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  • Ministerio Público Fiscal de Tucumán 1

    Instructivo de Microsoft Excel 2013

    ¿Qué es Microsoft Excel?

    La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una herramienta ofimática, una aplicación

    integrada en el paquete Microsoft Office cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos

    introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas

    capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

    Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de

    trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros,

    etc. El libro de trabajo contiene hojas de cálculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar,

    cambiar de nombre.

    ¿Cómo ingresamos a Excel?

    Para entrar al programa Microsoft Excel, puede hacer clic en el botón Inicio, Microsoft

    Office, y luego clic en Microsoft Excel; o también doble clic en caso de contar con el ícono en el

    escritorio de Windows.

    El presente instructivo corresponde a una guía básica para el manejo del aplicativo y la adquisición de

    conceptos en relación a este utilitario.

  • Ministerio Público Fiscal de Tucumán 2

    Una vez que se ha realizado esto, se podrá visualizar una pantalla como la siguiente:

    ¿Qué es una hoja de cálculo?

    Cada hoja de cálculo de Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 1.048.576 filas por

    16.384 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas de

    izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación. La ventana

    muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda.

    Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su número de fila. La hoja de

    cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas que pueden

    ingresarse información alfanumérica y ponerla en relación de manera lógica, matemática o

    secuencial. Las celdas tienen una limitación de 32.767 caracteres. Una hoja de cálculo permite

    una amplia variedad de funciones, tales como:

    • Ingresar datos en listas o secuencias de operaciones, guardarlos e imprimirlos.

    • Ordenar listas y conjuntos de datos, aplicándoles criterios alfabéticos u otros.

    • Aplicar fórmulas y operaciones formales a conjuntos de datos para obtener

    resultados.

    • Graficar de diverso modo (torta, barra, etc.) conjuntos de datos y de

    operaciones.

    • Construir plantillas digitales automatizadas.

  • Ministerio Público Fiscal de Tucumán 3

    Libros de cálculo.

    Cada archivo puede contener un gran número de hojas de cálculo. Un libro de cálculo

    de Excel, está compuesto por una o más hojas de cálculo, que pueden alojar datos

    alfanuméricos, numéricos y funciones, relacionados entre sí o totalmente independientes.

    Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión por defecto .XLSX. Cuando se inicia una

    sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional

    de Libro1.

    La interfaz de Excel es similar a la de Word o PowerPoint, sólo que, en el área de trabajo

    o pantalla de edición, presenta una cuadrícula compuesta de filas y columnas, cuyas

    intersecciones se denominan celdas. Al abrir un nuevo libro, la pantalla de edición presenta la

    interfaz siguiente:

    Ventana de Excel

  • Ministerio Público Fiscal de Tucumán 4

    Elementos de Microsoft Excel

    Barra de acceso rápido

    La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede

    personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta de

    opciones que se muestra. Por defecto vienen tres comandos. El primero, de izquierda a derecha

    es Guardar y sirve para guardar el documento. Si aún no se ha guardado el libro con algún

    nombre específico, entonces este comando equivale al comando “guardar como” de la pestaña

    Archivo. El comando deshacer, deshace la última acción realizada. En el sentido inverso funciona

    el comando rehacer. Se puede rehacer y deshacer varios pasos hacia atrás/adelante.

    Las barras de encabezados de columnas y de títulos de filas se ubican arriba en la

    planilla, en tanto que las etiquetas de las hojas que componen el libro, lo hacen en la parte

    inferior. Aunque en la figura sólo se muestran tres de ellas, es posible insertar gran cantidad de

    hojas de cálculo en cada libro.

    Barra de título

    Está formada por nombre y sección ocupada, los botones de minimizar, maximizar, y

    cerrar.

    Cinta o banda de opciones.

    La cinta de opciones son los iconos que encontramos en la barra superior al abrir un

    Excel cualquiera. Esta barra de opciones es:

    Donde en cada una de las pestañas se cuenta opciones diferentes para trabajar con

    Excel.

    Una descripción básica para cada ítem es:

    • Archivo: permite guardar, abrir un archivo, imprimir y modificar algunas

    opciones.

    • Inicio: permite copiar y pegar, modificar algunos aspectos de formato, crear

    formato condicional.

    • Insertar: brinda la posibilidad de incorporar tablas, imágenes desde archivo o

    prediseñadas, gráficos estadísticos.

  • Ministerio Público Fiscal de Tucumán 5

    • Diseño de página: permite hacer algunas modificaciones avanzadas acerca de

    nuestra hoja de Excel

    • Fórmulas: enseña las diferentes fórmulas que podemos añadir en Excel y

    algunas otras opciones relacionadas con las fórmulas de Excel que ya son un

    poco menos básicas.

    • Datos: tiene funcionalidades como Filtrar y Ordenar que veremos en este

    tutorial de Excel básico y muchas otras opciones relacionadas con datos.

    • Revisar: sus opciones permiten utilizar funcionalidades para proteger la hoja de

    cálculo, insertar comentarios, corregir ortografía.

    • Vista: ayuda a modificar los parámetros de visualización del archivo de Excel.

    • Desarrollador: por defecto está oculta. Es para usuarios avanzados de Excel que

    tengan nociones de programación.

    Barra de fórmulas.

    La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla

    donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra

    variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

    Barra de etiquetas

    La barra de etiquetas permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

    Barra de formato.

    Esta barra se parece notablemente a la correspondiente a otros programas de Microsoft;

    la usamos en el caso de Microsoft Excel para dar formato al texto de las celdas.

    Barra de estado.

    Nos muestra las funciones que se estén ejecutando en ese momento, tales como las

    teclas Bloq mayús y Bloq Num.

  • Ministerio Público Fiscal de Tucumán 6

    Funciones

    Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno

    o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado

    para calcular la fórmula que la contiene.

    La sintaxis de cualquier función es: nombre_función (argumento1; argumento2;...;

    argumentoN) Siguen las siguientes reglas:

    - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

    - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se

    debe dejar espacios antes o después de cada paréntesis.

    - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas

    o funciones.

    - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

    Ejemplo de función: =SUMA(A1:C8)

    Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos.

    El operador ":" identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas

    entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

    =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

    Para insertar una función, también se puede utilizar el asistente. Si se desea introducir

    una función en una celda:

    - Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña

    Fórmulas.

    - Elegir la opción Insertar función.

    - O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

  • Ministerio Público Fiscal de Tucumán 7

    Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

    En caso de haber seleccionado alguna función de la lista enseguida aparece una ventana

    emergente de Argumentos de función que sirve para ejecutar operaciones con una gran

    cantidad de datos.

    Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

    Excel permite que en una función tengamos como