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Manual de usuario V 2.0

DPAE Dirección de Prevención y Atención de Emergencias

MAYO DE 2010—Versión 2.0

SISTEMA DE INFORMACIÓN SI CAPITAL

INSTRUCTIVO CORRESPONDENCIA CORDIS

Manual de usuario V 2.0 2

MANUAL DE USUARIO - V 1.0 SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL FONDO DE PREVENCION

Y ATENCION DE EMERGENCIAS DE BOGOTA D.C — COLOMBIA

MAYO 2010

Dirección de Prevención y Atención de Emergencias — DPAE

Diagonal 47 # 77 B 09 Interior 11

PBX: 429 74 14 al 19

http://intranet.fopae.gov.co/portal/page/portal/intranet

Bogotá – Colombia

Director: Ing. Guillermo Escobar Castro

Coordinación de Informática: Ing. Luis Fernando Morales C.

Elaborado por: Ing. Sandra Mora Martínez


Modulo Correspondencia CORDIS

EN ESTE CAPITULO CORDIS es el sistema de correspondencia que apoya la recepción, tramite y gestión de los docu-mentos radicados en la Entidad. En este manual de usuario encontrará la documentación necesaria para utilizar adecuadamente el módulo y explicaciones paso a paso que le ayudarán a solucionar rápidamente sus problemas e inquietudes.

Administración

Menú Principal

Consulta de documentos

Recibo de documentos en el sistema

Responder y asignar actividades

Copias y duplicados

Planilla de salida

Reportes

Generar respuesta a un radicado de entrada

Tramitar un documento sin radicado de entrada


ADMINISTRACION Tablas básicas

Plazos control de trámites

En la ventana de tipos de documento se define el plazo máximo que estime necesario para contestar un documento. Este plazo se puede modificar en cualquier momento.

Para trabajar con esta pantalla seleccione en el me-nú principal la opción Tablas Básicas. De la lista que se despliega seleccione la opción Plazos con-trol de trámites.

El sistema le presenta la siguiente pantalla. En el bloque Tipos de documento seleccione el tipo para el cual va establecer plazos.

Seleccionado el tipo de documento, determine en el campo Plazo Respuesta el número de días estableci-do para dar respuesta al documento y luego en el campo Tipo de Plazo indique si está dado en días, hábiles, calendario, meses o el tipo que correspon-da.

Si el recuadro de Generar Tramite está activo el sis-tema generará un trámite automático para ese tipo de documento.

Entidades externas

En esta pantalla se insertan o modifican los datos de una entidad externa que nos envía correspondencia.

Para trabajar con esta pantalla seleccione en el me-nú principal la opción Tablas Básicas. De la lista que se despliega seleccione la opción Entidades externas.

El sistema le presenta la siguiente pantalla.


ADMINISTRACION Digite en los campos Nombre y Dirección, los datos co-rrespondientes a las entidades. en los campos de la par-

te inferior de la pantalla seleccione los datos adi-cionales que corresponden a ésta.

Personas

En esta pantalla se insertan o modifican los datos de personas externas a la entidad, que nos envían o a las cuales les enviamos correspondencia

Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Tablas Básicas. De la lista que se despliega seleccione la opción Personas.


Digite en el campo Nombre los datos correspondientes a la persona.

En los campos de la parte inferior de la pantalla seleccio-

ne los datos adicionales que corresponden a ésta.

Parámetros

Esta opción está habilitada únicamente para el Adminis-trador de la aplicación.

En esta pantalla se graban los parámetros para los dife-rentes sistemas, es decir tablas del tipo código-descripción grabadas desde el momento en que se diseña el sistema.

Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Tablas Básicas. De la lista que se despliega seleccione la opción Tablas binarias.



ADMINISTRACION Digite en el campo Argumento los parámetros correspon-dientes y en el campo Resultado la configuración del parámetro.

Planta de personal

Esta opción está habilitada únicamente para el Adminis-trador de la aplicación.

Esta opción permite la actualización e inserción de las dependencias, los funcionarios y sus cargos.

Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Tablas Básicas. De la lista que se despliega seleccione la opción Planta de personal.


Para ingresar un nuevo registro diligencie todos los campos a excepción del interno persona que será asignado automáticamente al grabar.

Si desea realizar una consulta digite la información a través de la cual quiere hacer la búsqueda y ejecute el cargue.

En la parte inferior indique si el funcionario esta auto-rizado para firmar documentos.

Haga clic en la carpeta Dependencias.

En los campos código, Descripción, y Ubicación digite la información correspondiente a la dependencia donde la-bora el funcionario.


ADMINISTRACION Rutas

Distribución de correspondencia

Esta opción es utilizada solamente por la Oficina Central de Correspondencia, para hacer entrega a las diferentes de-pendencias de la Secretaría de Hacienda de la correspon-dencia que fue radicada como recibida sin importar si fue Interna ó Externa.


En el campo Tipo de Distribución seleccione Adpostal o Per-sonal. Para cada una de éstas la aplicación mostrará los documentos que están pendientes de distribución para ese tipo.

En la columna Distribuir, haga clic para marcar el documen-to que desea distribuir. Haga clic sobre el botón Aceptar, para imprimir un reporte por cada ruta.

En caso de envío por Adpostal, el sistema desactivará la co-lumna Ruta y al oprimir el botón Aceptar imprimirá una plani-lla con los documentos seleccionados.

Manejo correspondencia Externa-Enviada – Oficina de Correspondencia

Devolución de correspondencia

Esta opción es utilizada solamente por la Oficina Central de Correspondencia, para registrar las devoluciones con su res-pectiva razón.

Digite los datos correspondientes en las primeras tres colum-nas.

Digite el código del documento. En la columna Razón Devolu-

ción seleccione el motivo por el cual no recibieron la correspondencia. y grabe por cada documento.

En la columna Origen el sistema trae la dependencia de don-de salieron los documentos.


OPERACIÓN GENERAL DEL SISTEMA Radicación de Documentos

La radicación de documentos es el proceso base en el ma-nejo de correspondencia. Se radica tanto la corresponden-cia que se va a enviar, como la correspondencia externa que se recibe en forma directa en la dependencia. Para la radicación de cualquier tipo de correspondencia es necesa-rio partir de la definición del tipo de radicación que se va a realizar.

Procedimiento por tipo de correspondencia:

1. Correspondencia externa recibida

Esta opción permite controlar el flujo de documentos que ingresan a la Entidad.

Para el manejo de correspondencia externa recibida selec-cione en el menú principal la opción Correspondencia. De la lista que se despliega seleccione la opción Externa Recibida.

El sistema le presenta la pantalla que le permitirá efectuar la radicación de los documentos, es decir la asignación automática de un número y el registro de los datos básicos del documento que se recibe:

Esta pantalla tiene los siguientes campos que el sistema activará en forma automática.

Bloque Radicación No.

Vigencia: Corresponde al año en curso.

Tipo de radicación: Externa recibida (ER).

Consecutivo: Este espacio contiene el número de radi-cación general de la entidad y se asigna en forma auto-mática, una vez se incluya la información que requiere todo el proceso de radicación.

Fecha de Radicación: Corresponde al día y hora en que se efectúa la radicación.

Fecha límite: Corresponde a la fecha definida como

plazo para tramitar la radicación según el tipo de do-cumento.

Bloque Estado

Entrega: En dependencia, En Oficina, En Reparto, Entregado.

En dependencia, lo muestra cuando el documento se ha radicado pero no se ha entregado para envío. En Oficina, lo muestra cuando el documento está en poder de cual-quier Oficina de Correspondencia. Entregado cuando el documento ha sido recibido en el destino.Entrega:


OPERACIÓN GENERAL DEL SISTEMA Estado Trámite: Sin Trámites, En trámite o Finalizado

Sin trámites, lo muestra cuando el documento no tiene asigna-das actividades de trámite. En trámite cuando tiene asignadas actividades que no se han ejecutado en su totalidad. Finaliza-do cuando las actividades asignadas fueron respondidas en su totalidad.

En la parte superior de las ventanas encontrara las siguientes barras de herramientas: Barra Horizontal

Barra Vertical 2. Correspondencia externa enviada

Esta opción permite controlar el flujo de documentos que se tramitan al exterior de la entidad.

Para el manejo de correspondencia externa enviada selec-cione en el menú principal la opción Correspondencia. De la lista que se despliega seleccione la opción Externa Enviada.


RECIBO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

Recibir Documentos Para responder un oficio que tiene radicado del FOPAE debe recibirlo primero de la oficina que lo direcciona, eligiendo del Menú Correspondencia —> Recibir 1. Seleccione SOLO los suyos, marcando filtrar mis

actividades en la parte superior. 2. Seleccione el área o grupo de trabajo que le direccio-

no o entrego el documento. 3. Seleccione el area o grupo al cual usted pertenece. El sistema listara los documentos que le han sido asigna-dos, márquelos y oprima el botón Recibir Ahora.

Consultar Documentos 1. Ingrese a la ventana de Correspondencia

Externa Recibida y en la barra superior haga clic sobre el icono

2. Digite el número de radicado 3. Cargue el documento, haciendo clic sobre el icono Que esta en el menú, en la barra superior. En este momento: Usted visualiza los datos si el documento está a su cargo. Recuerde... Ingresar la vigencia del radicado si el documento es de otro año.

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RESPONDER Y ASIGNAR ACTIVIDADES Primero debe consultar el documento, como se explicó en la página Anterior. Una vez visualiza los datos, seleccione el icono Verá el historial del documento. En este momento: podrá responder y/o asignar el docu-mento. 1. En este Bloque el sistema indica el responsable de

la actividad. 2. Recuerde ubicarse en su actividad para responderla

o asignarla de acuerdo al bloque . 3. Haga doble clic sobre el botón Respuesta y el sis-

tema desplegara la siguiente ventana...

Ahora vamos a responder actividades….. 1. Digite la Respuesta en forma Clara, si el oficio requiere

un RO, CT, DI, indíquelo en este espacio, si por el con-trario el oficio no requiere tramite o respuesta oficial , indique la acción que va a seguir el oficio, antecedido de la frase NO REQUIERE TRAMITE. (Ejemplo. NO RE-QUIERE TRÁMITE– SE ARCHIVA EN LA CARPETA DE SEGUIIENTO DE ESTUDIOS).

Recuerde NO INGRESAR datos en la opción de Respon-de con el Documento, el sistema lo hará automáticamen-te, una vez tenga el radicado de Salida que asigna la ofici-na de correspondencia “EE”. Una vez digite la respuesta oprima Aceptar y regrese al documento inicial.

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RESPONDER Y ASIGNAR ACTIVIDADESPara asignar actividades.. Primero debe consultar el documento, como se explicó en la página Anterior. Una vez visualiza los datos, seleccione el icono Verá el historial del documento. En este momento: podrá responder y/o asignar el docu-mento. 1. Recuerde ubicarse en su actividad para responderla

antes de asignarla de acuerdo al bloque. Una vez la haya contestado como se indico en la página ante-rior.

2. Haga clic sobre el icono Asignación, el sistema visualizará la siguiente pantalla.

1. Digite la Dependencia a la que va a asignar el docu-

mento. 2. Digite las acciones a seguir. 3. Ingrese el tiempo estimado para la respuesta. Una vez haya ingresado todos los campos oprima Acep-tar.

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GENERAR RESPUESTA A UN RADICADO DE ENTRADA

Si necesita generar respuesta a un oficio de entrada ... Seleccione Correspondencia Externa Recibida 1. Consulte el documento. 2. Haga clic en Responder este Documento Visualizará la ventana “Externa Enviada Respuesta de Documento”. Recuerde que: si quiere generar una planilla para un documento sin radicado o sin antecedentes debe hacerlo por el menú de “ Correspondencia Externa Enviada”

1. Observe que el sistema trae los datos del documento

de destino, al igual que el Número del radicado del documento a responder.

2. Ingrese los demás datos incluyendo en el Campo “Asunto” el RO, CT, DI que corresponda.

Recuerde que: Si la entidad de destino no se encuentra en la lista, comuníquese con la Secretaria de su área o con el Líder de Correspondencia para la creación de la entidad. Para que la salida se cruce con la entrada debe estar libre el campo de respuesta en el último renglón de las activida-des del documento ER.

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GENERAR RESPUESTA A UN RADICADO DE ENTRADA

Una vez ingresados todos los datos de clic en el botón guardar. El sistema generara un temporal (ET) Que desaparecerá una vez el documentos sea recibido y radicado por la oficina de correspondencia.

Recuerde que: Los temporales que no utilice, pueden ser reutilizados, es decir puede sobrescribirlos. Si no lo va a utilizar definitivamente, informe al administra-dor del sistema para eliminarlo. Para las cartas remisorias (CR) o oficios que nos están con-testando una entrada, debe finalizar el Temporal (ET) antes de bajarlo a la oficina de correspondencia. Lo anterior teniendo en cuenta que una vez se radica el ET desaparece y la actividad no podrá ser finalizada quedando esta pendiente de respuesta.

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GENERAR RESPUESTA A UN RADICADO DE ENTRADA Una vez se genera la planilla externa de salida, se impri-me: Elija del menú En Planillas —> Planilla Entrega Ex-terna Visualizará la siguiente pantalla..

Seleccione el número temporal que había generado en Correspondencia Externa Recibida y oprima Gene-rar Planilla. Una vez impresa y entregada en correspondencia el siste-ma cambiará automáticamente el Radicado Externo Tem-poral por el Radicado Externo Enviado, el cual podrá con-sultar posteriormente por Correspondencia Externa Recibida , en la ventana de Respuesta como se visuali-za a continuación:

Recuerde que: Si no va a utilizar una planilla de las generadas, debe solicitar que sea eliminada, enviando un correo al administrador del sistema indicando el nú-mero de Planilla.


1. Ingrese a la ventana de Correspondencia

Externa Enviada 2. El sistema desplegará una nueva ventana, presione el

símbolo de la barra del menú superior para crear un nuevo registro.

Ingrese todos los datos del oficio y presione guardar en el menú de la barra superior el sistema le mostrará un número radicado temporal. 3. Tome nota del número temporal

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TRAMITAR UN DOCUMENTO SIN RADICADO DE ENTRADA


COPIAS Y DUPLICADOS

Si necesita enviar copias de un documento para varias Entidades 2. Haga clic sobre el icono

El sistema le permitirá ingresar los datos del nuevo destinatario, sin alterar el radicado temporal de salida.

Copias Documento para otra dependencia 3. Haga Clic en Copias otras Dependencias

Guarde los cambios y salga de la interfaz.

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Para generar planillas debe ubicarse en el menú principal de CORDIS 1. Seleccione en el menú planillas —> planilla entrega

externa el sistema desplegará una nueva ventana con los radicados temporales generados con anteriori-dad.

2. Seleccione el radicado temporal y presione generar pla-nilla. El sistema enseñará una planilla con los radicados tempo-rales (ET) seleccionados que una vez radicados en corres-pondencia se convertirá en Externa Enviado (EE).

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GENERACION PLANILLA DE SALIDA


REPORTES SEGUIMIENTO Para realizar el seguimiento a las actividades del área, coordinación o grupo se pueden generar los siguientes reportes: 1. Reportes Semáforo Ingrese a través del menú correspondencia — > semáforo El sistema presentara la siguiente ventana donde debe seleccionar el Área o grupo del cual va a generar reporte y el Funcionario o contratista si desea filtrar más la información. Recuerde que.. Todas las actividades de los ER y ET se verán re-flejadas en el semáforo.

Documentos sin asignar: Lista los documentos que no han sido asignados por la dependencia al profesional que debe tramitar el documento.

REPORTES


Documentos sin responder: Lista los documentos ER o ET que tienen actividades pendientes por trami-tar. Recuerde que.. Los ET que no responden un documento ER, de-

ben finalizar las actividades antes de ser legalizado en la oficina de correspondencia.

Si en el reporte no aparecen todos los documen-

tos que el semáforo indica, verifique en el menú Correspondencia —-> Responder Activida-des.

Tenga presente la fecha límite para generar la

actividad o respuesta del documento.

2. Documentos Radicados Lista los documentos ER que ha tramitado el área o grupo de acuerdo al rango de fecha seleccionado. A través del menú Planillas —> Seguimiento —> Estado de Entrega seleccione la opción documentos radicados. Ingrese los rangos de fecha que desea filtrar.

REPORTES


REPORTES

Recuerde que.. Los EE no tienen tramite posterior a la radicación, por lo que en el reporte de documentos radicados el estado aparece como sin asignar . 3. Documentos Radicados Recibidos Lista los documentos ER que ha recibido el área o grupo desde donde se este generando el reporte de acuerdo al rango de fecha seleccionado. A través del menú Planillas —> Seguimiento —> Estado de Entrega seleccione la opción documen-tos radicados.

1 Ingrese los rangos de fecha que desea filtrar. Recuerde que.. Cordis esta estructurado por áreas, Coordinaciones y grupos, por lo que los reportes se generan de acuerdo a este filtro.


4. Documentos Firmados Lista los documentos que han sido firmaddos por los usuarios con firmas autorizados, de acuerdo al rango de fecha seleccionado. A través del menú Planillas —> Seguimiento —> Estado de Entrega seleccione la opción documen-tos firmados.

1 El sistema genera el siguiente reporte: 5. Documentos Entregados por Correspondencia y

Recibidos por las Dependencias Lista los documentos que han sido entregados por el área de Correspondencia y han sido recibidos en el sistema por las de-pendencias, de acuerdo al rango de fecha seleccionado. A través del menú Planillas —> Seguimiento —> Estado de Entrega seleccione la opción documentos entregados por correspondencia y recibidos por las Dependencias. El sistema genera el listado de los documentos recibidos por el área y el estado del documento.

REPORTES


6. Consolidado tramites de grupo A través del menú Planillas —> Seguimiento —> Estado de Entrega seleccione la opción consolida-do tramites de grupo.

Este reporte consolida los documentos tramitados por el grupo de trabajo así: 1. Indica el total de documentos tramitados por el grupo 2. Presenta la cantidad de ER,ET y EE tramitados por el grupo de trabajo. 3. Presenta la distribución de documentos recibidos en el grupo de trabajo. 4. Indica el estado de la actividades recibidas y el tiempo de respuesta.

REPORTES

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En la segunda página del reporte presenta: 5. Indica los grupos de trabajo que remitieron los do-cumentos al grupo filtrado. 6. Indica el estado de tramite de los documentos. Y por último grafica el estado de tramite de los docu-mentos.

7. Libro de radicaciones Lista el histórico de los documentos que han sido asignados al área, de acuerdo al rango de fecha seleccionado. Indicando el estado del tramite . A través del menú Planillas —> Histórico> Libro de radica-ciones.

REPORTES


8. Histórico del Documento Lista el histórico de los tramites que ha tenido el do-cumento consultado A través del menú Planillas —> Histórico> Histó-rico del Documento.

El sistema presentara el siguiente reporte: 9. Estadísticas de Correspondencia Este reporte presenta el consolidado de los documentos trami-tados por la Entidad y esta dividido en 7 secciones: Se accede al reporte a través del menú Planillas —> Estadís-ticas> Correspondencia

REPORTES


REPORTES

Total de documentos ER, EE y ET tramitados

por el área. Documentos radicados por tipos de documento

(incluye ER y EE)

1 Documentos radicados por cada dependencia: Lista los

documentos ER Y EE que han tramitado cada grupo de trabajo de acuerdo al rango de fecha seleccionado.


Documentos radicados por cada dependencia Lista los documentos ER que han tramitado cada grupo de trabajo de acuerdo al rango de fecha selec-cionado. Documentos enviados por cada dependencia. Lista los documentos ER que han tramitado cada grupo de trabajo de acuerdo al rango de fecha selec-cionado.

Documentos cuyo origen es la Dependencia Lista los documentos que fueron direccionados desde la oficina de correspondencia al grupo de trabajo. Documentos radicados en esta dependencia por tipo de

radicación : Lista los documentos EE que fueron radicados en el periodo de tiempo seleccionado y los ET pendientes de legalizar en la oficina de Correspondencia.

REPORTES

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