informe tecnologico hvca iii modulo

SECRETARIADO EJECUTIVO PÁGINA 1

EL PRESENTE INFORME VA DEDICADO A MIS PADRES, DOCENTES Y PERSONAS QUIENES SE INTERESAN POR MI BIENESTAR; POR BRINDARME SU APOYO, SABIDURIA Y MUCHO CARIÑO INCONDICIONAL

INTRODUCCIÓN

Las practicas pre-profesionales en todas las carreras profesionales

del instituto de Educación Superior Tecnológico Público de Huancavelica,

son indispensables por que incrementan capacidades y habilidades de

cada uno de los estudiantes motivo por el cual pongo a su disposición el

tercer informe de prácticas Pre Profesionales correspondiente al

MODULO III denominado “ASISTENCIA DE DIRECCION Y GERENCIA”

de la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo realizado en la oficina

Regional de la “JUVENTUD CULTURA Y DEPORTE”, del GOBIERNO

REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL con la intención de dar

cumplimiento al reglamento de prácticas profesionales.

El principal propósito es dar a conocer sistemáticamente las

acciones desarrolladas en el centro de prácticas, los cuales contribuyen

satisfactoriamente en mi formación profesional.

La estructura que contiene el presente informe de prácticas consta

de tres capítulos: en el CAPITULO I, Se ha considerado los datos

informativos, objetivos y métodos utilizados, el CAPITULO II, trata sobre

naturaleza y descripción del centro de prácticas, dentro del CAPITULO III,

se describe las actividades realizadas dentro del centro de Prácticas, y

concluyen con las conclusiones, sugerencias, bibliografía y anexo en

forma documentada.


Es propicia la oportunidad para expresar mi gratitud y

reconocimiento infinito a todas las personas que laboran en el Gobierno

Regional de Desarrollo Social de Huancavelica por brindarme en todo

momento su valioso apoyo y orientación,

LA ALUMNA.


SUMARIO

INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES DEL MODULO III

“ASISTENCIA DE DIRECCION Y GERENCIA” REALIZADO EN LA OFICINA DE LA JUVENTUD

CULTURA Y DEPORTE DEL GOBIERNO REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL DE

HUANCAVELICA.

DEDICATORIA

INTRODUCCION

SUMARIO O INDICE


CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

DATOS INFORMATIVOS:

1. Institución de Estudio

2. Carrera Profesional

3. Tipo de practica

4. Centro de practica

5. Área

6. Nombre del practicante

7. Duración

8. Nombre del asesor

9. Jefe de área académica

10. Director

FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:

1. Fundamentación del modulo

1. Competencia general

2. Capacidades profesionales

3. Unidad de competencia del módulo técnico

profesional

2. Objetivos de la practica


2.1.1. Objetivos generales

2.1.2. Objetivos específicos

2.3. Justificación

2.4. Planificación

2.5. Metodología

CAPITULO II

DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRÁCTICA

BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Razón social

Nombre

Dirección

Telefono

Nombres de los responsables de la empresa

ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD

1. Ubicación geográfica

2. Plano de ubicación

3. NATURALEZA DEL CENTRO DE PRÁCTICA

3.1. Reseña histórica del centro de práctica

3.2. Fines del centro de práctica

3.3. Funciones del centro de práctica y de la oficina


3.4. Estructura organizacional del centro de práctica

CAPITULO III

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN

EL CENTRO DE PRÁCTICA

1. ANTECEDENTES DE LA PRÁCTICA

1.1 Descripción de la funciones

1.1.1 De la secretaria

1.1.2.De la practicante

2. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA

2.1. Actividades frecuentes realizadas en el centro de

práctica

2.2. Actividades eventuales realizadas en

el centro de práctica

2.3. Bienes utilizados en el centro de

práctica


2.3.1. Equipos de oficina

2.3.2. Mobiliarios utilizados

2.3.3. Materiales de escritorio,

limpieza.

2.3.4 Documentos

2.3.5 Accesorios

2.4. Cumplimiento de horario.

3. DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS

OBTENIDOS

3.1. LOGROS

3.2. DIFICULTADES

CONCLUSIONES

SUGERENCIAS

BIBLIOGRAFIA

ANEXO

ASPECTOS GENERALES


capi

DATOS INFORMATIVOS:

1. Institución de estudios :Instituto de Educación Superior

Tecnológico Publico de

Huancavelica

2. Carrera profesional : Secretariado Ejecutivo

3. Tipo de práctica : III Modulo.

4. Centro de práctica : Gobierno Regional de Desarrollo

Social

5. Área : oficina regional de la juventud,

cultura y deporte de Huancavelica.

6. Nombre del practicante : INDIRA DE CARLO TORRES

SKOPAC.

7. Duración : 712 Horas Cronológicas

1. FECHA DE INICIO : 03 de Mayo del 2014

2. FECHA DE TÉRMINO : 22 de Septiembre del 2014

8. Nombre del asesor :

9. Jefe de área académica :

10. Director :


FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:

1. FUNDAMENTACIÓN DEL MODULO.

1. COMPETENCIA GENERAL:

Planificar, organizar, ejecutar y evaluar la gestión de

actividades secretariales en el desarrollo de las

actividades secretariales, así como asistir a la Oficina

Regional de la Juventud, Cultura y Deporte del

Gobierno Regional de Desarrollo Social de

Huancavelica de acuerdo a las normas de seguridad

integral demostrando afectividad, pro actividad, ética

profesional y actitud de cambio en las Institución.


2. CAPACIDADES PROFESIONALES:

Capacidades técnico transformadoras:

Redactar todos los documentos de las entidades en forma eficaz y

eficientemente.

Clasificar, ordenar, codificar y archivar documentos de diversa

índole, obteniendo una mejor organización documentaria.

Transcribir e interpretar dictados de acuerdo a técnicas

establecidas con precisión y exactitud.

Digitar con precisión y exactitud todo tipo de documentos

administrativos

Manejar diversos programas de computación que ayudan a

ejecutar el trabajo de la oficina con eficiencia y eficacia.

Utilizar diversos equipos de oficina para optimizar el buen

funcionamiento de la misma.

Aplicar el manejo de la contabilidad básica y computarizada

correctamente.

Demostrar capacidad para el desarrollo de eventos y certámenes

con diplomacia.

Aplicar marketing secretarial dentro y fuera de la organización.

Manejar adecuadamente los fondos económicos.

Capacidades de organización:


Organizar los eventos de clausura en las

diferentes sedes donde se dictó los cursos de

capacitación.

Organizar y administrar la oficina de acuerdo a

técnicas y criterios básicos establecidos.

Organiza los cursos de capacitación dirigido a

los participantes.

Poseer una visión general para organizar

eventos sociales y culturales dentro y fuera de

la Institución.

Diseñar, adecuar y operatividad el sistema de

archivo manual y computarizado para lograr

fluidez y eficacia en el trabajo.

Evaluar el plan de trabajo de la oficina

contrastando los resultados obtenidos con las

metas y objetivos de la institución, proponiendo

alternativas de solución.

Organizar la agenda en coordinación con el

jefe, concertando y confirmando citas.

Organizar la correspondencia remitida y

recibida de acuerdo a normas establecidas.

Capacidades de cooperación y comunicación:


Brindar información a los participantes de su

situación académica e informes de cursos a

desarrollarse.

Establecer comunicación efectiva en el

desarrollo de su trabajo, empleando un

lenguaje claro y conciso.

Optimizar las relaciones públicas para mejorar

la imagen organizacional.

Mantener buenas relaciones interpersonales

dentro y fuera de la organización.

Demostrar fluidez comunicativa entre las

organizaciones.

Recepcionar y transferir información,

estableciendo una eficiente comunicación.

Responsabilidad y autonomía:

La profesional de secretariado ejecutivo trabaja

bajo la supervisión de su jefe inmediato

superior de la organización.

Asumir la responsabilidad del manejo del

proyecto e informar las actividades realizadas

en el proyecto.


Es responsable de recepción y manejo de la

información, el desarrollo de actividades

secretariales y la asistencia institucional

gerencial.

Tiene autonomía en el trabajo de la oficina,

aplicar técnicas de archivo, la operación de

equipos electrónicos e informáticos.

Debe asistir en la determinación de estrategias

administrativas, el establecimiento del sistema

de control y seguridad de la información. La

implementación de los cambios en los métodos

de trabajo, los criterios para la organización de

reuniones y eventos.

Puede asistir en la verificación de las

condiciones adecuadas de los ambientes y

operatividad de los equipos utilizados en el

ámbito laboral.

1. UNIDAD DE COMPETENCIA DEL MÓDULO

TÉCNICO PROFESIONAL:

Realizar la Asistencia de Dirección y Geremcia en la

institución según sus procedimientos y trámites

correspondientes del mismo modo la atención al


público o usuario teniendo en cuenta las normas y

procedimientos establecidos por la organización.

2. OBJETIVOS DE LA PRACTICA:

2.2.1. Objetivos Generales:

El objetivo principal que me lleva a realizar mis prácticas pre

profesionales es obtener el certificado del Módulo III en la carrera

de Secretariado Ejecutivo.

Aplicar y desarrollar los conocimientos adquiridos en el Módulo III

denominado “ASISTENCIA DE DIRECCION DE GERENCIA” en la

oficina Regional de la Juventud, Cultura y Deporte, como en la

trayectoria de mi propia experiencia, mostrando responsabilidad,

eficiencia y eficacia en la oficina designada.

Favorecer en la planeación, organización, coordinación y vigilancia

de los recursos con que cuenta en el centro de práctica, a fin de

proporcionar oportunamente los servicios Administrativos que se

requieran para el desarrollo de las funciones sustantivas de la

dependencia.

2.2.2. Objetivos Específicos:

Identificarse como miembro de su centro laboral y por ende con su

profesión y las actividades que desempeñan.

Establecer una correlación entre los conocimientos adquiridos y los

conocimientos por aprender, en la oficina.


Administrar de manera eficiente, los recursos humanos, financieros

y materiales que hayan sido puestos a su disposición.

Realizar las gestiones administrativas del centro laboral.

Ejecutar y dar seguimiento a los documentos administrativos de la

oficina con eficiencia.

Mantener un alto nivel de motivación hacia el trabajo, así como

buenas relaciones laborales y humanas con el personal del

entorno.

Acumular experiencias que consolide el perfil profesional de la

carrera de secretariado ejecutivo en su módulo III

Determinar el grado de responsabilidad de las funciones de la

secretaria.

1. JUSTIFICACIÓN:

La práctica pre profesional tiene como finalidad de consolidar la

situación real de trabajo durante el proceso formativo en el

Modulo III “ASISTENCIA DE DIRECCION Y GEREMCIA”

correspondiente al V y VI semestre de formación. Ya que es

un requisito indispensable para la certificación modular y

posterior obtención del título profesional.

2. PLANIFICACIÓN:


Las docentes de la carrera profesional de Secretariado

Ejecutivo en el mes de octubre nos orientan para realizar

nuestras prácticas, en las diferentes instituciones públicas,

el mismo mes se designa el lugar de prácticas, se pregunta

al Personal y cuando ya aprueban y aceptan que se

realizara las prácticas en la oficina antes mencionada, se

desarrollan las practicas por un periodo de cuatro meses de

mayo a septiembre, al concluir con las practicas se pasa a

elaborar el informe correspondiente a partir del mes de abril.

Nº ORIENTACION F A M J J A

01Orientación de practicas

02Ubicación de control de practicas x

03Gestión de carta de presentación x

04Presentación de carta X

05Ejecución de practicas X X X X X

06Culminación de practicas X

07Elaboración de informe X

3. METODOLOGÍA:

1. Métodos:

1. Método Descriptivo :

El método descriptivo consiste en evaluar

ciertas características de una situación


particular en uno o más puntos del tiempo,

se analizan los datos reunidos para

descubrir así, cuales variables están

relacionadas entre sí.

La Investigación Descriptiva, describe una

situación, fenómeno, proceso o hecho social

para formular, en base a hipótesis precisas

para de describir el comportamiento y

características de las diversas actividades

dentro de la oficina.

2. Método Analítico Científico:

Consiste en la desmembración de un todo,

descomponiéndolo en sus partes o

elementos para observar las causas, la

naturaleza y los efectos.

El análisis es la observación y examen de un

hecho en particular. Es necesario conocer la

naturaleza del fenómeno y objeto que se

estudia para comprender su esencia.

2. Técnicas :


Es un procedimiento o conjunto de reglas, normas o

protocolos, que tienen como objetivo obtener un

resultado determinado, ya sea en el campo de la

ciencia, de la tecnología, del arte, del deporte, de la

educación o en cualquier otra actividad.

1. De Observación:

La observación, como técnica de investigación, consiste

en "ver" y "oír" los hechos y fenómenos que suceden

dentro del Vicerrectorado Académico de la

Universidad Nacional de Huancavelica para poder

aprender de los errores y superarlos

De Información Bibliográfica:

Durante las prácticas se consultó varias bibliografías

teniendo en cuenta la utilización de instrumentos

como fichas bibliográficas y de resumen anotando en

ellas cada una de las actividades realizadas y por

realizar en el centro de prácticas.


DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRÁCTICA

BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Razón Social : Institución Pública.

Nombre : Universidad nacional de Huancavelica.

Dirección : Jr. Victoria Garma N° 275 Y Jr. Hipólito

Unanue N° 280 cercado de Huancavelica.

Teléfono : 067-.

Nombre de los responsables del área: Ph. D. Agustín Perales

Angoma

ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD

1. Ubicación Geográfica:


CAPITULO II

La El Gobierno Regional de Huancavelica se encuentra a 3680.00

m.s.n.m. al noroeste de la ciudad de Huancavelica.

2. Plano de Ubicación:


NATURALEZA DEL CENTRO DE PRÁCTICA

3.1 Reseña Histórica del Centro de Prácticas:

Los orígenes de nuestra Universidad Nacional de Huancavelica, se remonta a la época del gobierno del Gral. Manuel A. Odría, en la que se presentan una serie de proyectos de creación, hasta el período del régimen aprista, en el que el Proyecto de Creación, presentado por el diputado Dr. Moisés Tambini del Valle fue aprobado por Ley Nº 25265, la misma que se promulgó y se publicó el 20 de junio de 1990, creando la Universidad Nacional de Huancavelica con las siguientes Facultades: Ciencias de Ingeniería, Educación y Enfermería, siendo la primera Universidad peruana que, por creación tiene un carácter descentralizada. Es de mencionar la contribución eficaz de los diputados de entonces señores Tasiano Girón, Andrés Loayza y Alejandro Herrera. Así como el senador de la República Rolando Breña Pantoja y de la Asociación de Estudiantes Universitarios Huancavelicanos Residentes en Lima, presididos por el Dr. Jorge Matos Mendieta.

La Primera Comisión Organizadora fue designada por la Asamblea Nacional de Rectores, mediante la Resolución Nº 0270-90-ANR del 02 de octubre de 1990, comisión esta que vino a Huancavelica para instalar oficialmente la UNH, en ésta ciudad que es la sede central. Fue el domingo 14 de octubre de ese año en el que se llevó acabo, en la plaza de Armas, aquella ceremonia inolvidable de instalación, constituyendo un verdadero acontecimiento


cultural que marcó un hito en la historia regional de Huancavelica, en la que participó el pueblo entero con toda su fuerza viva, sentándose luego el acta correspondiente en el libro de oro de hechos históricos de Huancavelica, donde registraron sus firmas las autoridades de la localidad, los miembros de la comisión y cientos de ciudadanos que presenciaron tan importante acontecimiento.

El domingo 29 de setiembre de 1991, se realizó el primer examen de admisión en los ambientes del Centro Escolar Nº 37001 (Los Pepines) de Huancavelica, en el que, de los 1231 postulantes, lograron ingresar 860 jóvenes, los primeros estudiantes de esta flamante Universidad y, el 15 de junio de 1992, en un acto igualmente histórico, la UNH dio inicio sus actividades académicas tanto en Huancavelica como en las subsedes descentralizadas de Acobamba, Angaraes y Tayacaja.

La primera comisión organizadora de la UNH, gobernó hasta el año 1992, gestión en la que se logró constituir parte del primer pabellón de Educación, obteniéndose un avance físico de 12.50% eran miembros de aquella primera comisión: presidente Ing. Armando Zarate Gonzáles, vicepresidente académico el Ing. Mario Córdova, y vice – administrativo Marino Llanos Villajuán.

La Asamblea Nacional de Rectores, con fecha del 26 de febrero de 1993, expidió la Resolución Nº 278- 93-ANR, nombrando a los nuevos miembros de la segunda Comisión Organizadora de la Universidad Nacional de Huancavelica, que estaba conformada de la siguiente manera: presidente, Lic. Carlos Galarza Zavaleta; vicepresidente académico, Lic. José López Ganoza; vicepresidente


administrativo, CPC Alejandro Rodríguez Aguilar.

La Segunda Comisión Organizadora comenzó su administración y dictado de clases en un local escolar del barrio de San Cristóbal, que fue prestado para el funcionamiento de las Escuelas Profesionales diversas, igualmente se reiniciaron las obras en la Ciudad Universitaria de Paturpampa.

Poco a poco se fueron incorporando nuevas Escuelas académico profesionales como la de Administración, Contabilidad, Ingeniería Civil, Ingeniería de Agroindustria, Derecho y Ciencias Políticas y Obstetricia, mediante Resoluciones Nºs 175, 176, 177, 178, 179-2003-R-UNH, respectivamente. De igual manera, nuestra infraestructura fue ampliándose y mejorando para brindar cobertura a la nueva población estudiantil que tocaba a nuestra puertas; es así como se construyó la Biblioteca Central, el moderno edificio de la Facultad de Ciencias Empresariales (único en su género en Huancavelica) la Sala Internacional de Videoconferencia, el pabellón de Facultad de Derecho, Enfermería, el Comedor Universitario y diversas obras en las sedes de la Acobamba, Pampas y Lircay, haciendo de nuestra Universidad una de las más modernas del país. En el año 2006, por acuerdo de Consejo Universitario se crearon las Facultades de Electrónica – Sistemas (Pampas), Ingeniería de Agronomía-Agroindustrias (Acobamba) e Ingeniería de Minas-Civil (Lircay), lo que ha permitido una verdadera descentralización administrativa y académica, invitando al progreso de nuestras provincias. Podemos decir que en la actualidad contamos con una población estudiantil de 4300 estudiantes distribuidos en todas las sedes, además


contamos con una Escuela de Post-Grado, encargada de formar en el más alto grado académico a los profesionales de nuestra región.

En el año 2007, se eligieron nuevas autoridades presididas por la Dra. Yda Flor Camposano Córdova como Rectora, como Vicerrectora Académica encargada, la Dra. Zeida Patricia Hoces la Rosa y como Vicerrector Administrativo, el Mg. Adolfo Ricardo Cortavarría Linares. Durante este gobierno se desarrollaron muchas actividades de gran importancia para el desarrollo académico; es así que, por primera vez se ha desarrollado el Plan Estratégico Institucional 2007-2011 de carácter participativo.

A finales del 2007 asume el Vicerrectorado Administrativo encargado al Mg. Edgar Quispe Peña, quien le dio gran impulso a los convenios internacionales logrando que nuestros docentes y estudiantes viajaran a distintas universidades de Europa y América a través del programa Erasmus Mundus.

En el año 2010 termina la encargatura de la Dra. Zeida Hoces siendo elegido para reemplazarla al Mg. Ruggerths De La Cruz Marcos, quien asume el cargo dedicando sus esfuerzos a apoyar la gestión de la Dra. Camposano.

A pocos meses de culminar la gestión de la Dra Camposano, se presentan graves problemas en la Universidad. La creación de la Universidad de Tayacaja seccionando parte del presupuesto de la UNH además de su infraestructura ubicada en Pampas, conllevó a movilizaciones, paros y marchas a la ciudad de Lima, buscando que el Congreso de la República de marcha atrás en su intento de afectar la economía de nuestra universidad.


En Huancavelica, se dan enfrentamientos entre los estudiantes y las fuerzas del orden que culmina con la muerte de cuatro personas en sendos enfrentamientos de los días 21 y 22 de junio, días que quedaran marcados en la historia de los hijos de Huancavelica en su lucha por defender la autonomía universitaria y el presupuesto de la UNH.

Al retorno de Lima, los estudiantes denunciaron irregularidades y corrupción de las autoridades, por lo que tomaron las instalaciones universitarias, tanto la parte académica como administrativa por el periodo de dos meses, exigiendo a la Asamblea Nacional de Rectores la reorganización total de la Universidad.

En el mes de julio renuncia ante la ANR la Rectora, Dra. Yda Camposano Córdova, asumiendo el cargo el Vicerrector Académico, Mg. Ruggerths De La Cruz hasta el 15 de agosto que llega por encargo de la ANR la Comisión Transitoria de Gobierno, presidida por la Dra. Lida Violeta Asencios Trujillo procedente de la Universidad Enrique Guzmán y Valle (La Cantuta); el Vicerrectorado Académico lo asume el Dr. Darío Emiliano Medina Castro, procedente de la Universidad Nacional de Trujillo; y el Vicerrectorado Administrativo lo asume el Dr. Edwin Guillermo Auris Melgar, procedente de la Universidad San Luis Gonzaga de Ica.

Esta Comisión inició sus funciones poniendo nuevamente en actividad los ambientes administrativos y académicos recalendarizando las labores académicas buscando no perder el año lectivo 2011, así como evitar las pérdidas económicas producto de los meses de paralización, este gobierno duró en funciones sesenta días.


Desde el mes de octubre se le renueva la confianza a la Comisión presidida por la Dra. Lida la cual cambia de denominación a Comisión de Orden y Gestión, la cual viene trabajando intensamente con la finalidad de elegir nuevas autoridades y dejar la Universidad en condiciones de autogobernarse y continuar con su labor formadora del pueblo huancavelicano.

3.2 Fines del Centro de Práctica:

universidad líder y competitiva en la formación profesional

científica, tecnológica y humanista, comprometida con el desarrollo

sostenible de la región.

universidad alto andina, descentralizada, formadora de

profesionales científicos, tecnológicos y humanistas

comprometidos con el desarrollo integral generando conocimiento y

transfiriendo tecnología en armonía con el ambiente.

3.3 Funciones del Centro de Prácticas y de la

Oficina:

Reemplazar al Rector o Vicerrector Administrativo, en caso de: ausencia, licencia, vacancia u otro impedimento temporal.

Elaborar y proponer al Consejo Universitario los lineamientos de política de desarrollo académico de la UNH, para su aprobación e inclusión en el Plan Estratégico Institucional y Plan operativo.

Proponer al Consejo Universitario proyectos y directivas metodológicas de producción, aplicación, evaluación y actualización del Plan Académico de la Institución.

Coordinar con los decanos y el Director de la Escuela de Post Grado la ejecución del Plan Académico.


Supervisar y controlar el funcionamiento

de las direcciones a su cargo. Propone al Consejo Universitario los candidatos para ocupar dichos cargos.

Elevar anualmente al Consejo Universitario la evaluación del funcionamiento de las dependencias a su cargo.

Presidir el Consejo Académico.

Promover la participación de la UNH en actividades educativas y culturales.

Participar como representante de la UNH ante los organismos encargados de la política nacional de ciencia y tecnología.

Otras funciones que le señale el Estatuto, el Rector, el Consejo Universitario, o la Asamblea Universitaria.

3.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE

HUANCAVELICA


OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS

VICERRE

COMISIÓN PERMANENTE DE ADMISIÓN

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS EN EL CENTRO DE

PRÁCTICA

ANTECEDENTES DE LA PRACTICA:

Las practicas pre profesionales correspondientes a la Modulo III fueron

aprobadas una vez entregada a la institución de prácticas, la carta de

presentación emitida por el instituto de Educación Superior Tecnológico

Publico Huancavelica, fue presentado a la oficina de personal a partir

del 18 de abril de 2013 al 22 de agosto de 2013 con una duración de

712 horas cronológicas. La ejecución de mis prácticas las desarrolle

en la oficina del Vicerrectorado Académico de la Universidad Nacional

de Huancavelica.

1. Descripción de las funciones.


CAPITULO III

1. De la secretaria.

1. Organizar los cursos de capacitación que se dictaran el

los docentes de los distintos programas

2. Preparar los documentos de forma clasificada para

conocimiento, firma y proveido respectivo del jefe

3. Tramitar toda la documentación que se requiere para el

desarrollo de la oficina

4. Realizar el registro de documentos recibidos de los

auditores,para tramitar

5. Decepcionar y registrar los documento en el cuaderno de

documentos recibidos

6. Preparar y ordenar la documentación para las reuniores

y/o concursos de adjudicación.

7. Manejar el control de asistencia de los participantes y

docentes capacitadores.

8. Recepcionar y registrar todo los documentos emitidos por

los especialistas.

9. Recepcionar las llamadas telefónicas y tomar recados.

10. Coordinación de reuniones y concentración de

citas.

11. Realizar los trámites de sus viáticos para los

especialistas.


2. DE LA PRACTICANTE.

Apoyo de la secretaria y del jefe con las labores

encomendadas como detallo a continuación:

1. Asistir puntualmente y con mucha responsabilidad al

centro de practicas

2. Tramitar los documentos y hacer el seguimiento

respectivo de cada documento según lo corresponda.

3. Referenciar los Exámenes Especiales de cada uno de los

Auditores para enviar a la Oficina Regional de Control

4. Clasificar y archivar los documentos recibidos

dependiendo del proveido del jefe.

5. Recepcionar y registrar los documentos emitidos por los

diferentes especialistas.

6. Redactar los documentos como: oficios, memorando,

informes, etc.

7. Recepcionar llamadas telefónicas y tomar recados para

luego informar.

8. Preparar tapas para los Exámenes Especiales, Hojas

Informativas, Hojas de Evaluación.

9. Atención amable y cordial al público y/o usuario en

general.


10. Preparar y tramitar los viáticos para los

auditores que saldrán de comisión de servicios

11. Limpieza y cuidado delos equipos y mobiliarios

asignados a cada especialista.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA.

1. ACTIVIDADES FRECUENTES REALIZADAS EN EL CENTRO DE

PRÁCTICA:

Las actividades realizadas diariamente dentro del marco de mis

prácticas y en mi condición de futura secretaria ejecutiva,

desarrollada en la oficina del Órgano de Control Institucional

(OCI) del Gobierno Regional de Huancavelica, son las siguientes.

ASISTENCIA DIARIA AL CENTRO DE PRACTICAS

La asistencia al centro de prácticas es diaria de lunes a viernes a

tiempo completo con puntualidad y mucha responsabilidad,

cumpliendo el horario establecido de la siguiente manera:

ENTRADA MAÑANAS: 08:00 am

SALIDA: 01:00 pm

ENATRADA TARDES: 02:00pm

SALIDA: 5:00 pm

ATENCIÓN AL PÚBLICO:


Es importante brindar un buen servicio al cliente o usuario. Y tenemos

que poner en práctica los siguientes aspectos que fueron

necesarios para una buena atención al público: cortesía, atención

rápida, , atención personalizada, y brindarle una información

acertada y siempre responder a sus necesidades con

entusiasmo y cordialidad. Siempre se debe iniciar con un saludo de

cortesía.

TRAMITE DOCUMENTARIO

Es un procedimiento que cada documento deberá pasar para que

pueda ser atendida y para ello debemos de hacer seguimiento

adecuado al documento, colocando el número de registro, sello de

proveido y su adecuada derivación a la oficina correspondiente.

En la oficina de dirección de gestión pedagógica el trámite se realiza

de la siguiente manera:

De acuerdo al sello de proveido el documento será derivado a la

dependencia que le corresponde.

De acuerdo al sello se realizara el seguimiento de los requerimientos

expedidos por la oficina.

RECEPCIONAR Y REGISTRAR LOS DOCUMENTOS:

Recepción de documentos mediante el sisguedo


Es Sistema de Gestión Documentaria SISGEDO es una

aplicación web que permite mejorar el acceso a la información

pública, ordenar y controlar eficientemente los diferentes

procedimientos administrativos.

El SISGEDO permite al ciudadano conocer el estado del trámite

que ha iniciado todo expediente que ingrese o se genere en

cualquiera de las entidades que conforman el Gobierno

Regional de Huancavelica, facilitando su seguimiento y

garantizando su atención.

El Sistema de Gestión Documentario, mejora el acceso a la

información y disminuye los tiempos de atención a la

ciudadanía. El sistema utiliza la tecnología web y software

libre.

Recepción de documentos

Consiste en recibir los diferentes documentos que provienen de

las oficinas de la institución y de las instituciones públicas o

privadas. Para ello se tiene en cuenta lo siguiente:

Recibir el documento original y respectivo cargo.

Sellamos. con el sello de recepción ambos documentos.

El sello tiene las siguientes indicaciones las cuales deben

rellenarse correctamente: Nº de expediente, fecha, hora, folio

y firma. Luego es devuelto el cargo del documento al

interesado.


Sellos de recepcion

Guardar con mucha seguridad los sellos de la oficina por que el

ambiente de trabajo es compartida con los técnicos y asistentes

administrativos motivo por el cual el guardado bajo llave los

siguientes sellos: el sello redondo, el sello de pos firma, el sello de

recepción y por último el sello de visto bueno.

Registro del documento:

Consiste en anotar los datos más resaltantes de los documentos

recepcionados en el de registro previamente legalizado por el

asesor jurídico de la institución, con la finalidad de controlar y

ubicar fácilmente y agilizar el trámite. Existen dos tipos de registro

de documentos:

Registro de documentos emitidos:

Son documentos que se generan dentro de la oficina y son

emitidos hacia las diferentes áreas de la institución o fuera de


http://www.google.com.pe/imgres?start=310&biw=1024&bih=587&tbm=isch&tbnid=Kucw7hO9YOVoUM:&imgrefurl=http://www.manipapel.es/&docid=pK0s9nzkGTXsiM&imgurl=http://www.manipapel.es/archivos/150x200xtrodatsellosnuevos.png.pagespeed.ic.-4dICN8c9v.png&w=693&h=887&ei=VeZFUv7yLJPU9AS5q4HoBA&zoom=1&iact=hc&vpx=2&vpy=178&dur=910&hovh=254&hovw=198&tx=62&ty=181&page=15&tbnh=158&tbnw=123&ndsp=23&ved=1t:429,r:14,s:300,i:46

ellas. para tal efecto se consignan los siguientes datos en el

cuaderno de registro.

El Nº de documento

Fecha de emisión

Destinatario

Asunto

N°

FECHA/

SISGEDODESTINO ASUNTO

153123/NOV/13

575111

PABLO RIVERA CANGALAHUA

Jefe de la ORC-HVCA

Acciones relacionadas con la

normativa de sanciona miento

contable

153223/NOV/13

575116

NIMIA CHIN ARCE

Departamento de Gestión de Sociedades

de Auditoria Contraloría General de

la Republica

Información sobre solicitud de

designación de SOA por parte del

Gobierno Regional

Registro de documentos recibidos:

Se consigan los datos más resaltantes de aquellos documentos

que se provienen de las diferentes instituciones y de las

diferentes áreas. Estos datos son:

Número de Expediente: Se coloca un número consecutivo

asignado a cada documento según el orden de ingreso.

Los números deben tener tres dígitos estos son


enumerados con la finalidad de llevar un buen control en

todos los documentos que ingresan.

Fecha de Recepción: se coloca el día, mes y año de la

recepción del documento.

Procedencia: Se consigna los datos de la persona quien

firma el documento así mismo se considera el cargo.

Tipo de Documento: Se anota el tipo de documento,

quiere decir que debo trascribir el código del documento

ejemplo:

OFICIO Nº 039-2012-OEPE-SOS/GOB-REG-HVCA

Asunto: Se trascribe l documento recepcionado. Si en

caso no tuviera se lee el documento y se extrae los datos

más importantes del fundamente o exposición del

documento.

Folios: al momento de recibir un documento siempre es

necesario contar la cantidad de hojas adjuntas que trae

consigo el documento y se debe registrar.

Derivado A: una vez que los documentos tengan el

respectivo proveído se procede a descargar y entregar a su

destino o puede ser archivado; entonces son esos datos

los que se consignan; tales como la oficina, el que te

decepciono el documento, la firma y fecha de entrega.


N° DE

PROVE

IDO

FECHA/

SISGEDOFOLIOS REFERENCIA DE DOCUMENTO PROCENENCIA ASUNTO

RECIBIDO

POR

FIRMA

FECHA

272106/DIC/12

58258205

OFICION°233-2012/

GOB.REH.HVA/GGR-ORA-

Lic.ANGEL

Remito información

solicitada

272206/DIC/12

58166766

INFORME N° 620-2012/GOB.REG-

HVCA/GSRC/G

Ing.CARLOS

CARBAJAL

TORRES

Gerente Sub Regional

de

Castrovirreyna

Remitir la relación de

docentes

inscritos

CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS RECEPCIONADOS.-

Yo en mi función de practicante clasifique los documentos

recepcionados, para su atención inmediata como los oficios, los

memorandos, informes y algunas solicitudes presentadas lo

usuarios y otras entidades Ejemplos.

1. Oficios:


1. Emito relación de Auditeres que viajaran a curso de

capacitacion.

2. Designación de Auditeres para participación en curso

de capacitacion .

3. Invitación a curso de capacitación.

4. Acreditación del veedor.

5. Requerimiento de información para actividad de control

COORDINAR REUNIONES Y AGENDAS:

La secretaria debe contar siempre con la agenda pues es indispensable

ya que nuestra memoria es frágil por los tanto los eventos que se

van a realizar durante el día; tales como las reuniones del jefe del

Órgano de Control Institucional con los usuarios que vienen a

presentar sus quejas y/o dudas y otros funcionarios de la Oficina

Regional de Control Huancavelica con quienes el jefe debe hacer

coordinaciones deben estar debidamente registrados al igual que las

reuniones ya que en el se tomaran acuerdos y decisiones que

deberán estas escrita y firmadas en el acta.


Libro de actas para reuniones

ACTAS ORDINARIAS: SE LLEVA A CABO

ACTAS EXTRAORDINARIAS.- las actas extraordinarias se realiza en

casos de emergencia por lo cual son programadas de un momento

a otro por alguna emergencia que se presente en el programa, el

esquema es idéntico al del acta ordinaria.

El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro

estaciones o momentos de la sesión que son: control de asistencia

lectura de la agenda, orden del día y aprobación del acta.

CLASIFICAR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS:

Archivo: es un proceso sistemático que consiste en la organización,

descripción, codificación y control de documentos, consignado todos

los datos necesarios.

El archivo de documentos en la oficina del vicerrector académico se

realiza diariamente de acuerdo al orden de llegada y salida. Para ello

antes de archivar yo clasifico y ordeno. Por lo que dentro de la

oficina del vicerrectorado académico se utilizó el sistema sucesivo

para los documentos recibidos, se archivan de acuerdo a la llegada y

en el archivador que corresponde por ejemplo: si llego el documento

de la oficina de Vicerrectorado Administrativo el jefe de

Vicerrectorado Académico lo revisara y si en el proveído dice su


archivamiento correspondiente, se procede a archivar en el

archivador de documentos recibidos de la Oficina de Vicerrectorado

Administrativo; y el sistema numérico para los documentos emitidos,

de acuerdo a la numeración de los documentos emitidos se archiva

ejemplo: si redactamos un oficio y su numeración es el OFICIO N°

225-2013/ VA.UNH entonces procederemos a archivar el cargo de

aquel documento en el archivador de documentos emitidos de

Oficios.

Archivadores

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS: Consiste en redactar los

documentos con discernimiento propio, de acuerdo a las

indicaciones generales. Para esta actividad se utilizó una

computadora con respectiva impresora, utilizando el programa

Word 2007. Dentro de ello citaremos los documentos más

importantes que se utilizaron durante el tiempo de práctica.

OFICIOS: El oficio se redacta para dar respuesta a un documento

recibido y/o cuando se va pedir o solicitar algo a otra entidad por

ejemplo si queremos sacar documentos de archivo central


solicitamos mediante un oficio dirigido al jefe de Archivo Central en

este caso al Sr. Augusto Olivares Jefe de Archivo central para que

nos pueda facilitar las hojas informativas el año 2010, el jefe tendrá

que revisarlo después de redactado para su firma correspondiente.

MEMORANDO.

El memorando, se utiliza en la Oficina de Control Institucional del

Gobierno Regional de Huancavelica, para comunicar eternamente

a cada uno de los auditores, que deberán realizar un viaje de

comisión de servicios a las provincias, asistir a un proceso de

selección como veedores, etc.

MANEJO DE DOCUMENTOS

Una vez redactados los documentos por órdenes del jefe se

imprime tres copias uno para entregar y uno para el cargo y el otro

para su archivo personal del jefe.

Luego se estampa con el sello redondo y pos firma del jefe.

Se pasa al jefe para su respectiva firma

Luego se le da el trámite correspondiente al documento.

Posteriormente se hace el seguimiento del documento.

Luego se archiva el cargo del documento

Se usa el papel A4 para todos los documentos administrativos

excepto al memorando que se usa papel A3


LIMPIEZA Y CUIDADO DEL ESPACIO ASIGNADO DE TRABAJO.-

Como el escritorio, la computadora, mi escritorio y la impresora. Así

como también el escritorio de mi jefe.

1. ACTIVIDADES EVENTUALES REALIZADAS EN EL CENTRO DE

PRÁCTICA:

Apoye en el vicerrectorado administrativo cuando se ausento la

secretaria por motivos de salud por una semana.

Apoye en las diferentes sesiones de consejo universitario a distribuir

boletines y el breack.

Apoye en la asamblea nacional de rectores recepcionando a los

diferentes rectores de diferentes universidades

1. BIENES Y OTROS UTILIZADOS EN EL CENTRO DE PRÁCTICA:

2.3.1. EQUIPO DE OFICINA:

COMPUTADORA.- En la oficina del Organo de control institucional

del Gobierno regional la computadora se utiliza para redactar

documentos utilizando Microsof Word, y el Microsoft Excel utilice

para realizar cuadros y tablas para detallar cada una documentos,

mobiliarios, equipos,etc. que el jefe de OCI hará entrega de cargo

si se cambiara de jefe.


FOTOCOPIADORA.

En la Oficina de Control Institucional del Gobierno

regional la fotocopiadora la utilizamos para copiar

documentos por ejemplo los anexos de un Informe

Especial, de hojas informativas, de Informes de

veeduría o en casos de que la secretaria solicite una

copia de documentos recibidos para adjuntar al

documento en este caso al oficio se le adjuntara un

ejemplar del documento recibido para nuestro cargo.

El manejo de la fotocopiadora es sencillo ya que solo

insertas las hojas que se han de imprimir en el

pasword (orificio por donde la maquina jala las hojas

para fotocopiarlas) y se presiona el botón verde o

llamado Start.


IMPRESORA LÁSER.

La impresora lo utilizamos para imprimir los

documentos redactados por la secretaria, ejemplo:

oficios, memorandos, Informes, etc, mientras que los

auditores imprimen las hojas informativas, informes

de veeduría, etc. y yo como practicante realice la

impresión de lomos para los archivadores, la pasta

para las hojas informativas ,informes de veeduría,

etc y todo tipo de documentos que los Auditores

requieran.

Las impresiones se realizan a blanco y negó, y no a

colores porque está prohibido en las instituciones

públicas imprimir a colores.

LAPTOP

Hice uso de la laptop cuando la máquina que me

designaron colapso, es similar a la computadora con


http://es.wikipedia.org/wiki/Impresora

la diferencia de que es liviano y se puede trasladar

de un lugar a otro con mucha facilidad.

2.3.2. MOBILIARIOS UTILIZADOS:

Sillas

Mesas

Muebles para la computadora

Estantes para archivar.

Estantes para los bienes materiales, etc.

2.3.3. MATERIALES DE ESCRITORIO:

Papel bond

Tampones.


Sellos.

Lápices

Lapiceros

Archivadores

Engrapadores

Perforador

Tijera

Fechador

Tajador

Cuaderno de actas

Cuaderno de registro.

Goma.

Cinta de embalaje.

Porta sellos

Porta clips

Porta papelera

Porta lapiceros

Corta papel, etc.

2.3.4. MATERIALES DE LIMPIEZA:

Limpia vidrio

Lavavajilla


Ambientador

Otros

CUMPLIMIENTO DE

HORARIO:

Mi permanencia en el vicerrectorado académico de la

universidad nacional de Huancavelica, fue a partir del 18 de

abril al 22 de agosto de 2013, cumpliendo una jornada

laboral de 712 horas cronológicas, asistiendo puntualmente

y cumpliendo estrictamente con el siguiente horario

establecido por la oficina de personal de la Universidad

Nacional de Huancavelica.

De lunes a viernes:

Mañanas : 8:00 am a 1:00 pm.

Tardes : 2:00 pm a 5:00 pm.

DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

1. LOGROS:


Lo más resaltante es que pude mejorar a través de la práctica en lo

que respecta a mis conocimientos adquiridos, ya sea en ofimática,

redacción, atención al usuario entre otros.

En el Vicerrectorado Académico de la universidad logre adquirir

mucho más experiencia laboral, personal y profesional.

Con el pasar de los días pude entender, comprender y aprender

mejor las labores de la oficina del vicerrector académico.

También comprendí que se tiene que dar buen uso a todos y cada

uno a los recursos del estado ya sean recursos humanos y/o

recursos financieros.

Aumente con la experiencia mi vocación de líder y el trabajo en

equipo, aplicando muchos valores como la puntualidad, el respeto,

la responsabilidad, la honestidad, la solidaridad, etc.

Aprendí a tomar con más responsabilidad mis labores como

secretaria durante el tiempo en que la secretaria de la oficina del

Vicerrector Académico se ausento y comprender que la

puntualidad, la responsabilidad y otros valores son importantes

para obtener un buen producto.

1. DIFICULTADES:

Me dificulte al principio a redactar documentos como los informes, y

los oficios pero con el transcurso de los días se me fue fácil.


Las dificultades fueron pocos porque luego me fui adaptando al

trabajo de la oficina.


CONCLUSIONES.

Realizar las practicas pre profesionales en el Vicerrectorado

Académico de la Universidad Nacional de Huancavelica, fue una

experiencia muy agradable, y a la vez me sirvió para aprender las

diferentes actividades que realizan las secretarias.

El haber completado satisfactoriamente mis prácticas pre

profesionales y lo mejor de todo incrementar, fortalecer y poner en

práctica mis conocimientos adquiridos me ha ayudado mucho en lo

que respecta a mi experiencia profesional, laboral y personal.

Para realizar las practicas pre profesionales implican mucha

responsabilidad y sobretodo tener el interés de aprender, para

poder realizar las actividades encomendadas con satisfacción en

los diferentes momentos y/o circunstancias en que se presentan en

muchos casos problemas por resolver.


SUGERENCIAS

Las alumnas de la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

deben realizar sus prácticas pre profesionales al culminar cada

módulo ya que ejecutándola lograran aprender más sobre el

trabajo real de una secretaria ejecutiva.

Las clases que se realizan dentro de la Carrera Profesional de

Secretariado Ejecutivo sean más prácticas para que la alumna no

tengan dificultades al momento de realizar sus prácticas.

La Carrera de Secretariado Ejecutivo debe contar con un

laboratorio propio de computación para que las alumnas puedan

aprender el curso de redacción administrativa y digitación desde el

primer ciclo, para que así ya no tengan dificultades en el centro de

prácticas.

El avance de la tecnología implica conocer nuevas cosas y manejar

nuevos equipo que faciliten nuestro trabajo, motivo por el cual las

alumnas necesitan conocer más a fondo lo que el manejo de la

computadora y sus programas actualizados.


BIBLIOGRAFÍA

Manual de Organización y Funciones de la Institución

Manual de la Secretaria Moderna “Editorial Oceano”

Redacción Administrativa de (OTTO VALLADARES).

Diario la vanguardia de la editorial (Ariel_Editorial_Planeta).

Taller de lectura y redacción II. Del autor Sánchez Pérez –

Thomson.

www.wiquipedia.com

www.misrespues.co m

www.google.com


http://www.google.com/

http://www.misrespues.com/

http://www.misrespues.co/

http://www.wisquipedia.com/

informe tecnologico hvca iii modulo

Documents