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INSTITUTO MULTITÉCNICO PROFESIONAL
MAESTRO:CRUZ OSBALDO SÁNCHEZ FIGUEROA
MATERIA:
“PROCESO ADMINISTRATIVO”
COLIMA, COL. ENERO DE 2007
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INDICE
I. LA EMPRESA.I.1. Concepto…………………………………………………………….. 03
I.2. Propósitos Y Recursos de la empresa……………………………….. 03
I.3. Clasificación…………………………………………………………. 04
I.4. Situación de la empresa en México………………………………….. 06
II. EL PROCESO ADMINISTRATIVOII.1.El proceso Administrativo…………………………………………... 07
II.1.1. Concepto y características…………………………………... 07
II.2.El Proceso Administrativo con diferentes enfoques (autores)………. 08
III.LA PLANEACIÓNIII.1.Concepto…………………………………………………………… 09
III.2.Naturaleza y propósito de la planeación…………………………… 09
III.3.Principios de la planeación………………………………………… 10
III.4.Misión y Visión……………………………………………………. 11
III.4.1. Formulación…………………………………………………. 11
III.5.Objetivos…………………………………………………………… 12
III.5.1. Tipos y Clasificación………………………………………… 13
III.5.2. Medición, jerarquía e integración……………………………. 13
III.5.3. Formulación………………………………………………….. 15
III.5.4. Metas: Concepto, características y diferencia con los objetivos….. 15
III.6.Políticas…………………………………………………………….. 16
III.6.1. Características……………………………………………….. 16
III.7.Procedimientos……………………………………………………… 16
III.8.Programas…………………………………………………………… 17
III.8.1. Características………………………………………………… 17
III.8.2. Clasificación………………………………………………….. 17
III.9.Presupuestos………………………………………………………… 18
III.10. Tipos de Planeación………………………………………….. 18
III.10.1. Planeación Estratégica y Táctica……………………... 18
III.11. Herramientas y técnicas de planeación……………………….. 19
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IV. LA ORGANIZACIÓNIV.1.Concepto……………………………………………………………. 20
IV.2.Naturaleza y propósito……………………………………………… 20
IV.3.Principios generales…………………………………………………. 21
IV.4.Organización formal e informal…………………………………….. 21
IV.5.División del Trabajo…………………………………………………. 22
IV.6.Integración…………………………………………………………… 23
IV.7.Jerarquización……………………………………………………….. 25
IV.8.Organigramas………………………………………………………… 26
IV.9.Departamentalización……………………………………………….. 27
IV.10. Técnicas de Organización……………………………………. 28
IV.11. Reingeniería…………………………………………………… 31
IV.12. Manuales Administrativos……………………………………. 32
V. LA DIRECCIÓNV.1.Concepto…………………………………………………………… 34
V.2.Naturaleza y propósito…………………………………………….. 34
V.3.Principios de la Dirección…………………………………………… 35
V.4.Autoridad y Delegación…………………………………………….. 35
V.5.Liderazgo……………………………………………………………. 36
V.6.Motivación………………………………………………………….. 37
V.6.1. Generalidades……………………………………………….. 37
V.6.2. Abraham Maslow, David McClelland, F. Herzberg, V. H. Vroom……… 37
V.7.Comunicación: Proceso, Barreras y Clasificación …………………. 38
VI. EL CONTROLVI.1.Concepto……………………………………………………………. 41
VI.2.Naturaleza y propósito………………………………………………. 41
VI.3.Proceso de control…………………………………………………… 42
VI.4.Tipos de Control…………………………………………………….. 42
VI.4.1. Control Preventivo…………………………………………… 42
VI.4.2. Control concurrente…………………………………………... 42
VI.4.3. Control correctivo……………………………………………. 43
VI.5.Sistemas de información administrativa…………………………….. 43
VI.6.Herramientas de Control…………………………………………….. 45
VII. BIBLIOGRAFIA……………………………………………………. 46
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I. LA EMPRESA.
I.1. Concepto.
EMPRESA se deriva de emprender, que significa iniciar cosas grandes y
difíciles. Un empresario es un emprendedor continuo con una actitud de reto frente a la
vida. El serlo es una virtud y una actitud frente a la existencia; todos emprendemos
acciones y seguimos metas. La vida es una empresa.
Es la unidad económica social en la que el capital, el trabajo y la dirección se
coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos del medio
humano en el que la propia empresa actúa. Guzmán Valdivia
Sus características que presentas son:
Persigue retribución por los
bienes o servicios que presta.
Unidad jurídica.
Opera conforme a leyes vigentes
(fiscales, laborales, ecológicas,
de salud, entre otros).
Fijan objetivos.
Unidad económica.
La negociación es la base de su
vida, compra y vende.
Integra y organiza recursos,
propios y ajenos.
Se vale de la administración
para operar un sistema propio.
Corre riesgos.
Investiga el mejoramiento de sus
productos, sus procesos y sus
servicios.
I.2. Propósitos Y Recursos de la empresa.
Tiene los siguientes propósitos, que se analizan de la siguiente clasificación:
Propósitos de Inversión o económicos-empresarial son:
o Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por sus accionistas.
o Mantener el capital a valor presente.
o Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir
utilidades a inversionistas.
o Reinvertir en el crecimiento de la empresa.
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Propósito de operación:
o Investigar las necesidades del mercado (nuevos productos).
o Mantener sus procesos con mejora continua.
o Pagar y desarrollar empresas proveedoras.
o Pagar a los empleados los servicios prestados.
o Investigar y desarrollar nueva tecnología.
o Desarrollar habilidades de trabajo en su personal.
o Crecimiento moral y técnico de sus empleados.
Propósitos Sociales:
o Satisfacer necesidades de consumidores en el mercado.
o Sustituir importaciones y, en algunos casos, generar divisas y
tecnología.
o Proporcionar empleo.
o Pagar impuestos.
o Cubrir, mediante organismos públicos o privados, seguridad social.
o Proteger la ecología.
Los recursos que tiene la empresa son: RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y
FINANCIEROS.
I.3. Clasificación.
Las empresas se clasifican para su funcionamiento por las siguientes características:
1. Por su tamaño, número de empleados y ventas netas anuales.
Tamaño No. Empleados Ventas
Micro 1 a 15 hasta $ 900 000
Pequeña 16 a 100 hasta $ 9 000 000
Mediana 101 a 250 hasta $ 20 000 000
Grande Más de 251 Mas de $ 20 000 000
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2. Por su giro.
o Industriales.- Se dedican a la extracción y transformación de
recursos naturales, renovables o no renovables, así como a la
actividad agropecuaria y a la manufacturera de bienes de
producción y de consumo final.
o Comerciales.- Son las que se dedican a la compra y venta de
productos terminados y sus canales de distribución son los
mercados mayoristas, minoristas y detallistas y los comisionistas.
o Servicios.- Son aquellos que ofrecen productos intangibles a la
sociedad, y pueden tener fines lucrativos o no lucrativos.
3. Por el origen de su capital
o Públicas.- Son aquellas en donde el origen de su capital proviene
del Estado y para satisfacer necesidades que la iniciativa privada
no cubre.
o Privadas.- Se distinguen porque su capital está originado por
inversionistas particulares y no interviene ninguna partida del
presupuesto destinado hacia las empresa del Estado.
o Trasnacionales.- Son aquellas en las que su capital proviene del
extranjero, ya sea privado o público.
o Franquicias.- Son firmas internacionales que explotan una marca
y un nombre conforme a un procedimiento de trabajo que se
asocian con inversionistas locales.
o Mixtas.- Se forman por capital proveniente de dos o todas las
formas anteriores.
4. Por sectores económicos
Silvestre Méndez, desataco autor de libros con temas económicos y
administrativos, divide los sectores por ramas como:
Agricultura
Sector Ganadería
Agropecuario Silvicultura
Pesca
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Sector Extractiva
Industrial Transformación
Comercio Médicos
Sector Restaurantes Educación
Servicios Comunicaciones Financieros
Alquiler de inmuebles Profesionales
Gubernamentales
I.4. Situación de la empresa en México.
México, busca nuevas formas de competencias en las empresas, aumento de ventajas
competitivas, extensión de los establecimientos e industria, aprovechar su ubicación
geográfica de enlace entre norte y sur de América.
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II. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
II.1.El proceso Administrativo
II.1.1. Concepto y características.
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la
administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que
constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado
por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, dirección y control.
Si se observa como se desarrolla la vida de todo Organismos Social, podemos
distinguir dos etapas principales:
La Estructuración, llamada también Mecánica Administrativa.
La de Desarrollo, llamada también Dinámica Administrativa.
La comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos físicos podrá
aclararnos mejor estas dos etapas. Todo organismo físico en la primera etapa se elabora
a sí mismo, partiendo de una célula se van originando los tejidos y órganos hasta que se
llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto para el desarrollo normal de las
actividades o funciones propias; en la segunda etapa el organismo desarrolla en toda su
plenitud sus funciones específicas de igual forma la administración se da en estas dos
etapas:
En forma de esquema se presenta de la siguiente manera:
FASES ETAPAS
Mecánica o Planeación ¿Qué se quiere hacer?Estructuración ¿Qué se va a hacer?
Organización ¿Cómo se va a hacer?Administración
Dinámica o Dirección Ver que se hagaDesarrollo
Control ¿Cómo se ha realizado?
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II.2.El Proceso Administrativo con diferentes enfoques (autores).
Durante la evolución han existido diferentes estudiosos de la Administración, y cada
uno de ellos ha dado su clasificación de acuerdo a sus principios de cómo el Proceso
Administrativo debe presentarse, para su mejor visualización se presenta un cuadro para
la apreciación de los autores y su clasificación al Proceso Administrativo:
AUTOR AÑO E T A P A S
Henry Fayol 1886 Previsión Organización Comando Control.
Coordinación
Harry Arthut hopf 1935 Planeación Organización Coordinación Control
Lyndall Urwick 1943 Planeación Organización Coordinación Control
Willam Newman 1951 Planeación Organización Dirección Control
Koontz y O’Donnell 1955 Planeación Organización Integración Dirección Control
John E. Mee 1956 Planeación Organización Motivación Control
George R. Terry 1956 Planeación Organización Ejecución Control
Agustin Reyes P. 1960 Previsión Organización Integración Dirección Control
Isaac Guzmán V. 1961 Planeación Organización Integración Ejecución Control
J. A. Fernandez 1967 Planeación I m p l e m e n t a c i ó n Control
Sisk y Sverdlik 1974 Planeación Organización Liderazgo Control
TABLA DE CLASIFICACION DE FASES DEL P. A.
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III.LA PLANEACIÓN
III.1.Concepto.
Planear es decidir por adelantado qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y
quién ha de hacerlo. Es una fase del Proceso Administrativo en la que se hace una
estimación del futuro, se determinan objetivos y se seleccionan las alternativas de
acción y el cómo realizar las actividades para lograrlos.
III.2.Naturaleza y propósito de la planeación.
La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro
aspectos principales:
1.- Contribución a los objetivos y propósitos:
El propósito de cada plan, y de todos los derivados, es facilitar el logro de los
objetivos y propósitos de la empresa. Este principio se deriva de la naturaleza de la
empresa organizada, la cual existe para el logro de propósitos de grupo mediante una
cooperación deliberada.
2.- Primicia de la planeación
Puesto que en las operaciones empresariales de organización, integración, dirección
y liderazgo, y control están encaminados a apoyar el logro de los objetivos
empresariales la Planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las otras
funciones
3.- Fuerza de la planeación
La planeación es una función de todos los administradores ante el carácter y la
amplitud variara según la autoridad y la naturaleza de las políticas y los planes
delineados por sus superiores.
4.- Eficiencia de los planes
La eficiencia de un plan se mide por el monto de su contribución a los propósitos y
objetivos, como compensación de los costos y otras consecuencias inesperadas
requeridas para formularlo y llevarlo a cabo.
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos.
Esto origina las preguntas de ¿que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará?
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Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como
lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las
futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de
ver hacia delante.
Aunque el futuro raramente puede predecirse con exactitud, ya que factores fuera de
control pueden interferir con los mejores planes trazados, su no planeamos
abandonaríamos los resultados al azar y las organizaciones no pueden depender de la
suerte, de ahí la gran importancia de la planeación.
Para que el esfuerzo del grupo humano que conforman las organizaciones sea eficaz,
las personas deben estar informadas de qué es lo que se espera que logren y esto
difícilmente puede hacerse sin un plan.
Una acción no planeada, no puede ser controlada, considerando que cualquier intento
de ejercer el control sin disponer de un plan es inútil, es decir, si no sabemos primero a
donde ir, difícilmente sabremos si hemos llegado.
III.3.Principios de la planeación.
Los Principios son los fundamentos que ponen de relieve las bases de cada una de las
fases del Proceso Administrativo. En la Planeación los principios aplicables son:
Contribución (Logros): El propósito de todo plan es facilitar el logro de los
objetivos de la Organización.
Precisión (Verdad): Los planes deben hacerse con la mayor precisión, ya que
éstos van a regir acciones concretas, es decir, al planear debemos tratar de no
usar afirmaciones vagas y genéricas, de esa manera podremos reducir el
campo de lo eventual.
Flexibilidad (Adecuación): Todo plan debe dejar margen para los cambios
que surjan, ya sea por la parte imprevisible o porque las circunstancias
cambian.
Compromiso (Prestigio): Una planeación lógica abarca un período de
consecuencia, a través de una serie de acciones y éstas deben llevarse a cabo
en las fichas fijadas a fin de lograr los objetivos oportunamente.
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III.4.Misión y Visión.
III.4.1. Formulación.
Misión (La razón de ser).- Expone el por qué de la existencia de la organización y
el qué debe hacer. Es la base de las prioridades, estrategias, planes y asignaciones de
trabajo. Es el punto de partida para diseñar puestos gerenciales y para diseñar las
estructuras administrativas.
Es el primer indicador clave de cómo una organización visualiza las exigencias de
sus Grupos de Interés.
Las Características de la Misión son:
Definir cómo es la organización y cómo querría ser.
Ser lo bastante limitada como para excluir algunos negocios y lo
bastante amplia como para dar cabida al crecimiento creativo.
Diferenciar a una organización cualquiera de las demás.
Ser lo bastante clara como para que la pueda entender bien toda la
organización.
Servir de marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
La Misión tiene ciertos elementos que debe cumplir para considerarse como tal
los cuales se presentan a continuación:
Clientes. ¿Quiénes son los clientes de la Empresa?
Productos o Servicio. ¿Cuáles son los principales de la Empresa?
Mercados. ¿Dónde compite la empresa?
Tecnología. ¿Es primordial para la empresa?
Interés por la supervivencia, crecimiento y rentabilidad. ¿Alcanza los
objetivos?
Filosofía. ¿Creencias, valores, aspiraciones y prioridades?
Interés por la imagen. ¿Se preocupa la empresa por asuntos sociales,
comunitarios y ambientales?
Interés por los empleados ¿Son el activo más valioso de la empresa?
Concepto de sí misma ¿Cuál es la competencia distintiva o ventaja
competitiva?
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Ejemplo de un Misión
“Satisfacer las necesidades de nuestros clientes en materia de energía eléctrica,
cumpliendo los compromisos establecidos con ellos, con respeto a la naturaleza, sin
perjudicar a terceros y garantizando el desarrollo de los trabajadores y de la División a
través de nuestro modelo de Administración para la Calidad.”
NOTA: Esta por lo regular cumple con al menos 6 elementos.
Visión (Como quiero verme): Consiste en una declaración formal de lo que la
empresa trata de lograr en el largo plazo.
Las Características de la Visión son:
Suficientemente específica para dar guía.
Suficientemente vaga para impulsar iniciativa y permanecer relevante
bajo una variedad de condiciones.
Alcanzable, retadora, no soñadora.
Ejemplo de una Visión:
“Una institución con alto reconocimiento social, de sus pares académicos y con clara
proyección internacional; dedicada a la formación integral de profesionales, al impulso
del arte, la ciencia y la difusión de la cultura, con estructuras y procesos de calidad”.
III.5.Objetivos
Los objetivos son los fines o propósitos hacia los cuales se dirigen las actividades.
Representa lo que se espera alcanzar. Es un resultado que se desea o necesita lograr
dentro de un periodo de tiempo específico.
Un objetivo administrativo es el fin que se persigue, que prescribe un ámbito
definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la
administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una sugerencia
provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y reiterar los objetivos
buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta en verdad
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contribuyendo al logro de esas metas. Tal practica ayuda a minimizar las dificultades
que tienen muchos miembros de la administración y sus subordinados para saber cuales
son sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos como para sus asociados,
poniéndolos al día y usándolos con eficiencia en su trabajo administrativo.
Las características de los objetivos son:
Factibles.
Aceptables.
Flexibles.
Comprensible.
Medibles.
III.5.1. Tipos y Clasificación.
Los objetivos pueden clasificarse de la siguiente forma:
Individuales y Colectivos: Según si lo persigue una persona física o un
grupo social.
Generales y Particulares: Los generales son cuando es más amplio en
relación con otros que están subordinados a él quienes vienen siendo los
particulares.
Cortos, Mediano y Largo plazo: Dependiendo del plazo en que se desea
lograrlos sin que exista un periodo determinado para hacer tal distinción.
o Corto plazo: Por lo general se extienden a un año o menos. Por
ejemplo el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de
ventas brutas para el año 2003 y un objetivo personal de vender 3
nuevos contratos en el mes de marzo.
o Mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años por
ejemplo crecer a 8 oficinas regionales del 2003 al 2008.
o Largo plazo: se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo
buscar establecerse en 10 países extranjeros para el año 2016.
III.5.2. Medición, jerarquía e integración.
Una expresión tal como “haga tanto como pueda” o “haga lo mejor que
pueda” tiene un valor administrativo. Mínimo porque su significado difiere para
distintas personas es preferible usar una expresión que se pueda medir como “haga 200
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unidades para las 5:00 p.m. de hoy”. Esto es definitivo y facilita el entendimiento
mutuo de los objetivos en todos los niveles de la organización. La determinación de lo
que deba medirse y como debe medirse presenta dificultades en especial en las áreas en
donde los objetivos son un tanto abstractos como la lealtad a los empleados, desarrollo
del empleado o la responsabilidad social, sin embargo tales áreas pueden hacerse
aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente satisfactorios. Hablando en
términos generales los gerentes comerciales están mejor capacitados para medir sus
metas que los gerentes de organizaciones no comerciales, tales como hospitales,
agencias gubernamentales y universidades.
Por ejemplo los comerciales cuentan con muchas fuentes de información que
miden logros en varios factores en toda la organización. Típicas son las medidas de los
medios físicos y financieros para adquirir y manejar recursos suficientes como las
razones de tazas de rendimientos, de rotación o las relaciones pasivo capital.
Las medidas de la producción que incluye la utilización de maquinas y la
productividad laboral son comunes lo mismo que las medidas de mercadotecnia que se
refieren a la penetración de las ventas y la efectividad de la publicidad.
En contraste el administrador de un hospital tiene dificultad para medir lo que
proporciona el hospital (cuidado satisfactorio para el cliente) sin embargo los factores
que contribuyen a la atención hospitalaria son medibles como el costo de la habitación
por día, numero de visitas de servicio y días paciente por tipo de enfermedad, aunque no
tan exactas como es de desear, el enfoque puede utilizarse para dar medidas útiles para
los objetivos de la atención hospitalaria.
Jerarquía de los objetivos:
Para toda empresa existe una jerarquía de objetivos. Esta puede abarcar los
objetivos que se refieren a las empresas en general como las que se relacionan con los
deseos de los clientes al igual que con el público y la sociedad en general.
Sin embargo la jerarquía contiene más comúnmente solo los objetivos dentro de
la empresa. En el nivel superior de la organización y proporcionando el objetivo para
todos los esfuerzos organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos principales –
subordinados, pero definitivamente relacionados con los objetivos principales se
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encuentran los objetivos derivados incluyendo los objetivos departamentales que fijan la
recta de segmentos particulares de las unidades organizacionales de la empresa. Estos
objetivos departamentales a su vez tienen objetivos de grupo subordinados que en
subsecuencia se dividen en objetivos de la unidad y por ultimo en objetivos
individuales.
La realización de cada objetivo subsidiario debe contribuir a la realización de su
respectivo objetivo inmediato superior, proporcionando así un patrón de objetivos
totalmente integrado y armonioso para todos los miembros de la empresa. Para una
máxima efectividad un objetivo debe ser significativo y oportuno para el individuo.
III.5.3. Formulación
¿Quién debe fijar los objetivos?
Generalmente los fijan el consejo de administración y el personal de mando
intermedio (Gerentes o Directores).
Una guía que facilita su formulación es el contestar las siguientes preguntas:
¿Qué? Es lo que realmente pretendemos.
¿Cómo? Pretendemos lograrlo.
¿Quién? Corresponde lograr el objetivo (Personas, departamentos, etc).
¿Por qué? Finalidad, como habrá de alcanzarse.
¿Dónde? Se trata de lograrlo, ejem. Mercado Local, Nacional,
Internacional).
III.5.4. Metas: Concepto, características y diferencia con los objetivos.
Las metas: Lograr dentro de un plazo más corto y de menor alcance que los
objetivos pero diseñados como objetivos secundarios específicos al elaborar los planes
operacionales para llegar al objetivo global.
La diferencia entre un Objetivo y las Metas es la siguiente:
OBJETIVO METAS
Global Especifico
Reporte anual ventas Reporte mensual, semana y diario de ventas.
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III.6.Políticas
Son criterios generales que orientan una acción y sirven para formular e
interpretar las normas que rigen el trabajo de un área u organización. Es decir, las
políticas son guías o normas dadas por los dirigentes, que sirven para que los
integrantes de cualquier organización sepan el plan que deben seguir, y generalmente
este plan es firme y no se presenta la necesidad de cambios frecuentes.
III.6.1. Características.
Las principales características de las políticas son:
Ser lo más realista posible: porque se abarcan a todos los integrantes de
una organización, creando mayor armonía del grupo para el logro de un
objetivo final.
Delegar autoridad: permite que la persona a la que se le delegó esa
autoridad, al ser responsable de ella, sepa cómo manejarse y qué pasos
deben seguir para llegar a lo que se busca sobre los límites del plan
propuesto.
Ejemplo: Dependencia Gubernamental
“Obsequios de proveedores: Con excepción de obsequios de valor puramente nominal o
publicitario, ningún empleado aceptará regalos o gratificaciones de un proveedor en
ningún caso”.
III.7.Procedimientos.
Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener
los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Es característica que,
en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas
autoridades. Ello hace más necesario que deban fijarse con mayor precisión.
Los procedimientos tienen tres reglas que son:
Deben fijarse por escrito, y de preferencia, gráficamente.
Deber ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina.
Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los
procedimientos.
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Ejemplo: Pasos de una adquisición de materiales.
a) Requisición de materiales
b) Llenado de la requisición.
c) Entrega de la requisición al
departamento de compras.
d) Cotizaciones y tiempo de
entrega.
e) Información al solicitante.
f) Aceptación de condiciones.
g) Se establece el contrato.
h) Inspección de recibo.
i) Aceptación del material
j) Entrada al almacén.
k) Revisión de factura.
l) Pago de factura.
III.8.Programas
Es un esquema en donde se establecen la secuencia de actividades específicas
que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecución.
Cada programa tiene una estructura propia y pueden ser un fin en si mismo, o
bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.
III.8.1. Características.
La elaboración técnica debe apegarse al siguiente procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como
los recursos necesarios.
III.8.2. Clasificación.
Los programas pueden ser:
Generales y Particulares: Según a lo que se refieran como los generales
es a toda la empresa y los particulares a un departamento (Producción).
Corto o largo plazo: Los cortos abarcan desde un mes hasta un año,
mientras que los largos arriba de un año.
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III.9.Presupuestos
Son programas en los que se les asigna cifras a las actividades refiriéndose
básicamente al flujo de dinero dentro de la Organización; implica una estimación de
capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos, requeridos para
lograr los objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos
se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir
con los objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de
utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la
organización en términos financieros.
La elaboración de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales
establecidos por la dirección; se calculan aquéllos de acuerdo a los pronósticos y datos
numéricos de los ejercicios anteriores. En su determinación participan los responsables
de los departamentos y secciones involucradas.
Existen diversos tipos de presupuestos que siempre son manejados en
organizaciones públicas y privadas:
1.- De Ventas.- Muestra las ventas anticipadas de un período determinado.
2.- De Publicidad.- Anticipa el campo de acción de la campaña publicitaria, es decir al
sector al que va dirigido.
3.- De Producción.- Es la producción prevista en diferentes periodos.
4.- De Materia Prima.- Refleja la compra de materia prima para la producción en un
periodo determinado.
5.- De Personal.- Menciona la relación de rotación de personal, contrataciones a futuro.
III.10. Tipos de Planeación
III.10.1. Planeación Estratégica y Táctica
Pueden identificarse dos tipos principales de planes, como se muestra a
continuación:
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TIPODIMENSIÓNDE TIEMPO CARACTERISTICAS
Estratégico(desarrollado por la alta administración)
Táctico u operacional(desarrollado participativamente por todos los niveles de la administración)
Largo plazo
Corto plazo
Se concentra en los objetivos de la empresa y sus estrategias globales,afecta a todas las funciones de la administración; entraña consecuencias de alcance general y de largo plazo.
Afina los objetivos de la empresa para desarrollar programas, políticas y expectativas de desempeño; implica tiempos entre el mediano y el corto plazo; se concentra en los niveles de autoridad y responsabilidad asignadas; proporciona información sobre el presupuesto para efectos de los informes de desempeño
La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes
procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación.
Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si
se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad.
III.11. Herramientas y técnicas de planeación
Así como se pueden utilizar los elementos anteriores para planear adecuadamente,
también pueden auxiliarse de otras herramientas que llamaremos técnicas, tales como:
Manuales de objetivos y políticas: Podríamos considerar como tales a un
folleto, libro, carpeta, etc., que se pueden manejar en forma manual, de ahí su
nombre, en donde se concentran una serie de elementos administrativos para
orientar la conducta del grupo humano que conforma un Organismo Social.
Diagrama de proceso y flujo: Sirve para representar, analizar, mejorar y/o
explicar un procedimiento, es una expresión gráfica de los tiempos y
movimientos que se lleva a acabo para la adquisición de un material.
Gráficas de Gantt: Que tienen por objeto controlar la ejecución simultánea
de varias actividades que se realizan coordinadamente.
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IV. LA ORGANIZACIÓN
IV.1.Concepto
Los significados que en la Administración se encuentra para la Organización son:
Acto de agrupar o arreglar diversas partes dependientes entre sí, para formar un
todo.
Unidad de diferentes partes dependientes entre sí, pero cada una de ellas con una
función especial.
Grupo de individuos unidos para un fin determinado.
Tiene un origen en la palabra Organismo, la que según el diccionario significa
“Estructura de partes integradas de tal manera que cada una se rige en relación al
total”.
Para efectos de tener una sola definición acerca de la Organización como etapa del
Proceso administrativo es la siguiente:
“Organización es ordenar o arreglar las funciones (conjunto de actividades
similares o parecidas) para lograrlos objetivos, determinando la autoridad y
responsabilidad de las personas encargadas de realizarlas”.
Aquí en esta etapa es necesario crear una estructura formal para poner en
ejecución las actividades que nos permitan logar los objetivos a corto y largo plazo.
Para esto, se tiene que establecer las relaciones entre los recursos disponibles de la
empresa, recursos que se dividen en tres: RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y
FINANCIEROS.
IV.2.Naturaleza y propósito.
Tiene gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos y
los aspectos prácticos, de ahí que muchos, al hacer el estudio de la organización,
prolonguen su campo hasta los aspectos que corresponden al Reclutamiento, selección,
Inducción.
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IV.3.Principios generales
Los fundamentos que orientan el desarrollo de cada una de las fases del Proceso
Administrativo son los siguientes:
1. PRINCIPIO DE UNIDAD DE DIRECCIÓN.- Una estructura de
organización es efectiva si facilita la contribución de las personas al logro de
los objetivos.
“Aclarar las diferentes ordenes para sí mismo realizarlo con el menor
esfuerzo. Se trata de facilitar el trabajo no de complicarlo”.
2. PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN.- Es el resultado del proceso de
división del trabajo. Siendo obvio que un hombre, aun con grandes
capacidades, no puede ser experto en todo, el trabajo tiende a especializarse
y, por lo tanto, los hombres tienden a especializarse, y por lo tanto, los
hombres tienden a especializarse en un trabajo. Cuando más se divide un
trabajo, dedicado a cada persona a una actividad específica y concreta, se
obtiene más eficiencia, destreza y precisión.
3. PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO.- Consiste en la delimitación
perfecta de la autoridad y de la competencia de cada miembro de la
organización, de manera que no haya dos personas que tengan una misma
autoridad. Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para
cada función, debe asignarse un solo jefe, y los subordinados no deberán
reportar a más de un superior, ocasiona fugas de responsabilidad, confusión e
ineficiencia.
IV.4.Organización formal e informal.
Organización Formal.- Tiene una estructura bien definida que puede ser
descrita en términos de acciones de autoridad, poder, subordinación y
responsabilidad. La estructura también, puede definir los canales a través de los
cuales fluyen las comunicaciones. Los cargos son específicos para cada miembro y
hay una jerarquía de objetivos. La participación de sus miembros es consciente y
dentro de un tiempo generalmente abierto.
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Las Organizaciones son estructuradas en base a las relaciones superior-
subordinado. Como resultado, la autoridad en un elemento universal en todas las
organizaciones formales.
Para los autores Scout y Michell, una Organización formal, es un sistema de
actividades coordinadas de un grupo de personas que trabajan cooperativamente en
dirección a un objetivo común sobre autoridad y liderazgo.
Organización Informal.- Es débilmente organizada, flexible, mal definida y
espontánea. La participación de sus miembros puede ser consciente o inconsciente y
difícil determinar el tiempo en que una persona viene a ser miembro de la
Organización. La participación puede crecer con el tiempo. La naturaleza exacta de
las relaciones entre los miembros y los objetivos de la organización es
inespecíficada.
Una organización informal puede convertirse en una formal siempre y cuando
sus relaciones y actividades no son reforzadas y pasa a ser sustituida por relaciones
nuevas inespecíficas y no controladas.
IV.5.División del Trabajo.
La división del trabajo se refiere al grado en que las necesarias tareas se
subdividen y se asignan a distintos individuos especializados. Las ideas de división
del trabajo y especialización son inseparables. En 1776 Adam Smith concluyó que la
división del trabajo incrementa la productividad al aumentar la habilidad y destreza
de cada trabajador, ahorrando tiempo que se pierde en el cambio de tareas y a través
de inventos que ahorran trabajo y maquinaría, al igual que los autores actuales como
March y Simon, han observado que las economías de la especialización se derivan
principalmente del hecho de que la destreza aumenta con la práctica.
Los propósitos fundamentales de la división de trabajo son:
El aumento de habilidad de cada trabajador en particular.
La economía de tiempo que generalmente se pierde en pasar de una
especie de trabajo a otra.
Invento de un gran número de maquinaria que faciliten y acortan el
trabajo y permiten a un hombre realizar el de muchos.
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IV.6.Integración.
Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un Organismo Social. Existen dos tipos de Integración el de
Cosas o Materiales y el de Personas.
Integración de Personas: Esta formado por dos aspectos importantes los principios
y sus técnicas:
Principios:
Adecuación de hombres y funciones: “Los hombres que han de
desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben
buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos
para desempeñarla adecuadamente. En otros términos: Debe procurarse
adaptar los hombres a las funciones, y no las funciones a los hombres”.
Provisión de elementos administrativas: Debe proveerse a cada miembro
de un organismo social, de los elementos administrativos necesarios para
hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto.
De la importancia de la introducción adecuada: El momento en que los
elementos humanos se integran a una empresa tiene especial importancia,
y debe ser vigilado con especial cuidado.
Técnicas:
Reclutamiento: Tiene por objeto hacer, de personas extrañas a la
empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos
conocidos a la misma, como despertando el interés necesario.
Las fuentes de reclutamiento más usuales son: Sindicato, Escuelas,
Agencias de Colocación, Personal recomendado, Puerta de la calle. Y sus
medios son: Requisición del Sindicato, Solicitud Escrita, Radio, TV., Prensa.
B) Selección: Tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos,
aquellos que para cada puesto concretos sean los más aptos, de acuerdo
con el principio enunciado antes. Aquí se van desechando los candidatos
inadecuados.
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Los medios para ellos son: Hoja de solicitud, Entrevista, Pruebas
Psicotécnicas y Prácticas, Encuestas y Examen Médico.
Introducción: Tiene por fin articular y armonizar al nuevo elemento al
grupo social del que formará parte, en la forma más rápida y adecuada.
Existen dos tipos la introducción general a la empresa y la de su
departamento o sección en donde trabajará.
Desarrollo: Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona
tiene, para obtener su máxima realización posible.
Todo elemento necesita recibir un desarrollo de las aptitudes y capacidades que
posea, para adaptarlo exactamente a lo que el puesto va a requerir de él.
Este desarrollo perpetuo, es claro y se hace necesario tratándose de trabajadores
de nuevo ingreso. Suele dividirse en:
Adiestramiento y Capacitación.
Capacitación de supervisores.
Desarrollo de ejecutivos.
Integración de Cosas:
Del carácter administrativo de la integración: La realidad es que en
estas funciones técnicas, se encuentran esencialmente administrativos,
porque miran “a la coordinación de los elementos técnicos, entre sí, y
con las personas”. Ejemplo. El cambio de maquinaria y selección de
materiales es función de un Ingeniero, pero la distribución de áreas,
mantenimiento preventivo son funciones administrativas.
Del abastecimiento oportuno: Representando todos los elementos
materiales una inversión, debe disponerse en cada momento de los
precisamente necesarios, dentro de los márgenes fijados por la
planeación y organización, en forma tal que, ni falten en determinado
momento, restando eficiencia, ni sobren innecesariamente, recargando
costos y disminuyendo correlativamente las utilidades.
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De la instalación y mantenimiento: Esto representa un costo necesario,
pero también supone momentos improductivos, debe planearse con
máximo cuidado la forma sistemática de conducir estas actividades en
forma tal que esa improductividad se reduzca al mínimo.
De la delegación y control: Si toda administración supone delegación, en
materia de integración de cosas con mayor razón debe delegar la
Gerencia dentro de un sistema estable.
IV.7.Jerarquización o Tipo de Organización
El organizar puede hacerse de diversas formas, y dependerá, como ya lo
mencionamos de la situación específica, sin embargo una forma general es la que
comprende lo siguiente:
Analizar las actividades que van a realizarse, para después asignar su
realización al personal calificado y delegarle la autoridad necesaria.
Jerarquizar en orden de importancia las actividades principales que
llevan al logro del objetivo.
Agrupar las actividades comunes u homogéneas para formar las unidades
de organización.
De la formas de organizar surgen los tipos de organización: Funcional,
Staff y Lineal.
FUNCIONAL: Las unidades de organización como señalamos anteriormente,
son grupos de actividades comunes u homogéneas, y éstas pueden dividirse bajo los
criterios siguientes: Producto, Territorio, Proceso, Combinación. A partir de estas
divisiones, esas unidades de organización se ubican en niveles de responsabilidad y
autoridad, originándose una estructura general de organización, pero no única, ya que
puede cambiar de estructura según cada organismo social.
STAFFF: Un tipo de organización Staff, es aquel que incluye actividades de
asesoría lo que corresponde:
Investigar permanentemente qué puede mejorarse.
Sugerir planes concretos y detallados.
Persuadir a los jefes de línea.
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Resolver dudas o problemas basándose en un conocimiento
especializado.
Revisar los resultados a fin de estar en condiciones de proponer mejoras.
Ejemplo: Para un departamento de ventas, un staff será un encargado de
Investigación de Mercados.
LINEAL: En este tipo de organización, la autoridad y responsabilidad correlativa se
transmiten por una sola línea para cada persona o grupo de personas.
En este sistema de organización que ha sido retomado de la organización militar, no
solamente cada empresa tiene un solo jefe para todos los aspectos de su actividad, sino
que recibe ordenes nada más de él y a él exclusivamente le reporta, este sistema es muy
útil en empresas pequeñas y pueden combinarse con los otros dos: EL FUNCIONAL Y
STAFF con buenos resultados.
IV.8.Organigramas
Organigrama: Es una representación gráfica de la estructura organizacional de
una Empresa, compañía o Institución y en el se refleja todos los conceptos que ha
señalado en este tema: Puesto, Autoridad, Responsabilidad, Nivel y Tipo de
Organización.
La estructura de organización debe comprender los siguientes elementos.
1. Cada puesto se representa con un cuadro.
2. El nombre del puesto se encierra en ese cuadro.
3. Los cuadros representando los puestos se unen con líneas.
4. Las líneas representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Los puestos con mayor grado de responsabilidad y autoridad se colocan en la
parte superior.
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Como puedes observar se trata de un tipo de organización combinado entre el lineal
y staff.
Los organigramas por su objeto se clasifican en:
Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
Funcionales: Indican las principales funciones de los departamentos.
Especiales: Se destaca algunas características.
Los organigramas por su área se clasifican en:
Generales: Si comprenden a toda la organización.
Funcionales: Si incluye solo una parte de esta organización.
Los organigramas por su contenido se clasifican en:
Esquemáticos: Porque contienen sólo los órganos principales se elaboran
para el público no contienen detalles.
Analíticos: Se elaboran más detallados y técnicos.
Los organigramas pueden ser, según la forma de presentarlos VERTICAL,
HORIZONTAL Y CIRCULAR. A continuación se muestra un ejemplo de cada uno.
IV.9.Departamentalización.
La departamentalización es un medio para obtener homogeneidad de tareas en cada
órgano. La departamentalización se clasifica de la siguiente forma:
Números Simples: Es simplemente una departamentalización por cantidad
rara vez utilizada hoy en día. Consiste en dividir un grupo de maquinas o de
empleados en subgrupos de una cierta cantidad. Cada subgrupo se subordina
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a un supervisor, cada grupo de supervisores se subordina aun jefe y así
sucesivamente.
Tiempo: Es derivad y nunca principal, ya que siempre se encuentra en los
niveles inferiores de la organización. Solo toma en consideración los periodos
o ciclos de tiempo en que los empleados deberán desarrollar sus actividades.
Función de la Empresa: Consiste en agrupamiento de las actividades y
tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas dentro de la
empresa.
Territorio o Geografía: Requiere diferenciación y agrupamiento de las
actividades de acuerdo con la localización donde el trabajo será desempeñado
o en un área del mercado a ser servido por la empresa. Las funciones y los
productos o servicios deberán ser agrupadas con base en los intereses
geográficos.
Clientes: Es de acuerdo al tipo de persona para quienes el trabajo es
ejecutado. Las características de los clientes como edad, sexo, nivel
económico, tipo de consumidor, etc. Refleja un interés fundamental por el
consumidor del producto o servicio ejecutado por la organización.
Proceso o Equipo: Es utilizado por las empresas industriales a los niveles
más bajos, como áreas productivas o de operación.
Producto: Abarca la diferenciación de actividades de acuerdo con el
resultado de la organización de acuerdo con el producto o servicio realizado.
Todas las actividades requeridas para suplir un producto o servicio así sean
disímiles deberán agruparse en el mismo departamento.
IV.10. Técnicas de Organización.
Organigramas.- Los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo
una organización racional.
Los organigramas se clasifican por:
Su objetivo: Estructurales, Funcionales y Especiales.
Su área: Generales, Departamentales.
Su contenido: Esquemáticos, Analíticos.
Los organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta.
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Manuales.- Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa y pueden ser: de
políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de
contenido múltiple, de técnicas, de puestos.
Importancia de los manuales
Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.
Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados.
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reduce costos al incrementar la eficiencia.
Análisis del puesto.- Es una técnica pormenorizada de las labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto), así como las
características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo
desempeña. El análisis del puesto tiene como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo,
delimitar funciones y responsabilidades, evitar fugas de responsabilidad y autoridad,
fundamentar programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y
mejorar la selección del personal.
Descripción del puesto.- Es la determinación técnica de lo que el trabajador debe
hacer y esta integrada por: encabezado o identificación, titulo, ubicación, instrumental y
jerarquía.
Especificación del puesto.- Es la enunciación precisa de los requisitos que debe
satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto, por ejemplo: escolaridad y
conocimientos, requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad; esfuerzo,
responsabilidad y condiciones de trabajo.
Diagrama o procedimiento de flujo.- Es la representación grafica que muestra la
sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.
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Ventajas
Mayor simplificación del trabajo.
Determinar la posibilidad de
combinar o readaptar la secuencia
de las operaciones.
Mejorar alguna operación
combinándola con otra parte del
proceso.
Eliminar demoras.
Una mejor distribución de la
planta.
Tipos de diagramas de
procedimiento
Gráfica de flujo de operaciones.
Gráficas esquemáticas de flujo.
Gráfica de ubicación de equipo.
Gráfica de flujo de formas.
Secuencia para elaborar un
diagrama de procedimiento
Escoger el procedimiento por
realizar.
Determinar las técnicas analíticas
que habrán de utilizarse.
Analizar el trabajo.
Hacer una lista de la forma como
se va a realizar el trabajo.
Establecer el procedimiento más
factible.
Presentar la propuesta.
Prepara instrucciones.
Implantar el nuevo procedimiento.
Observar el procedimiento
implantado.
Preparar una guía de logros.
Llevar registros adecuados de
realización.
Procedimientos.- Los procedimientos establecen el orden cronológico y la
secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
El método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente
establecida. Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente ligados.
Los primeros determinan el orden lógico que se debe seguir en una serie de actividades;
y los métodos, indican como efectuar dichas actividades.
Los procedimientos son importantes porque determinan el orden lógico que deben
seguir las actividades; promueve la eficiencia y especialización; delimitan
responsabilidades y evitan duplicidades; determinan como deben ejecutarse las
actividades, y también cuando y quien debe realizarlas; son aplicables en actividades
que se presentan repetitivamente.
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Lineamientos para la implantación de procedimientos
Previamente a su aplicación, se capacite al personal
Sean muy accesibles y fáciles de interpretar.
Se representen gráficamente.
Que se evite la automatización del personal.
Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.
Se revisen periódicamente.
Deben adecuarse a las necesidades y características de cada área.
No deben ser demasiado rígidos.
Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.
La supervisión no debe ser rigorista.
IV.11. Reingeniería.
Michael Hammer, Profesor de Ciencias de Computación, se ha convertido en el
misionero del cambio organizacional masivo. Utiliza él termino “Reingeniería”, para
abogar por el trabajo del diseño radical. Hace unos 12 años aproximadamente Hammer
junto con Champy empieza a observar que unas pocas compañías habían mejorado
espectacularmente su rendimiento en unas áreas de su negocio, cambiando radicalmente
las formas en que trabajaban.
No habían cambiado el negocio a que se dedicaban, habían alterado en forma
significativa los procesos que seguían y todos los procedimientos. Poco a poco
examinaron las experiencias de muchas compañías y pudieron discernir los patrones que
no los lograron, y gradualmente vieron surgir una serie de procedimientos que efectuaba
el cambio radical. Con el tiempo, le dieron a estas series de procedimientos un nombre
de “Reingeniería”.
CONCEPTO DE REINGENIERÍA
“Es el método mediante el cual una organización puede lograr un cambio radical de
rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y calidad, mediante la
aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el negocio como una serie de
procesos del producto principal del negocio, orientados hacia el cliente en el lugar de
una serie de funciones organizacionales.”
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IV.12. Manuales Administrativos.
Un manual es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de
funciones o departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la
autoridad asignada a cada miembro del organismo.
Objetivos:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para destinar
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal
y propiciar la uniformidad en el trabajo en la ejecución del trabajo,
evitando la repetición de instrucciones.
Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas unidades orgánicas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos matriciales.
Su clasificación.- Puede clasificarse de varios criterios tales como el área de
ampliación, contenido, el grado de detalle, personal al que va dirigido.
De acuerdo a su área de ampliación se puede dividir en generales y específicos
donde los primeros abarcan toda la empresa, incluye un parte de antecedentes y los
segundos se ocupan de un función operacional, un departamento o sección.
Algunos Manuales Administrativos que se son básicos en una empresa son.
Manuales de Organización.- Son como una explicación, ampliación y
comentario de las cartas de organización, en ocasiones contienen, adicionalmente una
síntesis de las descripciones de puestos y las reglas de coordinación
interdepartamentales.
Manuales de Objetivos y Políticas.- Se consideran como tal un folleto, libro,
carpeta, etc., que se pueden manejar en forma manual, de ahí su nombre, en donde se
concentran una serie de elementos administrativos para orientar la conducta del grupo
humano que conforman un Organismos Social.
Manual de Bienvenida.- En este se proporciona información al personal de
nuevo ingreso sobre el Organismo Social, a fin de que se integre rápidamente a éste.
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Diagrama de proceso o de Flujo.- Es una expresión gráfica para representar,
analizar o mejorar un procedimiento, representa gráficamente los tiempos y
movimientos que se lleva a cabo.
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V. LA DIRECCIÓN
V.1.Concepto
Desde el momento en que el hombre se agrupa para lograr un objetivo, se hace
necesaria la dirección del mismo para que pueda lograrse la contribución plena de cada
uno de los individuos que lo conforman.
La Dirección es el aspecto interpersonal de la Administración, por la que cada
uno de los miembros del grupo pueden contribuir en forma efectiva al logro de los
objetivos de un Organismo Social, podríamos definirla como:
“La fase del Proceso Administrativo que consiste en lograr que las acciones se
realicen conforme al plan predeterminado”.
En el tema anterior mencionamos que un Organismo Social, cuenta
principalmente con tres tipos de recursos para lograr sus objetivos: Humanos,
Materiales, Financieros. Pues bien, en esta fase nos dedicaremos a ampliar nuestros
conocimientos sobre el recurso o factor humano.
V.2.Naturaleza y propósito
Sin restar importancia a las otras dos fases del proceso administrativo, abordadas
podemos decir que la Dirección es el corazón de la Administración, ¿Por qué?,
1. Sí tiene presentes las definiciones de Administración dice que es:
a. Dirección de un Organismos Social, y su efectividad en alcanzar
objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
b. Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo
ajeno.
Otra razón fundamental de su importancia se debe a que ésta es una fase imprevisible
del proceso, por lo difícil que es prever las reacciones humanas, de ahí que tengamos
que profundizar en la naturaleza del recurso humano, a fin de comprender que si
deseamos lograr los objetivos es necesario que aprendamos a conocer a los individuos
que conforman el Organismo Social.
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V.3.Principios de la Dirección
Como hemos venido señalando en cada una de las fases del Proceso
Administrativo, los principios, son los fundamentos de la Administración y a la
Dirección, corresponden:
1. PRINCIPIO DE CONCILIACIÓN DE INTERESE: El logro de los objetivos
común se hará más fácil, cuanto mejor se logren conciliar los intereses del
Grupo con los de la Organización.
2. PRINCIPIO DE LA IMPERSONALIDAD DE MANDO: La autoridad, debe
ejercerse, más como producto de una necesidad del Organismo Social, que como
resultado exclusivo de la voluntad del jefe.
3. PRINCIPIO DE LA VÍA JERÁRQUICA: Al transmitirse una orden, deben
seguirse los conductos previamente establecidos y jamás rebasarlos sin razón.
V.4.Autoridad y Delegación.
Se ha estado mencionando a lo largo de este capitulo conceptos de
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD en clasificación de tipos de organización,
términos que es indispensable definir para comprender mejor estas formas de
organización
Autoridad.- Es la facultad de exigir a otros que actúen como sea necesario y
apropiado para alcanzar un objetivo y esto implica la facultad de tomar decisiones y
hacer que se cumplan. La autoridad puede ser de diferentes tipos, como los que a
continuación mencionamos:
1. Autoridad Formal: Es la facultad que otorga el Organismos Social, a los jefes
para tomar decisiones y hacer que se cumplan.
Autoridad Formal Lineal (Una persona).(Se impone por Obligación) Funcional (Grupo de Personas).
2. Autoridad Moral: Es la facultad para tomar decisiones, con base a los
conocimientos, la experiencia, valores, creencias, etc.
Autoridad Moral Técnica (Conocimientos Teóricos y Prácticos)(Se impone por convencimiento) Personal (Cualidades, Morales, etc)
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Responsabilidad.- Significa “responder por” y llevado el término a la
Administración, podemos afirmar que responsabilidad es “la obligación de una persona
de desempeñar adecuadamente las funciones que se le asignen, funciones que pueden
expresarse como una lista de deberes que cumplir”.
Delegación.- Es la asignación de autoridad formal y de responsabilidad a otra
persona para que lleve acabo determinadas actividades. La delegación de autoridad por
los superiores a los subordinados es necesaria para el buen funcionamiento de cualquier
organización, dado que ningún superior puede realizar personalmente o supervisar
completamente todas las actividades de una organización.
Entre estos tres conceptos debe mantenerse un equilibrio tal que permita el logro de
los objetivos.
V.5.Liderazgo.
El liderazgo se define como el arte de influir en las personas, de manera que
éstas se esfuercen voluntariamente hacia el logro de las metas del grupo. Este concepto
se puede ampliar para incluir no solo la voluntad de trabajar, sino también la de trabajar
con energía, aportando la experiencia y aplicando la habilidad técnica.
Además el liderazgo es guiar, conducir, dirigir y preceder, el líder ayuda a un
grupo a lograr sus objetivos mediante la aplicación máxima de sus capacidades. Un
líder no es el que empuja al grupo, sino el que se pone al frente de él facilitando su
progreso e induciéndolo a cumplir sus metas. La habilidad del liderazgo incluye por lo
menos tres ingredientes:
Capacidad para comprender que los seres humanos tienen motivaciones
diferentes, en distintos momentos y diversas situaciones.
Capacidad para inducir, persuadir o convencer.
Fuerza para actuar y responder por los resultados.
El principio básico del LIDERAZGO es: “Puesto que la gente tiende a seguir a
aquello en quienes ve una forma de satisfacer sus propias metas”.
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Sin embargo, algunas teorías recientes clasifican los estilos, según como se usa
la autoridad, definiendo tres estilos:
Autocrático: Aquel que da órdenes y espera su cumplimiento, se guía en base a
recompensas o castigos.
Democrático o participativo: Consulta con sus subordinados o colaboradores,
sobre las decisiones y acciones propuestas fomenta su participación.
Benevolente: Utiliza muy poco su poder si es que alguna vez lo usa, permite a
los subordinados un alto nivel de independencia o de rienda suelta.
V.6.Motivación.
V.6.1. Generalidades
La administración requiere de creación y el mantenimiento de un medio
ambiente para el desarrollo de las personas que trabajan para el logro de un objetivo
común.
Un administrador no puede llevar a cabo su tarea sin saber qué es lo que motiva
a las personas. La necesidad de integrar factores de motivación en los papeles de la
organización debe basarse en el conocimiento de la MOTIVACIÓN.
MOTIVACIÓN.- Es el resultado de la interacción del individuo con la
situación. Los individuos difieren en sus impulsos motivacionales. También es la
voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo para alcanzar las metas organizacionales.
La motivación generalmente se ocupa del “esfuerzo para alcanzar las metas
propuestas”, con el fin de reflejar los intereses particulares con el comportamiento
relacionado con el trabajo.
V.6.2. Abraham Maslow, David McClelland, Frederick Herzberg, Victor H.
Vroom.
Frederick Herzberg .
Creía que las relaciones de un individuo con su trabajo eran básicas y que la
actitud hacia el trabajo puede determinar el éxito o fracaso del individuo. Dice que
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eliminación de la insatisfacción de un puesto no lo convierte en satisfactorio, pueden
traer paz pero no motivación.
Abraham Maslow.
La teoría de Maslow es una de las más conocidas a cerca de la Motivación en
donde en base a una pirámide jerarquiza las necesidades, y que dichas necesidades
nunca se satisfacen simple. Separa las necesidades de orden inferior a superior como:
Fisiológicas, de Seguridad, Sociales, Estima y Autorrealización.
David McClelland.
Contribuyó a comprender la motivación identificando tres tipos de necesidades
motivantes básicas. Clasificó estas como necesidades de PODER, AFILIACIÓN y DE
LOGRO.
Victor H. Vroom.
Su teoría se llama de las Expectativas, donde ofreció un enfoque para
comprender la motivación, sugiere que la motivación de una persona para actuar en
algún momento está determinada por los valores que anticipan para los resultados de la
acción. En otras palabras, que la motivación es el producto del valor, que una persona
anticipa para la acción, y de la probabilidad que percibe de lograr sus metas.
V.7.Comunicación: Proceso, Barreras y Clasificación.
Más que definir el proceso de comunicación, es primordial que descubra su
importancia como elemento indispensable en los grupos de trabajo. La esencia del
grupo es la comunicación: si se enferma la comunicación, se enferma un grupo; si se
rompe la comunicación, se desintegra el grupo.
La comunicación es: “Es un proceso bilateral donde interactúan y se interrelacionan
dos o más personas por medio de un conjunto de signos o símbolos convencionales,
conocidos por ambos.
Proceso de Comunicación:
Para establecer comunicación es fundamental la presencia de dos elementos:
El Emisor.
El Receptor.
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Pero no son los únicos en e proceso, y para su conocimiento y comprensión
analizaremos el Proceso, elemento por elemento con su respectiva función.
MODELO DE COMUNICACIÓN:
1.- Emisor o Transmisor.- Es la persona o grupo que inicia, origina la comunicación.
2.- Mensaje.- Utilizando un código (conocido por el mismo y el receptor), es lo que se
desea comunicar.
3.- Medios.- Son el canal por el que se envía el mensaje (se debe ser cuidadoso en su
elección).
4.- Barreras.- Es todo lo que obstaculiza o impide una buena comunicación.
Físicas…. Ruidos
Fisiológicas…. Ceguera, sordera.
Morfológicas…. Diferencia en el lenguaje.
No consultar, revisar información, asegurarse que el mensaje ha llegado.
5.- Receptor.- Es la persona o grupo a quien se dirige el mensaje o comunicación, quién
debe decodificar e interpretarlo correctamente.
6.- Reacción o respuesta.- Son el resultado o efecto logrado por la comunicación.
7.- Unidades para acumular y conservar la información: Medios empleados para
que la misma no se pierda o desparrame, por ejemplo: Expedientes, archivos,
contabilidad, estadísticas, computadoras, etc.
EMISOR
MEDIOS
RECEPTOR
BARRERAS
Reacción o Respuesta
Unidades para acumular
Y
Conservar información
Mensaje
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Clasificación: Esta se puede presentar como: FORMAL E INFORMAL.
1.- FORMAL: Se refiere a asuntos propios de la empresa:
Y a su vez se puede tipificar como:
a).- Vertical Descendente: Emite directrices de un superior a su personal;
utilizan: Objetivos, Políticas, Planes, Programas, Órdenes, Manuales.
b).- Vertical Ascendente.- Permite al personal comunicarse con su
superior; se utilizan: Reportes, Quejas, Sugerencias, Informes, Consultas.
c).- Global o General: Proporciona información dirigida a toda la
empresa, se utiliza: Carteles, Boletines, Avisos, Revistas internas.
d).- Horizontal o lateral: Se lleva a cabo entre dos personas o
departamentos de un mismo nivel jerárquico, utiliza: Reuniones, comités.
2.- INFORMAL: No es originada por la empresa, sino por el personal: Obreros,
empleados, supervisores y mandos medios.
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VI. EL CONTROL
VI.1.Concepto.
A estas alturas de su estudio, ya habrá comprendido que todas las fases del
Proceso Administrativo se relacionan entre sí y que no se presentan de forma
independiente, en el caso de Control, es definitivamente imposible concebirlo a los
principios establecidos.
El control es la fase del Proceso Administrativo que consiste en comprobar si
todo lo que ocurre es conforme a lo planeado, a las instrucciones impartidas y a los
principios establecidos.
A fin de determinar si los esfuerzos administrativos están dando resultados, se
requiere de la evaluación de los mismos, de ahí su importancia.
En el caso de que los resultados no correspondan a lo planeado, es necesario
tomar medidas correctivas y esto corresponde a esta última fase del Proceso
Administrativo.
VI.2.Naturaleza y propósito.
Por otra parte, el Control no puede ejercerse en el vacío, está relacionado y forma a
su vez parte de las otras tres fases básicas de la Administración, ya que su función
correctiva incluye revisiones en los esfuerzos de éstas, es decir, el control es como el
examen de los resultado de la Planeación, Organización y Dirección, siendo su
vinculación más estrecha con la fase de Planeación.
Así, la falta de control significa tarde o temprano el fracaso de la Planeación; el éxito
del control, significa el éxito de la Planeación.
Cuando el control demuestra lo que planeado no puede cumplirse, debe modificarse
o formularse un nuevo plan; por ello, el plan debe identificar y especificar los controles
necesarios, de lo contrario, no será un plan viable.
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VI.3.Proceso de control.
El control puede establecerse por diferentes medios o formas, lo que sin importar
la actividad se aplican invariablemente. Estos medios los clasifican algunos autores
como CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS según midan resultados en cualidad o
cantidad respectivamente, sin embargo, dado que pueden establecerse en forma
simultánea y que más importante que su clasificación, es la manera de identificarlos
dentro del Proceso de Control, este se realiza así:
Sin importar la actividad, al establecer un control podemos seguir básicamente
estos pasos:
1. Medir el desempeño.
2. Comparar el desempeño con el estándar y averiguar la diferencia.
3. Corregir las desviaciones no favorables, por medio de acciones
remediadoras.
Es decir, el control consiste, según los pasos anteriores en:
1. Averiguar lo que se está haciendo.
2. Comparar los resultado con los que se esperaba, lo que conduce a:
3. Aprobar o desaprobar los resultados, aplicando en el último caso, las
medidas correctivas necesarias que deban agregarse.
VI.4.Tipos de Control.
VI.4.1. Control Preventivo. Este control tiene lugar antes de principiar
operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es
promovida por los esfuerzos del control. Se le conoce también como
preliminar.
VI.4.2. Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción
de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de
las actividades.
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VI.4.3. Control correctivo. Este tipo se enfoca sobre el uso de la información
de los resultados anteriores; para corregir posibles desviaciones futuras del
estándar aceptable. Se le conoce también de retroalimentación.
VI.5.Sistemas de información administrativa
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Actividades Básicas de un Sistema de Información:
Entradas de información. Que es proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas.
Almacenamiento de Información. A través de esta propiedad el sistema puede
reconocer la información guardada en la sesión o proceso anterior.
Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estas características de los sistemas permiten la transformación
de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones.
Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información
para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.
Planeación del sistema de Información Administrativa
La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el
desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir
de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará.
La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde
queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación
gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y
el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los
recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
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El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2
enfoques para incorporar el SIA en el plan: El Pasivo y Proactivo:
Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema
que satisface las necesidades resultantes.
Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja
competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del
producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde
este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia
global de la empresa.
VI.6.Herramientas de Control.
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Las técnicas de control más usuales son:
1. SISTEMAS DE INFORMACION
Contabilidad Auditoria Presupuesto Reportes, Informes Formas Archivos (memorias, expedientes, etc.) Computarizados Mecanizados
2. GRAFICAS Y DIAGRAMAS
Proceso, Procedimientos, Gantt, etc. Procedimiento hombre-maquina. mano izquierda, mano derecha, etc.
3. ESTUDIO DE METODO
Tiempos y movimientos, estándares, etc.
4. METODOS CUANTITATIVOS
Redes, modelos matemáticos, Investigación de Operaciones, Estadísticas. Control Interno (Programas).
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BIBLIOGRAFIA
Reyes Ponce Agustín, Administración moderna, Editorial Limusa, México.
Reyes Ponce Agustín, Administración de la Empresa (teoría y práctica), Editorial
Limusa, México.
Robbins Stephen P. Administración, Teoría y Práctica, Editorial Prentice Hall,
México