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Innovando en la contratación pública: agilidad,

accesibilidad y transparencia

Autor:Teresa Martínez Añó

Ajuntament de Paterna

Tutor: Fermín Cerezo

Enero 2019

Ambito de la mejora: Tramitación electrónica de expedientes de contratación

Innovando en la contratación pública: agilidad, accesibilidad y transparencia

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Abstract

Abstract del plan de mejora (máximo 200 palabras)

El plan se enmarca en el Ayuntamiento de Paterna y aborda la situación actual en la que se encuentra la

gestión de contratos. Las administraciones se encuentran en una situación de cambio de los

procedimientos de contratación.

Se ha implantado una plataforma tecnológica para implantación de la Administración Electrónica. Se están

tramitando los expedientes en esta plataforma de manera no sistematizada ni homogeneizada, no se

esté aprovechando el potencial que la plataforma puede aportar a la tramitación administrativa y no se están

generando documentos y expedientes electrónicos válidos.

Serequiere unos cambios en los procesos de trabajo del área de contratación que afectan a toda la

organización municipal, ya que son procedimientos de caracter transversal.

Por otra parte, teniendo en cuenta que un sector de la población está obligada a relacionarse de forma

electrónica con las administraciones y teniendo en cuénta los principios para abordar los procedimientos

administrativos basados en tecnología y haciendo uso de plataformas de la AGE, surge replantear la forma

en que se prestan los servicios desde la administración al exterior y diseñar un modelo de relación con los

licitadores y contratistas basado en la interoperabilidad administrativa haciendo uso de las tecnologías

de información y comunicaciones.

Palabras clave (máximo 5)

Contratación, normalización, automatización, interoperabilidad


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Índice de contenidos

Abstract _______________________________________________________________________ 1

Índice de contenidos _____________________________________________________________ 2

Resumen ejecutivo ______________________________________________________________ 3

Diagnóstico ____________________________________________________________________ 9

1. Contexto _______________________________________________________________________ 9

2. Problema a resolver _____________________________________________________________ 14

3. Análisis organizativo. Causas y efectos del problema ___________________________________ 14

3.1. Análisis DAFO ________________________________________________________________ 15

3.2. Diagrama de Ishikawao ________________________________________________________ 16

Plan de mejora _________________________________________________________________ 18

4. Estrategias y objectivos del plan de mejora __________________________________________ 18

4.1. Líneas estratègicas de actuación _________________________________________________ 18

4.2. Objectivos estratégicos ________________________________________________________ 19

4.3. Proyectos u objetivos operativos para cada objetivo estratégico _______________________ 21

5. Implantación del plan de mejora ___________________________________________________ 45

5.1. Recursos personales ___________________________________________________________ 45

5.2. Recursos económicos. Inversiones necesarias ______________________________________ 45

5.3. Cronograma del plan de mejora _________________________________________________ 46

6. Evaluación del plan de mejora _____________________________________________________ 47

6.1. Cuadro de mandos del plan de mejora ____________________________________________ 47

6.2. Sistema de evaluación y seguimiento del plan de mejora _____________________________ 49

Bibliografía ___________________________________________________________________ 52

ANEXO I ______________________________________________________________________ 53


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Resumen ejecutivo

Como alumna del itinerario formativo #DIVALDirectia Liderazgo, Dirección y Mejora de las

Gestión de las Administraciones Locales de la Diputación Provincial de Valencia, surge la

necesidad de realizar un Plan de Mejora como trabajo final del itinerario formativo.

El plan se enmarca en el Ayuntamiento de Paterna y aborda la situación actual en la que se

encuentra la gestión de contratos en la administración local como consecuencia, entre otras, de la

ley de Contratos del Sector Público y la ley de Procedimiento Administrativo Común de las

Administraciones Públicas.

Este plan de mejora se realiza entre dos alumnas del itinerario formativo. Uno de ellos se centra en

el aspecto técnico-jurídico y el otro en el aspecto tecnológico. En mi caso me voy a ocupar del

aspecto tecnológico como Directora Técnica de Organización y Modernización-TIC en el

Ayuntamiento y del aspecto técnico-jurídico se ocupará la Jefa de Área de Obras y Contratacción

del Ayuntamiento.

Con la entrada en vigor de la ley 9/2017, las administraciones se encuentran en una situación de

cambio de los procedimientos de contratación. A este cambio procedimental, se une el proceso

de cambio que se está produciendo en la gestión administrativa en aplicación de las leyes 39/2015 y

40/2015.

Recientemente, se ha implantado una Plataforma de Administración Electrónica como herramienta

para implantación de la Administración Electrónica (AE) y cumplimiento de la legislación y

normativa vigente. Actualmente se están tramitando los expedientes en esta plataforma de

manera no sistematizada ni homogeneizada. Simplemente se está trasladando lo que se venía

haciendo en papel a electrónico.

La falta de realización de una gestión de cambio en los procesos de trabajo, provoca que no se esté

aprovechando el potencial que la plataforma puede aportar a la tramitación administrativa y que no

se esté generando documentos y expedientes electrónicos válidos con todos sus componentes:

contenido, firma electrónica y metadatos asociados.

La aplicación de estas recientes leyes requiere unos cambios en los procesos de trabajo del área de

contratación que afectan a toda la organización municipal, ya que son procedimientos de caracter

transversal.

Por otra parte, en cumplimiento de la legislación vigente hay un sector de la población obligado a

relacionarse de forma electrónica con las administraciones, en nuestro caso concreto con el


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Ayuntamiento. Por otra parte la ley de contratos del sector público, establece una serie de principios

y formas de abordar los procedimientos basados en tecnología y haciendo uso de plataformas de la

AGE.

Esto nos obliga a replantear la forma en que se prestan los servicios desde la administración al

exterior. Para el caso concreto de los procedimientos de contratación, hay que abordar una

estrategia de reorganización y simplificación de los procesos de trabajo a nivel interno y

establecer un plan de actuación que nos permita transformar el modelo de gestión administrativa,

basada en procesos de trabajo burocráticos tradicionales y estancos, en un modelo de gestión

administrativa basado en la colaboración interdepartamental con eficiencia de la tramitación

administrativa orientado al cumplimiento de la legislación y a cumplir unos principios de calidad,

por una parte, y un modelo de relación con los licitadores y contratatistas basado en la

interoperabilidad administrativa haciendo uso de las tecnologías de información y

comunicaciones.

Para afrontar toda esta problemática y abordar una correcta implantación de la administración

electrónica aplicada a los procedimientos de contratación y que no sea un mero traslado de lo que se

venía haciendo en papel a la plataforma de administración electrónica como herramienta de

tramitación y al mismo tiempo conseguir una contratación ágil, se proponen tres líneas

estratégicas.

Línea estratègica 1. Contratación eficiente y transparente.

Se conseguirá una contratación eficiente cambiando, por una parte, el modelo de gestión de la

contratación. Se simplificarán los procedimientos unificando criterios de actuación y aplicando

criterios para reducción de la carga administrativa, disminuyendo trámites, tiempos y costes. Por

otra parte, hay que abordar una gestión del cambio en la organización para introducir un nuevo

modelo de gestión, adaptando su estructura y orientándola a la mejora continua. En tercer lugar, se

pretende llevar un control y seguimiento de los contratos incorporando documentación justificativa

Linea Estratégica 1.

Contratación eficiente y transparente.

Línea Estratégica 2.

Contratación sistematizada y homogenea.


Cambio cultural.


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en los expedientes para conseguir una contratación transparente que vaya más allá de lo meramente

establecido por la ley.

Linea estratégica 2. Contratación sistematizada y homogenea. Aplicación de la tecnología a los

procesos de contratación.

Se obtendrá una contratación sistematizada y homogenea mediante la aplicación de la tecnología a

los procesos de contratación. Se pretende automatizar los procesos de trabajo que forman parte de la

tramitación de los procedimientos de contratación mediante la normalización de la documentación,

definición de trámites y tareas, integración de la Plataforma de Contratación del Sector Público con

la Plataforma de Administración Electrónica del Ayuntamiento y la interoperabilidad administrativa

con los licitadores y contratistas. Todo ello contribuirá a alcanzar una tramitación uniforme, ágil y

transparente, la obtención de documentos y expedientes electrónicos preparados para la

interoperabilidad, y el establecimiento de métricas e indicadores que ayuden a la toma de

decisiones.

Línea estratègica 3. Cambio cultural.

Hay que abordar una gestión del cambio en la organización para introducir el nuevo modelo de

gestión resultante de la aplicación del plan de mejora. Es de relevada importancia la comunicación y

capacitación tanto del personal al servicio de la organización municipal, como la comunicación

externa a los licitadores y contratistas sobre como interoperar con el Ayuntamiento en materia de

contratación.

Cada línea estratégica se desglosa en varios objetivos estratégicos.



Objetivo Estratégico 1.1

Simplificación Administrativa


Nuevo modelo de gestión


Seguimiento y control de contratos




Normalización de la documentación electrónica


Sistematización de las actuaciones electrónicas


Integración de la PCSP


Interoperabilidad con los licitadores y contratistas


Cambio cultural


Comunicación a la organización municipal


Capacitación del personal


Comunicación externa


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Se ha realizado un anàlisis organizativo par determinar las causas y efectos del problema. Se ha

realizado un un análisis del entorno interno y del entorno externo mediante un anàlisis DAFO y se

ha un anàlisi estratégicomediante un diagrama de Ishikawa.

Para la consecución de los objetivos estratégicos, se plantean unos objetivos operativos que

concretan, a nivel práctico, las actuaciones a realizar para lograr el objetivo que nos planteamos

alcanzar en nuestro plan de mejora.

Tal como se ha descrito anteriormente, en este plan de mejora que cubre el aspecto tecnológico, me

centraré en la línea estratégica 2 y parte de la línea estratégica 3.

Línea Estratégica 2. Contratación sistematizada y homogenea.

Objetivo Estratégico 2.1 Normalización de la documentación electrónica

Objetivo Operativo 2.1.1 Desarrollo de una tipología documental corporativa

Objetivo Operativo 2.1.2 Diseño y creación de plantillas documentales

Objetivo Operativo 2.1.3 Diseño y creación de plantillas documentales de procedimientos de contratación

Objetivo Estratégico 2.2 Sistematización de las actuaciones electrónicas

Objetivo Operativo 2.2.1 Definir trámites y tareas

Objetivo Operativo 2.2.2 Definir trámites y tareas de procedimientos de contratación

Objetivo Estratégico 2.3 Integración de la PCSP

Objetivo Operativo 2.3.1 Publicaciones automatizadas desde el expediente en la PCSP

Objetivo Operativo 2.3.2 Incorporación automatizada de la documentación de las licitaciones al expediente

Objetivo Estratégico 2.4 Interoperabilidad con los licitadores y contratistas

Objetivo Operativo 2.4.1 Acceso por videoconferencia a la apertura de las licitaciones

Objetivo Operativo 2.4.2 Habilitar en la sede electrónica la carpeta del contratista

Línea Estratégica 3. Comunicación y capacitación

Objetivo Estratégico 3.1 Comunicación a la organización municipal

Objetivo Operativo 3.1.1 Comunicación al equipo de gobierno

Objetivo Operativo 3.1.2 Comunicación al personal municipal

Objetivo Estratégico 3.2 Capacitación del personal


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Objetivo Operativo 3.2.1 Formación personal del área de contratación

Objetivo Operativo 3.2.2 Formación personal jurídico administrativo

Objetivo Operativo 3.2.3 Formación personal técnico

Objetivo Estratégico 3.3 Comunicación externa

Objetivo Operativo 3.3.1 Material de ayuda y uso para el acceso a las video licitaciones

Objetivo Operativo 3.3.2 Material de ayuda y uso de la carpeta del contratista

Los objetivos operativos describen detalladamente mediante unas fichas que contienen toda la

información necesaria para ejecutar el plan de mejora.

Para la implantación del plan de mejora son necesarios recursos personales para llevar a cabo los

trabajos a nivel interno y recursos económicos para hacer frente a las inversiones a realizar para

trabajos externos o adquisición de recursos materiales.

Recursos de personas y costes asociados

Personas Rol en el Ayuntamiento Unidades Coste estimado

TMA TMM TMP JVG VGB PVM DT OMTIC

Directora Técnica de Organización y Modernización – TIC Jefa del área de Obras y Contratación Secretaria General Oficial Mayor Jefe de area de Servicios Municipales Coordinadora del Servicio de Información y Atención al Ciudadano Técnicos Informáticos de la Dirección Técnica de Organización y Modernización – TIC

928 horas

528 horas

128 horas

128 horas

40 horas

136 horas

832 horas

20.416 €

11.616 €

3.200 €

2.816 €

880 €

1.496 €

12.272 €

Total costes internos: 52.696 €

Recursos externos y costes asociados

Recursos Unidades Coste estimado

Plataforma de AE corporativa

1 0 €

REÚNETE. Servicio Común de Reuniones Virtuales de la Red SARA

1 0 €

Carpeta del contratista en Sede Electrónica 504 horas 12.600 €

Total costes externos: 12.600 €


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Se ha realizado un cronograma con el objetivo de obtener una representación gráfica del espacio

temporal previsto para desarrollar el plan de mejora. La estimación prevista es de un año,

empezando a implantar en enero de 2019 y finalizando en diciembre de 2019.

Finalmente, se ha previsto un proceso de evaluación del plan que se divide en dos partes. De un

lado, se realizará el seguimiento de la implantación y, de otro lado, se llevará a cabo la evaluación

de los resultados que se deriven de la ejecución del mismo.

Con referencia la evaluación de los resultados que se deriven de la ejecución del plan de mejora,

se definen una serie de indicadores que nos ayudan a medir el impacto obtenido tras la

implantación del mismo.

Para el seguimiento de la implantación del plan se constituirá un equipo de trabajo del Plan de

Mejora, encargado del seguimiento de la evolución de los objetivos operativos, valorar las desviaciones

producidas, analizar sus causas y proponer las soluciones a aplicar en cada caso.

Se ha definido un modelo de calendario de seguimiento y evaluación del plan de mejora.

Innovando en la contratación pública:

agilidad, accesibilidad y transparencia

OO 2.1.1 Desarrollo de una tipología documental corporativa

OO 2.1.2 Diseño y creación de plantillas documentales

OO 2.1.3 Diseño y creación de plantillas documentales de procedimientos de contratación

OO 2.2.1 Definir trámites y tareas

OO 2.2.2 Definir trámites y tareas de procedimientos de contratación

OO 2.3.1 Publicaciones automatizadas desde el expediente en la PCSP

OO 2.3.2 Incorporación automatizada de la documentación de las licitaciones al expediente

OO 2.4.1 Acceso por videoconferencia a la apertura de las licitaciones

OO 2.4.2 Habilitar en la sede electrónica la carpeta del contratista

OO 3.1.1 Comunicación al equipo de gobierno

OO 3.1.2 Comunicación al personal municipal

OO 3.2.1 Formación personal del área de contratación

OO 3.2.2 Formación personal jurídico administrativo

OO 3.2.3 Formación personal técnico

OO 3.3.1 Material de ayuda y uso para el acceso a las video licitaciones

OO 3.3.2 Material de ayuda y uso de la carpeta del contratista

OE 3.3 - Comunicación externa

OE 3.2 - Capacitación del personal

OE 3.1 - Comunicación a la organización municipal

OE 2.3 - Integración de la PCSP

OE 2.2 - Sistematización de las actuaciones electrónicas

2019

OE 2.1 - Normalización de la documentación electrónica

OE 2.4 -Interoperabilidad con los licitadores y contratistas

Objetivos estratégicos y proyectos Enero Febrero Marzo Abril Mayo DiciemJunio Julio Agosto Septie Octubre Noviem

LE 2. - Contratación Sistematizada y homogénea


LE 3. - Comunicación y capacitación


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Diagnóstico

1. Contexto

Municipio.

El municipio de Paterna está situado en la provincia de

Valencia, en la comarca de L'Horta, en la margen

izquierda del río Turia.

Su término municipal, con una extensión de 36,6km², es

uno de los más extensos del área metropolitana.

Paterna se ha desarrollado de forma disgregada, estando

configurada en 5 núcleos de población principales: el casco urbano propiamente dicho, La Cañada,

Terramelar, Bovalar/La Coma y la Lloma Llarga (Valterna). A estos habría que añadir tres

agrupaciones de viviendas más: Cruz de Gracia, La Pinaeta y Plà

del Pou.

La localización territorial de la localidad de Paterna, situada a

sólo 7 km de la capital y en el centro de la comarca de l'Horta, la

convierte en una población especialmente bien comunicada a

través de la red viaria y de ferrocarril, con un acceso privilegiado

tanto al puerto como al aeropuerto de Valencia.

El municipio consta de varios ejes viarios de vital importancia: la A-7, la autovía CV-35 (Pista de

Ademuz), la autovía CV-31 (Ronda Norte) y la V-11 que enlaza con el Aeropuerto.

El término municipal es atravesado por la línea 1 de Metrovalencia (Valencia - Llíria), que consta

de seis paradas en Paterna. Asímismo, la línea 4 de Metrovalencia, correspondiente a la línea de

tranvía de la ciudad de Valencia, también tiene parte de su recorrido en el municipio de Paterna.

Con respecto al servicio de autobuses, la EMT de Valencia ofrece servicio hasta Terramelar y la

Feria de Muestras. Además, la red MetroBus presta al municipio servicio de transporte de pasajeros.

Por otra parte, Paterna dispone de un servicio propio municipal de autobuses.

Toda esta red viaria, con la excelente accesibilidad que conlleva, dota a Paterna y a sus áreas

empresariales de un importante factor de competitividad y convierte a Paterna en un municipio con

gran poder de atracción de población y de actividades, configurándose en un centro de servicios

dotacionales y terciarios-comerciales del área metropolitana de Valencia.


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Población

Paterna es un municipio de tamaño medio/grande. A fecha 1 de enero de 2018, según datos del INE,

cuenta con 68.547 habitantes.

En ANEXO I se incluye la Ficha Municipal de Paterna de 2018 según el Portal estadístico de la

Generalitat Valenciana. En este se reflejan gráficos con datos poblaciones, económicos,

urbanísticos, ... con los que se puede obtener un breve y rápido resumen del municipio de Paterna

en el que enmarcar el plan de mejora.

Ayuntamiento

Organización Política.

La organización política del Ayuntamiento de Paterna está estructurada, actualmente, en 5 áreas de

gestión.

Áreas de gestión política:

1.- Seguridad, infraestructuras y medio ambiente.

2.- Sostenibilidad y atención a la ciudadanía.

3.- Protección a las personas y participación ciudadana.

4.- Tradicions, cultura i foc.

5.- Educación, juventud y deportes

Las delegaciones en materia de contratación corresponden al área de Sostenibilidad y Atención a la

Ciudadanía. Corresponden también a esta área de gestión las competencias en materia de

Tecnología y Modernización administrativa.

Las delegaciones de esta área son, entre otras, las siguientes:

Contratación y patrimonio, abarcando la competencia sobre las siguientes cuestiones:

Aprobación y demás trámites referidos a las actas de recepción.

Aprobación y demás trámites referidos a las fianzas definitivas.

Aprobación de liquidaciones relativas a expedientes de contratación.

Requerimientos de documentación conforme el art.151 del TRLCSP.)

Aprobación del expediente de contratación a propuesta de las respectivas áreas con

apertura del procedimiento de adjudicación y aprobación del gasto en los términos del

art. 117 de LCSP, en los contratos competencia del Alcalde que se describen en los ap. 1

y 9 de la Disposición adicional segunda de LCSP, correspondiendo los trámites

siguientes y la adjudicación del contrato a la JGL conforme a la delegación conferida en

este decreto.

Tecnologías de la información y comunicación, y modernización. Sistemas informáticos,

comunicaciones y notificaciones.


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Organización Administrativa.

El Ayuntamiento de Paterna cuenta con unos 400 empleados en sus oficinas administrativas. La

organización municipal está estructurada en 7 áreas administrativas, que a su vez se subdividen en

servicios y negociados, y 1 área técnica que incluye 7 direcciones técnicas.

Funcionalmente, la organización municipal está compuesta por 16 unidades.

Area de Contratación

A nivel orgánico, contratación está enmarcada en el área de Obras y Contratación.


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Personal adscrito a contratación por años

Año Jefe de área Jefe de Gestión Gestor Auxiliar Aux. Administrativo

2018 1 1 1 3

2017 1 1 1 2/3

2016 1 (33% dedicación) 1 1 2

El área de contratación se encarga de la gestión administrativa centralizada de todos los contratos

que el Ayuntamiento realiza para la prestación de los servicios públicos. Es un área transversal que

interactúa con todas las áreas municipales que realizan la solicitud de apertura de los expedientes de

contratación. La tramitación de los expedientes y la celebración de las licitaciones públicas las

realiza la propia área.

Secretaría interviene de modo general de la tramitación de todo expediente de contratación. Es

preceptivo su informe con carácter previo a la aprobación de los pliegos de condiciones

administrativas y técnicas. Participa en las mesas de contratación con carácter obligatorio, firma los

contratos y visa la adecuación y contenido de los extremos incorporados al mismo.

Intervención fiscaliza la existencia del crédito, el procedimiento de contratación seguido, la

propuesta de adjudicación y la procedencia del pago tras la emisión de la factura. Participa de forma

necesaria en las mesas de contratación.

Una vez firmados los contratos con los adjudicatarios, cada área se encarga de la ejecución de

aquellos de los que es responsable. Ejecutados los contratos se remiten las actas y los informes de

ejecución para la recepción o para pronunciamiento del órgano de contratación relativo a la

adecuación de lo ejecutado a las prescripciones contenidas en el contrato. Este trámite se realiza por

contratación previo informe del responsable del contrato.

Contratos anuales celebrados

Año Número de contratos

2018 157

2017 149

2016 109

Referencias legislativas y normativas

Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad

en el ámbito de la Administración Electrónica.


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Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Normas Técnicas de Interoperabilidad.

Guías CCN-STIC para la seguridad de los sistemas de la Administración Pública.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las

Administraciones Públicas.

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público

Normas, estándares y buenas prácticas

UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación. Gestión documental.

UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en

documentos.

UNE-ISO 30300:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los

documentos. Fundamentos y vocabulario.

UNE-ISO 23081-1:2008. Información y documentación. Procesos de gestión de

documentos. Metadatos para la gestión de documentos.

UNE-ISO/TR 26122:2008 IN. Información y documentación. Análisis de los procesos de

trabajo para la gestión de documentos.

UNE 139803:2012. Requisitos de accesibilidad para contenidos en la Web

Situación actual de implantación de la AE municipal

La situación actual del Ayuntamiento en cuanto a normativa interna y uso de herramientas comunes

de la AGE en materia de AE y toda su normativa asociada es la siguiente:

Ordenanza municipal AE

Política de firma electrónica

Política de seguridad de la información

Plataforma de AE

Red SARA

Plataforma de contratación del sector público

Servicios de intermediación de datos

Cl@ve

Oficina de Registro Virtual. ORVE


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Directorio común - DIR3

Sistema de Información Administrativa - SIA

2. Problema a resolver

Con la entrada en vigor de la ley 9/2017, las administraciones se encuentran en una situación de

cambio de los procedimientos de contratación. A este cambio procedimental, se une el proceso de

cambio que se está produciendo en la gestión administrativa en aplicación de las leyes 39/2015 y

40/2015.

Hace poco mas de un año, se ha implantado una plataforma de AE como herramienta para

implantación de la AE y cumplimiento de la legislación y normativa vigente. Actualmente se están

tramitando los expedientes en esta plataforma de manera no sistematizada ni homogeneizada.

Simplemente se está trasladando lo que se venía haciendo en papel a electrónico.

Esto produce confusión a los empleados municipales, pues se generaba documentación que se iba

incorporando al expediente sin plantearse el tipo de documento que se estaba creando o a que

trámite atendía.

La falta de realización de una gestión de cambio en los procesos de trabajo, provoca que no se esté

aprovechando el potencial que la plataforma puede aportar a la tramitación administrativa y que no

se esté generando documentos y expedientes electrónicos electrónicos válidos con todos sus

componentes: contenido, firma electrónica y metadatos asociados.

La aplicación de estas recientes leyes requiere unos cambios en los procesos de trabajo del área de

contratación que afectan a toda la organización municipal, ya que son procedimientos de caracter

transversal.

Para aplicar toda la legislación y normativa vigente, nos planteamos realizar un anàlisis de los

procedimientos para iniciar un modelado de los procesos de trabajo aplicando criterios de

simplificación y reducción de carga administrativa, gestión documental normalizada y

transparencia.

3. Análisis organizativo. Causas y efectos del problema

En cumplimiento de la legislación vigente hay un sector de la población obligado a relacionarse de

forma electrónica con las administraciones, en nuestro caso concreto con el Ayuntamiento. Por otra

parte la ley de contratos del sector público, establece una serie de principios y formas de abordar los

procedimientos basados en tecnología y haciendo uso de plataformas de la AGE.


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Esto nos obliga a replantear la forma en que se prestan los servicios desde la administración al

exterior. Para el caso concreto de los procedimientos de contratación, hay que abordar una

estrategia de reorganización y simplificación de los procesos de trabajo a nivel interno y establecer

un plan de actuación que nos permita transformar el modelo de gestión administrativa, basada en

procesos de trabajo burocráticos tradicionales y estancos, en un modelo de gestión administrativa

basado en la colaboración interdepartamental con eficiencia de la tramitación administrativa

orientado al cumplimiento de la legislación y a cumplir unos principios de calidad, por una parte, y

un modelo de relación con los licitadores y contratatistas basado en la interoperabilidad

administrativa haciendo uso de las tecnologías de información y comunicaciones.

3.1. Análisis DAFO

Para enmarcar la situación actual en el ámbito de la tramitación de expedientes de contratación en el

Ayuntamiento de Paterna, con respecto a la tecnología y el estado de avance en la implantación de

la AE en los contratos administrativos, se realiza un análisis DAFO, del entorno (oportunidades /

amenazas) y del ámbito interno (fortalezas / debilidades).

AMBITO EXTERNO

Oportunidades Amenazas

O1. Ley de contratos del sector público que

regula la contratación elctrónica.

O2. Derechos digitales de los licitadores y

contartistas y las obligaciones de la

Administración, claramente establecidos por

la ley.

O3. Legislación, normas técnicas y guías de

aplicación que sirven de apoyo y referencia

para la implantación de la contratación

electrónica en las administraciones públicas.

O4. Herramientas de la AGE que facilitan la

interoperabilidad entre administraciones.

O5. Buena recepción por parte de los licitadores

y contratistas de la mejora en la calidad de

los servicios públicos.

O6. Alta adaptación de los licitadores y

contratistas al uso de las TIC.

O7. Alto nivel de madurez tecnológica al

alcance del Ayuntamiento.

O8. Ayudas estatales provenientes de fondos

europeos con líneas de actuación

tecnológicas en las que el Ayuntamiento se

puede apoyar para financiar proyectos y

actuaciones.

A1. Licitadores y contratistas cada vez más

demandante de servicios públicos digitales.

A2. Obligación de licitadores y contratistas

obligados a relacionarse de forma

electrónica con el Ayuntamiento.

A3. La imagen que se tiene del Ayuntamiento no

es positiva en cuanto a la agilidad en la

gestión.

A4. Ley de contratos del sector público que

obliga a las administraciones públicas a

establecer cambios organizativos,

funcionales y técnicos en la gestión de la

contratación.

A5. Falta de concienciación y diferenciación por

parte de la clase política sobre lo necesario y

lo importante.


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AMBITO INTERNO

Fortalezas Debilidades

F1. Empleados públicos con alta cualificación y

grandes capacidades.

F2. Empleados públicos con larga experiencia

en el sector de la administración local.

F3. Empleados públicos con larga experiencia

en materia de contratación.

F4. Empleados del área de contratación

implicados en el cambio.

F5. Se dispone de una herramienta tecnológica

(PLAE) que cumple todos los requisitos

para la implantación de la AE.

F6. Se dispone de un departamento de

informática con personal altamente

cualificado.

F7. Existe por parte del departamento de

Informática impulso técnico de los

proyectos en materia de AE.

F8. Experiencia en simplificación administrativa

y rediseño de procesos de trabajo.

F9. Se ha creado un grupo de trabajo de AE

multidisciplinar en el que se planifican y se

marcan las directrices a seguir en materia de

AE.

D1. Falta de dirección estratégica. No se fijan

objetivos anuales ni plurianuales en la

organización municipal.

D2. Falta un modelo de gestión integrado y

sostenible. No existe una planificación de

los servicios basada en objetivos y

seguimiento de resultados, así como

evaluación y rendición de cuentas.

D3. Falta de análisis de eficacia y eficiencia de

los servicios públicos. No se manejan

indicadores que proporcionen información

sobre nuestro rendimiento productivo en el

servicio público.

D4. Falta de coordinación transversal entre las

diferentes áreas y servicios del

Ayuntamiento. Inexistencia de una cultura

de modelos colaborativos para la prestación

de servicios.

D5. Alta resistencia al cambio por parte de

algunos empleados municipales para

afrontar nuevos modelos de gestión

administrativa, basados en la tecnología, que

se ajusten al cumplimiento de la ley y

satisfagan la demanda ciudadana.

D6. No existe definición de competencias y

responsabilidades en materia de AE en el

marco de los empleados públicos.

D7. No se dispone de un plan de implantación de

AE.

D8. Falta de conocimiento en profundidad de la

normativa en materia de AE y contratación

pública, y su aplicación en la relación con la

ciudadanía y los modelos de trabajo a

diseñar. Falta de formación jurídica y

técnica con enfoque práctico basado en

tecnología.

3.2. Diagrama de Ishikawao

El diagrama de Ishikawao es un diagrama de causa-efecto. Consiste en una representación gráfica, que

por su estructura ha venido a llamarse también diagrama de espina de pez, en la que puede verse de

manera relacional una especie de espina central. Esta compuesta por una línea en el plano horizontal

representando el problema a analizar que se escribe a su derecha. En las líneas verticales, se representan

las relaciones múltiples de causa-efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso.


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Para nuestro caso vamos a representar la problemática sobre la tramitación de expedientes de

contratación en el Ayuntamiento de Paterna con respecto a la tecnología, la organización y el estado

de avance en la implantación de la AE en los procedimientos administrativos.

PERSONAS

Contrataciónno

sistematizada

PROCESOS

Resistencia al cambio

Falta formación

Falta coordinación transversal

Estructuras diferentes

MEDICIÓN -EVALUACIÓN

Falta modelode gestión

Falta metadatos

No identidad corporativa

Falta definición responsabilidades AE

ENTORNO

Falta indicadores productividad

Anarquía en la forma de tramitar

No Plan Implantación AE

Trámites no homogeneos

No Interoperabilidad

Apertura plicas presencial

No carpeta contratista

Documentación no normalizada


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Plan de mejora

4. Estrategias y objectivos del plan de mejora

Este plan de mejora se realiza entre dos alumnos del itinerario formativo. Uno de ellos se centra en

el aspecto técnico-jurídico y el otro en el aspecto tecnológico. En mi caso me voy a ocupar del

aspecto tecnológico.

Para enmarcar de forma correcta el plan de mejora, se expondrán las líneas estratégicas y los

objetivos estratégicos de los dos puntos de vista. Los objetivos operativos los centraré en el aspecto

tecnológico.

4.1. Líneas estratègicas de actuación

Para abordar el problema de la correcta implantación de la administración electrónica aplicada a los

procedimientos de contratación y que no sea un mero traslado de lo que se venía haciendo en papel

a la plataforma de administración electrónica como herramienta de tramitación y al mismo tiempo

conseguir una contratación ágil, se proponen tres líneas estratégicas para abordar este Plan de

Mejora.

Línea estratègica 1. Contratación eficiente y transparente.

Conseguiremos una contratación eficiente cambiando, por una parte, el modelo de gestión de la

contratación. Se simplificarán los procedimientos unificando criterios de actuación y aplicando

criterios para reducción de la carga administrativa, disminuyendo trámites, tiempos y costes. Por

otra parte, hay que abordar una gestión del cambio en la organización para introducir un nuevo

modelo de gestión, adaptando su estructura y orientándola a la mejora continua. En tercer lugar, se

pretende llevar un control y seguimiento de los contratos incorporando documentación justificativa

en los expedientes para conseguir una contratación transparente que vaya más allá de lo meramente

establecido por la ley.






Cambio cultural.


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Linea estratégica 2. Contratación sistematizada y homogenea. Aplicación de la tecnología a los

procesos de contratación.

Obtendremos una contratación sistematizada y homogenea mediante la aplicación de la tecnología a

los procesos de contratación. Se pretende automatizar los procesos de trabajo que forman parte de la

tramitación de los procedimientos de contratación mediante la normalización de la documentación,

definición de trámites y tareas, integración de la Plataforma de Contratación del Sector Público con

la Plataforma de Administración Electrónica del Ayuntamiento y la interoperabilidad administrativa

con los licitadores y conratistas. Todo ello contribuirá a alcanzar una tramitación uniforme, ágil y

transparente, la obtención de documentos y expedientes electrónicos preparados para la

interoperabilidad y el establecimiento de métricas e indicadores que ayuden a la toma de decisiones.

Línea estratègica 3. Cambio cultural.

Hay que abordar una gestión del cambio en la organización para introducir el nuevo modelo de

gestión resultante de la aplicación del plan de mejora. Es de relevada importancia la comunicación y

capacitación tanto del personal al servicio de la organización municipal, como la comunicación

externa a los licitadores y contratistas sobre como interoperar con el Ayuntamiento en materia de

contratación.

4.2. Objectivos estratégicos

Cada línea estratégica se desglosa en varios objetivos estratégicos.




Simplificación Administrativa


Nuevo modelo de gestión


Seguimiento y control de contratos












Cambio cultural








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Lo que se pretende alcanzar con este objetivo es la generación de documentos electrónicos válidos y

preparados para la interoperabilidad de acorde a lo establecido por el Esquema Nacional de

Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.) y a sus Normas Técnicas de

Interoperabilidad.

Es necesario elaborar documentos electrónicos válidos con todos sus componentes: contenido, firma

electrónica y metadatos asociados. Esto último debe ser transparente a la persona que los elabore,

no teniendo que estar informando los metadatos en cada documento, sino que se realice de forma

automatizada.

Los documentos deben atender a unas características comunes de diseño, obteniendo una imagen

corporativa que dotará de identidad a los documentos emitidos por el Ayuntamiento y facilitará la

elaboración de los mismos.


Es conveniente sistematizar las actuaciones electrónicas mediante tramites estandarizados, basados

en tareas, que guien a los tramitadores en la manera de realizar, electrónicamente, las diferentes

fases del expediente. Se trataría de establecer un procedimiento guiado pero libre, no totalmente

automatizado que permita al usuario tomar decisiones en casos determinados o ante situaciones de

excepcionalidad.


La Plataforma de Contratación del Sector Público (PCSP) es un portal web que constituye un nodo

central de intercambio de información de contratación, que sirve como punto de encuentro virtual

entre compradores del Sector Público y licitadores. Es una herramienta que pone a disposición la

AGE para su reutilización de forma libre, interoperable y segura. Se considera que es la herramienta

a utilizar en cumplimento de lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en

cuanto a la utilización de infraestructuras y servicios comunes, que proporcione la Administración

General del Estado para facilitar la interoperabilidad y la relación multilateral. Además, resulta

rentable al Ayuntamiento por no tener que realizar una inversión adicional y propicia la

concurrencia de las empresas que no necesitarán especializarse en un programa concreto de

licitación electrónica.


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La PCSP se debe integrar mediante webservices con la plataforma de administración electrónica del

Ayuntamiento de forma que permita publicar y descargar la documentación desde esta última, sin

perjuicio de la recepción, custodia y apertura de ofertas electrónicas en la misma.


La ley 39/2015, en su artículo 14. 2 establece la obligatoriedad de relacionarse a través de medios

electrónicos con las Administraciones Públicas, para la realización de cualquier trámite de un

procedimiento administrativo, a las personas jurídicas y a quienes ejerzan una actividad profesional

para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las

Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional, entre otros.

Es por tanto necesario establecer un canal en la sede electrónica del Ayuntamiento que permita a los

licitadores y contratistas interoperar con el Ayuntamiento.


Con este objetivo, se pretende comunicar a toda la organización municipal, tanto al equipo de

gobierno, como al personal administrativo y técnico el nuevo modelo de gestión para la tramitación

de los expedientes de contratación. Es importante el amplio alcance, debido a que es un

procedimiento de carácter transversal a la organización del que todos harán uso en algún momento

o podrán tener implicación.


Con la capacitación del personal, se plantea abordar un plan de formación, tanto desde el punto de

vista funcional, como desde el punto de vista tecnológico, que aborde: la comprensión de los

conceptos, los procesos de gestión y su sistematización utilizando la plataforma de AE.


Con este objetivo, se pretende abordar un plan de comunicación externa dirigida a los licitadores

sobre como relacionarse con el Ayuntamiento para acceder a las vídeo licitaciones y a los

contratistas para el seguimiento de la ejecución de los contratos.

4.3. Proyectos u objetivos operativos para cada objetivo estratégico

Para la consecución de los objetivos estratégicos, se plantean unos objetivos operativos que

concretan, a nivel práctico, las actuaciones a realizar para lograr el objetivo que nos planteamos

alcanzar en nuestro plan de mejora.

Tal como se ha descrito anteriormente, en este plan de mejora que cubre el aspecto tecnológico, me

centraré en la línea estratégica 2 y parte de la línea estratégica 3 y los objetivos operativos

establecidos dentro de las mismas.


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Línea Estratégica 2. Contratación sistematizada y homogenea.


Objetivo Operativo 2.1.1 Desarrollo de una tipología documental corporativa

Objetivo Operativo 2.1.2 Diseño y creación de plantillas documentales

Objetivo Operativo 2.1.3 Diseño y creación de plantillas documentales de procedimientos de contratación


Objetivo Operativo 2.2.1 Definir trámites y tareas

Objetivo Operativo 2.2.2 Definir trámites y tareas de procedimientos de contratación


Objetivo Operativo 2.3.1 Publicaciones automatizadas desde el expediente en la PCSP

Objetivo Operativo 2.3.2 Incorporación automatizada de la documentación de las licitaciones al expediente


Objetivo Operativo 2.4.1 Acceso por videoconferencia a la apertura de las licitaciones

Objetivo Operativo 2.4.2 Habilitar en la sede electrónica la carpeta del contratista

Línea Estratégica 3. Comunicación y capacitación


Objetivo Operativo 3.1.1 Comunicación al equipo de gobierno

Objetivo Operativo 3.1.2 Comunicación al personal municipal


Objetivo Operativo 3.2.1 Formación personal del área de contratación

Objetivo Operativo 3.2.2 Formación personal jurídico administrativo

Objetivo Operativo 3.2.3 Formación personal técnico


Objetivo Operativo 3.3.1 Material de ayuda y uso para el acceso a las video licitaciones

Objetivo Operativo 3.3.2 Material de ayuda y uso de la carpeta del contratista


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Objetivo estratégico OE 2.1


Proyecto| Objetivo operativo Código OO.2.1.1

OO.2.1.1 Desarrollo de una tipología documental corporativa

Fecha inicio Enero 2019 Fecha fin Enero 2019

Proceso Tipología documental Criterio e-EMGDE V.2.0 _ Apendice 21

% Dedicació

Responsable Teresa Martínez (TMA) 25%

Equipo de trabajo Grupo trabajo AE:

Jorge Vera (JVG)

Teresa Morán (TMP)

Valentín García-Casarrubios (VGB)

Pilar Vendrell (PVM)

5%

5%

5%

15%

Descripción del objetivo operativo /problema o situación a mejorar

Objetivo a alcanzar:

Asociar a cada documento que se genere en la tramitación de expedientes un tipo documental. En concreto, para este caso, a los documentos que intervienen en la tramitación de expedientes de contratación.

Problema a mejorar:

Creación de documentos de forma inespecífica sin atender a ningún criterio. Cada persona los crea de la manera que estima conveniente, dando lugar a documentos dispares de un mismo tipo. Esto repercute en una difícil interpretación para el ciudadano, incluso en ocasiones para el propio personal municipal que interviene en la tramitación.

Beneficios esperados:

Identificación de los documentos.

Clasificación de los documentos atendiendo a su tipología.

Unificar criterios en la creación de documentos.

Acciones

A1.OO.2.1.1 Analizar la tipología documental del ENI. A2.OO.2.1.1 Crear subtipos de documentos bajando a un segundo nivel de especifidad. A3.OO.2.1.1 Codificar la tipología obtenida. A4.OO.2.1.1 Introducir en la Plataforma de AE la tipología documental creada. A5.OO.2.1.1 Reflejar en la Plataforma de AE la relación entre la tipología creada y la tipología ENI.

Indicadores

Código Nombre del Indicador Periodicidad Objetivo Tolerancia

I1.OO.2.1.1 % de subtipos de documentos creados. Mensual 100% +/- 5%

I2.OO.2.1.1 % de subtipos de documentos en la PAE. Mensual 100% 0%

Recursos, costes y gastos asociados

Recursos internos Unidades Coste estimado

TMA TMP JVG VGB PVM

40 horas 8 horas 8 horas 8 horas

24 horas

880 € 200 € 176 € 176 € 264 €


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Total: 1.696 €

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• OO.2.1.2 Diseño y creación de plantillas documentales generales

Fecha inicio Enero 2019 Fecha fin Febrero 2019

Proceso Plantillas de documentos Criterio e-EMGDE V.2.0

% Dedicació


Equipo de trabajo Grupo trabajo AE:

Jorge Vera (JVG)

Teresa Morán (TMP)



Técnicos Informáticos (DT OMTIC)

5%

5%

5%

15%

25%



Crear documentos documentos electrónicos válidos: auténticos, fiables, íntegros y disponibles, en un momento determinado y a lo largo del tiempo, garantizando su interoperabilidad.

Crear documentos accesibles.

Problema a mejorar:

Los documentos electrónicos que se están generando en la Plataforma de AE no llevan metadatos asociados, estos se tienen que cumplimentar de forma manual en el momento de la interoperabilidad administrativa.

La estructura de los documentos no es uniforme.

El lenguaje utilizado en los documentos que van dirigidos a la ciudadanía utiliza una terminología administrativa de difícil interpretación


Documentos electrónicos válidos.

Identidad corporativa.

Estructuras uniformes para documentos de una misma tipología.

Documentos entendibles por los ciudadanos.

Asignación de metadatos de forma automatizada.

Acciones


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A1.OO.2.1.2 Realizar un inventario de las plantillas a desarrollar a partir de la tipología documental corporativa.. A2.OO.2.1.2 Codificar las plantillas. A3.OO.2.1.2 Diseño de plantillas: Crear estructura común y redacción de contenidos en lenguaje accesible de las plantillas, atendiendo a la tipología a la que pertenecen. A4.OO.2.1.2 Determinar valores de metadatos mínimos obligatorios. A5.OO.2.1.2 Implementación técnica de las plantillas en la Plataforma de AE.

Indicadores


I1.OO.2.1.2 % de plantillas documentales generales inventariadas. Mensual 100% +/- 5%

I2.OO.2.1.2 Nº de plantillas generales documentales diseñadas. Mensual 20 +/- 5

I3.OO.2.1.2 Nº de plantillas generales documentales implementadas en la PAE. Mensual 20 +/- 5



TMA TMP JVG VGB PVM DT OMTIC A2 DT OMTIC C1


24 horas 20 horas 20 horas

1.760 € 400 € 352 € 352 € 528 € 680 € 440 €

Total: 4.512 €


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• OO.2.1.3 Diseño y creación de plantillas documentales de procedimientos de contratación

Fecha inicio Marzo 2019 Fecha fin Diciembre 2019

Proceso Plantillas de documentos Criterio e-EMGDE V.2.0

% Dedicació

Responsable Teresa Modrego (TMM) 25%

Equipo de trabajo Teresa Martínez (TMA)

Jorge Vera (JVG)

Teresa Morán (TMP)


25%

5%

5%

25%



Crear documentos documentos electrónicos válidos: auténticos, fiables, íntegros y disponibles, en un momento determinado y a lo largo del tiempo, garantizando su interoperabilidad. En concreto, para este caso, aplicable a los documentos que intervienen en la tramitación de expedientes de contratación.

Hacer que los documentos que formen parte de los procedimientos de contratación sean accesibles

Problema a mejorar:

Los documentos electrónicos de los epedientes de contratación no llevan metadatos asociados, estos se tienen que cumplimentar de forma manual en el momento de la interoperabilidad administrativa.

Por otra parte, se observa que la estructura el lenguaje utilizado en los documentos que van dirigidos a los licitadores y contratistas utiliza una terminología administrativa de difícil interpretación


Documentos electrónicos de contratación válidos.

Identidad corporativa.

Estructuras uniformes para documentos de una misma tipología.

Documentos entendibles por los licitadores y contratistas.

Asignación de metadatos de forma automatizada.

Acciones

A1.OO.2.1.3 Analizar las plantillas que intervienen en la tramitación de los procedimientos de contratación para determinar herencias de contenidos. A2.OO.2.1.3 Determinar valores de metadatos mínimos obligatorios. A3.OO.2.1.3 Identificar metadatos complementarios y sus valores. A4.OO.2.1.3 Creación de plantillas específicas para los procedimientos de contratación:

Redacción de contenidos específicos, respetando estructuras y la accesibilidad.

Establecer marcadores para generación automatizada o semiautomatizada de documentos.

Definir los metadatos complementarios.

Asignar valores a los metadatos o establecer parámetros, en su caso. A5.OO.2.1.3 Implementación técnica de las plantillas en la Plataforma de AE.

Indicadores


I1.OO.2.1.3 % de plantillas documentales de contratación inventariadas. Mensual 25% +/- 5%

I2.OO.2.1.3 Nº de plantillas documentales de contratación diseñadas. Mensual 10 +/- 2


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• OO.2.1.3 Diseño y creación de plantillas documentales de procedimientos de contratación

I3.OO.2.1.3 Nº de plantillas documentales de contratación implementadas en la PAE.

Mensual 10 +/- 2

I4.OO.2.1.3 Nº de procedimientos de contratación con el 100% de plantillas diseñadas.

Mensual 3 +/- 1

I5.OO.2.1.3 Nº de procedimientos de contratación con el 100% de plantillas implementadas en la PAE.

Mensual 3 +/- 1



TMM TMA TMP JVG DT OMTIC A2 DT OMTIC C1

40 horas 40 horas

8 horas 8 horas

20 horas 20 horas

8.800 € 8.800 € 2.000 € 1.760 € 3.400 € 2.200 €

Total: 26.960 €


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OO.2.2.1 Definir trámites y tareas generales

Fecha inicio Marzo 2019 Fecha fin Abril 2019

Proceso Trámites y tareas Criterio Ley 9/2017_LCSP

Ley 39/2015 LPAC

Ley 40/2015 LRJSP

% Dedicació


Equipo de trabajo Jorge Vera (JVG)

Teresa Morán (TMP)




5%

5%

5%

20%

20%



Unificar criterios en la forma de tramitar los expedientes. Crear trámites automatizados, basados en tareas básicas.

Problema a mejorar:

Dudas del personal sobre cómo realizar un determinado trámite.

Realización de un mismo trámite de diferentes maneras, dependiendo de la persona que lo ha realizado. No existe uniformidad de criterios en la tramitación. Cuando se visualiza un expediente, es complicado ver a simple vista cual es el contenido del mismo y la situación en la que se encuentra.


Guiar al personal del Ayuntamiento en la tramitación de los expedientes. En el caso de cambio de departamento las personas que utilizan la Plataforma de AE pueden tramitar cualquier tipo de procedimiento.

Eficiencia en la tramitación de expedientes administrativos.

Asignación de metadatos mínimos obligatorios de los expedientes de forma automatizada.

Acciones

A1.OO.2.2.1 Analizar los tramites que pueden intervenir en la tramitación de expedientes administrativos. A2.OO.2.2.1 Determinar las tareas que intervienen en cada uno de ellos. A3.OO.2.2.1 Unificar aquellos que estén compuestos por las mismas tareas y asignar denominación genérica. A4.OO.2.2.1 Inventariar los tramites que pueden intervenir en la tramitación de expedientes administrativos. A5.OO.2.2.1 Implementación técnica de los trámites en la Plataforma de AE.

Indicadores


I1.OO.2.2.1 Nº de trámites generales analizados. Mensual 20 +/- 5

I2.OO.2.2.1 Nº de trámites generales inventariados. Mensual 20 +/- 5

I3.OO.2.2.1 Nº de trámites generales implementados en la PAE. Mensual 10 +/- 3




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OO.2.2.1 Definir trámites y tareas generales

TMA TMP JVG VGB PVM DT OMTIC A2 DT OMTIC C1



1.408 € 400 € 352 € 352 € 704 € 544 € 352 €

Total: 4.112 €


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OO.2.2.2 Definir trámites y tareas que intervienen en los procedimientos de contratación

Fecha inicio Mayo 2019 Fecha fin Mayo 2019

Proceso Trámites y tareas Criterio Ley 9/2017_LCSP

Ley 39/2015 LPAC

Ley 40/2015 LRJSP

% Dedicació

Responsable Teresa Modrego (TMM) 20%

Equipo de trabajo Teresa Martínez (TMA)

Jorge Vera (JVG)

Teresa Morán (TMP)


20%

5%

5%

20%



Unificar criterios en la forma de tramitar los expedientes. En concreto, para este caso, aplicable a los trámites que intervienen en los circuitos de tramitación de expedientes de contratación.

Crear trámites automatizados para los expedientes de contratación.

Problema a mejorar:

Dudas del personal sobre cómo realizar un determinado trámite.

Realización de un mismo trámite de diferentes maneras, dependiendo de la persona que lo ha realizado. No existe uniformidad de criterios en la tramitación. Cuando se visualiza un expediente, es complicado ver a simple vista cual es el contenido del mismo y la situación en la que se encuentra.


Guiar al personal del área de contratación en la tramitación de los expedientes.

Para el caso de incorporaciones de nuevo personal al área de contratación que tengan una guía sobre la que basarse para la tramitación de los expedientes.

Guiar al personal en general ya que se trata de un procedimiento transversal a la organización.

Eficiencia en la tramitación de expedientes de contratación.

Asignación de metadatos complementarios del expediente de forma automatizada.

Acciones

A1.OO.2.2.2 Realizar un inventario de los tramites que pueden intervenir en la tramitación de expedientes de contratación. A2.OO.2.2.2 Analizar y determinar si hay tareas específicas que pueden intervenir en cada uno de ellos A3.OO.2.2.2 Analizar y determinar si hay tareas que se puedan automatizar. A4.OO.2.2.2 Implementación técnica de los trámites específicos que intervendrán en los expedientes de contratación en la Plataforma de AE.

Indicadores


I1.OO.2.2.2 Nº de trámites de contratación analizados. Mensual 20 +/- 5%

I2.OO.2.2.2 Nº de trámites de contratación inventariados. Mensual 20 +/- 5

I3.OO.2.2.2 Nº de trámites de contratación implementados en la PAE. Mensual 10 +/- 3


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e-Contratación




OO.2.2.2 Definir trámites y tareas que intervienen en los procedimientos de contratación

I4.OO.2.2.2 Nº de procedimientos de contratación con el 100% de trámites inventariados.

Mensual 3 +/- 1

I5.OO.2.2.2 Nº de procedimientos de contratación con el 100% de trámites implementadas en la PAE.

Mensual 3 +/- 1



TMM TMA TMP JVG DT OMTIC A2 DT OMTIC C1

32 horas 32 horas

8 horas 8 horas

16 horas 16 horas

704 € 704 € 200 € 176 € 272 € 176 €

Total: 2.232 €


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OO.2.3.1 Publicaciones automatizadas desde el expediente en la PCSP

Fecha inicio Febrero 2019 Fecha fin Abril 2019

Proceso Publicación PCSP Criterio Especificación técnica del mecanismo de sindicación PCSP V1.1

% Dedicació


Equipo de trabajo Socio tecnológico Plataforma AE (ST PAE)


25%

10%



Publicación automatizada en la PCSP desde el expediente, sin necesidad de acceder a la misma.

Problema a mejorar:

Acceso por parte de los usuarios a la PCSP para publicar las licitaciones con toda su documentación asociada, volviendo a introducir gran parte de la información del expediente.

Descarga de documentos de los expedientes para anexarla a la publicación de la licitación en la PCSP.


Reducción de tareas.

Reducción de tiempos de tramitación.


Acciones

A1.OO.2.3.1 Estudio de la especificación técnica del mecanismo de sindicación PCSP A2.OO.2.3.1 Analizar y diseño del procedimiento informático a implementar A3.OO.2.3.1 Implementación del código del procedimiento informático. A4.OO.2.3.1 Pruebas de publicación en Pre-Producción.

Indicadores


I1.OO.2.3.1 % de desarrollo realizado. Mensual 33% +/- 10%



TMA DT OMTIC A2

16 horas 16 horas

1.056 € 816 €

Recursos externos Unidades Coste estimado

ST PAE 40 horas 3.000 €

Total: 4.872 €


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OO.2.3.2 Incorporación automatizada de la documentación de las licitaciones al expediente

Fecha inicio Mayo 2019 Fecha fin Julio 2019

Proceso Documentación licitaciones PCSP Criterio Especificación técnica del mecanismo de sindicación PCSP V1.1

% Dedicació




25%

10%



Incorporación automatizada de toda la documentación de las licitaciones electrónicas celebradas en la PCSP a la Plataforma de AE desde el expediente.

Problema a mejorar:

Una vez realizada la licitación en la PCSP, descargar toda la documentación e incorporarla al expediente de la Plataforma de AE.


Reducción de tareas.

Reducción de tiempos de tramitación.


Acciones

A1.OO.2.3.2 Estudio de la especificación técnica del mecanismo de sindicación PCSP A2.OO.2.3.2 Analizar y diseño del procedimiento informático a implementar A3.OO.2.3.2 Implementación del código del procedimiento informático. A4.OO.2.3.2 Pruebas de incorporación de la documentación en Pre-Producción. A5.OO.2.3.2 Puesta en funcionamiento en Producción.

Indicadores


I1.OO.2.3.2 % de desarrollo realizado. Mensual 33% +/- 10%



TMA DT OMTIC A2

16 horas 16 horas

1.056 € 816 €


ST PAE 40 horas 3.000 €

Total: 4.872 €


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e-Contratación




OO.2.4.1 Acceso por videoconferencia a la apertura de las licitaciones

Fecha inicio Mayo 2019 Fecha fin Junio 2019

Proceso Licitaciones Videoconferencia Criterio REUNETE (CTT)

% Dedicació


Equipo de trabajo Técnicos Informáticos (DT OMTIC) 10%



Retransmisión por videoconferencia de la apertura de licitaciones, sin necesidad de tenerse que desplazar los licitadores hasta el Ayuntamiento.

Reproducción de videos de las retransmisiones por videoconferencia de la apertura de las licitaciones para aquellos que no hayan tenido la posibilidad de asistir en el momento de la apertura.

Problema a mejorar:

Acudir de forma presencial, las empresas, a las aperturas de las licitaciones.

No tener acceso a lo sucedido en las aperturas de las licitaciones, por aquellas empresas que no han podido acudir presencialmente.


Apertura de licitaciones accesible:

Igualdad de condiciones para todos los licitadores independientemente de la disponibilidad para desplazamientos.

Accesos a la apertura con posterioridad al momento de la celebración. Transparencia.

Disminución del gasto, evitando desplazamientos.

Favorecer la disminución de la huella de carbono.

Acciones

A1.OO.2.4.1 Estudio de la especificación técnica de REUNETE A2.OO.2.4.1 Tramitación de solicitud de claves de acceso a la plataforma REUNETE A3.OO.2.4.1 Pruebas en Pre_Producción. A4.OO.2.4.1 Capacitación del personal de contratación A5.OO.2.4.1 Pruebas en Producción. A6.OO.2.4.1 Puesta en funcionamiento en Producción.

Indicadores


I1.OO.2.4.1 Grado de avance en la puesta en funcionamiento de la solución. Semanal 15% +/-5%



TMA DT OMTIC A2

16 horas 16 horas

704 € 544 €

Total: 1.248 €


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e-Contratación




OO.2.4.2 Habilitar en la sede electrónica la carpeta del contratista

Fecha inicio Septiembre 2019 Fecha fin Noviembre 2019

Proceso Carpeta contratista Criterio RD 4/2015 ENI

% Dedicació




40%

10%



Establecer un canal en la sede electrónica del Ayuntamiento que permita a los contratistas interoperar con el Ayuntamiento.

Problema a mejorar:

La firma de contratos se realiza mediante el envío por correo electrónico del documento firmado a las empresas contratistas para su firma y los devuelven firmados por correo electrónico para la firma por el Ayuntamiento. Este no es un canal seguro.

La documentación derivada de la ejecución de los contratos se entrega por diversos canales: correo electrónico, dispositivos de almacenamiento externo, ... en ocasiones sin firmar electrónicamente, con lo que el documento no cumple los requisitos de documento ENI.

Incorporación manual de la documentación al expediente por parte del responsable del contrato. No existe control alguno por contratación de la incorporación de la misma.


Disponer de un sitio seguro para la firma de documentos: contratos, actas, ...

Disponer de un canal seguro de intercambio de documentos para su validación, firma, ...

El contratista tendrá en la carpeta una copia del contrato firmado al que podrá acceder en cualquier momento a lo largo del tiempo.

Formalización de la entrega de documentación generada con la ejecución de los contratos.

Incorporación automatizada, de la documentación, al expediente de contratación.


Transparencia en el seguimiento de la ejecución de los contratos.

Acciones

A1.OO.2.4.2 Análisis y diseño de las funcionalidades de la carpeta del contratista A2.OO.2.4.2 Implementación de la carpeta del contratista en la sede electrónica A3.OO.2.4.2 Pruebas en Pre_Producción. A4.OO.2.4.2 Pruebas en Producción. A5.OO.2.4.2 Puesta en funcionamiento en Producción.

Indicadores


I1.OO.2.4.2 Grado de avance en el desarrollo de la solución. Mensual 33% +/-10%



(TMA) (DT OMTIC)

24 horas 16 horas

1.548 € 816 €



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e-Contratación




OO.2.4.2 Habilitar en la sede electrónica la carpeta del contratista

(ST PAE) 64 horas 4.800 €

Total: 7.200 €


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e-Contratación




OO.3.1.1 Comunicación al equipo de gobierno

Fecha inicio Febrero 2019 Fecha fin Febrero 2019

Proceso Comunicación interna Criterio Plan comunicación EDUSI

Legislación reciente

% Dedicació

Responsable Teresa Martínez (TMA)

Teresa Modrego (TMM)

10%

10%

Equipo de trabajo



Informar al equipo de gobierno del plan de mejora de contratación. Transmitirles en que consiste y cual el nuevo modelo de gestión para la tramitación de los expedientes de contratación.

Problema a mejorar:


Entendimiento por parte de los dirigentes políticos del plan y el porque del cambio

Respaldo político en las actuaciones y disponibilidad de recursos

Acciones

A1.OO.3.1.1 Diseño y preparación de contenidos. A2.OO.3.1.1 Sesión de comunicación al concejal del área. A3.OO.3.1.1 Sesiones de comunicación al equipo de gobierno. A4.OO.3.1.1 Comunicación en la intranet municipal.

Indicadores


I1.OO.3.1.1 Contenidos elaborados Sem 3 Febrero SI 0

I2.OO.3.1.1 Comunicación al concejal del área Sem 4 Febrero SI 0

I3.OO.3.1.1 Comunicación al equipo de gobierno Sem 4 Febrero SI 0

I4.OO.3.1.1 Comunicación en la intranet municipal Sem 4 Febrero SI 0



TMA TMM

16 horas 16 horas

352 € 352 €

Total: 704 €


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PATERNA

e-Contratación




OO.3.1.2 Comunicación al personal municipal

Fecha inicio Abril 2019 Fecha fin Abril 2019



% Dedicació



10%

10%

Equipo de trabajo



Informar a los empleados de la organización municipal del plan de mejora de contratación. Transmitirles en que consiste y cual el nuevo modelo de gestión para la tramitación de los expedientes de contratación.

Problema a mejorar:


Entendimiento por parte de los empleados públicos del plan y el porque del cambio.

Implicación en la gestión del cambio.

Acciones

A1.OO.3.1.2 Diseño y preparación de contenidos. A2.OO.3.1.2 Sesión de comunicación al personal del área. A3.OO.3.1.2 Sesiones de comunicación a los empleados de la organización. A4.OO.3.1.2 Comunicación en la intranet municipal.

Indicadores


I1.OO.3.1.2 Contenidos elaborados Sem 2 Abril SI 0

I2.OO.3.1.2 Nº de asistentes a las sesiones de comunicación Sem 4 Abril 300 +/-50

I3.OO.3.1.2 % de empleados municipales asistentes a las sesiones de comunicación

Sem 4 Abril 75% +/-15%



TMA TMM

16 horas 16 horas

352 € 352 €

Total: 704 €


Página 39

PATERNA

e-Contratación




OO.3.2.1 Formación al personal del área de contratación

Fecha inicio Mayo 2019 Fecha fin Mayo 2019

Proceso Formación interna Criterio Plan de formación interna

% Dedicació



10%

10%



10%

10%



Crear un Plan de Formación que permita la implantación de la contratación electrónica, su mejora continua y que lo haga sostenible en el tiempo.

Problema a mejorar:

Falta de conocimientos en materia de conceptos y procesos de AE, así como de su sistematización en la plataforma de AE corporativa.


Conseguir una cualificación del personal del área de contratación, mejorando sus aptitudes y habilidades.

Implicación del personal del área de contratación en los procesos de mejora contínua de forma que hagan el plan sostenible en el tiempo.

Acciones

A1.OO.3.2.1 Analizar las necesidades de formación y capacitación del personal del área de contratación A2.OO.3.2.1 Diseño y preparación de contenidos específicos. A3.OO.3.2.1 Sesiones de formación al personal del área de contratación. A4.OO.3.2.1 Publicación de los contenidos formativos en la intranet municipal. A5.OO.3.2.1 Elaboración y distribución de píldoras formativas, recordatorias de los contenidos transmitidos.

Indicadores


I1.OO.3.2.1 Contenidos elaborados Sem 2 Mayo SI 0

I2.OO.3.2.1 % de personal del área de contratación asistente a las sesiones de formación

Sem 4 Mayo 100% +/- 0%



TMA TMM DT OMTIC A2 DT OMTIC C1

16 horas 16 horas

8 horas 8 horas

352 € 352 € 136 €

88 €


ST PAE 16 horas 400 €

Total: 1.328 €


Página 40

PATERNA

e-Contratación




OO.3.2.2 Formación del personal jurídico administrativo

Fecha inicio Junio 2019 Fecha fin Junio 2019


% Dedicació



10%

10%



10%

10%



Implantar un Plan de Formación que permita la implantación de la contratación electrónica, su mejora continua y que lo haga sostenible en el tiempo.

Problema a mejorar:



Conseguir una cualificación de los empleados de las áreas administrativas municipales, mejorando sus aptitudes y habilidades.

Implicación de los empleados municipales de las áreas administrativas municipales en una contratación ágil y transparente.

Acciones

A1.OO.3.2.2 Analizar las necesidades de formación y capacitación del personal municipal en materia de contratación A2.OO.3.2.2 Diseño y preparación de contenidos específicos. A3.OO.3.2.2 Sesiones de formación al personal de las diferentes áreas administrativas del Ayuntamiento. A4.OO.3.2.2 Publicación de los contenidos formativos en la intranet municipal. A5.OO.3.2.2 Elaboración y distribución de píldoras formativas, recordatorias de los contenidos transmitidos.

Indicadores


I1.OO.3.2.2 Contenidos elaborados Sem 2 Junio SI 0

I2.OO.3.2.2 Nº de asistentes a las sesiones de formación. Sem 4 Junio 300 +/-50

I3.OO.3.2.2 % de empleados municipales asistentes a las sesiones de formación. Sem 4 Junio 75% +/-15%




16 horas 16 horas

8 horas 8 horas

352 € 352 € 136 €

88 €



Total: 1.328 €


Página 41

PATERNA

e-Contratación




OO.3.2.3 Formación del personal técnico

Fecha inicio Julio 2019 Fecha fin Julio 2019


% Dedicació



10%

10%



10%

10%



Implantar un Plan de Formación que permita la implantación de la contratación electrónica, su mejora continua y que la haga sostenible en el tiempo.

Formar al personal técnico en normalización de documentos y criterios para la elaboración de estos, teniendo en cuenta criterios de ejecución que contemplen criterios de diversidad e igualdad.

Problema a mejorar:



Conseguir una cualificación de los técnicos municipales, mejorando sus aptitudes y habilidades.

Introducir conceptos de diversidad e igualdad en la preparación de pliegos técnicos y su introducción en las condiciones de ejecución de los contratos.

Implicación de los técnicos municipales en una contratación y seguimiento de la ejecución de los contratos ágil y transparente.

Acciones

A1.OO.3.2.3 Analizar las necesidades de formación y capacitación de los técnicos municipales en materia de contratación y seguimeinto de la ejecución de los contratos A2.OO.3.2.3 Diseño y preparación de contenidos específicos. A3.OO.3.2.3 Sesiones de formación a los técnicos municipales. A4.OO.3.2.3 Publicación de los contenidos formativos en la intranet municipal. A5.OO.3.2.3 Elaboración y distribución de píldoras formativas, recordatorias de los contenidos transmitidos.

Indicadores


I1.OO.3.2.3 Contenidos elaborados Sem 2 Julio SI 0

I2.OO.3.2.3 Nº de asistentes a las sesiones de formación. Sem 4 Julio 50 +/-5

I3.OO.3.2.3 % de técnicos municipales asistentes a las sesiones de formación. Sem 4 Julio 90% +/-10 %




16 horas 16 horas

8 horas 8 horas

352 € 352 € 136 €

88 €


Página 42

PATERNA

e-Contratación




OO.3.2.3 Formación del personal técnico



Total: 1.328 €


Página 43

PATERNA

e-Contratación




OO.3.3.1 Material de ayuda y uso para el acceso a las video licitaciones

Fecha inicio Junio 2019 Fecha fin Junio 2019

Proceso Comunicación externa Criterio Plan comunicación EDUSI


% Dedicació


Equipo de trabajo Técnicos Informáticos (DT OMTIC) 10%



Autonomía y accesibilidad de cualquier licitador a las video licitaciones

Problema a mejorar:

Los licitadores en ocasiones no saben cómo acceder a los recursos que se ponen a su disposición.


Proporcionar a los licitadores la ayuda necesaria para el acceso a las licitaciones.

Autonomía de los licitadores en el acceso a las videolicitaciones sin requerir soporte de personal técnico.

Acciones

A1.OO.3.3.2 Diseño y preparación de contenidos. A2.OO.3.3.2 Publicación en la web municipal y la sede. A3.OO.3.3.2 Comunicación y explicación al personal de información del Ayuntamiento. A4.OO.3.3.2 Comunicación y explicación al personal del área de contratación.

Indicadores


I1.OO.3.3.1 Contenidos elaborados Sem 2 Junio SI 0



TMA DT OMTIC A2

16 horas 16 horas

352 € 272 €

Total: 624 €


Página 44

PATERNA

e-Contratación




OO.3.3.2 Material de ayuda y uso de la carpeta del contratista

Fecha inicio Diciembre 2019 Fecha fin Diciembre 2019



% Dedicació


Equipo de trabajo Teresa Modrego (TMM)

Socio tecnológico Plataforma AE (ST PAE)


10%

15%

10%



Informar a los contratistas de todo lo que pueden y deben hacer a través de la carpeta del contratista en la sede electrónica.

Accesibilidad de los contratistas para interoperar con el Ayuntamiento.

Problema a mejorar:

Los contratistas en ocasiones no saben cómo deben relacionarse con el Ayuntamiento

Los contratistas no saben como hacer uso o como acceder a los recursos que se ponen a su disposición.


Los contratistas sepan lo que pueden y deben hacer a través de la carpeta del contratista en la sede electrónica.

Autonomía de los contratistas para interoperar con el Ayuntamiento sin requerir soporte de personal técnico.

Acciones

A1.OO.3.3.3 Diseño y preparación de contenidos. A2.OO.3.3.3 Publicación en la web municipal y la sede. A3.OO.3.3.3 Comunicación y explicación al personal de información del Ayuntamiento. A4.OO.3.3.3 Comunicación y explicación al personal del área de contratación.

Indicadores


I1.OO.3.3.2 Contenidos elaborados Sem 2 Diciembre SI 0



TMA TMM DT OMTIC A2


352 € 352 € 272 €



Total: 1.576 €


Página 45

5. Implantación del plan de mejora

Para la implantación del plan de mejora es necesario recursos personales para llevar a cabo los

trabajos a nivel interno y son necesarios recursos económicos para hacer frente a las inversiones a

realizar para trabajos externos o adquisición de recursos materiales.

5.1. Recursos personales

Para llevar a cabo el plan de mejora se requiere la participación de un equipo multidisciplinar de

personas del Ayuntamiento, con diferentes roles y responsabilidades. En las fichas descriptivas de

los objetivos operativos, se ha indicado el equipo de trabajo y el personal responsable para

conseguir estos objetvos, así como una estimación de la dedicación de cada uno de ellos y el coste

imputable.

Se presenta a continuación una tabla resumen de los recursos de personas necesarios para llevar a

cabo el plan de mejora y los costes estimados para cada recurso.

Recursos de personas y costes asociados

Personas Rol en el Ayuntamiento Unidades Coste estimado

TMA TMM TMP JVG VGB PVM DT OMTIC

Directora Técnica de Organización y Modernización – TIC Jefa del área de Obras y Contratación Secretaria General Oficial Mayor Jefe de area de Servicios Municipales Coordinadora del Servicio de Información y Atención al Ciudadano Técnicos Informáticos de la Dirección Técnica de Organización y Modernización – TIC

928 horas

528 horas

128 horas

128 horas

40 horas

136 horas

832 horas

20.416 €

11.616 €

3.200 €

2.816 €

880 €

1.496 €

12.272 €

Total costes internos: 52.696 €

5.2. Recursos económicos. Inversiones necesarias

Hace poco mas de un año, se ha implantado una plataforma de AE como herramienta para

implantación de la AE y cumplimiento de la legislación y normativa vigente. Actualmente se están

tramitando los expedientes en esta plataforma.

Esta es la herramienta de trabajo que se utilizará para implantar el plan de mejora en cuanto a

tramitación de expedientes y en cuanto a todo lo referente a tramitación y gestión de la

documnetación no requiere inversión económica adicional.


Página 46

En cuanto a la relación con licitadores, la ídea es realizar la retransmisión por videoconferencia de

la apertura de licitaciones, así como la grabación de los videos de las retransmisiones y su

publicación en la web corporativa para su posterior reproducción utilizando REÚNETE, el Servicio

Común de Reuniones Virtuales de la Red SARA, como herramienta colaborativa. En este caso,

tampoco se requiere inversión económica adicional.

Por otra parte, en cuanto a la interoperabilidad con los contratistas, para poder disponer en la sede

electrónica de la carpeta del contratista sería necesario adquirir un módulo adicional, en caso de

que estuviera disponible, o contratar desarrollos específicos. Esto requiere una inversión para la

adquisición del módulo complementario de la plataforma de AE o para contratar los servicios de

desarrollo específicos. En las fichas descriptivas de los objetivos operativos, se ha reflejado en el

equipo de trabajo una estimación de las horas de trabajo externas requeridas para los desarrollos, la

formación y la elaboración de materiales de ayuda y el coste imputable.

Se presenta a continuación una tabla resumen de los recursos externos necesarios para llevar a cabo

el plan de mejora y los costes estimados para cada recurso.

Recursos externos y costes asociados

Recursos Unidades Coste estimado

Plataforma de AE corporativa

1 0 €

REÚNETE. Servicio Común de Reuniones Virtuales de la Red SARA

1 0 €

Carpeta del contratista en Sede Electrónica 504 horas 12.600 €

Total costes externos: 12.600 €

5.3. Cronograma del plan de mejora

En las fichas descriptivas de los objetivos operativos, se ha hecho referencia a la fecha inicio y

fecha fin estimadas para abordar cada objetivo operativo. Se trasladan estas fechas a un cronograma

con el objetivo de obtener una representación gráfica del espacio temporal previsto para desarrollar

el plan de mejora. Esta cronograma ayudará a visualizar la evolución del plan y los desfases de los

tiempos de ejecución sobre los tiempos previstos en la planificación.

La estimación prevista es de un año, empezando a implantar en enero de 2019 y finalizando en

diciembre de 2019.


Página 47

6. Evaluación del plan de mejora

El proceso de evaluación del plan se dividirá en dos partes. De un lado, se realizará el seguimiento

de la implantación y, de otro lado, se llevará a cabo la evaluación de los resultados que se deriven

de la ejecución del mismo.

6.1. Cuadro de mandos del plan de mejora

Con referencia la evaluación de los resultados que se deriven de la ejecución del Plan de Mejora, se

definen una serie de indicadores que nos ayudan a medir el impacto obtenido tras la implantación

del mismo.

Se ha definido para cada indicador, la periodicidad en que deben ser medidos y la meta a alcanzar y

los márgenes de tolerancia. Se considerará que se ha cumplido el objetivo si al término previsto se

cumple con el estándar o el valor entra dentro de los márgenes de tolerancia. En caso de no alcanzar

el objetivo, habría que revisar el plan para determinar la causa del incumplimiento, corregir

mediante las acciones o incluir nuevos objetivos y aplicar de nuevo. Volver a medir y así

sucesivamente incorporando las medidas correctoras necesarias, así como la modificación de

aquellos, utilizando el ciclo PDCA.

Innovando en la contratación pública:

agilidad, accesibilidad y transparencia

















OE 3.3 - Comunicación externa

OE 3.2 - Capacitación del personal

OE 3.1 - Comunicación a la organización municipal

OE 2.3 - Integración de la PCSP

OE 2.2 - Sistematización de las actuaciones electrónicas

2019

OE 2.1 - Normalización de la documentación electrónica

OE 2.4 -Interoperabilidad con los licitadores y contratistas

Objetivos estratégicos y proyectos Enero Febrero Marzo Abril Mayo DiciemJunio Julio Agosto Septie Octubre Noviem

LE 2. - Contratación Sistematizada y homogénea


LE 3. - Comunicación y capacitación


Página 48

Indicadores /Evaluación del Plan de mejora


2019 2020 Sucesivos

Documentales.

I3.OO.2.1.1 Nº de documentos elaboradas con tipología documental asignada

Mensual Trimestral Anual

I4.OO.2.1.1 % de documentos elaboradas con tipología documental asignada

Mensual Trimestral Anual 100% +/-10%

I6.OO.2.1.3 Nº de documentos electrónicos de expedientes de contratación normalizados


I7.OO.2.1.3 % de documentos de expedientes de contratación normalizados

Mensual Trimestral Anual 100% +/-10%

I2.OO.2.3.1 Nº de documentos publicados automáticamente en la PCSP.


I3.OO.2.3.1 % de documentos publicados automáticamente en la PCSP.

Mensual Trimestral Anual 100% +/- 10%

I2.OO.2.3.2 Nº de documentos incorporados desde la PCSP automáticamente.


I3.OO.2.3.2 % de documentos incorporados desde la PCSP automáticamente.


Interoperabilidad. Alcance Externo

I2.OO.2.4.1 Nº de asistentes a las videolicitaciones. Mensual Trimestral Anual Creciente

I3.OO.2.4.1 Nº de reproducciones de las retransmisiones de las videolicitaciones.

Mensual Trimestral Anual Creciente

I2.OO.2.4.2 Nº de documentos incorporados a la carpeta del contratista por el Ayuntamiento.


I3.OO.2.4.2 % de documentos incorporados a la carpeta del contratista por el Ayuntamiento.


I4.OO.2.4.2 Nº de documentos aportados por el contratista a través de la carpeta.


I5.OO.2.4.2 % de documentos aportados por el contratista a través de la carpeta.


I6.OO.2.4.2 Nº de documentos firmados por los contratistas en la carpeta.


I7.OO.2.4.2 % de documentos firmados por los contratistas en la carpeta.


Capacitación. Alcance Interno

I1.OO.3.1 Nº de accesos a la comunicación del plan en la intranet.

Mensual Trimestral Anual Decreciente

I1.OO.3.2 Nº de accesos a los contenidos formativos en la intranet.


I2.OO.3.2 Nº de píldoras formativas distribuidas. Mensual Trimestral Anual Decreciente

I3.OO.3.2 Nº de accesos a las píldoras formativas. Mensual Trimestral Anual Decreciente

I2.OO.3.3.1 Nº de accesos al material de ayuda para las video licitaciones en la web municipal.


I2.OO.3.3.2 Nº de accesos al material de ayuda de la carpeta del contratista.



Página 49

6.2. Sistema de evaluación y seguimiento del plan de mejora

En las fichas descriptivas de los objetivos operativos se han definido indicadores de seguimiento

para cada uno de ellos con la finalidad de ver el avance de la implantación y alcanzar los objetivos

planteados. Se ha definido para cada uno de ellos, la periodicidad en que deben ser medidos, la meta

a alcanzar y y los márgenes de tolerancia en cuanto a las desviaciones que se puedan producir.

Para cada Objetivo Operativo, el responsable del mismo deberá realizar las mediciones en los

periodos especificados para determinar el grado de cumplimiento de la implantación del plan según

lo previsto y que se cumplan los plazos de acuerdo al cronograma establecido.

Se constituirá un equipo de trabajo del Plan de Mejora, formado por los siguientes roles:

Jefa del área de Obras y Contratación. Responsable del Plan de Mejora

Directora Técnica de Organización y Modernización – TIC. Responsable del Plan de

Mejora

Secretaria General

Oficial Mayor

Períodicamente, el equipo de trabajo del Plan de Mejora, se reunirá para dar cuenta del seguimiento de

la evolución de los objetivos operativos, valorar las desviaciones producidas, analizar sus causas y

proponer las soluciones a aplicar en cada caso.

Se elaborará para esto un calendario de seguimiento y evaluación del Plan de Mejora que se

cumplimentará en el siguiente cuadro:

Calendario de Seguimiento Sesión: Fecha:

Código Objetivo Estratégico/Operativo/Acciones Fecha Inicio Fecha Fin Responsable Avance (%)

OE 2.1 Normalización de la documentación electrónica


A1.OO.2.1.1 Analizar la tipología documental del ENI.

A2.OO.2.1.1 Crear subtipos de documentos bajando a un segundo nivel de especifidad.

A3.OO.2.1.1 Codificar la tipología obtenida.

A4.OO.2.1.1 Introducir en la Plataforma de AE la tipología documental creada.

A5.OO.2.1.1 Reflejar en la Plataforma de AE la relación entre la tipología creada y la tipología ENI.


A1.OO.2.1.2


Página 50

A2.OO.2.1.2

A3.OO.2.1.2

A4.OO.2.1.2

A5.OO.2.1.2


A1.OO.2.1.3

A2.OO.2.1.3

OE 2.2 Sistematización de las actuaciones electrónicas


A1.OO.2.2.1


OE 2.3 Integración de la PCSP



OE 2.4 Interoperabilidad con los licitadores y contratistas



OE 3.1 Comunicación a la organización municipal


A1.OO.3.1.1 Diseño y preparación de contenidos.

A2.OO.3.1.1 Sesión de comunicación al concejal del área.

A3.OO.3.1.1 Sesiones de comunicación al equipo de gobierno.

A4.OO.3.1.1 Comunicación en la intranet municipal.


A1.OO.3.1.2

A2.OO.3.1.2


Página 51

OE 3.2 Capacitación del personal




OE 3.3 Comunicación externa




Página 52

Bibliografía

Plan ACTUA Paterna. Desarrollo Urbano Sostenible Integrado de Paterna

AJUNTAMENT DE PATERNA

Portal Estadístico de la Generalitat Valenciana

Mejora de las organizaciones públicas por medio de la autoevaluación. CAF 2013.

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. AGENCIA

ESTATAL DE EVALUACIÓN DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS Y LA CALIDAD DE

LOS SERVICIOS

Trabajo fin de Master. HACIA UNA CONTRATACIÓN MÁS EFICIENTE,

SOSTENIBLE E ÍNTEGRA EN EL AYUNTAMIENTO DE ENGUERA

(VALENCIA) MÁSTER UNIVERSITARIO EN FORMACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS DE

ADMINISTRACIÓN LOCAL CON HABILITACIÓN DE CARÁCTER NACIONAL Autora: María Lidón Chiva Villanueva

REÚNETE: El Servicio Común de Reuniones Virtuales de la Red SARA

PAE. Portal de Administración Electrónica del Estado

Guía DIGITALIZA-T.

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. Dirección de

Tecnologías de Información y Telecomunicaciones.

Normas Técnicas de Interoperabilidad.

PAE. Portal de Administración Electrónica del Estado

Catálogo de servicios de Administración Digital

MINISTERIO DE POLÍTICA TERRITORIAL Y FUNCIÓN PÚBLICA. Secretaría General

de Administración Digital


Página 53

ANEXO I

Ficha Municipal de Paterna de 2018

Fuente: Portal estadístico de la Generalitat Valenciana.


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Página 55


Página 56

innovando en la contratación pública: agilidad ... · innovando en la contratación pública:...

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