guía práctica de evaluación de proveedores en aspectos

PRESENTACIÓN

La presente guía propone la aplicación de un sistema integral y articulado de evaluación de prácticas de RSE en la cadena de suministro con el fin de identificar, evaluar y calificar la gestión de los proveedores que hacen parte de su estructura, estableciendo su alineación con la estrategia y lineamientos sociales exigidos, que determinen su permanencia dentro de la organización. La metodología utilizada permite identificar las mejores prácticas en Responsabilidad Social Empresarial de cada proveedor involucrado dentro de la cadena de suministro, bien sea antiguo o nuevo, permitiendo reconocer y promover los aspectos más importantes de cumplimiento y/o fortalecer las deficiencias para lograr una mejora continua y un desarrollo progresivo. Gracias a la aplicación de la herramienta se genera un mecanismo de control y consolidación de la cadena productiva, originando alianzas estratégicas y sinérgicas entre la cadena de suministro y el proveedor, obteniendo beneficios mutuos bajo un marco de actuación socialmente responsable que también favorezca el medio ambiente y la sociedad en general. De igual manera el modelo ofrece una visión integral de la gestión de cada empresa, involucrando la identificación y evaluación de conceptos organizacionales básicos como son el gobierno corporativo, el marco estratégico, estructura organizacional y operación; seguido de una evaluación del desempeño social que abarca las 3 dimensiones principales de la RSE: económica, social y ambiental, fundamentados en los conceptos establecidos por iniciativas internacionales tan importantes como son el Pacto Global y el reporte de indicadores GRI, sumado a una Guía estandarizada como la ISO 26000. Se destaca que el modelo de evaluación fue diseñado bajo un enfoque práctico y de verificación concreta, permitiendo minimizar el tiempo de verificación y revisión in situ de manera que los costos de auditoría sean menores y a su vez favorables para el proveedor y para la cadena. Finalmente, se resalta que el sistema de evaluación planteado no solamente será aplicable a largas cadenas de suministro, por el contrario su aplicación se hace extensiva a cualquier organización que desee evaluar objetivamente su cumplimiento actual en prácticas de RSE, sirviendo como método de autoevaluación. Es importante considerar que el éxito de la metodología partirá de su correcta implementación sin omitir ninguno de los pasos básicos sugeridos, los cuales garantizan un proceso adecuado de selección y/o evaluación de proveedores.

INTRODUCCIÓN

En los últimos años el concepto de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) ha experimentado un desarrollo acelerado y un creciente interés a nivel mundial, como consecuencia de la globalización, aumento de los canales de comunicación, nuevas exigencias por parte de los consumidores, preocupación global sobre el impacto ambiental y el agotamiento de los recursos. Así mismo, el aumento de la producción de bienes y servicios en economías emergentes, ha ocasionado en un momento dado, el aumento de la tasa de incumplimientos sobre el respeto de los derechos laborales, ambientales y sociales. A raíz de esta situación se empieza a demostrar que la aplicación de la RSE no se trata de una cuestión meramente cosmética o una moda sino por el contrario evoluciona hasta convertirse en un marco estratégico de actuación para las empresas que condicionara su competitividad y su futuro, asegurando la sostenibilidad de la organización en el tiempo. En el momento que se incurra en una actividad que vaya en contra de las buenas prácticas sociales, ambientales y laborales se originan riesgos que afectan notablemente no solo a las organizaciones sino a la sociedad y el medio ambiente. Las estadísticas demuestran que la violación de los principios de la RSE por parte de las empresas genera un impacto considerable a nivel mundial. Las cifras señalan que las industrias generan la mayor contaminación orgánica y más del 80% de residuos peligrosos, así mismo el trabajo forzoso continúa aumentando y el trabajo infantil alcanza los 120 millones de niños, sumado a otros aspectos que resultan desalentadores. Bajo este escenario de presión se confirma que las empresas deben adquirir un compromiso individual y colectivo que favorezca el buen desempeño social y vaya acorde con las expectativas globales. En el sector empresarial se encuentran estructuras tan largas y complejas como las cadenas de suministro, que constan de numerosas partes involucradas (proveedores, distribuidores, terceros etc.) y requieren especial atención, ya que dentro de la operación puede existir una falta de control en alguno de sus eslabones, permitiendo incumplimientos a nivel social, lo que ocasiona riesgos para la organización relacionados con escándalos, mala reputación e imagen negativa en cuanto al desempeño social de la compañía, sin mencionar los impactos externos que produce.

Buscando el objetivo de minimizar estos riesgos, las cadenas de suministro deben asegurar que cada uno de sus factores constituyentes, adopten una posición responsable frente a la sociedad y el medio ambiente. Para ello se deben encontrar mecanismos de verificación adecuados basados en argumentos teóricos contundentes que aseguren un control sobre el impacto generado por las acciones, decisiones y operación de cada proveedor

.

La presente Guía orienta al lector hacia la ejecución de este proceso de evaluación y control de prácticas de RSE en proveedores de cadenas de suministro. El sistema propuesto busca que la cadena de suministro principal pueda identificar y mejorar el conocimiento de cada uno de sus proveedores nuevos y antiguos, en cuanto al avance, implementación y cumplimiento de prácticas de Responsabilidad Social Empresarial, permitiendo determinar cuáles son importantes para ser promovidas y reconocidas por la organización, y cuales deben fortalecerse o revisarse para lograr una mejora continua. Corresponde a una guía práctica y de fácil implementación, desarrollada bajo un concepto didáctico y claro que permita la comprensión de todos los temas asociados a los fundamentos de la Responsabilidad Social Empresarial. El sistema de evaluación se encuentra compuesto por seis fases a ejecutar, apoyados en un instrumento efectivo e integral de auditoría que ofrezca una visión sobre el desempeño social de los proveedores. La creación del modelo de evaluación parte de una revisión documental exhaustiva de diversas fuentes bibliográficas con el fin de obtener un amplio conocimiento sobre los principales aspectos de la RSE, para luego ser adaptado a las necesidades reales del sistema de evaluación propuesto. Algunos documentos fundamentales que sirvieron de base para el desarrollo del instrumento de evaluación son:

“Pacto Global” de Naciones Unidas.

“Guía para la elaboración de reportes de sostenibilidad” diseñada por el GRI (Global

Reporting Initiative).

“Guía ISO 26000” Guía de Responsabilidad Social

“Marco Metodológico EDA” de la Universidad Externado de Colombia.

“Instrumento primeros Pasos en RSE” de la Universidad Externado de Colombia.

ASPECTOS CLAVES A TENER EN CUENTA

1. Que es la RSE?

Desde la década de los noventas, organismos internacionales como el Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo sostenible, CSR Europe, y otras organizaciones relacionadas han llevado a cabo acciones que buscan popularizar el concepto de RSE, brindando aproximaciones hacia una definición dentro de un marco de prácticas empresariales. Una de las definiciones más recientes con un criterio estandarizado, es la relacionada dentro de la Guía ISO 26000 que expresa lo siguiente: “Responsabilidad social de una organización ante los impactos que sus decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y el medio ambiente mediante un comportamiento ético y transparente que contribuya al desarrollo sostenible incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad, tome en consideración las expectativas de sus partes interesadas… y este integrada en toda la organización y se lleve a la práctica en sus relaciones” (GUIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL: ISO 26000, 2010)

2. Porque es importante la aplicación de un sistema de evaluación en

RSE?

Cualquier organización que desee incorporar los conceptos y prácticas de RSE dentro de su marco estratégico y operación, debe conocer de antemano el estado de cumplimiento en aspectos sociales, económicos y ambientales. Casos como el de largas cadenas de abastecimiento requieren de vital atención, debido a la complejidad de su estructura que involucra múltiples componentes, a partir de allí surge la necesidad de ejecutar un control integral sobre todos los eslabones de la cadena, buscando una alineación entre la gestión de los proveedores y la estrategia global de la organización, asegurando un desempeño social favorable. Para realizar este proceso de verificación y control se requiere un sistema de evaluación integral que abarque los principales aspectos promovidos por la RSE. Algunas iniciativas cuentan con mecanismos de evaluación dentro de su metodología, no obstante en algunos casos no incorporan la totalidad de factores relevantes para determinar un cumplimiento social, así mismo manejan un enfoque de asesoría y acompañamiento más que una evaluación.

El modelo propuesto en la presente guía combina un contexto metodológico de selección y evaluación de proveedores, junto con la aplicación de una herramienta de auditoría que evalúa aspectos organizacionales fundamentales de gestión considerados como la base de la implementación de la RSE, sumado a la evaluación de desempeño social que se sustenta en los principales criterios establecidos por las

Iniciativas internacionales más importantes, como son el Pacto Global, reporte de sostenibilidad GRI, y la Guía estandarizada ISO 26000. De esta manera se obtendrá un resultado real de la gestión social, ambiental y económica de cada proveedor, asegurando una evaluación completa que determine un indicador de cumplimiento por parte de cada organización. Los beneficios y oportunidades que obtienen tanto la cadena de suministro como los proveedores son los siguientes:

Para la cadena de suministro

• Identificar y evaluar el nivel de sus proveedores

•Destacar las mejores prácticas y asegurar una transferencia de conocimiento

•Alinear a los proveedores con la estrategia de la compañía

• Lograr un acercamiento de ambas partes gracias a una cooperación conjunta

•Creación de una cultura responsable dentro de los proveedores

Para el proveedor

•Adquirir conocimientos de los principales conceptos de RSE

•Ajustar sus procesos y establecer planes de mejora

•Obtener cumplimiento en RSE demostrando un compromiso con la sociedad.

•Asegurar su permanencia dentro de la cadena de abastecimiento.C

EVALUACIÓN PASO A PASO

El contexto metodológico se basa en seis fases articuladas que permiten planificar, analizar, ejecutar y caracterizar el escenario actual de gestión de RSE por parte de los proveedores. Igualmente se inicia un proceso progresivo de mejora y apropiación de los elementos fundamentales de RSE que hacen parte de la estrategia de la cadena de suministro. Es importante aclarar que la metodología es aplicable tanto para proveedores nuevos que deseen ingresar a la cadena, como proveedores que ya se encuentren operando y que no hayan participado del proceso de evaluación de RSE.

Ciclo básico de selección y evaluación de proveedores

FASE I: Interés del Proveedor

RECURSOS/HERRAMIENTAS RESULTADOS

Datos iniciales Información para base de datos Requisitos de evaluación Formulario de requisitos iniciales

Documentos anexos requeridos

En la etapa inicial el proveedor que desea ingresar a la cadena de abastecimiento manifiesta su

interés y solicita información sobre los requisitos exigidos para hacer parte de la organización.

IMPORTANTE

Debe existir un área específica dentro de la cadena de suministro que se encargue de asegurar el cumplimiento en RSE de los proveedores involucrados. El área definida será responsable de dirigir el proceso de selección y evaluación cumpliendo la totalidad de los pasos sugeridos. Al final del proceso realizará el análisis de resultados y procederá a tomar decisiones sobre el proveedor acorde con el sistema de calificación y la metodología de mejora continua progresiva establecida, asegurando su ejecución a cabalidad.

FASE II: Presentación de Documentos

Cualquier proveedor que desee ingresar a una cadena de suministro debe cumplir con ciertos

requisitos iniciales de operación, desempeño, gestión, aspectos legales y otros aspectos específicos

que pueden variar de acuerdo a la naturaleza de cada organización. A continuación se definen los

principales documentos a solicitar:

Información básica: Corresponde a un formulario estándar que ofrece una visión inicial de las

condiciones del proveedor y características particulares de su operación.

Solicite a su proveedor el diligenciamiento del formulario adjunto que incluye la información general

requerida. Igualmente solicitar que se adjunten los documentos Anexos mencionados.


Formulario diligenciado Revisión y verificación de

documentos

Documentos anexos

Carpeta de información por cada proveedor

Fecha:

1. DATOS GENERALES

Nombre del proveedor

Dirección

Ciudad /País

Nombre del contacto/ Función

Tel / celular / fax / email

Otras fabricas o plantas

Numero de empleados

Actividad Económica

Productos

Edad de la empresa

Principales clientes

2. DATOS DE OPERACIÓN

Capacidad de producción Máxima

Dpto.investigación y desarrollo Si No

Certificaciones de calidad Si No Cuales?

Mercadeo propio Si No Cuales?

Cali

Costa

Santander

Transporte

Iniciativa RSE/Reportes

3. DOCUMENTOS ANEXOS

Certificado Camara y Comercio

RUT

Política de RSE firmada

CARGO

FECHA

FIRMA

APROBACIÓN SI NO

ESPACIO RESERVADO PARA LA ORGANIZACIÓN

Si No

Distribución Logística

Propio Tercerizado

Miníma

Nacional

Bogota

Antioquia

Eje Cafetero

FORMATO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Política de RSE firmada: Corresponde a un documento de compromiso que menciona los

requisitos establecidos para la evaluación de desempeño en RSE por parte de la organización. La

política define el marco metodológico de referencia, condiciones de programación de la auditoría

y los soportes documentales requeridos.

Informe a su proveedor sobre la importancia de leer completamente la política de RSE y comprender

las exigencias allí contempladas.

Sumado a estos documentos se evaluaran otros aspectos específicos establecidos por cada

organización, los cuales se han definido previamente en la etapa de estrategia de la

metodología EDA.

1. Marco metodológico de evaluación- Principales Ejes

2. Aspectos Generales evaluados en cada item *

3. Programación de auditoría

4. Soportes Documentales Requeridos *

Para el día de la auditoría se debe contar con los siguientes documentos para su verificación.

-Estructura de Gobierno Corporativo/ Código de Conducta

-Certificaciones de calidad y /o programas de seguridad industrial y/o ambientales

-Reglamento Interno de Trabajo/Plan de formación y capacitación/Política de selección

-Cuadros de gestión y consumo de recursos/ Informes sobre desarrollo sostenible

-Listado de grupos de interés

*Corresponde a una guía de documentación, dentro de la auditoría se podrán requerir otros documentos.

FIRMA DEL PROVEEDOR

De acuerdo al proceso de selección del proveedor, se determinará la ejecución de la auditoría. Esta se

realizará sin previo aviso.

- Estrategia de la empresa (misión, visión, políticas, valores,estrategia, objetivos, organigrama)

ANEXO D. POLITICA DE RSE PARA PROVEEDORES

2.1 Gobierno Corporativo: Evalua aspectos de estructura de organos de gobierno, cumplimiento de

normas y principios legales. Determina si existen valores corporativos que guien el actuar y la toma de

decisiones en la organización, evaluando los impactos generados. Mecanismos de prevención existentes

para conflictos de interes y comunicación oportuna a las partes interesadas.

2.2 Estrategia: Determina si el proveedor cuenta con una plataforma estrátegica compuesta de misión,

visión, políticas y objetivos estrátegicos, con un enfoque social y ambiental.

2.3 Estructura y Operación: Evalua la incorporación de un proceso PHVA(Planear, Hacer, Verificar y

Actuar) dentro de la operación productiva. Determina asignación de responsables, procesos de formación,

ejecución, monitoreo y control de actividades. Con un enfoque hacia los grupos de interés.

2.4 Resultados: Evalua el desempeño del proveedor dentro de una dimensión económica, ambiental y

social. Los aspectos evaluados corresponden a desarrollo económico, cuidado integral del medio ambiente,

condiciones laborales, respeto a los derechos humanos, políticas de transparencia y anticorrupción,

relación con la comunidad y relación con los consumidores en cuanto a oferta de bienes y servicios.

* La evaluación se basa en: los Principios del Pacto Mundial, Indicadores GRI y la Guía ISO 26000.

1

2

Cuando el proveedor entregue la documentación completa requerida, el área responsable designada dentro de la cadena de suministro, debe realizar un análisis preliminar del formulario, determinando si las condiciones de proceso, operación y gestión mencionadas, se encuentran acordes con las exigencias y necesidades de la organización. Por otra parte, el área encargada también realizará un control exhaustivo de los documentos anexos solicitados junto con la verificación de la política de RSE firmada. Partiendo del análisis general de documentación e información, sumado a la evaluación del riesgo del sector y otras variables específicas de cada organización que ya se contemplaron en la primera fase de la metodología EDA, se establecerá la pertinencia de programar y/o ejecuta la auditoría.

IMPORTANTE

Si se decide no continuar con el proceso, se debe informar previamente al proveedor, y explicar las causas de la decisión tomada. Por el contrario si el proveedor es pre aprobado para la ejecución de la auditoría, se procederá a cumplir los pasos restantes de la metodología.

FASE III: Programación de auditoría

Se establece el tiempo requerido de auditoría de acuerdo al tamaño de la empresa, definiendo fecha y hora de ejecución sin previo aviso. La cadena de suministro definirá si ejecuta la auditoría o contrata el proceso con una firma auditora tercerizada. Se tienen en cuenta las condiciones básicas deseables que debe cumplir la firma auditoria para asumir esta operación: 1. Capacidad de respuesta y de programación de auditorías en el menor tiempo posible

2. Auditores capacitados. Incluye formación en procesos de auditoría y amplio conocimiento en

aspectos de RSE.

3. Entrega de informes finales en el tiempo establecido.


Carpeta de información del proveedor

Toma de decisión sobre la ejecución de la auditoría

Cronograma de auditorías Programación de auditoría

Costos de auditoría, contemplando traslados y viáticos requeridos. 4. Trayectoria en el mercado

FASE IV: Ejecución de Auditoría

En esta fase se realiza la evaluación integral del proveedor basados en la lista de chequeo diseñada,

identificando fortalezas y aspectos por mejorar.

A continuación se presentan cada una de las etapas que se deben tener en cuenta para asegurar la correcta ejecución de la auditoría: 1. Reunión de Apertura: Se procede a confirmar y validar los datos iniciales de la fábrica,

comparando la información suministrada inicialmente. La reunión de apertura tendrá como fin, el

informar a la dirección de la empresa y/o responsables de atender la auditoría, el contenido de la

evaluación y la metodología a utilizar, aclarando cada una de las condiciones. El proveedor debe

asegurar que la auditoría sea atendida por la persona idónea.

2. Visita in situ: Se realiza un recorrido por todas las instalaciones de la planta de proceso, guiado

por los encargados de la empresa, esta observación permite evaluar el entorno real de trabajo y

prácticas laborales. Dentro de la visita procurar interactuar con los trabajadores y el personal para

conocer más de cerca la situación o algún aspecto que deba ser ampliado. La toma de fotografías

se considera fundamental como evidencia clara de los hallazgos Ej. Seguridad industrial,

condiciones de trabajo etc.

3. Control de documentos: Posterior a la visita, se solicitaran los documentos requeridos por la

lista de chequeo o aquellos que sirvan como evidencia a las observaciones obtenidas en el

recorrido. Los documentos y registros proporcionan evidencia objetiva del cumplimiento o no

de los requisitos exigidos.


Formato de lista de chequeo Lista de chequeo diligenciada

Auditor capacitado Soportes documentales

Fotografías soporte

4. Reunión final: Es importante coordinar una sesión final con la dirección de la fábrica (o los

mismos que asistieron a la reunión de apertura), con el fin de dar a conocer los principales

hallazgos y acordar un Plan de Acción Correctiva. Esta etapa permite adicionalmente aclarar

dudas y escuchar activamente al proveedor sobre su percepción de los hallazgos, brindando un

espacio de discusión y acuerdo.

Si existen graves inconsistencias o anomalías observadas o reveladas durante las entrevistas debe

realizarse una investigación más exhaustiva por medio de entrevistas individuales adicionales y

revisión de registros y otros documentos, con el fin de recopilar evidencias objetivas de no

conformidades.

5. Informe final y reporte de calificación: Es necesario analizar y verificar la información

obtenida dentro del proceso de auditoría, por tanto las conclusiones, calificación y decisión

final se entregaran 3 días (sugerido) después de haber realizado la auditoría.

IMPORTANTE: Dentro de la visita in situ se evidencia principalmente las condiciones

de los trabajadores. Para evaluar el desempeño de la organización con respecto a los

stakeholders restantes como son: proveedores, comunidad, clientes entre otros, se

contempla dentro del instrumento de evaluación criterios claros de verificación de

procesos y operación socialmente responsable enfocada hacia estos grupos de interés;

la evidencia documental soportará esta información, pero se recomienda consultar a

muestras aleatorias para verificar la validez de la misma.

FASE V: Calificación final


Lista de chequeo diligenciada junto con soportes y

evidencias fotográficas Informe final

De acuerdo a los hallazgos y evidencias encontradas se emite una calificación y se verifican los principales hallazgos, oportunidades de mejora y sugerencias para el proveedor. La calificación de cada ítem se basa en los siguientes criterios:

Nivel de Cumplimiento Puntaje obtenido

Práctica destacada 3 Puntos

Cumple 2 Puntos

Cumple Parcialmente 1 Punto

No Cumple 0 Puntos

No Aplica N/A

PRÁCTICA DESTACADA: Se han llevado a cabo procesos de innovación y mejora continua dentro de

los aspectos evaluados. Condiciones de trabajo excelentemente favorables que superen los

requisitos establecidos. Se consideran mejores prácticas, dignas de replicar y comunicar.

CUMPLE: El ítem evaluado se cumple a cabalidad. Se evidencia una implementación adecuada de

las prácticas mencionadas. Adicionalmente se cuenta con soportes documentales que confirman

su aplicación. Se observan resultados conformes a su ejecución y procesos de verificación y

mejora continua relacionados.

CUMPLE PARCIALMENTE: La organización ha iniciado un proceso de aplicación y cuentan con el

conocimiento necesario para realizarlo. No cuentan con soportes documentales o evidencias

claras del hallazgo. No se han iniciado actividades mejora.

NO CUMPLE: La organización no ha realizado gestión conforme a lo exigido en el ítem evaluado.

Se evidencian violaciones sistemáticas. No se encuentran los documentos y registros requeridos,

no existe mecanismo de comprobación o evidencia.

Al final se obtendrá la calificación global de la gestión social, ambiental y económica del proveedor evaluado. Siendo conscientes que la implementación de prácticas de RSE resulta compleja y toma un tiempo considerable, la metodología de evaluación propuesta busca generar un desarrollo gradual de los proveedores otorgando plazos justos de mejora y aplicación de los conceptos de Responsabilidad Social Empresarial exigidos por la organización o cadena de suministro.

Por tanto los criterios de calificación final varían año por año (durante un periodo de 3 años) hasta obtener el puntaje final esperado. La tabla adjunta muestra las condiciones de calificación y los tiempos de validación definidos.

PERIODO PUNTAJEAUTORIZACIÓN PARA SER

PROVEEDOR

PRÓXIMA AUDITORÍA

VALIDACIÓN

PRIMER

AÑO16-29%

0-15% No Autorizado

50-100%

12 meses

6 meses

Autorizado

Autorizado pero con

verificación de plan de

mejora

No Autorizado

30-100%

CRITERIO

SEGUNDO

AÑO

Autorizado 12 meses

CONDICIONAL DE

APROBACION20-49%

Autorizado pero con


mejora

6 meses

NO APROBADO 0-19% No Autorizado No Autorizado

APROBADO

CONDICIONAL DE

APROBACION

NO APROBADO

APROBADO

TERCER

AÑO

APROBADO 70-100% Autorizado

NO APROBADO 0-39% No Autorizado No Autorizado

12 meses

CONDICIONAL DE

APROBACION40- 69%

Autorizado pero con


mejora

6 meses

Aquellos proveedores que después de haber participado en todo el proceso y al final del tercer año sigan presentando un concepto condicional, podrán ser considerados NO APTOS y serán eliminados de la lista de proveedores de la organización y/o cadena de suministro.

FASE VI: Decisión final

El proveedor conocerá a través del informe final los principales hallazgos y evidencias encontradas

dentro de la auditoría con su respectiva calificación. Igualmente el resumen de resultados destaca las

principales fortalezas y las debilidades, así como recomendaciones y sugerencias que pueden ser

aplicadas por la organización para mejorar su calificación.

La lista de chequeo diligenciada será entregada al proveedor para que conozca en detalle cada uno de los hallazgos. Se aclara que dentro del documento final entregado al proveedor se manejara el principio de confidencialidad, por tanto no se incluirán percepciones de trabajadores o resultados de entrevistas individuales realizadas.

El informe final determina si el proveedor es aceptado, rechazado o queda en un concepto

condicional con plan de mejora. Se comunica al proveedor la decisión final tomada por la cadena de

acuerdo a los resultados obtenidos. El informe se muestra a continuación:


Calificación final e Informe

Aceptación o Rechazo del proveedor

Documento de plan de mejora

La lista de chequeo diligenciada será entregada al proveedor para que conozca en detalle cada uno de los hallazgos. Se aclara que dentro del documento final entregado al proveedor se manejara el principio de confidencialidad, por tanto no se incluirán percepciones de trabajadores o resultados de entrevistas individuales realizadas.

A partir de la información obtenida del documento final de auditoría y el consolidado, el proveedor

debe diseñar un plan de mejora que permita corregir las No Conformidades encontradas. El formato a

utilizar se adjunta a continuación.

El plan de mejora será verificado en la siguiente visita, de acuerdo a los tiempos establecidos. El avance presentado por el proveedor será consignado dentro del formato, definiendo los porcentajes de cumplimiento alcanzados. Dando cumplimiento a los criterios de evaluación y a las condiciones iniciales establecidas, se determinará la permanencia de los proveedores al tercer año de haber cumplido el proceso de auditoría.

ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL PROVEEDOR ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL AUDITOR

NO CONFORMIDADPUNTAJE

OBTENIDOACCIONES DE MEJORA RESPONSABLES

PLAZO MÁXIMO DE

EJECUCIÓN

FECHA DE

VERIFICACIONITEM % DE CUMPLIMIENTO

DETALLE DE LOS PLANES DE ACCION

OBSERVACIONES

HERRAMIENTA DE AUDITORÍA

Contexto Metodológico

El enfoque de la evaluación toma como base el núcleo administrativo de la organización, involucrando la estrategia corporativa, las prácticas de buen gobierno y la estructura definida por medio de la gestión por procesos establecida en la Norma ISO 9001:2000; Como marco de acción de la organización se encuentran los desempeños ambientales, sociales y económicos referenciados dentro de las iniciativas internacionales de RSE. En la figura se aprecia los principales ejes establecidos para el modelo de evaluación.

Criterios de RSE evaluados

Estructura

Gobierno

Estrategia

Social

La evaluación final y determinante para confirmar el cumplimiento del proveedor de los criterios de RSE establecidos, se desarrolla con base en: los aspectos fundamentales mencionados por la Guía ISO 26000, integrados a los principios de actuación definidos por el Pacto Global y los indicadores de medición establecidos por el reporte GRI.

Establece los deberes de la organización de difundir información local y se asegura un impacto positivo en la economía local, ayudando a potencializar la productividad dentro de la comunidad en la que opera. Las decisiones y actividades de las organizaciones tienen un impacto

para el medio ambiente, asociados al uso eficiente de los recursos,

generación de contaminantes, preservación de hábitats y

biodiversidad. La responsabilidad ambiental es una condición para la

supervivencia de los seres humanos y la sostenibilidad mundial.

Hace referencia a las políticas y prácticas relacionadas con el trabajo

que se lleva a cabo dentro de la organización. El trabajo enriquecedor

y productivo constituye un elemento esencial en el desarrollo

humano.

Considerados los derechos esenciales de todos los seres humanos,

que deben ser respetados a cabalidad; incluyen los derechos civiles,

políticos, económicos, sociales y culturales del individuo. El estado y

las organizaciones tienen el deber y la responsabilidad de respetar los

derechos humanos fundamentales.

Debe existir una relación entre la organización y las comunidades en las que operan. Esta relación se basa en una participación activa de la comunidad, que contribuya a su desarrollo y progreso. La organización debe implementar prácticas anticorrupción, antisoborno y competencia justa dentro de su actuar. Las organizaciones son responsables con sus consumidores de ofrecer

productos que garanticen su salud y seguridad, con información

completa, sin inducir al engaño, resolución de quejas y reclamos y

tratamiento de sus necesidades de manera adecuada.

Nombre de la

empresa: Fecha: Hora Inicial:

Hora

Final:

Actividad de la

empresa:

Dirección / Ciudad: Teléfono E-mail

Teléfono:

e - mail Empresa: Telefono E-mail

Productos fabricados: Codificación Seguimiento

No. Empleados:

Puntaje Obtenido (PO) Cumple (2 Puntos)No Cumple (

0 Puntos)

NA: No

aplica

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a

Obtener54 0 % Capitulo

1.18. Se cuentan con mecanismos de revisión y evaluación periódica de los órganos de gobierno de la

organización

Calificación Obtenida 0%

1.15. Se rinde cuentas con respecto a sus acciones y decisiones de manera periódica a todas sus

partes interesadas (sociedad, medio ambiente, economía)

1.16. Se cuentan con mecanismos para la prevención y resolución de conflictos de interés

1.17. Se cuenta con mecanismo para comunicar los errores, fallas o inconvenientes presentados

debido a sus decisiones y actuaciones a todas sus partes interesadas

1.12. La información sobre el impacto de las decisiones y actividades en el medio ambiente y la

sociedad son validadas por un tercero independiente1.13. La información sobre el origen y manejo de los recursos financieros es validada por un tercero

independiente1.14. La información de la empresa esta fácilmente disponible, accesible y entendible para todos los

grupos relacionados

1.9. Los órganos cuentan con mecanismos formales para promover como parte de sus procesos de

toma de decisiones el uso regulado y eficiente de los recursos naturales, financieros y humanos

1.10. Se cuenta con mecanismos para asegurar que la toma de decisiones tienen en cuenta las

expectativas validas de los grupos de interés

1.11. Las decisiones tomadas se registran y comunican a todos los niveles

1.6. Cuenta con mecanismos para evaluar y controlar el respeto por los principios y valores de la

organización1.7. Las estructuras de gobierno informan sobre composición, participantes y mecanismos de

comunicación

1.8. Los órganos de gobierno cuentan con políticas que promueven el reconocimiento, evaluación y

satisfacción de las opiniones y expectativas de los diferentes grupos de interés

1.3. Cuentan con políticas para evitar cualquier tipo de discriminación en la constitución de sus

órganos de gobierno

1.4. Se han identificado, definido y se declara expresamente los principios y valores que la rigen

1.5. Cuenta con mecanismos para promover los principios y valores entre su personal y demás

relacionados

ASPECTO A EVALUARHALLAZGOS/EVIDENCIAS/

OBSERVACIONES

1.1. Cuenta con mecanismo para identificar y dar cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables

1.2. Cuenta con órganos de gobierno y control formalmente constituidos y que operan en la

actualidad

CONDICIONAL DE APROBACIÓN 16% A 29%

NO APROBADO 0% A 15%

INFORME DE AUDITORÍA

1. GOBIERNO CORPORATIVO

CONVENCIONES

Cumple Parcialmente (1

Punto)

Práctica destacada

(3 Puntos)

CUADRO CALIFICACION Y CODIGO DE COLORES

APROBADO 30% A 100 %

Nombre del auditor

Tipo de Inspección

Documentos Normativos usados para la

ANEXO C. FORMATO DE EVALUACIÓN E INSPECCIÓN DE PRÁCTICAS DE RSE

INFORMACIÓN GENERAL

Persona que recibe la

auditoría

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a


PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a

Obtener30 0 % CapituloCalificación Obtenida 0%

3.8. Informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre los países donde opera, los

productos y marcas que maneja, y los desempeños económicos y financieros de su operación

3.9. Informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre su desempeño económico, ambienta

y social

3.10. Se encuentra vinculado a alguna iniciativa de comunicación y reporte

3.5. Cuenta con mecanismos para asegurar que las actividades se desarrollen de acuerdo con las

directrices establecidas

3.6. Cuenta con mecanismos para recolectar, analizar y monitorear el desempeño de las actividades

frente a los objetivos y metas planteadas

3.7. Cuenta con mecanismos para evaluar e identificar oportunidades de mejora frente a los grupos

de interés

3.2. Se han designado responsables para el cumplimiento de las metas sociales y ambientales

3.3. Se cuenta con mecanismo de formación y entrenamiento para el adecuado desempeño social y

ambiental en los principales procesos y actividades críicas

3.4. Se cuenta con metas sociales y ambientales para socios de negocio (proveedores, distribuidores,

alianzas estratégicas, representantes de ventas, etc.)


3. ESTRUCTURA Y OPERACIÓN


OBSERVACIONES

3.1. Se cuenta con metas sociales y ambientales para los principales procesos y actividades criticas de

la organización

2.7. Se ha vinculado a iniciativas o programas que promueven la responsabilidad social

2.8. Se identifican y comunican a todos los niveles el compromiso social y ambiental de cada uno de

los procesos de la organización

2.9. Se han creado incentivos económicos y no económicos asociados al desempeño social y

ambiental de la organización

2.4. Cuenta con políticas para la identificación de grupos de interés

2.5. Cuenta con políticas para evaluar e identificar sus impactos económicos, sociales y ambientales

2.6. Los objetivos estratégicos también incluyen metas sociales y ambientales

2.1. Cuenta con una plataforma estratégica formal que incluya misión, visión, políticas y objetivos

estratégicos

2.2. La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explicito con el desarrollo sostenible

2.3. La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explicito con los diferentes grupos de

interés

2. ESTRATEGIA


OBSERVACIONES

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a


PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a


5.14. Se generan iniciativas para la identificación y mitigación de impactos de los productos y/o

servicios en su ciclo de vida

5.15. Se llevan a cabo acciones para el manejo y la mitigación del impacto ambiental derivado del

transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organización

5.16. Se da preferencia al uso de productos y servicios de proveedores que demuestran compromiso

con el cuidado del medio ambiente

5.11. Se ejecutan acciones para identificar, prevenir riesgos ambientales y controlar accidentes

relacionados. Se asegura una mejora continua en la operación

5.12. Existen planes de inversión y desarrollo de tecnologías para reducir el impacto ambiental de su

operación y promover una producción mas limpia

5.13. Cuenta con mecanismos que aseguren el cumplimiento de la legislación ambiental, asumiendo

sus responsabilidades por los impactos derivados de la operación

5.8. Se llevan a cabo acciones para la medición, manejo y la reducción de residuos y vertimientos

5.9. Se ejecutan acciones para controlar y reducir los riesgos asociados al uso y desecho de materiales

tóxicos

5.10. Se cuenta con mecanismos de prevención y minimización de impactos por ruido,olor, luz,

vibraciones y contaminación del suelo en el lugar en que opera

5.5. Se ejecutan acciones para conocer, proteger y mitigar los impactos sobre la biodiversidad

5.6. Se llevan a cabo iniciativas que fomenten la generación de valor para la organización con base en

la reducción del impacto ambiental

5.7. Se ejecutan acciones para la medición, manejo y mitigación de las emisiones de gases de efecto

invernadero (GEI), sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas

5.2. Se ejecutan acciones para el cuidado de la fuente, manejo y reducción de energía utilizada

5.3. Se ejecutan acciones para el cuidado de la fuente, el manejo , reducción y reciclaje del agua

utilizada

5.4. Se complementan o se reemplazan recursos no renovables con fuentes alternativas y sostenibles

de bajo impacto


5. DESEMPEÑO AMBIENTAL


OBSERVACIONES

5.1. Se ejecutan acciones para mejorar la extracción y reducir las materias primas y materiales

utilizados en la fabricación de los productos/servicios

4.5. Cumple con obligaciones tributarias y pago de impuestos requeridos

4.6. Se realizan acciones para evaluar y difundir los impactos económicos directos e indirectos de su

operación. Existen mediciones periódicas.

4.7. Conoce y difunde entre sus grupos de interés los resultados financieros y económicos de su

operación

4.2. Existen mecanismos para asegurar compras a proveedores locales basado en precios, plazos de

pago y entrega justos. Se garantizan contratos estables.

4.3. Existen políticas de contratación de personal local y se fomenta su preparación y desarrollo

4.4. Se promueven programas y alianzas con los miembros de la comunidad para mejorar la

productividad y estimular el espíritu emprendedor

4. DESEMPEÑO ECONÓMICO


OBSERVACIONES

4.1. Se favorece la compra a proveedores locales y se fortalece el desarrollo de los mismos

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a


PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a


7.10. Cuentan con mecanismos para evitar el desplazamiento o complicidad en desplazar personal

de sus propias tierras7.11. Existen programas de formación en el respeto a los derechos humanos para el personal de

seguridad , brindando directrices de actuación en concordancia

7.12. Se realizan procesos de evaluación que determinen si se están respetando los derechos

humanos en sus decisiones, publicidad y productos y/o servicios y actuaciones en general

7.7. Existen políticas para asegurar que se ejerza el derecho a la libertad de asociación por parte de

los empleados 7.8. Cuenta con mecanismos que impiden el trabajo infantil o trabajo forzado en las operaciones de la

empresa 7.9. Cuenta con mecanismos para evitar la discriminación en cualquier de sus formas (genero, raza,

religión etc)

7.4. Se llevan a cabo procedimientos de selección y contratación de proveedores, contratistas o

distribuidores con base en el respeto de los derechos humanos7.5. Existen canales de comunicación eficientes que permitan identificar, investigar y dar solución a

riesgos o violaciones relacionados con los derechos humanos7.6. Cuenta con mecanismos claros para la toma de medidas disciplinarias internas (proceso

adecuado, audiencia justa y castigos)

7.1. Cuenta con una política de respeto a los derechos humanos y mecanismos de evaluación y

control7.2. Se implementan programas de formación para empleados sobre los aspectos de derechos

humanos relevantes para sus actividades 7.3. Existen mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en el respeto de

los derechos humanos

6.11. Se cuenta con políticas de apoyo para el los trabajadores despedidos como programas de

reubicación, emprendimiento, y formación laboral


7. DESEMPEÑO SOCIAL DERECHOS HUMANOS


OBSERVACIONES

6.8. Se llevan a cabo estrategias para garantizar la salud y la seguridad de los trabajadores,

contemplando la implementación de programas de salud ocupacional y seguridad industrial

(elementos de protección, riesgos profesionales, comité paritario etc)

6.9. Se cuenta con mecanismos para asegurar la diversidad e igual de oportunidades de los

trabajadores

6.10. Se ejecutan acciones de promoción, formación y capacitación de los trabajadores

6.5. Se evita el empleo masivo de personal temporal

6.6. Se protege la privacidad y los datos personales de los trabajadores

6.7. Cuenta con mecanismos que eviten situaciones de hostigamiento en el lugar de trabajo a nivel

físico, verbal, sexual, psicológico y/o amenazas

6.2. Existen iniciativas de generación de empleo y de inclusión laboral

6.3. Se asegura el cumplimiento de las condiciones de trabajo exigidas legalmente que incluyan

salario adecuado, jornada laboral, pago de horas extras, vacaciones, licencias de maternidad y

6.4. Cuentan con mecanismos para informar y participar al personal sobre cualquier cambio que los

puedan afectar

6. DESEMPEÑO SOCIAL LABORAL


OBSERVACIONES

6.1. Se toman acciones para selección y vinculación del personal acorde con las exigencias legales,

evitando situaciones de discriminación

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a


PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a


9.7. Cuenta con mecanismos de selección y contratación de contratistas, proveedores o distribuidores

con base en políticas anticorrupción

9.8. Se establecen estrategias para evitar prácticas monopolísticas y desleales con la competencia

(carteles, dumping etc)

9.9.Se ejecutan acciones para proteger y respetar los derechos de propiedad intelectual y/o física

9.4. Se ejecutan acciones para asegurar la transparencia en los tramites, donaciones, patrocinios,

regalos y gastos de representación

9.5. Cuenta con mecanismos para asegurar la transparencia en las contribuciones políticas y

actividades de lobby

9.6. Cuenta con mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en políticas

anticorrupción

9.1. Cuenta con políticas para evitar el soborno y la corrupción en cualquiera de sus formas

9.2. Existen programas de capacitación para los empleados en procedimientos anticorrupción,

directrices de operación y sanciones

9.3. Cuenta con canales de comunicación adecuados para identificar y corregir riesgos y situaciones

de corrupción

8.8.Se establecen proyectos de inversión que promuevan las tradiciones, cultura y valores sociales de

las comunidades


9. DESEMPEÑO SOCIAL ANTICORRUPCION


OBSERVACIONES

8.5. Cuenta con mecanismos para respetar las tradiciones, cultura y tejido social de las comunidades

de área de influencia o comunidades con cualquier tipo de relación8.6. Cuenta con mecanismos para respetar y desarrollar fuentes alternativas de ingresos a las

comunidades de área de influencia 8.7. Se busca identificar las necesidades, priorizar y asignar recursos para la realización de proyectos

sociales en acuerdo con la comunidad

8.2. Realiza acciones que fomentan las relaciones colaborativas y transparentes con los gobiernos

locales, regionales o nacionales8.3. Cuenta con mecanismos para promover el acceso a educación, servicios sociales e infraestructura

a las comunidades de área de influencia o con algún tipo de relación

8.4. Existen políticas de apoyo a las comunidades de área de influencia o con algún tipo de relación,

en actividades de promoción y prevención de salud y/o acceso a educación, transferencia y

desarrollos tecnológicos

8. DESEMPEÑO SOCIAL COMUNIDAD


OBSERVACIONES

8.1. Realiza acciones que fomentan la generación de relaciones constructivas con las comunidades de

área de influencia o comunidades con algún tipo de vinculación, evaluando el impacto de sus

operaciones

PUNTAJE

OBTENIDO

Puntaje Máximo a


PORCENTAJE TOTAL DE CALIFICACIÓN: 0,00%PUNTAJE ÓPTIMO TOTAL: 345

PUNTAJE OBTENIDO EN LA AUDITORÍA - CONCEPTO FINAL APROBADO

10.14. Se cuenta con mecanismos para incluir en el diseño, materiales y suministros de los productos

y/o servicios criterios que permitan el reciclaje, la reutilización, la reducción, la recuperación o el

rechazo10.15.Existen acciones para informar y educar a los consumidores sobre el impacto de su consumo y

las medidas para reducirlo


10.11. Cuenta con mecanismos para garantizar el respecto a la privacidad de la información

confidencial de los clientes, usuarios, y/o consumidores

10.12. Se han desarrollado estrategias para asegurar el acceso permanente a los servicios esenciales

con calidad, equidad y rápida respuesta a fallas

10.13. Se ejecutan acciones para capacitar a los consumidores sobre el uso, medidas de seguridad,

peligros e impactos de los productos y/o servicios ofrecidos

10.8. Se toman acciones para asegurar la promesa de venta, la adecuada respuesta a las quejas y

reclamos y el servicio postventa para los clientes, usuarios y/o consumidores teniendo en cuenta las

expectativas de los mismos

10.9. Cuenta con mecanismos para identificar, medir la satisfacción de los clientes usuario y/o

consumidores y corregir fallas

10.10. Existen procesos para asegurar que los contratos sean claros, legibles y compresibles,

incluyendo información pertinente y suficiente

10.5. Cuenta con mecanismos para el manejo y difusión de información completa, precisa y

comprensible respecto a los sellos, etiquetas y comunicación de las principales características de los

productos y/o servicios ofrecidos

10.6. Cuenta con mecanismos para asegurar la veracidad, transparencia de las actividades de

mercadeo, la publicidad y las comunicaciones en cuanto a: precios, características, cantidades,

terminos, condiciones y entregas

10.7. Cuenta con mecanismos para asegurar la trasmisión de valores constructivos para la sociedad

en las comunicaciones y las acciones de mercadeo, promover campañas sociales y de inclusión,

evitando el uso de imágenes que promuevan la discriminación y estereotipos

10.2. Existen procedimientos de retiro de productos del mercado que pueden generar daño o peligro

para la salud de clientes, consumidores y/o usuarios

10.3. Se llevan a cabo procesos para evaluación de riesgos de los productos, garantizando la

seguridad en el diseño y componentes utilizados, libre de materiales tóxicos y eficientes en el uso

10.4. Se cuenta con procesos de comunicación de cualquier riesgo asociado a la utilización,

manipulación de los productos y/o servicios ofrecidos, para los clientes, usuarios y/o consumidores

10. DESEMPEÑO SOCIAL PRODUCTOS Y SERVICIOS


OBSERVACIONES

10.1. Existen mecanismos que garanticen la oferta de productos seguros para la salud de los clientes,

usuarios y /o consumidores

guía práctica de evaluación de proveedores en aspectos

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