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INSTRUCTIVO DE TRABAJO MANUAL DE USO APLICACIÓN

“Sistema de Logística ”

Código: PG-15-IT-R001

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INSTRUCTIVO DE TRABAJO

MANUAL DE USO

Aplicación: Sistema de Logística

Versión: 2.0 Fecha Versión: 08/2012

Elaboró Revisó

Nombre/ cargo Carlos Valenzuela

Encargado de Desarrollo

Néstor Namuncura Jefe de T.I.

Firma

Fecha 08/2012 08/2012




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INDICE

1. OBJETIVO. ............................................................................................................................................ 5

2. ALCANCE. ............................................................................................................................................. 5

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ....................................................................................................... 5

4. USO DE LA APLICACIÓN..................................................................................................................... 5

4.1 DESCRIPCION GENERAL .................................................................................................................. 5

4.2 INGRESO AL SISTEMA ...................................................................................................................... 7

4.3 SELECCIÓN DE PROYECTO ............................................................................................................. 8

4.4 MODULO MENUS Y PERMISOS ........................................................................................................ 9

4.4.1 MENUS .............................................................................................................................................. 9

4.4.2 SUB MENUS ................................................................................................................................... 10

4.4.3 PERMISOS DE MODULOS ............................................................................................................ 12

4.4.4 ACCESOS A OBRAS ..................................................................................................................... 14

4.5 MODULO MANTENEDORES ............................................................................................................ 15

4.5.1 AVANCES ....................................................................................................................................... 15

4.5.2 FAMILIAS ........................................................................................................................................ 16

4.5.3 MATERIALES ................................................................................................................................. 18

4.5.4 SUBIR FIRMAS DIGITALES .......................................................................................................... 19

4.5.5 UNIDAD DE MEDIDA ..................................................................................................................... 20

4.6 MODULO PRESUPUESTO ............................................................................................................... 22

4.6.1 CAPITULOS .................................................................................................................................... 22

4.6.2 PARTIDAS ...................................................................................................................................... 23

4.6.3 PRESUPUESTO ............................................................................................................................. 25

4.7 MODULO PROVEEDORES ............................................................................................................... 28

4.7.1 RUBROS ......................................................................................................................................... 28

4.7.2 FORMAS DE PAGO ....................................................................................................................... 29




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4.7.3 MODULO PROVEEDORES ............................................................................................................ 30

4.7.4 EVALUACION DE PROVEEDORES .............................................................................................. 31

4.8 MODULO COMPRAS ........................................................................................................................ 32

4.8.1 SOLICITUD MATERIALES ............................................................................................................. 32

4.8.2 VISACION DE MATERIALES ......................................................................................................... 34

4.8.3 GENERAR PROCESO DE COMPRA ............................................................................................ 36

4.8.4 DESHABILITAR PROCESO DE COMPRA.................................................................................... 37

4.8.5 LIBERAR SOLICITUD DE MATERIAL .......................................................................................... 39

4.8.6 MANTENEDOR DE PROCESOS DE COMPRA ............................................................................ 40

4.8.7 MIS PROCESOS DE COMPRA ...................................................................................................... 41

4.8.8 VISAR ANÁLISIS DE PRECIO ....................................................................................................... 44

4.8.9 ORDER DE COMPRAS .................................................................................................................. 47

4.9 MODULO ARRIENDOS ..................................................................................................................... 49

4.9.1 ARRIENDOS ................................................................................................................................... 49

4.9.2 SOLICITUD EXTENSIÓN DE ARRIENDO ..................................................................................... 53

4.9.3 SOLICITUDES PENDIENTES EXTENSION DE ARRIENDO ........................................................ 53

4.9.4 TERMINO DE ARRIENDO .............................................................................................................. 54

4.10 MODULO BODEGA ......................................................................................................................... 56

4.10.1 ENTRADAS ................................................................................................................................... 56

4.10.2 SALIDAS ....................................................................................................................................... 60

4.10.3 VALES ........................................................................................................................................... 64

4.10.4 MANTENEDOR DE PARTIDAS EN LOS COMPROBANTES..................................................... 64

4.10.5 MANTENEDOR DE MOVIMIENTOS DE BODEGA ..................................................................... 66

4.10.6 GENERAR INVENTARIO ............................................................................................................. 67

4.10.7 REGULARIZACIÓN DE INVENTARIO......................................................................................... 69

4.10.7 VISAR CONTROL DE INVENTARIO ........................................................................................... 70

4.11 MODULO CAJAS CHICAS ............................................................................................................. 72




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4.11.1 CAJA CHICA ................................................................................................................................ 72

4.11.2 MANTENEDOR CAJA CHICA ..................................................................................................... 74

4.11.3 VALES ........................................................................................................................................... 76

4.12 MODULO MANO DE OBRA ............................................................................................................ 78

4.12.1 CONTROL MANO DE OBRA ....................................................................................................... 78

4.12.2 EXAMINADOR MANO DE OBRA ................................................................................................ 79

4.12.3 REPROCESAR MANO DE OBRA ............................................................................................... 81

4.12.4 REPROCESAR MANO DE OBRA SUPERIOR ........................................................................... 82

4.13 MODULO REGULARIZACIONES ................................................................................................... 84

4.13.1 PROVISIÓN Y OTROS ................................................................................................................. 84

4.13.2 ESTADOS DE PAGOS ................................................................................................................. 86

4.14 MODULO SUBCONTRATOS .......................................................................................................... 87

4.14.1 INGRESO DE SUBCONTRATO ................................................................................................... 87

4.14.2 VISAR SUBCONTRATO .............................................................................................................. 91

4.14.3 MANTENEDOR SUBCONTRATO ................................................................................................ 94

4.14.4 INGRESO ANEXO SUBCONTRATO ........................................................................................... 96

4.14.5 MANTENEDOR ANEXO SUBCONTRATO .................................................................................. 98

4.14.6 VISAR ANEXO SUBCONTRATO ............................................................................................... 100

4.14.7 MANTENEDOR ESTADO DE PAGO ......................................................................................... 102

4.14.8 VISAR ESTADO DE PAGO ........................................................................................................ 105

4.15 MODULO REPORTES ................................................................................................................... 107

4.15.1 REPORTES ................................................................................................................................. 107




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1. OBJETIVO.

- Explicar al usuario el correcto uso del Sistema de Logística para los diversos módulos que este

posee.

2. ALCANCE.

Este manual abarca la totalidad del sistema con las últimas versiones realizadas.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- PG-15 Soporte Tecnológico y Comunicacional.

4. USO DE LA APLICACIÓN

4.1 DESCRIPCION GENERAL

- El sistema de Logística posee las siguientes funciones:

- Ingreso y Mantención de Arriendos.

- Extensiones de Arriendos.

- Control de Arriendos.

- Informes de Arriendos.

- Ingresos y Consumos de Bodega.

- Mantenedores de Movimientos de Bodega.

- Control y Regularización de Inventario.

- Visación Movimientos de Bodega.

- Contabilización de Facturas en Softland.

- Reporte de Inventario.

- Reportes de Movimientos de Materiales y Préstamos.

- Ingreso y Mantención de Cajas Chicas.

- Reporte de Cajas Chicas.

- Ingreso de Solicitudes de Materiales.

- Visación de Solicitudes de Materiales.

- Generación y Mantención de Procesos de Compra.

- Ingreso y Mantención de Cotizaciones.

- Ingreso de Análisis de Precios.

- Visación de Análisis de Precios.




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- Generación de Ordenes de Compras.

- Informes de Solicitudes de Materiales, Procesos de Compra y Ordenes de Compras.

- Ingreso y Mantención de Mano de Obra.

- Ingreso de Avances de Obra.

- Ingreso y Mantención de Recursos, Familias y Unidades de Medidas.

- Asignación de Módulos por Perfiles y Obras.

- Ingreso y Mantención de Capítulos y Partidas.

- Ingreso y Mantención de Presupuestos.

- Ingreso y Mantención de Proveedores.

- Evaluaciones de Proveedores.

- Ingreso y Mantención de Regularizaciones.

- Ingreso y Mantención de Subcontratos.

- Ingreso de Anexos de Subcontratos.

- Visaciones de Subcontratos y Anexos de Subcontratos.

- Ingreso y Mantención de Estados de Pagos.

- Visación de Estados de Pagos.

- Reportes de Subcontratos y Estados de Pagos.

- Reportes de Mano de Obra.

- Reportes de Compras, Partidas, Stock en Bodegas, Prestamos, etc.

- Reporte Copre.

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4.2 INGRESO AL SISTEMA

- El acceso al sistema se realiza a través de la intranet corporativa, el link de ingreso es

http://www.maestra.cl/intranet.

- Para acceder a la intranet debe ingresar el nombre de usuario y contraseña asignados por el

departamento de informática, el tercer campo que debe ser llenado es el código de acceso, este

código tiene un tiempo de caducidad de 24 horas y es enviado de forma automática todos los

días a las 07:00 horas a todo el personal con acceso a intranet y que posea contrato laboral

activo.

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http://www.maestra.cl/intranet




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- Una vez logueado en la intranet debe ubicar en el menú superior derecho la opción GESTIÓN

DE PROYECTOS, al hacer click en la opción desplegara los sistemas asociados a la categoría,

en ella debe seleccionar la opción LOGISTICA DE ABASTECIMIENTO.

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4.3 SELECCIÓN DE PROYECTO

- El primer paso antes de acceder al sistema es seleccionar el proyecto u obra en la cual desea

trabajar, para ello presiona en el menú superior izquierdo, imagen del casco, la cual desplegara

el listado con las empresas que tiene asignadas, una vez ubicada la empresa debe presionar

sobre ella y desplegara las obras o proyectos asignadas a la empresa y con acceso del usuario

en sesión.

- Al presionar sobre el proyecto u obra el sistema dejara por defecto lo seleccionado y no será

necesario seleccionar la obra cada vez que cambie de modulo.

- Perfiles: Todos.




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4.4 MODULO MENUS Y PERMISOS

4.4.1 MENUS

- Modulo en el cual se realiza la mantención de los menús del sistema, dentro del mantenedor

existen las opciones para crear, modificar o eliminar. Para acceder al mantenedor debe

seleccionar el menú principal del sistema la opción Menús & Permisos, luego seleccionar en la

opción Menús, la cual desplegara los menús creados y las opciones para realizar mantención.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas.




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4.4.2 SUB MENUS

- Modulo dependiente de Menús ya que al momento de crear o modificar un nuevo submenú debe

quedar enlazado a un menú principal. Este modulo al igual que menús posee un mantenedor

con las opciones de crear, modificar y eliminar. El acceso al mantenedor se realizara a través del




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menú principal del sistema la opción Menús & Permisos, luego seleccionar en la opción Sub

Menús, la cual desplegara los sub menús creados y las opciones para realizar mantención.


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- La mantención de los submenús se realiza a través de los formularios respectivos de cada

opción, las cuales cuentan con 3 campos, el primero debe seleccionar el menú al cual será

enlazado, el segundo campo debe ingresar el nombre del sub menú y el tercer campo el link del

modulo del sistema.




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4.4.3 PERMISOS DE MODULOS

- Modulo en el cual se asignan los módulos a los diferentes perfiles que acceden al sistema, para

ello deben están ingresados previamente los menús y submenús. El acceso a este modulo se

realiza a través del menú principal Menús & Permisos, luego seleccionar el submenú Permisos y

posteriormente a esto el sistema desplegara el modulo con los campos de selección de Menús y

Sub menús, al seleccionar los dos campos el sistema listara los perfiles del sistema con los

checklist en cada opción, los perfiles que ya posean acceso serán listados con la opción

marcada. Para dar acceso a un modulo o varios deberán ser marcados en la opción que

corresponda.


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4.4.4 ACCESOS A OBRAS

- Modulo en el cual el administrador asigna proyectos u obras a los usuarios del sistema. Para

acceder al modulo debe ubicar en el menú principal del sistema la opción Menús & Permisos,

luego seleccionar en la opción Acceso a Obras, la cual desplegara la opción para seleccionar el

usuario y las obras asignadas y disponibles. Para asignar una obra debe marcar la casilla

ubicada a continuación del nombre del proyecto u obra.


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4.5 MODULO MANTENEDORES

4.5.1 AVANCES

- El modulo de avances despliega por pantalla las partidas cargadas al presupuesto del proyecto

u obra seleccionada, cada partida tiene disponible la opción para generar avances, esta opción

es el botón con la imagen (+), al presionar el botón el sistema desplegara una ventana

emergente la cual cuenta con un formulario de ingreso, en él debe ingresar la fecha de avance,

porcentaje y cantidad de avance, como campo no obligatorio esta disponible la Observación. El

avance de este modulo es el que considera el informe copre para realizar los cálculos. Para

acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú principal, luego

presionar sobre el sub menú Avances.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Supervisor de Obra, Profesional de Obra,

Profesional de Terreno, Gerente de Construcción y Control de Gestión.

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4.5.2 FAMILIAS

- El modulo de familias despliega por pantalla las familias creadas en el sistema, este modulo

cuenta con la opción para crear y modificar, cada partida dispone de la opción modificar cuyo

botón se encuentra al final de cada fila, el botón para crear nueva familia se encuentra en la

parte superior izquierda del listado, ambas opciones cuentan con un formulario el cual debe ser

completado. Los campos son el Nombre, Nombre Corto y Clase, cuyos campos son obligatorios,

una vez completado el formulario debe presionar el botón Aceptar. Para acceder al modulo debe

seleccionar la opción Mantenedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú

Familias.

- Perfiles Autorizados: Encargado de Abastecimiento.




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4.5.3 MATERIALES

- El modulo de materiales despliega por pantalla los materiales creados en el sistema, este

modulo cuenta con la opción para crear y modificar, cada material dispone de la opción

modificar cuyo botón se encuentra al final de cada fila, el botón para crear nuevo material se

encuentra en la parte superior izquierda del listado, ambas opciones cuentan con un formulario

el cual debe ser completado. Los campos son el Nombre, Referido, Familia, Días Solicitados,

Días Negociados, Unidad de Medida Principal y Secundarias cuyos campos son obligatorios

están marcados con asterisco, una vez completado el formulario debe presionar el botón

Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú principal,

luego presionar sobre el sub menú Recursos.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Encargado de Abastecimiento.

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4.5.4 SUBIR FIRMAS DIGITALES

- El modulo de para subir las firmas digitales despliega por pantalla un formulario con cuatro

campos los cuales cada uno corresponde a una firma digital (imagen *.jpg), estas imágenes son

insertadas en los comprobantes e informes que genera el sistema (según lo requiera), cada

opción cuenta con un botón examinar el cual debe seleccionar la imagen previamente guardada

en el equipo local, una vez cargadas las imágenes debe presionar el botón Subir Firmas, el cual

el sistema desplegara un aviso ya sea por error de subida o bien por éxito en cargar las

imágenes. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú

principal, luego presionar sobre el sub menú Subir Firmas.





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4.5.5UNIDAD DE MEDIDA

- El modulo de unidades de medidas despliega por pantalla las unidades de medidas creadas en

el sistema, este modulo cuenta con la opción para crear y modificar, cada unidad de medida

dispone de la opción modificar cuyo botón se encuentra al final de cada fila, el botón para crear

una nueva unidad de medida se encuentra en la parte superior izquierda del listado, ambas

opciones cuentan con un formulario el cual debe ser completado. Los campos son el Nombre y

Nombre Corto, cuyos campos son obligatorios, una vez completado el formulario debe presionar

el botón Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mantenedores en el menú

principal, luego presionar sobre el sub menú Unidad Medida.


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4.6 MODULO PRESUPUESTO

4.6.1 CAPITULOS

- El modulo de capítulos despliega por pantalla todos los capítulos creados en el sistema, cada

capítulo cuenta con la opción para ser editado y visualizado, los nuevos capítulos se deben

generar en el botón superior izquierdo del modulo, el cual al presionar desplegara una ventana

emergente, la cual posee un formulario que debe completar el nombre del capítulo, marcar las

opciones de activar y por ultimo una opción para mostrar el capitulo en la zona inferior del

presupuesto, esta opción se utiliza para no considerar los costos asociados al capítulo dentro del

total de costos del Informe Copre . Para acceder al modulo debe seleccionar la opción

Presupuesto en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Capítulos.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Estudio y Proyecto (Presupuesto).

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4.6.2 PARTIDAS

- El modulo de partidas despliega por pantalla todas las partidas creadas en el sistema, cada

partida cuenta con la opción para ser editado y visualizado, las nuevas partidas se deben

generar en el botón superior izquierdo del modulo, el cual al presionar desplegara una ventana

emergente, la cual posee un formulario que debe completar el nombre de la partida, unidad de

medida y descripción. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Presupuesto en el

menú principal, luego presionar sobre el sub menú Partidas.


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4.6.3 PRESUPUESTO

- El modulo de presupuesto despliega por pantalla todos los presupuestos cargados en el

sistema, cada presupuesto cuenta con la opción para ser editado y visualizado, los nuevos

presupuestos se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo, el cual al presionar re

direccionará al modulo donde despliega un formulario con el nombre de la presupuesto, proyecto

u obra asociada, Presupuesto Base y valor UF. Para acceder al modulo debe seleccionar la

opción Presupuesto en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Partidas.


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- La creación de un nuevo presupuesto consta de dos etapas, la primera es completar el

formulario con los campos, Nombre Presupuesto, Selección de Proyecto, Valor Uf y como

opción adicional se puede extraer un presupuesto creado en el sistema y cargarlo como base y

sobre este realizaron los cambios. La segunda etapa es cargar los capítulos, partidas, materiales

y mano de obra, todo lo anterior debe estar previamente cargado en el sistema y se va cargando

con el botón (+) que tiene cada agrupación, la búsqueda se realiza en la ventana emergente que

despliega el sistema y finalmente ingresa el rendimiento y cantidad.




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- Una vez cargado el presupuesto debe asignar el orden de los capítulos, esto se realiza en el

botón superior izquierdo que posee el grupo, en el despliega una ventana emergente donde

despliega los capítulos cargados y en cada registro dos botones, los cuales son para dar el

orden. Orden el cual es desplegado en los reportes e informe copre.

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- Los cambios de precios en los materiales y mano de obra se pueden realizar de dos formas, la

primera es de forma individual, esta modificación se realiza dentro del presupuesto,

seleccionando capitulo, partida y por ultimo editando el valor del material o mano de obra que

desea modificar. La segunda forma se realiza a través de la opción Mantención, ubicado en

modulo principal de presupuesto, se debe seleccionar el presupuesto, presionar el botón

mantención, cuya acción despliega una ventana emergente con todos los materiales y mano de

obra cargados en el presupuesto, una vez ubicado el registro que desea modificar, realiza el

cambio de precio en el campo al final del registro y el sistema actualizara todo el valor del

material o mano de obra en el presupuesto seleccionado, esta actualización es de forma masiva.


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4.7 MODULO PROVEEDORES

4.7.1 RUBROS

- El modulo de rubros despliega por pantalla todos los rubros creados en el sistema, cada rubro

cuenta con la opción para ser editado y visualizado, los nuevos rubros se deben generar en el

botón superior izquierdo del modulo. Los rubros son necesarios para categorizar los

proveedores y deben ser ingresados antes de registrar los proveedores. Para acceder al modulo

debe seleccionar la opción Proveedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú

Rubro.


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4.7.2 FORMAS DE PAGO

- El modulo de formas de pago despliega por pantalla todos los registros creados en el sistema,

cada forma de pago cuenta con la opción para ser editado y visualizado, las nuevas formas de

pago se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo. Estos datos son necesarios

para completar la cotización al momento de generar las compras. Para acceder al modulo debe

seleccionar la opción Proveedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú

Formas de Pago.





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4.7.3 MODULO PROVEEDORES

- El modulo de proveedores despliega por pantalla todos los registros creados en el sistema,

cada proveedores cuenta con la opción para ser editado y visualizado, los nuevos proveedores

se deben generar en el botón superior izquierdo del modulo. Estos datos son necesarios para

completar la cotización al momento de generar las compras. Para acceder al modulo debe

seleccionar la opción Proveedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú

Proveedores.


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4.7.4 EVALUACION DE PROVEEDORES

- El modulo de evaluación de proveedores despliega por pantalla un formulario con ítems para

ser completados, el cual debe seleccionar el proyecto, proveedor y periodo, luego de esto debe

responder una serie de preguntas las cuales deben ser respondidas con nota de 1 a 7, una vez

finalizada la evaluación se debe guardar, cuyo evento genera un correo con la evaluación

enviada al encargado de abastecimiento. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción

Proveedores en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Evaluación.


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4.8 MODULO COMPRAS

4.8.1 SOLICITUD MATERIALES

- El modulo de solicitud de materiales consiste en realizar los pedidos de materiales y arriendos

de equipos o maquinaria a través de un presupuesto cargado previamente en el sistema. Para

ingresar una solicitud debe seleccionar la partida, una vez seleccionada el sistema desplegara

los recursos cargados a la partida por presupuesto, en el listado debe ubicar el recurso que

necesita e ingresar la cantidad a solicitar, seguido a esto la fecha en la cual desea que sea

entregado y por ultimo una observación útil para la realizar las cotizaciones, adicionalmente a los

recursos cargados en el presupuesto es posible solicitar materiales no disponibles en el

presupuesto, para ello debe presionar el botón (+) ubicado en la zona derecha de pantalla, esta

acción desplegara una ventana emergente con un campo para realizar búsquedas, esta debe




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ser completada con el nombre del recurso que desea solicitar y presionar el botón buscar, el

sistema listara los recursos encontrados en la base de datos, una vez ubicado el recurso debe

ingresar la cantidad y presionar el botón agregar. Para finalizar la solicitud debe presionar la

opción Activar botones y por último el botón Guardar. Para acceder al modulo debe seleccionar

la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Solicitud Materiales.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Jefe de Bodega, Digitador, Auditor.

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4.8.2 VISACION DE MATERIALES

- El modulo de Visación de materiales consiste en aprobar o rechazar los pedidos de materiales y

arriendos de equipos o maquinaria, el sistema despliega todas las solicitudes pendientes por

visar, estas son listadas según el perfil y estado de cada solicitud. La primera Visación la realiza

el Profesional de Obra, al momento de visualizar la solicitud puede editar las cantidades de los

recursos solicitados y seguido a esto aprobar o rechazar. La segunda Visación la realiza el

Subgerente y finalmente el Gerente, los pasos de aprobación o rechazo son iguales a los

explicados anteriormente. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el

menú principal, luego presionar sobre el sub menú Visar Solicitud Obra. Los estados y eventos

se explican en el siguiente diagrama de actividad.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Profesional de Obra, Subgerente y Gerente.




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4.8.3 GENERAR PROCESO DE COMPRA

- El modulo para generar proceso de compra consiste en agrupar recursos solicitados y

aprobados en el sistema, el proceso de agrupación consiste en marcar los materiales y

presionar el botón Asignar, esta acción desplegara en una ventana emergente con la opción

para seleccionar el proceso de compra al personal de abastecimiento, una vez seleccionado

debe presionar el Botón Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras

en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Generar Proceso Compra.


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4.8.4 DESHABILITAR PROCESO DE COMPRA

- El modulo para deshabilitar los procesos de compras consiste en un listado de todos los

procesos de compra asignados y sin orden de compra, para deshabilitar un proceso de compra

debe ubicar el folio en el listado y presionar sobre la opción Deshabilitar, la cual despliega una

ventana emergente con la opción de ingresar un comentario, esto es obligatorio, al ingresar el

comentario debe presionar el botón Aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción

Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Deshabilitar Proceso Compra.





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4.8.5 LIBERAR SOLICITUD DE MATERIAL

- Todos los días viernes a las 11:00 horas, el sistema ejecuta automáticamente un proceso el cual

libera todas las solicitudes de materiales ingresadas y aprobadas por los tres perfiles asignados,

en los casos cuya compra sea de carácter urgente, existe la opción en el sistema para liberar

solicitudes, este modulo despliega por pantalla todas las solicitudes aprobadas por todos los

perfiles, y cada solicitud cuenta con una opción para liberar, esta opción es un botón el cual al

presionarlo liberara la solicitud para realizar el proceso de compra. Para acceder al modulo debe

seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Liberar

Solicitud Material.


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4.8.6 MANTENEDOR DE PROCESOS DE COMPRA

- El modulo mantenedor de procesos de compras consiste en un listado de todos los procesos de

compra asignados y sin orden de compra, el modulo cuenta con dos opciones, la primera es

para anular proceso de compra, y la segunda es para reasignar un proceso, para anular un

proceso debe ubicar el folio en el listado y presionar sobre la opción Anular, la cual despliega

una ventana emergente con la opción para ingresar un comentario, esto es obligatorio, al

ingresar el comentario debe presionar el botón Aceptar. La segunda opción para reasignar un

proceso se encuentra al final de cada registro y al presionarla despliega una ventana emergente,

en la cual se debe seleccionar el personal de abastecimiento para reasignar. Para acceder al

modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub

menú Mantenedor Proceso Compra.


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4.8.7 MIS PROCESOS DE COMPRA

- El modulo mis procesos de compras consiste en un listado de todos los procesos de compra

asignados, el modulo cuenta una variedad de opciones, entre ellas se encuentran el ingreso de




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cotizaciones, mantenedor de cotizaciones y generación de análisis de precios. Para acceder al

modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego presionar sobre el sub

menú Mis Proceso Compra.

- Ingreso de Cotización: Para realizar el ingreso de una cotización, debe presionar sobre el

botón Ing. Cotización, esta acción desplegara una ventana emergente, donde debe seleccionar

el proveedor e ingresar los valores y descuentos de los recursos. En los casos de los arriendos,

debe llenar el campo cantidad de arriendo, el cual asocia la cantidad de maquinas o equipos, por

ultimo debe presionar el botón guardar el cual habilita las opciones de análisis de precio y

mantenedor de cotizaciones.

- Ver Cotización: Para realizar una modificación en alguna cotización o bien anularla, debe

presionar el botón Ver Cotización(es), el cual posee las opciones para visualizar, modificar o

eliminar.

- Análisis de Precio: El análisis de precio consiste en seleccionar o elegir los recursos de las

cotizaciones, para ello debe presionar el botón Analis. De Precio, el cual despliega una ventana

emergente donde lista el detalle de las cotizaciones agrupadas por estas, para generar el

análisis debe presionar sobre los precios que desea elegir.

- Para realizar el análisis de precio debe haber ingresado por lo menos una cotización.

- Al momento de realizar el análisis de precio el sistema enviara un correo avisando al encargado

de abastecimiento sobre un nuevo evento.

- Orden de Compra: una vez realizado y aprobado el análisis de precio, el modulo habilita la

opción Orden de Compra, la cual al presionar el botón despliega una ventana emergente, con la

opción de empresa a Facturar y observaciones, finalmente al presionar el botón generar, habilita

el icono de pdf para imprimir la o las Orden de Compra dependiendo de los proveedores

escogidos.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Abastecimiento y Asistente de

Abastecimiento.

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4.8.8 VISAR ANÁLISIS DE PRECIO

- El modulo visar análisis de compras consiste en un listado de todos los procesos de compra con

análisis de precios pendientes por visar, para aprobar o rechazar debe presionar el botón visar el

cual despliega una ventana emergente con el análisis de precio generado, para aprobar o

rechazar debe presionar una de las dos opciones.

- En primera instancia debe Visar el encargado de abastecimiento, según decida deberá aprobar

el gerente o de lo contrario será aprobado quedando en el estado para generar Orden de

Compra.




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- Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras en el menú principal, luego

presionar sobre el sub menú Visar Análisis de Precio.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Abastecimiento y Gerente de

Construcción.

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4.8.9 ORDER DE COMPRAS

- El módulo ordenes de compras consiste en un listado con todas las ordenes de compras

generadas, como opciones en modulo existe un buscador por numero de orden o proveedor,

adicionalmente cuanta con opciones para imprimir la orden de compra, modificar observaciones,

cambiar empresa de facturación y editar cantidades, cuyas opciones solo tiene acceso el perfil

de encargado de abastecimiento. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Compras

en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Ordenes de Compras.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Abastecimiento y Gerente de

Construcción.

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4.9 MODULO ARRIENDOS

4.9.1 ARRIENDOS

- El modulo de arriendos consiste en registrar todos arriendos generados en las ordenes de

compras, para ingresar un arriendo debe presionar el botón superior derecho (+), el cual

despliega una ventana emergente con un formulario, en él debe ingresar el nombre del arriendo,

guía de despacho, numero de orden de compra, periodo (Corrido, Lun-Vie, Lun-Sab.) y fecha

desde cuando ingreso la maquina o equipo, al completar el formulario debe presionar el botón

Aceptar, la cual desplegara en pantalla el detalle de los arriendos según orden de compra y

deberá validar la cantidad de maquinas o equipos y por ultimo guardar.

- Una vez registrado el arriendo, el sistema habilita la opción para imprimir el comprobante de

ingreso en un pdf.

- Los consumos se realizan seleccionando al arriendo, el cual despliega en la zona inferior las

opciones de fecha de entrada, fecha de salida y partida asociada, la cual guardara en el sistema

y listara en una tabla inferior del modulo, calculando de forma automática la cantidad de días

según las fechas seleccionadas.

- Una vez ingresado el consumo, el sistema habilita la opción para imprimir el comprobante de

consumo en un pdf.

- Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Arriendos en el menú principal, luego

presionar sobre el sub menú Arriendos.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador, Auditor y

Gerente de Construcción.




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4.9.2 SOLICITUD EXTENSIÓN DE ARRIENDO

- El modulo solicitud de extensión de arriendo consiste en un listado con todas los arriendos

activos generados en el sistema, cada registro cuenta con la opción de extender solicitud, la cual

el presionar el botón despliega una ventana emergente con los campos para ingresar cantidad

de días a solicitar y comentario, por ultimo debe presionar el botón solicitar. Para acceder al

modulo debe seleccionar la opción Arriendos en el menú principal, luego presionar sobre el sub

menú Solicitar Extensión de Arriendo.



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4.9.3 SOLICITUDES PENDIENTES EXTENSION DE ARRIENDO

- El modulo solicitud pendientes de extensión de arriendo consiste en un listado con todas las

solicitudes de extensión que están pendientes de aprobar, al aprobar la solicitud en el botón

disponible, el sistema realizara una modificación en las cantidades de la orden de compra

asociada, esta opción está disponible para el encargado de abastecimiento, de esta forma es

posible seguir realizando consumos en el arriendo solicitado, Para acceder al modulo debe

seleccionar la opción Arriendos en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú

Solicitudes Pendientes Extensión Arriendo.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Abastecimiento

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4.9.4 TERMINO DE ARRIENDO

- El modulo de termino de arriendos consiste en desplegar todos arriendos activos en el sistema,

para dar por finalizado el arriendo debe presionar el botón terminar, el cual desplegara una

ventana emergente con un formulario que debe ser completado con el numero de guía de retiro,

fecha de termino y comentario, por ultimo debe presionar el botón terminar. Para acceder al

modulo debe seleccionar la opción Arriendos en el menú principal, luego presionar sobre el sub

menú Termino de Arriendo.






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4.10 MODULO BODEGA

4.10.1 ENTRADAS

- El modulo de entradas de bodega genera los movimientos y comprobantes de ingreso en

bodegas, existen diferentes tipos de movimientos, estos se explican a continuación.

- Compra Caja Chica: Son los ingresos realizados a través de facturas o boletas, el cual debe

completar con tipo de respaldo (Boleta o Factura), numero de documento (folio factura o boleta),

fecha de documento y proveedor, el detalle debe ser completado buscando los recursos, unidad

de medida, cantidad, valor y moneda.

- Compra Orden de Compra: Son los ingresos realizados a través de las ordenes de compras

generadas por el sistema, para ello debe completar en el documento de respaldo con guía de

despacho, de esta manera el sistema habilita el campo numero orden de compra, el cual al

ingresar el numero de orden autocompleta los datos del proveedor, el siguiente paso es ingresar

numero de guía de despacho y fecha de documento, una vez completados los datos solicitados

debe presionar el botón cargar, el cual mostrara en pantalla el detalle de la orden de compra

(recursos), por lo tanto solo será necesario validar la cantidad despachada.

- Consumo No Realizado: Son los ingresos realizados a través de un vale de consumo (egreso)

generado por sistema, el motivo as frecuente es por no realizar el consumo o bien el consumo

no fue generado en el 100%, para registrar el ingreso debe seleccionar en el documento de

respaldo vale de consumo, numero de documento (vale de consumo) y fecha de documento,

una vez completados los datos solicitados debe presionar el botón cargar, el cual mostrara en

pantalla el detalle de la consumo realizado(recursos), por lo tanto solo será necesario validar la

cantidad a ingresar.

- Préstamo: Son los ingresos realizados a través de una guía de despacho interna generada por

el sistema y son por motivos de préstamos entre obras, para registrar el ingreso debe

seleccionar en el documento de respaldo guía de despacho interna, numero de documento

(numero de vale) y fecha de documento, una vez completados los datos solicitados debe

presionar el botón cargar, el cual mostrara en pantalla el detalle de la consumo

realizado(recursos), por lo tanto solo será necesario validar la cantidad a ingresar.

- Finalmente se debe presionar el botón guardar para generar los movimientos, esta acción

desplegara la opción del pdf para imprimir el comprobante.

- Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego

presionar sobre el sub menú Entradas.




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- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador y Auditor.

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4.10.2 SALIDAS

- El modulo de salidas de bodega genera los movimientos y comprobantes de consumos en

bodegas, existen diferentes tipos de movimientos, estos se explican a continuación.

- Consumo: Son los consumos realizados por vales de consumo u órdenes de trabajo, el cual

debe completar con tipo de respaldo, numero de documento y fecha de documento, el detalle

debe ser completado buscando los recursos, unidad de medida y cantidad.

- Los vales de consumo son para uso interno de las obras y ordenes de trabajos para los

consumos relacionados con postventa y preparación y mantención de vivienda.

- Préstamo: Son los consumos realizados por préstamos a otras obras, el cual debe completar

con tipo de respaldo (guía de despacho interna), numero de documento y fecha de documento,

el detalle debe ser completado buscando los recursos, unidad de medida y cantidad.

- Devolución Proveedor: Son los consumos generados por devolución de material al proveedor,

esto es solo necesario y debe ser realizado una vez que haya sido registrado el ingreso del

material, para lo cual debe completar con tipo de respaldo (guía de despacho interna), numero

de documento y fecha de documento, el detalle debe ser completado buscando los recursos,

unidad de medida y cantidad.

- Finalmente se debe presionar el botón guardar para generar los movimientos, esta acción

desplegara la opción del pdf para imprimir el comprobante.


presionar sobre el sub menú Salidas.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador y Auditor.

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4.10.3 VALES

- El modulo de salidas de bodega despliega todos los comprobantes de entrada y salida

generados en bodega, el modulo incluye buscador por numero de folio o rangos de fechas, al

final de cada registro o fila se encuentra disponible la opción del pdf para imprimir y visualizar el

comprobante. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal,

luego presionar sobre el sub menú Vales.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Encargado de Bodega, Digitador, Auditor,

Gerencia, Profesional de Obra, Consultor, Asistente de Abastecimiento y Encargado de

Abastecimiento.

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4.10.4 MANTENEDOR DE PARTIDAS EN LOS COMPROBANTES

- El modulo de mantenedor de partidas en los comprobantes, es un modulo que cuenta con las

opciones para modificar la partidas seleccionadas en los consumos de bodega, este modulo

despliega en pantalla todos los consumos generados y al final de cada fila dispone de una

opción para editar las partidas, esta opción despliega una ventana emergente con los recursos

consumidos y un selector de partidas por cada ítem. Una vez editadas las partidas debe




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presionar el botón aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Bodega en el

menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mantenedor Materiales en Partidas.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor.

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4.10.5 MANTENEDOR DE MOVIMIENTOS DE BODEGA

- El modulo de mantenedor de movimientos de bodega, es un modulo que cuenta con las

opciones para modificar las cantidades, precios, numero de documento y fecha de movimiento,

este modulo despliega en pantalla todos los consumos e ingresos generados y al final de cada

fila dispone de una opción para editar y anular los registros, esta opción despliega una ventana

emergente con los recursos generados en comprobante y campos editables de cantidad y precio

por cada fila, además cuenta con un editor de nuevo de documento y fecha de movimiento. Una

vez editado debe presionar el botón aceptar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción

Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Mantenedor Mov.Bodegas.


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4.10.6 GENERAR INVENTARIO

- Modulo en el cual el despliega inventario de bodega, en este modulo se puede exportar la

información a Excel o pdf, además para los perfiles con permisos pueden realizar un control de

inventario en el botón superior derecho desplegado en pantalla. Al momento de presionar el

botón control inventario el sistema realizara una validación sobre inventarios no finalizados en la

obra, de existir inventarios en este estado entrega un aviso, de lo contrario entrega el número de

folio que genero para esta operación. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción

Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Generar Inventario.





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4.10.7 REGULARIZACIÓN DE INVENTARIO

- Modulo en el cual el despliega un campo de búsqueda, en él debe ingresar el numero de folio

generado por sistema al momento de generar inventario, esto queda asociado al usuario, por lo

cual otro usuario no podrá intervenir la regularización. Una vez ingresado el folio y presionado el

botón buscar inventario, el sistema desplegara en pantalla el inventario guardado, lo cual cada

fila tiene un campo para ingresar la regularización de cantidades encontradas en bodega

(cantidad física), al completar las cantidades debe presionar el botón siguiente ubicado al

termino del listado de materiales, el cual mostrara en pantalla los materiales con diferencias

encontradas, en ellos debe registrar los motivos por los cuales se encontraron diferencias.

- Una vez finalizado el proceso sebe presionar el botón finalizar inventario. Para acceder al

modulo debe seleccionar la opción Bodega en el menú principal, luego presionar sobre el sub

menú Regularización de Inventario.


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4.10.7 VISAR CONTROL DE INVENTARIO

- Modulo en el cual se encuentran disponibles los inventarios pendientes de visar, por motivos de

control siempre será un inventario por obra pendiente por visar. Cada inventario cuenta con las

opciones para revisar en Excel la regularización realizada y los botones para aprobar o rechazar.

- Existen diferentes perfiles y estados por los cuales debe ser aprobado el inventario el cual

finalmente realizara los ajustes en bodega y enviara un correo al personal de obra, control de

gestión y gerente general.

- Orden de Aprobación:

- Encargado de Bodega

- Profesional de Obra

- Supervisor de Obra o Subgerente

- Gerente de Construcción

- Encargado de Control de Gestión (Genera los movimientos y ajustes en bodega)

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presionar sobre el sub menú Visar Control de Inventario.




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- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Encargado de Bodega, Profesional

de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de

Gestión.

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4.11 MODULO CAJAS CHICAS

4.11.1 CAJA CHICA

- El modulo de cajas chica registra las compras realizadas con boletas o facturas, al realizar el

ingreso queda automáticamente consumido lo cual no es necesario realizar consumo adicional,

estos movimientos no se asocian a los movimientos de bodegas, lo cual su valor de ingreso no

afecta los consumos de bodega. Para realizar el ingreso debe completar el formulario con la

fecha de movimiento, documento (boleta o factura), recurso, folio del documento, partida,

cantidad, precio unitario y proveedor, para finalizar debe presionar el botón (+). Para acceder al

modulo debe seleccionar la opción Caja Chica en el menú principal, luego presionar sobre el sub

menú Caja Chica.



Gestión.

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4.11.2 MANTENEDOR CAJA CHICA

- El mantenedor de cajas chica despliega los movimientos registrados por el modulo ingreso de

caja chica, el cual cada fila consta de con las opciones para imprimir el comprobante, anular el

registro o modificar. Para imprimir el comprobante debe buscar y ubicar el movimiento, una vez

encontrado debe presionar el botón pdf ubicado en las opciones finales. Si desea modificar un

comprobante debe buscar y ubicar el registro, una vez encontrado debe presionar el botón con

la imagen editar, el cual desplegara una ventana emergente con el formulario y campos para

realizar la edición, los campos que pueden ser editados son el numero de folio, fecha, tipo

documento, partida, cantidad, precio unitario y proveedor. En el caso de anual un registro, debe

presionar el botón con la imagen de eliminar, el cual realizara la acción solicitada. Para acceder

al modulo debe seleccionar la opción Caja Chica en el menú principal, luego presionar sobre el

sub menú Mantenedor Caja Chica.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas y Auditor.

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4.11.3 VALES

- El modulo de vales cajas chica despliega los movimientos registrados por el modulo ingreso de

caja chica, el cual cada fila consta de con la opción para imprimir el comprobante. Para imprimir

el comprobante debe buscar y ubicar el movimiento, una vez encontrado debe presionar el botón

pdf ubicado en la opción final. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Caja Chica en

el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Vales.



Gestión.

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4.12 MODULO MANO DE OBRA

4.12.1 CONTROL MANO DE OBRA

- El modulo de control de mano de obra cuenta con un formulario con 4 campos de entrada, los

cuales son fecha, personal, turno (AM, PM y DIA) y Partida, todos los campos son obligatorios,

una vez completados los cambios debe presionar el botón (+), el cual agregara en un listado

inferior todo el personal que haya cargado. En caso de error cada personal agregado cuenta con

un botón para quitar al final de cada registro. Por último para guardar debe presionar el botón

Ingresar. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mano de Obra en el menú

principal, luego presionar sobre el sub menú Control Mano de Obra.

- El costo de la mano de obra el sistema la calcula automáticamente (no es digitada), y la realiza a

través del sueldo del trabajador, estos montos se ajustan automáticamente una vez que

remuneración termina el proceso de pago de sueldos.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Digitador, Encargado de Bodega,

Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control

de Gestión.

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4.12.2 EXAMINADOR MANO DE OBRA

- El modulo examinador de mano de obra cuenta con un rango de dos fechas, las cuales deben

ser completadas con una fecha inicial y final de acuerdo a los días que vaya a cargar la mano de

obra. Una vez seleccionadas las fechas y presionado el botón aceptar desplegara un listado con

el personal activo y los días según el rango seleccionado. Para ingresar el personal debe

presionar sobre el día ubicado en la fila del personal seleccionado y dependiendo del turno

realizar el click en el campo que corresponda, ya sea AM, PM o Día, esta acción desplegara

una ventana emergente la cual muestra un campo para seleccionar la partida. Para acceder al

modulo debe seleccionar la opción Mano de Obra en el menú principal, luego presionar sobre el

sub menú Examinador Mano de Obra.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Digitador, Encargado de Bodega,


de Gestión.

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4.12.3 REPROCESAR MANO DE OBRA

- El modulo reprocesar mano de obra consiste en recalcular los costos de mano de obra una vez

terminado el periodo de remuneraciones, esto se debe ejecutar únicamente cuando existan

diferencias entre los montos de remuneraciones y mano de obra cargada. Las diferencias

pueden ser generadas por mano de obra no cargada o fuera de plazo.

- Para ejecutar el reproceso debe seleccionar el periodo y presionar el botón aceptar, una vez

terminado el proceso desplegara la información de cantidad de trabajadores reprocesados.

- Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mano de Obra en el menú principal, luego

presionar sobre el sub menú Reprocesar Mano de Obra.




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- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Profesional de Obra, Supervisor o

Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

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4.12.4 REPROCESAR MANO DE OBRA SUPERIOR

- El modulo reprocesar mano de obra superior consiste en recalcular los costos de mano de obra

una vez terminado el periodo de remuneraciones, esto se debe ejecutar únicamente cuando

existan diferencias entre los montos de remuneraciones y mano de obra cargada. Las

diferencias pueden ser generadas por mano de obra no cargada o fuera de plazo.

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- Para ejecutar el reproceso debe seleccionar el periodo y presionar el botón aceptar, una vez

terminado el proceso desplegara la información los trabajadores y montos reprocesados.

- Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Mano de Obra en el menú principal, luego

presionar sobre el sub menú Reprocesar Mano de Obra Superior.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Profesional de Obra, Supervisor o

Subgerente, Gerente de Construcción y Encargado de Control de Gestión.

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4.13 MODULO REGULARIZACIONES

4.13.1 PROVISIÓN Y OTROS

- El modulo de provisión y otros tiene como finalidad registrar las regularizaciones de

subcontratos que se generar a través de órdenes de compra. Para realizar un ingreso debe

hacer click sobre el botón superior derecho (+), el cual desplegara una ventana emergente con

los siguientes campos: nombre regularización, proveedor, número de factura, orden de compra,

fecha desde, fecha hasta, monto contratado, monto mano de obra, monto material, por ultimo

debe presionar el botón aceptar. Una vez ingresado el registro debe asignar las partidas a las

cuales será cargado el costo para ello debe hacer click sobre el nombre del registro, esta acción

desplegara en la zona inferior del modulo un campo de entrada donde debe buscar la partida y

presionar el botón (+), pueden ser n partidas.

- Cada registro tiene disponible un comprobante en pdf el cual se encuentra al final de cada fila.

- Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Regularizaciones en el menú principal, luego

presionar sobre el sub menú Provisión y otros.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Jefe de Bodega, Digitador,


de Gestión.

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4.13.2 ESTADOS DE PAGOS

- El modulo de estados de pagos tiene como finalidad registrar los estados de pagos generados a

través de los subcontratos. Al momento de ingresar al modulo desplegara en un listado con los

todos los subcontratos ingresados, si desea ingresar un estado de pago debe presionar sobre el

nombre del subcontrato, esta acción habilita las partidas asignadas al registro con los campos

de ingreso de montos en cada partida, una vez ingresado los montos se debe presionar el botón

aceptar, el cual registrará el pago. Para acceder al modulo debe seleccionar la opción

Regularizaciones en el menú principal, luego presionar sobre el sub menú Estados de Pagos.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Jefe de Bodega, Digitador,


de Gestión.

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4.14 MODULO SUBCONTRATOS

4.14.1 INGRESO DE SUBCONTRATO

- El modulo de ingreso de subcontrato se compone de un formulario con el fin de registrar los

subcontratos sin orden de compra. El formulario se compone de una serie de campos los cuales

son, nombre subcontrato, subcontratista, tipo subcontrato (Asesorías, otros, etc.), fecha de

inicio, fecha de término, tipo de documentos en garantía, documentos anexos y porcentaje de

retención. Completados los campos debe presionar el botón Aceptar el cual habilitara una tabla

inferior, con el botón (+) para realizar el ingreso del detalle del subcontrato, presionado el botón

desplegara una ventana emergente, el cual contiene un formulario con los siguientes campos,

partida, descripción del detalle, unidad de medida, cantidad y precio unitario, por ultimo debe

presionar el botón aceptar, una vez presionado el botón aceptar cerrara la ventana y listará en la

pantalla principal el registro ingresado.

- La impresión del subcontrato se realiza a través del botón pdf desplegado una vez ingresado

completados los campos.

- Para acceder al modulo debe seleccionar la opción Subcontratos en el menú principal, luego

presionar sobre el sub menú Ingreso de Subcontrato.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Auditor, Profesional de Obra, Profesional de

terreno.

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4.14.2 VISAR SUBCONTRATO

- Modulo en el cual se encuentran disponibles los subcontratos pendientes de visar, cada

subcontrato cuenta con las opciones para revisar visualizar, aprobar o rechazar. La opción para

visualizar el subcontrato es el botón con imagen de pdf, el cual al presionarlo despliega la opción

para descargar o visualizar el documento en formato pdf, la opción para rechazar despliega una

ventana emergente el cual debe completar la campo de comentario y presionar el botón aceptar,

por último la opción de aprobación despliega un mensaje solicitando la confirmación del usuario

para realizar la aprobación.

- Existen diferentes perfiles y estados por los cuales debe ser aprobado el subcontrato el cual

finalmente al tener todas las aprobaciones es liberado en el sistema para realizar estados de

pagos.


- Jefe Administrativo

- Profesional de Terreno




- Gerente General

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presionar sobre el sub menú Visar Subcontratos.

- Perfiles Autorizados: Administrador de sistemas, Jefe Administrativo, Profesional de Terreno,

Profesional de Obra, Supervisor o Subgerente, Gerente de Construcción y Gerencia.

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4.14.3 MANTENEDOR SUBCONTRATO

- El modulo de mantenedor de subcontratos despliega por pantalla los subcontratos creados y

visados, este modulo cuenta con la opción para descargar el documento en pdf y subir

documentación, para subir documentación debe presionar el Doc. Anexos, el cual desplegara

una ventana emergente con un formulario que cuenta los campos para nombrar el archivo y

subir al servidor, una vez completados los datos debe presionar el botón Aceptar.




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Fecha: Agosto 2012


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presionar sobre el sub menú Mantenedor Subcontratos.



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4.14.4 INGRESO ANEXO SUBCONTRATO

- El modulo de ingreso de anexo subcontrato se compone de un formulario con el fin de registrar

los cambios asociados al subcontrato los cambios permitidos en este modulo son agregar

nuevas partidas y modificar cantidades en las partidas que no cuenten con estados de pagos.

Para crear un anexo debe seleccionar el subcontrato asociado, una vez seleccionado debe

presionar el botón aceptar el cual cargara en la tabla inferior el detalle del subcontrato y la

opción para agregar ítems.


presionar sobre el sub menú Ingreso de Anexo Subcontrato.


terreno.

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4.14.5 MANTENEDOR ANEXO SUBCONTRATO

- El modulo de mantenedor de anexo de subcontratos despliega por pantalla los anexos de

subcontratos creados y visados, este modulo cuenta con la opción para descargar el documento

en pdf.


presionar sobre el sub menú Mantenedor Anexo Subcontratos.



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4.14.6 VISAR ANEXO SUBCONTRATO

- Modulo en el cual se encuentran disponibles los anexos de subcontratos pendientes de visar,

cada anexo de subcontrato cuenta con las opciones para revisar visualizar, aprobar o rechazar.

La opción para visualizar el anexo de subcontrato es el botón con imagen de pdf, el cual al

presionarlo despliega la opción para descargar o visualizar el documento en formato pdf, la

opción para rechazar despliega una ventana emergente el cual debe completar la campo de

comentario y presionar el botón aceptar, por ultimo la opción de aprobación despliega un

mensaje solicitando la confirmación del usuario para realizar la aprobación.

- Existen diferentes perfiles y estados por los cuales debe ser aprobado el anexo de subcontrato

el cual finalmente al tener todas las aprobaciones es liberado en el sistema para realizar estados

de pagos.







- Gerente General

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presionar sobre el sub menú Visar Anexo Subcontratos.



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4.14.7 MANTENEDOR ESTADO DE PAGO

- El modulo de mantenedor de estado de pago despliega por pantalla un listado con los

subcontratos aprobados por sistema, cada registro cuenta la opción para imprimir, visualizar y

crear un nuevo estado de pago. Para visualizar un estado de pago debe buscar y ubicar el

subcontrato asociado, luego presionar el botón estados de pagos, el cual desplegara por

pantalla una ventana emergente con los estados de pagos creados. Por último para crear un

estado de pago debe presionar el botón (+) el cual se compone de un formulario el cual cargara

el detalle del subcontrato y la opción para cargar el porcentaje de avance de cada ítems, el cual

calculara de forma automática el monto a cancelar, una vez cargado los ítems, debe presionar el

botón aceptar.

- Una vez ingresado el 100% de avance en todos los ítems del subcontrato, el botón para crear

estados de pagos queda deshabilitado.


presionar sobre el sub menú Ingreso de Mantenedor Estados de Pago.


terreno.




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4.14.8 VISAR ESTADO DE PAGO

- Modulo en el cual se encuentran disponibles los estados de pagos pendientes de visar, cada

estado de pago cuenta con las opciones para revisar visualizar, aprobar o rechazar. La opción

para visualizar el estado de pago es el botón con imagen de pdf, el cual al presionarlo despliega

la opción para descargar o visualizar el documento en formato pdf, la opción para rechazar

despliega una ventana emergente el cual debe completar la campo de comentario y presionar el

botón aceptar, por último la opción de aprobación despliega un mensaje solicitando la

confirmación del usuario para realizar la aprobación.

- Existen diferentes perfiles y estados por los cuales debe ser aprobado el estado de pago el cual

finalmente al tener todas las aprobaciones es carga las firmas digitales en el documento y es

apto para realizar el proceso de pago.





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- Gerente General

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presionar sobre el sub menú Visar Estado de Pago.



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4.15 MODULO REPORTES

4.15.1 REPORTES

- El modulo de reportes contiene diferentes informes con filtros de búsquedas y exportaciones a

Excel y pdf, a continuación se detallan los módulos.

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- Conciliación de Mano de Obra: informe el cual compara los costos por persona cargado en el

copre vs el libro de remuneraciones por periodo. La información puede ser exportada en Excel y

pdf.

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- Conciliación de Mano de Obra Superior: informe el cual compara los costos de personal

superior cargado en el copre vs el libro de remuneraciones por periodo. La información puede

ser exportada en Excel y pdf.

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- Detalle de Mano de Obra: informe el cual consiste en desplegar el detalle por persona cargado

en el copre, el modulo permite filtrar por nombre, partida y rangos de fechas, esta información

puede ser exportada en Excel y pdf.

- Estado Ordenes de Compras: informe el cual consiste en desplegar el detalle de las solicitudes

y ordenes de compras generadas, mostrando las cantidades solicitadas v/s cantidades

ingresadas en bodega, el modulo permite filtrar por recurso, partida y OC pendientes, esta

información puede ser exportada en Excel y pdf.

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- Examinador de Arriendos: informe el cual despliega los arriendos y consumos ingresados en

sistema, permite filtrar por N de folio, estado y rangos de fechas, esta información puede ser

exportada en Excel y pdf.

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- Examinador de Compras por Partida: informe el cual consiste en desplegar el listado de

recursos cargados en la partida del presupuesto, de acuerdo a los ítems de recursos listados

muestra las compras realizadas y saldos.

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- Examinador de Controles de Inventarios: informe el cual despliega los inventarios generados

en sistema, permitiendo filtrar por folio o rangos de fechas, permite exportar cada inventario en

Excel y revisar visaciones realizadas.

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- Examinador de Informes de Copre Cerrados: informe el cual permite visualizar los copre

cerrados e imprimir en pdf .

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- Examinador de Partidas: informe el cual permite visualizar las partidas cargadas en el

presupuesto de la obra, en ella lista el código y nombre de partida, es posible exportar a Excel.

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- Examinador de Proveedores: informe el cual despliega los datos de los proveedores creados

en el sistema, permite filtrar por nombre o Rut.

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- Examinador de Estados de Pagos: informe el cual despliega los estados de pagos creados en

la obra, los datos desplegados son los folios de EEPP y Subcontrato, estado de visaciones,

descripción, partida, proveedor y montos, el modulo cuenta con opción para imprimir el estado

de pago en pdf y exportar toda la información a Excel y pdf. Los filtros de búsqueda son por folio

de EEPP y rangos de fechas.




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- Examinador de Evaluaciones de Proveedores: modulo el cual despliega las evaluaciones

realizadas a los proveedores por el encargado de abastecimiento, la información puede ser

descargada en Excel.

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- Examinador de Evaluaciones de Proveedores (Promedio): modulo el cual despliega las

evaluaciones realizadas a los proveedores por los involucrados, las evaluaciones son agrupadas

por proveedores y calculado el promedio, la información puede ser descargada en Excel.

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- Examinador de Movimiento de Bodega: informe el cual despliega los movimientos realizados

en bodega, cuenta con filtros de búsqueda por tipo de movimiento, periodos, proveedor,

recursos y folio, la información puede ser descargada en Excel.

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- Examinador de Movimientos de Material: informe el cual despliega el historial del material

seleccionado en bodega, listando cantidades, tipo de movimientos, valorizaciones y stock,

permite exportar la información a Excel.

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- Examinador de Solicitudes de Material: informe el cual despliega el historial de los materiales

solicitados, permitiendo filtrar por número de folio, rangos de fechas, partidas y materiales, la

información puede ser exportada a Excel.

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- Examinador de Subcontratos: informe el cual despliega los Subcontratos creados en la obra,

los datos desplegados son el folio del Subcontrato, estado de visaciones, descripción, partida,

proveedor y montos, el modulo cuenta con opción para imprimir el estado de pago en pdf y

exportar toda la información a Excel y pdf. Los filtros de búsqueda son por folio de subcontrato y

rangos de fechas.

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- Examinador de Visaciones de Anexos de Contrato: informe el cual despliega los Anexos de

Subcontratos creados en la obra, los datos desplegados son el folio del Anexo Subcontrato,

estado de visaciones, descripción, partida, proveedor y montos, el modulo cuenta con opción

para imprimir el anexo en pdf. Los filtros de búsqueda son por folio de subcontrato y rangos de

fechas.

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Fecha: Agosto 2012


- Informe Copre: reporte copre el cual agrupa los consumos de bodega, cajas chicas, arriendos,

mano de obra y estados de pagos por partida. Este informe puede ser desplegado en Excel o

pdf. Este modulo cuenta con la opción para cerrar el periodo y subir el informe al modulo de

informe de copre cerrados, esta opción está disponible solo para control de gestión.

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- Reporte de Presupuestos: diferentes reportes asociados al presupuesto de la obra, este

modulo cuenta con ocho opciones de reportes, los cuales son:

- Informe del Presupuesto.

- Presupuesto Desplazado

- Presupuesto Detallado

- Listado de Insumos

- Insumos por Partida

- Incidencia de Partidas

- Incidencias de Partidas

- Incidencia de Insumos

- Precios Unitarios

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instructivo de trabajo manual de uso - maestra.cl · manual de uso aplicaciÓn ... procesos de...

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