instrucción técnica de gestión de reuniones internas

INSTRUCCIÓN TECNICA

GESTIÓN DE REUNIONES INTERNAS IT 02-PR03

ED: 3

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COPIA CONTROLADA Nº:

Portada

Ed. Fecha Motivo del cambio

1 06-08-2010 Primer ejemplar

2 25-02-2011 Segundo ejemplar

3 19-07-2012 Tercer ejemplar

Toda la información recogida en el presente documento tiene carácter confidencial,

comprometiéndose el receptor a impedir su divulgación a terceros, limitándose el uso formal

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mismo o por terceras personas, cualquiera que sea el medio o fin a que se destine, sin

obtener previamente un permiso escrito de GROUPVISION.

ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR:

Responsable de Gestión:

FECHA: 25-02-2011

Dirección

FECHA:



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INDICE

PORTADA ..................................................................................................................................... 1

1. OBJETO ............................................................................................................................ 3

2. ALCANCE ......................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ................................................................................................................. 3

4. MÉTODO OPERATIVO ..................................................................................................... 5

4.1 ETAPA PREVIA DE LA REUNIÓN .................................................................................................... 5

4.2 DURANTE LA REUNIÓN ................................................................................................................ 7

4.3 DESPUÉS DE LA REUNIÓN ............................................................................................................ 7

4.3.1 ACTAS ................................................................................................................................... 7

4.3.2 CUESTIONARIO SATISFACCIÓN REUNIONES ................................................................................ 7

5. RESPONSABILIDADES ................................................................................................... 8

6. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA .............................................................................. 9

7. ANEXO 1: I_12_PC 03_ED_02_CUESTIONARIO SATISFACCIÓN REUNIONES ...... 10

8. ANEXO 2: CONCLUSIONES ……………………………………………………………….....11



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1. OBJETO

El presente documento tiene por objeto establecer el sistema definido para gestionar las

reuniones formales de groupVision, es decir, reuniones donde se tenga que producir evidencia

escrita para la preparación, toma y comunicación de decisiones o seguimiento de las mismas.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las reuniones internas de groupVision que sean

motivadas para la toma de decisión en grupo conforme a los valores de la empresa.

3. DEFINICIONES

Método de interacción

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman

elementos de entrada en resultados según el diagrama:



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Reunión

Unir a determinadas personas con un objetivo claramente definido.

Decisión

Determinación, resolución que se toma sobre un problema.

Reunión para la toma de decisión

Unir a determinadas personas para recabar información en grupo que pueda eventualmente

generar consenso, pero en cualquier caso involucre a los participantes en la toma de decisión

por parte de un director o persona con poder delegado para decidir. Ver documento:



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4. MÉTODO OPERATIVO

4.1 Etapas previas a la reunión:

El organizador de la reunión deberá solicitar al gestor de la sala donde se celebrará la

reunión, la reserva de la misma.

Todas las reuniones tienen que tener un objetivo principal, una agenda y una duración

prevista. La agenda deberá ser incluida en todas las convocatorias con una antelación de 2

días laborales. Si una vez confeccionada la agenda, se quiere agregar un punto adicional se

deberá añadir además el tiempo que llevará tratarlo.

Durante la etapa previa existirán 4 roles:

“Sponsor” o iniciador de la reunión: quien convoca la reunión o la autoriza.

Organizador: quien envía las convocatorias, la documentación y reserva los recursos

necesarios para la reunión.

Facilitador: es un rol que puede ser asumido por una o más personas durante de la reunión

e incluye un conjunto de tareas necesarias para la conducción de los procesos de grupo y

que pueden ser compartidas entre varios asistentes, como sean la moderación del debate,

el registro de acta en pantalla compartida y la gestión del tiempo de las intervenciones, entre

otras.

Gestor de Sala: quien gestiona los medios técnicos y el calendario de reserva de las salas

de juntas u otros espacios destinados a celebrar reuniones.

Es responsabilidad del Sponsor o iniciador de la reunión definir muy claramente un objetivo

para la misma. No se organizará una reunión sin que el organizador tenga claros los

objetivos para la misma (serán dados o autorizados por el Sponsor).

A continuación el modelo de convocatoria y acta para reuniones internas:



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4.2 Durante la reunión:

El cumplimiento de los tiempos de la reunión será una responsabilidad de todos los

participantes pero se designará una persona para administrar el tiempo dedicado a cada

punto de la agenda, eventualmente un Facilitador. El Facilitador es la persona que instruye

y orienta al grupo hacia unos procesos exitosos para la colaboración.

Si durante la discusión de un tema se produce un “atasco” por la falta de acuerdo entre dos o

varias personas, el Facilitador deberá sugerir que se reúnan los implicados después de la

reunión y deberá retomar la agenda tal y como estaba planificada.

El rol de Facilitador podrá ser compartido entre varios participantes, y se podrá nombrar un

Recorder que será la persona encargada de redactar el acta o las conclusiones en la

pantalla compartida y un Time keeper, que vigila el cumplimiento de los tiempos previstos. El

Recorder deberá registrar la memoria de la reunión dentro de la secuencia de una agenda,

con lo que ayudará además al trabajo del Facilitador en la conducción de la reunión. El Time

keeper, vigila y avisa sobre el cumplimiento de los tiempos asignados a cada tarea.

El registro de las conclusiones debe de ser leído al final de cada punto de la Agenda,

indicando qué se hace, quién lo hace y cuándo lo hace (ver anexo 2).

4.3 Después de la reunión

4.3.1 - Actas

El Recorder/Facilitador subirá las actas de la reunión a google apps desde donde podrán

consultarlas todos los asistentes y demás personas que tengan acceso o permisos para

acceder a este apartado. En caso que el grupo no asigne a una persona en particular para

realizar el seguimiento, será el Sponsor el responsable de realizarlo.

4.3.2 - Cuestionario satisfacción reuniones

Después de finalizada la reunión, el Recorder/Facilitador remitirá a todos los participantes

de las reuniones el “Cuestionario satisfacción reuniones” que deberá ser rellenado por todos

los participantes de las mismas. El Recorder/Facilitador subirá el informe del cuestionario



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de satisfacción de las reuniones a google apps desde donde podrán consultarlas todos los

asistentes y demás personas que tengan acceso o permisos para acceder a este apartado.

El objetivo es evaluar la satisfacción de las reuniones por los participantes y ver los puntos

en los que las mismas pueden mejorar.

5. RESPONSABILIDADES

CARGOS EN LA

REUNIÓN RESPONSABILIDAD

SPONSOR

(INICIADOR DE LA

REUNIÓN O PERSONA

CON PODER DE

DECISIÓN)

Convocar la reunión y establecer claramente sus objetivos.

Definir los asistentes a la reunión y aprobar la agenda.

Designar obligatoriamente la persona o personas que desarrollan los

diversos roles definidos en esta instrucción técnica.

Realizar el seguimiento de las conclusiones contenidas en el acta en el

caso que no exista un responsable asignado a las mismas.

ORGANIZADOR

Recabar temas para la agenda. Haciendo una propuesta de agenda

coherente con los objetivos, asignación de tiempo para cada item e

intervalos de descanso si los hubiere.

Informar a los asistentes con suficiente antelación sobre la fecha, el lugar,

hora de comienzo y final de la reunión.

Compartir con los asistentes los datos preliminares y la información

relacionada con los objetivos de la reunión.

Solicitar al Gestor de Sala: la reserva de la sala y los equipos necesarios

(técnicos y el material de oficina de apoyo y preparación de sala: sillas,

iluminación y ventilación / etc).

FACILITADOR

(LIDER)

En la apertura de la reunión dejar claro los objetivos y qué puntos de la

reunión son informativos, cuáles para intercambiar opiniones y cuáles para

toma de decisiones.



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6. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

- ISO 9001

- Manual de GROUPVISION

- PR-03 “Gestión de Recursos Humanos y Comunicación”

Por delegación del sponsor ejerce el liderazgo de la reunión,

estableciendo con claridad una conclusión a cada punto tratado (que

comprenderá el qué, quién y cuándo).

Cuando surjan temas imprevistos en la agenda, desviando la reunión de

alcanzar sus objetivos, retomar la discusión de nuevo.

En los momentos de intercambio de ideas, fomentar la participación de

todos, distribuyendo las intervenciones.

RECORDER

Al final de cada punto el recorder expondrá ordenadamente las

conclusiones acordadas, con las fechas y responsables asignados por el

Líder de la reunión.

Envio del cuestionário de satisfacción a los participantes.

Subir el acta a la plataforma de uso compartido (Google Apps).

PARTICIPANTES

Puntualidad.

Asistir a la reunión con derecho a intervenir.

Contestar el cuestionario de satisfacción de las reuniones.

GESTOR DE

SALA

Garantizar la instalación de la sala y equipos necesarios solicitados por

el organizador (técnicos y el material de oficina de apoyo y preparación

de sala: sillas, iluminación y ventilación / etc)..

Comprobar in situ que las instalaciones y material de apoyo prescritas

por el organizador están conformes y funcionan de forma previa a la

reunión, informando al organizador con antelación suficiente por si

hubiese que realizar cambios.



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7 ANEXO 1: - I_12_PC 03_Ed_02_Cuestionario satisfacción reuniones

CUESTIONÁRIO SATISFACCIÓN REUNIONES

FECHA: 25/02/2011

I- 12 -PR- 03 ED.2

HOJA: 1 DE: 1

Aspectos evaluables de la reunión

En

abso

luto

de

sacu

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P

arci

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ente

de

acu

erdo

M

uy d

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o T

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te d

e ac

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o

1 2 3 4 1. El facilitador aclaró al inicio y de una forma clara los objetivos de la reunión?

2. Los participantes fueron conscientes de estos objetivos y tuvieron tiempo para prepararse

3. En la apertura de la reunión el facilitador dejó claro la estrategia para abordar cada punto

4. Durante la presentación de los temas, los participantes presentaron los asuntos de forma objetiva y evidente, incluyendo documentación y/o evidencias de apoyo

5. Cuando surgieron temas imprevistos en la agenda, desviando la reunión de alcanzar sus objetivos, el facilitador retomó la discusión de nuevo

6. En los momentos de intercambio de ideas, el facilitador fomentó la participación de todos, distribuyendo las intervenciones

7. El facilitador, aseguró que en la reunión se definieron con claridad fechas y responsables a las conclusiones acordadas

8. Al final de la reunión el recorder nos expuso ordenadamente las conclusiones acordadas, con las fechas y responsables asignados por el Lider de la reunión

9. La reunión cumplió la hora de inicio y final programada por el organizador

10. La estructuración de la agenda de la reunión fue coherente: objetivos, secuencia lógica de temas a tratar, asignación de tiempo para cada item e intervalos de descanso si los hubiere.

11. Hubo especial cuidado en enviar a los participantes, los datos preliminares y la información relacionada con los objetivos de la reunión

12. El organizador informó con suficiente antelación de la fecha, del lugar, hora de comienzo y final de la reunión

13. La instalación de la sala y los equipos necesarios fueron adecuados. Al igual que el material de oficina de apoyo y preparación de sala (sillas, iluminación y ventilación / etc)

14. Los participantes mostraron respeto y se interesaron en adquirir un conocimiento profundo de los temas que se debatieron en la reunión

ORGANIZADOR

FACILITADOR / LIDER

RECORDER / SECRETARÍA

PARTICIPANTES

TODOS



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8. ANEXO 2: Conclusiones

Facilitación de reuniones

Agenda de la reunión

Finalidad de la reunión

Temas a tratar

Asistentes

Lugar

Fecha y hora

Tema

Responsable

Duración



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Facilitación de reuniones

Notas de recorder

Finalidad de la reunión

Tema:

Responsable:

Duración:

Tema:

Responsable:

Duración:

Tema:

Responsable:

Duración:

Conclusiones

Decisiones

Acciones y

responsables

Fecha nueva

reunión:

instrucción técnica de gestión de reuniones internas

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