instructivo: afiliaciÓn de trabajadores...

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Código: U-IN-12.002.005

Versión: 3.0

INSTRUCTIVO: AFILIACIÓN DE TRABAJADORES

INDEPENDIENTES (CONTRATISTAS) AL SISTEMA

GENERAL DE RIESGOS LABORALES

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PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN

INSTRUCTIVO:

AFILIACIÓN DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES AL SISTEMA GENERAL DE

RIESGOS LABORALES


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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Adelantar las actividades orientadas a tramitar la afiliación al sistema general de riesgos laborales de los trabajadores independientes vinculados por órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios a la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con la normatividad vigente y aplicable a la Institución; así como las actividades de pago de aportes al sistema general de riesgos laborales por parte de la Universidad, en los casos de contratistas con actividades de riesgos IV y V.

ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de contratación con los soportes requeridos y finaliza con la comunicación de legalización de la orden contractual o contrato enviada al supervisor o interventor, para el inicio de su ejecución. Aplica para las áreas de Contratación, y de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad, y en las Unidades Especiales, para las áreas de salud ocupacional en el Nivel de Sede y para los trabajadores independientes que suscriban órdenes contractuales o contratos cuyo objeto sea la prestación de servicios con la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES: 1. Actividades de Alto Riesgo: Se asimilan como de alto riesgo, aquellas actividades correspondientes a las

clases IV y V a que hace referencia el Decreto Ley 1295 de 1994 y la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

2. Contrato: Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer o no hacer algo, a cambio de una contraprestación en dinero o en especie.

3. Orden Contractual: Es una de las formas de contratos que celebra la Universidad para crear, modificar o extinguir obligaciones y cuya cuantía no exceda los 800 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

4. Trabajador Independiente: Toda persona natural que realice una actividad económica o preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carácter civil, comercial o administrativo, distintos al laboral (Cfr. Decreto 2800 de 2003, Presidencia de la República de Colombia, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de la Protección Social).

5. Unidades Especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Decreto Ley 1295 de 1994, “Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General

de Riesgos Profesionales”. 2. Decreto 1772 de 1994, “Por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de

Riesgos Profesionales” 3. Decreto 1607 de 2002, "Por el cual se modifica la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el

Sistema General de Riesgos Profesionales y se dictan otras disposiciones”. 4. Ley 1562 de 2012, “Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones

en materia de Salud Ocupacional”. 5. Decreto 2464 de 2012, “Por el cual se corrige un yerro en el inciso segundo del artículo 6° de la Ley 1562

de 2012”.


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6. Decreto 723 de 2013, “Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de

las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones”.

CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar

quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Será obligatoria la afiliación para toda persona natural, nacional o extranjera residente en Colombia, vinculada a través de órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios, cuando su plazo sea superior a un (1) mes, y siempre que se pacten con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realice dicha prestación. Entiéndanse como situaciones de tiempo, modo y lugar, las condiciones del objeto a desarrollar, de plazo de ejecución, fecha exacta de inicio (día, mes y año) y lugar de ejecución.

3. En las órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios suscritas con personas naturales, cuyo plazo sea igual o inferior a un (1) mes, y que se pretendan contratar para ejecutar actividades calificadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo, el contratista deberá presentar ante el área de contratación donde se adelante el trámite contractual, una póliza de accidentes personales que garantice su cobertura y la de sus subcontratistas (si es el caso), ante cualquier eventualidad en la ejecución de las actividades para las que fue contratado por la Universidad Nacional de Colombia. En estos casos las órdenes contractuales requerirán para su efectiva ejecución la presentación de la póliza de seguro exigida, en concordancia con lo estipulado en el Manual de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para los Contratistas, adoptado mediante Resolución de Rectoría 963 de 2008. Dicha póliza deberá ser constituida por un término igual al plazo de la orden contractual, y contar con los amparos de muerte accidental, y de invalidez accidental y/o desmembración.

4. No se contemplan dentro de esta norma las órdenes contractuales cuyo objeto general sea de obra civil, intervención física, reparaciones locativas, mantenimiento e instalación de redes.

5. El contratista tiene el derecho a la libre escogencia de la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- para realizar su afiliación. Por lo que deberá comunicar al funcionario designado del área de contratación la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- escogida, para dar inicio al proceso de afiliación con el diligenciamiento del formulario o documento equivalente respectivo.

6. Para afiliarse al Sistema General de Riesgos Laborales, el trabajador independiente debe estar afiliado previamente al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y en Pensiones, salvo las excepciones contempladas en la ley.

7. La Administradora de Riesgos Laborales –ARL- realizará la afiliación del trabajador independiente al Sistema General de Riesgos Laborales por el periodo de ejecución de la orden contractual o contrato, por lo que siempre se deberá contar con una fecha de inicio y una fecha de terminación que deben ser incluidas en la solicitud de la orden contractual o contrato, y posteriormente en la cláusula de "Plazo" de la orden contractual o contrato. La afiliación debe realizarse como mínimo un día hábil antes del inicio de la ejecución del servicio contratado, ya que el periodo de inicio de la cobertura será desde el día calendario siguiente a la efectiva afiliación.

8. Cuando un trabajador independiente celebre o realice simultáneamente varios contratos con la Universidad y/o con otros contratantes, éste debe encontrarse afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales por la totalidad de los contratos suscritos en una misma Administradora de Riesgos Laborales –ARL-, es decir, puede tener multiplicidad de contratos pero debe estar afiliado a una única Administradora de Riesgos


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Laborales –ARL-. Para tales efectos, el trabajador independiente debe informar al área de contratación la Administradora de Riesgos Laborales a la cual se encuentra afiliado.

9. El trabajador independiente que pretenda ser contratado por la Universidad Nacional de Colombia, pero que trabaje como dependiente para otra entidad, debe afiliarse a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- en la que se encuentre afiliado como trabajador dependiente.

10. El Ingreso Base de Cotización (IBC) para calcular las cotizaciones de los trabajadores independientes no será inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, ni superior a veinticinco (25) veces dicho salario.

11. El ingreso base de cotización o la sumatoria de los ingresos bases de cotización para el Sistema General de Riesgos Laborales debe coincidir con el ingreso base de cotización para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones del trabajador independiente.

12. A continuación se relaciona la tabla de cotizaciones mínimas y máximas al sistema de riesgos laborales:

Clase de riesgo

Valor mínimo

Valor inicial

Valor máximo

Actividades económicas

MÍNIMO I 0,35% 0,52% 0,70% La cotización del trabajador independiente se realizará teniendo en cuenta la clase de riesgo según las actividades ejecutadas (ver Decreto 1607 de 2002). Una vez definida la clase de riesgo, el trabajador independiente cotizará por el valor correspondiente al valor inicial.

BAJO II 0,44% 1,04% 1,65%

MEDIO III 0,78% 2,44% 4,09%

ALTO IV 1,74% 4,35% 6,96%

MÁXIMO V 3,22% 6,96% 8,70%

Fuente: Decreto 1772 de 1994 y Decreto Ley 1562 de 2012.

13. Cuando el trabajador independiente perciba ingresos de forma simultánea provenientes de la ejecución de

varios contratos, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas por la totalidad de los contratos suscritos conforme a la normativa vigente.

14. Cuando se suscriba una nueva orden contractual o contrato de prestación de servicios, o se prorrogue o suspenda una contratación que se encuentre vigente, se deberá notificar la novedad ante la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-.

15. La inactivación al Sistema General de Riesgos Laborales, es realizada por la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- de manera automática el día que finaliza la orden contractual o contrato de prestación de servicios suscrita con la Universidad, de acuerdo con la información registrada en su sistema, desde el momento de la afiliación. Por tal razón, después de esta fecha, el contratista en riesgos clase I, II o III no deberá continuar pagando a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- el valor fijado por su afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, así como tampoco deberá seguir ejecutando actividades asociadas a dicha orden contractual o contrato, teniendo en cuenta que no serán cubiertas las prestaciones económicas y asistenciales en caso de cualquier evento relacionado con accidentes o enfermedades laborales. Para afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en clases de riesgo IV y V la Universidad sólo realizará aportes durante el período de la orden contractual o contrato, y reportará en la autoliquidación las novedades de ingreso, variación transitoria o permanente del Ingreso Base de Cotización.

16. El supervisor(a) o interventor(a), previo a la firma de la constancia de cumplimiento de las obligaciones del trabajador independiente, deberá verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, dentro de los que se encuentran los referidos al sistema general de riesgos laborales.

17. Los trabajadores independientes deben contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada de acuerdo con lo establecido en el Articulo 16 del Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.


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18. Toda orden contractual o contrato de prestación de servicios que requiera la afiliación al Sistema General

de Riesgos Laborales en actividades asociadas a las clases de riesgos I, II y III, o IV y V, debe incluir las siguientes cláusulas: a. Cláusula de Riesgos Laborales:

“De conformidad con lo indicado en la Ley 100 de 1993, la ley 1562 de 2012 y el Decreto 723 de 2013, el CONTRATISTA se afiliará al Sistema General de Riesgos Laborales a través de la UNIVERSIDAD, para lo cual una vez suscrito el contrato, procederá a diligenciar el formulario respectivo o documento equivalente, el cual se entiende como manifestación de afiliación. Parágrafo 1: La afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales por parte del Contratista, no configura ninguna relación laboral. Parágrafo 2: En el caso de afiliación a riesgos I, II y III, el pago de los aportes a ARL será asumido en su totalidad por el CONTRATISTA. Parágrafo 3: En el caso de afiliación a riesgos IV y V, el pago de los aportes a ARL será asumido en su totalidad por la UNIVERSIDAD, en su calidad de Contratante.”

b. Cláusula de cumplimiento del Manual de Salud Ocupacional de la Universidad: “El contratista deberá cumplir con el Manual de Salud Ocupacional de la Universidad. Además de lo anterior, el contratista tiene la obligación de aportar el certificado de aptitud médica a la oficina de salud ocupacional o quien haga sus veces en cada sede, y debe contar con los elementos de protección personal, según lo establecido en el Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.”

c. Cláusula de perfeccionamiento, legalización y ejecución, con el siguiente contenido:

Para órdenes contractuales de prestación de servicios sin garantía:

“La presente orden contractual se perfecciona y legaliza con la suscripción de las partes y el registro presupuestal. Para su ejecución se requiere la presentación por parte del contratista ante la oficina de contratación del documento que acredite la afiliación a riesgos laborales. Con el cumplimiento de los anteriores requisitos y los demás pactados en la presente orden contractual, podrá darse inicio a su ejecución.”

Para órdenes contractuales de prestación de servicios con garantía:

“La presente orden contractual se perfecciona con la suscripción de las partes y el registro presupuestal. Para su legalización se requiere la constitución por parte del contratista de la garantía exigida, y aprobación de la misma por parte de la Universidad. Para su ejecución se requiere la presentación por parte del contratista, ante la oficina de contratación, del documento que acredite la afiliación a riesgos laborales. Con el cumplimiento y aprobación de los anteriores requisitos y los demás pactados en la presente orden contractual, podrá darse inicio a su ejecución.”

Nota: En caso de que la orden contractual o contrato ya suscrito no contenga las cláusulas anteriormente citadas, se deberán hacer las modificaciones necesarias para incluirlas.

19. El certificado de aptitud médica del contratista tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen.


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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO

En este instructivo se relaciona cada una de las actividades que se deben seguir para realizar la afiliación de trabajadores independientes de la Universidad Nacional de Colombia al sistema general de riesgos laborales. (Para ir a revisar cada una de las tareas a efectuar según el módulo, puede emplear los enlaces que aparecen a continuación).

◘ Afiliación de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral I, II o III

◘ Afiliación y pago de aportes de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral IV o V

◘ Afiliaciones extemporáneas a clase de riesgo laboral IV o V

A. Afiliación de trabajadores independientes a la clase de

riesgo laboral I, II o III

1. Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales

La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales elegida por el contratista, debe

realizarse a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva

orden contractual o contrato de prestación de servicios.

Una vez suscrita la orden contractual o contrato el contratista deberá escoger la Administradora

de Riesgos Laborales –ARL- a la cual desea afiliarse, y aportar los documentos respectivos

para su trámite de afiliación:

Para la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales se deben tener en cuenta los

siguientes aspectos:

a) El formulario de afiliación o documento equivalente podrá ser diligenciado en medio físico o

electrónico, de acuerdo con los parámetros y herramientas tecnológicas establecidas por la

Administradora de Riesgos Laborales –ARL- seleccionada.


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b) Los documentos a anexar para la afiliación pueden variar, de acuerdo con los requisitos

particulares fijados por la Administradora de Riesgos Laborales que haya escogido el

contratista para su afiliación.

c) Será responsabilidad del contratista adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación

y radicarlo, junto con sus anexos, ante la respectiva Administradora de Riesgos Laborales –

ARL- escogida.

2. Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos

laborales al área de contratación

El trabajador independiente deberá entregar al área de contratación, en la cual se adelantaron

los trámites de elaboración de la orden contractual o contrato, a más tardar el día hábil anterior

a la fecha de inicio de ejecución, el soporte de afiliación al Sistema General de Riesgos

Laborales, que le fue entregado por la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-.

El contratista también deberá informar al Supervisor(a) o Interventor(a) de la orden contractual

o contrato acerca de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales.

Nota: Sólo hasta la fecha en que el contratista adelante el trámite de afiliación y el área de

contratación cuente con el soporte escrito de afiliación se dará por cumplido el requisito de ley,

y solo a partir de dicho momento se podrá dar inicio a la ejecución de la orden contractual o

contrato.

3. Inscribir el pago de riesgos laborales en la planilla unificada de aportes al

Sistema General de Seguridad Social

Una vez realizado el trámite de afiliación, el trabajador independiente deberá inscribir su

afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales en un operador de pagos unificado,

(Ejemplos: Enlace Operativo, SOI, MiPlanilla, ASOPAGOS, PILA, Pago SIMPLEX, entre otros),

incluyendo además el nivel de riesgo laboral, con el fin de realizar el pago mensual de los

aportes que correspondan.

4. Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del

pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte del

contratista

El área de contratación comunicará al Supervisor(a) o Interventor(a) de la orden contractual o

contrato, mediante el formato Comunicación de legalización de orden contractual o


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contrato, de manera explícita, la obligación que éste tiene en cuanto a verificar el cumplimiento

del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social (incluyendo riesgos laborales) por

parte del trabajador independiente, previo a la expedición de la constancia de cumplimiento para

autorizar cada pago pactado en la orden contractual o contrato.

Ver formato Comunicación de legalización de orden contractual o contrato

Ir al Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales mínimas

Ir al Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales menores

Ir al Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales

superiores

¿La orden contractual o contrato suscrito requiere de prórroga o suspensión?

Si: Realizar la novedad ante la Administradora de Riesgos Laborales- ARL- por prórroga o

suspensión de la orden contractual o contrato. Ir al numeral 5, Reportar la novedad de

afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- por prórroga o

suspensión de la orden contractual o contrato.

No: Fin del instructivo.

5. Reportar la novedad de afiliación a la Administradora de Riesgos

Laborales –ARL- por prórroga o suspensión de la orden contractual o

contrato

En los casos que se suscriba una prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato, se

deberán adelantar los trámites señalados en los numerales 1 al 4 del presente instructivo, por

lo que el contratista deberá acercarse al punto de atención de la Administradora de Riesgos

Laborales–ARL- con una copia de la prórroga o de la suspensión respectiva, debidamente

firmada por las partes, y de este modo surtir las etapas anteriormente descritas.

Notas:

a) En el caso de prórrogas, el trabajador independiente deberá reportar la novedad ante la

ARL, a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden

contractual o contrato de prestación de servicios.

b) Para el caso de suspensiones, el contratista debe hacer el trámite de novedad ante la ARL,

a más tardar el día hábil anterior a la fecha de la suspensión de la respectiva orden

contractual o contrato de prestación de servicios.

6. Remitir reporte de novedades de trabajadores independientes afiliados al

sistema general de riesgos laborales

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/ADS_1_FT_comunicaciones_legalizacion_orden_contractual_contrato_V5.docx

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=27&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=bc766c8447b67e971e4fab6f923e60cf

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=28&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=2422c06583e8b8e09502162f9d20701e

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=29&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=f1caf3e9cc031beaf57cc8a41da47ce8



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Cada área de contratación, dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, deberá

enviar un reporte mensual a la Sección de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel

Nacional ([email protected] y [email protected]), a la División Nacional de

Salud Ocupacional ([email protected]), y al área de Salud ocupacional de su

respectiva sede, con la información de las nuevas órdenes contractuales o contratos suscritos,

de las órdenes contractuales o contratos prorrogados o suspendidos, y de aquellas que se

hayan terminado y liquidado anticipadamente en el mes anterior, con obligación de afiliación al

Sistema General de Riesgos Laborales.

Dicho reporte deberá contener:

a) Número de la orden contractual o contrato.

b) Año de suscripción.

c) Fecha de inicio y de terminación.

d) Nombres y apellidos del trabajador independiente.

e) Número de identificación del contratista.

f) Nombre de la Administradora de Riesgos Laborales.

g) Clase de riesgo.

h) Término de la prórroga, con su fecha de inicio y de terminación. (cuando aplique)

i) Término de la suspensión, con su fecha de inicio y de terminación. (cuando aplique)

j) Fecha de terminación, según acta de liquidación anticipada. (cuando aplique)

Lo anterior con el objetivo de que dichas novedades puedan ser reportadas a la Administradora

de Riesgos Laborales respectiva, y los trabajadores independientes relacionados sean incluidos

en las actividades de seguridad y salud ocupacional, según lo estipulado por el Decreto 723 de

2013, y en las demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan.

B. Afiliación y pago de aportes de trabajadores independientes

a la clase de riesgo laboral IV o V

La Universidad Nacional de Colombia deberá pagar el valor de la cotización al Sistema General de

Riesgos Laborales de manera anticipada cuando la afiliación del trabajador independiente sea por

riesgo IV o V, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607

mailto:[email protected]


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de 2002 o la norma que lo modifique, adicione, o sustituya, y el plazo de la orden contractual o

contrato sea superior a (1) un mes.

Con el fin de garantizar la oportunidad en los pagos establecidos por parte de la Universidad, según

los términos de ley, se ha definido el siguiente cronograma general para adelantar los trámites de

contratación, afiliación y pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales para personas

naturales que pretendan contratarse para adelantar actividades clasificadas en clases de riesgos IV

o V.

ACTIVIDAD PLAZO MÁXIMO

Radicación de solicitudes de contratación para

actividades con riesgos IV y V.

A más tardar el día quince (15) de cada mes

(para que la fecha de inicio de la orden

contractual o contrato pueda ser el primer día

hábil del mes siguiente).

Elaboración y perfeccionamiento órdenes

contractuales o contratos. Hasta el día 20 de cada mes.

Afiliación al sistema general de riesgos

laborales. Entre el día 21 y el 25 de cada mes.

Elaboración, firma y registro presupuestal de

resolución motivada con su anexo detallado

(Ver Modelo de Resolución de pago de ARL).

Entre el día 26 y el 30 de cada mes.

Envío de resolución motivada con su anexo

detallado en Excel (Ver Modelo de Resolución

de pago de ARL y Ver Formato “Anexo

Resolución - Pago ARL Contratistas Riesgos

IV y V”) a la Sección de Adquisiciones de

Bienes y Servicios del Nivel Nacional.

A más tardar el 2° día hábil de cada mes.

Giro de recursos a la División Nacional de

Gestión de Tesorería, para el correspondiente

pago de aportes de ARL riesgos IV y V.

A más tardar el 4° día hábil de cada mes.

Pago de aportes a la Administradora de Riesgos

Laborales -ARL, por parte de la División

Nacional de Gestión de Tesorería.

A más tardar el 6° día hábil de cada mes

(Para trabajadores independientes que

inician actividades en dicho mes y para

aquellos con órdenes contractuales o

contratos vigentes de meses anteriores)

1. Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/Modelo_resolucion_pago_arl._.docx



http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/ADS_2_FT_pago_arl_contratistas_iv_v_V1.xlsx




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La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales elegida por el contratista, para el caso

de riesgos IV y V, debe realizarse de manera general según las fechas estipuladas en el

Cronograma, y en casos excepcionales a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha

de inicio de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios.

Una vez suscrita la orden contractual o contrato, el trabajador Independiente deberá escoger la

Administradora de Riesgos Laborales –ARL- a la cual desea afiliarse y aportar los siguientes

documentos para su trámite de afiliación:

a) Formulario de afiliación o documento equivalente establecido por la Administradora de

Riesgos Laborales- ARL para formalizar la afiliación.

b) Copia del documento de identificación, ampliada al 150%.

c) Copia de la orden contractual o contrato, debidamente suscrito y legalizado, donde se

evidencie el valor de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y

finalización (día, mes y año) y el lugar de ejecución.

d) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago

al Sistema General de Seguridad Social de salud y pensión, con fecha no superior a un

mes.

Para la afiliación al sistema general de riesgos laborales se deben tener en cuenta los siguientes

aspectos:

a) El formulario de afiliación o documento equivalente podrá ser diligenciado en medio físico o

electrónico, de acuerdo con los parámetros y herramientas tecnológicas establecidas por la

Administradora de Riesgos Laborales –ARL- seleccionada. Dicha situación será definida por

el área de contratación responsable de la elaboración de la orden contractual o contrato.

b) Los documentos a anexar para la afiliación pueden variar, de acuerdo con los requisitos

particulares fijados por la Administradora de Riesgos Laborales que haya escogido el

trabajador independiente para su afiliación.

c) Sera responsabilidad del trabador independiente adelantar el diligenciamiento del formulario

de afiliación y radicarlo ante la respectiva Administradora de Riesgos Laborales –ARL-

escogida.

2. Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos

laborales al área de contratación

El trabajador Independiente deberá entregar al área de contratación, en la cual se adelantó el

trámite de elaboración de la orden contractual o contrato, a más tardar entre los días 21 y 25


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de cada mes, el soporte de afiliación al sistema general de riesgos laborales, que le fue

entregado por la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-.

El trabajador independiente también podrá informar al Supervisor(a) o Interventor(a) de la orden

contractual o contrato acerca de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales.

Nota: Sólo hasta la fecha en que el trabajador independiente adelante el trámite de afiliación y

el área de contratación cuente con el soporte escrito de afiliación, se dará por cumplido el

requisito de ley, y solo a partir de dicho momento se podrá dar inicio a la ejecución de la orden

contractual o contrato.

3. Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del

pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte de la

Universidad

El área de contratación comunicará al Supervisor(a) o Interventor(a) de la orden contractual o

contrato, mediante el formato Comunicación de legalización de orden contractual o

contrato, de manera explícita, la obligación que éste tiene en cuanto a verificar el cumplimiento

del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social (incluyendo el pago al sistema general de

riesgos laborales por parte de la Universidad), previo a la expedición de la constancia de

cumplimiento para autorizar cada pago pactado en la orden contractual o contrato.

Ver formato Comunicación de legalización de orden contractual o contrato

Ir al Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales mínimas

Ir al Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales menores

Ir al Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales

superiores

4. Informar sobre las órdenes contractuales de riesgos IV y V que requieren

del pago de aportes por parte de la Universidad

El responsable del área de contratación de cada dependencia deberá:

a) Revisar las órdenes contractuales y contratos con riesgos IV y V, vigentes y en ejecución o

próximas a iniciar su ejecución, y establecer el valor total a pagar en el mes, por cada ODS

y por proyecto.

b) Una vez estimados los anteriores valores, deberá requerir a los directores de proyecto o

jefes de dependencia para que procedan a solicitar el certificado de

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/ADS_1_FT_comunicaciones_legalizacion_orden_contractual_contrato_V5.docx

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=27&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=bc766c8447b67e971e4fab6f923e60cf

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=28&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=2422c06583e8b8e09502162f9d20701e




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disponibilidad presupuestal por el valor total a pagar por los aportes al Sistema General de

Riesgos Laborales de las órdenes contractuales o contratos de cada proyecto, y el valor

de la contribución especial (Según aplique en cada caso), por el rubro de remuneración

servicios técnicos.

c) Elaborar una resolución motivada con su anexo detallado (Modelo Resolución pago y

Formato “Anexo resolución – pago ARL contratistas riesgo IV y V”) para el pago de

los aportes a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-, relacionando cada uno de los

proyectos que tengan contratistas con riesgos IV y V, la cual debe registrarse

presupuestalmente. Se debe elaborar una sola resolución por facultad, instituto, nivel

central de sede o unidad especial.

Ver Modelo Resolución de pago

Ver Formato “Anexo Resolución - Pago ARL Contratistas Riesgos IV y V”

d) Enviar a los correos electrónicos indicados por la Sección de Adquisiciones de Bienes y

Servicios del Nivel Nacional, a más tardar el 2° día hábil de cada mes, la información del

literal anterior:

i. Copia de la Resolución según Modelo de Resolución de pago debidamente

firmada por el ordenador del gasto y registrada presupuestalmente, y Formato

“Anexo Resolución- Pago ARL Contratistas Riesgos IV y V”, con el detalle de

los pagos autorizados.


Ver Formato “Anexo Resolución - Pago ARL Contratistas Riesgos IV y V”

e) La Sección de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional gestionará el proceso

de liquidación de planillas para su respectivo pago.

Notas: a) La información que no sea allegada dentro del plazo establecido, NO podrá ser tenida en

cuenta para efectos del pago oportuno de ARL. b) El NO pago oportuno de los aportes de ARL de Riesgos IV y V, genera pago de intereses

moratorios a las ARL, procesos operativos adicionales, y las responsabilidades a que haya

lugar, y cualquier inconveniente que llegare a presentarse por el no pago será

responsabilidad del jefe de contratación, del tesorero del área respectiva, o del jefe de

dependencia o director de proyecto responsable de autorizar los recursos para el pago.

5. Tramitar el giro de recursos a la División Nacional de Gestión de Tesorería

para el pago de aportes de los riesgos laborales

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/servicios/docs/ADS_2_FT_modelo_resolucion_pago_arl.doc








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a) Los tesoreros deberán solicitar a sus respectivos Jefes de Unidad y/o jefes de contratación,

la resolución motivada para el pago de los aportes a ARL, junto con su Anexo en Excel,

relacionando cada uno de los proyectos que tengan contratistas con riesgos IV y V.

b) Cada tesorero deberá liquidar la(s) correspondiente(s) Orden(es) de pago a favor de las

diferentes ARL, y girar los recursos a la División Nacional de Gestión de Tesorería, empresa

1001, Nivel Central, Banco de Occidente, Cuenta de ahorros No. 200830362.

c) Para el respectivo giro de recursos a la División Nacional de Gestión de Tesorería, deben

tener en cuenta las siguientes cuentas contables y conceptos de liquidación:

i. Reconocimiento contable del gasto / costo - Orden de Pago:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN TERCERO DÉBITO CRÉDITO

5 GASTOS ADMINISTRACIÓN

51119001 APORTES A RIESGOS LABORALES CONTRATISTAS

ARL XXXX

7 COSTOS DE PRODUCCIÓN


ARL XXXX


ARL XXXX


ARL XXXX


ARL XXXX


ARL XXXX


ARL XXXX


ARL XXXX


ARL XXXX

242532 APORTES RIESGOS PROFESIONALES


ARL XXXX

ii. Conceptos de liquidación a utilizar en la orden de pago:


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CÓDIGO DESCRIPCIÓN CTA

PASIVO

CTA COSTO O GASTO

DESCRIPCIÓN

HA4 5111 - GTO GRAL -APORTES A RESGOS LABORALES CONTRATISTAS

24253202 51119001 GASTO

PJ3 7116 -GRAL IMPR Y PUB-APORTES A RESGOS LABORALES CONTRATISTAS

24253202 71160371 COSTO IMPRESOS Y PUBLICACIONES

PJ4 7208 -GRAL PREGRADO-APORTES A RESGOS LABORALES CONTRATISTAS

24253202 72080271 COSTO PREGRADO

PJ5 7209 -GRAL POSGRADO-APORTES A RESGOS LABORALES CONTRATISTAS

24253202 72090271 COSTO POSGRADO

PJ6 7210-GRAL INVEST-APORTES A RESGOS LABORALES CONTRATISTAS

24253202 72100271 COSTO INVESTIGACIÓN

PJ7 7221 -GRAL EXTENSIÓN-APORTES A RESGOS LABORALES CONTRATISTAS

24253202 72210271 COSTO EXTENSIÓN

PJ8 7310 - GRAL UNISALUD EXT-APORTES A RESGOS LABORALES CONTRATISTAS

24253202 73100271 COSTO SALUD

PJ9 7905 - GRAL. UNIMEDIOS-APORTES A RESGOS LABORALES CONTRATISTAS

24253202 79050271 COSTO COMUNICACIÓN

PJ0 7909 - GRAL UNIMEDIOS TV-APORTES A RESGOS LABORALES 77CONTRATISTAS

24253202 79090271 COSTO TELEVISIÓN

iii. Giro de Recursos - Egreso:

Se debe parcializar el pago a fin de que el egreso se realice a la División Nacional de Gestión

de Tesorería a la cuenta bancaria anteriormente mencionada:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN TERCERO DÉBITO CRÉDITO

242532 APORTES RIESGOS PROFESIONALES


ARL XXXX

1110 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS

1110XXXX Banco XXXXX Cuenta

Bancaria XXXX


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6. Efectuar el pago de aportes ante la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- La División Nacional de Gestión de Tesorería consolidará los recursos girados, y según las planillas liquidadas pagará de manera unificada la ARL riesgos IV y V de los contratistas de la Universidad.

7. Informar al contratista sobre el pago realizado de aportes para los riesgos laborales Una vez efectuado por parte de la Universidad el pago correspondiente de los aportes al sistema general de riesgos laborales de los trabajadores independientes clasificados dentro de los riesgos IV o V, la División Nacional de Gestión de Tesorería informará mediante correo electrónico a las áreas de tesorería sobre el cumplimiento de dicho trámite, de forma tal que dichas áreas dispongan del soporte del pago que debe ser validado al momento de efectuar el pago al trabajador independiente en cumplimiento de las condiciones de pagos pactadas en la orden contractual o contrato.

¿La orden contractual o contrato suscrito requiere de una prórroga, o una suspensión? Si: Realizar la novedad ante la Administradora de Riesgos Laborales- ARL- por prórroga o

suspensión de la orden contractual o contrato. Ir al numeral 8, Reportar la novedad ante

la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- por prórroga o suspensión de la

orden contractual o contrato.

No: Fin del instructivo.

8. Reportar la novedad ante la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- por prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato En los casos que se suscriba una prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato, se deberán adelantar los trámites señalados en los numerales 1 al 7 del presente instructivo, por lo que el trabajador independiente deberá acercarse al punto de atención de la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- con una copia de la prórroga o de la suspensión respectiva, debidamente firmada por las partes, y de este modo surtir las etapas anteriormente descritas. Notas: a) En el caso de prórrogas, el trabajador independiente debe hacer el trámite de novedad ante

la ARL, a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios.

b) Para el caso de suspensiones, el trabajador independiente debe hacer el trámite de novedad ante la ARL, a más tardar el día hábil anterior a la fecha de la suspensión de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios.


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9. Remitir reporte de novedades de trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales Cada área de contratación, dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, deberá enviar un reporte mensual a la Sección de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional ([email protected] y [email protected]), a la División Nacional de Salud Ocupacional ([email protected]), y al área de salud ocupacional de su respectiva sede, con la información de las nuevas órdenes contractuales o contratos suscritos, de las órdenes contractuales o contratos prorrogados o suspendidos, y de aquellas que se hayan terminado y liquidado anticipadamente en el mes anterior, con obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales. Dicho reporte deberá contener: a) Número de orden contractual o contrato. b) Año de suscripción. c) Fecha de inicio y de terminación. d) Nombres y apellidos del trabajador independiente. e) Número de identificación del contratista. f) Nombre de la Administradora de Riesgos Laborales. g) Clase de riesgo. h) Término de la prórroga, con su fecha de inicio y de terminación. (cuando aplique) i) Término de la suspensión, con su fecha de inicio y de terminación. (cuando aplique) j) Fecha de terminación, según acta de liquidación anticipada. (cuando aplique) Lo anterior con el objetivo de que dichas novedades puedan ser reportadas a la ARL respectiva, y los trabajadores independientes relacionados sean incluidos en las actividades de seguridad y salud ocupacional, según lo estipulado por el Decreto 723 de 2013, y en las demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan.

C. Afiliación extemporánea de riesgo laboral IV o V En aquellos casos en que excepcionalmente y por razones justificadas se requiera contratar a una persona natural para ejecutar actividades calificadas en riesgos IV y V, para iniciar actividades en fechas posteriores al primer día hábil de cada mes, el director del proyecto o de la dependencia solicitante deberá contemplar la liquidación, disponibilidad presupuestal y pago del valor adicional correspondiente a los intereses de mora causados por el no pago en los términos de ley.

mailto:[email protected]


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El área solicitante deberá informar a la Sección de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional la situación excepcional presentada adjuntando el Formato: “Anexo resolución – pago ARL contratistas riesgo IV y V", con el fin de proceder a gestionar la liquidación extemporánea de la planilla de pago de aportes. Una vez se haya elaborado la planilla de pago extemporáneo, el área solicitante deberá remitir la resolución de pago registrada presupuestalmente a la Sección de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional de acuerdo al “Modelo Resolución pago”.


Ver Formato “Anexo Resolución - Pago ARL Contratistas Riesgos IV y V” Posteriormente se deberán realizar las actividades contempladas en los numerales 5, 6 y 7 del literal B del presente instructivo.

Fin del instructivo.

ELABORÓ Graciela Urrea Pardo.

REVISÓ

Pilar Cristina Céspedes, Julio Cesar Morales Castañeda, Maria Fernanda Forero, Ingrith Paola Rivera Almanza

APROBÓ Gerardo Mejía Alfaro

CARGO

Profesional Contratista División Nacional de Servicios Administrativos - Sección Adquisición de Bienes y servicios.

CARGO

Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios, Asesora y contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Contratista

CARGO

Gerente Nacional Financiero y Administrativo

FECHA Septiembre 1 de 2016

FECHA Septiembre 29 de 2016 FECHA Octubre 21 de 2016

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instructivo: afiliaciÓn de trabajadores...

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