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INSTITUTO DE CAPACITACIÓN TÉCNICA DE LA SABANA
MÓDULO DE MICROSOFT POWER POINT
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1 Conceptos Básicos
1.1 Introducción.
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten
comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran
calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar
hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los
párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.
Podemos también insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la
ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas
pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo
del curso.
1.2 Elementos creados con PowerPoint
PowerPoint es un paquete completo de herramientas para presentaciones gráficas
que ofrece todo lo necesario para producir una presentación profesional:
procesamiento de texto, esquemas, dibujos, gráficos, imágenes prediseñadas y
muchas cosas más. También ofrece una amplia gama de elementos de apoyo para
el orador los cuales permiten crear presentaciones realmente eficaces. PowerPoint lo
convierte a usted, el presentador, en un productor independiente de sus propias
presentaciones de alta calidad.
Aplique una plantilla que se incluye con el programa para obtener un color (entre miles
de combinaciones posibles) para la presentación y una congruencia en el diseño.
PowerPoint es la herramienta más sencilla para crear desde presentaciones electrónicas
en pantalla hasta simples transparencias en blanco y negro.
Presentaciones: Consiste en un conjunto de diapositivas, documentos para los
participantes, notas para el orador y el esquema. Todo eso se almacena en un mismo
archivo.
Diapositivas: Las diapositivas constituyen las “páginas” de una presentación. Las
diapositivas pueden tener títulos, gráficos, objetos dibujados, formas, imágenes
prediseñadas y elementos visuales y gráficos creados con otras aplicaciones. Podrá
imprimir las diapositivas como transparencias en blanco y negro o a todo color, o
en formato para proyector de diapositivas de 35 mm a través de un servicio de
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impresión proporcionado por compañías independientes o usando una reproductora de
película.
Documentos: Estos documentos consisten en miniaturas impresas de sus diapositivas;
ya sea de a dos, tres o seis por página.
Esquemas: En el esquema aparecerán los títulos y el texto principal, no los elementos
gráficos ni el texto que haya escrito con la herramienta “Texto”. Los esquemas pueden
imprimirse tal como cualquier otro documento.
1.3 Iniciar PowerPoint
Vamos a ver las dos formas básicas
de arrancar PowerPoint.
Desde el botón Inicio
Coloca el cursor y haz clic sobre el
botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Programas,
aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu ordenador;
buscar Microsoft office y luego
Microsoft PowerPoint, y al hacer clic
sobre él arrancará el programa.
Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.
Cualquiera de las opciones
anteriores inicia PowerPoint 2003
presentándose una pantalla
indicando que se está cargando la
aplicación, como se muestra.
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Al arrancar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te
mostramos.
Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una
presentación, es como una página de un libro
2 Tipos de Vistas
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber
cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que
nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante
ya que nos va a permitir tener tanto una visión
particular de cada diapositiva como una visión global
de todas las diapositivas, incluso nos permitirá
reproducir la presentación para ver cómo queda al
final.
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2.1 Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver,
diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos.
Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción
normal.
También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la
parte izquierda.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos
seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la
diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área
de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las
diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al
tamaño real de la diapositiva.
2.2 Vista Clasificador de diapositivas
Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el menú Ver de la
barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas.
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También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la
parte izquierda.
Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de
aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva.
Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite
localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las
diapositivas, para organizar las diapositivas
2.3 Vista Presentación con diapositivas
La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la
diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos
animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la
presentación.
Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción
Presentación con diapositivas.
También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema o
pulsar la tecla F5.
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Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC.
3 Trabaja r con diapositivas
Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando,
eliminando, copiando diapositivas, etc.
A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas
operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.
3.1 Insertar una nueva diapositiva
Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista
normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta
forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.
Puedes añadir una diapositiva de varias formas:
Pulsa en el botón que se encuentra en la barra de Formato.
Puedes hacerlo también a través de la barra de menús seleccionando el menú
Insertar y después seleccionando la opción Nueva diapositiva
bien puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + I.
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Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una
nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de
esta.
Para acabar la inserción de la diapositiva tendrás que
seleccionar qué diseño quieres que tenga la nueva
diapositiva y para ello tendrás que hacer clic sobre el
diseño que quieras del Panel de tareas.
Como puedes apreciar en la imagen de la derecha puedes
elegir una diapositiva para introducir texto y además con
un formato determinado, o puedes elegir una diapositiva
en blanco para añadirle lo que quieras o con objetos.
3.2 Copiar una diapositiva
Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de
diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde
quieres copiar la diapositiva.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias
formas:
Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón copiar que
se encuentra en la barra estándar.
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Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y
pulsa el botón pegar.
También puedes hacerlo desde la barra de menús
desplegando el menú Edición y seleccionando la opción
Copiar.
Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará
la diapositiva a copiar y desplegando el menú Edición,
seleccionar la opción Pegar.
Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar
con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de
ella aparece un marco negro).
Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción copiar.
Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se
insertará la diapositiva a copiar.
Por último selecciona del menú contextual la opción pegar.
Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el
menú contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V
(pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos
pasos que acabamos de describir anteriormente.
Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la tecla
Ctrl, si las diapositivas están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada
la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los
mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.
3.3 Duplicar una diapositiva
Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar
sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar
puedo copiar la diapositiva en otra presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas
puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
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Hazlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando
la opción Duplicar diapositiva.
Otra forma es utilizando el menú contextual.
bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + D
3.4 Mover diapositivas
3.4.1 Mover arrastrando.
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que
seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón
arrástrala hasta la posición donde quieres situarla.
Al desplazarla verás que el puntero del ratón es una flecha con un rectángulo
debajo y aparece una línea entre diapositiva, esta línea indica en qué posición se
situará la diapositiva, por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre las
diapositivas 5 y 6, moveremos el ratón hasta que la línea esté entre la 5 y la 6.
Una vez te hayas situado en la posición donde quieres poner la diapositiva suelta el
botón del ratón y automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición e incluso
se reenumerarán las diapositivas.
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Para mover una diapositiva estando en el área de esquema pulsa con el botón izquierdo
del ratón sobre y sin soltarlo arrastrar hasta la posición donde quieras moverla, una
vez situado suelta el botón y automáticamente la diapositiva se desplazará y se
remunerarán todas las diapositivas.
Como puedes apreciar en estas imágenes la diapositiva número siete a pasado a ocupar
la posición número 6 y la que ocupaba la posición 6 pasa a ser la 7.
3.4.2 Otras formas de mover.
Otra forma de mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el lugar
adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación a otra.
Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las
diapositivas a mover, después las cortamos (utilizando el botón cortar de la barra
estándar, utilizando la barra de menús, el menú contextual, o las teclas Ctrl + X), luego
nos posicionamos en la diapositiva después de la cual queremos dejar las que
movemos (dentro de la misma presentación o en otra), y por último pegamos de la
misma forma que cuando copiamos.
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3.5 Eliminar diapositivas
Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas
manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva, en cambio si
no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas.
Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te
resulte:
Desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la
opción Eliminar diapositiva.
Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que
aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando
Eliminar diapositiva.
La última forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.
3.6 Diseño de la diapositiva
Una diapositiva puede incluir diversos objetos. Los diseños de Power Point facilitan la
tarea de incluir y organizar cada uno de estos objetos en la diapositiva
Seleccionas las diapositivas a las que se desea aplicar un diseño determinado.
Elegir Formato/Diseño de la diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Diseño de la
diapositiva.
Hacer click sobre cualquiera de los diseños ofrecidos en el panel de tareas. Utilizar la
barra de desplazamiento para moverse por la ventana y ver todos los diseños.
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Los diseños se encuentran clasificados según el tipo de contenido: sólo texto, sólo
objetos, texto y objetos y otros diseños.
Las diapositivas tienen un diseño asociado. Para crear un
diseño propio, seleccionar en blanco dentro del grupo
Diseños de objetos del panel de tareas de diseño de la
diapositiva.
Aunque los marcadores de posición de texto están vacíos,
una pequeña muestra indica el formato que tendrá el texto
al introducirlo.
Al seleccionar un diseño que incluya algún objeto, se
puede decidir el tipo deseado sin más que hacer clic en
alguno de los botones que aparecen dentro del área
reservada al objeto.
3.7 Estilo de diapositiva
Otra forma de dar formato rápidamente a una presentación
es aplicar plantilla de diseño. Para llegar hasta aquí haremos
clic en el botón Estilo de la barra de formato o en Formato >
Estilo de la diapositiva.
Aparecerán una serie de plantillas en el panel de la derecha.
Si hacemos clic sobre alguna de ellas, aplicaremos ese estilo
a todas las diapositivas, si antes de hacer clic nos situamos
sobre la flecha que aparece sobre las plantillas a que apunte el ratón, podremos elegir y
aplicar el estilo sólo a las diapositivas seleccionadas.
Mediante esta opción tendremos la base para el fondo de las diapositivas de nuestra
presentación, e incluso cambiaremos el estilo del texto. Al añadir una nueva diapositiva
obtendremos el fondo seleccionado.
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3.7.1 Aplicar una plantilla de diseño a todas las diapositivas
(y al patrón de diapositivas)
Haga clic en la plantilla que desee.
Aplicar una plantilla a varias diapositivas:
Seleccione las miniaturas en la ficha Diapositivas y en el
panel de tareas
haga clic en la plantilla que desee.
3.7.2 Aplicar una plantilla de diseño "en blanco"
En Disponibles para utilizar, haga clic en el primer
diseño del panel de tareas con el título Diseño
predeterminado.
3.7.3 Aplicar una plantilla a una sola diapositiva:
Seleccione la miniatura en la ficha Diapositivas. En el panel de tareas, elija la
plantilla y haga clic en la lecha y, por último, haga clic en Aplicar a las diapositivas
seleccionadas.
3.7.4 Aplicar una nueva plantilla a un grupo de diapositivas que utilicen una plantilla
diferente:
Seleccione una de las diapositivas en la ficha
Diapositivas; en el panel de tareas, elija la
plantilla y haga clic en la flecha y, a
continuación, haga clic en Aplicar al patrón.
Las plantillas de diseño aplicadas aparecen
en el panel de tareas Estilo de la diapositiva
en Utilizada en esta presentación.
Una selección de diapositivas se encuentra
en Utilizada recientemente.
Todas las plantillas de diseño disponibles
aparecen en Disponible para utilizar.
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3.7.5 Aplicar un estilo predeterminado o plantilla de diseño a todas las diapositivas
En la barra de herramientas Formato,
haga clic en Estilo de la diapositiva.
Si ya tiene el panel Estilo de la
diapositiva abierto con las combinaciones
de colores o las combinaciones de
animaciones mostradas
haga clic en Plantillas de diseño, en la
parte superior.
3.8 Fondo de una diapositiva
En la vista Diapositiva, haga clic en Fondo en el menú Formato. Bajo Relleno de fondo,
haga clic en la flecha abajo.
Para cambiar a un color de la combinación de colores, haga clic en uno de los
ocho colores que aparecen debajo de Automático.
Para cambiar a un color que no aparece en la combinación de colores, haga clic
en Más colores. Haga clic en el color que desee en la ficha Estándar, o bien haga
clic en la ficha Personalizado para mezclar su propio color y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Para volver al color de fondo predeterminado, haga clic en Automático. Para
aplicar el cambio a la diapositiva actual, haga clic en Aplicar.
Para aplicar el cambio a todas las diapositivas y al patrón de diapositivas, haga clic
en Aplicar a todo.
También puede poner una imagen de
fondo para ello elija efectos de relleno,
y elija la imagen deseada en la
pestaña imagen.
3.9 Botones De Acción
Los botones de acción son figuras que
podemos insertar desde el menú
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Presentación. Funcionan como cualquier otra figura de la barra de dibujo, con la
diferencia de que tienen configurada una acción por defecto.
Por ejemplo, podemos insertar un botón para ir a la última diapositiva, a la primera…
En el momento en que insertemos uno de estos botones, saltará un cuadro de diálogo
“Configuración de la acción” para que aceptemos o cambiemos la acción de ese botón. Si
quisiéramos elegir otra acción, tendríamos que desplegar la lista Hipervínculo a para
elegirla.
Hay que tener en cuenta, que estas acciones pueden aplicarse a todos los objetos, sin
embargo en el caso de los botones, la acción ya está predeterminada.
Si deseamos aplicar una acción a otra figura, tras seleccionarla, iremos al menú
Presentación y elegiremos la opción Configuración de la acción. Aparece el cuadro de
diálogo anterior.
3.10 Insertar imágenes en una presentación
PowerPoint incorpora su propia colección de imágenes en Galería de imágenes.
Esta galería incluye una amplia variedad de imágenes prediseñadas que le ayudarán a
ilustrar las presentaciones con imágenes de diseño profesional. Allí encontrará desde
mapas hasta imágenes humanas, y desde edificios hasta fondos panorámicos.
Puede seleccionar una imagen haciendo clic en Insertar imagen prediseñada y, a
continuación, en el panel de tareas, la Galería de imágenes incluye una práctica función
Buscar que le ayudará a encontrar las imágenes más adecuadas para la presentación.
Incluye asimismo un sistema de Ayuda, donde encontrará información acerca de cómo
agregar sus propias imágenes a la Galería, cómo mantenerla actualizada y cómo
personalizarla a la medida de sus necesidades. Para utilizar la función Buscar u obtener
ayuda, haga clic en Buscar o en Ayuda en la ficha Prediseñada o Imagen. Una vez
encontrada la imagen, para insertarla haga clic sobre ella.
Además, podrá insertar imágenes y fotografías procesadas con escáner, denominadas
imágenes o gráficos importados, desde otros programas y lugares. Para insertar una
imagen desde otro programa, señale Imagen en el menú Insertar y, a continuación, en
Desde archivo.
Una vez seleccionada la imagen, aparecerá la barra de herramientas Imagen, que
contiene herramientas que podrá utilizar para recortar o cambiar el color de la imagen,
agregarle un borde y ajustar su brillo y contraste. Para insertar una fotografía procesada
con escáner, señale Imagen en el menú Insertar y, a continuación, en Desde escáner. La
imagen aparece en Microsoft Photo Editor, un programa que puede usar para modificar la
imagen. Existen dos tipos de imágenes: mapas de bits, que no pueden desagruparse, e
imágenes como metarchivos que sí pueden desagruparse, convertirse en objetos de
PowerPoint y, a continuación, modificarse con las herramientas de dibujo de
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4 DIAPOSITIVAS PATRON
4.1 Definición
Un patrón de diapositivas es una diapositiva que almacena información acerca de la
plantilla
de diseño utilizada. La finalidad es permitir que los cambios globales se apliquen a todas
las diapositivas de la presentación. Generalmente, el patrón de diapositivas se utiliza para
cambiar la fuente o las viñetas, insertar algún objeto, como un logotipo, para que
aparezcan en todas las diapositivas.
Cada vez que se cree un documento nuevo, el programa aplicará una diapositiva patrón
por defecto.
Para acceder a la diapositiva patrón ha de dirigirse en el menú Ver a la opción Patrón |
Patrón de Diapositivas.
4.2 Áreas de una diapositiva patrón
La diapositiva patrón se compone de 5 áreas:
- Título: controla el tipo de letra, color, tamaño y alineamiento del título, los atributos del
objeto (relleno, bordes y sombra) y su localización en la diapositiva.
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- Cuerpo: controla los mismos parámetros pero en lo que al cuerpo de la diapositiva se
refiere. En él se puede dar el formato a cada uno de los subepígrafes.
- Área de fecha: para insertar la fecha en todas las diapositivas.
- Área de pie de página: para añadir un pie de página a las diapositivas.
- Área de número: para numerar las diapositivas.
Además, se pueden añadir todos los elementos de fondo que se precisen. Se consideran
elementos de fondo de la diapositiva patrón, todos los que se añadan a ésta y que no sea
ninguno de los 5 elementos que acabamos de ver. Todos estos elementos añadidos
aparecerán en todas las diapositivas que se vayan creando. Son por ejemplo la imagen
de un logotipo o un título genérico que se quiera que aparezcan en todas las diapositivas.
También se define el esquema de color patrón.
4.3 Tipos de patrones:
Patrón de diapositivas: se trata de una diapositiva cuyos formatos y elementos se
utilizarán como modelo en todas las diapositivas basadas en un determinado diseño. El
patrón de notas incluye un patrón de título que determina el diseño de las diapositivas de
título.
Patrón de notas: es una página de notas utilizada como modelo. En ella se puede definir
el formato y posición de los encabezados y pies de página, entre otros elementos propios
de las páginas de notas.
Patrón de documentos: este patrón define el diseño de los documentos creados con
Power Point para la impresión de diapositivas o del esquema.
4.4 Modificar la diapositiva patrón
Se puede modificar el formato de cada elemento de la diapositiva patrón tal y como se ha
explicado en los distintos apartados anteriores. Es importante recalcar que no se trata de
una diapositiva de contenido, sino de formato. No se introduce información sino que se le
da a cada elemento un formato. Por ejemplo, en el título, no se pone el título de la
presentación sino que se especifica el tamaño, el tipo de letra, el color, etc, de manera
que al hacer las distintas diapositivas, sólo sea necesario introducir la información,
encargándose el programa de aplicar el estilo automáticamente.
De la misma manera se pueden incluir elementos de fondo, es decir elementos distintos
del cuerpo y del título. Estos elementos pueden ser de cualquier tipo,
imágenes, texto, etc.., con la peculiaridad de que aparecerán en todas las diapositivas. A
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la hora de hacer las diapositivas, estos elementos no se podrán modificar en la propia
diapositiva, sino que cualquier cambio tendrá que hacerse en la diapositiva patrón, y esas
modificaciones afectarán a todas las diapositivas.
Una vez establecida la diapositiva patrón, habrá que ir al menú Ver a la opción
diapositivas. La barra de estado le indicará que se encuentra en la diapositiva nº "x", y se
podrá comprobar que los elementos de la diapositiva siguen el patrón que se acaba de
crear.
5 Trabajar con Tablas
5.1 Crear una tabla
Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos:
Despliega el menú Insertar y selecciona la opción Tabla o utiliza el botón de la
barra de herramientas.
Si lo haces a través del menú Insertar te aparecerá una
ventana en la que podrás indicar el número de columnas y
filas.
Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa Aceptar y aparecerá una tabla en la
diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitirá personalizar la
tabla.
Si utilizas el botón para crear la tabla verás que al pulsar en él se despliega y
aparece un cuadro como el que te mostramos. Los cuadros azules indican el número de
filas y columnas que tendrá la tabla, en este caso crearía una tabla con 2 filas
(horizontal) y 3 columnas (Vertical).
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Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras
escribir, el cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.
Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato. Por ejemplo se
puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc.
Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la tecla de Tabulador.
6 Trabajar con Gráficos
Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de
esquematizar gran cantidad de información.
PowerPoint incluye muchos tipos de gráficos que más adelante podrás ver
6.1 Insertar un gráfico
Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tienes que pulsar en el botón
de la barra estándar.
PowerPoint insertará un gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos que
contiene las cantidades que se representan en el gráfico.
En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la
primera fila (1er trim, 2do trim.) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán
representadas en el eje Y.
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Este dibujo es la representación de la hoja de datos que te hemos mostrado
anteriormente.
Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de
datos, únicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo
valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.
Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de
herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te
mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.
6.2 Modificar el tipo de gráfico
Por defecto PowerPoint utiliza el gráfico de
barras porque es el más utilizado ya que
representa fácilmente las cantidades y permite
comparar los distintos valores con gran facilidad.
Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer
doble clic sobre el gráfico para seleccionarlo,
debe aparecer con un marco de rayas oblicuas.
Cuando estamos en un gráfico la barra de menús
cambia.
Del menú Gráfico selecciona la opción Tipo de
gráfico.
Aparecerá una ventana como la que te mostramos
a continuación
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En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que te gusta, inmediatamente te
aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana que están
relacionados con el tipo genérico que has elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de
utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente.
También puedes elegir otros estilos más personalizados con la pestaña Tipos
personalizados.
Si quieres que cuando pulses el botón el gráfico que se genere no sea el de barras
sino otro que a tí te gusta elige el gráfico y después pulsa en el botón Establecer como
predeterminado.
Pulsa Aceptar.
A continuación te mostramos una imagen de cómo queda el gráfico que anteriormente te
habíamos mostrado al cambiar el tipo de gráfico a circular.
Opciones de diseño
Si quieres ocultar o mostrar una leyenda del gráfico pulsa en el botón leyenda .
Organizar la información por columnas quiere decir que los datos que aparecen en la
primera columna serán los que compongan el eje X y se hace pulsando sobre el botón
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Si quieres organizar la información por filas ( la primera fila representará el eje X) pulsa
el botón y te quedará algo parecido a esto:
Si la hoja de datos del gráfico no aparece pulsa en el botón .
Si además del gráfico quieres mostrar la hoja de datos en la diapositiva pulsa el botón
. Este es el resultado:
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Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales para
interpretar mejor los valores representados, pulsa en los botones . Este es el
resultado:
Si quieres modificar el color de alguna de las series que
componen el gráfico (una de las barras que se representan
en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero selecciónala
en la barra estándar como te mostramos a continuación o
haciendo clic sobre una de las barras de la serie.
Después despliega la lista y elige el color que
quieras.
Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa Supr.
7 Trabajar con Organigramas
7.1 Crear un Organigrama
Para crear un organigrama tienes que seleccionar del menú
Insertar la opción Diagrama....
Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los
tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint. Nosotros
elegiremos un organigrama.
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Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.
Una vez insertado el organigrama aparece una barra de herramientas como la que te
mostramos.
A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el
organigrama.
Insertar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama.
En Diseño podrás controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y
ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que
utilicemos.
El botón nos permite elegir el estilo del diagrama que queremos dentro de una gran
variedad.
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Una vez seleccionado el que te gusta pulsa Aplicar.
7.2 Añadir texto en los cuadros de un diagrama
Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora PowerPoint,
como puede ser un organigrama, unicamente tienes que hacer clic con el botón
izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y verás
como aparece el cursor para que insertes el texto.
Puedes aplicar al texto de las elementos del diagrama las mismas opciones de
formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su
tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc.
8 Animaciones y transiciones
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e
incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir
llamar la atención de las personas que la están viendo.
8.1 Animar Textos y objetos
Para aplicar una combinación de animaciones
preestablecidas:
Seleccionar las diapositivas a las que se
desea aplicar la combinación de animaciones.
Elegir Presentación/Efectos de animación.
Aparecerá el apartado combinaciones de
animación del panel de tareas Estilo de la
diapositiva.
Seleccionar alguna de las combinaciones
ofrecidas en la lista.
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Para aplicar la combinación a toda la presentación hacer clic en Aplicar a todas las
diapositivas.
Para crear una animación personalizada:
Activar en la vista normal la diapositiva en la
que se encuentra el objeto o el texto que se
desee animar.
Elegir Presentación/Personalizar animación.
Seleccionar el objeto u objetos a animar y
elegir alguna de las opciones del botón
desplegable agregar. efecto del panel de
tareas personalizar animación.
En el que aparecen:
Entrada: ofrece efectos para incluir el objeto en la
diapositiva.
Énfasis: son efectos para resaltar los objetos
seleccionados dentro de la diapositiva.
Salir: con estos efectos se sacan de la diapositiva
los objetos seleccionados.
Trayectoria de desplazamiento: este menú incluye opciones para definir el
desplazamiento del objeto en la diapositiva.
Configurar las opciones de cada uno de los efectos aplicados, como la velocidad de una
entrada, el momento de iniciar el efecto o su orden relativo.
Seleccionar las diapositivas a las que se desea aplicar el fondo.
Elegir Formato/Fondo.
En el cuadro de la lista desplegable de la sección Relleno de fondo, seleccionar alguno de
los colores ofrecidos o hacer clic en Más colores para elegir otro color.
También en el mismo cuadro de la lista, seleccionar Efectos de relleno para configurar un
degradado, una textura, una trama o una imagen como fondo.
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Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a
algún texto.
En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique la
animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc).
Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del
mismo.
La velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi
todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que
hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en
orden.
El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones
que hemos aplicado.
Ocultar diapositivas
La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por
problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para
generar una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.
Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres
ocultar y después desplegar el menú Presentación y elegir Ocultar diapositiva.
8.2 Transición de diapositiva
Para aplicar una transición hay que situarse en la
diapositiva destino, pues la transición afectará al paso
desde la diapositiva anterior a la seleccionada. A
continuación hay que ir al menú Presentación, a la opción
Transición de diapositiva. Inmediatamente aparecerá un
cuadro de diálogo en el que se deberá elegir el efecto que
quiere aplicar entre una variada lista de ellos. Además de
esto se puede indicar la forma de pasar de una diapositiva a
otra: por medio de un clic del ratón, o automáticamente tras
el paso de cierto tiempo. Se repite esta operación con todas
las diapositivas para lograr una presentación de mejor
calidad.
Hay otra herramienta que puede ser de utilidad y que
permite establecer "animaciones" dentro de una diapositiva,
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en su presentación. Se trata de una utilidad a través del cual se puede hacer que las
líneas de esquema de una diapositiva (las líneas de texto introducidas en el Cuerpo y
precedidas por un punto) aparezcan una a
También puede verse al pinchar en la (Barra que aparece cuando se ven las
transparencias desde el Clasificador de diapositivas):
Establecidas las transiciones, para iniciar la presentación hay que ir al menú Ver |
Presentación con diapositivas. También pueden dársele órdenes al
programa desde (Presentación | configurar presentación). Desde ahí se indica si el
avance de las diapositivas es manual o automático (con los tiempos que previamente se
han definido).
En primer lugar, en la presentación se pueden mostrar todas las diapositivas o sólo una
parte, especificando cuáles.
Para ocultar una diapositiva, se selecciona Presentación | Ocultar diapositiva. Y se
deselecciona del mismo modo.
En segundo lugar, se puede señalar cuál va a ser la forma de pasar de una diapositiva a
otra: manualmente, por medio de un clic del ratón, o automáticamente, por tiempo. Por
último, la opción Repetir el ciclo continuamente hasta presionar Esc, sirve para hacer que
la presentación vuelva a comenzar una vez haya llegado al final y no pare hasta que así
se le indique.
Hechas las elecciones finales, hay que dar a Mostrar, para ver el resultado. La
presentación puede ser detenida en cualquier momento apretando la tecla de Esc.
9 Insertar sonidos y películas
Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son elementos multimedia
como sonido y películas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones
sonidos e incluso películas.
9.1 Insertar sonidos en una presentación
Para insertar un sonido en una presentación despliega el
menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después aparecerá una lista en la que podrás elegir un sonido
de la galería de sonidos que incorpora PowerPoint. Podrás
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también insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador, o grabar tú
mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un Cd de audio.
9.1.1 Insertar sonidos de la galería multimedia
Despliega el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona Sonido de la Galería multimedia....
En el panel de tareas aparecerá la lista de sonidos que
incorpora la galería multimedia de PowerPoint.
Para insertar el sonido, haz doble clic sobre él, después te
preguntará si quieres que se reproduzca automáticamente el
sonido o cuando hagas clic sobre él.
Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva verás que
aparece un altavoz que representa al sonido.
9.1.1.1 Cambiar las propiedades del sonido
Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva pulsa
con el botón derecho del ratón sobre el dibujo del altavoz.
Si eliges Modificar objeto de sonido
aparecerá una ventana como la que te
mostramos a continuación.
Si marcas la casilla Repetir la
reproducción hasta su interrupción el
sonido no parará hasta que cambies de
diapositiva. Esto puede ser útil cuando
queremos incluir una música de fondo.
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Podemos también refinar las propiedades del sonido.
Despliega el menú Presentación, Personalizar animación si no aparece en el panel de tareas el apartado Personalizar animación.
En ese apartado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opción Opciones de efectos.
Se abrirá la ventana Reproducir sonido.
En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y continúe en las
siguientes diapositivas (útil para definir una música de fondo para toda la presentación), y
otras opciones que puedes ver.
9.1.2 Insertar sonidos desde un archivo
Despliega el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona Sonido de archivo.
Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de sonido, una
vez lo encuentres pulsa Aceptar
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9.1.3 Insertar pista de un CD de audio
Despliega el menú Insertar y elige
Películas y sonidos.
Después selecciona Reproducir pista
de audio de Cd.
Te mostrará la siguiente ventana:
Indícale desde qué pista hasta qué pista
quieres reproducir y pulsa Aceptar.
9.2 Insertar películas
9.2.1 Insertar películas desde la galería multimedia
Despliega el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona Películas de la galería Multimedia...
En el Panel de tareas aparecerá una lista con las distintas películas que incorpora la
galería de PowerPoint.
Haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva.
9.2.2 Insertar películas desde un archivo
Despliega el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona película de archivo....
Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de película, una
vez lo encuentres pulsa Aceptar.
10 Imprimir
Para imprimir una presentación, usted tiene que elegir un diseño de página. PowerPoint tiene varios
diseños diferentes para imprimir sus diapositivas:
Diapositivas
Documentos - 1 a 9 diapositivas por página
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Páginas de notas
Esquema
10.1 Eligiendo un diseño
Usted puede elegir su diseño en la caja Imprimir: en ambas Vista Preliminar de Impresión y en el
Diálogo Imprimir.
Vista preliminar:
Diálogo Imprimir:
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10.2 Opciones de Diseño
Diapositivas -
Cada una ocupa una página
completa
Documentos-
1 diapositiva por página
Documentos -
2 diapositivas por página
Documentos-
3 diapositivas por página
Incluye líneas para tomar notas.
Documentos-
4 diapositivas por página
Documentos-
6 diapositivas por página
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Documentos- 9 diapositivas por
página
Páginas de Notas -
Una diapositiva por página, con sus
Notas
Esquema