instrucción general comisión de seguimiento de los ... · número 1/2018 vigencia sustituye o...
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Tipo Instrucción General
Asunto Comisión de Seguimiento de los Sistemas de
Gestión y Control Interno del FEGA O.A.
Unidad Subdirección General de Auditoría Interna y
Evaluación
Número 1/2018
Vigencia
Sustituye
o modifica Instrucción general 3/17
Código documento 731106203049537801Validación en www.sede.fega.gob.esVisado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 22/02/18Firmado por: RIESGO PABLO MIGUEL ANGEL Fecha: 22/02/2018 14:56:57 Emitido por: AC Administración Pública
Págs.
1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS ....................................................................... 1
2. NORMATIVA ............................................................................................... 1
3. COMPOSICIÓN ........................................................................................... 2
4. FUNCIONAMIENTO .................................................................................... 3
4.1 Convocatoria ....................................................................................... 3
4.2 Orden del día ...................................................................................... 3
4.3 Asuntos a tratar ................................................................................... 4
4.4. Desarrollo de las reuniones ............................................................... 5
5. ACUERDOS ADOPTADOS ........................................................................ 5
6. ACTAS ........................................................................................................ 5
7. INFORMES ANUALES ................................................................................ 6
8. GRUPO DE TRABAJO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN .............. 6
ANEXO 1............................................................................................................ 8
ANEXO 2............................................................................................................ 9
ANEXO 3.......................................................................................................... 10
INDICE
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1
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y PESCA,
ALIMENTACIÓN Y MEDIO AMBIENTE
FONDO ESPAÑOL DE
GARANTÍA AGRARIA O.A.
1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
El Reglamento (UE) nº 907/2014 de la Comisión, de 11 de marzo, que completa
el Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17
de diciembre en lo que se refiere a la autorización de los organismos pagadores
y otros órganos y a la liquidación de cuentas del FEAGA y del FEADER dispone
en el punto 4.A) del Anexo I la obligación de llevar a cabo un seguimiento
continuo de las operaciones diarias y las actividades de control del organismo
pagador a fin de garantizar una pista de auditoría suficientemente detallada.
El FONDO ESPAÑOL DE GARANTIA AGRARIA O.A., en adelante FEGA, para
efectuar dicho seguimiento continuo, constituyó en 2008 un grupo de trabajo
denominado “Comisión de Seguimiento de los Sistemas de Gestión y Control
Interno” (Comisión, en adelante).
La Comisión se ha consolidado como un grupo de trabajo estable que realiza
sus reuniones y actividades de una forma regular, motivo por el que se ha
convertido en un instrumento de impulso para la mejora continua de los sistemas
de gestión y de control del FEGA como organismo en su conjunto.
Igualmente, favorece la necesaria coordinación entre las distintas unidades del
organismo y contribuye con sus trabajos y cumplimiento de acuerdos a mejorar
la fiabilidad de las cuentas presentadas a la Comisión Europea y a asegurar su
integridad, exactitud y veracidad.
Por otra parte se ha firmado, con fecha de 16 de mayo de 2017, el Acuerdo de
Delegación de funciones del Fondo Español de Garantía Agraria a la Dirección
General de Desarrollo Rural y Política Forestal para la gestión, control y pago
de determinadas medidas del Programa Nacional de Desarrollo Rural 2014-
2020. Dicho Acuerdo sustituye al anteriormente vigente desde septiembre de
2015.
Por lo anteriormente expuesto, y por los cambios normativos y de carácter
organizativo, se estima necesario elaborar la presente Instrucción General para
actualizar determinados aspectos de la Instrucción y las actividades relacionadas
con la misma.
2. NORMATIVA
Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo,
de 17 de diciembre, sobre la financiación de la política agrícola común.
Reglamento (UE) nº 907/2014 de la Comisión, de 11 de marzo, que
completa el Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y
del Consejo, de 17 de diciembre, en lo que se refiere a la autorización
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MINISTERIO DE AGRICULTURA Y PESCA,
ALIMENTACIÓN Y MEDIO AMBIENTE
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de los organismos pagadores y otros órganos y a la liquidación de
cuentas del FEAGA y del FEADER.
Real Decreto 1441/2001, de 21 de diciembre, del Ministerio de la
Presidencia, por el que se aprueba el Estatuto del Fondo Español de
Garantía Agraria, modificado por Real Decreto 1516/2006, de 7 de
diciembre, Real Decreto 805/2011, de 10 de junio, el Real Decreto
401/2012, de 17 de febrero 2012, y el Real Decreto 153/2016, de 15
de abril.
Orden APA/3147/2006, de 6 de octubre, por la que se autoriza al
Fondo Español de Garantía Agraria como organismo pagador y
organismo de coordinación para los nuevos fondos europeos
agrícolas.
Instrucción General 01/2017 de marzo de 2017, “Normas de actuación
de auditoria interna y colaboración con los servicios de auditoría
interna de los organismos pagadores”.
Instrucción General 02/2015 de julio de 2015, “Actuaciones para la
detección y prevención del fraude”.
Instrucción General 4/17 de septiembre de 2017, “Evaluación del
Funcionamiento de los Sistemas de Gestión y Control del FEGA
Organismo Pagador”.
Acuerdo de Delegación de funciones del Fondo Español de Garantía
Agraria a la Dirección General de Desarrollo Rural y Política Forestal
para la gestión, control y pago de determinadas medidas del Programa
Nacional de Desarrollo Rural 2014-2020, de 16 de mayo de 2017.
La presente Instrucción General se inscribe en el ámbito de aplicación del primer
párrafo del artículo 6.1 - Instrucciones y órdenes de servicio - de la Ley 40/2015,
de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público: “Los órganos
administrativos podrán dirigir las actividades de sus órganos jerárquicamente
dependientes mediante instrucciones y órdenes de servicio”.
3. COMPOSICIÓN
La Comisión será presidida por el Presidente del FEGA y estará integrada por
los responsables de las unidades relacionadas con las funciones de organismo
a tratar. Según el Real Decreto 1441/2001, de 21 de diciembre, que aprueba el
Estatuto del FEGA, de forma regular las unidades integrantes serán la Secretaría
General y las Subdirecciones Generales de Regulación de Mercados, Sectores
Especiales, Económico-Financiera, Auditoría Interna y Evaluación y
representantes de la DGDRPF (únicamente para los temas relacionados con el
Programa Nacional de Desarrollo Rural 2014-2020).
En este último caso concreto, la participación del FEGA y de la DGDRPF será
paritaria en el seno de las reuniones específicas que se celebren.
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La Subdirección General de Auditoría Interna y Evaluación (SGAIE, en adelante)
ejercerá las funciones de Secretaría de la Comisión.
Además, a las reuniones de la Comisión se podrá convocar a quienes se
consideren necesarios en virtud de los asuntos a tratar.
4. FUNCIONAMIENTO
El objeto de la Comisión es analizar y evaluar los sistemas de gestión y control
del organismo, promover las modificaciones necesarias parar mejorar su
funcionamiento y lograr una permanente actualización acorde con la normativa
vigente en cada momento.
4.1 Convocatoria
La Comisión se reunirá, al menos, de forma trimestral. El día concreto se
determinará en cada ocasión en función de la disponibilidad de los asistentes.
Las reuniones de la Comisión se identifican mediante un número asignado de
forma correlativa desde la primera reunión.
La SGAIE convocará las reuniones con una antelación mínima de una semana
al objeto de que los temas a tratar puedan ser preparados con tiempo suficiente
por las unidades afectadas. Para dicha convocatoria se utilizará,
preferentemente, la agenda del correo electrónico. Los integrantes de la
Comisión así como, en su caso, los participantes invitados, deberán confirmar la
asistencia de forma fehaciente.
4.2 Orden del día
Para cada reunión de la Comisión, la SGAIE elaborará un orden del día en el
que se incluirán los puntos a tratar y la unidad responsable de ellos. Asimismo,
se indicará el lugar, el día y la hora de la reunión. En el anexo 1 figura el modelo
para el orden del día.
Como norma general, en el orden del día de las convocatorias se incluirá como
mínimo, los siguientes puntos:
Aprobación del Acta de la reunión anterior. Este punto será el primero
del orden del día.
Varios. El contenido de este punto permite a los participantes plantear
cualquier cuestión que considere oportuna y en general, se concretará
al inicio de cada reunión.
Seguimiento del estado de las recomendaciones de las auditorías.
Seguimiento de los acuerdos adoptados en reuniones anteriores.
La SGAIE publicará el orden del día en el grupo de trabajo “Comisión de
Seguimiento” (ver apartado 8), para conocimiento de la Presidencia del FEGA y
de las unidades integrantes de la Comisión. Asimismo, la SGAIE lo facilitará a
los invitados que hayan sido convocados a la reunión.
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El orden del día podrá ser modificado y ampliado a propuesta de cualquiera de
los participantes.
4.3 Asuntos a tratar
En la Comisión, se podrá tratar cualquier asunto relacionado con el FEGA como
organismo. En consecuencia, la serie de temas a tratar es amplia e irá variando
acorde con el funcionamiento y las necesidades del FEGA.
En cualquier caso, se considera necesario que sean objeto de un tratamiento
periódico en la Comisión, por su importancia y directa relación con la gestión y
los controles internos los siguientes asuntos:
Garantías. Se evaluará, trimestralmente, la gestión del registro de
garantías. A tal fin, se analizará, entre otros, el resultado de los arqueos,
los procedimientos e incidencias relacionadas con la retención,
devolución y ejecución de las garantías.
Anticipos. Se presentará informe trimestral sobre los anticipos pagados y
saldados y la evolución de los mismos.
Deuda. Se realizará un seguimiento de la gestión de las deudas y/o
deudores durante el procedimiento administrativo para la determinación
de la misma así como de su recaudación, ya sea en periodo voluntario o
ejecutivo, y tanto en la vía administrativa como la judicial, si es el caso.
Situación expedientes. Se presentará un informe sobre el estado de la
situación de los expedientes gestionados en el FEGA.
Programa Nacional de Desarrollo Rural 2014-2020 (en adelante, PNDR):
Se realizará un seguimiento de las actuaciones en relación con la gestión
de las submedidas pertenecientes a dicho PNDR.
Informe de certificación de la cuenta del FEGA, realizado por la
Intervención General de la Administración del Estado. Serán objeto de
seguimiento continuo hasta su resolución las constataciones de los
informes de certificación de ejercicios anteriores y los errores financieros.
Supervisión continúa de los criterios de autorización por la autoridad
competente. Se efectuará la revisión del informe anual, emitido por la
autoridad competente, del cumplimiento por el FEGA de los criterios de
autorización. Esa actividad de supervisión incluye las medidas correctoras
implementadas y las actuaciones de supervisión diseñadas, así como
toda su sistemática.
Auditorías internas. La SGAIE, una vez finalizado el Plan anual de
auditorías, presentará a dicha Comisión el estado de todas las
recomendaciones agrupadas por auditoría realizada. En caso de existir
recomendaciones con medidas correctoras no adecuadas o sin
respuesta, se deberán tomar las decisiones pertinentes para resolverlas
y, en su caso, cerrarlas.
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4.4. Desarrollo de las reuniones
Las reuniones se iniciaran con la presentación del orden del día por parte de la
SGAIE, teniendo en cuenta las posibles modificaciones de última hora.
Cada punto del orden del día se iniciará con la exposición del responsable del
mismo, procediéndose a continuación al intercambio de ideas y opiniones al
respecto que, en la medida en que sea posible, debería terminar con la adopción
de un acuerdo.
A lo largo de la reunión, los asistentes deberán firmar una lista de asistencia,
según el modelo del anexo 2.
La documentación relacionada con los puntos de día se facilitará, en general, a
través del grupo de trabajo (ver apartado 8), tratando de evitar distribuirse en
papel.
En el caso concreto de que se trate en el seno de la Comisión temas relacionados
con el PNDR que afecten a la DGDRPF, se realizará una convocatoria específica
con un orden del día diferenciado.
5. ACUERDOS ADOPTADOS
Los acuerdos adoptados en el seno de la Comisión son de obligado cumplimiento
para todas las unidades vinculadas a los mismos en virtud de su contenido, tanto
unidades del FEGA como, en su caso, a la DGDRPF, para los temas
relacionados con el PNDR que le afecten.
Salvo que en los propios acuerdos se indique otra cosa, son de inmediata aplicación desde la reunión en la que se adoptan y se recogerán en el acta de dicha reunión, con independencia de que la aprobación de esta última se realice en la siguiente Comisión.
Los acuerdos sólo podrán anularse mediante otro acuerdo del Presidente, excepto que en el propio acuerdo se indique de otra forma y el seguimiento de su cumplimiento se realizará por la SGAIE en la siguiente Comisión solicitando a la correspondiente unidad la pertinente documentación probatoria.
La SGAIE, como Secretaría de la Comisión, comunicará los acuerdos adoptados a las unidades afectadas cuando los representantes de éstas últimas no hayan asistido a la reunión en la que se adoptan.
6. ACTAS
Para cada reunión de la Comisión, la SGAIE elaborará un acta, siguiendo el
modelo del anexo 3. El contenido del acta deberá recoger:
La identificación de las personas asistentes y la unidad a la que
pertenecen.
El orden del día seguido en la reunión.
Un resumen de lo expuesto en cada punto del orden del día, indicando las
personas que intervienen y el contenido de sus intervenciones.
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La aprobación del acta de la reunión anterior, en su caso.
El seguimiento de los acuerdos alcanzados en la última reunión y
asimismo, de aquellos que queden pendientes de reuniones anteriores.
Los acuerdos adoptados en la reunión.
La fecha prevista de celebración de la próxima reunión.
La SGAIE publicará el borrador del acta en el grupo de trabajo “Comisión de
Seguimiento”, (ver apartado 8), para que la Presidencia del FEGA y de las
unidades integrantes de la Comisión realicen las observaciones y/o aclaraciones
que se estimen oportunas. Asimismo, la SGAIE lo facilitará a los invitados que
hayan sido convocados a la reunión a los mismos efectos.
Teniendo en cuenta las alegaciones o aclaraciones realizadas al borrador, la
SGAIE elaborará el acta que se llevará a la siguiente Comisión para su
aprobación.
Las actas aprobadas en la Comisión serán firmadas por el Presidente del FEGA
y por el responsable de la SGAIE.
7. INFORMES ANUALES
Para cada ejercicio FEAGA/FEADER se realizará un informe sobre los acuerdos
adoptados en las reuniones de la Comisión de dicho ejercicio y el estado de
cumplimiento de los mismos.
El informe deberá incluir, al menos, los siguientes apartados:
Una exposición de motivos o introducción.
Las reuniones de la Comisión celebradas en el ejercicio.
Los asuntos tratados. Este apartado deberá contemplar, al menos, todos
los asuntos contemplados en el apartado 4.3 de esta Instrucción General.
El estado de cumplimiento de los acuerdos adoptados
El informe será elaborado por la SGAIE y firmado por el responsable de dicha
Unidad.
El informe deberá realizarse con anterioridad a la firma por el Presidente del
FEGA de la Declaración de Gestión del correspondiente ejercicio financiero, a
fin de que pueda ser relacionado como uno de los documentos y trabajos del
Anexo nº 1 de la citada Declaración, que sustentan la misma.
8. GRUPO DE TRABAJO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
En la página web del FEGA, existe un grupo de trabajo denominado “Comisión
de Seguimiento” del que forman parte el Presidente del FEGA y los responsables
de las unidades aludidas en el apartado 3, así como quienes designen éstos
últimos.
El administrador del grupo de trabajo pertenecerá a la SGAIE.
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A través del grupo de trabajo se publicará toda la documentación relacionada
con las reuniones así como el orden del día, borradores y las actas definitivas, y
los informes anuales.
Además del grupo de trabajo, existe un recurso de red, administrado por la
SGAIE en el que se archiva toda la documentación aludida.
El Presidente, Firmado electrónicamente por Miguel Ángel Riesgo Pablo.
DESTINO: Secretaría General y Subdirectores Generales de Económico-
Financiera, Regulación de Mercados, Sectores Especiales, Abogacía del Estado,
Intervención Delegada y Dirección General de Desarrollo Rural y Política
Forestal
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ANEXO 1
XXª REUNIÓN DE LA COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DE
LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO
Orden del día
A celebrar el… de… de 20XX a las ...: ... h.
Lugar:
Aprobación del acta de la reunión anterior.
1.-
2.-
3.-
Seguimiento del estado de las recomendaciones de las auditorías.
Seguimiento de los acuerdos alcanzados en la Comisión nº
Varios.
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ANEXO 2
LISTADO DE ASISTENTES A LA REUNIÓN DE LA
COMISIÓN DE SEGUIMIENTO Nº
Madrid,… de… de 20XX – (Lugar)
NOMBRE ORGANISMO/ENTIDAD FIRMA
FEGA - PRESIDENTE
FEGA - SGEF
FEGA - SG
FEGA - SGRM
FEGA - SGSE
FEGA - SGAIE
DIRECCION GENERAL DE
DESARROLLO RURAL Y
POLITICA FORESTAL
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ANEXO 3
1.- ASISTENTES
2.- ORDEN DEL DÍA
3.- APROBACIÓN DEL ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR
4.- ASUNTOS TRATADOS
5.- SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS ALCANZADOS EN REUNIONES
ANTERIORES
6.- VARIOS
7.- ACUERDOS ALCANZADOS
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www.fega.es
C/ Beneficencia, 8 - 28004 - Madrid
Tel: 91 347 65 00
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