeto misional de la entidad.

Inicia con la definición de evaluación de proveedores, los criterios de evaluación, finalizando con la

calificación de los proveedores, su comunicación y la identificación de acciones de mejoramiento, si

amerita.

Los supervisores de contrato, son los responsables de evaluar la calidad de los productos y/o servicios,

identificando si cumple satisfactoriamente con los requisitos establecidos para su fin.

1.3 A QUIÉN VA DIRIGIDO

A los servidores públicos y colaboradores de la E.S.E. San Cristóbal, que son supervisores de contrato y

a los proveedores de obras, bienes y servicios.

1.4 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Profesional Especializado Coordinación de Contratación.

1.5 NORMATIVIDAD

Resolución 2082 de 2014, Por el cual se dictan disposiciones para la operatividad del Sistema

Único de Acreditación.

Decreto 903 de 2014, Por el cual se dictan disposiciones en relación con el Sistema Único de

Acreditación en Salud

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009






1.6 GLOSARIO

Calificación cuantitativa: Es aquella que se realiza a través de números o se evalúa en una escala

numérica y permite comparar el resultado obtenido con un puntaje de referencia para poder evaluar

algunos parámetros.

Criterio: Aspecto relevante que incide en el cumplimiento de los requisitos de una obra, bien servicio adquirido por la E.S.E.

Evaluación de Proveedores: Proceso de asignación de una calificación cuantitativa, mediante el cual se

determina el cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor, durante

la ejecución del contrato

Selección de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base a unos criterios de

selección específicos.

Recalificación: Solicitud que hace el proveedor para corregir el resultado de la calificación NO CUMPLE,

obtenida en la evaluación de proveedores

Evaluador: Es la persona que desempeña las tareas referentes al proceso de evaluación de proveedores.

Producto: Bienes tangibles (Insumos, suministros, materiales, productos terminados, etc.).

Proveedor: Persona Natural, Jurídica, Consorcio o Unión temporal que suministra una obra, bien o

servicio.

Servicios: se caracteriza por la intangibilidad (un servicio no puede ser visto, sentido, olido ni escuchado

antes de adquirirlo), la heterogeneidad (dos o más servicios pueden resultar parecidos pero nunca serán

idénticos ni iguales), la perecibilidad (un servicio no puede ser almacenado), la inseparabilidad (la

producción y el consumo se desarrollan de forma parcial o completamente paralelos) y la ausencia de

propiedad (quienes contratan un servicio consiguen el derecho a recibir una prestación, uso, acceso o

arriendo de una cosa, pero no se vuelven propietarios de él).

1.7 SIGLAS

E.S.E: Empresa Social del Estado

S.I.G: Sistema Integrado de Gestión

2 DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO






2.1 GENERALIDADES

Se entiende como proceso de evaluación de proveedores al seguimiento del

comportamiento en el tiempo de la ejecución del contrato suscrito con nuestros

proveedores, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación.

La evaluación de proveedores será aplicada a todos los contratos suscritos por la E.S.E.

San Cristóbal independientemente del tipo de contratación.

La evaluación podrá ser tenida en cuenta como criterio para la participación de los

proveedores en los procesos contractuales de la E.S.E.

La evaluación de proveedores será una herramienta para el comité de contratación en el

momento de recomendar la contratación de los oferentes evaluados; en el caso de

contratos por mínima cuantía, los cuales no son tratados en el comité de contratación, la

información obtenida de la evaluación de proveedores servirá como herramienta de

exclusión en la fase precontractual: estudio de mercado e invitación formal por parte de la

E.S.E. en los procesos de selección (correos electrónico y llamadas telefónicas).

La evaluación de proveedores será tenida en cuenta en el proceso inmediatamente

posterior al que es objeto de evaluación.

2.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN

2.2.1 FASE DE EJECUCIÓN

a. Cumplimiento de la calidad.

b. Cumplimiento de las condiciones pactadas (cumplimiento criterios técnicos, adherencia a

la oferta presentada, precio, plazos, obligaciones).

c. Oportunidad.

d. Completitud.

e. Servicio post venta. (Prontitud para resolver no conformidades).

f. Cumplimiento criterios ambientales.

El resultado de la evaluación, corresponde al registro de los puntajes que ingresa cada evaluador

en cada criterio sobre cada uno de los proveedores en la matriz denominada “Evaluación de

proveedores”, así:






ÍTEM CRITERIO RESPONSABLE

DE EVALUACIÓN RANGOS DE CALIFICACIÓN

ETAPA EJECUCIÓN

1

a. CUMPLIMIENTO DE LA CALIDAD:

Este criterio evalúa las características técnicas

del producto o del servicio, y se define para el

desempeño real de los mismos y su

competencia para cumplir con los requisitos

descritos en las especificaciones del

requerimiento.

Supervisores de

contrato

5 puntos: Cumple totalmente la calidad.

4 puntos: Cumple medianamente la

calidad.

3 puntos: Cumple regularmente la

calidad.

2puntos: Cumple baja calidad

1 punto: No cumple la calidad.

2

b. CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PACTADAS (CUMPLIMIENTO CRITERIOS TÉCNICOS,

ADHERENCIA A LA OFERTA PRESENTADA, PRECIO, PLAZOS).

Nivel de cumplimiento de los plazos y acuerdos

establecidos. (Criterios técnicos, adherencia

a la oferta presentada, plazos,

obligaciones).

Supervisores de

contrato

5 puntos: Cumple totalmente las

condiciones pactadas.

4 puntos: Cumple medianamente las


3 puntos: Cumple regularmente las


2 puntos: Cumple bajo desempeño de las


1 punto: No cumple las condiciones

pactadas.

3

c. OPORTUNIDAD

Para bienes: (Entregas a tiempo). Días

transcurridos desde el pedido del supervisor del

contrato hasta la entrega en la E.S.E.

Supervisores de

contrato

BIENES

5 puntos: Entrega dentro del tiempo

establecido en la solicitud del supervisor

del contrato.

4 puntos: Entrega un día superior a lo


del contrato.

3 puntos: Entrega dos días superiores a lo


del contrato.








Para servicios:(Cumplimiento de frecuencias de

intervención) Se refiere al cumplimiento de las

fechas acordadas para la realización de los

servicios, se consideran las desviaciones de

estas fechas.

Supervisores de

contrato

2 puntos: Entrega tres días superiores a

lo establecido en la solicitud del

supervisor del contrato.

1 punto: Entrega en más de 4 días a lo


del contrato.

SERVICIOS

5 puntos: En las fechas pactadas.

4 puntos: Diferencia de 1 día en las fechas

pactadas.

3 puntos: Diferencia de 2 días y menos de

4 días de las fechas pactadas.

2 puntos: Diferencia de 5 días y menos de

7 días de las fechas pactadas.

1 punto: Más de una semana.

4

d. COMPLETITUD (Aplica sólo para bienes)

Realizar la entrega de los pedidos de forma

completa por pedido en una única fecha.

Supervisores de

contrato

5 puntos: Entrega al 100% del pedido.

4 puntos: Entrega entre el 99 y 95% del

pedido.


pedido.


pedido

1 punto: Entrega menor o igual al 84% del

pedido.

5

e. SERVICIO POST VENTA (Prontitud para resolver no conformidades)

Atención oportuna en la respuesta a

imprevistos y emergencias: Horas transcurridas

desde el pedido hasta la entrega en la E.S.E.

Supervisores de

contrato

5 puntos: Entre las 24 horas.

4 puntos: En el segundo día.

3 puntos: En el tercer día.

2 puntos: En el cuarto día.

1 punto: Más de 4 días.

f. CUMPLIMIENTO CRITERIOS AMBIENTALES (En los casos que aplique)








6

El contratista cumple con los criterios

ambientales descritos en el contrato y aporta al

cumplimiento de la Guía Verde de la

Contratación de la E.S.E. San Cristóbal Cód.:

GR-GU-1

Supervisores de

contrato

5 puntos: El proveedor cumple con las

exigencias ambientales relacionadas en el

contrato y/o Guía Verde de la

Contratación de la E.S.E. San Cristóbal.

4 puntos: N.A

3 puntos: El proveedor cumple

parcialmente con las exigencias

ambientales relacionadas en el contrato

y/o Guía Verde de la Contratación de la

E.S.E. San Cristóbal.

2 puntos: N.A

1 punto: El proveedor no cumple con las

exigencias ambientales relacionadas en

el contrato y/o Guía Verde de la

Contratación de la E.S.E. San Cristóbal.

2.3 ESCALA DE CALIFICACIÓN

La escala de calificación final del desempeño es única para todos los proveedores y se realiza

sobre la base de una escala continua dependiendo de lo contratado: Obras, bienes y/o servicios.

Cada criterio se evaluará en una escala de 1 a 5, donde el 5 es el máximo puntaje y 1 el menor

puntaje, para obtener un gran total de 30 puntos como máximo para proveedores de bienes y de

25 puntos para proveedores de servicios.

La evaluación será así:

CALIFICACIÓN DE

DESEMPEÑO RESULTADO PLAN DE ACCIÓN

BIENES - PRODUCTOS (Máximo de 30 puntos)

Mayor o igual 18 puntos CUMPLE

No tendrá ningún tipo de restricción en

los procesos de contratación de la

E.S.E.

Menor de 18 puntos NO CUMPLE En el caso de procesos de contratación

que deban tratarse en comité de






contratación, será un criterio tenido en

cuenta por los miembros del comité.

En los casos de mínima cuantía no se

tendrán en cuenta por la E.S.E. en la

etapa precontractual

SERVICIOS Y/O OBRAS (Máximo de 35 puntos)

Mayor o igual 15 puntos CUMPLE

No tendrá ningún tipo de restricción en

los procesos de contratación de la

E.S.E.

Menor que 15 puntos NO CUMPLE

En el caso de procesos de contratación

que deban tratarse en comité de

contratación, será un criterio tenido en

cuenta por los miembros del comité.

En los casos de mínima cuantía no se

tendrán en cuenta por la E.S.E. en la

etapa precontractual

2.4 METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN

La evaluación se realizara mediante el aplicativo Drive de Google por medio del diligenciamiento

completo de un formulario virtual. Una vez realizada la evaluación esta se guardara

automáticamente en una base de datos de Excel en la plataforma virtual y una vez estén realizadas

todas las evaluaciones de cada uno de los proveedores se consolidaran en este por la

Coordinación de Contratación, donde se filtrara la evaluación por proveedor y generara la

calificación general de cada uno, adicional se debe enviar adjunto al correo de contratación los

soportes que avalen las calificaciones otorgadas con el asunto “Evaluación de proveedores (RF

XX- AÑO y Nombre del proveedor”

La evaluación a los diferentes proveedores se podrá realizar en dos momentos y estas serán

válidas para un proceso de adquisición posterior:

Cuando se inicie un nuevo proceso de contratación con el mismo objeto.

Cuando se realice el último pago.

Así mismo para llevar un control periódico durante la ejecución del contrato por cada uno de los

responsables se cuenta con la “Lista de chequeo para Evaluación de proveedores” con código

GR-FO-33 y el “Formato de Verificación de Aspectos Técnicos de proveedores de servicios

tercerizados” GR-FO-31 el cual es una herramienta de control de cada supervisor.

NOTA: Se recomienda al evaluador realizar observaciones sobre aspectos positivos o por

mejorar que sirvan como justificación de la calificación. En el caso de dar una calificación






NO CUMPLE es necesario realizar el correspondiente seguimiento y consolidación de

evidencias en medio magnético que soporten la calificación dada a cada proveedor las

cuales deben ser entregadas a la Coordinación de contratación.

2.5 RECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Una vez notificado el proveedor que posee una evaluación con calificación NO CUMPLE tendrá

un plazo de cinco (5) días hábiles solicitando una recalificación para actualizar el reporte de la

evaluación de proveedores, con su debida justificación y soportes la cual deberá ser avalada por

el supervisor.

No será objeto de recalificación el proponente calificado como NO CUMPLE y que está en proceso

jurídico de reclamación de pólizas o sanciones, hasta tanto no se resuelva el proceso.

Salvo lo anterior, el proponente para ser recalificado podrá proceder de la siguiente manera:

Solicitar recalificación con respecto de las contrataciones objeto de la calificación,

justificando las causales de recalificación.

La E.S.E evaluará la documentación y determinará la aceptabilidad de habilitar al

proponente para participar en nuevos procesos de contratación.

2.6 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La reevaluación de proveedores se realiza cada vez que un proveedor vuelve a adquirir

compromisos con la E.S.E. y será válida la última evaluación realizada.

2.7 COMUNICACIÓN DE LA EVALUACIÓN A LOS PROVEEDORES.

Mensualmente se realizara el seguimiento de las evaluaciones realizadas; los resultados de los

proveedores que CUMPLEN se publicaran semestralmente en la página web

www.esesancristobal.gov.co, al igual que la metodología de calificación, en cuanto a los

proveedores calificados como NO CUMPLE una vez calificado se notificará por escrito a cada uno.

http://www.esesancristobal.gov.co/






3 DOCUMENTOS RELACIONADOS

3.1 DOCUMENTOS DEL SIG. RELACIONADOS

3.2 DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

4 BIBLIOGRAFÍA

[1] Calidad y gestión empresarial ISO 9001

[2] Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009. Numeral 7.4.1

5 WEB GRAFÍA

[1] www.calidad-gestión.com.ar

[2] www.uis.edu.co

[3] www.definicion.de

CÓDIGO DOCUMENTO

GR-FO-33 LISTA DE CHEQUEO PARA EVALUACIÓN

DE PROVEEDORES

GR-FO-31

FORMATO DE VERIFICACIÓN DE

ASPECTOS TÉCNICOS DE

PROVEEDORES DE SERVICIOS

TERCERIZADOS

GR-GU-1 GUÍA VERDE DE LA CONTRATACIÓN

GR-PR-1 CONTRATACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN

DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS

SM-PR-1 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN PARA LA

MEJORA

GR-MA-2 MANUAL DE CONTRATACIÓN

CÓDIGO DOCUMENTO

N.A N.A

http://www.calidad-gestión.com.ar/

http://www.uis.edu.co/

http://www.esesancristobal.gov.co/intranet/Archivos/Mapa%20de%20Procesos/5.%20Gestion%20de%20recursos/8.%20Formato/GR-FO-33%20FORMATO%20CONTROL%20EVALUACION%20PROVEEDORES.xlsx

http://www.esesancristobal.gov.co/intranet/Archivos/Mapa%20de%20Procesos/5.%20Gestion%20de%20recursos/8.%20Formato/GR-FO-33%20FORMATO%20CONTROL%20EVALUACION%20PROVEEDORES.xlsx

http://www.esesancristobal.gov.co/intranet/Archivos/Mapa%20de%20Procesos/5.%20Gestion%20de%20recursos/5.%20Guia/GR-GU-1%20GUIA%20VERDE%20DE%20LA%20CONTRATACION.pdf

http://www.esesancristobal.gov.co/intranet/Archivos/Mapa%20de%20Procesos/5.%20Gestion%20de%20recursos/3.%20Procedimiento/GR-PR-1CONTRATACION%20PARA%20LA%20ADQUISICION%20DE%20OBRAS,%20BIENES%20Y%20SERVICIOS.pdf

http://www.esesancristobal.gov.co/intranet/Archivos/Mapa%20de%20Procesos/2.%20Seguimiento,%20evaluacion%20y%20mejora%20continua/3.%20Procedimiento/SM-PR-1_PROCEDIMIENTO_GESTION_DE_LA_MEJORA.pdf

http://www.esesancristobal.gov.co/intranet/Archivos/Mapa%20de%20Procesos/5.%20Gestion%20de%20recursos/1.%20Manual/GR-MA-2%20MANUAL%20DE%20CONTRATACION.pdf

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