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Revisó: Jefe SCC

INGRESOS POR CAJA DE LOS PUNTOS DE VENTA DE LAS CAFETERÍAS DE

BIENESTAR UNIVERSITARIO

PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Código : PBE.24

Página: 1 de 14

Versión : 04

Aprobó: Rector

ALCANCE

Arqueo de caja: Es la verificación de valores recibidos físicamente de dinero en efectivo con lo registrado en el Sistema de Cafetería

DBU: División de Bienestar Universitario.

Profesional encargado de cafeterías (PEC): Realiza las actividades de supervisión necesarias en el registro de caja ; tiene permiso en el Sistema de Cafetería para desempeñar el rol de administrador.

SCC: Sección de Comedores y Cafetería.

SIF: Sistema de Información Financiero, es el sistema de la UIS donde confluye la información financiera de la Universidad.

Sistema Cafetería (SC): Es el sistema que se utiliza en las cajas de Cafetería para el control y manejo de los ingresos de dinero en efectivo.

Vending: Es una máquina expendedora que proporciona aperitivos, bebidas, golosinas y otros productos a los consumidores; se trata de la venta sin la presencia de un empleado para cobrar los artículos.

CONSIDERACIONES

Fecha de aprobación: Septiembre 10 de 2012

Resolución No. 1447

Describir las actividades a seguir para realizar el recaudo y arqueo en las cajas de los puntos de venta de las Cafeterías de la universidad y máquinas vending a cargo de la SCC de Bienestar Universitario por dineros en efectivo provenientes de la venta de productos.

Aplica para el recaudo de dineros en efectivo por concepto de venta de productos en los puntos de venta de las Cafeterías y máquinas vending a cargo de Bienestar Universitario, incluyendo los productos del servicio médico, y combo saludable, hasta la consignación de dicho recaudo a los respectivos fondos.

Resolución No 111 de enero 29 de 2018, por la cual se autoriza el funcionamiento de las cajas de las cafeterías administradas por la Sección de Comedores y Cafetería de la División de Bienestar Universitario y se dictan otras disposiciones.

Se realizará un arqueo no programado de las ventas del día a cada punto de venta, con una frecuencia mínima de una vez al mes. Para desarrollar esta actividad se usará el formato arqueo de efectivo cafetería FBE106.

CONSIDERACIONES



PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA

Versión : 04

Página: 2 de 14

Cada punto de venta de las cafeterías a cargo de la Sección de Comedores y Cafetería , tiene autorizada una base de efectivo equivalente a un tercio de salario mínimo mensual legal vigente (1/3 smmlv). Esta base será objeto de verificación por parte del Jefe de sección de comedores y cafetería o la persona que éste designe, con frecuencia no menor a dos veces al mes.

Cada máquina vending a cargo de la Sección de Comedores y Cafetería , tiene autorizada una base de efectivo equivalente a un séptimo de salario mínimo mensual legal vigente (1/7 smmlv). Esta base será objeto de verificación por parte del Jefe de sección de comedores y cafetería o la persona que éste designe, con frecuencia no menor a una vez al mes.

Las bases deberán ser reintegradas al finalizar la respectiva vigencia fiscal.

Nota: Las cafeterías administradas por la SCC, durante el horario de funcionamiento recibirán dinero correspondiente al servicio de parqueadero .

Código : PBE.24

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Actividad Dec isión Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento



PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Código : PBE.24

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Versión : 04

TIEMPO

ESTIMADO

1

2. Si el sistema presenta fallas, reportar al Profesional encargado de cafeterías PEC.

3. Habilita el formato de registro de venta de productos FBE.153 Registro manual de ventas cafetería (el formato contiene casillas para registrar unidades por producto vendido, precio, totales y demás datos necesarios para la venta de productos)

Auxiliar de caja/Auxiliar de comedores temporal


Auxiliar de caja/ Auxiliar de comedores temporal

NA

Sujeto al número de productos

y al usuario.

NA

FBE.153 Registro manual de ventas

cafetería

1. Verificación del funcionamiento del sistema de cafetería. Para ello siga la ruta de acceso:

Navegador>web www.uis.edu.co>Sistemas de Información>Nuevas Versiones>Acceder>Digita Usuario y Password >Ingresar >Selecciona Cajero

5 Minutos

5 Minutos

INICIO

¿ Es una máquina de vending ?

A

Pág.9.

1. Verifica el funcionamiento del sistema

¿Presenta fallas?

Formato Registro manual de ventas cafetería

3. Registra manualmente la venta

Si

2. Reporta al PEC

B

Pág.4.No

Si

C

Pág.4.

No


REFERENCIA





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Versión : 04

TIEMPO

ESTIMADO

1

E

4. Inicia turno diario de caja en el SC. Para ello siga la ruta de acceso: Navegador>web www.uis.edu.co>Sistemas de Información>Nuevas Versiones>Acceder>Digita Usuario y Password >Ingresar >Selecciona Cajero

6. Identifica el producto solicitado por el cliente. En el SC ingresa el nombre en el campo correspondiente, selecciona la presentación o sabor y la cantidad a vender.

7. Recibe el dinero por parte del cliente.

5. Ingresa al módulo de ventas en el SC y dispone para realizar los registros de las ventas.Ruta: Menú Ventas>Realizar Venta



Auxiliar de caja / Auxiliar de comedores temporal

5 MinutosActividad

4 y 5

NA



y al usuario.Actividad

6,7

NA

NA

NA

4. Inicia turno de caja

5. Ingresa al módulo de ventas

6. Identifica el producto solicitado por el cliente.

2

1

B

C

7. Recibe el dinero


REFERENCIA





Página: 5 de 14

Versión : 04

TIEMPO

ESTIMADO

3

¿Venta conforme?

11. Realiza facturación e imprime soporte de pago.

Si

10. Reposición de productos

No

¿Reposición del producto?

8. Devolución del dinero.

No

9.Custodia de la factura de venta anulada

Si

E

Pág.4

11. Realiza facturación e imprime soporte de pagoRuta de acceso: SC>Digita nombre del producto y cantidad en los campo asignados>oprime Enter>oprime el botón imprimir o la tecla Esc para imprimir el recibo de pago.

Nota: Si estamos en reporte manual, no habría soporte de pago.

8. Devuelve dinero correspondiente al valor del producto.

9.Retiene la factura de venta generada en la transacción, para hacer entrega de la misma al PEC en el momento del arqueo de caja.

10. Repone el producto

Factura de venta electrónica


2




NA

NA

NA

D

Pág.7


y al usuario.Actividad

8,9,10 y 11

Recibo de pago


REFERENCIA





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Versión: 04

TIEMPO

ESTIMADO

13. Cierra turno de caja en el sistema SC para dar inicio a al respectivo arqueo de caja.Ruta: SC/ Salir


NA60 MinutosActividades 13,14,15,16,

17 y 23

3

¿Baja de productos?

12. Diligencia y archiva el formato Control de

movimientos de inventario

Formato Control de movimientos de inventario

Cafetería

Si

No

12. Diligencia el formato FBE.152 Control de movimientos de inventario cafetería, con la causa del movimiento. Este formato se entrega semanalmente al Profesional encargado de cafetería PEC.

4


FBE.152 Control de movimientos de

inventario cafetería

10 Minutos

13. Cierra turno de caja


REFERENCIA





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Versión: 04

TIEMPO

ESTIMADO

4

5

14. Traslada el dinero producto de la venta a la Sección de Comedores y Cafetería. Esta actividad solo aplica para el caso de las cafeterías que se encuentran ubicadas en un edificio diferente a Bienestar Universitario.

Nota: Antes de retirarse del punto de venta, informa a la central de seguridad (extensión 2000) que se dispone a realizar el desplazamiento del punto de venta a la Sección. Así mismo, debe solicitar activar el mecanismo de seguridad preestablecido que consiste en el acompañamiento visual durante la ruta por parte de los vigilantes del área y finalmente deberá sugerir que su llamada sea registrada para que quede evidencia de la solicitud. Una vez realizada la llamada, la auxiliar de comedores temporal/Auxiliar de caja debe tomar una de las rutas definidas para cada Cafetería. En caso de que la Cafetería tenga más de una (1) ruta se sugiere tomar vías alternas cada día.


¿Anular facturas?

15. verificación y entrega de facturas a anular.

Si

D

NO

15. Entrega al Profesional encargado de cafeterías PEC las facturas que se deben anular y revisa: número de factura, fecha, hora y causal de la anulación.

Auxiliar de caja/ Auxiliar de comedores temporal/

Profesional encargado de cafeterías PEC

Factura de venta anulada

14. Traslada el dinero producto de la venta

G

Pág.8.


REFERENCIA





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Versión : 04

TIEMPO

ESTIMADO

16. Anula en el SC todas las facturas que resultaron anuladas durante la jornada siguiendo la ruta: Navegador>web www.uis.edu.co>Sistemas de Información>Nuevas Versiones>Acceder>Digita Usuario y Password>Ingresar>Selecciona Administrador Cafetería>Ventas>consulta número de la factura que se

deba eliminar>Selecciona anular factura>Aceptar.

NA

6

16. Anulación de facturas de venta.

Profesional encargado de

cafeterías PEC

5

17. Realiza arqueo de caja.

17. Realiza conteo físico del dinero en presencia del cajero. Inicia con el conteo físico de los valores recibidos en efectivo y verifica que correspondan con los reportados en la consulta de arqueo del SC, registra en el SC el valor resultante del conteo en la casilla correspondiente, confirma el conteo en el sistema.Nota: Al momento de verificar que los valores físicos correspondan con los reportados en la consulta del arqueo del SC, pueden ocurrir los siguientes casos:a. Faltantes de efectivo. El cajero repone inmediatamente el dinero faltante.b. Sobrantes de efectivo. El sistema registra automáticamente la diferencia sobrante al introducir el valor del dinero en efectivo, el Profesional encargado de cafeterías PEC custodia el dinero sobrante fisicamente. Al final del mes o a principios del mes inmediatamente siguiente se consigna todo el dinero sobrante en el fondo 7072.Ruta: Navegador>web www.uis.edu.co>Sistemas de Información>Nuevas Versiones>Acceder>Digita Usuario y Password>Ingresar>Selecciona Administrador Cafetería >Ventas>Realizar Arqueo>Selecciona el punto de venta, la caja, el nombre del cajero o empleado>Oprime el Botón Consultar.


F

Pág.10G


REFERENCIA





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Versión : 04

TIEMPO

ESTIMADO

6

7

18. Selecciona el producto ,

deposita el dinero

21. Extrae el dinero correspondiente a las

ventas

19. Toma el producto y el dinero de cambio

A

18. Selecciona el producto a comprar y deposita el

dinero correspondiente en la máquina.

19. Toma el producto y el dinero de cambio.

20. El primer día hábil de la semana verifica las ventas efectuadas en la máquina y registra en el sistema de

cafetería dichas ventas.

21. Extrae el dinero correspondiente a las ventas.

Usuario

Usuario



20. verifica las ventas y registra en el sistema

2 minutos

2 minutos

60 minutosActividades

20,21,22


REFERENCIA





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Versión : 04

TIEMPO

ESTIMADO

7

8

Profesional encargado de

cafeterías PEC /Jefe SCC


NA

NA

60 MinutosActividades

24,25,26

23. Custodia el dinero recibido.

24. Consulta reporte recaudo diario

24. Consulta en el SC el Reporte Recaudo Diario y los valores a consignar en los diferentes fondos el siguiente día hábil.Rutas: Navegador>web www.uis.edu.co>Sistemas de Información>Nuevas Versiones>Acceder>Digita Usuario y Password>Ingresar>Administración cafetería>Consultas>Consulta recaudo diario>Selecciona la fecha a consultar>Consultar. El recaudo diario muestra los valores registrados por ventas de medicamentos (fondo 3131), y los ingresos por venta combo (3132), ingresos por venta de productos de Cafetería (fondo 7072), estos últimos están discriminados por Auxiliar de caja.Nota:

- Para obtener el valor a consignar en el fondo especial 7072, se realiza la sumatoria de los valores correspondientes a la ventas de cada Auxiliar de caja/ Auxiliar de comedores temporal.

-El segundo día hábil de la semana realiza recaudo y

consignación de dinero para las ventas correspondientes a la maquina vending.

22. Realiza arqueo de caja en el sistema de cafetería para el punto de venta Vending.Ruta: Navegador>web www.uis.edu.co>Sistemas de Información>Nuevas Versiones>Acceder>Digita Usuario y Password>Ingresar>Selecciona Administrador Cafetería >Ventas>Realizar Arqueo>Selecciona el punto de venta, la caja, el nombre del cajero o empleado>Oprime el Botón

Consultar.

23. Deposita el dinero en efectivo, resultado del

arqueo en caja de seguridad.


22. Realiza arqueo de caja

en el sistema

F


REFERENCIA





Página: 11 de 14

Versión : 04

TIEMPO

ESTIMADO

8

25. Diligencia el Formato de Recaudo General del SIF con los valores recaudados para cada fondo en la fecha correspondiente e imprime el formato. Ruta: Sistemas de Información>Login y Password >Sistema de Información Financiero>Secretaria unidad o proyecto>Manejo de ingresos>Recaudo General UIS.

Formatos de Recaudo General


26. Entrega dinero en efectivo a consignar.

26. Retira el efectivo de la caja de seguridad y lo entrega al Auxiliar de caja encargado de realizar la respectiva consignación.

Jefe SCC/Profesional

encargado de cafeterías PEC

NA


25. Registra valores a consignar en cada fondo.

27. Traslada el dinero a consignar desde la Sección hasta el banco al interior de la Universidad.Nota: Antes de retirarse de la Sección, informa a la central de seguridad (extensión 2000) que se dispone a realizar el desplazamiento desde la Sección hacia el banco. Así mismo, debe solicitar activar el mecanismo de seguridad preestablecido que consiste en el acompañamiento visual durante la ruta por parte de los vigilantes del área y finalmente deberá sugerir que su llamada sea registrada para que quede evidencia de la solicitud. Una vez realizada la llamada, la auxiliar de comedores temporal/Auxiliar de caja debe tomar una de las rutas definidas. En caso de que la Cafetería tenga más de una (1) ruta se sugiere tomar vías alternas cada día.

9

27. Traslada el dinero a consignar.


30 MinutosActividades

27,28.


REFERENCIA





Página: 12 de 14

Versión : 04

TIEMPO

ESTIMADO

9


28. Consignación del dinero.

28. Consigna el dinero en la entidad bancaria y fondo correspondiente y entrega al PEC los recibos de consignación.


29. Verifica que las consignaciones se hayan efectuado en el fondo, en la fecha y por el valor correspondiente. Ésta verificación se realiza con el reporte de recaudo diario del sistema de cafetería (SC).

FIN


NA20 Minutos

29. Verifica consignaciones con los reportes del SC.

CONTROL DE CAMBIOS




Página: 13 de 14

VERSIÓN

01 Creación del documento.

FECHA DE

APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

02 Se actualizan roles, cambio en el sistema de registro de ingresos por venta de productos y rutas de acceso

03

Septiembre 10 de 2012

Abril 23 de 2015

Versión : 04

Noviembre 11 de 2016

Inclusión en el Objetivo de la palabra “las cafeterías a cargo de BU”.

Inclusión en el Alcance de la palabra “las cafeterías a cargo de BU”.

Eliminación de las consideraciones

Inclusión de las Actividades 5,6,7,8,10,11 y 13.

Actividad15.Cambio de la ruta y del responsable de dicha actividad.

Actividad16.Cambio del responsable y eliminación de la frase “ordena su impresión y y

reclama dichos formatos en la Secretaria de la SCC” en la descripción.

Inclusión de tiempos estimados para todas la s actividades.

04

Modificación del titulo del procedimiento Modificación del objetivo Modificación del alcance Inclusión de la normatividad, Resolución 111 de enero 29 de 2018 Cambio Profesional SCC por Profesional encargado de cafeterías PEC Inclusión de la palabra Vending en definiciones y/o abreviaturas Inclusión de decisión en el diagrama de flujo (página3) Inclusión de las Actividades 1,2,3 y 12 en la página 3 y 6. Inclusión Auxiliar de comedores temporal en responsable del diagrama de flujo

Febrero 16 de 2018

CONTROL DE CAMBIOS




Página: 14 de 14

VERSIÓN

FECHA DE

APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Versión : 04

Cambio de Ruta en el procesamiento trece (13) de la página 6 Inclusión de la actividad catorce (14) en el diagrama de flujo (página 7) Inclusión de Ruta en el procesamiento 17 de la página 8 Modificación la descripción de la actividad 17 y eliminación del formato FBE.106 Arqueo de

efectivo cafetería ( página 8) Inclusión de tiempo estimado en la página 9 Eliminación de la actividad Firma a satisfacción el Formato de Arqueo de efectivo Cafetería e

inclusión de cinco (5) actividades y nota en las páginas 9-10 Inclusión de Ruta 22 (página 10) Inclusión de ingresos por venta combo (3132) en el procesamiento 24 (página 10) Inclusión de tiempo estimado y responsable (página 11) Corrección de la palabra formato en el procesamiento 25 e inclusión de actividad 27 (Traslada el

dinero a consignar) en la página 11

Febrero 16 de 2018

ingresos por caja de los puntos de venta de las ... · diagrama de flujo descripciÓn responsable...

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