Actualidad Empresarial

IÁrea Tributaria

I-21N° 237 Segunda Quincena - Agosto 2011

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Libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios

Nos preguntan y contestamos

Mi empresa se encuentra acogida al Régimen general de la renta, ¿cuáles son los libros contables que estoy obligado a llevar? ¿Existe alguna sanción por llevar los libros contables sin observar lo establecido por la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, de haberla cuál sería la sanción?

Consulta

Autor : C.P. Toño Gaytán Ortiz

Título : Libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 237 - Segunda Quincena de Agosto 2011

Ficha Técnica

1. Obligación de llevar contabilidad simplificada o contabilidad completa

RespuestaEn primer lugar se deberá observar que los contribuyentes se encuentran en la obligación de llevar libros y registros contables vincu-lados a asuntos tributarios, dependiendo el régimen al que pertenecen y a los ingresos anuales, tal es así que los contribuyentes que se encuentran en:a) El Régimen Único Simplificado (Nuevo

RUS), según lo señalado por el Texto del Nuevo RUS (Decreto Legislativo Nº 937) en su art. 20º: “Los sujetos de este régimen no se encuentran obligados a llevar libros y registros contables”.

b) En el Régimen Especial del Impuesto a la Renta, según el art. 124º del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta (Decreto Supremo 179-2004-EF): “Los sujetos del presente régimen están obligados a llevar un Registro de Compras y un Registro de Ventas de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia”.

c) En el Régimen General del Impuesto a la Renta, según art. 65º del Texto Único Ordenado de la Ley del IR (D. S. 179-2004-EF) se presenta dos situaciones:

1. Los perceptores de rentas de tercera catego-ría cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT deberán llevar como mínimo un Registro de Ventas, un Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplificado de acuerdo con las normas sobre la materia.

2. Los demás perceptores de rentas de tercera categoría están obligados a llevar contabi-lidad completa.

Por su parte la SUNAT ha emitido la resolución Nº 234-2006/SUNAT, en la que se tienen los libros y registros que integran la contabilidad completa, requisitos mínimos, formatos y demás obligaciones formales que se debe tener en cuenta para el llevado de los libros y

registros contables vinculados a asuntos tribu-tarios, el incumplimiento de lo regulado tiene consecuencias, las cuales son las sanciones ad-ministrativas que más adelante detallaremos. Entonces veamos los libros que conforman los dos tipos de contabilidad que están obligados a llevar los contribuyentes del régimen gene-ral perceptores de renta de tercera categoría, dependiendo de sus ingresos:1. Contabilidad simplificada: Como se ha

mencionado en el artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta, los libros que conforman la contabilidad simplificada son:

a) Registro de Compras (Formato 8.1)b) Registro de Ventas e Ingresos (Formato 14.1)c) Libro Diario de Formato Simplificado (For-

mato 5.2)2. Contabilidad completa: La relación de los

libros y registros que conforman la contabi-lidad completa se encuentra en el art. 12º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT, que a continuación se talla:

a) Libro Caja y Bancos (el libro se encuentra conformado por dos formatos: Formato 1.1: “Libro Caja y Bancos – detalle de los movimientos del efectivo” y Formato 1.2: “Libro Caja y Bancos – detalle de los mo-vimientos de la cuenta corriente”).

b) Libro de Inventarios y Balances (el libro está conformado por los Formatos 3.1 al 3.20, en las que se muestra el detalle de los saldos de cada cuenta que conforma el Estado de Situación Financiera, también se muestra el Balance de Comprobación así como los estados financieros).

c) Libro Diario (Formato 5.1).d) Libro Mayor (Formato 6.1).e) Registro de Compras (Formato 8.1).f) Registro de Ventas e Ingresos (Form. 14.1).Adicionalmente a estos libros existen otros Registros que los contribuyentes estarán obliga-dos a llevar, sólo en ciertas situaciones, lo cual está señalado en el numeral 12.2 del art. 12º de la Resolución antes citada, Dichos libros son:a) Libro de Retenciones incisos e) y f) del

artículo 34° de la LIR (Formato 4.1).b) Registro de Activos Fijos (el libro se en-

cuentra conformado por los siguientes formatos: Formato 7.1: “Registro de Activos Fijos – Detalle de los activos fijos”, Formato 7.2: “Registro de Activos Fijos – Detalle de los activos fijos revaluados”, Formato 7.3: “Registro de Activos Fijos – Detalle de la diferencia de cambio” y Formato 7.4: “Registro de Activos Fijos – Detalle de los activos fijos bajo la modalidad de arrenda-miento financiero al 31.12”).

c) Registro de Costos (el Registro se encuentra conformado por los siguientes formatos:

Formato 10.1: “Registro de Costos – Estado de costo de ventas anual”, Formato 10.2: “Registro de Costos – Elementos del costo mensual” y Formato 10.3: “Registro de Costos – Estado de costo de producción valorizado anual”, base legal a observar para saber si se está obligado a llevar este registro es el art. 35º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta).

d) Registro de Inventario Permanente en Uni-dades Físicas (Formato 12.1, base legal a observar para saber si se está obligado a llevar este registro es el art. 35º del Regla-mento de la Ley del Impuesto a la Renta).

e) Registro de Inventario Permanente Valori-zado (Formato 13.1, base legal a observar para saber si se está obligado a llevar este registro es el art. 35º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta).

Según el detalle mostrado se puede responder a la primera consulta de la siguiente manera: Ya que se encuentra en el Régimen General del Impuesto a la Renta y por ende es gene-rador de renta de tercera categoría, está en la obligación de llevar los libros y registros detallados líneas arriba en observancia de sus ingresos anuales del ejercicio anterior ya sea contabilidad completa o simplificada.En cuanto a la segunda consulta, se indica: Que existe infracción por no llevar los libros y regis-tros contables sin observar los requerimientos señalados por las normas y las resoluciones de la SUNAT, esto según el art. 175º numeral 2 del Texto Único Ordenado del Código Tributario, que a la letra indica: constituyen infracciones relacionadas con la obligación de llevar libros y/o registros, o contar con informes u otros documentos:(…) Llevar los libros de conta-bilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, el registro almacenable de información básica u otros medios de control exigidos por las leyes y re-glamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes1. La sanción por esta infracción es de 0.3% de los ingresos netos, los cuales no serán menor a 10% de la UIT ni mayor a 25 UIT, según la tabla I de infracciones y sanciones, pero dicha multa puede ser rebajada si es que se subsana la in-fracción antes que la Administración Tributaria detecte tal infracción, la forma de subsanar es: Rehaciendo los libros y/o registros respectivos, observando las formas y condiciones estableci-das en las normas correspondientes. En caso la SUNAT haya detectado la infracción se deberá subsanar la infracción en el plazo otorgado por la SUNAT y si la multa es pagada dentro del plazo de subsanación, se tendrá derecho a una rebaja del 80%, y sin el pago de la multa a una rebaja del 50%.

1 El subrayado nos corresponde

Instituto Pacífico

I

I-22 N° 237 Segunda Quincena - Agosto 2011

Nos preguntan y contestamos

Mi empresa se encuentra en la obligación de llevar contabilidad simplificada por lo que quisiera saber ¿cuál es la forma del llenado del Libro Diario de Formato Simplificado?

Consulta

¿Los libros contables deberán ser legalizados? Y ¿Quién es el encargado de legalizar dichos libros?

Consulta

RespuestaComo sabemos la Resolución Nº 234-2006/SUNAT es la norma que regula los libros y regis-tros vinculados a asuntos tributarios, pero esta resolución ha tenido algunas modificaciones y una de estas modificaciones es la R. S. Nº 239-2008/SUNAT, en la que se indica que el Libro Diario de Formato Simplificado entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2009; asimismo, el art. 1º que modifica el art. 6º inciso b) acápite (iii) de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT señala que el número de dígitos a emplear en el registro contable es correspondiente al Plan Contable General vigente, por ello a partir del 1 de enero de 2011 se deberá emplear las cuentas contables a cinco dígitos como mínimo, ya que el PCGE es la vigente a la fecha señalada.En el Libro Diario de Formato Simplificado Se deberá incluir los siguientes asientos de:i) Apertura del ejercicio gravable.ii) Operaciones del mes.

RespuestaLos libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios deben ser legalizados antes de su uso, es lo que señala la Resolución Nº 234-2006/SUNAT, que en su art. 4º a la letra señala lo siguiente: Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. Tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supre-mo N° 001-98-TR y normas modificatorias.Asimismo, para el caso de una segunda legali-zación la Resolución hace la siguiente precisión, en el art. 4º: Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributa-

2. Libro Diario de Formato Simplificado

3. Legalización de los libros y registros contables

iii) Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso.

iv) Ajustes de operaciones del mes.v) Cierre del ejercicio gravable.El Libro Diario de Formado Simplificado debe contar con los siguientes datos de cabecera:i) Denominación del libro o registro.ii) Período y/o ejercicio al que corresponde la

información registrada.iii) Número de RUC del deudor tributario,

apellidos y nombres, denominación y/o razón social de éste.

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.Requisitos mínimos a tener en cuenta para el lle-nado del Libro Diario de Formato Simplificado:i) Número correlativo del asiento contable o

código único de la operación.ii) Fecha de la operación.iii) Glosa o descripción de la naturaleza de la

operación registrada, de ser el caso.iv) Cuenta contable de acuerdo al Plan conta-

ble General vigente.v) Totales.

Para demostrar la forma del llenado es preciso señalar algunos supuestos, tales como:La empresa inicia sus operaciones con:

Inm., maquinaria y equipo S/.60,000.00Oficina S/.30,000.00Vehículo S/.25,000.00Muebles S/.5,000.00

Los bienes señalados son parte del capital con la que inicia sus actividades económicas la empresa.Operaciones que efectúa la empresa durante el mes de agosto 2011: 1. Aporte capital por parte del socio por

S/.15,000.00. 2. Compra de mercaderías del mes por

S/.5,000.00 más IGV. El Libro Diario de Formato Simplificado es simi-lar al libro Caja tabular, puesto que se irá aper-turando columnas a medida que se empleen las cuentas contables de acuerdo a las actividades económicas que se tenga, es de sugerir que por cada cuenta contable, se aperture dos colum-nas, una por el “Debe o Cargo” y otra por el “Haber o Abono”. Según lo soñado se tiene el siguiente detalle de la forma del llenado:

FORMATO 5.2: “LIBRO DIARIO - FORMATO SIMPLIFICADO”PERÍODO: Ago.-11RUC: 20153265623APELLIDOS y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: Perú Import S.A.C

Fecha o Período

Operación mensual

Activo Pasivo Patrimonio Gastos

10411 20111 33211 33411 33511 40111 42121 50111 60111 61111

D H D H D H D H D H D H D H D H D H D H

03.08.11 Asiento de Apertura 15,000 30,000 25,000 5,000 75,000

31.08.11 Compras del mes 5,000 950 5,950 5,000 5,000

Totales 15,000 0 5,000 0 30,000 0 25,000 0 5,000 0 950 0 0 5,950 0 75,000 5,000 0 0 5,000

rios, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta lo siguiente: a) Tratándose de libros o registros que se lle-

ven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.

b) Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acre-ditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

Lo establecido en el presente inciso no será de aplicación en el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastan-do para la legalización del segundo y siguientes libros y registros la presentación del documento en el que conste la referida diligencia.De producirse, de ser el caso, la devolución de los libros o registros incautados a que se refiere el párrafo anterior, no podrá realizarse en ellos

anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato.c) Tratándose de libros y registros perdidos o

destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación estable-cida en el artículo 9°.

Lo dispuesto en el presente artículo no será de aplicación en el caso del Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatoriasEl encargado de legalizar los libros conta-bles son los notarios públicos o el juez de paz letrado, Juez de Paz, lo indicado se encuentra en el art. 2º numeral 2.1 de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT, que a la letra indica:Los libros y registros vinculados a asuntos tribu-tarios serán legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.