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Instituto Centroamericano de Administración Pública
Programa de Maestría en Gerencia de la Calidad
Propuesta para la mejora de la gestión de los inventarios en la Unidad de Almacén General de la Oficina de Servicios Generales de la Universidad Estatal a Distancia
Tesis para optar al título de Magíster Scientiae en Gerencia de la Calidad
Estudiante: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
San José, Costa Rica
Julio, 2016
i
Esta tesis fue aprobada por el Tribunal Examinador del Programa de Maestría en
Gerencia de la Calidad del Instituto Centroamericano de Administración Pública
(ICAP), como requisito para obtener el título de Magíster Scientiae en Gerencia de
la Calidad.
------------------------------------------------------------------
Dr. Humberto A. Miranda Rivas Presidente del Tribunal ---------------------------------------- ---------------------------------------------- Ing. Mauren Hernández Quirós, M. Eng. Escriba aquí el nombre del examinador
Directora de Tesis Examinador designado
--------------------------------------------- Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
Sustentante
ii
Agradecimientos
Agradezco a Dios Todopoderoso por permitirme culminar una etapa más de mi
vida y a la Profesora Mauren Hernández, por su guía y colaboración en la
realización de esta tesis y a mi hermana Patricia Daniels.
iii
Dedicatoria
A mis padres por su ejemplo de esfuerzo, apoyo
y amor incondicional durante toda mi vida.
Elda y Edgar
iv
Resumen de la Tesis
El presente trabajo final de graduación está enfocado en mejorar la situación
actual de la Unidad de Almacén General de la Oficina de Servicios Generales de
la Universidad Estatal a Distancia, la cual se encarga de almacenar y resguardar
productos, materiales e insumos en un tiempo determinado, para luego
suministrarlos al personal encargado de mantener y preservar las edificaciones,
equipos y área comunes de la institución.
Este proyecto se centra en el análisis de los procesos de solicitud, compra,
recepción, almacenamiento y despacho de los productos, materiales e insumos
para identificar los problemas existentes con la finalidad de eliminarlos.
Se pudo conocer que existen una serie de debilidades en las condiciones del
almacén, el sistema de inventarios, el sistema de almacenamiento y con los
proveedores. Luego de haber identificado los principales problemas, se procedió a
analizar cada uno de ellos con la intención de proponer mejoras.
Se trabajó bajo un tipo de investigación no experimental a nivel descriptivo. El
estudio consistió en observar y analizar la ejecución de las operaciones que se
llevan a cabo en el almacén, con el propósito de mejorar los procesos existentes.
Con respecto a la recolección de los datos, se emplearon las siguientes técnicas:
observación directa y entrevistas no estructuradas.
Para la elaboración de las propuestas se utilizaron algunas herramientas como:
Diagrama Ishikawa, Diagrama de Pareto, Diagrama de Flujo y la utilización de
indicadores. Además se planteó el diseño de un programa informático para
mejorar la gestión de los inventarios y el almacenamiento.
v
Índice a) Problema de Estudio ........................................................................................ 3
b) Objetivo General .............................................................................................. 4
c) Objetivos Específicos ....................................................................................... 4
d) Hipótesis, Supuestos y Preguntas de Investigación ......................................... 4
e) Alcance ............................................................................................................ 5
f) Limitaciones ..................................................................................................... 5
1.1 Justificación ................................................................................................... 5
1.2 Antecedentes................................................................................................. 6
a) Internacionales ................................................................................................. 6
b) Nacionales ....................................................................................................... 7
c) Locales ............................................................................................................. 7
1.3 Identificación de la Empresa.......................................................................... 7
1.3.1. Estructura Organizativa ....................................................................... 9
2.1. Gestión de los Inventarios ........................................................................ 12
2.1.1. Logística Empresarial: Posición de la Gestión de Inventarios ............... 12
2.1.2. Método ABC para la Clasificación de los Inventarios ............................ 16
2.2. Gestión en los Almacenes ........................................................................ 18
2.2.1. Tipos de Almacenes ............................................................................. 20
2.2.1.1. Almacén Abierto (Aire Libre) .............................................................. 21
2.2.1.2. Almacén de Distribución .................................................................... 21
2.2.1.3. Almacén Logístico ............................................................................. 21
2.2.1.4. Almacén General de Depósito ........................................................... 22
2.2.1.5. Almacén Central y Regional .............................................................. 22
2.2.2. La Función de Almacenaje .................................................................... 22
2.2.3. Operaciones que se Realizan en un Almacén ...................................... 23
2.2.4. Indicadores de Gestión para Evaluar los Centros de Almacenaje ........ 25
2.2.4.1. Indicadores Asociados a la Calidad del Inventario ............................ 25
2.2.4.2. Indicadores Asociados a la Productividad ......................................... 26
2.2.4.3. Indicadores Asociados al Tiempo ...................................................... 27
2.2.5. Distribución en Planta de Almacenes ................................................... 28
vi
2.2.6. Consideraciones para una Buena Gestión de los Almacenes .............. 29
2.2.7. Almacén de Clase Mundial ................................................................... 31
CAPITULO III: Marco Metodológico ...................................................................... 34
3.1. Tipo de Estudio ........................................................................................ 35
3.1.1. Población y Muestra de Estudio ............................................................ 35
3.2. Metodología de Investigación ................................................................... 35
3.3. Operacionalización de Variables .............................................................. 39
3.4. Fases o Plan de la Investigación .............................................................. 40
3.5. Instrumentos y Fuentes de Información ................................................... 40
3.5.1. Instrumentos ......................................................................................... 40
3.5.2. Fuentes de Información ........................................................................ 41
CAPÍTULO IV: Análisis de los Resultados ............................................................ 42
4.1. Análisis del Diagrama de Ishikawa ........................................................... 43
4.2. Análisis de los Procedimientos de Solicitud, Compra, Recepción,
Almacenamiento y Despacho ............................................................................ 48
4.3. Análisis de los Productos, Materiales e Insumos ..................................... 55
4.4. Análisis de la Gestión de Almacenamiento .............................................. 66
CAPITULO V: Propuesta de Acción ...................................................................... 75
5.1. Sistema de Indicadores para Medir la Gestión del Almacén .................... 76
5.2. Modelo de Planificación y Control de los Inventarios ............................... 81
5.3. Marco Estratégico, Procesos y Normas para la Gestión de Inventario .... 88
5.4. Propuesta Distribución de Estantes en el Almacén ................................ 109
CAPÍTULO VI: Conclusiones y Recomendaciones ............................................. 112
6.1. Conclusiones .......................................................................................... 113
6.2. Recomendaciones.................................................................................. 115
Bibliografía .......................................................................................................... 118
Anexos ................................................................................................................ 120
Anexo N°1........................................................................................................ 120
Anexo N°2........................................................................................................ 121
Anexo N°3........................................................................................................ 121
Anexo N°4........................................................................................................ 121
vii
Índice de Cuadros Cuadro N°1. Actividades y Herramientas para Establecer un Modelo para la
Mejora en la Gestión de los Inventarios……………………………….…………...…36
Cuadro N°2. Operacionalización de Variables…………………………………….….39
Cuadro N°3. Tipos de Productos por Categoría…………………………..………....56
Cuadro N°4. Cantidad y Porcentaje de Productos por Categoría………………….57
Cuadro N°5. Movimiento de Tipos de Productos………………………………...…..59
Cuadro N°6. Salida de Productos en la Categoría de Artículos de Limpieza……..62
Cuadro N°7. Salida de Productos de Limpieza de setiembre 2014 a julio 2015….63
Cuadro N°8. Dimensiones y Área de Estantes Campus Central……………….…..69
Cuadro N°9. Dimensiones y Área de Estantes Almacén Colima de Tibás………..69
Cuadro N°10. Modelos de Inventario………………………………………………….81
Índice de Gráficos Gráfico N°1. Porcentaje de los Tipos de Productos por
Categoría…………………………………………………………………………..……..56
Gráfico N°2. Cantidad de Unidades por Categoría…………………………………..58
Gráfico N°3. Porcentaje de Unidades Resguardadas en los Principales Almacenes
de la UNED……………………………………………………………………………….60
1
Introducción
Es un hecho que todas las organizaciones buscan mejorar continuamente sus
procesos y calidad de servicio, mediante políticas, normas y metodologías
adecuadas, para satisfacer las necesidades. Este es el caso de la Unidad de
Almacén General de la Oficina de Servicios Generales de la Universidad Estatal a
Distancia (UNED), el cual, es un espacio físico que se encarga de almacenar y
resguardar los productos, materiales e insumos necesarios para preservar y
mantener las edificaciones, equipos y áreas comunes de la institución.
El almacén maneja productos, materiales e insumos que se encuentran
clasificados en 13 categorías (artículos de limpieza, cables, electricidad,
extintores, iluminación, jardinería, pintura, plomería, químicos, tuberías, varios,
vigilancia y desperdicios). Para la UNED es de suma importancia disponer de una
correcta gestión de los inventarios, así como tener un buen control y orden dentro
del almacén, ya que éste posee una gran cantidad de artículos que cumplen
funciones diferentes dentro de la Universidad.
El presente Trabajo Final de Graduación está orientado en estudiar la situación
actual del Almacén de la UNED, esto incluye el análisis de los procesos de
solicitud, compra, recepción, almacenamiento y despacho, para luego identificar
los factores que afectan la gestión eficiente del almacén. Se hace un análisis de
los resultados obtenidos del diagnóstico realizado para posteriormente plantear la
propuesta de solución y conclusiones para mejorar la gestión del almacén. Al final
se presentan las recomendaciones para la puesta en marcha de la propuesta.
2
CAPITULO I: Planteamiento del
Problema
3
a) Problema de Estudio
Los dos principales almacenes que cuenta la UNED para la sede central requieren
de datos e información para que sean manejados bajo principios de autenticidad,
rapidez y eficiencia. Actualmente los almacenes experimentan algunos
contratiempos, entre los cuales se encuentra la gestión de inventarios, ya que no
existe la sincronización de los procesos relacionados con la compra, recepción,
almacenamiento y despacho de productos, en ese sentido, se convierte una
necesidad el contar con una herramienta eficaz para el registro y control de la
ubicación física de los materiales y activos que facilite la sinergia entre los
elementos básicos de la cadena de suministros los cuales son: información,
instalaciones e inventarios.
Según el informe presentado por la Auditoría Interna de la UNED, la Unidad de
Almacén General ha registrado incrementos significativos en los costos asociados
al manejo de los inventarios en un 12% con respecto al 2014, principalmente por
el estancamiento de los mismos en sus bodegas principales. Dichos costos se ven
reflejados en los pagos de alquiler de bodegas, la cancelación de servicios
públicos para el funcionamiento de los almacenes, la adquisición de estantería y
en el requerimiento de equipo especializado como montacargas para el traslado
de tarimas y otros, todo esto eleva los costos de almacenamiento y por ende
repercute en la universidad desde el punto de vista económico.
Por otra parte, en los estudios de control interno realizados por la institución, se
determinó que el proceso de almacenamiento es uno de los factores de riesgo que
afectan el accionar de la institución, contraponiéndose a sus objetivos
estratégicos. A raíz de lo anterior, el presente proyecto busca atender dicha
problemática con el propósito de que la UNED cuente con un manejo eficiente de
los insumos y bienes institucionales y de esta forma realizar propuestas internas
que conlleven a brindar un buen servicio como también una adecuada
administración de los recursos, ya que estos son parte esencial para ofrecer una
educación de alta calidad que satisfagan las necesidades del estudiantado.
4
b) Objetivo General
1. Plantear un modelo para la mejora de la gestión de los inventarios
de la Unidad de Almacén General de la Universidad Estatal a
Distancia.
c) Objetivos Específicos
1. Identificar y analizar los procesos involucrados en la gestión de los
inventarios de la UNED.
2. Estudiar los tipos de productos, materiales e insumos que maneja
el almacén y la distribución de los mismos.
3. Seleccionar un modelo de planificación y control de inventarios
ajustado a las necesidades y características del almacén general
de la UNED.
d) Hipótesis, Supuestos y Preguntas de Investigación
La hipótesis para la investigación de este proyecto se define de la siguiente
manera:
“Con el diseño de un sistema formal de control de inventarios para la Unidad de
Almacén General de la UNED, en coordinación con las dependencias relacionadas
con ésta, se mejorará el nivel de servicio a nivel institucional y se disminuirán los
costos asociados con los inventarios.”
Las preguntas de la investigación serían las siguientes:
i. ¿Cómo se puede mejorar la gestión de los inventarios en la Unidad de
Almacén General de la UNED?
5
ii. ¿Cuál es la capacidad total que debe tener la Unidad de Almacén General
de la UNED?
iii. ¿Cuáles son las políticas más convenientes para gestionar los inventarios?
iv. ¿Cómo se llevará a cabo la planeación de los inventarios?
v. ¿Cuáles son los indicadores que permitirán un mejor control de las
actividades que se realizan en la Unidad de Almacén General?
e) Alcance
El presente estudio está orientado en proponer un modelo para la gestión de los
inventarios que facilite el manejo y distribución de los bienes del almacén ubicado
en la Sede Fernando Volio Jiménez (Sabanilla de Montes de Oca) y de la bodega
alquilada en Colima de Tibás. El desarrollo del estudio no abarca la
implementación del mismo por parte de la universidad.
f) Limitaciones
Dentro de las limitantes de la investigación, se tiene que no se puede realizar el
estudio completo de la situación actual de las bodegas o espacios de
almacenamiento de los 37 centros universitarios de la UNED en todo el país por
aspectos de lejanía y falta de recursos para dicho diagnóstico, de manera que el
estudio se enfocará solamente en los dos principales almacenes ubicados en el
Gran Área Metropolitana que suministran material, insumos y productos a las
dependencias del campus central y algunos pocos centros universitarios.
1.1 Justificación
La gestión de almacenes constituye un proceso crítico dentro de la cadena de
suministro debido a que se encarga de la administración de los inventarios y, en la
mayoria de los casos, gestiona las necesidades de los clientes de la organización;
asimismo representa un elemento clave para lograr el uso óptimo de los recursos
6
y capacidades del almacén dependiendo de las características y el volumen de los
productos a almacenar (Poirier y Reiter, 2006).
Por otra lado, la gestión de un sistema de inventarios es una de las actividades de
apoyo esenciales para el mantenimiento de las organizaciones y constituye
además uno de los aspectos logísticos más complejos de manejar. Dado que las
inversiones en los inventarios son considerables y el control asociado a los
artículos genera gastos excesivos, se hace necesario contar con un adecuado
manejo de los inventarios para lograr mejoras significativas en los sistemas
productivos.
El manejo eficiente de los insumos y recursos dentro de la UNED es de suma
importancia para alcanzar las metas propuestas, es por esto que el presente
proyecto de mejora es de relevancia puesto que plantea diversas soluciones
dentro de los parámetros y variables que conforman un modelo o sistema de
inventario afectan la productividad del proceso de almacenamiento. La Unidad de
Almacén General enfrenta además una serie de problemas con el abastecimiento
de los recursos, lo que hace imperativo analizar la situación actual del mismo.
1.2 Antecedentes
a) Internacionales
A nivel internacional el tema de investigación se ha abordado principalmente con
el estudio de modelos de gestión de inventarios para la cadena de suministros.
Autores como Valentina Gutiérrez y Carlos Julio Vidal (2008), señalan que es
necesario contar con políticas de inventarios de productos terminados y de
materias primas en cadenas de abastecimiento, teniendo en cuenta la variabilidad
de la demanda y los tiempos de suministro. Gran parte de los modelos de gestión
de inventarios se clasifican en cuatro tipos: (1) Modelos de Aleatoriedad de
Demanda, (2) Modelos de Aleatoriedad de los Tiempos de Suministros, (3)
7
Modelos de Políticas de Inventarios, y (4) Modelos Integrados para la Gestión de
Inventarios.
b) Nacionales En el ámbito nacional se cuentan con estudios como por ejemplo el de Luis
Eduardo Montero (2008) quien menciona que un sistema de control de inventario
eficiente no trata por igual a todos los artículos en existencia, sino que aplica
métodos de control y análisis en correspondencia con la importancia económica
relativa de cada producto.
De allí el autor plantea la siguiente interrogante: ¿cómo clasificar los productos en
inventario con un impacto efectivo y eficiente en la administración empresarial?,
asimismo este responde que hay dos enfoques alternativos: multicriterio de
aplicación del método ABC y la matriz de adquisición (índice de rotación), ambos
para clasificar los productos en existencia y servir de soporte a una gestión de
aprovisionamiento eficiente y orientada al cliente. El estudio revela la pertinencia
teórica y factibilidad práctica de métodos empleados para la toma de decisiones
en la gestión de los inventarios.
c) Locales
En la Universidad Estatal a Distancia, no se han realizado estudios relacionados al
tema de investigación.
1.3 Identificación de la Empresa
La Universidad Estatal a Distancia es una institución autónoma de enseñanza de
educación superior sin fines de lucro creada por la Ley de la República de Costa
Rica número 6044 en marzo de 1977. Dentro de los objetivos que promueve la
Universidad se encuentran los siguientes:
8
a. Fortalecer los valores en que está fundado el Estado Costarricense.
b. Proporcionar educación superior mediante la utilización de técnicas de
comunicación social.
c. Incorporar a la educación superior, con métodos idóneos y flexibles a
quienes no hubieren podido incorporarse al sistema formal universitario.
d. Contribuir a la investigación científica para el progreso cultural, económico y
social del país.
e. Proporcionar instrumentos adecuados para el perfeccionamiento y
formación permanente de todos los habitantes.
f. Servir de vehículo para la difusión de la cultura.
g. Concertar acuerdos con las otras universidades estatales para la
realización de actividades educativas y culturales, propias de ellas o de
interés común.
h. Contribuir a la educación no universitaria de adultos, estableciendo
sistemas de cooperación y coordinación con instituciones especializadas,
estatales o internacionales que hayan celebrado convenios con el Estado
costarricense.
i. Fomentar el espíritu científico, artístico, cultural y cívico del pueblo
costarricense.
En la actualidad la UNED cuenta con 37 Centros Universitarios y 8 Subsedes,
distribuidos por todo el territorio nacional, cuya cobertura se puede visualizar en la
siguiente figura:
9
Figura N°1. Cobertura de la Universidad Estatal a Distancia
Fuente: Vicerrectoría de Planificación
1.3.1. Estructura Organizativa
La estructura organizacional de la UNED está compuesta por un orden jerárquico
detallados en la figura N°2, en donde se reconocen dos niveles a saber:
Autoridades Superiores: Comprende la Asamblea Universitaria, el Consejo
Universitario y el Consejo de Rectoría.
Unidades internas: comprende las Vicerrectorías de Planificación, Ejecutiva,
Académica e Investigación, con sus respectivas direcciones, oficinas,
centros y programas; además de Asesoría Legal, Mercadeo y
Comunicación, Tecnologías de Información y Comunicaciones.
10
Asamblea Universitaria
Consejo Universitario
Rectoría
Auditoría Interna
Asesor Legal Consejo Rectoría
Oficina Jurídica Defensoría de los Estudiantes
Dirección de Tecnología,
Información y Comunicación
Consejo Institucional de
Mercadeo
Oficina Institucional de
Mercadeo y Comunicación
Vicerrectoría Académica
Vicerrectoría de Planificación
Vicerrectoría Ejecutiva
Vicerrectoría de Investigación
Relaciones Internaciones
Figura N°2. Estructura Organizativa
Fuente: Vicerrectoría de Planificación
11
CAPÍTULO II: Marco Teórico y de Referencia
12
La presente sección está segmentada en dos grandes áreas: una sobre la gestión
de los inventarios y la otra sobre la gestión de los almacenes en una institución.
Bajo estos dos grandes ejes se abordarán los aspectos teóricos relacionados con
el proyecto en estudio.
2.1. Gestión de los Inventarios
Un eficiente sistema de control de inventario aplica métodos de control y análisis
en correspondencia con la importancia económica relativa de cada producto. Es
generalizada la tendencia de diferenciar la gestión de inventario en dependencia
de las características de los artículos que lo componen. La misma generalización
presenta la literatura revisada sobre la recomendación de aplicar como método de
clasificación el método ABC a partir del empleo de una variable o parámetro base
cuantificable.
2.1.1. Logística Empresarial: Posición de la Gestión de Inventarios
En los últimos años, el mundo ha sufrido una serie de cambios, especialmente en
lo que respecta a las prácticas de los negocios. El cliente se ha convertido en una
fuente de información estratégica sobre la calidad del producto y del servicio en
lugar de ser únicamente el objetivo de las campañas publicitarias de empresas
productivas y de servicios.
En consecuencia, las formas clásicas de dirigir a las organizaciones basadas en el
análisis y la optimización de cada una de sus áreas funcionales van perdiendo
vigencia a favor de enfoques de dirección sistémicos, que abogan por conseguir
un funcionamiento del sistema suficientemente satisfactorio para cada una de sus
partes. El control total de la calidad, la dirección por objetivos, el mercadeo y la
logística constituyen, bajo formas y campos diferentes, métodos de gestión
inspirados en un enfoque integrador y sistémico. (Ballou, 2001)
13
En particular, la logística aborda el estudio del conjunto de actividades que se
desarrollan sobre los flujos materiales, informativos, financieros y de retomo desde
un origen hasta un destino con una visión sistémica e integrada, con el objetivo de
brindar a los clientes internos o externos de la organización un servicio de calidad
en el momento oportuno, con un mínimo de gastos. (Arbones, 2002).
Sobre esta temática son ampliamente reconocidos los aportes Torres, Danuna y
Mederos (2003) quienes coinciden en afirmar que la misión de los sistemas
logísticos consiste en garantizar el flujo material con la calidad requerida, en el
lugar y momento oportunos y con los mínimos costos. No obstante, dichos autores
hacen hincapié en que resulta difícil para las organizaciones mantener la ventaja
competitiva únicamente con el producto, ya que los clientes tienen cada vez más
posibilidades de obtener productos sustitutivos.
En esta situación, el potencial del servicio al cliente como medio para obtener una
clara diferenciación se ha ido incrementando a medida que el poder de atracción
de la "marca", como factor de diferenciación, ha ido declinando en los mercados.
De ahí que para satisfacer la necesidad del cliente sea preciso realizar varias
actividades que comienzan con la recepción de los pedidos del cliente, continúan
con la entrega del producto y siguen después de que el producto se le ha
entregado al cliente. (Levy 2007).
Tomando en cuenta estas consideraciones, la logística es una herramienta para
obtener ventajas competitivas que realiza servicios de valor añadido, los cuales
redundan en el incremento de la rentabilidad de las empresas.
14
Autores como Hayes (2001) y Senile, Martínez y Martínez (2001) reconocen de
modo general el valor añadido como la atribución o asignación de valor adicional
que hace el consumidor o usuario en reacción a la presencia dentro de la oferta de
elementos de satisfacción que no están directamente relacionados con el producto
en sí.
Para Christopher (2004), el valor añadido que incorpora la logística en cada uno
de los eslabones del sistema logístico constituye un arma competitiva importante.
Tal es el caso de la excelencia en el servicio de entrega, el liderazgo en la
diferenciación del producto, la gestión con un mínimo de costo o el servicio
logístico al cliente sobre la base de una eficiente gestión de los inventarios.
La gestión de inventarios se deriva de la importancia que tienen las existencias
para la empresa y, por lo tanto, la necesidad de administrarlas y controlarlas. Su
objetivo consiste fundamentalmente en mantener un nivel de inventario que
permita, a un mínimo de costo, un máximo de servicio a los clientes.
Los motivos básicos para crear inventarios son: protegerse contra incertidumbres,
permitir la producción y compra bajo condiciones económicamente ventajosas,
cubrir cambios anticipados en la demanda y la oferta y mantener el tránsito entre
los puntos de producción o almacenamiento. (Parada, 2000).
La consideración del inventario como una inmovilización financiera lo convierte —a
juicio de diversos autores— en el segundo valor económico en el activo de la
empresa. Al respecto, Weston y Copeland (2006) plantean como una de las
estrategias básicas en el manejo del efectivo la rotación del inventado tan
15
rápidamente como sea posible a fin de evitar el agotamiento de las existencias, lo
que puede ocasionar la interrupción del proceso de producción o servicios.
Ante esta situación, un elemento importante es clasificar los artículos objeto de
suministro para diferenciar las estrategias que se van a seguir con cada grupo de
artículos, para evitar costos excesivos de ruptura y de mantenimiento de
inventarios, mejorando la satisfacción del cliente.
Por otro lado, la complejidad de los problemas y la imprecisión de las situaciones
han hecho necesario introducir esquemas matemáticos más flexibles y adecuados
al entorno empresarial contemporáneo. En este contexto, la teoría de los
subconjuntos borrosos ha permitido el nacimiento de unas técnicas que facilitan la
solución de problemas en los cuales la incertidumbre aparece de manera
fundamental.
En particular, Kauffman y Aluja (2006) refieren el planteamiento matemático bajo
condiciones de incertidumbre del modelo de Wilson, expresión que identifica el
tamaño de lote óptimo y que posibilita formular políticas de inventarios óptimas
frente a determinadas situaciones restrictivas, como disponibilidad financiera,
limitaciones en la capacidad de almacenamiento y oportunidades de economía de
escala.
Autores más recientes como Cakir y Canbolat (2008) refieren un sistema de
clasificación del inventario basado en el proceso analítico de jerarquía, una
herramienta normalmente usada para la toma de decisiones multicriterio. La
propuesta integra los conceptos de la lógica borrosa con los datos del inventario
16
real para proponer un sistema de apoyo de decisión que ayuda a una clasificación
de inventario en condiciones de incertidumbre.
Otras investigaciones presentadas en la Sociedad Internacional de Gestión y
Economía Fuzzy (SIGEF) exponen aplicaciones con enfoque multicriterio
asociadas a los problemas de localización idónea, previsión de la demanda de
aprovisionamientos, costos de almacenamiento y de emisión del pedido, tamaño
de la orden de producción, entre otros, que refieren de modo general un conjunto
de posibles soluciones a la gestión de inventarios bajo condiciones imprecisas.
Si bien es cierto que estas propuestas representan un importante avance en las
investigaciones científicas dirigidas a perfeccionar el proceso de toma de
decisiones, aún no se han convertido en herramientas de trabajo operativas y su
aplicación continúa siendo un reto para la administración en las empresas
productivas y de servicios.
2.1.2. Método ABC para la Clasificación de los Inventarios
El Método ABC, se fundamenta en el aporte del economista Wilfredo Pareto, tras
un estudio de la distribución de los ingresos en Italia. Pareto observó que el 80%
de los ingresos estaba concentrado en el 20% de la población. A raíz de dicho
estudio, Joseph Juran y otros lo popularizaron como el Principio de Pareto y se
llegó a generalizar bajo el concepto de Distribución o Diagrama de Pareto el cual
establece que: "Hay unos pocos valores críticos y muchos insignificantes. Los
recursos deben de concentrarse en los valores críticos y no en los insignificantes".
(Arrieta, 2002)
17
En 1951, el estadounidense H. Ford Dickie, basándose en el Principio de Pareto y
en sus propias experiencias prácticas, presentó un método de clasificación que
respondía al siguiente planteamiento general: "En cualquier inventario, una
pequeña fracción determinada en términos de elementos, representa una fracción
mayoritaria en términos de efectos". Desde el punto de vista de la efectividad
económica, este planteamiento fundamenta la necesidad de clasificar el inventario
y de llevar a cabo un control selectivo.
Al aplicarse el método se obtiene una curva que representa la distribución
estadística del efecto de los renglones considerados. En esta curva quedan
definidas tres zonas, cuyos límites están determinados por los rangos que se le
asignen. Las características de cada zona son las siguientes:
Zona A. Agrupa del 10% al 20% del total de los renglones y representa del 60% al
80% del efecto económico total. Estos renglones se clasifican como A y son los
más importantes para la empresa según el parámetro base considerado.
Zona B. Agrupa del 20% al 30% del total de los renglones y representa del 20% al
30% del efecto económico total. Estos renglones son clasificados como B y tienen
una importancia media para la empresa.
Zona C. Agrupa del 50% al 70% del total de los renglones y representa del 5% al
15% del efecto económico total. Estos renglones se clasifican como C y son los de
menor importancia para la empresa según el parámetro base considerado.
18
Existe consenso en la bibliografía especializada sobre emplear para definir los
rangos de las zonas de clasificación los criterios de los especialistas, que
expresan la magnitud del efecto económico que se quiere controlar estrictamente.
Las experiencias más generalizadas suponen para la zona A adopta hasta un 80%
de participación en el efecto económico total, y para las zonas B y C, hasta un
15% y un 5%, respectivamente. El procedimiento convencional para la aplicación
del método ABC refiere los pasos siguientes:
Seleccionar la variable o parámetro base en función del objetivo que se
persiga.
Establecer el rango de clasificación por zonas.
Ordenar los productos según los valores de la variable o parámetro base
de mayor a menor. Ordenamiento en forma decreciente.
Determinar la participación de cada elemento en el valor total, ventas o
consumo, y sobre el total de productos. Frecuencias relativas.
Calcular los porcentajes. Frecuencias acumuladas.
Determinar las diferentes zonas.
2.2. Gestión en los Almacenes
Una buena gestión en los almacenes depende del conocimiento que los directivos
tengan del tipo de estructura para el almacenamiento que posee la organización;
esto es principalmente conocer si la institución tiene un centro de distribución
(Cedi), o si tiene un almacén o una bodega. El Centro de Distribución (Cedi) se
puede definir como el lugar físico donde una o varias empresas almacenan
diferentes tipos de mercancías o materias primas, ya sean fabricadas por ellas o
adquiridas a un tercero. En estos espacios, se manejan dimensiones que pueden
19
ir desde muy grandes pallets con mercancía hasta unidades sueltas. (Frazelle,
2007)
Normalmente los centros de distribución no se encuentran en las propias
instalaciones de la empresa, sino fuera de ellas, en áreas de fácil acceso y
preferiblemente cerca de autopistas, aeropuertos o puertos; esto facilita un rápido
recibo y despacho de la mercancía que administran. Los centros de distribución
cumplen funciones no solo de depósito de mercancías, sino también sirven como
agentes aduaneros. Asimismo, realizan operaciones productivas en su interior
como, por ejemplo, procesos de reempaque
Por otro lado, el almacén se puede definir como el espacio físico de una empresa
en el que se almacenan productos terminados, materias primas o productos en
proceso. No es tan grande como el anterior y se encuentra en las instalaciones de
la compañía; solo se destina para almacenaje sin ningún otro tipo de labor. Por
último, se encuentra la bodega, espacio físico que la empresa dedica para
almacenar todo tipo de mercancías. Normalmente es el espacio desde donde los
almacenes de retail (supermercados) surten los productos que irán a las diferentes
estanterías que poseen. Esta estructura de almacenamiento se encuentra en las
instalaciones de la empresa. (Frazelle, 2007).
Una vez que se identifica el espacio físico que la empresa posee para almacenar
las mercancías, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos para poder llevar
a cabo una buena gestión de almacenamiento: (1) qué tipo de almacén debe tener
la empresa; (2) qué perfil de actividades tiene el almacén; (3) qué operaciones se
llevarán a cabo en el almacén o centro de distribución; (4) cómo medir de qué
manera se está administrando el Cedi, almacén o bodega; (5) cuál es el layout
(distribución en planta) del almacén, cedi o bodega; y (6) qué tipo de equipos de
manejo de materiales y de almacenamiento se usan en el centro de distribución,
almacén o bodega. (Bartholdi III, 2009).
20
Es importante aclarar que no importa si la empresa maneja un Cedi, un almacén o
una bodega, la pregunta que siempre se debe responder es por qué la empresa
requiere almacenar mercancías (Frazelle, 2007). Y una respuesta a esa
interrogante puede ser para dar un mejor servicio al cliente.
Una tarea muy importante de las gerencias de las empresas, especialmente de la
dirección logística, es evaluar el funcionamiento de sus almacenes en cuanto a
indicadores de gestión usados; estos pueden ser la calidad y exactitud en el
inventario, la rotación de la mercancía, los costos de almacenamiento. Junto con
la dirección de producción, se debe evaluar si el sistema productivo que tiene la
empresa, ya sea para inventario o sobre pedido, puede ser apoyado por el
almacén. Tal como lo mencionan Van Der Veeken y Rutten (1998), la medición de
los costos en el almacén es un aspecto clave para evaluar el desempeño de las
diferentes actividades que se llevan a cabo en ese espacio; ellos sirven para
reforzar los planes de mejoramiento de las condiciones operativas y
administrativas del almacén.
Adicionalmente, el estudio, análisis y mejoramiento de las condiciones de
almacenamiento de los productos que faciliten su ubicación y selección permite a
las empresas a manejar mejores niveles de servicio al cliente. Dicha situación
redunda en un cliente más satisfecho; y un cliente satisfecho lleva a que la
empresa, desde su servicio de almacén, tenga un mejor desempeño administrativo
y se logren mejores niveles de calidad en toda la organización. (Dresner & Xu
2005).
2.2.1. Tipos de Almacenes
Es importante distinguir los diferentes tipos de almacenes. Una vez reconocido el
tipo, se puede determinar si la empresa está haciendo un buen uso de sus
instalaciones y si sus productos se están almacenando correctamente. Según
López (2006), los tipos de almacenes más comunes son los siguientes:
21
2.2.1.1. Almacén Abierto (Aire Libre)
Estos espacios se usan para almacenar a la intemperie productos a granel no
perecibles, o productos terminados que no se deterioren con la acción del medio
ambiente. Por ejemplo, se pueden almacenar vehículos que salen de la línea de
ensamblaje de las fábricas y están a la espera de ser despachados hacia los
diferentes concesionarios.
2.2.1.2. Almacén de Distribución
Es el espacio que se utiliza para almacenar mercancías, especialmente productos
terminados que surten a las grandes cadenas de retail. Estos almacenes importan
y compran mercancías en el mercado nacional y las despachan sobre pedido a las
diferentes tiendas por departamentos que atienden. Por ejemplo, una cadena de
almacenes al detalle con muchos almacenes distribuidos por toda una ciudad
necesita surtir atún enlatado. El almacén de distribución lo importa, lo almacena y
lo distribuye a cada punto de venta de acuerdo con los pedidos, sin que la
empresa solicitante tome parte en dicha compra e importación. La tienda por
departamentos tampoco administra el inventario, solo hace el pedido y paga por el
producto que le solicitó al almacén de distribución.
2.2.1.3. Almacén Logístico
Este tipo de almacén se caracteriza por no tener inventario de mercancías durante
largos períodos de tiempo. Su función es la de distribuir los productos o
mercancías, y no la de almacenar. Por lo tanto, su principal característica es su
eficiente tiempo de entrega y su confiabilidad. Un ejemplo de este tipo de almacén
pueden los diferentes centros de recibo y distribución de carga ligera de cualquier
courier (Fedex, UPS, etc.). Estos depósitos almacenan temporalmente los
productos mientras se organizan y cargan para ser enviados a su destino.
22
2.2.1.4. Almacén General de Depósito
Este espacio sirve para guardar todo tipo de mercancías o de productos
terminados y cualquier persona ya sea natural o jurídica puede hacer uso de sus
servicios. Su tarea es almacenar y las empresas acuden a ellos cuando no tienen
espacio suficiente o cuando es más rentable arrendar un espacio para almacenar
que mantener las mercancías en sus empresas. En los almacenes generales de
depósito normalmente se cobra por metro cuadrado almacenado. También
funcionan como sociedades de intermediación aduanera, lo que significa que
sirven a las empresas no solo como lugar de depósito de las mercancías, sino
como agentes para realizar todos los trámites legales ante los respectivos
gobiernos para internar mercancía de importación.
2.2.1.5. Almacén Central y Regional
Un ejemplo de estos dos tipos de almacenes es el almacenamiento que se realiza
en una embotelladora de refrescos. Por lo general está ubicado en un lugar
cercano a la planta de embotellado o al interior de la misma empresa. Estos
almacenes centrales surten a los diferentes almacenes regionales ubicados en
otros municipios, lejanos al centro de embotellamiento de los refrescos.
Habitualmente, el almacén central maneja SKU´s de gran tamaño, por lo general
pallets o estibas de mercancía; en cambio el regional maneja productos en SKU´s
más pequeños, tales como cajas o unidades sueltas.
2.2.2. La Función de Almacenaje
Para que un almacén adquiera un nivel competitivo debe ser visto no como el
lugar donde permanecen las mercancías, sino como un centro de distribución y
consolidación de productos en donde se realizan labores mucho más complejas y
de mayor responsabilidad sobre el producto final (Marín, 2000). Adicionalmente, el
concepto de rentabilidad se ha vuelto muy importante; por tanto, una adecuada
23
gestión de los centros de distribución optimiza el uso del espacio de
almacenamiento, reduciendo los productos obsoletos y disminuye la cantidad de
inventarios que se tiene almacenada. Para ello, las empresas deben contar con un
mínimo de productos almacenados para poder funcionar (López, 2006). En otras
palabras, ellas requieren comprender de un almacén de materias primas, un
almacén de productos terminados y, de un almacén de productos en proceso.
Las empresas deciden almacenar mercancías cuando se presentan situaciones
comerciales coyunturales. Por ejemplo, puede ser para el aprovechamiento de
precios, si se sabe que va a haber un alza en los precios de los productos en un
futuro próximo, en tales casos, las empresas se aprovisionan del producto o la
mercancía necesaria para así redituar con el alza en el precio del producto
comprándolo antes del incremento. Otra razón para almacenar productos es para
hacerle frente a las variaciones en la demanda, de tal manera que cuando la
demanda se incremente, entonces se puede surtir desde el inventario (Arrieta,
2002).
Una vez determinado qué tipo de almacén se va a utilizar y la razón para
almacenar, la empresa debe analizar cuál es el perfil de las actividades de
almacenamiento de sus productos. Con estos factores claros, se podrá evaluar las
condiciones y las políticas de almacenamiento de sus artículos.
2.2.3. Operaciones que se Realizan en un Almacén
Una buena gestión en los almacenes también requiere que los niveles directivos
conozcan en detalle qué tipo de operaciones debe realizar el almacén. Una buena
evaluación puede identificar si se están llevando a cabo más tareas de las que son
necesarias y usando recursos en tareas que no son de su propia labor. A
continuación se presenta una breve descripción de las diferentes tareas que se
desarrollan en un centro de almacenaje:
24
a) Recepción y Descarga
Una vez que arriba el vehículo al sitio de descarga o de carga se desarrollan todas
las operaciones para recibir o despachar la mercancía desde y hacia el vehículo.
b) Movimiento y Almacenamiento
Consiste en todas las operaciones que se hacen para llevar la mercancía a su
posición de almacenamiento, y desde este lugar hasta los sitios de carga.
c) Recogida (Order Picking)
Consiste en recoger la mercancía en la posición de almacenamiento de acuerdo
con los requerimientos de los clientes o de quien solicite el pedido.
d) Empaque y Carga
Una vez recogida la mercancía de su posición de almacenamiento se procede a
empacarla o a embalarla (formar un pallet) de acuerdo con los requerimientos del
pedido.
e) Mantenimiento, Salud Ocupacional y Seguridad
Son tareas de apoyo a las labores del almacén. Estas son tareas necesarias y de
apoyo para la administración del almacén.
f) Control de Vehículos (Recibo y Despacho)
Consiste en programar y coordinar las fechas, las horas, los sitios de llegada y
salida de los vehículos para dejar y llevar la mercancía.
25
g) Manejo de Retornos
Consiste en administrar las devoluciones por calidad, por sobrantes o por
obsoletos que se dan al interior del centro de almacenaje o que lleguen de
terceros a quienes se les envió mercancía.
Cada una de estas operaciones, que se efectúan en un centro de almacenamiento
o almacén, debe ser analizada por la dirección para detectar desperdicios que se
puedan generar en ella. Se entiende por desperdicios todas aquellas actividades
que no agregan valor al proceso productivo o de servicios (Lami, 2008). Este
análisis de los desperdicios, que se puedan dar en cada una de las tareas, es lo
que define a una buena en un almacén y lo lleve paso a paso a convertirse en un
almacén de clase mundial (Marín, 2000).
2.2.4. Indicadores de Gestión para Evaluar los Centros de Almacenaje
Para lograr una buena gestión en los almacenes y conociendo el tipo de almacén,
el comportamiento de los productos que se guardan y las tareas que se realiza en
su interior, es necesario definir los indicadores de gestión más adecuados para
evaluar su desempeño (López, 2006). A continuación se citan algunos ejemplos
de indicadores asociados a la calidad del inventario, la productividad y el tiempo:
2.2.4.1. Indicadores Asociados a la Calidad del Inventario
Estos indicadores permiten evaluar que tan bien se está controlando no solo la
calidad de los productos en el almacén, sino el servicio que se está ofreciendo a
los clientes. Dentro de los indicadores asociados a la calidad del inventario están
los siguientes:
a. Confiabilidad del inventario: 1 – (Diferencia en unidades / Unidades totales en
inventario)
26
b. Porcentaje de error en órdenes despachadas: Cantidad de órdenes
despachadas erróneamente / Cantidad de órdenes despachadas.
c. Porcentaje de cumplimiento en embarques: Número de embarques
incumplidos / Número de embarques totales.
d. Número o porcentaje de órdenes perfectas: Cantidad de órdenes
despachadas completas y a tiempo / Cantidad total de órdenes despachadas.
e. Número o porcentaje de órdenes completas: Cantidad de órdenes
despachadas completas / Cantidad total de órdenes despachadas.
El indicador relacionado con la confiabilidad del inventario se calcula evaluando el
número de unidades almacenadas y el número de unidades que figuran en el
sistema de información que tenga la empresa. Una orden completa indica que se
entregaron todos los productos solicitados, pero no en la fecha establecida o
pactada con el cliente. Por el contrario, una orden perfecta indica que se
entregaron todos los productos solicitados por el cliente en la cantidad y fecha
establecida con el cliente. En un almacén de clase mundial, estos indicadores
deben estar por encima del 95% (Marín, 2000).
2.2.4.2. Indicadores Asociados a la Productividad
Estos indicadores permiten evaluar el modo en que los mandos gerenciales
manejan el centro de distribución usando todos los recursos a su alcance, tanto
físicos como humanos. Dentro de los principales indicadores asociados a la
productividad se encuentran los siguientes:
a. Capacidad del almacén: Porcentaje de uso del espacio: Área utilizada para el
almacenamiento / Área total del almacén.
27
b. Cantidad de estibas despachadas por persona: Número de estibas
despachadas / Número de trabajadores.
c. Unidades despachadas por empleado: Número de unidades despachadas /
Número de trabajadores.
d. Rotación de la mercancía: valor de las ventas de mercancía a fin de periodo /
valor del inventario promedio a fin de periodo.
También dentro de la productividad se deben considerar los indicadores de
gestión asociados a los costos del almacén. Entre estos se encuentran los
siguientes:
e. Costo de la unidad almacenada: Costo de almacenamiento / Número de
unidades almacenadas.
El costo de almacenamiento debe incluir los siguientes aspectos: costo de
arriendo + costo de impuestos + costo depreciación (si el almacén es propio) +
costo de seguros + costo de funcionamiento (mano de obra y maquinaria o
equipos), entre otros.
f. Costo por metro cuadrado: Costo de almacenamiento / Área del almacén
Indicadores asociados al tiempo.
2.2.4.3. Indicadores Asociados al Tiempo
Estos indicadores permiten evaluar si el almacén está cumpliendo sus tareas más
importantes, el surtido y la orden dentro de los tiempos requeridos. La medición de
estos indicadores busca determinar qué actividades hacen que estas tareas tomen
más tiempo de lo planeado. Estos indicadores son:
28
g. Tiempo de surtido: Tiempo que se tarda un producto en ir desde la puerta de
recibo hasta su ubicación en la estantería a su posición de almacenamiento.
Muchas veces la administración del almacén incluye el tiempo de descargue de la
mercancía del vehículo en el cual se llevó al almacén.
h. Tiempo de orden: Es el tiempo que se tarda el producto desde que se libera la
orden de despacho en ir desde su posición de almacenamiento hasta la puerta de
envío. Muchas veces se incluye el tiempo de embarque en el vehículo de
transporte.
La evaluación de los indicadores de gestión es una herramienta fundamental para
medir el desempeño de las diferentes actividades que se llevan a cabo en el
centro de distribución. Es de gran importancia, por lo tanto, que los mandos
directivos estén pendientes de los resultados de dichas mediciones para así poder
tomar las acciones correctivas pertinentes y desarrollar los planes de
mejoramiento, según los resultados obtenidos.
2.2.5. Distribución en Planta de Almacenes
Asociado al perfil de actividades del almacén se debe evaluar el layout
(distribución de planta) que tiene el almacén para poder reubicar los productos, si
así se requiere. Como se mencionó anteriormente, los productos de más alta
rotación deben estar lo más cerca a los pasillos, especialmente del pasillo
principal.
En un almacén se encuentran dos tipos de pasillos. Un tipo es el pasillo
secundario, que debe tener un ancho que varíe de 90 cm hasta 2 metros. Estos
espacios sirven de acceso a los productos y no permiten el uso de equipos de
manejo de materiales de gran capacidad y tamaño, a menos que estén
específicamente diseñados para este tipo de zonas.
29
Los pasillos principales deben tener un ancho de 3 a 6 metros. Son aquellos que
se utilizan para el movimiento de mercancía que ha sido retirada de las posiciones
de almacenamiento; permiten la comunicación de las zonas de recibo y despacho
y atraviesan todo el centro de distribución o almacén.
La ubicación de los pasillos permite en el almacén un mejor flujo de la mercancía
y, de acuerdo con la posición de los puestos de carga y descarga, se tiene mayor
o menor facilidad en el acceso y movimiento de la mercancía. Por lo tanto, para
una buena gestión en el almacén es necesario determinar y diseñar el layout del
almacén con relación a la ubicación de los puestos de carga y descarga. De esta
manera, si el centro de distribución mueve mercancía que tiene alta rotación, el
mejor layout es aquel con puertas de recibo y despacho opuestas y enfrentadas,
con lo cual el producto se mueve más rápido y es más fácil acceder a sus
posiciones de almacenamiento. (Mulcahy, 2004).
La empresa debe diseñar este tipo de distribución para una buena gestión en el
almacén para los productos de más alta rotación, es decir aquellos que son los
más solicitados, o aquellos con mejor perfil de actividad. Dichos productos deben
estar en las zonas más cercanas a las puertas de despacho; esto es, cerca de las
posiciones de almacenamiento más próximas.
2.2.6. Consideraciones para una Buena Gestión de los Almacenes
Otros aspectos que deben considerarse para una buena gestión de
almacenamiento es evaluar el tipo de equipos que el almacén utiliza para el
manejo de materiales y de almacenamiento. Como se mencionó anteriormente, el
factor principal a ser evaluado es el perfil de actividad del producto que se
almacena; en otras palabras, a mayor perfil de actividad, mayor rotación. En tal
sentido, lo que se requiere, entonces, es tener fácil acceso al material y capacidad
de movimiento desde la posición de almacenamiento hasta los puestos de carga.
Para lograr ambas acciones se debe evaluar el tamaño del SKU que se va a
30
mover; productos de mayor tamaño se deben movilizar con equipos de mayor
tamaño.
En estos casos, por ejemplo, se debe usar montacargas tradicionales que
permiten el rápido acceso a las posiciones de almacenamiento y su transporte a
los puestos de carga. Cuando el producto no es tan pesado y las distancias no son
grandes se pueden usar estibadores manuales o eléctricos para el movimiento de
la mercancía. Es importante considerar que ambos equipos de manejo de
materiales están recogiendo mercancía de las posiciones más cercanas a los
pasillos principales. En el caso de estanterías de almacenamiento de varios pisos
o niveles, se recomienda usar equipos de largo alcance en altura, tales como los
Narrow Aisle Reach Trucks. Los equipos adecuados permiten obtener mayores
niveles de productividad al trabajar correctamente con el perfil de actividad de los
productos. (Mulcahy, 2004)
Una buena selección de estos equipos permiten mejorar notoriamente la gestión
de almacenamiento y se incrementan los indicadores que miden los tiempos de
orden y de surtido de los materiales desde y hacia las diferentes posiciones de
almacenamiento. Por otro lado, también se deben tomar en cuenta los sistemas de
almacenamiento con los que se cuenta, para evaluar si se alcanza una buena
gestión del centro de distribución.
Esta evaluación se hace igualmente de acuerdo con el perfil de actividad de los
productos y el tipo de sistema de almacenamiento que se está utilizando. Aunque
lo más usual para el almacenamiento de los productos es utilizar estanterías
sencillas de una o dos posiciones, se debe evaluar la rotación del producto, el
perfil de actividad y la facilidad de acceso. Así, para artículos con una muy alta
rotación se usan equipos que permitan recogerlos fácilmente.
Para lograr lo antedicho se pueden usar estanterías dinámicas por gravedad.
Estas estanterías permiten que el producto esté siempre disponible para su recojo
31
por el equipo de manejo de materiales, pues los mecanismos de rodillos facilitan el
trabajo. Entonces, el producto se maneja mediante el sistema FIFO (first in, first
out) y siempre habrá producto accesible para ser recogido.
Si el producto almacenado tiene un alto perfil de actividad, no requiere de equipos
de manejo de materiales especializados y se recoge manualmente, se recomienda
usar estanterías para picking dinámico. Estas estanterías, al igual que las
estanterías dinámicas por gravedad mencionadas anteriormente, permiten el fácil
acceso a las diferentes posiciones de almacenamiento y mantienen también el
inventario tipo FIFO.
2.2.7. Almacén de Clase Mundial
Para una buena gestión en la administración y control de un almacén, la alta
gerencia de las empresas debe buscar constantemente aplicar estándares,
procesos y tecnología de clase mundial en sus almacenes. Se debe evaluar
continuamente los indicadores de gestión del almacén (Marín, 2000), y así
determinar la posición en la que se encuentra para poder desarrollar planes de
mejoramiento. Para ello se recomienda responder a cada una de las siguientes
preguntas y así determinar si el almacén que administran tiene la estructura física,
técnica operativa y administrativa para ser un almacén de clase mundial:
1. ¿Se pueden hacer sin papel los trámites entre cada una de las áreas que
componen el almacén? ¿Qué sistema de información se puede implementar?
2. ¿Se tienen definidos los indicadores de gestión en cada una de las operaciones
que permitan un registro del tiempo real de lo que ocurre en el almacén?
3. ¿Se tienen planes y programas de capacitación para el personal operativo y
administrativo del centro de distribución que sean conducentes a detectar y
mejorar las operaciones al interior del almacén?
32
4. ¿Se tienen programas de incentivos y de mejoramiento personal en el almacén?
5. ¿Se tienen planes y programas de mantenimiento preventivo para los equipos
de manejo de materiales y de almacenamiento?
6. ¿Cómo se encuentra la organización física del almacén? ¿El almacén está bien
demarcado, señalado y bien delimitado y se respetan estos controles visuales?
7. ¿Existe algún sistema de información que permita agilizar las operaciones que
se realizan en el almacén? ¿Ese sistema permite evaluar especialmente el perfil
de actividad de los diferentes productos de manera permanente?
Evaluar cada uno de las interrogantes anteriores faculta a hacer un diagnóstico
sobre cómo se encuentra el almacén y si se tiene establecido algún tipo de plan
de trabajo para la mejora en su gestión. En otras palabras, esto significa que a
cada pregunta se le debe señalar alguna acción correctiva y un responsable, así
como una fecha de desarrollo e implementación. (Marín, 2000).
El desarrollo de una buena gestión en los almacenes comprende los siguientes
pasos que son importantes de tener en cuenta: Primero, definir cómo es el perfil
de actividad de cada producto. Una vez definido este paso, se procede a evaluar
si los productos están almacenados en la posición correcta dentro del espacio
para obtener las mayores ventajas de las ubicaciones en que se localicen. Las
ubicaciones de los productos son relevantes para optimizar el fácil acceso al
inventario y lograr una mayor utilización de los equipos de manejo de materiales.
Estas condiciones ayudan a que los productos y las herramientas se utilicen en su
máxima capacidad (Frazelle, 2007).
La evaluación correcta y oportuna de los indicadores de gestión permite que los
diversos niveles de mandos directivos estén informados sobre lo que acontece en
33
el almacén; con la correcta información se pueden tomar las medidas correctivas a
cualquier inconveniente que se presente en la gestión del centro de distribución.
La evaluación permanente ayuda a realizar ejercicios comparativos
periódicamente de los indicadores de gestión para determinar su óptimo
desempeño o si se necesitan mejoras. La selección de los equipos de
almacenamiento y movimiento de mercancías es una tarea crucial en la gestión
del centro de distribución; si la decisión que se toma es incorrecta puede afectar
negativamente el desempeño en las tareas del almacén y no se logren los niveles
de productividad necesarios. Estas ventajas pueden ser el factor que lleve a una
empresa a diferenciarse de la competencia y brindar un mejor servicio al cliente.
También influye en evitar a que se incurra en costos fijos altos si no se
seleccionan correctamente los equipos que se utilizan en el centro de distribución.
34
CAPITULO III: Marco Metodológico
35
La presente sección contiene los aspectos esenciales de la metodología utilizada
para la realización del presente proyecto.
3.1. Tipo de Estudio
El presente trabajo tiene como finalidad proponer un modelo para mejorar la
gestión de los inventarios en la Unidad de Almacén General de la Oficina de
Servicios Generales de la UNED. Como se ha mencionado, este trabajo consiste
en observar y analizar la ejecución de las operaciones dentro del almacén, y en
función de los datos recolectados, se propondrán mejoras a los inconvenientes
observados, por ello se considera que este trabajo es del tipo descriptivo-analítico.
3.1.1. Población y Muestra de Estudio
Actualmente la UNED cuenta con dos principales almacenes, uno ubicado en la
Sede Fernando Volio Jiménez (Campus Central) y otro en Colima de Tibás el cual
es arrendado; dichos almacenes son los que facilitan el suministro de material,
insumos y productos a la sede central y a algunos centros universitarios o sedes
de la UNED ubicados en todo el país. En este estudio se analizará la población
completa de ambos almacenes al ser estos los principales distribuidores de
material del campus central. En ambos almacenes se cuenta con un total de seis
funcionarios en total (bodegueros).
3.2. Metodología de Investigación
Para un mejor entendimiento de la metodología cualitativa a utilizar, en el cuadro
N°1, se observan las actividades e instrumentos necesarios para lograr el objetivo
general y objetivos específicos, así como la información resultante de los mismos.
36
Cuadro N°1. Actividades y herramientas utilizadas para lograr establecer un modelo para la mejora en la gestión de los
inventarios de la Unidad de Almacén General de la UNED.
Objetivo Específico Actividades Instrumentos Resultados
1. Identificar y analizar
los procesos
involucrados en la
gestión de los
inventarios de la
UNED.
a. Mapeo de la ejecución de los procesos de solicitud, compra,
recepción, almacenamiento y despacho de materiales.
b. Revisión de la documentación existente de los procesos
logísticos que emplea la Oficina de Servicios Generales para
el manejo de materiales, productos e insumos.
c. Entrevistas con el Jefe de la Oficina de Servicios Generales
y el Encargado de la Unidad de Almacén General para
determinar los principales procesos involucrados en la gestión
de los inventarios.
d. Identificación de factores que impiden el buen
funcionamiento de la gestión del almacén.
e. Obtención de posibles fallas en cuanto a la gestión de los
inventarios.
Diagramas de
flujo
Revisión
documental
Entrevistas
abiertas
Diagrama
Ishikawa
Revisión
documental
Procesos identificados
para la gestión de los
inventarios en la UNED.
Información de los
procesos existentes.
Información importante no
incluida en la
documentación actual.
Factores que controlan la
gestión de los almacenes
Riesgos y fallas en la
gestión de los inventarios
2. Estudiar los tipos
de productos,
a. Solicitud de la base de datos en la cual se presenten todos
los productos, materiales e insumos que se manejan en el
Datos históricos
Lista de inventarios
37
Objetivo Específico Actividades Instrumentos Resultados
materiales e insumos
que maneja el
almacén y la
distribución de los
mismos.
almacén a fin de conocer los tipos de productos que se
resguardan.
b. Agrupación de los productos, materiales e insumos por
categoría según la base de datos.
c. Análisis de las instalaciones del almacén general.
d. Revisión de los planos del almacén general, con el fin de
conocer el espacio físico disponible para la mejor distribución
de los productos, materiales e insumos, así como la ubicación
actual de cada uno.
e. Asignación de características a los productos, materiales e
insumos, con el propósito de identificarlo rápidamente. Las
características son: nombre, marca y ubicación en el almacén.
f. Estudio de las características de los productos con
caducidad corta o que requieran ciertas condiciones
especiales para su almacenamiento (luz, aire, temperatura,
Clasificación
ABC
Análisis
distribución en
planta
Análisis flujo de
materiales
Clasificación
ABC
Análisis de
características
Caracterización de los
productos, materiales e
insumos.
Concepción de la
distribución actual de la
planta de almacenaje.
Descripción del espacio
físico disponibles para
mejorar la distribución
interna.
Caracterización de los
productos, materiales y
mercancías.
Determinación de las
características de los
productos de poca
38
Objetivo Específico Actividades Instrumentos Resultados
etc.) caducidad.
3. Proponer un
modelo para la
gestión de los
inventarios acorde con
las necesidades y
características del
almacén general de la
UNED.
b. Determinar los indicadores relevantes para mejorar la
gestión de los inventarios dentro del almacén.
c. Elaboración de normas y procedimientos a seguir para
mejorar la gestión de los inventarios.
d. Identificación de las oportunidades de mejora para los procesos de solicitud, compra, recepción, almacenamiento y despacho. e. Comparación de los distintos modelos de manejo de productos, materiales e insumos dentro de un almacén. f. Selección del modelo de manejo de inventarios que pueda cubrir las necesidades presentes en el almacén general de la institución. g. Propuesta de la ubicación de cada producto, material e insumo en el almacén.
Guía para la
elaboración de
procedimientos
Matriz de
criterios
Análisis
información
Cuadro de Indicadores
Normas, políticas y
procedimientos.
Modelo escogido.
Modelo para el control de
los inventarios
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
39
3.3. Operacionalización de Variables
A continuación se muestra el cuadro N°2 con la operacionalización de variables
que se utilizaron para la elaboración del estudio. Las variables de la presente
investigación se elaboran con base a las actividades antes mencionadas.
Cuadro N°2. Operacionalización de Variables
Variables Definición conceptual Indicador
Utilización de los almacenes Área utilizada/Área total Porcentaje de utilización de los
almacenes
Condiciones de los estantes
Nº de estantes en condiciones
aceptables/ Nº de estantes en
total
Porcentaje de estantes en buenas condiciones
Demanda de los productos
Cantidad de bienes y servicios
que pueden ser adquiridos en
los diferentes precios del
mercado por un consumidor o
conjunto de consumidores.
Cantidad de
productos más y menos
solicitados.
Clasificación de los productos
Técnica que permite identificar
los artículos que tienen un
impacto importante según su
valor económico.
Porcentaje de productos que
son más o menos costosos
Almacenamiento de los
productos
Acto de guardar algún objeto o
elemento específico con el fin
de poder luego recurrir a él en
el caso que sea necesario.
Cantidad de productos
almacenados en la forma y
lugar adecuado para su
preservación.
Tiempos de entrega
Tiempo que le tarda a un
proveedor entregar las
mercancías una vez que se
realiza una orden.
Nivel de cumplimiento para
realizar la entrega de los
pedidos, en la fecha o periodo
de tiempo pactado con el
usuario.
Entregas completas
Acción de completar en su
totalidad la entrega de un
pedido previamente pactado.
Nivel de cumplimiento en la
entrega de pedidos completos
al usuario.
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
40
3.4. Fases o Plan de la Investigación
En la figura N°3 se pueden observar las principales fases de la presente
investigación:
Figura Nº3. Fases del Proceso de Investigación
3.5. Instrumentos y Fuentes de Información 3.5.1. Instrumentos Con el fin de evaluar el servicio que presta la Unidad de Almacén General de la
UNED y determinar cuál es la percepción que tienen los usuarios, se recurrió a la
aplicación de encuestas y entrevistas.
Las encuestas permiten conocer de manera general cuál es el criterio de todas las
personas involucrados en la gestión de los almacenes. Al ser encuestas cerradas,
únicamente se puede conocer la calificación que obtiene cada aspecto evaluado, y
Selección y definición del tema
Planteamiento del problema
Revisión de literatura
Alcance del estudio Diseño de
actividades y herramientas
Recolección de datos
Análisis de datos Reporte de resultados
41
no las razones que justifican esta percepción. Es por lo anterior, que se determinó
la necesidad de complementar los resultados de las encuetas por medio de
entrevistas, pues con estas se puede ahondar con los entrevistados en los
distintos temas de investigación.
3.5.2. Fuentes de Información En la investigación se utilizaron las siguientes fuentes:
Primarias: encuestas realizadas a los encargados.
Secundarias: Reportes Internos del Almacén, Informes Finales, Informes de
la Gestión de Control Interno, Informes de Auditoría Interna y Externa.
Terciarias: revisión bibliográfica de libros y de sitios de la web.
42
CAPÍTULO IV: Análisis de los Resultados
43
En este capítulo se analizarán los datos y procedimientos obtenidos en el estudio
de la gestión de la Unidad de Almacén General de la UNED mediante la aplicación
de diagramas de flujo, gráficos, cuadros y diagramas de causa- efecto, entre otras
herramientas, para identificar de manera más simple todos los factores que
influyen considerablemente en el funcionamiento del almacén, con la finalidad de
minimizar los errores y debilidades, y así brindar un mejor uso a las instalaciones.
Para dicho estudio, se incluye un análisis de los procedimientos que se realizan
actualmente para la solicitud, compra, recepción y despacho de productos.
También se analiza el comportamiento de los productos, materiales e insumos
(cantidad disponible, ubicación, rotación, entre otros) dentro del almacén, así
como los mecanismos en el que se basa la Oficina de Servicios Generales para
determinar la cantidad y frecuencia en la que se efectúan las compras.
Además se estudian las condiciones físicas del almacén conjuntamente con la
distribución de los estantes, y se efectúa un análisis de los lineamientos para el
almacenamiento de suministros, materiales y productos. Finalmente se analiza la
función y el efecto de los proveedores sobre la gestión de los inventarios en la
Unidad de Almacén General.
4.1. Análisis del Diagrama de Ishikawa
A fin de analizar los problemas a fondo que posee la Unidad de Almacén General,
para así enfocar el mayor esfuerzo en resolver los problemas de raíz y obtener
mayores y mejores soluciones, se utiliza la herramienta del diagrama de Ishikawa
también conocido como espina de pescado. El diagrama Ishikawa correspondiente
a la problemática del almacén en estudio se puede observar a continuación.
44
Figura N°4. Diagrama Ishikawa
MALA GESTIÓN DE INVENTARIO EN EL ALMACEN DE SERVICIOS
GENERALES (UNED)
SISTEMA DE INVENTARIO
SISTEMA DE ALMACENAMIENTO
PROVEEDORES
ALMACÉN
Entrega de productos a destiempo
En ocasiones no tienen los productos solicitados
Pocos proveedores
Suciedad y presencia de mosquitos y roedores
Ausencia de un sistema que permita subir los productos a la planta alta
Estantes en malas condiciones
Necesidad de contar con más
cajas apiladoras
Escalera mal diseñada
Necesidad de más estantes
Mala utilización del espacio
(presencia de escombros)
No hay base de datos de los productos,
materiales e insumos
Desconocimiento de productos de mayor
rotación
No hay alertas para saber cuándo comprar productos
El formato de gestión no es detallado
Desconocimiento de los proveedores
Ausencia de formatos para la salida de productos
No hay zona de descarga
No hay zona de preparación
No hay zona de recepción
El proceso de almacenaje no tiene un procedimiento
No se lleva un control de lo que sale del almacén
No se lleva un control de lo que entra al almacén
Se almacena sin ningún orden
MANO DE OBRA
Falta de capacitación
Mala manipulación
Poca experiencia
No están debidamente definidas las funciones
Mucha rotación
Puestos de trabajoinadecuados
Desconocimiento de otros proveedores
Entrega productosno solicitados
45
Los factores principales tomados en cuenta en el análisis del diagrama de
Ishikawa son el sistema de almacenamiento, mano de obra, los proveedores, el
sistema de inventarios y el almacén (infraestructura) ya que son las causas
directas que afectan el buen manejo de los inventarios y almacenamiento de
productos, materiales e insumos; dichos factores se analizarán con mayor
detenimiento en los siguientes apartados.
4.1.1 Sistema de Inventarios
Al realizar un análisis de las principales causas secundarias que afectan el
sistema de inventarios se encontró que no se cuenta con una base de datos de los
productos, materiales e insumos actualizada, lo anterior genera un
desconocimiento del nivel real de los inventarios ya que el sistema se actualiza
cada vez que el bodeguero a cargo tiene el tiempo suficiente para ingresar los
datos. A raíz de lo anterior se genera la problemática de que no se cuenta con
indicadores que permitan alertar cuándo se deben comprar los productos y cuáles
son aquellos que poseen mayor rotación. Aparte de lo anterior, se evidenció que
no se cuenta con un único formato para la salida de productos, ya que se manejan
varias versiones y hay información que se contempla en un formato pero en otros
no, dejando de lado datos importantes que alimenten el sistema de inventario.
4.1.2. Mano de Obra
Al analizar la mano de obra, se determinó que es necesario contar con personal
con mayor capacitación en temas de sistemas de gestión de inventarios y además
definir claramente las funciones de los distintos colaboradores dado que se han
presentado problemas por desconocimiento de operaciones que deben ejecutar.
Por otra parte, los bodegueros ocupan una de las categorías de personal más
bajas en la UNED, de manera que ellos buscan ascender y debido a esto hay
mucha rotación de personal en la Unidad de Almacén afectando así el trabajo en
la dependencia pues se llega a recargar funciones en unos pocos.
46
Se evidenció que las estaciones o puestos de trabajo del personal tienen espacios
muy reducidos, tanto así que en un área de 8 m2 se encuentran laborando cinco
operarios, esto evidentemente afecta el desempeño de ellos y ha sido una de las
quejas de los propios funcionarios.
4.1.3 Proveedores
En cuanto a los proveedores, se han tenido una serie de problemas. Dado que la
gran mayoría de procesos de compra se realizan siguiendo los procedimientos
que dicta la Ley General de Contratación Administrativa y su Reglamento en
compras directas, licitaciones abreviadas y licitaciones públicas, y a pesar de que
se han incorporado en los carteles algunas cláusulas que permitan garantizar que
los oferentes entreguen productos de calidad y en un plazo razonable, se han
adjudicado procesos licitatorios a proveedores irresponsables.
Algunos de los proveedores externos incumplen con los plazos de entrega o
indican que cumplen con las especificaciones pero entregan insumos, materiales o
productos con otros requerimientos para su conveniencia, lo anterior, genera
atrasos pues debe devolverse el producto y esperar que ingrese aquel con las
características requeridas, y en algunos casos se debe declarar sin efecto la
contratación pues no hay proveedores interesados.
4.1.4 Sistema de Almacenamiento
Con respecto al sistema de almacenamiento, se pudo observar que los almacenes
no cuentan con zonas debidamente rotuladas para las zonas de descarga,
preparación y recepción. Lo anterior puede acarrear errores como la mezcla de
inventarios que van ingresar al almacén con otros ya existentes o que están en
proceso de salida, así como pérdida de materiales o confusiones de envío o
almacenaje de productos a otros destinos, afectando así la información real de lo
que se cuenta.
47
Debido a la falta de rotulación y demarcación de esas zonas antes citadas, los
bodegueros corren riesgos ya que están propensos a algún tipo de accidente
laboral al ubicarse en una zona de alto tránsito de materiales que no estaba
especificada de tal manera. Por otra parte, no se cuenta con un formato
estandarizado de lo que ingresa o sale de los almacenes ni tampoco con
procedimientos claros que permitan a los bodegueros actuar en diversas
situaciones.
4.1.5 Almacén (Infraestructura)
En relación con la infraestructura de los almacenes, se determinó que una gran
parte de los estantes se encuentran en las malas condiciones, esto representa un
peligro eminente ya que debido al desgaste, herrumbre, falta de mantenimiento,
antigüedad de los mismos, puede producirse alguna caída de material que dañe,
golpee o deje en desuso algún producto. Asimismo se observó que muchos
productos permanecen en el suelo debido a la falta de estantes, esto hace que
estén expuestos a mayor suciedad y posibles plagas.
Propiamente en los almacenes se pudo observar que existen áreas con muchas
concentraciones de producto y otras subutilizadas, generando así una mala
utilización del espacio; asimismo se detectó la presencia de activos en mal estado
como escritorios, sillas de diversos tipos, mesas, archiveros, electrodomésticos
como refrigeradoras, microondas, cafeteras, etc., que quitan espacio y crean
desorden al estar amontonados. No existe una guía o procedimiento de las
condiciones mínimas con que debe operar el almacén.
Entre las causas secundarias con mayor frecuencia en este primer análisis, se
encuentran la falta de normas o procedimientos debidamente estandarizados para
almacenar, controlar y registrar los productos, materiales e insumos que custodia
el almacén. Estas causas son consideradas de especial relevancia de manera que
si se toman acciones sobre éstas, se mejorará la situación en la cual se encuentra
48
la Unidad de Almacén General. En función de lo anterior, las siguientes secciones
están enfocadas en conocer los procedimientos o actividades que se siguen
actualmente en los procesos relacionados con la adquisición y manejo de los
inventarios.
4.2. Análisis de los Procedimientos de Solicitud, Compra,
Recepción, Almacenamiento y Despacho
4.2.1. Procedimiento de Solicitud y Compra
El proceso de solicitud de compra de productos, materiales y/o insumos que se
lleva a cabo en la Unidad de Almacén General de la UNED, es totalmente manual.
La metodología que utiliza el encargado de emitir la solicitud de compra no se
fundamenta en criterios como el nivel de inventario, punto de reorden,
presupuesto, capacidad de almacenaje, etc., sino que ésta se realiza basándose
en dos premisas: la primera es la inexistencia del producto y la otra es cuando el
encargado de acuerdo a su experiencia, prevé que en corto tiempo un producto,
material o insumo podría acabarse y de manera anticipada lo solicita para
reponerlo.
Esta metodología es poco confiable, ya que los productos, materiales e insumos
que maneja el almacén no poseen un comportamiento similar entre otros, y su
rotación depende de la época del año, así como de los trabajos que se realicen en
la Universidad. Seguidamente el encargado genera la solicitud de compra a través
de un formulario desarrollado por la Oficina de Contratación y Suministros
(Proveeduría). El diagrama de flujo correspondiente al proceso de solicitud de
compra se puede ver a continuación en el la figura N°5.
49
Inicio
1. Búsqueda de un producto
determinado en el almacén
2. ¿Existencia del producto en
el almacén?
3. No solicitar el producto
4. Realización de la solicitud de compra por el Encargado
del Almacén
5. Realización de la solicitud de compra
a través de la Gestión UNED
6. Solicitud de compra a la Dirección de
Servicios Generales UNED
Si
No
7. Revisar solicitud de compra
8. ¿Correcta cantidad de productos
solicitados?
9. Modificar solicitud de compra
10. Remitir solicitud de compra a la Dirección de
Compras
No
11. Recepción de la solicitud de
compras
12. Contactar a los proveedores
13. ¿Los proveedores poseen los productos
solicitados?
14. Existencia de un producto de otra marca
16. Compra de productos
18. No comprar producto
17. Documentar orden de compra
Fin
No
15. Existencia de un producto que cumpla la misma función
No
No
Si
Si
Si
ALMACÉNDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALESDIRECCIÓN DE
COMPRAS
Si
Figura N°5. Diagrama de Flujo Proceso de Solicitud y Compra
Fuente: Unidad de Almacén General UNED
50
El proceso de compra que se lleva a cabo en la Oficina de Servicios Generales,
inicia con la llegada de la solicitud, la cual es revisada por la Jefatura. El
encargado de compra verifica la información y posteriormente contacta con el
proveedor.
Hay que destacar que el diseño del formato de solicitud para compras menores no
cuenta con el espacio suficiente para agregar una cantidad considerable de
especificaciones técnicas limitando así la descripción detallada del bien o servicio
a comprar, como por ejemplo las que necesitaría una calculadora, esto hace que
en algunas ocasiones se compre con características distintas o menores a las que
realmente se requerían, de baja calidad o peor aún, se lleguen a comprar
productos, materiales o insumos con otra finalidad.
Otra característica que se observó en el almacén es que no cuenta con una base
de datos confiable, donde aparezcan características, ubicación y disponibilidad, lo
cual ayudaría considerablemente al encargado del almacén a emitir una adecuada
solicitud de compra, además de ahorrarle tiempo en la búsqueda del producto,
material o insumo.
4.2.2. Procedimiento de Recepción y Almacenamiento
El proceso de recepción de productos, materiales e insumos, se realiza de manera
programada en un horario establecido para tal fin, de manera que el contratista
debe coordinar previamente la fecha y hora aproximada de llegada. Esta
información es de gran importancia, ya que permite al personal del almacén, la
preparación y el acondicionamiento de la zona de recepción.
El diagrama de flujo correspondiente al proceso de recepción y almacenamiento
se puede ver en la figura N°6.
51
PROVEEDORES ALMACÉN
Inicio
1. Arribo del vehículo donde provienen los
productos
2. Descarga de productos del
vehículo
7. Recepción de factura
8. Salida del vehículo
3. Verificación de la factura con los
productos en físico
4. ¿Concuerda la información?
6. Se sella la factura
(entregado)
5. Se realiza una observación del inconveniente
presentado
9. Traslado de los productos al área
de almacén
10. ¿Los productos son de limpieza?
11. Almacenamiento en el cuarto de
limpieza
12. ¿Los productos son papel higiénico o
servilletas?
13. Almacenamiento
en el piso
14. ¿Los productos son duraderos?
15. Almacenamiento en los estantes
16. ¿Los productos son frágiles?
17. Se almacenan junto con los productos
de la misma categoría
18. Se almacenan en el primer lugar
disponible
Fin
No
Si
Sí
No
Si
No
Sí
No
Sí
No
No
Figura N°6. Diagrama de Flujo Proceso de Entrega y Almacenaje
Fuente: Unidad de Almacén General
52
Es de vital importancia, revisar la información contenida en la factura de compra y
constatar que corresponda con los productos, materiales e insumos en físico, para no aceptar producto defectuoso, no deseado o que no cumpla con las
características descritas en la solicitud de compra. En caso de que esto ocurra, se
realiza una notificación formal describiendo los problemas presentados al Jefe de
la Oficina de Servicios Generales.
En cuanto al proceso de almacenamiento, se observó que el almacén no posee ni
sigue normas para el manejo de materiales, por lo que dicho proceso se realiza de manera improvisada. La poca existencia de estantes adecuados dificulta el
correcto ordenamiento de los productos, materiales e insumos existentes, lo que
genera que artículos de diferentes tipos se rocen, lo cual puede generar que
algunos más frágiles o vulnerables se golpeen, dañen o pierdan su utilidad.
Debido al escaso número de estantes con que cuenta el almacén y la alta
cantidad de productos, materiales e insumos que maneja, se vio la necesidad de
improvisar estructuras (piezas de gran volumen) y contenedores (piezas de poco volumen) para diferenciar unas piezas de otras, y por ende mantener un cierto
orden. Los espacios con que cuenta el almacén no son utilizados de la manera
más óptima debido a que existen una gran cantidad de equipo y materiales
obsoletos, esto impide aprovechar el espacio para una mejor distribución y así evitar que producto permanezca en el piso, propenso a mayor humedad, suciedad,
o plagas de insectos o roedores.
4.2.3. Procedimiento de Despacho El procedimiento de despacho se realiza de dos vías dependiendo del personal
que solicite el bien. Para el caso de personal interno de la Universidad Estatal a
Distancia, no se sigue un control tan estricto que permita verificar la salida de
productos, materiales e insumos, pero para el caso de personal que se contrata se
sigue un procedimiento más estructurado. El diagrama de flujo correspondiente al
proceso de despacho o entrega, se puede ver en la figura N°7.
53
Inicio
1. Llegada del personal que solicita uno o varios
productos al almacén
2. Solicitar al encargado del almacén el producto,
material o insumo requerido
5. Entrega al encargado el formato firmado y sellado
por el contratista
3. Verificación si el personal es un
contratista
4. El encargado del almacén pide el formato
con los productos requeridos
6. Recepción de los formatos con los productos
solicitados
7. Se busca el producto en los estantes del almacén
8. Verificación de disponibilidad de
productos
9. Se preparan los productos para su salida del
almacén
11. Personal UNED recibe los productos
solicitados
12. Personal contratado recibe
los productos solicitados
10. Personal es contratista
13. El encargado sella y firma el formato
14. Archiva el formato
Fin
16. Se documenta el producto para realizar la solicitud de compra
15. No hay despacho del producto
Si
No
NoSi
No
Si
PERSONAL INTERNO / CONTRATADO ALMACÉN
Figura N°7. Diagrama de Flujo. Proceso de Despacho.
Fuente: Unidad de Almacén General
54
Procedimiento a Seguir por Personal Contratado
Únicamente para la salida de los artículos de limpieza que emite el personal
contratado de la UNED, se dispone de un formato estructurado, donde se describe
la cantidad requerida de cada artículo, fecha de solicitud, área de la UNED de
destino y nombre del solicitante. Todos estos datos permiten al encargado de la
bodega conocer la frecuencia en la cual son extraídos del almacén. En caso de
que no se entregue el formato de solicitud al encargado del almacén por parte del
personal contratado, no se autoriza la salida de los productos, materiales y/o
insumos asociados.
Una vez preparado el pedido, el encargado de almacén firma la planilla de
solicitud constatando que se hizo la entrega. Dicha planilla se queda en un archivo
del almacén. Gracias a esta labor, se pudo realizar el estudio de salida de
productos, materiales e insumos, ya que se contaba con la información necesaria.
Para las otras categorías de productos que no son artículos de limpieza que no
cuentan con el formato antes descrito, se dificulta controlar la salida, dificultando
que exista información de la rotación y destino de todos los productos, materiales
e insumos.
Procedimiento a Seguir por Personal Interno
El procedimiento utilizado por el personal interno de la UNED, consiste en pedir
mediante una requisición al encargado del almacén, los productos, materiales y/o
insumos requeridos. Luego que el encargado busca el pedido en los estantes del
almacén, hace la entrega, dejando constancia mediante un recibo de que hubo
una salida, sin embargo no se genera un reporte del saldo del inventario que
queda disponible en bodega.
55
El proceso de búsqueda dentro del almacén ocurre de manera no estructurada, ya
que no se cuenta con una ubicación fija para cada producto, material e insumo. En
el recorrido realizado por las instalaciones, se pudo observar que la mayoría de los
artículos de un mismo tipo, características no siempre se encuentran en un radio
cercano.
4.3. Análisis de los Productos, Materiales e Insumos
La Unidad de Almacén General de la UNED maneja una gran variedad de
productos, materiales e insumos, los cuales facilitan las labores de limpieza y
mantenimiento a equipos y áreas de la UNED. El almacén presenta una gran
variedad en cuanto a sus características. Existen productos químicos, venenosos,
inflamables, metálicos, plásticos, de caucho y de vidrio. Además se pueden
encontrar en estado líquido, sólido y gaseoso.
4.3.1. Tipos de Productos
Hay que destacar que aunque varios productos, materiales o insumos cumplen
una misma función pero difieren en marca o en material de fabricación, son
contados como un “Tipo de Producto” diferente.
La categoría que cuenta con la mayor variedad de “Tipos de Productos” es la de
“Tuberías”, seguida de “Varios”, “Plomería” e “Iluminación”. Este hecho no quiere
decir que sean los más utilizados en el almacén, sino que son las categorías
donde hay mayor variedad de marcas y artículos que cumplen una función similar.
A continuación se muestra el cuadro N°3, en el cual se detallan las cantidades de
“Tipos de Productos” por categoría:
56
Cuadro N°3. Tipos de Productos por Categoría.
Categoría Tipos de Productos Artículos de limpieza 67
Cables 20 Electricidad 70 Extintores 4
Iluminación 100 Jardinería 30
Pintura 65 Plomería 110 Químicos 48 Tuberías 186
Varios 114 Vigilancia 2
Desperdicio 62 TOTAL 878
Fuente: Unidad de Almacén General A continuación se presenta el gráfico N°1, correspondiente al porcentaje de tipos de productos por categoría con base en la información del cuadro anterior.
Gráfico N°1. Porcentaje de los Tipos de Productos por Categoría. Fuente: Unidad de Almacén General
[NOMBRE DE CATEGORÍA]
[PORCENTAJE] [NOMBRE DE CATEGORÍA]
[PORCENTAJE] Electricidad
8%
Extintores 1%
Iluminación 11%
Jardinería 3%
Pintura 7%
Plomería 13%
Químicos 6%
Tuberías 21%
Varios 13%
Vigilancia 0%
Desperdicio 7%
Tipos de Productos por Categoría
57
Del gráfico anterior, es importante señalar que las tuberías (21%), los artículos de
plomería (13%) y los de iluminación (11%) son los tipos de productos que están
demandando un acomodo o agrupación en espacios o estantes de mayor amplitud
para facilitar su búsqueda y organización, dado que representan los tipos de
artículos con mayor variedad en el almacén.
4.3.2. Cantidad de Productos por Categoría
Al efectuar el análisis de la cantidad de productos por clase, se puede determinar
cuáles son las categorías con mayor número de productos. En el cuadro N°4 se
presentan los resultados obtenidos para esta característica:
Cuadro N°4. Cantidad y Porcentaje de Productos por Categoría
Categoría Cantidad Porcentaje Artículos de limpieza 1036 1,70
Cables 30 0,05
Electricidad 1771 2,91
Extintores 32 0,05
Iluminación 3003 4,93
Jardinería 264 0,43
Pintura 225 0,37
Plomería 2053 3,37
Químicos 320 0,53
Tuberías 5694 9,35
Varios 46411 76,20
Vigilancia 4 0,01
Desperdicio 62 0,10
TOTAL 60843 100
Fuente: Unidad de Almacén General
58
Gráfico N°2. Cantidad de Unidades por Categoría
Fuente: Unidad de Almacén General
En el gráfico N°2 se pueden observar las cantidades de productos por categorías presentes en la Unidad de Almacén General de la Oficina de Servicios Generales. Al día viernes 05 de junio de 2015, sumando los productos, materiales e insumos, el almacén arroja una cifra total de 60843 unidades de productos. La categoría de “Varios” representa un 76% (46411 unidades de productos). Esta categoría es la más abundante ya que se encuentran los productos más pequeños y números del almacén, como lo son las tuercas, clavos, tornillos, llaves, arandelas, entre otros. La segunda categoría con más unidades de productos es “Tubería”, que representa el 9% (5694 unidades de productos). En el almacén, los productos que más rotan según el juicio personal del encargado, son los “artículos de limpieza”. Esta categoría se encuentra en la sexta posición con respecto a la cantidad disponible (ver cuadro N°3), lo anterior quiere decir que existen productos que no se utilizan con mucha frecuencia o no rotan con mayor periodicidad.
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
45000
50000
Cantidad de Unidades por Categoría
59
4.3.3. Movimiento de Productos
Dado que el almacén no cuenta con una base de datos para todas las categorías
existentes que proporcione información en cuanto al inventario promedio en
unidades, materiales e insumos, se hace difícil obtener la rotación de cada uno.
Sin embargo, se realizó una encuesta al encargado del almacén, para obtener de
una manera aproximada, el movimiento de los diferentes tipos de productos.
Cabe destacar que esta información se basa exclusivamente en la pericia y
experiencia de la persona, y que no posee sustento histórico. El movimiento de los
productos, materiales e insumos se clasificaron en cuatro categorías: semanal,
quincenal, mensual y trimestral. El siguiente cuadro muestra la cantidad de “tipos
de producto” y su movimiento en cantidad y porcentaje.
Cuadro N°5. Movimiento de Tipos de Productos
Movimiento Tipos de Productos Porcentaje
Semanal 111 13,60
Quincenal 141 17,28
Mensual 462 56,62
Trimestral 102 12,50
TOTAL 816 100
Fuente: Unidad de Almacén General.
Del cuadro anterior llama la atención que la mayor cantidad de tipos de productos
tienden a moverse más de forma mensual (56,62%), muy probablemente porque
las grandes entregas de materiales e insumos a las 37 sedes se efectúan
mensualmente, este dato es importante para que se pueda mejorar la ubicación de
éstos dentro del almacén, como también la mejora del proceso de adquisición y
compra.
60
4.3.4. Ubicación de los Productos, Materiales e Insumos
Con respecto a la ubicación de los productos, materiales e insumos dentro del
almacén, se observa que se desperdicia cerca de un 25% del área con que se
cuenta. El almacén cuenta con un área en las instalaciones de la UNED y una
bodega alquilada en Colima de Tibás.
El almacén ubicado en la Sede Fernando Volio Jiménez (Campus Central) se
almacena cerca de 11156 unidades de productos, esta cantidad es casi 4 veces
menor de lo que se almacena en la bodega alquilada (49695 unidades de
productos) pues dispone de mayor espacio. Hay que destacar que la mayoría de
los productos, materiales e insumos almacenados en la bodega alquilada,
presentan una menor variedad de productos que los que se encuentran en el
campus central.
En el gráfico N°3 se puede observar la relación porcentual de lo que resguarda
cada almacén de la UNED.
Gráfico N°3. Porcentaje de Unidades Resguardadas en los Almacenes
Fuente: Unidad de Almacén General
Sede Fernando
Volio Jiménez
18%
Almacén Arrendado
Colima 82%
61
4.3.5. Condición de los Artículos de Limpieza
En el almacén no se manejan todos los productos, materiales e insumos por igual.
Los que se encuentran en la categoría de artículos de limpieza, sí cuentan con un
formato que debe ser llenado para la salida del almacén, siendo los únicos de los
que se puede obtener información de demanda de cada producto, material e
insumo en esa categoría. Los artículos de limpieza son lo que más salen del
almacén y por ende los que más se compran por parte de la Oficina de Servicios
Generales.
4.3.6. Datos Históricos de Artículos de Limpieza
Los datos mostrados en el cuadro N°6 son extraídos de los formatos de salida de
productos, materiales e insumos desde setiembre de 2014 hasta junio de 2015. En
función de esa información, se analizará la cantidad de productos, materiales e
insumos que salen a lo largo de un año, ya que la demanda no es constante a lo
largo del tiempo.
En el cuadro N°6, se pueden observar los meses en que la Oficina de Servicios
Generales necesita más artículos para la limpieza de la Universidad, estos son los
meses de enero, mayo y agosto. En esos meses comienzan los períodos
cuatrimestrales en la universidad.
La información mostrada en el cuadro es de gran importancia, ya que da a
conocer la cantidad de productos, materiales e insumos despachados en esos
meses y puede ser de gran ayuda para que en futuras ocasiones se posea
suficiente inventario en el almacén, y así cubrir la demanda. Inferimos que el
comportamiento con respecto a la salida de productos, materiales e insumos se
mantendrá en un futuro inmediato, ya que el mantenimiento en las áreas de la
universidad normalmente se hace de forma programada.
62
Cuadro N°6. Salida de Productos en la Categoría de Artículos de Limpieza
Mes Productos Despachados
2014
Setiembre 875 Octubre 1365
Noviembre 890 Diciembre 364
2015
Enero 1034 Febrero 929 Marzo 906 Abril 954 Mayo 1249 Junio 990 Julio 996
Fuente: Unidad de Almacén General Se puede observar que los meses en donde menos se solicitan artículos de limpieza son los de diciembre, marzo y julio, correspondiente a los meses donde hay vacaciones institucionales o feriados como Semana Santa. De acuerdo a la información suministrada por la Oficina de Servicios Generales, los artículos de limpieza son los que se adquieren con mayor frecuencia. La figura N°9 muestra el comportamiento de la salida de los “Artículos de Limpieza” del almacén durante el período de setiembre 2014 a julio 2015.
Figura N°9. Salida de Productos Por Mes
Fuente: Unidad de Almacén general
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
Salida de Productos por Mes
63
Por lo antes dicho, es importante controlar la entrada y salida de los productos,
materiales e insumos en esta categoría al igual que las demás, que a pesar de
que sus salidas no son tan frecuentes, se debe llevar un control, con el fin de
mantener una buena gestión de inventario.
El formato existente para esta categoría, contiene todos los productos, materiales
insumos necesarios para realizar las labores de limpieza. Sin embargo, no todos
tienen un mismo comportamiento en cuanto a su demanda, por lo que la salida del
almacén de ellos difiere entre sí.
En el cuadro N°7 “Salida de Artículos de Limpieza desde Setiembre 2014 – Julio
2015”, se muestran de manera decreciente aquellos productos, materiales e
insumos que fueron solicitados más veces durante el período antes descrito, y el
porcentaje acumulado.
Cuadro N°7. Salida de Productos de Limpieza de Setiembre 2014 a Julio 2015
N° Producto Cantidad Porcentaje % Acumulado
1 Higiénico jumbo roll blanco (cajas) 1454 13,78 13,78
2 Jabón en polvo (kg) 597 5,66 19,44
3 Servilleta blanca 24 paquetes por caja 547 5,18 24,62
4 Papel secante de mano 486 4,61 29,23 5 Ajax en polvo (unidad) 442 4,19 33,42 6 Paños amarillos 427 4,05 37,46 7 Desengrasante líquido (g) 375 3,55 41,02 8 Mopas 374 3,54 44,56 9 Ajax en líquido (l) 369 3,50 48,06
10 Guantes 356 3,37 51,43 11 Desinfectante líquido (g) 342 3,24 54,67 12 Cloro (galón) 330 3,13 57,80 13 Ambientador en spray 304 2,88 60,68 14 Handy 297 2,81 63,50 15 Ácido para WC (l) 284 2,69 66,19
64
N° Producto Cantidad Porcentaje % Acumulado
16 Bolsas medianas 273 2,59 68,77 17 Pride 271 2,57 71,34 18 Bolsas grandes (50 bolsas) 269 2,55 73,89 19 Bolsas tobitas (50 bolsas) 262 2,48 76,37
20 Bolsas negras pequeñas (50 bolsas) 221 2,09 78,47
21 Ambientador líquido 198 1,88 80,34
22 Papel secante de mano tipo especial 171 1,62 81,97
23 Brisol líquido 166 1,57 83,54 24 Insecticida mata voladores 155 1,47 85,01 25 Pistolas 151 1,43 86,44 26 Coleto pequeño 149 1,41 87,85 27 Cepillo cerda suave 137 1,30 89,15 28 Palo cepillo 127 1,20 90,35 29 Cera líquida plástica (galón) 123 1,17 91,52 30 Envase para pistola 105 1,00 92,51 31 Coleto grande 96 0,91 93,42 32 Otros 90 0,85 94,28 33 Esponja verde (m) 65 0,62 94,89 34 Freedom (removedor de cera) (g) 57 0,54 95,43 35 Insecticida mata rastreros 49 0,46 95,90 36 Espátula 44 0,42 96,31 37 Sellador de cera (g) 43 0,41 96,72 38 Findez 42 0,40 97,12 39 Palas plásticas 36 0,34 97,46 40 Cepillo para poceta 33 0,31 97,77 41 Tobos pequeños 27 0,26 98,03 42 Cepillo de mano 26 0,25 98,28 43 Limpia vidrios líquido 26 0,25 98,52 44 Cepillo cerda dura 24 0,23 98,75 45 Haragan limpia vidrios 23 0,22 98,97 46 Palo porta mopa 20 0,19 99,16 47 Haragan industrial 19 0,18 99,34 48 Acero brill líquido (g) 12 0,11 99,45 49 Escobillas 9 0,09 99,54 50 Chupones con palo 8 0,08 99,61 51 Papelera cuadrada 8 0,08 99,69 52 Palo extensión escobillón 7 0,07 99,75 53 Papelera inclinada 7 0,07 99,82
65
N° Producto Cantidad Porcentaje % Acumulado
54 Carro exprimidor de mopa 5 0,05 99,87
55 Servilleta gris 24 paquetes por caja 5 0,05 99,91
56 Veneno para roedores 4 0,04 99,95 57 Cepillo para vidrios 2 0,02 99,97 58 Fombra 1 0,01 99,98 59 Higiénico jumbo roll rosado 1 0,01 99,99 60 Platirrode 1 0,01 100,00 61 Higiénico gardenia 0 0,00 100,00 62 Higiénico maracay 0 0,00 100,00 63 Paños blancos tipo colmena 0 0,00 100,00 64 Pipotes pequeños de 50 litros 0 0,00 100,00 65 Pipotes grandes 0 0,00 100,00 TOTAL 10552 100% 100%
Fuente: Unidad de Almacén General Referenciado en la información del cuadro N°7, se puede analizar que los primeros 21 artículos de los 65 en existencia en la categoría de artículos de limpieza, representan el 80,34% de las salidas de los productos, materiales e insumos en el período desde setiembre 2014 hasta julio de 2015. Estos artículos son esenciales e importantes para el buen funcionamiento de la Universidad y por ende del almacén, debido a que se solicitan con mayor frecuencia para realizar las labores de mantenimiento y limpieza. Se debería contar con suficiente cantidad para cubrir la demanda requerida. Realizando el diagrama de Pareto, se puede observar que los primeros tres artículos son aproximadamente el 25% del total, y que además son lo más importantes dentro del almacén. Al mismo tiempo cubren la demanda en un 80%. Dichos productos, materiales e insumos son considerados de suma importancia y vitales para el buen funcionamiento de la Universidad. Seguidamente se encuentran aquellos productos cuya salida es moderada, y de allí su mediana importancia para el almacén. Son aproximadamente el 75% restante de productos, y debido a su escasa salida, cubre en un 20% la demanda. El Diagrama de Pareto correspondiente a la demanda de “Artículos de Limpieza” se puede ver en la figura N°10.
66
Figura N°10. Diagrama de Pareto de la Salida de Artículos de Limpieza
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
4.4. Análisis de la Gestión de Almacenamiento El proceso de gestión de almacenamiento llevado a cabo en el almacén sigue una
política propia, en el que los productos, materiales e insumos son situados dentro
de éste de acuerdo al criterio del encargado. Con esto no se hace referencia de
que están mal ubicados, ya que el encargado los ordena basándose en un
razonamiento lógico, determinado por lo siguiente:
a) Colocación de los productos, materiales e insumos en el lugar donde haya
existencia del mismo.
b) Si no hay existencia del producto, materiales o insumo dentro del almacén,
se coloca donde se disponga de espacio.
c) Si el producto, material o insumo es de gran peso, generalmente es
colocado en el almacén de Colima.
El proceso de gestión de almacenamiento se puede mejorar considerablemente
siguiendo otra metodología más estructurada.
0102030405060708090100
-100100300500700900
110013001500
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Diagrama de Pareto
67
4.4.1. Recepción, Descarga y Almacenamiento Este proceso se inicia con la llegada de los productos, materiales o insumos al almacén a través de los proveedores. Estos no cuentan con una zona de descarga debidamente señalada. Actualmente la Oficina de Servicios Generales posee un estacionamiento con pocos puestos para vehículos, en el que normalmente están ocupados por su personal. No se actúa de la mejor manera al disponer de puestos fijos para los proveedores pues pueden llegar en cualquier momento del día, sin previo aviso, y como existe una zona de recepción definida, generalmente se estacionan en frente del almacén, obstruyendo la salida de los vehículos. Posteriormente, se descargan los productos, materiales e insumos en la entrada del almacén, y son recibidos por el encargado para su verificación. Sin embargo, el almacén no cuenta con una zona de recepción y control. Es muy importante que el almacén disponga de esta zona ya que ahí es donde se comprueba el estado físico de los productos, materiales y/o insumos, así como la cantidad, para luego clasificarlos y almacenarlos en el lugar que correspondan. Actualmente, el encargado hace la verificación en la entrada del almacén. Esto dificulta el paso a las personas que circulan por ese espacio. Luego que el encargado hace la verificación y comprueba que el estado físico y la cantidad es la correcta, se procede a almacenarlos. Los productos, materiales e insumos que maneja el almacén, no son ordenados de acuerdo a su categoría, sólo los artículos de limpieza que están ubicados en un cuarto cerrado que depende del almacén; es un área que dispone de 16,00 m2 y una altura de 3,20 m, con cuatro estantes. Si los estantes se encuentran llenos, los artículos de limpieza que no pueden ser situados allí, son colocados en otro lugar dentro del almacén. Generalmente son los artículos que no desprenden algún olor fuerte, ya que por lo contrario, podría generar incomodidad. Para la ubicación de los demás productos, materiales e insumos dentro del almacén, influyen muchos factores como: tipo, tamaño, peso, rotación, entre los más importantes.
68
4.4.2. Condiciones de los Almacenes
Los factores a destacar en cuanto a las condiciones del almacén son los estantes,
la iluminación y la ventilación. Es muy importante mantener los primeros en buen
estado para dar una mejor protección a todos los productos, materiales e insumos.
Estantes: Actualmente el almacén posee estantes que en su mayoría están
en mal estado (oxidados, doblados, corroídos, entre otros defectos). Esto
hace que el almacenamiento sea más complejo ya que lo primordial es el
resguardo de productos, materiales e insumos.
Ventilación: El segundo factor a destacar es la ventilación. El almacén
posee ventiladores en la planta que fueron instalados de manera
improvisada por el encargado para dar un mejor acondicionamiento al lugar,
pero no es suficiente para refrescar todo el lugar.
Iluminación: El último factor es la iluminación. El almacén cuenta con buena
luminosidad, pero existen lugares en donde los estantes obstruyen el paso
de la luz, y no se aprovecha totalmente.
Hay que tomar en cuenta que la falta de limpieza y orden dentro del almacén
afectan el estado de los materiales, insumos y productos. También se perciben
olores que se desprenden del vertedero ubicado en las cercanías, lo cual origina la
presencia de mosquitos y roedores dentro de las instalaciones del almacén.
En los cuadros N°8 y 9 se pueden observar las medidas de todos los estantes
existentes en el almacén. Con respecto a los 16 estantes existentes destinados
para almacenar productos, materiales e insumos, poseen una altura que varía de
1,97 y 2,17 m, donde la media es de 2,0 m, salvo un estante que tiene una altura
de 2,32 m que está ubicado en una zona la cual no tiene techo.
69
Cuadro N°8. Dimensiones y Área de Estantes Almacén Colima de Tibás
Estantes Altura (m) Ancho (m) Profundidad (m) Área (m2)
AA 2,02 0,93 0,40 0,372 AB 2,02 0,93 0,40 0,372 AC 2,02 0,93 0,51 0,474 AD 2,02 0,93 0,51 0,474 AE 2,00 0,93 0,50 0,465 AF 2,00 0,93 0,50 0,465 AG 2,14 1,09 0,51 0,556 AH 1,53 0,93 0,33 0,307 AI 2,01 0,93 0,40 0,372 AJ 2,01 0,93 0,40 0,372 AK 2,01 0,93 0,40 0,372 AL 1,54 0,92 0,40 0,368 AM 2,00 0,93 0,40 0,372 AN 1,67 2,00 0,97 1,940 AO 2,20 3,44 0,81 2,786 AP 1,64 1,07 0,32 0,342 AQ 1,64 1,07 0,32 0,342 AR 1,64 1,07 0,32 0,342 AS 1,64 1,07 0,32 0,342
AV1 2,00 0,93 0,34 0,316 AV2 1,97 0,93 0,40 0,372
Área Total 12,1256 Fuente: Unidad de Almacén General
Cuadro N°9. Dimensiones y Área de Estantes Almacén Campus Central
Estantes Altura (m) Ancho (m) Profundidad (m) Área (m2)
BA 2,10 2,27 0,58 1,3166 BB 1,97 0,93 0,30 0,279 BC 1,97 0,93 0,62 0,5766 BD 1,97 0,93 0,40 0,372 BE 1,97 0,93 0,51 0,4743 BF 1,97 0,93 0,51 0,4743 BG 1,97 1,08 0,31 0,3348 BH 1,97 1,08 0,31 0,3348
70
BI 1,97 1,08 0,31 0,3348 BJ 1,97 1,08 0,31 0,3348 BK 2,03 1,51 0,38 0,5738 BL 2,17 2,17 1,20 2,604 BM 2,00 0,93 0,50 0,465 BN 2,32 0,93 0,60 0,558 BO 2,00 0,93 0,51 0,4743 BP 2,00 0,93 0,34 0,3162 Área Total 9,8233
Fuente: Unidad de Almacén General
Los 21 estantes que están en la bodega de Colima de Tibás, poseen una altura
que varía entre 1,53 y 2,20 m donde la media es de 1,89 m. Del total de los
estantes presentes, 2 de ellos están en desuso. Se está desaprovechando este
espacio para el almacenamiento.
Se puede decir que la mayoría de los estantes poseen una atura cercana a la
altura del nivel de la bodega, esto es una ventaja ya que se aprovecha el espacio
vertical y se le da un mejor uso al área disponible.
Hay que destacar la existencia de productos, materiales e insumos de gran
tamaño o muy pesados, que no pueden ser situados en los estantes y por lo tanto
son almacenados en el piso.
Área de Utilización del Almacén Sede Fernando Volio Jiménez
Con base en la información del cuadro N°9 el área total de utilización en los
estantes del almacén del campus central es de 9,82 m2, si a este dato se le
agrega el área que ocupan los productos, materiales e insumos ubicados en el
piso, los dos escritorios, una escalera, un lavamanos y dos estantes utilizados
para la parte administrativa del almacén se puede obtener el área de utilización. A
continuación se detallan las áreas utilizadas:
71
a) Área de ocupación de los escritorios: 3,94 m2 b) Área de ocupación de la escalera: 1,00 m2 c) Área de ocupación de los dos estantes usados para la parte administrativa:
0,63 m2 d) Área de ocupación de productos, materiales e insumos ubicados en el
almacén de la Sede Fernando Volio Jiménez: 9,37 m2 e) Área de ocupación de lavamanos: 1,00 m2
Al considerar todas las áreas de ocupación, se obtiene que la superficie de utilización de este almacén es de 25,76 m2. Este dato será tomado en cuenta en la sección de indicadores de utilización de los almacenes para evaluar la eficiencia en el uso del espacio. Área de Utilización del Almacén Colima de Tibás Con base en la información del cuadro N°8 el área total de utilización en los estantes de la bodega de Colima de Tibás es de 12,13 m2. A esto hay que agregarle el área que ocupan los productos, materiales e insumos ubicados en el piso y los escombros situados en dicho almacén que se detallan a continuación:
a) Área de ocupación de los productos, materiales e insumos ubicados en el almacén de Colima: 7,50 m2
b) Área de ocupación de los escombros que se encuentra en la bodega de Colima de Tibás: 20,00 m2
Tomando todas las áreas de ocupación en el almacén de Colima se obtiene que el área de utilización es de 39,63 m2 este dato será tomado en la siguiente sección del estudio. 4.4.3. Indicadores de Utilización de los Almacenes Con los datos recopilados de los estantes existentes y de las dimensiones del almacén, se pueden hallar los porcentajes de utilización de los dos almacenes,
72
con la finalidad de conocer si se están aprovechando correctamente los espacios con que se cuenta, para almacenar todos los productos, materiales e insumos que maneja el almacén. Dicho indicador se obtiene con la siguiente fórmula:
% de Utilización = (Área utilizada / Área total)
Bodega Campus Central: % utilización = (25,76 m2 / 43,25 m2)*100 =
59,56%
Bodega Colima de Tibás: (39,63 m2 / 64,80 m2)*100 = 61,16%
Al analizar estos indicadores, el porcentaje de utilización en la bodega de Tibás
es de 61,16%, lo cual pareciera que es eficiente, pero no es así, ya que se está
utilizando un gran espacio para ubicar escombros y material obsoleto en mal
estado, si estos se eliminaran del almacén, el porcentaje de utilización se
reduciría a un 30,86%, es decir, se dispondría de mayor espacio para la
colocación de estantes y así aprovechar de manera eficiente el espacio con que
se dispone, con la finalidad de mejorar el almacenamiento de los productos,
materiales e insumos dentro del almacén.
Con respecto al almacén ubicado en la sede central, se tiene que el porcentaje
de utilización de la bodega es de un 59,56%, esto quiere decir que más de un
40% del espacio para almacenar no se está aprovechando al máximo lo cual
representa una oportunidad de mejora. Caso similar a la bodega de Colima e
Tibás, existen productos como escritorios y lavamanos en malas condiciones que
quitan espacio y que muy probablemente no se lleguen a utilizar en un futuro.
Si bien es cierto las áreas del almacén central y la bodega de Colima son
pequeñas en comparación a otros almacenes de instituciones similares como el
de la UCR, UNA y TEC, es importante resaltar que la UNED cuenta con un
modelo de operación a distancia y una política de descentralización en donde los
73
37 centros universitarios o sedes de la UNED a lo largo del país tienen sus
propias bodegas o áreas de almacenamiento en donde se resguardan materiales,
productos y suministros que son custodiados por los administradores de cada
centro, de manera que lo que está concentrado en estos dos almacenes en
estudio es para surtir las necesidades del campus central.
4.4.4. Cajas Apiladoras Improvisadas
En el almacén se manejan una gran cantidad de artículos de poco tamaño. El
encargado se ve en la necesidad de elaborar cajas para aglomerar y apilar el
mayor número de productos, materiales o insumos con características y funciones
similares, y así ahorrar espacio. Sin embargo estas cajas son improvisadas,
generalmente hechas de cartón. A pesar de que en el almacén se cuentan con
gavetas, cajas apiladoras y bandejas en buenas condiciones y de materiales
resistentes, todas estas son insuficientes.
4.4.5. Ausencia de Zona de Preparación y Salida
El almacén no cuenta con una “Zona de Preparación” en el que se puedan
embalar cierta mercadería para su distribución a los distintos centro universitarios,
y tampoco existe una zona de “Salida” debidamente demarcada. Si bien es cierto
que el despacho de productos no se hace en grandes cantidades, se hace
necesario este tipo de zonas para un mejor flujo de los materiales.
4.4.6. Presencia de Desperdicios
En la bodega de Colima de Tibás se encuentra gran cantidad de equipo y
mobiliario obsoleto que ocupan casi la mitad del espacio disponible con el que se
cuenta. La cantidad de equipos y materiales para desecho es de 62 artículos, la
mayoría de gran tamaño se encuentra en el piso, ocupando un 29,87% del área de
la planta. Entre los desperdicios más comunes se pueden mencionar sillas,
74
máquinas de escribir, bebederos, muebles de oficina, restos de estantes, resto de
cielo raso, soporte de luminarias, bancos para sentarse, entre otros.
El principal problema de esta situación es que están ocupando un área valiosa que
podría utilizarse de una mejor manera. Estos artículos están llenos de polvo y
suciedad, lo que facilita la proliferación de insectos voladores y la presencia de
roedores.
75
CAPITULO V: Propuesta de Acción
76
En este capítulo se presentan las propuestas para mejorar la situación actual de la
Unidad de Almacén General de la Oficina de Servicios Generales de la UNED,
atacando los principales problemas observados tanto en la parte de gestión de
inventario como en almacenamiento, en función de los objetivos planteados.
5.1. Sistema de Indicadores para Medir la Gestión del Almacén
Debido a la necesidad de evaluar el desempeño y los resultados en los diferentes
procesos (solicitud, compra, almacenamiento, recepción y despacho), en los
cuales están involucrados los productos, materiales e insumos del almacén, se
observó la necesidad de establecer indicadores que permitan determinar el éxito
de los mismos. Estos indicadores son de relevancia ya que están enfocados en los
objetivos que se plantearon para mejorar de manera notoria la gestión del
inventario y del almacenamiento.
Los indicadores que a continuación se plantean, fueron seleccionados por el
encargado del Almacén General de la UNED para asegurar cuatro aspectos
fundamentales: la confiabilidad del programa informático, la calidad en el servicio,
la gestión de almacenamiento y la gestión de los inventarios con indicadores
fáciles de calcular en una primera fase. Esta información puede ser verificada, ya
que con el uso de los formatos propuestos se podrán obtener los datos necesarios
para los cálculos.
1. Indicador de Confiabilidad
Con la implementación del programa informático, se propone crear un indicador
que permita conocer su confiabilidad. Para ello es necesario cargar la información
inherente de la cantidad de productos, materiales e insumos presentes en el
almacén al programa, y a su vez realizar un conteo para observar si existe alguna
discrepancia entre los datos. El indicador de confiabilidad del programa vendrá
expresado según la fórmula mostrada a continuación:
77
Confiabilidad del Programa = (Total de productos en programa) /
(Total de productos contados)
El análisis del indicador “Confiabilidad del Programa”, seguirá el siguiente criterio:
Si es = 1. La cantidad de productos, materiales e insumos que registra el
programa concuerda en su totalidad con los almacenados.
Si es > 1. La cantidad de productos, materiales e insumos que están registrados
en el programa, exceden de la cantidad que realmente contiene el almacén.
Si es < 1. La cantidad de productos, materiales e insumos presentes en el
programa es inferior a la del almacén.
Para los casos donde el indicador es diferente de 1 (> ó < 1) se deben actualizar
los datos en el programa de aquellos que presentan diferencia con respecto al
conteo manual.
2. Indicador de Nivel de Servicio
Este indicador va a permitir conocer el nivel de servicio prestado por un proveedor,
es el indicador que muestra el porcentaje de “Nivel de Servicio”. Éste va a ser
referenciado por la cantidad de pedidos entregados exitosamente por parte del
proveedor, es decir, que el proveedor suministre en su totalidad los productos,
materiales e insumos requeridos. Cada proveedor tendrá un indicador para su
evaluación individual. Esta información será obtenida a través del “Formato para
Evaluación de Proveedores” que se puede observar en el anexo N°1.
El indicador de Nivel de Servicio vendrá expresado en porcentaje, por lo que la
fórmula es:
78
Nivel de Servicio = (N° de pedidos recibidos correctamente por el proveedor / N°
total de pedidos a ese proveedor)*100
El análisis del indicador “Nivel de Servicio”, seguirá el siguiente criterio:
Si es = 100%. El proveedor es muy confiable ya que cumple fielmente con los
requerimientos de los productos, materiales e insumos.
Si varía entre 75% – 99%. El proveedor se considera confiable, pero se estudiarán
las causas por las cuales han ocurrido problemas.
Si varía de 50% – 74%. Se considera un proveedor poco confiable que no presta
un servicio de calidad. Se deben ir buscando alternativas.
Si es menor a 50%. Es imperativo cortar relaciones con ese proveedor ya que no
ofrece ningún beneficio, por el contrario, es una amenaza ya que afecta
directamente con la eficiencia de la gestión de inventario. El registro de
proveedores con calificaciones menores al 50% ha de llevarse en un programa
informático del que se hará referencia en la siguiente sección.
3. Indicador de Espacio Utilizado
Para la gestión de almacenamiento se consideraron indicadores que van a permitir
mejorar las condiciones y los procesos que se llevan a cabo. Un indicador
importante, es aquel referido al porcentaje de espacio utilizado.
El indicador de Espacio Utilizado, vendrá expresado en porcentaje, por lo que su
fórmula es:
% Espacio Utilizado = (Área utilizada o Espacio Ocupado por Productos / Área
total con que cuenta el almacén)*100
79
El análisis del indicador “Porcentaje de Espacio Utilizado”, seguirá el siguiente
criterio:
Si varía entre 65% - 100. Se está utilizando muy eficientemente el espacio con que
cuenta el almacén.
Si varía entre 45% – 64%. Se usa adecuadamente el espacio disponible para
almacenar productos, materiales e insumos, sin embargo se podrían plantear
mejorar para aumentar la capacidad de almacenamiento.
Si es menor a 45%. Se despilfarra en gran medida el espacio con que se cuenta,
dicha área debe ser rediseñada y se deberán realizara analizar procesos de
mejora, los cuales se deberán implementar lo más pronto posible para mejorar la
gestión de almacenamiento.
Analizando la situación en la que se encuentra el almacén de la Oficina de
Servicios Generales, es de gran valor conocer el estado en el cual se encuentran
los estantes, además del porcentaje de los estantes que no sirven para el acopio
de productos, materiales e insumos.
4. Indicador de Condiciones de Estantes
El indicador de “Condiciones de Estantes” vendrá expresado en porcentaje, por lo
que su fórmula es:
% Condiciones de Estantes = (N° de estantes en condiciones aceptables /
N° total de estantes en el almacén)*100
El análisis del indicador “Condiciones de Estantes” seguirá el siguiente criterio:
80
Si varía entre 90 – 100%. La mayoría de los estantes están en buenas condiciones
para su correcto uso.
Si varía entre 70 – 89%. Estado aceptable. La mayoría de los estantes del
almacén están en buenas condiciones para su correcto uso. Se sugiere realizar
mantenimientos periódicamente para mejorar sus condiciones.
Si varía entre 50% - 69%. Estado moderado. Se recomienda pensar en la
adquisición de nuevos estantes ya que hay un gran número de estantes en
condiciones de franco deterioro.
Si es menor a 50%. Estado crítico. La sugerencia es comprar o elaborar estantes
de forma inmediata. La gestión de almacenamiento se ve seriamente afectada.
El uso adecuado de estos indicadores, permitirá:
i) Conocer la calidad de servicio, prestada por los proveedores.
ii) Determinar la confiabilidad del programa informático propuesto, con el
fin de mejorar la gestión del almacén.
iii) Conocer si se utilizan y se aprovechan de manera eficiente los espacios
con que cuenta el almacén.
iv) Conocer la situación en la cual se encuentran los estantes.
v) Permite ver y medir los cambios de una condición a lo largo del tiempo.
Una vez que el programa informático esté implementado se tendrán lo insumos
necesarios para generar los siguientes indicadores en una segunda etapa:
1. Porcentaje de error en órdenes despachadas
2. Porcentaje de cumplimiento en embarques
3. Número o porcentaje de órdenes perfectas
81
4. Número o porcentaje de órdenes completas
5. Cantidad de órdenes despachadas por persona
6. Unidades despachadas por empleado
7. Rotación de la mercancía
8. Costo de la unidad almacenada
9. Costo por metro cuadrado
10. Tiempo de surtido
11. Tiempo de orden
5.2. Modelo de Planificación y Control de los Inventarios
Del análisis de los procedimientos y datos obtenidos en el capítulo anterior
referente a la gestión de los inventarios, se puede decir que en la actualidad, no
se cuenta con un buen manejo de los productos, materiales e insumos más importantes en función de su rotación, no se poseen normas ni metodologías
para la realización de labores internas y se desaprovecha el espacio con que se
cuenta. Estos factores imposibilitan la realización de una eficiente gestión tanto
en el inventario como en el almacenamiento. De las necesidades antes descritas, se analizaron los siguientes modelos de inventarios, con la finalidad de identificar
el que se puede adaptar mejor a las necesidades del almacén.
Cuadro N°10. Modelos de Inventario
Modelos de Inventarios Propósito
Máximos y mínimos Controla a diario el comportamiento de los productos, establece cantidades máximas y mínimas de cada producto.
Regulación Stock de Seguridad Mantiene un margen de productos de reserva para cubrir demandas inesperadas.
Control de Alto, Medio y Bajo Valor Identifica los productos de gran valor
82
Modelos de Inventarios Propósito y/o costo, incremente los costos del inventario y de almacenamiento.
Productos Nacionales
Importante cuando el almacén maneja productos de fabricación nacional o extranjera. Acarrea costos de nacionalización y transporte.
Punto de Re-Orden
Determina la cantidad y el tiempo en que se debe realizar una orden de solicitud y comprar para cumplir la demanda.
Control de Entrada y Salida
Controlar la entrada y salida de productos del almacén lo que hace tener una mejor organización y planificación de los productos.
La importancia de controlar el inventario del almacén radica en que de este modo
se puede verificar si se logran las metas propuestas, y en caso contrario,
identificar las causas de los problemas para establecer las correcciones y de
manera oportuna.
El sistema que esta investigación propone a la Oficina de Servicios Generales,
engloba puntos pertenecientes a varios de ellos, a modo de crear un sistema
propio y exclusivo, capaz de adaptarse a las necesidades y características del
almacén. Se analizó la importancia de implementar en primer lugar el sistema de
control de entrada y salida, esto con la finalidad de conocer la entrada y salida en
las 13 categorías existentes, la intención es que a través de un sencillo
procedimiento se conozca la rotación de cada uno, a fin de mejorar el proceso de
compra.
Siguiendo con el objetivo de mejorar el proceso de compra, se piensa emplear un
punto de re-orden para cada producto, material e insumo, al igual que un punto
83
máximo, este será determinado según la demanda promedio mensual. Como se
ha mencionado, actualmente el almacén solamente posee un registro de salida en
la categoría de artículos de limpieza (setiembre 2014 – junio 2015), para las otras
categorías donde se desconoce la demanda, se fijará ese máximo como la
cantidad disponible de esos productos, materiales e insumos al momento en que
se levante el inventario.
Este razonamiento es debido a que, consultando al encargado del almacén, se
pudo conocer que los artículos pertenecientes a las demás categorías no poseen
una demanda muy alta. Para la fecha se cuenta con una cantidad aceptable de productos, materiales e insumos en esas categorías. Debido a las limitaciones
existentes en el almacén, como lo son: desconocimiento de la entrada y salida de
la mayoría de las categorías y por ende ignorancia de la rotación y de la demanda,
no se cuentan con las variables mínimas necesarias para establecer un punto de re-orden. Se decidió establecer que cuando exista un 25% de la cantidad antes
definida como máxima, se deberá emitir una orden de solicitud y luego comprar la
cantidad necesaria para alcanzar el nivel máximo. Para este razonamiento fue
tomado en cuenta el lead time o plazo de entrega transcurrido, que es el período desde que se emite la orden hasta que llega al almacén por parte del proveedor.
En este punto, el papel del proveedor es importante ya que de él depende que se
cumplan los plazos establecidos y acordados por ambas partes, para que el almacén se reabastezca en el tiempo deseado. Es por ello que se debe medir
continuamente el nivel de servicio a través del “Formato para Evaluación de los
Proveedores” (ver anexo N°1) y cuyo resultado se observará en el valor que señale el indicador “Nivel de Servicio”. En este punto el proveedor, puede ser
considerado como una amenaza o una oportunidad, dependiendo del primer
resultado de la evaluación en donde se lleva el registro de las calificaciones.
Con respecto a la cantidad a comprar, se determinó utilizar el modelo EOQ
(Cantidad Económica de Pedido), que establece la cantidad correcta que se debe
84
ordenar de cada producto, material y/o insumo. Para determinar la cantidad se
debe seguir la siguiente fórmula:
HDA2Q
Donde: Q = Cantidad de pedido (unidades)
D = Demanda anual del artículo (unidades)
H = Costo anual de mantenimiento y almacenamiento de un artículo (colones)
A = Costo de preparación de pedido (colones)
Esta metodología propuesta es debido a que no se cuenta actualmente con la
información necesaria para seguir los cánones establecidos en cada sistema y/o
modelo de inventario. Con la ayuda de los formatos propuestos (ver anexos N°1, 2 3 y 4), se espera que al cabo de seis meses o un año de control se cuente con la
suficiente información confiable para adaptar las condiciones y características del
almacén a un modelo conocido.
5.1.1. Propuesta de Programa Informático
El modelo de planificación y control de inventarios expuesto anteriormente
necesita que se lleve un registro diario de la entrada y salida de los productos,
materiales e insumos a fin de obtener información actualizada al alcance, para
cumplir con este requisito y contar con un control de la gestión del almacén e
inventarios, se propone el desarrollo de un programa informático capaz de:
a) Registrar la entrada y salida de productos, materiales e insumos del
almacén.
b) Registrar nuevos productos, materiales e insumos o eliminar de la base de
datos aquellos que durante un tiempo significativo no se hayan comprado.
85
c) Actualizar y controlar la base de datos del almacén continuamente.
d) En función de las premisas establecidas referidas al máximo y al punto de
re-orden, el programa emitirá una alerta indicando el producto que se debe
comprar con su respectiva cantidad.
e) Mejorar el proceso de solicitud, despacho y almacenamiento.
f) Mejorar la comunicación entre la Oficina de Servicios Generales y la Unidad
de Almacén General.
g) Muestra los resultados de los indicadores propuestos.
5.1.1.1. Requerimientos Mínimos del Programa Informático
El programa informático se plantea para que sea desarrollado en el lenguaje Java,
y en el manejador de la Base de Datos MySql con la finalidad de que sea lo más
práctico posible. Según lo manifestado por la Dirección de Tecnologías de
Información y Comunicación (DTIC) de la UNED, la universidad cuenta con
servidores que den respaldo a un programa informático como el que se propone, e
inclusive con programadores o desarrolladores de software quienes pueden hacer
el programa sin necesidad de incurrir en una contratación externa.
El ambiente de producción del programa debe contener varias pantallas, las
cuales han de mostrar la información necesaria para su ejecución. Dentro de los
requerimientos mínimos de este programa se citan los siguientes:
a) Debe contar con un sistema de verificación de datos que permita la
seguridad del programa.
b) Debe ser ejecutado únicamente por las personas autorizadas, para ello es
necesario colocar el número de cédula de identidad y la contraseña de la
persona, y una vez verificado y validado los datos, se tiene acceso al menú
principal.
86
c) El menú principal debe tener la fecha, hora y una lista de alertas de
inventario, donde se especifique el día en el cual apareció la solicitud, el
código y nombre del producto, material o insumo solicitado, la cantidad
disponible en el almacén y el lote que se debe comprar.
d) En el menú principal también deben observarse varios íconos, el primero de
ellos es referido al inventario. Al acceder se abrirá otro submenú en el cual
aparecerán varias opciones:
i. Insertar nuevo producto: registra un nuevo producto, material o insumo
a la base de datos del almacén especificando: nombre, descripción,
categoría, marca, ubicación (dentro del almacén), se define el lote, el
punto de re-orden, la cantidad máxima para ese producto y además
automáticamente se le asigna un código interno. El código interno debe
estar compuesto por las tres primeras letras de la categoría y la
secuencia de número de la cantidad existente de “Tipos de Productos”.
ii. Consultar productos: en esta sección se podrá consultar los productos,
materiales y/o insumos según el código, categoría, marca, nombre o
ubicación dentro del almacén.
iii. Reportes: se deben visualizar las órdenes de entrada y salida de los
productos ordenados por fecha de registro.
e) El segundo ícono debe ir referido a las órdenes de despacho. El contenido
con este punto debe estar basado en los requerimientos de productos,
materiales e insumos que el personal de la universidad necesita del almacén
para cumplir con sus labores. En esta ventana la persona de la Oficina de
Servicios Generales deberá buscar el producto, material o insumo solicitado
y agregarlo a la orden para luego enviarlo vía correo al encargado para que
puedan ser despachados.
87
f) El tercer ícono del menú principal debe ser referido a la administración de
usuarios. En este sub menú debe aparecer:
iv. Una pantalla para registrar el nuevo usuario y especificar su condición
para el manejo de la información de este programa. Entre los datos que
se requieren para el registro, son necesarios: número de cédula de
identidad, nombre, apellido, cargo, contraseña, confirmar contraseña y
tipo. El último va referido a los privilegios (1 = Administrador (Acceso
Total), 2 = Usuario (Acceso Restringido)).
v. El segundo punto es para consultar datos de usuario. En esta ventana
se podrá observar, eliminar o modificar los datos de un determinado
usuario.
vi. El tercer punto es referido a modificar los privilegios en el rol del
usuario. El administrador podrá otorgar permisos a los demás usuarios,
para que estos puedan observar una determinada información.
Con la puesta en marcha del programa planteado se pueden mejorar las
situaciones de:
a) Desconocimiento de las entradas y salidas de productos, materiales e
insumos.
b) Demora en los procesos de despacho.
c) Disponibilidad de cualquier producto, material e insumo.
d) Desconocimiento de la rotación.
e) Control de la información (base de datos).
f) Descontrol en el proceso de compra (alertas del sistema).
g) Medición del nivel de servicio de los proveedores.
h) La gestión de inventario.
i) La gestión de almacenamiento.
88
Un monto aproximado de lo que podría costar el programa informático es de
$1.250,00 si se contrata un proveedor externo. Se requiere además considerar
un contrato con el mismo desarrollador del programa para que brinde el
mantenimiento del sistema informático en caso de que se generen errores o
fallas, o en las situaciones de que se requiera hacer modificaciones o agregar
nuevos módulos al programa dependiendo de las necesidades que se lleguen a
presentar a futuro.
5.3. Marco Estratégico, Procesos y Normas para la Gestión de Inventario
En esta sección se plantean algunos aspectos de orden estratégico que
permitirán a la Unidad de Almacén General contar con una dirección clara de lo
que debe hacer y hacia dónde debe dirigirse, asimismo se plantean nuevos
diagramas de flujo para los diferentes procesos y finalmente la propuesta de una
serie de normativas o políticas para la gestión de los inventarios.
5.1.2. Marco Estratégico
Misión del Almacén: La Unidad de Almacén General de la UNED se dedica al resguardo, custodia,
control y abastecimiento de los productos, materiales e insumos necesarios para
realizar las labores de preservación y mantenimiento de las edificaciones, equipos,
y áreas verdes de la Universidad.
Visión del Almacén: Permitir el suministro de manera rápida y eficaz a los requerimientos necesarios
para las labores de preservación y mantenimiento de la Universidad, cumpliendo
con las normas eficientes de seguridad y de almacenamiento.
89
Objetivos del Almacén:
a) Tener a la disponibilidad los productos, materiales e insumos que se
requieran.
b) Controlar la entrada y salida de productos, materiales e insumos.
c) Conocer la rotación de los productos, materiales e insumos que se
manejan.
d) Conocer los productos, materiales e insumos de mayor importancia dentro
del almacén.
e) Ordenar de manera lógica y por grado de jerarquía los productos,
materiales e insumos con que se cuenta.
f) Mantener el orden y la limpieza de los productos, materiales e insumos.
g) Resguardar, proteger y controlar los productos, materiales e insumos en el
interior del almacén.
h) Mejorar la gestión de los inventarios y de almacenamiento.
5.1.3. Mejoras de los Procesos
En la Unidad de Almacén General de la UNED, se llevan a cabo procesos de
solicitud, despacho, recepción y compra de productos, materiales e insumos. En
este apartado, se proponen mejoras para hacer más eficiente cada uno de estos
procesos.
5.1.3.1. Proceso de Solicitud
En la figura N°12 se puede visualizar este proceso a través de un diagrama de
flujo.
90
Inicio
1. Oficina de Servicios
Generales emite una orden de
despacho
2. Existencia del producto en el
almacén
3. Se registra en el programa los
datos del producto
4. Se realiza una solicitud por la
cantidad requerida en el programa
5. ¿Con la salida de los productos se llega al punto de reorden?
6. Se genera una orden de solicitud
por la cantidad necesaria para
alcanzar el punto máximo del
producto
7. El programa elabora una alerta
de solicitud
8. El Director de Servicios
Generales revisa la orden de
solicitud
9. El Director de Servicios
Generales envía la solicitud de productos al
Departamento de Compras
Fin
No Si
Si
10. Se procede a la orden despacho
de productos al usuario solicitante.
No
Figura N°12. Diagrama de Flujo Proceso de Solicitud
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
91
El nuevo proceso de solicitud comenzaría cuando el jefe de la Oficina de Servicios
Generales, la secretaría u otra persona acreditada a dicha dependencia emita una
orden de despacho, y al momento de consultar el producto, material o insumo, el
programa arroje una advertencia señalando que no hay disponibilidad o que los
productos restantes en el almacén descontando la cantidad requerida en la orden
de salida, se encuentran en la zona de seguridad (25% de la cantidad máxima).
En estos casos el programa emite una alerta al jefe de la Oficina de Servicios
Generales, indicándole que se deben reponer dichos productos y que se deben
comprar los lotes que sean necesarios para alcanzar el punto máximo del
producto. Si un producto se requiere por primera vez, se deberá registrar en la
base de datos, y se solicitará para su compra, exactamente la cantidad indicada,
debido a su condición atípica.
Entre las características que se deben agregar están las siguientes:
Colocar claramente el nombre del producto.
Indicar la marca deseada.
Especificar la cantidad.
Definir la presentación del producto (caja, empaque, saco, rollo, carrete,
bolsa y envase) y
Precisar la unidad (litro, metro, galón, libra, centímetros cúbicos, rollos,
metro cuadrado y metro cúbico).
Las características anteriores son importantes para no incurrir en la adquisición de
productos no deseados o por la cantidad incorrecta. Para finalizar este proceso, se
recomienda que el jefe de la Oficina de Servicios Generales escoja un día de la
semana, preferiblemente los lunes debido a que es principio de semana, para
inspeccionar el documento en donde aparecen las solicitudes de productos, para
92
revisar, modificar o añadir alguna observación si corresponde. Luego se envía la
orden formal a la Oficina de Servicios Generales.
Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de:
a) Conocer los productos con que cuenta el almacén.
b) Conocer la cantidad disponible de cada producto.
c) Saber la cantidad necesaria para la cual se debe comprar.
d) Conocer el máximo de cada producto además del lote de compra.
e) No incurrir en la adquisición de productos no deseados y de baja calidad.
f) No emitir órdenes de solicitud sin especificar las características del
producto como: nombre, marca similar, la cantidad y categoría.
5.1.3.2. Proceso de Compra
Se puede observar el diagrama de flujo del proceso de compra propuesto en la
figura N°13.
Una vez recibida la orden por parte del jefe de la Oficina de Servicios Generales,
la Oficina de Contratación y Suministros deberá realizar el proceso de contratación
administrativa para la adquisición de los bienes. Para esto se señalan varias
premisas a tomar en cuenta:
93
Inicio
1. Llegada de la orden de solicitud por parte del Director de Servicios
Generales
2. ¿Existen productos de alta demanda?
3. ¿Es rentable o beneficioso adquirir los productos de un
mayorista?
5. Contactar a los fabricantes de los productos
6. ¿Es beneficioso adquirir los productos directamente de los
fabricantes?4. Adquirir los productos en un
minorista o detallista que ofrezcan beneficios
7. ¿Es rentable o beneficioso adquirir los productos de un
mayorista?
8. Adquirir los productos en un minorista o detallista que
ofrezcan beneficios
9. Verificar que existan los productos deseados en cuanto
a calidad, cantidad y marca
10. Comprar los productos
Fin
No Si
No
No
SiSi
No
Si
Figura N°13. Diagrama de Flujo Proceso de Compra
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
94
La categoría de artículos de limpieza es la única que posee la información de la
demanda mensual. En ella se encuentran los artículos de mayor solicitud, de acuerdo al conocimiento del encargado. Se recomienda que la Universidad analice
la factibilidad de llegar a acuerdos con los proveedores que elaboran los
productos, materiales o insumos de mayor consumo. Según el diagrama de Pareto
(ver figura N°10), los primeros 16 productos representan el 80% de las salidas en la categoría de artículo de limpieza.
La Oficina de Contratación y Suministros debe establecer relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores, con la finalidad de generar facilidades de pago,
transporte y tiempos de entrega. Con base en la necesidad de lo antes
mencionado y debido a la inexistencia de una herramienta que permita conocer la
eficiencia del proveedor, se diseñó un “Formato para la Evaluación del Servicio Prestado por el Proveedor”. Este formato estará relacionado con el indicador de
“Nivel de Servicio” (ver anexo N°1).
Así como se sugiere que se tome el día lunes para emitir la solicitud de compra, se
sugiere establecer otro día de la semana para acordar con el proveedor la entrega
de los productos en las bodegas de la Universidad, con el propósito de que el
encargado del almacén esté preparado al momento del arribo de los productos y
facilite el proceso de descarga del vehículo o camión. Una modalidad de dicha
compra sería mediante las contrataciones contra demanda, mediante la cual se
genera un contrato abierto en el cual no se establecen cantidades, solamente se
generan solicitudes de pedido por la cantidad que se necesite las veces que sea
requerido.
En este proceso de compra, es imperativo contar con la factura de todas las
compras con su respectiva orden o contrato, para mantener un registro y archivo
en carpetas de manera cronológica, y así facilitar la auditoría del proceso. Con las
propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de:
a) Contar con una mayor cantidad de proveedores.
95
b) Establecer una relación de confianza con los proveedores con base en la eficiencia del servicio.
c) Adquirir productos, materiales e insumos con mejores precios. d) Conseguir y adquirir los productos, materiales e insumos requeridos en
cualquier momento. e) Conocer la calidad de servicio prestada por los proveedores. f) Eliminar eslabones de la cadena de suministros.
5.1.3.3. Proceso de Recepción
En la figura N°14 se puede observar el diagrama de flujo del proceso de recepción propuesto. Se sugiere que haya una coordinación entre la Oficina de Contratación y Suministros y el proveedor, para establecer que los pedidos de los productos sean llevados al almacén los días fijados en la orden o el contrato. Esto con el propósito de que encargado prepare (despeje) la zona de recepción, que está ubicada en el pasillo que da acceso al almacén y cerca del muelle de descarga. En ella se deben colocar todos los productos provenientes del vehículo, con la finalidad de constatar y corroborar que la información contenida en la factura presente concuerde con los productos en físico. El encargado tendrá la obligación de revisar la cantidad, la marca y las condiciones de los productos. Una vez verificada la calidad de la mercancía, el encargado procederá a realizar el proceso de almacenamiento de los productos. Posteriormente de que están almacenados, el encargado con ayuda de la factura procederá a completar un formato que se ha diseñado, para los productos que ingresan al almacén (ver anexo N°2). A medida que llegan los productos, materiales o insumos al almacén, se sigue el mismo procedimiento descrito y así sucesivamente hasta llenar la hoja. Luego, el encargado la firma y se archiva en una carpeta de anillos (con el nombre “Entrada”), para así llevar un registro de lo que entra almacén.
96
Inicio
1. Llegada del vehículo del
proveedor con los productos, materiales
e insumos
2. Descarga de los productos del
vehículo
3. Traslado de los productos a la zona
de recepción
5. ¿Concuerda la información?
6. Se realiza una observación en la nota de entrega
7. ¿Hay productos por almacenar?
8. Se almacenan los productos, materiales
e insumos
9. Se completa y archiva el formato para la entrada de
productos
10. Se completa y se archiva el formato
para la evaluación de proveedores
Fin
No Si
Si
No
4. Verificación de información (Factura
y físicos)
Figura N°14. Diagrama de Flujo Proceso de Recepción Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
97
Es importante llevar un registro de entrada de productos, materiales e insumos al
almacén, ya que se identifican los que más ingresan y además permite conocer la
cantidad que entra, para así tener un mejor control con respecto a las compras
que se realizan.
Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de:
a) Llevar un control histórico y documentado referido a la entrada de
productos, materiales e insumos.
b) Establecer una zona de recepción.
c) Disminuir la distancia entre el vehículo del proveedor y la entrada al
almacén.
d) Mantener despejado los pasillos de acceso al almacén.
e) Por medio del formato diseñado se puede corroborar la confiabilidad del
programa informático.
5.1.3.4. Proceso de Despacho
El diagrama de flujo del proceso despacho se puede ver en la figura N°15.
La propuesta para el proceso de despacho consiste en rediseñar la metodología
que se sigue actualmente, con la implementación del programa informático.
Cualquier persona que requiera de uno o varios productos, materiales y/o
insumos, deberá dirigirse a la Oficina de Servicios Generales, donde la secretaría
y completa una plantilla electrónica con los productos requeridos por la persona.
Una vez llenada la plantilla, será enviada por correo electrónico, la cual será
administrada por el encargado del almacén en turno. A través de este medio
recibirá la orden de salida de productos, emitida por la Oficina de Servicios, la cual
especificará la cantidad de productos que se deben despachar.
98
SERVICIOS GENERALES ENCARGADO ALMACÉN
Inicio
1. Llegada del personal (Contratista/Obrero) para solicitar
uno o varios productos del
almacén
2. Personal de Servicios Generales revisa disponibilidad
de productos
4. ¿Hay disponibilidad de productos?
5. Se genera una solicitud de productos
6. Se envía una orden de despacho
vía correo electrónico al Encargado del
almacén
7. Se recibe la orden de despacho
8. ¿La orden tiene más de 5 unidades o piezas?
9. Buscar directamente los
productos, materiales e insumos
10. Buscar los productos y los lleva
a la zona de preparación
11. Entrega de los productos al personal
que los solicita
12. Se completa el formato de salida
según la categoría del producto
13. Se archivan los formatos en las
carpetas correspondientes
Fin
NoSi
No Si
Figura N°15. Diagrama de Flujo Proceso de Despacho Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
99
Se ha diseñado un formato para la salida de los productos, materiales e insumos en cada categoría (ver anexo N°4), con el propósito de tener un mayor control en la salida. En un futuro, con la ayuda de los formatos de entrada de productos, materiales e insumos se va a poder conocer la rotación de cada uno Los formatos fueron diseñados en archivos de Excel, similares al que se posee con los artículos de limpieza. Cada formato consta de un listado que abarca la totalidad de los productos, materiales e insumos existentes dentro del almacén según su categoría, para la fecha en que se realizó este proyecto. Además se dejaron varias casillas disponibles para el caso de que ingrese un nuevo producto, material e insumo al almacén. En la parte superior de cada formato se pide la fecha en la cual salió el producto, nombre del trabajador que hace la solicitud y la ubicación (área de la Universidad donde va a ser usado). Asimismo se solicita la cantidad que se requiere según su unidad. Seguidamente que el encargado entrega la solicitud y firma la hoja, ésta se archiva para así llevar un registro de lo que sale del almacén (ver anexo N°3) De la misma manera se debe llevar un registro para el préstamo de herramientas y así minimizar el riesgo de que se pierdan éstas. Por eso se diseñó un formato para el préstamo de herramientas. El almacén posee utensilios tales como: escaleras de aluminio, embudos, hacha, mangueras, martillo, desatornillador, entre otros, que son prestados al personal técnico responsable. El formato diseñado contiene: nombre de la herramienta, cantidad a prestar, fecha y hora tanto del préstamo como de la devolución, nombre de la persona al que se le prestó una o varias herramientas y un espacio destinado para las posibles observaciones. Ésta última se pide, por si la herramienta prestada es entregada en mal estado o no es entregada entre otros inconvenientes. Como en los otros formatos, cuando la hoja es llenada, se firma y se archiva en una carpeta (con el nombre “Préstamo”) para así llevar un registro de lo que se presta en el almacén. Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de:
100
1. Llevar un control histórico y documentado referido a la salida de productos, materiales e insumos.
2. Llevar un control histórico y documentado referido al préstamo de herramientas pertenecientes al almacén.
3. Establecer una zona de preparación para los productos que salen del almacén.
4. Tener a disposición los productos requeridos en cualquier momento. 5. Conocer las áreas de las Universidad que requieren periódicamente ciertos
productos. 6. Por medio del formato diseñado se puede corroborar la confiabilidad del
programa informático. 5.1.3.5. Proceso de Almacenamiento
En la figura N°16 se muestra el diagrama de flujo propuesto para el proceso de almacenamiento. El proceso inicia con la llegada de los productos, materiales y/o insumos al almacén. Como se ha mencionado anteriormente, el almacén no cuenta con un área de recepción y control, se propone que haya una zona para la comprobación del estado físico de los productos, materiales e insumos recibidos, así como la verificación de sus cantidades. Posteriormente, el encargado inicia el almacenamiento. Para efectuar el procedimiento propuesto, es necesario que se cumplan estas premisas:
1. Eliminar los escombros ubicados en el almacén de Colima de Tibás, ya que ocupan un espacio de 20 m2 del área total (64,80 m2).
2. Modificar las estructuras en donde se encuentran almacenados los tubos tipo PVC cuyas longitudes oscilan de 2,27 m y 3,44 m esto hace que los tubos sobresalgan y se deformen. Se propone contar con estructuras tipo mesas alargadas que permitan sostener este tipo de artículos sin que se pandeen, acomodándolos de forma horizontal y con un amarre que evite que caigan.
101
Inicio
1. Llegada de productos al almacén y comprobación del
estado de los productos.
2. ¿Es de alta rotación y no cumple con otras
características?
9. ¿Es de baja rotación y no cumple otras características?
6. ¿Es de alta o baja rotación y es de gran
peso o volumen?
7. ¿Es de alta o baja rotación y es peligroso?
15. ¿Sobra espacio en anaquel?
16. Se utiliza el más cercano
17. Dejar libre para el almacenamiento de
nuevo producto
14. Identificar el anaquel de acuerdo al tipo de producto
12. Guardar en Almacén Sede Fernando Volio
Fin
No
Si
No
5. ¿Es de alta o baja rotación de poco
tamaño?
3. ¿Es de alta rotación y de gran valor?
4. ¿Es de alta o baja rotación y es frágil?
8. ¿Es de alta o baja rotación y es oloroso?
No
No
No
13. Guardar en Almacén de Colima
de Tibás
Si
Si
Si
Si
Si
No
No
Si
No
No
10. ¿Es de longitud mayor a 4 m? Si
No
11. Guardar en Almacén Sede Fernando Volio
No
Figura N°16. Diagrama de Flujo Proceso de Almacenamiento
Fuente: Ing. Esteban Danies Chan, Lic.
102
3. Demarcar los pasillos de ambos almacenes en donde estén ubicados
estantes, con una cinta de color amarillo (Amarillo: zona de pasillo libre de
obstáculos) que estará adherida y situada 30 cm desde el estante al
interior del pasillo. Esta indicará que no puede haber ningún tipo de
producto. Los pasillos entre estantes deben disponer de al menos 1 m de
ancho como mínimo, debido al espacio de maniobra requerida para el
manejo de productos.
4. Definir una zona para el almacenamiento de productos, materiales e
insumos de gran peso y volumen, en el almacén de Colima, la cual estará
delimitada por una cinta de color negro (Negro: destinado al
almacenamiento en el piso), del área de 8 m2. Esta zona estará destinada
para productos o materiales como toallas blancas, ya que son de gran
volumen, alta demanda y se piden en grandes cantidades. Otros
productos que deben ser almacenados en esta zona son los cuñetes de
pinturas que por su peso y tamaño pueden dañar los estantes utilizados
en el almacén.
5. Se propone enumerar los pasillos para facilitar el almacenamiento. El
número estará dibujado en el piso con pintura amarilla (ver figura N°18).
6. Se codificarán los estantes. Se hará de la siguiente manera con la
finalidad de ubicarlos rápidamente. El primer carácter indicará en qué
almacén está situado (A: almacén Sede Fernando Volio; B: almacén
Colima de Tibás). El segundo carácter indicará el número del pasillo en
donde se encuentra el estante y el tercer carácter indicará la ubicación del
estante con respecto al pasillo. Además se sugiere la elaboración de
placas de papel, que deben ser plastificadas con cada codificación, para
identificar los estantes. Las medidas de estas placas serán de (14x7) cm,
para que puedan ser visualizadas y estarán situadas en la parte superior,
en una esquina preferiblemente de cada estante (ver figura N°17).
103
7. Se enumerarán los anaqueles. Se hará de la siguiente manera con la
finalidad de ubicarlos rápidamente. Se colocará un número a la
codificación dada a cada estante. Los anaqueles estarán enumerados de
abajo hacia arriba. Ejemplo: B3C2 (Producto, materiales o insumo ubicado
en campus central, pasillo 3, estante C, anaquel 2).
8. Se deben adquirir más cajas apiladoras para mantener el orden en los
productos, materiales e insumos de menor tamaño y de gran cantidad.
Estas cajas serán almacenadas en estantes.
9. Adquirir estantes. Se sugiere conseguir estantes auto-ajustables de
aluminio o acero galvanizado. Con respecto a las dimensiones, deberían
ser de: altura 2,00 m, ancho 1,00 m y profundidad 0,50 m, lo cual son
suficientes para almacenar la mayoría de los productos, materiales e
insumos que se manejan. Asimismo tendrían una altura en donde se
aprovecha el espacio vertical. Se propone que se adquieran
específicamente 41 estantes.
10. Aprovechar los estantes cerrados para el almacenamiento de productos
de gran costo, ya que poseen cerradura y se minimiza el riesgo de
pérdida. Se sugiere que uno de ellos sea utilizado para almacenar las
herramientas que se prestan al personal técnico.
11. Identificar estantes de color rojo donde se almacenen los productos
peligrosos: volátiles, inflamables, corrosivos o venenosos, que se
encuentren lo más alejado posible del lugar de trabajo del encargado y
cerca de ventanas. Asimismo se sugiere identificar todos los estantes de
del almacén campus central de color verde donde se van a guardar los
productos, materiales e insumos de alta rotación esto con el propósito de
mantenerlo lo más cercano posible a la salida del almacén. Además se
104
identificarán los estantes del almacén de Colima (que no sean de color
rojo), de color amarillo. Indicará que los productos, materiales e insumos
almacenados allí son de baja rotación, o mejor dicho, serán de una
relación menor que los ubicados en el almacén de la sede central. Se
propone que las placas de identificación (Punto 6), contengan el fondo de
acuerdo con los colores y premisas mencionados (ver figura N°17).
12. Identificar los anaqueles de cada estante de acuerdo al nombre del
producto, materiales o insumo que va a ser colocado allí, de manera que
el almacenamiento sea más rápido y ordenado. Se propone elaborar
placas similares a las de codificación de estantes propuestos en el punto 6
y colocarlos en los módulos de cada estante. Estas placas tendrán las
dimensiones acordes al grosor del anaquel.
13. Si el producto, material o insumo desprende un olor fuerte, será colocado
en el depósito cercano al almacén.
14. Se deben comprobar los datos referentes a las características de cada
producto, material o insumo como: rotación alta, rotación baja, longitud,
pesado, precio, volumen, poco tamaño. Peligrosidad, olorosos, con los
datos arrojados del programa, con la finalidad de implementar un proceso
eficiente. Para esto se necesita un tiempo no menor a 3 meses.
15. Para implementar el nuevo proceso, es necesario reubicar todos los
productos, materiales e insumos existentes en el almacén, cumpliendo con
las premisas descritas.
Las placas de identificación de estantes, servirán para mostrar la siguiente
información:
105
1. Color de fondo: Verde (Productos de alta rotación), Amarillo (Productos de
baja rotación) y Rojo (Productos peligrosos, tóxicos, venenosos,
inflamables, irritantes, etc.)
2. Primer carácter: A (Colima de Tibás) y B (Campus Central)
3. Segundo carácter: número de pasillo en el que se encuentra el estante.
4. Tercer carácter: ubicación del estante con respecto al pasillo.
Figura N°17. Placas de Identificación para Estantes Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
Figura N°18. Ejemplo de Señalización del Pasillo 1 Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
ESTANTE: A 2 B
ESTANTE: B 1 A B
AJA
ALT
A
RO
TAC
IÓN
RO
TAC
IÓN
ESTANTE: A 5 A P
ELI
GR
OSO
PR
OD
UC
TO
1
106
Propuesta de Almacenamiento
Se plantea que el almacenamiento sea hecho de la siguiente manera: se pudo
observar que los productos, materiales e insumos se pueden clasificar según su
rotación, longitud, precio, tamaño, peso, volumen, fragilidad, peligrosidad y
desprendimiento de olores, para poder así colocarlos en los lugares más
adecuados del almacén.
Cuando uno o varios productos, materiales o insumos llegan al almacén, éstos
deben ser almacenados, cumpliendo con una metodología adecuada. El primer
paso es ubicar el espacio donde va a ser almacenado. Basándose en las premisas
descritas, el encargado observará si es de alta rotación, gran valor, baja rotación,
peligroso, frágil, gran volumen, poco tamaño, muy pesado, de gran longitud u
oloroso.
Si el producto, material o insumo es de alta rotación y no cumple con las demás
características, entonces éste será guardado en un estante en el almacén de la
Sede Fernando Volio y el anaquel se identificará de acuerdo al nombre de dicho
producto, material o insumo. En caso de que sobre espacio en dicho anaquel, se
deja libre para el almacenamiento de un nuevo producto, material o insumo. Se
sugiere que este estante sea utilizado para alta rotación y de la misma categoría
con el propósito de ser ubicados más rápido. Si el estante es ocupado en su
totalidad, se utiliza el más cerca a éste para almacenar artículos con
características similares.
Si el producto, material o insumo es de baja rotación y no cumple con las demás
características, entonces éste será guardado en un estante del almacén de Colima
de Tibás que no sea destinado a guardar artículos peligrosos, y el anaquel se
identificará de acuerdo al nombre de dicho producto, material o insumo. En caso
de que sobre espacio en dicho anaquel, se deja libre para el almacenamiento de
un nuevo producto. Se sugiere que este estante sea utilizado para baja rotación y
107
de la misma categoría con la finalidad de ser ubicados más rápido. Si el estante es
ocupado en su totalidad, se utiliza el más cercano a éste para almacenar artículos
con características similares.
Si el producto, material o insumo es de alta rotación o de baja rotación, pero
cumple con la característica de “gran volumen” entonces éste será situado en la
zona destinada a almacenar artículos con esas características en el almacén de
Colima de Tibás. Ver premisa N°4.
Si el producto, material o insumo cumple con la característica de “gran longitud”,
entonces éste será almacenado de acuerdo a su medida. Si es mayor de 4 m, se
almacenará en la estructura ubicada en el almacén de Colima denominada B2A
(BA en la situación actual). Si es igual o menor a 4 m, se almacenará en la
estructura ubicada en el almacén de la Sede Central como A3A (AO en la
situación actual). Ver premisa N°2.
Si el producto material o insumo es de alta rotación o de baja rotación, pero
cumple con la característica de “peligroso”, entonces éste será situado en los
estantes destinados a guardar artículos peligrosos en el almacén de Colima.
Si el producto material o insumo es de alta rotación o de baja rotación, pero
cumple con la característica de “poco tamaño”, entonces éste será guardado en
una caja apiladora que estará ubicada dependiendo de su rotación en el almacén
de la Sede Fernando Volio.
Si el producto material o insumo es de alta o baja rotación pero cumple con la
característica de “gran valor”, entonces éste será guardado en el almacén de la
Sede Central específicamente en el estante BV. Si es de baja rotación y cumple
con la misma característica, se almacenará específicamente en uno de los
estantes cerrados, siempre y cuando con el tamaño adecuado.
108
Si el producto material o insumo es de alta rotación o de baja rotación, pero
cumple con la característica de “frágil”, entonces será almacenado en los anaqueles más cercanos en el almacén de la Sede Fernando Volio).
Si el producto material o insumo es de alta rotación o de baja rotación, pero
cumple con la característica de “pesado”, entonces éste será almacenado en los anaqueles más cercanos en el almacén de Colima de Tibás siempre y cuando
entre de manera cómoda en el anaquel y no lo deforme.
Si el producto material o insumo es de alta rotación o de baja rotación, pero
cumple con la característica de “oloroso”, entonces éste será almacenado en el
depósito cercano al almacén de Tibás.
5.1.4. Políticas de Inventario
Con el objetivo de mejorar la gestión de inventario y de almacenamiento en la
Unidad de Almacén General de la UNED, se han definido algunas políticas que se deben cumplir y llevar a cabo. Dichas normas deberán estar impresas y pegadas
en la entrada del almacén.
1. El encargado debe llenar obligatoriamente los formatos diseñados y archivarlos en cada una de sus carpetas.
2. Se deberá realizar todos los meses de setiembre un conteo manual de los
productos, materiales e insumos que posee el almacén a la fecha a fin de comparar con las cantidades que reporta el sistema.
3. Se deben buscar proveedores que suministren productos de calidad y que
cumplan con los tiempos de entrega.
4. El Jefe de la Unidad de Almacén General deberá llenar cada año el formato destinado a la evaluación de los proveedores.
5. Es obligación del encargado exigir al proveedor al momento de la
recepción de los productos, la nota de entrega y deberá sellar y archivar el
documento.
109
6. No se deberá usar el almacén, para guardar artículos personales de
ninguna índole.
7. Los pasillos al igual que la escalera se deberán mantener limpios y
despejados en todo momento.
8. El encargado debe contar con artículos de seguridad personal.
9. No deben existir desperdicios, escombros o materiales en desuso en
ninguna parte del almacén.
10. Se deberá respetar el ordenamiento propuesto de los productos de alta y
baja demanda así como los productos peligrosos.
11. Los objetos de gran peso siempre se colocarán en la parte baja de los
estantes o en su defecto, en las áreas delimitadas en el piso para tal fin.
5.4. Propuesta Distribución de Estantes en el Almacén
Las figuras N°19 y 20 muestran las propuestas de la distribución de los estantes
en la Unidad de Almacén General de la UNED.
Como se puede observar, el almacén de la Sede Central contará con 46 estantes
iguales (altura: 2,00 m, ancho: 1,00 m, profundidad: 0,50 m), destinados a
almacenar los productos, materiales e insumos que más rotan y que no cumplen
con las características descritas anteriormente. Estos estantes ocuparán un área
de 5,50 m2. Además se va a disponer de una zona de recepción ubicada fuera del
almacén de 2,00 m2 y una zona de preparación que se encuentra dentro del
almacén y cerca de la entrada de 1,50 m2.
Dicho almacén también va a poseer una estructura de 5,80 m de longitud, 2
estantes destinados a la parte administrativa (no se modifican), un estante donde
se van almacenar los artículos de valor y que además son de alta rotación y una
zona administrativa. Hay que destacar que el almacén campus central contará con
4 pasillos demarcados con un ancho mínimo de 1,00 m lo cual es suficiente para
el manejo de los productos, materiales e insumos.
110
B8I B8G B8F B8E
B7D B7C B7B B7A
B8D B8C
B9D B9C
B5G B5H
B6A
B5A
B4A
B3A
B2A
B1A B1B B1C B1D B1E
B4B B4C
B3B B3C
B4D
B3D
B6A
Oficina
B4D
B3F
B8B B8A
B9B B9A
B5G B5H
Figura N°19. Propuesta Distribución Estantes para Almacén Sede Fernando Volio Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
A9A
A9B
A9E
A9F
A9C
A9D
A9G
A9H
A7A
A7B
A8A
A8B
A7C
A7D
A8C
A8D
Oficina
A5
A
A5
B
A6
A
A6
B
A5
C
A5
D
A6
C
A6
D
A5
E
A5
F
A6
E
A6
F
A5
G
A5
H
A6
G
A6
H
A4B
A3B
A3C
A3C
A2B
A1B
A2C
A1C
A4A
A3A
A2A
A1A
A7E
A7F
A8E
A8F
Figura N°20. Propuesta Distribución de Estantes para Almacén Colima de Tibás
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
111
El almacén ubicado en Colima va a disponer de 48 estantes con una altura de
2,00 m, ancho 1,00 m, profundidad 0,50 m y ocuparán un área de 15 m2, de los
cuales 7 estantes van a estar destinados a almacenar productos peligrosos como:
ácidos, thinner, creolina, pinturas, cloro, entre otros. Estarán identificados con el
color rojo. Los 23 estantes que restan van a almacenar productos, materiales e
insumos de baja rotación.
Dicho almacén también va a poseer una zona de almacenamiento en piso de 7,60
m2, donde almacenarán productos de gran volumen o peso, 2 estantes destinados
almacenar artículo de gran valor pero de baja rotación, además de disponer de
una estructura que va a estar fijada al techo que va a contener productos de baja
rotación con la característica de “gran longitud”. Esta estructura tendrá una
distancia vertical con respecto al techo de 30,00 cm. Contará con 5 pasillos
debidamente demarcados.
El almacén del campus central tendrá un área de ocupación de 21,23 m2, del total
(43,25 m2). El porcentaje de utilización es de 49% y el almacén de Tibás tendrá un
área de ocupación de 31,86 m2 del total (64,80 m2), cuyo porcentaje de utilización
sería del 50%.
112
CAPÍTULO VI: Conclusiones y Recomendaciones
113
6.1. Conclusiones
Con el Trabajo Final de Graduación se pudo identificar los problemas existentes
dentro de la Unidad de Almacén General de la Oficina de Servicios Generales de
la Universidad Estatal a Distancia, con la finalidad de realizar propuestas para
mejorar la gestión de los inventarios y el almacenamiento, cumpliendo con los
objetivos específicos. A partir del estudio realizado, se obtuvieron las siguientes
conclusiones:
1. Se colaboró con el diseño de una base de datos correspondiente a todos
los productos, materiales e insumos que se encontraban presentes
durante el estudio, el cual dio a conocer que existen 878 tipos diferentes
de productos, un total a la fecha de 60843 unidades de productos
distribuidos en 13 categorías.
2. La mayor demanda de productos de artículos de limpieza se generan en
mayo y octubre con solicitudes de 1365 unidades y 1249 unidades
respectivamente, lo que genera un incremento de 41% en la demanda
promedio mensual.
3. El Diagrama de Ishikawa permitió identificar los problemas más relevantes
como: carencia de un sistema de inventario, incorrecta metodología al
momento de almacenar y el mal uso del espacio en el almacén. Todo esto
con el fin de diseñar nuevas metodologías, normas y políticas para
corregir dichos aspectos.
4. Se realizaron encuestas no estructuradas, donde se observaron las
fortalezas y debilidades que presenta el almacén. Un factor a aprovechar
es el espacio con que cuenta. Los factores a mejorar urgentemente son:
controlar la salida y entrada de productos, además de adquirir nuevos
estantes (mejora de la gestión de inventario y almacenamiento).
5. Se elaboraron 12 formatos de control para:
(1) La entrada de productos, materiales e insumos al almacén. Este
registra la fecha y la cantidad en que llegan los productos.
114
(1) El préstamo de herramientas. Controla el estado de las herramientas.
(1) La realización del conteo en físico de todos los productos, materiales e
insumos existentes en el almacén. Ayuda a realizar el conteo manual de
productos.
(8) La salida de productos, materiales e insumos del almacén para las
distintas categorías. Registra la fecha y cantidad en la cual sale cada
producto.
6. Se crearon 4 indicadores iniciales de control que permiten medir la
eficiencia en la gestión de los inventarios, la gestión de almacenamiento,
la calidad de servicio por parte del proveedor y el último referido a la
confiabilidad del programa de desarrollo, con el propósito de hallar
oportunidades que mejoren el funcionamiento del almacén.
7. Se diseñó un modelo de inventario exclusivamente para la Unidad de
Almacén General de la Oficina de Servicios Generales de la UNED, el cual
se guía por el modelo EOQ el cual permite fijar la cantidad máxima de
cada producto en función de su demanda promedio mensual y en caso de
no conocerse dicha demanda, se fija como el máximo disponible en el
almacén para la fecha de realización de este estudio.
8. El punto de reorden de cada producto se fijó a 25% de la cantidad máxima
de producto.
9. Se desarrollaron normas dirigidas a mantener el orden, controlar el
comportamiento de los productos y mejorar las condiciones de seguridad,
que deben ser cumplidas para mejorar la gestión de inventario y
almacenamiento.
10. El 20% de los estantes del almacén de Colima se encuentran inservibles,
lo que imposibilita almacenar productos.
11. La bodega de Colima de Tibás destina aproximadamente un 30% de su
espacio para colocar escombros y desperdicios.
12. El 100% de los estantes requieren de labores de mantenimiento debido a
las fallas que estos presentan (corroídos y torcidos).
13. La mayoría de los productos de “poco tamaño” son almacenados en cajas
apiladoras improvisadas y sin identificación.
115
14. Se rediseñó la ubicación de los estantes, productos, materiales e insumos,
con la finalidad de aprovechar el espacio con que se cuenta y
adaptándose a las características de los productos a almacenar.
15. Se desarrolló una propuesta de demarcación y señalización de espacios,
para mejorar los procesos de recepción y almacenamiento.
16. Con la distribución de planta propuesta el almacén dispondrá de 46
estantes aumentando en 24% la capacidad de almacenamiento.
17. Con la propuesta realizada, el porcentaje de utilización de espacio alcanza
aproximadamente un 50% en cada bodega equilibrando así la cantidad de
productos almacenados entre los dos almacenes.
18. Se elaboró los requerimientos de un programa informático, el cual permite
controlar la Gestión de los Inventarios y da a conocer la rotación,
disponibilidad, características más relevantes y cantidades máximas a
comprar de cada producto, material e insumo dentro del almacén.
6.2. Recomendaciones
1. Se debe implementar el programa propuesto para llevar un control en
tiempo real de la situación en la que se encuentra el almacén, con respecto
a disponibilidad de productos y sus cantidades, además de agilizar y facilitar
los procesos de entrada y despacho de productos.
2. Realizar revisiones periódicas al programa para asegurarse del correcto
funcionamiento en los primeros 6 meses después de su implementación.
3. En caso de no adquirir las suficientes cajas apiladoras, reutilizar aquellas
cajas de cartón de contextura dura, para colocar productos de un mismo
tipo.
4. Colocar un botiquín de primeros auxilios en el almacén y mantenerlo con los
artículos necesarios (manual de primeros auxilios, gasa, algodón, vendas,
agua oxigenada, alcohol, crema antinflamatoria y guantes quirúrgicos).
5. Realizar un estudio ergonómico para mejorar el lugar de trabajo del
encargado y del ayudante.
116
6. Realizar un Programa de Higiene y Seguridad Industrial, tomando como
referencia la norma INTE-OHSAS 18001:2009.
7. Colocar ventiladores en la parte baja, para aplacar el calor. Además se
debe realizar un estudio en un futuro basándose en la norma INTE 31-08-
08-97 referida a la ventilación, calor y frío en el lugar de trabajo.
8. Imprimir y colocar en un lugar visible las normas del almacén de la Oficina
de Servicios Generales.
9. Delimitar y señalizar una zona para la colocación de un extintor propio del
almacén.
10. Proporcionar y explicar al encargado de la Unidad de Almacén la norma
INTE-ISO 21-03-01-96 referida a la elaboración de planes para el control de
emergencias, con la finalidad de conocer cómo se debe actuar ante la
presencia de una emergencia.
11. Capacitar al encargado y bodegueros, ofreciéndoles la oportunidad de
asistir a clases de seguridad industrial, ergonomía, manejo de almacenes
y/o gestión de almacenes. Todas estas materias podrían ser impartidas por
el Programa de Ingeniería Industrial de la UNED.
12. En caso de no adoptar la propuesta de implementar el programa
informático, se recomienda la adquisición de un lector óptico, impresora de
etiquetas y un inventariador para tener un control de inventario.
13. Se deberán planificar jornadas de limpieza (barrido y coleteado), en las
áreas de almacén.
14. Colocar mosquiteros en todas las ventanas del almacén de Colima.
15. Reubicar aquellos estantes que obstaculicen el paso de la luz proveniente
de lámparas.
16. Adquirir una balanza que permita pesar el jabón en polvo (único producto
del almacén que se despacha en kg), con la intención de suministrar la
cantidad exacta. Esto hace que el producto tenga más duración dentro del
almacén.
17. El encargado debe contar con un sello húmedo del almacén.
18. Adquirir o alquilar un almacén con mayores dimensiones que permitan un
adecuado manejo de los productos.
117
19. El desarrollo del programa informático propuesto debería ser realizado en
una tesis de estudiantes por ejemplo de Ing. Informática, esto ahorraría
costos.
20. Efectuar pronósticos de compras para así garantizar el mejor precio,
calidad, mejores condiciones de pago y entrega y volumen requerido de los
productos anteriormente mencionados.
21. Realizar distintos escenarios de costos para diseñar, seleccionar y evaluar
opciones que permitan mejorar la gestión de los inventarios en la Unidad de
Almacén General de la Oficina de Servicios Generales de la UNED.
118
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19. Weston, J. F. y Copeland, T. (2006). Manual de administración financiera.
Bogotá: McGraw Hill.
120
Anexos
Anexo N°1. Formato para la Evaluación de Proveedores
Universidad Estatal a Distancia Oficina de Servicios Generales
Unidad de Almacén General
Proveedor Fecha de
Evaluación
Pedido
recibido
correctamente Ofrece
Descuento
Observaciones Evaluación
Sí No
Retraso en
Tiempo de
Entrega
No entrega
factura
Producto
no
disponible
Producto en
malas
condiciones
Calidad en
el servicio
1
Mala
2
Regular
3
Buena
4
Muy
Buena
1
2
3
4
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
121
Anexo N°2. Formato para la Entrada de Productos
Universidad Estatal a Distancia / Oficina de Servicios Generales / Unidad de Almacén General
N° Material Categoría Proveedor
Cantidad
Fecha Hora de
Entrega
Recibido
por: Cantidad
de Cajas
Unidades
x Caja
Unidades
Libres
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
Anexo N°3. Formato para el Préstamo de Herramientas
Universidad Estatal a Distancia / Oficina de Servicios Generales / Unidad de Almacén General
N° Herramienta Cantidad
Nombre de la
Persona que retira la
herramienta
Fecha y
hora de
salida
Nombre de la
persona que
entrega la
herramienta
Fecha
tentativa de
entrega a
herramienta
Fecha Observaciones
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.
Anexo N°4. Formato para la Salida de Producto
N° Producto / Material /
Suministro Cantidad
Nombre de la
Persona que
retira
Fecha y
hora de
salida
Nombre de la
persona que
entrega
Fecha Observaciones
Fuente: Ing. Esteban Daniels Chan, Lic.