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Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA

Innovación y digitalización en

el Ayuntamiento de Pamplona

y otras EELL de ANIMSA


Escenario legal

▪ Seguridad (R.D. 3/2010)

▪ Interoperabilidad (R.D. 4/2010)

▪ Transparencia (Ley 19/2013)

▪ Factura Electrónica (Ley 25/2013)

▪ Identificación electrónica (Reglamento eIDAS 910/2014)

▪ Procedimiento Administrativo (Ley 39/2015)

▪ Régimen Jurídico (40/2015)

▪ Protección de datos (RGPD 679/2016)

▪ Impulso de los medios electrónicos en la gestión del I.V.A.

(R.D. 596/2016 y D.F. 91/2017)

▪ Contratos del Sector Público (Ley 9/2017)

▪ Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales

(Ley 3/2018)

▪ Accesibilidad web y apps móviles (R.D. 1112/2018)

▪ Base de Datos Nacional de Subvenciones (R.D. 130/2019)

▪ Seguridad ( R.D. 14/2019)

Innovación y digitalización obligatoria impulsada por la legislación


Escenario Tecnológico

Software: nuevos planteamientos

▪ Paso de la gestión orientada a datos a la gestión orientada a documentos

▪ Disponibilidad, Integridad, Confidencialidad, Autenticidad y Trazabilidad

▪ Integración de aplicaciones, e interoperabilidad con otras plataformas

▪ Rediseñar las Webs para cumplir los criterios de Accesibilidad Universal

Hardware: Nuevas necesidades

▪ Mayor potencia de cálculo

▪ Mayor capacidad de almacenamiento

▪ Mejoras en las comunicaciones

▪ Aumento de las medidas de Seguridad (Backup, Antivirus, firewall,

sistemas redundados, control del alojamiento ...)


Escenario organizativo

Mucho trabajo por hacer

▪ Oficinas de Asistencia en materia de Registros

▪ Ordenanza de Administración Electrónica

▪ Política de Seguridad

▪ Análisis de Riesgos y adecuación al ENS

▪ Política de Gestión de documentos electrónicos

▪ Catálogo de Procedimientos

▪ Calendario de Conservación de documentos

▪ Actualización de la información de la Web y Portal de

Transparencia

▪ Obtención de permisos de acceso a información externa

(interoperabilidad)

▪ Atención a la ciudadanía en aspectos “tecnológicos” (Registro

Telemático, Notificación Electrónica, Certificados, firma

electrónica, Facturae, PLENA …)

▪ Formación del personal


Evolución de las Entidades

Locales de ANIMSA

Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSAInnovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA

Situación de partida (2016)

▪ Cada Entidad Local tiene una situación particular y un punto de

partida diferente

➢ A nivel organizativo

➢ A nivel de infraestructuras TIC

➢ A nivel de aplicaciones implantadas

▪ En ANIMSA hicimos un análisis particularizado a cada Entidad

Local y entregamos 150 Hojas de Ruta para la Transformación

Digital.

▪ El Ayuntamiento de Pamplona tiene una situación especial, y

todos los años se le hace un Plan de Actuaciones, Inversiones y

Financiación (PAIF)

121 Entidades aprobaron su Hoja de Ruta

personalizada


Renovación de infraestructuras TIC

Infraestructuras obsoletas

▪ Servidores en Windows 2003, SQL Server 2005

▪ PCs con Windows XP y Office 2003-2007

▪ Servidores de correo Exchange 2003 en cada Entidad Local

▪ Problemas de acceso a internet y redes no segmentadas ni gestionadas

(IBERBANDA)

▪ Servidores del CSR

A cada Entidad se le hace un Estudio de Adecuación y una propuesta

personalizada de adquisición de hardware y licencias

Trabajos realizados

▪ Preparar las infraestructuras para el aumento de carga

▪ Actualizar los PC a Windows 7/10 y Office 2010 o superior

▪ Correo seguro y en movilidad.

▪ Nuevos Servidores en la Nube de ANIMSA

▪ Mejorar la conexión a internet y a Red SARA

▪ Mejorar la protección de las redes y los servicios

▪ Aumentar la seguridad y preparar el cumplimiento del ENS


Adecuación de Sistemas y

Comunicaciones▪ ANIMSA da servicio a 163 Entidades Locales

▪ 74 Acceden a las aplicaciones servidas desde la Nube de ANIMSA

▪ 89 tienen servidores en sus propias instalaciones

2016 2017 2018 2019 total

Estudios de Adecuación 54 31 49 19 153

S.O. PC actualizados 522 214 229 204 1.169

Servidores sustituidos 17 12 29

Cortafuegos instalados 25 30 9 12 76


Plan de implantación de aplicaciones


Implantaciones 2016-2019

< =2015 2016 2017 2018 2019TOTAL

2016-19TOTAL

Factura Electrónica 21 29 53 19 16 117 138

Sellos de Órgano 33 9 82 11 135 135

Portal Web 86 13 6 23 5 47 133

Registro Electrónico 3 26 81 7 3 117 120Firma y Notificación

electrónica11 49 35 95 95

Sede Electrónica 31 1 4 48 11 64 95

0

50

100

150

200

250

2016 2017 2018 2019

Sede Electrónica

Firma y Notificación electrónica

Registro Electrónico

Portal Web

Sellos de Órgano

Factura Electrónica


Grado de Adecuación

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Fact. Elec Sellos Org. Portal Web Reg. Elec. Firma y Notif. Sede Elec.

Nº

Enti

dad

es 2019

2018

2017

2016

< =2015


Acompañamiento, Asesoría y

Divulgación▪ Planificación y seguimiento del proyecto de Transformación Digital

▪ Formación a personal municipal

➢ En conceptos relacionados con la Administración

Electrónica

➢ En la adaptación de los procesos y procedimientos

➢ Puesta en marcha de soluciones tecnologícas.

▪ Apoyo “In situ” para la adaptación de los procedimientos

▪ Entrega de material formativo

▪ Adaptación al presupuesto, ritmo y características específicas de

cada Entidad.

2016 2017 2018 2019 total

Cursos Realizados 62 70 90 60 282

Personas Formadas 635 476 774 298 2183

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

2016 2017 2018 2019

2.183 Personas Formadas


Ayuntamiento de Pamplona


Evolución de Sistemas y Aplicaciones

Proyectos más relevantes

▪ Firma Biométrica

▪ Digitalización Certificada

▪ Plataforma de Suministro de Información de Iva

▪ Comunicación con ATEX5 (DGT)

▪ Publicación automatizada en el Tablón de Edictos Único (TEU)

▪ Migración de SQL 2000 a SQL 2008

▪ Gestión de Subvenciones e Interconexión con la Base de Datos

Nacional de Subvenciones

▪ Plan Director del Documento Electrónico

▪ Renovación de la Red Corporativa

▪ Cambio de telefonía a telefonía IP

▪ Nuevo interface de Gestión de Expedientes

▪ Paso de Office 2000 a Office 2016

▪ Almacén seguro de certificados y firma en movilidad

▪ Gestión de Contratos y conexión con Portal de Contratación de

Gobierno de Navarra

▪ Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad


Proyectos de Interoperabilidad

▪ Se deben conectar a través de la Red SARA

▪ Costosa integración automatizada con las herramientas propias. El Ministerio ha cambiado las

especificaciones de los WebServices “sobre la marcha”

▪ Servicios ya integrados, que se desplegarán antes de fin de año

➢ SIR – ORVE

o Se ha integrado con la aplicación de Registro Electrónico.

➢ NOTIFIC@

o Se ha integrado con la aplicación de Gestión de Notificaciones. Exige estar dado

de alta en SIA

➢ Cl@ve

o Se ha desarrollado el acceso a la Carpeta Ciudadana a través de Cl@ve

▪ Servicios a los que el Ayuntamiento de Pamplona tiene autorización para conectarse

➢ @PODERA

o Finalizando la integración con Registro y Gestión de Expedientes

➢ SIA


Plataforma de Intermediación de Datos

▪ En la actualidad, tiene dados de alta 114 servicios

▪ Se puede acceder a través del Cliente Ligero para consultas manuales

▪ Se debe solicitar autorización para cada servicio, firmada por el Órgano Competente de la Entidad Local, indicando

el Procedimiento Administrativo en el que se va a utilizar la consulta, el servicio al que acceder, la legislación que

permite que la Entidad acceda a esos datos, y los usuarios que consultarán la información.

▪ En ANIMSA hemos instalado una plataforma multientidad que permite la interconexión automatizada de nuestras

aplicaciones con la PID de forma centralizada.


Lista de Servicios Autorizados (26)

CCAA

▪ Estar al corriente de Pago para

Ayudas

▪ Estar al corriente de Pago para

Contrataciones

▪ Grado de Discapacidad

▪ Familia Numerosa

DGP

▪ Consulta de Identidad

▪ Verificación de Identidad

▪ DGFSP (seguros y Pensiones)

▪ Consulta de Solvencia

▪ Educación

▪ Consulta Títulos Universitarios

▪ Consulta Títulos No Universitarios

Navarra

▪ Consulta de IAE

▪ Nivel de Renta

Gobierno Vasco

▪ Consulta de IAE

IGAE

▪ Consulta de los datos de

Concesiones recibidas por un

ciudadano o entidad

▪ Consulta de los datos de

Inhabilitaciones para percibir

subvenciones de un ciudadano o

entidad

INSS

▪ Consulta de las prestaciones del

registro de prestaciones sociales

públicas, incapacidad temporal y

maternidad

Justicia

▪ Consulta de Defunción

▪ Consulta de Nacimiento

▪ Consulta Delitos Penales

▪ Consulta Antecedentes Delitos

Sexuales

Notarios

▪ Consulta Copia Simple

▪ Consulta Subsistencia

SEPE

▪ Consulta Importes Prestaciones

percibidas en un Periodo

▪ Consulta de estar inscrito como

Demandante de Empleo a fecha

actual

TGSS

▪ Situación laboral en una fecha

concreta

▪ Corriente de Pago

▪ Vida Laboral 12 últimos meses


Catálogo de Procedimientos Administrativos

del Ayuntamiento de PamplonaObjetivo:

Disponer de un Catálogo de Procedimientos completo, con el fin de identificar, normalizar, describir y controlar la

producción de documentos en el Ayuntamiento de Pamplona y su Sector Público

Motivos:

➢ Ley 39/2015, que obliga a las Administraciones Públicas a publicar en la Sede Electrónica y mantener

actualizadas, a efectos informativos, las relaciones de procedimientos de su competencia, indicando los

plazos máximos de duración de los mismos y los efectos del silencio administrativo, en su caso.

➢ Real Decreto 4/2010 que establece que las Administraciones Públicas mantendrán actualizado un Inventario

de Información Administrativa que incluya los procedimientos administrativos y servicios que prestan de

forma clasificada y estructurados a través de familias procedimentales.

➢ Ley Foral 14/2007 de Archivos y Documentos que establece que los Ayuntamientos con más de 15.000

habitantes dispondrán de un sistema archivístico propio dirigido por su Archivo Municipal que, entre otras

funciones, se encargue de establecer criterios, plazos y normas de conservación y gestione las

transferencias y la eliminación de la documentación.

➢ Para la interoperabilidad con otras AAPP, es preciso dar de alta en SIA los procedimientos y en las

solicitudes al Ministerio debe constar el Procedimiento y la norma legal que habilita al Ayuntamiento a

obtener la información


Elaboración del Catálogo de

Procedimientos

Tareas realizadas

▪ Identificación preliminar de procedimientos.

▪ Cumplimentación de una ficha por cada Procedimiento para la recogida homogénea de la información referida a

cada procedimiento, y revisión y validación por parte de las Áreas Tramitadoras

▪ Revisión del cuadro de clasificación funcional de documentos del Ayuntamiento, adaptación del mismo al Catálogo

de Procedimientos y sugerencia de modificaciones.

Se han inventariado 597 procedimientos


Calendario de Conservación Documental

▪ Tareas realizadas

▪ Elaboración de un formulario para la estandarización de la valoración de las series documentales.

▪ Identificación de las series documentales a partir de la información recogida en el Catálogo de Procedimientos y la

revisión del cuadro de clasificación funcional de documentos.

▪ Valoración de las series documentales identificando la vigencia administrativa de los documentos que se generan,

sus necesidades de conservación, el régimen de acceso que se deberá aplicar a los expedientes y documentos, y

las restricciones que deberán ser tenidas en cuenta.

▪ Elaboración del Calendario de Conservación.

▪ Establecimiento de la correspondencia entre los procedimientos y las series documentales vinculadas.

635 series documentales valoradas en el Ayuntamiento de Pamplona

207 series documentales valoradas en los Organismos Autónomos y empresas participadas

El 63,30% de las series documentales son de conservación permanente.


Rediseño de procedimientos

▪ Se han analizado y rediseñado 10 procedimientos, elegidos entre el Archivo y ANIMSA, siguiendo la siguiente

metodología de trabajo:

➢ Análisis de los procedimientos desde una perspectiva “clásica” (workflow), vinculada a la eficiencia en la

organización de las tareas, la adaptación normativa y las funcionalidades de las aplicaciones utilizadas para

su tramitación.

➢ Análisis de los procedimientos desde una perspectiva más innovadora, centrada en los documentos

(docflow), empleando para ello la metodología Administrative Process Study (APS), que centra el foco en el

análisis sistemático de la producción de referencias documentales desde el inicio al final del procedimiento,

proporcionando información vinculada a la generación de metadatos.

➢ Elaboración de una propuesta de priorización para la automatización del resto de los procedimientos.


Trabajo para 2020

▪ Incorporar en la herramienta de Gestión de Expedientes el árbol de Clasificación de las Series Documentales

▪ Asociar a los Procedimientos su serie documental

▪ Normalizar los Tipos de Expedientes según la nueva Clasificación de Procedimientos

▪ Continuar con el rediseño de nuevos procedimientos según la metodología APS

▪ Despliegue en el resto de Entidades Locales de ANIMSA


GRACIAS


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